Word-macro s voor redacteuren en dtp ers

Jan Jansen

Word-macro’s voor redacteuren en dtp’ers EEN HANDLEIDING

een uitgave van

Amsterdam, 2011 [email protected]

Inhoud

1 1.1 1.2 1.3

Inleiding 2 Het probleem 2 Uitgangspunten 2 Stijlen 3

2 2.1 2.2 2.3

Werkwijzen 5 Werkwijze voor de auteur 5 Werkwijze voor de redacteur 5 Werkwijze voor de opmaker 9

3 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.1.6 3.1.7 3.1.8 3.1.9 3.1.10 3.1.11 3.1.12 3.1.13 3.1.14 3.1.15

Beschrijving en gebruiksaanwijzing van de macro’s 11 Overzicht van sjablonen en macro’s 11 De ruimop-macro 12 De macro rom_cijfers_kk 14 De macro kk_codes_omz 14 De vervang-macro 14 De macro ondomz 18 De macro divomz 19 De macro’s en_vn en vn_en 19 De macro enverz en vnverz 19 De macro kopnrs_romz 19 De macro nrs_en_bullets_omz 20 De macro dtpprep 20 De macro codeer_stijlen 22 De macro vervang_codes 24 De macro’s codeer_qxp en codeer_ind 24 De macro’s codeer_index_qxp en codeer_index_ind 30

4

Voorbeeld van technische auteursinstructies 33

5

Demo-bestanden 35

© 1999, 2011

Van Oldenbarneveldtstraat 18 hs 1052 KA AMSTERDAM tel. 020-6825077 e-mail: [email protected]

Word-macro's voor redacteuren en dtp’ers – Inleiding

1

Inleiding

1.1

Het probleem

De auteur/vertaler wil graag dat de kopij er visueel aantrekkelijk uitziet en prettig leest, maar hij moet vreemde codes als {9} intypen. Waarom eigenlijk? Wat moet de redacteur/persklaarm aker doen als de auteur niet volgens de instructies heeft gewerkt en chaotisch ‘opgemaakte’ manuscripten aanlevert? Is alle opmaak verwijderen de enige oplossing? Als de opmaker de noten als apart bestand aangeleverd wil hebben, moet de redactie dan de auteurs verbieden Word-noten te maken? Wat moet de opmaker doen, als de redactie zijn werk niet goed heeft gedaan? Moet hij de kopij ontdoen van alle opmaak en helemaal opnieuw beginnen door met de muis kopje voor kopje bladzij voor bladzij aan te klikken? Uitgeverij en grafische industrie staan vaak met de ruggen naar elkaar toe. Die twee drempels overwinnen, die tussen auteur en redacteur en die tussen redacteur en opmaker, en dan één integrale aanpak van het hele traject. Met alle flexibiliteit die een uitgever nodig heeft. Liefst nog meer flexibiliteit dan nu. Dat kan.

1.2

Uitgangspunten

Die flexibele aanpak hebben we ontwikkeld vanuit vier uitgangspunten. Uitganspunt 1 De auteur maakt niet op in Word, maar hij markeert de relevante tekstsoorten met stijlen. Stijlen (t/m Word 2003 ‘opm aakprofielen’ genoemd) kunt u zien als labels voor tekstsoorten (zoals koppen), waaraan een vorm gekoppeld is. De W ord-stijlen leveren een tijdelijke vorm voor auteur (en redacteur). Bij importeren van de kopij in InDesign of QuarkXPress kunnen de Word-stijlen worden vervangen door de stijlen of typogrammen van het opmaakprogramma met de defintieve vorm. In § 1.3 gaan we dieper in op stijlen. Als de auteur gewend is om tekstsoorten te coderen met codes als {kop1}, mag dat ook. Uitgangspunt 2 De auteursinstructie moet zo eenvoudig mogelijk zijn. Als een probleem eenvoudig kan worden opgelost met een macro (een programma in Word), hoeft niemand de auteur daarmee lastig te vallen. Daardoor kan de auteur zich concentreren op wat hij écht goed moet doen. Zo mag de auteur hoofdletterwoorden (bijv. ANWB) gewoon met hoofdletters intikken, want met een macro kunnen ze achteraf gemakkelijk worden omgezet in kleine letters met kleinkapitaal. Uitganspunt 3 De auteur moet handige W ord-functies, zoals Word-voetnoten en -tabellen, kunnen gebruiken. En als dat een probleem is voor de opm aker, dan laten we die deze functies door een macro omzetten.

2


3

Zo hebben we een macro ontwikkeld die voetnoten in een apart bestand plaatst en op de nootplaats in de tekst een superieur cijfer zet met een vast nummer, precies zoals de opmaker wil. Uitgangspunt 4 De werkwijze is onafhankelijk van het vervolgtraject of van het opmaakpakket dat wordt gebruikt. De auteur en de redactie kunnen altijd op dezelfde manier werken. Pas na het redactionele traject kunnen macro’s specifieke codes (tags) genereren: QuarkXpress-, InDesign- en zelfs XML-codes. Voor het geval de kopij niet aan de voorwaarden voldoet, is er een macro ontwikkeld om fouten zoveel mogelijk te repareren. Op basis van deze uitgangspunten hebben we een complete set van macro’s voor redactie en opm aker ontwikkeld om

C de auteursinstructie eenvoudig te houden en ongerechtigheden uit manuscripten te verwijderen: de ruimop-macro

C om autom atisch taalen spelfouten te corrigeren: de vervangm acro C Word-functies (tabellen, noten, automatische nummers) om te zetten, die voor de opmaker lastig te verwerken zijn

C specifieke opmaakcodes (tags) te genereren die de kopij voorbereiden voor import in het opm aakprogramma. In § 3.1 worden de macro’s gedetailleerd besproken.

1.3

Stijlen

Er zijn twee soorten stijlen: alinea- en tekenstijlen. Een alineastijl geldt altijd voor een hele alinea, een tekenstijl voor een of meer tekens of woorden binnen een alinea. Een kop is dus altijd een alineastijl en een trefwoord een tekenstijl. (In InDesign heten ze paragraph en character style, in QuarkXPress alinea- en tekstypogrammen). Door stijlen te gebruiken kan de auteur inhoudelijk blijven denken: “dit is een paragraafkop”, en hij kiest de bijbehorende stijl (bijv. k2 of kop2). Hij hoeft niet te weten hoe hij de vorm van die kop moet aangeven: die vorm komt vanzelf mee. Zo blijft hij bij zijn leest: bij tekstschrijven en tekstopbouw.

Tekstsoorten

Kopsoorten

Termsoorten

t1

platte tekst

k1

hoofdkop

w1

t2

voorbeeld

k2

paragraafkop

w2

t1ops1

opsomming niveau 1

k3

subparagraafkop

t1ops2

opsomming niveau 2

k4

tussenkop

naam/titel trefwoord

voetnoten

fig. 1. Voorbeeld van tekstsooorten in een uitgavenreeks

Aan het werken met stijlen gaat een degelijke voorbereiding vooraf. Eerst inventariseert de redactie alle tekstsoorten die in de uitgave kunnen voorkomen. Als er een vertaling gemaakt wordt of als een uitgave gemaakt wordt in een bestaande serie, is precies bekend welke dat zijn.


Daarna kan de redactie een sjabloon (laten) maken met voor elke tekstsoort een stijl. Wij raden aan om niet de ingebouwde stijlen van W ord zelf te gebruiken, omdat die van naam kunnen veranderen, als de tekst wordt geopend in een andere taalversie. Zo wordt Kop 1 gewijzigd in Heading 1 door de US-versie van Word. Dit is ook het geval bij de verschillende taalversies van het opmaakpakket. Als de redactie zelf namen kiest, weet iedereen altijd zeker welke naam een stijl heeft. Sommige macro’s moeten koppen kunnen herkennen. Dat kunnen ze alleen doen als de kopstijlen de volgende systematische namen hebben: k+nr (k1, k2, enz.), h+nr (h1, h2 enz.), kop+nr (kop1, kop2, enz.) of kop+soort (kop-hstk, kop-par). Als u deze namen gebruikt, kunt u optimaal van de macro’s profiteren. Omdat we er rekening mee houden dat auteurs de ingebouwde stijlen van Word gebruiken en u een Engelse versie van Word gebruikt, mogen Heading+spatie+nummer (bijv. Heading 1) en Kop+spatie+num mer (bijv. Kop 1) ook. Als u een W ord2003-sjabloon m et een stijlenwerkbalk aan de auteur geeft, kan die met één druk op de knop de gewenste tekstsoort kiezen. En de redacteur krijgt veel beter gestructureerde manuscripten.

fig. 2

In Word2007 is het niet meer mogelijk om zelf een stijlenwerkbalk te maken, maar de stijlen kunnen wel bij de zogeheten snelle stijlen in het start-m enu worden gezet.

fig. 3

Hoewel we er voorstander van dat auteur en redacteur denken in tekststructuren en dus stijlen gebruiken, blijft het in onze methode mogelijk dat de auteur binnen alinea’s – in plaats van een tekenstijl – cursief, vet, onderstreping en kleinkapitaal gebruikt. Dan is het later echter moeilijk en soms onm ogelijk om onderscheid te maken tussen bijv. een beklemtoning, een vreemdtalige term of een (boek)titel. Gebruik geen koppelteken in stijlnam en, maar underscores, dus niet kop-1 maar kop_1. Daarmee voorkomt problemen als de kopij later in een HTML of XML-omgevoing terecht komt.

4

Word-macro's voor redacteuren en dtp’ers – Werkwijzen

2

Werkwijzen

2.1

Werkwijze voor de auteur

De auteur ontvangt van de redactie een auteursinstructie en een sjabloon m et een stijl voor elke tekstsoort die voorkomt in de publicatie. Dit sjabloon moet hij op zijn pc installeren. Daarna kan hij in W ord het gewenste sjabloon kiezen via Bestand, Nieuw, Sjablonen op mijn computer of in W ord 2007 via Office-knop, Nieuw, Mijn sjablonen, en gaan werken aan zijn manuscript. Aan de hand van de auteursinstructie markeert hij de tekstsoorten met de gewenste stijl. Als de redacteur of de opmaker toch graag codes als {k1} wil, kunnen zij deze met de macro codeer_stijlen (zie § 3.1.12) genereren aan de hand van de stijlen, en de stijlen zelf naar wens verwijderen. Zo kan de auteur prettig werken, terwijl de redactie en de opm aker de tekst toch precies krijgen, zoals zij willen. Indien de auteur geen probleem heeft met het aanbrengen van codes of er al helemaal aan gewend is, mag hij dat overigens gewoon blijven doen. Als er tabellen kunnen voorkomen in de tekst, kan de auteur het beste ‘echte’ Wordtabellen met cellen maken, die later gemakkelijk kunnen worden omgezet in tab-gescheiden tekst. Bij deze omzetting komt er keurig één tab bij elke kolomscheiding. Als de auteur met tabs en spaties probeert zaken recht onder elkaar te krijgen, zijn zulke tabellen moeilijker te verwerken. En het kost de opmaker meer tijd. In hoofdstuk 4 geven we een voorbeeld van een auteursinstructie.

