Realizace projektů v praxi

„Realizace projektů v praxi“ 20. 11. 2012

VYBRANÉ INTERPRETAČNÍ PROBLÉMY SMLOUVY O POSKYTNUTÍ PODPORY

Smlouva o PP • Vlastnictví výsledků – vztah čl. 13 a 15 všeobecných podmínek

• Odkaz na ZVZ • § 11 • Implementační plán • Sankce a ukončení smlouvy

1. čl. 13 a 15 VP Problematika souvisí s výkladem pojmu „příjemce“ Zákon č. 130/2002 Sb. je třeba vykládat v širším slova smyslu na rozdíl od smlouvy o poskytnutí podpory. •

Čl. 13 (práva k výsledkům projektu) – zakotvení výkladu § 16/3 – práva nepatří pouze příjemci (jedná se o spoluvlastnictví).

•

Úprava vlastnických práv rovněž upravena ve smlouvě o spolupráci.

•

Čl. 15 (využití výsledků projektu) – stanoví povinnosti příjemci (smluvní straně – v užším slova smyslu).

•

Smluvně je zajištěno, že pravidla dodržují i další účastníci (čl. 4/2 VP).

•

Přes tento článek je zajištěno, že čl. 15 se vztahuje na všechny účastníky – vždy na tu část výsledku, která komu přísluší.

Odkaz na ZVZ § 8/5 zákon č. 130/2002 Sb. a čl. 11/5 VP •

Povinnost postupovat podle ZVZ v případě, že nedošlo ke specifikaci dodávek či služeb.

•

Vzhledem k problematice VZ alespoň půl roku dopředu.

•

Problém – jaký zvolit postup dle VZ (z hlediska povahy zadavatele).

•

ZPVV stanovuje „čtvrtý typ zadavatele“, pro kterého není v ZVZ procesní postup.

•

Nejvhodnější zvolení postupu pro dotovaného (od 1. 4. 2012).

•

!POZOR! – příjemce nebude dotovaným zadavatelem, pouze bude takto postupovat.

•

Není možné využití definice dotovaného zadavatele (§2/3 ZVZ).

•

Není možné využití § 18/1 c) – výjimka pro VaV.

§ 11 • Smlouva o využití výsledků: • uzavírá příjemce s uživatelem výsledků; • příjemce má povinnost předložit poskytovateli před ukončením řešení projektu;

• TA ČR používá účelový výklad – příjemce neuzavírá, pokud je on sám jediným uživatelem (potvrzeno RVVI). • Uživatelem může být každý, smlouvu je možné uzavřít mezi účastníky. • Ve smlouvě o PP je zmírnění sankcí v případě neuzavření. • Její primární funkce (kontrola využití výsledků) v TA ČR doplněna implementačním plánem.

Implementace Implementační plán výsledků projektu •

V souladu s ustanovením § 9 odst. 1 písm. k).

•

Předkládá příjemce jako přílohu závěrečné zprávy řešení projektu.

•

Obsahuje všechny nároky na práva k výsledkům projektu a návrhy na využití výsledků projektu v časovém harmonogramu.

•

V souladu s podmínkami smlouvy a se schváleným návrhem projektu.

•

Výhrada kontroly po celou dobu platnosti plánu, min. po dobu 3 let.

•

Předkládání pravidelných zpráv o implementaci výsledků.

Sankce a ukončení smlouvy • Čl. 6 a 7 VP – vzájemně provázané články. • Přísné nastavení – vrácení podpory + smluvní sankce při ukončení smlouvy. • Možnost liberace – příjemce nevrací podporu, pokud prokáže dobrou víru (důkazní břemeno na jeho straně). • Čl. 6/2 j) – objektivní důvody ukončení řešení (státní rozpočet) – příjemce nevrací podporu.

ZMĚNOVÉ ŘÍZENÍ

Předpisy, pokyny

• Zákon č. 130/2002 Sb. (§ 9, odst. 7, 8). • Pokyny pro příjemce - změnová řízení u realizovaných projektů (www.tacr.cz).

