Rapport Financieel onderzoek Bibliotheek Eindhoven Uitgebracht aan stuurgroep ‘toekomst bibliotheekfuncties’ d.d. 7 februari 2013
Inhoudsopgave 1
INLEIDING ................................................................................................................................................ 2
2
OPDRACHTFORMULERING ....................................................................................................................... 2
3
VERRICHTE WERKZAAMHEDEN ................................................................................................................ 2
4
UITKOMSTEN ........................................................................................................................................... 3 4.1 (FINANCIËLE) UITGANGSPUNTEN TOEKOMSTVISIE BIBLIOTHEEKFUNCTIES ................................................................ 3 4.2 FINANCIËLE OVERZICHTEN ............................................................................................................................ 3 4.2.1 Exploitatieoverzicht begroting 2017 ................................................................................................. 4 4.2.2 Frictiekosten en overige eenmalige innovatie en reorganisatiekosten ............................................. 5 4.2.3 Huisvesting ........................................................................................................................................ 6 4.2.4 Ruilbibliotheek en sociale wijkbibliotheek ......................................................................................... 8
5
UITKOMSTEN VOORKEURSVARIANT 2 ..................................................................................................... 8 5.1 5.2 5.3
SUBSIDIEBEHOEFTE PER JAAR VARIANT 2 ......................................................................................................... 8 VERMOGENSPOSITIE.................................................................................................................................. 10 LIQUIDITEITSPOSITIE .................................................................................................................................. 12
6
RISICOPARAGRAAF ................................................................................................................................ 13
7
BESTUURSAMENVATTING ...................................................................................................................... 15
8
TOT SLOT ............................................................................................................................................... 17
BIJLAGE 1: FINANCIËLE UITGANGSPUNTEN TOEKOMSTVISIE BIBLIOTHEEKFUNCTIES BIJLAGE 2: SPECIFICATIE BEGROTING 2017 (PRIJSPEIL 2013) BIJLAGE 3: SPECIFICATIE FRICTIEBUDGET BIJLAGE 4: SPECIFICATIE RUILBIBLIOTHEEK EN SOCIALE WIJKBIBLIOTHEEK
1
1
Inleiding
Ingevolge uw opdracht van 23 november 2012 doen wij u hierbij onze rapportage toekomen naar aanleiding van de verrichte werkzaamheden.
2
Opdrachtformulering
De stuurgroep ‘toekomst bibliotheekfuncties’ waarin de bibliotheek Eindhoven (hierna te noemen: BE) en de gemeente Eindhoven zijn vertegenwoordigd, is op zoek naar een ervaren en gekwalificeerde partij die haar kan ondersteunen bij het verrichten van een financieel onderzoek met betrekking tot de toekomstige bibliotheekfuncties in Eindhoven. Dit resulteert in de volgende doelstelling van het onderzoek: Het onderzoek heeft als doel te komen tot een solide financiële vertaling en inzicht in impact en consequenties van de planning van activiteiten aangaande de toekomstige bibliotheekfuncties in Eindhoven. Voor het onderzoek zijn de volgende uitgangspunten/kaders van toepassing:
De toekomstvisie voor de bibliotheekfuncties zoals verwoord in het rapport ‘Zonder Kaft en Ezelsoren?’. De uitwerkingen van BE van de twee geprioriteerde programmalijnen te weten Educatief Programma en Kenniswerkplaats. Betrek hierbij de evaluatiegegevens van de onderwijspilot in Tongelre. De standpunten zoals geformuleerd door de gemeenteraad van Eindhoven aangaande het in stand houden van de beschikbaarheid van het fysieke boek voor volwassenen en senioren. Betrek hierbij de evaluatiegegevens van de pilot Berckelhof. De relevante informatie uit het stappenplan tot en met 2017 zoals weergegeven in de z.g. Roadmap 2013-2017.
Verder verwijzen wij naar uw email van 12 november 2012 met daarin een opdrachtformulering voor het financieel onderzoek.
3
Verrichte werkzaamheden
Conform de geformuleerde doelstelling onderkennen wij de volgende fasen in het plan van aanpak: 1. Inventariseren van de huidige situatie. 2. Uitwerken uitgangspunten toekomstvisie rekening houdend met visie, prioriteiten en de kwalitatieve niveaus zoals vastgesteld door de stuurgroep. Resultaat fase 2: (Financiële) uitgangspunten toekomstvisie bibliotheekfuncties, vastgesteld door de stuurgroep.
2
3. Financieel vertalen van de geformuleerde uitgangspunten. Resultaat fase 3: Financiële vertaling van de uitgangspunten, onder meer resulterende in de structurele subsidiebehoefte per programma per ambitieniveau Voor een juiste interpretatie van de resultaten uit dit onderzoek, is het belangrijk de formele kaders te vermelden waarbinnen het onderzoek is uitgevoerd. Dit onderzoek is uitgevoerd in overeenstemming met de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV-COS) 5500N Transactiegerelateerde diensten. Dit houdt in dat op de in dit onderzoek gebruikte financiële informatie geen accountantscontrole is toegepast en tevens geen beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Eén en ander impliceert dat aan onze rapportage geen zekerheid met betrekking tot de getrouwheid en rechtmatigheid van dit cijfermateriaal kan worden ontleend. Onze opdracht is niet gericht op het ontdekken van fraude en/of onjuistheden of onwettig handelen. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude en/of onjuistheden berust bij de leiding van de BE. Zoals wij in de opdrachtbevestiging hebben aangegeven, informeren wij u wel op het moment dat we dergelijke zaken constateren. Derhalve melden wij hier dat wij bij het uitvoeren van dit onderzoek geen aanwijzingen voor fraude of onjuistheden hebben geconstateerd.
4
Uitkomsten
4.1 (Financiële) uitgangspunten toekomstvisie bibliotheekfuncties De financiële uitgangspunten zijn vastgelegd en vastgesteld door de stuurgroep in haar vergadering van 29 november 2012. In bijlage 1 bij dit rapport zijn de vastgestelde financiële uitgangspunten opgenomen.
4.2 Financiële overzichten De geformuleerde uitgangspunten resulteren in de volgende financiële overzichten: 1.
2. 3. 4. 5.
Exploitatieoverzicht begroting 2017: in dit overzicht wordt per variant de structurele begroting 2017 opgenomen, opgebouwd naar de in de toekomstvisie opgenomen programmalijnen/producten/thema’s; Overzicht van de frictiekosten en overige eenmalige innovatie- en reorganisatiekosten; Overzicht van de subsidiebehoefte voor de voorkeursvariant; Overzicht van de vermogenspositie van de BE (voor voorkeursvariant); Overzicht van de liquiditeitspositie van de BE (voor voorkeursvariant).
3
4.2.1 Exploitatieoverzicht begroting 2017 De financiële consequenties van de in het innovatie- en transitieprogramma 2013-2017 ‘Odyssee BE 2013-2017’ opgenomen varianten zijn in het onderstaande financiële overzicht uitgewerkt. De volgende varianten worden onderscheiden:
Variant 1: uitwerking van ‘zonder kaft en ezelsoren’; Variant 2: een versoberde variant met toekomstperspectief; Variant 3: overgang zonder investeringen.
De varianten zijn beschreven zoals deze in 2017 gerealiseerd kunnen worden na een volledige implementatie, transitie, afbouw en uitrol. Het overzicht geeft de structurele begrotingscijfers 2017 weer, gebaseerd op het prijspeil van 2013. Voor een inhoudelijke beschrijving van de varianten verwijzen wij u naar het genoemde programma. In het overzicht is inzicht gegeven in het met de uitwerking van de programmalijnen samenhangende exploitatieresultaat (kolom ‘Totaal’). Begroting variant 1 Omschrijving
Educatief programma
Kenniswerkplaats
Totaal
3.077
3.299
6.376
Totaal Opbrengsten
-64
-1.086
-1.150
Exploitatieresultaat
-3.013
-2.213
-5.226
Totaal Kosten
Begroting variant 2 Omschrijving
Educatief programma
Sobere bibliotheek
Totaal
2.590
2.180
4.770
Totaal Opbrengsten
-64
-573
-637
Exploitatieresultaat
-2.526
-1.607
-4.133
Totaal Kosten
4
Begroting variant 3 Omschrijving
Bibliotheek op school
Sobere bibliotheek
Totaal
1.489
1.793
3.282
Totaal Opbrengsten
0
-243
-243
Exploitatieresultaat
-1.489
-1.550
-3.039
Totaal Kosten
Overzicht 1. Exploitatie begroting 2017 (x € 1.000)
In bijlage 2 is per variant een specificatie opgenomen opgebouwd naar de in de toekomstvisie genoemde programmalijnen/producten/thema’s. Ook is een inhoudelijke toelichting opgenomen. 4.2.2 Frictiekosten en overige eenmalige innovatie en reorganisatiekosten In de onderstaande overzichten zijn de frictiekosten1 en de kosten samenhangend met innovatie en reorganisatie per variant uitgewerkt. Frictiekosten
Variant 1
Variant 2
Variant 3
Afvloeiing personeel
436
468
657
Desinvesteringen + afkoop contracten
473
473
473
Totaal
909
941
1.130
Overzicht 2. Frictiekosten (x € 1.000)
Kosten reorganisatie
Variant 1
Variant 2
Variant 3
Outplacement/advies personeel
X
2
114
114
138
Verhuis- en opruimkosten 1e en 2e verdieping
X
396
374
258
988
988
988
1.498
1.476
1.384
Vertraagd sluiten vestigingen3 Totaal Overzicht 3. Kosten reorganisatie(x € 1.000)
1
Frictiekosten worden in dit kader gedefinieerd als afbouw kosten die eenmalig gemaakt worden. Expliciet hierbuiten vallen investeringen die gedaan worden in het kader van het transitieplan. De met deze investeringen samenhangende afschrijvingskosten zijn in de structurele begroting opgenomen. De kosten samenhangend met de reorganisatie en innovatie zijn afzonderlijk opgenomen. 2 Een ‘x‘ geeft een bedrag aan waarvoor een indicatieve toelichting is gemaakt, maar een nadere onderbouwing van deze bedragen aan de hand van offertes ca. dient (deels) nog plaats te vinden. 3 Vertraagd sluiten vestigingen zoals vermeld in brief gemeente Eindhoven kenmerk EC/KC/NR.I2uit05735). In de ingediende begroting 2013 van de BE is reeds rekening gehouden met een bedrag van € 546.000. Per saldo resteert derhalve € 442.000 als extra subsidiebehoefte samenhangend met het vertraagd sluiten van de vestigingen. Zie verder onderdeel 5.1. van dit rapport.
