Archiefinspectie Noord-Hollands Archief
Verslag betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Samenstelling S.G. Francke 11 november 2013
1
Samenvatting resultaten archief KPI’s De volgende symbolen geven aan in hoeverre de gemeente Velsen voldoet aan een KPI en daarnaast welke KPI’s door Gedeputeerde Staten als taakverwaarlozing kunnen worden aangemerkt. Het betekent dus niet dat ze als taakverwaarlozing zijn aangeduid. Velsen voldoet aan de KPI Velsen voldoet deels aan de KPI Velsen voldoet niet aan de KPI KPI is niet van toepassing Onbekend of Velsen voldoet aan de KPI Externe toezichthouder (Gedeputeerde Staten van Noord-Holland) merkt het niet volledig voldoen aan een KPI als taakverwaarlozing
⃝ ⃝ ⃝ nvt ⃝ TVW
1. Lokale regelingen 1.11.2 1.3 1.4 1.5.a 1.5.b 1.6 1.7
Geactualiseerde, vastgestelde verordening archiefzorg en toezicht archiefbeheer, die is meegedeeld aan Gedeputeerde Staten Geactualiseerd, vastgesteld besluit informatiebeheer Voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken Voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden bij de instelling van gemeenschappelijke regelingen Register van gemeenschappelijke regelingen Vastgestelde mandaatregeling Uitbesteden van archiefbeheer(staken)
⃝
TVW
⃝ ⃝
TVW
⃝ ⃝ ⃝ ⃝
2. Kwaliteitssysteem archiefbeheer 2.1 2.2 2.3
Kwaliteitssysteem archiefbeheer Benoeming gekwalificeerde gemeentearchivaris Jaarlijks verslag toezicht archiefbeheer
⃝ ⃝ ⃝
TVW TVW
3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 3.1 3.2 3.2.a
Actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden Vastlegging beschrijving metagegevens in metagegevensschema Van alle archiefbescheiden die in Corsa staan geregistreerd kan worden vastgesteld: 3.2.a1 • De inhoud, structuur en verschijningsvorm 3.2 a2 • Wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak een stuk is opgemaakt 3.2 a3 • De samenhang met andere archiefbescheiden 3.2. a4 • De uitgevoerde beheeractiviteiten 3.2. • De besturingsprogrammatuur/toepassingsprogrammatuur
⃝ ⃝
TVW TVW
⃝ ⃝
TVW TVW
⃝ ⃝ ⃝
TVW TVW TVW 2
3.3 3.4 3.5 3.6
Archiveringssysteem waarborgt toegankelijkheid voldoende Gebruik duurzame materialen en gegevensdragers Gebruik duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag Systeem voor duurzaamheid (bewaarstrategie)
⃝ ⃝ ⃝ ⃝
TVW TVW TVW
4. Digitale archiefbescheiden in het bijzonder 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6a 4.6b
Inrichten digitale beheeromgeving op basis van Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer Functionele eisen voor inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag van digitale archiefbescheiden Aanvullende metagegevens Opslagformaten die aan open standaarden voldoen Voorzieningen voor compressie en/of encryptie Tijdige migratie/conversie Opmaken van een verklaring van conversie/migratie
⃝ ⃝
TVW
⃝ ⃝ ⃝ ⃝ ⃝
TVW TVW TVW TVW
⃝ ⃝
TVW TVW
⃝ nvt
TVW TVW
nvt nvt
TVW TVW
⃝
TVW
⃝ nvt
TVW TVW
⃝ ⃝
TVW TVW
5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden 5.1 5.2.a 5.2.b 5.3.ab 5.3.c 5.4
Gebruik gemeentelijke selectielijst Tijdig vernietigen van archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken Opmaken van verklaringen van vernietiging Vervanging met juiste en volledige weergave van de gegevens in de te vervangen archiefbescheiden Opmaken van verklaring tot vervanging In geval van vervreemding, machtiging, raadpleging juiste deskundigen en opmaken verklaring
6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats 6.1.ab 6.2 6.3
Tijdige overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats na maximaal 20 jaar Opmaken verklaring van overbrenging Machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd bij Gedeputeerde Staten
7. Archiefruimten 7.3.a 7.3.b
Archiefruimte(n) die aan de archiefwettelijke eisen voldoen Te bewaren en op termijn over te brengen archief wordt in deze archiefruimte(n) bewaard
8. Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden 8.2a 8.2d
Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet?
