RAPPORT ARCHIEFINSPECTIE

RAPPORT ARCHIEFINSPECTIE GEMEENTE KOGGENLAND 2012

Rapport van de archiefinspectie bij de gemeente Koggenland uitgevoerd in de periode van 19 tot en met 28 maart 2012 door de archiefinspectie van het Westfries Archief. Bijlage bij de brief van 10 januari 2013

Opgesteld door: Mw. A. Adema, archiefinspecteur Westfries Archief Mw. H. van der Stappen, namens archiefinspectie Westfries Archief.

Rapport archiefinspectie Koggenland

p. 1

Inhoudsopgave Managementsamenvatting .............................................................................................. 3 Overzicht van aanbevelingen .................................................................................... 4 1. Inspectie – toelichting ................................................................................................. 6 2. Gemeentelijke organisatie op hoofdlijnen ...................................................................... 7 3. Beleid en kaders ......................................................................................................... 7 4. Inrichting processen ................................................................................................... 9 5. Inrichting ICT ........................................................................................................... 11 6. Uitvoering DIV.......................................................................................................... 13 6.1 Informatiebeheer ................................................................................................ 13 6.2 Personele situatie ................................................................................................ 15 6.3 Archiefruimte ...................................................................................................... 17 Bijlage 1 – Overzicht van geïnterviewden........................................................................ 18 Bijlage 2 – Overzicht van geraadpleegde documenten ..................................................... 19 Bijlage 3 – Overzicht van archieven................................................................................ 20


p. 2

Managementsamenvatting De directeur van het Westfries Archief heeft in de periode van 19 maart tot en met 28 maart een integrale inspectie laten uitvoeren bij de gemeente Koggenland. De grondslag voor de inspectie is vastgelegd in de Archiefverordening van de Gemeente Koggenland 2009 en in artikel 32 van de Archiefwet 1995. De integrale inspectie is gericht op alle aspecten van het digitale en analoge beheer van de nietovergebrachte archieven van de gemeente Koggenland. Het toetsingskader omvat zowel weten regelgeving als de kaders en randvoorwaarden die de organisatie hanteert om tot een transparante, controleerbare en beheersbare informatiehuishouding te komen. De aanwezige beleidsdocumenten, procedures en protocollen zijn doorgenomen en vervolgens is nagegaan of deze zijn geborgd. Sinds de vorige inspectie in 2003 is op onderdelen de informatiehuishouding verbeterd. De realisering van de elektronische dienstverlening, uitgezet in het EGEM-i traject, sluit aan op landelijke ontwikkelingen en standaarden. Het project Document Management Systeem (DMS) ondersteunt het digitaal proces- en zaakgericht werken. De samenwerking met I&A bevordert de integrale benadering van de informatievoorziening. De personele kwaliteit van de documentaire informatievoorziening (DIV) is vooruit gegaan. De materiële verzorging van de dossiers evenals het selectie- en vernietigingsproces van het centrale analoge archief zijn goed op orde. De bewerking en overbrenging van de archieven in het semistatisch archief is gestart. De nieuwe archiefruimte biedt de faciliteiten voor een veilige bewaring van de archiefbestanden. Naast deze verbeteringen zijn belangrijke knelpunten vastgesteld. De geleverde inspanning om binnen de termijnen - vermeld in het vorige inspectierapport - de bewerking en overbrenging van de archieven met eigen personeel te realiseren blijkt onvoldoende. Op de gemeente rust nu een aanzienlijke inspanningsverplichting om alsnog te voldoen aan de wettelijke eisen van overbrenging en openbaarheid. Een goedgekeurd archiefbewerkingsplan en voortgangsbewaking zijn nodig om ervoor te zorgen dat de bewerking en overbrenging van de archieven uit de periode t/m 1978 uiterlijk 31 december 2013 en de bewerking en overbrenging van de archieven 1979 - 1989 uiterlijk 31 december 2014 zijn afgerond volgens de normen die het Westfries Archief stelt. De gemeente dient tijdig extra capaciteit in te zetten om deze doelstelling te behalen. Zie aanbeveling 22 t/m 24. Het EGEM-i traject en vooral het project DMS zijn niet gebaseerd op een richtinggevend informatiebeleidsplan. Het blijft daardoor onduidelijk met welke doelstellingen, organisatorische voorwaarden, kwaliteitseisen en archiefwettelijke kaders rekening is gehouden om de huidige informatievoorziening – waarin het analoog archief leidend is – te ontwikkelen naar de gewenste, digitale informatievoorziening. Zeker in de overgangsperiode zijn beheerinstrumenten noodzakelijk om kwaliteitseisen als integriteit, authenticiteit, betrouwbaarheid, duurzaamheid en bruikbaarheid van analoge en digitale informatie te waarborgen. Voor het project DMS zijn deelplannen en een activiteitenplanning beschikbaar gericht op de inrichting en implementatie van het DMS Corsa voor de verschillende processen. Door het ontbreken van een visie op het overkoepelend (eind)resultaat blijft onduidelijk op welke wijze alle deelproducten bijdragen aan het optimaliseren van de bedrijfsvoering en de digitale informatievoorziening, inclusief de digitale archivering. Zie aanbeveling 1 t/m 4. Voor de ondersteuning van de processen in het digitaal proces- en zaakgericht en de archivering zijn diverse informatiesystemen in gebruik. De verantwoordelijkheid voor de inhoud, inrichting en beheer is verdeeld over verschillende afdelingen. DIV en I&A hebben beperkt serviceafspraken en -normen, beheeroverzichten, richtlijnen en procedures vastgesteld. De integrale werkwijze, kwaliteitszorg en continuïteitsborging vraagt om schriftelijke vastlegging en formele goedkeuring. Het biedt zowel de primaire processen als de ondersteunende processen een handvat voor interne controles en een toetsingskader voor de kwaliteit van de gehele informatiehuishouding. Zie aanbeveling 7 t/m 19, 21,

28 t/m 30.


p. 3

De personele capaciteit van DIV is nog steeds kwantitatief onderbezet. De inzet voor de bewerkingsachterstand kan niet ten koste gaan van de reguliere taken. De digitalisering, het project DMS en de hybride situatie vormen een extra beheerlast die bovendien andere kennis en competenties vraagt van de medewerkers. De beleidsadvisering en de advies- en controlefunctie zijn nog te beperkt ingevuld. Zie aanbeveling 5, 6, 12, 13, 26, 27.

Overzicht van aanbevelingen Richting in beleid en kaders

1. Stel een informatiebeleidsplan op waarin op hoofdlijnen is aangegeven hoe de (documentaire) informatievoorziening wordt ontwikkeld om de algemene beleidsdoelstellingen te ondersteunen. Neem in het plan toetsbare kwaliteitseisen op passend bij het aangewezen kwaliteitssysteem. 2. Stel een informatiebeveiligingsbeleid op waarin de beveiligingsorganisatie is beschreven en de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie zijn gegarandeerd. 3. Stel een plan van aanpak voor de invoering van beheerinstrumenten zoals een metagegevensschema en het DSP. Besteed aandacht aan de samenhang met het DMS en de vakapplicaties. 4. Stel een plan van aanpak op voor de overgangsperiode naar volledig digitaal werken. Geef daarin aan op welke wijze het papieren archief en het digitaal archief worden beheerd. Besteed aandacht aan de eventuele vervanging van analoge archiefbescheiden en het wel/niet uitfaseren van het bestaande registratiesystemen. Informeer de archivaris tijdig conform artikel 21 van de Archiefverordening. 5. Geef uitvoering aan de verslaglegging conform artikel 9 van de Archiefverordening. 6. Actualiseer de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer, na overleg met en ontvangst van een initiatiefvoorstel daartoe van het Westfries Archief. Neem in de beheerregels een auditen controlefunctie op om de kwaliteit te bewaken.