5
De kosten die samenhangen met het vertraagd sluiten van de vestigingen ontstaan doordat de gemeente Eindhoven de oorspronkelijke sluitingsplanning weliswaar heeft goedgekeurd maar vertraagde sluiting noodzakelijk vindt om geen gat in de dienstverlening te laten vallen. Het vertraagd sluiten van de vestigingen is daarom gekoppeld aan de inrichting van de Bibliotheken op School en daarom ook ‘gekwalificeerd’ als reorganisatie. Hierdoor is de continuïteit in het aanbod van boeken en leermiddelen voor kinderen gegarandeerd. Kosten innovatie
Variant 1
Variant 2
Variant 3
350
350
350
Inrichting BOS
2.148
1.627
1.627
Totaal
2.498
1.977
1.977
Transitiemanagement
X
Overzicht 4. Kosten innovatie (x € 1.000)
Resumerend
Variant 1
Frictiekosten
Variant 2
Variant 3
909
941
1.130
Kosten reorganisatie
X
1.498
1.476
1.384
Kosten innovatie
X
2.498
1.977
1.977
4.905
4.394
4.491
Totaal
Overzicht 5. Totaal frictiekosten en overige eenmalige kosten (x € 1.000)
Het overzicht geeft aan dat, afhankelijk van de gekozen variant, ter dekking van de frictiekosten en de met de reorganisatie en innovatie samenhangende kosten, eenmalig een bedrag benodigd is van € 4.394.000 (variant 2), € 4.491.000 (variant 3) tot € 4.905.000 (variant 1). In bijlage 3 is een specificatie gegeven van de posten waaruit het frictie en eenmalige reorganisatie- en innovatiekosten zijn opgebouwd. 4.2.3 Huisvesting Onderdeel van de frictiekosten zijn de huisvestingkosten als gevolg van het niet benutten van de met het huidige huurcontract samenhangende m2. De frictiekosten huisvesting zijn als volgt berekend: Omschrijving
Variant 1
Variant 2
Variant 3
Aantal m2
7.000
7.000
7.000
Aantal m2 nodig
7.000
2.528
2.056
Aantal m2 frictie Prijs per m2 per jaar Frictiekosten huisvesting per jaar4
0
4.472
4.944
125
125
125
0
559.000
618.000
Overzicht 6. Frictiekosten huisvesting 4
Op de frictiekosten huisvesting is geen prijsindexatie toegepast. De huur is immers contractueel zonder indexatie. Voor de overige variabele kostencomponenten (servicekosten, energiekosten etc.) is als uitgangspunt gehanteerd dat de afname van deze variabele kosten (door het lager aantal benodigd m2) vrijwel gelijk is aan toename door prijsindexatie.
6
De frictiekosten huisvesting in de varianten 2 en 3 betreffen de jaarlijks niet gedekte huisvestingskosten die doorlopen tot het einde van de looptijd van het huidige huurcontract. Het huurcontract heeft een looptijd tot 2028. Wanneer er een alternatieve bestemming wordt gevonden voor deze ruimte, inclusief een daarvoor betalende partner of huurder, vervallen deze jaarlijkse kosten. Er is in variant 3 structureel minder behoefte aan m2 huisvesting met als gevolg hoge frictiekosten. In variant 2 wordt er meer m2 huisvesting dan in variant 3 gebruikt door de bibliotheek (circa 475m2), om een fundament te leggen die een organische groei van de kenniswerkplaats in de toekomst mogelijk maakt. Indien deze groei plaatsvindt worden de frictiekosten verminderd als gevolg van extra structurele subsidie of deelname van partners. In het volgende overzicht is inzicht gegeven in het met de uitwerking van de programmalijnen samenhangende exploitatieresultaat als rekening wordt gehouden met de optredende frictiekosten huisvesting. Begroting variant 1 Omschrijving
Educatief Kennisprogramma werkplaats
Totaal
Huisvesting
Totaal incl. frictie huisvest
3.077
3.299
6.376
0
6.376
Totaal Opbrengsten
-64
-1.086
-1.150
0
-1.150
Exploitatieresultaat
-3.013
-2.213
-5.226
0
-5.226
Huisvesting
Totaal incl. frictie huisvest
Totaal Kosten
Begroting variant 2 Omschrijving
Educatief Sobere programma bibliotheek
Totaal
2.590
2.180
4.770
559
5.329
Totaal Opbrengsten
-64
-573
-637
0
-637
Exploitatieresultaat
-2.526
-1.607
-4.133
-559
-4.692
Totaal Kosten
7
Begroting variant 3 Omschrijving
Bibliotheek Sobere op school bibliotheek
Totaal
Huisvesting
Totaal incl. frictie huisvest
1.489
1.793
3.282
618
3.900
Totaal Opbrengsten
0
-243
-243
0
-243
Exploitatieresultaat
-1.489
-1.550
-3.039
-618
-3.657
Totaal Kosten
Overzicht 7. Exploitatie begroting 2017 (x € 1.000)
4.2.4 Ruilbibliotheek en sociale wijkbibliotheek De ruilbibliotheek en de sociale wijkbibliotheek zijn vanuit verschillende perspectieven zeer wenselijke ontwikkelingen. Voor het realiseren van beiden is er additionele subsidie noodzakelijk buiten de noodzakelijke subsidies voor het realiseren van de varianten 1, 2 en 3. De met de sociale wijkbibliotheek samenhangende additionele subsidie bedraagt € 15.000 per locatie per jaar. Voor wat betreft de introductie van een ruilbibliotheek - als dienstverleningsmodel dat op termijn een ongesubsidieerd alternatief kan vormen voor de leenbibliotheek - is door de BE een pilotvoorstel uitgewerkt. De eenmalige kosten hiervoor bedragen € 365.000 (plan van aanpak, ontwerp en inrichting in 2013: € 235.000, uitvoering in 2014 en 2015: € 125.000 en afronding eind 2015: € 5.000). In bijlage 4 is een nadere toelichting c.q. specificatie opgenomen.
5
Uitkomsten voorkeursvariant 2
5.1 Subsidiebehoefte per jaar variant 2 In het onderstaande overzicht is de subsidiebehoefte per jaar voor de voorkeursvariant 2 zichtbaar gemaakt. De subsidiebehoefte is gebaseerd op de in het transitieplan opgenomen roadmap. Gestart wordt met de door de BE aangevraagde subsidie (lees: de subsidiebehoefte) over 2013 ad € 4.612.000. Vervolgens wordt per jaar aangegeven welke activiteiten plaatsvinden volgens het transitieplan en welke financiële consequentie dit heeft op de subsidiebehoefte. In het overzicht is geen rekening gehouden met de additionele subsidie voor de ruilbibliotheek en de sociale wijkbibliotheek. In 2015 wordt het structurele subsidieniveau van circa € 4,7 miljoen (inclusief frictie huisvesting ad € 559.000) behaald.
8
Omschrijving 5
2013
2014
2015
2016
2017
4.612
4.360
4.138
4.133
4.133
Opbouw Educatief programma
150
1.333
157
0
0
Afbouw wijkbibliotheken
-39
-568
-98
0
0
Besparing personeel
-178
-170
0
0
0
Besparing overhead
-32
-255
-32
0
0
Besparing collectie/leenrechten centrale
-52
-104
-52
0
0
Afbouw centrale huisvesting
0
-571
0
0
0
Besparing overige huisvesting
-6
-83
-14
0
0
Daling omzet door afname betalende leners
13
196
34
0
0
Mutatie overige (voorzieningen/DWDM)
-108
0
0
0
0
4.360
4.138
4.133
4.133
4.133
0
559
559
559
559
Totaal subsidiebehoefte incl. frictie huisvesting
4.360
4.697
4.692
4.692
4.692
Overige eenmalige en frictiekosten
2.189
2.042
162
0
0
6.739
4.854
4.692
4.692
Beginsaldo subsidie 2013
(excl. EP/incl. vestigingen)
Totaal subsidiebehoefte exploitatie Subsidiebehoefte frictie huur
Correctie reeds verwerkte kosten vertraagd sluiten vestigingen in begroting 2013 Totaal subsidiebehoefte incl. eenmalige
-546
6.003
Overzicht 8. Subsidiebehoefte per jaar variant 2 (x € 1.000)
De verwerkte correctie van € 546.000 zijn de reeds in de begroting 2013 opgenomen kosten die samenhangen met het vertraagd sluiten van de vestigingen. Deze kosten maken derhalve deel uit van het beginsaldo subsidie 2013. De totale kosten die samenhangen met het vertraagd sluiten van de vestigingen bedragen € 988.000. Per saldo resteert derhalve € 442.000 als extra subsidiebehoefte.
