Innovatie- & transitieprogramma 2013-2017 Bibliotheek Eindhoven Stuurgroep “Bibliotheek van de toekomst”
Leden Stuurgroep: Mario van Hamersveld (Voorzitter) Harry Janssen Guus Hulshof Thijs Kuipers
1. Inleiding
Al enige jaren staan de openbare bibliotheken in Nederland onder druk. Maatschappelijke en technologische ontwikkelingen hebben de context van het lezen, de leesgewoonten en daarmee ook de behoefte aan uitleen van boeken ingrijpend gewijzigd. Bovendien worden de beschikbare middelen voor de financiering schaarser. In diverse gemeenten hebben deze veranderingen geleid tot een bezinning op de toekomst van de bibliotheek functie. Ook in Eindhoven heeft een fundamentele herijking van de richting van beleid en aanpak plaatsgevonden.
De Gemeente heeft daartoe in samenwerking met de Bibliotheek Eindhoven (BE) in het voorjaar van 2012 een “ experttraject”gestart aangaande de toekomstige bibliotheekfuncties en - inrichting. In de eerste fase stond visievorming ten aanzien van de “Bibliotheek van de Toekomst centraal. De bevindingen daarvan zijn vastgelegd in het rapport “Zonder kaft en ezelsoren”. Hierin is een tweetal prioriteiten onderscheiden, namelijk het ontwikkelen van een educatief programma gericht op taalontwikkeling en mediawijsheid van de jeugd alsmede het inrichten van een zogenoemde “Kenniswerkplaats”, een centrum voor media, educatie en persoonlijke ontwikkeling. De rapportage van de eerste fase en de prior iteiten zijn besproken met de leden van de raadscommissie MC (29 mei 2012) en onderschreven door het College (26 juni 2012).
Vervolgens heeft het College aan de Stuurgroep - die het experttraject begeleidt - verzocht om in de tweede fase van het traject het programma voor de innovatie van de BE nader uit te werken in een plan voor de periode 2014-2017 inclusief een financiële vertaling. Bijgaand wordt deze uitwerking ,Odyssee BE (Innovatie & Transitieprogramma BE 2013-2017), aangeboden. Dit document biedt, naar het oordeel van de Stuurgroep, een adequate basis voor de vaststelling van een nieuwe koers en de allocatie van middelen in de komende periode.
februari 2013
Pagina 2
2. De aanpak
Bij de nadere uitwerking van het innovatie- programma heeft de Stuurgroep kennis genomen van relevante raadsdocumenten zoals “de richtinggevende notitie bezuinigingen bibliotheek” van 2011 en de “Eindhovense bibliotheekfuncties in nieuw perspectief” 2012. Het accent heeft gelegen op de aansluiting bij de twee gedefinieerde programmalijnen, de verfijning en de onderbouwing daarvan.
Er is eerst op hoofdlijnen nagegaan wat er nodig is om de transitie naar de twee programmalijnen stap voor stap te implementeren, in termen van producten en diensten alsmede voor wat betreft de inzet van personeel, huisvesting, organisatie en activiteiten. Na een eerste globale financiële doorrekening van een indicatief stappenp lan, is een meer gedetailleerd inhoudelijk plan voor de transitie 2013-2017 neergezet: wat is er tenminste per jaar nodig om het innovatieprogramma te realiseren? En welke financiële middelen zijn daar mee gemoeid?
Er kunnen bij een vormgeving van een beoogde verandering als de onderhavige diverse niveaus van verwezenlijking worden onderscheiden, afhankelijk van de gewenste snelheid en intensiteit van de implementatie en de maximaal beschikbare middelen. Door welke ambitie laat men zich leiden?