2.2

Werkwijze voor de redacteur

In veel gevallen worden manuscripten afgedrukt en op papier geredigeerd en gecorrigeerd. Voordat dit gebeurt, kan de redacteur eerst de kopij redigeerklaar maken, zoals wij dat noemen. Dat bestaat uit de volgende stappen. Controle op gebruik van stijlen De redacteur kan controleren of de auteur nog andere opmaak dan stijlen heeft gebruikt. : ~ In W ord 2003: open demo2b.doc, kies Opm aak, Opm aakprofielen en opmaak; rechts op

het scherm verschijnt het stijlen- en opmaakmenu. ~ Kies onderin Weergeven: Opmaak in gebruik; als in de lijst alleen stijlen staan, heeft de

auteur geen andere opmaak gebruikt. ~ In W ord 2007 : open demo2b.docx, kies in het Start-lint Stijlen en klik op het

pijlsym booltje rechtsonder (zie fig. 4 ).

fig. 4 ~ Kies in het stijlenvenster rechtsonder Opties, Selecteer weer te geven stijlen: In gebruik ~ Vink Tekenopmaak aan (zie fig. 5), waardoor ook vet, cursief e.d. (buiten een stijl om )

worden weergegeven in de stijlenlijst.

5


fig. 5

~ Klik dan OK.

Dit lijstje laat zien welke stijlen de auteur heeft gebruikt. Om te controleren of de auteur stijlen consequent heeft gebruikt, kan de redacteur met de cursor over de tekst gaan en in de stijlenlijst rechts bekijken welke stijl is toegekend aan een alinea of woord. Maar Word heeft een handiger optie: als een tekstelement (bijv. een kop k1) is geselecteerd, kunnen ook alle andere elementen met die stijl geselecteerd worden.

fig. 6

6


7

~ Word 2003: klik op de rechter muisknop en kies Tekst met soortgelijke opmaak

selecteren. ~ Word 2007: klik op de rechter muisknop, kies Stijlen, Tekst met soortgelijke opmaak

selecteren. Dan wordt alle tekst met die stijl ‘geblokt’. In fig. 6 kunt u zien, dat op deze manier alle kopjes met de stijl k2 geselecteerd zijn. Door dit te doen met elke stijl van het stijlenlijstje, kan de redacteur controleren hoe de auteur heeft gewerkt en of hij de stijlen correct heeft toegepast. Kopij opschonen Na controle op de stijlen, laat de redacteur de kopij opschonen door de ruimop-macro. In slechte, maar zelfs in goede kopij, komen toch altijd nog allerlei typefouten voor, zoals dubbele spaties, foutieve spaties ( zoals hier ), dubbele tabs en nog veel meer. Daarvoor hebben we de macro ruimop ontwikkeld, die dit soort fouten herstelt, maar nog veel meer kan doen, zoals het kleinkapitaal maken van hoofdletterwoorden als

ANW B,

vanaf twee of

drie letters. In de auteursinstructie hoeft daarom niets te staan over hoofdletterwoorden, want met de ruimop-macro komt dat vanzelf goed. De ruimop-m acro bespaart de redacteur en/of de corrector tijd en hij verhoogt de kwaliteit van de kopij. Bovendien zorgt die ervoor dat de auteursinstructie aanzienlijk kan worden vereenvoudigd. In § 3.1 worden de opties van deze macro gedetailleerd besproken. De ruimop-macro kan een groot aantal fouten corrigeren, maar geen chaotische en ongestructureerde manuscripten structureren. In dat geval zijn er drie opties:

C Als de auteur een rommeltje heeft gemaakt van de alineastijlnamen, bijv. voor platte tekst en koppen, maar daarbinnen wel goed heeft gemarkeerd, kan de redacteur (na het opruimen van de standaardfouten m et de ruimop-macro) de foutieve alineastijlen verwijderen door alles te selecteren met Ctrl A, en aan alle alinea’s de stijl Standaard toekennen. Vervolgens kent hij aan elke alinea de juiste stijl toe óf de juiste code, bijv. {kop1} en {t1}.

C Als zowel de markering van de alinea’s als die van de tekstelementen binnen de alinea’s onbruikbaar is, maar het feit dát alle tekstelementen gemarkeerd zijn goed is, kan de redacteur de macro ruimop alle vet, cursief en afwijkende corpsgrootte laten omzetten in onderstrepingen. Met de macro ondomz kan de redacteur of de persklaarmaker alle onderstrepingen één voor één nalopen en er de juiste stijl aan toekennen. Een beperking hierbij is dat alleen stijlnamen k1 t/m k9 of kop1 t/m kop9, t2 t/m t9 en w1 t/m w8 mogelijk zijn. De redacteur is natuurlijk vrij om aan die namen zelf een betekenis toe te kennen.

C Als de markeringen totaal onbruikbaar zijn, kan hij de gehele tekst plat maken door alles te selecteren en in het stijlenm enu ‘Opm aak wissen’ te kiezen. Daarna moet alle relevante tekstsoorten helemaal opnieuw worden gemarkeerd. Dit kan veel werk betekenen voor de redacteur/persklaarm aker, maar als die het niet doet, moet de opmaker het later alsnog doen. Rom einse cijfers kleinkapitaal m aken Met de macro romeinse_cijfers kan de redacteur getallen van een en/of twee cijfers kleinkapitaal maken.


Spel en taalfouten corrigeren Met de vervang-macro laat de redacteur automatisch duizenden veelgem aakte taalen spelfouten corrigeren, o.a. die het gevolg zijn van de laatste spellingswijziging, zoals ‘produkt’ en ‘publikatie’. Met de macro kunt u ook veelvoorkomende contaminaties en andere fouten (bijv. ‘ten alle tijde’) verbeteren.In § 3.1.3 worden de mogelijkheden van deze macro en de manier waarop het resultaat gecontroleerd kan worden, gedetailleerd besproken. In tegenstelling tot de ruimop-m acro wijzigt de vervangmacro de tekst en daardoor is hij een puur redactionele macro. Noten om zetten Met de macro en_vn kan de redacteur eindnoten om zetten in voetnoten, en met de macro vn_en voetnoten in eindnoten. Bij het redigeren kan het handig zijn als er voetnoten gebruikt worden in plaats van eindnoten, want dan hoeft de redacteur/persklaarmaker niet te bladeren. Als er toch eindnoten moeten worden aangeleverd, kunnen die na de redactie altijd weer worden omgezet in eindnoten. De noten blijven automatisch genum merd. Als de redacteur de noten al graag in een apart bestand wil, kan hij dat laten doen door de macro en_verz of vn_verz. Het nadeel daarvan is dat de nummering niet meer klopt als er nog een noot bij of af moet. Koppeltekens (divisies) om zetten. De meeste auteurs hebben geen idee van de verschillende streepjes die er zijn, zoals koppelteken, n-streep, m-streep en min-teken, en gebruiken het streepje op het toetsenbord – het koppelteken of de divisie – overal voor. Zo kan m et de ruimop-macro de combinatie spatie+koppelteken+spatie al worden vervangen door spatie+n-streep+spatie. Maar dat kan de macro alleen als er een spatie voor en een spatie achter het streepje staan. Met de macro divom z kan de redacteur alle overige divisies één voor één nalopen en per divisie het juiste streepje kiezen. Na deze stappen is de kopij redigeerklaar en nu pas is het zinvol om de kopij printen, waarna de redacteur/persklaarmaker kan gaan corrigeren en redigeren. Bij het invoeren van de correcties kunnen opnieuw foutjes als dubbele spaties ontstaan. Dus voordat de kopij naar de opm aker gaat, laat de redacteur de kopij nogm aals opschonen met de ruimop-macro. Om zettingen uitvoeren van Word-functies t.b.v. de opm aker Afhankelijk van de afspraken met de opm aker kan de persklaarmaker de Word-functies omzetten die de opm aker moeilijk kan verwerken. Hiervoor kan hij de macro’s dtpprep en automnromz gebruiken. Als de opmaker coderingen als {k1} wil hebben, kan hij de macro codeer_stijlen toepassen. Wie welke macro’s toepast, hangt af van de werkwijze van de uitgeverij

C of de redacteur haalt het manuscript door de macro’s heen en geeft het dan aan de persklaarm aker.

C of de redactie besteedt deze werkzaamheden uit aan een persklaarmaker en die past de macro’s toe voordat hij begint te redigeren.

8


2.3

Werkwijze voor de opmaker

Het werk van de redacteur/persklaarm aker controleren Als de redacteur en persklaarmaker hun werk niet of niet goed hebben gedaan, kan de opmaker alsnog de kopij opschonen en fouten corrigeren met behulp van de macro’s die bij de werkwijze van de redacteur aan de orde zijn geweest. Het gebruik van de vervangm acro, die ingrijpt in de tekst, is natuurlijk voorbehouden aan de redacteur. Als de kopij correct met stijlen gem arkeerd is, kan de opm aker de nodige omzettingen laten doen door omzettingsmacro’s

C de noten alsnog naar wens in een apart bestand laten zetten m et de macro’s vn_verz of en_verz en

C automatische nummering in koppen om zetten in vaste nummers (dtpprep-macro) C Word-tabellen m et cellen om zetten in tab-gescheiden tekst (dtpprep-macro) Met de macro dtpprep kan hij bovendien extra stijlen laten aanbrengen, zoals aan de eerste alinea na een kop of witregel, en aan cijfers. Daarna kan hij de kopij importeren in het opmaakprogramma. Als daarin een stylesheet met stijlen of typogrammen klaar staat, springen alle elem enten direct in de goede vorm . Als de opm aker er niet zeker van is dat er geen verborgen opmaak in de kopij meer aanwezig is of liever uitgaat van ‘harde’ codes kan hij die laten genereren. Daarvoor dienen de codeerm acro’s:

C codeer_stijlen, die aan het begin van elke alinea een code plaatst met de naam van de geldende stijl, bijv. {k1}. Deze codes zijn nog algem een, dus niet specifiek voor QuarkXpress of InDesign. Het is ook mogelijk om voor XML-codes te kiezen, bijv. .

C vervang_codes, die aan de hand van een aanpasbare Word-tabel codes vervangt door andere; bijv. {9} door {kop1}. Deze optie is interessant als er al een stylesheet voorhanden is m et ingevulde stijlnamen.

C codeer_qxp, die specifeke codes (tags) genereert voor QuarkXPress. C codeer_ind, die specifeke codes genereert voor InDesign. D.m.v. de eerste twee codeermacro’s kunt u ook XM L- en HTM L-codes genereren als
voor een kop en
voor een alinea. In fig. 7 ziet u het hele traject in schema, vanaf het gedetailleerd uitgaveplan (waarin de redactie de belangrijkste tekstelementen heeft laten vastleggen) tot en met de flexibele aansluiting op het vervolgtraject.