5
Betreft de reguliere subsidie van de gemeente Eindhoven.
9
5.2 Vermogenspositie Het vrij besteedbare eigen vermogen moet van zodanige omvang zijn, dat de BE zelf in staat is om de bedrijfsrisico’s te dragen (bijvoorbeeld minder leden, wegvallen c.q. verminderen van inkomsten/subsidies, e.d.). In het algemeen kan gesteld worden dat er niet één afdoende benadering is voor het bepalen van het vrij besteedbare eigen vermogen. Als landelijke vuistregel voor het bepalen van het eigen vermogen voor bibliotheken wordt veelal als norm 10% van de omzet gehanteerd. De VNG stelt dat het gebruikelijk is de algemene reserve of het weerstandsvermogen van een bibliotheek te bepalen op ca. 10 % van het structurele subsidiebedrag, wat voor de bibliotheek neerkomt op circa 8% van de omzet. Bij gemeenten wordt ten aanzien van het noodzakelijke weerstandsvermogen bij gesubsidieerde instellingen een percentage aangehouden van 5% tot maximaal 15% van de omzet. De gemeente Eindhoven zelf hanteert 5% van de omzet. Ook omdat de BE zich de komende jaren zeker niet in een situatie van stabiele dienstverlening en bedrijfsvoering zal bevinden maar te maken zal krijgen met diverse niet op voorhand in te schatten mee- en tegenvallers, wordt er op grond van het bovenstaande in dit onderzoek uitgegaan van een percentage van 10% van de omzet. De financiële positie per 31 december 2011 kan als volgt worden weergegeven: Balans per 31 december 2011 (jaarrekening 2011)6 Activa 31-dec Vaste activa Immateriële vast activa Materiele vaste activa Financiële vaste activa
Passiva
2.975.515 Eigen vermogen 942.556 973.814 Vreemd vermogen 1.059.145 Voorzieningen
31-dec 1.120.430 2.573.750 660.134
Langlopende schulden
1.913.616
Vlottende activa Vorderingen Liquide middelen
2.502.282 Vlottende passiva 767.695 Kortlopende schulden
1.783.617
Totaal activa
5.477.797 Totaal passiva
1.783.617
1.734.587 5.477.797
Overzicht 9. Balans per 31 december 2011
In variant 2 (voorkeursvariant) bedraagt de totale omzet, inclusief gemeentelijke subsidie maar exclusief frictie huisvesting, circa € 4,7 miljoen (zie overzicht 7). Uitgaande van de norm van 10% betekent dit dat tenminste een bedrag van € 470.000 als eigen vermogen nodig is. 6
Dit betreft de balans zoals opgenomen in de jaarrekening 2011, rekening houdend met een nagekomen correctie (na vaststellen van de jaarrekening 2011) van het resultaat van de deelneming De Witte Dame Monumenten B.V. van € 51.446 (50% aandeel) over 2011.
10
De jaarrekening 2012 is ten tijde van dit rapport nog niet opgesteld. Op basis van de administratie zal naar verwachting van de BE het resultaat 2012 € 200.000 nadelig zijn. Dit resulteert in een eigen vermogen van circa € 920.000 ultimo 2012. Mede bepalend voor de hoogte van het te verwachten resultaat 2012 is het resultaat van de deelneming De Witte Dame Monumenten B.V. en de waardering van de goodwill. Hierbij merken wij op dat de waardering van de deelneming op dit moment nog niet definitief bekend is. Wel is de verwachting dat jaarrekening 2012 van de Witte Dame Monumenten B.V. zal resulteren in een negatief resultaat. De BE is voor 50% aandeelhouder; 50% van het nadelig saldo zal ten laste gaan van de reserve herwaardering deelneming. Bij de berekening van het vrij beschikbare vermogen is hiermee rekening gehouden. De reserve herwaardering deelneming (onderdeel van het eigen vermogen en ultimo 2011 € 664.000) is niet vrij beschikbaar is. De reeds toegewezen bestemming van de overige bestemmingsreserves zijn door de raad van toezicht te wijzigen en zijn in beginsel vrij besteedbaar. Uitgaande van een noodzakelijk weerstandsvermogen van 10% is er sprake van een ‘tekort’ van € 104.000. Ter vergelijking: bij toepassing van de gemeentelijke norm van 5% is er sprake van een vrij beschikbaar vermogen van € 131.000: Omschrijving
Vrij beschikbaar bij 10% norm
Vrij beschikbaar bij 5% norm
Verwachting eigen vermogen ultimo 2012
920.000
920.000
Reserve herwaardering De Witte Dame
554.000
554.000
Aanwezig weerstandsvermogen
366.000
366.000
Noodzakelijk EV/weerstandsvermogen
470.000
235.000
-104.000
131.000
Vrij beschikbaar Overzicht 10. Vrij beschikbaar vermogen
Verder is onder de langlopende schulden een niet rentedragende lening van de gemeente Eindhoven opgenomen van € 1.588.230. Bij besluit van de gemeenteraad van Eindhoven op 18 december 2012 is van deze lening een bedrag van € 1.213.230 beschikbaar voor innovatie en transitie van de bibliotheekfuncties. Het resterende nog niet afgeloste deel van de lening (€ 375.000) is vooralsnog niet inzetbaar. Tenslotte is ultimo 2011 een bedrag van circa € 152.000 opgenomen als kortlopende verplichting ter dekking van de reorganisatiekosten.
11
Gegeven: - de transitieperiode waarin de BE zich bevindt en de daarmee samenhangende instabiele situatie, - de ‘zachtheid’ van de te hanteren norm van 10% of 5% en - de onzekerheden met betrekking tot de waardering van de deelneming De Witte Dame Monumenten B.V., adviseren wij u geen bijdrage ‘in te boeken’ uit het eigen vermogen van de BE. Verder adviseren wij u jaarlijks de ontwikkeling van het weerstandsvermogen van de BE te beoordelen om na te gaan of een eventuele bijdrage vanuit het eigen vermogen dan wel aanzuivering van het eigen vermogen dient plaats te vinden. Resumerend is in totaal is een bedrag van circa € 1,4 miljoen beschikbaar ter dekking van de subsidiebehoefte. Dit bedrag is als volgt samengesteld: Aanzuiveren eigen vermogen Bijdrage uit omzetting lening (afgerond) Voorziening reorganisatiekosten Totaal
€
nihil 1.213.000 152.000 € 1.365.000
5.3 Liquiditeitspositie De ontwikkeling van de kredietbehoefte 2013-2017 is in het volgende verzicht weergegeven. Hierbij is uitgegaan van de geraamde uitgaven en inkomsten van voorkeursvariant 2. Wij merken aanvullend op dat: De netto uitgaven zijn gecorrigeerd voor de desinvesteringen (€ 443.000) en de afschrijvingskosten (€ 745.000)7; In de netto uitgaven niet de uitgaven zijn meegenomen die samenhangen met de mogelijke additionele subsidie voor de ruilbibliotheek (€ 365.000) en sociale wijkbibliotheek (€ 15.000 per locatie); De jaarlijkse aflossingsverplichting van de lening bij de Rabobank bedraagt ca. € 24.000 en heeft een looptijd tot en met 2018; De minimale liquiditeitsbehoefte is bepaald op de gemiddelde omvang van de uitgaven in 2 maanden (uitgangspunt is dat er ter overbrugging van een situatie waarbij er sprake van geen inkomende geldstromen er tenminste een buffer aanwezig moet zijn om de ‘out of pocket’ kosten van 2 maanden te kunnen betalen).
7
Hierbij merken we op dat de met deze afschrijvingskosten samenhangende investeringen voor wat betreft de Bibliotheek op School zijn meegenomen in de berekening van de kredietbehoefte. De overige investeringen zijn niet opgenomen, maar hebben uiteraard op termijn wel een ‘cash out’ effect.
12
Omschrijving
2013
2014
2015
2016
2017
2.046
353
91
357
623
-5.778
-6.449
-4.564
-4.402
-4.402
-24
-24
-24
-24
-24
4.638
6.739
4.854
4.692
4.692
-529
-528
Subtotaal (+ overschot, - tekort)
353
91
357
623
889
Minimale liquiditeitsbehoefte
800
800
800
800
800
-447
-709
-443
-177
89
Beginsaldo 1-1-2013 Netto uitgaven Aflossingen Subsidieontvangsten Investeringen 2013-2015 BOS (kasten, lendomaten, etc.)
