De Jan Jansen Word-macro s voor dtp ers

De Jan Jansen Word-macro’s voor dtp’ers ‘Onmisbare hulpmiddelen voor elke grafisch vormgever’ ‘Sneller en efficiënter werken’ ‘Betere technische kwaliteit van de kopij’

een uitgave van

Amsterdam, 2012

[email protected]

Inhoud

1

Word-kopij voorbereiden voor InDesign en QuarkXPress 2 Het probleem 2 Gestructureerde kopij voorbereiden 2 Platte ongemarkeerde kopij voorbereiden 8 Ongestructureerde kopij voorbereiden 8

2

Speciale elem enten 10 Tabellen 10 Voet- en eindnoten 11 Automatisch genummerde koppen 11 Automatisch genummerde lijsten 12 Romeinse cijfers 13

3

Overzicht van de m acro’s 14 Stappenplan voor gecodeerde kopij 15 Stappenplan voor ongecodeerde kopij 16 Voordelen 17 Prijsinformatie 17

© 2012

Van Oldenbarneveldtstraat 18 hs 1052 KA AMSTERDAM tel. 020-6825077 e-mail: [email protected]

Word-macro's voor dtp’ers

1

Word-kopij voorbereiden voor InDesign en QuarkXPress

Het probleem Veel (boek)uitgeverijen leveren kopij aan als Word-bestanden en elke opmaker en grafisch vormgever weet het: lang niet altijd is die kopij schoon. Het wemelt vaak van onbruikbare Word-opmaak en zelfs in ogenschijnlijk ordentelijke kopij zitten soms nog verborgen Word-codes, die een probleem kunnen veroorzaken in InDesign en QuarkXPress. Veel dtp’ers maken daarom de kopij in zijn geheel plat en beginnen helemaal van voren aan met markeren in het opmaakprogramma. En dat is zonde, want met de Jan Jansen macro’s voor dtp’ers kunt u vooraf in Word zowel nette als rommelige kopij voorbereiden voor uw opmaakprogramma met behoud van de bruikbare structuurinformatie, bijv. over koppen. Daardoor kunt u de kopij veel sneller en efficiënter verwerken in uw opmaakprogramma. Gestructureerde kopij voorbereiden In gestructureerde Word-kopij zijn de alinea’s gemarkeerd met alineastijlen (paragraph styles). De tekstelementen daarbinnen kunnen zijn gemarkeerd met cursief, vet, vetcursief, onderstreping, inferieur, superieur en kleinkapitaal of met tekenstijlen (charecter styles). Dit is de ideale kopij. want deze sluit het best aan op het opmaakprogramma en kan het snelst worden verwerkt. Het gebruik van stijlen bevordert een consistente vormgeving en vergemakkelijkt de productie van web-pagina’s en e-pubs.

fig. 1 Gestructureerde kopij met stijlen

In bovenstaande tekst heeft de eerste kop de stijl kop1 en de subkop de stijl kop2. De inleiding heeft de stijl intro.Het woord ervaring in de kop is cursief. De hoofdletterwoorden zijn met kleine letters getikt en kleinkapitaal gemaakt. In slechte, maar zelfs in goede kopij, komen toch altijd nog allerlei typefouten voor, zoals dubbele spaties, een verkeerde apostrof in ‘t, foutieve spaties ( zoals hier ), dubbele tabs, te ver doorlopende onderstrepingen, en nog veel meer. Dit soort fouten kunt u laten opruimen door de macro ruimop (zie fig. 2 op blz. 3). Standaard staan alleen de opties aangevinkt, die altijd goed zijn. De macro heeft een aantal extra opties, die u desgewenst kunt aanvinken, zoals het omzetten van hoofdletterwoorden (ABN) in onderkast met kleinkapitaal (ABN ).

2


fig. 2 Menu van de ruimop-macro

De schone kopij kunt direct in InDesign en QuarkXPress importeren, want beide programma’s interpreteren de Word-stijlen correct en nemen ze over. U hoeft de stijlen (of typogrammen) alleen de juiste typografie toe te kennen; de tekstelementen zelf hoeft u niet opnieuw één voor één aan te klikken en te markeren. Als u van te voren in het opmaakprogramma stijlen met dezelfde namen klaarzet in een template (stylesheet), springen alle tekstelementen direct in de juiste vorm. Er kunnen echter altijd verborgen Word-codes, bijv. fontwisselingen, in kopij zitten. Om problemen daarmee in uw opmaakprogramma te voorkomen is het beter om de stijlinformatie van Word om te zetten in ‘harde’ coderingen, bijv. {kop1}, en daarna de kopij als tekstbestand op te slaan. Dan zijn alle verborgen Word-codes verdwenen.