⃝
TVW 3
9. Rampen, calamiteiten en veiligheid 9.2
Calamiteitenplan en ontruimingsplan archiefruimten
⃝
Actiepunten en aanbevelingen 1. Leg een register van gemeenschappelijke regelingen aan, dit is een verplichting ingevolge artikel 27 van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen; 2. Stel een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht op van de archiefwaardige informatie (digitaal en papier); 3. Ken de verplichte metadata toe aan de archiefbescheiden;
4. Zorg dat bij de creatie en bewaring van archiefbescheiden de juiste materialen worden gebruikt; 5. Voer een zelfevaluatie uit aan de hand van RODIN voor de stand van zaken van de beheeromgeving van de digitaal archiefwaardige informatie; 6. Werk toe naar volledig digitaal werken en archiveren, reserveer hiervoor voldoende middelen en mensen; 7. Archiveer de ruimtelijke plannen conform de handreiking van Geonovum; 8. Monitor applicaties op tijdige conversie/migratie; 9. Maak verklaringen op van conversie of migratie, dit is een verplichting ingevolge artikel 25 van de Archiefregeling; 10. Stel een calamiteitenplan op voor de archiefbescheiden die zich bij de gemeentelijke organisatie bevinden;
4
1. Lokale regelgeving Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? De in 2002 vastgestelde Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Velsen zijn inmiddels geactualiseerd. Bij de actualisering vond overleg plaats met een jurist en een informatieadviseur van de gemeente Velsen en met het Noord-Hollands Archief. Nog dit jaar zullen de concepten worden vastgesteld door het bestuur. De Archiefverordening door de raad en het Besluit Informatiebeheer door het college van B en W. Ingevolge artikel 4 van de Archiefwet 1995 dient het college voorzieningen te treffen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan. Gemeenschappelijke regelingen of andere samenwerkingsverbanden zijn hiervan een voorbeeld. Momenteel worden diverse taken voor de gemeente Uitgeest uitgevoerd door de gemeente Velsen: belastingen, automatisering, geo-informatie. Wat betreft de belastingen zijn er geen duidelijke schriftelijke afspraken gemaakt over de (digitale) archiefbescheiden. Bij de geo-informatie bleek in eerste instantie de registratie en archivering niet goed geregeld. In het verleden werden de informatiespecialisten niet betrokken bij samenwerking met andere gemeenten of gemeenschappelijke regelingen. Tegenwoordig worden ze er wel bij betrokken omdat het belang van de betrokkenheid van de informatiespecialisten wordt ingezien. Bovengenoemd wetsartikel vereist dat dergelijke afspraken helder zijn, schriftelijk worden vastgelegd en worden gearchiveerd zodat ze vindbaar zijn. Juist bij samenwerkingsverbanden kan onduidelijkheid bestaan over de verantwoordelijkheden en de werkwijze bij de registratie en archivering. Bij de gemeenschappelijke regeling CAReL, (het Centraal Meld- en registratiesysteem RMC voor voortijdig schoolverlaters en leerplicht) is dit in het verleden niet gebeurd. De leerplicht ambtenaren bij de gemeente Velsen werken ook met het systeem CAReL. De gemeente Velsen blijft echter verantwoordelijk voor een goede registratie en archivering van de informatie die de gemeentelijke leerplichtambtenaren ontvangen en versturen, per post of per e-mail. Het systeem CARel is geen DMS en niet geschikt