Kredietbehoefte (+ overschot, - tekort) Overzicht 11. Liquiditeitsbehoefte (x € 1.000)
Het overzicht geeft aan dat er, gegeven de genoemde uitgangspunten, een maximale kredietbehoefte bestaat van € 709.000 (in 2014), die afloopt naar 2017. Gezien de huidige marktomstandigheden is onze verwachting dat de BE niet zelfstandig in staat is in deze kredietbehoefte te voorzien. Wij adviseren u samen met de gemeente Eindhoven te bezien in hoeverre aan de kredietbehoefte tegemoet gekomen kan worden. In de structurele exploitatie c.q. subsidiebehoefte (zoals opgenomen in paragraaf 4.2.1) is overigens geen rekening gehouden met financieringskosten.
6
Risicoparagraaf
Onzekerheid effecten varianten. Afhankelijk van de te kiezen variant zal bij de BE de komende jaren een reorganisatie moeten plaatsvinden. Deze reorganisatie betreft onder meer de verdere afslanking van de organisatie wat betreft personeel. De huidige formatieomvang zal in de scenario’s sterk moeten worden teruggebracht. Afhankelijk van de te kiezen variant zal er ook veel gaan veranderen in de huisvesting en het klantenbestand. De gevolgen van een dergelijke operatie en de omvang van de risico’s zijn moeilijk te voorspellen omdat er niet of nauwelijks sprake is van een vergelijkbare operatie.
Noodzakelijke eigen vermogen/weerstandsvermogen. Er is geen sprake van een vrij besteedbaar vermogen. Gegeven de transitiefase waarin de BE zich bevindt en de onzekerheid met betrekking tot de deelneming De Witte Dame Monumenten B.V (zie hierna) is de ontwikkeling van de vermogenspositie een belangrijk aandachtspunt.
13
Deelneming en goodwill De Witte Dame Monumenten B.V. De waardering van de deelneming De Witte Dame Monumenten B.V. (ultimo 2011 circa € 736.000) en de goodwill (ultimo 2011 circa € 943.000) zijn afhankelijk van de resultaten die de deelneming De Witte Dame Monumenten B.V. behaalt en gaat behalen in de toekomst. Slechte marktomstandigheden hebben uiteraard effect op het resultaat en kunnen indien er sprake is van een structureel nadelige situatie gevolgen hebben voor de waardering van de deelneming, de goodwill en de vermogenspositie van de BE. Wij verwijzen u verder naar onderdeel 4.2. van dit rapport. Als gevolg van deze onzekerheden is er in de berekening van het structurele exploitatieresultaat (zoals opgenomen in paragraaf 4.2.1) geen rekening gehouden met de opbrengsten en kosten van de deelneming.
Btw-positie bibliotheken. Met ingang van 1 januari 2007 is de wet voor de omzetbelasting op een belangrijk punt gewijzigd. Per deze datum komt btw op kosten in beginsel alleen voor aftrek in aanmerking indien deze kosten worden gemaakt ten behoeve van btw-belaste activiteiten. De wetswijziging roept de vraag op of de aftrek van btw op kosten bij bibliotheken beperkt zou worden door de ‘gratis’ uitleen van boeken aan kinderen. Indien dit het geval zou zijn, dan zou dit tot een aanzienlijke kostenverhoging kunnen leiden bij de bibliotheken. Het ministerie heeft in het nieuwe besluit een aparte paragraaf gewijd aan de btw-positie van bibliotheken om de onzekerheid op dit punt weg te nemen: “Naast activiteiten die bibliotheken tegen vergoeding verrichten lenen alle bibliotheken gratis boeken uit aan kinderen die lid zijn. Voor deze boeken worden wel bedragen als boete geïnd als de uitleentermijn is verstreken. Deze boeken worden ook uitgeleend aan volwassenen die daarvoor wel een vergoeding betalen. Voorts is aannemelijk dat het om-niet uitlenen van boeken mede plaatsvindt met het oogmerk om kinderen vertrouwd te maken met, en te binden aan, de bibliotheekactiviteiten als zodanig waardoor zij zich nadien aanmelden als betalend lid. Onder deze omstandigheden leiden de gratis uitleenhandelingen niet tot een inperking van het recht op vooraftrek." Nog onduidelijk is of de BE met betrekking tot ‘Boeken op School’ nu volledig aan deze voorwaarden voldoet.
Voorziening groot onderhoud. Bij de bepaling van de structurele subsidiebehoefte is er geen rekening gehouden met een jaarlijkse storting in de voorziening groot onderhoud. Ultimo 2012 sluit de voorziening groot onderhoud met een bedrag van € 593.000. Dit is in overeenstemming met de in het beheerplan onderhoud opgenomen voorzieningenniveau (in 2018). Dit beheerplan is echter gebaseerd op de huidige situatie. Na besluit van de gemeenteraad in april 2013 is uiteraard actualisatie van het plan noodzakelijk. Dit zal financiële consequenties hebben voor de begroting van de BE.
14
7
Bestuursamenvatting
Het uitgangspunt bij de financiering van de bibliotheekvisie is dat door eenmalige investeringen te plegen een proces start dat leidt tot een innovatieve bibliotheekfunctie en structurele besparingen. Volgens de berekening is de volgende subsidiebehoefte in de periode 2013-2017 nodig. Hierbij is uitgegaan van c.q. rekening gehouden met: het innovatie- en transitieprogramma 2013-2017 ‘Odyssee BE 2013-2017’; de door de stuurgroep vastgestelde financiële uitgangspunten; de begroting voor de voorkeursvariant 2 sluitend met een exploitatieresultaat van € 4.133.000 (excl. frictie huur); de frictiekosten en de met de reorganisatie en innovatie samenhangende kosten eenmalig een bedrag benodigd is van € 4.394.000 (voorkeursvariant 2); de door de gemeente reeds beschikbaar gestelde bijdrage van circa € 1,2 miljoen voor de innovatie en transitie van de bibliotheekfuncties; de beschikbare overige eigen middelen van de BE van € 152.000; de dekking van de huurverplichtingen van De Witte Dame (frictie huur) van € 559.000 door een additionele gemeentelijke subsidie. Dit resulteert in het volgende samenvattend overzicht waarin de subsidiebehoefte van 2013 tot en met 2017, inclusief de bijdrage uit eigen middelen, is weergegeven: Omschrijving
2013
2014
2015
2016
2017
4.612
4.360
4.138
4.133
4.133
Opbouw Educatief programma
150
1.333
157
0
0
Afbouw wijkbibliotheken
-39
-568
-98
0
0
Besparing personeel
-178
-170
0
0
0
Besparing overhead
-32
-255
-32
0
0
Besparing collectie/leenrechten centrale (excl. EP/incl. vestigingen)
-52
-104
-52
0
0
Afbouw centrale huisvesting
0
-571
0
0
0
Besparing overige huisvesting
-6
-83
-14
0
0
Daling omzet door afname betalende leners
13
196
34
0
0
Mutatie overige (voorzieningen/DWDM)
-108
0
0
0
0
4.360
4.138
4.133
4.133
4.133
Beginsaldo subsidie 2013
Totaal subsidiebehoefte exploitatie (Te transporteren)
15
Omschrijving
2013
2014
2015
2016
2017
4.360
4.138
4.133
4.133
4.133
0
559
559
559
559
Totaal subsidiebehoefte incl. frictie huisvesting
4.360
4.697
4.692
4.692
4.692
Overige eenmalige en frictiekosten
2.189
2.042
162
0
0
6.739
4.854
4.692
4.692
Totaal subsidiebehoefte exploitatie (Transport) Subsidiebehoefte frictie huur
-546
Correctie reeds verwerkte kosten vertraagd sluiten vestigingen in begroting 2013
6.003
Totaal subsidiebehoefte incl. eenmalige Bijdrage uit eigen middelen BE
2013
Bijdrage uit omzetting lening Bijdrage uit voorzieningen Bijdrage uit of aanzuiveren van eigen vermogen Totaal bijdrage uit eigen middelen BE Totaal
2014
2015
2016
2017
-1.213
0
0
0
0
-152
0
0
0
0
0
0
0
0
0
-1.365
0
0
0
0
4.638
6.739
4.854
4.692
4.692
Overzicht 12: samenvattend overzicht(x € 1.000)
Uit het overzicht blijkt het volgende: Het oorspronkelijke subsidiebudget in 2010 bedroeg € 6,0 miljoen. In 2015 zal de structurele subsidiebehoefte van € 4.138.000 (excl. frictie huur) bereikt worden. De noodzakelijke investeringen, bij een keuze voor variant 2, zullen dus leiden tot structurele besparing (excl. frictie huur) van circa € 1.900.000 vanaf 2015. Inclusief de additionele subsidie ter dekking van de huurverplichtingen is vanaf 2015 een maximale gemeentelijke subsidie nodig van € 4.697.000. Maximaal omdat de inzet van de beschikbare m2 aan derde partijen de frictiekosten verlagen.
