Rapportage Eindevaluatie, observaties en leerpunten Pilot ‘Uitplaatsing digitaal archief gemeente Haarlem’
Auteurs:
Noord-Hollands Archief: Jan Kuipers, Fieke Krikhaar
Vormgeving:
Ilse Kaldenbach 17 november 2014
Inhoudsopgave
1. Inleiding………………………………………………………………………………………………………………….....3 2. Evaluaties, observaties en leerpunten……………………………………………………………..……………….4 3. Aanbevelingen………………………………………………………………….………………………………………...8 4. Observaties van deelnemers aan de pilot………………………………………………………………………….9 4.1 Wat zie je als het belangrijkste resultaat van de pilot?…………………………………………….9 4.2 Met welk gevoel kijk je terug op het proces?……………….………………………………………10 4.3 Wat kunnen anderen van de pilot in Haarlem leren?………………………………..…………….11 4.4 Observaties over samenwerking…………………………………………………………………….….12
2
1. Inleiding
In 2014 doet het Noord-Hollands Archief samen met de gemeente Haarlem ervaring op met aansluiting op het e-Depot. Tijdens een pilot wordt een deel van het digitale archief van de gemeente Haarlem opgenomen in het e-Depot van het Noord-Hollands Archief. Vervolgens wordt er een business case uitgewerkt die inzicht moet geven in de kosten en baten van uitplaatsing in het e-Depot. Aanleiding voor de pilot was het verzoek van de gemeente Haarlem om ‘ontzorgd’ te worden van de verplichting om digitaal archief duurzaam te beheren vóór de formele overbrenging naar het e-Depot van het Noord-Hollands Archief. Het Noord-Hollands Archief is aangewezen als de archiefbewaarplaats van de gemeente Haarlem voor zowel het papieren archief nu, als het digitale archief in de toekomst. Het ligt dan ook voor de hand om voor de ‘uitplaatsing’ van digitaal archief in het e-Depot in eerste instantie te kijken naar de mogelijkheden die het Noord-Hollands Archief hiervoor kan bieden. Immers, het te bewaren deel van het uitgeplaatste archief kan dan op termijn eenvoudig worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Het project is een samenwerkingsproject geweest tussen drie organisaties, de gemeente Haarlem, het Noord-Hollands Archief en het Nationaal Archief. Vanuit het landelijke innovatieprogramma voor de archiefsector, Archief 2020, is ondersteuning geboden om de geleerde lessen uit het project te delen. Dit document bevat de belangrijkste leerpunten van het project “Uitplaatsing digitaal archief gemeente Haarlem”, zowel inhoudelijk als relationeel. Projectgroepleden en betrokkenen uit de drie organisaties hebben input geleverd aan deze eindevaluatie. De evaluatie levert een bijdrage aan het ontwikkelingstraject van het e-Depot en het implementatietraject bij zowel de archiefvormer als de archiefinstelling. Tevens is het bedoeld om onze leerpunten en ervaringen te delen met geïnteresseerde archiefvormers en archiefinstellingen buiten Haarlem, zodat zij kunnen leren van onze ervaringen
3
2. Evaluatie, observaties en leerpunten
Het project behelst het onderzoek naar de mogelijkheden van het uitplaatsen van het archief van de gemeente Haarlem. Een van de mogelijkheden is uitplaatsing bij het Noord-Hollands Archief. Het onderzoek heeft zich beperkt tot het Document Management Systeem van de gemeente Haarlem, het e-Depot van het Noord-Hollands Archief en de koppeling tussen beide. De belangrijkste leerpunten, die hierop van toepassing zijn, zijn op deze wijze ingedeeld. Bij elk leerpunt staat tussen haakjes aangegeven voor wie dit leerpunt is.
