Onderzoek verzelfstandiging Koningsdag Rapport Gemeente Eindhoven

Onderzoek verzelfstandiging Koningsdag

Rapport Gemeente Eindhoven

BMC februari 2015 drs. J.B.J. Bouwmeister E. de Klerk MSc MRE Projectnummer: 018202 Correspondentienummer: AD-1201-72553

ONDERZOEK VERZELFSTANDIGING KONINGSDAG

INHOUD HOOFDSTUK 1

HOOFDSTUK 2

HOOFDSTUK 3

HOOFDSTUK 4

HOOFDSTUK 5

HOOFDSTUK 6

INLEIDING

3

1.1

Aanleiding

3

1.2

Onderzoeksvraag

3

1.3

Leeswijzer

4

ONDERZOEKSOPZET

5

2.1

Inleiding

5

2.2

Fase 1: Verkenning en uitwerking opties

5

2.3

Fase 2: Draagvlag opties (interviews)

5

2.4

Fase 3: Analyse van de opties

6

2.5

Fase 4: Advies (rapportage)

6

HUIDIGE SITUATIE EN BELEID

7

3.1

Inleiding

7

3.2

Huidige situatie

7

3.3

De organisatie van Koningsdag door de jaren heen

8

3.4

Kosten/baten Koningsdag

9

3.5

De beleidskaders

11

3.6

Uitkomsten vooronderzoek door de gemeente

12

3.7

De opvattingen van bewoners van de stad

13

UITKOMSTEN ONDERZOEK

15

4.1

Inleiding

15

4.2

Interne uitkomsten: overleg met sectorhoofden Veiligheid en Economie & Cultuur

15

4.3

Interviews met andere gemeenten/organisaties

16

4.4

Uitkomsten interviews lokale stakeholders

21

ANALYSE EN CONCLUSIES

26

5.1

Inleiding

26

5.2

Conclusies

30

AANBEVELINGEN

31

6.1

Inleiding

31

6.2

Implicaties, voor- en nadelen van de conclusies

31

6.3

Aanbevelingen

34

6.4

Overzicht stappenplan richting Koningsdag 2016

39

1/60


BIJLAGE 1: SPELREGELS KONINGSDAG 2015

40

BIJLAGE 2: VLEKKENPLAN KONINGSDAG 2015

44

BIJLAGE 3: OVERZICHT GEÏNTERVIEWDEN

45

BIJLAGE 4: INZICHT IN OVEREENKOMSTEN NIJMEGEN

46

2/60


Hoofdstuk 1 1.1

Inleiding Aanleiding Koningsdag – voorheen Koninginnedag – kent een rijke historie in Eindhoven. Met name in de afgelopen tien jaar heeft er een verschuiving plaatsgevonden van wijkactiviteiten en markten naar diverse grootschalige activiteiten en evenementen in het centrum van de stad. Naast de wijkactiviteiten en markten worden er grote feesten gehouden, waar commerciële interesse voor is. De gemeente voert momenteel de regie en algemene coördinatie om de evenementen op elkaar af te stemmen en omwille van veiligheid en beheer de dag in goede banen te leiden. De gemeente signaleert enkele nadelen die hiermee zouden samenhangen: • Hoge kosten voor de gemeente om Koningsdag optimaal te faciliteren en de veiligheid te waarborgen. In het evenementenbeleid Gastvrij en Veilig is aangegeven dat de gemeente meer verantwoordelijkheden en taken wil neerleggen bij de evenementenorganisatoren en ook meer kosten wil doorbelasten aan de organisatoren. Dit heeft geresulteerd in een eerste bijdrage van de evenementenorganisatoren in 2013. Reden hiervoor is dat de gemeente zich wil beperken tot haar kerntaken vergunningen, handhaving en toezicht. • De gemeente heeft bij de organisatie van Koningsdag verschillende petten op. • Door het coördineren van het evenement begeeft de gemeente zich op een terrein dat buiten haar kerntaken ligt.

1.2

Onderzoeksvraag Het college van burgemeester en wethouders heeft verzocht om te beoordelen of de regierol van Koningsdag 2016 buiten de gemeentelijke organisatie belegd kan worden. De volgende argumenten spelen hierbij een rol: • De (project)organisatie is niet meer geborgd binnen de gemeentelijke organisatie. • Organisatoren dienen meer verantwoordelijkheid (ook financieel) te nemen voor de collectieve voorzieningen in de stad. • De gemeente wil zich beperken tot de openbare orde en veiligheid (vergunningverlening, toezicht en handhaving). • De gemeente kan één organisatie aanspreken voor vergunningverlening en handhaving. • Betere inhoudelijke afstemming van de diverse programma’s. Op grond van een eerste verkenning (zie hoofdstuk 3) zijn er drie oplossingsrichtingen (hierna te noemen: opties) om de regie en organisatie van Koningsdag te borgen, te weten: 1. Commercieel model: overdragen aan een commerciële organisatie; 2. Samenwerkingsmodel: overdragen aan een maatschappelijke organisatie, zoals bijvoorbeeld Stichting Horeca Eindhoven, Eindhoven365; 3. Intern verzelfstandigen: zelf de regie blijven voeren en dit te borgen binnen de gemeentelijke organisatie. Hierbij zou de gemeente meer inkomsten kunnen genereren door bijvoorbeeld het verpachten van de (commerciële) pleinen.

3/60


Bovenstaande opties worden in dit onderzoek nader verkend. Hiervoor zijn onder meer meerdere lokale partijen benaderd om te toetsen of er vanuit de markt of vanuit maatschappelijke organisaties interesse is, onder welke voorwaarden deze partijen bereid zijn om taken van de gemeente over te nemen en welke voor- en nadelen hieraan verbonden zijn. Dit, teneinde: • een advies te formuleren over welke optie het meest wordt gedragen; • te kunnen aangeven op welke wijze Koningsdag per 2016 vormgegeven zou kunnen worden ter implementatie van de geadviseerde optie. 1.3

Leeswijzer In hoofdstuk 2 van dit rapport is aangegeven hoe het onderzoek is uitgevoerd. Het onderzoek is aan de hand van een viertal fasen tot stand gekomen. Deze fasen worden kort beschreven. Hoofdstuk 3 schetst de huidige situatie en beleidsuitgangspunten die betrekking hebben op de afgelopen edities van Koninginnedag en Koningsdag. In hoofdstuk 4 worden de uitkomsten van het onderzoek weergegeven. De uitkomsten van de benchmark (vergelijking met andere steden) en de uitkomsten van de interviews met stakeholders zijn in dit hoofdstuk samengevat. De uitkomsten van hoofdstuk 4 worden in hoofdstuk 6 gerelateerd aan de aangegeven opties door de gemeente (Koningsdag in eigen beheer, een samenwerkingsmodel of commercieel model). De voorkeursoptie wordt in dit hoofdstuk inzichtelijk gemaakt. In hoofdstuk 6 zijn de belangrijkste aanbevelingen van het onderzoek uiteengezet. Hoofdstuk 6 bevat daarbij ook het stappenplan om te komen tot invoering van het voorkeursscenario. Tot slot bevatten de bijlagen relevante documenten en/of aanvullingen op het rapport.

4/60


Hoofdstuk 2 Onderzoeksopzet 2.1

Inleiding Dit hoofdstuk beschrijft de diverse fasen, de inhoudelijke aanpak en kaders van het onderzoek. Het onderzoek opgedeeld in een viertal fasen, die hieronder schematisch zijn weer gegeven. Schema 1 Fasering van het onderzoek

Fase 1:

Fase 2: Fase3 : Draagvlak Analyse van de uitwerking opties opties opties (interviews) Stap 1: benoem doel/samenvatting van de resultaten van deze stap Verkenning en klk

Fase 4: Advies (rapportage)

De vier fasen van het onderzoek zijn in de volgende paragrafen kort beschreven. 2.2

Fase 1: Verkenning en uitwerking opties Het traject is gestart met een nadere verkenning en uitwerking van de opties. Er is door de gemeente Eindhoven al een eerste verkenning uitgevoerd en het is, voortbordurend op die verkenning, van belang om alle afwegingen scherp te krijgen. Er zijn een tweetal interne overleggen/interviews afgenomen om alle overwegingen in beeld te krijgen en gevoel te krijgen bij de evenementen en activiteiten die jaarlijks plaatsvinden tijdens Koninginnedag/ Koningsdag in Eindhoven. Er heeft overleg plaatsgevonden met de betrokken met de sectorhoofden Veiligheid en Economie & Cultuur. Naast deze interviews zijn ook de meest relevante documenten bestudeerd. Naast de verkenning van de Eindhovense situatie is in deze fase ook naar de achtergronden van modellen elders gekeken (benchmark). De volgende gemeenten/organisaties zijn bevraagd naar de achtergronden en ervaringen met diverse organisatiemodellen van evenementen: • Stichting Vierdaagsefeesten, Nijmegen (Organisatie Vierdaagsefeesten); • Gemeente Utrecht (Organisatie Vrijmarkt/Koningsdag); • Rotterdam Festivals (Organisatie en advisering diverse evenementen in Rotterdam); • LOC7000 (Commerciële organisator van evenementen). Een lijst van geïnterviewden is opgenomen in bijlage 4. Door middel van een documentenstudie en de interviews met bovenstaande organisaties is een beeld gevormd van de voor- en nadelen en organisatie van de evenementen elders. Alle input en overwegingen zijn verwerkt in een nadere uitwerking van de drie opties.

2.3

Fase 2: Draagvlag opties (interviews) In deze fase zijn interviews afgenomen met (lokale) organisaties/vertegenwoordigers, die in aanmerking zouden kunnen komen voor verzelfstandiging (commercieel of samenwerking) van Koningsdag. Vier partijen zijn bevraagd: Eindhoven365, Evenementen Platform Eindhoven, Stichting Horeca Eindhoven, Top Events en de Stichting Ondernemersfonds Eindhoven Centrum (SOEC). Deze laatste partij is bevraagd puur om een totaalbeeld te verkrijgen en is niet meegenomen als zijnde directe stakeholder.

5/60


Bij de gesprekken zijn onderstaande aandachtsgebieden ten behoeve van de verschillende opties als interviewleidraad gehanteerd. Schema 2 Interviewleidraad (lokale) organisaties Activiteiten In hoeverre is er bij de partijen zicht op de diverse activiteiten/evenementen en hoe kan de samenhang geborgd worden? Met welke partijen moet afstemming gezocht worden en welke mate van verantwoordelijkheid wil men dragen?

Organisatie Hoe ziet men de organisatie van Koningsdag en wat kan/wil iedere partij bijdragen? Wie heeft de eindverantwoordelijkheid en hoe verloopt de afstemming en/of samenwerking?

Randvoorwaarden Welke randvoorwaarden zijn van belang en waar ligt de verantwoordelijkheid? Wat wordt verwacht van de gemeente met betrekking tot veiligheid, toezicht, vergunningen en weten regelgeving?

Exploitatie Hoe zien de partijen de exploitatie van Koningsdag? Welk verdienmodel is interessant en welke bijdrage hebben andere partijen hierin (waaronder de gemeente)? Is er op voorhand een specifieke keuze te maken voor commerciële exploitatie of not-for-profit?

De gesprekken zijn aan de hand van deze leidraad vastgelegd. Mede gelet op eventuele individuele belangen is gekozen voor één interview per organisatie. De eerste verkenning die door de gemeente is uitgevoerd, heeft al enkele reacties op het commerciële model en het samenwerkingsmodel opgeleverd. Deze uitkomsten zijn in de interviews getoetst. 2.4

Fase 3: Analyse van de opties De uitwerkingen van fase 1 en de uitkomsten van de interviews in fase 2 zijn in deze fase gecombineerd en vervolgens is het draagvlak voor de verschillende opties geanalyseerd. Op basis van inhoud en draagvlak is dit verwerkt in een overzicht van de voor- en nadelen, geordend naar: Activiteiten

Organisatie

Randvoorwaarden

Exploitatie

Er is op deze wijze een match gemaakt tussen ervaringen uit de benchmark (good practices) en de lokale situatie (maatwerksituatie Eindhoven). In de weging van de opties is ook de koppeling meegenomen met het evenementenbeleid van de gemeente, de marketingmogelijkheden (in relatie tot de gemeentebrede marketingstrategie) en overige relevante beleidsuitgangspunten. 2.5

Fase 4: Advies (rapportage) De beschrijving van de opties en de besprekingen hiervan hebben geleid tot een voorkeursoptie, die is voorzien van een aantal aanbevelingen. Daarbij is ook aangegeven welke stappen er gezet moeten worden om het voorkeursmodel in te voeren, zodat Koningsdag in 2016 conform voorkeursmodel georganiseerd kan worden. De kansen en bedreigingen (intern en extern) die daarbij aan de orde kunnen zijn, zijn ook aangegeven. In deze fase zijn de conclusies en aanbevelingen voorgelegd aan de betrokken medewerkers van de gemeente, ten behoeve van een juridische en vergunning technische toets.

6/60


Hoofdstuk 3 Huidige situatie en beleid 3.1

Inleiding Koninginnedag/Koningsdag is de afgelopen jaren flink gegroeid in Eindhoven. Vandaag de dag is Koningsdag in Eindhoven een van de grootste van het land. De traditionele oranjeactiviteiten in het centrum zijn deels naar de wijken verplaatst. In het centrum is de focus komen te liggen op grootschalige muziekevenementen. In dit hoofdstuk wordt de huidige situatie omtrent Koningsdag geschetst. Hierbij wordt ingezoomd op het evenement, de organisatie ervan, de kosten en baten en de beleidskaders. Daarnaast worden de belangrijkste uitkomsten van het vooronderzoek naar de toekomst van Koningsdag weergegeven.

3.2

Huidige situatie Koninginnedag/Koningsdag Eindhoven is op te delen in een aantal specifieke activiteiten: • Activiteiten in de wijken: kleinschalige activiteiten, georganiseerd door bewoners en (deels) ondersteund door het Oranje Comité. • Activiteiten van het Oranje Comité: Het Oranje Comité organiseert een vrijmarkt in het Stadswandelpark en ondersteunt een aantal kleinschalige activiteiten en aubades. Hiervoor ontvangt het Oranje Comité jaarlijks een subsidie van de gemeente. Voor 2015 bedraagt deze subsidie € 8.100,—. • De Vrijmarkt: De Vrijmarkt vindt plaats op de PSV-laan. De Vrijmarkt heeft een eigen organisatie, programmering en is vooral gericht op families en kinderen. Vanuit de markt is er weinig of geen belangstelling om een vrijmarkt te organiseren. Doordat de kosten voor de organisator de laatste jaren zijn toegenomen, is het niet rendabel meer om een Vrijmarkt te organiseren. Door de strengere normen in de vergunning, het stijgen van de kosten voor de organisator en de economische situatie bestaat het gevaar dat het aanbod de komende jaren eenzijdiger wordt en de kwaliteit van de programmering terugloopt. Dit geldt tevens voor de minder commerciële activiteiten. • Evenementen in de binnenstad en Strijp S: Deze evenementen vormen tegenwoordig de kern van Koningsdag in Eindhoven. De evenementen zijn door de jaren heen in aantal en omvang gegroeid: verschillende locaties (pleinen) in de binnenstad. Koningsdag in Eindhoven is omschreven als ‘eigenzinnig’. Dit is ingegeven daar het feit dat de verschillende evenementen en activiteiten op Koningsdag een eigen karakter hebben en een grote diversiteit kennen. Koningsdag kent de volgende specifieke stromingen: Pop/Dance (Pleinen centrum), Urban Culture/Rock (Strijp S), Gayscene (Stratumsedijk), Vrijmarkt/Braderie (Stadswandelpark, Kruisstraat Woenselsemarkt, PSV-Laan) en familieactiviteiten (diverse wijken). De bezoekersaantallen van Koningsdag zijn moeilijk in te schatten. De schatting lopen dan ook uiteen, maar gesteld kan worden dat er 150.000-200.000 bezoekers naar de verschillende evenementen komen. Koningsdag kent een bovenregionaal karakter; het grootste deel van de bezoekers komt uit Brabant en Limburg. Wat betreft de veiligheid heeft de gemeente, met de ervaringen opgedaan met het EK in 2000, een methodiek van risicoanalyse en risicomatrix ingebed in het vergunningverleningstraject.

7/60


Veiligheid is door de jaren heen een steeds belangrijker criterium geworden, waardoor ook de kosten zijn gestegen. Het aantal incidenten is niet eenduidig aan te geven, maar lijkt laag te zijn. De ongewenste randverschijnselen (overmatig alcoholgebruik, drugsgebruik, bevuiling openbare ruimte, meenemen van eigen drank) is echter door de groei van het evenement wel toegenomen. 3.3

De organisatie van Koningsdag door de jaren heen De gemeente heeft de regie en coördinatie van Koningsdag zelf in handen. Hiervoor zet de gemeente een projectorganisatie in. Deze projectorganisatie draagt zorg voor onderlinge afstemming en regie wat betreft de algemene maatregelen met betrekking tot de openbare orde en veiligheid (onder andere crowdmanagement, verkeersmaatregelen, veiligheid coördinatie en reiniging) rondom de ongeveer twintig vergunningaanvragen voor de evenementen. Een deel van deze taken wordt uitbesteed aan een evenementenbureau (uitvoering veiligheids- en beheersplan). Naast deze regie en afstemming op de algemene maatregelen en voorzieningen verzorgt de gemeente ook de communicatie rondom de evenementen naar directbetrokkenen (bewoners en bedrijven). Schema 3 Organogram projectorganisatie Koningsdag

Stuurgroep Burgemeester Wethouder Sectorhoofden Veiligheid, Economie, Toezicht Projectcoordinator NS Manager Politie, GHOR, Brandweer

Projectgroep Projectcoordinator Sector ORVM Sector Toezicht & Handhaving Sector Communicatie Sector Vergunningen Sector Veiligheid Politie, GHOR, Brandweer NS

Werkgroep Programmering

Werkgroep Communicatie

Werkgroep Veiligheid & Handhaving

Bron: Rapport ‘Analyse van Koninginnedag in Eindhoven’ (2013)

8/60


Er vindt ieder jaar een evaluatie van Koningsdag plaats door de projectorganisatie, Stichting Horeca Eindhoven (SHE), politie, Evenementen Platform Eindhoven (EPE) en GHOR. De organisatie van de activiteiten en evenementen wordt opgepakt door ondernemers en overige initiatiefnemers. Hiervoor worden vergunningen aangevraagd. De programmering van Koningsdag wordt nauwelijks gestuurd vanuit de gemeente. Binnen de gemeente zijn er vanuit de sector Economie en Cultuur , cluster evenementen sinds 2008/2009 veel stappen gezet in de verbetering van Koninginnedag. Vooral op het gebied van crowdmanagement, integrale samenwerking,aanpak organisatiestructuur, communicatie met de ketenpartners gemeente, brandweer, politie en GHOR zijn flinke verbeterslagen gemaakt. Dit heeft ertoe geleid dat er een goede crowdmanagement organisatie staat waarbinnen het aspect veiligheid elk jaar een belangrijk onderdeel vormt en waarover in de samenwerking goede afspraken gemaakt kunnen worden. De gebeurtenissen op Koningsdag in Apeldoorn hebben er toe geleid om nog scherper in te zoomen op het vakgebied crowdmanagement. Er is een analyse opgemaakt in 2009 met een aantal kwaliteitsverbeteringen tot gevolg. Deze kwaliteitsverbeteringen betroffen o.a.: • Instellen van een bestuurlijke stuurgroep; • Betrokkenheid Communicatie, Openbare Orde en Veiligheid en Coördinatoren Rampenbestrijding en Crisisbeheersing; • Inspelen op overbelasting GSM-netwerk tijdens Koninginnedag; • Bezetting en omvang commandopost; • Verbetering bevoegdheden en verantwoordelijkheden; • Betere monitoring overlast en ongewenst gedrag; • Verbetering handhaving. Doordat het primaire afbreukrisico van het evenement Koningsdag op het gebied van veiligheid groot is, is het cluster evenementen in 2012 ondergebracht bij de sector Veiligheid en bestuur waar ook het algemene veiligheidsbeleid wordt opgemaakt. Dit heeft ertoe geleid dat er vanuit vergunningverlening openbare orde en veiligheid de afgelopen jaren hard is gewerkt aan goede afstemming en inbedding van bovenstaande aspecten in beleid en uitvoering rondom Koningsdag: De APV en gemeentelijke verordeningen zijn aangepast en ook maakt crowdmanagement een vast onderdeel uit van de draaiboeken bij evenementen. Ook is er meer aandacht voor veiligheid gekomen in de evaluatiefase na afloop van Koninginnedag. De afgelopen jaren heeft de wijze van organisatie van Koningsdag echter ter discussie gestaan. Deze discussies zijn ingegeven door een strategische herpositionering op evenementen (nieuw evenementenbeleid), bezuinigingen (gemeentebreed) en een kantelende gedachte inzake verantwoordelijkheden, rollen en taken van de overheid (en burgers en markt). Dergelijke herpositioneringvraagstukken hebben effect gehad op de wijze van organisatie en interne communicatie en afstemming in het gemeentehuis tussen coördinatie, veiligheid en VTH. 3.4

Kosten/baten Koningsdag In de tabel hieronder zijn de kosten en opbrengsten zoals verwerkt in de gemeentelijke projectbegroting weergegeven. Hierbij moet worden aangegeven dat de kosten van een aantal posten bestaan uit directe en indirecte kosten (inkoop, uitvoeringskosten, maar ook ureninzet). De uitsplitsing van deze kosten is echter niet goed in beeld, evenals de indirecte uren die gemaakt worden buiten de projectorganisatie en begroting.