3


Dat coderen kunt u door macro’s laten doen. Het coderen van gestructureerde kopij gaat in drie stappen: C de Word-stijlmarkeringen omzetten in algemene coderingen, bijv. {kop1} voor de stijl kop1; hiervoor kunt de macro codeer_stijlen gebruiken. C de algemene codereringen omzetten in specifieke coderingen (tags) voor InDesign of QuarkXPress, bijv. of @kop1:. Hiervoor dienen de macro’s codeer_ind en codeer_qxp. C Word-indexvermeldingen coderen met de macro codeer_index_ind of codeer_index_ qxp.

fig. 3 Menu van de macro codeer_stijlen

Als u de kopij met stijlen in fig. 1 laat coderen door de macro codeer_stijlen, krijgt u het volgende resultaat:

fig. 4 Kopij waarin de alineastijlen zijn gecodeerd door de macro codeer_stijlen

De Word-alineastijlen zijn nu vervangen door ‘harde’ coderingen als {kop1} en {intro}. Deze coderingen kunt u vervolgens laten omzetten in specifieke coderingen (tags) voor InDesign door de macro codeer_ind of voor QuarkXPress door de macro codeer_qxp.

4


fig. 5 Menu van de codeermacro voor InDesign

De codeermacro voor InDesign geeft met bovenstaande instellingen het volgende resultaat:

fig. 6 Resultaat van de macro codeer_ind: gecodeerde kopij voor InDesign

Als er in de kopij Word-indexvermeldingen voorkomen, moet u ook deze nog coderen. Coderen van indexvermeldingen kunt u doen met macro codeer_index_qxp voor

5


QuarkXPress en codeer_index_ind voor InDesign. Als u de index in uw opmaakprogramma kunt genereren aan de hand van de indexvermeldingen, kunt u de index verwijderen uit de kopij. Na het coderen slaat u de kopij op als Unicode-tekstbestand, want dan kan InDesign de coderingen als tags interpreteren. (Wordt de kopij als Word-bestand opgeslagen, dan zal InDesign de coderingen letterlijk als tekst overnemen.) De codeermacro heeft boven in de kopij een code geplaatst, die aangeeft om welke Unicode het gaat: voor Unicode van Windows of voor Unicode van de Mac. Door het opslaan van de kopij als Unicode-bestand verdwijnen alle (verborgen) Word-codes en blijven alleen de ‘harde’ zichtbare coderingen over.

fig. 7 De gecodeerde tekst geïmporteerd in een InDesign-template

De tag zorgt ervoor dat in InDesign de eerste kop de alineastijl (paragraph style) kop1 krijgt. In dit voorbeeld is gekozen voor de optie vet, cursief en kleinkapitaal coderen als tekenstijlen (character styles), bijv. voor italic binnen kop1 en voor kleinkapitaal in de platte tekst. Hierdoor krijgt u de mogelijkheid om heel precies een echt kleinkapitaal font toe te kennen aan een tekstelement, afhankelijk van de alineastijl waarbinnen het voorkomt. Als u de schone kopij met stijlen direct had geïmporteerd in InDesign, zouden de ‘nep’kleinkapitalen van Word ook als zodanig (als verkleinde kapitalen) worden geïmporteerd. Als u de gecodeerde kopij importeert in een stijlblad waarin de alineastijlen kop1, kop2, plat en intro, en de tekststijlen kop-I, plat-I en plat-H gedefinieerd zijn, krijgt u een resultaat als in fig. 7. De aanpak voor QuarkXPress is geheel analoog. Als u de tekst in fig. 4 codeert met de macro codeer_qxp krijgt u het volgende resultaat:

6


fig. 8 Het resultaat van de macro codeer_qxp: gecodeerde kopij voor QuarkXPress

Ook nu moet de tekst als Unicode-bestand worden opgeslagen. Bovenin zijn door de macro twee codes geplaatst. De code geeft aan dat het bestand kan worden geïmporteerd in QuarkXPress-versie 7.1 en hoger. De code <e8> geeft aan dat het om een Unicode-bestand gaat. De tag @kop1: zorgt in QuarkXPress voor het alineatypogram kop1 en de code <@kop1-I> voor de teksttypogram kop1-I voor italic binnen kop1.

fig. 9 De gecodeerde tekst geïmporteerd in een QuarkXPress-template

7


Platte ongemarkeerde kopij voorbereiden Platte ongemarkeerde kopij kunt u importeren in uw opmaakprogramma, waarna u alles één voor één aanklikt en van de juiste stijl of het juiste typogram voorziet.

fig. 10 Platte ongemarkeerde kopij

Maar u werkt sneller als u in Word coderingen plaatst voor alineastijlen en daarbinnen waar nodig cursief, vet, onderstreping, kleinkapitaal aanbrengt. Aanbrengen van codes in Word heeft als belangrijkste voordelen: C u hoeft bij grote blokken tekst met dezelfde alineatekstsoort alleen de AAN-code te typen, bijv. {plat}, en pas bij een nieuwe tekstsoort de volgende, bijv. {kop2}. C u kunt kleinkapitaal, vet en cursief door de codeermacro’s voor QuarkXPress en InDesign contextgevoelig laten coderen met character styles. C u kunt de codeermacro automatisch cijfers in de lopende tekst laten coderen met een character style als , zodat u cijfers in het opmaakprogramma apart kunt behandelen, bijv. met een mediaeval-font. Na het aanbrengen van de alineastijlcodes, cursief, vet en kleinkapitaal heeft u weer de gecodeerde tekst zoals in fig. 4 op blz. 4. De coderingen in deze kopij kunt u met de macro’s codeer_ind of codeer_qxp weer omzetten in InDesign of QuarkXPress-tags. Ongestructureerde kopij voorbereiden Helaas krijgt u als vormgever ook inconsistente, niet met stijlen opgemaakte kopij aangeleverd, met onbruikbare Word-opmaak, ingesprongen alinea’s enz.

fig. 11 Ongestructureerde kopij zonder stijlen

8


In de kopij van fig. 11 zijn de koppen niet gemarkeerd met stijlen maar met een groter lettertype en vet. Het intro is ingesprongen: geen opmaak waar u wat aan hebt in uw opmaakprogramma. Bovendien zijn de hoofdletterwoorden (CPNB) met hoofdletters getypt en niet als kleine letters met kleinkapitaal. Die kunt u door de ruimop-macro laten omzetten in kleine letters met kleinkapitaal. Dan zijn ook de andere standaardfouten meteen opgeruimd. Nu kunt u beginnen met het aanbrengen van de alineacoderingen. Het is handig om de opmaak – ook al is die niet bruikbaar – nog even te laten staan, want door de afwijkende opmaak kunt de alinea’s vinden, die gecodeerd moeten worden. Bij een vetgemaakte kop kunt u besluiten dat het vet toegekend wordt aan de stijl of het typogram in uw opmaakprogramma. In dat geval typt u de codering, bijv. {kop1} en maakt u de alinea plat door er de stijl Standaard aan toe te kennen. De lokale opmaak (bijv. het cursief in de kop) blijft gehandhaafd. Binnen de stijl kop1 krijgt een cursief woord dan later de tekststijl kop-I en een kleinkapitaal woord de tekststijl kop1-H. Bij grote stukken tekst, bijv. een lied dat geheel cursief is, kunt u ervoor kiezen de code {lied} aan te brengen en het cursief te verwijderen. Dan resulteert dan later in de alineastijl lied die voor de gehele liedtekst geldt. Het resultaat is weer de gecodeerde kopij zoals in fig. 4 op blz. 4, die u met de codeermacro voor InDesign of QuarkXPress weer omzet in specifiek gecodeerde kopij.