Het Document Document Management Systeem (DMS) o
Zorg ervoor dat het metadatamodel van het DMS goed gedocumenteerd is [gemeente] Zorg voor een uitputtende lijst van de beschikbare velden in het DMS. Deze lijst is het vertrekpunt van de analyse en moet beschikbaar zijn aan het begin van het traject. Zonder deze lijst is het niet mogelijk om te komen tot een afleiding van velden uit het TMLO.
o
Controle op aansluiting registratie in het DMS op de lijst van velden [gemeente] De registratie in het DMS hoeft niet noodzakelijkerwijs gelijke tred te houden met de definitie zoals vastgelegd in de lijst van velden. Afwijkingen in de registratie kunnen duiden op het niet conform de definitie registreren van archiefmateriaal, als wel aanscherpingen in de definitie tot gevolg hebben.
o
Zorg dat het DMS ingericht is volgens het TMLO [gemeente] Of zorg ervoor dat er een mapping is gemaakt tussen het metadatamodel DMS en het TMLO, zodat de gegevens uit het DMS kunnen worden omgezet naar het TMLO. Organisatie-eigen metadata worden altijd meegenomen in het e-Depot als ‘agency specific’.
Stinie Francke, archiefinspecteur NoordNoord -Hollands Archief ‘Een metadatastandaard is erg belangrijk, mooi dat zowel overheidsorganisaties als archiefdiensten daar steeds meer oog voor hebben.’
4
Het ee -Depot
Leg bij vernietiging vanuit het e-Depot vast welke objecten zijn verwijderd [archief]
o
De huidige functionaliteit van het vernietigen van objecten, verwijdert zowel het object als de bijbehorende metadata volledig. Van vernietigde objecten moet een vernietigingslijst worden opgeleverd bij definitieve overdracht in plaats van uitplaatsing. Bewaar derhalve een lijst van vernietigde objecten.
De koppeling tussen DMS en ee -Depot o
De in de pilot gehanteerde metadatamodellen , het Toepassingsprofiel Lokale Overheid (TMLO) en MeDuSa zijn niet volledig op elkaar afgestemd [aanbieder e-Depot] Het toepassingsprofiel is gehanteerd om de mapping tussen het DMS en het e-Depot op te stellen. Om het e-Depot te vullen moet feitelijk nog een vertaalslag plaatsvinden naar het metadataschema van het e-Depot, MeDuSa. Het verdient aanbeveling om een metadataschema in het e-Depot te gebruiken dat naadloos aansluit bij het Toepassingsprofiel.
Stinie Francke ‘Het TMLO kan nog wel wat gebruiksvriendelijker! Kunnen we daar samen iets aan doen?’
5
Algemene leerpunten o
Uitplaatsing is nieuw voor de gemeente Haarlem én voor het Noord-Hollands Archief [gemeente, archief] Duurzaamheid is al een issue voorafgaand aan de overbrenging van het archief, dit gezien het specifieke karakter van digitale archieven. Een manier om het duurzaamheidsvraagstuk op te lossen is uitplaatsing van archieven door de gemeente Haarlem bij het Noord-Hollands Archief. Hierdoor kan laatstgenoemde een bijdrage leveren aan het leesbaar houden van het uitgeplaatst materiaal en wordt eerstgenoemde hiermee ontlast. Voor beide organisaties is dit nieuwe materie.
Roland Bisscheroux, archiefinspecteur en informatiemanager N oordoord-Hollands Archief ‘We hebben met ‘uitplaatsing’ een nieuw model ontwikkeld waarbij informatieobjecten in hun geheel naar het archief gaan en de gemeente de informatie niet binnen hun DMS houdt.’
Eddie Smit, projectleider service organisatie Nationaal Archief en lid stuurgroep pilot ‘Ik denk dat de term ‘uitgeplaatst archief’ een Haarlemse uitvinding is….….’
o
Bij het digitaal archiveren is vanuit de gemeente DIV betrokken maar ook ICT [gemeente] Betrek bij aanvang van het project of bij aanvang van een aansluiting op het e-Depot de juiste vertegenwoordiging van ICT. In de digitale informatiehuishouding zijn DIV en ICT partners; beide staan vaak nog te ver van elkaar af.