9


10

1

gedetailleerd uitgaveplan en auteursinstructie

2

tekst creëren en markeren

3

redigeerklaar maken

4

manuscriptbewerking

5

controle en fiat auteur

9 9 9 9 9 schone gemarkeerde kopij (Word-brondocument)

6

7

DTP -klaar maken (InDesign / QuarkXpress)

omzetten in

XM L

9

9

stijlblad laden

on line

9 tekst laten binnenlopen

9 laatste hand leggen

9 opgemaakte proef

fig. 7. De zeven fasen van het ideale prepress-traject

of

H TM L

Word-macro's voor redacteuren en dtp’ers – Beschrijving en gebruiksaanwijzing

11

3

Beschrijving en gebruiksaanwijzing van de macro’s

3.1

Overzicht van sjablonen en macro’s

Het pakket dat u via e-mail of op cd hebt verkregen, omvat:

C C C C

het sjabloon rpmacros.dot(m) met de redactie- en productiemacro’s het bestand installeer_macros.doc(m) om de macro’s te installeren twee demosjablonen met stijlen: infoboek.dot(x) en hboreeks.dot(x) de bestanden verv-tabel1.doc(x) t/m verv-tabel10.doc(x). Deze tabellen zijn nodig voor de vervangm acro, die automatische correcties uitvoert. Zie § 3.1.3.. Het bestand vervangtabel-coderingen.do(x)c is nodig voor de macro vervang_codes.

C het bestand speciale_tekens.doc om te testen of speciale tekens correct worden geïmporteerd door het opmaakprogramma. De totale set redactie- en productiemacro’s bestaat uit de volgende macro’s: macro

omschrijving

redactie productie

1 ruimop

herstellen van fouten in kopij

!

2 rom_cijfers_kk

romeinse cijfers kleinkapitaal maken

!

3 kk_codes_omz

kleinkapitaalcodes als {kk}..{ekk} omzetten in kleinkapitaal (opmaak)

4 vervang

automatische correctie van meer dan 10.000 taalen spelfouten

!

!

5 ondomz

onderstrepen omzetten

!

6 divomz

divisies of koppeltekens omzetten

!

7 en_vn

eindnoten omzetten in voetnoten

!

8 vn_en

voetnoten omzetten in eindnoten

!

9 enverz

eindnoten verzamelen als tekst in een apart bestand

10 vnverz

voetnoten verzamelen als tekst in een apart bestand

11 kopnrs_omz

automatische nummers in koppen omzetten in vaste nummers

12 nrs_en_bullets_omz

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!

nummers en opsommingstekens in automatisch genummerde lijsten omzetten in vaste nummers en vaste bullets

13 dtpprep

schone gemarkeerde kopij gereed maken voor DTP

(QuarkXPress, InDesign)

14 codeer_stijlen

stijlen omzetten in codes

15 vervang_codes

namen van codes vervangen, bijv. {9} door {kop1}

16 codeer_qxp

specifieke codes (tags) genereren voor QuarkXPress

17 codeer_ind

specifieke codes genereren voor InDesign

18 codeer_index_qxp

Word-indexverwijzigingen omzetten in QuarkXPress-codes

19 codeer_index_ind

Word-indexverwijzigingen omzetten in InDesigncodes

De macro’s zijn verkrijgbaar in verschillende combinaties. Zie bladzijde 39 . Hoe u de macro’s moet installeren, staat in installatie_macros_en_sjablonen.pdf.

! ! ! !

!


3.1.1

De ruim op-m acro

Met deze macro kan de redacteur de standaard slordigheden uit elke soort manuscripten verwijderen voordat de eigenlijke redactionele bewerking (of persklaarm aken) plaatsvindt. U kunt de macro het volgende laten doen (zie ook fig. 8):

C de zachte afbreekstreepjes verwijderen, die kunnen storen bij de definitieve opm aak C alle witregels verwijderen of dubbele witregels laten vervangen door enkele Wij bevelen aan alleen de dubbele witregels te vervangen door enkele, want witregels maken de kopij in de redactiefase overzichtelijk en bovendien kan de opmaker ze later nog eenvoudig verwijderen met de dtpprep- en de codeerm acro’s.

C het wit (tabs en/of spaties) aan het begin van elke alinea verwijderen, of alleen na een witregel

C een tab aan het begin van alinea’s platte tekst (behalve na een witregel) toevoegen C het wit aan aan het begin van alinea’s vervangen door één tab; let op of er tabellen in de tekst staan die met tabs zijn opgemaakt, want als er regel (rij) daarin met een tab begint, wordt die ook verwijderd

fig. 8

12


13

C de inspringing van 1e regel van een alinea, gedefinieerd in de alineaopmaak, vervangen door een Tab

C het wit (tabs en/of spaties) voor harde return of regeleinde verwijderen. C dubbele spaties vervangen door enkele C dubbele tabs vervangen door enkele; hierdoor worden ook dubbele tabs opgeruimd in tabellen die met tabs zijn opgemaakt

C spatie voor leestekens (punt, puntkomma, dubbele punt, vraagteken en uitroepteken) verwijderen

C spatie bij ( haakjes ) verwijderen, dus de spatie ná haakje openen en vóór haakje sluiten C spatie tussen initialen verwijderen, bijv. bij W. F. Hermans C spatie na euro, guldenteken en paragraafteken vervangen door een vaste (niet afbreekbare) spatie, waardoor deze tekens en het daarop volgende getal altijd op één regel blijven; idem bij ’s morgens, ’s avonds e.d.

C streepje met een spatie ervoor en erachter - een gedachtestreep - vervangen door een nstreepje

C opsommingen m et streepje en asterisk (bijv -[Tab] en *[spatie]) aan het begin van een alinea vervangen door een opsommingsstijl met bullet: de stijl ops1 voor niveau 1 en de stijl ops2 voor niveau 2 (een opsomming binnen een opsomming)

C koppelteken tussen getallen (bijv. bij 1982-1990) vervangen door een vast streepje, dat de getallen bij elkaar houdt op één regel

C twee koppeltekens vervangen door een n-streep C een koppelteken vóór een komma vervangen door een n-streep C rechte aanhalingstekens vervangen door gekrulde (als die optie juist heeft uitgestaan bij de auteur)

C afwijkende aanhalingstekens (` ‘ „) vervangen door standaard aanhalingstekens ( ‘ en “} C het aanhalingsteken bij ‘k, ‘m, ‘n, ‘r, ‘s en ‘t vervangen door een apostrof; deze apostrof is door Word omgezet in een aanhalingsteken als in de Autocorrectie-opties van de auteur/ vertaler vervangen van "rechte aanhalingstekens" door “gekrulde aanhalingstekens” aan heeft gestaan

C drie punten (...) vervangen door een beletselteken (…) C tekst, kapitaal gemaakt met Lettertype Hoofdletters, omzetten in hoofdletters, kleinkapitaal of tekst zonder die opmaak

C hoofdletters (behalve de eerste letter) in geheel kapitaal getypte koppen vervangen door kleine letters. De macro ziet als kop: alinea’s met stijl k1, h1, kop1, kop 1, heading 1 enz. en alinea’s met ervoor en erna een witregel, die bovendien gemarkeerd zijn met vet, onderstreept of corpsgrootte. N.B. Deze optie niet kiezen als er in koppen geheel kapitale woorden of woorden met een beginkapitaal moeten blijven staan of als de koppen niet gemarkeerd zijn.

C hoofdletterwoorden als ANWB vanaf twee of drie letters omzetten in kleinkapitalen. N.B. Deze optie niet kiezen als er kapitale woorden in koppen staan, die niet kleinkapitaal mogen worden.

C hoofdletters in een kleinkapitaal gebied vervangen door kleine letters, want kleinkapitaal werkt niet op hoofdletters

C Ij vervangen door IJ (zoals in IJmuiden) C leestekens en spaties aan begin en eind die zijn ‘meegenomen’ bij een vet, cursivering of onderstreping ontdoen van deze opmaak

C idem bij harde returns aan begin en eind die worden meegenomen bij vet, cursief of onderstreept

C de stijl van hyperlinks verwijderen, die door Word automatisch is aangebracht bij als de auteur de desbetreffende Autocorrectie-optie aan had staan.

U R L ’s


C het superieur (superschrift) verwijderen dat door de autocorrectie van Word autom atisch gemaakt wordt in rangtelwoorden (voorbeeld: 1 e, 2 de en 8 ste worden 1e, 2de en 8ste.)

C

aan alle alinea’s platte tekst met de stijl ‘Standaard’ (in de NL-versie) of ‘Normal’ (in de US-versie) de stijl t1 toekennen

C vet, cursief en coprsgrootte in inconsequent en rommelig gemarkeerde manuscripten vervangen door onderstrepingen. Het feit dát tekstonderdelen gemarkeerd zijn, is meestal prima. De onderstrepingen kunt u met de macro ondomz (zie fig. 12) consistent en snel vervangen door stijlen voor koppen (bijv. k1), tekstsoorten (zoals t2) of tekenstijlen zoals w1 (voor bijv. jargon).

C onderstreping omzetten in cursief C eindnoten om zetten in voetnoten. De controle van voetnoten is voor de persklaarmaker handiger dan die van eindnoten. Ze kunnen na de fase van het persklaarmaken weer worden omgezet in eindnoten door de macro vn-en.

C noten Arabisch nummeren (dus met ‘gewone’ cijfers i.p.v. van Romeinse cijfers of letters) C noten direct vóór een punt verplaatsen naar achter de punt. Kapitale woorden in Word-indexvermeldingen blijven ongewijzigd. Nadat de wijzigingen van (of door) de redacteur zijn ingevoerd, raden we aan om de macro nogmaals uit te voeren, omdat er altijd foutjes als overbodige spaties kunnen ontstaan. De ruimop-macro is een onmisbaar hulpmiddel voor elke redacteur. Veel manuscripten zijn ineens niet meer hopeloos! 3.1.2

De m acro rom_cijfers_kk

Met de macro rom_cijfers_kk kunt u getallen van een of twee hoofdletters vervangen door kleine letters met kleinkapitaal. Een hoofdletter met een punt erachter, bijv. in ‘C. Van Vliet’, wordt opgevat als een initiaal en wordt dus niet kleinkapitaal gemaakt. Getallen van drie hoofdletters zijn in deze macro niet opgenom en, want die kunnen worden vervangen door de ruimop-macro d.m.v. de optie ‘hoofdletterwoorden vanaf drie letters vervangen door kleine letters met kleinkapitaal’.

fig. 9

3.1.3

De m acro kk_codes_om z

Als de auteur kleinkapitaal met codes als {kk}anwb{ekk} of anwb <\kk> heeft gemarkeerd, kunt u die met de macro kk_codes_omz omzetten in kleinkapitaalopmaak. Staan er hoofdletters tussen de codes, bijv. bij {kk}ANWB{ekk}, dan worden die omgezet in kleine letters. 3.1.4

De vervang-macro

De vervang-macro kan voor u ruim 10.000 bekende spel-, type- en taalfouten corrigeren:

C fouten die het gevolg zijn van de laatste spellingswijziging, zoals produkt en publikatie C veelvoorkomende contaminaties en pleonasmen, bijv. ten alle tijden en meest optimaal

14


C foutieve meervoudsvormen, bijv. pleonasmes; als de macro het GB volgt, wordt dit vervangen door pleonasmen.

