Rapport. Nader onderzoek verantwoordingen GOA-OALT bij de Gemeente Deventer

Deloitte Accountants B.V. Grote Voort 207 8041 BK Zwolle Postbus 480 8000 AL Zwolle Tel: (038) 4564111 Fax: (038) 4564100 www.deloitte.nl

Rapport Nader onderzoek verantwoordingen GOA-OALT bij de Gemeente Deventer

Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.

Member of Deloitte Touche Tohmatsu

2/11 3 april 2006 z060542/1026942/BH

Inhoud

1. Samenvatting uitkomsten onderzoek

3

2. Ministeriële richtlijnen inzake verantwoordingen

3

3. Bevindingen GOA

5

4. Bevindingen OALT

8

5. Aanbevelingen interne beheersing geldstromen GOA – OALT

10

3/11 3 april 2006 z060542/1026942/BH

1.

Samenvatting uitkomsten onderzoek Bij de over 2004 aan het Ministerie van OCW ingediende verantwoordingen over de besteding van de door het rijk beschikbaar gestelde middelen voor GOA en OALT is vastgesteld, dat de opgegeven reservestanden wegens nog niet bestede rijksmiddelen fors hoger waren dan de reservestanden volgens de financiële administratie van de sector WCO. Op basis van dit onderzoek kan geconcludeerd worden dat de reservestanden volgens de administratie voor beide onderdelen te laag zijn ten opzichte van de noodzakelijke reservestanden verband houdend met terugbetalingsverplichtingen aan het rijk. In totaliteit gaat het om een voor uw gemeente te korrigeren nadeel van € 592.861, te weten voor GOA € 296.926 en voor OALT € 295.935, onder voorbehoud dat het Ministerie van OCW akkoord gaat met de voor OALT herziene verantwoording. Wij adviseren u deze nadelen nog te verwerken in de jaarrekening 2005 van de sector WCO. Volledigheidshalve moet worden opgemerkt, dat hiervoor in de najaarsnota voor het onderdeel OALT al een voorziening is getroffen van € 540.000. De in dit rapport geconstateerde tekortkomingen bij de uitvoering van beide regelingen zijn voor een deel terug te voeren naar onduidelijkheden / wijzigingen in de ministeriële richtlijnen ten aanzien van de verantwoording. Op uw verzoek hebben wij in hoofdstuk 2 van dit rapport de ontwikkelingen in de verantwoordingsvoorschriften weergegeven. In hoofdstuk 5 zijn enkele aanbevelingen opgenomen om de interne beheersing van de betreffende geldstromen te verbeteren.

2.

Ministeriële richtlijnen inzake verantwoordingen Tot en met 1999 Al enige jaren vóór 1999 zijn door het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCW) specifieke uitkeringen beschikbaar gesteld voor gemeentelijk onderwijsachterstandenbeleid (Wet GOA) en voor onderwijs in allochtone levende talen (Wet OALT). Over de jaren tot en met 1998 heeft het Ministerie hiervoor niet expliciet een verantwoording gevraagd. Blijkens een brief van 9 oktober 2000 van het Ministerie van OCW moeten de gemeenten over het kalenderjaar 1999 wel een verantwoording met accountantsverklaring overleggen. Een en ander is ingegeven door een onderzoek van de Algemene Rekenkamer naar de besteding van de onderwijsachterstandsgelden. Wettelijk is vastgelegd dat de door het rijk verstrekte uitkeringen kunnen worden teruggevorderd, indien uit de verantwoording met accountantsverklaring niet blijkt dat de desbetreffende gelden zijn besteed in overeenstemming met de bepalingen van de wet. Er is een tweetal vormen mogelijk waarop verantwoording kan plaatsvinden, te weten: • •

Door middel van de gemeenterekening of het gemeentelijk verslag omtrent het financieel beheer, samen met het verslag van bevindingen van de accountant Door middel van een afzonderlijke verantwoording met accountantsverklaring

