KWIC INSTRUMENT
9
Regelmogelijkheden naar teams brengen (design fase) (Cluster Productie) u Doelstelling instrument: Wat zijn systeemtaken? u Stappenplan voor het ‘Regelen in Teamperspectief’
Er zijn 2 instrumenten in de KWIC- toolbox die helpen bij het regelen van de bevoegdheden: pp
Instrument 9 is een analytische benadering door Prof. Geert Van Hootegem. Dit is het instrument dat je best gebruikt in de designfase bij een teamontwikkelingsfase 0 of 1. (zie hieronder)
pp
Instrument 11 is een betrokken of interactieve benadering van senior consultant innovatieve arbeidsorganisatie Tom Van Acker. Deze benadering is een pragmatische aanpak die samen met de medewerkers van het team uitgevoerd kan worden. Dit is het instrument dat je best gebruikt in de uitvoeringsfase bij een teamontwikkelingsfase 1 of 2.
1 Doelstelling instrument: Wat zijn systeemtaken? Het principe van zelfsturing dat we nastreven met dit instrument is ‘voldoende regelmogelijkheden en bevoegdheden geven aan het team’. Door meer regelmogelijkheden naar het team te brengen kunnen de teamleden zelfstandiger en dus meer zelfsturend werken. Door een team voldoende regelmogelijkheden te geven, kan binnen de groep slagvaardig op onvoorspelbare situaties worden ingespeeld. Onder regelmogelijkheden verstaan we: pp
het plannen van het proces
pp
het bijsturen van het proces
pp
het oplossen van problemen
pp
het bewaken, handhaven en verbeteren van de teamprestaties
(Bron: Anders Organiseren en Beter Werken, Van Hootegem G., Van Amelsvoort P., Van Beek G. en Huys R., pg 65) Vooraleer deze bevoegdheden te gaan regelen (zie instrument 12 ‘Bevoegdheden regelen’), dienen we eerst een analyse te maken van enerzijds de processen en anderzijds de verschillende soorten taken. Processen zijn het transformeren van input naar outputs. Deze processen vinden plaats op verschillende niveaus: de functie, het team, de afdeling, de organisatie, de waardenketen, etc. INPUT
p
TRANSFORMATIE
p
OUTPUT
Op elk van deze niveaus onderscheiden we vier soorten taken:
1. Uitvoerende taken De basis is het geheel aan uitvoerende taken. Het zijn die taken die de “core business” van dat niveau uitmaken. Voor een automobielbedrijf is dat auto’s assembleren, voor een boekhouder is dat de boekhouding voeren.
2. Voorbereidende taken Om de uitvoerende taken effectief te kunnen uitvoeren, moeten voorbereidende taken verricht worden. Het autobedrijf moet auto’s ontwerpen en een planning maken. De boekhouder moet evenzeer een planning maken.
2 Regelmogelijkheden naar teams brengen (design fase) (Cluster Productie)
3. Ondersteunende taken Voorbereidende en uitvoerende taken zijn rechtstreeks gericht op de transformatie, op de dienst of het product dat op het betrokken niveau tot stand moet komen. Om dat veilig te kunnen stellen moeten er ondersteunende taken verricht worden. De machines onderhouden het personeelsbeleid voorzien, enz.
4. Regeltaken Tijdens de uitvoering van deze drie soorten taken moeten er voortdurend beslissingen genomen worden. Deze activiteiten zijn regelende activiteiten. Deze vier systeemtaken worden in onderstaande figuur in beeld gebracht.
3 Regelmogelijkheden naar teams brengen (design fase) (Cluster Productie)
2 Een stappenplan voor het ‘Regelen in Teamperspectief’ Stap 1: Teamniveau In wat volgt, kiezen we radicaal het teamniveau.
Stap 2: Bepalen van de uitvoerende taken We bepalen de uitvoerende activiteiten van het team. We proberen dat los te denken van de huidige functiestructuur. Lijst hieronder de verschillende uitvoerende taken (UT) op. UT1 UT2 UT3 UT4 UT5 UT6 UT7 UT8 Etc.
Stap 3: Bepalen van afhankelijkheidsrelaties We bepalen de afhankelijkheidrelaties tussen de verschillende uitvoerende taken hierboven opgelijst. Daartoe verbinden we de verschillende UT’s met pijlen die: a.
De richting van de afhankelijkheid aangeven p OF f OF fp
b.
De intensiteit van de afhankelijkheid aangeven –– Kritische afhankelijkheid: –– Sterke afhankelijkheid: –– Matige afhankelijkheid: –– Geen afhankelijkheid: geen
c.
Indien weinig afhankelijkheidsrelaties te voorschijn komen, stelt zich de vraag of de teamgrenzen wel op de juiste plaats getrokken zijn. Check hiervoor het instrument 3 ‘Knippen in processen’.
Stap 4: Bepalen van regelende taken Inventariseer per uitvoerende taak de gerelateerde regelende taken. Dat lijkt soms moeilijker dan het op het eerste gezicht is Deze oefening kan gefaciliteerd worden door per uitvoerende taak op volgende vragen te beantwoorden: pp
Welke beslissingen moeten genomen worden voor of tijdens de uitvoering van de taak ?
pp
Welke problemen duiken vaak op voor, tijdens of na het uitvoeren van deze taak?
pp
Wat maakt het uitvoeren van die taak kritisch?