C ontbrekende trema’s bijv. bij industriele C foutieve of juist ontbrekende tussen-n, bijv. berengoed C woorden die aan elkaar (veelvoorkomend) of juist los van elkaar moeten worden geschreven (te midden) met (pietje-precies) of zonder koppelteken (vicevoorzitter)

C woorden die met een hoofdletter (Kamerlid) of juist met een kleine letter (boeddhism e) worden geschreven. De macro maakt gebruik van 10 vervangtabellen, verv-tabel1.doc(x) t/m verv-tabel10.doc(x), en volgt naar keuze de officiële spelling van het Groene Boekje (GB) of de spelling van het Witte Boekje (WB). In de vervangtabellen zijn 8700 correcties (vervangingen) opgenomen conform beide boekjes, plus 950 conform het GB en 680 conform het WB. In elke tabel kunnen maximaal 5000 vervangingen worden vastgelegd.

fig. 10

In verv-tabel1.doc(x) staan bekende spel-, type- en taalfouten met het correcte alternatief. Voorbeelden zijn de vervanging van frapant door frappant, van absorbtie door absorptie en van ad random door door at random . In verv-tabel2.doc(x) staan geografische termen, die zonder streepje moeten of juist met, en termen die vaak foutief gespeld worden. Voorbeelden zijn de vervanging van Bahrain door Bahrein en van Zuid Afrika door Zuid-Afrika.

15


16

In verv-tabel3.doc(x) staan woorden die in het Engels correct zijn (bijv. babies) , maar die in het Nederlands anders gespeld worden, aan elkaar worden geschreven of juist niet. Deze tabel kunt u onaangevinkt laten bij teksten die (veel) Engelstalige passages bevatten. In verv-tabel4.doc(x) staan woorden die in het Frans correct zijn (bijv. décharge), maar die in het Nederlands anders gespeld worden of hun accent verloren hebben (decharge). Deze tabel kunt u onaangevinkt laten bij teksten die (veel) Franstalige passages bevatten. In verv-tabel5.doc(x) staan woorden die los of aan elkaar moeten worden geschreven, of met of zonder koppelteken/trema/apostrof. Voorbeelden zijn de vervanging van derde wereldland door derdewereldland, van zoëven door zo-even, van anti-apartheidsbeweging door antiapartheidsbeweging en van ambiguiteit door ambiguïteit. De macro verwijdert het koppelteken na anti, pro, meta, enzovoort (anti-apartheidsbeweging), behalve als deze worden gevolgd door een hoofdletter(pro-Amerikaans) of kleinkapitaal (anti- AN W B ). In verv-tabel6.docx staan woorden die wel of juist geen tussen-n moeten hebben. De tussenn is bij het WB een vrije kwestie, maar vaak geeft het WB wel een voorkeur of meest gebruikelijke schrijfwijze. Die wordt in verv-tabel6 gevolgd.Voorbeelden zijn de vervanging van bakkenbaard door bakkebaard (GB+WB), van bokkepootje door bokkenpootje (GB) en van bokkenpootje door bokkepootje (WB). In verv-tabel7.docx staan woorden waarvan de eerste letter (en evt. volgende letters) een kleine letter moet(en) zijn in plaats van een hoofdletter. Als u kiest voor de officiële spelling (GB), wordt Middeleeuwen vervangen door middeleeuwen. Als u kiest voor het WB, gebeurt het omgekeerde. IVF wordt altijd vervangen door ivf. De macro verwijdert zonodig ook kleinkapitaal bij woorden die ten onrechte kleinkapitaal gemaakt zijn, bijv. bij

IVF .

De

macro voert de vervangingen in verv-tabel7 op een speciale manier uit en daarom mag u ze niet naar een andere tabel verplaatsen. In verv-tabel8.docx staan woorden waarvan de eerste letter (en evt. volgende letters) een hoofdletter m oet(en) zijn in plaats van een kleine letter. Zo moet aboriginal (GB+WB) worden vervangen door Aboriginal. De macro voert de vervangingen in verv-tabel 8 op een speciale manier uit en daarom mag u ze niet naar een andere tabel verplaatsen. Als u optie 8 aanvinkt, wordt automatisch de opties ‘Hoofdletterwoorden kleinkapitaal maken vanaf drie letters’ aangevinkt, omdat in tabel 8 ook de correctie van kleingetypte hoofdletterwoorden als anwb is opgenomen. In verv-tabel9.docx staan vervangingen waarin het gebruik van hoofdleters en kleine letters precies moet worden gevolgd. Een voorbeeld is de vervanging van Één door Eén. Als u deze vervanging in verv-tabel1 zou zetten, wordt ook één vervangen door eén. Verv-tabel10.doc(x) is nog leeg. Die kunt u zelf vullen met bijv. voorkeurstermen. In verv-tabel11.doc(x) kunt u correcties opnemen van wijzigingen die ten onrechte uitgevoerd worden, want er kunnen altijd onvoorziene uitzonderingen voorkomen. Zo kwam in een manuscript ‘anti-lady Di’ voor. Daar wordt ten onrechte het koppelteken verwijderd. Als deze combinatie in veel van uw publicaties of documenten voorkomt, kunt u in vervtabel11 de vervanging van ‘antilady Di’ door ‘anti-lady Di’ opnemen om de fout te herstellen. Tabel 11 loopt altijd automatisch mee (en staat dus ook niet in het menu.)


De vervangtabellen zijn normale W ord-bestanden. U kunt ze dus gewoon openen in Word en aanpassen aan uw wensen. In de eerste kolom staat een ‘j’ (altijd vervangen), een ‘g’ (vervangen conform GB), of een ‘w’ (vervangen conform WB). Als u een woord niet wilt laten vervangen kunt u de rij verwijderen, maar ook de ‘j’, “g’ of ‘w’ verwijderen of wijzigen in een ‘n’. Som mige termen m oeten in een bepaalde context wel worden vervangen maar in een andere niet. Voorbeelden daarvan zijn als eerste en als laatste. Deze term en kúnnen correct zijn, maar worden vaak verkeerd gebruikt. Met als eerste wordt vaak bedoeld (het) eerst of ten eerste en met als laatste vaak ten slotte. Deze termen kunnen we door de macro ook alleen laten markeren met een oranje kleur, door ervóór de ‘m’ (van markeren) te zetten in plaats van ‘j’, ‘g’ of ‘w’.

fig. 11

In de tweede kolom wordt aangeven of een woord alleen m oet worden vervangen als het een heel woord betreft en niet een deel van een woord. Een voorbeeld hiervan is de vervanging van vakant door vacant. Dat moet alleen bij het hele woord, want vakantie is goed. In de derde kolom staan de foutieve woorden en in de vierde kolom de correcte woorden. Kolom 5 is voor toelichting en commentaar. U kunt aan elke tabel rijen m et vervangingen toevoegen via Tabel, Invoegen, Rijen boven/onder; dit hoeft niet op alfabet, maar mag ook onderaan na de laatste rij, want daarna kunt u de tabel desgwenst sorteren: ~ Selecteer de rijen met vervangingen (niet de eerste rij en lege rijen onderaan), kies Tabel,

Sorteren, Sorteren op Kolom 3. N.B. Voordat u de macro start, moet u er voor zorgen dat Wijzigingen bijhouden (in het Extra-menu of in het Controleren-lint) uit staat. Controle Natuurlijk wilt u ook kunnen controleren wat de macro gedaan heeft: ~ Voordat u de vervangm acro uitvoert, slaat u eerst het document op, als u dat nog niet

gedaan hebt (bijv. vertellingen-voorvervang.doc). ~ Na de vervangingen slaat u het resultaat op onder een nieuwe naam (bijv. vertellingen-

navervang.doc). ~ Zorg ervoor dat de optie wijzigingen bijhouden (in het Extra-m enu) uitstaat.

Word 2003: ~ Open het oorspronkelijke document van vóór de vervangingen en kies Extra,

Documenten vergelijken en samenvoegen. ~ Selecteer het resultaat (van na de vervangingen) en kies Samenvoegen.

17


Word 2007/2010 ~ Kies Controleren, Vergelijken, vul bij het Oorspronkelijke document het document van

vóór de vervangingen in en bij Gereviseerd docum ent het docum ent van na de vervangingen in. Nu verschijnt het oorspronkelijke document met weergave van de wijzigingen. ~ Sla dit bestand alvast op onder een nieuwe naam (bijv. vertellingen-nacontrole)

Word 2003 ~ Kies op de revisiebalk Weergeven, Ballonnen altijd

Word 2007/2010 ~ Kies Balonnen, Revisies weergeven in balonnen.

Word herkent slechts twee soorten wijzigingen (revisies): toevoegingen en verwijderingen. De vervanging van een woord wordt door Word gezien als de verwijdering van het oorspronkelijke woord plus de toevoeging van het nieuwe. ~ U kunt (m et de rechtermuisknop) elke wijziging afzonderlijk accepteren of negeren. U

kunt ook alleen de niet-terechte wijzigingen negeren en daarna in de werkbalk Redigeren kiezen om alle overige wijzigingen in één keer te accepteren. Als u een vervanging ongedaan wilt maken, moet u zowel de verwijdering van het oorspronkelijke als de toevoeging van het nieuwe woord negeren, dus zowel de wijziging in de tekst zelf als in de m arge. ~ Als alle wijzigigingen verwerkt zijn, slaat u het bestand op (onder een nieuwe naam).