Roland Bisscheroux ‘Haal ICT er vanaf het begin bij, maak er een informatiebeheer-ding in plaats van een archief-ding van.’
o
Criteria vanuit ED3 als kwaliteits- of acceptatiecriteria opnemen bij ontwikkeling e-Depot [archief] ED3 is door de opzet goed te gebruiken als instrument voor de kwaliteits- of acceptatiecriteria tijdens de ontwikkeling van het e-Depot. Geadviseerd wordt om in (de inrichting van) het e-Depot de criteria van ED3 op te nemen als kwaliteits- of acceptatiecriteria.
6
o
ED3 vraagt om aanvullende criteria voor uitplaatsing, b.v. vernietigen [Archief 2020]. ED3 staat voor Eisen Duurzaam Digitaal Depot. Alhoewel ED3 goed is te gebruiken voor de beoordeling van het e-Depot in brede zin, ontbreken criteria voor uitplaatsing. In hoge mate zijn dit de criteria die gelden voor overbrenging. Echter met name vernietiging van archiefbescheiden wordt gemist als onderdeel van ED3.
o
Werk vanaf het begin aan een gemeenschappelijke taal [gemeente, archief, evt. andere partners] In samenwerking tussen partijen is het van belang dat je elkaar begrijpt. Een gezamenlijk kader / terminologie is in dat geval onontbeerlijk. Kenmerkend is dat DIV en de archiefwereld een verschillende taal hebben. Alhoewel het project aandacht heeft gehad voor dit aspect, kan dit nog beter. Het inzetten van een rollenspel bij de start van het project om elkaars terminologie beter te begrijpen, zou hierin een verbetering zijn.
Josine van Yperen, Yperen, senior medewerker DIV gemeente Haarlem
‘Een rollenspel zou goed geweest zijn, en dan elkaars rollen spelen. Of maak samen een woordenboek en stel dat vast, dat heeft in andere projecten goed gewerkt!’
7
3. Aanbevelingen
De projectgroep doet de volgende aanbevelingen. Een aantal van de aanbevelingen is in de achterliggende maanden al opgepakt buiten het project om. Bij elke aanbeveling staat tussen haakjes aangegeven voor wie dit leerpunt is.
o
Zorg ervoor dat het e-Depot kan werken met TMLO 1.1 aangevuld met metadata van de gemeente [aanbieder e-Depot] Het Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden (TMLO 1.1) is opgesteld door KING (Kwaliteits Instituut Nederlandse Gemeenten) vanuit het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden WVI, dat gehanteerd is tijdens de pilot. Voor uitgeplaatste digitale documenten van een gemeente is het daarnaast nodig dat de (volledige of deel van de verzameling) originele metadata worden opgeslagen in het e-Depot.
o
Realiseer een koppeling tussen het DMS en het e-Depot gebaseerd op het TMLO 1.1 [gemeente] De koppeling tussen het DMS en het e-Depot zou gebaseerd moeten zijn op het TMLO. Dat betekent dat het DMS gegevens oplevert volgens het TMLO of dat deze gegevens daarna worden omgezet naar het TMLO. Het Nationaal Archief is op dit moment bezig met het produceren van Topix, het XML Schema (Definition) dat afgeleid is van het TMLO.
o
Begin pas aan mapping indien de gegevenslijst uit de bron bekend is [gemeente] Ga bij het opstellen van de mapping uit van de gegevenslijst uit de bron. Bij de mapping is dit ook het uitgangspunt van het Nationaal Archief. Maar door het ontbreken van een volledige lijst uit Verseon, is hiervan afgeweken. Achteraf gezien was het beter geweest om het advies van het Nationaal Archief aan te nemen.
o
Vul de WVI-producten rond werkprocessen en architectuur aan met het proces uitplaatsing [Nationaal Archief] Uitplaatsing ontbreekt in de WVI-producten werkprocessen en architectuur. Beide documenten zouden aangepast moeten worden aan deze nieuwe dienst.
o
Pas de inrichting van de e-Depot software en de interfaces aan [aanbieder e-Depot] Neem functionaliteit op in de e-Depot software om om te kunnen gaan met uitgeplaatst archief. Met name de vernietiging van uiteindelijk niet over te dragen archief is nieuw. Tevens is het nodig interfaces van en naar het DMS te realiseren.
8
4. Observaties van deelnemers aan de pilot
4.1
Wat zie je als het belangrijkste resultaat van de pilot?