4 Regelmogelijkheden naar teams brengen (design fase) (Cluster Productie)
Lijst de inventaris aan regelende taken op met een annotatiewijze die gerelateerd is aan de uitvoerende taken. Er zijn meerdere regeltaken mogelijk per uitvoerende taak. Bijvoorbeeld R1.1 is één van de regeltaken die hoort bij UT1, de uitvoerende taak 1. R1.1 R1.2 R2 R3 R4.1 R4.2 R4.3 R4.4 Etc.
Stap 5: Matrix met uitvoerende en regeltaken Breng uitvoerende en gerelateerde regelende taken in de kolommen van een matrix (zie eenvoudig voorbeeld hieronder voor een afwasproces). Op de rijen vullen we de functienamen in. We denken daarbij nog niet in termen van werknemers, maar van functies. We vullen met rode kruisjes in welke functie bepaalde uitvoerende en regelende taken inhoudt. We houden daarbij rekening met het volgende: pp
Overlapping tussen functies kan gewenst zijn in functie van flexibiliteit in het team (vb. om afwezigheden of periodes van competentieverlies op te vangen).
pp
Probeer zoveel mogelijk samenhangende uitvoerende en regelende taken, gekoppeld te houden
pp
In deze matrix brengen we de ideale situatie in kaart en we hebben daarbij in termen van afhankelijkheid gedacht.
pp
Zie ook instrument 11 ‘Fleximatrix’ in een bedrijfscontext.
Functie Afwasser Afdroger Laden & Lossen afwasmachine Wegzetter vaat
U1 X
Uitvoerende taken U2 X
U3 X X
U4
R1 X
R2 X
X X
Un
Regeltaken R3.1 R3.2 X X X X X
X
Rn.n
X
X
5 Regelmogelijkheden naar teams brengen (design fase) (Cluster Productie)
X
Stap 6: Matrix ‘Wie doet wat’ Plaats nu persoonsnamen bij de verscheidene functies. Duidt met zwarte kruisjes aan wie wat doet.
Functie
U1 X
Afwasser: Tom Afdroger:
Uitvoerende taken U2
U3
Un
R1 X
R2
X
Caroline Laden en
X
machine: Frank Wegzetter vaat:
1/1
R3.1 R3.2
Rn.n
X
Lossen afwas-
Geert Gerealiseerde inzetbaarheid Benodigde inzetbaarheid Flexibiliteit
U4
Regeltaken
1/1
X
X
X
2/4
1/1
1/1
100% 100% 50% 100%
1/1
X
X
X
2/4
1/3
1/1
100% 100% 50% 33% 100%
Stap 7: Matrix ‘Wie kan wat’ Duidt met groene kruisjes aan wie wat kan.
Functie Afwasser: Tom Afdroger: Caroline Laden en Lossen
U1 X X
Uitvoerende taken U2
U3
U4
X
X
X
X X X X afwasmachine: Frank Wegzetter vaat: Geert X X Gerealiseerde inzetbaarheid 1/3 1/2 1/3 1/3 Mogelijke inzetbaarheid Competentiebenutting 33% 50% 33% 33%
Un
R1 X
R2 X X
X
X
1/2
1/3
Regeltaken R3.1 R3.2 X
X
X
X
X
X
2/3
1/3
Rn.n
50% 33% 66% 33%
Stap 8: Discrepantie-analyse Maak een discrepantie-analyse tussen gewenst – gerealiseerd – mogelijk. Deze discrepantie-analyse geeft inzicht in: pp
Gerealiseerde flexibiliteit binnen het team
pp
Rotatiepotentieel (wie kan wat en doet dat niet)
pp
Noodzaak Comptetentie-ontwikkeling
6 Regelmogelijkheden naar teams brengen (design fase) (Cluster Productie)
Stap 9: Teamtaak of functietaak Check of volgende regeltaken naar het team gebracht werden of worden. Bepaal of het een collectieve teamtaak is of de taak hoort bij een functie in het team. Indien de taak niet door het team geregeld wordt: ARGUMENTEER WAAROM NIET. INDIEN GEEN GOEDE ARGUMENTEN: GA TERUG NAAR STAP 1.
Regeltaak
Functie/team
Niet in team
Argumenten waarom niet
Bewaken veiligheid, orde en netheid Eindcontrole kwaliteit Directe afstemming met interne klanten Werkverdeling Eerstelijnsonderhoud Productie- en urenadministratie Inplannen vrije dagen en vakantie Weekplanning Directe afstemming toeleveranciers Meten van prestaties Directe afstemming met externe klanten Bepalen werkmethode Klachten- of probleemafhandeling Kwaliteitsverbetering Vaststellen noodzaak overwerk Tweedelijnsonderhoud Budget bewaken Inlenen personeel Vaststellen prestatiedoelen Elkaar beoordelen Selecteren nieuwe teamleden Opleidingsplannen Budget vaststellen Aanduiden teamleider Evaluatie leidinggevenden Evaluatie andere teams
Stap 10: Organisatorische en voorbereidende taken Stap vier tot acht kan nu herhaald worden voor organiserende en voorbereidende taken.
7 Regelmogelijkheden naar teams brengen (design fase) (Cluster Productie)