9/60


Een belangrijke constatering is dat kosten en personele inzet van de organisatie van Koningsdag niet volledig in beeld zijn gebracht. Het hebben van een overzicht hiervan is vanzelfsprekend wel relevant bij een interne of externe verzelfstandiging van het evenement. Tabel 1 Begroting Koningsdag 2015 Omschrijving

Lasten/Baten

Veiligheid & Crowdmanagement

(€ 120.000,-)

Camera’s, portofoons en verbindingen

(€ 15.000,-)

Stadhuis/ICT/Catering/Personeel

(€ 10.000,-)

Station (toegang)

(€ 45.000,-)

Reiniging binnenstad

(€ 45.000,-)

Toiletten

(€ 15.000,-)

Aanpassingen openbare ruimte

(€ 10.000,-)

Verkeersmaatregelen

(€ 15.000,-)

Preventieve inzet GHOR

(€ 15.000,-)

Communicatie

(€ 12.500,-)

Onvoorzien

(€ 10.000,-)

Totaal (Lasten) Standplaatsen Bijdragen organisatoren

(€ 315.000,-) € 45.000,€ 45.000,-

Bijdrage evenementenbudget gemeente

€ 100.000,-

Totaal (Baten)

€ 190.000,-

Resultaat (Lasten – Baten)

1

(€ 125.000,-)

In deze begroting zijn niet alle personeelskosten opgenomen. Dit betreft zowel de uren van gemeenteambtenaren, als die van medewerkers van gemeentelijke diensten, zoals brandweer en politie. Hierbij valt te denken aan: inzet politie, brandweer; inzet communicatie gemeente; overleguren projectgroep; vergunningverlening; toezicht en handhaving; directievoering reiniging; opstellen verkeersbesluit; opstellen kaders en vlekkenplan; aanbestedingsprocedure; werkzaamheden met betrekking tot afsluiten contracten; klachtenafhandeling en evaluatie. De kosten zijn de afgelopen jaren gestegen, waardoor het verschil in baten en lasten moet worden gedekt uit de reserve van de gemeente. Binnen de gemeentelijke projectbegroting is het evenement niet kostendekkend. Het uiteindelijke negatieve resultaat zou in de praktijk hoger zijn wanneer ook de ingezette uren en overhead worden meegerekend (waarbij wij nogmaals benadrukken dat deze personele kosten momenteel nog niet in beeld gebracht zijn). Vanaf 2012 is het nieuwe beleid Gastvrij en Veilig vastgesteld en is ook de transitie van stichting Citydynamiek Eindhoven en de Eindhovense VVV naar de Stichting Eindhoven Martketing (EHV365) afgerond. In totaal is met deze transformatie ruim een miljoen 1

Het negatief resultaat wordt gedekt uit de Algemene Reserve van de gemeente Eindhoven.

10/60


bezuinigd. Deze bezuinigingsopdracht heeft deels ook gevolgen gehad voor Koningsdag (de regiefunctie van Koningsdag niet meer geborgd in de gemeentelijke organisatie, inzet van GHOR wordt nu bijvoorbeeld doorberekend aan project en niet ten laste gebracht van het ‘algemeen budget evenementen’). Het maatschappelijk en commercieel resultaat van organisatoren, ondernemers, bewoners en bezoekers is niet in beeld, maar aangenomen mag worden door de groei en populariteit van Koningsdag in Eindhoven dat dit rendement (maatschappelijk en commercieel) groot is. Binnen de scope van de opdracht is niet voorzien in een gedetailleerde uitsplitsing van directe en indirecte kosten en toerekening van baten en lasten aan de hand van bovenstaande begroting. 3.5

De beleidskaders De kaders met betrekking tot de organisatie en uitvoering van Koningsdag zijn geborgd in een aantal vastgestelde (beleids)documenten. Hieronder een weergave van de belangrijkste beleidskaders. Het evenementenbeleid ‘Gastvrij en Veilig’ Het in 2012opgestelde (en in 2014 herijkte) evenementenbeleid ‘Gastvrij en Veilig’ van de gemeente, geeft kaders, richtlijnen en doelen op de volgende onderdelen: • Verantwoordelijkheden en rolverdeling • Locaties voor evenementen • De Evenementenkalender • Categorieën van evenementen (waaronder Koningsdag) • Procedures • Vergunningverlening • Toezicht & Handhaving De missie van het evenementenbeleid luidt: ‘Wij, als gemeente Eindhoven, leveren een bijdrage aan een bruisend en veilig verloop van evenementen in de stad Eindhoven.’ Met het evenementenbeleid worden de volgende doelen nagestreefd: • een eenduidig en samenhangend evenementenbeleid; • een transparante procesbeschrijving van eerste contact tot evaluatie; • een gemeentelijke organisatie die in staat is om een verdergaande professionalisering van de gemeentelijke taken op het gebied van evenementen te kunnen realiseren. In het evenementenbeleid is Koningsdag aangemerkt als een bijzonder evenement. Hierin wordt aangegeven: ‘Net als voorgaande jaren zal de overallorganisatie van dit volksfeest in 2014 nog door de gemeente opgepakt worden. Hoogstwaarschijnlijk zullen vanaf 2015 alle taken, behoudens de taken van het vergunningverleningstraject, buiten de gemeente belegd worden. Vanaf 2015 kan ervoor worden gekozen om (naast de evenementenvergunning) een privaatrechtelijke overeenkomst af te sluiten voor het gebruik van de gemeentegrond in plaats van de precarioaanslag op grond van de Verordening op de heffing en de invordering van de precariobelasting.’

11/60


Eindhoven365 fungeert bij het aanvragen van evenementen als eerste aanspreekpunt voor de gemeente in de advisering ten behoeve van procedures en organisatie van het evenement en bij plaatsing op de evenementenkalender. Het evenementenbeleid kent A-, B-, en C-categorieën evenementen. De categorieën bepalen de procedures (en de zwaarte ervan) voor aanvraag. Organisatoren van evenementen zijn primair verantwoordelijk voor een ordelijk en veilig verloop van het evenement. Daarnaast zijn organisatoren verantwoordelijk voor het treffen van alle noodzakelijke voorzieningen en de bijbehorende kosten. Organisatoren dienen het terrein na afloop schoon op te leveren. Het veiligheids- en beheersplan In 2011 is er een veiligheids- en beheersplan opgesteld dat wat betreft Koningsdag nog steeds als uitgangpunt dient. Het plan wordt ieder jaar aangepast en aangescherpt waar nodig. De uitvoering van (onderdelen van) dit veiligheids- en beheersplan wordt door de gemeente uitbesteed. Adviesnota Koningsdag 2015 Op 11 september 2014 is de Adviesnota Koningsdag 2015 behandeld. Deze Adviesnota geeft duidelijkheid over de organisatie, financiën en de opzet van Koningsdag 2015. De Adviesnota is tot stand gekomen na evaluatie van Koningsdag 2014 met diverse stakeholders. De belangrijkste wijzigingen op de spelregels van voorgaande jaren zijn: 1. Er mag een beperkte vergoeding worden gevraagd voor het toiletgebruik. 2. Er is meer aandacht voor handhaving van de geluidsnormen. 3. Voor de ingebruikname van gemeentegrond dient de organisator een private overeenkomst af te sluiten met de gemeente. In de adviesnota wordt aangegeven dat een belangrijk voordeel om de coördinatie en regie van Koningsdag buiten de gemeentelijke organisatie te positioneren is dat de samenwerking van betrokken partijen bevorderd kan worden, er eenduidige regie gevoerd kan worden en de aanwezige kennis in de markt benut kan worden. Daarnaast kan er een knip gemaakt worden tussen de taken met betrekking tot veiligheid en de organisatorische taken, waardoor onbewuste verweving van taken wordt tegengegaan en transparantie voor alle partijen geboden kan worden. Voor de organisatie van Koningsdag in 2015 is vooralsnog gekozen voor regie en coördinatie bij de gemeente. Wel worden, net als voorgaande jaren, veel werkzaamheden uitbesteed aan een professioneel bureau. Vlekkenplan en spelregels Koningsdag 2015 Voor de organisatie van Koningsdag 2015 is een factsheet opgesteld met spelregels wat betreft organisatie en veiligheid. Deze spelregels komen voort uit het evenementenbeleid ‘Gastvrij en Veilig’ van de gemeente. Deze spelregels zijn bijgevoegd in de bijlagen. Daarnaast is er een vlekkenplan opgesteld (zie bijlagen). 3.6

Uitkomsten vooronderzoek door de gemeente In oktober 2013 is door de gemeente (in samenwerking met Eindhoven365) een ‘Analyse van Koninginnedagen in Eindhoven’ uitgevoerd. De informatie uit deze analyse dient als basis voor de ontwikkeling van een visie en nieuw beleid voor Koningsdag, zowel op inhoud als op de organisatie en de rol van de gemeente hierin. Op basis van de uitgevoerde analyse is onderstaand streefbeeld voor de toekomst van Koningsdag opgesteld.

12/60


Inhoudelijk streefbeeld: • Koningsdag biedt stadsbreed een aantrekkelijk programma voor alle leeftijden. • Koningsdag geeft ruimte voor nieuwe kleinschalige initiatieven. • Koningsdagactiviteiten zijn qua inhoud en aantal goed verspreid over de stad. • Koningsdag groeit niet verder in het centrum. • De programmering van Koningsdag is herkenbaar en thematisch per locatie. • Het evenement is voor eenieder toegankelijk. Organisatorisch streefbeeld: • Er wordt een organisator verantwoordelijk gesteld voor de regie, programmering, naamgeving en collectieve voorzieningen in de binnenstad. • Tussen de gemeente en deze organisator worden afspraken vastgelegd in de vorm van bijvoorbeeld een convenant om de continuïteit van het traditie-evenement te borgen. • Indien mogelijk en wenselijk kunnen deze afspraken ook verwerkt worden in een DEABaanwijzing. • In de overeenkomst en/of de DEAB-aanwijzing worden doelstellingen en uitgangspunten voor Koningsdag Eindhoven geformuleerd. • Er wordt ten behoeve van het evenement en op basis van de overeenkomst een meerjarige subsidierelatie aangegaan met de organisator. • De sector Veiligheid en Bestuur coördineert de gemeentelijke uitvoeringstaken op het gebied van vergunningen, veiligheid en noodzakelijke bestuurscommunicatie met betrekking tot het evenement; • De organisatie is verantwoordelijk voor alle marketing en communicatie rondom het evenement met uitzondering van noodzakelijke crisiscommunicatie, welke taak bij de gemeente ligt. 3.7

De opvattingen van bewoners van de stad In het vooronderzoek (paragraaf 3.6) zijn ook gegevens opgenomen uit het Digipanelonderzoek (september 2013). Dit onderzoek geeft de mening van bewoners weer. De belangrijkste uitkomsten: • Ongeveer 60% van het Digipanel vierde Koninginnedag in Eindhoven (30% ook Koninginnenacht). • De Eindhovenaar is over het algemeen positief over: het imago (trots), de sfeer, de muziek, grootschalig versus kleinschalig, spreiding van locaties, activiteiten in de wijk, het lokale en alternatieve karakter van Strijp S. • De Eindhovenaar is over het algemeen minder positief over: geluidbeheer, de drukte (30% vindt het te druk, anderen zijn bang dat het te druk wordt), toegankelijkheid/aanbod voor (kleine) kinderen in het centrum, afhekken van locaties, toiletten (te ver uit elkaar, te duur), afval/rotzooi (moeilijk voor ouderen), nadruk op doelgroep jongeren, drankinname, nadruk op dj in plaats van live, commercie op de vrijmarkt, tekort aan eetgelegenheden, gebrek aan aandacht/betekenisgeving wijken. • Ideeën en thema’s die respondenten hebben aangevoerd: gemoedelijkheid; gezelligheid; Brabants karakter; aandacht voor licht; design; technologie en sport; Eindhovense artiesten en bands een podium bieden; activiteiten organiseren op bijzondere plekken in Eindhoven; innovatieve activiteiten; feest voor kinderen; lokale bierbrouwers en tentjes met streekproducten; Brabants/Eindhovens taalgebruik in straatbeeld; profilering door grote bedrijven, zoals DAF, ASML, Philips; Wapen van Eindhoven tonen; meer decentrale feestelijkheden; kleinschaliger feesten op de pleinen; open podia voor muziek en kleinkunst; looproutesuggestie; industriële en designuitstraling; knipoog naar bestaande topevenementen, zoals DWW/Glow; sfeer à la Ameezing Eindhoven; particulier initiatief bevorderen; muziek door de straten; feesten in

13/60


de buurthuizen/woonwijken; campagne rondom afval; lokale organisatoren; oranjesjaals met Eindhoven erop; back to basics; spontaniteit.

14/60


Hoofdstuk 4 Uitkomsten onderzoek 4.1

Inleiding De in hoofdstuk 3 gepresenteerde huidige situatie, de beleidsuitgangspunten, onderzoeken en spelregels hebben als basis gediend voor de gevoerde gesprekken met stakeholders (intern/extern) en de benchmark met andere gemeenten/organisaties. In dit hoofdstuk worden de belangrijkste uitkomsten van deze gesprekken weergegeven. Als leidraad van de gesprekken is het in paragraaf 2.3/2.4 gepresenteerde schema gebruikt: Activiteiten

Organisatie

Randvoorwaarden

Exploitatie

Per gesprek zijn de algemene uitkomsten in een tabel verwerkt en vervolgens zijn per gesprek de specifieke opmerkingen opgesomd. 4.2

Interne uitkomsten: overleg met sectorhoofden Veiligheid en Economie & Cultuur In het kader van dit onderzoek heeft er een gesprek plaatsgevonden met de sectorhoofden Veiligheid en Economie & Cultuur, respectievelijk mevrouw C. (Caro) van der Lijcke en mevrouw S. (Sandra) Koster. De sectorhoofden geven aan dat zij boven alles transparantie ten aanzien van de organisatie van Koningsdag willen. De gemeente zou daarom de Koningsdag niet meer moeten coördineren. Zaken als vergunningen en veiligheid blijven uiteraard wel (gedeeltelijk) bij de gemeente liggen. Hoewel Eindhoven365 op het eerste gezicht een voor de hand liggende partij lijkt om de Koningsdag te gaan organiseren, zijn er toch twee redenen waarom dit wellicht geen juiste keuze is: 1. Transparantie: de organisatie verzorgt de coördinatie van het evenementenbeleid en is ook loket voor vergunningaanvragen en subsidieaanvragen voor evenementen. 2. Voorkomen moet worden dat de organisatie uitgroeit tot een instituut; het is van belang dat organisaties waar de gemeente taken in onderbrengt, zoals Eindhoven365, flexibel en wendbaar blijven. De sectorhoofden vinden het dus van belang dat Eindhoven365 een onafhankelijk en flexibel orgaan blijft. Eindhoven365 is er om partijen, zoals de plaatselijke horeca en evenementenorganisatoren, te ondersteunen en te faciliteren. De coördinatie staat als het ware ‘boven de partijen’. Het zelf organiseren van evenementen lijkt niet goed verenigbaar met deze positie. Het spanningsveld in dezen is de mogelijke belangenverstrengeling tussen subsidieverstrekker en subsidient. Dit is gelet op taken en rollen moeilijk verenigbaar in één huis, met name in de beeldvorming naar organisatoren en (maatschappelijk) partners. Omdat Koningsdag een feest voor de stad (en de omgeving) is, vinden de sectorhoofden Veiligheid en Economie & Cultuur het niet logisch om Koningsdag onder te brengen bij een commerciële partij. Er is wel onderscheid te maken tussen een commercieel feest en een feest waarvoor een bedrijf in opdracht van de gemeente de productie verzorgt op basis van de programmatische uitgangspunten van gemeente en maatschappelijke partners. De gemeente wil nadrukkelijk de programmering niet in commerciële handen leggen.

15/60


Het oprichten van een aparte stichting of coöperatie lijkt de sectorhoofden wel logisch. Diverse partijen, zoals het Evenementen Platform Eindhoven (geen stichting), stichting Horeca Eindhoven en Eindhoven365 zouden daar een rol in kunnen spelen. Als de werkelijke kosten en tijdsinvesteringen in beeld worden gebracht, zouden de kosten weleens hoger kunnen uitpakken dan de kosten die nu in beeld zijn. De sectorhoofden vinden dat de partijen die ervan profiteren (zoals de horeca) best wat meer kunnen bijdragen aan Koningsdag. Maar om dit bijvoorbeeld via een muntjessysteem te doen, zou in hun ogen te ver gaan. Het moet een feestje voor alle inwoners blijven. De sectorhoofden Veiligheid en Economie & Cultuur zijn voorstander het verzelfstandigen van de Koningsdag en van het daartoe oprichten van een aparte stichting of coöperatie waarin diverse partners deelnemen. 4.3

Interviews met andere gemeenten/organisaties Specifieke uitkomsten Voor Eindhoven is het interessant om te weten hoe grote evenementen in andere steden worden georganiseerd. Om hier zicht op te krijgen heeft BMC diverse interviews gehouden: • Stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen • Rotterdam Festivals (coördinatie evenementenbeleid Rotterdam) • Gemeente Utrecht (organisatie van Koningsfeest Utrecht) • LOC7000 (organiseert in opdracht van gemeenten en evenementenorganisatoren de facilitaire kant van grootschalige evenementen) Hieronder worden de specifieke uitkomsten per interview uiteengezet. Deze uitkomsten worden voorafgegaan door een korte beschrijving van de betreffende organisatie. Na de specifieke uitkomsten volgt er een overzicht van de algemene uitkomsten in de vorm van een tabel. Stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen Stichting Vierdaagsefeesten kenmerkt zich als een projectorganisatie. Naast een onbezoldigd bestuur organiseert de stichting, onder aanvoering van een directeur, een kleine en jonge groep medewerkers het grootste evenement van Nederland. Deze organisatie wordt aangevuld met een aantal projectteamleden die jaarlijks op contractbasis hun expertise inbrengen. De stichting dient het belang van ondernemers, gemeente en bezoekers door een rol te spelen als coördinator van vergunnings- aanvragen, organisator van collectieve voorzieningen en partij in een breed netwerk van (maatschappelijk) partners die samen de Vierdaagsefeesten mogelijk maken. De belangrijkste uitkomsten van het overleg met Stichting Vierdaagsefeesten zijn: • De opbrengsten van de verpachtingen gaat naar de stichting, behalve het deel van de precario. Dit deel krijgt men echter (ter compensatie) door middel van een subsidie terug van de gemeente. Deze opbrengsten (verpachtingen en subsidie) vormen de financiële basis voor de uitvoering van de werkzaamheden van de stichting. • Men geeft aan de indruk te hebben dat het model van de stichting overal toepasbaar is.