Uiteindelijk hebben wij een drietal “keuzes” geformuleerd. Deze worden in het vervolg nader toegelicht. Er wordt ook een voorkeursvariant aangegeven die, naar het oordeel van de Stuurgroep, doorgroei naar een toekomstbestendig innovatief profiel voor de bibliotheekfuncties waarborgt.
februari 2013
Pagina 3
3. Het resultaat
Het faciliteren van de persoonlijke ontwikkeling van burgers blijft onverkort de missie. Het accent verschuift bij de beoogde innovatie - van het beschikbaar stellen van boeken - naar een meer dynamisch aanbod van educatieve activiteiten op het gebied van taal, lezen, informatie en media. Naast de culturele functie zijn educatieve en economische functies - en hun samenhang - van belang.
Met de eerste programmalijn, het educatief programma “Wijzer! met taal en media”, stimuleert BE, in nauwe samenwerking met scholen, voor- en buitenschoolse organisaties de taalontwikkeling, informatievaardigheden en mediawijsheid van kinderen. De focus ligt de komende jaren op kinderen in de leeftijdsgroep tot circa 12 jaar. De energie en middelen worden direct ingezet op de plek waar het toe doet; en met aandacht voor digitale vormen van lezen en mogelijkheden van nieuwe media. Met andere woorden, het programma wordt niet opgezet vanuit eigen bibliotheeklocaties: het opereert vanuit de directe leer - en leefomgeving, ondersteunend aan de primaire partijen in het betreffende veld. Opvallend is onder andere de inrichting van een bibliotheek voor de doelgroep in elk Spilcentrum. Voor de specifieke inhoud van deze vitale programmalijn, het aanbod, producten en diensten en de werkwijzen wordt verwezen naar de uitwerking in het rapport Odyssee BE. Hierin wordt onder meer ook nader ingegaan op de fasering van de implementatie van dit programma in de tijd en de manier waarop blijvend kan worden ingespeeld op de behoeften in het onderwijs en kinderopvang.
In de tweede programmalijn, de inrichting van een zogenaamde “Kenniswerkplaats” wordt de huidige centrale bibliotheek, stap-voor-stap, omgevormd tot een bruisend centrum voor media, educatie en persoonlijke ontwikkeling. Het gaat om een laagdrempelige, openbare voorziening voor alle leeftijden, alle opleidingsniveaus en alle achtergronden. Men kan er informatie halen, boeken lezen/lenen/ruilen, studeren of werken, een cursus volgen maar ook media uitproberen, advies krijgen en al of niet georganiseerd gelijkgestemden ontmoeten. De werkplaats biedt volop ruimte en stimulansen voor zelforganiserende initiatieven, het is een broedplaats voor educatieve creatie. Men kan stellen: de kenniswerkplaats wordt dé katalysator voor een lerende gemeenschap met een ambitie, die naadloos aansluit bij Brainport Eindhoven. Het gaat hierbij om een transitieprogramma waarbij de traditionele activiteiten van de bibliotheek omgevormd worden tot nieuwe dienstverlening, aangestuurd door de bibliotheek, maar in nauwe samenwerking met (potentiële)partners. februari 2013
Pagina 4
Wat zijn de voornaamste gevolgen van de verwezenlijking van het innovatieprogramma? Het uitlenen van fysieke boeken vanaf wijklocaties zal niet meer als faciliteit worden aangeboden. De bibliotheek in de huidige vorm bevindt zich in toenemende mate aan het eind van haar levenscyclus. Wel wordt nog voor jaren vooruit gewerkt aan alternatieven die vanuit een andere setting tegemoet komen aan de behoefte aan het lenen van fysieke boeken. Het vermogen om goed te kunnen lezen is een essentiële voorwaarde om te kunnen functioneren in de maatschappij. Daar wordt door het vormgeven van de twee programmalijnen eigentijds op ingespeeld. De transitie heeft nadrukkelijk gevolgen voor de wijze van werken van de BE Zo zal meer dan voorheen met partners in de stad, bijvoorbeeld vertegenwoordigers van het onderwijs, bedrijfsleven, media, en culturele instellingen, ondernemend worden samengewerkt. Ook de organisatie van de BE zal worden aangepast. De koers in de richting van een nieuwe bibliotheekorganisatie heeft consequenties voor de inzet van met name het personeel en de huisvesting. Deze zijn bij de ontwikkeling van het onderhavige innovatie programma in kaart gebracht.
