RAPPORTAGE COMMISSIE ONDERZOEK WERELDKAMPIOENSCHAP VROUWEN ONDER 17 (WK WU17)

Onderzoekscommissie WK WU17

1

RAPPORTAGE COMMISSIE ONDERZOEK WERELDKAMPIOENSCHAP VROUWEN ONDER 17 (WK WU17)

mei/juni 2013


INHOUDSOPGAVE:

1 2 3 4 5

Pag. 2

Instelling commissie. Onderzoeksvragen. Verantwoording. Feitenrelaas organisatie WK WU17

Pag. 3 Pag. 3 Pag. 3 Pag. 4 Pag. 12 Pag. 12 Pag. 15 Pag. 16 Pag. 16 Pag. 17 Pag. 18 Pag. 20 Pag. 20 Pag. 21 Pag. 23 Pag. 25

Bevindingen 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9

6 7

Inhoudsopgave.

Ambities en besluitvorming Garantstelling in tekort door bijdrage leden Speellocatie Begroting - financiële verplichtingen Inzet professional(s) versus vrijwilligers Inhuren Eventmanager Organisatie – verantwoordelijkheden Het toernooi - PR en uitstraling Financieel resultaat

Conclusies Aanbevelingen

2


1.

Instelling commissie

In de Algemene Ledenvergadering van de NBB van 29 september 2012 is besloten een commissie onderzoek te laten doen naar de kandidaatstelling/toewijzing van het WK-U17 voor meisjes (gehouden in augustus 2012 te Amsterdam) en de besluitvorming hieromtrent door het bondsbestuur. De aanleiding voor het onderzoek is gelegen in twee factoren. De eerste factor betreft de aan de ALV in november 2011 verstrekte informatie dat bij onvoldoende financiële dekking de organisatie van het toernooi voor de kerstperiode 2011 aan de FIBA kon worden ‘teruggegeven’, hetgeen niet op de juiste informatie gebaseerd leek te zijn. De tweede factor betreft het aangekondigde financiële tekort waarmee de ALV na afloop van het toernooi werd geconfronteerd, in relatie tot de door de ALV verstrekte garantstelling. Ter vergadering is een commissie samengesteld, bestaande uit de navolgende personen: o Hans Witvoet o Eymert van Rooy o Hans Kastermans

2.

Onderzoeksvragen

Bij de onderzoeksopzet is er van uitgegaan dat het onderzoek zich dient te richten op de beantwoording van drie hoofdvragen, te weten: 1. Hoe is de besluitvorming rond de kandidaatstelling voor het WK U-17 verlopen en wat was er bij het bondsbestuur bekend over de mogelijkheid tot en consequenties bij ‘teruggave’ van de organisatie van het toernooi? 2. Op welke wijze en op grond van welke besluiten is de begroting voor het toernooi tot stand gekomen en zijn door de NBB/de toernooiorganisatie verplichtingen aangegaan die hebben geleid tot het financiële tekort? 3. Welke lessen kunnen er worden geleerd (door het bondsbestuur, de ALV, medewerkers en/of –organisatoren) ten aanzien van kandidaatstelling voor en de financiële planning, beheersing en verantwoording bij de organisatie van vergelijkbare toernooien in de toekomst? De commissie heeft de vrijheid genomen hieraan, met het oog op de doelstelling van bovenstaande derde vraag, lopende het onderzoek een vierde vraag toe te voegen: * Hoe is de organisatie van het toernooi vormgegeven en hoe zijn de voorbereidingen verlopen?

3.

Verantwoording

Voor de beantwoording van de onderzoeksvragen zijn deelvragen geformuleerd. De commissie heeft de informatiebehoefte geformuleerd en heeft met medewerking van het bestuur en het bondsbureau kunnen beschikken over de aanwezige relevante documenten, waaronder relevante delen van de verslaglegging van bestuursvergaderingen. Na bestudering van de beschikbare informatie zijn interviews gehouden met de volgende personen: o F. Ravestein, voorzitter NBB o G. Gijzenij en H. van Eembergen , voorzitter en lid Financiele Commissie o M. Schuurman, Topsportmanager NBB o F. Berteling, directeur NBB (vanaf 01-02-2013) o M. Groot, penningmeester NBB o P. Kathmann, Eventmanager WK WU17

3

Onderzoekscommissie WK WU17 Aan de voormalige en tijdens het toernooi functionerende directeur van de NBB zijn schriftelijk (per e-mail) een aantal vragen voorgelegd. Gelet op de lopende arbeidsrechtelijke procedure leek het de commissie niet wenselijk een gesprek met betrokkene te voeren. Een verzoek om vragen per mail te beantwoorden of alsnog met de commissie in gesprek te gaan is lopende. Bij het gereedkomen van deze rapportage is er nog contact om in gesprek te komen met elkaar. Mocht dat gesprek plaatsvinden, dan zal de commissie afzonderlijk berichten over relevante aanvullende informatie. De via de beschikbaar gestelde documenten en via de interviews verzamelde, alsmede langs andere weg verkregen, informatie is door de commissie geordend en op relevante punten beoordeeld tegen het licht van de onderzoeksvragen. Een concept-rapportage is voor een feitencheck voorgelegd aan het bondsbestuur. De ontvangen reacties (beperkt in aantal) zijn verwerkt in deze eindversie. Tevens is het bondsbestuur verzocht inhoudelijk te reageren op de bevindingen, conclusies en aanbevelingen. In verband met nieuw verworven informatie zijn aan enkele personen nog aanvullende vragen per e-mail gesteld. De aanvullende informatie heeft de commissie aanleiding gegeven op een aantal onderdelen de tekst van het eindrapport aan te passen ten opzichte van het eerst concept dat aan het bestuur is voorgelegd. Het bestuur is verzocht te reageren op de definitieve versie van het rapport. De opstelling en openheid van de gesprekspartners bij de interviews hebben de commissie geholpen bij het verwerken en verbinden van de informatie en het kunnen interpreteren van de tijdlijn, het verloop van de organisatie en genomen beslissingen. De commissie is de gesprekspartners daarvoor dankbaar. Eveneens gaat onze dank uit naar Yvonne Baudo, medewerkster van het bondsbureau, voor het aanleveren van documenten en het maken van afspraken. Onderstaand volgt in hoofdstuk 4 een feitenrelaas, gevolgd door de bevindingen van de commissie aan de hand van de feiten en de gevoerde gesprekken (hoofdstuk 5). De bevindingen geven aanleiding tot het formuleren van conclusies (hoofdstuk 6). In hoofdstuk 7 worden aanbevelingen gedaan voor toekomstige situaties.

4.

Feitenrelaas organisatie WK WU17

1. Via een memo dd. 1 juli 2010 informeert Mark Schuurman, manager Topsport, het bondsbestuur over de mogelijkheid te opteren voor de organisatie van het WK U17 voor hetzij vrouwen (meisjes), dan wel mannen (jongens) in de periode juli/augustus 2012. Vanwege de sterk verbeterde resultaten van de nationale (jeugd)teams zou Nederland een goede kans maken de organisatie van een toernooi toegewezen te krijgen. Bovendien, zo beargumenteert Mark Schuurman, draagt de organisatie van een toernooi bij aan de sportieve ambities van de NBB (verwoord in het concept-Strategisch Plan) en levert het een bijdrage aan een op te bouwen trackrecord ten aanzien van sportevenementen met het oog op een eventueel bid voor de Olympische Spelen van 2028. Opgemerkt wordt (in de aangeleverde notitie) dat in 2007 en 2008 kandidaatstelling voor een EK-eindtoernooi niet haalbaar bleek vanwege een geraamd tekort op de begroting, maar dat in dit geval een bijdrage van de FIBA ter hoogte van 200.000 USD gegarandeerd is. 2. In juli 2010 meldt de NBB zich aan als kandidaat voor de organisatie van de WK U17 vrouwen (verder aangeduid als: WK WU17). Een dergelijke eerste aanmelding is vrijblijvend. Andere aangemelde kandidaat-landen: Roemenië en Sri Lanka. Naar later blijkt heeft ook Litouwen zich kandidaat gesteld. Daarop is in augustus 2010 het FIBA World Championships Manual for Youth Events (verder te noemen: FIBA Manual) ontvangen. In deze FIBA Manual zijn de voorwaarden voor de definitieve kandidaatstelling en het organiseren van een toernooi, de voor het

4

Onderzoekscommissie WK WU17 beoordelen van de kandidaatstelling te leveren informatie en bij toewijzing aan te gane verplichtingen, opgenomen. Tevens is er een vragenlijst aan toegevoegd, die bij definitieve kandidaatstelling uiterlijk 15 november 2010 moet zijn geretourneerd. Op dat moment is sprake van een definitief ‘bid’. De ingevulde vragenlijst en te leveren informatie vormen samen een ‘bidbook’. 4. In de bestuursvergadering van 25 augustus 2010 wordt afgesproken dat bezien wordt hoeveel werk het kost een bidbook te maken en na te gaan of aan de financiële garanties kan worden voldaan. 5. Het bestuur ontvangt een memo, gedateerd 4 november 2010, waarin de bidprocedure uiteengezet wordt. Daaruit blijkt dat voor 15 november een officieel ‘bid’ gedaan moet worden. Bijgevoegd is een eerste werkbegroting die - met een groot aantal PM-posten aan zowel de baten- als aan de lastenzijde - sluit met een tekort van € 137.000. Er zijn contacten gelegd (door bestuurslid Paul Lansaat) met Rotterdam als in aanmerking komende speelplaats. 6. In de bestuursvergadering van 10 november 2010 licht bestuurslid Paul Lansaat (portefeuillehouder) de bidprocedure toe. Volgens hem schept een ‘bid’ vooralsnog geen verplichtingen. In de volgende fase kan worden bekeken in hoeverre de NBB kan voldoen aan de organisatorische en financiële verplichtingen. Het bondsbestuur besluit de bidprocedure in te gaan. De penningmeester (Harry Meeuwsen) stelt aan de orde welk risico de NBB wil lopen met de organisatie van een toernooi. Paul Lansaat geeft daarop aan dat een solide begroting de basis voor een ‘go’ moet zijn. Hierop dient inzet gepleegd te worden. Voor de te plegen inzet moet een oplossing komen. Dit kan niet bij Mark Schuurman worden neergelegd, zo wordt geconcludeerd. De NBB dient op 14 november 2010 een ‘bid’ in bij de FIBA voor de organisatie van het WK WU17 en gaat daarbij uit van de speelplaats Rotterdam (Topsportcentrum), met als speelperiode 7. 17–26 augustus 2012. Het ‘bidbook’ (een ingevulde vragenlijst met een aantal documenten) wordt ingeleverd bij de FIBA, overeengekomen is dat een aantal gegevens en ondersteuningsbrieven (van het ministerie van VWS, de gemeente Rotterdam en NOC*NSF) op een later tijdstip worden aangeleverd. 8. In het Strategisch Plan van de NBB, dat aanvang november 2010 wordt aangeboden aan de ALV en in de bijeenkomst van de ALV van 20 november 2010 wordt aangenomen, is vermeld (pag. 21) dat de NBB meer internationale evenementen wil organiseren om het aanzien van basketball te versterken en daarmee kansen op pr- en marketinggebied te creëren. Daarbij wordt aangegeven dat ingezet wordt op de organisatie van het WK U17. 9. Op 12 januari 2011 wordt in de bestuursvergadering melding gemaakt van de komst van Ludomir Kotleba, Sports Director van de FIBA, voor een ‘site-visit’. Tijdens de ‘site-visit’ (waarbij aanwezig Paul Lansaat, Mark Schuurman en Jan Berteling,) wordt gemeld dat Litouwen opteert voor de WK U17 Mannen en dat Sri Lanka als kandidaat afvalt. Alleen Nederland en Roemenië zijn nog in de race voor het WK WU17. Zij worden uitgenodigd een definitieve versie van het bidbook te leveren.