Typy změn SCHVÁLENÍ poskytovatelem Změny vyžadující SCHVÁLENÍ poskytovatelem a) změny věcné náplně projektu:

b) změny rozpočtu:

změna řešitele

přesuny mezi jednotlivými nákladovými položkami nad povolený limit

změna účastníka projektu (příjemce nebo dalšího účastníka)

změna celkových uznaných nákladů a s tím související výše podpory

úprava cíle či výsledku projektu;

změna druhu pořizované investice

jiná významná změna náplně smlouvy o spolupráci mezi účastníky (kromě změny účastníka projektu)

výrazná změna pořizovací ceny investice

změna metodiky vykazování režijních nákladů (platné pro 2. veřejnou soutěž programu ALFA, program OMEGA) jakákoliv další změna, která může mít dopad na realizaci a administraci projektu

Typy změn OZNÁMENÍ poskytovateli Změny vyžadující pouze OZNÁMENÍ poskytovateli a)

formální změny:

b)

drobné změny:

administrativní změny (změny adresy či kontaktních údajů);

změny členů řešitelského týmu (jmenovitě uvedených v projektu);

změna sídla organizace;

změna úvazků v řešitelském týmu;

změna názvu organizace;

změna předepsané služební cesty.

změna typu organizace (tzn. malý, střední, velký podnik či výzkumná organizace); změna statutárního orgánu příjemce či dalších účastníků projektu; změna právní formy příjemce či dalších účastníků projektu; změna bankovního čísla účtu příjemce;

formální, administrativní změny smlouvy o spolupráci mezi účastníky.

Typy změn NEPOVOLENÉ změny

NEPOVOLENÉ změny Přesuny nákladů z kategorie investiční náklady do ostatních kategorií uznaných nákladů a naopak. Přesuny finančních prostředků mezi jednotlivými kalendářními roky mimo přesun prostředků do FÚUP u VVŠ a VVI.

Přesuny finančních prostředků mezi účastníky projektu. Změna celkových uznaných nákladů a s tím související výše podpory o více než 50 % v průběhu řešení projektu.

Nejčastější dostatky žádostí • Neúplnost • Neodůvodněnost

OPONENTNÍ ŘÍZENÍ

Co je oponentní řízení

Hodnocení věcné části realizovaného projektu • Popis činností • Plnění harmonogramu prací • Dosažené výsledky a cíle • Vize do budoucna

16

Druhy oponentních řízení Dělení podle důvodu konání Pravidelné

• v průběhu řešení projektu

Mimořádné - na návrh:

• zpravodaje projektu • člena Rady programu • Předsednictva TA ČR

Závěrečné

17

Účast na oponentním řízení Oponentní řízení se koná zpravidla v sídle Technologické agentury ČR Zástupci příjemce a dalšího účastníka Oponentní komise

• Člen Rady programu- předseda Oponentní komise; • Zpravodaj projektu; • Externí oponent

Pracovník Kanceláře TA ČR

18

Průběh oponentního řízení 1.

• Uvítání, představení; • Prezentace příjemce - cca 20 min; • Dotazy oponentní komise a diskuse;

2.

• Usnesení Oponentní komise bez účasti zástupců příjemce; • Sdělení stanoviska Oponentní komise; • Vyjádření zástupců příjemce k protokolu;

3.

• • • •

Oznámení o výsledku oponentního řízení: a) Souhlas s pokračováním v řešení projektu; b) Nesouhlas s pokračováním v řešení projektu; c) Souhlas s pokračováním v řešení projektu s udělením doporučení/nápravných opatření.

19

Uplatnění výsledků POZOR - Výsledkem projektu typu „Patent“ je získání Patentové listiny, nikoliv podání patentové přihlášky.