Het Ministerie heeft tot en met 1999 geen richtlijnen voor de inrichting van de verantwoording gegeven. Logischerwijs wordt voor de verantwoording aansluiting gezocht bij het onderwijsachterstandenplan (voor GOA) en bij het plan inzake onderwijs in alloch-

4/11 3 april 2006 z060542/1026942/BH tone levende talen (voor OALT). De gemeente is wettelijk verplicht deze plannen voor telkens een periode van 4 schooljaren op te stellen indien de jaarlijks van het rijk ontvangen bijdragen en de overige middelen door de gemeente besteed voor GOA en OALT samen € 113.500 of meer bedragen (het plan OALT mag ook geïntegreerd worden met het onderwijsachterstandenplan). Volgens de betreffende wet moet uit de verantwoording blijken dat de uitkering is besteed in overeenstemming met de bepalingen van de wet. Een en ander is niet nader uitgewerkt in een controleprotocol. Blijkens nadere toelichting van de accountantsdienst van het Ministerie kan over 1999 worden volstaan met de vaststelling, dat de betreffende GOA- en OALT-gelden in overeenstemming met het onderwijsachterstandenplan c.q. plan inzake onderwijs in allochtone talen zijn doorbetaald aan de desbetreffende instellingen. De controle hoeft niet zo ver te gaan, dat daarin tevens de rechtmatige bestedingen door de betreffende instellingen worden betrokken. Verantwoording besteding gelden 2000 Voor de verantwoording van de specifieke uitkeringen GOA en OALT van 2000 is zowel een model verantwoording als een model accountantsverklaring door het Ministerie van OCW voorgeschreven, waarin de accountant expliciet een uitspraak moet doen over de rechtmatigheid van de bestedingen. Belangrijk is dat de middelen moeten zijn besteed overeenkomstig het onderwijsachterstandenplan dan wel het plan inzake onderwijs in allochtone talen. In navolging van de verantwoording over 1999 kan voor het jaar 2000 ten aanzien van de rechtmatige bestedingen volstaan worden met de vaststelling dat de desbetreffende gelden ter uitvoering van de hiervoor genoemde plannen zijn doorbetaald aan de betreffende instellingen. Verantwoording besteding gelden vanaf 2001 Vanaf 2001 heeft het Ministerie van OCW een controleprotocol en richtlijnen voor de verantwoording van specifieke uitkeringen, waaronder GOA en OALT, opgesteld. De gemeente is ervoor verantwoordelijk dat de specifieke uitkeringen ook door de participerende instellingen rechtmatig worden besteed. De gemeente moet daartoe expliciet regelen hoe de instellingen hierover verantwoording afleggen. Het verantwoorden van de instellingen aan de gemeente mag “vertraagd” geschieden. De verantwoordingsperioden van de gemeente aan het Ministerie en van de instellingen aan de gemeente behoeven niet synchroon te verlopen. Het is geoorloofd dat het verantwoorden van de instellingen aan de gemeente maximaal 5 maanden achterloopt. Bij de verantwoording van de participerende instellingen aan de gemeente is relevant op welke wijze de betrouwbaarheid van de verantwoording wordt vastgesteld. Dit houdt echter niet in dat voor alle subsidieverstrekkingen door de gemeente een accountantsverklaring wordt geëist. Gemeenten kunnen ook andere methoden voor de toetsing van de rechtmatige aanwending van subsidies gebruiken, o.a. op basis van waarnemingen van een gemeentelijke contactpersoon bij de subsidienemer. Een en ander wordt door iedere gemeente in een gemeentelijke subsidieverordening geregeld. In principe dient de gemeentelijke subsidieverordening voldoende waarborgen te bieden voor een toereikende controle op de rechtmatige aanwending van gemeentelijke subsidies.

5/11 3 april 2006 z060542/1026942/BH Met ingang van 2002 wordt jaarlijks door het Ministerie van OCW een brochure opgesteld, die in tweevoud naar de gemeenten wordt gestuurd, waarin het controleprotocol en de richtlijnen voor de verantwoording van de specifieke uitkeringen onderwijs, waaronder GOA en OALT, zijn opgenomen. De richtlijnen zijn vanaf 2001 nagenoeg ongewijzigd. Vanaf 2002 dient door het gemeentebestuur expliciet verklaard te worden dat van de in de verantwoordingen opgenomen bestedingen de rechtmatigheid is vastgesteld.