5

Onderzoekscommissie WK WU17 10. Op 28 januari 2011 zendt de directeur van de NBB het definitieve bidbook en een aantal ondersteuningsbrieven (‘letters of recommendation’) toe aan de FIBA. Hierin wordt nog altijd uitgegaan van Rotterdam (Topsportcentrum) als speelplaats en van de speelperiode 17–26 augustus 2012. 11. In de bestuursvergadering van 9 februari 2011 wordt melding gedaan dat Paul Lansaat en Mark Schuurman druk bezig zijn het bidbook compleet te maken (noot commissie: gelet op het feit dat het definitieve bidbook reeds op 28 januari was verzonden wordt vermoedelijk gedoeld op het regelen van zaken die in het bidbook zijn aangegeven en het verzorgen van aanvullende informatie). Aangegeven wordt dat nog gewacht wordt op een toezegging vanuit Rotterdam voor financiële inbreng. Dat zou moeten gaan om een bedrag van € 40.000 euro, afgezien van voorzieningen of kortingen m.b.t. de speelzaal. Voor de volgende bestuursvergadering zal er een definitief voorstel voorliggen met bijbehorende begroting, op basis waarvan een GO/NO-GO-beslissing genomen kan worden. 12.Omdat Rotterdam financieel onvoldoende lijkt te kunnen bijdragen wordt naar een alternatief gezocht en aldus komt Amsterdam als mogelijke speelplaats in beeld. Er worden contacten gelegd over eventuele bijdragen van gemeente en provincie. 13.Er wordt een concept-begroting voorgelegd aan het bestuur en besproken in de bestuursvergadering van 8 maart 2011. Deze begroting gaat uit van twee opties: spelen in Rotterdam of in Amsterdam. Doordat Rotterdam een bijdrage levert van € 40.000 en Amsterdam en de provincie Noord Holland samen € 100.000 lijkt het voor de hand te liggen om te kiezen voor Amsterdam als speelplaats. Bij die keuze laat de begroting een tekort zien van € 58.000. Daarbij wordt uitgegaan van organisatiekosten (personele lasten) ten laste van de NBB ter hoogte van € 50.000. Er is geen rekening gehouden met: sponsorinkomsten, ticketverkoop en de mogelijkheid de organisatie (geheel of gedeeltelijk) in handen te geven van vrijwilligers. De directeur geeft aan dat de risico’s weliswaar op het oog aanvaardbaar zijn, maar dat deze tezamen wel een ‘groot risico’ vormen. De penningmeester geeft aan dat de risico’s over de jaren verspreid zijn en dat er aandacht voor is. Het bestuur besluit het ‘bid’ te continueren en het besluit van de FIBA af te wachten. Besloten wordt de FIBA nog niet te informeren over de mogelijke ‘switch’ naar Amsterdam als speelplaats. 14. Bij brief van 15 maart 2011 (ontvangen op 17 maart 2011) deelt de FIBA mee dat de organisatie van de FIBA WK WU17 is toegewezen aan de NBB. 15. In de bestuursvergadering van 13 april 2011 wordt gemeld dat Mark Schuurman de volgende dag een gesprek heeft over de mogelijke organisatie van het WKU17 in Amsterdam. De voorzitter geeft aan Rotterdam nog niet los te willen laten, maar een extra bijdrage van die kant zit er niet in omdat volgens informatie van Rotterdam Topsport hun budget voor evenementen voor 2012 al geheel benut is. Vanwege het vertrek van Paul Lansaat als bestuurslid wordt Marlea Kogeldans aangewezen als bestuurlijk verantwoordelijke voor het WK WU17. 16. Er wordt eveneens contact opgenomen met de gemeente Almere. Deze is zeer geïnteresseerd in de mogelijkheid het WK WU17 te huisvesten.

6

Onderzoekscommissie WK WU17 In de bestuursvergadering van 30 augustus 2011 wordt afgesproken nader met de wethouder van Almere te spreken. In dezelfde bestuursvergadering wordt aangegeven dat er extra ondersteuning op het bureau nodig is voor o.m. de organisatie van het WK U17. Bestuurslid Martijn Rengelink suggereert de mogelijkheid de vrijwilligers van het WK Rolstoelbasketball 2006 te benaderen en in te zetten. Uit het verslag van de vergadering kan niet worden opgemaakt of en hoe nader op deze suggestie wordt ingegaan. Vanwege het vertrek van Marlea Kogeldans als bestuurslid wordt Martijn Rengelink aangewezen als bestuurlijk verantwoordelijke voor het WK WU17. 17. In de bestuursvergadering van 24 september 2011 wordt afgesproken in de vergadering van oktober te kijken naar de financiële haalbaarheid van het WK WU17. 18. Op 12 oktober 2011 wordt in de bestuursvergadering de Begroting 2012 van de NBB besproken. In deze begroting wordt voor de WK WU17 een tekort geraamd van € 75.000. Dit is gebaseerd op een geactualiseerde begroting voor het evenement. Van de Vlaamse Basketball Bond is het aanbod ontvangen om evt. het WK WU17 in Antwerpen en Den Bosch te laten plaatsvinden. Antwerpen heeft budget, omdat het Europese Sportstad 2013 is. Op dit aanbod wordt niet ingegaan. Er is een begroting naar Almere gezonden, op een antwoord wordt gewacht. De directeur zal ook de mogelijkheid van een bijdrage van de provincie Flevoland onderzoeken. Er volgt een briefwisseling met de gemeente Almere. Wanneer later uit een brief van 24 november 2011 blijkt dat Almere niet financieel kan bijdragen valt deze optie af. 19. In de bestuursvergadering van 25 oktober 2011 besluit het bestuur de ALV te vragen om een bijdrage van 1,75 euro per lid indien een tekort bij de organisatie van het WK U17 ontstaat (garantstelling). Over de financiële aspecten rond het te organiseren WK wordt geen overleg gevoerd met de Financiële Commissie. Uit afstemming tussen bureau en bestuur blijkt na genoemde vergadering dat het tekort oploopt naar € 150.000. Er wordt daarop (14 november 2011) een brief naar de FIBA gezonden, met de mededeling dat de NBB de begroting voor het WK WU17 niet sluitend krijgt. De FIBA wordt gevraagd naar de mogelijkheid nog verder financieel bij te dragen. 20. Patrick Kathmann, binnen de NBB bekend als teammanager van het dames U20-team, komt op aanraden van Mark Schuurman bij de directeur in beeld als mogelijke projectleider voor de organisatie van het WK U17. Er zijn gesprekken met hem gevoerd over een tijdelijke functie ter ondersteuning van de herstructurering van de NBB, maar gelet op zijn enthousiasme voor het WK WU17 wordt hij gevraagd de organisatie van het toernooi op zich te nemen. Per 1 november 2011 wordt Patrick Kathmann aangesteld als Eventmanager, op basis van inhuur op uurtarief. Er worden afspraken gemaakt over zijn ureninzet tot 1 mei 2012 en een uurtarief. 21. In de Algemene Leden Vergadering (ALV) van 26 november 2011 leidt het bestuursvoorstel om de leden bij een tekort op de organisatie van de WK U17 een bijdrage van 1,75 per lid te laten bijdragen (met andere woorden: de leden te vragen voor in totaal € 75.000 garant te staan) tot discussie. Omdat door het bestuur aangegeven wordt dat er nog een weg terug is, dat het bestuur nog een definitieve beslissing moet nemen, er bij

7

Onderzoekscommissie WK WU17 voorbaat een tekort verwacht wordt en dat tekort mogelijk groter kan zijn dan de gevraagde garantstelling, wordt er vanuit de vergadering op aangedrongen de toewijzing ‘terug te geven’. De optie om de organisatie in handen te leggen van een op te richten stichting, waar dan ook het risico ligt, wordt genoemd. Afgesproken wordt dat in een spoedig te beleggen Bondsraad, als verlenging van de ALVbijeenkomst, nader overlegd zal worden over het wel of niet organiseren van het WK WU17 (en tevens over de Begroting 2012 van de NBB). Met het aannemen van een beslisdocument stemt de vergadering bij meerderheid in met de (werk)begroting en de garantstelling voor het WK WU17 behoudens eventuele andere gevolgtrekkingen uit het overleg in de Bondsraad en (v.w.b. de garantstelling) een eventueel besluit af te zien van de organisatie van de WK WU17. De voorzitter zegt ter vergadering toe dat pas op het allerlaatst een beroep zal worde gedaan op de garantstelling van de leden. 22. In een overleg van de uitgebreide Bondsraad (leden bondsbestuur, (plv.) rayonvoorzitters en de leden van de Financiële Commissie) op 14 december 2011 wordt vanuit een aantal rayons er nogmaals op aangedrongen de organisatie van het toernooi terug te geven aan de FIBA, nu dat volgens het bestuur nog kan. De risico’s worden te groot geacht, terwijl de bond niet ‘in control’ is en de financiële situatie al wankel is. Als voorbeeld wordt het deficit van het WK Handbal U21 aangehaald en de consequentie daarvan voor het Handbalverbond, waarover de pers net dezelfde week heeft geschreven. Het overleg in de Bondsraad leidt niet tot wijzigingen in de begroting 2012. Ten aanzien van het WK WU17 geeft het bestuur aan zich nader te zullen beraden. 23.In de bestuursvergadering van 14 december 2011 (direct volgend op voornoemde bijeenkomst van de bondsraad) doet Patrick Kathmann verslag van de stand van zaken met betrekking tot de voorbereidingen op de organisatie van het toernooi en met name op de aangeboorde mogelijkheden voor het werven van financiële bijdragen. Het werven van sponsorbedragen is lastig, gelet op de economische omstandigheden en omdat de budgetten voor 2012 al zijn bestemd. De gemeente Amsterdam heeft aangeboden € 75.000 bij te dragen en een aantal sideevents te organiseren. Er wordt (nog) geen rekening gehouden met een subsidie van de provincie Noord Holland. Besloten wordt te kiezen voor Amsterdam als speellocatie. Gemeld wordt dat er op dat moment nog een tekort is van € 52.000, waarbij de door de ALV verstrekte garantstelling als inkomsten zijn meegeteld. Door Patrick Kathmann wordt er op gewezen dat deze bijdrage nodig zal zijn. Aan een aantal subsidiemogelijkheden en besparingen (supply-sponsoring) zal worden gewerkt. Het bestuurslid Martijn Rengelink (portefeuillehouder, tevens waarnemend penningmeester) pleit, gelet op de financiële risico’s, voor teruggave van de organisatie aan de FIBA, gelet op het tekort en de risico’s. Besloten wordt dat Patrick Kathmann tot de kerstdagen beziet hoe de begroting sluitend kan worden gemaakt en dat hij contact opneemt met FIBA aangaande de verandering van de speelplaats (Amsterdam i.p.v. Rotterdam) en over het eventueel niet doorgaan van het toernooi. Dezelfde avond wordt dat contact gelegd met Miriam Wolfss, event manager van de FIBA. Dan wordt duidelijk dat het toernooi niet “teruggeven” kan worden zonder de nodige consequenties. Op 15 december vindt er telefonisch en mailoverleg plaats binnen het bestuur met als uitkomst dat Patrick Kathmann ’s middags de FIBA meldt dat