voor archivering. Voor het werkproces van de leerplichtambtenaren moeten duidelijke richtlijnen worden opgesteld ten aanzien van registratie en archivering. CAReL heeft een kleine vooruitgang geboekt in die zin dat men werkt aan de mogelijkheid tot verwijdering van de gegevens uit het gebruikte systeem. Vanuit het oogpunt van de bescherming van persoonsgegevens is dit verplicht. Het college van B en W van de gemeente Velsen heeft het archiefbeheer gemandateerd, of zal dit binnenkort doen, aan de Milieudienst IJmond. De verantwoordelijkheden inzake het archiefbeheer zijn dan duidelijk belegd. De opslag van de vernietigbare WMO dossiers is na scanning van de dossiers uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij. In het contract met deze partij zijn geen maatregelen getroffen in geval van faillissement, beslaglegging of inbeslagname. Een register van gemeenschappelijke regelingen wordt niet bijgehouden, dit is verplicht ingevolge artikel 27 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Een dergelijk register is openbaar en zorgt voor transparantie van het gemeentelijk bestuur. Het is belangrijk dat de gemeente Velsen op de hoogte blijft van de wijze waarop de gemeenschappelijke regelingen functioneren. De gemeente blijft immers in de meeste gevallen verantwoordelijk voor de uit te voeren taken. Het is dan ook van groot belang dat wordt vastgelegd aan welke gemeenschappelijke regelingen de gemeente deelneemt. Het register moet inzicht geven in:
5
• • • • •
De deelnemers; De wettelijke voorschriften waardoor de bevoegdheden van het samenwerkingsverband worden beheerst; De bevoegdheden die bij de regeling zijn overgedragen; Het adres en de plaats van vestiging; Of een openbaar lichaam of een gemeenschappelijk orgaan is ingesteld.
De gemeente Velsen beschikt over een vastgestelde mandaatregeling en bijbehorend register waarin de mandateringen ten aanzien van het archiefbeheer zijn vastgelegd. 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? Volgens Artikel 16 van de Archiefregeling dient de zorgdrager ervoor te zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Evenals vorig jaar is het gebruik van een dergelijk kwaliteitssysteem in Velsen niet aan de orde. Een eerste begin is gemaakt met het beschrijven van (onderdelen van) de werkprocessen, zoals het registreren. Dit leidde meteen al tot een kwaliteitsverbetering door het registreren van archiefstukken, die eerder niet werden geregistreerd terwijl dit wel noodzakelijk bleek. Beschrijving van de werkprocessen is een eerste vereiste voor een kwaliteitssysteem. Ook neemt de werkeenheid Documentaire Informatie (DI) steeds meer de regie over de informatievoorziening binnen de gemeente Velsen. Een dergelijke regiefunctie is wel nodig om de informatievoorziening onder controle te krijgen. Dit is positief. De gemeente Velsen heeft de directeur van het Noord-Hollands Archief benoemd als gemeentearchivaris, deze is in het bezit van een diploma archivistiek A. Sinds 2011 brengt hij jaarlijks verslag uit aan het college van de wijze van zijn bevindingen bij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. De geplande uitvoeriger inspectie in 2012 heeft vanwege de verbouwing van het gemeentehuis geen doorgang gevonden. In overleg met de gemeente Velsen zal de archivaris een ander tijdstip vaststellen.