Kees Brouwer, informatiearchitect gemeente Haarlem ‘Het is ons allemaal veel duidelijker geworden wat er moet worden geregeld om duurzaam digitaal te archiveren. Dat heeft nu al tot gevolg dat we betere gesprekspartners zijn voor onze leveranciers, we kunnen hun aanbiedingen beter op waarde schatten.’
Stinie Francke ‘Een grote toename van kennis op het gebied van digitale duurzaamheid en we zijn een flinke stap verder gekomen met de ontwikkeling van een e-Depot.’
Roland Bisscheroux ‘Archiefdienst en archiefvormer hebben elkaar leren kennen en elkaars taal leren begrijpen en spreken.’
Klaartje Pompe, implementatiemanager Noord N oordoord-Hollands Archief en secretaris stuurgroep pilot ‘Er is een gedeelde visie ontstaan op digitaal informatiebeheer en digitale archivering, dat maakt toekomstige samenwerking veel makkelijker.’ ‘Als archieforganisatie zijn we opgeschoven van: ‘uitplaatsing is iets om te onderzoeken’, naar ‘uitplaatsing is een belangrijke dienstverlening vanuit de archieforganisatie aan overheden.’
Peter van de Ruit, hoofd Informatiebeheer en DIV, gemeente Haarlem ‘Voor mij is dat een business case die laat zien dat uitplaatsing goed mogelijk is en dat het heel interessant is vanuit het oogpunt van bedrijfsvoering, want dit is fors goedkoper dan het zelf organiseren.’
9
Lieuwe Zoodsma, directeur NoordNoord-Hollands Archief voorzitter stuurgroep pilot ‘Het meest verrassende was voor mij de overgang van zoeken naar een oplossing voor te bewaren archief naar een oplossing zoeken voor uit te plaatsen archief. We hebben een proces doorlopen met een gemeente die wist wat ze wilde. In feite heeft de gemeente hiermee de semi-statische fase eruit geknipt, men wil materiaal direct na afsluiting in zijn geheel in het e-Depot.’ ‘En ik denk eerlijk gezegd dat dit gevoel breder leeft: iedereen loopt tegen deze vraag aan, niemand wil nog 20 jaar op zo’n grote hoeveelheid afgehandelde digitale dossiers zitten.’
Jan Kuipers, Kuipers, projectleider pilot ‘Aan het begin stond men meer van elkaar af maar tijdens het proces heeft men elkaar weten te vinden. Er is openheid ontstaan.’ ‘En de business case van de gemeente natuurlijk, want die heeft hen tot het inzicht gebracht dat uitplaatsen van het materiaal goedkoper was dan het zelf duurzaam bewaren tot het moment van formele overdacht. ‘
4.2
Met welk gevoel kijk je terug op het proces?
Klaartje Pompe ‘We zijn elkaar veel beter gaan verstaan door samen aan de pilot te werken, zowel ons werk als elkaars rollen.’ ‘En ik voel ook groot respect voor de baanbrekers die ons voorgingen: Rotterdam, Amsterdam en het Nationaal Archief, dat waren de pioniers.’
Lieuwe Zoodsma ‘We hebben allebei onze nek uitgestoken met deze aanpak. Dat heeft ook wel een wissel getrokken op de beide organisaties maar we hebben het er graag voor over gehad. We opereren nu in de frontlinie van de nieuwe ontwikkelingen, het is een uitdaging om de toekomst vorm te geven.’ ‘Omdat we met voor de gemeente gevoelige informatie werkten, konden we tijdens deze pilot niet zoveel delen met onze archiefpartners als we soms hadden gewild, dat was lastig.’
10
Peter van de Ruit ‘We hebben dit proces doorlopen met altijd op ons netvlies: wat zou voor de gemeente Haarlem de beste oplossing zijn en dat dan vanuit het belang van bedrijfsvoering. Duurzaam opslaan was dit keer geen doel op zichzelf.’ ‘Het was af en toe zwaar. Er is veel bedacht, gepraat, uitgezocht en ontdekt maar ik ben trots op het resultaat dat er nu ligt. We hebben een enorme kennisvoorsprong opgebouwd ten opzichte van andere gemeenten.’
