Redacteuren Handleiding

Redacteuren Handleiding

Achtergronden en gebruik van de Smartsite Manager 5.0

Erwin Rijss

Smartsite Software BV

Copyright © 2003 Smartsite Software B.V. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt worden, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, of op enige manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatie- of andere werken (artikel 16 Auteurswet 1912), in welke vorm dan ook, dient men zich tot de uitgever te wenden. Ondanks alle aan de samenstelling van deze handleiding bestede zorg kan noch de redactie, noch de auteur, noch de uitgever aansprakelijkheid aanvaarden voor schade die het gevolg is van enige fout in deze uitgave.

I

Voorwoord

Voor je ligt de handleiding voor het gebruik van de Smartsite Manager. De Smartsite Manager is een programma dat het mogelijk maakt om een door Smartsite aangedreven site te beheren. Deze handleiding is gericht op (hoofd)redacteuren; mensen die zich bezig houden met het toevoegen van informatie aan de site en het beheer van deze informatie. Smartsite kent drie edities: de Standard-, de Professional- en de Enterprise-editie. In de handleiding gaan we uit van de Enterprise-editie. Er wordt geen voorbehoud gemaakt voor de Standard- en Professional Editions; alleen daar waar iets wezenlijk verschilt zal er een aparte vermelding van worden gemaakt. Smartsite is een programma dat helemaal ingericht kan worden naar de wensen van jouw organisatie. De Smartsite Manager, die gebruikt wordt voor het toevoegen en het beheer van de informatie kan in naamgeving helemaal aangepast zijn; menu’s, knoppen, acties, veldnamen, etc. alles kan worden ingesteld. Ondanks dat de naamgeving van acties en veldnamen binnen acties volledig kan afwijken doet het niets af aan de manier van werken met de Smartsite Manager. Laat je daarom niet afschrikken wanneer de benaming van acties in deze handleiding afwijkt van wat je op je scherm ziet. Probeer uit de beschrijving die je in de handleiding leest de manier van werken te begrijpen. Je zult dan snel merken dat de manier van werken eenvoudig, logisch en intuïtief is. Om de handleiding zo overzichtelijk mogelijk te maken, gebruiken we veel illustraties. Je zult regelmatig schermafbeeldingen en iconen tegenkomen die bepaalde handelingen aangeven en/of verduidelijken. Daarnaast vind je in de tekst tips en noten. Omdat Smartsite altijd volop in beweging is om de kwaliteit van het product te verbeteren kan er functionaliteit aan de applicatie zijn toegevoegd die nog niet in de handleiding staat. Daarom zijn de handleidingen ook on line te vinden: http://manual.smartsite.nl. Voor de laatste informatie over Smartsite kun je altijd op deze site terecht. Ook kun je daar commentaar en aanvullingen op de handleidingen kwijt. We hopen dat je het werken met Smartsite snel onder de knie krijgt en dat je de werking van jullie site tot een succes weet te maken. Als (hoofd)redacteur zijn jullie de drijvende krachten achter een waardevolle site boordevol informatie. Smartsite Software B.V. Delft, 1 november 2003

© 1997-2003 Smartsite Software

II

Smartsite Dynamic Web System®

III

Inhoudsopgave

Voorwoord

I

Inhoudsopgave

III

Hoofdsuk 1 Wat is Smartsite

1

Smartsite beheert vorm en inhoud

2

Items en content-types

3

Hiërarchische structuur inhoud

4

Rollen, groepen en acties

6

Hoofdstuk 2 Beschrijving van de Smartsite Manager De Smartsite Manager starten

9 10

De menubalk gebruiken

12

Het viewvenster Navigeren in het viewvenster De weergave van het viewvenster Een actie starten vanuit het viewvenster Kleuren in het viewvenster

14 15 16 17 19

Het actievenster

21

Het taakvenster Een taak voor jezelf aanmaken De takenlijst Een taak openen

22 22 23 25

Hoofdstuk 3 Werken met de Smartsite Manager

27

Over het invoeren van informatie

28

Nieuwe items Een item toevoegen

32 32

Wat is Workflow

34

Een item bewerken Items bewerken en workflow-status

36 36


IV

Verschillende versies van een item

39

Items en content-types Een item is van een bepaald content-type Veel voorkomende velden Een item van een ander content-type invoegen Overzicht standaard content-types

40 40 40 41 42

Direct publiceren Wat is Servercache

46 46

Hoofdstuk 4 Content toevoegen

49

Aan de slag met een item

51

De inhoud van een item Kopiëren en plakken uit externe bronnen Gebruik maken van Translations Een afbeelding toevoegen Meta-informatie

52 52 53 54 56

Bijlage A Overzicht van Smartsite acties Instellingen (Options)

A-1 A-3

Weergave instellingen (Select View)

A-4

Wachtwoord wijzigen (Change Password)

A-5

Item details (Details)

A-7

Workflow overzicht (Workflow Overview) Item toevoegen (Add Item)


50

Items zelf aanmaken

A-9 A-12

Item bewerken (Edit Item)

A-14

Open vorige versie (Open Previous Version)

A-16

Specifiek item toevoegen (Add Specified Item) Referentie toevoegen (Add Reference) Binair toevoegen (Add Binary) Translation toevoegen (Add Translation)

A-18 A-18 A-19 A-20

Voorbeeld (Preview)

A-22

Recente bewerkingen (Recent Edits)

A-23

Converteren naar folder (Convert to Folder)

A-24

Converteren naar item (Convert to Item)

A-25

Folder sorteren (Sort Folder)

A-26

Knippen (Cut), Kopiëren (Copy) en Plakken (Paste)

A-28

Content-type veranderen (Switch Contenttype)

A-30

Item eigenschappen vernieuwen (Update)

A-31

Item status instellen (Set Item State)

A-32

Publicatie tijdschema (View Item Schedule)

A-34

V

Verwijderen (Delete)

A-35

Verkenner (File Explorer)

A-37

Bestanden naar server (Upload)

A-41

Selecteer (Select) Selecteer item (Select Item) Selecteer bestand (Select File)

A-42 A-42 A-43

Toon/Verberg taakvenster (Toggle Tasks)

A-45

Toon/Verberg viewvenster (Toggle Cooltree)

A-45

Ververs Manager (Refresh Manager)

A-45

Ververs boomstructuur (Refresh (sub)tree)

A-46

Synchroniseren (Synchronise)

A-46

Actie afsluiten (Close Current Action)

A-47

Bijlage B Werken met de SmartEditor

B-1

Startscherm SmartEditor Menubalk SmartEditor Knoppenbalk SmartEditor Contextmenu

B-2 B-2 B-2 B-3

Tekst bewerken Tekst kopiëren Tekst verplaatsen Tekst verwijderen

B-5 B-5 B-5 B-6

Tekst zoeken en vervangen Zoeken Vervangen Wijzigingen ongedaan maken Speciale karakters invoegen

B-7 B-7 B-7 B-8 B-8

Tekst opmaken Tekstopmaak met gebruik van stijl Tekstopmaak zonder gebruik van stijl Tekst vet maken Vet ongedaan maken Tekst cursief maken Cursief ongedaan maken Tekst onderstrepen Onderstrepen ongedaan maken

B-10 B-10 B-11 B-12 B-12 B-13 B-13 B-13 B-13

Paragrafen Details van een paragraaf bekijken Paragraaf uitlijnen Uitlijning veranderen Paragraaf inspringen Inspringen opheffen

B-14 B-14 B-14 B-14 B-14 B-15

Opsommingen (Lists) Bestaande tekst nummeren Nieuwe genummerde opsomming Tekst opmaken met opsommingstekens

B-16 B-16 B-16 B-16


VI

Nieuwe opsomming maken Opsommingen met meerdere niveaus Definities

B-18

Tabellen Invoegen tabel Wijzigen eigenschappen tabel Wijzigen eigenschappen cel Invoegen cellen Verwijderen cellen Samenvoegen cellen Splitsen cellen Invoegen rijen Verwijderen rijen Invoegen kolommen Verwijderen kolommen

B-19 B-19 B-19 B-20 B-22 B-22 B-22 B-22 B-23 B-23 B-23 B-24

Afbeeldingen en lijnen Invoegen afbeelding Overige opties van afbeeldingen Wijzigen afbeeldingen

B-25 B-25 B-26 B-27

Hyperlinks Hyperlinks binnen de website Verwijzing naar een bookmark Verwijzing naar een bestand Externe hyperlinks Hyperlinks bewerken Hyperlinks verwijderen

B-28 B-28 B-29 B-29 B-29 B-30 B-30

Bookmarks Bookmark invoegen Bookmark verplaatsen Bookmark verwijderen Naam van een bookmark wijzigen

B-31 B-31 B-31 B-31 B-32

Colofon


B-16 B-17

33

1

1

Wat is Smartsite

Smartsite is een systeem voor het beheren en publiceren van informatie. Voor het toevoegen, beheren en bewerken van de informatie wordt gebruik gemaakt van de Smartsite Manager. De publicatie van deze informatie kan via verschillende kanalen, ook wel Channels genoemd, plaatsvinden. Daarom is binnen Smartsite de inhoud en de vorm, de opmaak, van de informatie gescheiden.

Informatie beheer en publicatie

Gepubliceerde informatie kan via verschillende Channels worden op- Publicatie over meerdere kanalen gevraagd. De meest gangbare manier is via het internet. Alle content wordt gepresenteerd als een internetsite die door bezoekers bekeken kan worden. Er zijn echter ook andere kanalen waarover de informatie kan worden opgevraagd. Je kunt hierbij denken aan mobiele telefoons of PDA’s. Het afdrukken van de inhoud van een site op een printer is ook een manier voor het publiceren van informatie. Omdat Smartsite de inhoud en opmaak van de informatie onafhanke- Scheiding van inhoud en opmaak lijk van elkaar heeft opgeslagen kan afhankelijk van het kanaal waarover de informatie wordt opgevraagd (web, i-mode, printer) de vormgeving zodanig aangepast worden dat de gegevens goed gepresenteerd worden. Smartsite wordt ook gebruikt om speciale applicaties toe te voegen zo- Application platform en data connectivity als bestelmogelijkheden, geavanceerde zoekmogelijkheden en discussieplatforms. Verder kunnen bestaande databronnen ontsloten worden. Denk daarbij aan een reeds bestaande database met adressen of producten. Als redacteur heb je vooral te maken met Smartsite als beheerder van de inhoud van de site, de content. Hiervoor ben je ingedeeld in een speciale rol waaraan allerlei acties zijn gekoppeld die je de mogelijkheid geven om met behulp van de Smartsite Manager de informatie te beheren. Echter, voor een goed beeld van Smartsite zal er ook enige achtergrondinformatie over de werking en de opzet van een door Smartsite aangedreven site nodig zijn.


2

1.1 Smartsite beheert vorm en inhoud Een door Smartsite aangedreven site is een verzameling van informatie die is opgeslagen in een database. Het is de bedoeling dat deze informatie wordt gepubliceerd zodat anderen daar kennis van kunnen nemen. Het beheer van deze informatie gebeurt met de Smartsite Manager. De Smartsite Manager geeft een overzicht van alle informatie in de database. Deze informatie is opgeslagen in items en folders. We noemen de verzameling van items en folders een site. Een database is een grote tabel met allemaal velden. Elk item in de database is te vergelijken met een regel in de database. Binnen Smartsite zijn folders ook items. Deze twee termen worden dan ook regelmatig door elkaar heen gebruikt. Derhalve zijn folders ook gewoon een regel in de database. Naast deze informatie die gepubliceerd moet worden, ook wel Content genoemd, staat er in de database ook informatie die de vorm van de informatie bepaalt. De vorm is vastgelegd in zogenaamde Rendertemplates. Channels

Items kunnen over verschillende Channels worden opgevraagd. Het meest gangbare Channel is het internet. Dat betekent dat alle items moeten worden gepresenteerd als internetpagina’s die zijn samengevoegd in een website. Andere Channels waarover de informatie kan worden opgevraagd zijn bijvoorbeeld mobiele telefoons, printers en PDA’s. De definitie van de verschillende Channels waarlangs de informatie kan worden opgevraagd is in de Smartsite database vastgelegd.

Renderen van item naar pagina

Op het moment dat een bezoeker van de site een item opvraagt zal Smartsite de inhoud (Content) van het item en de opmaak (Rendertemplate) samenvoegen. Smartsite houdt er rekening mee over welk Channel het item wordt opgevraagd. Afhankelijk van het Channel kiest Smartsite namelijk de juiste bijbehorende Rendertemplate. Het gerenderde item dat aan de bezoeker wordt gepresenteerd wordt een pagina genoemd. Omdat het samenvoegen van de inhoud en de vorm, het renderen, pas plaatsvindt wanneer een item wordt opgevraagd, is er sprake van een dynamische site. De informatie in de items kan namelijk op elk moment door een (hoofd)redacteur bewerkt worden. De gepubliceerde versie van het bewerkte item wordt dan, op aanvraag, tot een pagina gerenderd zodat altijd sprake is van de meest actuele versie van een item. De manier waarop de items met behulp van de Smartsite Manager worden bewerkt is dus onafhankelijk van de presentatie. Dat betekent dat je als redacteur niet hoeft bezig te houden met bijvoorbeeld HTML-codes, die nodig zijn voor het publiceren van informatie op het internet. Dat is de taak van de site-managers en site-bouwers.


3

1.2 Items en content-types Items die met behulp van de Smartsite Manager worden bewerkt zijn allemaal van een bepaald content-type. Een content-type is een verzameling velden die ingevuld moeten worden. Door het gebruik van content-types kan de invoer van de informatie gestructureerd worden. Content-types kunnen helemaal aangepast zijn aan de wensen van jouw organisatie. Wanneer er bijvoorbeeld behoefte is aan het publiceren van vacatures op de site dan kan een content-type Vacature goed van pas komen. Evenzo kun je denken aan content-types voor nieuwsberichten, producten, algemene informatie, een ‘smoelen-boek’ etc. Welke content-types er dus gebruikt kunnen worden heeft uitsluitend met de inrichting van de site te maken. Zelfs de informatie die gebruikt wordt voor de opmaak van items, de Rendertemplates, zijn items van het content-type Rendertemplate. Zo zijn er nog andere speciale content-types die als ondersteuning dienen voor het publiceren van informatie. Door het gebruik van zoveel verschillende content-types kan alles als een item in de Smartsite database worden opgeslagen. Omdat alles een item is komen daar legio voordelen bij kijken zoals workflow en versiebeheer. Daar zul je in de rest van de handleiding uitgebreid mee kennis maken. In de verschillende content-types kan je dus onderscheid maken tussen content-types die informatie bevatten die gepubliceerd moet worden en contenttypes die informatie bevatten die het publiceren mogelijk maken. Als redacteur hou jij je bezig met de content-types die informatie bevatten die gepubliceerd moet worden. Content-types als Rendertemplate, Workflow en Channels zul je niet hoeven te gebruiken en vaak zullen deze content-types helemaal voor je afgeschermd zijn zodat je ze niet kunt gebruiken.

Noot De begrippen item en content-type worden vaak door elkaar heen gebruikt. Items zijn altijd van een bepaald content-type en waar het begrip content-type gebruikt wordt, wordt vaak item bedoeld. Een content-type is eigenlijk niet meer dan de vorm van het item. Echter, het noemen van het content-type waar item bedoeld wordt geeft vaak een beter beeld van de informatie die in het item staat.

"


4

1.3 Hiërarchische structuur inhoud Ouder-kind relatie

Een belangrijk kenmerk van een door Smartsite aangedreven site is dat de content van de site een hiërarchische structuur heeft. Door het gebruik van folders kunnen items gegroepeerd worden onder een folder. De items in een folder zijn gerelateerd aan de folder. Deze relatie wordt ook wel een ouder-kind relatie genoemd, waarbij de folder de ouder is en de items de kinderen. Logisch gezien kan een ouder (folder) meerdere kinderen hebben en een kind (item) maar één ouder.

Er is bijvoorbeeld een folder personeelszaken. Onder deze folder hangen de volgende items: kinderopvang, vakantieregeling, dienstrooster, studiemogelijkheden, enzovoorts. Deze items zijn van het content-type Personeelsinfo. Er zijn ook items voor het ‘smoelen-boek’ dat door de afdeling personeelszaken wordt bijgehouden. Die items zijn dan van bijvoorbeeld het content-type Medewerkers.

Smartsite folders zijn bijzondere items en kunnen, in tegenstelling tot bijvoorbeeld Windows folders, ook informatie bevatten. Een folder binnen een door Smartsite aandreven site kan dus ook gerenderd worden tot een pagina.

"

Noten • Een folder is gewoon een item met die extra eigenschap dat het item zich als folder kan gedragen en derhalve ‘kinderen’ onder zich kan hebben hangen; • De begrippen item en folder worden vaak door elkaar heen gebruikt. Folders zijn bijzondere items. Evenals items kan een folder informatie bevatten maar heeft hij nog de extra functie dat er items onder een folder kunnen worden aangemaakt. Waar in de tekst gebruik gemaakt wordt van het woord ‘item’ kan, in bijna alle gevallen, ook het woord ‘folder’ gelezen worden.

De hiërarchische structuur van folders en items wordt voor veel doeleinden gebruikt: Erven van informatie

- Bij het aanmaken van een item onder een folder kan het item eigenschappen van de folder erven. De belangrijkste eigenschap die een item wellicht overneemt is het content-type. Items die onder een folder worden aangemaakt worden geacht van hetzelfde content-type te zijn. - Wanneer een folder gerenderd wordt kan in de definitie van de Rendertemplate zijn vastgelegd dat er in de gerenderde folder, de pagina, automatisch verwijzingen worden opgenomen naar de kinderen van die folder.

Rechten om te bewerken - De hiërarchische structuur wordt gebruikt om de verschillende gebruikers

van de Smartsite Manager rechten te geven om bepaalde delen van de site wel of niet te mogen bewerken. Een redacteur wordt niet geacht de Rendertemplates te bewerken, waarvan een groot deel van de werking van de site afhangt. Deze Rendertemplates staan daarom in een aparte folder die niet voor redacteuren toegankelijk is.


5

- Het principe van het recht om bepaalde items wel of niet te mogen bewer- Rechten om te bladeren ken kan ook gebruikt worden om bezoekers maar door bepaalde delen van de hiërarchie te laten bladeren. Andere delen zijn niet zichtbaar of alleen zichtbaar voor speciale bezoekers die een inlognaam en een wachtwoord hebben gekregen. De hiërarchische structuur speelt dus een belangrijke rol bij het beveiligen van informatie en het slim publiceren van informatie.


6

1.4 Rollen, groepen en acties De inhoud van de site kan worden bewerkt met de Smartsite Manager. De Smartsite Manager toont de hiërarchische structuur van de site. Binnen deze structuur heb je als beheerder van informatie bepaalde rechten om de informatie toe te voegen en te bewerken. Rol

Werken met de Smartsite Manager doe je vanuit een bepaalde rol. Aan deze rol zijn bepaalde acties gekoppeld die je mag uitvoeren. Naast een toegewezen rol ben je als gebruiker ook ingedeeld in een gebruikersgroep. De gebruikersgroep waar je onderdeel van uitmaakt bepaalt waar je wel en geen rechten hebt om de bij jouw rol behorende acties uit te voeren. Een voorbeeld van veel voorkomende rollen zijn: • • • •

website beheerder; technisch beheerder; hoofdredacteur; redacteur.

De website beheerder beheert de hele site. Hij is eindverantwoordelijk voor het goed functioneren van de site en voor een juiste indeling van de gebruikersgroepen, de rollen en de bijbehorende acties. Het technisch onderhoud heeft de website beheerder gedelegeerd aan de technisch beheerder. De technisch beheerder zorgt dat de Rendertemplates goed werken en dat de juiste content-types zijn gedefinieerd. De hoofdredacteur en de redacteur zijn verantwoordelijk voor de informatievoorziening. Hierin heeft de hoofdredacteur een controlerende rol op het werk van de redacteur. Gebruikersgroep

Afhankelijk van de gebruikersgroep waarin een gebruiker is geplaatst en de rol die hij heeft kan de gebruiker in bepaalde delen van de site aan de slag.

Binnen een site zijn twee gebruikersgroepen aangemaakt: Afdeling A en Afdeling B. In elke gebruikersgroep zijn een aantal gebruikers geplaatst waarvan er een aantal de rol van hoofdredacteur hebben en een aantal de rol van redacteur. De site is nu zo ingericht dat de leden van Afdeling A alleen onder een folder voor Afdeling A items kunnen aanmaken. Voor Afdeling B is een soortgelijke folder beschikbaar

Een gebruiker kan ook onderdeel zijn van meerdere gebruikersgroepen en meerdere rollen hebben. Op die manier kan een hoofdredacteur van Afdeling A de rol van redacteur hebben in Afdeling B. Door het wisselen van rol krijgt de gebruiker automatisch toegang tot bepaalde delen van de site. Acties

Aan een rol zijn acties gekoppeld die bepalen wat je als gebruiker mag doen. Welke acties je tot je beschikking hebt is helemaal afhankelijk van de opzet van de site en de bijbehorende beveiliging. De acties die je ongetwijfeld altijd tot je beschikking hebt zijn Item toevoegen (Add Item) en Item bewerken (Edit Item) . Met deze acties voeg je informatie aan de site toe en bewerk je de informatie die al is toegevoegd.


7

Het toevoegen en wijzigen van informatie is binnen een door Smartsite aangedreven site een gecontroleerd proces. Er wordt gebruikt gemaakt van zogenaamde workflow. Een workflow is een keten van stappen die een item moet afleggen vanaf het moment van aanmaken tot het publiceren. Het workflowproces maakt gebruik van de hiërarchische indeling van de groepen. Ook het nauw met het workflow-proces verbonden takenbeheer maakt gebruik van de groepsindeling.

Noot Overigens is het aanpassen van rollen alleen mogelijk in de Enterprise-editie. Bij de andere edities zijn de rollen voorgedefinieerd (wel organisatie-afhankelijk). Alleen in de Enterprise-edition kun je wisselen tussen verschillende rollen.

Workflow

"


8


9

2

Beschrijving van de Smartsite Manager

Als (hoofd)redacteur werk je in de Smartsite Manager. De Smartsite Manager is een programma dat zich opent in de webbrowser. Het geeft als het ware de ‘achterkant’ van jullie site weer. De bezoeker van een site ziet dus de ‘voorkant’. De Smartsite Manager biedt allerlei mogelijkheden om de site te beheren en om informatie aan de site toe te voegen. In dit deel maak je kennis met de Smartsite Manager en leer je hoe deze is opgebouwd. Daarna krijg je uitleg hoe die verschillende onderdelen (de menubalk, het viewvenster, het actievenster en het takenvenster) werken.


10

2.1 De Smartsite Manager starten De Smartsite Manager is een programma dat zich opent in de webbrowser. De Smartsite Manager is een programma dat het mogelijk maakt om informatie toe te voegen en te beheren. Hoe je in de Smartsite Manager terecht komt is per bedrijf verschillend. Soms is er aan ‘de voorkant’ een knop aanwezig waarmee je naar de Smartsite Manager kan gaan. Het kan ook zijn dat je de Smartsite Manager opent door een URL in te typen in de adres-balk van je browser. De instellingen voor deze URL kunnen aangepast worden, maar vaak heeft de URL deze vorm: www.sitenaam.nl/manager.dws. Voor dat je gebruik kunt maken van de Smartsite Manager moet je eerst je inlognaam en je wachtwoord invoeren. Deze heb je gekregen van de beheerder. Wend je tot hem of haar indien je je wachtwoord of inlognaam niet meer weet. Wanneer de Smartsite Manager wordt geopend in de browser krijg je het volgende scherm te zien:

Figuur 2-1 - De Smartsite Manager

De Smartsite Manager is onder te verdelen in een aantal onderdelen: - het viewvenster Het linkerdeel van de Manager wordt het viewvenster genoemd. Het viewvenster bevat de boomstructuur die de inhoud van jullie site weergeeft. De


11

boomstructuur bestaat uit folders en items om alle informatie van de site logisch te ordenen en om deze informatie eenvoudig te kunnen benaderen. - het actievenster De rechterkant van de Manager wordt het actievenster genoemd. Belangrijke acties zoals het toevoegen of het bewerken van een item of folder worden in dit actievenster uitgevoerd. - de menubalk In de menubalk kun je alle acties vinden die je kunt gebruiken. In het menu worden alleen die acties getoond die bij jouw rol horen. De menu’s zijn logisch geordend. Behalve de menu’s zijn er ook een aantal knoppen met speciale functies. Bijvoorbeeld voor het verbergen en opnieuw weergeven van het viewvenster (Toon/Verberg viewvenster (Toggle Cooltree) ) en het taakvenster (Toon/Verberg taakvenster (Toggle Tasks) ) - het taakvenster Het taakvenster geeft een overzicht van taken die jij moet uitvoeren. In het taakvenster kun je taken toevoegen (voor je zelf of voor anderen), bewerken en afsluiten. - het Smartsite logo Als je de muisaanwijzer boven dit logo houdt, zie je met welke editie (Standard, Professional of Enterprise) en service-release van Smartsite je werkt.