3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Volgens artikel 18 van de Archiefregeling moet ieder overheidsorgaan beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. De gemeente Velsen beschikt niet over een dergelijk overzicht. Om over zo’n overzicht te beschikken moet eerst bekend zijn in welke applicaties, op welke schijven en e-mailboxen archiefvorming plaatsvindt en vervolgens wat de bewaartermijn is van de documenten die daarin worden opgemaakt en ontvangen. Het is vanwege het ontbreken van een totaal overzicht aannemelijk dat een deel van de archiefbescheiden niet wordt beheerd. Het is duidelijk dat hieraan risico’s zijn verbonden, bijvoorbeeld wanneer persoonsgegevens niet tijdig worden vernietigd, of
6
wanneer te bewaren digitale archiefbescheiden juist wel worden vernietigd (denk aan e-mail). Corsa kan e-mails registreren, maar niet iedereen is zich daarvan bewust. Artikel 17 van de Archiefregeling schrijft voor welke metadata moeten toegekend aan de archiefbescheiden. Evenals vorig jaar voldoet de gemeente Velsen hier nog niet geheel aan. Zo wordt het kenmerk ‘taak of werkproces’ niet toegekend. Ook is het niet standaard dat een document wordt gekoppeld aan de andere documenten die bij een zaak horen. Dit moeten de medewerkers in de organisatie zelf doen. Bij sjabloongebruik kan een uitgaand document automatisch worden gekoppeld aan het ingekomen stuk. Beheermetadata betreffende vernietiging en overbrenging worden wel vastgelegd. Een metagegevensschema conform artikel 19 van de Archiefregeling ontbreekt. De gemeente Velsen beschikt over een gegevensmakelaar. De gegevens uit de basisregistraties (adres of persoon bijvoorbeeld) zijn hierin opgenomen. Hiermee kunnen de gegevens foutloos en uniform in de applicaties worden opgenomen die ook zijn gekoppeld aan de gegevensmakelaar. De archiefwaardige informatie die in Corsa is geregistreerd is binnen een redelijke termijn te vinden en leesbaar of waarneembaar te maken. Omdat een overzicht van alle archiefwaardige informatie bij de gemeente Velsen ontbreekt, is onzeker of dit geldt voor alle archiefbescheiden. De manier van archiveren is sinds vorig jaar ongewijzigd. De papieren dossiers zijn leidend. De dossiers zijn geordend volgens de basis archiefcode. De ingekomen stukken worden gescand. Uitgaande en interne stukken en college voorstellen worden digitaal aangemaakt, geregistreerd en opgeslagen door de behandelend ambtenaar. Deze stukken, en ook e-mails, worden geprint en toegevoegd aan het papieren dossier. Er is dus sprake van een hybride (digitaal en papieren) archief. Zolang het papieren archief nog leidend is, moet de gemeente alert blijven dat de dossiers volledig zijn. Papier en digitaal lopen zo veel mogelijk één op één. Nadelen van hybride archivering zijn het feit dat deze werkwijze meer werk oplevert en het feit dat deze onduidelijkheden tot gevolg kan hebben inzake authenticiteit en versiebeheer. Op termijn is een volledig digitaal archief onvermijdelijk en wenselijk. Een goede digitale beheeromgeving is hiervoor noodzakelijk. Velsen groeit hier naar toe. De kwaliteitsimpuls bij het personeel (zie hoofdstuk 10) kan positieve gevolgen hebben bij de voorbereiding van het digitaal werken en archiveren. Werk , Inkomen en Zorg heeft eigen backoffice applicaties: CMO en C-SAM. CMO zal worden opgenomen in C-SAM. Dit zijn registratie- en raadpleegapplicaties voor digitale documenten. Er worden ook papieren dossiers gevormd, hiervoor zijn binnen de afdeling twee dossiervormers beschikbaar. Hoewel het ook hier de bedoeling is om zoveel mogelijk het digitale en het fysieke archief één op één te laten lopen, lukt dit niet helemaal. Het digitale dossier in CMO is completer, niet alles wordt geprint. De digitale documenten worden ook in Corsa opgeslagen. Er is nog geen tweezijdige koppeling tussen C-SAM en Corsa. Dit betekent dat de digitale documenten niet zijn opgeslagen in Corsa, ze worden bewaard op de G-schijf. Voor dit onderdeel geldt dat het fysieke dossier het meest compleet is. Deze situatie is verre van ideaal en brengt risico’s met zich mee zoals bijvoorbeeld ongewenste vernietiging van bescheiden op de G-schijf, onvoldoende beheer van de digitale archiefbescheiden en de al eerder genoemde onduidelijkheid omtrent authenticiteit en versie.