3.1.5

De m acro ondom z

Met de macro ondomz kunt u de onderstrepingen die u desgewenst met de macro ruimop verkregen hebt omzetten in stijlen k1 t/m k9 of kop1 t/m kop9, t2 t/m t9, w1 t/m w8 (zie fig. 12). Deze stijlen moeten uiteraard wel in het sjabloon gedefinieerd zijn. Ook kunt u de onderstreping verwijderen, vervangen door vet of cursief, of laten staan. Vooraf kiest u welke stijlen voor de koppen beschikbaar zijn (k1-k9 of kop1-kop9). Vervolgens loopt de macro de onderstrepingen één voor één na, en u kunt bij elke onderstreping een keuze maken.

fig. 13

fig. 12

18


3.1.6

De m acro divom z

Met de macro divom z kunt u divisies (koppeltekens) vervangen. Vooraf kiest of u een hele of een halve kastlijn wilt als gedachtestreep. Vervolgens loopt de macro de divisies één voor één na, en u kunt bij elke divisie een keuze maken (zie fig. 13):

C bij samengestelde woorden kunt u kiezen voor divisie laten staan of wissen C een streepje dat de auteur -helaas zo- intypte als gedachtestreepje, kunt u omzetten in een gedachtestreep; een spatie wordt waar nodig toegevoegd

C u kunt de divisie vervangen door een vaste divisie bij samengestelde woorden die niet mogen worden afgebroken

C u kunt de divisie vervangen door een min-teken of door een spatie C u kunt een spatie wissen, als er na het koppelteken ten onrechte een spatie staat C u kunt niet-voorziene correctie uit te voeren, bijv. de vervanging door een deelstreep (/). 3.1.7

De m acro’s en_vn en vn_en

Voetnoten kunt u omzetten in eindnoten via Invoegen, Voetnoot, Opties, Alle Voetnoten, Wijzigen en vervolgens Alle voetnoten wijzigen in eindnoten. Omdat deze optie nogal weggestopt is, hebben we daarvoor de macro vn_en gemaakt. Met de macro en_vn kunt u eindnoten wijzigen in voetnoten. 3.1.8

De m acro enverz en vnverz

QuarkXpress en InDesign herkennen Word-noten en plaatsen ze aan het einde van de tekst, ook als het om voetnoten gaat. De nootopmaak van Word wordt overgenomen; de automatische nootnummers, zowel in de tekst als in de noot, worden vaste nummers. Om meer grip te krijgen op de noten vragen veel opmakers om de noten apart als tekst aan te leveren. Als de auteur Word-noten heeft gemaakt, kan de opmaker de m acro’s enverz (eindnoten verzamelen) en vnverz (voetnoten verzamelen) gebruiken. Deze verzamelen de nootteksten in een apart document als tekst met (niet superieure) nummers. In de oorspronkelijke kopij komen in plaats van de noten superieure cijfers (d.m.v. stijl eind- of voetnootmarkering). U kunt de noten laten doornummeren over de totale tekst of per hoofdstuk, maar dan moeten de hoofdstukken gescheiden zijn door een sectie-einde en mogen er geen sectieeinden voorkomen op andre plaatsen. Na afloop kunt u beide bestanden apart bewaren. Door deze macro’s kunnen auteurs en redacteuren profiteren van Word-nootfunctie en kunt u als opmaker de noten toch als apart bestand krijgen, als u dat wilt. 3.1.9

De m acro kopnrs_rom z

Voor het omzetten van automatische nummers in koppen is de macro kopnrs_omz beschikbaar, die desgewenst ook witregels kan toevoegen. Deze macro is ok opgenomen in dtpprep, maar zonder de mogelijkheid om witregels toe te voegen. Zie ook § 3.1.11.

fig. 14

19


Deze macro kunt u alleen gebruiken als de stijlen van de koppen de namen kx, kopx, Kop x of Heading x hebben. Met deze macro kunt u ook ongenummerde koppen alsnog nummeren. 3.1.10 De m acro nrs_en_bullets_om z Met de macro nrs_en_bullets_omz kunt u 1 nummers in autom atisch genummerde lijsten van één niveau (1, 2, 3, zoals hier) vervangen door vaste nummers mét of zonder punt (1, 2, 3 of 1., 2., 3.). 2 opsom mingstekens (bullet, streepje) in automatische lijsten vervangen door vaste bullets. Vóór de nummers kunt u desgewenst een tab laten zetten, als u bijv. de getallen later in InDesign of QuarkXPress rechts wilt laten uitlijnen. Deze laatste optie is handig als er lijstnummers groter dan 9 voorkomen.

fig. 15

3.1.11 De m acro dtpprep De aansluiting van QuarkXpress en InDesign op Word is goed. Word-stijlen en opmaak als vet, cursief en verkleind kapitaal worden naadloos overgenomen. De alinea- en de tekenstijlen van Word bijv. worden door QuarkXPress en InDesign herkend. Als de opmaker van te voren een stylesheet maakt met dezelfde stijlnamen, en daarin de kopij importeert, worden de ‘geïmporteerde’ stijlen vervangen door de stijlen van het opmaakprogramma. De tekstelem enten springen dan direct in de uiteindelijke vorm. Maar door de goede importfilters wordt ook alle ‘rommel’ meegenomen, zoals fontwisselingen. Rommelige Word-kopij is dus in QuarkXPress en InDesign even rommelig. Alleen als de auteur systematisch en consequent gewerkt heeft en alleen de afgesproken Word-opmaak heeft gebruikt, kunt u de kopij als Word-bestand importeren. Toch worden niet alle functies van Word door elk opmaakprogramma overgenomen. QuarkXPress herkent zonder speciale extensies de nummers in automatische genummerde koppen niet. InDesign neem t ze wel over en maakt er vaste num m ers van. InDesign neem t ook de Word-indexverwijzigingen over, waarmee een index (register) gegenereerd kan worden; QuarkXPress niet. De macro dtpprep kan een aantal aansluitingsproblemen verhelpen. Met deze macro kunt u bijv. automatische nummers in koppen omzetten in vaste nummers die wél overkomen. U kunt bovendien een aantal andere zaken regelen, zoals het markeren van de eerste alinea na koppen en witregels, en het toekenen van een cijferstijl aan getallen, zodat u de opm aker ze later een mediaevalfont kan toekennen. Door de macro dtpprep kunnen auteurs en redacteurs profiteren van automatische nummering e.d. en kan de opmaker die toch aangeleverd krijgen zoals hij ze wil. Bovendien kan de opm aak nog verder geautomatiseerd worden. Als in het opmaakpakket een stijlblad klaar staat waarin voor alle stijlen de definitieve opmaak is vastgelegd, krijgen de kopijelementen direct en volledig de gewenste vorm. De opmaker hoeft bijna geen zaken meer aan te klik-

20


ken en handmatig op te maken. Wel moet hij de tabellen nog opm aken en natuurlijk alles controleren. Deze macro heeft de volgende opties:

C automatische nummers in kopstijlen om zetten in vaste cijfers en de kopstijlen vervangen door nieuwe stijlen met de naam kop-1 etc. Deze omzetting is nodig voor Quark XPress, niet voor InDesign. Aan het nummer kan hij vervolgens ook een aparte stijl toekennen, bijv. kop1nr. Een voorwaarde is dat de stijlen van de koppen de namen kx, hx, kopx, Kop x of Heading x hebben, waarbij x een nummer is, bijv. k1, h1, kop1, kop 1 of Heading 1. Als de koppen in het manuscript niet genummerd zijn, kunt u ze door de macro alsnog laten nummeren in het gewenste aantal niveaus.

fig. 16

C tabellen omzetten in tab-gescheiden tekst, wat veel opmakers wensen, en aan elke rij de de stijl ‘tabel’ toekennen, waarop u kunt zoeken in het opmaakprogramma. (Indien deze stijl niet aanwezig is, maakt de macro hem.)

C alle witregels verwijderen, als u de witruimten wilt definiëren in de typogrammen. C de stijl Standaard/Normal, als die nog aanwezig is, vervangen door t1. Op die manier ligt de markering van de platte tekst vast en heeft u geen last van de verschillende taalversies van Word en het opmaakpakket.

C aan elke eerste alinea van de platte tekst na een kop en/of een witregel de stijl t1eerste toekennen. Daardoor kunnen ze in het opmaakprogramma apart worden behandeld, bijv. als ze niet moeten inspringen in tegenstelling tot gewone alinea’s.

C elke eerste alinea markeren van een andere tekstsoort na een kop of witregel met een aparte stijl, bijv. t2eerste.

C de n-streepjes (halve kastlijnen) die u voor gedachtestreepjes gebruikt in de kopijfase, omzetten in m-streepjes (hele kastlijnen) als dat in de definitieve opmaak gewenst is.

21


In de redactieface kunt u hierdoor altijd n-streepjes gebruiken, terwijl de opmaker toch de gewenste kastlijntjes krijgt.

C de tekststijl cijfer toekennen aan cijfers (behalve aan cijfers in koppen en aan superieure en inferieure cijfers) en de stijl tabel-cijfer aan cijfers in W ord-tabellen m et cellen en aan aan cijfers in met tabs opgemaakte tabellen mits die tabel de stijl tabel heeft. Door deze optie kunt u tabelcijfers onderscheiden van cijfers in de tekst. Als de gehele publicatie uit één fontfamilie (bijv. Garamond) wordt gezet, kunt u kiezen voor één stijl cijfer. In het geval van meerdere fontfamilies kiest u voor stijlen afhankelijk van de tekstsoort. Een getal in een alinea t2 of t2ops1 zal dan stijl t2-cijfer krijgen. Getallen in noten krijgen de stijl noten-cijfer. De macro maakt zonodig zelf de benodigde cijfer-stijlen. In Word worden ze zichtbaar gemaakt met een rode kleur. Pas in het opmaakpakket leveren ze daadwerkelijk bijv. een mediëvalfont op met de gelijknam ige typogrammen (of styles). Deze optie is niet nodig als u in het opm aakprogramma bij het font kunt instellen waarmee cijfers automatisch mediëval gezet worden. Het toekennen van de cijferstijlen vindt plaats voordat de tabel eventueel wordt omgezet in tabgescheiden tekst, waardoor de cijfers erin toch als tabelcijfers gezien worden.

C de bullet in een opsom m ingsstijl vervangen door een vaste bullet+Tab bij een opsom mingsstijl van niveau 1, en een Tab+n-streep+Tab bij een opsommingsstijl van niveau 2. Dit is nodig voor QuarkXpress, want dit programma kent geen opsommingsstijl met ‘ingebouwde’ bullet en neem t de bullet ook niet over. Voor InDesign is het niet nodig, want dit programma neemt de bullet over als vast teken en de stijl eveneens, maar die raakt zijn ingebouwde bullet kwijt. De bullet kan door de opmaker in InDesign eventueel gemakkelijk worden vervangen. N.B. De macro dtpprep m ag u maar één keer uitvoeren! 3.1.12 De m acro codeer_stijlen Als de auteur Word-stijlen heeft gebruikt en de opmaker ‘harde’ codes wil, dan kan de persklaarmaker of de opmaker de macro codeer_stijlen gebruiken.

fig. 17

Deze macro heeft de volgende opties:

C aan het begin van elke alinea een harde codering plaatsen met de naam van de geldende stijl, waarbij u kunt kiezen uit vier manieren van coderen;

C een code met t1, bijv. {t1} plaatsen aan het begin van elke alinea met de stijl Standaard; C de alineastijlen na afloop verwijderen;

22


C de bullet in opsommingsstijlen om zetten in vaste bullet+Tab bij niveau 1 (bijv. bij t1ops1) en in Tab+n-streep+Tab bij niveau 2 (bijv. bij t1ops2). Dit is nodig als de kopij later wordt geïmporteerd in QuarkXPress of InDesign, omdat bij het verwijderen van de W ord-stijl de bullet verloren gaat en de beide opm aakprogram ma’s geen bullet kan worden gedefinieerd in een stijl.