Figuur 2-2 - Het Smartsite logo


12

2.2 De menubalk gebruiken De indeling van de menu’s is ingesteld door de beheerders van de site. De naamgeving van de menu’s zal aangeven welke actie’s je daar onder kunt verwachten. In deze handleiding wordt er vanuit gegaan dat de menubalk als volgt is ingedeeld:

Figuur 2-3 - Voorbeeld van de menubalk

In de menu’s staan alleen die acties die jij mag uitvoeren. Dat heeft te maken met de rol die jij op dat moment hebt. Het kan zijn dat jij meerdere rollen hebt. Wanneer je van rol wisselt dan zul je zien dat er acties bijkomen of acties verdwijnen in het menu. De acties die je wel mag uitvoeren zullen echter wel altijd op dezelfde plaats te vinden zijn.

Laten we eens kijken of je de beschikking hebt over meerdere rollen: 1 Klik in het menu Hulpmiddelen (Tools) op de actie Instellingen (Options) verschijnt een dialoogvenster;

. Er

Figuur 2-4 - Instellingen voor de Smartsite Manager.

2 Klik op de verschillende mappen en bekijk welke opties je allemaal kunt instellen;


13 3 Ga naar de map Manager, Algemeen (Manager, General); 4 Open de dropdown-lijst Huidige rol (Current Role). Wanneer je meerdere rollen hebt kun je nu een andere rol kiezen. Heb je die niet dan wordt er maar één rol weergegeven; 5 We wisselen niet van rol. Om eventuele wijzigingen niet door te voeren klik je op Annuleren (Cancel) . Je keert nu terug naar de Smartsite Manager.

Noot Wanneer je de beschikking hebt over meerdere rollen en je wisselt regelmatig van rol, dan de opkan je het wisselen vereenvoudigen door met de actie Instellingen (Options) tie Show Role Selector (Rollen menu inschakelen) aan te vinken.

"


14

2.3 Het viewvenster In het viewvenster zie je de boomstructuur van de website. De boomstructuur bestaat uit folders en items . Folders en items bevatten de informatie die aan de voorkant wordt gepubliceerd. De acties die je binnen de Smartsite Manager kunt uitvoeren beginnen (bijna) altijd bij een folder of een item. Bijvoorbeeld: • Je wilt een item toevoegen: selecteer de folder waarin het item moet komen en start de actie Item toevoegen (Add Item) ; • Je wilt de informatie in een item of folder wijzigen: selecteer de folder of het item en start de actie Item bewerken (Edit Item) ; • Je wilt een item converteren naar een folder: selecteer het item en start de actie Converteren naar folder (Convert to Folder) .

Het viewvenster geeft ook een heleboel informatie over de folders en items. Wanneer je de muiscursor boven een folder of item houdt (niet klikken) zie je: • Het itemnummer. Dit nummer is een uniek nummer voor het desbetreffende folder of item. Er kunnen nooit items zijn die hetzelfde nummer hebben. Items en/of folders kunnen echter onverhoopt wel de zelfde naam hebben. Het toekennen van een uniek nummer aan een item zorgt voor duidelijkheid wanneer er naar items wordt verwezen. Het itemnummer zie je vaak terug in dialoogvensters en overzichten; • Het content-type van het item. Het content-type bepaalt welke informatie er in het item is opgeslagen; • De titel van het item.

Verder zie je dat de titels van items en folders een bepaalde kleur hebben. Deze kleur vertelt iets over de publicatie-status van een item. Een item kan bijvoorbeeld actief zijn, nog niet actief zijn, of al actief zijn geweest en nu gearchiveerd. Er wordt meer verteld over deze kleuren in 2.3.4 Kleuren in het viewvenster. De icoontjes van folders en items kunnen verschillen. Een ander icoontje betekent dat een item van een ander content-type is. Smartsite maakt gebruik van content-types om onderscheid te maken in de informatie die wordt ingevoerd. Een item kan bijvoorbeeld van het content-type Vacature zijn of van het content-type Nieuwsbericht. Elk content-type heeft zijn eigen invoervelden. Aan de icoontjes van folders en items kun je dus zien welk content-type in deze folders gebruikt wordt. Meer uitleg over content-types vind je in 3.5 Items en content-types. Als laatste zie je achter sommige items en folders teksten staan die te maken hebben met de workflow van een item. Met behulp van workflow doorloopt een item een keten van stappen voordat het gepubliceerd wordt. Zelf ben je één van de schakels van de keten. Hoe workflow precies werkt wordt uitgelegd in 3.3 Wat is Workflow.


15

2.3.1 Navigeren in het viewvenster Je navigeert door de boomstructuur door op items en folders te klikken of te dubbelklikken. Binnen het viewvenster van de Smartsite Manager kun je de volgende dingen doen: • Enkel klikken op de naam van een folder of item: Je selecteert de folder of het item; • Enkel klikken op het icoon van een folder: Je opent of sluit de folder; • Dubbel klikken op de naam van een folder of item: De als standaard ingestelde actie wordt gestart; • Dubbel klikken op de naam van een gesloten folder: De folder wordt geopend en de standaard actie wordt gestart; • Dubbel klikken op de naam van een geopende folder: De folder wordt gesloten maar de standaard actie wordt niet gestart.

De actie die als standaard actie is ingesteld is de Item details (Details) . Deze actie zorgt er voor dat in het (rechter) actiescherm een gedetailleerd overzicht van een item wordt getoond.

Noot Wanneer je de muisaanwijzer boven een item of folder laat staan krijg je ook een paar details van die folder of dat item te zien, namelijk het item-nummer, het item-type (content-type) en de titel van het item.

"

Je kunt meerdere items en/of folders tegelijk selecteren in het viewvenster. Je kan daarbij een reeks aaneengesloten items en/of folders selecteren of je kunt een reeks verschillende items en/of folders selecteren.

Een reeks aaneengesloten items en/of folders selecteren: 1 Selecteer een folder of item; 2 Druk de Shift-toets op je toestenbord in; 3 Selecteer de laatste folder of het laatste item van de reeks. De achtergrond van alle geselecteerde items zal blauw kleuren.

Een reeks verschillende folders en/of items selecteren: 1 Selecteer een folder of item; 2 Druk de Ctrl-toets op je toestenbord in; 3 Selecteer een voor een alle folders en items die je aan de selectie wilt toevoegen. De geselecteerde items hebben een blauwe achtergrond.

Wanneer je nu een actie start die op meerdere items en/of folders tegelijk van toepassing is dan wordt deze actie uitgevoerd op de selectie. Binnen de boomstructuur van het viewvenster is er ook een zogenaamd context-menu. Het context-menu bevat een verzameling acties die ook terug te


16

vinden zijn in de menu’s van de Smartsite Manager. Het context-menu kun je naar voren halen door een item te selecteren en op de rechter muisknop te klikken.

Figuur 2-5 - Context-menu viewvenster

"

Noten • Wanneer je een selectie van items hebt en je wilt een actie vanuit het context-menu starten dan moet je met de muisaanwijzer boven een geselecteerd item of folder staan voordat je op je rechter muisknop klikt; • Ook het context-menu in het viewvenster laat alleen die acties zien die bij jouw rol horen.

2.3.2 De weergave van het viewvenster De boomstructuur van folders en items kan vrij lang zijn. Als je veel in één gedeelte van de boomstructuur werkt is het soms praktisch wanneer je alleen dat gedeelte van de boomstructuur ziet in het viewvenster. Met de actie Weergave instellingen (Select View) is het mogelijk de weergave in het viewvenster aan te passen:

Met de actie Weergave instellingen (Select View) ga je nu een andere weergave van de boomstructuur maken: 1 Selecteer een folder die de top van je boomstructuur wordt.


17 2 Klik op Weergave instellingen (Select View) geopend:

. Er wordt een dialoogvenster

Figuur 2-6 - Dialoog voor het maken en selecteren van weergaves van het viewvenster

3 Klik op Toevoegen (Add) . Er wordt een nieuwe weergave instelling van de boomstructuur toegevoegd aan de lijst; 4 Selecteer de nieuwe weergave uit de lijst en klik op Selecteer (Select) . Je ziet nu dat de weergave van de boomstructuur in het viewvenster wordt aangepast; 5 Selecteer de originele weergave-instelling en klik nogmaals op Selecteer (Select) . De weergave van de boomstructuur verandert weer naar zijn originele instelling; 6 Klik op Sluiten (Close) om het dialoogvenster Weergave instellingen (Select View) te sluiten.

Op deze manier kun je verschillende weergave-instellingen van de boomstructuur aanmaken en kun je snel tussen deze weergave-instellingen wisselen.

Noot Het dialoogvenster dat je gebruikt om van weergave-instellingen te veranderen hoef je niet per definitie te sluiten. Je kan het geopend laten zodat je nog sneller van weergave kan wisselen.

"

De breedte van het viewvenster kan je aanpassen. Wanneer je de muiscursor boven de overgang van viewvenster naar actievenster houdt dan zie je dat de muisaanwijzer verandert in een dubbele horizontale pijl. Klik nu op je linker muisknop en hou de muisknop ingedrukt. Door je muis nu naar links of naar rechts te bewegen maak je het viewvenster respectievelijk smaller en breder. Wanneer je een actie hebt gestart die in het actievenster wordt uitgevoerd en je wilt het actievenster tijdelijk even over de hele breedte van je browser weergeven dan kan je het viewvenster even uitschakelen. Gebruik daarvoor de actie Toon/Verberg viewvenster (Toggle Cooltree) . Met dezelfde actie schakel je het viewvenster weer in.

2.3.3 Een actie starten vanuit het viewvenster Het viewvenster is het startpunt van veel acties. De belangrijkste acties die je kunt uitvoeren zijn Item toevoegen (Add Item) en Item bewerken (Edit Item) .


18

Items voeg je altijd toe aan een folder. Items die in de boomstructuur staan kun je ook weer bewerken. Ook folders. Folders zijn namelijk ook items, en kunnen daarom informatie bevatten die bewerkt moet worden. Niet alle acties hoef je vanuit de menubalk te starten. Voor sommige acties kan je namelijk gebruik maken van het context-menu van het viewvenster. Het context-menu komt te voorschijn wanneer je in het viewvenster op je rechter muisknop klikt.

Figuur 2-7 - Een actie kan je beginnen vanuit het context-menu in het viewvenster.

Laten we eens een item bewerken: 1 Selecteer in het viewvenster een item door het aan te klikken. De achtergrond van het item wordt nu blauw; 2 Klik op de rechter muisknop. Het context-menu verschijnt; 3 Selecteer in het context-menu de actie Item bewerken (Edit Item) . Je ziet nu dat in het (rechter) actievenster het item wordt geopend:


19

Figuur 2-8 - Een item bewerken in het actievenster.

4 Bekijk de verschillende velden van het geopende item in het actievenster. Klik op de tabbladen om andere velden te zien. Houd je muis boven de knoppen boven het item om te zien welke opties er allemaal aanwezig zijn; 5 Klik op Actie afsluiten (Close Current Action) om terug te keren naar de details van het item. Je kunt ook op een ander item of folder klikken om de actie Item bewerken (Edit Item) af te sluiten.

Op deze manier heb je de inhoud van een item bekeken zonder de inhoud te wijzigen. Je bent op een veilige manier teruggekeerd zonder dat er eventuele veranderingen zijn doorgevoerd.

2.3.4 Kleuren in het viewvenster De titels van items en folders in het viewvenster kunnen verschillende kleuren hebben. Deze kleuren geven informatie over de publicatie van een item. De publicatie-status van een item heeft drie vormen: • Pre-publicatie; • Actief; • Gearchiveerd.

De titels van items en folders kunnen groen, licht blauw, zwart, licht rood of rood zijn. Groen: Het item heeft de publicatie-status Pre-publicatie (Prepublished). Dit betekent dat het item nog nooit actief is geweest en dus ook nog nooit zichtbaar geweest is in de site;


20

Licht blauw: Het item heeft de publicatie-status Actief (Active), maar is nog niet zichtbaar in de site. Een eigenschap van een item is Tonen vanaf (Show From). Met deze eigenschap kunnen items vast aangemaakt en gepubliceerd worden, maar worden ze pas zichtbaar wanneer de datum wordt bereikt die is opgegeven in het veld Tonen vanaf (Show From); Zwart: De publicatie-status van het item is Actief (Active); het item is ook daadwerkelijk zichtbaar in de site; Licht rood: De publicatie-status van het item is Actief (Active), maar het is niet meer zichtbaar in de site; het item is verlopen. Net als de eigenschap Show From (Tonen vanaf) heeft een item ook een eigenschap Tonen tot (Show Until). Een item is zichtbaar in de site tot en met de in dit veld opgegeven datum. Wanneer deze datum naar achteren wordt verschoven zal het item meteen weer zichtbaar zijn in de site. Rood: De publicatie status van het item is Gearchiveerd (Archived); het item is niet meer zicht maar in de site. De publicatie-status van één of meerdere items kan worden aangepast met de actie Item status instellen (Set Item State) . Met deze actie kunnen de datums van publiceren en de-publiceren worden ingesteld, kunnen items worden gearchiveerd en verwijderd en kan worden aangegeven wanneer een nieuwe versie actief wordt.


21

2.4 Het actievenster Het actievenster speelde in eerdere versies een belangrijke rol. Alle acties werden in dit venster uitgevoerd. In Smartsite 5 is daar enigszins verandering ingekomen. Veel acties worden nu in zogenaamde dialoogvensters uitgevoerd. Dialoogvensters zijn vensters die ‘bovenop’ de Smartsite Manager liggen. Er zijn twee soorten dialoogvensters: • Modale dialoogvensters; • Zwevende dialoogvensters.

Modale dialoogvensters zijn dialoogvensters die je altijd moet sluiten om weer met de Smartsite Manager te kunnen werken. Zwevende dialoogvensters zijn daarentegen dialogen die je gewoon open kunt laten. Een voorbeeld van een modaal dialoogvenster is het dialoogvenster dat wordt geopend wanneer je de actie Instellingen (Options) start. Een voorbeeld van een zwevend dialoogvenster is het venster van de actie Weergave instellingen (Select View) . Echter, de twee belangrijkste acties vinden nog altijd plaats in het actievenster: Item toevoegen (Add Item) en Item bewerken (Edit Item) .


22

2.5 Het taakvenster Taken worden gebruikt als ondersteuning bij het werken met de Smartsite Manager. Een taak is een verzoek aan jou, of aan een gebruikersgroep, gericht om iets te gaan doen. De taken zullen natuurlijk zoveel mogelijk gerelateerd zijn aan handelingen binnen de Smartsite Manager, maar je kunt ze ook gebruiken om bijvoorbeeld iemand te vragen de planten water te geven tijdens jouw vakantie. Met de actie Toon/Verberg taakvenster (Toggle Tasks) open je het taakvenster. Je ziet dan een lijst van taken die aan jou zijn toegekend. Er bestaan verschillende soorten taken: • Taken die je aan jezelf hebt gegeven (ook wel ‘ToDo’ genoemd) ; • Taken met het verzoek om een bepaald item te bewerken (ook wel workflow taak) ; • Algemene taken .

"

Noot Workflow taken en algemene taken kunnen zijn gericht aan de gehele gebruikersgroep waar jij onderdeel van uitmaakt of direct aan jou.

Alle acties met betrekking tot het taakvenster worden gestart vanuit een context-menu. Het context-menu voor het taakvenster komt te voorschijn wanneer je in het taakvenster op de rechter muisknop klikt:

Figuur 2-9 - Context-menu van het taakvenster.

Wanneer je eerst een taak selecteert en dan op de rechter muisknop klikt krijg je een context-menu dat het algemene context-menu bevat, maar ook op de taak gerichte opties.

2.5.1 Een taak voor jezelf aanmaken De eenvoudigste taak die je kan aanmaken is een taak voor jezelf. Dit wordt vaak ook een ‘ToDo’ genoemd, een geheugensteuntje.

Een ‘ToDo’ aanmaken:


23 1 Open het taakvenster met de actie Toon/Verberg taakvenster (Toggle Tasks) ; 2 Klik in het taakvenster op je rechter muisknop. Er wordt een context-menu geopend; 3 Klik in het context-menu op Nieuwe taak (New Task). Er wordt een nieuw dialoogvenster geopend;

Figuur 2-10 - Een nieuwe taak aanmaken.

4 5 6 7

Het dialoogvenster valt uiteen in twee delen. Het bovenste deel wordt gebruikt om te bepalen voor wie de taak is. Het onderste deel wordt gebruikt om de inhoud en eigenschappen van de taak in te voeren. Vink de optie Toekennen aan mijzelf (Assign to self) aan; Typ in het veld Onderwerp (Subject) een korte omschrijving van de taak, bijvoorbeeld “Niet vergeten”; Typ in het veld Inhoud (Body) “...dat ik deze taak straks weer weggooi” of iets van dien aard; Klik op OK . Het dialoogvenster wordt gesloten en je keert terug naar het taakvenster.

2.5.2 De takenlijst De taken staan in een lijst in het taakvenster. De lijst van taken is ingedeeld in een aantal kolommen die informatie over de taak geven.


24

De eerste kolom geeft door middel van een icoontje aan wat voor soort taak het is: Soort taak Nog te doen (ToDo) Taak verzoek (Taks Request) Workflow taak (Workflow) Systeemwaarschuwing (System Notification) Systeemfout (System Error) Tabel 2-1 - de verschillende soorten taken.

Als gewoon gebruiker heb je te maken met de eerste drie soorten taken. De taken Systeemwaarschuwing (System Notification) en Systeem fout (System Error) zijn taken die voor site-managers van belang zijn. De kolom Onderwerp (Subject) geeft een korte omschrijving van de taak. Op deze manier kun je een taak snel terugvinden. De derde kolom, Prioriteit (Priority), geeft de prioriteit van de taak aan. Een taak kan verschillende prioriteiten hebben die het belang van de taak aangeven: • • • • •

laagste (lowest) laag (low) normaal (normal) hoog (high) kritiek (critical)

Hoe de taakprioriteiten binnen jouw organisatie gebruikt worden hangt van van de onderlinge afspraken die er gemaakt zijn. Normaliter zet je de prioriteit van een taak op normaal (normal). In dat geval kun je nog twee kanten op met het toekennen van een gewicht aan een taak. De kolom Status (Status) geeft de status van een taak weer: taak-status Nog niet gestart (Not Started) In behandeling (In Progress) Afgerond (Completed) Geweigerd (Rejected) Afgesloten (Closed) Tabel 2-2 - statussen van een taak

De status van een taak kun je wijzigen. Wanneer je een taak krijgt toegewezen dan is de status van een taak Nog niet gestart (Not Started). De vijfde kolom Verloopt op (Due by) geeft de datum aan wanneer een taak verloopt. Niet alle taken hoeven een einddatum te hebben. Het hangt van diegene af die de taak gemaakt heeft of hij/zij wil dat een taak voor een bepaalde datum gedaan wordt.


25

Noot Aan deze eind-datum zitten overigens geen consequenties vast. Het is een richtlijn voor diegene(n) voor wie de taak bedoeld is.

Wanneer de laatste keer was dat er wijzigingen aan de taak zijn aangebracht vind je terug in de kolom Laatst gewijzigd (Last Modified). De kolommen Toegekend door (Assigned by) door en Toegekend aan (Assigned to) laten respectievelijk zien door wie de taak oorspronkelijk is aangemaakt en aan wie de taak gegeven is. De lijst van taken die je ziet is de lijst van taken die aan jou is toegekend. De laatste kolom lijkt dan overbodig. Echter, er zijn ook taken die aan de gebruikersgroep waar jij deel van uitmaakt zijn toegekend. Dat kun je in de kolom Toegekend aan (Assigned to) terugvinden.

2.5.3 Een taak openen Een taak uit de takenlijst openen: 1 Selecteer de taak in de takenlijst; 2 Klik op de rechter muisknop. Het contextmenu komt tevoorschijn; 3 Klik op Open (Open) ; Er verschijnt een dialoogvenster:

Figuur 2-11 - Een taak openen.


26

Er zijn drie soorten taken die je kunt openen: • Taken die je voor jezelf hebt aangemaakt (‘ToDo’); • Een taak die door iemand anders voor jou, of voor de gebruikersgroep waar jij in zit, is aangemaakt; • Een workflow-taak die aan jou gericht is of aan de gebruikersgroep waar jij onderdeel van bent.

De velden die je kan bewerken wanneer je een taak opent zijn afhankelijk van het soort taak dat je opent. De velden die je in ieder geval niet kunt wijzigen zijn het Onderwerp (Subject) en de Inhoud (Body). Dit zijn twee velden die expliciet bij deze taak horen en dus niet veranderd mogen worden. Door de status van een taak te veranderen in In behandeling (In Progress) geef je aan dat de taak wordt uitgevoerd. In het veld Voortgang (% Complete) kun je door middel van een getal tussen 1 en 100 aangeven voor hoeveel procent de taak af is. Wanneer een taak af is dan verander je de status in Voltooid (Completed).

"

Noot Wanneer je de status van een taak op voltooid zet en je sluit het venster dan kun je de status van een taak niet meer wijzigen. De taak wordt dan gearchiveerd.

Een workflow-taak is een taak die je krijgt wanneer jij de verantwoordelijkheid krijgt toegewezen om een item te bewerken. De taak is dus rechtstreeks gekoppeld aan een item. De status van een workflow-taak kan je niet wijzigen omdat deze nauw verbonden is aan de workflow van het item. Wanneer je met het item aan de slag gaat en je draagt het item over aan de volgende verantwoordelijke in de keten van stappen, dan zal de status van de taak automatisch gewijzigd worden.


27

3

Werken met de Smartsite Manager

Werken met de Smartsite Manager betekent het toevoegen en onderhouden van informatie. Dit doe je door items toe te voegen en te bewerken. Het toevoegen en bewerken van items zijn handelingen die betrekkelijk eenvoudig zijn, maar waar je kennis moet maken met een aantal randvoorwaarden zoals content-types, workflow en versiebeheer. Items toevoegen bestaat uit het vullen van vooraf gedefinieerde velden met informatie. Er zijn verschillende soorten velden die je kunt invullen. Dat wordt in het eerste deel uitgelegd. Dit deel kun je in eerste instantie overslaan en later nog eens nalezen als je moeite hebt om de werking van bepaalde velden te doorgronden.


28

3.1 Over het invoeren van informatie Als je als redacteur met Smartsite aan de slag gaat ben je verantwoordelijk voor het invoeren en bewerken van informatie. Voor het invoeren en onderhouden van informatie zijn er allerlei acties die iets specifieks doen. In alle acties die je met Smartsite kunt uitvoeren kom je invoeren selectievelden tegen. Wanneer er bijvoorbeeld een datum wordt gevraagd zal er van een speciaal datumveld gebruik gemaakt worden. Als er ergens een keuze moet worden gemaakt zijn er lijstjes waaruit gekozen kan worden of keuzevakjes die geselecteerd kunnen worden. De meeste van deze invoervelden spreken welliswaar voor zich, maar worden voor de volledigheid uitgelegd.

Tekstveld Een tekstveld is een veld voor een simpele tekstinvoer. De invoer is beperkt tot één regel of soms tot een beperkt aantal karakters.

Figuur 3-1 - Een tekstveld.

Uitgebreid tekstveld Een uitgebreid tekstveld wordt gebruikt voor een langere invoertekst. Deze tekst blijft vaak beperkt tot 1 à 3 regels. Een uitgebreid tekstveld is te herkennen aan een schuifbalk aan de rechterzijde. Binnen een uitgebreid tekstveld kan gebruik worden gemaakt van de Enter-toets om een nieuwe regel te beginnen.

Figuur 3-2 - Een uitgebreid tekstveld

Een bijzonder uitgebreid tekstveld is een tekstveld waar je ook nog eens gebruik kunt maken van simpele opmaak. Zo’n tekstveld wordt bijvoorbeeld gebruikt om notities toe te voegen aan de verschillende versies van items. Wanneer je in het tekstveld op de rechter muisknop klikt, krijg je een contextmenu te zien dat je kan gebruiken om geselecteerde tekst in het tekstveld een opmaak te geven.


29

Figuur 3-3 - Context-menu voor opmaken van tekst in een uitgebreid tekstveld.

Bodyveld Het bodyveld is een variant op het uitgebreide tekstveld. Het bodyveld maakt gebruik van de Smartsite WebEditor of de SmartEditor. Dit zijn twee speciale hulpmiddelen die tekstverwerkingsfunctionaliteit toevoegen aan het tekstveld. Tekst toevoegen aan zo’n veld is ongeveer gelijk aan het werken met een programma als Microsoft Word of Wordperfect. Hoe je met de Smartsite WebEditor werkt kun je teruglezen in de bijlagen.

Figuur 3-4 - Bodyveld met de WebEditor.

