Rapportage Commissie Toekomst VNG Congres

Rapportage Commissie Toekomst VNG Congres

1 Inleiding Het VNG jaarcongres is een uiterst belangrijke schakel in het functioneren van de vereniging in al haar facetten. Het congres is hét moment waarop de vereniging met alle gemeenten bij elkaar is, van Schiermonnikoog tot Amsterdam. In de aanloop naar het VNG jubileumcongres is er in de vereniging en de nationale media veel aandacht geweest voor de kosten en opzet van het VNG congres. Verscheidene gemeenten hebben zich per brief kritisch geuit over de kosten van het congres en de noodzaak om in deze tijden van bezuinigingen te komen tot een soberder congres. Ook in de media is er veel aandacht gegaan naar de kosten van het congres met name verbonden aan de tijdsgeest en de bezuinigingen. Naar aanleiding van de berichtgeving en brieven heeft het VNG bestuur besloten om een onafhankelijke commissie te laten kijken naar het VNG congres en te komen met een toekomstbestendige opzet. De Algemene Ledenvergadering heeft op 6 juni hiermee ingestemd.

Opdracht en Samenstelling Commissie De commissie heeft van de Algemene Ledenvergadering de volgende opdracht gekregen: “Verschillende congresmodellen en financiële consequenties in kaart brengen, met name voor de congressen 2013 en 2014” De commissie is als volgt samengesteld De heer Brok, burgemeester gemeente Dordrecht (voorzitter) De heer Dannenberg, wethouder gemeente Zwolle De heer Buijtels, gemeentesecretaris gemeente Maastricht Mevrouw Rijsdorp, burgemeester gemeente Goirle Mevrouw Sylvester, burgemeester gemeente Naarden Mevrouw van Eekelen, raadslid gemeente Wassenaar Mevrouw van Valkenburg-Lely, raadslid gemeente Utrechtse Heuvelrug De commissie heeft zich tijdens een aantal vergaderingen laten informeren over verschillende aspecten van het VNG congres zoals kosten en opbrengsten, opzet, wensen van de deelnemers en waardering van het congres. De commissie heeft aan de jaarlijkse evaluatie van het VNG jaarcongres enkele vragen toegevoegd om een beter beeld te krijgen van de wensen van de deelnemers. Daarnaast heeft de commissie het VNG congres bekeken in het bredere perspectief van een actieve en uitnodigende vereniging die gedurende het jaar een breed scala aan activiteiten voor haar leden organiseert. De verschillende overwegingen die ten grondslag liggen aan de opzet van het VNG congres zijn inzichtelijk gemaakt middels een aantal modaliteiten. De vorm van modaliteiten heeft de discussie in de commissie aangescherpt en inzicht geboden in de keuzes die de vorm van het VNG congres bepalen.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

3

2 Overwegingen en visie commissie Het VNG jaarcongres is een uiterst belangrijke schakel in het functioneren van de vereniging in al haar facetten. De VNG bestaat 100 jaar. In die tijd heeft zij zich ontwikkeld tot een sterke vereniging. Maar die positie is niet vanzelfsprekend; het is geen vrijblijvende uitgangssituatie. De vereniging moet zich voortdurend opnieuw uitvinden en verbeteren om aan de nieuwe eisen te voldoen die aan gemeenten en dùs aan de VNG worden gesteld. Dit vraagt een kanteling in het denken van de vereniging om nog nadrukkelijker aan te sluiten bij de wensen en behoeften van haar leden. Gemeenten hebben te maken met grote maatschappelijke uitdagingen. Zij hebben ook meer taken gekregen. De financieeleconomische crisis en de grote opgave om het vertrouwen van de burger te winnen en vast te houden spelen daar nog doorheen. Om gemeenten te ondersteunen bij deze vraagstukken moet de VNG een vereniging zijn die van de leden is, midden in de wereld van gemeenten staat, die uitgaat van de problematiek, de vragen en de uitdagingen van gemeenten. Een vereniging die op herkenbare onderwerpen een belangrijke rol speelt, en die ontwikkelingen ziet aankomen en daar op inspeelt. Een verbinder en een gids die de gemeenten samen tot grote kwalitatieve hoogte laat opstuwen. ‘Verenigen’ is een werkwoord. Dat betekent verbindingen maken en de inzet van de leden maximaal benutten. De kanteling die de VNG voor ogen staat, betekent dat er niet meer een organisatie in Den Haag is namens de gemeenten, maar dat de gemeenten er zélf zitten. De commissie ziet het VNG jaarcongres als een integraal onderdeel van de kanteling waar de VNG momenteel aan werkt waarbij de VNG niet losstaat van de gemeenten maar één geheel van de gemeenten vormt waarbij de kracht van de gemeenten optimaal wordt benut. De door de tijd heen steeds hogere opkomst en grote verbondenheid van gemeenten tijdens het VNG jaarcongres is een teken van de kracht van gemeenten. Het streven is om de gemeenten zo compleet mogelijk aanwezig te laten zijn bij het VNG jaarcongres. De verbondenheid in de besluitvorming tijdens de Algemene Ledenvergadering zoals bij de bespreking van het bestuursakkoord in Ulft zijn een krachtig signaal aan het Rijk.