4.3
Wat kunnen anderen van de pilot in Haarlem leren?
Kees Brouwer ‘Pak de zaken methodisch aan: eerst begrippen in kaart brengen, dan scenario’s ontwikkelen en als je die uitwerkt dan heb je in beeld hoe je het kunt oplossen. Vaak wordt er te snel naar een oplossing gesprongen.’
Roland Bisscheroux ‘Ga het gewoon doen, bouw contact op met je archiefvormer!’
Eddie Smit ‘We gaan van: ‘dit is het waard om bewaard te worden’, naar: ‘dit is het waard om toegankelijk te worden’.’
Peter van de Ruit ‘Bekijk het als gemeente vanuit het belang van je eigen bedrijfsvoering. Uitplaatsing levert je geld op! Ik denk dat dat bestuurders wel over de streep trekt om in archiefbeheer te gaan investeren. Meer dan het gebruikelijke argument: ‘u moet duurzaam bewaren’. Je krijgt ook een andere relatie met je archief, dat geeft nieuwe energie tussen beide organisaties. Dit is ook goed nieuws voor het archiefwezen lijkt me.‘
11
Lieuwe Zoodsma ‘Ga het digitale archiefavontuur aan met je gemeente! Zoek daarbij vanaf het begin aansluiting bij lopende projecten in je regio of bij je RHC. En gebruik de kennis en ervaring uit onze pilot, het zal houvast geven zowel aan de gemeente als aan het archief.’ ‘Wij gaan als Noord-Hollands Archief zelf in 2015, samen met provincie Noord-Holland, een pilot starten voor het beschikbaar stellen van materiaal uit ons e-Depot.’
Jan Kuipers ‘Zorg ervoor dat alle betrokken partijen vanaf het begin betrokken zijn bij het project.’
Kees Brouwer ‘Werk met een projectleider die weet waar het over gaat en zelf ook kennis inbrengt, dat was in dit project goed geregeld.’
4.4
Observaties over samenwerking
Klaartje Pompe ‘We werkten samen als deskundigen uit drie verschillende organisaties, daar was wel de nodige regie op nodig. Dat was een goed samenspel met de projectleider.’ ‘En met onze pilot hebben we ook de aandacht van andere archieforganisaties en overheden getrokken. Het is fijn om samen te werken en kennis te delen met anderen om zo de digitale toegankelijkheid een stap verder te brengen.'
Josine van Yperen ‘Samen aan het project werken was goed, we zijn niet meer twee aparte werelden.’
12
Eddie Smit ‘De hechte samenwerking van Haarlem met het Nationaal Archief (ik zat in de stuurgroep) is het Nationaal Archief heel goed bevallen. Door de georganiseerde werkwijze was er op tactisch en operationeel niveau goede afstemming mogelijk tussen Haarlem en het Nationaal Archief en konden we onze inbreng goed leveren.‘ ‘Ik vond het ook heel goed dat Haarlem voldoende mensen uit de eigen organisatie heeft vrijgemaakt voor deze pilot.’
Jan Kuipers ‘De gezamenlijke stuurgroep werkte heel goed, voor alle drie de partners.’ ‘Het project was een samenwerkingsverband tussen twee organisaties. Regelmatig overleg was wel mogelijk maar we werkten niet op één plek samen met elkaar. Waarschijnlijk zou dat wel hebben geholpen om elkaar sneller te vinden. De kanttekening die ik daar gelijk bij wil maken is dat we in het begin niet precies wisten wat het eindresultaat zou zijn, het was een zoektocht waar we tijd voor nodig hadden.’
Lieuwe Zoodsma ‘De samenwerking tussen archiefdienst, gemeente en Nationaal Archief gaf een hele goede dynamiek aan het proces. Je kunt veel van elkaar leren en het Nationaal Archief leert op deze manier de praktijk op het niveau van mede overheden kennen, dat is heel wat anders dan departementen.’
Iedereen ‘Het was een zoektocht maar het was de moeite waard’
13