3.

Bevindingen GOA Inleiding In de op 19 september 2005 ingediende verantwoording Sociale Pijler GSB 2004 staat voor het onderdeel GOA een reservestand per ultimo 2004 vermeld van € 1.149.593 miljoen wegens niet bestede rijksmiddelen. Aangezien de administratie van de sector WCO een reservestand van € 70.410 (Reserve VVE) weergeeft, is er sprake van een verschil van € 1.079.183. Naar aanleiding van deze constatering is een nader onderzoek ingesteld naar de verantwoordingen van de lasten en baten betreffende het GOA in de financiële administratie in relatie tot de bij het Ministerie van OCW ingediende verantwoordingen vanaf 1998. Bovendien zijn bij het onderzoek betrokken de in voornoemde periode gedane verantwoordingen van de aan het GOA gelieerde geldstromen, zoals VVE, OKP en in het kader van het GSB verkregen middelen. Hiernavolgend wordt ingegaan op de uitkomsten van ons onderzoek. Analyse verschil bestedingen volgens verantwoordingen Cfi en volgens de gemeenteadministratie Wij constateren uiteindelijk een verschil tussen de financiële administratie en de bij het Ministerie van OCW ingediende verantwoordingen van € 1.216.330 ( € 1.286.740 minus aanwezige reserve VVE ad € 70.410). Dit betreft aan het rijk lager opgegeven bestedingen dan volgens de financiële administratie zijn verantwoord. Dit verschil bestaat uit de volgende elementen: •

•

•

•

Een administratieve tekortkoming als gevolg van een niet in de financiële administratie verwerkte bijdrage uit de reserve GSB ten behoeve van VVE (GOA) ad € 83.333 Een niet verantwoord subsidie verstrekt aan de St. GAO over 2002 (tot 1 augustus 2002, betreft dus GOA-1) ad € 921.172 wegens vooralsnog niet aangetoonde rechtmatige bestedingen (zie hierna) Bestedingen voor het project GSB Criem ad € 98.387 (onder GOA verantwoord, maar had een apart projectnummer moeten zijn omdat hiervoor een specifieke rijksvergoeding beschikbaar is gesteld) Over 2003 en 2004 aan instellingen verstrekte OKP-gelden van totaal € 174.960, die nog niet in de verantwoordingen GOA zijn meegenomen, omdat door de gemeente de rechtmatige besteding van de middelen nog moet worden vastgesteld (mede ten behoeve van de verantwoording GOA over 2005). Bij mogelijk niet rechtmatige bestedingen dienen de verstrekte middelen naar onze mening van de betrokken instellingen te worden teruggevorderd. E.e.a. behoeft stringente voortgangsbewaking.

6/11 3 april 2006 z060542/1026942/BH • •

•

•

Bestedingen die abusievelijk dubbel in de verantwoordingen zijn meegenomen, totaal € 46.940, te weten over 2002 € 19.155 en over 2003 € 27.785 Interne doorbelastingen (apparaatskosten) in het jaar 2000 (€ 67.653), die in de financiële administratie als GOA-bestedingen zijn gerubriceerd, maar terecht niet in de verantwoording richting Ministerie van OCW zijn verantwoord. In 2000 had voornoemd bedrag als nadelig saldo op het product GOA moeten worden gepresenteerd Een in 2004 in de financiële administratie verantwoorde rijksbijdrage ad € 25.000 voor de pilot schakelklas. De corresponderende bestedingen hebben in 2005 plaatsgevonden Overige verschillen ter grootte van per saldo € 13.175, die verband houden met niet nader te verklaren onderlinge verrekeningen tussen GOA- en GSB-midde-len. Het saldobedrag heeft geen invloed op de richting het Ministerie van OCW te verantwoorden GOA-bestedingen