fig. 18 Kopij met stijlen

fig. 19 Kopij met codes na de macro codeer_stijlen

Als in een met stijlen gemarkeerde tekst een alineacodering voorkomt voor een speciale tekstsoort, bijv. {t9}, plaatst de macro geen extra code voor platte tekst ({t1} of {plat}). Deze

23


tekstsoort blijft gelden tot de eerstvolgende code, witregel of alinea met een andere stijl dan Standaard. De macro codeer_stijlen genereert algemene codes. Hierna kunt u de macro’s codeer_qxp of codeer_ind gebruiken om specifieke codes (tags) voor QuarkXPress of InDesign te genereren. 3.1.13 De m acro vervang_codes Met de macro vervang_codes, kunt u codes vervangen, bijv. {9} door {kop1}. Deze macro is interessant als er al een stylesheet voorhanden is met ingevulde stijlnamen. De macro voert de vervangingen uit die in de tabel vervangtabel_coderingen.doc gedefinieerd zijn. Deze tabel kunt u zelf aan uw eigen wensen aanpassen.

fig. 20

Deze tabel staat standaard in de map w200xvervangtabellen in Mijn Documenten. Als u steeds dezelfde tabel gebruikt, kunt u deze standaardtabel aanpassen aan uw wensen en hem daar laten staan. Als u voor een uitgave een andere tabel wilt gebruiken, maakt u een speciale versie – met dezelfde naam – en zet deze in dezelfde map als de kopij. 3.1.14 De macro’s codeer_qxp en codeer_ind In de praktijk is het importeren van Word-docum enten alleen zinvol als de tekst systematisch en consequent met stijlen is gemarkeerd en elke opmaker weet dat dit bijna nooit het geval is. De belangrijkste oorzaken van onbruikbare opmaak en ongestructureerde kopij zijn:

C uitgebreid en inconsequent gebruik van Word-opmaak door opmakende auteurs; C de chaos van stijlen die ontstaat als een publicatie wordt geschreven door een groep auteurs en de verschillende bijdragen bij elkaar worden gevoegd. Bij het importeren in QuarkXPress kom en deze allem aal mee; bij InDesign alleen de stijlen die al gedefinieerd zijn in het stylesheet;

C opmaak die meekomt door knippen en plakken van tekst uit andere bronnen (bijv. de stijl ‘Norm aal web’ van tekst op een website). Om van de ongewenste opmaak af te komen slaan veel opmakers de kopij op als ASCII- of als Unicode-bestand. Maar daarmee gaat ook alle ‘goede’ opmaak verloren, zoals cursief, vet en kleinkapitaal. Die moet dan in de opmaakfase geheel opnieuw worden aangebracht, waarbij ook weer fouten kunnen ontstaan. Hoe kun je nu de goede opmaak bewaren en toch afkomen van de storende opmaak? Hiervoor zijn twee macro’s ontwikkeld, codeer_qxp voor QuarkXpress en codeer_ind voor InDesign. Met deze macro’s zijn m et een druk op de knop de bovengenoemde problemen opgelost. Maar de macro’s doen m eer: naar wens kunnen zij teksttypogrammen aanbrengen voor hyperlinks, cijfers, (echte) kleinkapitalen (ook binnen cursieve en bold teksten). En onderscheid maken tussen nieuwe alinea’s met en zonder een witregel, en veel meer.

24


Een voorwaarde voor het gebruik van de codeerm acro’s is dat de alinea’s gecodeeerd zijn met codes als {kop1}. Deze codes kunnen worden aangebracht door de auteur, redacteur of de opmaker. Bij een passage van alinea’s van dezelfde tekstsoort, bijv. t1, hoeft alleen de eerste van een code te zijn voorzien, bijv. {t1}. Als de auteur W ord-stijlen heeft gebruikt en geen coderingen heeft aangebracht, kunt u met de macro codeer_stijlen deze codes genereren. Zie § 3.1.12. De codeermacro’s zorgen zetten deze alineacodes om in specifieke codes (tags) voor het opm aakprogramma. Bijvoorbeeld: {kop1} wordt voor InDesign omgezet in en in @kop1: voor QuarkXPress. Bovendien zetten de m acro’s vet, cursief, onderstreept, kleinkapitaal binnen een alinea om in specifieke codes. Een voorbeeld: cursief kan voor QuarkXPress worden omgezet in ..... en in .... voor InDesign. Deze codes blijven bewaard bij het opslaan als Unicode-bestand. Andere opmaakinformatie, zoals een fontwisseling, wordt niet opgeslagen.

fig. 21

De macro codeer_qxp heeft de volgende opties:

C Codes voor alineatypogrammen worden zonodig omgezet in de juiste specieke codering voor QuarkXpress, bijv. @kop1:. De alineatypogrammen kunnen op vier verschillende manieren zijn aangegeven: , [typogram], @typogram: en {typogram}, bijv. , [kop1], @kop1: en {kop1}. De macro kan slechts één soort codes tegelijk omzetten. De andere worden als tekst beschouwd.

25


Als van een reeks alinea’s alleen de eerste gecodeerd is, zal de macro zonodig bij elke alinea de codering herhalen, behalve bij koppen. De macro herkent koppen aan de code: deze moet bevatten k+num mer, kop+num mer, Kop+num mer, Heading+nummer of h+nummer, bijv. {k1}, {h2}, {kop2}, {Kop1}, {Kop 1} en {Heading 1}.

C ‘Lokaal’ bold, cursief en kleinkapitaal in alinea’s kunnen contextgevoelig, afhankelijk van het alineatypogram, worden gecodeerd met een teksttypogram, bijv. kop1-I (= Italic in kop1) of plat-IH (= Italic-kleinkapitaal in platte tekst). Het voordeel hiervan is dat u in QuarkXPress precies het gewenste font – dus ook een echt kleinkapitaal font – kunt kiezen en dat u ook de m ogelijkheid hebt om af te spatiëren.Als er geen alineatypogram men in de kopij staan, zijn contextgevoelige coderingen niet mogelijk. Bij eenvoudige docum enten kunt u ook kiezen voor coderen van bold, cursief en kleinkapitaal met (bold), (Italic) en (verkleind kapitaal). Onderstrepingen kunnen worden gecodeerd met (underline) of als cursivering. U kunt de onderstrepingen ook laten verwijderen. Vet, cursief, onderstrepingen en klein-kapitaal worden in W ord-indexvermeldingen niet gecodeerd, want die zijn in gegenereerde index van opmaakprogramma’s niet mogelijk.

C Getallen (behalve die in W ord-indexvermeldingen) kunnen worden voorzien van een teksttypogram, bijv. plat-cijfer, plat-cijferI (cursief cijfer in de platte tekst) en tabel-cijfer. De diverse soorten cijfers kunnen hierdoor eenvoudig apart worden vormgegeven. Deze optie is alleen beschikbaar bij contextgevoelig coderen.

C Hyperlinks kunnen kunnen worden gecodeerd m.b.v. een teksttypogram, bijv. plathyperlink. Deze optie is alleen beschikbaar bij contextgevoelig coderen. Als de hyperlinks niet worden gecodeerd, worden ze platte tekst.

C Aan de eerste alinea na een kop en/of een witregel kan een apart typogram toegekend worden, bijv. plat-1e. Voorwaarde is dat koppen de volgende systematische namen hebben: k+nr (k1, k2, enz.), h+nr (h1, h2 enz.), kop+nr (kop1, kop2, enz.) of kop+soort (kop-hstk, kop-par). In QuarkXPress kunt u bijv. de eerste regel van ‘plat’ wel een inspringing toekennen, maar de eerste regel van ‘plat-1e’ niet.

C Een tab aan het begin van een alinea kan worden vervangen door één of twee n-spaties of door één of twee m-spaties, maar kan ook blijven staan (niet vervangen worden) of verwijderd worden. Als u al aan de eerste alinea na een kop of een witregel een apart typogram laat toekennen, kiest u hier voor verwijderen, want dat zou dubbelop zijn. Als alle alinea’s, behalve de eerste, beginnen met een tab, kunt u hier kiezen voor n- of m-spaties, maar dan m oet u de eerste alinea na koppen en witregels niet onderscheiden met een apart typogram, want dat zou eveneens dubbelop zijn.

C Tabellen met een celstructuur moeten worden omgezet in tab-gescheiden tekst, want bij het opslaan als Unicode-bestand gaat de tabelstructuur verloren. Tab-gescheiden tekst kan in QuarkXPress gemakkelijk worden omgezet in een tabel. Aan elke rij wordt tevens het alineatypogram ‘tabel’ toegekend. N.B. Tabellen die alleen uit tekst en tabs bestaan, worden niet herkend als tabel. Daar moet u zelf de codering {tabel} aanbrengen. En vergeet niet een code neer te zetten bij de eerste alinea na de tabel.

C Alle witregels kunnen desgewenst worden voorzien van het typogram t1 of plat; ze kunnen ongecodeerd blijven staan of worden verwijderd. N.B. Als u de witregels ongewijzigd laat staan, geldt daarvoor steeds de stijl van de vorige alinea. Een witregel na kop1 krijgt dus datzelfde typogram en dezelfde witruimten.

C Als de auteur of redacteur voorkeursafbrekingen heeft aangebracht, kunt u de tijdelijke of ‘zachte’ afbreekstreepjes van Word bewaren door ze te laten coderen. Als u ze niet laat coderen, verdwijnen ze bij het opslaan van de kopij als Unicode-bestand.

26


fig. 22 Het resultaat van de macro codeer_qxp (contextgevoelig coderen)

fig. 23 De typogrammen in QuarkXpress

Foutieve aanhalingsteken na een code worden door de macro ongevraagd vervangen door de juiste, bijv. {k2}’ door {k2}‘. Deze fout kan ontstaan doordat de autocorrectie van Word dit aanhalingsteken niet autom atisch kan corrigeren, omdat er geen spatie of harde return voor staat. Enkele speciale tekens die verloren zouden gaan bij opslaan als Unicode-bestand, zoals een vaste spatie, worden door de macro ongevraagd gecodeerd en blijven daardoor toch bewaard. Som mige tekens kunnen het begin van een codering zijn, bijv. de apenstaart (@) en het kleiner-dan-teken (<). Als ze deel uitmaken van de tekst, worden ze ongevraagd gecodeerd om te voorkomen dat QuarkXPress in de war raakt. Autom atische nummers in opsommingen en koppen kunnen niet worden gecodeerd; deze worden bij het opslaan als Unicode-bestand omgezet in een vaste num mering. Tenslotte plaats de macro aan het begin van de kopij twee codes die QuarkXPress nodig heeft om het bestand goed te kunnen interpreteren: staat voor versie 7.1 van QuarkXPress en is ook goed voor versie 8. <e8> geeft aan dat het om een Unicode-bestand gaat. Na afloop van de macro slaat u de kopij op als Unicode-bestand: ~ Word2003: kies Bestand, Opslaan als ~ Word2007: kies Officeknop, Opslaan als ~ Geef een nieuwe bestandsnaam ~ Kies bij bestandsformaat voor Tekst zonder opm aak (*.txt) en Opslaan ~ Kies nu Andere codering, selecteer in het lijstje Unicode (dus niet Unicode UTF-7, UTF-

8, of Big-Endian) en geef OK. Het Unicode-bestand kan nu worden geïmporteerd in QuarkXpress. Als u een stylesheet met alle voorkomende typogrammen al klaar hebt staan, ‘springen’ alle tekstelementen direct in de gewenste vorm. Maar als dat niet het geval is, kunt u ook achteraf de nog niet ingevulde typogrammen van de gewenste opmaak voorzien.