VNG jaarcongres: onderdeel in breed scala aan inhoudelijke bijeenkomsten De VNG organiseert door het jaar heen een breed scala aan bijeenkomsten, seminars en congressen voor verschillende doelgroepen, thema’s en regio’s. Voorbeelden zijn de juridische tweedaagse, het belastingcongres, strategische bijeenkomsten over kabinetsformatie, atriumlezingen over politieke en maatschappelijke ontwikkelingen en congressen voor raadsleden. Het jaarcongres is daarmee een aanvulling op de bijeenkomsten die zich met name richten op specifieke inhoudelijke aspecten of besluitvorming binnen de vereniging. In de evaluaties geeft een overgrote meerderheid van de deelnemers aan ook het volgende jaar weer te komen. Het VNG jaarcongres is het moment in het jaar waarop heel bestuurlijk gemeentelijk Nederland zo compleet mogelijk verzameld is.

Uitnodigend congres Het VNG congres dient als schakel in de serie van bijeenkomsten een uitnodigend congres te zijn waar ruimte is om te netwerken, nieuwe ervaringen op te doen, kennis te delen en de stem van de gemeenten te laten horen. 4


Ingrijpende versobering De commissie acht het van belang om het congres ingrijpend te versoberen en zo de kosten te drukken. Ook met een eenvoudiger congres moet het mogelijk zijn om te voorzien in de motieven van de deelnemers. Versoberingen zijn mogelijk door het congres eenvoudiger op te zetten waardoor de logistieke complexiteit afneemt, maar ook door de uitgaven aan de horeca, vervoer en sprekers te beperken. De verschillende opties die zijn besproken zijn verder uitgewerkt bij de modaliteiten.

Netwerken Congresdeelnemers geven door de jaren heen netwerken op als belangrijkste reden om te komen naar het VNG congres. In de jaarlijkse evaluaties van de congressen is netwerken het belangrijkste motief. Het is dan ook van belang om tijdens het congres voldoende ruimte te bieden voor netwerken en ontmoeting. Een sterke inhoudelijke basis van het congres is een voorwaarde voor een goed congres; netwerken is mede gerelateerd aan de inhoudelijke verbinding tussen de deelnemers en geeft aanleiding om nieuwe contacten te kunnen leggen. Het verdient aanbeveling te kijken of ook mede-overheden of doelgroepen van gemeenten aan wensen te sluiten bij het VNG jaarcongres. In het programma dient voldoende ruimte voor ontmoeting en gesprek te zijn. Van belang daarbij is dat de verschillende doelgroepen die aan het congres deelnemen zich kunnen herkennen in het congres de mogelijkheid hebben om elkaar te ontmoeten. Dit kan bijvoorbeeld door sessies te organiseren voor specifieke doelgroepen.

VNG jaarcongres, anker in de agenda Het VNG congres is de ontmoetingsplaats voor bestuurders en volksvertegenwoordigers uit gemeentelijk Nederland. Hierdoor is het dé plek en het moment om te netwerken. De commissie onderstreept het belang van het VNG congres als een moment in het jaar om met alle gemeenten bijeen te komen.

Kwaliteit Door de jaren heen is kwaliteit het uitgangspunt voor het VNG congres. De waardering van de bezoekers van het congres is steevast hoog. De organisatie van het congres is van hoge kwaliteit. Het VNG jubileumcongres is door ruim een kwart van de deelnemers met een acht of hoger gewaardeerd. Om ervoor te zorgen dat het congres haar vaste plaats op de agenda houdt is de bewaking van de kwaliteit van groot belang.