Aan te brengen korrekties in reeds ingediende verantwoordingen GOA GOA-1 Deze verantwoordingsperiode is per 1 augustus 2002 geëindigd en is inmiddels door het Ministerie van OCW financieel afgerekend. Uw gemeente moest circa € 8.800 terug betalen wegens niet bestede rijksmiddelen. In het kader van ons onderzoek hebben wij vastgesteld dat in de verantwoording over 2002 (bestedingen tot 1 augustus 2002) ten onrechte bestedingen zijn opgenomen die betrekking hebben op de GOA-2 periode tot een bedrag van € 663.037. Daar staat tegenover dat het aan St. GAO verstrekt subsidie over 2002 (tot 1 augustus 2002) ad € 921.172 nog niet in de verantwoording is opgenomen, omdat ten tijde van de controle de rechtmatigheid van de bestedingen niet kon worden aangetoond. Via het betreffende administratiekantoor hebben wij inzage gehad in de administratie van de St. GAO en hebben in het kader van deze opdracht expliciet de bestedingen in het kader van de GOA beoordeeld. Geconcludeerd kan worden dat het aan de St. GAO verstrekt subsidie ad € 921.172 tot een bedrag van € 790.488 voldoet aan de rechtmatigheidsvoorschriften van de GOA en dus in de verantwoording 2002 (GOA-1) had kunnen worden meegenomen. Dit betekent dat per saldo € 127.451 (€ 790.488 minus ten onrechte verantwoord ad € 663.037, zie hiervoor) te weinig bestedingen in de verantwoording over GOA-1 zijn meegenomen. Aangezien de overgelegde verantwoording GOA-1 een overschot van € 8.800 aangaf, was er dus per saldo sprake van een overschrijding van het rijksbudget van € 118.651 ( € 127.451 minus € 8.800). Dit bedrag moet feitelijk nog worden verhoogd met de in het jaar 2000 aan het product GOA toegerekende apparaatskosten ad € 67.653 en de niet rechtmatige bestedingen in de GOA-1 periode ad € 130.684 (zie hiervoor), die terecht niet in de verantwoording zijn meegenomen. In totaliteit was er dus een overschrijding op het rijksbudget in de GOA-1 periode van € 316.988. Door de administratieve verwerking van de GOA-middelen in die jaren bij de sector WCO,

7/11 3 april 2006 z060542/1026942/BH waarbij steeds uitgegaan werd van budgettaire neutraliteit, is genoemd tekort ten onrechte niet gesignaleerd. Wij zijn van mening dat op grond van het vorenstaande geen nieuwe verantwoording bij het Ministerie van OCW over de GOA-1 periode behoeft te worden ingediend. Gezien het feit dat GOA-1 al definitief is afgerekend , bestaat hiertoe vermoedelijk ook niet meer gelegenheid. De gemeente Deventer kan de ten onrechte opgevoerde bestedingen ad € 663.037 volledig “vervangen” door het alsnog opvoeren van de rechtmatige bestedingen terzake van het aan de St. GAO verstrekt subsidie tot een bedrag van € 790.488 (zie hiervoor). In feite was bij een korrekte verantwoording ultimo juli 2002 sprake van een reservestand van nihil, zodat restitutie van € 8.800 wegens niet bestede rijksmiddelen achterwege had kunnen blijven. GOA-2 De GOA-2 periode loopt van 1 augustus 2002 tot 1 augustus 2006. De eventueel per ultimo juli 2006 nog niet bestede rijksmiddelen dienen te worden terugbetaald. Op basis van ons verricht nader onderzoek dienen de volgende korrekties te worden aangebracht op reeds tot en met 2004 ingediende verantwoordingen: •