27


Met de optie ‘Aanhalingstekens’ in het importeerm enu van QuarkXPress kunt u rechte aanhalings (' ") omzetten in typografische. Maar dan kan het gebeuren dat QuarkXPress de correcte apostrof zoals bij ’s ochtends wijzigt. Als in de dtp-klare kopij de aanhalingstekens en apostroffen goed zijn en u niet wilt dat QuarkXPress ze wijzigt, moet u de optie ‘Aanhalingstekens’ uitzetten. Of de speciale tekens correct worden weergegeven in QuarkXPress, hangt af van het gekozen font en fonttype (Open Type of PostScript). In versie QuarkXPress 7 zijn er nog enkele problemen met Open Type-fonts, maar in QuarkXPress 8 zijn die opgelost. Bijgeleverd is een bestand met speciale tekens die mogelijk zijn in Word. Dit bestand kunt u gebruiken om te testen of de speciale tekens in het door u gekozen font goed worden weergegeven. De codeermacro voor InDesign (codeer_ind) werkt analoog en heeft dezelfde opties als die voor QuarkXPress (zie fig. 24). Aan het begin van de kopij plaatst de macro de code , waaraan InDesign een Unicode-bestand van Windows kan herkennen.

fig. 24

Na afloop van de macro slaat u de kopij dus als op in Unicode (dus niet in Unicode UTF-7, UTF-8, of Big-Endian): ~ Bestand, Bewaar als en geef een nieuwe bestandsnaam ~ Kies bij Opm aak: Tekst zonder opm aak (*.txt) en kies Bewaar

28


~ Kies nu Andere codering, selecteer in het lijstje Unicode en geef OK

Importeren van gecodeerde kopij bij InDesign verloopt iets minder soepel dan bij QuarkXPress, omdat alleen de stijlen worden overgenomen, die al gedefinieerd zijn in het stylesheet. Als een of meer styles niet gedefinieerd zijn, komen er foutmeldingen (zie fig. 26). Als u hiervan een logfile laat maken, kunt u aan de hand ervan de ontbrekende styles maken en daarna de kopij opnieuw importeren.

fig. 25 Het resultaat van de macro codeer_ind (contextgevoelig coderen)

Bij InDesign zorgt de optie Typografische aanhalingstekens in het importeermenu ervoor dat rechte aanhalings (' ") worden omgezet typografische. Typografische aanhalingstekens en apostroffen worden niet gewijzigd. Daarom mag deze optie aangevinkt blijven, ook als de aanhalingstekens en de apostroffen bij ’m, ’t en ’s morgens in de dtp-klare kopij al typografisch (“ ” en ‘ ’) en correct zijn.

fig. 26 Error logfile van InDesign

N.B. Zorg er voor dat in uw stijlblad(tem plate) de tekenststijl op [geen tekenstijl] staat, alvorens u dat opslaat en dat dit ook het geval is op het punt waar u een bestand importeert. Anders krijgt de gehele geïmporteerde tekst deze tekenstijl en kan alle tekst vet, cursief of kleinkapitaal worden.

29


3.1.15 De macro’s codeer_index_qxp en codeer_index_ind In sommige soorten kopij, zoals wetenschappelijke manuscripten, heeft de auteur gebruik gemaakt van Word-functie voor het maken van indexvermeldingen.

fig. 27 Voorbeeld van Word-indexvermelding

Agincourt, J.-B. Séroux d', 1, 4 Histoire de l’art par les monumens (1810-23), 4, 6 Borghini, R. Il Riposo (1730), 1 Bosio, A. Roma Sotterranea (1632), 4 Bottari, G.G., 1 Il Riposo (1730). See Borghini Museo Capitolino (1741-82), 3 Sculture e pitture sagre (1737-54). See also Bosio fig. 28 Deel van de index, gegeneerd door Word

QuarkXPress herkent Word-indexvermeldingen niet, maar wel als ze gecodeerd worden. Daarvoor kunt u ná de codeermacro codeer_qxp de macro codeer_index_qxp gebruiken, die Word-indexverwijzigingen omzet in QuarkXPress-tags.Daarna slaat u u de kopij op als Unicode-bestand. Voordat u de gecodeerde kopij in QuarkXPress importeert, activeert u eerst het Index-panel (via Venster, Index).

fig. 29 QuarkXPress indexpaneel

30


Met de geïmporteerde indexvermeldingen kunt u aan het slot van de opm aakfase de index (het register) door QuarkXPress laten genereren, via het

-knopje of via Functies,

Genereer index. U kunt dan voor de verschillende niveaus een alineatypogram opgeven, dat u van te voren hebt gemaakt, bijv. indexniv1 en indexniv2 met een inspringing en een kleinere corpsgrootte. Lokale opmaak (als vet, cursief, onderstrepen en kleinkapitaal) daarbinnen kunt u alleen handmatig aanbrengen. Dit doet u uiteraard pas als publicatie geheel vaststaat, want als u de index opnieuw laat genereren, bent u die lokale opmaal weer kwijt. De importfunctie van QuarkXPress neemt helaas geen coderingen voor speciale tekens in indexvermeldingen over. Zo wordt de codering <\!-> voor een vaste spatie niet geïnterpreteerd maar letterlijk overgenomen. Als de publicatie helem aal klaar is, kunt u controleren of er tags voor speciale tekens voorkomen (d.m.v. zoeken op ‘<\’) en deze vervangen door de tekens zelf. Als u de index toch nog een keer laat genereren, moet u dit helaas opnieuw doen.

Quark XPress tag

teken

<\\>

\

<\<>

<

<\>>

>

<\@>

@

<\!m>

m-spatie

<\!e>

n-spatie

<\!f>

vaste spatie

<\!a>

n-streep

<\!_>

m-streep

<\!f>

vaste streepje (harde hyphen)

<\h>

zacht afbreekstreepje (soft hyphen)

Bij het coderen van de indexvermeldingen wordt ervoor gezorgd dat bij kruisverwijzingen met ‘Zie ook’ en ‘See also’ paginanum mers verschijnen en bij kruisverwijzingen m et ‘Zie’ of ‘See’ niet.

Bottari, G.G. 1 Il Riposo (1730). See Borghini Museo Capitolino (1741-82) 3 Sculture e pitture sagre (1737-54). See also Bosio 5

fig. 31 Deel van de index, gegenereerd door QuarkXPress

InDesign neem t Word-indexvermeldingen over, maar in de gegenereerde index ontbreken de paginanummers bij de verwijzingen met ‘See’ of ‘Zie’. Als u de kopij wilt coderen, moeten de indexvermeldingen ook gecodeerd worden. Daarvoor kunt u na de macro codeer_ind de macro codeer_index_ind gebruiken. Met de geïmporteerde indexvermeldingen kunt u aan het slot van de opm aakfase de index (het register) door InDesign laten genereren.

31


Als u de index genereert (m.b.v. van het

-knopje) kunt u de verschillende niveaus hun

eigen typografie geven m.b.v. stijlen en o.a. aan het paginacijfer een tekenstijl toekennen. Maar binnen die stijlen kan geen lokale tekenopmaak (vet, cursief, onderstreping en kleinkapitaal) voorkomen. Als de publicatie helemaal definitief is, kunt u de index genereren en de extra tekenopmaak handmatig aanbrengen, waar nodig. Deze raakt u weer kwijt, als u de index opnieuw laat genereren.

fig. 34 InDesign index-paneel

fig. 33 InDesign index-paneel

Als de geïmporteerde kopij gecodeerd is, verschijnen in de index na alle kruisverwijzingen paginanummers. De nummers na de verwijzingen met ‘See’ en ‘Zie’ kunt u verwijderen, als de publicatie definitief is.

Bottari, G.G. 1 Il Riposo (1730). See Borghini 6 Museo Capitolino (1741-82) 3 Sculture e pitture sagre (1737-54). See also Bosio 5

fig. 35 Deel van de index, gegenereerd door InDesign

32

Word-macro's voor redacteuren en dtp’ers – Voorbeeld van auteursinstructies

4

Voorbeeld van technische auteursinstructies

De auteur gebruikt Word2003 en hij krijgt de volgende instructies. Installatie sjabloon Voor uw manuscript heeft u van ons een cd met het sjabloon infoboek.dot gekregen. Voordat u dit sjabloon kunt gebuiken, moet u het eerst kopiëren naar de map die Word voor de sjablonen gebruikt. Welke map dat is kunt u vinden onder Extra, Opties, Bestandslocaties. Omdat het vrij lastig is deze map te benaderen, kunt u beter zelf een nieuwe map w2003sjablonen maken in Mijn documenten of op een harde schijf, bijv. d:\w2003sjablonen. De installatie van de sjblonen gaat als volgt:

C maak een nieuwe map w2003sjablonen in Mijn documenten of op een harde schijf C kopieer het sjabloon infoboek.dot van de cd naar deze sjablonenmap. Nu moet u aan Word opgeven waar de sjablonen staan:

C kies Extra, Opties, Bestandslocaties, klik op Gebruikerssjablonen en wijzig de bestandslocatie daarvan in uw nieuwe sjablonenmap en verlaat de Opties. Nu staat het sjabloon klaar voor gebruik Instelling W ord Als u een nieuw document begint, schakelt u het sjabloon infoboek.dot als volgt in:

C kies Bestand, Nieuw, C kies rechts op het scherm onder Sjablonen Op mijn computer (alleen de eerste keer) en selecteer infoboek.dot. Algem een 1 Het boekje zal bestaan uit stukjes van elk circa 600 woorden (die elk twee pagina’s zullen beslaan met de illustraties) 2 Elk stukje begint met een kop, waaraan u de stijl (opmaakprofiel) k1 toekent via het knopje op de werkbalk.

3 4 5 6 7

8 9

Vervolgens typt u een intro van maximaal 40 woorden, waaraan u de stijl t2 toekent. Daarna begint de eigenlijke tekst. Hierin kunt u tussenkopjes gebruiken, waaraan u de stijl k2 toekent. U sluit af m et een pakkend citaat, waaraan u de stijl t3 toekent. Gebruik voor namen (bij eerste vermelding) en titels (altijd) de stijl w1 Gebruik voor citaten de "-toets en voor aanhalingen binnen citaten de '-toets. U krijgt vanzelf ‘gekrulde’ aanhalingstekens, als in de Autocorrectie-opties in het Extra-menu "Rechte aanhalingstekens" vervangen door “Gekrulde aanhalingstekens” aan staat. Gebruik voor gedachtestreepjes het gewone streepje tussen twee spaties. Gebruik voor de opmaak van uw manuscript alleen de meegegeven stijlen, nooit losse cursieven enz.