Inrichting processen en ICT

7. Breng alle (digitale) informatiestromen in kaart en gebruik het DSP om gegevens vast te leggen. Stel checklijsten op om tot een volledigheidstoets te komen. 8. Leg serviceafspraken met de afdelingen vast waarin verantwoordelijkheden, kwaliteitseisen en prestatienormen voor de informatievoorziening zijn opgenomen. Gebruik deze afspraken voor interne controles en (managements)rapportages. 9. Stel richtlijnen op over het analoog en digitaal archiveren, de projectarchivering, het gebruik van sociale media en de digitale uitwisseling van informatie. Breng alle instructies en richtlijnen over de informatievoorziening onder in een handboek DIV. 10. Maak op korte termijn afspraken met afdeling Bouwen en Milieu over het dagelijks opbergen van de dossiers, het opruimen van schaduwarchief. Houd toezicht op de gemaakte afspraken. 11. Breng alle applicaties inclusief afdelingsschijven met archiefwaardige informatie onder in het DSP. Leg ook de eventuele koppelingen vast. Houd het overzicht actueel. 12. Onderzoek na de projectafronding in hoeverre de lokale inrichting van Corsa voldoet aan een aangewezen kwaliteitssysteem en/of laat het systeem auditen. Informeer de archivaris over het onderzoeksresultaat en/of auditrapport. 13. Leg de taak- en verantwoordelijkheidsverdeling tussen functioneel en technisch beheer vast en maak afspraken over de dienstverlening. 14. Stel een overzicht op van de beveiligingsmaatregelen met verantwoordelijken en toets (periodiek) of de maatregelen werken. 15. Stel een autorisatieschema op en laat dit door het management of bestuur vaststellen. Leg wijzigingen en/of afwijkingen schriftelijk vast. Ga na of de toegekende autorisaties in Corsa voldoen aan het vastgestelde autorisatieschema. 16. Stel een bewaarstrategie op die de duurzame toegankelijkheid en bruikbaarheid van de (digitale) informatie borgt. 17. Leg procedures schriftelijk vast en breng deze onder in een handboek ICT.

Verrichten DIV – uitvoering, personeel, archiefruimte Rapport archiefinspectie Koggenland

p. 4

18. Analyseer het hoge percentage openstaande stukken en neem vervolgens maatregelen om dit percentage te minimaliseren. 19. Start met het beschrijven van het huidige digitaliseringsproces en neem deze beschrijving op in het lokale handboek vervanging. Ga na in hoeverre de werkwijze voldoet aan de (wettelijke) kwaliteitseisen voor vervanging van archiefbescheiden. 20. Adviseer afdelingen over het gelijktijdig overdragen van analoge en digitale bestanden. Neem de vernietiging van digitale bestanden op in de vernietigingsprocedure. Breng de vernietigingsprocedure onder in het handboek DIV. 21. Stel een archiefbewerkingsplan op voor alle over te brengen archiefdelen in overleg met de archivaris conform de regionale afspraken. Betrek het Westfries Archief tijdig bij de voorbereiding en uitvoering van de bewerking gebaseerd op het vastgestelde archiefbewerkingsplan. 22. Prioriteer de bewerking zodat de archieven uit de periode t/m 1978 op uiterlijk 31 december 2013 en de archieven uit de periode 1979 - 1989, inclusief bouwen milieuvergunningen, het GTD-archief en het tekeningenarchief, op 31 december 2014 zijn overgebracht. 23. Zet tijdig extra capaciteit in voor de bewerking van de geprioriteerde archieven om de wettelijke overbrenging volgens de afspraken te realiseren. 24. Breidt de formatie uit voor de periode waarin de analoge en digitale informatievoorziening naast elkaar bestaan. Houd daarbij rekening met de inzet voor de bewerkingsachterstand. Maak capaciteit vrij voor de beleidsadvisering en de implementatie van het proces- en zaakgericht werken. Indien er onvoldoende capaciteit beschikbaar is, overweeg de inhuur van expertise. 25. Gebruik de voorgenomen organisatiewijziging om de DIV-functies door te lichten op competenties, kennis en opleidings- en schaal niveau. Besteed aandacht aan de integrale aanpak en ontwikkelingen in de informatievoorziening. Overweeg deelname aan een benchmark om tot kengetallen voor de kwalitatieve en kwantitatieve bezetting te komen. 26. Neem in het opleidingsplan jaarlijks vakinhoudelijke scholing, trainingen en bijeenkomsten op gericht op de digitale (beheer)omgeving. 27. Stel een adequaat calamiteitenplan op en test periodiek de werking van de opgenomen maatregelen. Besteed aandacht aan de reikwijdte van het plan en stem deze af met het bedrijfsnoodplan en I&A voor de digitale bestanden. 28. Plaats de archiefbescheiden in de stellingen en verwijder andere materialen uit de archiefruimte. Zorg voor een gladde afwerking van de wand. 29. Breng de te bewaren archiefbestanden van Burgerzaken onder in een archiefruimte die voldoet aan de wettelijke voorschriften. Laat de archiefbestanden testen voorafgaand aan de verplaatsing.


p. 5

1. Inspectie – toelichting In de periode van 19 maart tot en met 28 maart heeft de directeur van het Westfries Archief een integrale inspectie laten uitvoeren bij de gemeente Koggenland. De grondslag voor de inspectie is vastgelegd in de Archiefverordening van de Gemeente Koggenland 2009 en in artikel 32 van de Archiefwet 1995. De integrale inspectie is gericht op alle aspecten van het digitale en analoge beheer van de niet overgebrachte archieven van de gemeente Koggenland. Het toetsingskader omvat zowel weten regelgeving als de kaders en randvoorwaarden die de organisatie hanteert om tot een transparante, controleerbare en beheersbare informatiehuishouding te komen. Het effect van deze informatiehuishouding moet zijn dat de gemeente over haar handelen verantwoording kan afleggen. De gebruikte analysemethode is ontleend aan het INK-managementmodel. Daarnaast is gebruik gemaakt van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN). De inspectie, uitgevoerd door Annemieke Adema en Henriëtte van der Stappen, heeft onderstaande stappen doorlopen:  Aankondiging en aanstelling contactpersoon. De inspectie is per brief van 9 februari 2012 jl. aangekondigd bij de heer N. Swellengrebel, gemeentesecretaris/directeur. De inspectie is toegelicht in een gesprek op 22 februari 2012. De gemeente Koggenland heeft de heer A. Oosterwoud, hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken, als contactpersoon aangesteld.  Opvragen en doornemen van opgevraagde documenten. De beschikbare documenten die zijn geraadpleegd zijn in bijlage 2 vermeld. Tijdens de inspectie zijn enkele documenten nader toegelicht en/of ingezien.  Inspectie en interviews. De inspectie op locatie is uitgevoerd op 19 en 28 maart 2012. De dynamische en semistatische archiefbestanden en de archiefruimten zijn geïnspecteerd. De betrokken medewerkers zijn geïnterviewd op basis van een vooraf toegestuurde vragenlijst. Een overzicht van de geïnterviewden is als bijlage 1 toegevoegd.  Rapport. De procedure voor de oplevering van het rapport is mondeling toegelicht in het kennismakingsgesprek en tijdens de inspectie.

Leeswijzer Dit rapport is opgebouwd vanuit de gedachte van het negenvlaksmodel van Rik Maes, hoogleraar informatiemanagement. Het model zoals onderstaand schema aangeeft, laat een indeling naar strategisch, tactisch en operationeel niveau zien. Voor een optimale bedrijfsvoering dienen alle elementen te zijn ingevuld en met elkaar verbonden. De informatiehuishouding vormt het verbindende element. Het perspectief van het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken is als startpunt genomen. Vanuit die positie is gekeken naar de raakvlakken van de informatiehuishouding met het informatiebeleid, de bedrijfsprocessen en ICT. Daarnaast is gekeken hoe uitvoering wordt gegeven aan de taken van de Documentaire Informatievoorziening (DIV). Elk (deel)hoofdstuk begint met een beschrijvend deel waarin de bevindingen van de inspectie uiteen worden gezet. Daarna volgt een beoordeling van de situatie en het benoemen van (mogelijke) risico’s. Elk hoofdstuk sluit af met een aantal aanbevelingen.


p. 6

2. Gemeentelijke organisatie op hoofdlijnen De gemeente Koggenland bestaat naast het college van B&W, de gemeentesecretaris en de stafafdeling P&O uit drie sectoren die vervolgens zijn onderverdeeld in afdelingen. Tijdens de inspectie is aangegeven dat een wijziging van de organisatiestructuur in voorbereiding is. Deze wijziging is gericht op het verminderen van het aantal afdelingen. Een overgang naar een directiemodel wordt overwogen. Het college van B&W heeft in het Besluit Informatiebeheer de gemeentesecretaris aangewezen als beheerder van de niet-overgebrachte informatie. De beheerder heeft de verantwoordelijkheid voor de documentaire informatievoorziening (DIV) neergelegd bij het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken (FaZa). De medewerkers DIV verzorgen de post- en registratiewerkzaamheden, het beheer van de niet overgebrachte archieven, de overbrenging naar het Westfries Archief en het functioneel applicatiebeheer van de documentaire informatiesystemen. Het cluster Informatisering en Automatisering (I&A) van de afdeling Financiën en I&A verzorgt de ontwikkeling en coördinatie van het informatiebeleid, de technische infrastructuur, het technische beheer en onderhoud en de helpdesk. De afdeling Bestuurszaken verzorgt de interne en externe communicatie en het beheer van de gemeentelijke website.