Tenslotte: het innovatieprogramma heeft financiële gevolgen wat betreft investeringen, eenmalige frictie– en transitiekosten en de hoogte van de kosten van de structurele exploitatie. Welke middelen zijn er met de implementatie van het programma gemoeid e n wat is ons uiteindelijke voorstel?
februari 2013
Pagina 5
4. Het voorstel
Bij de besluitvorming in de Stuurgroep hebben uiteindelijk drie keuzevarianten voorgelegen: Bij variant 1 is sprake van een alternatief waarbij optimaal wordt aangesloten bij de opdracht in “Zonder kaft en ezelsoren?” : het realiseren van een behoorlijk educatief programma en het inrichten van de kenniswerkplaats.
In variant 2 wordt het educatief programma naar behoren gerealiseerd; de inrichting van de “kenniswerkplaats “wordt iets getemporiseerd resp. komende periode nog nader ontwikkeld.
In variant 3 is uitgegaan van het voornemen om op termijn de subsidie terug te brengen naar 3 miljoen euro op jaarbasis. De focus van de BE blijft hierbij op de beschikbaarheid van het fysieke boek in de meest kosteneffectieve vorm (“ sober educatief programma, sobere bibliotheek”). Voor de operationele uitwerking van deze drie varianten wordt verwezen naar hoofdstuk 5 van het Innovatie & transitieprogramma.
februari 2013
Pagina 6
De begroting voor de structurele exploitatie van de drie varianten kan als volgt worden samengevat:
Begroting variant 1 Omschrijving
Totaal Kosten
Educatief programma
Kenniswerkplaats
Totaal
Huisvesting
Totaal incl. frictie huisvest
3.077
3.299
6.376
0
6.376
Totaal Opbrengsten
-64
-1.086
-1.150
0
-1.150
Exploitatieresultaat
-3.013
-2.213
-5.226
0
-5.226
Begroting variant 2 Omschrijving
Totaal Kosten
Educatief programma
Sobere bibliotheek
Totaal
Huisvesting
Totaal incl. frictie huisvest
2.590
2.180
4.770
559
5.329
Totaal Opbrengsten
-64
-573
-637
0
-637
Exploitatieresultaat
-2.526
-1.607
-4.133
-559
-4.692
Bibliotheek op school
Sobere bibliotheek
1.489
1.793
3.282
618
3.900
Totaal Opbrengsten
0
-243
-243
0
-243
Exploitatieresultaat
-1.489
-1.550
-3.039
-618
-3.657
Begroting variant 3 Omschrijving
Totaal Kosten
Totaal
Huisvesting
Totaal incl. frictie huisvest
Overzicht 1. Exploitatie begroting 2017 (x € 1.000) prijspeil 2013
Variant 1 sluit -van de drie alternatieven- inhoudelijk gezien het best aan bij de ambitie van de twee programmalijnen om de komende periode vorm te geven. Het beslag op de financiële middelen is echter zodanig, dat een meer sobere variant de voorkeur verdient. Met variant 2 wordt hieraan tegemoet gekomen. Prioriteit wordt daarbij gegeven aan de opbouw van het educatief programma voor de jeugd, de verwezenlijking van de “kennis werkplaats”wordt getemporiseerd. Echter een fasegewijze doorgroei, later, naar een aantrekkelijke, eigentijdse voorziening is mogelijk. Er is sprake van een toekomstbestendige uitwerking. Anders ligt dat bij de derde variant. In variant 3 is uitgegaan van een strikt beperkte inzet van financiën. De op
februari 2013
Pagina 7
basis van de inzet van 3 miljoen euro uitgewerkte opzet biedt naar het oordeel van de stuurgroep geen solide perspectief en is dus niet levensvatbaar op termijn.