Datumveld Voor het invoeren van een datum wordt een speciaal veld gebruikt. De datum kan worden geselecteerd door middel van een kalender.

Figuur 3-5 - Een datumveld.


30

Om een datum te selecteren doe je het volgende: 1 Klik op ; 2 Klik op en om naar de juiste maand te gaan; 3 Selecteer de datum in de kalender; 4 Om snel terug te springen naar vandaag klik je op de knop Vandaag (Today); 5 Klik op OK; 6 Klik op Datum wissen (Clear Date) om de datum in het datumveld te wissen.

Drop-down lijst Een dropdown lijst geeft de mogelijkheid om uit een lijst een optie te kiezen. Wanneer je op klikt komt er een lijst te voorschijn. Selecteer uit deze lijst de optie van je keuze.

Figuur 3-6 - Een keuze maken uit een dropdown lijst.

"

Noten • het gebruik van de Ctrl-toets wordt in deze lijst natuurlijk niet ondersteund omdat er maar één optie geselecteerd kan worden; • gebruik eventueel de schuifbalken om opties die niet zichtbaar zijn te kunnen selecteren.

Multi-select lijst Een overzichtelijke manier voor het selecteren van meerdere opties is de multiselect lijst.

Figuur 3-7 - Meerdere keuzes maken met behulp van een Multi-select lijst


31

Een multi-select lijst geeft altijd links een lijst van te kiezen opties en rechts de lijst van gekozen opties.

Selecties in een multi-select lijst maken: 1 Klik in de lijst een optie aan; 2 Klik op om de optie te verplaatsen; 3 Klik op om alle opties te verplaatsen.

Noten • Gebruik de Ctrl- en/of Shift-toets om in de lijst van te selecteren opties meerdere opties tegelijk te selecteren. Klik nu op om de gekozen opties in de lijst van geselecteerde opties te plaatsen; • Opties uit de lijst van geselecteerde opties halen werkt natuurlijk hetzelfde, je gebruikt alleen of om de geselecteerde opties te verwijderen.

Keuzerondjes en Selectievakjes Om een beperkt aantal opties overzichtelijk te presenteren kan gebruik gemaakt zijn van keuzerondjes of selectievakjes . Hoe deze werken wordt algemeen bekend verondersteld


32

3.2 Nieuwe items Een item toevoegen aan de inhoud van de site gebeurt met de actie Item toevoegen (Add Item) . Items worden altijd onder een folder aangemaakt. Het is daarom belangrijk eerst de folder te selecteren waaronder je het item wilt aanmaken. Een item aanmaken is niet moeilijk. Alleen zijn er een aantal zaken waar je op moet letten. Een item dat je aanmaakt is van een bepaald content-type. Een content-type is een vorm om informatie in te voeren. Door het gebruikte content-type wordt je als het ware geholpen om de juiste informatie in de juiste velden in te voeren. Items bevatten informatie. Items bevatten ook informatie over informatie. Een belangrijk onderdeel van een item is het invoeren van velden als categorie en sleutelwoord. De informatie in deze velden geeft namelijk in het kort weer wat voor soort informatie dit item bevat. Dit wordt meta-informatie genoemd. Deze meta-informatie lijkt soms wat ondergeschikt, maar is van wezenlijk belang voor het goed functioneren van de site. Meta-informatie wordt namelijk gebruikt om relaties te leggen, het zoeken te vereenvoudigen en het creëren van de juiste opmaak te vereenvoudigen. Omdat deze informatie belangrijk is maakt Smartsite gebruik van overerving. Overerving betekent dat het item informatie erft van de folder waaronder het item wordt aangemaakt. Door het gebruik van overerving hoef je sommige velden niet meer te zien of is een veld al ingevuld met de juiste informatie. Je kan deze meta-informatie dan naar eigen inzicht wijzigen. Vanzelfsprekend moet je hier dan zorgvuldig mee omgaan. Het laatste waar je bij items op moet letten is de workflow-status van een item. Het proces van het aanmaken van een item tot het daadwerkelijk publiceren van een item is onderverdeeld in een aantal stappen. Deze stappen zorgen ervoor dat het item automatisch bij verschillende personen terecht komt die hun goedkeuring aan de ingevoerde informatie kunnen geven. De laatste stap in de keten is het actief maken van het item zodat het zichtbaar is op de site.

3.2.1 Een item toevoegen Een item toevoegen is niet moeilijk. Je selecteert de folder, je start de actie, je vult de velden in en je slaat het item op.

Om een item toe te voegen: 1 Selecteer in het viewvenster de folder waaronder het item geplaatst moet worden; 2 Klik op de rechter muisknop en selecteer uit het context-menu Item toevoegen (Add Item) of start deze actie uit het menu. In het actiescherm wordt een nieuw formulier getoond:


33

Figuur 3-8 - De actie Item toevoegen (Add Item) in het actievenster

3 Vul de verschillende velden in het formulier in; Sommige velden hebben misschien al een waarde die zij hebben geërfd van de folder waaronder dit nieuwe item wordt aangemaakt (Ouder/kind relatie) De velden kunnen op meerdere tabbladen staan. Selecteer een tabblad om ook daar informatie toe te voegen; 4 Klik op Opslaan (Save) om het item op te slaan of klik op Actie afsluiten (Close Current Action) om de actie af te breken.

Wanneer je het item hebt opgeslagen zie je dat het item in de folder is geplaatst die jij geselecteerd hebt. Er zijn een aantal dingen die meteen opvallen: - De titel van het item in de boomstructuur is groen. Dit komt omdat het een nieuw item is en nog nooit eerder is gepubliceerd. De publicatie-status van het item is nog pre-publicatie. - Het item heeft een nummer. Dit unieke nummer is automatisch aan het item toegekend en zorgt ervoor dat er geen verwarring kan ontstaan wanneer er andere items zijn die onverhoopt dezelfde titel hebben. Het itemnummer wordt zichtbaar wanneer je de muiscursor boven de titel van het item in het viewvenster houdt. - Het item heeft een bepaald icoontje. Dat icoontje hangt samen met het content-type waar het item op is gebaseerd. Het content-type van het item vind je ook in de details wanneer je de muiscursor boven de titel van een item in het viewvenster houdt. - Achter het item staat tussen haakjes Busy (Bezig). Dit is de workflow-status van het item. Het betekent dat de informatie in het item nog niet compleet is en dat er nog aan het item gewerkt wordt.


34

3.3 Wat is Workflow Het kan wenselijk zijn dat de controle over het toevoegen van items over meerdere lagen van een organisatie gaat. Het volgende voorbeeld zou heel goed van toepassing kunnen zijn: Een organisatie kent een groep Redacteuren, twee Hoofdredacteuren en een Content-manager: - De redacteuren leveren nieuwe informatie en maken deze informatie aan door items te creëren; - Hoofdredacteuren controleren de informatie inhoudelijk; - De Content-manager is verantwoordelijk voor het daadwerkelijk publiceren van alle informatie, nadat hij de items die gepubliceerd dienen te worden nog eens nauwkeurig heeft bekeken. Zo op het eerste gezicht klinkt dit als een vrij omslachtige procedure, maar wanneer de belangen die gemoeid zijn met de gepubliceerde informatie groter worden is dit geen ondenkbaar scenario. Zo’n keten van stappen die het item moet doorlopen om uiteindelijk gepubliceerd te worden noemen we een workflow. Bij het doorlopen van die stappen kan het item verschillende statussen aannemen. Aan de in dit voorbeeld gebruikte workflow zijn de volgende workflow-statussen toegekend: • • • • • •

Afgekeurd (Disapproved); Bezig (Busy); Klaar voor goedkeuring (Ready for Approval); Bezig met goedkeuren (Busy approving) Goedgekeurd (Approved); Actief (Active).

Het item is daadwerkelijk gepubliceerd als het de status Actief (Active) heeft. In alle andere gevallen is het item wel aangemaakt maar nog niet zichtbaar in de site. Wanneer het item voor het eerst wordt aangemaakt heeft het de status Bezig (Busy). Het item is aangemaakt door een redacteur en zolang de redacteur met het item bezig is (dus ook na opslaan en opnieuw openen) blijft het item onder beheer van de redacteur. Na verloop van tijd is alle informatie aan het item toegevoegd en kan het item worden doorgegeven aan de volgende in de keten van de workflow: de hoofdredacteur. De redacteur geeft dit aan door het item de status Klaar voor goedkeuring (Ready for Approval) te geven en het item op te slaan.

"

Noot Logischerwijs kan de redacteur maar twee statussen toekennen aan een item Bezig (Busy) of Klaar voor goedkeuring (Ready for Approval). Andere statussen behoren niet bij de rechten van de redacteur. Was dat wel zo, dan kan hij of zij het item alsnog direct publiceren wat de werking van de workflow helemaal teniet doet.


35

!

Let op! Het veranderen van de workflow status kan betekenen dat je het item niet meer kunt bewerken. De status Klaar voor goedkeuring (Ready for Approval) betekent in dit voorbeeld dat alleen de Hoofdredacteur of de Content-Manager het item kan openen. Zorg dus dat je alle relevante informatie hebt ingevoegd om te voorkomen dat het item later wordt afgekeurd.

Na het opslaan van het item met de workflow-status Klaar voor goedkeuring (Ready for Approval) krijgt de hoofdredacteur bericht dat er een item klaar is om gekeurd te worden. De hoofdredacteur heeft nu drie mogelijkheden: - Hij keurt het af, zet de status op Afgekeurd (Disapproved) en slaat het item op; de redacteuren krijgen bericht dat er een item is afgekeurd en opnieuw bewerkt moet worden; - Hij keurt het goed, zet de status op Goedgekeurd (Approved) en slaat het item op. De content-manager krijgt een seintje dat er een item is goedgekeurd en klaar is om te worden gepubliceerd; - Hij denkt er nog even over en zet de status op Bezig met keuren (Busy Approving).

Noot De hoofdredacteur kan in dit voorbeeld maar drie statussen aan een item toekennen: Afgekeurd (Disapproved), Goedgekeurd (Approved) en Bezig met keuren (Busy Approving). Ook hier geldt weer dat aan de functie van de workflow voorbij wordt gegaan als een hoofdredacteur bijvoorbeeld het item de workflow-status Actief (Active) kan meegeven waarmee het item gepubliceerd zal worden.

"

Als laatste stap in de keten moet de content-Manager besluiten of het item gepubliceerd kan worden. Wanneer de workflow-status op Actief (Active) wordt gezet is het item gepubliceerd. Wanneer het item alsnog wordt afgekeurd wordt de workflow-status van het item Afgekeurd (Disapproved).

Noten • Items hebben altijd een workflow. Echter, het aantal workflow-stappen en de benaming van die workflow-statussen, zijn allemaal zaken die per organisatie anders kunnen worden ingesteld.

"

• Het informeren van gebruikers dat items aan hen toegekend zijn kan op verschillende manieren: door het versturen van een e-mail, door het toekennen van een taak aan een gebruiker (actie Taken (Tasks)). Een gebruiker kan ook zelf een overzicht verkrijgen m.b.v. de actie Workflow overzicht (Workflow Overview) .


36

3.4 Een item bewerken Items worden gecontroleerd door workflow. Deze workflow zorgt ervoor dat de verantwoordelijkheid voor een item is toegekend aan een gebruiker of een gebruikersgroep. Wanneer het item is toegekend aan een gebruiker, door middel van de workflow, is het alleen die gebruiker die in staat is het item te openen. Wanneer het item toegekend is aan een gebruikersgroep zijn alleen de leden van die gebruikersgroep in staat het item te openen en te bewerken. De gebruiker uit de gebruikersgroep die het item het eerst opent en weer opslaat is vanaf dat moment de verantwoordelijke voor het item. Een item bewerken betekent dat je informatie toevoegt of verwijdert. Elke keer dat een item wordt bewerkt en opgeslagen zal er een versie van het gewijzigde item worden bewaard. Op deze manier gaat er geen informatie verloren. Wanneer de gewijzigde informatie niet voldoet kan eenvoudig een oude versie teruggehaald worden en weer gepubliceerd worden. Het grote voordeel van versies in combinatie met workflow is dat je nooit het gepubliceerde item aan het bewerken bent; je werkt altijd op een kopie van het gepubliceerde item. Pas wanneer de wijzigingen in een item helemaal zijn voltooid en het item de gehele workflow heeft doorlopen wordt het item gepubliceerd en zullen bezoekers van de site de nieuwe informatie kunnen zien.

3.4.1 Items bewerken en workflow-status Aan een item is altijd een workflow gekoppeld. De workflow zorgt ervoor dat er altijd iemand, een gebruiker, verantwoordelijk is voor een item. Dat betekent ook dat iemand anders niet zomaar de verantwoordelijkheid over een item kan overnemen en dus het item kan bewerken. De verantwoordelijkheid van een item kan bij een persoon, bij een gebruikersgroep of nog bij niemand zijn neergelegd. We kunnen dus een aantal workflow-toekennigstatussen onderscheiden van een item: • Het item is aan niemand toegekend: Niet toegekend (Unassigned); • Het item is aan een gebruikersgroep (redacteuren, webmasters etc.) toegekend maar nog niemand heeft de verantwoordelijkheid voor het item op zich genomen: Aangeboden aan groep (Called Out to Group) • Het item is aan iemand toegekend: Toegekend (Assigned);

"

Noot Eigenlijk zijn deze statussen normale workflow-statussen, maar om een onderscheid te maken tussen deze bijzondere en de meer algemene workflow-statussen worden ze hier ietwat anders genoemd: workflow-toekenningstatus.


37

De toekennigstatus van de workflow van een item kun je terugvinden in het actievenster, wanneer je een item selecteert en de actie Item details (Details) wordt gestart.

Figuur 3-9 - De workflow status van een item zie je wanneer je de details van een item bekijkt.

Wanneer je een item wilt bewerken moet je in jouw rol het recht hebben om het item met een zekere workflow status te openen. Items met de workflow-status Niet toegekend (Unassigned) zijn in regel niet door (hoofd)redacteuren te bewerken. Voor het bewerken van dit soort items heb je namelijk een speciaal privilege nodig. Of je dit privilege hebt kun je testen door een item te bewerken met deze status. Als je dit niet mag wordt dat kenbaar gemaakt door een melding

Figuur 3-10 - Een item waar jij geen verantwoordelijkheid voor draagt kan je niet bewerken.

Items met de workflow-status Aangeboden aan [groepsnaam] (Called out to [Groupname]) kunnen door alle leden van de betreffende gebruikersgroep worden opgepakt, door het item te openen, de workflow-status te veranderen naar Bezig (Busy) en het item weer op te slaan. Vanaf dat moment


38

is die persoon verantwoordelijk voor het item en kunnen andere groepsleden het item niet meer bewerken. Wanneer het item de workflow-status Toegekend (Assigned) heeft en deze toekenning is aan jou gericht, dan ben jij verantwoordelijk voor het item. Door het item te openen, de workflow-status op Bezig (Busy) te zetten en het item op te slaan heb je je het item toegeëigend en is dat zichtbaar in de boomstructuur: het woord Bezig (Busy) staat achter de titel van het item.

Om een snel overzicht te krijgen van alle items die aan jou zijn toegekend kun je : gebruik maken van de actie Workflow overzicht (Workflow Overview) 1 Selecteer in het viewvenster een folder waaronder je wilt kijken welke items aan jou zijn toegekend; 2 Klik in het menu op de actie Workflow overzicht (Workflow Overview) . Er wordt een nieuw dialoogvenster geopend:

Figuur 3-11 - Overzicht van de items waar jij verantwoordelijk voor bent.

3 Op het tabblad Toegekend (Assigned) zie je een lijst van items die onder jouw verantwoordelijkheid vallen 4 Het tabblad Aangeboden (Called Out) geeft een lijst van items die aan de groep zijn aangeboden waar jij onder valt. Je kunt deze items oppikken en gaan bewerken waarmee jij de verantwoordelijkheid voor het item op je neemt; 5 Het tabblad Overzicht (Overview) geeft je de mogelijkheid om van alle groepen en gebruikers een overzicht te genereren van de aan hen toegekende items. 6 Wanneer je een item in de lijst selecteert en op de rechter muisknop klikt kun je uit het context-menu met de actie Synchroniseren (Synchronise) het item snel selecteren in de boomstructuur in het viewvenster.


39

3.4.2 Verschillende versies van een item Informatie in items is vaak aan verandering onderhevig. Dat betekent dat je regelmatig een item opent om het te bewerken en wijzigingen aanbrengt in de verschillende velden van het item. Het zou een vervelende situatie zijn wanneer je alleen het gepubliceerde item zou kunnen bewerken. Wanneer jouw wijzigingen nog niet volledig zijn (door tijdgebrek of omdat bepaalde informatie nog moet worden geverifieerd) dan kunnen bezoekers van de site een item bekijken dat nog niet volledig is. Omdat te voorkomen werk je altijd met een kopie van het gepubliceerde item: je werkt aan een nieuwe versie. Wanneer je een nieuw item aanmaakt werk je op de zogenaamde nul-versie van een item. Wanneer je dit item opslaat, ongeacht welke workflow-status je er aan toekent, wordt dit versie één van het item. Elke keer dat je daarna het item bewerkt, er daadwerkelijk iets aan verandert en het item weer opslaat wordt er een nieuwe versie van het item aangemaakt. Het grote voordeel van versies van items is natuurlijk dat ze het mogelijk maken om workflow te gebruiken: een nieuwe versie van een item kan de workflow-keten doorlopen zonder dat het afbreuk doet aan de al gepubliceerde versie van het item. Het tweede voordeel van versies is dat er teruggegrepen kan worden op eerdere versies wanneer de wijzigingen in het item niet voldoen. Wanneer een item uitgebreid is bewerkt en zelfs ook nog eens is gepubliceerd maar foutieve informatie bevat, dan kan snel teruggegrepen worden op de versie die in het verleden wel correcte informatie weergaf.

Noot Natuurlijk is workflow op items iets dat probeert te voorkomen dat onbedoelde informatie gepubliceerd wordt. Door de verantwoordelijkheden over meerdere niveaus te laten lopen kan de informatie in een item beter worden gecontroleerd voordat tot publicatie wordt overgegaan.

"

Een overzicht van de versies vind je terug in de (standaard)actie Item details (Details) op het tabblad Versies (Versions). Wanneer je een item opent om te bewerken vind je onder de optie Open vorige versie (Open Previous een overzicht van alle versies. Met deze optie kun je een vorige Version) versie bekijken, terugzetten of vergelijken met de huidige versie.


40

3.5 Items en content-types 3.5.1 Een item is van een bepaald content-type De manier waarop een item wordt toegevoegd is voor elke organisatie hetzelfde. De informatie die kan worden ingevuld kan echter van bedrijf tot bedrijf verschillen. Een item dat wordt toegevoegd is van een bepaald content-type, een bepaalde vorm. Stel je het volgende maar eens voor: de benodigde gegevens voor een vacature zijn natuurlijk geheel anders dan de gegevens voor een nieuwsbericht. Een vacature zou kunnen bestaan uit de velden Vacaturetitel, Korte omschrijving, Functieomschrijving, Uiterste reactiedatum. Een nieuwsbericht heeft misschien wel de velden Kop, Introtekst, Bericht, Fotolink. Afhankelijk van de folder waaronder je een item toevoegt zal er een bepaald content-type worden gebruikt wanneer je een nieuwe item toevoegt. Omdat de gevraagde informatie heel specifiek kan worden samenggebald in een content-type heeft ook elk veld een functie. Probeer daarom altijd alle informatie te geven die gevraagd wordt. Wanneer een item wordt toegevoegd onder een folder dan zal het item automatisch de eigenschappen van deze folder overnemen, erven. Een van de eigenschappen die een item erft is het content-type. De actie Item toevoegen (Add Item) opent dus het juiste content-type voor de folder waar je een item onder aanmaakt. Soms wil je echter een item van een ander content-type invoegen. Dan gebruik je de actie Specifiek item toevoegen (Add Specified Item) .

3.5.2 Veel voorkomende velden De definitie van de content-types kan per organisatie verschillen. Echter, toch kun je in elk content-type een gelijke opbouw ontdekken. In onderstaande tabel worden er een aantal genoemd en vergeleken met de hiervoor genoemde content-types Vacature en Nieuwsbericht: Veld

Veldnaam in Vacature Veldnaam in Nieuwbericht

Titel

Vacaturetitel

Kop

Omschrijving Korte omschrijving

Introtekst

Body

Bericht

Functie-omschrijving

Tabel 3-1 - vergelijking veldnamen content-types

In de volgende tabel zie je een overzicht van velden die veelvuldig voorkomen in een content-type:


41

Veldnaam

Soort veld Omschrijving

Titel (Title)

Tekstveld

Omschrijving (Description)

Uitgebreid Dit veld geeft ruimte om een omschrijving te geven in tekstveld aanvulling op de titel. Deze omschrijving kan bijvoorbeeld getoond worden als tooltip in de navigatie menu’s in de website zelf

Body

Bodyveld

Tonen vanaf (ShowFrom)

Datumveld Een item hoeft niet altijd meteen gepubliceerd te worden. Als je vooruit wilt werken kun je het item vast aanmaken en door middel van een datumveld aangeven wanneer het item echt gepubliceerd moet worden.

Tonen tot (ShowUntil)

Datumveld De informatie in een item kan na verloop van tijd niet meer van toepassing zijn. Met deze optie kan een einddatum voor de publicatie van een item worden ingesteld. Na deze datum zal het item niet meer zichtbaar zijn in de site.

Categorie (Category)

Dropdown-lijst

De informatie van dit item behoort tot een categorie. In dit veld kun je uit de lijst één categorie toekennen aan dit item. Het toekennen van een categorie wordt gebruikt om items te ordenen. Soms is dit veld al ingevuld met een geërfde waarde van de ouder.

Sleutelwoorden (Keywords)

Multi-select lijst

Sleutelwoorden zijn ook een ordeningsprincipe. Door een of meer keywords te selecteren kun je ervoor zorgen dat een bezoeker van de site makkelijk bij een document komt waar dat keyword in voorkomt.

Versienotitie (EditorNotes)

Uitgebreid Het notitieveld is een bijzonder veld. Dit veld kun je natekstveld melijk gebruiken om aan elke versie die je van een item maakt notities toe te voegen. Deze notities zullen nooit zichtbaar zijn aan de ‘voorkant’ van de site.

Dit is een veld dat altijd terugkomt en dat verplicht is om in te vullen. De titel van het item vind je namelijk ook weer terug in het Viewvenster. Probeer in, maximaal vijf woorden, de titel van een item weer te geven. Deze titel vind je ook vaak terug in de navigatiemenu’s van de website. Deze moet daarom niet te lang zijn.

De echte inhoudelijke informatie van een item komt in dit veld. Het body-veld is vaak te herkennen aan het feit dat dit ook tekstverwerkingsmogelijkheden heeft die geleverd wordt door de SmartEditor of de Smartsite WebEditor.

Tabel 3-2 - overzicht veel voorkomende veldnamen in content-types

3.5.3 Een item van een ander content-type invoegen Een item van een ander content-type invoegen is nagenoeg gelijk aan het invoegen van een item met de actie Item toevoegen (Add Item) :

Het toevoegen van een item van een speciaal content-type gaat als volgt: 1 Selecteer in het viewvenster de folder waaronder het item geplaatst moet worden; 2 Klik op de rechtermuis knop en selecteer uit het context-menu Specifiek item toevoegen (Add Specified Item) of start deze actie vanuit het menu. Er wordt een nieuw dialoogvenster geopend met de content-types die je mag toevoegen;


42

Figuur 3-12 - Een specifiek item toevoegen

3 Selecteer een content-type en klik op OK . In het actievenster wordt nu het content-type getoond 4 Vul de verschillende velden in het formulier in; 5 Selecteer welke workflow-status het item heeft; 6 Klik op Save om het Item van het speciale content-type op te slaan of klik op Actie afsluiten (Close Current Action) om de actie af te breken en het item niet toe te voegen.

De content-types die binnen jouw site gedefinieerd zijn, zijn bij de implementatie van de site vastgesteld en zijn helemaal gericht op de wensen van jouw organisatie om informatie te beheren. Of jij de mogelijkheid hebt om speciale content-types te gebruiken heeft te maken met de rechten die aan jouw rol zijn verbonden. Smartsite beschikt over een aantal standaard content-types die gebruikt kunnen worden als ondersteuning van de informatie-voorziening: - Reference Een item van het content-type Reference bevat een verwijzing naar een bestand op de server, een externe website of naar een item in de boomstructuur in het viewvenster; - Binary Een item van het content-type Binary bevat een afbeelding, een muziekfragment, een videofragment etc. Kortom, alle soorten bestanden die gebruikt kunnen worden om de informatie in items te ondersteunen en te verfraaien; - Translation Een Translation is een item dat een verzameling gegevens bundelt tot een kernwoord. Het kernwoord kan gebruikt worden in andere items en zal bij het tonen van het item worden vertaald naar de gegevens waar het kernwoord voor staat.