16/60


•

• •

•

•

De procedure om te komen tot een collectieve vergunningsvoordracht richting gemeente is transparant en geschiedt mede op basis van historie: eerdere aanvragen hebben daarmee voorrang op nieuwe aanvragen. Hiermee is een situatie ontstaan waarmee het algemeen belang gediend wordt en ondernemers uit de stad in samenwerking in veel gevallen een eerste recht hebben. Alle spelregels en procedures zijn weergegeven in het ‘Oranje Boekje’ van de stichting. De stichting bepaalt de muzieksoort (programmering) van de pleinen op hoofdlijnen. Daarbinnen hebben de ondernemers vrijheid. De gemeente hanteert een integraal handhavingsbeleid, waarbij vanuit diverse disciplines wordt samengewerkt. Dit gebeurt in nauw overleg met stichting en ondernemers. Een belangrijke meerwaarde van taken van de stichting is de platformfunctie: door als netwerkpartner te acteren, kent de stichting een inkomstenstroom van ongeveer € 500.000,— (totale begroting ongeveer € 1.700.000,—) per jaar door sponsoring en partnerbijdragen. De begroting (toerekening van kosten en opbrengsten) van Stichting Vierdaagsefeesten is opgebouwd uit de volgende posten:

Tabel 2 Begrotingsopbouw Stichting Vierdaagsefeesten Opbrengsten

Kosten

Standplaatsen/verpachtingen

Algemeen/Overhead (PR/Marketing, crewruimte, positionering kosten bestuur, overhead)

Subsidie (overhead)

Programmering StevenskerkLive

Subsidie (precario)

Waal in Vlammen

Subsidie inrichting binnenstad

Inrichting openbare ruimte

Partners & Sponsoring

Overige programmering

Opening gemeente/marsen/Vierdaagsefeesten

Relatiemarketing

Bijdrage inrichting openbare ruimte

Saleskosten

Vierdaagsefeesten Ambassadorsclub

Directe kosten verpachtingen

Kaartverkoop StevenskerkLive

Afdracht leges Afdracht precario Verzekeringen Onvoorzien

De stichting is ervan overtuigd dat de gemeente de organisatie en coördinatie niet zelf moet oppakken. De stichting kan veel beter onafhankelijk opereren en de belangen dienen van gemeente, ondernemers, bezoekers en bewoners. • Om een dergelijke stichting in haar kracht te zetten, zullen in eerste instantie de belangen van de diverse stakeholders goed in kaart gebracht moeten worden. Wanneer deze belangen uitgesproken en gedeeld zijn, kan er vanuit deze verschillende belangen een aanpak ontwikkeld worden. • De stichting voert haar taken uit met 5 fte bureaumedewerkers. Daarnaast wordt er op expertise ingehuurd. Er wordt niet of nauwelijks gewerkt met vrijwilligers, omdat men aangeeft dat dit uiteindelijk niet kostenbesparend is (hoge kosten in aansturing) en veel taken te maken hebben met veiligheid en men dit niet wil overlaten aan vrijwilligers. Bijlage 4 van het rapport bevat de besluiten rondom subsidietoekenning en de momenteel geldende samenwerkingsovereenkomst, vastgesteld door de gemeente Nijmegen. Deze bijlagen geven meer inzicht in de wijze van samenwerking tussen gemeente en stichting. •

17/60


Rotterdam Festivals Rotterdam Festivals coördineert het evenementenbeleid in Rotterdam en stimuleert de cultuurparticipatie van Rotterdammers. Zij coördineert een karakteristiek festivalaanbod voor een breed publiek voor kunst en cultuur in Rotterdam. Rotterdam Festival is een stichting met een raad van toezicht en een organisatiebureau. Het team Festivals en Evenementen bestaat uit vijf medewerkers. Rotterdam Festivals is een adviesorgaan en subsidieverlener en ondersteunt in de organisatie en aanvraag van evenementen in Rotterdam. De belangrijkste uitkomsten van het overleg met Rotterdam Festivals zijn: • Rotterdam Festivals is een adviesorgaan en subsidieverlener en daarmee voorportaal van de gemeente. Hoewel Rotterdam Festivals ook zelf zaken heeft georganiseerd, ligt de nadruk op de onafhankelijke advies- en coördinatiefunctie. Men heeft daarmee ongeveer dezelfde loketfunctie als Eindhoven365 vervult. • De gemeente voert een hybride beleid, waarbij men aan de ene kant alleen vergunningen verleent, handhaaft, toezicht houdt en aan de andere kant bij grote evenementen de kosten voor veiligheid, openbare ruimte en reiniging op zich neemt. Overige taken en kosten komen ten laste van de organisatoren. • Rotterdam Festivals geeft aan dat de gemeente alle taken niet in eigen hand moet houden. Dit werkt belangenverstrengeling in de hand (VT&H ten opzichte van inhoud (organisatie/coördinatie)). Het geniet de voorkeur om óf de taken in de vorm van tendering uit te besteden óf een geschikte partner de coördinerende taken op zich te laten nemen (men geeft aan Eindhoven365 hiervoor geschikt te vinden). • Er moet voor gewaakt worden dat er door bezuinigingen of reguleringsdrift niet doorgeschoten wordt en dat er daardoor een te formele houding ontstaat tussen stakeholders en bijvoorbeeld gemeente. Dit komt de organisatie van (grote) evenementen zeker niet ten goede. Gemeente Utrecht (organisatie Koningsdag in Utrecht) De gemeente Utrecht heeft de regie in de organisatie van Koningsdag en in het bijzonder de bekende Vrijmarkt. Door de jaren heen heeft men de Vrijmarkt en evenementen tijdens Koningsdag steeds verder gereguleerd, waarbij onderscheid is gemaakt tussen de Vrijmarkt voor handelaren (vergunningverlening) en bewoners (vrij). De pleinen worden aangemerkt als evenemententerrein en de horeca is voor de pleinen verantwoordelijk. De belangrijkste uitkomsten van het overleg met de gemeente Utrecht zijn: • In 2000 heeft de gemeente een analyse uitgevoerd met betrekking tot de Vrijmarkt. In het gebied van de Vrijmarkt heerste een bepaalde mate van anarchie, omdat de gemeente hier geen beleid op voerde. Hier is verandering in gebracht, met als doel de commerciële handel aan banden te leggen en te scheiden van de kleedjesverkoop van bewoners. Dit heeft geleid tot regulering en wat betreft de commerciële handel een vergunningsplicht en betere handhaving en toezicht. • De pleinen worden uitgegeven aan de betreffende horeca rondom de pleinen. Het plein wordt bestempeld als evenemententerrein. De samenwerkende horeca dient voor het evenementenplein een vergunning aan te vragen en is zelf verantwoordelijk voor de reiniging en veiligheid (inzet beveiligers). De gemeente is verantwoordelijk voor de stadsbrede veiligheid. • Men geeft aan dat het zuiverder zou zijn als de organisatie en coördinatie op afstand van de gemeente zou staan. De stichtingsvorm wordt hierbij genoemd. Een dergelijke

18/60


stichting zou de Vrijmarkt beter kunnen organiseren en kan zorg dragen voor een afgestemde programmering en spreiding in de stad. De gemeente Utrecht denkt na over een dergelijke constructie. LOC7000 LOC7000 is medeverantwoordelijk voor ruim 150 evenementen per jaar. LOC7000 verzorgt de productie van grootschalige evenementen zoals Lowlands, North Sea Jazz of de Libelle Zomerweek. Ook voor SAIL en het Radio538 Event op het Museumplein heeft LOC7000 de productie en de horecaorganisatie gedaan. Het bedrijf heeft nieuwe betaalsystemen ontwikkeld, zoals muntjessystemen en digitale betaalmethodieken voor evenementen. Volgens LOC7000 kan een bedrijf, mits ervaring met en voelsprieten voor de maatschappelijke kant van het evenement, best de Koningsdag organiseren. De gemeente kan van tevoren duidelijk aangeven wat de kaders zijn voor programma en sfeer. Aansturen van vrijwilligers kan overigens ook door het bedrijf worden gedaan. Voordeel van uitbesteden aan een bedrijf is volgens LOC7000: professionele productie, duidelijke afspraken over organisatie en financiën en er wordt meer gehaald uit de horecaopbrengsten. Bovendien is het goed als de gemeente niet de partij is die zowel de vergunning aanvraagt als erover moet beslissen. LOC7000 geeft specifiek de volgende punten mee voor de organisatie van Koningsdag: • De organisatie zou aanbesteed kunnen worden; daardoor komt het aanbod met de beste prijs-kwaliteitverhouding bovendrijven. • Scheid in deze aanbesteding de productie en de horeca: de productie is een begroting met uitsluitend kosten, de horeca is vooral een begroting van opbrengsten. Door ze te scheiden krijgt de gemeente optimaal zicht op kosten en opbrengsten. - Productie: Maak een aparte begroting voor de uren en out-of-pocketkosten voor de productie. Er moet minimaal een jaar aan een dergelijk project gewerkt worden met een team van mensen; in eerste instantie een beperkt aantal uren en op het laatst met het gehele team een groter aantal uren per week. - Horeca-inkomsten: Maak apart afspraken over de horeca. De gemeente ontvangt van de organisator een vast bedrag; de organisator ontvangt via het muntjessysteem de gehele omzet; een percentage wordt uitgekeerd aan de horecaondernemers (op basis van het aantal ingeleverde muntjes); van het overblijvende deel worden de directe kosten van de organisator afgetrokken. De winst die overblijft wordt dan via een vooraf vastgesteld percentage verdeeld tussen organisator en gemeente. Hanteer geen pachtsysteem; dat is minder eerlijk en je haalt er als gemeente over het algemeen minder uit op. Het muntjessysteem (fysiek of digitaal) is eerlijk, want gebaseerd op de werkelijk verkochte drankjes. • De gemeente Eindhoven wil Koningsdag niet verder laten groeien. In theorie is het wel mogelijk om naast de standaardprogrammaonderdelen (zoals de Vrijmarkt en dergelijke) nieuwe programmaonderdelen te ontwikkelen die commercieel kunnen draaien maar ook een toegevoegde voor Eindhoven hebben, bijvoorbeeld een popconcert in het Philipsstadion. • Het is niet aan te bevelen om de rol van coördinator van het evenementenbeleid en organisator van specifieke evenementen te combineren. Algemene uitkomsten Hieronder zijn de belangrijkste uitkomsten per geïnterviewde gemeente/organisatie beschreven. Deze uitkomsten geven aan hoe men aankijkt tegen de organisatie van

19/60


evenementen en in het bijzonder de (on)mogelijkheden met betrekking tot de organisatie van een evenement als Koningsdag. Tabel 3 Overzicht uitkomsten algemeen beeld interviews 4-Daagse Nijmegen

Rotterdam Festivals

Utrecht Vrijmarkt

LOC7000

Ja, de stichting

Ja, zijnde adviesorgaan

Deels door middel van

Ja, zijnde producent

coördineert de aanvragen

en subsidieverlener.

vergunningverlener,

(de facilitaire kant).

Activiteiten Zicht op activiteiten?

en stemt de activiteiten af.

maar veel Vrijmarktactiviteiten zijn zonder vergunning.

Verantwoordelijkheid:

Gedeeld,

Nee, tussenschakel

Gemeente draagt

Verantwoordelijkheid

eindverantwoordelijkheid

tussen gemeente en

verantwoordelijkheid

bij gemeente voor

ligt bij organisatoren,

organisator.

t.b.v. collectieve

VT&H en

maar men denkt mee en

voorzieningen.

programmatische

coördineert.

Organisator t.b.v.

uitgangspunten;

evenemententerrein.

organisatorische verantwoordelijkheid bij LOC7000.

Organisatie Taken:

Netwerken, organiseren,

Adviseren, subsidie

Beleid, vergunningen,

Organiseren,

coördineren, afstemmen,

verstrekken,

handhaving, toezicht,

coördineren.

vergunningvoorbereiding

organiseren.

organiseren en

(inclusief veiligheid),

coördineren.

werven sponsoren. Visie op organisatie:

Samenwerken en kracht

Door advies aan

Verdere regulering en

Commerciële

van de stad benutten. De

organisatoren diversiteit

ontwikkeling naar

opbrengst door

juiste expertise voor de

aan evenementen

scheiding van VT&H en

samenwerking en

juiste taak benutten.

creëren.

organisatietaken.

uitbesteding van taken van de gemeente.

Randvoorwaarden Verantwoordelijkheden:

Rol gemeente:

VT&H (gemeente),

VT&H en collectieve

VT&H (gemeente),

VT&H en bepalen

coördinatie en samen-

voorzieningen

coördinatie en

programmatische

werking (stichting),

(gemeente), advies

organisatie

uitgangspunten en

organisatie

(R’dam Festivals),

(organisatoren) o.b.v.

sfeer (gemeente),

(organisatoren).

organisatie

van

(risico van) coördinatie

(organisatoren).

evenemententerrein.

en organisatie (bedrijf)

VT&H en opdracht-

VT&H, opdrachtverlener

VT&H en coördinatie

VT&H, bepalen

verlener.

en coördinatie

collectieve voorziening.

programmatische

collectieve voorziening.

uitgangspunten en sfeer en opdrachtverlener

Exploitatie Mogelijk verdienmodel:

Netwerkbenadering en

Geen specifiek

Geen specifiek

Opbrengst horeca in

inkomsten van partners

verdienmodel.

verdienmodel.

de stad via

Samenwerkingsmodel in



Gemeente besteedt

de vorm van een

de vorm van een

de vorm van een

de organisatie van

stichting.

stichting.

stichting.

Koningsdag aan.

(financieel/natura). Voorkeursoptie:

20/60

muntverkoop.


Organisatie wordt uitbesteed aan bedrijf.

4.4

Uitkomsten interviews lokale stakeholders Specifieke uitkomsten Hieronder worden de specifieke uitkomsten per lokaal betrokken organisatie uiteengezet. Deze uitkomsten worden voorafgegaan door een korte beschrijving van de betreffende organisatie. Na de specifieke uitkomsten volgt er een overzicht van de algemene uitkomsten in de vorm van een tabel. Eindhoven365 Naast de marketingorganisatie van de stad is Stichting Eindhoven365 ook het loket voor organisatoren van evenementen. De stichting treedt op als vraagbaak en beheert formeel de evenementenkalender van de gemeente. Daarbij volgt de stichting het evenementenbeleid van de gemeente. Eindhoven365 stimuleert, ondersteunt en faciliteert in opdracht van de gemeente initiatieven en samenwerkingsverbanden die het merk Eindhoven versterken. Dit gebeurt door middel van het organiseren, beschikbaar stellen en delen van knowhow, (economische) facts and figures, netwerken, creativiteit, marketingexpertise, projectmanagement, hospitality en exploitatiemogelijkheden. Eindhoven richt zich op de thema’s Technologie, Design en Kennis (TDK) en daarnaast op de urban scene. Eindhoven365 stimuleert de verbinding van de stad met deze thema’s door onder andere: • horeca en retail te stimuleren om aan te sluiten bij de drie pijlers (TDK); • evenementen, openbare ruimten, architectuur, mobiliteit, sport, kunst, design en cultuur(instellingen) te laten zien wat technologie, design en kennis voor hen kan doen; • het business-to-business- en educatielandschap in Eindhoven en de regio in kaart te brengen en dit af te stemmen op TDK, waardoor er nog meer synergie ontstaat; • de urban, sport, gezondheid en recreatieve sector te verrijken met organisaties, evenementen en bedrijven die passen bij de pijlers van Eindhoven; • evenementen als Glow en Park Hilaria worden onder de vlag of betrokkenheid van Eindhoven365 georganiseerd. De belangrijkste uitkomsten van het overleg met Eindhoven365 zijn: • De gemeente moet Koningsdag als een evenement beschouwen en op die wijze de organisatie en coördinatie inrichten. Met de huidige wijze van organiseren wordt er te fragmentarisch gehandeld. Hierbij is het van belang om een strakke scheiding en inrichting te hanteren in taken: vergunningen, toezicht & handhaving is de primaire taak van de gemeente en de maatschappelijke inhoud (beleid, subsidies en organisatie) is een taak die ook opgepakt kan worden door een andere organisatie. De belangen binnen het gemeentehuis (en de tegenstrijdigheid daarvan) kunnen dan goed gescheiden worden. • Gesteld wordt: ‘Wat publiek geregeld kan worden, niet privaat regelen’. Hiermee wordt aangegeven dat er altijd een publieke verantwoordelijkheid bestaat en dat een commercieel model (in volledige aanbesteding) niet wenselijk is. • Eindhoven365 is voorstander van het buiten de deur zetten van de coördinatie, waardoor een andere wijze van organiseren mogelijk wordt, conform het evenementenbeleid van de gemeente.

21/60


•

•

•

• •

Eindhoven365 ziet zichtzelf daarbij als een servicecenter voor lokale ondernemers, partners en organisatoren en dit zou in haar ogen een meerwaarde zijn voor Koningsdag (frontofficerol). Zij ziet zichzelf als een optie voor de coördinatie (indien gewenst door de gemeente) in een samenwerkingsmodel, mede gelet op haar evenementenervaring en huidige rol. De gemeente heeft zelf, als gevolg van de gekozen organisatie-inrichting, te weinig capaciteit in huis om de coördinatie zelf goed te voeren. Dit leidt tot een kennisvacuüm. Daarnaast treedt er vermenging van regulering en evenementenbeleid op. Eindhoven365 wil haar organisatiestructuur aanpassen en de organisatie/coördinatie van evenementen onderbrengen in een aparte exploitatie-bv, waardoor er een scheiding ontstaat tussen huidige taken en evenementenorganisatie. Het model van Nijmegen (Stichting Vierdaagsefeesten) wordt omarmd, waarbij een goede samenwerking met in het bijzonder de gevestigde horeca van groot belang is. De huidige risico’s zitten met name in een niet-optimale communicatie over de (juridische) kaders van de gemeente en het ontbreken van een dynamisch proces van integraal evalueren, waarbij uitgegaan wordt van een gedeelde verantwoordelijkheid tussen gemeente en stakeholders.

Stichting Horeca Eindhoven (SHE) De horecaondernemers in Eindhoven zijn verenigd in Stichting Horeca Eindhoven. De stichting behartigt de belangen van diverse horecaondernemers, onder wie veel ondernemers die betrokken zijn bij evenementen tijdens Koningsdag. De stichting is gesprekspartner voor gemeente rondom de organisatie en speelt een rol in advies, draagvlak en afstemming. De belangrijkste uitkomsten van het overleg met Stichting Horeca Eindhoven zijn: • SHE geeft aan vooral duidelijkheid te willen in de mogelijkheden en onmogelijkheden met betrekking tot Koningsdag. Met name de transparantie in vergunningverlening, toezicht & handhaving wordt genoemd. Men wil hierbij binnen duidelijke kaders zelf vrijheid voor ondernemerschap. Transparantie in toewijzing pleinen/feestlocaties en terrasvergunningen worden specifiek genoemd. • Men geeft aan dat lokale ondernemers voorrang zouden moeten krijgen in aanbesteding en vergunningverlening boven organisatoren van buiten Eindhoven. Het Eindhovens belang moet gediend worden. • Wanneer er transparantie in kosten wordt geboden, is het bespreekbaar om duidelijke afspraken te maken over (financiële) bijdragen van de ondernemers, waarbij de ondernemers ook onderling kunnen kijken naar een goede verdeelsleutel in toewijzing en daarmee ook de opbrengsten. • In het kader van de evaluatie van Koningsdag 2014 zou er een aantal sessies met stakeholders plaatsvinden (georganiseerd door de gemeente) om te komen tot verbetering van de organisatie. Er is een sessie georganiseerd, maar hier is geen vervolg aan gegeven, waardoor men geen verbetering verwacht in de organisatie van Koningsdag 2015. • De gemeente zou, in afstemming met diverse stakeholders, de organisatie in eigen hand kunnen houden, maar dan zal er op bovenstaande punten wel verbeterd moeten worden. • Het samenwerkingsmodel is een mogelijkheid, maar dan in de vorm van een onafhankelijke partij. De specifieke meerwaarde van deze partij wordt nog niet echt gezien door SHE. Er wordt aangegeven dat het beleggen van de organisatie bij een bestaande partij niet de voorkeur geniet. Dit wordt deels ingegeven door het beeld van

22/60


•

•

belangenverstrengeling en het vraagstuk rondom het kunnen aannemen van een onafhankelijke positie ten opzichte van partners. Het commerciële model wordt niet omarmd, omdat men verwacht dat de aanbestedingsprocedure ervoor zorgt dat organisatoren van buiten Eindhoven de gunning krijgen en daarmee het voor het zeggen hebben tijdens Koningsdag. De lokale ondernemersruimte zal dan worden ingeperkt en dat vindt men geen goede zaak. De organisatie van de pleinen kan volgens SHE overgelaten worden aan de horecaondernemers. De gemeente is echter in hun ogen verantwoordelijk voor reiniging en openbare orde en veiligheid.