Beurs De beurs is al jaren een vertrouwd beeld op het congres. In de evaluaties spreekt men met waardering over de beurs, met name over de informatievoorziening, de mogelijkheden om kennis en contacten op te doen. Driekwart van de bezoekers vond de beurs tijdens het afgelopen congres een zinvol onderdeel van het congres. De standhouders vindt men vriendelijk en enthousiast. Een aandachtspunt vormt met name de rol van de gadgets. De beurs is behalve een belangrijke informatiebron tevens inkomstenbron voor het congres en van belang om de congresprijs zo laag mogelijk te kunnen houden. Veranderende marktomstandigheden kunnen gevolgen hebben voor de inkomsten van de beurs en daarmee doorwerken op de opzet van het congres.

Evaluatie Congressen: wensen deelnemers: In haar overwegingen heeft de commissie de wensen van de deelnemers meegenomen. Gekeken is onder meer naar de motieven van deelnemers om de congressen te bezoeken, de waardering van de organisatie van de congressen en aspecten die van belang zijn voor de waardering van de congressen. Een constante factor in de waardering van de VNG jaarcongressen is de hoge waardering voor de orVereniging van Nederlandse Gemeenten

5

ganisatie van het congres. De logistiek, techniek, accommodaties etc. zijn van hoog niveau en worden door de deelnemers gewaardeerd. De motieven om het VNG congres te bezoeken zijn jaren achter elkaar stabiel. Veruit het belangrijkste motief is netwerken op afstand gevolgd door respectievelijk informatie uitwisseling, kennis vergaring en het bijwonen van de ALV. Een belangrijke invloed op de overall-waardering van de deelnemer van het congres zijn de dagvoorzitter en de sprekers. Een aansprekend programma met bekende sprekers heeft een positieve invloed op de uiteindelijke waardering door de bezoeker.

6


3 Modaliteiten VNG jaarcongres De commissie heeft onder meer gekeken naar de volgende factoren die de opzet, vorm en kosten van het VNG jaarcongres beïnvloeden. Deze factoren zijn als schuiven te bewegen over een continuüm. Op basis van deze factoren en de uitkomsten van de evaluaties van de congressen heeft de commissie een aantal modaliteiten onderzocht.

Hoog

Kennisvergaring

Feestelijk

1 dag

Vaste locaties (bijv. RAI)

Kosten

Programma

Uitstraling

Tijdsduur

Locatie

Laag

Netwerken

Eenvoudig

2 dagen

Locaties door het land (bijv. Achterhoek)

• Kosten: Hoog ⇔ Laag, volgt uit de keuzes die gemaakt worden • Uitstraling: Feestelijk ⇔ Eenvoudig: bijvoorbeeld een uitgeserveerde lunch of een lunchpakket • Programma: nadruk op kennisvergaring ⇔ nadruk op netwerken/ informatie uitwisseling

Keuze tussen een congres met een nadrukkelijke inhoudelijke focus of een congres met meer ruimte om netwerken te faciliteren

• Tijdsduur: 1 dag ⇔ 2 dagen; heeft tevens gevolgen voor de inkomsten van de beurs • Locatie: Vaste locatie ⇔ Door het land Een vaste locatie is goedkoper en eenvoudiger in de logistiek hiervoor zijn acht congres locaties geschikt: (Jaarbeurs Utrecht, RAI Amsterdam, IJsselhallen Zwolle, Brabanthallen ’s-Hertogenbosch, MECC Maastricht, WTC Leeuwarden, PBH Zuid Laren, AHOY Rotterdam en Martini Plaza Groningen). Een congres op locatie brengt de vereniging in alle delen van het land, dichtbij de leden en geeft de leden de mogelijkheid zich te presenteren aan andere gemeenten. Door het congres te verplaatsen verschilt de reistijd van congres tot congres. De commissie heeft op basis van bovengenoemde factoren en de overwegingen een aantal modaliteiten verder uitgewerkt. Hieronder worden deze modaliteiten verder toegelicht.