3.5.4 Overzicht standaard content-types Reference Een item van het content-type Reference is een item dat een verwijzing bevat naar een ander item, naar een bestand op de server of naar een andere webSmartsite Dynamic Web System®

43

site. Binnen het body-veld van een item kunnen ook links gemaakt worden naar andere items. Wanneer nu verwezen wordt naar een item van het content-type Reference dan wordt die verwijzing met een tussensprong uitgevoerd. Dit lijkt nogal omslachtig maar het voordeel wordt duidelijk wanneer je beseft dat bij het wijzigen van het doel van de referentie (het bestand op de server, de externe website of een item) er maar op één plaats een aanpassing hoeft worden gedaan.

Een item van het content-type Reference bevat een verwijzing naar www.smartsite.nl. Verschillende andere items gebruiken de verwijzing naar deze website van Smartsite. Dat doen zij door te verwijzen naar het item van het content-type Reference. De site van Smartsite wordt nu verplaatst naar www.smartsite.com. Nu hoef je alleen een wijziging in het item van het content-type Reference aan te brengen zodat alle items binnen de site weer naar de correcte URL verwijzen.

Figuur 3-13 - Een voorbeeld van een item van het content-type Reference

Binary Een item van het content-type Binary bevat een bestand. Met behulp van een item van het content-type Reference kun je verwijzen naar een bestand op de server. Echter, een item van het content-type Binary bevat het bestand zelf; het bestand wordt nu ook daadwerkelijk in de Smartsite database opgeslagen. Het voordeel hiervan is dat er op zo’n item ook workflow en versiebeheer van toepassing is. Verder is het risico dat iemand een bestand verwijdert van de server, waardoor verbroken verwijzingen kunnen ontstaan, uitgesloten. Smartsite laat het namelijk niet toe om items te verwijderen waarnaar verwezen wordt door andere items.


44

Figuur 3-14 - Een voorbeeld van een item van het content-type Binary

Translation Een item van het content-type Translation bundelt een verzameling gegevens tot een kernwoord. Binnen andere items hoeft dan alleen het kernwoord gebruikt te worden. Bij het tonen van de pagina aan de bezoeker zal Smartsite het kernwoord vertalen tot de volledige verzameling van gegevens.

Een praktisch voorbeeld is het maken van een Translation voor de adresgegevens van een bedrijf. Wanneer binnen verschillende items de adresgegevens worden gebruikt, kunnen deze worden weergegeven door het invoegen van het kernwoord. Wanneer er nu iets verandert aan de adresgegevens hoeven deze gegevens maar op één plaats aangepast te worden.


45

Figuur 3-15 - Een voorbeeld van een item van het content-type Translation


46

3.6 Direct publiceren Niet altijd zal er uitgebreid van een workflow gebruik gemaakt worden om items toe te voegen aan de site. De toegepaste workflow kan zelfs variëren per content-type. Wanneer er geen workflow is gedefinieerd, dan zal Smartsite terugvallen op de ingebouwde basis workflow. Deze workflow heeft maar twee statussen Bezig (Busy) en Actief (Active). Wanneer een item terugvalt op deze workflow of op een workflow waar jij als redacteur ook over de workflow-status Actief (Active) beschikt dan betekent dat, dat jij als redacteur een item direct kunt publiceren. Bij het direct publiceren van een item zullen de wijzigingen die jij in het item hebt aangebracht direct zichtbaar zijn in de site. Nu moet er bij dat ‘direct zichtbaar’ een voorbehoud gemaakt worden. Dat heeft te maken met een technische functionaliteit van Smartsite waar je als redacteur niet het fijne van hoeft te weten. Die kennis is wel nodig om te begrijpen waarom een (gewijzigd) item dat je aan de ‘achterkant’ publiceert niet meteen zichtbaar is aan de ‘voorkant’ van de site. Dit heeft namelijk te maken met het begrip servercache (3.6.1 Wat is Servercache). Het direct zichtbaar zijn van een item hangt ook af van de publicatie-periode die je misschien hebt ingesteld. Aan een item kan worden toegekend tussen welke datums (en tijdstippen) het zichtbaar is in de site. Deze datums stel je in in de velden Tonen vanaf (Show From) en Tonen tot (Show Until). Of je deze velden kan instellen is natuurlijk afhankelijk van de definitie van het content-type dat de basis vormt voor dit item en de rol die je hebt.

3.6.1 Wat is Servercache renderen

Wanneer een bezoeker van de site een pagina opvraagt, dan wil de bezoeker aan de voorkant een item zien. Smartsite heeft de inhoud van het item en de opmaak van het item gescheiden opgeslagen. Dat betekent dat wanneer een bezoeker een pagina opvraagt, deze pagina eerst moet worden samengesteld: de inhoud van het item en de opmaak behorend bij het item worden samengesmeed tot een pagina. Het samensmeden van de inhoud en opmaak wordt het renderen van een pagina genoemd. Het renderen van een pagina kost tijd. Een drukke site heeft veel bezoekers en die willen misschien allemaal dezelfde pagina zien. Wanneer voor elke bezoeker de pagina opnieuw moet worden opgebouwd, gerenderd, dan zou dat onnodig veel tijd kosten. Dankzij de servercache kan er tijd bespaard worden.

Een item in de servercache plaatsen

De servercache is een verzameling van gerenderde pagina’s. Wanneer de eerste bezoeker een pagina opvraagt zal het item gerenderd worden en de pagina aan de bezoeker worden gepresenteerd. Tegelijkertijd plaatst Smartsite het gerenderde item in de servercache. Wanneer de volgende bezoeker de pagina opvraagt kijkt Smartsite eerst in de servercache om te zien of er al een gerenderde versie bestaat. Zo ja, dan wordt deze gerenderde pagina aan de bezoeker gepresenteerd. Het render-proces is hiermee overgeslagen en er wordt dus tijd bespaard.


47

Maar wat gebeurt er nu als een item wordt gewijzigd en actief wordt gemaakt? Als Smartsite de bezoekers alleen de gerenderde pagina’s blijft tonen dan zal een bezoeker nooit de gewijzigde informatie zien. De servercache van een item kan ingesteld worden in het veld Servercache. De meest praktische instelling voor een item is Tot item update (Until item update). Dat betekent dat een gerenderd item net zo lang in de servercache blijft totdat er een nieuwe versie wordt gepubliceerd. Dan haalt Smartsite automatisch de oude versie weg en rendert voor de volgende bezoeker een nieuwe pagina. Er zijn pagina’s in de site die een samenvatting kunnen geven van andere pagina’s. De voorpagina van een site maakt daar bijvoorbeeld vaak gebruik van. Wanneer nu een item wordt vernieuwd dat op de voorpagina wordt samengevat dan kan het enige tijd duren voor de gewijzigde informatie in het item ook op de voorpagina te zien is. Dit heeft te maken met de servercache-instellingen van de voorpagina.

Noot De voorpagina van een site is een pagina die de bezoeker van de site als eerste ziet. Dit is het startpunt vanwaar een bezoeker door de site gaat bladeren.

"

Wanneer de servercache van de voorpagina op Tot item update (Until item update) ingesteld wordt, dan zal, na het renderen, de voorpagina niet vernieuwd worden zolang er geen wijzigingen aan de voorpagina worden uitgevoerd. En de wijzigingen aan een item dat wordt samengevat op de voorpagina zijn géén wijzigingen aan die voorpagina. Voor de voorpagina is dus een andere instelling van de servercache nodig. De servercache van de voorpagina kan bijvoorbeeld ingesteld zijn op 10 minuten. Dat betekent dat elke 10 minuten de voorpagina opnieuw wordt gerenderd. Dat betekent dus dat het maximaal 10 minuten kan duren voordat de samenvatting van het door jouw gewijzigde item zichtbaar is op de voorpagina.

Op deze manier wordt er nog steeds een aanzienlijke winst geboekt. Per uur wordt de beginpagina maar 6 keer gerenderd, namelijk elke 10 minuten. In het geval er 600 bezoekers in dat uur deze pagina opvragen dan is er al een winst met een factor 100 geboekt: er wordt maar 6 keer gerenderd in plaats van 600 keer.


48


49

4

Content toevoegen

Jouw taak als redacteur is natuurlijk het toevoegen van informatie, van content. Deze informatie is opgeslagen in items. Items kun je met behulp van de Smartsite Manager aanmaken en bewerken. Voor het bewerken van items kun je gebruik maken van de Smartsite WebEditor en heb je allerlei praktische functionaliteit tot je beschikking zoals het linken naar andere items, het invoegen van Translations, het linken naar afbeeldingen die als binair item zijn opgeslagen, etc. Smartsite biedt je ook de mogelijkheid om bestanden te importeren. Documenten die in Microsoft Word zijn gemaakt kunnen in een handomdraai worden toegevoegd aan de content van de door Smartsite aangedreven site.


50

4.1 Aan de slag met een item Er zijn twee manieren waarop je met een item aan de slag kan gaan: je maakt het item zelf aan (met de actie Item toevoegen (Add Item) ) of het item is, door het gebruik van workflow, aan jou toegewezen. Overzicht toegewezen items

Dat een item aan jou is toegewezen kan door een taak aan jou kenbaar gemaakt zijn. Je kan ook met de actie Workflow overzicht (Workflow Overview) een overzicht krijgen van de aan jou, of aan de gebruikersgroep waar jij deel van uitmaakt, toegewezen items. Wanneer je een item aanmaakt of bewerkt ben je bezig met het invullen van velden. Het belangrijkste veld dat je van informatie voorziet is natuurlijk het body-veld. De informatie in dit veld wordt doorgaans gepubliceerd, zichtbaar gemaakt aan de ‘voorkant’ van de site. Bij het invoeren van tekst in het bodyveld maak je doorgaans gebruik van de Smartsite WebEditor. De WebEditor is een hulpmiddel die de manier van invoeren vergelijkbaar maakt als werken met een tekstverwerker zoals Microsoft Word of WordPerfect.

Versies van items

Elke keer als je een item bewerkt en weer opslaat, zal Smartsite een nieuwe versie van het item aanmaken. Op deze manier kun je in een later stadium teruggrijpen op eerdere versies van een item. Binnen de actie Item bewerken (Edit Item) kun je daarvoor de optie Open vorige versie (Open Previous Version) gebruiken.

Verantwoordelijkheid voor een item

Werken met een item is verantwoordelijkheid dragen voor een item. Het proces van het toevoegen van een item tot het uiteindelijk publiceren van een item kan onderverdeeld zijn in een aantal stappen. Dit wordt workflow genoemd. Binnen die workflow heb jij een of meerdere workflow-statussen toegewezen gekregen. Minstens een van die statussen is een status waarmee je het item overdraagt aan iemand anders. Op dat moment kun je zelf niet meer met het item aan de slag. Wie er verantwoordelijk is voor een item kan je zien met behulp van de (standaard)actie Item details (Details) of met de actie Workflow overzicht (Workflow Overview) .


51

4.2 Items zelf aanmaken Items aanmaken doe je met de actie Item toevoegen (Add Item) . Items kunnen alleen onder een folder aangemaakt worden. Folders zijn binnen de Smartsite Manager bijzondere items; een folder kan namelijk ook informatie bevatten. In welke folders je items kunt aanmaken wordt bepaald door de gebruikersgroep waar je deel van uitmaakt. De rechten die aan de gebruikersgroep zijn toegekend regelen dat je alleen in delen van de boomstructuur in het viewvenster items en folders mag toevoegen. Omdat je maar in bepaalde delen mag werken hoef je niet de hele boomstructuur te zien. Soms kun je dat ook niet (weer bepaald door de rechten van de gebruikergroep), maar je kunt het wel altijd zelf instellen met de actie Weergave instellingen (Select View) .

Folders zijn bijzondere items

Wanneer je een item hebt aangemaakt kun je het converteren naar een folder met de actie Converteren naar folder (Convert to Folder) . Wanneer een folder bij nader inzien toch een item blijft dan kun je deze met de actie Converteren naar item (Convert to Item) weer terug converteren naar een item. Het aanmaken van folders is een privilege. Dat betekent dat het niet aan iedereen hoeft te zijn toegekend. De volgorde van de items in een folder kan ingesteld worden. Daarvoor gebruik je de actie Folder sorteren (Sort Folder) . Je kunt de inhoud van een folder op verschillende manieren sorteren: alfabetisch op naam, op datum van aanmaak of op het itemnummer. Het sorteren van een folder kan je nodig hebben wanneer je items verplaatst of kopieert (Knippen (Cut), Kopiëren (Copy) en Plakken (Paste); , en ). De nieuwe of verplaatste items worden namelijk niet ingevoegd volgens de sortering van een folder. Items die je aanmaakt zijn van een bepaald content-type. Vaak hoef je helemaal niet te weten wat voor soort item je toevoegt, omdat het soort item wordt bepaald door de folder waarin dit wordt aangemaakt. Het item erft de eigenschappen van de folder. Als de folder van het content-type Nieuwsbericht is, dan zullen de items die onder die folder worden aangemaakt ook van het content-type Nieuwsbericht zijn.

Items en content-types

Je kunt in een folder echter ook items van een ander content-type plaatsen. Dat doe je met de actie Specifiek item toevoegen (Add Specified Item) . Welke soorten content-types je aan een bepaalde folder kunt toevoegen heeft te maken met de rol die je hebt en met de rechten die aan die rol verbonden zijn. Voorbeelden van bijzondere content-types zijn Translations, Binaire content-types en Referenties.

Speciale content-types


52

4.3 De inhoud van een item Een item is een verzameling van velden die ingevuld moeten worden. Deze velden zijn verdeeld over verschillende tabbladen. Bij de opzet van de content-types is er rekening gehouden met de importantie van de velden. De belangrijkste velden zijn op het eerste tabblad gezet, de minder belangrijke velden op de navolgende tabbladen, onder de knop Eigenschappen (Properties) of ze zijn niet zichtbaar maar worden door overerving gevuld. Titel en body-veld

De twee belangrijkste velden zijn zonder twijfel het Titel-veld en het Bodyveld. De tekst in het titel-veld wordt aan de ‘voorkant’ vaak gebruikt als kop van een pagina of vind je terug in de menu’s. Het body-veld bevat alle informatie die je aan de bezoeker van de site wilt presenteren. Het body-veld is vaak voorzien van tekstverwerking-functionaliteit: de Smartsite WebEditor. De WebEditor zorgt ervoor dat je de tekst in het body-veld kunt vormgeven zoals je dat in een tekstverwerker ook gewend bent. Wanneer je al eens met een tekstverwerker hebt gewerkt dan zul je merken dat werken met de WebEditor identiek is. Noot Soms wordt ook nog gebruik gemaakt van de SmartEditor, die vergelijkbaar is met de WebEditor.

meta-informatie

Een belangrijk onderdeel van een item is de meta-informatie. De invoer van deze informatie wordt vaak onderschat. Echter, voor het goed functioneren van de site, nu, maar vooral ook in de toekomst, als de site groter wordt, is het juiste gebruik van meta-informatie essentieel.

4.3.1 Kopiëren en plakken uit externe bronnen Niet kopiëren en plakken Het body-veld van een item bevat de tekst en de afbeeldingen die aan de

‘voorkant’ van de site aan de bezoekers wordt gepresenteerd. Soms is deze informatie al in een document aanwezig of heb je op internet een leuk plaatje gezien dat je aan het item wilt toevoegen. Je bent dan misschien geneigd om de informatie uit het document, of van het internet, of van welke externe bron dan ook, te kopiëren en te plakken in het body-veld van een item. Dit wordt sterk afgeraden! Importeer bestanden

De tekst in het body-veld wordt bij het opvragen, het renderen, van een pagina zo opgemaakt dat het binnen de lay-out van de site past. Wanneer je tekst van een externe bron plakt in het body-veld van een item, neem je onbedoeld vervuiling mee die de opmaak van een item kunnen verstoren. Teksten die je vanuit een externe bron wilt gebruiken in een item kun je beter importeren met bijvoorbeeld de actie Importeer Word document (Import Word Documents) of Importeer HTML bestand (Import HTML Files) .

afbeeldingen in een item Teksten kunnen nog we naar het body-veld van een item worden gekopieerd,

hoewel dat sterk wordt afgeraden, maar met afbeeldingen is dat een stuk lastiger. Wanneer je een afbeelding in het body-veld van een item wilt invoegen moet je er voor zorgen dat de afbeelding of op de server staat of als item is Smartsite Dynamic Web System®

53

toegevoegd aan de boomstructuur met behulp van het speciale content-type Binair. Een afbeelding kan je op de server plaatsen met de actie Verkenner (File Explorer) . Daarin bevindt zich de optie Bestanden naar server (Upload) die het mogelijk maakt bestanden (afbeeldingen) op jouw computer te kopiëren naar de server om ze te gebruiken in het body-veld van een item. Een afbeelding als item toevoegen doe je met de actie Specifiek item toevoegen (Add Specified Item) .

4.3.2 Gebruik maken van Translations Translations zijn woorden die een synoniem zijn voor een andere tekst, maar dan samengebald tot één woord. Translations kunnen overal in de tekstvelden gebruikt worden. Een voorbeeld van een Translation is bijvoorbeeld: [SmartsiteWebsite] = www.smartsite.nl Deze Translation kan gebruikt worden in het body-veld van een item. In het body-veld typ je gewoon de naam van de Translation tussen de blokhaken. Wanneer de pagina nu aan de ‘voorkant’ door een bezoeker wordt opgevraagd dan wordt de Translation automatisch vertaald naar het gehele adres.

Een translation gebruiken

Noot Het gebruik van blokhaken [] is de standaard-instelling van Smartsite. Deze instelling kan echter gewijzigd zijn. Informeer dus welke conventie er binnen jouw organisatie van toepassing is.

Het gebruik van zo’n Translation voor zulke algemene informatie is dus zeer praktisch. Wanneer het adres verandert, hoeft men maar op één plaats in de site het adres te wijzigen en alle pagina’s die een bezoeker van de site opvraagt, en die gebruik maken van deze Translation, zullen meteen het juiste adres weergeven.


54

Figuur 4-1 - Een voorbeeld van een Translation.

Wanneer jouw rol het toelaat dan kan je zelf ook Translations aanmaken. Deze Translations kun je dan gebruiken in het body-veld van items. Wanneer je precies een Translation aanmaakt is moeilijk te zeggen. Een Translation bevat over het algemeen informatie die, langdurig hetzelfde blijft en vaak hergebruikt wordt in de teksten van items.

4.3.3 Een afbeelding toevoegen Afbeeldingen in het body-veld van een item zijn altijd een weergave van een bronbestand. Dat betekent dat er ergens een origineel van het plaatje staat en dat je binnen het body-veld een verwijzing naar die bron maakt. Het plaatje bevindt zich dus nooit in het body-veld zelf!

"

Noot Een uitzondering op deze stelling is een item van het content-type Binair dat de afbeelding wel in zich herbergt

Er zijn verschillende soorten bronnen: • De afbeelding staat op het internet; in je tekst gebruik je de URL (het ‘internetadres’) van de afbeelding om het weer te geven; • De afbeelding staat op de server; je maakt een verwijzing naar het bestand door de lokatie en de bestandsnaam te specificeren; • De afbeelding is opgeslagen in een item van het content-type Binair (Binary). Je maakt een verwijzing naar het item. Verbroken verwijzingen

Omdat een afbeelding een verwijzing is naar een bronbestand is het natuurlijk raadzaam om controle over het bronbestand te hebben. Wanneer de originele


55

afbeelding wordt verwijderd dan zal ook in het item zelf de afbeelding verdwijnen. De minste controle over een afbeelding is er natuurlijk wanneer de afbeelding op het internet staat. De eigenaar van de site waar de afbeelding staat kan besluiten om de afbeelding te verwijderen. Op het moment dat de link wordt verbroken zal ook in het item zelf het plaatje niet meer kunnen worden weergegeven. Wanneer de afbeelding zich op de server bevindt, is er meer controle. Je kunt stellen dat alle afbeeldingen die op de server staan gebruikt worden binnen één of meerder items. Wat er op de server staat kun je bekijken met de actie Verkenner (File Explorer) . Bestanden op de server moet je dus ook nooit verwijderen. Een willekeurig item kan onverhoopt gebruik maken van het bestand (de afbeelding) en het verwijderen van het bestand zal dan een verbroken verwijzing geven. De meeste controle over een afbeelding is er wanneer er gebruik gemaakt wordt van het content-type Binair (Binary). Bij een item van dit content-type wordt de afbeelding fysiek in het item opgeslagen. Door een verwijzing naar het item dat de afbeelding bevat te maken, kun je het plaatje gebruiken in het body-veld van jouw item. Smartsite slaat deze verwijzingen op. Wanneer iemand het binaire item wil verwijderen dan zal Smartsite dat weigeren. Hoe je een afbeelding in het body-veld van een item toevoegt wordt uitgelegd in de beschrijving van de WebEditor.

Figuur 4-2 - Een afbeelding toevoegen met behulp van het content-type Binair (Binary).


56

4.3.4 Meta-informatie Een item binnen een door Smartsite aangedreven site heeft vaak velden die zogenaamde meta-informatie bevatten. De omvang van deze velden valt vaak in het niet bij de omvang van het body-veld. Vaak is het een dropdown-lijst of een multi-select lijst en worden deze velden ook nog eens op het tweede tabblad van een item weergegeven. Toch verdienen deze velden aandacht. Meta-informatie: informatie over informatie

Meta-informatie is informatie over informatie. In het body-veld van een item typ je de informatie die gepubliceerd moet worden. De hoeveelheid informatie in alle items van een site kan een overweldigend geheel vormen, zeker wanneer er door een grote organisatie gebruik van gemaakt wordt. De informatie in een item heeft pas waarde voor een bezoeker van een site wanneer die informatie door de bezoeker ook gevonden kan worden. De meta-informatie is de sleutel tot het vinden ervan. Veel genoemde velden voor meta-informatie zijn Categorie (Category) en Sleutelwoorden (Keywords). De categorie van een item zal vaak uit een dropdown-lijst moeten worden gekozen. Voor het selecteren van sleutelwoorden wordt gebruik gemaakt van een multi-select lijst. Wanneer een bezoeker van de site een zoekopdracht doet op bepaalde sleutelwoorden dan kunnen de betreffende items eenvoudig terug gevonden worden wanneer er op een adequate manier met het invoeren van meta-informatie wordt omgegaan.

Een dynamische site

Meta-informatie wordt ook gebruikt om een site dynamisch te maken. De voorpagina van een site kan bijvoorbeeld de laatste 3 toegevoegde items laten zien uit een aantal categorieën. Wanneer de juiste categorie niet wordt toegekend aan een item dan kan het dus gebeuren dat het item niet op de voorpagina wordt getoond of dat het in een verkeerd lijstje terechtkomt. Over meta-informatie zelf, het gebruik van meta-informatie voor het zoeken en de mogelijkheden die zij biedt om een site dynamisch te maken kan uitgebreid uitgewijd worden. Echter, voor een redacteur is het alleen van belang, dat je je bewust bent van het belang van meta-informatie en dat je die metainformatie zorgvuldig gebruikt.


A-1

Overzicht van Smartsite acties

A

Alle handelingen die je in de Smartsite Manager uitvoert worden acties genoemd. Binnen een actie is het vaak mogelijk om een andere gerelateerde of ondersteunende actie uit te voeren, een optie genoemd. In dit deel wordt een overzicht gegeven van een aantal acties.Wanneer je de Smartsite Manager gebruikt zie je alleen die acties en opties die jij mag uitvoeren. Het kan dus zijn dat er in dit deel acties staan die jij niet tot je beschikking hebt. De acties zijn als volgt ingedeeld: Smartsite Manager Acties Instellingen (Options) Weergave instellingen (Select View) Wachtwoord wijzigen (Change Password) Item details (Details) Workflow overzicht (Workflow Overview) Item toevoegen (Add Item) Item bewerken (Edit Item) Open vorige versie (Open Previous Version) Specifiek item toevoegen (Add Specified Item) Voorbeeld (Preview) Recente bewerkingen (Recent Edits) Converteren naar folder (Convert to Folder) Converteren naar item (Convert to Item) Folder sorteren (Sort Folder) Knippen (Cut), Kopiëren (Copy) en Plakken (Paste) Content-type veranderen (Switch Contenttype) Item eigenschappen vernieuwen (Update) Item status instellen (Set Item State) Publicatie tijdschema (View Item Schedule) Verwijderen (Delete) Tabel A-1 - Overzicht Smartsite Manager acties


A-2 Smartsite Manager Acties Verkenner (File Explorer) Bestanden naar server (Upload) Selecteer (Select) Toon/Verberg taakvenster (Toggle Tasks) Toon/Verberg viewvenster (Toggle Cooltree) Ververs Manager (Refresh Manager) Ververs boomstructuur (Refresh (sub)tree) Synchroniseren (Synchronise) Actie afsluiten (Close Current Action) Tabel A-1 - Overzicht Smartsite Manager acties


A-3

A.1 Instellingen (Options) actiecode

De actie Instellingen (Options) wordt gebruikt om algemene instellingen te doen die je helpen bij het gebruik van de Smartsite Manager, zoals de keuze van je rol, de taalinstellingen en instellingen voor het taakvenster.