33

Word-macro's voor redacteuren en dtp’ers – Voorbeeld van auteursinstructies

In het kader hierna hebben we alles samengevat: algemeen

C gebruik voor uw manuscript het meegeleverde

platte tekst koppen

C per bijdrage circa 600 woorden C alinea’s niet inspringen C gebruik stijl k1 voor hoofdkop en k2 voor

intro

C voor en na kop één witregel C gebruik stijl t2 voor intro;

quote

C type de quote aan het eind van uw bijdrage en

namen en titels aan- en afhalen

C gebruik de stijl w1 voor namen (bij eerste

sjabloon infoboekw2003

tussenkop

voor en na intro één witregel gebruik stijl t3 vermelding) en voor boektitels (altijd)

C citaat: gebruik "-toets C aanhaling binnen citaat: gebruik '-(op dezelfde toets als ")

34

Word-macro's voor redacteuren en dtp’ers – Demobestanden

5

Demo-bestanden

Op de cd staan vier dem obestanden: demo1a.doc(x), demo1b.doc(x), demo2.doc(x) en dem o2b.doc(x).Voordat u de dem o's gaat doen, moet u de sjablonen installeren (als dat nog niet gebeurd is.) Demo 1 De eerste tekst is geschreven voor boekje in een serie infoboekjes. De auteur heeft geen sjabloon gebruikt en heeft ook geen tekstsoorten gemarkeerd. ~ Open het bestand demo1a.doc(x), bekijk het even en sluit het weer.

Dit document moet worden ingevoegd in een leeg document waaraan wel het gewenste sjabloon, is gekoppeld, in dit geval infoboek.dot(x). Word2003: ~ Kies Bestand, Nieuw ~ Kies rechts op het scherm Sjablonen op mijn compter, selecteer het sjabloon infoboek.dot en klik OK. ~ Let op de werkbalk die nu verschijnt. Nu hebt u een leeg docum ent waaraan het sjabloon infoboek.dot is gekoppeld. ~ Voeg het bestand demo1a.doc in via Invoegen Bestand.

Word2007: ~ Kies Officeknop, Nieuw, Mijn Sjablonen en selecteer het sjabloon infoboek.dotx. ~ Let op de snelle stijlen die nu verschijnen. ~ Nu hebt u een leeg document waaraan het sjabloon infoboek.dotx is gekoppeld ~ Voeg het bestand demo1a.docx in via Invoegen, Object, Tekst uit bestand invoegen. ~ Activeer het Start-lint weer.

In dit manuscript gaat u enkele alinea's markeren. ~ Klik (m et de cursor op de eerste regel) op het knopje k1 in de werkbalk.(W ord2003) of in

de snelle stijlenlijst (Word2007) ~ Zet de cursor ergens in het intro daaronder en kies t2 (intro). ~ Ga vervolgens naar het kopje "Naar De Slegte" en kies k2.

Nu gaat u woorden binnen een alinea markeren. Die moet u eerst selecteren. ~ Selecteer de naam "Umtul Kiekens" en kies w1. ~ Markeer desgewenst het gehele manuscript volgens de auteursinstructie en sla het op.

De schone kopij na redactionele controle vindt u in dem o1b.doc(x). Deze kopij kan heel gemakkelijk worden klaargemaakt voor InDesign en QuarkXpress met de macro’s dtpprep, codeer_qxp en codeer_ind. Zie ook de beschrijving van deze macro’s. Als de kopij automatische nummers in koppen bevat en hij zal worden opgem aakt met QuarkXpress, moeten die nummers in vaste num mers worden omgezet. Maar dat is hier

35


niet het geval. Maar als u bijv. Nog een we kunnen de macro dtpprep wel alle eerste alinea’s na een kop of witregel laten markeren. ~ Start de macro dtpprep. ~ Klik op OK om de ingestelde opties uit te laten voeren. ~ Controleer de dtp-klare kopij door met de cursor door de tekst te gaan. ~ Sla desgewenst het resultaat onder een nieuwe naam op en sluit af.

Alle elementen in het resultaat worden door QuarkXPress en InDesign herkend. Dus dit bestand kan zonder meer door beide programma’s geïmporteerd worden. De macro’s codeer_qxp en codeer_ind hebben alineacodes nodig. Deze kunt u laten aanbrengen door de macro codeer_stijlen ~ Open de schone kopij (demo1b.doc) weer, start de macro codeer_stijlen en klik OK. ~ Bewaar het resultaat onder de nieuwe naam demo1c.doc. ~ Bekijk het resultaat. ~ Start nu de macro codeer_ind, laat de cijfers coderen en de eerste alinea na een kop en/of

witregel. ~ Bekijk het resultaat en sla het op als Unicode-stand via Opslaan als, Tekst zonder

opmaak, Opslaan, Andere codering, Unicode (dus niet Unicode UTF-7, UTF-8, of BigEndian). ~ Open demo1c.doc weer. ~ Start nu de macro codeer_qxp, laat de cijfers coderen en de eerste alinea na een kop en/of

witregel. ~ Bekijk het resultaat en sla het op als Unicode-stand via: Opslaan als, Tekst zonder

opmaak Opslaan, Andere codering, Unicode. U kunt dus uitgaande van hetzelfde bestand op twee manieren dtp-klare kopij aanleveren. De redactionele werkwijze is onafhankelijk van het vervolgtraject! Demo 2 Aan het tweede dem o-bestand is in technische zin veel mis. De tekst is geschreven voor een hbo-reeks, maar de auteur heeft geen gebruik gemaakt van het sjabloon dat u hem gegeven hebt. U moet nu het sjabloon koppelen aan deze tekst. ~ Mak een nieuw leeg document op basis van het sjabloon hboreeks.dot(x). ~ Voeg daarin het bestand demo2a.doc in. ~ Bekijk de tekst eens met weergave van alinea-einden, spaties en dergelijke, door op het

-knopje te drukken op de werkbalk Standaard of in het Startlint bij Alinea. Het wemelt van kleine fouten als dubbele spaties. Deze fouten kunt u in één klap verwijderen met de macro ruimop. Ook kunt u heel moeilijk zien welk kopniveau de auteur bedoeld heeft, doordat hij koppen inconsequent heeft gemarkeerd. De vetten en cursiveringen van koppen en woorden kunt u omzetten in onderstrepingen. Dat is beter dan deze markeringen helemaal weggooien, want dát de auteur koppen en woorden heeft gemarkeerd is prima en met de macro ond-omzetten kunt u die markeringen eenvoudig wijzigen. Zie fig. 12 op blz.18. Zorg ervoor dat het automatisch bijhouden van de wijzigingen uit staat: ~ Word2003: kies Extra, Wijzigingen bijhouden en zorgervoor dat er geen kader om het

symbooltje voor wijzigingen bijhouden staat

36


~ Word2007: activeer het controlelint en zorg ervoor dat Wijzigingen bijhouden de

achtergrond heeft. ~ Start de macro ruimop.

De opties die altijd goed zijn, staan aangevinkt. ~ Vink in dit geval ook de volgende opties aan:

- Opsomming met - en * (bijv. -[Tab] en *[spatie]) vervangen door opsommingsstijlen - Hoofdletters in koppen vervangen door kleine letters - Vet, cursief, corpsgrootte omzetten in onderstreping en klik OK. ~ Sla de tekst op onder de nieuwe naam demo2-naruimop en bekijk het resultaat. Het manuscript is nu een stuk ordentelijker geworden. ~ Start de macro vervang, vink de vervangtabellen 1 t/m 8 aan en klik OK. ~ Sla het resultaat op onder de nieuwe naam demo2-navervang en sluit het bestand. ~ Open het oorspronkelijke document van vóór de vervangingen (dem o2-naruimop) en kies

Extra, Documenten vergelijken en samenvoegen. ~ Selecteer demo2-navervang en kies Samenvoegen.

Nu verschijnt het oorspronkelijke document op het scherm en ziet u wat er gewijzigd is. ~ Word2003: kies op de revisiebalk Weergeven, Ballonnen altijd. ~ Word2007: kies in het controlelint, Balonnen, en zorg ervoor dat Revisies weergeven in

ballonnenaan staat. ~ U kunt deze keer alle wijzigingen accepteren via Accepteren, alle wijzigingen in

document accepteren. ~ Sla het resultaat op onder onder de naam demo2-nacontrole. ~ Start de macro ondomz, laat hem vanaf het begin van het docum ent beginnen en ken de

gewenste stijlen toe. U kunt ook de macro divomz nog toepassen. In dem o2b.doc vindt u het redactionele eindresulaat: de schone gem arkeerde kopij. Hierop kunt u de macro dtpprep toepassen. ~ Start de macro dtpprep en kies de opties die nodig zijn voor QuarkXPress wat betreft:

automatische nummers (3 niveaus), bullet in opsommingen. ~ Laat alle alinea’s na kop en witregel een aparte stijl toekennen. ~ Laat cijfers een stijl toekennen afhankelijk van de tekstsoort. ~ Controleer de dtp-klare kopij door met de cursor door de tekst te gaan. ~ Sla desgewenst het resultaat onder een nieuwe naam op en sluit af.

De macro maakt stijlen aan die nodig zijn, maar nog niet aanwezig zijn, zoals cijfer. Daardoor wordt het sjabloon gewijzigd. Bij afsluiten vraagt Word of de wijzigingen in het sjabloon bewaard moeten worden. Als u het sjabloon in ongewijzigde vorm wilt behouden, kiest u Nee. De macro’s codeer_ind en codeer_qxp hebben codes nodig. Deze kunt u weer laten aanbrengen door de macro codeer_stijlen.

37


~ Zet eerst de autom atische nummers in de koppen om in vaste nummers met de macro

automnr.om z ~ Voer de macro codeer_stijlen uit en bewaar het resultaat onder een nieuwe naam

(demo2c.doc). ~ Voer de macro codeer_ind uit en probeer de opties van deze macro uit. ~ Bewaar het resultaat als Unicode-bestand. ~ Open het bestand demo2c.doc en probeer de macro codeer_qxp uit. ~ Bewaar ook nu het resultaat als Unicode-bestand.

38


Prijsinform atie Set 1: De redactiemacro’s zonder de vervangmacro: i 195,- ex btw voor één werkstation. Set 2: De redactiemacro’s met de vervangmacro: i 295,- ex btw voor één werkstation. Set 3: De productiemacro’s: i 490,- ex btw voor één werkstation. Set 1 plus set 3: i 580 ex btw voor één werkstation. Set 2 plus set 3: i 680 ex btw voor één werkstation De macro codeer_index_qxp en codeer_ index_ind zijn elk apart verkrijgbaar voor i 90,ex. btw voor één werkstation. Voor de volgende werkstations geldt een staffelkorting. Prijsopgave op verzoek.

39

Word-macro s voor redacteuren en dtp ers

Recommend Documents