7
Het is wel zeker dat de gemeente Velsen archiefwaardige digitale informatie heeft zoals in Corsa afkomstig uit de CMO applicatie, de bestemmingsplannen en de digitaal opgenomen raadvergaderingen. Door het ontbreken van een overzicht van alle binnen de organisatie aanwezige archiefwaardige informatie, is nu niet bekend bij de werkeenheid DI waar en hoe deze informatie wordt beheerd. Zie verder hoofdstuk 4. Het papier dat de gemeente Velsen gebruikt voor de archiefbescheiden voldoet aan NEN 2728. Dit is een vereiste ingevolge artikel 4 van de Archiefregeling. Het viel niet te achterhalen of de gebruikte toners voldoen aan de eisen. Cd’s en dvd’s moeten volgens de Archiefregeling (artikel 15) verpakt worden in materiaal dat voldoet aan NEN-ISO 18925:2002. De back-ups van de gedigitaliseerde bouwvergunningen worden in de archiefruimte bewaard, onbekend is of de verpakking voldoet aan de norm. Bij een aantal steekproeven bleken de dossiermappen niet allemaal zuurvrij, hadden niet allemaal weekmakervrije zippels en bevatten sommige dossiers veel plastic.
4. Digitale archiefbescheiden Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? Digitale archiefbescheiden worden beheerd in een digitale beheeromgeving. De digitale beheeromgeving kan ook omschreven worden als een archiefruimte voor digitale informatie. De digitale beheeromgeving moet in orde zijn voordat kan worden overgegaan tot de opbouw van een digitaal archief. De digitale beheeromgeving wordt gevormd door: Beleid en organisatie Informatiebeheer ICT-beheer en beveiliging
• • •
Voor de digitale beheeromgeving is een referentiekader beschikbaar: RODIN. De gemeente Velsen kan door middel van een zelfevaluatie aan de hand van RODIN per onderdeel een overzicht krijgen van de stand van zaken van de digitale beheeromgeving. In het vorige jaarlijkse verslag van de gemeentearchivaris werd ook al aanbevolen om deze zelfevaluatie uit te voeren, er is nog geen gevolg gegeven aan deze aanbeveling maar er zijn wel plannen daartoe. In de praktijk van de ruimtelijke ordening zijn de digitale ruimtelijke plannen conform de Wet ruimtelijke ordening (Wro) de authentieke plannen. Geonovum1 heeft een handreiking voor het archiveren van ruimtelijke plannen opgesteld. De digitale bestemmingsplannen dienen conform deze handreiking te worden gearchiveerd: met de nodige metadata en niet gezipd. Digitale archiefbescheiden kunnen makkelijk ‘verdwijnen’ als niet geregistreerd staat waar ze te vinden zijn. Het inzichtelijk maken van de verblijfplaats van de digitale archiefbescheiden verdient dan ook een hoge prioriteit. Deze opdracht is een verantwoordelijkheid die breed gedragen moet worden door het management. DIV kan hier een coördinerende rol in spelen.
1
Geonovum is een stichting die op 4 april 2007 is opgericht als fusie van de Stichting Ravi (Raad voor Vastgoed Informatie) en de Stichting NCGI (National Clearinghouse Geo-Informatie).
8
Omdat een actueel en volledig overzicht van de papieren en digitale archiefbescheiden ontbreekt, is niet duidelijk in welke applicaties of databases zich digitale archiefbescheiden bevinden en of hier aanvullende metadata voor zijn ontworpen en geïmplementeerd conform artikel 24 van de Archiefregeling, welke bestandsformaten worden gebruikt en of er maatregelen zijn getroffen bij het gebruik van compressie en encryptie. In Corsa worden de digitale archiefbescheiden opgeslagen in het oorspronkelijke bestandsformaat en in PDF/A. Digitaal aangemaakte documenten dienen ook bewaard te worden in een open standaard die geschikt is voor duurzame bewaring: PDF/A. Dat is nu niet het geval. Het gebruik van een open standaard is volgens artikel 26 van de Archiefregeling verplicht wanneer sprake is van digitale archiefbescheiden. In Corsa wordt geen gebruik gemaakt van compressie of encryptie. Het is onbekend of er een procedure is om applicaties planmatig te monitoren voor tijdige migraties. Verklaringen van conversie of migratie worden niet opgemaakt. Dit is verplicht volgens artikel 25 van de Archiefregeling. Dit geldt voor alle applicaties waarin zich archiefwaardig materiaal bevindt, niet alleen voor het DMS Corsa.