3. Beleid en kaders De gemeente heeft in het Realisatieplan en het I&A-plan haar visie en beleid op de elektronische dienstverlening en de digitalisering neergelegd. De landelijke programma’s en ontwikkelingen voor de lokale overheid vormen de basis voor deze plannen. De realisering van het beleid is projectmatig in het EGEM-i-traject gestart. Verschillende projecten zoals de modernisering website, de processen en sturing, de dienstverlening zullen de informatievoorziening beïnvloeden. Voor de (documentaire) informatievoorziening zijn het project Document Management Systeem (DMS) en zaakafhandeling van belang. Als onderdelen van dit project zijn de aanschaf en inrichting en


p. 7

implementatie van een DMS inclusief DSP, de inrichting van digitale klantdossiers, digitaal archief en de implementatie van een zaakafhandelingsysteem benoemd. Het project is gepland tot april 2012. In het I&A-plan wordt naast een verantwoording een blik vooruit tot 2015 geboden. In dit plan wordt het Nieuwe Werken en het digitaal vergaderen in verband gebracht met het DMS. De invoering van het zaakafhandelingsysteem passend in het dienstverleningsconcept zal starten nadat het DMS operationeel is. Voor de uitwerking van het project DMS zijn enkele plannen voor de implementatie, de inrichting en het functioneel ontwerp van Corsa ontwikkeld en is een activiteitenplanning opgesteld. Daarnaast is een notitie over het digitaliseren van het archief van de gemeente Koggenland geschreven. Het project DMS staat onder leiding van het afdelingshoofd FaZa en medewerkers van I&A en DIV zijn betrokken bij de uitvoering. Uit de programmabegroting blijkt dat middelen zijn gereserveerd voor de automatisering, waaronder het DMS, en voor het informatiebeheer. Ook in de I&A begroting zijn kosten gereserveerd voor het DMS, de zaakafhandeling en koppelingen. De gemeente Koggenland neemt deel aan de Gemeenschappelijke Regeling Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor West-Friesland. De wettelijk voorgeschreven Archiefverordening is eind 2008 vastgesteld. De voorschriften voor het informatiebeheer zijn in het Besluit Informatiebeheer beschreven en in 2011 vastgesteld. De gemeente hanteert de gemeentelijke selectielijst als grondslag voor de vernietiging en overbrenging van archiefbescheiden. Er is geen lokale aanvulling op deze selectielijst van toepassing.

Oordeel/Risico’s Sinds de vorige inspectie in 2003 heeft de gemeente het landelijk beleid voor de elektronische dienstverlening vertaald naar een (college)programma en projecten in het EGEM-i traject. Dit traject is niet gebaseerd op een gemeentelijk informatiebeleidsplan en/of een projectplan DMS waarin is aangegeven hoe de huidige informatievoorziening - waarin het papieren archief leidend is - overgaat in de digitale informatievoorziening. Naast doelstellingen en organisatorische voorwaarden ontbreken de eisen waaraan het DMS zou moeten voldoen, met welke archiefwettelijke kaders rekening is gehouden en op welke wijze digitale duurzaamheid wordt gegarandeerd. Het voornemen om tot aanschaf van een informatiesysteem over te gaan is gemeld aan de archivaris zoals in artikel 21 van de Archiefverordening vastgelegd. De daadwerkelijke invoering ervan is niet gemeld. De inrichtingsplannen voor Corsa als DMS geven niet aan welke kwaliteitseisen worden gehanteerd voor het (digitale) informatiebeheer zoals omschreven in artikel 16 van de Archiefregeling. In deze plannen wordt zeer beperkt invulling gegeven aan een metagegevensschema conform artikel 19 van de Archiefregeling. In het project is de invoering van een documentair structuurplan (DSP) benoemd. Met de invoering ervan wordt invulling gegeven aan een ordeningsstructuur, zoals omschreven in artikel 18 van de Archiefregeling. De invoering zou zijn gekoppeld aan de uitrol van Corsa. De samenhang tussen Corsa en het DSP is echter (nog) niet in de plannen uitgewerkt. De mogelijke uitfasering van de bestaande registratiesystemen en/of de samenhang met (vak)applicaties en/of de werkprocessen zijn eveneens niet uitgewerkt. Tijdens de inspectie was het project lopend. Sommige onderdelen komen mogelijk in een latere fase wel aan bod. Tijdens de inspectie is aangegeven dat is gekozen voor de pragmatische weg en het werkenderwijs doorvoeren van plannen. Deze aanpak biedt flexibiliteit en ruimte om gedurende het project aanpassingen op te nemen. Als echter duidelijke mijlpalen en meetbare kwaliteitseisen ontbreken, is het risico aanwezig dat onvoldoende (toe)zicht en sturing is op het (eind)resultaat. Tevens bestaat het risico dat de inrichting ad hoc en gefragmenteerd wordt georganiseerd en juist een doelmatige en doeltreffende bedrijfsvoering in de weg staat. In de overgangsperiode blijven de analoge en digitale informatievoorziening naast elkaar bestaan omdat vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet niet als een van de resultaten is gedefinieerd. Onduidelijk is hoe in deze hybride situatie aspecten van het beheer zoals integriteit, authenticiteit, betrouwbaarheid, duurzaamheid en bruikbaarheid zijn ingevuld. Wel blijkt dat er een


p. 8

streven is om tot vervanging over te gaan gezien de bijdrage die wordt geleverd aan het opstellen van een model handboek vervanging. In het I&A plan is de ontwikkeling van een informatiebeveiligingsbeleid niet opgenomen terwijl de gemeente wel inzet op de digitale dienstverlening, de digitale handtekening en de uitwisseling van digitale informatiesystemen. De Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer verwijzen naar verouderde regelgeving. De Archiefverordening bevat bovendien artikelen die afwijken van de standaard en niet zijn overlegd met de Provinciale Archiefinspectie (PAI) en de archivaris. Aan bepalingen opgenomen in de Archiefverordening, bijvoorbeeld artikel 21, is niet altijd uitvoering gegeven. Het mandaatbesluit is geactualiseerd maar geeft de bevoegdheden voor de informatievoorziening zeer beperkt weer. De raad ontvangt zeer weinig verslagen over de informatievoorziening zoals omschreven in artikel 9 van de Archiefverordening om haar sturende en controlerende taak uit te voeren. De Archiefregeling en de herziening van het interbestuurlijk toezicht stellen dat verslaglegging onderdeel is van de horizontale verantwoording en de kwaliteitsborging.

Aanbevelingen 1. Stel een informatiebeleidsplan op waarin op hoofdlijnen is aangegeven hoe de (documentaire) informatievoorziening wordt ontwikkeld om de algemene beleidsdoelstellingen te ondersteunen. Neem in het plan toetsbare kwaliteitseisen op passend bij het aangewezen kwaliteitssysteem. 2. Stel een informatiebeveiligingsbeleid op waarin de beveiligingsorganisatie is beschreven en de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie zijn gegarandeerd. 3. Stel een plan van aanpak voor de invoering van beheerinstrumenten zoals een metagegevensschema en het DSP. Besteed aandacht aan de samenhang met het DMS en de vakapplicaties. 4. Stel een plan van aanpak op voor de overgangsperiode naar volledig digitaal werken. Geef daarin aan op welke wijze het papieren archief en het digitaal archief worden beheerd. Besteed aandacht aan de eventuele vervanging van analoge archiefbescheiden en het wel/niet uitfaseren van het bestaande registratiesystemen. Informeer de archivaris tijdig conform artikel 21 van de Archiefverordening. 5. Geef uitvoering aan de verslaglegging conform artikel 9 van de Archiefverordening. 6. Actualiseer de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer, na overleg met en ontvangst van een initiatiefvoorstel daartoe van het Westfries Archief. Neem in de beheerregels een auditen controlefunctie op om de kwaliteit te bewaken.