1. Jubileumvariant De jubileum variant is een bijzonder congres van twee volle dagen. Enkele kenmerken zijn verder een breed scala aan deelcongressen en deelexcursies, een plenair programma met inleiders van topniveau. De horeca is van uitstekende kwaliteit met op beide dagen een warme lunch en een uitgebreide feestavond. Kosten

Programma

Uitstraling

Tijdsduur

Locatie

Hoog

Balans tussen

Feestelijk

Twee dagen

Door het land

netwerken en kennisvergaring


7

2. Standaard variant Het gebruikelijke VNG jaarcongres model met een congres van anderhalve dag. Eén volle dag met een sterk inhoudelijk programma, een grote variatie aan deelcongressen en excursies. In de avond op de eerste dag organiseert de gastgemeente een feestavond. Op de tweede dag is de focus op de Algemene Ledenvergadering met de jaarrede van de voorzitter en een inleiding van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Uitgebreide logistieke ondersteuning van de deelnemers zoals gratis parkeren, frequente pendeldiensten, vervoer van de koffers en pendeldiensten naar de hotels na de feestavond. Kosten

Programma

Uitstraling

Tijdsduur

Locatie

gemiddeld

Balans tussen

Goede kwaliteit

1 ½ dag

Door het land


3. Sobere variant Het congres krijgt een sobere uitstraling. In plaats van een warme lunch in een aparte ruimte krijgen de deelnemers een lunch box mee. De congrestas wordt geschrapt. Het aanbod aan deelcongressen en excursies wordt beperkt en grootschaliger. De logistieke ondersteuning wordt versoberd; geen kofferservice, parkeren en de pendeldiensten worden afgeschaft. Door een kleiner aanbod aan deelexcursies zijn minder bussen nodig. Kosten

Programma

Uitstraling

Tijdsduur

Locatie

Laag

Balans tussen

Eenvoudig

1 ½ dag

Door het land


3a. Netwerk en informatie-uitwisseling variant Dit betreft een variant op de hierboven genoemde sobere variant. De sociale opzet komt volledig tegemoet aan de wens van de deelnemers die vooral komen om te netwerken en om informatie onderling uit te wisselen. Het aantal deelcongressen is minimaal en de nadruk ligt volledig op het ontmoeten, informatie uitwisselen en netwerken. Kosten

Programma

Uitstraling

Gemiddeld

Gericht op netwer- Goede kwaliteit

Tijdsduur

Locatie

1 ½ dag

Door het land

ken en informatieuitwisseling

3b. Inhoud en kennisvergaring variant Deze verfijning van de sobere variant richt zich met name op inhoud en kennisvergaring. De nadruk ligt volledig op het inhoudelijk aspect van het congres. Excursies blijven achterwege. De nadruk ligt op een stevig inhoudelijk programma en deelcongressen. Kosten

Programma

Uitstraling

Tijdsduur

Locatie

Gemiddeld

Gericht op ken-

Goede kwaliteit

1 ½ dag

Door het land

nisvergaring

8


4. Minimum variant De minimum variant bestaat uit een één daags congres in een eenvoudige vorm op een vaste locatie. Er wordt gebruik gemaakt van vaste locaties (de hierboven acht genoemde locaties) en het jaarlijks geografisch spreiden van het congres is niet of slechts in beperkte mate mogelijk. Vanwege de beperking tot één dag lopen de sponsor en beurs inkomsten terug. De oorzaak hiervan is de afname van het aantal mogelijke contactmomenten. De kostenreductie van versobering en het kiezen van vaste grote locaties weegt niet op tegen de gederfde sponsor- en beurs inkomsten. Kosten

Programma

Uitstraling

Tijdsduur

Locatie

Gemiddeld

Balans tussen

Eenvoudig

1 dag

Vaste locaties


5. Congres voor dagelijkse bestuurders Het congres richt zich op dagelijkse bestuurders (burgemeesters, wethouders, secretarissen en griffiers). Het congres heeft een kleinschaliger opzet en kan door de kleinere opzet logistiek eenvoudiger zijn. Op basis van de huidige aantallen bestuurders die jaarlijks aan het congres deelnemen wordt het maximaal aantal deelnemers geschat op 1.500. Kosten