5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van archiefbescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? De gemeente selecteert de archiefbescheiden aan de hand van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst. In 2012 vond vernietiging plaats, in 2013 niet vanwege een slecht toegankelijke archiefruimte in verband met de verbouwing van gebouw de Beurs. Er worden processen-verbaal van vernietiging opgemaakt die als bijlage een specificatie van de te vernietigen stukken bevat en akkoordverklaringen van de verantwoordelijke ambtenaar en de gemeentearchivaris. De bewaartermijn van de cliëntendossiers van Sociale Zaken is sinds anderhalf jaar weer 20 jaar, dit was eerder op 7 jaar vastgesteld. De archiefinspectie heeft het besluit van het college van B en W hierover nog niet ontvangen. De gemeente Velsen heeft tot op heden geen verzoek om positief advies tot vervanging ingediend bij de gemeentearchivaris. Vervanging is het proces waarbij papieren archiefbescheiden worden vervangen door digitale versies waarna de papieren documenten worden vernietigd. De afgelopen vijf jaar zijn geen archiefbescheiden vervreemd naar een andere zorgdrager.
6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? De gemeente Velsen heeft op dit onderdeel een grote stap voorwaarts gezet. In januari 2013 is gestart met een groot inventarisatieproject van de archieven van de gemeente Velsen door een externe partij die o.a. gespecialiseerd is in het inventariseren van archieven. De omvang van de archieven bedraagt ca. 400 meter waarvan een deel te vernietigen is. De inventarisatie vindt plaats op de locatie Kleine Houtweg van het Noord-Hollands Archief. Het project verloopt zeer voorspoedig. 9
Er is regelmatig overleg met de gemeente Velsen en de archiefinspecteur. Bij de verbouwing van gebouw de Beurs werden archiefbescheiden aangetroffen op een zolder en in kasten. De archiefbescheiden van de zolder werden gesaneerd in verband met asbestbesmetting en ter inventarisatie overgebracht naar het Noord-Hollands Archief. De volgende archieven zijn in bewerking: • Archief van het Gemeentebestuur Velsen, 1976-1992 • Archief van Openbare Werken en Groenvoorziening, 1911-1992 • Archief van het Grondbedrijf, 1914-2000 • Archief van ‘Sociale Zaken’ (bestaande uit meerdere archieven) 1937-2000 • Archief van de Brandweer • Hinderwet- en milieuvergunningendossiers, 1925-1984 Het streven is om de inventarisatie in januari 2014 af te ronden en formeel over te dragen aan het Noord-Hollands Archief. De archiefbescheiden zijn na overbrenging openbaar en kosteloos te raadplegen door geïnteresseerden en de gemeente Velsen voldoet aan artikel 12 van de Archiefwet De milieudossiers vormen een apart vraagstuk. Een groot deel van de milieudossiers bevindt zich bij de Milieudienst IJmond Ook de milieudossiers die zich bij de Milieudienst IJmond bevinden, dienen te worden geïnventariseerd. Er zijn middelen nodig om deze dossiers te inventariseren en over te brengen naar de archiefbewaarplaats. De bekostiging voor deze inventarisatie zal gedragen moeten worden door alle bij de Milieudienst IJmond aangesloten gemeenten. In 2013 werden de bouwvergunningsdossiers 1900-1991 overgebracht naar het Noord-Hollands Archief. Deze zijn gedigitaliseerd, geschoond, geïndexeerd en zuurvrij verpakt. De index is gecompleteerd aan de hand van de oude registers. De dossiers en de dozen zijn geëtiketteerd door de gemeente Velsen. Na afrondende werkzaamheden zal een verklaring van overbrenging worden opgemaakt waarna een einde komt aan dit project dat in 2005 werd gestart. De dienstverlening aan de burgers van Velsen inzake de bouwvergunningen blijft plaatsvinden in het gemeentehuis aan de hand van de digitale dossiers, maar natuurlijk zijn de papieren dossiers met de originele tekeningen ook kosteloos te raadplegen bij het Noord-Hollands Archief, locatie Kleine Houtweg. Een ander belangrijk onderdeel van de archieven van de gemeente Velsen, de tekeningen, wordt momenteel geïnventariseerd door een medewerker monumentenzorg van de werkeenheid vergunningen van de gemeente Velsen. Naar verwachting is deze inventarisatie eind 2013 afgerond.