Marketing výsledků – Nutné zajistit v posledním roce řešení

Možnosti komercionalizace výsledků VaV v rámci sítě Enterprise Europe Network (EEN) • Databáze je dostupná široké veřejnosti zdarma • http://portal.enterprise-europe-network.ec.europa.eu/

Uplatnění výsledků •

V rámci projektu EEN je možné dohodnout mimo klasické komercializace i další formy spolupráce: – – – – – –

Komerční (prodej řešení/tržní aplikace výsledku VaV) Licenční smlouva Technická spolupráce Smlouva o joint venture (společném podniku) Výrobní smlouva Finanční zdroje

PRŮBĚŽNÉ ZPRÁVY

Průběžné zprávy Finanční • Čerpání v jednotlivých nákladových položkách.

Věcná • Kontrola plnění jednotlivých dílčích cílů a výsledků.

Odborná •

Popis řešení projektu se zdůrazněním podstatných skutečností.

•

Očekávaný průběh řešení v následujícím roce.

Průběžné zprávy Změnová řízení - pozor změna ! • Popište drobné změny (změna členů řešitelského týmu jmenovitě uvedených v projektu a změny úvazků v řešitelském týmu) uskutečněné v rámci projektu ve sledovaném období. Nápravná opatření • Je-li to relevantní, popište přijatá opatření ke zjištěním kontrolního orgánu TA ČR. • Je-li to relevantní, popište přijatá opatření ke zjištěním ostatních kontrolních orgánů týkajících se projektu TA ČR.

Děkuji za pozornost Lenka Pilátová [email protected]

Vykazování nákladů Zkušenosti z vykonaných kontrol na místě

Náklady obecně Evidence nákladů Příjemce musí vést v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb. o účetnictví, oddělenou evidenci o všech vynaložených výdajích nebo nákladech. Pro evidenci nákladů a výdajů není nutné zřizovat nový bankovní účet.

Rozdělení nákladů Způsobilé uznané - přímé (např. osobní náklady, pořízení majetku); - nepřímé (např. administrativní náklady); neuznané (ty, které poskytovatel neuzná); Nezpůsobilé (např. úroky, cla, pokuty, penále).

Náklady obecně Uznané náklady Z účelové podpory projektu lze hradit příjemci, a jeho prostřednictvím dalšímu účastníkovi projektu, pouze uznané náklady na výzkum, vývoj a inovace.

Zdroje Příjemce/další účastník je povinen prokázat, jakým způsobem a z jakých zdrojů byl každý náklad uhrazen. Způsobilé náklady mohou být hrazeny z: - dotace, - z neveřejných zdrojů, - z veřejných zdrojů (pouze ALFA 2 - za podmínky, že neveřejné zdroje budou tvořit min. 30 % způsobilých nákladů projektu).

Náklady obecně Podmínky uznatelnosti, náklady musí: být vynaloženy v souladu s cíli programu a musí bezprostředně souviset s realizací projektu (včetně nákladů na režie); být prokazatelně zaplaceny příjemcem či dalším účastníkem projektu; být doloženy průkaznými doklady; uhrazeny dodavatelům; být přiměřené (musí odpovídat cenám v místě a čase obvyklým); být vynaloženy v souladu s principy 3E (hospodárnosti, účelnosti, efektivnosti), režijní náklady se musí prokazatelně vztahovat k projektu a musí být specifikovány

Náklady obecně Celkové uznané náklady • Investiční náklady • Neinvestiční náklady – Osobní – Služby – Ostatní • • • •

Režie - full cost (ALFA1/ALFA2), max. sazba 20 % (ALFA2) Cestovné Ochrana duševního vlastnictví Další provozní náklady

Investice Hmotný a nehmotný majetek. •

•

•

•

Hmotný – doba upotřebitelnosti delší než jeden rok a pořizovací cena větší než 40 000 Kč, nehmotný – cena vyšší než 60 000 Kč doba upotřebitelnosti delší než jeden rok – viz. zákon o účetnictví. Pokud bude odepsán v průběhu řešení projektu – uznatelné v plné hodnotě. Pokud bude odepisován déle než trvání projektu – uznatelné pouze po dobu trvání projektu. Pokud příjemce (další účastník) používá již pořízený investiční majetek na řešení projektu, lze uplatnit odpisy tohoto majetku v průběhu řešení projektu v provozních nákladech. Odpisy – účetní a daňové. Daňové – určuje zákon o dani z příjmu – musí být dle platných odpisových skupin – možno uvést jednou ročně pro daňové přiznání. Většina firem provádí odpisy měsíční pro lepší přehled o výši majetku a jeho „přechodu do výrobků“. Předložit: doklady o pořízení majetku, u HIM nejlépe osobně prohlédnout.