9


2

Speciale elementen

Tabellen Word-tabellen met een celstructuur worden door InDesign met behoud van de structuur en opmaak overgenomen.

fig. 12 Word-tabel met kolommen en rijen in Word

fig. 13 Word-tabel geïmporteerd in InDesign

De meeste auteurs zijn geen volleerde opmakers en daarom wilt u waarschijnlijk meestal de tabelopmaak in InDesign met een schone lei beginnen. Dan converteert u de tabel in Word in tab-gescheiden tekst. In InDesign doet u het omgekeerde. QuarkXPress neemt tabellen wel over, maar maakt er tab-gescheiden tekst van. Deze converteert u in een tabel. Als de kopij als Unicode-bestand wordt bewaard, komt alles direct, zonder tabs, achter elkaar te staan. Daarom converteren de codeermacro’s voor InDesign en QuarkXPress tabellen in tab-gescheiden tekst. Aan het begin van de tabel wordt een codering voor de alineastijl ‘tabel’ neergezet, zodat u de tab-gescheiden tabeltekst gemakkelijk kunt vinden in het opmaakprogramma.

fig. 14 Word-tabel geconverteerd door de codeermacro voor InDesign

Tabellen die alleen uit tekst en tabs bestaan, worden niet herkend als tabel. Als u aan het begin van zo’n tabel de codering {tabel} aanbrengt, kunt u hem later in uw opmaakprogramma gemakkelijk vinden. U vergeet natuurlijk niet zonodig een code, bijv. {plat} of {t1} neer te zetten bij de eerste alinea na de tabel, waardoor er een nieuwe tekstsoort begint en de tabel eindigt.

10


Voet- en eindnoten QuarkXpress en InDesign herkennen Word-noten en plaatsen ze aan het einde van de tekst, ook als het om voetnoten gaat. De nootopmaak van Word wordt overgenomen; de automatische nootnummers, zowel in de tekst als in de noot, worden vaste nummers. In principe kunt u Word-kopij met noten importeren in uw opmaakprogramma. Als u kopij met noten laat coderen door de macro codeer_InD of codeer_QXP, krijgen de nootcijfers in de lopende tekst een superieur-tag en de wordt de tekenopmaak in de noottekst eveneens gecodeerd. Als u meer grip op de noten wilt, kunt u de macro’s enverz (eindnoten verzamelen) en vnverz (voetnoten verzamelen) gebruiken. Deze macro’s verzamelen de nootteksten in een apart document als tekst met (niet-superieure) nummers. In de oorspronkelijke kopij worden de nootverwijzingen vervangen door superieure cijfers.

fig. 15 Menu van de macro enverz

U kunt de noten laten doornummeren over de totale tekst of per hoofdstuk, maar dan moeten de hoofdstukken gescheiden zijn door een sectie-einde en mogen er geen sectieeinden voorkomen op andere plaatsen. Na afloop kunt u beide bestanden apart bewaren. Deze kunt u als Word-bestanden importeren, maar u kunt ze ook laten coderen door door de macro codeer_InD of codeer_QXP, opslaan als Unicode-bestanden en daarna importeren. Automatisch genummerde koppen In Word-kopij kunnen stijlen voorkomen met automatische nummering van koppen. InDesign neemt de automatische nummers over, maar maakt ze ‘hard’: de automatische nummers worden ‘harde’ cijfers. QuarkXPress neemt ze niet over. Als de kopij wordt bewaard als Unicode-tekstbestand, worden de ‘zachte’ nummers omgezet in ‘harde’ nummers, die door InDesign en QuarkXPress worden overgenomen. Maar u kunt ook van te voren de macro kopnrs_omz gebruiken voor meer opties.

fig. 16

Menu van de macro kopnrs_omz

11


Deze macro kan desgewenst ook witregels toevoegen en de nummering met een bepaalde beginwaarde kan laten beginnen.Deze macro kunt u alleen gebruiken als de stijlen van de koppen de namen als k1, kop1, Kop 1 of Heading 1 hebben. Met deze macro kunt u ook ongenummerde koppen alsnog nummeren. Automatisch genummerde lijsten In Word-kopij komen vaak automatisch genummerde lijsten (opsommingen) voor en ongenummerde lijsten met bullets.