16
Verder concluderen wij dat: Er een maximale kredietbehoefte bestaat bij de BE van € 709.000 (in 2014). Gezien de huidige marktomstandigheden is onze verwachting dat de BE niet zelfstandig in staat is in deze kredietbehoefte te voorzien. Wij adviseren de stuurgroep het college van B&W te adviseren te bezien in hoeverre aan de kredietbehoefte tegemoet gekomen kan worden. Een voor de gemeente budgettair neutrale oplossing is hierbij uitgangspunt. Voor een juiste interpretatie van de cijfers rekening gehouden dient te worden met (financiële) risico’s die samenhangen met de onzekerheid van de effecten van de varianten, de btw-positie, de waardering van de deelneming en de goodwill De Witte Dame Monumenten B.V. en het nog te actualiseren beheerplan groot onderhoud. Tenslotte adviseren wij u: Het college van B&W te adviseren jaarlijks de ontwikkeling van het weerstandsvermogen van de BE te beoordelen om na te gaan of een eventuele bijdrage vanuit het eigen vermogen dan wel aanzuivering van het eigen vermogen dient plaats te vinden.
8
Tot slot
Deze rapportage is opgesteld voor de stuurgroep ‘toekomst bibliotheekfuncties’. Wij hebben de inhoud van deze rapportage op 6 februari 2013 besproken met de stuurgroep. U heeft aangegeven dat het uw doel deze rapportage bij te voegen bij het (openbare) onder verantwoordelijkheid van de stuurgroep opgestelde innovatie- en transitieprogramma BE 2013-2017 ‘Odyssee BE 2013-2017’. Hiervoor verlenen wij onze toestemming. Onze rapportage maakt derhalve integraal deel uit van innovatie- en transitieprogramma BE 20132017 ‘Odyssee BE 2013-2017’. Onze rapportage of een deel daarvan kan daarom niet als zelfstandig rapport geïnterpreteerd of gebruikt worden.
17
Bijlage 1: Financiële uitgangspunten toekomstvisie bibliotheekfuncties Dit memo geeft inzicht in welke uitgangspunten gehanteerd worden en de wijze waarop de begroting volgens de toekomstvisie van BE is opgebouwd. Structuur van de begroting voor structurele exploitatie In onderstaande plaatje is weergegeven hoe de begroting wordt opgebouwd.
Subsidie gemeente
Kosten die die direct toegewezen kunnen worden aan product: Personeel (o.b.v. FTE) Materieel (inkoop) Materieel (afschrijving) Restant toerekenen op basis van verbruik per programma/product
Product 2 Product 1 Kosten en opbrengsten Programma
Inkomsten
Wordt toegerekend aan programma’s
Overheadkosten
Overhead vloeroppervlakte
Materiele kosten huisvesting – Prijs € 125 per m2
Huisvestingskosten per m2
Formatie overhead
Materiële kosten overhead o.b.v. analyse W&V 2011
figuur 1: Samenstelling van de begroting
Hieronder wordt per onderdeel een toelichting gegeven op dit overzicht en wordt ingegaan op de uitgangpunten die hierbij gehanteerd zijn. Algemene uitgangspunten - Begroting sluit aan bij eindsituatie van toekomstvisie 2017; - Het exploitatieresultaat wordt bepaald als het verschil tussen de opbrengsten en alle hiermee verbonden, aan het begrotingsjaar toe te rekenen kosten. De kosten worden bepaald met inachtneming van de in de richtlijnen jaarverslaggeving (richtlijn 640) vermelde waarderingsgrondslagen;
I
-
Op investeringen wordt naar tijdsgelang afgeschreven, m.u.v. collectie (gaat rechtstreeks t.l.v. exploitatie); Lasten die aan een programmalijn/product/thema kunnen worden toegerekend, worden verdeeld op basis van bedrijfseconomische criteria en een bestendige gedragslijn; Loon- en prijsindexering 2% prijspeiljaar 2013.
Huisvestingskosten BE heeft een langdurig huurcontract voor 7.000 m2. Dit contract is aangegaan in nauw overleg met gemeente Eindhoven. BE is risicodrager voor de kosten van de huur en de aan de huur gerelateerde kosten. De huisvestingskosten worden op basis van een integrale kostprijs doorberekend aan de programmalijnen/producten/thema’s. De prijs die hiervoor gehanteerd wordt, is € 125 per m2 op basis van een bezetting van 7.000 m2. Niet noodzakelijke m2 worden opgenomen in de frictiekosten. Overheadkosten Overhead heeft betrekking op algemeen ondersteunende activiteiten en (door)ontwikkeling van een nieuwe visie op de bibliotheek waar geen directe relatie te leggen is met programmalijnen/producten/thema’s. Toerekening vindt plaats naar 2 programmalijnen op basis van totale kosten per programmalijn. Formatie overhead Bij het bepalen van de personele bezetting gaan we er van uit dat zoveel mogelijk personeel wordt toegewezen aan de verschillende programmalijnen/producten/thema’s. Verder wordt er bij de uitwerking van de overhead (aantal fte’s voor de algemene ondersteunende activiteiten) uitgegaan van de eindsituatie volgens de toekomstvisie. Materiële kosten overhead De materiële kosten van de overhead worden gebaseerd op een analyse van de vastgestelde winst & verliesrekening 2011. Bij deze analyse wordt bepaald of: - Kosten nog van toepassing zijn in de toekomst; - Kosten betrekking hebben op de overhead; - Welke posten in aanmerking komen voor frictiekosten. Alleen de voor de toekomst relevante kosten die vallen onder overhead worden meegenomen in deze materiële kosten. De frictiekosten worden apart benoemd. Inkomsten De inkomsten worden op basis van de geleverde input vanuit de organisatie zo goed mogelijk geschat en toegerekend aan de programmalijnen/producten/thema’s. Rekening houdend met onder meer: -
Prognose landelijk verloop uitleningen en abonnees; Sluiting van vestigingen; Wijzigen van abonnementsvormen. II
Gevolg: meer dan halvering van de betalende leden en teruglopende abonnementsgelden. Directe kosten per programmalijn/product/thema De direct kosten per product/thema worden meegenomen in de productcalculatie. Daarbij worden zoveel mogelijk kosten toegerekend aan de producten. In de productcalculaties wordt rekening gehouden met: - Personele inzet eigen personeel; - Interne doorbelasting van personeel; - Inhuur derden (externen); - Collectie / media; - Huisvesting op basis van € 125 per m2 per jaar; - Automatisering; - Transport; - Overige kosten. Personele kosten Gehanteerde uitgangspunten: - Voor de personeelskosten wordt uitgegaan van de CAO 2012 op basis van de maximum trede binnen de schaal en de effecten van het herplaatsen van personeel; - Voor de berekening van het uurtarief wordt uitgegaan van het netto beschikbaar aantal uur van een medewerker. De bruto uren worden daarom gecorrigeerd voor: vakantie- en feestdagen, improductieve uren en ziekteverzuim. - Een medewerker is per jaar 1.470 uur direct inzetbaar; - Er wordt uitgegaan van een flexibele inzet van personeel. Dit betekent dat waar van toepassing bij een product of thema het contract van de medewerker het seizoenpatroon van de opdrachtgever volgt; - Het opleidingsbudget wordt uitgedrukt in een percentage van de brutoloonsom (incl. werkgeverslasten); - Bij de overige indirecte personeelskosten wordt een vast bedrag per fte toegerekend naar de programmalijnen/producten/thema’s. Overige uitgangspunten Naast de eerder genoemde uitgangspunten wordt rekening gehouden met de per variant geformuleerde inhoudelijke uitgangspunten per programmalijn, zie hoofdstuk 5 ‘Drie varianten’ van het innovatie- en transitieprogramma 2013-2017 ‘Odyssee BE 2013-2017’. Toegepast model Begroting wordt opgebouwd naar de in de toekomstvisie opgenomen programmalijnen/producten/thema’s volgens de varianten vermeld in hoofdstuk 5 ‘Drie varianten’. Vervolgens worden deze getotaliseerd naar het door de Vereniging van Openbare Bibliotheken gehanteerde financiële model (betreffende begroting, tussentijdse en eindejaarsrapportages).