8

Onderzoekscommissie WK WU17 het toernooi doorgaat, tegelijkertijd wordt er een afspraak gemaakt voor de site visit door Kotleba en Miriam Wolfss 24. Op 21 december 2011 bezoekt Ludomir Kotleba en Mirim Wolffs namens de FIBA de nieuwe speellocatie : Sporthallen Zuid in Amsterdam. Op 27 december 2012 wordt het aan het bestuur gerapporteerd over de site-visit en de positieve reacties van de FIBA. 25. Nadat Patrick Kathmann de heer Kotleba van de FIBA telefonisch heeft gemeld dat het bestuur van de NBB voor 1 januari 2012 definitief zal beslissen over de organisatie van het toernooi en begrepen heeft dat de FIBA een ‘teruggave’ hoog op zal nemen informeert hij de bondsvoorzitter. Zij neemt op 28 december 2011 persoonlijk telefonisch contact op met de heer Kotleba en deelt hem mede dat de NBB de organisatie van het toernooi financieel op dat moment nog niet rond krijgt en verzoekt om meer tijd, omdat anders het bestuur van de NBB de organisatie moet overwegen terug te geven aan de FIBA. Kotleba reageert ontstemd: de NBB heeft zich door de kandidaatstelling en toewijzing verplicht het toernooi te organiseren en vooral in Nederland moet het toch mogelijk zijn een dergelijk toernooi te laten plaatsvinden. Bij daadwerkelijke teruggave van de organisatie moet de NBB rekenen op aanzienlijke sancties: een forse boete, een speelverbod voor nationale teams en de eerste tien jaar geen acceptatie van kandidatuur voor welk evenement ook. 26. De voorzitter koppelt telefonisch en per e-mail terug aan de overige bestuursleden. Zij heeft Jan Berteling (bestuurslid FIBA Europe) geraadpleegd hoe de dreigementen van Kotleba te duiden. Uit dat contact blijkt dat het gaat om serieus te nemen opties voor sancties. Schriftelijk (per e-mail) besluit het bestuur op 28 december 2011 de WK U17 doorgang te laten vinden. Het overweegt daarbij dat geheel of gedeeltelijk gebruik zal moeten worden gemaakt van de garantstelling. Op 29 december 2011 informeert het bestuur de Financiële Commissie en de Bondsraad (de rayonvoorzitters). 27. In de bestuursvergadering van 11 januari 2012 bespreekt het bestuur de optie om een stichting op te richten die dan juridisch verantwoordelijk wordt voor de organisatie van het WK WU17. Dit ook met het oog op een mogelijk te genieten btw-voordeel. Er worden namen genoemd voor de samenstelling van een stichtingsbestuur. Besloten wordt een afzonderlijke stichting op te richten, tenzij in een nog te voeren gesprek met de Belastingdienst blijkt dat dit onvoldoende voordeel oplevert. De voorzitter geeft aan dat de FIBA-voorwaarden nog eens goed moeten worden doorgenomen om niet op het laatste moment voor verrassingen te komen staan vanwege FIBA-eisen. De laatste versie van de begroting wordt doorgenomen. Het tekort neemt af, maar de € 75.000 garantstelling is wel opgenomen als inkomstenpost. Afgesproken wordt dat de Financiële Commissie op 22/2 zal worden geïnformeerd over de begroting voor de WK U17. Met Patrick Kathmann dienen nog afspraken te worden gemaakt over zijn inzet. Een voorstel van hem leidt tot hogere kosten dan begroot. Afgesproken wordt dat na afronding van de lopende fase met vooral subsidie- en fondsverwerving er naar zijn verdere rol zal worden gekeken.

9

Onderzoekscommissie WK WU17 28. Bestuursvergadering 8 februari 2012: er ligt een begroting met een ander format, vanwege de VWS-eisen voor een subsidieaanvraag.. Het tekort bedraagt € 40.000 (garantstelling leden opgenomen als inkomstenpost). Er wordt melding gemaakt van voorstellen van Patrick Kathmann over zijn inzet, waar de directeur en Martijn Rengelink met hem over zullen spreken. De directeur deelt mee dat is afgesproken financiële beslissingen in 1 hand te leggen om overschrijdingen aan het eind van het traject te voorkomen. Uit het verslag blijkt niet wiens ’hand’ dat is. Uit het gesprek met de Belastingdienst is gebleken dat er geen voordelen zijn te behalen bij de oprichting van een stichting; het bestuur besluit daarom het eerder genomen besluit in te trekken en geen stichting op te richten. Aan enkele mensen met naam en faam uit Amsterdam en omgeving zal worden gevraagd een lokale organisatie te vormen. 29.Tussen medio december 2011 en medio februari 2012 tracht de voorzitter van de financiële commissie per e-mail nadere informatie te verkrijgen over de besluitvorming rond de organisatie (het doorgaan) van de WK U17 en de begroting voor het evenement. De commissie moet wachten op een gepland gesprek om een toelichting te krijgen. In genoemde periode treedt Martin de Groot aan als nieuwe penningmeester (hij wordt formeel verkozen in de uitgestelde voorjaars-ALV op 29 september 2012) 30.Op 22 februari 2012 vindt er een gesprek plaats (penningmeester Groot) met de Financiële Commissie. De commissie vraagt om een memo waarin vermeld dient te worden, wanneer en op basis van welke informatie het bestuur besloten heeft de WK U17 doorgang te laten vinden. Het bestuur zegt toe deze informatie te verstrekken. Het gesprek vindt plaats in een minder prettige sfeer vanwege de informatie over en reacties op de prognose voor de Jaarrekening 2011. Na medio februari doet de voorzitter van de Financiële Commissie meerdere keren navraag naar de toegezegde informatie en eveneens tevergeefs pogingen informatie over de Begroting voor het WK te ontvangen. Er wordt door het bestuur niet gereageerd op een aanbod van de Financiële Commissie om kennis en ondersteuning te leveren bij de aanpak van de financiële administratie en/of de financiële planning voor het WK WU17. 31.In de bestuursvergadering van 14 maart 2012 wordt een voortgangsrapportage van Patrick Kathmann besproken. Voor de begroting wordt gestreefd naar € 50.000 overschot (feitelijk € 25.000 tekort gezien in het licht van de ledenbijdrage), terwijl in de voorgelegde memo van Patrick Kathmann gesproken wordt over een tekort van € 54.000 (met inbegrip van bijdrage leden). Melding wordt gemaakt van het gesprek met de Financiële Commissie. Afgesproken wordt dat Martijn Rengelink een reconstructie op papier zet. De verantwoordelijkheid voor de WKU17 binnen het bestuur gaat over van Martijn Rengelink naar Martin Groot, de nieuwe penningmeester. De mogelijkheid van een bijdrage van de Vriendenloterij wordt genoemd. Nagegaan zal worden of dit op problemen stuit bij de Lotto.

10

Onderzoekscommissie WK WU17 32.Op 30 maart 2012 wordt een aanvraag voor een projectsubsidie ingediend bij het ministerie van VWS. Een door het ministerie gevraagde aanvulling (specificatie van een begrotingspost) volgt op 6 april 2012 33.Bestuursvergadering 11 april 2012: de begroting laat nu een tekort van € 50.000 zien (met garantstelling als zekere bijdrage, feitelijk tekort derhalve € 125.000). Besproken worden mogelijkheden om aanvullende middelen te werven en kosten te reduceren. 34.In de bestuursvergadering van 26 april 2012 wordt melding gemaakt van het opnemen van een eigen bijdrage van de NBB (met aan de uitgavenkant personele lasten ter hoogte van dat bedrag) in de begroting ter hoogte van € 105.000 euro (eis van VWS). Het voorzien tekort is nu opeens € 158.000 euro. Er kan niet meer worden bezuinigd, maar er zijn wellicht nog meer inkomsten te verwerven. Wel moeten er nog aanvullende afspraken gemaakt worden voor de inzet van Patrick Kathmann (extra kostenpost). Enkele bestuursleden spreken hun zorgen uit, vooral omdat zij van mening zijn dat het begrote tekort op de WK U17 in samenhang moet worden gezien met het begrotingstekort van de NBB (en het resultaat van 2011). Er wordt een overzicht voor de Financiële Commissie over de besluitvorming besproken, er zijn nog een aantal aanvullingen nodig van de voorzitter. 35. In de bestuursvergadering van 16 mei 2012 (noot commissie: inmiddels nog slechts 13 weken voor toernooi) wordt het overzicht t.b.v. de Financiële Commissie - na doorvoeren van wijzigingen - vastgesteld. Dit overzicht wordt verzonden. Het tekort op de begroting bedraagt € 131.000 euro, er moeten nog afspraken gemaakt worden met Patrick Kathmann omtrent zijn inhuur (de directeur spreekt met hem af dat hij op dezelfde basis tot 1 september wordt ingehuurd). Tijdens deze vergadering wordt (voor zover in verslagen na te trekken is) voor het eerst gesproken over de constatering dat het bestuur bij het uitbrengen van het ‘bid’ niet op de hoogte was - maar dat wel had moeten zijn - van de sancties bij teruggave van de organisatie na toewijzing. 36. Op 14 juni 2012 wordt er een gesprek gevoerd tussen de bestuursleden Martin Groot en Arjen Burgers, de directeur en de Eventmanager om wederzijdse irritatie uit te spreken. Het resultaat van de bijeenkomst klaart de lucht niet. Wel worden er afspraken gemaakt over een aantal financiële en organisatorische aspecten. Bestuursvergadering 23 juni 2012: inmiddels is de voorlopige toekenning van de VWSsubsidie ontvangen. Uit een memo van de Eventmanager blijkt dat het verwachte tekort meevalt. Er zou zelfs sprake kunnen zijn van een beperkt beroep op de garantstelling van de leden. Uit de verslaglegging valt niet op te maken of dit optimisme wordt veroorzaakt door de subsidietoekenning of door andere ontwikkelingen. Inmiddels is gebleken dat de optie voor een bijdrage van de Vriendenloterij niets oplevert. 37. Het WK WU17 wordt van 17 t/m 26 augustus 2012 verspeeld in de Sporthallen Zuid in Amsterdam. Het bestuur kan na afloop terugzien op een geslaagd toernooi. Alle betrokkenen zijn zeer tevreden over het verloop van het toernooi en over de organisatie. De FIBA spreekt zijn waardering uit voor de organisatie.

11


38. In de bestuursvergadering van 28 september 2012 meldt de directeur dat het resultaat van het WK U17 zal liggen tussen € 85.000 negatief en € 5.000 positief. Meest aannemelijke scenario is € 31.000 negatief. Bij al deze bedragen is de inbreng van de leden meegenomen (in feite is dus het resultaat € 75.000 negatiever dan voorgaand genoemde bedragen). 39. In de ALV van 29 september 2012 (uitgestelde voorjaarsvergadering) worden er kritische vragen gesteld over de besluitvorming om het WK WU17 te organiseren. Opgemerkt wordt dat het bestuur in de ALV in november 2011 de indruk heeft gewekt dat de organisatie nog ‘teruggegeven’ kon worden, terwijl nu blijkt dat die optie er niet meer was. Of het bestuur was niet goed geïnformeerd, dan wel heeft het bestuur de ALV niet geïnformeerd met de kennis die het had. De ALV besluit tot het instellen van een commissie, die onderzoek gaat doen naar de besluitvorming en de financiële aspecten van het WK WU17.

5.

Bevindingen

De bevindingen van de commissie richten zich op de eerste twee onderzoeksvragen. Daarenboven heeft de commissie - op basis van de toegevoegde onderzoeksvraag - een aantal aspecten rond de vormgeving en werking van de organisatie en de rol van de daarbij betrokken functionarissen tegen het licht gehouden. Onderstaande bevindingen geven derhalve een antwoord op de volgende onderzoeksvragen: 1. Hoe is de besluitvorming rond de kandidaatstelling voor het WK U-17 verlopen en wat was er bij het bondsbestuur bekend over de mogelijkheid tot en consequenties bij ‘teruggave’ van de organisatie van het toernooi? 2A. Op welke wijze en op grond van welke besluiten is de begroting voor het toernooi tot stand gekomen en zijn door de NBB/de toernooi-organisatie verplichtingen aangegaan die hebben geleid tot het financiële tekort? 2B. Hoe is de organisatie van het toernooi vormgegeven en hoe zijn de voorbereidingen verlopen?