Osobní náklady Osobní náklady obsahují: 1. 2. 3. 4.

mzdové náklady náklady na pojištění příspěvek na státní politiku zaměstnanosti a příděl do fondu kulturních a sociálních potřeb nebo jeho poměrnou část

Forma pracovněprávního vztahu •

zaměstnanecký poměr, DPP, DPČ Řádná dovolená nebo její část bude uznaným nákladem v případě, že je pracovník zaměstnán na základě pracovní smlouvy. Náhrada za nemoc bude uznaným nákladem v případě, že je pracovník zaměstnán na základě pracovní smlouvy či dohody o pracovní činnosti.

Osobní náklady Mimořádná roční odměna je stanovena maximálně do výše jednoho měsíčního platu daného zaměstnance (průměr za posledních 12 měsíců). Odměna se vztahuje pouze k rozsahu vykonané práce na projektu. Podrobnosti viz níže uvedené vzorce.

A. varianta výkaz práce (hs × ph) / 12 = max.výše mro kde, hs … hodinová sazba ph … počet hodin odpracovaných na projektu v kalendářním roce mro … mimořádná roční odměna Příklad A: pracovník odpracoval v roce 2011 na projektu třista hodin/150 kč za hodinu. Maximální mimořádná roční odměna je tedy ve výši 3 750,- Kč. (300 x 150) / 12 = 3 750

Osobní náklady B. varianta pracovní úvazek (pum x tm)1 + (pum x tm)2 + ... (pum x tm)n / 12 = max. výše mro kde, pum ... pracovní úvazek za příslušný odpracovaný měsíc tm ... tarifní mzda v příslušném měsíci 1 - n ... odpracované měsíce na projektu v kalendářním roce (leden - prosinec) mro ... mimořádná roční odměna Příklad B: pracovník pracoval v roce 2011 na projektu 3 měsíce (leden-úvazek 0,5, únor-úvazek 0,5, červenec-úvazek 0,2). Hrubá tarifní mzda je 20000,- Kč za každý měsíc. V červnu je pracovníkovi dodatkem změněn úvazek na projekt z 0,5 na 0,2. Maximální mimořádná roční odměna je tedy ve výši 2 000,- Kč. (0,5 x 20000) + (0,5 x 20000) + (0,2 x 20000) / 12 = 2000

Osobní náklady Musí zde platit zásada přiměřenosti v odměňování v poskytování mzdových prostředků z financí z TAČR Předložit: pracovní smlouvy, dodatky k pracovním smlouvám, mzdové výkazy, seznam pracovníků podílejících se na projektu, seznam všech pracovníků organizace (to je složité v případě velkých organizací, např. vysokých škol, kde je třeba několik tisíc zaměstnanců). Dále předložit případně DPP, resp. DPČ. Mnohdy, zvláště další účastnící nechtějí předkládat originály pracovních smluv.

Služby Služby vzniklé v přímé souvislosti s řešením projektu např. pronájem přístrojů, náklady na konzultační a poradenskou činnost, testování, preklinické zkoušky, údržba přístrojů, pronájem prostor, pořádání konferencí, poradenství související s ochranou průmyslového vlastnictví k výsledkům projektu či publikace výsledků projektu, sběr dat – tazatelská síť, publikace výsledků projektu; 20 % z celkových uznaných nákladů (ALFA 1) všech účastníků projektu za celou dobu řešení (ALFA 2). Příjemce podepisuje čestné prohlášení o sobách spojených. Další účastníci nesmí poskytovat služby příjemcům ani jiným účastníkům při řešení projektu. Nelze si mezi sebou provádět a samozřejmě ani profakturovávat (proúčtovávat) služby při řešení projektu. Předložit: účetní doklady, výstupy hrazených služeb, doložení ceny v čase a místě obvyklé (např. průzkum trhu).