III
Bijlage 2: Specificatie begroting 2017 (prijspeil 2013) (X € 1.000)
Begroting variant 1 EDUCATIEF PROGRAMMA
Omschrijving
KENNISWERKPLAATS
Bibliotheek Beter lezen Mediawijsheid op school en voorlezen
Totaal EP
Basisactief werken Persoonlijke Dialoog & Mediatechn. faciliteiten en studeren ontwik.& carr Debat en advies
Lezen & boeken
Totaal KWP
Overhead
Totaal
0
4
0
4
0
0
0
0
0
0
0
68
72
Huisvesting
86
0
0
86
24
0
0
0
0
22
46
0
132
Doorbelasting huisvesting
69
3
0
72
123
123
122
122
122
131
743
63
878
359
325
305
989
243
0
0
0
0
303
546
997
2.532
0
8
0
8
0
0
0
0
0
0
0
222
230
Administratie + kantoorkosten + syst.mat. Automatisering
183
0
0
183
0
0
0
0
0
0
0
109
292
159
1
32
192
3
0
0
0
0
23
26
155
373
Collectie en Media
683
0
31
714
0
0
0
0
0
468
468
0
1.182
20
0
0
20
0
0
0
0
0
10
10
15
45
Project/activiteiten budget
0
0
0
0
0
128
128
128
128
0
512
0
512
Overige Kosten
0
3
0
3
79
0
0
0
0
0
79
46
128
1.559
344
368
2.271
472
251
250
250
250
957
2.430
1.675
6.376
553
122
131
806
168
90
90
90
90
341
869
-1.675
0
2.112
466
499
3.077
640
341
340
340
340
1.298
3.299
0
6.376
Opbrengsten abonnementen en leengelden Overige opbrengsten consumentenmarkt Opbrengsten zakelijke markt
0
0
0
0
0
0
0
0
0
-806
-806
0
-806
0
-64
0
-64
-239
0
0
0
0
0
-239
0
-303
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Subsidies
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Diverse Baten
0
0
0
0
-41
0
0
0
0
0
-41
0
-41
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Totaal Opbrengsten
0
-64
0
-64
-280
0
0
0
0
-806
-1.086
0
-1.150
Exploitatieresultaat
-2.112
-402
-499
-3.013
-360
-341
-340
-340
-340
-492
-2.213
0
-5.226
Bestuur en Organisatie
Personeel Overige personeelskosten
Marketingkosten
Totaal Kosten Doorbelasting overheadkosten Totaal Kosten
IV
Begroting variant 2 EDUCATIEF PROGRAMMA Omschrijving
SOBERE BIBLIOTHEEK
Bibliotheek Beter lezen Mediawijsheid op school en voorlezen
Totaal EP
Basisactief werken Persoonlijke Dialoog & Mediatechn. faciliteiten en studeren ontwik.& carr Debat en advies
Lezen & boeken
Totaal KWP
Overhead
Totaal
0
4
0
4
0
0
0
0
0
0
0
68
72
72
0
0
72
24
0
0
0
0
22
46
0
118
0
3
0
3
122
0
0
0
0
131
253
63
319
262
325
305
892
243
0
0
0
0
303
546
997
2.435
Overige personeelskosten
0
8
0
8
0
0
0
0
0
0
0
194
202
Administratie + kantoorkosten + syst.mat. Automatisering
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
109
109
159
1
1
161
3
0
0
0
0
23
26
155
342
Collectie en Media
508
0
31
539
0
0
0
0
0
468
468
0
1.007
20
0
0
20
0
0
0
0
0
10
10
15
45
Project/activiteiten budget
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Overige Kosten
0
0
0
0
79
0
0
0
0
0
79
42
121
1.021
341
337
1.699
471
0
0
0
0
957
1.428
1.643
4.770
536
181
175
892
248
0
0
0
0
503
751
-1.643
0
1.557
522
512
2.591
719
0
0
0
0
1.460
2.179
0
4.770
Opbrengsten abonnementen en leengelden Overige opbrengsten consumentenmarkt Opbrengsten zakelijke markt
0
0
0
0
0
0
0
0
0
-293
-293
0
-293
0
-64
0
-64
-239
0
0
0
0
0
-239
0
-303
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Subsidies
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Diverse Baten
0
0
0
0
-41
0
0
0
0
0
-41
0
-41
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Totaal Opbrengsten
0
-64
0
-64
-280
0
0
0
0
-293
-573
0
-637
Exploitatieresultaat
-1.557
-458
-512
-2.527
-439
0
0
0
0
-1.167
-1.606
0
-4.133
Bestuur en Organisatie Huisvesting Doorbelasting huisvesting Personeel
Marketingkosten
Totaal Kosten Doorbelasting overheadkosten Totaal Kosten
V
Begroting variant 3 BIBLIOTHEEK OP SCHOOL Omschrijving Bestuur en Organisatie
SOBERE BIBLIOTHEEK
Bibliotheek Beter lezen Mediawijsheid op school en voorlezen
Totaal EP
Basisactief werken Persoonlijke Dialoog & Mediatechn. faciliteiten en studeren ontwik.& carr Debat en advies
Lezen & boeken
Totaal KWP
Overhead
Totaal
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
55
55
72
0
0
72
0
0
0
0
0
22
22
0
94
0
0
0
0
98
0
0
0
0
131
229
31
260
109
109
109
327
189
0
0
0
0
279
468
580
1.375
Overige personeelskosten
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
117
117
Administratie + kantoorkosten + syst.mat. Automatisering
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
71
71
158
0
0
158
0
0
0
0
0
23
23
151
332
Collectie en Media
458
0
0
458
0
0
0
0
0
468
468
0
926
Marketingkosten
0
0
0
0
0
0
0
0
0
10
10
0
10
Project/activiteiten budget
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Overige Kosten
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
42
42
Totaal Kosten
797
109
109
1.015
287
0
0
0
0
933
1.220
1.047
3.282
Doorbelasting overheadkosten
372
51
51
474
135
0
0
0
0
438
573
-1.047
0
1.169
160
160
1.489
422
0
0
0
0
1.371
1.793
0
3.282
Opbrengsten abonnementen en leengelden Overige opbrengsten consumentenmarkt Opbrengsten zakelijke markt
0
0
0
0
0
0
0
0
0
-243
-243
0
-243
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Subsidies
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Diverse Baten
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Totaal Opbrengsten
0
0
0
0
0
0
0
0
0
-243
-243
0
-243
Exploitatieresultaat
-1.169
-160
-160
-1.489
-422
0
0
0
0
-1.128
-1.550
0
-3.039
Huisvesting Doorbelasting huisvesting Personeel
Totaal Kosten
VI
Naast in de in bijlage 1 genoemde financiële uitgangspunten zijn bij de berekening onder meer de volgende uitgangspunten c.q. basisgegevens gehanteerd:
Personeel Op dit moment zijn er 59,13 fte’s in dienst bij de BE. Het aantal fte’s nodig in de verschillende varianten is berekend en in het onderstaande overzicht weergegeven: Omschrijving
Variant 1
Aantal fte's nodig in variant8 Personeelskosten
Variant 2
Variant 3
43,43
41,91
24,22
2.532.000
2.435.000
1.375.000
58.300
58.100
56.800
Gemiddeld personeelskosten/fte
Het aantal fte’s in variant 2 is noodzakelijk om het Educatief Programma en een basis voor de Kenniswerkplaats te kunnen uitvoeren. In variant 1 wordt er met bijna dezelfde vaste formatie gewerkt maar daar bovenop wordt een flexibele schil ingezet bij de bibliotheek of vanuit de partners. De flexibele inzet is zeer gewenst om het innovatieve en veranderende karakter van de Kenniswerkplaats optimaal vorm te kunnen geven. Virtueel is de formatie in variant 1 circa 10 fte hoger.
Toerekening/omvang overhead De omvang van de overhead9 voor de nieuwe situatie is bepaald op basis van wat in de desbetreffende sector gebruikelijk is op basis van beschikbare kentallen en/of benchmarks. Op basis van benchmarkgegevens van de G4 hebben we een vergelijk gemaakt. Dit resulteert in het volgende overzicht:
BIBLIOTHEEK
Totaal fte
Inwoners
fte/inwoner
Overhead fte
%
Amsterdam
238,40
790.110
0,030%
33,00
13,8%
Rotterdam
230,00
616.260
0,037%
39,90
17,3%
Den Haag
187,50
502.055
0,037%
34,30
18,3%
132,00
316.275
0,042%
20,24
15,3%
44,53
217.225
0,020%
6,77
15,2%
Utrecht 10
Eindhoven
8
Bij de berekening van het aantal benodigde fte’s per variant is rekening gehouden met het aantal fte’s dat wordt ingezet voor kostendekkende activiteiten (gesubsidieerd uit andere bronnen), inclusief personeel op contractbasis. 9 Onder overhead wordt in dit vergelijk verstaan: management/leidinggevenden, management assistent, P&C functie en P&O-functie. Hieronder vallen dus niet de kosten I en A, communicatie, juridische ondersteuning en huisvesting. 10 Cijfers voorkeursvariant 2.
VII
Hieruit blijkt dat de overhead bij de G4 gemiddeld een percentage van 16,0% beloopt; in Eindhoven is dat 15,2%. De overhead totaal, vergeleken met de G4, zit in Eindhoven lager dan het gemiddelde. Op basis van de benchmarkgegevens kan geconcludeerd worden dat de overhead van de BE vergelijkbaar is met de G4.
Collectie en media De kosten (x € 1.000)met betrekking tot de collectie en media is als volgt te specificeren: Omschrijving
Variant 1 EP
KWP
714
Collectie en media
Variant 2 EP
468
Variant 3
KWP
539
EP
468
KWP
458
468
Specificatie Educatief programma (x € 1.000)
Omschrijving
Variant 1
Aantal boeken
Variant 2
Variant 3
160.000
117.000
117.000
2.503
1.811
1.811
Waarde boeken
500
363
363
Leenrecht
95
95
95
Abonnementen leerkrachten
88
50
683
508
458
31
31
0
714
539
458
Afschrijving (5 jaar)
BOS Mediawijsheid Totaal EP
In variant 1 is er in tegenstelling tot varianten 2 en 3 sprake van een achtergrondcollectie van ca. 43.000 boeken. Specificatie KWP (Lezen & Boeken) (x € 1.000)
Omschrijving Aantal boeken (KWP) Waarde collectie boeken
Variant 1, 2 en 3 31.000 269
Waarde collectie dvd's, tijdschriften en dagbladen
81
Overige kosten
98
Bewerkingskosten/plakmaterialen
10
Overige operationele kosten
10
Totaal KWP
468
VIII
Project/activiteitenbudget Omschrijving
Variant 1
Variant 2
512
Project-/activiteitenbudget(x € 1.000)
Variant 3 0
0
In variant 1 wordt volgens het innovatie- en transitieprogramma 2013-2017 ‘Odyssee BE 2013-2017’ een activiteitenbudget van € 500.000 (inclusief prijsindexatie €512.000) beschikbaar gesteld voor de ontwikkeling van de kenniswerkplaats. Dit budget wordt ingezet voor flexibel personeel, aanschaf media en cofinanciering extern funded-projects.