5.1 Ambities en besluitvorming De wens om een WK-eindtoernooi in een jeugd-categorie te organiseren is voor een sportbond, die er naar streeft de vertegenwoordigende (jeugd)teams op internationaal (sub)topniveau te laten spelen, gerechtvaardigd. Ook de ambitie om op termijn een EK Dames te organiseren is te billijken. Het moment waarop door het bestuur van de NBB voor een dergelijk toernooi werd geopteerd was echter, naar het oordeel van de commissie, op zijn minst ongelukkig te noemen. Niet alleen achteraf gezien, maar zeker ook in de periode waarin de kandidaatstelling speelde, was het duidelijk dat de NBB financieel en organisatorisch onvoldoende ‘in control’ was. Bovendien was een herstructurering ingang gezet, waarvan bekend was dat dat de nodige inspanningen van bondsbestuur, bondsbureau en de regionale vrijwilligersorganisaties zou vergen. Het bestuur had er volgens de commissie verstandig aan gedaan er voor te kiezen de ambitie om een WK-toernooi te willen organiseren uit te spreken na het bewerkstelligen van een financieel,

12

Onderzoekscommissie WK WU17 administratief en organisatorisch meer stabiele situatie van de NBB en na het implementeren (of althans verder voorbereiden) van de herstructurering Toen werd besloten de NBB definitief kandidaat te stellen is dat gedaan zonder dat het bestuur zich had vergewist van de status en gevolg van de kandidaatstelling, nl. de plicht om bij toewijzing het toernooi te organiseren. De FIBA Manual is duidelijk over de status van de kandidaatstelling, die (uiterlijk) op 15 november 2011 diende te zijn ingediend: ‘a final binding candidacy’. Voorts zegt de Manual het volgende over de status van een toewijzing van de organisatie: ‘Once the organisation has been assigned, no change to these terms of engagement shall be tolerated for any reason. Should these term be violated, FIBA shall have the right to revoke the assignment of the organisation while fully reserving the right to impose disciplinary and/or other financial sanctions on the organisers and to assign the competition to another National federation who shall undertake to respect the terms of engagement. Duidelijk is dat niet alleen gedoeld wordt op de voorwaarden waaraan de organisator van een toernooi dient te voldoen, maar ook op de plicht een toewijzing te accepteren. Gelet op de aangekondigde vergaande sancties bij ‘het teruggeven van de organisatie’ was een dergelijke ‘teruggave’ geen reële optie. De hiervoor geciteerde tekst in de FIBA-Manual, c.q. de betekenis daarvan, was bij het bestuur niet bekend. Vier dagen voor het indienen van het bid stelt de portefeuillehouder in de bestuursvergadering dat in de volgende fase bekeken kan worden waar de NBB aan moet voldoen en vervolgens zou op basis van een solide begroting een ‘GO’ gegeven kunnen worden. Niet aan de orde is dat er sprake is van een ‘bindende kandidaatstelling’, noch wordt de mogelijkheid genoemd om de kandidaatstelling in te trekken voordat sprake is van toewijzing of hiernaar gevraagd. Gesteld mag worden dat het bestuur wel op de hoogte had moeten zijn van de ‘FIBA-spelregel’ dat toewijzing verplichtte tot organiseren. Ten onrechte is er van uit gegaan dat ook na toewijzing ‘teruggave van de organisatie’ mogelijk was. Langs drie wegen had het bestuur kennis kunnen nemen van deze belangrijke voorwaarde: 1) vanuit het bondsbureau: verwacht had mogen worden dat op basis van de FIBA-Manual het bestuur in de voorgelegde notitie door de betreffende medewerker of separaat door de directeur, vanuit zijn kennis en verantwoordelijkheid, geïnformeerd was over de verplichting om bij toewijzing het toernooi ook daadwerkelijk te organiseren, dan wel gewezen was op de noodzaak een latere ‘go/no go’-afweging te doen voordat de FIBA tot definitieve toewijzing over zou gaan ; 2) door navraag te doen: het bestuur heeft na de eerste besprekingen nagelaten voldoende navraag te doen naar en/of door te vragen over de consequentie van deelname aan de bid-procedure; 3) via de portefeuillehouder: verwacht had mogen worden dat deze zich had laten informeren door het bureau over en/of zelf kennis had genomen van de belangrijkste onderdelen van de FIBAManual en derhalve ook van de consequentie van het bid en een toewijzing. Voor zover

betrokkene daar wel van op de hoogte was (hetgeen de commissie uit niets is gebleken) had hij zijn medebestuursleden daarvan op de hoogte moeten stellen. Opvallend is dat nadat de FIBA aangeeft sancties op te zullen leggen bij ‘teruggave’ van de organisatie niet in het bestuur aan de orde komt wat daarover in de FIBA Manual stond. Wel geeft de voorzitter, nadat duidelijk is dat de NBB gebonden is te organiseren, aan dat de FIBA-voorwaarden nog eens goed doorgenomen dienen te worden, om als NBB niet op het laatste moment voor nieuwe verrassingen te komen staan vanwege FIBA-eisen. De vraag of tijdige kennis van de ‘organisatie-plicht’ bij toewijzing had geleid tot het afzien van kandidaatstelling is een ‘stel dat-vraag’ die naar zijn aard onbeantwoord blijft. Feit is wel dat door het ontbreken van voldoende kennis van de inhoud van de FIBA-Manual het bestuur een verplichting is aangegaan met ruime financiële risico’s zonder instemming van de ALV en zonder daar (de Financiële

13

Onderzoekscommissie WK WU17 commissie van) de ALV over te informeren. Bovendien is de ALV (onbewust) foutief door het bestuur geïnformeerd. Toen het toernooi al was toegewezen en een garantstelling werd gevraagd op basis van een wankele begroting met een zichtbaar groot risico, is gesteld, dat wanneer er onvoldoende zicht zou zijn op een sluitende begroting, de organisatie van het toernooi zou worden teruggegeven aan de FIBA. Deze toezegging kon, naar later bleek, door het bestuur niet worden waargemaakt. Toen de organisatie van het toernooi in juni 2011 voor het eerst bij de ALV in beeld kwam was de toewijzing door de FIBA er al en was er al geen weg terug meer. Opmerkelijk in dit licht bezien is ook het moment van aanstelling van een Eventmanager (per 1 november 2011, dus voor de genoemde ALV). Op grond van de toezegging van het bestuur over een sluitende begroting en de ‘ontsnappingsmogelijkheid’ is er door de ALV, ondanks afwijzende geluiden van een deel van de afgevaardigden, in november 2011 (en vervolgens in de bijeenkomst van de Bondsraad) onvoldoende tegenwicht geboden aan het bestuur. Het instemmen met de garantstelling door een meerderheid was in tegenspraak met het pleidooi van dezelfde meerderheid om het WK geen doorgang te laten vinden. In feite hadden, volgens de commissie, het ontbreken van heldere afspraken over het verlenen van instemming en een gebrek aan gevoel bij het bestuur om draagvlak te verwerven al eerder geleid tot het ‘geruisloze’ besluit een ‘bid’ te doen en de toewijzing te aanvaarden. Op geen enkele wijze is de ALV bij de kandidaatstelling betrokken geweest en is zij evenmin geinformeerd. Door de NBB kandidaat te stellen voor een WK-eindtoernooi (en de kandidaatstelling zonder voldoende zekerheden over de financiën te handhaven) zijn substantiële risico’s aangegaan (o.a. door de directeur benadrukt) Door deze risico’s aan te gaan zonder de ALV daarover tijdig (voor de kandidaatstelling) te laten oordelen, heeft het bestuur het orgaan van de bond dat beschikt over het budgetrecht gepasseerd. De ALV en de leden van de NBB zijn daardoor voor wat betreft de financiële risico’s – en uiteindelijk de gepresenteerde rekening – voor een voldongen feit geplaatst. Het handelen van het bestuur in deze schetst de commissie als onzorgvuldig en naïef. Volgens de commissie is echter geen sprake geweest van het moedwillig negeren van de ‘FIBA-spelregel’ om een gesteld doel te bereiken en daarmee de ALV buitenspel te zetten. Ook moedwillig foutief informeren van de ALV is volgens de commissie niet aan de orde geweest. Wel valt het het bestuur aan te rekenen dat het, in zijn ambitie en oprechte overtuiging het belang van het basketball en de NBB te dienen, niet wist wat het wel had moeten weten. De commissie constateert dat in een periode waarin een belangrijke beslissing moest worden genomen de aansturing en het ‘eigenaarschap’ van het project onduidelijk waren. Wellicht belangrijker dan het feit op zich is de constatering dat dit niet direct zichtbaar werd. Door de inzet van de topsportmanager en de directeur leek dit immers, vanuit het bestuur gezien, in goede handen. Echter, door de zeer inhoudelijke invulling door bestuurslid Lansaat, was er op uitvoerend niveau de indruk dat op bestuurlijk niveau er voldoende kennis was van de FIBA Manual. Een traditioneel misverstand: wanneer de kapitein en de stuurman beiden van elkaar denken dat de ander aan het roer staat, dan is het schip stuurloos. De sturing op het project vanuit het bestuur viel weg toen Paul Lansaat als bestuurslid vertrok en Marlea Kogeldans de portefeuille overnam. De intensieve bestuurlijke aandacht verschoof naar passieve aandacht en pas na het overnemen van de portefeuille door Martijn Rengelink was er weer sprake van actieve aandacht en sturing vanuit het bestuur. Gedurende een half jaar (en in een cruciaal stadium) was er derhalve sprake van een ‘portefeuillehouderloos tijdperk’. De wijze waarop de kandidaatstelling en de informatie-uitwisseling over de procedure en het aan te gane committent is verlopen acht de commissie illustratief voor de situatie waarin, zoals eerder genoemd, de ambitie om een WK te organiseren juist niet tot uitvoer had moeten worden gebracht. De NBB was niet alleen financieel maar ook organisatorisch niet ‘in control’, waardoor het kon gebeuren dat informatie onvolledig was, consequenties onvoldoende werden overzien en zonder een benodigd democratisch mandaat overgegaan werd tot kandidaatstelling.

14


5.2 Garantstelling in tekort door bijdrage leden Door de ALV is op 26 november 2011 op voorstel van het bondsbestuur besloten een garantstelling af te geven in de vorm van een bijdrage van € 1,75 euro per lid (totaal € 75.000 ) als bijdrage in een eventueel tekort op de exploitatie van de WK U17. Daarbij is nadrukkelijk gesteld (en door het bestuur bevestigd) dat het streven er op gericht diende te zijn om te komen tot een sluitende begroting. Het risico dat daarbij gelopen zou worden zou dan geheel of gedeeltelijk gedekt kunnen worden door de garantstelling.

15

Het kenmerk van een garantstelling is dat er een beroep op gedaan kan worden, geheel of gedeeltelijk, al naar gelang er een tekort op de eindafrekening ontstaat, dan wel gedurende ‘de rit’ de situatie zich zo ontwikkelt dat een tekort dreigt te ontstaan. Het is geen inkomstenpost die op voorhand kan worden opgenomen in de begroting. De verstrekker van een garantstelling mag er op vertrouwen dat alles in het werk gesteld wordt te werken met een sluitende begroting en dat zijn garantstelling pas wordt aangewend wanneer er tegenvallers zijn bij de realisatie van de begroting, omdat bijvoorbeeld aangegane risico’s zo uitvallen dat de uitgaven hoger liggen en/of de geraamde inkomsten tegenvallen.