Programma

Uitstraling

Tijdsduur

Locatie

Gemiddeld

Balans tussen

Goede kwaliteit

1½ dag

Door het land



9

4. Aanbevelingen Commissie De commissie heeft als uitgangspunt gekozen voor een aanzienlijke versobering van het VNG jaarcongres en kiest daarom voor de sobere variant. Vanuit de vereniging gezien is het van belang om een congres te organiseren met behoud van kwaliteit, met oog voor de elementen waar deelnemers aan hechten en zorg voor de veiligheid van de bezoekers. In haar overwegingen heeft de commissie een aantal elementen gewicht meegegeven: • Kosten: de commissie hecht er belang aan om de kosten van het VNG congres te verlagen en daarmee gehoor te geven aan de gevoelens binnen de vereniging en de maatschappelijke signalen. • Belang van het netwerken; het VNG jaarcongres is hét jaarlijkse moment voor bestuurders en volksvertegenwoordigers van gemeenten. De commissie acht het van groot belang om dit moment te handhaven. • Bewaken van de kwaliteit; het VNG jaarcongres wordt jaar in jaar uit goed gewaardeerd, zowel voor de kwaliteit van de organisatie als het inhoudelijke programma. Ook voor toekomstige congressen moet de basis-kwaliteit geborgd blijven • Wensen deelnemers; uit de evaluaties van het congres blijkt dat de deelnemers met name naar het congres komen om te netwerken en informatie uit te wisselen. Inhoudelijke kennisvergaring vindt met name plaats in het brede scala aan bijeenkomsten die de VNG door het jaar heen organiseert voor haar doelgroepen op allerlei thema’s. • In de commissie is uitvoerig gesproken over de keuze tussen een eendaags en een meerdaags congres. De commissie kiest om de volgende redenen voor een congres van anderhalve dag: • Deelnemers geven aan met name te komen naar het congres voor het netwerken; in een congres van anderhalve dag zijn hier meer mogelijkheden voor • Door de modulaire opbouw van het congres kunnen deelnemers al enige tijd kiezen om één dag het congres te bezoeken, de commissie acht het van belang dat deze mogelijkheid ook in de toekomst blijft bestaan • Het teruggaan naar een eendaags congres heeft financiële gevolgen door een terugloop aan inkomsten uit sponsoring en de beurs die een verhoging van de prijs tot gevolg kunnen hebben. De commissie kiest voor een ingrijpende versobering van het congres en kiest voor de sobere variant. Door een aantal versoberingen door te voeren is het mogelijk om de prijs van het congres te verlagen. Het Congres en Studiecentrum heeft de versoberingen doorgerekend en geeft aan het congres met de sobere variant voor een prijs van € 595 te kunnen organiseren ofwel een prijsdaling van 25%. Dit is een prijsverlaging van € 200 ten opzichte van het prijspeil van 2012. Door de versoberingen door te voeren acht de commissie het mogelijk om de prijs verantwoord te kunnen reduceren. De versoberingen die worden aangebracht zijn te merken in de uitstraling van het congres: onder meer het ontbreken van de congrestas, geen aparte lunchruimte, geen warme uitgeserveerde lunch maar een lunchbox, geen gratis parkeren en een versobering in het busvervoer. Verder wordt de opzet van het congres vereenvoudigd door minder deelcongressen aan te bieden, de ‘fun factor’ van de excursies te beperken alsmede het aanbod van gadgets tijdens de beurs terug te dringen. Met het kiezen van een sobere variant komt de commissie tegemoet aan de gevoelens in de vereniging en de maatschappelijke signalen om een eenvoudiger congres te organiseren en aan de wensen van de deelnemers om een jaarlijks evenement te hebben met mogelijkheden tot netwerken en informatieuitwisseling, met als basis een stevige inhoud, mede afgeleid van de kracht van de leden.

10


Tot slot De keuze voor de sobere variant is geen statische keuze, maar kan mee evolueren met de wensen van de deelnemers en de leden van de vereniging. Zo is het VNG jaarcongres ook uitgegroeid tot het kloppende hart van de vereniging. Door mee te bewegen met de wensen van de deelnemers, de signalen uit de samenleving en de veranderingen in de wereld kan het VNG jaarcongres zich ook in de toekomst verder door blijven ontwikkelen. De commissie ziet op termijn ook ruimte voor anderen om zich aan te sluiten bij deze ontwikkeling, bijvoorbeeld door jaarcongressen van mede-overheden of doelgroepen van de VNG te laten aansluiten bij het VNG jaarcongres.