4. Inrichting processen Tijdens deze inspectie zijn gesprekken over de informatievoorziening gevoerd met proceseigenaren en/of medewerkers van Bouwen en Milieu, Wonen en Groen, Sociale Zaken en Bestuurszaken. De gemeente heeft in 2011 de methode Lean geïntroduceerd om de processen te optimaliseren en de dienstverlening te verbeteren o.a. door een zo kort mogelijke doorlooptijd te realiseren. De afdelingen hebben de werkprocessen beschreven en doorgelicht. Diverse processen gebruiken vakapplicaties om de registratie, voortgang, afdoening en opslag van gegevens en documenten te verzorgen en bewaken daarmee de doorlooptijden om de digitale dienstverlening en kwaliteitsverbetering te realiseren. DIV ondersteunt de processen door de centrale post digitaal aan te bieden via MyCorsa. Van de medewerkers wordt verwacht dat zij e-mails, interne en uitgaande archiefbescheiden opmaken en opslaan in Corsa en zelf de voortgang bewaken. Voor de opmaak en opslag van documenten zijn sjablonen beschikbaar. Voor enkele processen zijn in Corsa zaaktypen vastgelegd. DIV biedt


p. 9

instructies, filmpjes en trainingen aan om medewerkers te begeleiden. Daarnaast is er een richtlijn voor e-mail en internetgebruik. De archivering in de dynamische fase is deels centraal bij DIV en deels decentraal bij de afdelingen belegd. Het papieren archief is leidend en de medewerkers dienen afgehandelde archiefbescheiden, inclusief e-mail, en dossiers aan DIV aan te bieden. Met de processen zijn hierover mondeling afspraken gemaakt. DIV verstuurt geen signaleringslijsten om de voortgang en afhandeling van zaken te bewaken. Het proces bestuurlijke besluitvorming is in Corsa geheel ingericht met autorisaties, vertrouwelijkheid en accordering om het digitaal werken te ondersteunen van ambtelijk voorstel tot collegebehandeling, raadsprocedure en publicatie op de website. Voor bestuurlijke documenten zijn sjablonen beschikbaar om het proces te ondersteunen. Het wachten is op de digitale handtekening en te zijner tijd op de digitale beheeromgeving in Corsa. De afdeling Bestuurszaken gebruikt naast Corsa ook de afdelingschijf. De afdelingsmappen, die regelmatig worden geschoond, moeten op termijn verdwijnen. Deze afdeling verzorgt het contentbeheer en de publicatie op de externe website. De aangeleverde teksten worden vanuit Corsa of de afdelingsmap op de website geplaatst en intern tijdelijk opgeslagen. De modernisering van de website richt zich onder meer op het gebruik van webformulieren, verbeteren van het digitaal loket en het plaatsen van ruimtelijke plannen. Bij het verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid is rekening gehouden met de webrichtlijnen. Via Twitter wordt de berichtgeving over de gemeente gevolgd. Over het gebruik van sociale media zijn geen afspraken gemaakt. De afdeling Sociale Zaken gebruikt sinds 2004 de vakapplicatie SZW-net als cliëntvolgsysteem. Voor de andere zaken wordt Corsa gebruikt. Een koppeling met Corsa is in 2012 gepland onder meer om de archivering te organiseren. De dossiervorming, -omschrijving en –ordening evenals de opschoning regelt de afdeling zelf en hanteert daarvoor een gestructureerde werkwijze. Na afsluiting van een dossier neemt DIV het beheer over. Over de toegang, uitlening, selectie en vernietiging van cliëntendossiers zijn afspraken gemaakt. De afdeling Ruimte en Groen gebruikt Corsa en de afdelingsmappen van belang voor de digitale informatievoorziening. De gebruiksvriendelijkheid, de inrichting van projectdossiers en het zaakgericht werken ziet de afdeling als aandachtspunten. De gehanteerde projectmethode is gebaseerd op praktijkervaring. Dit geldt eveneens voor de projectoverdracht. Over de projectarchivering en de kwaliteitscontrole van projectdossiers zijn geen afspraken vastgelegd. De afdeling Bouwen en Milieu gebruikt diverse applicaties voor het behandelen van omgevingsvergunningen en het houden van toezicht o.a. OLO, Provas (tot 2010), SquitXO, Corsa, Mohis, GIS. Het streven is om op korte termijn volledig digitaal te werken. De dynamische dossiers worden door de afdeling zelf beheerd. DIV verzorgt in de semistatische fase de uitlening, vernietiging dan wel overbrenging van de analoge dossiers. De metadatering, waardering en selectie en kwaliteitscontrole van de dossiers zijn gebaseerd op mondeling afgesproken richtlijnen.

Oordeel/Risico’s Sinds de vorige inspectie in 2003 heeft DIV stappen gezet om de integrale benadering van de informatievoorziening in praktijk te brengen. DIV maakt met afdelingen afspraken over de informatievoorziening, de inrichting en het gebruik van Corsa en biedt instructies aan om de uitvoering in goede banen te leiden. DIV ondersteunt de processen door de analoge post digitaal aan te bieden. De meerwaarde voor de processen is afhankelijk van de gemaakte afspraken en het gebruik van Corsa. Voor het bestuurlijke besluitvormingsproces biedt DIV meer ondersteuning in het zaakgericht werken en digitaal archiveren dan voor processen die andere applicaties of systemen hebben ingezet. De koppelingen tussen Corsa en de (vak)applicaties zijn deels gerealiseerd. Volgens de gebruikers is de werking beperkt.


p. 10

Het beheer van digitale informatie opgenomen in (vak)applicaties, afdelingsmappen en emailpostbussen is verdeeld over afdelingen. De verantwoordelijkheid voor de overdracht van e-mails, interne en afgehandelde documenten ligt bij de opsteller/behandelaar. DIV kan aan de hand van de procesbeschrijvingen geen volledigheidstoets uitvoeren. Verder heeft DIV geen beheerinstrumenten zoals een lokaal ingericht DSP of schriftelijk uitgewerkte afspraken met kwaliteitsnormen en/of checklijsten om, ook na overdracht, een controle op volledigheid en juistheid uit te voeren. Een directe relatie tussen de analoge en digitale informatie kan evenmin worden gelegd omdat de analoge dossiervorming niet in Corsa wordt geregistreerd. De verdeling van het beheer in de dynamische fase, de verwerking en opslag van digitale informatie over meerdere systemen en het ontbreken van een compleet, actueel en betrouwbaar overzicht van alle informatiestromen zorgen mogelijk voor doublures, omissies, verminderen de efficiency en vergroten de beheerlast. De kans bestaat dat beslissingen op basis van onvolledige en/of verkeerde informatie worden genomen. Het ambitieniveau van de afdelingen en DIV om het digitaal zaakgericht werken in te voeren blijken niet op elkaar te zijn afgestemd. Sommige afdelingen streven naar volledig digitaal werken op korte termijn terwijl een adequate digitale beheeromgeving ontbreekt. DIV onderschrijft de ambities maar de realisering ervan is niet gebaseerd op een planning die voor alle partijen acceptabel is. De medewerkers zijn bekend met de afspraken over de aanlevering van archiefbescheiden, het overdragen van afgehandelde dossiers en de uitlening. Medewerkers waarderen de service verleend door DIV. Over de gebruiksvriendelijkheid van Corsa en de sjablonen zijn medewerkers niet altijd positief. De advies- en controlefunctie gericht op de digitale werkomgeving geeft DIV volgens de medewerkers te weinig invulling. De medewerkers houden zich in het algemeen aan het opbergen van dossiers, het bewaren van vertrouwelijke, privacygevoelige informatie in afgesloten kasten zoals van Burgerzaken en Sociale Zaken en het opruimen van de dagelijkse werkplek. Een uitzondering hierop vormt de afdeling Bouwen en Milieu waar werkvoorraad, mogelijke schaduwarchieven en dossiers op bureaus, tafels en kasten liggen. Deze archiefbescheiden zijn onvoldoende toegankelijk voor de gemeente en beschermd en beveiligd voor buitenstaanders. Deze werkwijze is bovendien niet passend bij het digitale werken en het clean-deskbeleid dat de gemeente wil uitdragen.