Het was overduidelijk dat de ALV uitging van het streven te komen tot een sluitende begroting en dat een bijdrage van de leden alleen aan de orde zou zijn bij een mogelijk tekort aan het einde van de rit. De voorzitter heeft dat ook bij herhaling uitgesproken. Het verbaast de commissie daarom ten zeerste dat onmiddellijk na de ALV de garantstelling desondanks als inkomstenpost is verwerkt in de begroting voor het evenement. Daarmee werd niet voldaan aan de afspraken die werden gemaakt bij de besluitvorming over de garantstelling. Met het opnemen van het totaal-bedrag in de begroting is de garantstelling ten onrechte eenzijdig omgezet in een zeker te ontvangen bijdrage. De commissie constateert dat er, volgens de verslaglegging en de informatie uit de gevoerde gesprekken, door en binnen het bestuur op geen enkele wijze tegenwicht geboden is aan de onmiddellijke verwerking van de garantstelling als inkomstenpost in de begroting. Dit ondanks de toezegging van de voorzitter tijdens de ALV dat pas op het allerlaatst een beroep op deze garantstelling gedaan zou worden.. Van het bestuur, geconfronteerd met de constatering dat ‘teruggave’ van de organisatie van het WK niet mogelijk was, zodat de garantstelling op voorhand benut diende te worden als ‘zekere bijdrage’ teneinde de begroting sluitend te krijgen, had verwacht mogen worden dat zij de ALV daarover had geïnformeerd. Op welke wijze ook had dan alsnog instemming gevraagd kunnen worden om de garantstelling om te zetten in een (zekere) bijdrage. De commissie constateert dat op geen enkele wijze met de ALV hierover is gecommuniceerd. Berichtgeving aan de Financiële Commissie en de Bondsraad is in een dergelijke situatie naar het oordeel van de onderzoekscommissie onvoldoende. Bovendien was de informatieverstrekking aan de Financiële Commissie niet adequaat. Aan de hand van de verstrekte informatie en de tijdlijn constateert de commissie dat waar eerst de garantstelling werd benut voor het op peil brengen van de inkomsten later het bedrag werd aangeduid als ‘sponsoring/bijdrage’ van de leden teneinde speelruimte te creëren binnen de bij het ministerie van VWS ingediende begroting. Het is de commissie niet duidelijk geworden dat dit een voordeel kon opleveren of heeft opgeleverd, maar ook wanneer dat wel het geval was, moet worden geconstateerd dat de garantstelling oneigenlijk is ingezet.

Onderzoekscommissie WK WU17 In de gesprekken heeft de commissie geconstateerd dat het bestuur zich achteraf beseft niet conform het besluit van de ALV te hebben gehandeld en de ALV had moeten informeren over de wijze waarop de garantstelling werd ingezet. De commissie gaat een stap verder en is van mening dat de ALV expliciet om instemming had moeten worden gevraagd de garantstelling om te zetten in een ‘gegarandeerde bijdrage’. Daarbij had dan ook uitleg gegeven kunnen worden over het voldongen feit waar het bestuur voor stond in tegenstelling tot de (naar de ALV gecommuniceerde) gedachte dat er nog een weg terug was. De betreffende informatie is uiteindelijk, en ook nog zonder verklaring, eerst 9 maanden later aan de ALV verstrekt. Daarbij is ten onrechte niet aan de orde gesteld dat het bestuur de garantstelling wenste te gebruiken als inkomstenbron om mede daarmee de begroting sluitend te krijgen. Ook het besluit om geen afzonderlijke stichting in het leven te roepen - hetgeen ten tijde van de ALV in november 2011 nog als ‘beslispunt’ werd gepresenteerd - is ten onrechte niet naar de ALV gecommuniceerd. Dit besluit in combinatie met de financiële situatie van de NBB (o.a. geen vermogen om tegenvallers op te vangen) maakte dat er in wezen een ongelimiteerde garantstelling bij de leden kwam te liggen.

5.3 Speellocatie De keuze voor de oorspronkelijk voorziene speelplaats Rotterdam was ingegeven door een ingeschatte kans op een forse bijdrage van de lokale overheid. Bij een werkbezoek in januari 2011 vraagt Kothleba (Fiba) naar de garanties en ruggesteun van Rotterdam (dan nog beoogde speelstad). Deze worden overtuigend en ondubbelzinnig afgegeven. Niet lang daarna blijkt Rotterdam niet de middelen ter beschikking te willen/kunnen stellen, omdat deze reeds aan andere evenementen waren vergeven. Toen dat bleek is bezien welke andere steden in aanmerking zouden komen om als speelplaats te fungeren, met een lokale financiële bijdrage als belangrijkste leidraad. Almere, Amsterdam en Zwolle zijn de revue gepasseerd, waarbij Amsterdam uiteindelijk overbleef vanwege accommodatie en toezegging v.w.b. lokale bijdrage. De commissie is van oordeel dat - ondanks de tijdsdruk - onvoldoende is onderzocht of er nog andere mogelijkheden waren, waarbij het als niet onmogelijk gezien wordt dat een andere optie had geleid tot nog gunstigere financiële condities (v.w.b. lokale/regionale bijdragen, sponsoring en hoteldeal). Zo is niet geïnformeerd naar de mogelijkheden in basketballstad Groningen, waar men ook ervaring heeft met de organisatie van vergelijkbare (FIBA-)toernooien.

5.4 Begroting – realisatie/operationele kosten De commissie constateert dat de eerste inschatting van de met de organisatie van de WK U17 gemoeide kosten een sterke onderschatting van die kosten inhield. Er was sprake van enige naïviteit ten aanzien van de kosten en (geldelijke) risico’s. Een eerste begroting omvatte € 490.000 euro aan lasten. Gaandeweg zijn de kosten opgevoerd en uiteindelijk bedroegen deze € 1.226.133. De commissie constateert (zie ook hiervoor) dat de garantstelling van de leden ten onrechte aan de inkomstenkant van de begroting voor de WKU17 is bijgeplust na het besluit van de ALV. Dat heeft geleid tot een vertekend beeld van de begroting en het voorziene tekort. De commissie is van oordeel dat ten onrechte over de begroting voor het WK geen overleg heeft plaatsgevonden met de Financiële Commissie en er verzuimd is deze commissie afdoende te informeren, terwijl de door de ALV afgegeven garantstelling (en de wijze waarop deze werd ingezet) , de financiële risico’s en ook de door de commissie geuite behoefte aan informatie daar wel alle aanleiding toe gaven. Het bestuur had op dit punt de Financiële Commissie kunnen benutten als intermediair richting ALV, in plaats van de commissie te beschouwen als ‘hinderfactor’ of ‘tegenstander’. De totstandkoming van de begroting is een ‘groeiproces’ geweest. Herhaaldelijk is er een begroting, regelmatig ook een deelbegroting, aan het bestuur gepresenteerd. Begroting en resultaatverwachting gingen vanaf enig moment door elkaar lopen. De commissie heeft niet kunnen vaststellen dat op

16

Onderzoekscommissie WK WU17 cruciale momenten een voorgelegde begroting van het bestuur expliciet goedkeuring heeft verkregen. Telkenmale was er sprake van een bijgestelde begroting (met sterk wisselende tekort-bedragen), die ter kennisname werd gepresenteerd aan het bestuur. Ook de begroting die in de uiteindelijke subsidieaanvraag werd opgenomen is samen met die aanvraag (slechts) ter kennis van het bestuur gebracht. Van (vastgelegde) instemming door het bestuur is nauwelijks sprake. Opmerkelijk is dat op dat moment het begrote tekort sterk stijgt, zonder dat het bestuur een besluit daarover neemt. Wel spreken op dat moment een aantal bestuursleden hun zorgen uit over het tekort en de risico’s, omdat op dat moment ook het tekort op de jaarrekening 2011 en de liquiditeitsproblemen naar voren waren gekomen. Er is voortdurend gewerkt met (geaccepteerde) voorziene tekorten en niet haalbaar blijkende (door bestuursleden ingebrachte) gedachten om aanvullende fondsen te werven. De verwachtingen over mogelijkheden waren, zeker gezien de korte tijdsspanne tot het toernooi, niet altijd realistisch en de communicatie tussen bestuur enerzijds en directeur en Eventmanager anderzijds verliep stroef en schoot tekort. Op enig moment lag er plotseling een (om onduidelijke reden, omdat gedetailleerde inzicht in dit document ontbreekt) wat gunstigere actuele begroting voor, die later weer werd gecorrigeerd. Het financiële resultaat van het toernooi is weliswaar niet positief, maar gelet op de begroting en benoemde risico’s zijn de operationele kosten goed beheerst. Door de Eventmanager zijn, met creativiteit, vasthoudendheid en opgebouwde persoonlijke relaties, goede deals gesloten met leveranciers en dienstverleners. Hierdoor konden de uitgaven (o.a. voor logies/eten voor de teams en de zaalvoorzieningen) worden beperkt. De commissie heeft kennis genomen van hetgeen de in de eindfase verantwoordelijke portefeuillehouder (de penningmeester van de NBB) aan haar kenbaar gemaakt heeft ten aanzien van zijn inspanningen om de kosten in de hand te houden en suggesties die gedaan zijn om de inkomsten te verhogen. Geconstateerd wordt dat door frictie tussen de (nieuw aangetreden) portefeuillehouder enerzijds en de directeur en de Eventmanager anderzijds er onvoldoende oog is (geweest) voor elkaars rol en waarde voor het toernooi en de belangen van de NBB. Dit werd versterkt door het ontbreken van een rapportagestructuur, te weinig aandacht voor portefeuilleoverdracht en een gebrekkige definiëring van verantwoordelijkheden. Mede daardoor ontbrak het bestuursleden aan inzicht in de organisatie, gemaakte keuzes en door de FIBA opgelegde verplichtingen. Helaas was de financieel-administratieve ondersteuning van de NBB-organisatie voor de organisatie van het toernooi onvoldoende en bleef de bond langere tijd in gebreke voor wat betreft het betalen van leveranciers en dienstverleners, zonder daarover te communiceren. Vooral dat laatste heeft veel irritatie opgeleverd en er zelfs toe geleid dat gedreigd is teams tijdens het toernooi uit het hotel te verwijderen vanwege het niet nakomen van financiële verplichtingen.

5.5 Inzet professional(s) versus vrijwilligers Bij de oriëntatie op de wijze waarop de organisatie van het toernooi in personele zin zou worden ingericht is aan de orde geweest dat een beroep zou kunnen worden gedaan op vrijwilligers, waaronder de organisatoren van het WK Rolstoelbasketbal in 2006. De commissie is er van op de hoogte, dat leden van het toenmalige organisatiecomité aangegeven hebben, dat zij graag hadden willen bijdragen aan de organisatie van het WK-WU17 en het zelfs mede hadden willen organiseren. De commissie constateert dat er weliswaar contact is gelegd met de toenmalige voorzitter van het organisatiecomité, maar niet met mogelijk geïnteresseerden uit die organisatie, ondanks een aankondiging daartoe. Ook is niet (of nauwelijks) langs andere weg gekeken of er binnen of rond de NBB personen beschikbaar zouden zijn om op professionele wijze, maar zonder professionele betaling, de organisatie ter hand te nemen. Er is onvoldoende op het juiste moment gebruik gemaakt van kennis en ervaring binnen en rond de NBB aangaande de organisatie van een dergelijk evenement. Direct is de weg gekozen van een

17

Onderzoekscommissie WK WU17 professionele, volledig betaalde inzet voor de toernooi-organisatie en is de binnen het bestuur gedane suggestie om kennisdragende vrijwilligers in te zetten niet omgezet in actie. (Zeer capabele) mensen voelen zich hierdoor gepasseerd en het bestuur heeft op dit punt zichzelf en de NBB tekort gedaan. Van meet af aan is er, ondanks de onzekerheid of de begroting niet sluitend was te krijgen en later de zekerheid dat dit niet het geval zou zijn, een ‘professioneel betaalde’ Eventmanager ingehuurd. Aanvankelijk tegen een naar de marktomstandigheden hoge inhuurvergoeding, hetgeen later werd gecorrigeerd door een ruimere tijdsbesteding zonder kostenverhoging (meer uren, lager uurtarief). De wetenschap dat er sprake was van beperkte middelen en een aanzienlijk financieel risico had naar oordeel van de commissie moeten leiden tot een andere keuze v.w.b. de verantwoordelijkheid voor de organisatie. Vooral ook omdat er alternatieven waren is de commissie van oordeel dat dit in de gegeven omstandigheden voor een belangrijk deel vermijdbare kosten waren. De commissie wil duidelijk stellen dat ook bij een keuze om de organisatie van een dergelijk toernooi in handen te geven van een niet professioneel betaald persoon vanuit of rond de NBB er professionele maatstaven moeten worden gehanteerd en op basis daarvan afwegingen moeten worden gemaakt. Zo zal iemand die tegen een relatief geringe vergoeding zich beschikbaar stelt als Eventmanager (of een andere functie binnen de organisatie) moeten worden getoetst op relevante competenties en zullen ‘zekerheden’ moeten worden verkregen over tijdsinzet, continuïteit e.d., net als dat verwacht mag worden van in te huren professionals. Echter, de commissie is er van overtuigd dat er voldoende kwaliteiten binnen en rond de NBB aanwezig zijn en ook voldoende bereidheid is die in te zetten voor een dergelijk evenement. Het moet dan mogelijk zijn met ’mensen uit eigen kring’ die niet professioneel betaald hoeven te worden, een professionele organisatie neer te zetten, die zorg kan dragen voor het welslagen van een evenement tegen overzienbare kosten. Dat sluit niet uit dat een zware last met een zwaar commitment (als Eventmanager) beloond kan worden. De commissie is van mening dat er capabele mensen in en/rond de NBB (of eventueel vanuit andere hoek met relevante ervaring) zijn, die in de omstandigheid verkeren een commitment aan te kunnen en willen gaan tegen een ‘vriendelijke vergoeding’ (indicatie voor een Eventmanager: onkostenvergoeding plus € 1000 euro per maand i.p.v. de kosten voor de keuze die nu gemaakt is: (tekst voor afgevaardigden opvraagbaar) , zie paragraaf 5.6), terwijl voor andere in tijd substantiële vrijwilligers-functies in een dergelijke situatie gewerkt kan worden met de fiscaal gedekte vrijwilligersvergoeding (hetgeen bij de WK WU17 ook is toegepast).