•

• •

Bestedingen inzake het schooljaar 2002-2003, die ten onrechte zijn verantwoord in de GOA-1 periode, kunnen tot een bedrag van € 663.037 alsnog verantwoord worden in de GOA-2 periode (zie hiervoor bij GOA-1) Over 2003 en 2004 aan instellingen verstrekte OKP-gelden van totaal € 174.960, kunnen nog in de verantwoordingen GOA worden meegenomen indien door de gemeente de rechtmatige besteding van de middelen nog wordt vastgesteld. Bij mogelijk niet rechtmatige bestedingen dienen de verstrekte middelen naar onze mening van de betrokken instellingen te worden teruggevorderd Bestedingen die abusievelijk dubbel in de verantwoordingen zijn meegenomen, totaal € 46.940, te weten over 2002 € 19.155 en over 2003 € 27.785 De rijksbijdrage over 2004 is € 8.800 te laag in de verantwoording meegenomen: de afrekening over de GOA-1 periode is abusievelijk niet geëlimineerd

Met inachtneming van het vorenstaande kan naar verwachting per saldo nog een bedrag van € 791.057 als rechtmatige bestedingen in de GOA-2 periode worden verantwoord. Wij stellen voor deze aanvullingen niet in de reeds ingediende verantwoordingen te korrigeren, maar op te voeren onder de bestedingen bij de binnenkort in te dienen verantwoording GOA over het jaar 2005. De onderbouwingen van de aanvullende bestedingen zijn in de bijlage bij dit rapport opgenomen. Ten aanzien van de in 2004 te laag verantwoorde rijksbijdrage zal het ministerie van OCW naar verwachting zelf de korrektie doorvoeren via een verhoging van de reservestand per ultimo 2004. Voor de volledigheid merken wij nog op, dat in de verantwoorde bestedingen over 2004 een bedrag van € 86.500 is begrepen dat niet aan de rechtmatigheidseisen voldoet. Het betreft namelijk een bijdrage in de kosten van het sociaal plan ten behoeve van de Stichting GAO. Aangezien deze onjuistheid beneden de tolerantiegrenzen bleef die van toepassing waren voor de verantwoording van de Sociale Pijler GSB 2004, waarvan GOA-

8/11 3 april 2006 z060542/1026942/BH 2 deel uit maakt, is geen korrektie op de verantwoording voor onderdeel GOA-2 aangebracht.

Samenvatting uitkomst GOA- onderzoek en de daaraan gelieerde middelen Rekening houdend met nog aanvullend te verantwoorden bedragen is per saldo sprake van een nadeel voor de gemeente Deventer van € 296.926. Dit bedrag is als volgt samengesteld: • • •

Nadelig verschil tussen de reservestand volgens de gemeente-administratie en de verantwoording aan het rijk ad € 1.079.183 Nog te verantwoorden rechtmatige bestedingen GOA-2 van per saldo € 791.057 Te laag verantwoorde rijksbijdrage 2004 ad € 8.800

Zoals hiervoor al is aangegeven is het nadeel voor uw gemeente ad € 296.926 voornamelijk een gevolg van de overschrijding van de rijksmiddelen GOA-1 (verantwoording tot 1 augustus 2002) ad € 316.988.

4.

Bevindingen OALT Inleiding In de op 19 september 2005 ingediende verantwoording Sociale Pijler GSB 2004 staat voor het onderdeel OALT een reservestand per ultimo juli 2004 vermeld van € 676.662 wegens niet bestede rijksmiddelen. Op 14 december 2005 is naar aanleiding van dit aanvullend onderzoek een herziene verantwoording (met een goedkeurende accountantsverklaring) over de periode 1 januari 2002 tot en met 31 juli 2004 bij het Cfi ingediend, die € 476.482 vermeldt als reserve per 31 juli 2004. Hiernavolgend wordt nader ingegaan op de aangebrachte korrekties van per saldo € 200.180 en hoe het verschil verklaard kan worden tussen de richting het Cfi vermelde reservestand van € 476.482 (te restitueren wegens niet bestede specifieke uitkeringen) en de in de administratie van de sector WCO terzake aanwezige reserve van € 180.547. Voor de berekening van dit bedrag wordt verwezen naar de aan dit rapport toegevoegde bijlage. Per saldo is sprake van een financieel nadeel voor uw gemeente van € 295.935 ( € 476.482 minus € 180.547). In verantwoording aangebrachte korrekties Het in de verantwoording per saldo gekorrigeerde bedrag ad € 200.180 kan als volgt worden gespecificeerd: 1. Het alsnog opnemen in de verantwoording van 2002 van verstrekte subsidies aan St. GAO voor € 178.439 2. Naar achteraf is gebleken zijn in de verantwoording 2003 rechtmatige bestedingen van de St. GAO tot een bedrag van € 37.934 ten onrechte buiten de verantwoording gelaten