11

Bijlagen Kostenopbouw VNG Congres De commissie is uitgebreid geïnformeerd over de financiële aspecten van het VNG congres. Voor een goed beeld van het VNG congres is het van belang om een indruk te hebben van de kostenverdeling van de verschillende aspecten van het congres. In de onderstaande diagram treft u een globale indicatie aan van de kostenverdeling van het VNG jaarcongres. De twee grootste kostenposten voor het congres zijn de opbouw en inrichting van de zalen en de tijd die ervoor nodig is om een evenement met 3500 bezoekers ordentelijk en veilig te laten verlopen. De totale ordegrootte van de kosten van het congres is € 2,4 mln.

Sprekers en presentatoren (2%) Onvoorzien (2%) Vervoer (3%) Overige kosten (o.a. beveiliging, schoonmaak, drukwerk) (7%) Zaalhuur (8%) Horeca incl. deelcongressen (9%) Voorbereiding Organisatie en Logistiek (28%) Techniek, opbouw en inrichting zalen (41%)

Figuur 1 Kosten weergave VNG Jaarcongres 2011 in percentages

Inkomsten opbouw VNG Congres De inkomsten van het VNG jaarcongres bestaan uit twee delen. 59 procent van de inkomsten van het congres komt uit de inkomsten van de deelnemerskaarten. De beurs en de sponsoring van het congres levert een aanzienlijke bijdrage aan de inkomsten van het congres van 41 procent.

Inkomsten uit sponsoring en beurs (41%) Deelnemerskaarten (59%)

Figuur 2: Inkomsten VNG Jaarcongres 2011 in percentages

12


Uitwerking van door de Commissie besproken Modaliteiten 1.Jubileum variant Meest uitgebreide opzet, waarbij onafhankelijk of er een toereikende accommodatie is voor een bepaalde gastgemeente wordt gekozen. In het geval dat er geen accommodatie of geen toereikende accommodatie is wordt deze ”semipermanent” gebouwd. De tijdsduur is twee volle dagen. Zowel op dag 1 als op dag 2 is er een prestigieus plenair programma met een nationaal bekende dagvoorzitter. Verder zijn er inleiders van topniveau en gasten, zoals de Majesteit, (voormalige) kabinetsleden, de minister-president en voor zover dit past in het programma topamusement. Het programma biedt verder op de eerste dag een keuze uit een groot scala aan inhoudelijke deelcongressen en excursies en aansluitend een ontvangst door de gastgemeente op één van de “landmarks” van de stad. Het avondprogramma, waarvoor de deelnemers apart inschrijven kent een uitgebreid culinair diner en optredens van nationaal bekende artiesten. Zowel op dag 1 als op dag 2 wordt er een uitgebreide lunch geserveerd met warme voorgerechten, keuze uit verschillende dranken en diverse broodjes en sandwiches. Voor alle deelnemers geldt dat er parkeermogelijkheden in ruime mate beschikbaar zijn. Er zijn tussen het station en de congresaccommodatie, van het parkeerterrein naar de congresaccommodatie en van de locatie van het avondprogramma naar de verschillende hotels en parkeerterreinen non-stop busshuttles, zolang als het programma plaatsvindt. Tenslotte kunnen de deelnemers die overnachten en dit via de organisatie geboekt hebben, gebruik maken van een kofferservice, die er in voorziet dat eind van de eerste dag de desbetreffende koffers op de gereserveerde kamers staan. 2. Standaard variant Het bekende VNG congres model waarbij onafhankelijk of er een toereikende accommodatie is voor een bepaalde gastgemeente wordt gekozen. In het geval dat er geen accommodatie of geen toereikende accommodatie is wordt deze ”semipermanent” gebouwd. De tijdsduur is anderhalve dag. Op dag 1 is er een goed plenair programma, op dag 2 ligt de nadruk op de Algemene Ledenvergadering met daarbij de jaarrede van de voorzitter van de vereniging en de jaarlijkse toespraak van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het programma biedt verder op de eerste dag een keuze uit een scala aan inhoudelijke deelcongressen en excursies en aansluitend een ontvangst door de gastgemeente op één van de “landmarks” van de stad. Het avondprogramma, waarvoor de deelnemers apart inschrijven kent goed verzorgde avond-maaltijd en een divers programma. Zowel op dag 1 als op dag 2 wordt er een lunch geserveerd met keuze uit verschillende dranken en diverse broodjes en sandwiches. Voor alle deelnemers geldt dat er parkeermogelijkheden in ruime mate beschikbaar zijn. Er zijn tussen het station en de congresaccommodatie, van het parkeerterrein naar de congresaccommodatie en van de locatie van het avondprogramma naar de verschillende hotels en parkeerterreinen non-stop busshuttles, zolang als het programma plaatsvindt. Tenslotte kunnen de deelnemers die overnachten en dit via de organisatie geboekt hebben, gebruik maken van een kofferservice, die er in voorziet dat eind van de eerste dag de desbetreffende koffers op de gereserveerde kamers staan. 3. Sobere variant Keuze voor de gastgemeente wordt jaarlijks opnieuw bepaald op basis van een aantal criteria, waaraan de zich kandidaatstellende gastgemeenten dienen te voldoen. De tijdsduur is anderhalve dag, echter met een beperkt aanbod aan deelcongressen en excursies waarvoor men kan inschrijven. Er is geen aparte ruimte voor de lunch. Deelnemers ontvangen een lunchbox en op de beursruimte zijn verschillende locaties gecreëerd waar de deelnemers de lunch kunnen nuttigen. Verder zijn er vanuit de organisatie van te voren geen mogelijkheden gecreëerd om te parkeren of gebruik te maken van een shuttlebus of kofferservice. Vereniging van Nederlandse Gemeenten