5.6 Inhuren Eventmanager De aanstelling van en te maken afspraken met de Eventmanager is door het bestuur overgelaten aan de directeur, alsof er sprake was van aanstelling van een medewerker binnen de NBB-organisatie. Uit de verslagen van de bestuursvergaderingen kan niet worden opgemaakt dat over de aanstelling van de Eventmanager is gesproken. De directeur fungeerde derhalve als opdrachtgever. Door de commissie is geconstateerd dat de informatieverstrekking aan het bestuur door de directeur te wensen over heeft gelaten. Daardoor was er bij het bestuur onvoldoende vertrouwen in de organisatie en leidde het optreden van bestuursleden in de aanloop naar het toernooi tot verwarring over de rollen en verantwoordelijkheden. Te meer omdat ook de aanvang 2012 als bestuurslid aangetreden nieuwe portefeuillehouder bij de overdracht te horen krijgt dat zijn voorganger ‘opdrachtgever’ voor de Eventmanager was. Merkwaardig vindt de commissie het dat de directeur afspraken maakt met de Eventmanager voor zijn inzet in de periode 1 november 2011 – 1 mei 2012 (en doet voorkomen of het toernooi met zekerheid plaatsvindt) en het bestuur in de ALV op 26 november 2011 stelt dat het nog mogelijk is de organisatie van het toernooi ‘terug te geven’ en dat ook zal doen wanneer er onvoldoende financiële dekking is. Dat de aanstelling van de Eventmanager is overgelaten aan de directeur wordt door de commissie gezien als een onterechte keuze. Dat de directeur zich actief bezig houdt met de werving/selectie is logisch, maar hij doet dat in een dergelijke situatie ter ondersteuning van het bestuur, niet als hoofd

18

Onderzoekscommissie WK WU17 van de organisatie. De organisatie van het WK WU17 was een extra activiteit waar het bestuur (terecht) bijzonder toezicht op wilde houden en zich ten opzichte van de leden in het bijzonder verantwoordeljk voelde. Dan was het volgens de commissie ook aan het bestuur om de organisatoren mandaat te verlenen en derhalve de Eventmanager, die buiten de organisatie van de NBB stond (of had moeten staan), aan te stellen. In dit geval had verwacht mogen worden dat de portefeuillehouder een vooraanstaande rol had gespeeld: deze had beter dan het geval is geweest moeten doordenken hoe de organisatie in personele zin te bezetten en een geselecteerde Eventmanager voor aanstelling moeten voordragen aan het bestuur, inclusief het bevestigen van de afspraken en voorwaarden. Vervolgens had de portefeuillehouder als gedelegeerd opdrachtgever kunnen fungeren. De aanstelling van de Eventmanager en het maken van de afspraken daaromtrent zijn, zoals gememoreerd, door de directeur geregeld. Onvoldoende besef bij bestuursleden, dat de directeur fungeerde als (gedelegeerd) opdrachtgever, leidde gedurende de voorbereidingen tot onduidelijkheid over de verantwoordelijkheden en informatielijnen. Dat werd nog eens versterkt door het ontbreken van besluitvormingsmomenten en rapportage-afspraken, de diffuse positie van de directeur zelf (naast opdrachtgever en adviseur van het bestuur op onderdelen ook uitvoerder en tegelijkertijd in de rol van directeur van de bondsorganisatie) en niet in het minst door de opstelling van en wijze van opereren door het bestuur. Ook een belangrijke factor was dat in korte tijd meerdere bestuursleden afhaakten en de portefeuille WK WU17 drie keer wisselde van bestuurlijk verantwoordelijke. Er was daarbij sprake van een periode zonder een functionerende portefeuillehouder, waarin de sturing van het bestuur op de te maken keuzes en de controle op de voortgang geheel ontbrak. Daarenboven acht de commissie de wijze waarop tot de keuze en aanstelling van de Eventmanager is gekomen niet getuigen van een professionele afweging. Er is geen poging gedaan te kiezen uit meerdere kandidaten (zie ook wat de commissie opmerkt over andere mogelijkheden), onduidelijk is op grond van welke criteria betrokkene werd aangesteld en de afspraken zijn onvoldoende vastgelegd. Ook kan worden geconstateerd dat het inhuren van een Eventmanager tegen (een relatief hoog) tarief tot een ongewenste situatie leidde v.w.b. verhoudingen en afhankelijkheden. Vastgesteld werd (door de nieuw aangetreden penningmeester) dat het uurtarief waarop betrokkene werkzaam was, gelet op de marktsituatie, aan de hoge kant was. Dat werd weliswaar gecompenseerd doordat betrokkene zich 40 uur/week inzette in plaats van de overeengekomen 24 uur/week.Na aanpassing van tarief en ureninzet was er sprake van een acceptabel uurtarief, maar nog altijd van dezelfde (hoge) totaalkosten. De afspraak die de penningmeester meende te hebben gemaakt werd door de directeur niet geeffectueerd. Na een eerste fase moesten er vlak voor het toernooi nog afspraken gemaakt worden over de inzet in de tweede fase (incl. toernooi zelf), gelet op de gegroeide afhankelijkheid een nietwenselijke situatie, die echter door betrokkene niet is uitgebuit. Ook de gemaakte afspraken voor de periode na 1 mei 2012 lijken in tegenstrijd te zijn met hetgeen door of namens het bestuur richting directeur was aangegeven. De penningmeester geeft aan dat vervolgens op 14 juni 2012 afspraken, c.q. aanwijzingen door het bestuur zijn gegeven over de inzet en kosten van de Eventmanager, die (volgens de informatie die de commissie heeft verkregen) niet zijn nagekomen. De commissie merkt op een full-time Eventmanager in de aanloopfase van de organisatie te veel van het goede te vinden. Betrokkene zal ongetwijfeld nuttig werk hebben gedaan, maar een inzet voor drie dagen/week had voldoende kunnen zijn, Eerst in de eindfase en tijdens het toernooi had dat kunnen worden uitgebreid naar een full-time inzet. Na achteraf gebleken is vallen de kosten voor de Eventmanager, die gemaakt zijn voor het moment waarop de subsidieaanvraag bij VWS werd ingediend, buiten de projectperiode (dus buiten de subsidiabele kosten). Gelet op de hoogte van deze kosten is het gemiste subsidiebedrag substantieel, hetgeen bij een lager kostenniveau minder bezwaarlijk geweest zou zijn. Dit gegeven pleit voor terughoudendheid ten aanzien van het maken van kosten voor een Eventmanager voor het indienen van een subsidieverzoek.

19


5.7 Organisatie – verantwoordelijkheden De deels bewust gekozen, deels gegroeide organisatiestructuur en daarbij behorende verantwoordelijkheden waren naar oordeel van de commissie onvoldoende helder. Het bestuur was eindverantwoordelijk. Het heeft die eindverantwoordelijkheid op momenten ook vertaald naar operationele sturing. Het bestuur heeft zich op die momenten uitgebreid willen bezighouden met de diverse aspecten van de organisatie, de fondswerving en de financiële planning. Ten aanzien van diverse uitvoeringszaken heeft het bestuur de directeur in de vergaderingen te weinig bevraagd, en is het verloop van de organisatie onvoldoende gemonitord. Een afspraak over een maandelijkse rapportage werd niet nagekomen en nakoming ook niet door het bestuur afgedwongen. De veelal summier ontvangen informatie heeft naar de indruk van de commissie onvoldoende tot doorvragen geleid. Enerzijds is de aandacht van het bestuur (zeker die van de portefeuillehouder) voor het toernooi ongetwijfeld ten koste gegaan van aandacht voor andere bestuursverantwoordelijkheden, anderzijds was er onvoldoende gelegenheid te sturen op een aantal organisatieaspecten van het WK U17. Dat laatste blijkt o.m. uit de tijdlijn, waaruit op te maken valt dat veel zaken relatief laat zijn besproken, gestuurd of beslist. In de aanvangsfase heeft een groot aantal bestuurswisselingen - waardoor ook meerdere keren de verantwoordelijkheid binnen het bestuur voor de WK U17 wisselde - er niet aan bijgedragen om te komen tot goed overzicht en voldoende sturing. Onvoldoende duidelijk was waar directeur en portefeuillehouder voor verantwoordelijk waren (zie o.a. het ‘missen’ van de voorwaarde van acceptatie bij toewijzing) en de verantwoordelijkheid van de Eventmanager was niet afdoende gedefinieerd. Wel heeft laatstgenoemde, naar indruk van de commissie, consequent teruggekoppeld naar de directeur als opdrachtgever. In latere instantie was de penningmeester aangewezen als bestuurlijk portefeuillehouder, terwijl zijn inzet op dat moment vooral ook op ander vlak wenselijk was. Voor de bewaking van de financiën rond het toernooi was het overigens achteraf gezien wellicht een goede keuze te noemen. Zo zijn op zijn initiatief externe middelen voor een oefeninterland in het kader van de Turks-Nederlandse betrekkingen binnen de exploitatie van het toernooi gebracht. Bijkomend aspect was dat de communicatie tussen enerzijds portefeuillehouder en anderzijds de directeur en de Eventmanager niet verliep zoals wenselijk is in een dergelijke situatie. Hier ontstond persoonlijke frictie, hetgeen zijn weerslag had op de communicatie en samenwerking. In het verlengde van hetgeen opgemerkt wordt over de aanstelling van een Eventmanager/ organisatiecommissie stelt de commissie dat het wenselijk is bij een dergelijk evenement er voor te kiezen een ruim mandaat te geven aan de Eventmanager. Dat kan alleen wanneer er voldoende vertrouwen is (selectie!), de verantwoordelijkheden goed zijn omschreven en er een toezichtstructuur wordt afgesproken, die garandeert dat er afdoende ‘controle’ is op de organisatie-aspecten en de aan te gane verplichtingen. Een goede ‘schatkistbewaarder’ is daarbij van cruciaal belang, maar evenzeer kostenbewustzijn van de Eventmanager. Daar was in dit geval afdoende sprake van, maar in de laatste fase heeft ook de penningmeester van de NBB daar een positieve rol in gespeeld. Dit is echter ten koste gegaan van zijn reguliere taken. Zeker in de situatie waarin de NBB verkeerde een onverstandige keuze.