De instellingen van de Smartsite Manager wijzigen: 1 Klik op Instellingen (Options) . Er verschijnt een dialoogvenster:

Figuur A-1 - algemene instellingen voor de Smartsite Manager

2 Selecteer in de lijst welke instellingen je wilt wijzigen, het rechter gedeelte van het scherm verandert; 3 Pas de instellingen aan; 4 Klik op OK om de instellingen door te voeren of Klik op Annuleren (Cancel) om de nieuwe instellingen niet door te voeren.


A-4

A.2 Weergave instellingen (Select View) Met de actie Weergave instellingen (Select View) kan de weergave van de boomstructuur in het viewvenster overzichtelijker gemaakt worden. Er kunnen verschillende instellingen gemaakt worden die bijvoorbeeld bij verschillende rollen horen.

De weergave van de boomstructuur aanpassen: 1 Selecteer een folder die de top van je boomstructuur wordt. . Er wordt een dialoogvenster 2 Klik op Weergave instellingen (Select View) geopend:

Figuur A-2 - Weergaveinstellingen voor het viewvenster maken

3 Klik op Toevoegen (Add) . Er wordt een nieuwe weergave instelling van de boomstructuur toegevoegd in aan de lijst; 4 Selecteer de nieuwe weergave uit de lijst en klik op Select (Selecteren) . Je ziet nu dat de weergave van de boomstructuur in het viewvenster wordt aangepast; 5 Selecteer de originele weergave instellingen en klik nogmaals op Selecteren (Select). De weergave van de boomstructuur verandert weer naar zijn originele instelling; 6 Selecteer in het viewvenster een andere folder die de top van een aangepaste weergave wordt en herhaal de stappen 3 en 4 om nog een keer een nieuwe weergave instelling aan te maken; 7 Selecteer de weergave die je wilt gebruiken; 8 Klik op Sluiten (Close) om het dialoogvenster Weergave instellingen (Select View) te sluiten.


A-5

A.3 Wachtwoord wijzigen (Change Password) Actiecode

Met de actie Wachtwoord wijzigen (Change Password) kan je het wachtwoord wijzigen dat je gebruikt wanneer je de Smartsite Manager start.

Om je wachtwoord te wijzigen: 1 Start de actie Wachtwoord wijzigen (Change Password) dialoogvenster:

. Er verschijnt een

Figuur A-3 - het wachtwoord wijzigen.

2 Typ in het tekstveld Huidige wachtwoord (Enter your current password) het wachtwoord dat je nu gebruikt; 3 Typ in het veld Nieuw wachtwoord (Type your new password) het nieuwe wachtwoord; 4 Typ in het veld Nieuw wachtwoord (controle) (Re-type new password) nogmaals het nieuwe wachtwoord; 5 Klik op OK om je nieuwe wachtwoord te bevestigen of Klik op Annuleren (Cancel) om deze actie te beëindigen en je wachtwoord niet te wijzigen.

Enkele tips met betrekking tot wachtwoorden: • Wachtwoorden zijn case-sensitive. Dat betekent dat er onderscheid gemaakt wordt tussen kleine letters en hoofdletters; • Zorg dat je wachtwoord minimaal 6 karakters lang is; • Gebruik een combinatie van letters en cijfers die je makkelijk kunt onthouden maar die niet door iemand geraden kan worden.

Let op! Wees je er van bewust dat, in het beste geval, de Smartsite Manager met een webbrowser vanaf elke plek ter wereld te benaderen is. Onzorgvuldig gekozen wachtwoorden kunnen onbevoegden toegang verlenen tot het systeem. Zij kunnen dan kostbare informatie laten verdwijnen.


A-6


A-7

A.4 Item details (Details) 11

De actie Item details (Details) gebruik je als je algemene eigenschappen wilt bekijken van een folder/item.

Om de details van een item te bekijken: 1 Selecteer een item of folder; 2 Klik in het viewvenster op de rechter muisknop en klik op Item details (Details) . In het actievenster worden de details van het geselecteerde item getoond:

Figuur A-4 - Overzicht algemene eigenschappen van een item.

Noot Deze actie is als standaardactie ingesteld. Dat betekent dat wanneer je dubbel klikt op een item of folder in het viewvenster, deze actie automatisch gestart wordt.

"

De details van een item zijn verdeeld over drie tabbladen: Details (Details), Versies (Versions) en Status wijzigingen (Status Changes). Het tabblad Details een heleboel informatie. De belangrijkste informatie voor (hoofd)redacteuren is: Kop

Omschrijving

Content-type (Contenttype)

In de eerste kolom staat de naam van het contentype waar dit item op gebaseerd is. In de tweede kolom staat de titel van het item

Omschrijving (Description)

Een korte beschrijving van het item. Deze tekst wordt ontleend aan het veld Omschrijving (Description) van het item

Nr

Het unieke nummer dat het item in de Smartsite database heeft

Code

Een unieke code. Deze code wordt gebruikt om speciale items (zoals workflow-definities, rendertemplates, channels, etc.) te onderscheiden. Tabel A-2 - overzicht informatie in actie Item details (Details)


A-8 Kop

Omschrijving

Ouder (Parent)

Het nummer van de folder waarin het item zich bevindt

Item status (Item State)

Deze status geeft aan of het item gepubliceerd is (active) of gearchiveerd (archived)

Toegevoegd (Added)

De datum waarop het item is toegevoegd

Gewijzigd (Modified)

De datum waarop het item voor het laatst is bewerkt

Actieve versie (Active Version)

De laatste versie van het item die gepubliceerd is.

Cache

Dit geeft aan hoe lang een item in de server-cache blijft staan

Tonen vanaf (From)

Het item is gepubliceerd (zichtbaar) vanaf de hier getoonde datum

Tonen tot (Until)

Deze datum geeft aan wanneer de publicatie van het item eindigt. Vanaf deze datum is het item niet meer zichtbaar in de site

Channels

Het item is zichtbaar in de channels die vermeld zijn. Door een channel aan te klikken wordt het item geopend in een nieuw browservenster

Kinderen (Children)

Geeft het aantal directe kinderen onder een folder aan. Het totaal aantal kinderen onder deze folder wordt tussen haakjes weergegeven.

Workflow

De soort workflow die aan dit item is toegekend

Workflow status De workflow-status die het item heeft (Workflow State) Toegekend aan (Assignment)

De groep die het item nu aan het bewerken is

Tabel A-2 - overzicht informatie in actie Item details (Details)

"

Noot Soms kan er bij de opzet van de site voor gekozen zijn om andere of aanvullende informatie te geven. De bovenstaande lijst is een overzicht van de algemene eigenschappen die standaard getoond wordt.

Het tabblad Versies (Versions) geeft een overzicht van alle versies van het item. Het tabblad Status wijzigingen (Status Changes) laat zien wanneer de workflow-status van een item is veranderd en door wie die status-verandering is uitgevoerd.


A-9

A.5 Workflow overzicht (Workflow Overview) De actie Workflow overzicht (Workflow Overview) wordt gebruikt om een overzicht te krijgen van de items die aan jou, of aan de gebruikersgroep waar je in zit, zijn toegekend. Tevens kan je een totaaloverzicht krijgen van alle ‘lopende zaken’ in de site. Dat wil zeggen dat je een overzicht krijgt van alle items die in een workflow-proces zitten. Je kunt met deze actie snel naar een item toespringen om het te bewerken of de workflow-status van een item wijzigen.

Een overzicht van items die in een workflow-proces zitten: 1 Selecteer in het viewvenster de folder waaronder je de workflow van items en folders wilt bekijken; 2 Start de actie Workflow overzicht (Workflow Overview) . Er wordt een dialoogvenster geopend:

Figuur A-5 - Overzicht van items die aan jou zijn toegekend.

3 Selecteer in het viewvenster een andere folder en druk op Verversen (Refresh) om de workflow op items onder de geselecteerde folder te bekijken; 4 Klik op Sluiten (Close) om het dialoogvenster te sluiten.

Het dialoogvenster van de actie Workflow overzicht (Workflow Overview) heeft drie tabbladen: Toegekend (Assigned) Op dit tabblad vind je een lijst van alle items waar jij verantwoordelijk voor bent. De items zijn gecategoriseerd op de workflow-status die de items hebben. Aangeboden (Called Out) Op dit tabblad vind je een lijst van alle items die zijn aangeboden aan de gebruikersgroep waar jij onderdeel van uitmaakt. Door een item te openen, te


A-10

bewerken en op te slaan, ken jij de verantwoordelijkheid voor het item aan jezelf toe. Het item zal vanaf nu worden weergegeven in de lijst op het tabblad Toegekend (Assigned). Overzicht (Overview) Dit tabblad geeft je een overzicht van alle items die in een workflow proces zitten. Je kunt de lijst filteren op groep en op gebruiker.

Elk tabblad heeft een context-menu dat je kunt gebruiken om snel het item in het viewvenster te selecteren om het te bewerken of om de workflow-status van een item te wijzigen.

Het item in het viewvenster selecteren: 1 Selecteer in de lijst in het dialoogvenster een item; 2 Klik op de rechter muisknop. Het contextmenu wordt geopend; 3 Klik op Synchroniseren (Sync tree) . In het viewvenster wordt het item geselecteerd. 4 Start een actie, bijvoorbeeld Item bewerken (Edit Item) .

Je kunt ook de workflow-status van een item wijzigen. Afhankelijk van je rol en je rechten, de toegekende workflow aan het item en de bijbehorende workflow-statussen vind je in het context-menu een overzicht van de workflow-statussen die je aan het item kan toekennen. Een ingebouwde workflow Compleet (Complete) kent bijvoorbeeld de volgende statussen: Icoon

Workflow-status Toegekend (Assigned) Afgekeurd (Disapporoved) Bezig (Busy) Klaar voor goedkeuring (Ready for approval) Bezig met goedkeuren (Busy approving) Goedgekeurd (Approved) Actief (Active) Tabel A-3 - voorbeeld workflow-statussen

!

De workflow-status wijzigen: 1 Selecteer in de lijst in het dialoogvenster een item; 2 Klik op de rechter muisknop. Het contextmenu wordt geopend; 3 Selecteer een nieuwe workflow-status.

Let op!


Wanneer je een workflow-status wijzigt, draag je de verantwoordelijkheid voor het item over aan iemand anders. Dat betekent dat je zelf het item niet meer kan bewerken. Wees er dus zeker van dat alle in-

A-11

formatie in het item correct is, anders moet een item later worden afgekeurd, waarna het opnieuw bewerkt moet worden. Dit is zonde van de tijd.


A-12

A.6 Item toevoegen (Add Item) 34

Met de actie Item toevoegen (Add Item) kunnen nieuwe items worden aangemaakt die dan worden toegevoegd aan de boomstructuur in het viewvenster. Afhankelijk van de plaats in de boomstructuur zal er een item van een bepaald content-type worden aangemaakt. Wanneer je een item van een heel ander content-type wilt aanmaken onder de folder die je hebt geselecteerd, dan moet je gebruik maken van de actie Specifiek item toevoegen (Add Specified Item) .

Om een item toe te voegen: 1 Selecteer in het viewvenster de folder waaronder het item geplaatst moet worden; 2 Selecteer uit het menu of het context-menu de actie Item toevoegen (Add Item) . In het actiescherm wordt een nieuw formulier getoond:

Figuur A-6 - Een item toevoegen.

3 Vul de verschillende velden in het formulier in. Sommige velden hebben misschien al een waarde die zij hebben geërfd van de folder waaronder dit nieuwe item wordt aangemaakt (ouder/kind relatie) De velden kunnen op meerdere tabbladen staan. Selecteer een tabblad om ook daar informatie toe te voegen; 4 Klik op Eigenschappen (Properties) om de eigenschappen van dit item in te stellen. Er opent zich een dialoogvenster met verschillende tabbladen. Indien nodig kun je hier eigenschappen van het item wijzigen of extra informatie toevoegen; 5 Selecteer welke workflow-status het item heeft; 6 Klik op Opslaan (Save) om het item op te slaan.


A-13

Bij het opzetten van de site kunnen de verschillende velden zodanig ingesteld zijn dat de inhoud van een veld gevalideerd wordt; de inhoud wordt gecontroleerd. Sommige velden kunnen bijvoorbeeld een waarschuwing geven wanneer er geen invoer is of wanneer de invoer van dat veld niet aan bepaalde voorwaarden voldoet. Wanneer je bijvoorbeeld het veld Titel (Title) vergeet in te vullen dan krijg je de volgende melding:

Figuur A-7 - Waarschuwing bij een leeg Titel-veld.

Klik dan op OK, vul het veld in en sla het item op. Nadat je het item hebt opgeslagen zal het item in het viewvenster verschijnen onder de folder die je hebt geselecteerd. Je kunt het item herkennen aan de titel die jij het hebt meegegeven. De workflow-status van het item kun je ook in het viewvenster terugvinden. De actie Item toevoegen (Add Item) biedt nog een aantal extra opties die kunnen worden uitgevoerd terwijl je met de actie bezig bent. Deze opties vind je terug in de knoppenbalk in het actiescherm: Optie

Omschrijving Opslaan (Save): door op deze knop te klikken sla je het item op; Voorbeeld (Preview): met deze optie kun je bekijken hoe deze versie van het item eruit gaat zien wanneer het opgevraagd wordt. Deze actie wordt apart beschreven; Alles ongedaan maken (Undo All): wanneer je hierop klikt worden alle velden die je hebt gewijzigd weer teruggezet naar hun oorspronkelijke waarde. Wanneer je dus een lange tekst in het body-veld hebt getypt zal deze tekst in zijn geheel gewist worden;

Let op! Deze actie kan niet ongedaan gemaakt worden. Alle informatie die je hebt ingevuld in de velden is definitief verloren. Workflow status (Workflow Status): uit deze dropdown-lijst kan een selectie gemaakt worden voor de workflow-status van het item; Eigenschappen (Properties): dit opent een nieuw dialoogvenster waar extra velden voor het item kunnen zijn geplaatst. Vaak staan hier velden die al waarden geërfd hebben en die niet vaak gewijzigd hoeven te worden. Echter, hier kunnen ook velden zijn geplaatst die de meta-informatie van het item bevatten! Tabel A-4 - opties bij de actie Item toevoegen (Add Item)


A-14

A.7 Item bewerken (Edit Item) 1

Met de actie Item bewerken (Edit Item) en de informatie bewerken.

kun je bestaande items openen

Om een item te wijzigen: 1 Selecteer het item in het viewvenster; 2 Klik in het menu of in het context-menu op de actie Item bewerken (Edit Item) . In het actiescherm wordt het item nu geopend;

Figuur A-8 - Een item opnieuw bewerken.

3 Breng wijzigingen aan in de velden op de verschillende tabbladen. Wijzig eventueel de overige eigenschappen van het item (klik op Eigenschappen (Properties) om het dialoogvenster van de eigenschappen te openen); 4 Pas eventueel de workflow-status van het item aan; 5 Klik op Opslaan (Save) om het item op te slaan.

De actie Item bewerken (Edit Item) biedt nog een aantal extra opties die kunnen worden uitgevoerd terwijl je met de actie bezig bent. Deze opties vind je boven in het actiescherm


A-15

Opslaan (Save): Hiermee sla je het item op; Open vorige versie (Open Previous Version): Met deze optie kun je een eerdere versie van het item openen. Deze actie wordt apart beschreven; Voorbeeld (Preview): Met deze optie kun je bekijken hoe deze versie van het item er uit gaat zien wanneer het opgevraagd wordt. Deze actie wordt apart beschreven; Alles ongedaan maken (Undo All): Wanneer je hier op klikt worden alle velden die je hebt gewijzigd weer teruggezet naar hun oorspronkelijke waarde. De oorspronkelijke waarde is die informatie die in de velden stond toen het item geopend werd om te bewerken;

Let op! Deze actie kan niet ongedaan gemaakt worden. Alle informatie die je hebt ingevuld in de velden is definitief verloren. Workflow Status: kies uit deze lijst een workflow-status. De workflowstatus geeft aan wat er verder met het item gaat gebeuren. Eigenschappen (Properties): dit opent een nieuw dialoogvenster waar extra eigenschappen voor het item kunnen worden ingesteld. Vaak staan hier eigenschappen die al geërfd zijn en die niet vaak gewijzigd hoeven te worden. Tabel A-5 - overzicht opties bij actie Item bewerken (Edit Item).


A-16

A.8 Open vorige versie (Open Previous Version) [actiecode]

Elke keer wanneer een item is gewijzigd en wordt opgeslagen wordt een kopie van het gewijzigde item opgeslagen. Op deze manier ontstaat er een lijst van verschillende versies van het item. Het kan gebeuren dat een item een aantal wijzigingen heeft ondergaan die bij nader inzien niet goed zijn. Een eerdere versie van dat item was eigenlijk veel beter en je zou deze versie graag weer terug willen plaatsen. De optie Open vorige versie (Open Previous Version) is onderdeel van de actie Item bewerken (Edit Item) . De optie is te vinden boven in het actiescherm.

Om een eerdere versie van een item terug te plaatsen: 1 Klik op Open vorige versie (Open Previous Version) ; Er verschijnt een menu met twee opties 2 Klik op Laatst opgeslagen (Last Saved) om de versie terug te halen die je het laatste hebt opgeslagen. Je keert dan direct terug naar de actie Item bewerken (Edit Item); 3 Klik op Vorige versie (Previous Version) om een eerder opgeslagen versie terug te halen. Er opent zich een nieuw dialoogvenster:

Figuur A-9 - Een vorige versie van een item selecteren.

Het dialoogvenster geeft een lijst weer met vier kolommen: Versie (Version), Datum (Date), Gebruiker (User), Notities (Notes): De versie met nummer 1, in de kolom Versie (Version) is de versie van het item die met de actie Item toevoegen (Add Item) is aangemaakt. De versie met het hoogste versienummer is de versie die als laatste is opgeslagen. De kolom Datum (Date) geeft aan op welke datum de betreffende versie van het item is opgeslagen. De kolom Gebruiker (User) geeft aan wie op de betreffende versie van het item in zijn beheer had.


A-17 De kolom Notities (Notes) laat de notities zien die bij de afzonderlijke versies zijn gemaakt. 4 Selecteer een versie uit de lijst; 5 Klik OK om deze versie van het item te openen of Klik op Annuleren (Cancel) om terug te gaan naar het item waar je al mee bezig was.

Van een eerdere versie van een item kan ook een voorbeeld worden bekeken. Selecteer daartoe de versie in de lijst en klik op Voorbeeld (Preview) . De uit de lijst geselecteerde versie van een item kan ook worden vergeleken met de meest actuele versie.

Om een eerdere versie met de actuele versie te vergelijken: 1 Selecteer een oudere versie in de lijst; 2 Klik op Verschillen (Diff) . Er opent zich een nieuw dialoogvenster; 3 Bekijk de verschillen; 4 Klik OK of Annuleren (Cancel) om het dialoogvenster voor het vergelijken van versies te sluiten.

Het dialoogvenster voor het vergelijken van versies heeft twee kolommen. De linker kolom geeft de oudere versie weer, de rechter kolom de meest recente. In de linker kolom, in de oude versie, is rood aangegeven wat er in de nieuwe versie niet meer is, terwijl in de rechter kolom, de meeste recente versie, met groen wordt aangegeven wat er is bijgekomen ten opzichte van de oudere versie.

Noot De verschillen die getoond worden zijn niet altijd even zuiver. Soms worden dingen als verschil aangemerkt terwijl de tekst inhoudelijk niet is veranderd. De verschillen worden namelijk ook veroorzaakt door kleine wijzigingen in de opmaak.

"


A-18

A.9 Specifiek item toevoegen (Add Specified Item) Actiecode

Wanneer je een item onder een folder aanmaakt wordt er gekeken wat voor soort items er in deze folder horen; er wordt gekeken van welk content-type de items in de folder zijn. Soms kan het nodig zijn om in een folder een item van een heel ander content-type aan te maken. Met de actie Specifiek item toevoegen (Add Specified Item) is dat mogelijk.

Het toevoegen van een item van een speciaal content-type gaat als volgt: 1 Selecteer in het viewvenster de folder waaronder het item geplaatst moet worden; 2 Klik op Specifiek item toevoegen (Add Specified Item) . Er wordt een nieuw dialoogvenster geopend met de content-types die je mag toevoegen:

Figuur A-10 - Een item van een ander content-type invoegen

3 Selecteer een content-type en klik op OK . In het actievenster wordt nu het content-type getoond; 4 Vul de verschillende velden in het formulier in; 5 Selecteer welke workflow-status het item heeft; 6 Klik op Opslaan (Save) om het item op te slaan.

Welke content-types je allemaal mag toevoegen onder de door jouw geselecteerde folder is vooraf ingesteld. Elk content-type kan helemaal zijn ingericht volgens de wensen die jouw organisatie heeft gesteld. Er zijn echter drie bijzondere content-types die standaard in Smartsite zitten: • Reference; • Binary; • Translation.

Referentie toevoegen (Add Reference) Een item van het content-type Reference bevat een verwijzing naar een externe website, een ander item binnen de site of een bestand op de server. Wan-


A-19

neer dit item wordt getoond in het browser-venster zal de website, het item of het bestand dat aan dit item is gekoppeld worden geopend. Het content-type Reference kent de volgende velden die moeten worden ingevuld: - URL Dit is de tekst van de verwijzing naar een website, een item of een bestand. Je kunt het doel selecteren met behulp van de optie Selecteer (Select) ; - Doel (Target) kies uit de dropdownlijst waar de opgeroepen website moet worden geopend: Doel (Target)

Omschrijving

None

de nieuwe website wordt in hetzelfde venster geopend als waarin het item wordt geopend;

New Window

de website waarnaar wordt verwezen wordt geopend in een nieuw browser-venster;

Parent Window Wanneer jouw site met frames werkt dan wordt het item in het frame geopend dat een niveau hoger ligt; Top Window

het item wordt in het hele browser-venster getoond. Eventuele framesets worden verwijderd;

Main Window (Frameset)

Het item wordt in het in het frame geopend dat het belangrijkst is. Tabel A-6 - Manieren om een verwijzing weer te geven.

- Titel (Title) de titel van deze verwijzing. Deze titel wordt gebruikt in de boomstructuur van het viewvenster. De URL van een externe website of een mailadres kan je eenvoudig zelf typen: • http://www.smartsite.nl • mailto:[email protected]

Binair toevoegen (Add Binary) Een item van het content-type Binary bevat een bestand. Er kunnen bestanden van verschillende types worden opgeslagen in een item van het contenttype Binary. Het voordeel van het opslaan van een bestand in een item is dat er beveiliging, workflow en versiebeheer op zo’n bestand kan worden toegepast. Wanneer je nu in een ander item een verwijzing naar dit item maakt, dan weet je ook altijd zeker dat het bestand er ook daadwerkelijk is; dit in tegenstelling tot een link die verwijst naar een bestand op de server zelf; iemand anders kan per ongeluk dat bestand gewist hebben. Het content-type Binary kent de volgende velden die van belang zijn: - Naam (Name) dit is de titel van het item die in de boomstructuur in het viewvenster zichtbaar is; - Data Dit veld is vaak gevuld wanneer je het item opnieuw opent. Wanneer je een


A-20

item van het content-type aanmaakt, gebruik je de Browse-knop om een bestand op je eigen computer te selecteren dat je in dit item wil opslaan.

Translation toevoegen (Add Translation) Een Translation is een manier om een verzameling gegevens te bundelen tot een kernwoord. Dit kernwoord kan gebruikt worden binnen het items. Wanneer een item gerenderd wordt, worden deze kernwoorden vervangen door de volledige tekst van de Translation. Een voorbeeld van een Translation is: [Smartsite BV] = Smartsite BV Elektronicaweg 33 2628 XG Delft T: 015-2513720 F: 015-2513721 E: [email protected] Wanneer je nu in het bodyveld van een item een tekst typt en je plaatst in die tekst het woord [Smartsite BV] dan zal de in de uitvoer de volledige adresgegevens van Smartsite B.V. geschreven worden. Let op! Voor het gebruiken van translations in tekst maak je gebruik van vierkante blokhaken []. Om eventuele problemen te voorkomen met translations wordt het aangeraden deze blokhaken niet te gebruiken als je er geen translation mee bedoelt. Verzeker je er van dat als je ze toch gebruikt dat er niet zo’n translation bestaat. Echter, het kan zijn dat er binnen jouw organisatie een andere instelling is gebruikt in plaats van de blokhaken. Wees in dat geval met de alternatieve conventie voorzichtig

Een item van het content-type Translation kent de volgende velden die van belang zijn: - Code Type in dit tekstveld het kernwoord. Dit hoeft niet per se één woord te zijn. - Vervanging (Replacement) De tekst die bij het renderen van een item in plaats van het kernwoord komt. - Omschrijving (Description) gebruik dit veld om een duidelijke omschrijving van de Translation te geven - Translation Type maak hier een selectie hoe de translation gebruikt gaat worden. Voor (hoofd)redacteuren zijn alleen de opties Lokaal (Local) en Globaal (Global) interressant. Wanneer het Translation Type van een Translation op Globaal (Global) is ingesteld dan kan deze Translation in het de gehele site gebruikt worden. Echter, wanneer het Translation Type op Lokaal (Local) is ingesteld dan kan deze Translation alleen lokaal gebruikt worden. Dat betekent dat alleen items


A-21

die in dezelfde folder als de Translation staan of in sub-folders van deze folder, gebruik kunnen maken van de Translation. Een Lokale (Local) Translation overschrijft een Globale (Global) Translation wanneer deze dezelfde naam hebben. Alle items die gebruik maken van een Lokale (Local) Translation, dat zijn dus alle items die naast of onder de Translation staan, zullen de informatie uit de Globale (Global) Translation overschrijven.