Evenementen Platform Eindhoven (EPE) Evenementen Platform Eindhoven (geen aparte stichting) heeft een deelnemersbestand van circa dertig evenementenorganisaties. Gezamenlijk genereren deze organisaties ruim 2,2 miljoen bezoekers. Daarnaast bestaat men uit vijftien vertegenwoordigers van commerciële partners in de evenementenbranche. Het platform behartigt de belangen van de Eindhovense evenementenorganisatoren en overige betrokkenen bij evenementen. Als platform is het EPE een bron van kennis, ervaring en contacten rond het organiseren van evenementen en biedt het de overheid een gestructureerd overleg. De belangrijkste uitkomsten van het overleg met Evenementen Platform Eindhoven zijn: • Er is aangegeven dat het dagelijks bestuur van EPE bezig is om het evenementenplatform door te ontwikkelen. Men heeft een goede relatie met de gemeente als adviespartner. • De huidige organisatie van Koningsdag laat te wensen over: de voorbereiding/organisatie verloopt hectisch, men is te laat met communiceren en de besluitvorming is ondoorzichtig. Er zou een duidelijk plan en protocol moeten komen. • Men is van mening dat de gemeente zelf de regie moet houden om op die manier betrokken te blijven bij wat er (inhoudelijk) speelt. Duidelijkheid verschaffen over ieders verantwoordelijkheden is echter het belangrijkste. Daarbij moet de gemeente een duidelijk standpunt bepalen wat betreft de inhoudelijke organisatie en programmering van Koningsdag en koers bepalen. • Het uitbesteden aan een commerciële partij wordt gezien als een mogelijkheid, maar dan enkel van de algemene, collectieve voorzieningen. De evenementenorganisatoren dienen zelf (commerciële) vrijheid te kunnen krijgen in de organisatie van evenementen tijdens Koningsdag. • Het samenwerkingsmodel wordt ook gezien als een mogelijkheid, maar de coördinatie bij bestaande partijen levert mogelijk discussie op: dit zal belangenverstrengeling met zich meebrengen. • EPE acht het mogelijk om organisatoren een (financiële) bijdrage in de coördinatie van Koningsdag te laten leveren. Echter, dit zal wel duidelijk en transparant ingekaderd moeten worden.

23/60


Top Events Top Events is gevestigd in Eindhoven en gespecialiseerd in publiekscatering op verschillende muziekfestivals, in- en outdoorevenementen en verschillende voetbalstadions. Samen met opdrachtgevers en partners zoekt ment naar de optimale mix van aanbod, verkrijgbaarheid, service en omzetsnelheid, om de bezoekers van het evenement zo goed mogelijk van dienst te zijn. De mobiele verkoopwagens en paviljoens bieden een groot scala aan producten en mogelijkheden om een volledig evenement van service te kunnen voorzien. De belangrijkste uitkomsten van het overleg met Top Events zijn: • Top Events is van mening dat zij een belangrijke bijdrage kan leveren om het exploitatietekort van de gemeente wat betreft de organisatie van Koningsdag te dichten. • De gemeente is in de ogen van Top Events de partij die de regie moet voeren, met name op het terrein van veiligheid. Men kan wel diverse taken uitbesteden om een professionele en efficiënte organisatie te voeren (programmering, coördinatie en dergelijke). • Men vindt het vreemd dat de gemeente Eindhoven het verlies voor haar rekening neemt, terwijl ondernemend Eindhoven profiteert van Koningsdag. • Het samenwerkingsmodel (in de vorm van een stichting) wordt omarmd, mits er daadwerkelijk goed samengewerkt kan worden tussen de verschillende partijen. Anders is er geen meerwaarde. Top Events heeft de vrees dat eigen belang in veel gevallen voor kan gaan op het gezamenlijke belang. • Een volledige uitbesteding van Koningsdag (commercieel model) wordt door Top Events niet als een positief model ervaren. De verantwoordelijkheid en coördinatie vanuit de gemeente geniet de voorkeur, waarbij taken worden uitbesteed en afspraken gemaakt kunnen worden over het exploitatieresultaat en/of dekking van de tekorten. Algemene uitkomsten In onderstaande tabel zijn de belangrijkste uitkomsten per lokaal betrokken organisatie beschreven. Deze uitkomsten vormen een belangrijke indicatie hoe de verschillende organisaties aankijken tegen de organisatie van Koningsdag. Tabel 4 Overzicht uitkomsten algemeen beeld stakeholders Eindhoven365

SHE (Horeca)

EPE (Even. Platf.)

Top Events

Ja, door huidige rol van

Ja, door betrokkenheid

Ja, door rol als

Ja, maar specifiek

evenementenloket.

via ondernemers.

belangenbehartiger en

voor deel dat aan hen

kennisplatform

is uitbesteed.

Activiteiten Zicht op activiteiten?

Verantwoordelijkheid:

Nee, tussenschakel

Gedeeld, wat betreft

Gedeeld, wat betreft

Gedeeld, alleen

tussen gemeente en

meedenken in beleid.

meedenken in beleid.

verantwoordelijkheid

organisator (Glow en

Geen eind-

Geen eind-

over de taken

Hilaria worden binnen

verantwoordelijkheid.

verantwoordelijkheid.

waarvoor zij opdracht

aparte stichting wel zelf

heeft gekregen.

georganiseerd)

Organisatie Taken:

Loketfunctie, beheren

Belangenbehartiging en

Belangenbehartiging

evenementenkalender,

kennisdeling.

en kennisdeling.

Door transparanter

Door transparanter

Organisator.

organiseren. Visie op organisatie:

24/60

Scheiden van VT&H en

Een goede organisatie


maatschappelijke rol.

opereren en tijdig

opereren en tijdig

staat bij regie door de

Door samenwerking en

communiceren vindt er

communiceren vindt er

gemeente en het

professioneel handelen

een betere organisatie

een betere organisatie

uitbesteden van

organiseren.

plaats.

plaats.

expertisetaken.

VT&H (gemeente),

VT&H, coördinatie

VT&H, coördinatie

VT&H, coördinatie

coördinatie en

(gemeente), organisatie

(gemeente),

(gemeente),

samenwerking

(organisatoren)

organisatie

organisatie

(organisatoren)

(organisatoren)

VT&H en coördinatie en



organisatie collectieve

en organisatie

en organisatie

voorzieningen.

collectieve

collectieve

voorzieningen.

voorzieningen.

Randvoorwaarden Verantwoordelijkheden:

(stichting), organisatie (organisatoren) Rol gemeente:

VT&H.

Exploitatie Mogelijk verdienmodel:

Verdienmodel door

Verdienmodel voor

Verdienmodel voor

Uitvoeren taken

samenwerking en

individuele

individuele

gemeente.

afstemming.

organisatoren/

organisatoren.

ondernemers. Voorkeursoptie:

Samenwerkingsmodel

Regie gemeente/

Regie gemeente/

Regie gemeente,

(stichting)

samenwerkingsmodel.

samenwerkingsmodel

organisatie uitbesteed.

Stichting Ondernemersfonds Eindhoven Centrum Tot slot is er gesproken met de Stichting Ondernemersfonds Eindhoven Centrum (SOEC). Deze stichting beheert een fonds gefinancierd uit reclamebelasting, dat wordt geïnd door de gemeente Eindhoven. Uit dit fonds worden bijdragen verstrekt aan ondernemers en/of initiatieven die het centrum (en haar ondernemerschap) ten goede komen. Zo zijn er bijdragen uit het fonds gegeven ten behoeve van verfraaiing van de binnenstad, Glow en het verbeteren van de looproutes en bereikbaarheid. SOEC is voorstander van een neutrale partij als coördinator voor Koningsdag. Hoewel SOEC geen directe betrokkenheid heeft bij de evenementen en/of organisatie van Koningsdag, wordt opgemerkt dat (commerciële) belangen tussen diverse lokale stakeholders momenteel niet altijd overeenkomen. Daarnaast wordt opgemerkt dat Koningsdag altijd verankerd zou moeten blijven in het gemeentelijke evenementenbeleid, waarbij de gemeente een verantwoordelijkheid heeft en moet houden. Een puur commercieel model wordt dan ook niet aanbevolen. Op termijn zou een dergelijke neutrale, onafhankelijke partij mogelijk meer evenementen kunnen coördineren/organiseren.

25/60


Hoofdstuk 5 Analyse en conclusies 5.1

Inleiding De uitkomsten van hoofdstuk 4, gecombineerd met de beleidsuitgangspunten (hoofdstuk 3), geven voldoende informatie om de consequenties voor de drie opties in kaart te brengen en te bepalen welke optie de voorkeur geniet. Deze analyse is weergegeven in paragraaf 5.2. In paragraaf 5.3 zijn de conclusies van het onderzoek (waaronder de conclusie met betrekking tot de voorkeursoptie) uiteengezet. De analyse is uitgevoerd om de volgende onderzoeksvragen te beantwoorden: • een advies te formuleren over welke optie het meest wordt gedragen; • te kunnen aangeven op welke wijze Koningsdag per 2016 vormgegeven zou kunnen worden ter implementatie van de geadviseerde optie. De uitkomsten worden in verband gebracht met de volgende drie opties: 1. Commercieel model: overdragen aan een commerciële organisatie; 2. Samenwerkingsmodel: overdragen aan een maatschappelijke organisatie, zoals bijvoorbeeld Stichting Horeca Eindhoven, Eindhoven365; 3. Intern verzelfstandigen: zelf de regie blijven voeren en dit borgen binnen de gemeentelijke organisatie. Hierbij zou de gemeente meer inkomsten kunnen genereren door bijvoorbeeld het verpachten van de (commerciële) pleinen. De beleidsdocumenten Uit de verschillende beleidsdocumenten van de gemeente blijkt dat Koningsdag een plaats heeft gekregen in het overkoepelende evenementenbeleid en dat er ook spelregels voor organisatoren zijn vastgelegd. Daarnaast heeft veiligheid en crowdmanagement, primair de verantwoordelijkheid voor vergunningverlening en openbare orde ,de laatste jaren veel aandacht gekregen waardoor er veel verbeterpunten op het veiligheidsaspect zijn ontstaan en toegepast. De inbedding van veiligheid en vergunningverlening en de daaraan gekoppelde verantwoordelijkheden binnen de organisatie zijn hiermee op een juiste wijze geborgd. Hiermee wordt op strategisch niveau (evenementenbeleid) en tactisch niveau (spelregels) een basis gelegd voor de coördinatie en organisatie van Koningsdag. Deze basis geldt voor alle drie de opties. Echter, in het evenementenbeleid (algemeen) en in het vooronderzoek en de adviesnota wordt specifiek aangegeven dat men wil toewerken naar het uit handen geven van de organisatie van Koningsdag. Vanuit het beleid bezien zou de voorkeur uitgaan naar een commercieel model (optie 1) of naar een samenwerkingsmodel (optie 2). Dat in het evenementenbeleid wordt gesteld dat de gemeente een bijdrage wil blijven leveren en de gemeentelijke taken verder wil professionaliseren versterkt de voorkeur voor optie 1 en 2, waarbij er een heldere scheidslijn wordt gecreëerd tussen de gemeentelijke taken en taken van derden. De gemeente geeft daarbij aan samenhang en transparantie te willen bieden ten behoeve van de evenementen in Eindhoven. Eindhoven365 speelt hierin een rol (loketfunctie en beheer evenementenkalender). Door niet alleen in beleid samenhang te zoeken (strategisch/tactisch niveau) maar ook op operationeel niveau, door samenwerking van

26/60


diverse (lokale) stakeholders, wordt de gewenste samenhang ook daadwerkelijk uitgevoerd. Het samenwerkingsmodel optie 2 geniet dan de voorkeur, aangezien het uitgangspunt van dit model het beleid versterkt. Met optie 1 (commercieel model) kan dit beleid ook versterkt worden, maar het model heeft dit niet van nature in zich (economisch belang boven maatschappelijk belang). De begroting van Koningsdag 2015 laat zien dat Koningsdag niet kostendekkend georganiseerd kan worden in het huidige model (opbrengsten wegen niet op tegen de kosten, waardoor dekking uit de gemeentelijke reserves noodzakelijk is). Daarbij zijn alle indirecte, verborgen uren niet inzichtelijk, waardoor de werkelijke kosten waarschijnlijk hoger zijn dan de weergegeven begroting. Ten behoeve van alle drie de opties is meer inzicht in de kosten noodzakelijk. Aangezien er in principe geen bezuinigingstaakstelling aan het onderzoek ten grondslag ligt, is er geen directe voorkeursoptie vanuit financieel oogpunt. Echter, het lijkt vanzelfsprekend wenselijk om de gemeentelijke bijdrage (of in ieder geval de dekking vanuit de reserve) te minimaliseren. Optie 1 (commercieel model) zou dan de meest voor de hand liggende optie zijn om het exploitatieresultaat te verbeteren. Ook optie 2 (samenwerkingsmodel) zal voordelen bieden, mede wanneer er door samenwerking extra inkomsten/bijdragen gerealiseerd kunnen worden. Daarbij dient wel te worden aangemerkt dat bij optie 1 en 2 kan blijken dat de werkelijke kosten hoger uitpakken dan nu bekend. Dit houdt direct verband met de uren binnen de gemeentelijke organisatie die nu niet inzichtelijk zijn. Een interne verzelfstandiging (optie 3) zal ook een beter exploitatieresultaat kunnen bewerkstelligen, maar dan dienen intern alle kosten goed inzichtelijk gemaakt te worden en zal er intern een harde knip tussen organisatie en wettelijke taken (VT&H) gemaakt moeten worden. De bewoners van Eindhoven De mening van bewoners door middel van het Digipanel laat zien dat men positief is over Koningsdag en ook massaal hierin participeert. Er is draagvlak voor het evenement. Men heeft wel veel tips ter verbetering van het evenement gegeven, die veelal verband houden met de coördinatie, de organisatie en de programmering van Koningsdag. In een commercieel model of een samenwerkingsmodel (optie 1 en 2) kan er efficiënter en beter worden ingespeeld op deze behoeften van bewoners, aangezien er meer en beter aandacht gegeven kan worden aan de coördinatie en samenhang van Koningsdag en er wellicht door financiering van derden (sponsoring en dergelijke) meer ruimte kan ontstaan voor innovatie. Gemeente Eindhoven De sectorhoofden Veiligheid en Economie & Cultuur hebben aangegeven voorkeur te hebben voor het extern verzelfstandigen van Koningsdag, waarbij optie 2 (samenwerkingsmodel) genoemd is als uitgangspunt. Men is daarbij van mening dat – ten behoeve van de transparantie – rollen helder gescheiden moeten zijn. Een commercieel model (optie 1) wordt niet gezien als ideaal, aangezien men in de samenwerking toch betrokken wil blijven en de programmering niet in handen van een commerciële partij wil leggen. Bij optie 1 hoeft de programmering overigens niet per definitie aan een bedrijf toevertrouwd te worden, er zijn ook varianten mogelijk waarbij alleen de productie door een bedrijf wordt gedaan. Men geeft aan dat interne verzelfstandiging onvoldoende transparantie zal bieden. Dit heeft dan ook niet de voorkeur, mede door het feit dat men zich bij voorkeur uitsluitend wil richten op de wettelijke taken van de gemeente in met betrekking tot VT&H en veiligheid.

27/60


Interviews: organisatie grote stadsevenementen in andere gemeenten De gemeenten en organisaties die geïnterviewd zijn over grootschalige evenementen in andere steden geven eenduidig aan dat organisatie van een dergelijk evenement door de gemeente zelf niet wenselijk is. De gemeente Utrecht heeft de coördinatie/organisatie (deels) nog wel in eigen hand, maar vindt dit eigenlijk ook niet de meest ideale situatie en denkt ook na over een ander model. De belangrijkste reden om de organisatie/coördinatie buiten de deur te zetten is het tegengaan van belangenverstrengeling in de organisatie en een goede scheiding van taken. De overige organisaties geven aan voorkeur te hebben voor optie 2 (samenwerkingsmodel). LOC7000 (een commerciële producent van grootschalige evenementen) heeft ook de voorkeur voor het samenwerkingsmodel, maar deze voorkeur heeft ook elementen van optie 1 (commercieel model). LOC7000 geeft daarbij aan dat de gemeente eindverantwoordelijk moet zijn voor de inhoudelijke afwegingen omtrent sfeer en programmering. De uitvoering en het optimaliseren van inkomsten uit de horeca (waar zowel bedrijf als gemeente van profiteren) kan door een bedrijf worden gedaan. De wijze van organisatie van de Vierdaagsefeesten lijkt het meest op optie 2, het samenwerkingsmodel. Opmerkelijk is echter dat de stichting veel taken oppakt die ook bij de gemeente zouden kunnen liggen, met name waar het gaat om vergunningaanvragen. De stichting heeft jarenlange ervaring en expertise opgebouwd en het model van inkomsten en collectieve voordracht voor vergunningen, waardoor er grip is op samenhang en programmering, werkt goed in Nijmegen. De bepalingen die in het (vergunningen)beleid zijn opgenomen ten aanzien van voorrang op basis van historie en samenwerking, sluiten aan bij de behoeften van de ondernemers. Het samenwerkingsmodel dat in Nijmegen gekozen is (netwerkbenadering) levert veel partners en sponsoring op, waardoor er veel draagvlak in de stad ontstaat en extra inkomsten gegenereerd worden die positieve effecten hebben op gemeente, de stichting, de ondernemers, de bezoekers en de bewoners. De gehele coördinatie en collectieve vergunningsvoordracht is bij de stichting belegd, waarbij de gemeente enkel toetst. Het uitbesteden van gemeentelijke taken rondom vergunningverlening past echter niet bij de nadrukkelijke wens die de sectorhoofden Veiligheid en Economie & Cultuur van de gemeente Eindhoven hebben geuit om de taakverdeling tussen overheid en andere partijen zo duidelijk mogelijk te scheiden. Het model in Rotterdam (Rotterdam Festivals) is vergelijkbaar met de huidige (evenementen)rol van Eindhoven365: loketfunctie en het beheren van de evenementenkalender. Dit is een wezenlijk andere rol dan organisator/coördinator van een grootschalig evenement. Ook hier ligt belangenverstrengeling op de loer, wanneer de kaders en verantwoordelijkheden niet helder zijn geformuleerd (zowel tussen stichting en gemeente, als tussen stichting en ondernemers). De lokale partners De lokaal betrokken organisaties, zeer verschillend in organisatie en opvattingen, zijn verdeeld in hun meningen over de organisatie van Koningsdag. Behalve door Eindhoven365 wordt met name de voorkeur gegeven aan een optimalisatie van het huidige model (voorkeur optie 3, interne verzelfstandiging). De grootste belemmeringen waarop verbeterd moet worden betreffen de communicatie, transparantie en duidelijke afspraken en een goede planning. De noodzaak voor een ander model wordt niet meteen omarmd. Indien een ander model wel geambieerd wordt, geven SHE en EPE aan het samenwerkingsmodel als een optie te zien.

28/60


Top Events geeft de voorkeur aan optie 3, maar ziet mogelijkheden in het uitbesteden van specifieke organisatieonderdelen (waarbij opbrengsten- en risicodeling opties zijn). Dit neigt naar optie 1 (commercieel model), maar men heeft aangegeven dat de gemeente altijd de regie zou moeten blijven voeren.

Eindhoven365 is uitgesproken voorstander van een scheiding van organisatie en VT&H. Zij heeft optie 2 (het samenwerkingsmodel, naar voorbeeld Vierdaagse Nijmegen) als voorkeur. Men geeft aan dat de huidige werkwijze, de koppeling met marketing en de evenementenervaring prima passen bij de coördinatie van Koningsdag. Dit wil men uitdrukkelijk samen met lokale stakeholders uitvoeren. Opvallend is dat uit de interviews naar voren is gekomen dat over het algemeen bij de organisatie niet de voorkeur wordt gegeven aan het onderbrengen van coördinatietaken bij een bestaande organisatie. Beeldvorming rondom belangenverstrengeling en belang versus samenwerking spelen hierbij de belangrijkste rol. Indien optie 2 (samenwerkingsmodel) als voorkeur gekozen wordt, zal in het creëren van draagvlak energie gestoken moeten worden. SOEC heeft zich ook uitgesproken voor optie 2: het samenwerkingsmodel. Samenhang In onderstaande tabel zijn de hierboven uiteengezette analyses in samenhang in beeld gebracht. Daarmee ontstaat er een goed beeld van de diverse uitkomsten. In de beoordeling is gewerkt met de volgende waarderingsschaal: + (positief), +/- (neutraal), - (negatief), waarbij er in de kolom Benchmark en Lokale partners per geïnterviewde organisatie een waardering is gegeven (extra weging). Dit houdt in dat er bij de kolom ‘Benchmark’ en bij de kolom ‘Lokale partners’ vier beoordelingen per rij zijn aangegeven (per geïnterviewde partij één beoordeling). SOEC is in deze beoordeling niet meegenomen. Tabel 5 Samenhang van de analyse Beleid

Gemeente

Benchmark

Lokale partners

+/-

-

+/- | - | - | -

-|-|-|-

Optie 2 (Samenwerking)

+

+

+|+|+|+

+ | +/- | +/- | -

Optie 3 (Intern verzelfst.)