Ostatní Cestovné aktivní / pasivní účast Příjemce musí doložit aktivní účast na jednání (konference, veletrhy apod.). Doložením aktivní účasti je např. zápis nebo záznam z jednání s popisem jednání, případně aktivní prezentace společnosti, řešeného projektu atp. Dále musí příjemce doložit cestovní zprávu, vyúčtování pracovní cesty dle příslušné vyhlášky o cestovních náhradách, případně uvést další podrobnosti prokazující, že cesta má přímou vazbu na řešení projektu.

Ostatní Provozní náklady/výdaje Musí vzniknout v přímé souvislosti s řešením projektu (např. materiál, zásoby a drobný hmotný a nehmotný majetek, na provoz, opravy a udržování majetku využívaného při řešení projektu); Příjemce dokládá účetní doklady (faktury, doklad o koupi). Všechny doklady musí splňovat podmínky účetního dokladu – viz. zákon o účetnictví. Je vhodné probrat jednotlivé položky a zkontrolovat zda jde o uznatelné náklady. Do této nákladové položky se uvádí např. nákup chemikálií, zkumavek, drobný materiál nutný pro projekt, laboratorní materiál na výzkum atd. Pravidla publicity …

Ostatní Skutečné nepřímé náklady

• •

vzniklé v přímé souvislosti s řešením projektu (např. administrativní náklady, náklady na energie a služby, náklady spojené s užitím telefonu, faxu a internetu, kopírování, výdaje na pomocný personál a infrastrukturu). Režijní náklady a výdaje musí být vykazovány v souladu s metodikou vykazovaní skutečných nepřímých nákladů, tzv. „full cost model“, nebo na základě maximální stanovené sazby ve výši 20 % (ALFA2) z ročních nákladů daného projektu u každého příjemce pro všechny typy příjemců. v případě režií do 20 % mají být předloženy příslušné účetní doklady v případě režie nad 20 % musí uvádět příjemce výpočet režií v souladu s tzv. metodou Full cost. Příjemce musí předložit směrnici pro její výpočet.

Ostatní Náklady nebo výdaje na získání práv k průmyslovému vlastnictví k výsledkům projektu (poplatky, překlady) jsou uznané pouze pro malé a střední podniky a pro výzkumné organizace. Za uznané nemohou být považovány výdaje na udržování práv průmyslového vlastnictví (udržovací poplatky) a případné soudní spory. Nepočítá se do limitu 20 % u služeb.

Co nelze zahrnout • daň z přidané hodnoty, pokud je příjemce plátcem této daně a uplatňuje její odpočet; • dluh a úroky z dluhů; • cla; • rezervy na možné budoucí ztráty a výdaje; • kurzovní ztráty; • leasing; • náklady vynaložené bez právního důvodu, tj. v případě, kdy mezi příjemcem a třetí • osobou, v jejíž prospěch příjemce vynakládá finanční prostředky, není žádný právní stipendium;

Co nelze zahrnout • vybavení pracoviště, rekonstrukci budov nebo místností, které nesouvisí s projektem; • DHM a DNM, který byl pořízen před zahájením projektu • klinické zkoušky; • výdaje na průzkum trhu a marketingové studie; • certifikace výrobků a služeb, které jsou či budou přímo obchodovány; • náklady na zavádění do výroby;

3E Hospodárnost Takové použití veřejných prostředků k zajištění stanovených úkolů s co nejnižším vynaložením těchto prostředků, a to při dodržení odpovídající kvality plněných úkolů. Efektivnost Takové použití veřejných prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem prostředků vynaložených na jejich plnění, Účelnost Takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených úkolů.

Děkuji za pozornost Luďek Gulázsi [email protected]