A-22

A.10Voorbeeld (Preview) Preview

Binnen de acties Item toevoegen (Add Item) en Item bewerken (Edit Item) , maar ook in de menubalk en het context-menu van het viewvenster, is er een knop voor de actie Voorbeeld (Preview) . Met deze actie kun je een tot pagina gerenderd item bekijken. De actie Voorbeeld (Preview) komt op twee manieren voor: Actie

Omschrijving

Toon in nieuw venster (Open in New Window) Voorbeeld (Preview)

.

;

De gepubliceerde versie van een item wordt tot item gerenderd en in een nieuw venster getoond. De versie van het item dat op dit moment wordt bewerkt wordt tot een pagina gerenderd en in een nieuw venster getoond.

Tabel A-7 - Varianten op de actie Voorbeeld (Preview).

gebruik je binnen de actie Item toevoeDe optie Voorbeeld (Preview) gen (Add Item) of Item bewerken (Edit Item) . Wanneer je binnen deze acties de optie Voorbeeld (Preview) gebruikt bekijk je de versie van het item waar je op dat moment mee bezig bent. Wanneer je niet met een van de acties Item toevoegen (Add Item) of Item bewerken (Edit Item) bezig bent, en je selecteert Toon in nieuw venster (Open in New Window), dan bekijk je de versie van het item die gepubliceerd is. Dat kan dus een eerdere versie zijn dan de versie waar je op dat moment mee bezig bent. Na het starten van deze actie wordt een nieuw browservenster geopend waarin het geselecteerde item wordt gerenderd.

"

Noot Het item wordt gerenderd naar het default channel. Deze instelling kun je wijzigen met de actie Instellingen (Options) .

Figuur A-11 - een nieuwe versie van een item bekijken


A-23

A.11Recente bewerkingen (Recent Edits) Actiecode

De actie Recente bewerkingen (Recent Edits) alle items die recent zijn aangemaakt of gewijzigd.

toont een overzicht van

Figuur A-12 - Overzicht recente bewerkingen in de site

Het overzicht van de recente wijzigingen toont vier kolommen: Kolomnaam

Omschrijving

Nr

Het nummer van het item dat is aangemaakt of bewerkt;

Status

De workflow status die het item heeft;

Gewijzigd op De datum en het tijdstip waarop het item is bewerkt of aangemaakt; (Modified) Titel (Title)

De titel van het item, zoals het ook in het viewvenster wordt vermeld. Tabel A-8 - Overzicht actie Recente bewerkingen (Recent Edits).


A-24

A.12Converteren naar folder (Convert to Folder) 32

De actie Converteren naar folder (Convert to Folder) gebruik je om items om te zetten in folders. Vervolgens kan je met Item toevoegen (Add Item) weer nieuwe items (kinderen) aanmaken binnen die folders. Dit is ook handig bij het splitsen van een lang document.

Om een item te converteren naar een folder: 1 Selecteer in het viewvenster een of meerdere items die geconverteerd moeten worden naar een folder; 2 Start uit het context-menu of het menu de actie Converteren naar folder (Convert to Folder) . Er wordt een dialoogvenster geopend waarin een overzicht wordt getoond van items die geconverteerd gaan worden:

Figuur A-13 - Een item converteren naar een folder.

3 Klik OK om het item te converteren naar een folder of Klik op Annuleren (Cancel) om terug te gaan naar de Smartsite Manager.


A-25

A.13Converteren naar item (Convert to Item) 32

De actie Converteren naar item (Convert to Item) gebruik je om een folder te converteren naar een item. Alleen een lege folder, een folder die dus geen items bevat, kan worden geconverteerd naar een item.

Om een folder te converteren naar een item: 1 Selecteer in het Viewvenster één of meerdere lege folders die geconverteerd moeten worden naar items 2 Start vanuit het context-menu of het menu de actie Converteren naar item (Convert to Item) . Er wordt een dialoogvenster geopend waarin een overzicht wordt getoond welke folders geconverteerd gaan worden:

Figuur A-14 - Bevestig of je een folder wilt converteren naar een item van hetzelfde content-type.

3 Klik OK om het item te converteren naar een folder of Klik op Annuleren (Cancel) om terug te gaan naar de Smartsite Manager.


A-26

A.14Folder sorteren (Sort Folder) Actiecode

Met deze actie kun je de items die zich direct onder een folder bevinden sorteren.

Om een folder te sorteren: 1 Selecteer in het viewvenster een folder die je wilt sorteren 2 Start de actie Folder sorteren (Sort Folder) . Er wordt een nieuw dialoogvenster geopend;

Figuur A-15 - Een folder sorteren.

3 Selecteer uit de dropdown-lijst Folder sorteren op (Sort folder by) de gewenste manier van sorteren. 4 Klik op OK om de nieuwe sortering toe te passen op deze folder of Klik op Annuleren (Cancel) om het sorteren af te breken

Folders kunnen op verschillende manieren gesorteerd worden: Sorteer type

Omschrijving

Natuurlijke volgorde (Natural Order)

Voor het sorteren wordt het itemnummer gebruikt;

Op datum (oudste eerst) By Date (oldest First)

De items worden gesorteerd op datum van aanmaak, waarbij het item dat het oudst is bovenaan de lijst komt;

Op datum (nieuwste eerste) By Date (newest first)

De items worden gesorteerd op datum van aanmaak, waarbij het meest recent aangemaakte item bovenaan de lijst komt;

Zelf bepalen (Custom)

De sortering van de items kan geheel volgens eigen inzicht worden aangepast;

Op titel (By Title)

De items worden alfabetisch gesorteerd op de titel van het item. Tabel A-9 - Sorteer mogelijkheden voor folders


A-27

Wanneer voor een sortering volgens eigen inzicht wordt gekozen kan de volgorde van de items in de folder als volgt aangepast worden: 1 Selecteer uit de dropdown-lijst Folder sorteren op (Sort folder by) de sorteervolgorde Zelf bepalen (Custom); 2 Selecteer een item uit de lijst; 3 Gebruik de pijltjestoetsen aan de linkerkant van de lijst om een item naar boven of naar beneden te verplaatsen.


A-28

A.15Knippen (Cut), Kopiëren (Copy) en Plakken (Paste) Actiecode nog toevoegen

Met de acties Knippen (Cut) , Kopiëren (Copy) en Plakken (Paste) kunnen bestaande items respectievelijk verplaatst en gekopieerd worden naar een andere folder in het viewvenster.

Om een item te kopiëren of te verplaatsten 1 Selecteer één of meerder items in het viewvenster; 2 Klik in het context-menu of het menu op Knippen (Cut) om de items te verplaatsen of Klik op Kopiëren (Copy) om de geselecteerde items te kopiëren. 3 Selecteer in het viewvenster een folder waar de items naartoe verplaatst/gekopieerd moeten worden 4 Klik op de rechter muisknop in het viewvenster en selecteer uit het contextmenu de actie Plakken (Paste) . Er verschijnt een dialoogvenster waarin een samenvatting staat van de items die in deze folder geplaatst gaan worden:

Figuur A-16 - gekopieerde items plakken.

5 Klik op OK om de items in deze folder te plaatsen of Klik op Annuleren (Cancel) om het plaatsen van de items af te breken.

"

Noten • Folders zijn ook items en kunnen als zodanig ook geknipt, gekopieerd en geplakt worden; • Wanneer een folder verplaatst wordt met de acties Knippen (Cut) en Plakken (Paste) dan worden alle items die in die folder aanwezig zijn (de kinderen) meeverplaatst; • Wanneer een item gekopieerd wordt met de acties Kopiëren (Copy) en Plakken (Paste) wordt het titelveld van elk item voorzien van een voorzetstel. Standaard is dit Kopie van (Copy of); • Wanneer een folder gekopieerd wordt (of één van de geselecteerde items is een folder) met de acties Kopiëren (Copy) en Plakken (Paste), dan kan bij het plakken van het


A-29 item worden aangegeven of de kinderen van de folder meegekopieerd dienen te worden door het vinkje voor Recursief (Recursive) aan te vinken;

Items zijn van een bepaald content-type. Wanneer een item van het contenttype Nieuws wordt gekopieerd of verplaatst naar een folder waar items van een heel ander content-type aanwezig zijn dan converteert het item niet tot dat content-type. Wil je het content-type van een item aanpassen, dan moet je gebruik maken van de actie Content-type veranderen (Switch Contenttype) . Met het knippen, kopiëren en plakken van items moet je dus zorgvuldig omgaan.


A-30

A.16Content-type veranderen (Switch Contenttype) Met de actie Content-type veranderen (Switch Contenttype) kan het content-type van één of meerdere items en/of folders gewijzigd worden. Het content-type van een item kan alleen gewijzigd worden in een afgeleid content-type. De gebruikte velden binnen het item moeten namelijk een equivalent vinden in het nieuwe content-type anders gaat er informatie verloren.

Om het content-type van één of meerdere items en/of folders te wijzigen 1 Selecteer in het viewvenster de items en/of folders waarvan je het content-type wilt aanpassen; 2 Start de actie Content-type veranderen (Switch Contenttype) . Er wordt een dialoogvenster geopend dat een lijst geeft van de afgeleide content-types:

Figuur A-17 - Een content-type selecteren

3 Selecteer het gewenste nieuwe content-type en klik op OK om de contenttypes te converteren of Klik op Annuleren (Cancel) om de actie af te breken; 4 Klik op Sluiten (Close) wanneer de conversie van content-types succesvol is uitgevoerd.


A-31

A.17Item eigenschappen vernieuwen (Update) 3

Met de actie Item eigenschappen vernieuwen (Update) kunnen de eigenschappen van één of meerdere items en/of folders in één keer aangepast worden. Welke velden van een item kunnen worden aangepast hangt af van het content-type. Per content-type kan namelijk worden aangegeven welke velden voor deze actie in aanmerking komen.

Eigenschappen van meerdere items tegelijk aanpassen 1 Selecteer één of meerdere items en/of folders in het viewvenster 2 Start de actie Item eigenschappen vernieuwen (Update) . Er verschijnt een nieuw dialoogvenster:

Figuur A-18 - Velden selecteren voor het aanpassen van de waarde.

3 Selecteer welke velden je wilt aanpassen en klik op Volgende (Next) 4 Pas de waarden aan en klik op Voltooien (Finish) . De wijzigingen worden nu doorgevoerd in de items en/of folders; 5 Klik op Sluiten (Close) om het dialoogvenster te sluiten of klik op Vorige (Back) om terug te gaan en van de geselecteerde items en/of folders de eigenschappen opnieuw aan te passen.

Noten • Gebruik de optie Toepassen op alle kinderen (Apply to all childeren) om ook de eigenschappen te wijzigen van alle kinderen in van een folder;

"

• Deze actie kan alleen op items en/of folders worden uitgevoerd die tot dezelfde groep van content-types behoren.


A-32

A.18Item status instellen (Set Item State) De actie Item status instellen (Set Item State) wordt gebruikt om de publicatiestatus van één of meerdere items en/of folders te wijzigen. Globaal valt de publicatie-status van een item in twee delen uiteen: • Het item is actief; • Het item is niet actief.

Binnen de actieve status kan de publicatie van een item nog verschillende vormen aannemen: • Het item is actief, maar de publicatiedatum is nog niet aangebroken; • Het item is actief, maar de de-publicatiedatum is verstreken; • Het item is actief en een nieuwe versie van het item wordt binnenkort actief.

Binnen de inactieve publicatiestatus kan ook onderscheid gemaakt worden: • Het item is niet actief en gearchiveerd (archived); • Het item is niet actief en verwijderd (deleted); • het item is een sjabloon (template).

Om de publicitiestatus van één of meerdere items en/of folders te wijzigen: 1 Selecteer in het viewvensters de items waarvan de status moet worden gewijzigd; 2 Start de actie Item status instellen (Set Item State) . Er wordt een nieuw dialoogvenster geopend:

Figuur A-19 - De publicatie-status van een item instellen

Kies een itemstatus en doe aanvullende instellingen wanneer je voor de publicatie-status actief hebt gekozen; 3 Selecteer de optie Inclusief alle kinderen als deze actie op een folder wordt uitgevoerd en alle kinderen in de folder dezelfde item status moeten krijgen;


A-33 4 Klik op OK om de instellingen toe te passen of Klik op Annuleren (Cancel) om de actie af te breken.

Het instellen van de publicatiestatus van een item is rol-afhankelijk. Dat betekent dat opties die je kunt kiezen afhankelijk zijn van je rol. Opties die je niet kan gebruiken zijn geblokkeerd.


A-34

A.19Publicatie tijdschema (View Item Schedule) 20

Met behulp van de actie Publicatie tijdschema (View Item Schedule) kun je in één oogopslag zien van wanneer tot wanneer een item op de website zichtbaar is. Deze actie kan ook op meerdere items tegelijk worden toegepast.

Om de tijdlijn voor één of meerder items te bekijken: 1 Selecteer in het viewvenster één of meer folders/items; 2 Start de actie Publicatie tijdschema (View Item Schedule) nieuw dialoogvenster geopend:

. Er wordt een

Gebruik de dropdown-lijsten om de begin en eind datum van het overzicht in te stellen; 3 Klik op Refresh : de ingestelde periode wordt weergegeven in het overzicht.

"

Noot Als je met je muis boven de gekleurde balkjes gaat staan, krijg je meer informatie over het item. Een groen balkje betekent dat de tijdsinstelling actief is, een rood balkje betekent inactief. Een geel balkje betekent dat het item gearchiveerd is.


A-35

A.20Verwijderen (Delete) 16

Met de actie Verwijderen (Delete) kunnen items worden verwijderd. Items die worden verwijderd zullen niet meer worden weergegeven in de boomstructuur in het viewvenster. Echter, deze items bestaan nog steeds in de Smartsite database, zodat zij in het uiterste geval nog teruggehaald kunnen worden. Het spreekt natuurlijk voor zich dat wanneer je over deze actie beschikt dat je deze met de nodige terughoudendheid moet gebruiken. Het is vaak beter om items te archiveren met de actie Item status instellen (Set Item State) . Gearchiveerde items zijn niet meer zichtbaar aan de ‘voorkant’ van de site, maar zijn nog wel zichtbaar in de boomstructuur. Het voordeel van gearchiveerde items is dat zij eenvoudig weer actief gemaakt kunnen worden met de actie Item status instellen (Set Item State).

Om een of meerdere items te verwijderen 1 Selecteer in het viewvenster een of meerdere items of folders; 2 Start de actie Verwijderen (Delete) ; 3 Er wordt een dialoogvenster geopend met een overzicht van de items die verwijderd gaan worden. 4 Klik op OK de geselecteerde items te verwijderen of Klik op Annuleren (Cancel) om de actie af te breken en terug te keren naar de Smartsite Manager.


A-36


A-37

A.21Verkenner (File Explorer) 14

De actie Verkenner (File Explorer) opent een bestandsverkenner waarmee bestanden op de server kunnen worden bekeken, gekopieerd, verplaatst en verwijderd. Naast deze opties is de belangrijkste mogelijkheid van de actie Verkenner (File Explorer) de optie Bestanden naar server (Upload) . Deze actie zorgt ervoor dat je bestanden op de server kunt plaatsen zodat deze gebruikt kunnen worden in de site. Noot De actie Verkenner (File Explorer) is een zelfstandige actie maar ook een optie binnen andere acties waarbij het noodzakelijk is om bestanden op de server te bekijken en te beheren.

Om bestanden op de server te bekijken en te beheren: 1 Start de actie Verkenner (File Explorer) . Er wordt nu een nieuw dialoogvenster geopend:

Figuur A-20 - De verkenner geeft een overzicht van de bestanden op de server.

2 Navigeer door de mappen en bestanden op de server 3 Klik op het kruisje rechts boven in het dialoogvenster om de actie Verkenner (File Explorer) te sluiten.

Navigeren door de boomstructuur van de Verkenner (File Explorer) gaat op dezelfde manier als navigeren in de boomstructuur van folders en items. De eigenschappen van bestanden kunnen worden bekeken door dubbel te klikken op een bestand in het rechterdeel van het venster Verkenner (File Explorer). Er wordt een nieuw dialoogvenstertje geopend met een overzicht van de bestandgegevens. Wanneer het geopende bestand een afbeelding is (een bestand met de extensie gif, jpg, png, bmp of een ander voor Smartsite herkenbaar bestandsformaat) dan zal het dialoogvenster een voorbeeld geven


A-38

van het plaatje:

Figuur A-21 - Een voorbeeld van een afbeelding op de server.

Rechts boven in het dialoogvenster staat de bestandsnaam. Wanneer daar op geklikt wordt, wordt het bestand geopend in een nieuw browser-venster of het bestand wordt naar je computer gekopieerd. Je krijgt dan een aantal dialoogvensters om dat te bevestigen. Voor het weergeven van bestanden worden icoontjes gebruikt om de herkenbaarheid van het bestandstype te vergroten. Hieronder vind je een overzicht van de gebruikte iconen:

ASA

ASFf

ASF

AVI

CSS

DOC

DWS

GIF

HTML

INI

JPEG

JS

LZH

MP3

MPEG

PNG

PPS

RAM

TXT

WAV

XLS

XML

ZIP

Tabel A-10 - overzicht iconen van bestands-typen

Er zijn nog een aantal acties die je in de Verkenner (File Explorer) kunt gebruiken. Een aantal van deze acties vind je in de menubalk van de Verkenner (File Explorer). Een paar van deze acties komen ook terug in de knoppenbalk. Wanneer je in het mappenvenster of in het bestandenvenster op je rechter muisknop klikt dan krijg je een context-menu met een aantal acties.

Actie Omschrijving Een folder omhoog (Up one folder): met deze actie ga je een folder omhoog. Tabel A-11 - Opties binnen de actie Verkenner (File Explorer)


A-39 Actie Omschrijving Knippen, Kopiëren, Plakken (Cut, Copy, Paste): om bestanden te verplaatsen of te kopiëren op de server gebruik je deze acties

Om bestanden te kopiëren of te verplaatsen: 1 Selecteer één of meerder mappen en bestanden; 2 Klik op Knippen (Cut) om de selectie te verplaatsen; 3 Klik op Kopiëren (Copy) om de selectie te kopiëren; 4 Selecteer de map waar de bestanden moeten worden geplaatst; 5 Klik op Plakken (Paste) om de bestanden te plaatsen in de geselecteerde map. Verwijderen (Delete): Met deze actie verwijder je de geselecteerde bestanden en/of mappen. Voordat de bestanden of mappen daadwerkelijk worden verwijderd wordt er nog om een bevestiging gevraagd. Zoeken (Search): soms zoek je een bestand en weet je een gedeelte van de bestandsnaam of je zoekt alle bestanden van een bepaalde extensie op de server. Met deze actie kun je die bestanden terugvinden.

Om bestanden terug te vinden kun je van de actie Zoeken (Search) gebruik maken: 1 Klik op Zoeken (Search) . Er wordt een nieuw dialoogvenster geopend:

2 Typ in het tekstveld een (deel van) de naam van het bestand of de extensie van een bestand; 3 Klik op Vinden (Find); 4 Er wordt een lijst getoond van alle bestanden op de server die aan jouw zoekterm voldoen. Je kan op een bestand dubbelklikken om meer informatie over het bestand te verkrijgen. Het venster heeft een contextmenu waarmee je bestanden je de gevonden bestanden kunt knippen, kopiëren en plakken en waarmee je direct naar de folder kunt springen waar het bestand staat. Tabel A-11 - Opties binnen de actie Verkenner (File Explorer)


A-40 Actie Omschrijving Nieuwe map (New Folder): met deze actie kan je een nieuwe map toevoegen.

Wanneer je een nieuwe map wilt toevoegen aan de boomstructuur: 1 Selecteer je de map waaronder de nieuwe map moet komen 2 Klik je op Nieuwe map (New Folder) ; 3 Vul je naam van de nieuwe map in het tekstveld; 4 Klik je op OK om de map aan te maken of Klik je op Annuleren (Cancel) om de actie af te breken; 5 Klik op Verversen (Refresh) om de weergave van de Verkenner te verversen. Soms wordt namelijk de nieuw aangemaakte map niet meteen getoond. Bestanden naar server (Upload): om bestanden naar de server te kopiëren kan je gebruik maken van de actie Bestanden naar server (Upload) . Tabel A-11 - Opties binnen de actie Verkenner (File Explorer)

!

Let op!


De verwijdering van bestanden of mappen kan niet ongedaan gemaakt worden. Binnen de site kan ook naar deze bestanden worden verwezen. Het verwijderen van bestanden op de server moet daarom met de nodige zorgvuldigheid worden uitgevoerd.

A-41

A.22Bestanden naar server (Upload) 39

Bestanden naar server (Upload) is een actie waarmee je een afbeelding die zich op een andere computer bevindt, bijvoorbeeld je eigen computer, kunt verplaatsen naar de server. Staat het plaatje eenmaal op de server, dan is het beschikbaar om in Smartsite te gebruiken. De actie Bestanden naar server (Upload) is altijd een onderdeel van een actie waarbij een bestandsverkenner (zoals de Verkenner (File Explorer) ) is betrokken. Deze bestandsverkenner geeft de mappenstructuur op de server weer waar alle bestanden in staan.

Om een bestand naar de server te kopiëren: 1 Selecteer in de Verkenner (File Explorer) een map; 2 Klik op Bestanden naar server (Upload) . Er wordt een nieuw dialoogvenster geopend:

Figuur A-22 - Een bestand naar de server kopiëren.

Klik op Bladeren (Browse). Er verschijnt een nieuw dialoogvenster voor het openen van bestanden op jouw computer; 3 Blader naar de map op jouw computer waar het bestand staat dat je wilt kopiëren; 4 Klik op Open. Je komt nu terug in het dialoogvenster Bestanden naar server (Upload). In het tekstveld staat nu het pad naar de het bestand wat je hebt geselecteerd; 5 Klik op OK om het bestand te kopieren naar de server. Je keert terug naar de File Explorer en het bestand staat nu in de map op de server die je hebt geselecteerd of Klik op Annuleren (Cancel) om de actie Bestanden naar server (Upload) af te breken.

Noten • De actie Bestanden naar server (Upload) kan voorzien zijn van een filter. Dat betekent dat er alleen bestanden van een bepaald type naar de server gekopieerd mogen worden. Er kan bijvoorbeeld een filter zijn ingesteld dat er voor zorgt dat alleen afbeeldingen van het type GIF, JPEG en PNG mogen worden gekopieerd;

"

• Zorg dat de bestandsgrootte van een plaatje niet te groot is. Grote afbeeldingen kunnen de werking van de site vertragen omdat het langer duurt om zo’n plaatje te laden.


A-42

A.23Selecteer (Select) Actiecode

In veel acties is het mogelijk om in een tekstveld een verwijzing te maken naar een bestand op de server, naar een item uit de site of naar een externe website. In alle gevallen kun je gebruik maken van de optie Selecteer (Select) om een doel te vinden.

Om het doel te vinden: 1 Klik op Selecteer (Select) ; 2 Selecteer wat voor verwijzing je wilt maken: een verwijzing naar een website: Zoeken op het web (Find on the web): ; Een verwijzing naar een item: Selecteer item (Select Item) ; Een verwijzing naar een bestand op de server: Selecteer bestand (Select File) ; 3 Selecteer de site, het item of het bestand. Je keert terug naar de actie waar je mee bezig was;

Selecteer item (Select Item)

Wanneer je de optie Selecteer item (Select Item) gebruikt kun je een item uit de boomstructuur van de site selecteren: 1 Klik op Selecteer item (Select Item) . Er wordt een nieuw dialoogvenster geopend:

Figuur A-23 - Een item uit de site selecteren.

2 Navigeer door de boomstructuur. Gebruik de optie Voorbeeld (Preview) om een voorbeeld van het geselecteerde item te zien; 3 Selecteer het item waarnaar een verwijzing moet worden gemaakt; 4 Klik op OK om het item te selecteren. Een verwijzing naar het geselecteerde wordt item in het tekstveld geplaatst


A-43 of Klik op Annuleren (Cancel)

om de actie af te breken.