-

-

- | - | - | +/-

-|+|+|+

Optie 1 (commercieel)

29/60


5.2

Conclusies Op basis van bovenstaande analyse kan het volgende geconcludeerd worden: • Het samenwerkingsmodel (optie 2) geniet overall de voorkeur en biedt de meeste voordelen: het sluit aan bij de beleidskaders van de gemeente, de doorontwikkeling die bewoners wensen, het model strookt met de gewenste werkwijze van de ambtelijke organisatie en het biedt nieuwe mogelijkheden van inkomsten en kostenverlaging. De benchmark onderschrijft deze uitgangspunten. De lokale stakeholders zien de meerwaarde van deze optie minder, maar indien er door dit model meer transparantie, samenwerking en een betere communicatie bewerkstelligd wordt, zullen ook de lokale stakeholders zich kunnen vinden in het model (men staat er niet negatief tegenover). • Het draagvlak bij de lokale organisaties om de coördinatie/organisatie van Koningsdag onder te brengen bij een bestaande organisatie is niet groot. Men heeft meer vertrouwen in de regierol van de gemeente en/of een onafhankelijk orgaan. • Om een goede keuze te maken voor een bepaalde optie dienen de werkelijke kosten goed in beeld gebracht te worden. Er is op dit moment onvoldoende zicht op de werkelijke kosten. Indien gekozen wordt voor het buiten de deur zetten, is inzicht in kosten noodzakelijk, zowel voor de gemeente als voor de uitvoerende partij. Financiële afspraken zijn een belangrijke basis voor de te sluiten dienstverleningsovereenkomst. • Lokale stakeholders hebben aangegeven dat communicatie, transparantie, naleving van afspraken en het voeren van een goede planning van belang zijn. Deze verbeteringen zijn onafhankelijk van welke keuze voor een specifieke optie.

30/60


Hoofdstuk 6 Aanbevelingen 6.1

Inleiding Ten behoeve van een goede coördinatie en organisatie van Koningsdag 2016 en verder zijn hieronder een aantal aanbevelingen gedaan. Deze aanbevelingen houden verband met de uit de analyse naar voren gekomen voorkeursoptie, het samenwerkingsmodel. In paragraaf 6.4 is het stappenplan geschetst om te komen tot het implementeren van de voorkeursoptie voor de editie Koningsdag 2016. De aanbevelingen worden in paragraaf 6.2 voorafgegaan door de juridische en vergunning technische implicaties van de conclusies (de voor- en nadelen voor verdere uitwerking).

6.2

Implicaties, voor- en nadelen van de conclusies Er kan gekozen worden voor een subsidieverlening of een overheidsopdracht. Het onderscheid tussen deze twee zaken is niet altijd even helder. Het hangt van de inrichting van de financiële relatie af of deze zich kwalificeert als opdracht of als subsidie. Of de uitbesteding van taken met betrekking tot Koningsdag zich het beste leent voor een opdrachtverlening of een subsidieverstrekking zal verder moeten worden onderzocht. De conclusies uit hoofdstuk 5 zijn juridisch en vergunningtechnisch getoetst door de heer R. Haase en mevrouw D. Hendrix van de gemeente, waarbij eventuele specifieke voor- en nadelen benoemd zijn. De diverse juridische en vergunningstechnische implicaties voor zowel openbare aanbesteding als subsidieverstrekking volgen hier. •

31/60

Openbare aanbesteding (overheidsopdracht): Bij een openbare aanbesteding ziet de gemeente de uit te besteden taken met betrekking tot Koningsdag als een opdracht. Afhankelijk van het bedrag zal door de gemeente openbaar moeten worden aanbesteed (Europese aanbesteding). Indien het gaat om een bedrag boven de aanbestedingsgrens (€ 207.000,— voor diensten) is Europese aanbesteding aan de orde. De gemeente stelt een programma van eisen op voor het uitvoeren van de opdracht. Zowel non-profit- als profitorganisaties kunnen deelnemen aan de aanbesteding. Zij moeten voldoen aan de voorgestelde geschiktheidscriteria om te kunnen deelnemen aan het aanbestedingsproces. De biedingen worden geselecteerd op basis van vooraf door de gemeente vastgestelde en gecommuniceerde selectiecriteria. Het doel van aanbesteding is dat alle partijen gelijke kansen hebben op de opdracht. Partijen – lokaal of niet-lokaal – moeten dus gelijke kansen hebben. Veel gemeenten zoeken echter naar mogelijkheden om binnen de regels lokale partijen de voorkeur te geven, bijvoorbeeld door minimaal een bepaald percentage lokale inschrijvers uit te nodigen, door extra aandacht voor de aanbesteding in lokale media of via een criterium ten aanzien van een ecologische footprint (wie van ver komt, moet meer reizen en vervuilt meer). Er zijn overigens een aantal uitzonderingen op de aanbestedingsplicht. In de eerste plaats geldt er tegenwoordig nog een beperkt regime voor 2B-diensten. Er hoeft in beginsel geen voorafgaande oproeping tot mededinging plaats te vinden. Onder andere culturele diensten worden aangemerkt als 2B-diensten. De organisatie van Koningsdag zou aangemerkt kunnen worden als 2B-dienst. Hierbij wordt door de juristen opgemerkt dat in de nieuwe aanbestedingsrichtlijn het regime ten aanzien van 2B-diensten drastisch is gewijzigd (beperkt). In de nieuwe richtlijn zal de organisatie van Koningsdag niet meer


worden aangemerkt als 2B-dienst. De richtlijn moet in april 2016 in Nederland zijn geïmplementeerd. Daarnaast is van de aanbestedingsregels uitgezonderd de concessie voor diensten. Een concessie is hetzelfde als een gewone overheidsopdracht, alleen de door de gemeente te leveren tegenprestatie bestaat uit het recht om de dienst te exploiteren (voor eigen rekening en risico). Zowel voor de 2B-dienst als voor de concessie en de opdracht waarvan de waarde beneden de aanbestedingsdrempel blijft geldt dat, indien er sprake is van een grensoverschrijdend belang, een voorafgaande oproeping tot mededinging wel is vereist. Of er sprake is van grensoverschrijdend belang is afhankelijk van de omstandigheden van het geval. Relevante omstandigheden die afgewogen kunnen worden zijn de aard van de opdracht, de waarde van de opdracht en de plaats van uitvoering van de opdracht. Hoewel de juristen geen garantie kunnen geven, wordt ingeschat dat er geen sprake is van een opdracht met een grensoverschrijdend belang. Het gaat immers om het organiseren van een typisch Nederlands feest, waarbij kennis van Nederlandse regelgeving van buitengewoon belang is. Geadviseerd wordt om risico's te vermijden en het voornemen om de opdracht met de stichting af te sluiten te publiceren. •

Subsidieverstrekking: Subsidie voor het organiseren van Koningsdag: de gemeente stelt een subsidie ter beschikking voor de uit te besteden taken. De gemeente kan ervoor kiezen deze subsidie ter beschikking te stellen aan een partij die de gemeente hiervoor op het oog heeft of hiervoor in het leven roept, bijvoorbeeld een stichting. De gemeente kan er ook voor kiezen om de subsidie ter beschikking te stellen en partijen uit te nodigen deze subsidie aan te vragen. De procedure moet transparant zijn en op basis van objectieve en non-discriminerende voorwaarden plaatsvinden en de subsidie moet voldoen aan de Algemene Subsidieverordening van de gemeente Eindhoven en eventuele nadere regelingen.

•

Staatssteun (aandachtspunt bij zowel opdrachtverlening, als subsidieverstrekking): Het is niet toegestaan om aan ondernemingen staatssteun (selectief, niet-marktconform voordeel die de mededinging vervalst en die leidt tot het negatief beïnvloeden van het handelsverkeer in de EU). Staatssteun kan gemeld worden bij de Europese Commissie (EC). De EC onderzoekt de maatregel op verenigbaarheid met het Verdrag (VWEU). Er zijn echter ook uitzonderingen mogelijk op deze meldingsplicht. De eerste ‘uitzondering’ is ervoor te zorgen dat er sprake is van een marktconforme transactie. Indien besloten wordt een overeenkomst aan te gaan met de stichting, dient de te betalen vergoeding marktconform te zijn. Dit vergt een nadere beoordeling door een deskundige. Een andere uitzondering kan eventueel gevonden worden in de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV). In deze AGVV is een aantal activiteiten opgenoemd die niet behoeven te worden gemeld bij de EC. Wel dient er een kennisgeving (online) plaats te vinden. Een van die uitzonderingen betreft cultuur. Een andere uitzondering betreft de de-minimisregeling. Op grond van deze regeling kunnen overheden steun aan ondernemingen verlenen tot een bedrag van € 200.000,—. Dit bedrag geldt per onderneming over een periode van drie jaar.

32/60


Het ‘Nijmeegs model’ De gemeente heeft ons gevraagd om het Nijmeegs model te beschrijven en heeft dit intern juridisch getoetst. Hier is de volgende informatie uit naar voren gekomen. •

Beschrijving Nijmeegs model: In Nijmegen geeft de gemeente een subsidie aan de Stichting Vierdaagsefeesten. Er zijn tijdens de Vierdaagsefeesten veel partijen die een subevenement organiseren. De aanvraag voor de vergunningen voor deze activiteiten tijdens de Vierdaagse verloopt via Stichting De 4Daagse. Ook int de stichting de precario- en de legeskosten en draagt deze af aan de gemeente. In de samenwerkingsovereenkomst die de gemeente en de stichting hebben afgesloten voor de periode 2014-2018 zijn de afspraken als volgt verwoord: ‘2.2. De Stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen verkrijgt gedurende de periode van de Vierdaagsefeesten van de gemeente de exclusieve civielrechtelijke toestemming tot het in gebruik nemen van de in het goedgekeurde vlekkenplan opgenomen delen van de (binnen)stad met het recht van onderuitgifte ten behoeve van het exploiteren van vermaakcentra, muziekpodia, terrassen en standplaatsen. De Stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen geeft jaarlijks op basis van een vlekkenplan aan welke gebieden zij in gebruik wil nemen gedurende de periode van de Vierdaagsefeesten. De Stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen toetst de aanvragen voor vergunningverlening en draagt deze al dan niet voor aan de gemeente. 2.3 De Stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen toetst aanvragen van ondernemers op de volgende aspecten: - veiligheid, inrichtingseisen,- samenwerking (samenwerking tussen ondernemers wordt geprefereerd boven niet-samenwerking), - continuïteit, - kwaliteit (uitstraling en diversiteit), ervaringsregels, - duurzaamheid.’ Voor meer details over de taakverdeling tussen gemeente en stichting, zie bijlage 4, waarin de volledige Samenwerkingsovereenkomst Vierdaagsefeesten 2014-2018 is opgenomen. De vergunningverlening is sterk gebaseerd op historie, zoals in de hieronder opgenomen evaluatietekst over vergunningen blijkt (afkomstig uit het rapport Evaluatie Vierdaagse Nijmegen 2013; het volledige rapport is terug te vinden in de bijlage): ‘Zoals gezegd is het uitgangspunt van het vergunningenproces dat we alleen toetsen wat anders is ten opzichte van de voorgaande editie van de Vierdaagse. Veel onderdelen van de Vierdaagse zijn jaarlijks terugkerende activiteiten die qua opzet weinig of niet veranderen. Belangrijk is dan dat de gemeente onderliggende documentatie goed archiveert. Een belangrijk aandachtspunt voor de editie 2014 is dus de beschikbaarheid van een goed bijgehouden Vierdaagse(bouw)archief.’

•

Juridische toetsing Nijmeegs model door de heer R. Haase en mevrouw D. Hendrix van de gemeente Eindhoven: Het Nijmeegse model gaat uit van een apart op te richten entiteit. Er wordt genoemd een stichting of coöperatie. Het Nijmeegse model is in het onderzoek juridisch expliciet niet geduid, maar de stichting krijgt op een aantal gebieden het recht om evenementen te organiseren. De diverse activiteiten op de verschillende locaties worden door derden verricht. Deze derden zijn partijen die van de gemeente de benodigde evenementenvergunningen krijgen, weliswaar op voordracht van de stichting. De stichting krijgt een subsidie. Vanuit juridisch perspectief is niet duidelijk of deze relatie zich kwalificeert als subsidie of als opdracht (of concessie). Dit hangt met name af van de gewenste mate van sturing en eventuele btw-aspecten. Nadere gedachtenvorming is hier nodig.

33/60


•

6.3

Er moet in ieder geval aan de Dienstenrichtlijn worden voldaan: Op grond van de Dienstenrichtlijn moeten schaarse vergunningen (vergunningen met een beperkte geldigheidsduur) via een selectieprocedure verdeeld worden. Deze procedure moet non-discriminatoir, objectief en transparant worden uitgevoerd. Er mag rekening worden gehouden met de volksgezondheid, het sociaal beleid, de gezondheid & veiligheid van werknemers, de bescherming van milieu, het behoud van cultureel erfgoed en andere dwingende redenen van algemeen belang. De Dienstenrichtlijn merkt onder andere de volgende gronden aan als dwingende redenen van algemeen belang: openbare orde, openbare veiligheid, staatsveiligheid, bescherming van consumenten en fraudebestrijding. De juristen van de gemeente hebben de volgende stelling extern laten onderzoeken: ‘Horecaondernemers aan de horecapleinen (waaronder de Markt en het Stationsplein) worden mogelijk geschaad als gevolg van concurrentie in combinatie met het (deels) niet kunnen uitoefenen van de reguliere terrasactiviteiten. Deze zouden namelijk moeten wijken voor de evenementenlocatie. En dat heeft negatieve gevolgen voor het algemeen belang van de stad (werkgelegenheid, economische groei et cetera). In deze situatie zou geredeneerd kunnen worden dat dit algemeen belang een mogelijkheid is om deze horecaondernemers vanuit de dienstenrichtlijn een voorrangspositie te geven.’ Men heeft deze insteek destijds geformuleerd omdat deze insteek ambtelijk reëel en te verdedigen gevonden werd. Dirkzwager advocaten heeft echter aangegeven dat deze redenering strijdig lijkt met de Dienstenrichtlijn. Zonder het risico van procedures had de gemeente wellicht toch voor deze mogelijkheid kunnen kiezen, maar in de situatie van Eindhoven is dit wellicht toch niet verstandig. Belangrijke bijkomstigheid: het Stadhuisplein is voor Koningsdag een belangrijke evenementenlocatie; echter, het Stadhuisplein is juist geen locatie waar horecaondernemers gevestigd zijn. Ofschoon Nijmegen wel kiest voor lokale partijen en een historiecriterium, en dit kennelijk nooit is aangevochten, lijkt het ons dus een risico om vergunningen slechts aan lokale partijen voor te behouden. Men kan zich echter wel voorstellen dat de aard van de activiteit een uitzondering kan zijn op het non-discriminatieverbod, bijvoorbeeld wanneer het gaat om de organisatie van lokale, folkloristische activiteiten. Hier ligt het niet voor de hand om niet-lokalen toe te laten. Maar als het gaat om grootschalige, commerciële dancefeesten (zoals bij Koningsdag), is er geen reden om te discrimineren.

Aanbevelingen Algemeen • Voor het op afstand zetten van de organisatie van Koningsdag is het een randvoorwaarde dat de gemeente volledig zicht heeft op alle taken en werkzaamheden die ten behoeve van Koningsdag verricht moeten worden en het aantal out-of-pocketkosten en het aantal uren dat hiermee gemoeid is. Alleen dan kan de gemeente (een deel van) haar taken uitbesteden dan wel op afstand zetten. De gemeente heeft op dit moment onvoldoende zicht op de werkzaamheden en bijbehorende uren die met Koningsdag samenhangen. De gemeente kan – door een veel intensievere interne coördinatie en verslaglegging – bij de editie 2015 de taken, werkzaamheden deze kosten en uren in beeld brengen. • Aan de hand van het verkregen inzicht kan de gemeente een goede demarcatie opstellen van de taken die onder verantwoordelijkheid en regie van de gemeente blijven en welke taken buiten de deur gezet kunnen worden (en welke financiële verrekening hierbij past).

34/60


•

In de toerekening van taken en verantwoordelijkheden stellen wij onderstaand overzicht voor. Per onderwerp zal bezien moeten worden, na verdieping in de huidige kosten binnen de gemeente, in welke mate de budgetten ten behoeve van de kosten extern geplaatst kunnen worden en welke bedragen hiermee gepaard gaan (dit laatste is mede afhankelijk van een goed inzicht in de huidige indirecte kosten en eventuele frictiekosten).

Tabel 6 Mogelijke verdeling taken en verantwoordelijkheden gemeente – externe partij Omschrijving Vlekkenplan

Gemeente Samen met externe partij

Mobiliteitsplan

Externe organisatie Samen met gemeente Samen met gemeente en politie

Veiligheid & Crowdmanagement

Verantwoordelijk station en openbare ruimte binnenstad en gedeelde verantwoordelijkheid voor evenementenpleinen

Gedeelde verantwoordelijkheid voor evenementenpleinen

Camera’s, portofoons en verbindingen

Zie Veiligheid & Crowdmanagement

Zie Veiligheid & Crowdmanagement

ICT/Catering/Personeel Reiniging binnenstad

Verantwoordelijk Verantwoordelijk

Kan verantwoordelijkheid dragen om kosten deels te verhalen

Toiletten

Verantwoordelijk

Aanpassingen openbare ruimte

Verantwoordelijk in afstemming met de gemeente

Verkeersmaatregelen

Verantwoordelijk in samenwerking met externe organisatie

Verantwoordelijk in samenwerking met de gemeente

Preventieve inzet GHOR



Communicatie

Publicatie vergunningen en ontheffingen

Verantwoordelijk overige communicatie

Inhoudelijke kaders programma

Verantwoordelijk

Voorschriften en condities

Verantwoordelijk

Inhoudelijke toetsing programma

Verantwoordelijk binnen door gemeente gestelde kaders

Vergunningen standplaatsen

(Eind)verantwoordelijk

Handhaving vergunningen

Verantwoordelijk

Bijdragen organisatoren

Nader te bepalen

Nader te bepalen

Sponsorwerving

Verantwoordelijk i.a.m. gemeente

(Sluitende) begroting

Verantwoordelijk i.a.m. gemeente

Bijdrage evenementenbudget gemeente

35/60

Gemeente


•

In het vooronderzoek zijn de volgende inhoudelijke uitgangspunten opgesteld: - Koningsdag biedt stadsbreed een aantrekkelijk programma voor alle leeftijden. - Koningsdag geeft ruimte voor nieuwe kleinschalige initiatieven. - Koningsdagactiviteiten zijn qua inhoud en aantal goed verspreid over de stad. - Koningsdag groeit niet verder in het centrum. - De programmering van Koningsdag is herkenbaar en thematisch per locatie. - Het evenement is voor eenieder toegankelijk. Deze uitgangspunten worden echter door de diverse stakeholders als zeer algemeen ervaren. Daarnaast worden de verschillende begrippen als groei, toegankelijk en kleinschalig als multi-interpretabel ervaren, waardoor men niet weet wat er eigenlijk bedoeld wordt. Het is aan te bevelen om deze uitgangpunten, wil men ze als kader gebruiken, beter te formuleren en exact aan te geven wat bedoeld wordt met de verschillende begrippen. Wanneer de organisatie van Koningsdag buiten de deur wordt gezet, is dit zeker van belang, zodat er geen ruis kan ontstaan in de vast te leggen afspraken in de overeenkomst.