13

3a. Netwerk en informatie-uitwisseling variant De variant sociale opzet komt volledig tegemoet aan een groot deel van de huidige deelnemers die als één van de belangrijkste redenen voor deelname de netwerkfunctie zien. (78% van alle deelnemers, voor kennisvergaring 44% en informatie-uitwisseling 37%). Het aantal deelcongressen is minimaal en de nadruk ligt volledig op het ontmoeten, informatie uitwisseling en netwerken. Verder is de opzet ingetogen en vergelijkbaar met de inhoudelijke opzet als het gaat over parkeren, shuttlebus, kofferservice en lunch. 3b. Inhoud en kennisvergaring variant De inhoudelijke opzet is een variant van de Ingetogen opzet, echter hier ligt de nadruk volledig op het inhoudelijke aspect van het congres. Deelnemers die met name aan het congres deelnemen vanwege de netwerkfunctie zullen dit bij de variant niet of nauwelijks aantreffen. Excursies blijven volledig achterwege, evenals zaken als parkeren, shuttlebus en kofferservice. Deelnemers dien hier zelf voor te zorgen. 4. Minimum variant Bij de variant Minimumopzet is er sprake van een eendaags congres in een eenvoudige vorm. Er wordt gebruik gemaakt van vaste locaties en het jaarlijks geografisch spreiden van het congres is niet of slechts in beperkte mate mogelijk. Slechts 8 accommodaties komen hiervoor in aanmerking, waarmee gelijk ook de geografische spreidingsmogelijkheden duidelijk worden. De 8 accommodaties die in aanmerking komen zijn: Jaarbeurs Utrecht, RAI Amsterdam, IJsselhallen Zwolle, Brabanthallen ’s-Hertogenbosch, MECC Maastricht, WTC Leeuwarden, PBH Zuid Laren, AHOY Rotterdam en Martini Plaza Groningen. Naast het aantal deelnemers is voor standhouders het aantal dagen ook van belang. Bij een 1-daagscongres zal er minder animo bestaan hetgeen zal resulteren in een hogere deelnameprijs voor de deelnemers. Deze variant kent verder een minimum aantal aan deelcongressen en is verder vergelijkbaar met de sobere variant als het gaat om de lunch, excursies, shuttlebussen en kofferservice. 5. Congres voor de dagelijkse bestuurders Bij deze variant richt het congres zich uitsluitend op bestuurders. Op basis van de huidige aantallen bestuurders die jaarlijks aan het congres deelnemen wordt het maximaal aantal deelnemers geschat op 1.500. Dit heeft dan direct consequenties op het aantal standhouders op de beurs, die minder animo zullen hebben vanwege het lagere aantal deelnemers. Deze variant kent geen excursies en een ingetogen verdere opzet als bij de inhoudelijke opzet.

14


Rapportage Commissie Toekomst VNG Congres

Recommend Documents