Ontwikkeling opbrengsten de opbrengsten per opbrengstencategorie (x € 1.000) kunnen als volgt gespecificeerd worden: Omschrijving
Variant 1 EP
KWP
Variant 2 Totaal
EP
SB
Variant 3 Totaal
BOS
SB
Totaal
0
806
806
0
293
293
0
243
243
64
239
303
64
239
303
0
0
0
Opbrengsten zakelijke markt Subsidies
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Diverse baten
0
41
41
0
41
41
0
0
0
64
1.086
1.150
64
573
637
0
243
243
Opbrengsten abonnementen en leengelden Overige opbrengsten consumentenmarkt
Totaal opbrengsten
De ontwikkelingen in omzet en omzetverschillen zijn als volgt te verklaren:
Door de sluiting van de vestigingen en de beperkte openingstellingen zal er t.o.v. de huidige situatie naar verwachting sprake zijn van een aanzienlijke daling van het aantal abonnees. Nu is er sprake van ca. 24.000 abonnees (inclusief leraren, tientjes leden); In variant 1 is er sprake van oplopende gebruikerstarieven naar een niveau dekkend voor directe kosten (personeel, collectie, ict en leenrecht). In varianten 2 en 3 blijven de gebruikerstarieven op het huidige niveau; Ook zijn in variant 1 ruime openingstijden gegarandeerd. In varianten 2 en 3 is er sprake van beperkte gegarandeerde openingstijden (6 dagen, 12.00-18.00).
IX
Dit resulteert in de onderstaande specificatie v.w.b. de opbrengsten abonnementen en leengelden (‘omzet excl. btw’ x € 1.000). Abonnement vorm
Variant 1 Aantal abonn ees
Tarief (incl. btw)
Variant 2 Omzet Aantal excl. abonn btw ees
Tarief (incl. btw)
Variant 3 Omzet Aantal excl. abonn btw ees
Tarief (incl. btw)
Omzet excl. btw
Volwassen M/basis
2.000
59,40
114
1.000
32,50
31
1.000
32,50
31
Volwassen L/basis + optie
2.000
83,40
161
1.000
38,50
37
1.000
38,50
37
Volwassen XL/plus
5.000
95,40
459
2.500
48,50
117
2.500
48,50
117
Overige omzet Totaal
73
108
58
806
293
243
X
Bijlage 3: Specificatie frictiebudget 3.1. Frictiekosten Toelichting personeelskosten Omschrijving Brutoloon (gemiddeld over personeelsbestand CAO schaal 7 eind trede) Vakantiegeld 8% Eindejaarsuitkering 1,5%
Variant 1
Variant 2
Variant 3
2.775
2.775
2.775
222
222
222
42
42
42
3.039
3.039
3.039
36.464
36.464
36.464
Aantal fte's in dienst
59,13
59,13
59,13
Aantal fte's nodig11
38,94
37,42
28,67
Aantal fte's frictie
20,19
21,71
30,46
Totaal per maand per fte Totaal per jaar per fte
Sociaalplan schrijft voor aanvulling WW-uitkering naar 100%, maximaal 24 maanden. Duur is afhankelijk van dienstverband. Betekent maximaal voor 24 maanden (mits geen medewerkers boven maximum dagloon)
Eerste 2 maanden 25 % van gemiddelde loonkosten
25%
30.675
25%
32.984
25%
46.278
3e tot 24ste maand 30%
30% 404.909
30% 435.392
30% 610.873
Frictiekosten afvloeiing personeel
435.584
468.377
657.151
Frictiekosten afvloeiing personeel afgerond
436.000
468.000
657.000
11
Hierbij is rekening gehouden met de aan te trekken leesconsulenten en het overig personeel op contractbasis.
XI
Toelichting frictiekosten vaste activa + contractverplichtingen Omschrijving
Afschrijving verbouwingsinrichting Centrale12
Toelichting
Frictiekosten variant 1, 2 en 3 171.000
Verbouwing entree Verbouwing centrale
41.000
Overtollige inrichting en interieur 1)
51.000
Kopieerapparaten
Exploitatielast van minimale kosten van kopieercontracten vestigingen
12.000
Afschrijving kantoorapparatuur
Versnelde afschrijving betaalautomaten van 11 betaalautomaten vanwege de sluiting van de vestigingen
95.000
Onderhoud en rep. kantoorapparatuur Op de 8 betaalautomaten (Xafax) die niet meer gebruikt worden zijn onderhoudscontract afgesloten, hiervoor geldt nog een verplichting
18.000
Afschrijving uitleenapparatuur
85.000
Versnelde afschrijving Lendomaten vanwege de sluiting van de vestigingen en niet herbruikbaar in scholen
473.000
Totaal Waarvan:
443.000
Totaal frictie versnelde afschrijvingen
30.000
Totaal frictie afkoop contracten
1) Overtollige inrichting en interieur: Totaal activa centrale bibliotheek: Meubilair centrale
29.000
Inrichting centrale (rekken, verlichting ca.)
51.000
Beveiligingsapparatuur centrale
11.000 91.000
Huidig aantal m2 centrale, ca.
5.500
Noodzakelijk aantal m2 (incl. paradigma)
2.400
Hergebruik (2400/5500*€ 91.000)
40.000
Afschrijving verbouwingsinrichting centrale
51.000
12
In 2011 heeft de gemeente een lening verstrekt ter financiering van de verbouwing. De looptijd van de lening is 16 jaar. De lening draagt een rente van 2,4% en is aflossingsvrij tot 1 februari 2027.
XII
3.2. Reorganisatiekosten Toelichting outplacement/advieskosten Omschrijving
Variant 1
Variant 2
3.000
Outplacement/advies per medewerker
Variant 3
3.000
3.000
Fte correctie Aantal medewerkers
89,00
Aantal fte's
59,13
Omrekeningsfactor
1,51 38
38
46
114.000
114.000
138.000
Aantal medewerkers frictie Totaal frictie outplacement
Toelichting verhuiskosten (en de met verhuizing samenhangende verbouwkosten) Omschrijving Verhuizing 1ste en 2e verdieping + afzuiging i.v.m. café
Toelichting Luchtbehandeling (afzuiging i.v.m. café)
85.000
85.000
85.000
Afscherming 2e verdieping
20.000
20.000
20.000
Stellingen demonteren en opruimen; boeken opruimen en opslaan; theater verhuizen etc.
95.000
95.000
95.000
125.000
75.000
0
51.000
51.000
10.000
0
28.000
28.000
20.000
20.000
20.000
396.000
374.000
258.000
Aanpassen verlichting/elektra e.d. Is inschatting Bibliotheek Café
Verhuizing/verbouwing/ vloerbedekking
Toiletvoorzieningen 1e verdieping Bouwen + materialen Verhuizing Gestel naar Slot Totaal
Variant 1 Variant 2 Variant 3
XIII
Toelichting kosten sluiten vestigingen Filiaal/medewerker
Planning (goedgekeurd gemeente)
Werkplanning
Frictie 2012
Frictie 2013
Frictie 2014
Totaal frictie variant 1, 2 en 3
1-9-2012
1-3-2014
58.999
176.998
29.500
265.496
1-10-2012
1-11-2013
44.249
147.498
0
191.747
Herzenbroeken
1-1-2012
0
0
0
0
Mensfoort
1-5-2013
reeds gesloten 1-11-2013
0
88.499
0
88.499
1-11-2013
1-10-2013
0
0
0
0
1-9-2013
1-3-2014
0
44.249
29.500
73.749
1-12-2012
1-4-2014
0
176.998
44.249
221.247
1-7-2013
1-5-2014
0
88.499
58.999
147.498
103.249
722.740
162.248
988.237
Achtse Barrier Gestel
Stratum Strijp Vaartbroek Woenselse Heide Totaal frictie per jaar Totaal frictie (afgerond)
988.000
Correctie reeds begrote kosten 2013
546.000
Resteert aan frictiekosten vertraagde sluiting
442.000
Gehanteerde uitgangspunten: Gemiddelde niet-personele kosten voor de exploitatie van een wijkvestiging (peiljaar 2011 o.b.v. jaarrekening)
€ 9.797 per
maand
Gemiddelde personele kosten exploitatie van een wijkvestiging (peiljaar 2012), uitgangspunt reorganisatieplan dec 2011/jan 2012; 'gerationaliseerde' bezetting: - bezetting (fte) voor grotere wijkvestiging
1,07 fte
- bezetting (fte) voor kleinere wijkvestiging
0,88 fte
- bezetting (fte) gemiddelde vestiging (excl. management en ondersteuning) 13
- bezetting (fte) gemiddelde vestiging (incl. management en ondersteuning) : 20% - gemiddeld schaalniveau
Gemiddelde personeelskosten (schaal 7, jaarbasis) incl. WGL Directe personeelskosten (brutoloonsom, incl. WGL) gemiddelde vestiging
0,975 fte 1,17 fte 7 schaal € 50.798 € 4.953 per
maand
13
In de berekening van gemiddelde bezetting is verwerkt: dat in gedeelte van 2012 nog niet met 'gerationaliseerde' bezetting is gewerkt; de bezetting tot medio 2012 was gemiddeld 1,75 fte per vestiging; dat vanaf zomer 2013 met een grotere inzet van vrijwilligers en beperkte openingstijden zal worden gewerkt; dat Bibliotheekpunt Berckelhof ook nog ondersteund wordt.