9/11 3 april 2006 z060542/1026942/BH 3. Per saldo blijken er bij de St. GAO hogere reserveringen wegens nog niet bestede (van de gemeente Deventer ontvangen) subsidies te hebben plaatsgevonden, dan waarvan bij de verantwoording 2001 is uitgegaan (€ 194.389). Het betreft een saldobedrag van € 15.194 4. Door een telfout zijn de in de verantwoording van 2002 opgenomen bestedingen € 1.000 te hoog Ad 1. Subsidie St. GAO € 178.439 In de oorspronkelijk ingediende verantwoording 2002 is ten aanzien van de reservestand per 1 januari 2002 een korrektie aangebracht van € 178.439. Dit betrof een verhoging van de reservestand wegens nog niet door de St. GAO bestede middelen. Deze korrektie was gebaseerd op een brief van de sector WCO aan de St. GAO d.d. 12 februari 2002, kenmerk WCO/MB/00.17586, waarin kenbaar werd gemaakt dat door administratieve fouten (dubbele betalingen) van WCO deze sector nog een vordering op de St. GAO had wegens teveel betaald subsidie over 2000 van f 393.227,44 ( € 178.439). Deze vordering is in 2002 administratief verrekend met een nog aan de St. GAO verschuldigde betaling. Met deze administratieve verrekening is in de oorspronkelijk verantwoorde bestedingen 2002 ten onrechte geen rekening gehouden. Ad 3. Reserveringen c.a. bij St. GAO van (nog) niet bestede, door gemeente Deventer verstrekte subsidies Volgens de jaarrekening 2001 van de St. GAO was er ultimo 2001 een “voorziening OALT” gevormd ter grootte van € 194.389 in verband met nog niet bestede subsidiegelden. Dit bedrag is begrepen in de verantwoording 2001 in de stand van de reserve per ultimo 2001 ad € 372.828 (€ 178.439 zie hiervoor bij ad1 en € 194.389). In de oorspronkelijke verantwoordingen over 2002 t/m 2004 is geen rekening gehouden met eventueel ten laste van de bij de St. GAO gereserveerde subsidiegelden gedane rechtmatige OALT-bestedingen c.q. aanvullend gereserveerde, nog niet bestede subsidies. In het kader van dit onderzoek hebben wij bij het betreffende administratiekantoor inzage gekregen in de mutaties (verloopsituatie) van de hiervoor genoemde voorziening OALT. In de bijlage bij dit rapport wordt het cijfermatige verloop weergegeven. Uit ons onderzoek trekken wij de volgende conclusies: •

•

Ten laste van de voorziening OALT zijn in 2002 voor € 107.487 uitgaven gedaan, die kunnen worden aangemerkt als rechtmatige bestedingen volgens de OALTregeling. Van de uitgaven behoort echter € 6.872 tot scholingskosten die onder een andere subsidieregeling vallen. Per saldo is sprake van € 100.615 rechtmatige bestedingen ten behoeve van de reguliere verantwoording In 2002 is € 115.808 toegevoegd aan de voorziening OALT wegens van de gemeente Deventer ontvangen afrekeningen van subsidies over 2000 en 2001 en in verband nog niet bestede subsidies 2002

Per saldo is in 2002 € 15.193 meer gereserveerd dan besteed en genoemd bedrag is gekorrigeerd in de herziene verantwoording. De ultimo 2002 bij de St. GAO aanwezige voorziening OALT ad € 202.711 is in 2003 voor € 22.377 aangewend voor afvloeiingskosten voor een OALT-leerkracht. Het restant ad € 180.344 is in 2004 ten gunste van de

10/11 3 april 2006 z060542/1026942/BH exploitatie gebracht. Geconcludeerd kan worden dat het bedrag van de voorziening per ultimo 2002 volledig is besteed aan de afwikkeling (kosten sociaal plan c.a.) van de St. GAO. Naar ons werd meegedeeld heeft een en ander met instemming van de verantwoordelijk portefeuillehouder van de gemeente Deventer plaatsgevonden.