Selecteer bestand (Select File) Wanneer je de optie Selecteer bestand (Select File) gebruikt kun je een item uit de boomstructuur van de site selecteren: 1 Klik op Selecteer bestand (Select File) . Er wordt een nieuw dialoogvenster geopend:

Figuur A-24 - een bestand selecteren.

2 Navigeer door de boomstructuur. Gebruik de optie Voorbeeld (Preview) om bestandsinformatie weer te geven of in geval van afbeeldingen een voorbeeld van de afbeelding; 3 Selecteer het bestand waarnaar een verwijzing moet worden gemaakt; 4 Klik op OK om het bestand te selecteren. Een verwijzing naar het geselecteerde bestand wordt in het tekstveld geplaatst of Klik op Annuleren (Cancel) om de actie af te breken.

Deze actie kent de volgende opties: Optie

Omschrijving gebruik de optie Verversen (Refresh) om na een zoek-actie de originele boomstructuur van de mappen op de server weer te geven. gebruik de optie Bestanden naar server (Upload) om bestanden die nog niet op de server staan naar de server te kopiëren. Tabel A-12 - Hulpmiddelen voor het selecteren van het juiste bestand.


A-44 Optie

Omschrijving gebruik de optie Nieuwe Folder (New Folder) om een nieuwe map aan te maken op de server. De map wordt aangemaakt onder de map die je in de boomstructuur hebt geselecteerd. gebruik de optie Zoeken (Find) om bestanden die aan bepaald criterium voldoen te zoeken. Bijvoorbeeld: *.gif vindt alle bestanden op de server die als extensie gif hebben. Tabel A-12 - Hulpmiddelen voor het selecteren van het juiste bestand.


A-45

A.24Toon/Verberg taakvenster (Toggle Tasks) Met de actie Toon/Verberg taakvenster (Toggle Tasks) venster weergeven en weer verbergen.

kun je het taak-

Het taakvenster tonen/verbergen: 1 Klik op Toon/Verberg taakvenster (Toggle Tasks) om het viewvenster te verbergen; 2 Klik nogmaals op Toon/Verberg taakvenster (Toggle Tasks) om het viewvenster weer te tonen.

A.25Toon/Verberg viewvenster (Toggle Cooltree) Met de actie Toon/Verberg viewvenster (Toggle Cooltree) kun je het viewvenster snel verbergen en weer terughalen. Deze actie is praktisch wanneer je bezig bent met de actie Item toevoegen (Add Item) , Item bewerken (Edit Item) of een andere actie, die in het actievenster wordt uitgevoerd. Door het uitzetten van het viewvenster kan het actiescherm gebruik maken van de volledige breedte van het browservenster.

Het viewvenster tonen/verbergen: 1 Klik op Toon/Verberg viewvenster (Toggle Cooltree) om het viewvenster te verbergen; 2 Klik nogmaals op Toon/Verberg viewvenster (Toggle Cooltree) om het viewvenster weer te tonen.

A.26Ververs Manager (Refresh Manager) Met de actie de actie Ververs Manager (Refresh Manager) wordt de hele Smartsite Manager opnieuw geladen. Dit kan soms nodig zijn wanneer je de taalinstellingen van de Smartsite Manager hebt aangepast met de actie Instellingen (Options) .


A-46

!

Let op! Wanneer je bezig bent met een actie in het actievenster (zoals Item toevoegen (Add Item) ) dan wordt deze actie afgebroken. De wijzigingen die je hebt aangebracht worden niet opgeslagen.

A.27Ververs boomstructuur (Refresh (sub)tree) Met de actie Ververs boomstructuur (Refresh (sub)tree) deel van) de boomstructuur ververst.

wordt (een

Omdat er meerdere mensen tegelijk bezig zijn in de site, hoeft de boomstructuur in het viewvenster niet de actuele toestand weer te geven. Om er zeker van te zijn dat je een correcte weergave van (een deel van) de boomstructuur ziet, kun je deze actie gebruiken.

De boomstructuur verversen: 1 Selecteer een folder in het viewvenster; 2 Klik op Ververs boomstructuur (Refresh (sub)tree) . Alle folders en items onder de geselecteerde folders worden opnieuw ingelezen vanaf de server.

A.28Synchroniseren (Synchronise) Wanneer je met een actie bezig bent die in het actievenster plaatsvindt (zoals Item details (Details) of Item bewerken (Edit Item) ) en je navigeert door de boomstructuur dan kun met de actie Synchroniseren (Synchronise) snel weer het item of folder selecteren in de boomstructuur van het item of de folder die het begin vormt van je actie.

"

Noot De optie wordt vaak ook in andere acties gebruikt. Acties die gebruik maken van en lijst van items (bijvoorbeeld Workflow overzicht (Workflow Overview) ) geven deze optie om een in de lijst geselecteerd item snel terug te vinden in de boomstructuur in het viewvenster.


A-47

A.29Actie afsluiten (Close Current Action) De actie Actie afsluiten (Close Current Action) gebruik je om de actie die op dat moment in het actievenster wordt uitgevoerd, af te breken. Na het afbreken van de actie zal in het actievenster een overzicht worden gegeven van de details van het item. Deze actie gebruik je hoofdzakelijk bij de acties Item toevoegen (Add Item) en Item bewerken (Edit Item) . Alle wijzigingen die je hebt gedaan in een item dat je toevoegt of bewerkt zullen niet worden opgeslagen. Na het afsluiten keer je terug naar de standaard-actie.


A-48


B-1

B

Werken met de SmartEditor

Met SmartEditor kun je op een makkelijke manier teksten van een website bewerken en bestanden op die website invoegen. Voorwaarde daarvoor is wel dat de internet-, extranet- of intranetsite wordt aangedreven door Smartsite. De meeste functies van SmartEditor vind je ook in andere tekstverwerkingsprogramma’s. De huisstijl van jouw organisatie is bij de installatie van Smartsite vastgelegd. Een voordeel daarvan is dat alle aanpassingen die je op de website doet, in de bestaande huisstijl worden doorgevoerd. Met SmartEditor kun je dus (een gedeelte van) de lay-out van een webpagina bewerken, terwijl de standaard stijlonderdelen van die pagina hetzelfde blijven. SmartEditor werkt binnen de acties Item toevoegen (Add Item) Item bewerken (Edit Item) .

en

Noot Voor het importeren van bepaalde documenten, zoals Wordbestanden, bevat Smartsite een import wizard. Deze wizard zorgt dat de bestanden op de server terechtkomen en dat ze omgezet worden naar HTML, waarbij de opmaak zoveel mogelijk behouden blijft. Ten slotte wordt de overbodige code eruit gefilterd.

"


B-2

B.1 Startscherm SmartEditor Menubalk SmartEditor

Figuur B-1 - menubalk SmartEditor

Als je een onderwerp wilt toevoegen (Item toevoegen (Add Item) ) of wilt bewerken (Item bewerken (Edit Item) ) met de SmartEditor, dan zie je boven het bodyveld in het actievenster een menubalk. Alle bewerkingen die je met SmartEditor kunt doen, zijn hierin terug te vinden:

Tip Je kunt alle tekst in één keer selecteren door Ctrl+A op het toetsenbord in te drukken.

*

Menu

Omschrijving

File

openen en opslaan van een HTML-bestand op de eigen PC.

Edit

functies voor het bewerken van een tekst, zoals kopiëren, knippen en plakken.

Style

functies voor het vormgeven van een tekst, zoals uitlijnen, cursief of vet maken.

Insert

functie voor het invoegen van onder andere afbeeldingen, lijnen, hyperlinks en macro’s.

Table

functies voor het invoegen en bewerken van tabellen.

Macro functies voor het maken, bewerken en uitvoeren van macro’s om bepaalde handelingen te vereenvoudigen. Tools

hulpmiddelen voor het werken met SmartEditor.

Help

helpfunctie voor het werken met SmartEditor. Tabel B-1 - Overzicht menu SmartEditor

Knoppenbalk SmartEditor In de knoppenbalk staan functies die gedeeltelijk ook in de menu’s zitten. Je kunt de knoppenbalk in- en uitschakelen via Tools --> Show toolbar

Knop

Toetscombinatie Omschrijving

Undo

Ctrl+z

wijzigingen ongedaan maken

Redo

Ctrl+y

ongedaan maken opnieuw toepassen

Cut

Ctrl+x

geselecteerde tekst knippen en op klembord plaatsen

Copy

Ctrl+c

geselecteerde tekst kopiëren en op klembord plaatsen

Paste

Ctrl+v

inhoud van een klembord plakken

Delete

Del

geselecteerde tekst of illustratie verwijderen

Tabel B-2 - Overzicht knoppenbalk SmartEditor


B-3 Knop

Toetscombinatie Omschrijving

Bold

Ctrl+b

geselecteerde tekst vet maken

Italic

Ctrl+i

geselecteerde tekst cursief maken

Underline

Ctrl+u

geselecteerde tekst onderstrepen

Unordered list

lijst met opsommingstekens

Ordered list

genummerde lijst

Find / replace Ctrl+f

zoeken en vervangen van tekst

Indent

links inspringen

Outdent

inspringen opheffen

Align left

Ctrl+l

tekst uitlijnen ten opzichte van linkermarge

Align center

Ctrl+m

tekst centreren tussen linker- en rechtermarge

Align right

Ctrl+r

tekst uitlijnen ten opzichte van rechtermarge

Align justify

Ctrl+j

tekst volledig uitlijnen ten opzichte van linker- en rechter-marge

Properties

Ctrl+p

eigenschappen opvragen van geselecteerde objecten in de tekst. In Advanced mode mag je van alle objecten de eigenschappen opvragen, in Normal mode alleen van tabellen, afbeeldingen en links. In Basic mode alleen van Afbeeldingen en links.

Tabel B-2 - Overzicht knoppenbalk SmartEditor

Contextmenu Door in het bodyveld op je rechtermuisknop te klikken, verschijnt het zogenoemde contextmenu.

Figuur B-2 - Contextmenu Smarteditor

Met deze functies kun je bewerkingen uitvoeren en eigenschappen opvragen.


B-4

Tips voor de opbouw van een pagina: - Lijn de tekst zoveel mogelijk links van het bodyveld uit. - Maak de pagina niet te lang. Als je documenten uit een ander bestand, bijvoorbeeld uit Word, importeert, zal de tekst voor een websitebezoeker al snel te lang zijn om nog prettig te lezen. Je kunt de pagina in zo’n geval beter opsplitsen in meerdere pagina’s. - Vermijd het gebruik van lettertypes. Je voorkomt daarmee dat het beeld onrustig wordt en de vormgeving in strijd is met de huisstijl. Het wijzigen van lettertypes is alleen mogelijk in Advanced mode. - Het veelvuldig gebruik van mogelijkheden zoals onderstrepen, vet/ cursief maken enzovoort, maakt een tekst onrustig. Onderstrepen kan bovendien verwarring opleveren, omdat hyperlinks standaard worden onderstreept. - Tabellen kunnen teksten en plaatjes soms efficiënter laten uitkomen op een webpagina.

*


B-5

B.2 Tekst bewerken Tekst kopiëren Een deel van de tekst kopiëren: 1 Selecteer de tekst die je wilt kopiëren; 2 Klik op in de knoppenbalk of druk tegelijk op de toetsen Ctrl+C op het toestenbord of klik op Edit --> Copy; 3 Plaats je cursor op de plaats waar je de tekst naar toe wilt kopiëren. Klik op in de knoppenbalk of druk tegelijk op Ctrl+V op het toetsenbord of klik op Edit --> Paste; 4 De geselecteerde tekst is nu gekopieerd naar de nieuwe plaats.

Tekst die van buiten de Editor, bijvoorbeeld van een andere website of vanuit een ander programma, wordt gekopieerd kan opmaak bevatten. Als je die opmaak niet wilt overnemen kun je gebruik maken van Paste Special in het Edit menu. Paste Special geeft je de keuze alleen de platte tekst over te nemen, de tekst over te nemen met behoud van regeleindes of de tekst als opgemaakte tekst in te voegen. In het laatste geval worden de witruimtes in de tekst bewaard.

Noten • Als er in jouw geselecteerde tekst ook afbeeldingen, hyperlinks of tabellen staan, worden deze automatisch meegekopieerd. Bij gekopieerde plaatjes en/of hyperlinks uit andere bronnen, bijvoorbeeld een HTML-bestand, worden alleen de referenties gekopieerd. Deze zijn vaak incompleet of ontoegankelijk. Als je een plaatje/bestand uit een andere bron wilt gebruiken, moet je dat eerst uploaden en vervolgens opnieuw invoegen in je document.

"

• Een worddocument kun je in plaats van het te knippen en plakken makkelijker inlezen met een SmartEditor macro. Je vindt die in de SmartEditor knoppenbalk. Klik op Macro --> Run --> word doc inlezen. Het document wordt dan meteen geconverteerd en je voorkomt dat je allerlei overtollige informatie meekopieert.

Tekst verplaatsen Een deel van de tekst verplaatsen: 1 Selecteer de tekst die je wilt verplaatsen; 2 Klik op in de knoppenbalk of druk tegelijk op de toetsen Ctrl+X op het toetsenbord of klik op Edit --> Cut; 3 Plaats je cursor op de plaats waar je de tekst naartoe wilt verplaatsen. Klik op in de knoppenbalk of druk tegelijk op Ctrl+V op het toetsenbord of klik op Edit --> Paste; 4 De geselecteerde tekst staat nu op de nieuwe plaats.


B-6

"

Noot Afbeeldingen, hyperlinks of tabellen in de geselecteerde tekst worden automatisch meeverplaatst.

Tekst verwijderen

Een geselecteerd deel van de tekst verwijderen: 1 Selecteer de tekst die je wilt verwijderen; 2 Klik op in de knoppenbalk of druk op de toets Del op het toetsenbord of klik op Edit --> Delete.

Andere manieren om een tekst te verwijderen. - Tekst voor de cursor verwijderen: Ga met je cursor achter de tekst staan die je wilt verwijderen. Druk op Backspace op je toetsenbord. De tekst wordt karakter voor karakter verwijderd. - Tekst na de cursor verwijderen: Ga met je cursor voor de tekst staan die je wilt verwijderen. Druk op Del op je toetsenbord. De tekst wordt karakter voor karakter verwijderd.


B-7

B.3 Tekst zoeken en vervangen Zoeken Een woord of een deel van een woord zoeken: 1 Plaats je cursor in het bodyveld; het maakt niet uit waar; 2 Klik op Edit --> Find of klik op in de knoppenbalk of druk op Ctrl+F op je toetsenbord. Op je scherm verschijnt het venster Replace:

Figuur B-3 - Zoeken en vervangen van tekst in het body-veld

3 In het balkje Find what typ je de tekst die je zoekt. De overige opties zijn: Match case: vink deze optie aan als je wilt dat het woord dat of de zin die je zoekt exact overeenkomt met de door jou getypte hoofd- en kleine letters. Deze optie verkleint dus de trefkans; Whole words: vink deze optie aan als je wilt dat het woord dat of de zin die je zoekt exact overeenkomt met het/de door jou getypte woord/zin. Als je deze optie niet aanvinkt, zoekt SmartEditor ook woorden waarin het gezochte woord voorkomt; 4 Klik op Find. Het (deel van het) woord dat overeenkomt met het woord dat je hebt getypt, wordt geselecteerd. Als je het volgende woord wilt zoeken klik je opnieuw op Find; 5 Klik op Close als je klaar bent met zoeken.

Noten • Dit venster heet Replace om het te onderscheiden van het venster Find dat bijvoorbeeld aanwezig is in Internet Explorer. Met het Replace-venster zoek je in de body van het item, met een Find-venster niet.

"

• Als er geen resultaten (meer) worden gevonden, verschijnt het bericht Item not found. Klik op OK om dat venster te sluiten.

Vervangen Een tekst zoeken en vervangen: 1 Herhaal de vijf stappen uit de beschrijving over tekst zoeken; 2 Vink de optie Replace aan; 3 In het balkje Replace with typ je de tekst die de gevonden tekst moet vervangen;


B-8 4 Klik op Find. Het (deel van het) woord dat overeenkomt met het woord dat je zoekt wordt geselecteerd; 5 Klik op Replace om het woord te vervangen. Of klik op Find om het volgende woord te zoeken; 6 Klik op Replace all als je alles in één keer wilt vervangen; 7 Klik op Close als je het venster wilt sluiten.

Wijzigingen ongedaan maken Wijzigingen die je in een tekst hebt aangebracht, kun je ook weer ongedaan maken. Je kunt kiezen uit de volgende mogelijkheden: • Undo in het contextmenu; • Het pijltje in de knoppenbalk ; • Ctrl+Z op je toetsenbord tegelijk indrukken.

Als je te veel wijzigingen ongedaan hebt gemaakt, kun je deze een voor een herstellen met: • Redo in het contextmenu; • het pijltje in de knoppenbalk

!

;

Let op! Je kunt wijzigingen die je hebt aangebracht met SmartEditor ongedaan maken tot het moment dat je ze hebt opgeslagen. Als je de tekst eenmaal hebt opgeslagen en je wilt veranderingen ongedaan maken, moet je de tekst weer opnieuw typen. Als je alle wijzigingen ongedaan wilt maken tot aan de laatste keer dat je het item hebt opgeslagen, kan dat met Edit --> Undo all. Als je de functie Undo all hebt gebruikt, kan deze niet meer worden hersteld met Redo.

Speciale karakters invoegen

Een speciaal karakter invoegen in de tekst: 1 Plaats je cursor in de tekst op de plaats waar je het speciale karakter (symbool) wilt invoegen; 2 Druk op Ctrl+E op je toetsenbord of klik op Insert --> Special Characters. Op je scherm verschijnt het venster Special Characters:


B-9

Figuur B-4 - invoegen van speciale karakters

3 Selecteer een karakter; 4 Voeg het karakter in door er dubbel op te klikken; 5 Sluit het venster.

Tip Je kunt meerdere karakters in één keer invoegen. Ze komen achter elkaar te staan op de plaats waar je cursor staat. De ingevoegde karakters verplaatsen door kopiëren bespaart je meer tijd dan elke keer opnieuw het venster Special Characters te openen.

*


B-10

B.4 Tekst opmaken Er is een verschil in stijl tussen de tekst die je ziet in het bodyveld en de tekst zoals die verschijnt op de website. De stijlen die je kunt toepassen voor jullie website liggen vast in de Cascading Style Sheets (CSS). Bepaald is bijvoorbeeld welke lettertypes, -grootte en -kleur moet worden toegepast, hoe de opmaak van de koppen eruit moet zien en wat de opmaak van lijsten en opsommingen is. SmartEditor laat in het bodyveld door middel van lettergroottes en lettertypes zien welke stijl is toegepast. Met kun je precies bekijken hoe de bezoeker de tekst op de website zal zien. Overigens is het wel mogelijk de CSS van de website in de SmartEditor te gebruiken. Neem daarvoor contact op met de sitebeheerder.

Tekstopmaak met gebruik van stijl

Een geselecteerde tekst opmaken met gebruik van een stijl: 1 Selecteer de tekst die je wilt opmaken; 2 Kies Style --> Format. Er verschijnt een lijst met mogelijkheden:

Figuur B-5 - Selecteer opmaakstijl voor paragraaf uit het menu

3 Kies voor een bepaalde opmaak en de tekst wordt aangepast.

"

Noot Voor een aantal stijlen is een toetsencombinatie beschikbaar. Normal kan worden gekozen door Ctrl+0 te drukken, Heading 1 tot en met 6 krijg je met Ctrl+1 t/m 6.


B-11

Tekstopmaak zonder gebruik van stijl Je kunt afzonderlijke stukken tekst opmaken zonder gebruik van stijlen. Deze opmaak is meteen zichtbaar in het bodyveld. Deze optie is alleen beschikbaar in Advanced mode.

Let op! Als er in jouw organisatie is gekozen voor bepaalde stijlen, bijvoorbeeld een lettertype, en jij kiest voor opmaak zonder stijlen, dan ‘wint’ de door jou gekozen opmaak. Ga dus zorgvuldig om met deze manier van werken, anders kan een tekst er wel eens heel rommelig uit gaan zien.

!

Tekstopmaak zonder gebruik van stijl toepassen: 1 Selecteer de tekst die je wilt opmaken; 2 Klik op Style --> Font. Op je scherm verschijnt het venster Font:

Figuur B-6 - dialoogvenster voor het selecteren van een lettertype voor de geselecteerde tekst

3 Gebruik de verschillende opties om de tekst op te maken; 4 Klik op OK als je de wijzigingen wilt doorvoeren.

Optie

Omschrijving

Font

typ een lettertype of selecteer er een uit de lijst.

Style

selecteer hoe je wilt dat de tekst wordt weergegeven: normaal, vet, cursief of een combinatie van vet en cursief.

Size

selecteer de lettergrootte. Tabel B-3 - opties bij letteropmaak


B-12 Optie

Omschrijving

Underline selecteer of de tekst onderstreept moet worden door deze optie wel of niet aan te vinken. Color

geef de tekst een kleur. Kies een kleur uit de lijst of klik op het kleurenpalet en maak dan je keuze. Tabel B-3 - opties bij letteropmaak

"

Noten • In het venster Sample zie je een voorbeeld van de opgemaakte tekst. • De tekst vet en cursief maken en/of onderstrepen kun je ook doen met de knoppenbalk. • Houd rekening met de huisstijl van je organisatie. • Het gebruikte lettertype moet ook bekend zijn bij de bezoeker van jullie website. Gebruik daarom alleen standaard fonts (lettertypen).

! "

Let op! Om de opmaak zonder gebruik van stijlen te verwijderen selecteer je de tekst waarvan de opmaak moet worden verwijderd. Klik vervolgens op Style --> Remove.

Noot Wil je het resultaat zien? Klik op

.

Tekst vet maken

Een tekst vet weergeven: 1 Selecteerde tekst die je vet wilt maken; 2 Klik op in de knoppenbalk of druk op Ctrl+B op je toetsenbord of klik op Style --> Bold; 3 De geselecteerde tekst is nu vet.

Vet ongedaan maken

Een vetgemaakte tekst normaal weergeven: 1 Selecteer de vette tekst; 2 Klik op in de knoppenbalk of druk op Ctrl+B op je toetsenbord of klik op Style --> Bold; 3 De tekst is nu niet vet meer.


B-13

Tekst cursief maken Een tekst cursief weergeven: 1 Selecteer de tekst die je cursief wilt maken; 2 Klik op in de knoppenbalk of druk op Ctrl+I op je toetsenbord of klik op Style --> Italic; 3 De geselecteerde tekst is nu cursief.

Cursief ongedaan maken Een cursieve tekst normaal weergeven: 1 Selecteer de cursieve tekst; 2 Klik op in de knoppenbalk of druk op Ctrl+I op je toetsenbord of klik op Style --> Italic; 3 De tekst is nu niet cursief meer.

Tekst onderstrepen Een deel van de tekst onderstrepen: 1 Selecteer de tekst die je wilt onderstrepen; 2 Klik op in de knoppenbalk of druk op Ctrl+U op je toetsenbord of klik op Style --> Underline; 3 De geselecteerde tekst is nu onderstreept.

Onderstrepen ongedaan maken Onderstreepte tekst normaal weergeven: 1 Selecteer de onderstreepte tekst; 2 Klik op in de knoppenbalk of druk op Ctrl+U op je toetsenbord of klik op Style --> Underline; 3 De tekst is nu niet onderstreept meer.


B-14

B.5 Paragrafen Als je in een tekst paragrafen gebruikt, krijgt deze een heldere en duidelijke indeling. Een paragraaf begint en eindigt met een harde return (Enter). Als je in een paragraaf een nieuwe regel wilt beginnen kun je een zachte return (Shift+Enter) invoegen.

Details van een paragraaf bekijken

Via Tools in de knoppenbalk kun je de details bekijken. 1 Klik op Tools; 2 Vink de mogelijkheid Show details aan; 3 In de bodytekst verschijnen de tekens die je in je tekst hebt aangegeven. Een nieuwe paragraaf is aangeduid met en een nieuwe regel met ; 4 Door weer op Show Details te klikken keer je terug naar de tekst zonder details;

Paragraaf uitlijnen Teksten kun je op een aantal manieren uitlijnen: • tegen de linkerrand van het bodyveld (standaardinstelling); • gecentreerd in het bodyveld; • tegen de rechterkant van het bodyveld.