fig. 17 Een automatische lijst met bullets en een met nummers

InDesign interpreteert de Word-codes voor genummerde en ongenummerde lijsten met bullets correct. De ‘automatische’ bullets en nummers worden geconverteerd in ‘harde’ bullets en nummers, gevolgd door een spatie. De nummering wordt dan niet meer automatisch aangepast, als er uit de opsomming een element wordt verwijderd. QuarkXPress neemt automatische opsommingscodes van Word niet over. Als de kopij als Unicode-bestand wordt opgeslagen, worden automatische opsommingcodes geconverteerd in ‘harde’ bullets en nummers met een spatie. Deze worden door beide opmaakprogramma’s overgenomen. Maar u kunt ook van te voren de macro nrs_en_bullets_omz gebruiken voor meer opties. Hiermee kunt u 1 nummers in automatisch genummerde lijsten van één niveau (1, 2, 3, zoals hier) vervangen door ‘harde’ nummers mét of zonder punt (1, 2, 3 of 1., 2., 3.) en een tab. 2 opsommingstekens (bullet, streepje) in automatische lijsten vervangen door ‘harde’ bullets en een tab 3 vóór de nummers desgewenst een tab laten zetten, als u bijv. de getallen later in InDesign of QuarkXPress rechts wilt laten uitlijnen. Deze laatste optie is handig als er lijstnummers groter dan 9 voorkomen.

fig. 18 Menu van de macro nrs_en_bullets_omz

12


Romeinse cijfers Romeinse cijfers worden vaak met hoofdletters aangeleverd. Met de macro rom_cijfers_kk kunt u getallen van een of twee hoofdletters vervangen door kleine letters met kleinkapitaal. Een hoofdletter met een punt erachter, bijv. in ‘C. Van Vliet’, wordt opgevat als een initiaal en wordt dus niet kleinkapitaal gemaakt. Getallen van drie hoofdletters zijn in deze macro niet opgenomen, want die kunnen worden vervangen door de ruimop-macro d.m.v. de optie ‘Hoofdletterwoorden vanaf drie letters vervangen door kleine letters met kleinkapitaal’.

13


3

14

Overzicht van de macro’s

De set redactie- en productiemacro’s zijn gekoppeld aan het sjabloon rpmacros.dot(m). Afhankelijk van uw bestelling bevat dit sjabloon: C een set redactiemacro’s (1 t/m 13) C een set productiemacro’s (8 t/m 16) C een aparte macro voor QuarkXPress (17) en InDesign (18) macro

omschrijving

1

ruimop

herstellen van fouten in kopij

!

2

rom_cijfers_kk

romeinse cijfers kleinkapitaal maken

!

3

vervang

automatische correctie van taal- en spelfouten

!

4

ondomz

onderstrepingen omzetten in stijlen,

!

5

divomz

divisies of koppeltekens omzetten

!

6

en_vn

eindnoten omzetten in voetnoten

!

7

vn_en

voetnoten omzetten in eindnoten

!

8

enverz

eindnoten verzamelen als tekst in een apart bestand

!

!

9

vnverz

voetnoten verzamelen als tekst in een apart bestand

!

!

kopnrs_omz

automatische nummers in koppen omzetten in vaste

!

!

!

!

!

!

!

!

10

redactie productie

nummers 11

nrs_en_bullets_omz

nummers en opsommingstekens in automatisch genummerde lijsten omzetten in vaste nummers en vaste bullets

12

dtpprep

schone gemarkeerde kopij gereed maken voor

D TP

(QuarkXPress, InDesign) 13

codeer_stijlen

stijlen omzetten in codes

14

vervang_codes

namen van codes vervangen, bijv. {9} door {kop1}

!

15

codeer_qxp

specifieke codes (tags) genereren voor QuarkXPress

!

16

codeer_ind

specifieke codes genereren voor InDesign

!

17

codeer_index_qxp

Word-indexverwijzigingen omzetten in QuarkXPresscodes

18

codeer_index_ind

Word-indexverwijzigingen omzetten in InDesigncodes

P P

Opmerking: de macro’s 3 t/m 7 zijn specifiek voor redacteuren en blijven in dit kader buiten beschouwing.