Analyse verschil stand reserve OALT per 31 juli 2004 volgens verantwoording richting Cfi en volgens gemeente-administratie Zoals in de inleiding van deze paragraaf al is aangegeven is de reserve OALT volgens de administratie € 295.935 lager dan in de herziene verantwoording naar het CFI is vermeld. Aangezien de reserve wegens niet bestede middelen per ultimo juli 2004 met het rijk moet worden verrekend, is er sprake van een financieel nadeel voor de gemeente ter grootte van € 295.935. Dit bedrag kan als volgt worden verklaard: •

•

•

•

5.

Per saldo zijn bij de St. GAO niet bestede subsidies tot een bedrag van € 209.582 gereserveerd en vervolgens niet in het kader van de doelstelling van de OALT regelgeving (rechtmatig) besteed -zie hiervoorIn de gemeentelijke administratie van 2003 zijn nagekomen kosten OALT van het ASBO over 1999 geboekt ad € 109.690. Aangezien geen onderbouwing van deze kosten kon worden gegeven en daarmee de rechtmatigheid van de bestedingen niet kon worden aangetoond, zijn ze niet in de verantwoording naar het rijk meegenomen en blijven ze ten laste van de gemeente Deventer In de gemeentelijk administratie van 2004 zijn uitgaven tot een bedrag van € 19.705 niet in de reguliere verantwoording opgenomen, omdat ze betrekking hebben op (om)scholingskosten, outplacement etc. waarvoor (gedeeltelijk) een andere subsidieregeling geldt De ultimo juli 2004 aanwezige reserve OALT volgens de financiële administratie is voordelig beïnvloed door een tweetal posten, die in de verantwoordingsperiode ten onrechte ten gunste van het “product” OALT zijn geboekt. Het betreft € 25.919 wegens vrijval van de reserve zieke leerlingen en € 17.123 inzake een foutieve vrijval van nog te betalen bedragen 2002

Aanbevelingen interne beheersing geldstromen GOA – OALT Om de interne beheersing van de geldstromen van GOA c.a. te verbeteren doen wij de volgende aanbevelingen: •

De betrokken beleidsmedewerkers en medewerkers van het bedrijfbureau dienen goed op de hoogte te zijn van de door het ministerie van OCW verstrekte verantwoordingsvoorschriften. Bij de subsidieverlening moet hieraan gerefereerd worden en bij de subsidievaststelling moet steeds de rechtmatigheid van de besteding worden nagegaan

•

Betere afstemming tussen de beleidsmedewerkers en de medewerkers van het bedrijfsbureau ten aanzien van de op te stellen declaratie en over de (financiële) gevolgen van eventuele aanpassingen (vooraf dan wel achteraf) van de declaratie

11/11 3 april 2006 z060542/1026942/BH •

Het consistent gebruiken van afzonderlijke projectnummers voor de verschillende geldstromen om te voorkomen dat posten niet dan wel dubbel in de verantwoordingen worden meegenomen. Jaarlijks de niet bestede middelen per geldstroom “verevenen” via de voorzieningen niet bestede rijksbijdragen

•

In de financiële administratie niet langer “naast elkaar gebruiken” van balansposten als nog te ontvangen en te betalen bedragen, vooruitbetaalde bedragen, reservemutaties en mutaties in voorzieningen. Gaat het om bestedingen van de rijksmiddelen, dan alleen mutaties in de betreffende voorziening te hanteren, bij besteding van eigen (gemeentelijke) middelen indien mogelijk alleen reservemutaties. Een en ander verbetert het inzicht in de projectadministratie