Aanbevelingen 7. Breng alle (digitale) informatiestromen in kaart en gebruik het DSP om gegevens vast te leggen. Stel checklijsten op om tot een volledigheidstoets te komen. 8. Leg serviceafspraken met de afdelingen vast waarin verantwoordelijkheden, kwaliteitseisen en prestatienormen voor de informatievoorziening zijn opgenomen. Gebruik deze afspraken voor interne controles en (managements)rapportages. 9. Stel richtlijnen op over het analoog en digitaal archiveren, de projectarchivering, het gebruik van sociale media en de digitale uitwisseling van informatie. Breng alle instructies en richtlijnen over de informatievoorziening onder in een handboek DIV. 10. Maak op korte termijn afspraken met afdeling Bouwen en Milieu over het dagelijks opbergen van de dossiers, het opruimen van schaduwarchief. Houd toezicht op de gemaakte afspraken.

5. Inrichting ICT DIV maakt gebruik van Corsa, versie 7.2 als DMS en de applicatie FileMaker voor de recordmanagementfunctionaliteit. Het pakket Corsa 7.2 van de leverancier BCT is een modulair opgebouwd systeem dat volgens de norm NEN 2082 is gecertificeerd. De Corsa-inrichting van de gemeente Koggenland is niet geaudit. De conversie van FileMaker naar Corsa is in overweging en nog niet gepland. De procesbeschrijvingen zijn in de (vak)applicaties, Protos of Word vastgelegd. Voor het DSP is de iNavigator van VHIC beschikbaar.


p. 11

Corsa is gekoppeld aan de Gegevensmakelaar voor de persoons- en bedrijfsgegevens. De koppeling met de vakapplicatie SquitXO is technisch geregeld. Andere koppelingen bijvoorbeeld met het SZWnet zijn gepland. Voor de automatische verwerking van documenten in Corsa zijn sjablonen ontwikkeld in Xential van Interaction/next. De opslag van centrale e-mails naar Corsa vindt batchgewijs plaats. De kantoorautomatisering gaat dit jaar over van Windows XP naar Windows 7. MS Office 2010 en Internet Explorer 8 zijn al in gebruik. De website wordt beheerd in een CMS van GWCrossmedia. De archivering van de website is uitbesteed aan deze externe partij waarmee een servicecontract is afgesloten. De gemeente heeft een PinkRoccade omgeving en beschikt over een architectuuroverzicht gebaseerd op de GEMMA-standaard. De hardware en een deel van de software zijn in kaart gebracht. I&A hanteert de centrale inkoopvoorwaarden en sluit standaard service- en onderhoudscontracten met leveranciers af. Het team verzorgt het technisch beheer en onderhoud volgens een gestructureerde werkwijze gebaseerd op een jaarplan en praktijkervaring. De helpdesk legt meldingen vast in Supportdesk PRO. Er is geen handboek met vastgestelde procedures beschikbaar. Op onderdelen zijn procedures opgesteld en/of in ontwikkeling zoals voor changemanagement. De back-upstrategie en de uitwijkservice voor de kernapplicaties, Corsa en de kantooromgeving worden volgens een vast schema uitgevoerd. Het terugzetten van back-ups wordt periodiek getest. Herstelacties voor Corsa en FileMaker zijn nog niet uitgevoerd. I&A heeft geen informatiebeveiligingsplan en/of overzicht van alle beveiligingsmaatregelen. De verantwoordelijkheid voor de beveiliging is deels belegd bij P&O en FaZa. In de praktijk worden verschillende beveiligingsmaatregelen uitgevoerd, minimaal vergelijkbaar met de wettelijke verplichtingen (zoals de verplichte audits) geldend voor basisregistraties als GBA en BAG. Er zijn maatregelen genomen voor de (toegang tot) systemen, applicaties, kritische ruimten en het gebouw. De toegang tot de archief- en serverruimten is geregeld met toegangspassen. Voorafgaand aan systeem- of applicatiewijzigingen worden risico- en impactanalyses uitgevoerd. Een bewaarstrategie om de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie te borgen is niet ontwikkeld. Het functioneel beheer van (vak)applicaties en afdelingsschijven is decentraal georganiseerd. Dit geldt eveneens voor het toekennen van de autorisaties. De afdelingshoofden moeten toestemming verlenen en de uitvoering is belegd bij desbetreffende applicatiebeheerder. De toegangsrechten en beveiliging van informatie voor Corsa is de verantwoordelijkheid van FaZA en wordt geregeld door de functioneel applicatiebeheerder.

Oordeel/Risico’s Het architectuuroverzicht bevat geen samenhangend overzicht van alle applicaties met archiefwaardige informatie. De verdeling van het (functioneel) beheer over meerdere afdelingen werkt niet bevorderlijk om het overzicht en de samenhang in beeld te krijgen. DIV heeft het DSP (iNavigator) niet ingezet om dit overzicht te creëren. De mogelijkheid bestaat dat archiefwaardige informatie in meerdere applicaties en in diverse bestandsformaten is opgeslagen en onder verschillende beheerafspraken valt. De functionele inrichting van Corsa is niet vergeleken met NEN 2082 of een ander aangewezen kwaliteitssysteem. De RM-functionaliteit is in FileMaker ingericht waardoor DIV geen instrument heeft om het digitale archief te beheren. De conversie van gegevens uit de applicatie Filemaker naar Corsa is onder de aandacht van het management gebracht. Als conversie aan de orde is, dient de archivaris vooraf om advies te worden gevraagd. DIV is voornemens om de archivaris te betrekken bij het conversietraject. De beveiliging van informatie en de toekenning van autorisaties voor Corsa is geborgd bij de functioneel applicatiebeheerder. De vraag is of de toegekende rechten in lijn zijn met een door het bestuur of management vastgesteld autorisatieschema conform eisen neergelegd in NEN 2082. Het schriftelijk vastleggen van beveiligingsmaatregelen, gebaseerd op risicoanalyses, voor de gehele


p. 12

informatievoorziening en een vastgestelde bewaarstrategie om de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie te bewaken, zijn echter van belang voor het digitaal beheer. Door het project DMS is de samenwerking tussen DIV en I&A geïntensiveerd. Het voornemen om I&A en DIV samen te voegen in een afdeling bevordert de integrale aanpak van de informatievoorziening. De organisatiewijziging is wellicht het moment om taken en verantwoordelijkheden door te lichten en vast te leggen. In het kader van het integraal werken, kwaliteitszorg en het waarborgen van de continuïteit is schriftelijke vastlegging noodzakelijk. Dit geldt onder meer voor het vastleggen van de taak- en verantwoordelijkheidsverdeling voor informatiebeveiliging, het functioneel en technisch beheer, prestatienormen voor de interne dienstverlening en de procedures die moeten worden gevolgd.

Aanbevelingen 11. Breng alle applicaties inclusief afdelingsschijven met archiefwaardige informatie onder in het DSP. Leg ook de eventuele koppelingen vast. Houd het overzicht actueel. 12. Onderzoek na de projectafronding in hoeverre de lokale inrichting van Corsa voldoet aan een aangewezen kwaliteitssysteem en/of laat het systeem auditen. Informeer de archivaris over het onderzoeksresultaat en/of auditrapport. 13. Leg de taak- en verantwoordelijkheidsverdeling tussen functioneel en technisch beheer vast en maak afspraken over de dienstverlening. 14. Stel een overzicht op van de beveiligingsmaatregelen met verantwoordelijken en toets (periodiek) of de maatregelen werken. 15. Stel een autorisatieschema op en laat dit door het management of bestuur vaststellen. Leg wijzigingen en/of afwijkingen schriftelijk vast. Ga na of de toegekende autorisaties in Corsa voldoen aan het vastgestelde autorisatieschema. 16. Stel een bewaarstrategie op die de duurzame toegankelijkheid en bruikbaarheid van de (digitale) informatie borgt. 17. Leg procedures schriftelijk vast en breng deze onder in een handboek ICT.