Er zijn diverse routes denkbaar naar het samenwerkingsmodel. Wij benoemen er hier twee: • Route A: geleidelijke weg naar het samenwerkingsmodel; • Route B: na Koningsdag 2015 oprichten van onafhankelijke stichting ten behoeve van Koningsdag 2016. Route A: geleidelijke weg naar het samenwerkingsmodel • De gemeente kan er voor kiezen om – voordat Koningsdag 2015 plaatsvindt – de werkzaamheden voor de organisatie van Koningsdag 2016 aan te besteden en maatschappelijke organisaties en bedrijven uit te nodigen om voor editie 2016 een aanbieding te doen die zicht geeft op taken, werkzaamheden en bijbehorende uren. De gemeente moet daarbij vooraf duidelijk vastleggen wat de programmatische randvoorwaarden zijn. Bij zo’n aanbesteding kan de gemeente een aantal zaken overwegen: - Een scheiding aanbrengen tussen productie en horecaopbrengsten: de aanbesteding kan in twee delen worden geknipt of de organisaties/bedrijven die deelnemen aan de aanbesteding kan worden gevraagd om inzicht in de facilitaire kosten en de horecaopbrengsten. - De aanbesteding kan eenmalig zijn voor editie 2016, waarna de gemeente kan beschikken over relevante zaken, zoals een draaiboek en leveranciersgegevens (dit verhoogt uiteraard wel de kosten voor de gemeente). De gemeente is voor editie 2017 vrij om een oplossing te zoeken, maar weet zich gesterkt door goede documentatie omtrent het evenement. - De rol van (lokale) partners in dit model moet vooraf helder zijn, waardoor ook zij in dit model een plaats krijgen en zelf mogelijkheden om zaken te organiseren. Daarbij kan de gemeente aanbesteden aan zowel commerciële als maatschappelijke organisaties. • Door de organisatie van Koningsdag aan te besteden zal er geen vraagstuk op het gebied van ongeoorloofde staatsteun ontstaan. • Na editie 2016 kan gekozen worden voor een bepaalde vorm van het samenwerkingsmodel. Hierbij is essentieel dat diverse stappen uit route B (zie hieronder) gevolgd worden.

36/60


•

Het voordeel voor de gemeente is dat het werken met een professionele partij een grotere slagingskans heeft dan direct werken met een nieuw op te richten en onervaren stichting. Als met de professionele partij wordt afgesproken dat de door hen opgestelde draaiboeken en databases na afronding van Koningsdag 2015 beschikbaar worden gesteld aan de gemeente, heeft de gemeente daarmee een goede basis om alsnog een nieuwe stichting op te richten en de verantwoordelijkheden daaraan over te dragen. Er kan echter ook voor worden gekozen om Koningsdag alsnog aan te besteden voor 2017.

Route B: na Koningsdag 2015 oprichten onafhankelijke stichting ten behoeve van Koningsdag 2016 • De behoefte aan transparantie en het huidige gebrek aan draagvlak voor een bestaande partij pleiten voor een oprichting van een onafhankelijke entiteit, waarin meerdere stakeholders kunnen participeren. Deze zou vrij snel na Koningsdag 2015 moeten worden opgericht om in 2016 de verantwoordelijkheid van de Koningsdag van de gemeente over te nemen. Een stichting, waarbij de winst een sociaal/maatschappelijk doel dient, lijkt voor de hand te liggen. Het bestuur van de stichting kan gevormd worden door de belangrijkste stakeholders (indien er een gezamenlijk belang met de stichting gecreëerd kan worden) of er kan een onafhankelijk bestuur geworven worden. Hiermee wordt een nieuwe start gecreëerd, waardoor historie en belangenverstrengeling worden voorkomen. Een coöperatie, zoals geopperd door het sectorhoofd Economie & Cultuur, is ook mogelijk. Een stichting heeft echter een onafhankelijker positie en is daarom in onze ogen een geschiktere vorm dan een coöperatie. Een dergelijk model sluit aan bij hoe dergelijke evenementen ook elders in het land hebben vorm gekregen. De geïnterviewde organisaties zouden een rol kunnen spelen in deze nieuwe stichting. Belangrijk is om eerst het doel en belang met stakeholders scherp te formuleren, zodat vervolgens de juiste rechtsvorm gekozen kan worden. • Er zal uitvoerig met alle stakeholders om tafel gegaan moeten worden om ieders belang ten behoeve van Koningsdag met elkaar te delen en hier een gezamenlijk belang uit te kristalliseren. Dit moet leiden tot een gezamenlijke ambitie en toename van draagvlak, vertrouwen en uiteindelijk ook (maatschappelijke) opbrengsten. Pas dan kan de uiteindelijke keuze voor welke optie dan ook echt genomen worden (‘structure follows strategy’). Voorgesteld wordt om zo snel mogelijk te starten met een (of meerdere) strategische sessies, nadat de gemeente de kosten en werkzaamheden inzichtelijk heeft gemaakt. Deze sessies leiden ertoe dat er inzicht komt in mogelijke organisaties die kunnen samenwerken met en/of in de nieuwe entiteit. Meer inzicht in elkaars belangen kan daarnaast resulteren in een voorkeur voor het onderbrengen van de coördinatie van Koningsdag bij een bestaande stakeholder. Voor dit laatste zal unaniem draagvlak moeten ontstaan. • De op te richten entiteit dient in ieder geval de taak mee te krijgen om extra inkomsten te generen door het aangaan van partnerships, waardoor er een rechtmatige verdeling plaatsvindt tussen de gemeentelijke bijdragen en bijdragen van partners en stakeholders. Indien dit transparant gebeurt en in het verlengde van een gezamenlijk belang, zullen de stakeholders, mits opbrengsten ook rechtmatig verdeeld worden, hierin meegaan. • Geadviseerd wordt om een kleine, flexibele organisatie op te bouwen, met een bestuur van betrokken lokale partijen, die in gezamenlijk het palet van ondernemers, organisatoren, bezoekers en bewoners kunnen dienen. De organisatie onderhoudt de contacten met alle betrokken partijen, waaronder ook de afstemming met het Oranje Comité en de beheerorganisaties van Strijp S en TU (ten behoeve van evenementen aldaar). Specifieke expertise (bijvoorbeeld in het kader van veiligheidsaspecten) kan worden ingehuurd.

37/60


•

•

Conform het vooronderzoek door de gemeente wordt aanbevolen om een meerjarige overeenkomst met de nieuwe entiteit af te sluiten, zodat continuïteit en ontwikkeling mogelijk is. Dit zal wel moeten geschieden op voorwaarden van een jaarlijkse (integrale) evaluatie, waarbij niet alleen de nieuwe organisatie en gemeente, maar ook diverse stakeholders (ondernemers, bewoners, bezoekers) betrokken zijn. De juridische en fiscale aspecten van een dergelijke overeenkomst dienen voor oprichting van de entiteit bekeken te worden, maar hierbij worden geen bijzonderheden verwacht (bijvoorbeeld gelet op staatsteun of iets dergelijks), met name wanneer er in de overeenkomst en bijbehorende prestatieafspraken een duidelijke scheiding wordt aangehouden tussen de taken van de gemeente en de nieuwe organisatie en hier een reële waarde aan toegekend kan worden en rekening gehouden wordt met marktconformiteit (zie ook paragraaf 6.1). Conform vooronderzoek door de gemeente adviseren wij de taken met betrekking tot crisiscommunicatie en dergelijke onder verantwoordelijkheid van de gemeente te houden, maar wel in nauw overleg met de stichting die coördineert. Hiervoor zal er met de nieuwe organisatie een duidelijk communicatie- en opschalingsprotocol moeten worden opgesteld.

Bovenstaande aanbevelingen zijn bedoeld om het college richting te geven bij het maken van een keuze voor één van de drie opties. Na het maken van deze keuze kan uitwerking plaatsvinden van organisatorische, vergunningstechnische en juridische details en planning.

38/60


6.4

Overzicht stappenplan richting Koningsdag 2016 Hieronder volgt tot slot een schematisch overzicht van de te nemen stappen richting de organisatie van Koningsdag 2016 en verder. Deze stappen zijn (globaal) aangegeven per kwartaal. Voor beide routes zijn de planningen krap, maar niet onhaalbaar. Eventueel kan overwogen worden om een jaar extra voor deze planning te nemen. Tabel 5 Stappenplan richting Koningsdag 2016 en verder Algemeen

e

1 kwartaal 2015

•

• e

2 kwartaal 2015 • •

Route A

Besluitvorming te kiezen optie en route Koningsdag 2016 Inzicht verkrijgen in kosten en taken

•

Voorbereiding aanbesteding werkzaamheden Koningsdag 2016

KONINGSDAG 2015 Evaluatie 2015 Kaders 2016 aanscherpen

KONINGSDAG 2015 • Evaluatie 2015 • Direct daarop volgend: de aanbesteding editie 2016

Route B •

• •

• e

3 kwartaal 2015

• •

e

Uitvoering door winnende partij Kaders vergunningen vaststellen (gemeente)

•

•

Strategische sessies met stakeholders in het kader van belangen

KONINGSDAG 2015 Evaluatie 2015 Traject oprichting onafhankelijke organisatie starten (keuze rechtsvorm) Kaders vergunningen opstellen Nieuwe organisatie oprichten (inclusief overeenkomst sluiten) Kaders vergunningen vaststellen (gemeente)

4 kwartaal 2015

•

Uitvoering door winnende partij

•

Uitvoering coördinaten door nieuwe organisatie

1e kwartaal 2016

•

Uitvoering door winnende partij

•

Uitvoering coördinatietaken door nieuwe organisatie

e

2 kwartaal 2016 •

Na medio 2016

39/60

KONINGSDAG 2016 Evaluatie 2016

KONINGSDAG 2016 Evaluatie 2016 Evaluatie aanbestedingsvorm • Opleveren draaiboek aan gemeente • •

•

Besluitvorming omtrent model op basis van opgedane kennis en opgeleverde draaiboek (eventueel daaropvolgend: Route B)

• •

•

KONINGSDAG 2016 Evaluatie 2016 Bijstelling/aanscherping overeenkomst nieuwe organisatie en kaders gemeente Nieuwe organisatie organiseert Koningsdag de komende jaren


Bijlage 1 Spelregels Koningsdag 2015 Spelregels Koningsnacht en -dag 2015 Gastvrij en Veilig Zondag 26 april en maandag 27 april 2015 1. Koningsdag Op Koningsdag kleurt Eindhoven oranje. Koningsdag is de drukste dag van het jaar. Om dit feest in de hand te houden zijn een aantal spelregels opgesteld, zodat iedereen een leuke en veilige dag kan hebben in Eindhoven. De afgelopen jaren is duidelijk geworden dat de grenzen van het evenement in de binnenstad zijn bereikt. Grootschalige evenementen met een landelijke aantrekkingskracht of meer nieuwe evenementen gericht op een specifieke doelgroep met een verhoogd risico (zoals dance-events) zijn daarom niet mogelijk in Eindhoven. Voor activiteiten die weinig tot geen overlast veroorzaken is er nog een beperkt aantal mogelijkheden in de binnenstad. In de wijken zijn er meer mogelijkheden. 2. Vlekkenplan evenementen Wij zien graag dat Koningsdag door zowel jong als oud in Eindhoven gevierd kan worden. Hiervoor is het belangrijk dat er een gevarieerd aanbod van activiteiten is in de stad. In bijgevoegd vlekkenplan is aangegeven op welke locaties er tijdens Koningsnacht en/of -dag evenementen mogen plaatsvinden. Op een aantal locaties, zoals bij de Paterskerk, mogen tijdens Koningsnacht geen evenementen plaatsvinden. In de overzichten bij het vlekkenplan hebben wij tevens aangeven welke activiteiten wij passend vinden op de genoemde locatie. Indien een locatie niet in het vlekkenplan is opgenomen, zal er geen evenementenvergunning worden verleend. Wanneer de locatie wel is opgenomen betekent dit niet automatisch dat de evenementenvergunning wordt verleend. Een vergunning aanvraag wordt getoetst aan de geldende weten regelgeving. 3. Openbaar karakter Eindhoven staat bekend als een gastvrije stad, waar iedereen welkom is. De buitenevenementen met Koningsdag zijn in het centrum openbaar en vrij toegankelijk voor publiek. Voor de locaties buiten het centrum wordt bij de vergunningaanvraag voor het evenement beoordeeld of er entree mag worden gevraagd. Voor evenementen met een verhoogd risico wordt het openbare karakter waar nodig losgelaten en kan toegangsregulering verplicht worden gesteld. Zowel op het evenemententerrein als in de openbare ruimte worden voldoende toiletvoorzieningen geplaatst. Voor het gebruik van de toiletten mag een kleine vergoeding (maximaal € 0,50 per keer) worden gevraagd. 4. Vergunningen Er is een vergunning nodig voor het plaatsen van een object, het maken van versterkte muziek, het plaatsen van een tappunt in de openbare ruimte. Voor Koningsnacht en -dag wordt deze activiteiten meegenomen in de evenementenvergunning. Voor de standplaatsen buiten de evenemententerreinen is een standplaatsvergunning nodig. Deze worden door de gemeente verpacht. Op de verlening van evenementenvergunningen zijn het evenementenbeleid, locatiebeleid en de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) van toepassing. Op het verlenen van ‘tapontheffing’ is de APV en de Drank- en Horecawet van toepassing. De spelregels Koningsdag en het vlekkenplan worden meegenomen als toetsingskader bij de vergunningverlening. Deze spelregels kunnen op specifieke punten, zoals de begin- en eindtijden van het evenement, iets afwijken van het evenementen- en locatiebeleid.

40/60


De aanvragen voor een evenementenvergunning voor Koningsdag moeten vóór 2 februari 2015 worden ingediend. Voor het aanvragen van een vergunning worden legeskosten in rekening gebracht. In het vlekkenplan en in het overzicht Koningsnacht en -dag is aangegeven op welke locatie wat voor soort evenementen is toegestaan. Ook zijn in het overzicht een aantal normen/richtlijnen opgenomen met betrekking tot onder meer begin- en eindtijden. Op basis van de vergunningaanvraag wordt beoordeeld of het evenement wat betreft de aard en omvang in verhouding staat tot het beoogde karakter van Koningsdag. Een evenement kan aan alle reguliere voorwaarden voldoen, maar voor Koningsdag kunnen extra voorwaarden worden gesteld of de vergunning kan worden afgewezen omdat er anders te veel evenementen in een gebied worden gehouden en/of doelgroepen met elkaar conflicteren. Wij verzoeken organisatoren om vroegtijdig contact op te nemen met de gemeente om procesafspraken te maken over het vergunningentraject. De afspraken worden vastgelegd in een zogenoemd spoorboekje. Het is belangrijk om vroegtijdig inzicht te krijgen in de programmering. Van organisatoren wordt verwacht dat de diverse evenementen qua programmering enigszins op elkaar worden afgestemd, zodat voorkomen wordt dat er tussen de diverse evenementenlocaties grote publieksstromen op gang komen en/of doelgroepen met elkaar in botsing komen. Dit betekent onder meer dat topartiesten op de diverse evenementenlocaties zo veel mogelijk op een gelijk tijdstip geprogrammeerd moeten worden en dat de programmering niet is gericht op een specifieke doelgroep met een verhoogd risico. De wijze van toegangsregulering van de bezoekers van het evenement is hierbij ook van invloed. 5. Collectieve voorzieningen Gezien de cumulatie van evenementen is het vanuit het oogpunt van beheer en openbare orde niet wenselijk en mogelijk dat iedere organisator zijn eigen maatregelen neemt in de openbare ruimte. Het is daarom verplicht om een aantal maatregelen, zoals reiniging, verkeersmaatregelen en preventieve inzet ambulances, door de gemeente te laten uitvoeren. De kosten hiervan worden doorberekend aan de organisator. Dit kan door het afsluiten van een private overeenkomst voor het in gebruik nemen van gemeentegrond of via de evenementenvergunning. 6. Private overeenkomst gebruik gemeentegrond Naast de evenementenvergunning dient een organisator met de gemeente een overeenkomst te sluiten voor het gebruik van de gemeentegrond. Zonder deze overeenkomst kan niet gebruikgemaakt worden van een vergunning. Indien er een overeenkomst voor het gebruik van de gemeentegrond is afgesloten, wordt er geen aanslag precario meer opgelegd. 7. Verkeersmaatregelen Uitgangspunt is dat het centrumgebied autoluw is. Vorenstaande betekent onder meer dat een aantal openbare en privéparkeergarages niet toegankelijk is en een aantal wegen in het centrum voor verkeer wordt afgesloten. De verkeersmaatregelen zijn in hoofdlijnen hetzelfde als met Koningsdag 2014. Voor de bereikbaarheid van hulpdiensten is een aantal calamiteitenroutes vastgesteld. Deze routes moeten geheel vrij blijven van obstakels. In de locatieprofielen zijn de calamiteitenroutes opgenomen. Er wordt bij de verkeersmaatregelen rekening gehouden met de beleidsregels bereikbaarheid en bluswatervoorziening. Een aantal taxistandplaatsen is niet bereikbaar. Tijdens Koningsdag wordt een aantal tijdelijke taxistandplaatsen ingericht. De gemeente neemt minimaal zes weken voor Koningsdag een verkeersbesluit. Het besluit wordt gepubliceerd op de website van de gemeente en in Groot Eindhoven.

41/60


8. Detailhandel De winkeliers kunnen zelf een afweging maken of zij hun winkel openen. De gemeente adviseert winkeliers om met Koningsdag dicht te blijven. 9. Horeca De sluitingstijden voor de horeca zijn opgenomen in de Algemene Plaatselijke Verordening. Er worden geen ontheffingen van deze sluitingstijden verleend. Voor de locaties Markt (eiland), Stationsplein, Stratumseind en Catharinaplein wordt ondernemers in verband met de diverse evenementen in de stad tijdelijk het recht ontzegd om van het terras gebruik te maken. Op basis van de evenementen kan het aantal locaties waar geen terrassen mogen staan nog worden uitgebreid. Ondernemers worden hier vóór 1 april 2015 over geïnformeerd. Aan ondernemers die geen evenement organiseren wordt geen toestemming verleend (ontheffing artikel 35 Drank- en Horecawet) voor het plaatsen van een tappunt in de openbare ruimte. 10. Loketverkoop Voor loketverkoop is een vergunning nodig. Voor Koningsdag en -nacht wordt alleen een vergunning voor loketverkoop afgegeven indien: • er op de locatie een evenement plaatsvindt en de loketverkoop is afgestemd met de evenementenorganisator; • de loketverkoop de doorstroming in de openbare ruimte niet belemmert; • het Horecabedrijf gewoon toegankelijk is voor het publiek en er aan alle veiligheidseisen wordt voldaan (geen belemmering van vluchtroutes et cetera). 11. Communicatie Eindhoven365 verzorgt de campagne Eindhoven=King. Organisatoren kunnen hiervan gebruikmaken. Organisatoren van evenementen moeten de omgeving (zie locatieprofiel) vóór 16 april schriftelijk informeren over hun evenement. De gemeente verstrekt informatie over de verkeersmaatregelen en de veiligheidsmaatregelen. 12. Verantwoorde drankverstrekking Overmatig alcoholgebruik onder vooral jongeren vormt een belangrijk veiligheidsrisico. Bij de drankverstrekking wordt vanuit het oogpunt van sociale hygiëne de rol van organisatoren en horecaondernemers benut. Daarnaast wordt een aantal maatregelen genomen om de risico’s te beperken: • Er is geen alcoholverkoop op het NS-station. • Er geldt een glas- en blikverbod (in het aangewezen gebied). • Bij het station wordt een innamepunt voor glas en blik ingericht. Bezoekers kunnen hier hun drank overschenken in plastic bekers. • Supermarkten in het centrum wordt verzocht geen alcoholhoudende drank te verstrekken aan bezoekers Koningsdag. • Drankverstrekking in de openbare ruimte vindt plaats in plastic bekers in plaats van glas. • Drankverstrekking in horecabedrijven vindt plaats in plastic bekers in plaats van glas (in het aangewezen gebied). 13. Reiniging De organisatoren van de (vrij)markten moeten ervoor zorgen dat er geen spullen op het terrein worden achtergelaten. In opdracht van de gemeente wordt de stad gereinigd. De stad wordt op 28 april om 12.00 uur veegschoon opgeleverd. Het kernwinkelgebied waar de warenmarkt plaatsvindt wordt om 07.00 uur veegschoon opgeleverd. Het is niet toegestaan om bedrijfsafval buiten neer te zetten.

42/60


14. Toezicht en handhaving Op de naleving van de regels wordt steng toegezien. Indien regels worden overtreden kan dit gevolgen hebben voor de vergunningaanvraag voor Koningsdag 2016 en/of andere aanvragen voor evenementenvergunningen in Eindhoven. Overtredingen door horecaondernemers kunnen gevolgen hebben voor de reguliere vergunning voor hun horecabedrijf (Drank- en Horecawet, Besluit eisen zedelijk gedrag’ en Horecastappenplan). De volgende speerpunten zijn vastgesteld: • illegale evenementen, standplaatsen, loketverkoop; • vrijhouden calamiteitenroutes; • verantwoorde drankverstrekking; • geluid; • naar aanleiding van klachten/signalen.