5.8 Het toernooi - PR en uitstraling Het toernooi was in sportief opzicht succesvol en het bestuur geeft aan tevreden te zijn over de uitvoering. Van de FIBA zijn complimenten ontvangen. Daarom is het jammer dat de uitstraling van het toernooi naar leden, potentiële basketballers en andere geïnteresseerden, naar indruk van de commissie, maar beperkt is geweest. Weliswaar is er aandacht voor het toernooi in de pers geweest, maar ook gebleken is dat een jeugd-WK niet de aandacht genereert die gewenst wordt.. De aankondigingen voorafgaande aan het toernooi waren beperkt. Meer voorbereidingstijd had mogelijk meer kunnen opleveren. De ondersteuning van het bondsbureau voor communicatie en

20

Onderzoekscommissie WK WU17 sponsorwerving is door de Eventmanager als te beperkt ervaren. Op de website van het toernooi werd onvoldoende de link gelegd naar de NBB, maar de FIBA-eisen waren hierbij een belemmering. De leden die (direct of indirect) financieel hebben bijgedragen hebben weinig tot niets van/over het toernooi vernomen. Opvallend is dat pas op het laatste moment gesproken werd over een korting op de entreeprijs voor leden, een gedachte die overigens niet is doorgevoerd. Uit de gesprekken komt naar voren dat tevoren niet goed is nagedacht over en vormgegeven aan de ontvangst en begeleiding van de voor het toernooi en de NBB belangrijke personen, i.c. vertegenwoordigers van FIBA, sponsors, gemeente, ambassades, VWS en andere relevante relaties. Dit was niet een verantwoordelijkheid van de toernooiorganisatie, maar van het NBB-bestuur. Deze heeft kansen laten liggen om contacten te leggen, die zouden kunnen leiden tot (meer) duurzame relaties of anderszins tot voordelen. Door de succesvolle ‘uitvoering’ heeft de NBB volgens het bestuur bij de FIBA goed ‘gescoord’, hetgeen ook blijkt ook uit de evaluatie van de FIBA. Dat heeft mogelijk bijgedragen aan de ondersteuning door de FIBA ter verlichting van de financiële situatie van de NBB, in de vorm van een geldbedrag als bijdrage in de kosten voor basketballontwikkeling.

5.9 Financieel resultaat Voordat ingegaan wordt op het financieel resultaat en een aantal factoren die dat resultaat hebben beïnvloed moet worden vastgesteld dat de afrekening van het toernooi met veel moeite tot stand gekomen is. Ook hier is gebleken dat de administratieve organisatie van de NBB ten tijde van (de voorbereidingen op) het toernooi en in de afrekeningfase niet op orde was, noch zorg gedragen is voor een overzichtelijke administratie voor en financiële afwikkeling van het WK U17. Dat de subsidieaanvraag bij VWS gedaan is op 30 maart 2012, waardoor de start van de projectperiode gesteld kon worden op 1 april 2012 lijkt een fout die geld (subsidie) heeft gekost. Op dat moment waren reeds aanzienlijke uitgaven gedaan (inhuur Eventmanager), die derhalve buiten de projectperiode vielen. De subsidieaanvraag heeft enige tijd op zich laten wachten, omdat omtrent een aantal grote kostenposten nog moest worden bepaald hoe de betreffende voorzieningen geregeld moesten worden en hoe daar zo veel mogelijk subsidiabele kosten bij op te kunnen voeren. Een bewuste keuze (een dergelijke aanvraag moet goed in elkaar zitten om te komen tot een optimale subsidietoewijzing), maar een deel van de uitgaven voor de Eventmanager was daardoor niet subsidiabel, maar andere (grote) posten konden daardoor wel onder de subsidieaanvraag worden gebracht. Wanneer het ministerie bij de definitieve subsidietoewijzing coulance betracht ten aanzien van de kosten van de Eventmanager voor ingang van de subsidieperiode mag worden gesproken van een optimale subsidieverwerving. Uit de afrekening blijkt dat er geen opvallende overschrijdingen zijn geweest. Dit sluit aan bij onze constatering dat de kostenbeheersing in de operationele fase, mede door een goede voorbereiding, goed was. Wel zijn de inkomsten uit sponsoring en van suppliers aanzienlijk lager uitgevallen dan begroot. De begrote bedragen waren naar het oordeel van de commissie te veel gebaseerd op ‘wishfull thinking’. Daarnaast moet worden geconstateerd dat mogelijkheden om bijdragen te werven van fondsen en loterijen en van de provincie, c.q. uit verbanden in relatie tot de deelnemende landen onvoldoende zijn aangeboord. Niet omdat hier onvoldoende ‘achteraan gejaagd’ zou zijn, maar omdat de suggesties en inspanningen te laat kwamen. De trage organisatiestart was hier de storende factor. Ook hier kan worden geconcludeerd dat andere afspraken over de personele inzet (en een eerdere start met een voor die fase verantwoordelijke persoon) mogelijk tot een ander resultaat hadden geleid. Aangetekend wordt dat de sponsor-werving juist door een ervaren (bijvoorbeeld tegen een ‘percentuele fee’ in te huren) professional en/of via bestaande contacten van de bondsprofessionals dient te geschieden. Meer inzet van inhoudelijk professionele krachten zonder professionele betaling voor de organisatie had ruimte gecreëerd voor professionele sponsorwerving. Bovendien is het mogelijk ‘no cure, no pay’-

21

Onderzoekscommissie WK WU17 afspraken te maken en te werken met een commissie. De vraag is of meer inspanningen tot meer succes hadden geleid gezien de economische situatie en de beperkte uitstraling van een WK U17 voor (potentiële) sponsoren. In elk geval kan worden vastgesteld dat de sponsorwerving te laat is opgestart, ook al omdat budgetten veelal ruim voor aanvang van een kalenderjaar worden bestemd. De ‘vrijwilligers-organisatie’ is door de Eventmanager grotendeels vormgegeven met mensen uit zijn netwerk, op basis van het vertrouwen dat hij in betrokkenen stelde. Daardoor was er slechts beperkt betrokkenheid bij de organisatie van lokale/regionale vrijwilligers. De portefeuillehouder heeft hieromtrent trachten te interveniëren. Vanuit zijn optiek terecht, maar dat leidde tot een minder gelukkige rolopvatting. Het achterliggende probleem was het onvoldoende helder maken van verantwoordelijkheden en ontbreken van kaders en afspraken. Op een aantal essentiële onderdelen zijn goede overeenkomsten gesloten met leveranciers en dienstverleners, hetgeen geld heeft bespaard. Dankzij deze overeenkomsten, beperking van andere kosten en het feit dat de organisatie niet geconfronteerd werd met al te grote onverwachte uitgaven (deels geluk, maar deels ook de verdienste van de organisatie/Eventmanager) is er geen tekort op de eindafrekening ontstaan (positieve scenario), dan wel is het tekort op de eindafrekening beperkt gebleven (negatieve scenario). Echter: ook bij de positieve variant dient een beroep gedaan te worden op de door de ALV afgegeven garantstelling. In het negatieve scenario levert het toernooi de NBB buiten de bijdrage van de leden (beroep op de garantstelling) - nog eens een kostenpost op van 67.000 euro. De commissie constateert een tegenstrijdigheid met betrekking tot de voor het toernooi gebruikte speelvloer, die hetzij gehuurd, dan wel ‘om niet’ beschikbaar gesteld zou zijn. De commissie verwacht na het uitbrengen van deze rapportage hierover alsnog duidelijkheid te verkrijgen. In de eindafrekening is een bedrag opgenomen van € 137.000 als bijdrage van de nationale bond, zijnde de inzet van personeel van de NBB (buiten de inhuur van de Eventmanager en andere ondersteuning). Deze kosten zijn weliswaar deels ‘pro forma’ opgevoerd en voor een deel subsidiabel, maar geconstateerd dient te worden dat er personele inzet (naar schatting ca. 1,5 fte) en de daarmee gemoeide kosten is onttrokken aan de personele capaciteit op het bondsbureau en derhalve aan andere activiteiten ten bate van de leden. Hierover is bij de aankondiging van het voornemen het WK U17 te organiseren niet gecommuniceerd en hiervoor is dan ook bij de vaststelling van de Begroting 2012 door de ALV geen toestemming verleend. Het WK U17 heeft de NBB derhalve niet alleen geld gekost (geheel of gedeeltelijk gedekt door een extra bijdrage per lid), maar ook zijn substantieel reguliere middelen voor de bondsorganisatie, basketballontwikkeling en ondersteuning van verenigingen aangewend voor het toernooi.

22


6.

Conclusies

Op grond van de bevindingen en gelet op de vraagstelling (met aanvulling) komt de onderzoekscommissie tot de volgende conclusies: 1.

Het bestuur van de NBB heeft zich onvoldoende verdiept in de voorwaarden die golden voor kandidaatstelling, c.q. zich onvoldoende laten informeren over de verplichting die toewijzing na kandidaatstelling met zich mee zou brengen. Daarmee is het bestuur op lichtzinnige wijze, zonder voldoende zekerheden en zonder dekking van de ALV, aanzienlijke risico’s aangegaan.

2.

De administratieve, financiële en organisatorische situatie van de NBB en de wetenschap dat de herstructurering van de bond veel aandacht zou vergen hadden het bestuur tot het besef moeten brengen de ambitie om een jeugd-WK te organiseren op te schorten.

3.

Doordat het bestuur niet wist wat het wel moest weten over de plicht tot organiseren na toewijzing door de FIBA is de ALV in november 2011 ten onrechte voorgehouden dat ‘teruggave’ van de organisatie van het WK U17 nog mogelijk was.

4.

De ALV heeft bij het vaststellen van het Strategisch Plan onvoldoende tegenwicht geboden aan de ambitie van het bestuur een internationaal eindtoernooi te organiseren, c.q onvoldoende voorwaarden gesteld, geen afspraken gemaakt over besluitvorming bij mogelijke kandidaatstelling en onvoldoende de koppeling gelegd met het ‘in control’ zijn.

5.

Toen eenmaal duidelijk was dat de NBB gehouden was de organisatie van het WK WU17 op zich te nemen, dan wel voor stevige maatregelen van de zijde van FIBA zou komen te staan, heeft het bestuur een wijs besluit genomen de organisatie daadwerkelijk op zich te nemen. Het bestuur heeft verzuimd op dat moment de ALV afdoende te informeren.

6.

De door de ALV verstrekte garantstelling is ten onrechte onmiddellijk met stilzwijgende instemming van het bestuur benut als zekere inkomstenbron. Het bestuur heeft daarmee een besluit van de ALV op een andere wijze ingevuld. Er was op dat moment bij het bestuur onvoldoende besef dat daarmee zonder legitimatie met ‘geld van leden’ is gehandeld. Op dat moment had de ALV schriftelijk om instemming moeten worden gevraagd om de garantstelling om te zetten in een bijdrage ten behoeve van het WK U17.

7.

Ten onrechte heeft geen overleg plaatsgevonden met de Financiële Commissie (of is deze commissie niet geïnformeerd) over het voorgaande en over de (opeenvolgende/ uiteindelijke) begroting van het WK U17. Een sterkere betrokkenheid van de Financiële Commissie had kunnen leiden tot een sterkere motivatie richting ALV en ondersteuning bij het opstellen van de begroting, c.q. meer aandacht voor de administratieve organisatie en financiële beheersing.

8.

De ALV is, gelet op het voorstaande, door het bestuur onvoldoende serieus genomen als hoogste en budgetbevoegd orgaan van de NBB. Het is de commissie niet gebleken dat er sprake is geweest van het moedwillig willen passeren en uitschakelen van de ALV en het naar eigen hand zetten van de keuze voor het organiseren van WK WU17. Het bestuur heeft naar eigen overtuiging integer en open willen handelen en het belang van de NBB op de eerste plaats willen stellen, maar is onbewust voorbijgegaan aan de democratische verhoudingen en heeft te weinig inspanningen gedaan het hoogste NBB-orgaan te betrekken bij het ontstane dilemma en de wijze waarop het bestuur omging met de situatie.

9.