De besluitvorming kan ook weergegeven worden in onderstaand schema: 7 6 5 4
oorspronk. subsidieniveau voorkeursvariant stuurgroep
3
bezuinigingsopdracht 2 1 0 2012
2013
2014
2015
2016
Toelichting In het schema is te zien dat het oorspronkelijke subsidieniveau wordt teruggebracht door hele gerichte keuzes naar het niveau van 3 miljoen structureel om hiermee de bezuinigingstaakstellingen te kunnen bereiken. Vervolgens zijn er innovaties en daarmee investeringen noodzakelijk voor een toekomstbestendige bibliotheek waarbij de structureel benodigde subsidie op een niveau van circa 4,1 miljoen euro uitkomt.
Naast de structurele exploitatiekosten, moeten er bij de opbouw van de nieuwe bibliotheekfuncties andere kosten worden onderscheiden: het gaat om frictiekosten, die eenmalig gemaakt worden, de kosten van de aanpassing van de organisatie (“reorganisatie”) en kosten van de initiële inrichting van de nieuwe opzet.
Hierbij dient onder meer rekening gehouden te worden met het feit dat de Bibliotheek Eindhoven een langlopend huurcontract heeft afgesloten (voor in totaal 7000m2) met de eigenaar van de “Witte Dame”; er moet dus worden voorzien in de gevolgen van minder ruimte beslag. Een specifiek aandachtspunt is dat de BE en de Design Academy Eindhoven
februari 2013
Pagina 8
(DAE), als eigenaren van de “Witte Dame” eigendom en financiering in een specifieke BV hebben ondergebracht. Momenteel is er al enige tijd sprake van leegstand.
Door de implementatie volgens variant 2 kunnen in de loop van de jaren aanzienlijke besparingen worden gerealiseerd, resp. middelen worden terugverdiend, ten opzichte van de oorspronkelijke subsidiebasis (6 miljoen euro). En er zijn al, gedeeltelijk, middelen voor de opvang van die kosten gereserveerd. Maar: de totale kosten van “transformatie” zijn aanzienlijk. Voor de goede orde wordt voor het gedetailleerde overzicht, met toelichting van de onderhavige kosten, en de mogelijke financiering daarvan, wordt eveneens verwezen naar Hoofdstuk 6.
5. Advies
Eindhoven staat voor de uitdaging de neergang van de traditionele bibliotheek om te buigen naar een maatschappelijk verantwoord, toekomstbestendig profiel, passend in Brainport Eindhoven. De verwezenlijking van een opzet conform variant 2, met het programma voor de jeugd en een voorziene opbouw van de “kenniswerkplaats”, biedt volgens de stuurgroep een aanvaardbaar compromis tussen de ambities ten aanzien van de bibliotheekfuncties en de momenteel beschikbare middelen.
De stuurgroep adviseert deze variant als basis te nemen voor een op te stellen meerjarenovereenkomst, voor de samenwerking tussen de gemeente en de bibliotheek, vanuit de samenhang tussen de culturele, sociale, educatieve en economische functies. Monitoring van de voortgang van de implementatie van de twee programmalijnen is daarbij wezenlijk.
Gezien de bijzondere huisvestingssituatie, de BE is niet alleen huurder, maar ook mede eigenaar van de “Witte Dame”, geven wij nadrukkelijk in overweging de impact daarvan op de planvorming nader in kaart te brengen. Onder andere: wat was de basis voor de constructie indertijd, welke ontwikkelingen hebben zich sindsdien voorgedaan, hoe is nu de (financiële) situatie, wat is het perspectief? Inzicht hierin is onder meer relevant voor de bepaling van het gewenste ruimtebeslag in de komende periode.
februari 2013
Pagina 9