43/60


Bijlage 2 Vlekkenplan Koningsdag 2015

44/60


Bijlage 3 Overzicht geïnterviewden Naam

Organisatie

Interviewmethode

Dhr. E. Boselie

Eindhoven 365

Gesprek

Dhr. J. Carlier

LOC7000

Telefoongesprek

Dhr. E. Dollevoets

Top Events

Gesprek

Dhr. F. Faaij

Rotterdam Festivals

Telefoongesprek

Dhr. P. Kusters

SHE

Gesprek

Dhr. R. Looy

Gemeente Utrecht

Telefoongesprek

Dhr. G. Manz

EPE

Gesprek

Dhr. J.C. Schut

SOEC

Telefoongesprek

Mevr. T. Vrijmoet

Stichting Vierdaagsefeesten

Gesprek

Dhr. R. Haase

Gemeente Eindhoven

Juridisch adviseur

Telefoongesprek/mail

Mevr. S. Koster

Gemeente Eindhoven

Sectorhoofd Economie

Gesprek

Mevr. C. van der Lijcke

Gemeente Eindhoven

Sectorhoofd Veiligheid en

Gesprek

Bestuur Dhr. E. Vos

45/60

Gemeente Eindhoven

Coördinator Evenementen

Telefoongesprek


Bijlage 4 Inzicht in overeenkomsten Nijmegen Collegevoorstel

Openbaar

Onderwerp

Samenwerkingsovereenkomst Vierdaagsefeesten, subsidies en evaluatie Vierdaagse 2013 Programma / Programmanummer

BW-nummer

Citymarketing & Externe betrekkingen / 1013 Portefeuillehouder

H.M.F. Bruls Samenvatting

Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr.

In 2013 is met de stichting DE4DAAGSE een nieuwe raamovereenkomst afgesloten voor de periode 2013 tot en met 2017. Ons convenant met de stichting Vierdaagsefeesten liep tot en met 2013. Met de stichting Vierdaagsefeesten gaan we nu een nieuwe samenwerkingsovereenkomst aan. In de beide documenten is de relatie tussen de gemeente en de afzonderlijke stichtingen vastgelegd. Aan de hand van beide overeenkomsten wordt de subsidie voor de overeenkomstperiodes aan beide stichtingen verleend.

EZ20, Virgie Withagen, 9321, Ymke Michels, 9225 Datum ambtelijk voorstel

10 februari 2013 Registratienummer

14.0001991

Uit de evaluatie van de Vierdaagse 2013 blijkt dat er door alle partijen positief wordt teruggekeken op het evenement, net als de afgelopen jaren. De Vierdaagse was voor de vijfde keer op rij het grootste gratis toegankelijke evenement van Nederland. Ter besluitvorming door het college

1. De samenwerkingsovereenkomst Vierdaagsefeesten 2014 – 2018 vast te stellen. 2a. Een meerjaren budgetsubsidie te verlenen aan de stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen voor de jaren 2014 tot en met 2018, waarbij de subsidieverlening na 2014 onder voorbehoud is van vaststellen van de stadsbegroting voor die jaren door de Raad. 2b. De hoogte van de subsidie voor 2014 te bepalen op € 471.708,-. 3a. Een meerjaren budgetsubsidie te verlenen aan de stichting DE4DAAGSE voor de jaren 2014 t/m 2017, waarbij de subsidieverlening na 2014 onder voorbehoud is van vaststellen van de stadsbegroting voor die jaren door de Raad. 3b. De hoogte van de subsidie voor 2014 te bepalen op € 214.454,-. 4. De subsidies van € 471.708,- en € 214.454,- ten laste te brengen van het product 1013-01 Coördinatie evenementen beleid (deelproduct 60074). 5. De evaluatie Vierdaagse 2013 vast te stellen. 6. De brief aan de Raad vast te stellen.

Paraaf akkoord

Datum

Paraaf akkoord

Datum

Programmamanager H. van Oerle

directeur I. Hol

Alleen ter besluitvorming door het College Actief informeren van de Raad Besluit B&W d.d. 25 februari 2014

Conform advies Aanhouden Anders, nl.

nummer: 3.3

Bestuursagenda

Gemeentesecretaris

Portefeuillehouder

46/60


Collegevoorstel

1

Probleemstelling

De gemeente Nijmegen hecht een zeer groot belang aan het evenement Vierdaagse. Dat heeft ook haar vertaling gekregen in verschillende opvolgende raamovereenkomsten en convenanten met de stichting DE4DAAGSE en de stichting Vierdaagsefeesten. In 2013 hebben wij met de stichting DE4DAAGSE en het Ministerie van Defensie een nieuwe raamovereenkomst gesloten. Het convenant met de stichting Vierdaagsefeesten liep tot en met 2013. Met de stichting Vierdaagsefeesten gaan we nu een nieuwe samenwerkingsovereenkomst aan. Alle partijen zijn positief over de samenwerking, waarvoor de samenwerkingsovereenkomst een goede basis geeft. Bijgaande samenwerkingsovereenkomst heeft betrekking op de komende vijf jaren. Gekoppeld aan de eerdere raamovereenkomst met de stichting DE4DAAGSE en aan het convenant met de stichting Vierdaagsefeesten waren meerjaren subsidies verleend voor 2011 tot en met 2013. In dit voorstel worden nieuwe meerjarensubsidies verleend op basis van de geldende raamovereenkomst met de stichting DE4DAAGSE en de nieuwe samenwerkingsovereenkomst met de stichting Vierdaagsefeesten. 2

Juridische aspecten

Op grond van artikel 160 lid 1 onder e Gemeentewet is het college bevoegd om te besluiten tot het aangaan van de samenwerkingsovereenkomst. De samenwerkingsovereenkomst wordt namens de Gemeente Nijmegen ondertekend door de Burgemeester. De gemeenteraad wordt actief over deze nieuwe samenwerkingsovereenkomst geïnformeerd. Het college is op basis van de Nijmeegse Kaderverordening Subsidieverstrekking gemachtigd tot het maken van (meerjarige) subsidieafspraken met de stichting Vierdaagsefeesten en de stichting DE4DAAGSE. 3

Doelstelling

Door het aangaan van deze samenwerkingsovereenkomst voor de komende vijf jaren onderstrepen de partijen het belang van de Vierdaagsefeesten als één van de twee pijlers van het evenement Vierdaagse en leggen partijen onderlinge afspraken vast. In ons evenementenbeleid Event Full hebben we dit belang voor de gemeente Nijmegen omschreven en benadrukt. Met deze nieuwe samenwerkingsovereenkomst waarborgen we de continuïteit en kwaliteit van het evenement. Door het verlenen van de subsidies aan de beide stichtingen consolideren we de Vierdaagse binnen de doelstellingen van de samenwerkingsovereenkomst met de stichting Vierdaagsefeesten en de raamovereenkomst met de stichting DE4DAAGSE. Aan de hand van de evaluatie van de Vierdaagse 2013, de daarin opgenomen actiepunten en jaarlijkse plannen van aanpak en draaiboeken wordt de Vierdaagse van 2014 voorbereid en uitgevoerd. Zo wordt continu gewerkt aan de verbetering van de kwaliteit van de gemeentelijk uitvoering van de Vierdaagse. 4

Argumenten

De Vierdaagse Nijmegen kent een lange historie en is een evenement met internationale allure. In 2013 stond het evenement Vierdaagse voor de vijfde heer op rij op de eerste plaats in de Landelijke Evenementenmonitor. De vierdaagse trekt veel extra bezoeken naar de stad en genereert vele miljoenen aan extra bestedingen.

47/60


Collegevoorstel

Vervolgvel

2 De betrokkenheid van de gemeente Nijmegen is ook in eerdere raamovereenkomsten en convenanten met de stichting De4Daagse en stichting Vierdaagsefeesten vertaald naar ambities, intenties en verantwoordelijkheden. De nu voorliggende samenwerkingsovereenkomst is inhoudelijk op een aantal onderdelen gewijzigd. De belangrijkste wijzigingen zijn: • De doelstelling is breder geformuleerd en gericht op de continuering van het evenement, in kwaliteit en omvang. • Het maximale aantal bezoekers is aangepast naar 1,5 miljoen op basis van de beschikbare capaciteit in de openbare ruimte. • Toegevoegd is dat de stichting Vierdaagsefeesten voor de duur van de overeenkomst een salesplan opstelt. De uitgangspunten bij dit salesplan zijn professionele werving van sponsoren, realisatie van alternatieve geldstromen en samenwerking met (commerciële) partijen. • Ten aanzien van citymarketing/promotie, communicatiebeleid, mobiliteit en duurzaamheid zijn afspraken gemaakt over de verdere samenwerking tussen de beide stichtingen en de gemeente. Voor wat betreft de subsidieverlening aan de stichting Vierdaagsefeesten is het bedrag gebaseerd op de ervaringen van de afgelopen jaren en het subsidiebedrag 2011 tot en met 2013. De stichting Vierdaagsfeesten heeft in voorgaande jaren op de afgesproken wijze invulling gegeven aan de taken en verantwoordelijkheden die in het convenant Vierdaagsefeesten stonden beschreven. Op het subsidiebedrag 2013 is de door de gemeenteraad vastgestelde generieke korting van 5% toegepast. Op het daaruit volgende bedrag is vervolgens het bij de Stadsbegroting 2014-2017 door de Raad vastgestelde indexeringspercentage toegepast. Daarmee komt het subsidiebedrag voor 2014 op € 471.708,-. We blijven hiermee binnen het in de begroting vastgestelde meerjarige financiële kader. Voor wat betreft de subsidieverlening aan de stichting DE4DAAGSE is het bedrag eveneens gebaseerd op het financiële kader van onze begroting, onze ervaringen van afgelopen jaren en het subsidiebedrag 2011 tot en met 2013. De stichting DE4DAAGSE heeft in voorgaande jaren op de afgesproken wijze invulling gegeven aan de taken en verantwoordelijkheden zoals vastgelegd in de raamovereenkomsten. In de subsidieaanvraag is een begroting 2014 opgenomen. De gevraagde subsidie van Stichting DE4DAAGSE bedraagt € 265.000 in 2014. Wij houden echter vast aan subsidiëring op basis van de toegekende subsidie over 2011 t/m 2013. Op het subsidiebedrag 2013 is de door de gemeenteraad vastgestelde generieke korting van 5% toegepast. Op het daaruit volgende bedrag is vervolgens het bij de Stadsbegroting 2014-2017 door de Raad vastgestelde indexeringspercentage toegepast. Daarmee komt het subsidiebedrag voor 2014 op € 214.454,-. We blijven hiermee binnen het in de begroting vastgestelde meerjarige financiële kader. Zoals elk jaar hebben wij de Vierdaagse geëvalueerd. De belangrijkste aanbevelingen uit de evaluatie van de Vierdaagse 2013 zijn: 1. Doorontwikkeling rollen op het gebied van mobiliteit: investeer richting 2014 in een verdere doorontwikkeling van de nieuwe verantwoordelijkheidsverdeling, rollen en inhoudelijke ondersteuning op het gebied van mobiliteit. Hierbij kunnen de nieuwe ontwikkelingen als kapstok dienen. De Waalkade is dan weer beschikbaar, de nieuwe verkeersstructuur, inclusief De Oversteek zijn dan in gebruik. De kansen die dit op mobiliteitsgebied biedt voor de Vierdaagse kunnen opnieuw uitgewerkt en beoordeeld worden.

48/60


Collegevoorstel

Vervolgvel

3 2. Ruimte voor de Waal: anticipeer tijdig op de werkzaamheden die daar de komende jaren in volle gang zijn. In 2012 hebben we ervaren welke onzekerheden de planning van een dergelijk ruimtelijk ontwikkelingsproject met zich meebrengt. Het gebied aan de overzijde van de Waal zal in 2014 alleen nog maar meer een bouwterrein zijn. Vaststaat dat activiteiten aan de overkant, op de locatie die in 2013 was ingenomen, niet mogelijk zijn. 3. Alcoholproblematiek: op het thema alcohol komen we voor de Vierdaagse voor een aantal vragen en uitdagingen te staan. Deze moeten in een vroeg stadium beantwoord worden. Het gaat dan om de consequenties van de problematiek rond de meegebrachte drank van elders en de situatie met betrekking tot de alcoholverkoop uit winkels tijdens het evenement. 4. Bouwplaatsen: ontwikkel een eenduidige lijn ten aanzien van bouwwerkzaamheden tijdens de Vierdaagse. De huidige regeling laat nog wel eens ruimte voor interpretatieverschillen. 5. Intochtgebied: Ontwikkel, aanvullend aan het multidisciplinaire draaiboek voor het intochtgebied, een aanpak gericht op het beheersen van de veiligheidsrisico’s. De activiteiten en festiviteiten in het intochtgebied op de vrijdag hebben de afgelopen jaren een vlucht genomen. Door de groei aan activiteiten en publieksdrukte is hier een noodzaak om te reguleren, zeker waar het veiligheidsrisico’s betreft.

5

Financiën

Historie In 2011 zijn aan beide stichtingen meerjaren subsidies verleend (t/m 2013), gebaseerd op de toen geldende raamovereenkomst en convenant. In 2013 was het subsidiebedrag aan de stichting Vierdaagsefeesten € 485.229,-. In 2012 ging het om € 475.715,-. In 2013 was het subsidiebedrag voor stichting DE4DAAGSE € 220.601,- en in 2012 ging het om € 216.275,-. Subsidieverlening 2014 e.v. In de begroting van het programma Citymarketing & Externe Betrekkingen is binnen het product Coördinatie evenementenbeleid 1013-01 (deelproduct 60074) vanaf 2014 voldoende budget beschikbaar voor het verlenen van de meerjarige subsidies. Vanaf 2015 is deze subsidieverlening onder voorbehoud van vaststelling van de stadsbegroting voor die jaren door de Raad. 6

Participatie en communicatie

De ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst zal plaatsvinden in februari. Via persvoorlichting zal daaraan aandacht worden besteed. Er rust embargo op dit collegebesluit over de samenwerkingsovereenkomst tot het moment van ondertekening. De stichting Vierdaagsefeesten en stichting DE4DAAGSE ontvangen elk een beschikking. Wij informeren de gemeenteraad per brief over de Evaluatie Vierdaagse 2013 en de gemaakte meerjarige afspraken.

49/60


Collegevoorstel

Vervolgvel

4

7

Uitvoering en evaluatie

Alle verbeterpunten uit de evaluatie worden verwerkt in plannen van aanpak die door de gemeentelijke projectorganisatie Vierdaagse worden uitgevoerd. De stichting DE4DAAGSE heeft het signaal afgegeven in bezwaar te zullen gaan tegen de term subsidie. De stichting acht het een opdrachtgever – opdrachtnemer relatie. We zullen dit bezwaar via de gebruikelijke procedure behandelen. 8

Risico

Er zijn aan dit voorstel geen risico’s verbonden.

Bijlage(n): Samenwerkingsovereenkomst Vierdaagsefeesten 2014 - 2018 Evaluatie Vierdaagse 2013 Brief aan de raad Subsidiebeschikkingen Ter inzage: Subsidieaanvragen

50/60


Economie Economische Ontwikkeling

Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen Telefoon 14024 Telefax (024) 329 95 80 E-mail [email protected]

Aan de gemeenteraad van Nijmegen

Postbus 9105 6500 HG Nijmegen

Datum

Ons kenmerk

Contactpersoon

25 februari 2014

EZ20/ 14.0001992

V. Withagen

Onderwerp

Datum uw brief

Doorkiesnummer

Vierdaagse (samenwerkingsovereenkomst, evaluatie en subsidies)

3299321

Geachte leden van de raad, Bij deze bieden wij u de evaluatie van de Vierdaagse 2013 aan. Er wordt positief teruggekeken op de vierdaagsemarsen en -feesten van 2013. Door zowel de organisatoren als de gemeente. Alle betrokken partners kijken met tevredenheid terug naar goed verlopen wandelmarsen en succesvolle feesten, ook voor de horeca in Nijmegen. Mede dankzij het prachtige weer was de Vierdaagse van 2013 de best bezochte Vierdaagse ooit. Voor de 97e editie van de Vierdaagsemarsen hadden zich 42.493 deelnemers aangemeld. Hierbij waren 4.958 militairen uit binnen- en buitenland. Op vrijdag zijn 39.396 deelnemers de finish gepasseerd. Bij de 44e editie van de Vierdaagsefeesten is dit jaar in totaal over de hele week door de Stichting Vierdaagsefeesten een recordaantal van 1.498.000 bezoekers geteld. Het afgelopen jaar waren er verschillende nieuwe activiteiten en een aantal nieuwe podia, die bijdroegen aan de diversiteit in de programmering. Voorbeelden daarvan waren de Bonte Stoet, de programmering in het Kronenburgerpark en de ramblas op de Van Schaeck Mathonsingel. Er hebben zich geen grote incidenten voorgedaan. Op basis van de evaluatie worden ook aanbevelingen gedaan voor de toekomst. We gaan ons richten op de doorontwikkeling van de rolverdeling op het gebied van mobiliteit, we anticiperen tijdig op de werkzaamheden in het kader van Ruimte voor de Waal, we richten ons verder op de problematiek rond door publiek meegebrachte drank, we ontwikkelen een eenduidige lijn met betrekking tot bouwwerkzaamheden tijdens de Vierdaagse en we ontwikkelen, vanwege de groei aan activiteiten en publieksdrukte, een aanpak op het gebied van veiligheidsrisico’s in het intochtgebied. De Vierdaagse (feesten en marsen) is al jarenlang het grootste gratis en vrij toegankelijk evenement in Nederland. Volgens de Evenementenmonitor van Response lag het bezoekersaantal in 2013 totaal op meer 2.350.000. Het evenement Vierdaagse trekt jaar op jaar

www.nijmegen.nl

51/60


Gemeente Nijmegen Economie Economische Ontwikkeling

Vervolgvel

1 een grote hoeveelheid mensen naar de stad die miljoenen aan extra bestedingen doen in de stad. Tijdens het evenement wordt de volledige hotelcapaciteit in de stad (en de regio) benut. We hechten een zeer groot belang aan het evenement Vierdaagse. Dat heeft ook haar vertaling gekregen in verschillende opvolgende raamovereenkomsten en convenanten met de stichting DE4DAAGSE en de stichting Vierdaagsefeesten. In 2013 hebben wij met de stichting DE4DAAGSE en het Ministerie van Defensie een nieuwe raamovereenkomst gesloten. Het convenant met de stichting Vierdaagsefeesten liep tot en met 2013. Met de stichting Vierdaagsefeesten zijn we nu ook een nieuwe samenwerkingsovereenkomst aangegaan. Alle partijen zijn positief over de samenwerking, waarvoor de samenwerkingsovereenkomst een goede basis geeft. Bijgevoegde samenwerkingsovereenkomst heeft betrekking op de komende vijf jaren. Gekoppeld aan de eerdere raamovereenkomst met de stichting DE4DAAGSE en aan het convenant met de stichting Vierdaagsefeesten waren meerjaren subsidies verleend voor de periode 2011 tot en met 2013. We hebben nu nieuwe meerjarensubsidies verleend op basis van de geldende raamovereenkomst met de stichting DE4DAAGSE (Raamovereenkomst inzake de Internationale Vierdaagse Afstandsmarsen Nijmegen 2013-2017) en de nieuwe Samenwerkingsovereenkomst Vierdaagsefeesten 2014 – 2018 met de stichting Vierdaagsefeesten. In 2014 ontvangt de stichting Vierdaagsefeesten een subsidie van €471.708,00 en de stichting DE4DAAGSE een subsidie van € 214.454,00.