6. Uitvoering DIV 6.1 Informatiebeheer Het analoge informatiebeheer is overwegend centraal georganiseerd. Voor enkele informatiestromen waaronder facturen, cliënteninformatie, omgevingsvergunningen is sprake van decentraal beheer in de dynamische fase. De inkomende post wordt geselecteerd, eventueel geregistreerd, gedigitaliseerd en digitaal aangeboden aan de medewerkers. DIV verzorgt de selectie en verspreiding van inkomende e-mails op het centrale e-mailadres. De medewerkers dienen uitgaande, afgehandelde archiefbescheiden, inclusief e-mail aan DIV aan te bieden. De analoge verspreiding is, voor zover mogelijk, stopgezet in 2011. Naar schatting staat nog 20% open van de geregistreerde poststukken. De analoge archiefbescheiden worden direct zaaksgewijs gearchiveerd en geordend volgens de Basisarchiefcode (BAC). DIV controleert aan de hand van daglijsten de opgeslagen e-mails en de uitgaande te verzenden stukken. Verder genereert DIV geen voortgangsoverzichten en/of signaleringslijsten. De digitale documenten zijn in Corsa voor enkele zaaktypen zaaksgewijs geordend. De overige documenten moeten te zijner tijd worden gekoppeld aan een zaak en/of dossier. Voor de analoge dossiervorming, het selecteren voor bewaren en vernietigen, de uitleenkaarten, de registratie van de uitlening en het opstellen van de dossierinventaris en vernietigingslijsten is FileMaker in gebruik. DIV maakt dossieromschrijvingen op en verzorgt de dossiervorming. Bij de dossiervorming is rekening gehouden met de waardering en selectietermijnen volgens de selectielijst. DIV heeft instructies en een procedurebeschrijving voor de archivering beschikbaar.


p. 13

DIV heeft toezicht op het centraal dynamisch archief en verzorgt zelf de uitlening. Het centraal dynamisch archief wordt jaarlijks geschoond en afgevoerd naar het semistatisch archief. In het semi-statisch archief is het te bewaren archief volgens de BAC weggezet. De te vernietigen series zijn op vernietigingsjaar geordend. De schoning en vernietiging van de semistatische analoge archiefdelen vindt in principe jaarlijks plaats. Voor de jaarlijkse vernietiging zijn verklaringen, voorzien van een vernietigingslijst, opgemaakt. De verklaringen worden voorgelegd aan en getekend door de proceseigenaar en de archivaris. De afvoer en vernietiging vinden plaats via een gecertificeerd bedrijf. De archiefruimte bevat bestanden die op grond van de Archiefwet 1995 naar het Westfries Archief overgebracht dienen te worden. In het inspectierapport van 2003 is aangedrongen op tijdige overbrenging en is gesteld dat circa 100 meter voor 1 januari 2006 en een klein deel voor 1 januari 2009 moet zijn overgebracht. Het gaat om een deel van het secretarie-archief en de bouwen milieuarchieven, zoals in bijlage 3 aangegeven. Deze archiefbestanden moeten een kwalitatieve bewerking ondergaan alvorens overbrenging en openbaarheid mogelijk zijn. De gemeente heeft in 1998 voorgesteld de bewerking met eigen personeel uit te voeren. In maart van dit jaar is een actieplan voorgelegd aan het Westfries Archief. Voor één archiefdeel is een archiefbewerkingsplan aangeboden.

Oordeel/Risico’s DIV staat aan het begin van het digitaal proces- en zaakgericht werken waarbij zowel de analoge als de digitale informatievoorziening moet worden beheerd. DIV voert extra werkzaamheden uit door de post analoog en digitaal te verwerken. Het niet meer verspreiden van de analoge post bevordert een efficiënte werkwijze. Het hoge percentage openstaande stukken vraagt echter om nader onderzoek. Daar het digitaliseringsproces niet is ingericht en beschreven om te voldoen aan de (wettelijke) kwaliteitseisen voor vervanging, blijft de digitalisering een extra beheerlast en bestaat het risico dat de status en versie van documenten onduidelijk is. De dynamische, analoge werkvoorraad evenals het centraal dynamisch archief heeft DIV onder controle. Het toezicht op de decentrale archieven is beperkt; DIV controleert de decentraal gevormde dossiers pas na de overdracht. DIV heeft bovendien niet voor alle werkprocessen een hulpmiddel om de volledigheid en betrouwbaarheid van de dossiers te toetsen waardoor de informatievoorziening in het geding is. De dossieromschrijvingen, dossierordening en de materiële verzorging van de dossiers in het centraal archief zijn goed op orde. De dossiervorming voor de raad en de ambtelijke organisatie is wel digitaal in Corsa ingericht volgens het duale stelsel. In de analoge dossiers is de informatie met tabstroken gescheiden en is de toegang tot de informatie voor de raad belegd bij de griffier. De toegangen zijn eenduidig en duidelijk omschreven. De dossiers zijn in het algemeen niet te omvangrijk. De gebruikte archiefmaterialen zijn centraal ingekocht en voldoen volgens de inkoopvoorwaarden aan de voorschriften. Het selectie- en vernietigingsproces van het semi-statisch analoog archief is in orde en vindt in overleg met betrokken partijen plaats. De vernietiging van de gedigitaliseerde documenten is nog niet in de jaarlijkse schonings- vernietigingsprocedure verwerkt. Dit geldt eveneens voor de gedigitaliseerde archiefbestanden op afdelingschijven, e-mailpostbussen en de (vak)applicaties. Voor de te bewaren digitale informatie is nog geen bewaarstrategie, in samenwerking met I&A, opgesteld. Sinds de vorige inspectie is met eigen personeel veel werk verzet in de semistatische archieven. Deze inspanningen blijken echter onvoldoende. Geconstateerd kan worden dat de doelstelling niet is behaald en de bewerkingsachterstand nog steeds groot is. De gemeente voldoet daarmee niet aan de verplichting tot tijdige overbrenging en openbaarheid. Burgers hebben recht op openbaarheid en raadpleging van al deze archieven bij het Westfries Archief. De gemeente moet een aanzienlijke inspanningsverplichting leveren om alsnog te voldoen aan de wettelijke eisen van overbrenging en openbaarheid. In 2004 is reeds besproken dat niet te verwachten is dat de gemeente de bewerking in eigen beheer kan oplossen zonder inzet van extra capaciteit.


p. 14

Het actieplan dient te worden aangevuld met een archiefbewerkingsplan voor alle onderdelen en voorgelegd aan de archivaris. Tijdens de inspectieperiode is op ambtelijk niveau afgesproken dat de bewerking en overbrenging van de archieven uit de periode t/m 1978 uiterlijk 31 december 2013 en de bewerking en overbrenging van de archieven 1979 - 1989 uiterlijk 31 december 2014 een feit zal zijn.

Aanbevelingen 18. Analyseer het hoge percentage openstaande stukken en neem vervolgens maatregelen om dit percentage te minimaliseren. 19. Start met het beschrijven van het huidige digitaliseringsproces en neem deze beschrijving op in het lokale handboek vervanging. Ga na in hoeverre de werkwijze voldoet aan de (wettelijke) kwaliteitseisen voor vervanging van archiefbescheiden. 20. Adviseer afdelingen over het gelijktijdig overdragen van analoge en digitale bestanden. Neem de vernietiging van digitale bestanden op in de vernietigingsprocedure. Breng de vernietigingsprocedure onder in het handboek DIV. 21. Stel een archiefbewerkingsplan op voor alle over te brengen archiefdelen in overleg met de archivaris conform de regionale afspraken. Betrek het Westfries Archief tijdig bij de voorbereiding en uitvoering van de bewerking gebaseerd op het vastgestelde archiefbewerkingsplan. 22. Prioriteer de bewerking zodat de archieven uit de periode t/m 1978 op uiterlijk 31 december 2013 en de archieven uit de periode 1979 - 1989, inclusief bouwen milieuvergunningen, het GTD-archief en het tekeningenarchief, op 31 december 2014 zijn overgebracht. 23. Zet tijdig extra capaciteit in voor de bewerking van de geprioriteerde archieven om de wettelijke overbrenging volgens de afspraken te realiseren.

6.2 Personele situatie De Provinciale Archiefinspectie (PAI) is namens gedeputeerde staten belast met het toezicht op de zorg voor de archieven waaronder de aanwezigheid van voldoende deskundig personeel valt. Deze taak gaat op termijn over naar het Westfries Archief. Vooruitlopend op deze taakwijziging is dit zorgaspect meegenomen.