Uitlijning veranderen

Om de uitlijning van een paragraaf aan te passen: 1 Selecteer de tekst die je wilt uitlijnen. Als dat meerdere paragrafen zijn moet je ze allemaal selecteren; 2 Klik in de knoppenbalk op de uitlijning die je wilt: Links uitlijnen: klik op in de knoppenbalk of op Ctrl+L op je toetsenbord of op Style --> Left Align; Rechts uitlijnen: klik op in de knoppenbalk of op Ctrl+R op je toetsenbord of op Style --> Right Align; Centreren: klik op Style --> Center;

in de knoppenbalk of op Ctrl+M op je toetsenbord of op

Volledig uitlijnen: Klik op in de knoppenbalk of op Ctrl+J op je toetsenbord of op Style --> Align Justify;

Paragraaf inspringen

Om een paragraaf te laten inspringen 1 Plaats de cursor in de paragraaf waarvan je de tekst wilt laten inspringen;


B-15 2 Klik op

in de knoppenbalk of druk op Tab of op Style --> Indent

Noot Je kunt deze functie ook gebruiken om meerdere niveaus in een opsomming te maken.

"

Inspringen opheffen Om de inspringing van een paragraaf op te heffen: 1 Plaats de cursor in de paragraaf waar je inspringen wilt opheffen; 2 Klik op in de knoppenbalk of druk op Shift-Tab of op Style --> Outdent.


B-16

B.6 Opsommingen (Lists) Bestaande tekst nummeren

Om een aantal paragrafen te nummeren: 1 Selecteer de tekst die je wilt nummeren. 2 Klik op in de knoppenbalk of op Style --> Format --> Numbered List.

Nieuwe genummerde opsomming

Wanneer je tijdens het typen een nieuwe genummerde opsomming wilt maken: 1 Plaats de cursor waar je de genummerde opsomming wilt beginnen; 2 Klik op in de knoppenbalk of op Style --> Format --> Numbered List; 3 Typ het eerste genummerde stuk en druk op Enter. Het nieuwe nummer volgt automatisch; 4 Typ de rest van de tekst tot de opsomming compleet is; 5 Klik om de opsomming af te sluiten weer op .

Tekst opmaken met opsommingstekens

Om een aantal paragrafen te voorzien van opsommingstekens: 1 Selecteer de tekst die je wilt voorzien van opsommingstekens. 2 Klik op in de knoppenbalk of op Style --> Format --> Bulleted List.

Nieuwe opsomming maken

"

een nieuwe opsomming met opsommingsteken maken: 1 Plaats de cursor waar je de opsomming wilt beginnen; 2 Klik op in de knoppenbalk of op Style --> Format --> Bulleted List; 3 Typ het eerste stuk en druk op Enter. Het nieuwe opsommingsteken volgt automatisch; 4 Typ de rest van de tekst tot de opsomming compleet is; 5 Klik om de opsomming af te sluiten weer op .

Noot Via Style --> Format zijn er nog twee mogelijkheden: Menu List en Directory List. Toepassing hiervan gaat op soortgelijke manier als bij de genoemde lijsten. Veel browsers geven deze opsommingen op dezelfde manier weer als een Unordered List. Ze worden echter niet meer ondersteund met HTML 4.0. Schakel je systeembeheerder/sitemanager in als je hierover vragen hebt.


B-17

Opsommingen met meerdere niveaus

Om een opsomming te maken met meerdere niveaus: 1 Plaats de cursor in een regel die je wilt laten inspringen; 2 Klik op in de knoppenbalk of druk op Tab of Klik op of druk op Shift+Tab om de inspringing op te heffen;

Noten • Bij genummerde opsommingen begint de nummering van een nieuw niveau automatisch vanaf 1.

"

• Bij opsommingen met opsommingstekens verandert het opsommingsteken automatisch als de tekst inspringt. • Bij herhaaldelijk gebruik van Outdent wordt de lijst op een bepaald moment automatisch omgezet in een normale paragraaf. Gebruik dan opnieuw de opsommingsstijl.


B-18

B.7 Definities Een definitie heeft twee onderdelen: de definitieterm en de definitieomschrijving. De definitieterm wordt links uitgelijnd, de beschrijving springt in. Bijvoorbeeld: Seneca Grieks wijsgeer, 4 v. Chr. (Cordoba) - 65 n. Chr. beschrijving (Rome). Bekleedde in Rome de ambten van quaestor en senator. Schrijver van tragedies Smartsite The smartest way on the web

Om een lijst van definities te maken: 1 Typ de lijst van definitietermen en definitieomschrijvingen; 2 Selecteer alle tekst; 3 Klik op Style --> Format --> Definition term. De hele tekst is nu opgemaakt als definitieterm; 4 Selecteer de afzonderlijke definitieomschrijving; 5 Klik op Style --> Format --> Definition; 6 Herhaal dit voor elke definitieomschrijving;


B-19

B.8 Tabellen Invoegen tabel

Om een nieuwe tabel in de tekst te plaatsten: 1 Plaats je cursor in de body waar je de tabel wilt invoegen; 2 Druk op Ctrl+T of klik op Table --> New; 3 Er verschijnen achtereenvolgens twee vensters: Columns: geef het aantal kolommen van de tabel op; Rows: geef het aantal rijen van de tabel op; 4 Sluit elk venster af met OK.

Noten • Tabellen zijn altijd links uitgelijnd, ook als je ze midden in een paragraaf plaatst. De paragraaf wordt gesplitst in een tekstdeel boven en een tekstdeel onder de tabel.

"

• De tabelbreedte is standaard ingesteld op 75 procent van de breedte van het bodyveld. De celbreedte is evenredig verdeeld over de breedte van de tabel.

Wijzigen eigenschappen tabel De eigenschappen van een tabel wijzigen: 1 Plaats de cursor in de tabel; 2 Selecteer Table --> Table Properties. Het venster Table Properties verschijnt:

Figuur B-7 - dialoogvenster voor het wijzigen van de eigenschappen van een tabel

3 Wijzig de eigenschappen van de tabel. 4 Klik op OK. Het venster verdwijnt.


B-20

De volgende eigenschappen van een tabel kun je wijzigen.

Tabeleigenschap Omschrijving Width

geef de breedte van de tabel op. Als je kiest voor een percentage, past de tabel zich aan aan de breedte van het bodyveld in de browser.

Height

vul de hoogte van de tabel in. Als je niets invult, past de hoogte van de tabel zich automatisch aan aan de inhoud. De hoogte kan nooit kleiner zijn dan de inhoud van de tabel.

Border

kies uit de lijst de dikte van de tabelrand.

Backgr. image

kies uit de afbeeldingen een achtergrond voor de cellen:

Een afbeelding voor de achtergrond instellen: 1 Open het venster Get Pictures; 2 Selecteer een afbeelding; 3 Klik op OK.

Noten • Het heeft alleen zin een afbeelding te kiezen met een geldig bestandsformaat. Kies je voor een ander formaat, dan kun je het venster Get Pictures niet afsluiten; • De gekozen afbeelding vult de hele tabel. Als de afbeelding kleiner is dan de tabel, past de afbeelding zich automatisch in hoogte en breedte aan; • De afbeelding dient als achtergrond, de tekst wordt daar overheen geplaatst. Back color

kies een kleur voor de achtergrond van de cellen in de tabel.

Een kleur voor de achtergrond kiezen: 1 Klik op Back Color; 2 Selecteer een kleur uit het kleurenpalet; 3 Het venster verdwijnt en de gekozen kleur verschijnt in het balkje. Cell padding

bepaal hiermee de afstand tussen een cel en de celrand.

Cell Spacing

bepaal hiermee de afstand tussen de cellen onderling.

Style

je kunt de HTML-stijldefinitie intypen. Meestal zul je deze optie niet gebruiken. Vraag eventueel hulp bij de sitemanager/systeembeheerder. Tabel B-4 - Overzicht tabel-eigenschappen

Wijzigen eigenschappen cel

De eigenschappen van een cel wijzigen: 1 Plaats de cursor in de cel;


B-21 2 Selecteer Table --> Cell Properties. Het venster Cell Properties verschijnt:

Figuur B-8 - wijzigen van de cel-eigenschappen van de geselecteerde cellen in de tabel

3 Wijzig de eigenschappen van de cel; 4 Klik op OK. Het venster verdwijnt.

De volgende eigenschappen van een cel kun je wijzigen: Celeigenschap Omschrijving Width

geef de breedte van de cel op. Als je kiest voor een percentage, past de cel zich aan aan de breedte van de tabel.

Height

vul de hoogte van de cel in. Als je niets invult, past de hoogte van de cel zich automatisch aan aan de inhoud. De hoogte kan nooit kleiner zijn dan de inhoud van de cel.

Backgr. image kies uit de afbeeldingen een achtergrond voor de cellen.

Een afbeelding voor de achtergrond instellen 1 Open het venster Get Pictures; 2 Selecteer een afbeelding; 3 Klik op OK.

Noten • Het heeft alleen zin een afbeelding te kiezen met een geldig bestandsformaat. Kies je voor een ander formaat, dan kun je het venster Get Pictures niet afsluiten. • De afbeelding dient als achtergrond, de tekst wordt daar overheen geplaatst. H. Alignment

bepaal hiermee de horizontale plaatsing van de tekst in een cel.

Left

lijnt de tekst uit tegen de linker celrand. Dit is de standaardinstelling.

Center

centreert de tekst tussen de linker en rechter celranden.

Right

lijnt de tekst uit tegen de rechter celrand.

V. Alignment

bepaal hiermee de verticale plaatsing van de tekst in een cel.

Bottom

de tekst staat tegen de onderrand van de cel. Tabel B-5 - Overzicht cel-eigenschappen


B-22 Celeigenschap Omschrijving Center

centreert de tekst tussen de onder- en bovenkant van de cel.

Top

de tekst staat tegen de bovenrand van de cel.

Cell Spacing

bepaal hiermee de afstand tussen de cellen onderling.

Style

je kunt de HTML-stijldefinitie intypen. Meestal zul je deze optie niet gebruiken. Vraag eventueel hulp bij de sitemanager/systeembeheerder. Tabel B-5 - Overzicht cel-eigenschappen

Invoegen cellen

Nieuwe cellen invoegen in de tabel: 1 Plaats de cursor in de cel waar je aan de linkerkant een nieuwe cel wilt maken; 2 Klik op Table --> Insert Cell. De nieuwe cel wordt ingevoegd links van de geselecteerde cel. Alle cellen rechts van de ingevoerde cel schuiven automatisch op.

Verwijderen cellen

Cellen uit de tabel verwijderen: 1 Selecteer de cel(len) die je wilt verwijderen; 2 Klik op Table --> Delete Cell. De cel(len) is/zijn verwijderd. Alle cellen rechts van de verwijderde cel schuiven automatisch op.

Samenvoegen cellen

"

Om twee cellen samen te voegen: 1 Selecteer de naast elkaar gelegen cellen die je wilt samenvoegen tot één cel. 2 Klik op Table --> Merge Cells.

Noten • De inhoud van de cellen die je samenvoegt wordt gecombineerd in de nieuwe cel; • De inhoud van elke cel wordt op een nieuwe regel geplaatst.

Splitsen cellen

Een cel delen in twee aparte cellen: 1 Selecteer de cel die je wilt opdelen; 2 Klik op Table --> Split Cell.


B-23

"

Noten • De inhoud van een cel die wordt opgedeeld, blijft in de meest linker cel staan; • Bij de splitsing van cellen wordt zoveel mogelijk de kolomindeling vastgehouden.

Let op! Als je cellen splitst, kunnen onverwacht cellen worden toegevoegd aan de rechterkant van de tabel. Dat heeft te maken met de HTMLcode waaruit pagina’s zijn opgebouwd.

!

Invoegen rijen Een rij aan de tabel toevoegen: 1 Selecteer een cel waarboven je een nieuwe rij wilt maken; 2 Klik op Table --> Insert Row. De nieuwe rij wordt ingevoegd boven de rij waarin de cursor staat.

Verwijderen rijen Rijen uit de tabel verwijderen: 1 Plaats de cursor in een cel van de rij die je wilt verwijderen; 2 Klik op Table --> Delete Row. De rij is verwijderd. De rijen onder de verwijderde rij schuiven automatisch op.

Als je meerdere aansluitende rijen wilt verwijderen, doe je het volgende: 1 Plaats de cursor in de meest linker cel van de rij die je wilt verwijderen; 2 Houd de linkermuisknop ingedrukt en selecteer de eerste cel van de laatste rij die je wilt verwijderen. De rijen worden automatisch geselecteerd; 3 Klik op Table --> Delete Rows. De rijen worden verwijderd. De rijen onder de verwijderde rij schuiven automatisch op.

Invoegen kolommen Een kolom toevoegen aan de tabel: 1 Selecteer een cel waarvan je links een nieuwe kolom wilt maken; 2 Klik op Table --> Insert Column. De nieuwe kolom wordt ingevoegd links van de kolom waar de cursor staat.


B-24

Verwijderen kolommen

Een kolom uit de tabel verwijderen: 1 Plaats de cursor in een cel van de kolom die je wilt verwijderen; 2 Klik op Table --> Delete Columns. De kolom is verwijderd. De kolommen rechts van de verwijderde kolom schuiven automatisch op.

Als je meerdere aansluitende kolommen wilt verwijderen, doe je het volgende: 1 Selecteer in een rij de naast elkaar liggende cellen van de kolommen die je wilt verwijderen; 2 Klik op Table --> Delete Columns. De kolommen worden verwijderd. De kolommen rechts van de verwijderde kolom schuiven automatisch op


B-25

B.9 Afbeeldingen en lijnen Let op! Als je een afbeelding wilt gebruiken in het bodyveld, moet je de afbeelding eerst toevoegen aan Smartsite. Met andere woorden: je moet de afbeelding uploaden. Dat betekent dat het plaatje op de webserver moet komen te staan, zodat bezoekers van de webpagina het ook zullen zien. Als de afbeelding eenmaal op de webserver staat, kun je het gaan invoegen.

!

Invoegen afbeelding Een afbeelding aan de tekst in het body-veld toevoegen: 1 Plaats je cursor waar je de afbeelding wilt invoegen; 2 Selecteer Insert --> Image of druk op Ctrl+G op je toetsenbord. Het venster Image verschijnt:

Figuur B-9 - Afbeelding invoegen

3 Klik op . Het venster Get Pictures verschijnt. In de titelbalk van het venster staat tussen vierkante haken het pad op de server waarin je kijkt. De folder waarin je begint kun je instellen door Shift+Ctrl+G te drukken of de Shift ingedrukt te houden als je Insert Image uit het menu kiest. 4 De namen tussen vierkante haken in de lijst zijn folders. Als je op een folder dubbel klikt krijg je de inhoud van die folder te zien. Om weer terug te gaan kun je [..] dubbel klikken of een keer op klikken.


B-26 5 Selecteer een afbeelding en gebruik de overige opties om de eigenschappen van de afbeelding aan te passen. 6 Klik op OK. Het venster verdwijnt en de afbeelding is toegevoegd aan de tekst.

"

Noot Het heeft alleen zin een afbeelding te kiezen met een geldig bestandsformaat. Als je kiest voor een ander formaat kun je het venster Image niet sluiten.

Overige opties van afbeeldingen Als je een afbeelding hebt geselecteerd, kun je in het Image-venster nog de volgende instellingen van de afbeelding aanpassen: Afbeeldingoptie

Omschrijving

Alt

Je kunt hier een beschrijving of een commentaar typen. Als de bezoeker van de webpagina de muis over de afbeelding beweegt, krijgt hij of zij deze tekst te zien.

Align

Deze functie bepaalt de plaatsing van de afbeelding:

Left

Plaatst de afbeelding links in de tekst. Deze instelling kun je gebruiken om de tekst vloeiend rechts om de afbeelding te laten lopen.

Right

plaatst de afbeelding rechts in de tekst. Deze instelling kun je gebruiken om de tekst vloeiend links om de afbeelding te laten lopen.

Top

Plaatst de bovenkant van de afbeelding gelijk met het hoogste item of object op de regel.

TextTop

Zet de bovenkant van de afbeelding gelijk met de bovenkant van de tekst.

Middle

Plaatst het midden van de afbeelding op de hoogte van de regel.

AbsMiddle

Plaatst het midden van de afbeelding gelijk met het midden van de tekst.

Baseline

Plaatst de onderkant van de afbeelding gelijk met de regel.

AbsBottom

Plaatst de onderkant van de afbeelding gelijk met het laagste item of object op de regel.

Border

Je kunt een afbeelding een kader geven. Selecteer uit de lijst de dikte van het kader. Als je geen rand wilt, selecteer je 0.

Size

Je kunt de breedte en hoogte van de afbeelding onafhankelijk van elkaar aanpassen. Pas je ze los van elkaar aan, dan kan de afbeelding een vertekend beeld geven.

Keep Aspect Ratio Als deze optie is aangevinkt zal, als je een van de afmetingen wijzigt, de andere afmeting automatisch mee veranderen. Style

Dit is een geavanceerde optie om specifieke HTML-stijlelementen te specificeren. Instellingen die je hier maakt kunnen conflicteren met andere instellingen in dit venster. Het uiteindelijke resultaat is daardoor moeilijk te voorspellen. Tabel B-6 - Overzicht opties voor afbeeldingen


B-27

Let op! Een groot plaatje kleiner op een pagina plaatsen heeft geen effect op de snelheid waarmee een bezoeker het plaatje moet downloaden. De bestandsgrootte blijft immers gelijk.

!

Wijzigen afbeeldingen De eigenschappen van een afbeelding wijzigen: 1 Selecteer een afbeelding; 2 Klik met je rechtermuisknop in het bodyveld. Het contextmenu verschijnt; 3 Klik op Properties of klik op Properties in de knoppenbalk; 4 Voer de wijzigingen in en sluit af.


B-28

B.10 Hyperlinks Een hyperlink is een verwijzing. Dat kan bijvoorbeeld een verwijzing zijn naar informatie op een andere website, naar informatie op een andere plaats op de eigen website of naar een e-mailadres.

Hyperlinks binnen de website

"

Als je een hyperlink wilt maken naar een item, doe je het volgende: 1 Selecteer in het viewvenster het item waarnaar je de link wilt maken; 2 Selecteer in de editor de tekst of de afbeelding voor de hyperlink; 3 Selecteer Insert --> Internal Hyperlink of druk op Ctrl+Insert op je toetsenbord.

Een andere mogelijkheid is: 1 Selecteer de tekst of de afbeelding voor de hyperlink; 2 Selecteer Insert --> Hyperlink of druk op Ctrl+H op je toetsenbord. Het venster Hyperlink verschijnt. 3 Typ het nummer in van het item in de balk URL en sluit het venster.

Als je het nummer niet weet, kun je het item zoeken via Find: 1 Typ in de balk Find een deel van de titel van het item; 2 Klik op Find. Er verschijnt een lijst met items die voldoen aan het zoekprofiel; 3 Selecteer uit deze lijst een item en sluit het venster.Het nummer van het item wordt automatisch ingevuld in de URL balk; 4 Sluit het venster Hyperlink.

Noten • Bij Text verschijnt het geselecteerde woord of de geselecteerde tekst. Wijzigingen hierin worden ook doorgevoerd in het bodyveld van het item. • Je hoeft geen keuze te maken uit de keuzelijst bij Type. Deze wordt automatisch ingevuld met http:// • In de keuzelijst Target kun je kiezen tussen: niets invullen, _blank, _parent, _top en _self. Niets invullen is gelijk aan _self: de gelinkte pagina wordt getoond in het huidige venster. Als je _blank kiest wordt de pagina in een nieuw venster geopend. _Parent en _top werken met frames; _parent opent de pagina in de frame die een niveau hoger ligt, _top opent de pagina in het hoogstgelegen frame. Met _top wordt dus de frameset verwijderd.


B-29

Verwijzing naar een bookmark Wil je een verwijzing maken naar een bookmark (zie B.11 Bookmarks) binnen hetzelfde item, dan doe je het volgende: 1 Selecteer de tekst voor de hyperlink; 2 Selecteer Insert --> Hyperlink of druk op Ctrl+H op je toetsenbord. Het venster Hyperlink verschijnt; 3 Kies uit de lijst met bookmarks degene waarnaar de link moet verwijzen; 4 Sluit het venster.

Wil je een verwijzing maken naar een bookmark in andere items, dan doe je het volgende: 1 Selecteer de tekst voor de hyperlink; 2 Maak een hyperlink naar het item waar het bookmark staat; 3 Plaats de cursor in de hyperlink in het bodyveld; 4 Klik op of open het contextmenu van de hyperlink (met je rechtermuisknop) en selecteer Properties. Het venster Hyperlink verschijnt opnieuw. In de balk URL staat nu de volledige verwijzing naar het item; 5 Typ in de balk URL, achter de verwijzing naar het item, een # en daarna (zonder spatie) de naam van het bookmark. Bookmarks in andere items komen niet in de lijst; 6 Sluit het venster Hyperlink.

Verwijzing naar een bestand Wil je een verwijzing maken naar een bestand op de server, om te downloaden, dan doe je het volgende: 1 Selecteer de tekst voor de hyperlink; 2 Selecteer Insert --> Hyperlink of druk Ctrl+H op je toetsenbord. Het venster Hyperlink verschijnt; 3 Druk op de knop Link to File. Het Venster Link to File verschijnt. De werking is hetzelfde als van Get Pictures; 4 Selecteer een bestand en sluit de vensters.

Externe hyperlinks De stappen om externe hyperlinks te maken zijn hetzelfde als een verwijzing binnen een website maken, op twee dingen na: het type en de URL. Deze twee elementen lichten we hieronder toe. Wil je hyperlinks maken naar externe websites, doe dan het volgende: Typ in de balk URL het internetadres van de website. Bijvoorbeeld: www.smartsite.nl. Het type hoef je niet op te geven. Als de bezoeker van de website op de hyperlink in de tekst klikt, komt hij of zij (in dit voorbeeld) terecht bij de website van Smartsite Software. Wil je hyperlinks maken naar e-mailadressen, doe dan het volgende: Typ in de balk URL het e-mailadres en geef bij type ‘mailto:’ op. Bijvoorbeeld:


B-30

[email protected]. Als de bezoeker van de website op de hyperlink in de tekst klikt, komt hij of zij (in dit voorbeeld) terecht in een nieuw bericht met als geadresseerde [email protected].

Hyperlinks bewerken

Om een hyperlink te bewerken: 1 Plaats de cursor in de hyperlink in het bodyveld; 2 Klik op of open het contextmenu van de hyperlink (met je rechtermuisknop) en selecteer Properties. Het venster Hyperlink verschijnt opnieuw; 3 Voer de wijzigingen voor de hyperlink in en sluit het venster.

Hyperlinks verwijderen

"

Een hyperlink verwijderen, maar de tekst laten staan: 1 Plaats de cursor in de hyperlink of selecteer de hele hyperlink; 2 Klik op Tools --> Remove Hyperlink.

Noot Als je de hyperlink helemaal selecteert, kun je deze ook verwijderen door op Del te drukken. Nu is de hyperlink en de tekst verwijderd.


B-31

B.11 Bookmarks Een bookmark is een plaats in een tekst waar je met een hyperlink naartoe kunt springen. Je kunt zo bijvoorbeeld een nieuw begrip in de tekst elders op de pagina of de site verklaren. Als je van het begrip in de tekst een hyperlink maakt en de bezoeker klikt daarop, dan zal hij of zij automatisch bij de verklaring (dat is de bookmark) terechtkomen.

Bookmark invoegen Om een boekmark in het body-veld in te voegen: 1 Plaats de cursor waar je het bookmark wilt invoegen. 2 Klik op Insert --> Anchor/Bookmark. Er verschijnt een scherm waarin je de naam van het bookmark kunt opgeven. 3 Gebruik de gegeven naam of geef een eigen naam op. 4 Sluit het venster. In de tekst verschijnt, als je Extra --> Show details aan hebt staan, een icoontje dat aangeeft dat je een bookmark hebt geplaatst.

Noot Zorg dat binnen het item elk bookmark een unieke naam heeft. Het kan handig zijn voor jou bekende namen te gebruiken, zodat je ze bij het aanmaken van hyperlinks makkelijk kunt onthouden.

"

Bookmark verplaatsen Om een reeds aangemaakt bookmark te verplaatsen: 1 Selecteer het bookmark. 2 Sleep het met de muis naar een nieuwe plaats.

Noot De naam van het bookmark blijft ongewijzigd.

"

Bookmark verwijderen Een bookmark verwijderen: 1 Selecteer het bookmark; 2 Druk op Del.


B-32

Naam van een bookmark wijzigen

!

Je kan de naam van een bookmark wijzigen: 1 Selecteer een bookmark; 2 Klik op of open het contextmenu van het bookmark (met je rechtermuisknop) en selecteer Properties. Het venster Bookmarks verschijnt; 3 Geef de nieuwe naam op en sluit het venster.

Let op!


Vergeet niet dat er in de tekst meerdere hyperlinks kunnen zijn die naar eenzelfde bookmark verwijzen. Als je de naam van de bookmark verandert, zul je dus ook die hyperlinks moeten aanpassen.

Colofon

Deze handleiding is een uitgave van: Smartsite Software B.V. Elektronicaweg 33 2628 XG DELFT Telefoon: 015 - 251 37 20 Fax: 015 - 251 37 21 www.smartsite.nl [email protected]



Redacteuren Handleiding

Recommend Documents