Hoogachtend, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester,

De Gemeentesecretaris,

drs. H.M.F. Bruls

drs. B. van der Ploeg

Bijlagen:

www.nijmegen.nl

52/60

Evaluatie Vierdaagse 2013 Samenwerkingsovereenkomst Vierdaagsefeesten 2014 - 2018


Samenwerkingsovereenkomst Vierdaagsefeesten 2014-2018 1. De gemeente Nijmegen, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar Burgemeester, de heer drs. H.M.F. Bruls, hierna te noemen ‘de gemeente’. En 2. De stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen, gevestigd te Nijmegen, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar bestuursvoorzitter, drs. W.H.C.M. Hamers MCM en bestuurslid M.A.M. Bouwmeister, hierna te noemen de ‘stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen’. Gezamenlijk te noemen ‘partijen’. Overwegende dat: a) Partijen het behoud voorstaan van de jaarlijkse Nijmeegse Vierdaagsefeesten tijdens de door de stichting De4Daagse te organiseren Internationale Vierdaagse Afstandmarsen en zich met het oog daarop over en weer bereid verklaren mee te werken om dit doel te bereiken. b) Partijen daartoe sinds 2004 een overeenkomst hebben gesloten. c) Het gewenst is een meerjarige samenwerkingsovereenkomst aan te gaan, waarin partijen hun intenties en ambities verband houdend met het voortbestaan van het jaarlijkse evenement Vierdaagsefeesten en de daaruit voortvloeiende onderlinge rechtsverhoudingen met elkaar willen vastleggen. d) Onderdeel van deze samenwerkingsovereenkomst vormt de subsidiebeschikking aan de stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen 2014 t/m 2018. Partijen verklaren in het kader van deze samenwerkingsovereenkomst het volgende te zijn overeengekomen. Artikel 1 Doelstellingen Vierdaagsefeesten 1.1

De ambitie van partijen is om ten tijde van de Internationale Vierdaagse Afstandmarsen een gratis toegankelijk publieksevenement van formaat te organiseren. Als zodanig trekken de Vierdaagsefeesten veel bezoekers naar de binnenstad om enerzijds de omzet van horeca en detailhandel en anderzijds het imago van de stad Nijmegen te bevorderen. Ook de belangen van andere stakeholders, zoals de stichting De4Daagse, omwonenden en relevante (overheids-)diensten, worden meegewogen. De stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen ziet de continuering van het totale jaarlijkse evenement, in kwaliteit en omvang, maar ook door middel van innovatie en vernieuwing, als haar hoogste doel. Het streven daarbij is om door middel van een gevarieerde programmering in muziek, theater en beleving, maar ook door middel van de positionering op een aantal geselecteerde domeinen, zoals duurzaamheid en veiligheid, voor alle doelgroepen een gratis toegankelijk publieksevenement te blijven realiseren.

1.2

53/60

Partijen spannen zich maximaal in om de Vierdaagsefeesten op een hoogstaand kwaliteitsniveau te laten verlopen. Het kwaliteitsniveau wordt onder andere getoetst op de domeinen die zijn benoemd in de artikelen in deze samenwerkingsovereenkomst. Partijen zoeken bij voortduring met elkaar naar manieren om de kwaliteit voor de bezoekers maximaal te waarborgen.


Artikel 2 2.1.

2.2.

2.3.

2.4.

2.5.

2.6.

54/60

Taken, verantwoordelijkheden, rechten en plichten van de stichting Vierdaagsefeesten

De stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen organiseert jaarlijks de Vierdaagsefeesten gelijktijdig met de Internationale Vierdaagse Afstandmarsen. De start van de Vierdaagsefeesten vindt plaats in het weekend (zaterdag) voorafgaand aan de week waarin de Internationale Vierdaagse Afstandsmarsen plaatsvinden. De feesten duren in zijn geheel zeven dagen. De stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen verkrijgt gedurende de periode van de Vierdaagsefeesten van de gemeente de exclusieve civielrechtelijke toestemming tot het in gebruik nemen van de in het goedgekeurde vlekkenplan opgenomen delen van de (binnen-)stad met het recht van onderuitgifte ten behoeve van het exploiteren van vermaakcentra, muziekpodia, terrassen en standplaatsen. De stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen geeft jaarlijks op basis van een vlekkenplan aan welke gebieden zij in gebruik willen nemen gedurende de periode van de Vierdaagsefeesten. De stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen toetst de aanvragen voor vergunningverlening en draagt deze al dan niet voor aan de gemeente. De stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen toetst aanvragen van ondernemers op de volgende aspecten: • veiligheid • inrichtingseisen • samenwerking (samenwerking tussen ondernemers wordt geprefereerd boven niet-samenwerking) • continuïteit • kwaliteit (uitstraling en diversiteit) • ervaringsregels • duurzaamheid. De stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen int, in haar rol als bijzonder heffingsambtenaar, daar waar van toepassing de vergoeding van de verschuldigde precariobelasting en legeskosten bij haar exploitanten op basis van de van toepassing zijnde gemeentelijke verordeningen. De stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen berekent de totale precariobelasting en legeskosten van de Vierdaagsefeesten op basis van de geldende tarieven en incasseert civielrechtelijk deze gelden bij de individuele exploitanten en bij zichzelf. De stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen draagt de geïnde gelden af aan de gemeente. In de verwerking van de kosten met individuele exploitanten moet duidelijk zijn welke onderdelen van de totale facturering de precariobelasting en legeskosten betreffen en dat de gemeente deze precariobelasting en de legeskosten oplegt aan betrokkenen. Tevens moet de individuele exploitant worden gewezen op de bezwaar- en beroepsprocedure die bij de gemeente van toepassing is bij het opleggen van precariobelasting. De organisatie van de Vierdaagsefeesten moet gericht zijn op een publieksomvang waarbij de eerste prioriteit is het waarborgen van de veiligheid voor het publiek. In het kader van de veiligheid en om de kwaliteit van de feesten te waarborgen, worden er grenzen gesteld aan de groei. De beschikbare capaciteit in de openbare ruimte is maatgevend voor het bezoekersaantal. Vooralsnog wordt die vastgesteld op 1,5 miljoen voor het gehele evenement. Jaarlijks kan dit aantal op basis van het beschikbaar zijnde areaal worden geactualiseerd. De stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen is eindverantwoordelijk en draagt zorg voor een optimale afstemming van het totale programmaaanbod in die gebiedsdelen van de (binnen-)stad die zij van de gemeente in gebruik heeft gekregen. In het kader van de


2.7.

2.8.

2.9.

publieksveiligheid overleggen partijen over de wijze waarop de geografische spreiding van de Vierdaagsefeesten het beste kan plaatsvinden. Om de doelstellingen van de Vierdaagse-afstandsmarsen en de Vierdaagsefeesten te optimaliseren zoeken partijen de samenwerking met De Internationale Vierdaagse Afstandmarsen (stichting De 4Daagse). Partijen maken jaarlijks afspraken over de gemeentelijke ondersteuning tijdens de Vierdaagsefeesten. Het uitgangspunt is dat de kosten van de inzet in rekening worden gebracht bij de stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen. Op haar beurt berekent de stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen, voor zover mogelijk, deze kosten door aan de deelnemers van de Vierdaagsefeesten (horecaondernemers, standplaatshouders, sponsoren. De stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen stelt elk jaar voorafgaand aan de vierdaagse en in overleg met de gemeente Nijmegen een veiligheidsplan, mobiliteitsplan, gezondheidsplan en duurzaamheidsplan op.

Artikel 3 3.1.

3.2.

3.3.

3.4.

3.5. 3.6. 3.7.

1

55/60

De taken, verantwoordelijkheden, rechten en plichten van de gemeente

De gemeente verleent toestemming om de openbare ruimte in gebruik te nemen van in het goedgekeurde vlekkenplan opgenomen delen van de (binnen-)stad aan de stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen ten behoeve van de Vierdaagsefeesten. De gemeente stelt de algemene voorschriften of condities vast, waarbinnen de Vierdaagsefeesten kunnen plaatsvinden. Het betreft hier condities die betrekking hebben op de openbare orde, de veiligheid, de zedelijkheid of de gezondheid, het milieu, de zorg voor het uiterlijk aanzien van de gemeente, de zorg van het voorkomen of beperken van overlast en de verkeersvrijheid c.q. -veiligheid. Ter waarborging van de condities treedt de gemeente regulerend op door middel van het verlenen van vergunningen en ontheffingen. De gemeente specificeert jaarlijks de betreffende algemene voorschriften en condities. De gemeente neemt een besluit over de vergunningen en ontheffingen die door de exploitanten bij de stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen zijn ingediend en die vervolgens door de stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen bij de gemeente zijn voorgedragen 1. De stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen int op basis van de vigerende tarieven de totale verschuldigde precariobelasting bij de exploitanten. Eveneens worden de totaal verschuldigde legeskosten in rekening gebracht bij de exploitanten door de stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen. De gemeente publiceert de vergunningen en ontheffingen op de openbare bekendmakingensite http://bekendmakingen.nijmegen.nl inclusief, indien van toepassing, de bijbehorende situatietekeningen. De controle op en handhaving van vergunningsvoorschriften en ontheffingen berust bij de gemeente. De gemeente verstrekt, zoals is vastgelegd in de APV, met uitzondering van Vierdaagsefeesten en Vierdaagse-afstandsmarsen, geen andere evenementenvergunningen in Nijmegen in de Vierdaagseweek.

Om dit te kunnen effectueren worden reguliere terrasvergunningen in de Horeca op basis van de Algemene Plaatselijke Verordening voor het gehele jaar verleend met uitzondering van de periode die betrekking heeft op de Vierdaagsefeesten.


Artikel 4 Financiën/sponsoring 4.1. 4.2.

4.3.

4.4.

De gemeente verleent voor de duur van deze samenwerkingsovereenkomst een meerjarige subsidie aan de stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen. De stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen informeert de gemeente over nieuw te werven sponsoren. De stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen gebruikt geen andere aanduiding(en) en/of toevoegingen als publieksuiting dan ‘Vierdaagsefeesten Nijmegen’. De stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen stelt voor de duur van het onderliggende samenwerkingsovereenkomst 2014-2018 een financieringsplan op voor de Vierdaagsefeesten. De uitgangspunten bij dit financieringsplan zijn professionele werving van sponsoren, realisatie van alternatieve geldstromen en samenwerking met (commerciële) partijen. Bijbehorende uitingen, concepten, activeringen en belevingen worden gerealiseerd door de stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen. Onverminderd het bepaalde in artikel 1.1. maken partijen met het oog op de continuïteit van het evenement in bijzondere omstandigheden, waaronder doch niet uitsluitend in geval van vermindering of beëindiging van de subsidie, nadere afspraken over een vorm van publieksbijdrage, een en ander voor zover de hiervoor bedoelde bijzondere omstandigheden daartoe aanleiding geven in het licht van de waarborging van het voortbestaan van het evenement. Begroting, rekening en verantwoording

4.5. 4.6.

4.7.

4.8.

De stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen overlegt jaarlijks voor 1 januari aan de gemeente een begroting die betrekking heeft op de Vierdaagsefeesten van het volgende jaar. De stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen overlegt jaarlijks bij de gemeente voor 1 april een door de accountant gecontroleerde en goedgekeurde jaarrekening met balans, evenals een activiteitenverslag. De stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen draagt zorg voor een sluitende begroting. Exploitatieoverschotten en -tekorten komen voor rekening van de stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen. Ten aanzien van deze overschotten en tekorten spreken partijen af dat die worden toegevoegd dan wel onttrokken aan de algemene (egalisatie)reserve van de stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen. De stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen kan naast de meerjarige subsidie 2014 t/m 2018 geen aanspraak maken op additionele subsidie van de gemeente Nijmegen, tenzij er sprake is van substantiële aanpassingen in de openbare ruimte met substantiële consequenties voor de te nemen maatregelen door de stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen. In dat geval vindt overleg plaats.

Artikel 5 Samenwerking Vierdaagse 5.1. 5.2.

5.3.

56/60

Partijen zoeken intensieve samenwerking met de organisator van de Internationale Vierdaagse Afstandmarsen, stichting De4Daagse. De samenwerking bedoeld in lid 5.1. wordt door partijen vormgegeven door het deelnemen aan een reguliere overlegstructuur met als doel te komen tot een bestuurlijke afstemming op strategisch niveau over de Vierdaagse(-feesten). Partijen streven naar een gezamenlijke visie met de stichting De4Daagse. Daartoe wordt een tripartiete intentieverklaring opgesteld. Partijen nemen voor, tijdens en na de Vierdaagse deel aan verschillende overleggen, zoals op het gebied van veiligheid, mobiliteit en verkeer, milieu en vergunningverlening.


Artikel 6 Promotie en communicatie Vierdaagse 6.1.

6.2.

Partijen voeren samen met de stichting De4Daagse een integraal communicatiebeleid uit. Centrale doelstellingen van dit communicatiebeleid zijn: • Verhogen van de naamsbekendheid van het Vierdaagse-evenement. • De stad Nijmegen afficheren als een gastvrije stad. • Het creëren van een grote betrokkenheid van het publiek bij het Vierdaagse-evenement. • De Vierdaagsefeesten dragen bij aan de positionering van Nijmegen. Om de in lid 6.1. genoemde communicatiedoelstellingen te bereiken wordt in overleg met de stichting De4Daagse een communicatieplan voor de Vierdaagse opgesteld.

Artikel 7 Programmering Vierdaagsefeesten 7.1

7.2

De stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen stelt de programmering van de podia en (muzikale) projecten vast. Zij zorgt dat het (muzikale) programma qua samenstelling, kwaliteit, variatie en uitstraling tegemoet komt aan de wensen en behoeften van diverse publieksgroepen. De stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen stelt voorafgaand aan de Vierdaagsefeesten in het kader van de veiligheid voor het publiek heldere programmarichtlijnen in tijd en per locatie op voor de afzonderlijke vermaakcentra en podia aanwezig in de door de gemeente in gebruik gegeven delen van de (binnen-)stad. De stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen toetst de programmerarichtlijnen in het gemeentelijke Veiligheidsoverleg Vierdaagsefeesten.

Artikel 8 Veiligheid Vierdaagse 8.1

8.2

8.3

8.4

8.5

57/60

Partijen spannen zich in om in overleg met de andere verantwoordelijke partijen (politie, brandweer, GHOR, stichting De4Daagse) de veiligheid voor het publiek tijdens de Vierdaagsefeesten maximaal te waarborgen. Dit wordt verwoord in het veiligheidsplan dat wordt getoetst door het veiligheidsoverleg. Jaarlijks brengt de stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen na overleg met de gemeente een (crowdmanagement-)structuur aan in het feestgebied door het planmatig benoemen en aanwijzen van de fysieke locaties van vermaakcentra, publieke looproutes en calamiteitenroutes. De vermaakcentra hebben behalve een entertainende ook een regulerende functie als het gaat om de veiligheid van publiekstromen. Het doel hierbij is om te voorkomen dat er op plaatsen een te hoge publieksdichtheid ontstaat. De stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen verzorgt in dit kader de afstemming tussen het totale programmaaanbod en de vigerende veiligheidsvoorschriften voorafgaand en tijdens de Vierdaagsefeesten. Aspecten van de programmering die volgens de stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen aandacht behoeven, dienen zo vroeg mogelijk, doch uiterlijk per 1 juli, aan het veiligheidsoverleg te worden voorgelegd ter beoordeling van de consequenties voor de openbare orde en veiligheid. De stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen geeft daartoe per optreden een schatting van de te verwachten doelgroep en publieksdrukte in relatie tot de rest van de programmering. Partijen bepalen in overleg of en op welke wijze het programma moet worden aangepast. De stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen toetst op aanwijzing van de gemeente in de in gebruik gegeven gebiedsdelen van de binnenstad bij


de voordracht op de van toepassing zijnde geldende weten regelgeving, voorschriften, maatregelen en richtlijnen. Artikel 9 Duurzaamheid Partijen zoeken bij voortduring met elkaar naar manieren om een duurzaam evenement te organiseren. Een tripartiete samenwerking met de stichting De4Daagse heeft hierin de voorkeur. De stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen stelt een duurzaamheidsplan op Artikel 10 Gezondheid De stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen stelt een gezondheidsplan op voor het evenement. Dit plan wordt getoetst door de GHOR. Daarnaast conformeert de stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen zich aan het lokaal gezondheidsbeleid 2013 – 2016 ‘Samen gezond verder’. Artikel 11 Mobiliteit De stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen stelt een mobiliteitsplan op ten behoeve van het evenement in afstemming met gemeente en politie. Het mobiliteitsplan betreft het gebied van het vlekkenplan. Daar waar nodig wordt afstemming gezocht met de stichting De4Daagse. Het mobiliteitsplan wordt getoetst door de afdeling Mobiliteit. Artikel 12 Looptijd en opzegging 12.1

12.2 12.3 12.4 12.5

58/60

Deze samenwerkingsovereenkomst wordt door partijen aangegaan voor de periode 2014 tot en met 2018. Indien deze samenwerkingsovereenkomst door partijen gezamenlijk of ieder afzonderlijk niet ten minste per 1 december, voorafgaand aan het laatste contractjaar, wordt opgezegd, wordt deze geacht stilzwijgend te zijn verlengd, telkens voor een perióde van één jaar. Opzegging is slechts mogelijk indien zwaarwegende omstandigheden daartoe aanleiding geven. Deze omstandigheden moeten in geval van opzegging van dien aard en omvang zijn dat een voortzetting van de samenwerkingsovereenkomst in redelijkheid niet kan worden verwacht van de partij die een beroep doet op opzegging. Partijen evalueren na afloop de Vierdaagsefeesten de onderlinge samenwerking jaarlijks voor 30 november. De besprekingen over de samenwerkingsovereenkomst tussen partijen voor 2019 en volgende jaren starten uiterlijk met ingang van maart 2018. Wanneer er wijzigingen optreden in de publieke voorschriften maakt de gemeente dit nadrukkelijk aan de stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen bekend. Van deze samenwerkingsovereenkomst kan door partijen slechts schriftelijk worden afgeweken. Aanvullingen of wijzigingen van deze samenwerkingsovereenkomst worden schriftelijk tussen partijen overeengekomen.


Artikel 13 Overdracht van rechten en plichten Het is een partij alleen met schriftelijke toestemming van de andere toegestaan de taken, verantwoordelijkheden, rechten en plichten uit deze samenwerkingsovereenkomst geheel of gedeeltelijk over te dragen aan derden. Hieronder is ook begrepen onderaanneming. Artikel 14 Niet nakoming en tussentijdse beëindiging 14.1

14.2

14.3 14.4

14.5

14.6

Voor zover een tekortkoming in de nakoming van een verplichting een der partijen niet kan worden toegerekend, komt die partij niet in verzuim, mits die partij in ieder geval binnen de voor nakoming van de verplichting overeengekomen termijn de tekortkoming en de oorzaak daarvan schriftelijk aan de andere partij heeft meegedeeld. Partijen zien alsdan wederzijds af van enige vordering tot het vergoeden van schade. Met het oog op het waarborgen van de continuïteit van het evenement vrijwaart de gemeente de stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen van eventuele aanspraken/vorderingen van derden die mogelijk voort kunnen vloeien uit de rechten en verplichtingen van de stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen op grond van deze overeenkomst, waaronder doch niet uitsluitend aanspraken van derden ter zake van voordrachten van de stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen aan de gemeente. Voornoemde vrijwaring geldt niet indien de stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen een ernstig verwijt valt te maken dan wel wanneer er sprake is van grove schuld zijdens de stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen. Partijen zijn ten opzichte van elkaar gehouden om schade zo veel mogelijk te beperken, bijvoorbeeld door het treffen van alternatieve maatregelen. Onverminderd bestaande rechten of vorderingen kunnen partijen deze samenwerkingsovereenkomst ontbinden door een schriftelijke mededeling aan de wederpartij, indien een partij in verzuim is in de nakoming van een of meer verplichtingen uit hoofde van deze samenwerkingsovereenkomst, mits de tekortkoming voldoende ernstig is en de ontbingen van deze overeenkomst rechtvaardigt en/of de nakoming door een der partijen van een opeisbare verplichting uit hoofde van deze samenwerkingsovereenkomst blijvend of tijdelijk onmogelijk wordt. Onverminderd alle andere rechten of vorderingen kan de gemeente deze samenwerkingsovereenkomst door een schriftelijke verklaring geheel of gedeeltelijk ontbinden, indien de stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen in staat van faillissement wordt verklaard of de stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen (voorlopige) surséance van betaling wordt verleend of de overeengekomen samenwerking de reputatie en/of de goede naam van de gemeente en/of de stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen zou schaden. Na beëindiging van deze samenwerkingsovereenkomst, uit welke hoofde ook, vervalt het recht van de naam Vierdaagsefeesten aan de gemeente.

Artikel 15 Toepasselijk recht en bevoegdheid 15.1

15.2

59/60

Op deze samenwerkingsovereenkomst is Nederlands recht van toepassing. Voor beslechtiging van geschillen in verband met deze samenwerkingsovereenkomst of overeenkomsten die hiermee samenhangen is de rechtbank Arnhem bevoegd. Het bepaalde in lid 1 laat onverlet de bevoegdheid van partijen om bij overeenkomst een geschil aan arbitrage of mediation te onderwerpen. De arbitrage geschiedt overeenkomstig het reglement van


de stichting Arbitrage Instituut Rotterdam. De mediation geschiedt overeenkomstig het reglement van het Nederlands Mediation instituut. Aldus overeengekomen en getekend te Nijmegen d.d…………………………………2014

60/60

Namens De gemeente Nijmegen

Namens De stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen

Drs. H.M.F. Bruls Burgemeester van Nijmegen

Drs. W.H.C.M. Hamers MCM Voorzitter stichting Vierdaagsefeesten

Onderzoek verzelfstandiging Koningsdag Rapport Gemeente Eindhoven

Recommend Documents