Toen bleek dat het toernooi doorgang zou vinden heeft de ALV onvoldoende gevraagd naar de samenstelling van de begroting en inspanningen deze sluitend te krijgen, waardoor het op voorhand benutten van de garantstelling bij de ALV buiten beeld bleef.

23


10.

De subsidieaanvraag bij VWS had eerder kunnen worden ingediend, maar ook dan was een deel van de kosten voor de Eventmanager buiten de projectperiode gebleven.

11.

Bij de keuze voor de speellocatie is sprake geweest van een onvoldoende brede afweging.

12.

Er is onvoldoende afgewogen hoe de organisatie van het toernooi vorm te geven. Te gemakkelijk is vroegtijdig een keuze gemaakt voor het aanstellen van een betaalde (ingehuurde) Eventmanager, waar ook opties met een grotere rol voor ‘vrijwilligers’ (deels tegen vergoeding) voorhanden waren. Het bestuur heeft hier onvoldoende gestuurd.

13.

Er is te weinig gebruikt gemaakt van kennisdragers binnen en rond de NBB. Met name de organisatoren van het WK Rolstoelbasketball 2006 hadden relevante kennis en ervaring kunnen inbrengen.

14.

De vele mutaties binnen het bestuur hebben geleid tot het telkenmale doorschuiven van de portefeuille WK WU17, hetgeen aan de voorkant niet heeft bijgedragen aan een goede organisatiesturing.

15.

Het heeft ontbroken aan een duidelijke taakomschrijving met bijbehorende verantwoordelijkheden (van portefeuillehouder, directeur, Eventmanager). Het had duidelijker moeten zijn wie opdrachtgever (bestuur/portefeuillehouder) en wie opdrachtnemer (Eventmanager) was, wat deze van elkaar konden verwachten en wat hun verantwoordelijkheden waren. Vooral was onduidelijk wat de rol, positie en verantwoordelijkheden van de directeur waren. Rapportageafspraken werden niet nagekomen en afdwingen van nakoming door het bestuur bleef uit. Het gevolg was dat sleutelpersonen onvoldoende van elkaar wisten wat zij deden en waarom.

16.

Er zijn voor het toernooi kosten gemaakt die bij andere keuzes hadden kunnen worden vermeden of lager waren uitgevallen.

17.

De combinatie penningmeester/portefeuillehouder heeft bijgedragen aan de financiële beheersing, maar is geen combinatie die de voorkeur verdient.

18.

Persoonlijke fricties hebben een belangrijke rol gespeeld in de voorbereidingsperiode, omdat daardoor afstemming en communicatie werden bemoeilijkt.

19.

Er is sprake geweest van een succesvolle uitvoering (het toernooi zelf), waarmee de NBB een goede beurt heeft gemaakt. De uitstraling van het toernooi had sterker gekund.

20.

De samenloop van het toernooi met de eerste signalen over de liquiditeit van de NBB heeft er toe geleid dat betalingen aan leveranciers, dienstverleners en vrijwilligers veel te lang op zich hebben laten wachten, waarmee goodwill is verspeeld.

21.

De organisatie van het WK U17 is ten koste gegaan van de broodnodige aandacht voor de financiële situatie van de NBB en de inspanningen voor de voorgenomen herstructurering. Het bestuur had er beter aangedaan de ambitie om de NBB te kandideren voor een WK-eindtoernooi aan te houden, omdat duidelijk was dat de bond financieel en organisatorisch niet ‘in control’ was.

22.

Het financieel resultaat is bij een tegenvallend besluit van VWS omtrent de eindafrekening sterk negatief. In het slechtste scenario komt de last voor de NBB voor de organisatie van het toernooi op € 4,50 per lid. De ALV zal hier, desgewenst met gebruikmaking van deze rapportage, een oordeel over dienen uit te spreken.

24

Onderzoekscommissie WK WU17 Bij een positief besluit van VWS komt de eindafrekening weliswaar nagenoeg op ‘0’ uit, maar dan nog is er sprake van een negatief resultaat van € 75.000 (dat afgedekt wordt door de garantstelling van €1,75 per lid ). 23.

De eindafrekening geeft aanleiding tot de volgende conclusies: Er is onvoldoende zorg gedragen voor een inzichtelijke administratieve organisatie (al dan niet los van die van de NBB), die een vlotte afrekening mogelijk had gemaakt. o Bij de subsidieaanvraag/-toewijzing is ten onrechte geen aandacht besteed aan de aanvang van de projectperiode, waardoor uiteindelijk bepaalde kosten als niet-subsidiabel moeten worden aangemerkt en een gunstig resultaat afhankelijk is van coulance van VWS o Daar staat tegenover dat een aantal onderdelen zodanig in de aanvraag zijn ondergebracht dat daarvoor optimaal subsidie is verworven (met ‘speelruimte’ binnen de voorlopige toekenning en derhalve bij de afrekening als gevolg). o De sponsorwerving is te laat opgestart en deze had, samen met het benaderen van fondsen en loterijen, aan een gespecialiseerde professional moeten worden uitbesteed o Er zijn goede deals gesloten met leveranciers en dienstverleners o Er is sprake geweest van een adequate kostenbeheersing in de operationele fase, o De kosten voor inhuur van de Eventmanager drukken sterk op de eindafrekening. o

7.

Aanbevelingen

Op grond van de navolgende onderzoeksvraag doen wij onderstaand aanbevelingen voor toekomstige situaties. Welke lessen kunnen er worden geleerd (door het bondsbestuur, de ALV, medewerkers en/of organisatoren) ten aanzien van kandidaatstelling voor en de financiële planning, beheersing en verantwoording bij de organisatie van vergelijkbare toernooien in de toekomst? 1. Voorafgaande aan een kandidaatstelling dient er een Haalbaarheidsonderzoek te worden gedaan. Hierin dient aandacht besteed te worden aan de voorwaarden die de FIBA stelt, de bidprocedure (inclusief het moment waarop richting FIBA een verplichting tot organiseren wordt aangegaan), de mogelijkheden om een bijdrage te ontvangen van overheden of anderszins, de procedures en deadlines die daarvoor relevant zijn, de financiële risico’s die worden aangegaan, de organisatorische aspecten en de relatie met (en mogelijke inbreuk op) de reguliere activiteiten en verplichtingen van de bondsorganisatie. Het Haalbaarheidsonderzoek dient te worden vergezeld van een Financieel plan, waarin aangegeven wordt hoeveel middelen naar inzicht van dat moment nodig zullen zijn om het evenement te organiseren en hoe deze te dekken. 2. De kandidaatstelling voor het organiseren van een evenement met een aanzienlijk risico (w.o. een WK of een EK) dient de instemming van de Algemene Ledenvergadering te hebben. De ALV kan deze bevoegdheid delegeren aan een door de AV ingestelde commissie. De ALV of de in te stellen commissie betrekt bij zijn besluitvorming het door of namens het bestuur uitgevoerde Haalbaarheidsonderzoek en het Financieel plan. 3. Wanneer de organisatie van een EK of WK aan de NBB is toegewezen dient er een Projectplan te worden vastgesteld, waarin opgenomen wordt hoe de organisatie wordt ingericht, op welke wijze een Eventmanager wordt geworven, wie waarvoor

25

Onderzoekscommissie WK WU17 verantwoordelijk is in de voorbereidingsperiode en welke afspraken er gemaakt worden over rapportages. Investeer in een degelijk Projectplan! Aan het Projectplan wordt een Begroting toegevoegd. Het opstellen van het Projectplan wordt direct na de kandidaatstelling (dus ruim voor het moment van toewijzing) ter hand genomen. 4. De Begroting voor het evenement wordt vastgesteld door het bestuur en waar nodig tijdens de voorbereidingsperiode bijgesteld door middel van een besluit van het bestuur. Voor vaststelling van een Begroting raadpleegt het bestuur de Financiële Commissie. Het bestuur informeert de Financiële Commissie over bijstellingen van de begroting. Vragen van de Financiële Commissie over de (bijgestelde) begroting dienen op adequate wijze (snel en correct) te worden beantwoord. De Financiële Commissie rapporteert naar eigen inzicht aan de ALV. 5. Voordat een Eventmanager is aangewezen en deze actief is, dient in dat stadium een verantwoordelijke te worden aangewezen als ‘projecthouder’ voor de voorbereidingen. Deze stelt o.a. een subsidieaanvraag op voor het verkrijgen van (een) overheidsbijdrage(n) en organiseert de aanzet tot sponsoren fondswerving. De ‘projecthouder’ rapporteert aan het bestuur en legt relevante documenten (waaronder de subsidieaanvraag) ter vaststelling/besluitvorming voor aan het bestuur. 6. Bij het aanstellen van een Eventmanager wordt allereerst bezien of er binnen of rond de NBB een volgens professionele maatstaven geschikte persoon (een ‘professionele ‘semivrijwilliger’) beschikbaar en benoembaar is, die tegen een relatief geringe vergoeding bereid is als Eventmanager te fungeren. Eventueel wordt bezien in hoeverre taken en verantwoordelijkheden kunnen worden gedeeld tussen meerdere personen. Pas daarna komt aan de orde of en hoe een volledig betaalde kracht dient te worden aangesteld. De Eventmanager wordt aangesteld door het bondsbestuur. Hij/zij verkrijgt een ruim mandaat, op basis van hetgeen in documenten is vastgelegd. Het bestuur is opdrachtgever, afspraken worden gemaakt over het gedelegeerd opdrachtgeverschap en de wijze van rapporteren. Als gedelegeerd opdrachtgever kan een bestuurslid (portefeuillehouder) optreden, maar ook de directeur kan worden aangewezen als gedelegeerd opdrachtgever. 7. De Eventmanager draagt zorg voor het werven van personen voor een lokale organisatie; het bestuur stelt desgewenst randvoorwaarden en aanstelling van personen behoeft de instemming van het bestuur van de NBB. 8. Het bestuur benoemt een Commissie van Toezicht, bestaande uit 3 personen. Deze commissie ziet toe op de voortgang van de organisatie, de invulling van de verantwoordelijkheden en (nakomen van) afspraken over de administratie, budgetbeheer, PR, sponsoren fondswerving, bijstelling van de begroting, etc. Deze commissie rapporteert aan het bondsbestuur en verstrekt desgewenst informatie aan de Financiële Commissie. Het bestuur kan de ALV verzoeken toestemming te verlenen om af te zien van het benoemen van een Commissie van Toezicht, bijvoorbeeld om redenen van doelmatigheid. 9. Afspraken worden nagekomen en zo niet wordt nakoming afgedwongen door het bestuur en binnen het bestuur door de voorzitter, c.q. de (bestuurs)vergadering.

26

Onderzoekscommissie WK WU17 10. De sponsorwerving en het benaderen van fondsen dient tenminste 15 maanden voor een toernooi te worden opgestart. De verantwoordelijkheid voor deze activiteiten dient waar mogelijk te worden neergelegd bij een ander dan de Eventmanager. 11. Er dient sprake te zijn van een adequate (financiële) projectadministratie met gebruikmaking van een op projecten toegesneden softwarepakket. Betrokken projectmedewerkers en –ondersteuners dienen goed met de gebruikte software te kunnen werken. 12. Voor de uitstraling van een evenement (en de spin-off voor de NBB en de verenigingen) wordt er een communicatie- en promotieplan opgesteld, met aandacht voor specifieke doelen. 13. Voorafgaande aan het toernooi dienen er afspraken gemaakt te worden over het opstellen van een Evaluatie. Deze is uiterlijk drie maanden na afloop van het toernooi beschikbaar. Uiterlijk vier maanden na afloop van het toernooi is er een (concept-) Financiële afrekening met toelichting. 14. Gebruik dient te worden gemaakt van handreikingen van NOC*NSF en kennis/ervaring van andere sportbonden met het organiseren van vergelijkbare toernooien

27

RAPPORTAGE COMMISSIE ONDERZOEK WERELDKAMPIOENSCHAP VROUWEN ONDER 17 (WK WU17)

Recommend Documents