Bezetting DIV Functie Hoofd afdeling Facilitaire Zaken

functieniveau HBO+

schaal

opleiding

fte

fte berekening

Geen DIV-opleiding

1.0

-

Medewerker DIV, archief rechtsvoorgangers

MBO

9

SOD I, SOD II, VVA (2005)

0.5

-

Medewerker DIV, DSP/DMS functioneel applicatiebeheer Medewerker DIV (formeel 1.7, feitelijk 1)

HBO

9

1.0

0.5

MBO

8

SOD I, SOD II, cursussen applicatiebeheer DMS/CORSA en DSP SOD I, SOD II, cursus applicatiebeheer Corsa

1.0

1.0

Medewerker DIV - archief

MBO

8

SOD I, SOD II

0.5

0.5

Medewerker DIV – post, incl. milieu (formeel 0.5, feitelijk 1.7) Inhuur DIV (tijdelijk)

VMBO

6

SOD I

1.7

1.7

0.5

-

5.2

3.7

Totaal


p. 15

Voor het vaststellen van voldoende kwantitatieve bezetting voor DIV hanteert de PAI een berekeningsmethode die uitgaat van 1 fte voor circa 25 archiefproducerende en -gebruikende ambtenaren die door DIV worden ondersteund. In deze methode zijn postregistratie en het dynamische archiefbeheer meegerekend maar blijven het semi-statisch archiefbeheer, het (functioneel) applicatiebeheer, bibliotheekwerkzaamheden en de beleidsontwikkeling buiten de berekening. De gemeente heeft circa 160 fte in dienst, waarvan 125 fte onder de bovengenoemde categorie medewerkers vallen. Het semi-statisch archief omvat circa 1100m1 waarvan 317m1 op vernietigingsjaren is gesteld en minimaal 336m1 nog moeten worden bewerkt zoals bijlage 3 laat zien. Uitgangspunt voor een goede beheersituatie is dat dossiers al in de dynamische fase zijn voorzien van een bewaartermijn en vernietigingsgrondslag. Het beheer van het semi-statisch archief bestaat dan uit het controleren van aangeleverde dossiers, het plaatsen in archiefdozen, registratie, informatieverstrekking en het organiseren van de jaarlijkse vernietiging. Voor deze activiteiten geldt als ervaringsgegeven 0,2 tot 0,5 fte op jaarbasis. Het team DIV beschikt over kennis op het niveau van SOD I, SOD II, VVA en basiscursussen voor het functioneel applicatiebeheer. De advisering en beleidsontwikkeling zijn belegd bij het afdelingshoofd FaZa. Het afdelingshoofd is tevens projectleider van het project DMS. Voor de beleidsontwikkeling en het project is regelmatig overleg met I&A. Het technisch beheer van de digitale beheeromgeving ligt bij I&A. DIV als I&A maken gebruik van inhuur om de kwantitatieve bezetting op orde te houden. In de voorgenomen organisatiewijziging worden de afdeling Facilitaire Zaken en de afdeling Financiën en I&A samengevoegd tot de afdeling Ondersteuning.

Oordeel/Risico’s De gemeente heeft op grond van de berekeningsmethode 5 fte nodig. Daar het functioneel applicatiebeheer en semistatisch archiefbeheer buiten beschouwing blijven, zijn 3,7 fte daadwerkelijk beschikbaar om de traditionele taken te verrichten. Een goede beheersituatie voor het semi-statisch archief is niet aanwezig en zal met tijdelijke inhuur 0,5 fte niet ontstaan. Bovendien vergen de digitalisering, de hybride informatievoorziening en de invoering van Corsa en het DSP extra capaciteit. Op grond van deze overwegingen is DIV kwantitatief onvoldoende bezet. Onderzoeken naar de kwalitatieve en kwantitatieve bezetting in een volledige digitale (documentaire) informatievoorziening binnen overheidsorganisaties zijn in ontwikkeling. Kengetallen over de invloed van digitalisering op de lange termijn zijn nog niet beschikbaar. De praktijk wijst uit dat in de fase van verandering naar digitalisering en in de hybride situatie in ieder geval meer medewerkers nodig zijn. Het werk vergt door het digitaal proces- en zaakgericht werken ook een hoger opleidings- en kennisniveau en andere competenties, zoals proactief communiceren, van de medewerkers. Op dit moment heeft DIV ruim voldoende kwaliteit en ervaring in huis voor de dagelijkse werkzaamheden, de archiefbewerking en overbrenging van de analoge informatie. DIV is lerend op het gebied van digitalisering en zaakgericht werken. De beleidsadvisering en controlefunctie zijn te beperkt ingevuld. De vraag is of DIV voldoende kwaliteit en ervaring heeft om samen met I&A het informatiebeleid te ontwikkelen, de integrale aanpak uit te werken en de advies- en controlefunctie gericht op de digitale beheeromgeving vorm te geven. Het gereserveerde budget voor opleiding is dit jaar niet ingezet mede door de ervaren werkdruk. Daar de veranderingen in de informatievoorziening en de e-dienstverlening volop gaande zijn, blijft investeren in scholing en kennisuitwisseling nodig.

Aanbevelingen 24. Breidt de formatie uit voor de periode waarin de analoge en digitale informatievoorziening naast elkaar bestaan. Houd daarbij rekening met de inzet voor de bewerkingsachterstand.


p. 16

Maak capaciteit vrij voor de beleidsadvisering en de implementatie van het proces- en zaakgericht werken. Indien er onvoldoende capaciteit beschikbaar is, overweeg de inhuur van expertise. 25. Gebruik de voorgenomen organisatiewijziging om de DIV-functies door te lichten op competenties, kennis en opleidings- en schaal niveau. Besteed aandacht aan de integrale aanpak en ontwikkelingen in de informatievoorziening. Overweeg deelname aan een benchmark om tot kengetallen voor de kwalitatieve en kwantitatieve bezetting te komen. 26. Neem in het opleidingsplan jaarlijks vakinhoudelijke scholing, trainingen en bijeenkomsten op gericht op de digitale (beheer)omgeving.

6.3 Archiefruimte De archiefruimten zijn globaal geïnspecteerd op klimatologische omstandigheden, bouwtechnische inrichting, brandpreventie en veiligheid omdat dit momenteel een bevoegdheid van de PAI is. De PAI heeft in april 2009 de nieuwe archiefruimte afgeschouwd en een verklaring van geen bezwaar afgegeven.

Oordeel/Risico’s Tijdens deze inspectie is vastgesteld dat in de archiefruimte 0.134 rollen met archiefbescheiden en archiefdozen direct tegen de wand zijn geplaatst waardoor de luchtcirculatie wordt gehinderd. Ook zijn materialen op de kast geplaatst en andere materialen zoals kleding en kantoormaterialen in de ruimte aanwezig. In een wand is een gat rondom een doorvoer van een leiding onvoldoende afgewerkt. In het kader van het veranderend toezicht is het verzoek uitgegaan om de meetgegevens van het klimaat in de archiefruimte naar de archivaris op te sturen. De meetgegevens zijn nog niet ontvangen waardoor de archivaris niet kan vaststellen of er overschrijdingen zijn. Nabij de archiefruimte is geen ontruimingsplattegrond aangebracht. Het aanwezige bedrijfsnoodplan volstaat niet als calamiteitenplan voor het archief. In een calamiteitenplan zijn bijvoorbeeld concrete maatregelen bij schade aan archieven, een lijst van personen en instanties en een noodvoorziening opgenomen. Het is wenselijk een prioritering van archiefbestanden aan te geven in geval van ontruiming. Tevens is de ruimte 0.53/0.54 bij Burgerzaken geïnspecteerd. In de vorige inspectie is al aangegeven dat deze ruimte niet voldoet aan de wettelijke voorschriften voor te bewaren archiefbescheiden. De gemeente heeft per brief in januari 2006 laten weten dat deze archiefbestanden zijn verplaatst. Tijdens de inspectie blijkt dat de archiefbestanden weliswaar zijn verplaatst; echter deze ruimte voldoet evenmin aan de eisen. Het risico is aanwezig dat deze archiefbestanden door schimmel zijn aangetast en mogelijk kosten moeten worden gemaakt voor de behandeling van de archiefbestanden zoals bij een eerdere overbrenging het geval was.