XIV
3.3. Innovatiekosten Toelichting transitiemanagement Omschrijving
Toelichting
Frictiekosten variant 1, 2 en 3
Wijkvestiging/ Sociale bibliotheek Afbouw wijkvestigingen
Management van het sluiten van de vestigingen (boven het structurele niveau van 2017)
communicatie gebruikers wijkbibliotheek Communicatie in 2013 rond het sluiten van de wijkvestigingen naar leden teneinde lidmaatschap van de centrale bibliotheek te bevorderen pilots sociale wijkbibliotheek
evaluatie sociale wijkbibliotheek
Projectleider/medewerker die partners zoekt en de opstart en inrichting van de sociale wijkbibliotheek regelt
35.000
20.000
20.000
Evaluatie van gebruik, kwaliteit en kosten 5.000
Educatief Programma
Kosten zijn opgenomen in het programma
-
Centrale bibliotheek/kenniswerkplaats pilot bibliotheek.nl
communicatie gebruikers centrale bibliotheek
Projectleiding, ontwerp en implementatie van de diensten van bibliotheek.nl Communicatie in 2014-2015 over de veranderingen in de dienstverlening
30.000
20.000
aanpassing van de organisatie afbouw centrale organisatie organisatie, P&O, financieel en ICT deskundigheid1)
Totaal transitiemanagement
Projectleiding en management (boven het structurele niveau van 2017) Tijdelijke inhuur van expertise en deskundigheid op gebied van organisatie, P&O, financiën en ICT
40.000 180.000
350.000
XV
1)
Specificatie tijdelijke inhuur: Omschrijving
Aanpassing contracten witte dame Ontwerpen en begeleiden inrichting kenniswerkplaats
Toelichting Bepalen noodzakelijke ruimte, aanpassen/onderhandelen contracten Ontwerpen inrichting, bezien benodigde vergunningen etc. opstellen bestek, bepalen faciliteiten
Bedrag 5.000 15.000
Doorlichten/aanpassen lopende contracten Ontwerp bibliotheek op school Na bespreking convenant maken standaard inrichting plus processen Begeleiding Europees Eventueel uit te voeren nog onbekend aanbesteding inkoop Acquireren partners/bedrijven Contact leggen met bedrijven en partners, kenniswerkplaats acquireren, contracteren
20.000
Aanvragen en begeleiden diverse subsidies
Provincie, gemeente, agentschap.nl, Europees (plus/min € 250.000 inkomsten)
10.000
Financiële ondersteuning innovatieprogramma Financiële toets business case kenniswerkplaats P&O advies
Opstellen financiële onderbouwing, aanpassen jaarrekening Na de zomer financieel onderbouwen kenniswerkplaats in detail Reorganisatieplan, inrichting nieuwe organisatie met functies, plaatsing etc. Plan voor wijziging infrastructuur (scholen, wijken, haal/bezorg, ruilen) Haal/brengservice, bibliotheek.nl, samenwerking regio Innovatie en transitieplan, strategie, convenanten, RvT en gemeente
Advies ICT infrastructuur en software Uitvoeren begeleiden diverse projecten Advies en ondersteuning bestuur/directie Totaal
5.000 5.000 pm
30.000 5.000 10.000 20.000 30.000 25.000 180.000
XVI
Toelichting eenmalige kosten BOS Omschrijving
Eenmalige investering variant 1
Eenmalige investering variant 2 en 3
Boeken
631.000
631.000
Achtergrondcollectie
521.000
0
Voorbereiding & aanschaf
45.000
45.000
Voorbereiding V&I
41.000
41.000
Project management
11.000
11.000
Projectgroep
33.000
33.000
316.000
316.000
Uren IT
22.000
22.000
IT aanpassingen
75.000
75.000
IT op school
45.000
45.000
8.000
8.000
Implementatie op scholen
24.000
24.000
Verwerken eigen collectie scholen
74.000
74.000
Licenties SVT
36.000
36.000
Aanpassingen aan bestaande kasten/installatie nieuwe kasten
50.000
50.000
216.000
216.000
2.148.000
1.627.000
Boekverwerking
Begeleiden installatie
Licentiekosten Clientrix Totaal
Gehanteerde uitgangspunten: Boeken/achtergrondcollectie - collectie op school - aantal leerlingen ca. (op 72 scholen, inclusief speciaal onderwijs) - hergebruik van beschikbare boeken Nieuwe 1e aanschaf boeken
Boeken 5 boeken per leerling 22.000
Achtergrondcollectie 2 boeken per kind 22.000
80%
80%
631.000
521.000
XVII
Boekverwerking (invoeren in Clientrix) Aantal boeken
117.000
Tijdsbesteding (raming):
5,15
- Bestellen
0,75
- Inwerken
3
- Labellen
1,25
- Klaarzetten
0,15 10.000 uur
Totaal tijdsbesteding gemiddeld uurtarief
31,60 316.000
Totale kosten boekverwerking Licentiekosten Clientrix Aantal scholen licentiekosten/school
72 3.000
Totaal licentiekosten 216.000
XVIII
Bijlage 4: Specificatie ruilbibliotheek en sociale wijkbibliotheek Toelichting pilot ruilbibliotheek Omschrijving
Toelichting
Voorbereiding (in 2013) Plan van aanpak Plan van aanpak voor de gehele pilot Ontwerp business In overleg met business partners een nieuw business model model ontwikkelen met als doelstelling kostendekkend vanaf 2015, vragen als ruilen voor boeken/geld of punten? Combinatie met koop en lenen? Fysiek inrichten/huisvesting Aanschaffen/afboeken ruil collectie
Inrichten van een collectie en ruil gedeelte in de bibliotheek, aparte toegang, beveiliging in combinatie met een koop gedeelte Delen uit de bestaande collectie versneld afboeken of nieuwe (tweede hands) boeken aanschaffen voor een start collectie
Kosten variant 1, 2 en 3 5.000 5.000
60.000 105.000
Zowel via website als bibliotheek systeem ontsluiten van de collectie om zoeken te vergemakkelijken, administratief proces inrichten op basis van het business model Communicatie activiteit voor het werven van de eerste deelnemers, publiciteit maken en zoeken, online benadering (facebook, twitter, web) Uitvoering (in 2014 en 2015) Communicatie Gedurende de pilot communicatie met gebruikers om een gebruikers community te creëren, de boekenkast van de stad Administratief proces Gedurende de pilot het handelen van het inleveren en meenemen van ruil boeken
50.000
Collectiebeheer
Gedurende de pilot terugplaatsen en ter beschikking stellen van teruggebrachte of nieuwe boeken
30.000
Vervanging/reparatie
Gedurende de pilot collectie beheer, controle op schade, uitnemen, vervangen etc.
50.000
Inrichten ruilproces (administratie, automatisering) Benaderen pilot deelnemers
10.000
20.000 25.000
Afronding (eind 2015) Evaluatie Totaal pilot
Uitvoeren van een evaluatie van gebruik en haalbaarheid van het streven naar kostenneutraal
5.000 365.000
XIX
Toelichting sociale wijkbibliotheek Omschrijving Collectie
Toelichting Vervanging gemiddeld in 7 jaar
Kosten 7.700 -2.500
Doorgeleverde collectie
1.750
Tijdschriften (15) t.b.v. leestafel
Vooral weekbladen + tijdschriften
Boekenkasten (hergebruik)
Geen afschrijving voor vervanging kasten
-
Overige inrichtingskosten (deels hergebruik) Leenrecht
Incl. signing
-
Computers
Geen afschrijving voor PC (hergebruik)
Xafax betaalkast
Geen afschrijving voor Xafax (hergebruik of niet meer nodig)
Servicekosten autocheck
Geen afschrijving voor autocheck
Op basis van 12.000 uitleningen
2.800 450 1.800
Aansluiting op Schoolnet
19.600
Medewerker (coördinator + in werken boeken)
12 uur per week
Huisvestingskosten
Kosten verhuurder
-
Schoonmaken, verzekeringen etc.
Kosten verhuurder
-
Kosten vrijwilligers
Kosten verhuurder
-
Totaal kosten
31.600
Abonnementen
16.600
Totaal opbrengsten
16.600
Exploitatieresultaat
15.000
XX