15

Stappenplan voor gecodeerde kopij Als u de kopij met harde codes wilt importeren in uw opmaakprogramma gaat u als volgt te werk: 1

Standaardfouten corrigeren met de ruimop-macro

optioneel

2

Romeinse cijfers kleinkapitaal maken met de macro rom_cijfers_ kk

optioneel

3

Bij kopij met noten: noten verzamelen als tekst in een apart bestand met de macro enverz of vnverz.

optioneel

4

Bij kopij met automatisch genummerde koppen: ‘zachte’ nummers omzetten in ‘harde’ nummers met de macro kopnrs_omz.

optioneel

5

Bij kopij met automatische opsommingen: ‘zachte’ nummers en bullets omzetten in ‘harde’ met de macro nrs_en_bullets_omz.

optioneel

6

Bij gestructureerde kopij met stijlen: alineastijlen omzetten in codes met de macro codeer_stijlen.

vereist

7

Bij platte en ongestructureerde kopij: alineacodes en tekenopmaak (vet, cursief, onderstreping, kleinkapitaal) aanbrengen/ invoegen/aanpassen

optioneel

8

De kopij coderen met tags voor uw opmaakprogramma met de macro codeer_ind of codeer_qxp.

vereist

9

Als u in uw stijlblad andere stijl- of typogramnamen namen gebruikt dan in de kopij, kunt u die vervangen m.b.v. (Zoeken-enVervangen). Als u steeds dezelfde vervangingen moet uitvoeren, kunt u hiervoor de macro vervang_codes gebruiken.

optioneel

10

Bij kopij met Word-indexverwijzingen: indexverwijzingen coderen met de macro codeer_index_ind of codeer_index_qxp

vereist

11

De kopij bewaren als Unicode-bestand

vereist

12

De kopij plaatsen in InDesign of importeren in QuarkXPress.

Noten in een apart bestand kunt u behandelen als gewone kopij, vanaf stap 7. U brengt waar nodig codes aan, bijv. {noot}. Daarna laat u ze coderen voor uw opmaakprogramma.


16

Stappenplan voor ongecodeerde kopij Als u de kopij als Word-bestand wilt importeren in uw opmaakprogramma gaat u als volgt te werk: 1

Standaardfouten corrigeren met de ruimop-macro.

optioneel

2

Romeinse cijfers kleinkapitaal maken met de macro rom_cijfers_kk.

optioneel

3

Bij kopij met noten: noten verzamelen als tekst in een apart bestand met de macro enverz of vnverz.

optioneel

4

Bij kopij met automatische opsommingen: ‘zachte’ nummers en bullets omzetten in ‘harde’ met de macro nrs_en_bullets_omz.

optioneel voor InD vereist voor QXP

5

Met de macro dtpprep (zie fig. fig. 19) kunt u zonodig automatische kopnummers omzetten in ‘harde’ nummers en ‘zachte’ bullets in opsommingstijlen omzetten in ‘harde’.

vereist voor QXP optioneel voor InD

Met de macro kunt u ook witregels verwijderen, stijlen hernoemen, de eerste alinea na een witregel of kop apart markeren om die bijv. niet te laten inspringen en getallen een cijferstijl toekennen, die u in de opmaakfase een mediaeval font kunt toekennen.

optioneel

6

De kopij (tekst en noten) plaatsen in InDesign of importeren in QuarkXPress.

fig. 19 Menu van de dtpprep-macro


Voordelen Met de ruimop-macro’s verbetert u de technische kwaliteit van de kopij, voordat u die u importeert in uw opmaakprogramma. De ruimop-macro is een onmisbaar hulpmiddel voor elke grafisch ontwerper. Veel manuscripten zijn ineens niet meer hopeloos. Als u de kopij codeert met de codeermacro’s, heeft u alleen nog ‘harde’ codes en zijn er geen onaangename verrassingen van Word meer! Elementen die niet overkomen in het opmaakprogramma, zoals bullets en automatische nummers in QuarkXPress, komen m.b.v. de macro’s wél over. U werkt efficiënter en sneller. Prijsinformatie De set redactiemacro's: i 195,- ex btw voor één werkstation. De set productiemacro's: i 490,- ex btw voor één werkstation. Set 1 plus set 2: i 580 ex btw voor één werkstation. De macro codeer_index_qxp en codeer_ index_ind zijn elk apart verkrijgbaar voor i 90,- ex. btw voor één werkstation. Voor de volgende werkstations geldt een staffelkorting.

17

De Jan Jansen Word-macro s voor dtp ers

Recommend Documents