Aanbevelingen 27. Stel een adequaat calamiteitenplan op en test periodiek de werking van de opgenomen maatregelen. Besteed aandacht aan de reikwijdte van het plan en stem deze af met het bedrijfsnoodplan en I&A voor de digitale bestanden. 28. Plaats de archiefbescheiden in de stellingen en verwijder andere materialen uit de archiefruimte. Zorg voor een gladde afwerking van de wand. 29. Breng de te bewaren archiefbestanden van Burgerzaken onder in een archiefruimte die voldoet aan de wettelijke voorschriften. Laat de archiefbestanden testen voorafgaand aan de verplaatsing.


p. 17

Bijlage 1 – Overzicht van geïnterviewden De interviews zijn op 19 en 28 maart afgenomen door Annemieke Adema en Henriëtte van der Stappen. Er is gesproken met:      

Hr. Alex Oosterwoud, hoofd afdeling Facilitaire Zaken, contactpersoon Mw. Jose Appelman, medewerker DIV, afdeling Facilitaire Zaken Hr. Ariën Zon, medewerker DMS/DSP en functioneel applicatiebeheerder, afdeling Facilitaire Zaken Hr. Jos Jonker, coördinator I&A, afdeling Financiën en I&A Hr. Loek Out, hoofd afdeling Financiën en I&A Hr. Co Groot, hoofd sector Middelen

   

Hr. Tim Koenders, hoofd afdeling Bestuurszaken Hr. Hans Ooievaar, hoofd afdeling Wonen en Groen Mw. Jiske Schurink, hoofd afdeling Sociale Zaken Hr. Peter Stam, hoofd afdeling Bouwen en Milieu.


p. 18

Bijlage 2 – Overzicht van geraadpleegde documenten Het is geen uitputtend overzicht omdat tijdens de inspectie ook documenten zijn ingezien.                     

Organisatieschema; Archiefverordening Koggenland 2009, vastgesteld door de raad op 9 juni 2008; Besluit informatiebeheer van Koggenland, vastgesteld door B&W op 1 maart 2011; Privacyreglement e-mail- en internetgebruik gemeente Koggenland, inwerkingtreding 1 september 2001; Programmabegroting 2012, paragraaf bedrijfsvoering; Realisatieplan Koggenland - Digitalisering van dienstverlening, versie 1.0 van 1 december 2009; I&A plan 2012 – 2015, versie 1.0 definitief van november 2011, vastgesteld door de raad op 16 januari 2012; Geo informatieplan 2012 – 2015 Koggenland op de kaart, status en datum niet vermeld; Procesbeschrijvingen omgevingsvergunning; Plan van inrichting Corsa 7.2 gemeente Koggenland, versie 1.0 van 04-02-2011met activiteitenplanning; Implementatie Corsa gemeente Koggenland, versie 1.0 van 06-01-2011; Functioneel Ontwerp Corsa/Bestuur gemeente Koggenland, versie 0.9 van 10-10-2011; Digitalisering archief Koggenland; memo van 20-10-2011; Functieprofielen van medewerkers DIV en I&A; Rapport archiefinspectie van de Provinciale Archiefinspectie Noord-Holland van 25 maart 2003 aan het college van B&W van de gemeente Wester-Koggenland; Rapport archiefinspectie van de Provinciale Archiefinspectie Noord-Holland van 29 december 2003 aan het college van B&W van de gemeente Obdam; Reactie van de gemeente Obdam op het rapport archiefinspectie van 25 maart 2004 aan de Provinciale Archiefinspectie Noord-Holland + kopie aan de Westfriese Archiefdienst d.d. 29 maart 2004; Verslag van het overleg van de gemeentesecretaris met de provinciaal archiefinspecteur en de streekarchivaris Westfriesland op 25 februari 2004; Brief van de Provinciale Archiefinspectie Noord-Holland van 12 januari 2006 aan het college van B&W van de gemeente Wester-Koggenland over de archiefruimten; Reactie van de gemeente Wester-Koggenland van 31 januari 2006 aan de provinciaal archiefinspecteur over de archiefruimten; Brief van de Provinciale Archiefinspectie Noord-Holland van 27 april 2009 aan het college van B&W van de gemeente Koggenland over de schouw archiefruimte.


p. 19

Bijlage 3 – Overzicht van archieven Het overzicht, aangeleverd door de senior medewerker DIV Jose Appelman, geeft de situatie van februari 2012 weer.

DYNAMISCHE ARCHIEVEN BIJ DE GEMEENTE KOGGENLAND ARCHIEF / ARCHIEFVORMERS

PERIODE

M1

LOCATIE

1.

beleidsarchief

2007-heden

56

2.

pd’s personeel

1972-heden

5

3. pd’s sociale zaken 4. in behandeling zijnde bouwaanvragen, tot de gereedmelding

1994-heden 2002-heden

30 27

5. burgerzaken persoonskaarten 6. burgerzaken registers geboorten, overlijden, huwelijk

1933-heden

22

Kluis burgerzaken

1921-heden

6,5

Kluis burgerzaken

7. burgerzaken woningkaarten

1979-heden

2

Kluis burgerzaken

totaal


Afd. facilitaire zaken Afd. personeelszaken Afd. sociale zaken Afd. bouwen en milieu

SELEC TIE

NOODZA KELIJKE BEWERK ING

TOEGANG / ORDENING

FileMaker, BAC Op naam Op naam Op straatnaam, splitsing in lopende aanvragen en verleende vergunningen Op naam Geboorte, overlijden, huwelijk, chronologisch Op adres

148,5

p. 20

SEMISTATISCHE ARCHIEVEN BIJ DE GEMEENTE KOGGENLAND M1

ARCHIEF / ARCHIEFVORMER Secretariearchief Ursem

PERIODE

SELECTIE

1932-1978

30

Permanent bewaren

Secretariearchief WesterKoggenland

1979-2006

96 4,2

Permanent bewaren

Secretariearchief Obdam

1979-2006

44

Permanent bewaren

Technische tekeningen v.m. gemeenten AvenhornOudendijk-Berkhout-UrsemObdam-Wester-KoggenlandHensbroek Milieu/hinderwetvergunning en Wester-Koggenland Handhavingsdossiers

Ca.19702001

Nog geen selectie toegepast.

Moet nog bewerkt worden (tegen de

1979-2006

Diverse rollen met tekening en 22

Is in bewerking.

Kaartsysteem / FileMaker / Beleid en Beheer Milieu

Milieu/hinderwetvergunning en/ bodemonderzoeken Obdam Handhavingsdossiers

1979-2006

13

Handhavings dossiers worden gesplitst. Vergunninge n permanent bewaren. Handhavings dossiers nog splitsen. Vergunninge n permanent bewaren. Permanent bewaren

Moet nog bewerkt worden

Lijsten

t.z.t. overbrengen naar Wfa (kluis BUZA naast 0.54)

n.v.t.

t.z.t. overbrengen naar Wfa (kluis BUZA naast 0.54) t.z.t. overbrengen naar Wfa (kluis BUZA naast 0.54) Moet nog bewerkt worden Nabewerking noodzakelijk Moet nog bewerkt worden Moet nog bewerkt worden Moet nog bewerkt worden

n.v.t.

Registers burgerlijke stand Avenhorn-OudendijkBerkhout-Ursem-Hensbroek Wester-Koggenland-Obdam en 10-jaren klappers Persoonskaarten

1940-1994

8

Permanent bewaren

Woningkaarten

1940-1982

2,5

Permanent bewaren

Bouwvergunningen Berkhout Bouwvergunningen Ursem Bouwvergunningen Wester-Koggenland Bouwvergunningen Hensbroek Bouwvergunningen Oud Obdam

1935-1978

14

1938-1978

10

1979-2006

89

1954-1978

6

1946-1978

8

Permanent bewaren Permanent bewaren Permanent bewaren Permanent bewaren Permanent bewaren


NOODZAKELIJKE BEWERKING Is in bewerking. Kan in 2012 worden overgebracht naar het Wfa. Moet nog bewerkt worden (A/B blok, 1990-2006) Moet nog bewerkt worden

TOEGANG / ORDENING Losbladige inventaris v.m. gemeente Ursem FileMaker + ingebonden Raadsstukken 4,2 m A-serie: losbladig register B-serie: FileMaker Riobase

wand)

n.v.t.

Kaartsysteem Gedeeltelijk in Provas Kaartsysteem, Freebase en Provas Kaartsysteem Kaartsysteem

p. 21

Bouwvergunningen Obdam GTD-archief (bouwvergunningen)

1979-2006

56

1979-1993

70

Vernietigbare serie SSA

317 470,2

Totaal


Permanent bewaren

Moet nog bewerkt worden Samenvoegen met bouwvergunningen Wester-Koggenland

Kaartsysteem, lijsten en Provas Kaartsysteem

336 m1 nog bewerken 52 m1 in bewerking

Afspraak vorige inspectie 100 m1 1926-1978 op 1-12006 en Deel blok WKL op 1-1-2009

1104,2

p. 22

RAPPORT ARCHIEFINSPECTIE

Recommend Documents