7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? In het concept Besluit Informatiebeheer worden in artikel 2 de locaties Jansstraat 40 en Kleine Houtweg 18 van het Noord-Hollands Archief aangewezen als archiefbewaarplaats van de gemeente Velsen. Deze archiefbewaarplaats voldoet aan alle wet- en regelgeving. Deze archiefbewaarplaats wordt gebruikt voor de overgebrachte archieven van de gemeente Velsen en momenteel ook voor de opslag van de te inventariseren archieven.
10
In het verslag van vorig jaar werd gemeld dat de klimaatwaarden van de archiefruimte van de gemeente Velsen niet aan de eisen van de Archiefregeling voldoen. Hierop is actie ondernomen. Er is een offerte uitgebracht voor het plaatsen van een klimaatinstallatie ten behoeve van de archiefruimte. De plaatsing van de installatie zou tijdens de verbouwing van gebouw de Beurs in één moeite meegenomen kunnen worden. Vanuit de archiefinspectie waren enkele opmerkingen op de offerte, ten tijde van het schrijven van dit rapport was onduidelijkheid over de stand van zaken.
Digitale archiefbescheiden worden beheerd in een digitale beheeromgeving. Uit de zelfevaluatie aan de hand van het referentiekader RODIN (zie hoofdstuk 4) zal moeten blijken hoe de bewaaromstandigheden zijn van de digitale archiefbescheiden. De zelfevaluatie moet alle digitale archiefbescheiden betreffen. Een overzicht van alle binnen de gemeente aanwezige digitale archiefbescheiden is daarom noodzakelijk. Het Noord-Hollands Archief is sinds begin 2013 aangesloten op het e-depot van het Nationaal Archief middels een tenant en wil graag samen met de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen het e-depot verder ontwikkelen. Hiertoe wordt een werkgroep geformeerd, de gemeente velsen heeft aangegeven geïnteresseerd te zijn in deelname hierin. Er zijn verschillende pilots voorzien om de mogelijkheden te verkennen voor de plaatsing van digitaal archief in het e-depot. Voorbeelden zijn: vervroegde overbrenging en plaatsing van niet overgebracht archief in het e-depot dat raadpleegbaar blijft bij de gemeente of gemeenschappelijke regeling. Ook is een nulmeting voorzien van het e-depot bij het Noord-Hollands Archief aan de hand van ED3: ED 3 Eisen Duurzaam Digitaal. Toetsingskader voor lange termijnbeheer van blijvend te bewaren digitale informatie.
8. Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? De gemeente voldoet in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet.
9. Rampen, calamiteiten en veiligheid Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? De gemeente Velsen heeft geen veiligheidsplan met een calamiteitenplan en een ontruimingsplan voor de veiligstelling van de archiefbescheiden. Volgens planning zal er in de tweede helft van 2013 een calamiteitenplan worden opgesteld. In de gemeente Velsen wordt ook gewerkt aan het opstellen van beveiligingsplannen, deze zijn van groot belang bij calamiteiten die de (digitale) informatie treffen.
10. Middelen en mensen Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?
11
Deze vraag is bedoeld om kengetallen te ontwikkelen voor het aantal benodigde fte’s en de benodigde middelen. Sinds 2013 wordt alle gemeenten gevraagd dergelijke kostenoverzichten aan te leveren in het kader van de KPI-verslagen. Wanneer de kostenoverzichten op de juiste manier jaarlijks worden aangeleverd kunnen na enkele jaren waarschijnlijk kengetallen worden vastgesteld. Het huidige verkregen overzicht is nog niet specifiek genoeg om deze kengetallen te verkrijgen. Zo zijn de overige kosten niet gespecificeerd, is niet bekend om welke software het gaat en zijn de opleidingskosten niet beeld. De volgende kostensoorten zijn relevant: loonkosten personeel, externe inhuur personeel, opleidingskosten personeel, materialen voor het papieren archief (zippel, verpakking e.d), externe bewerking archieven, vernietiging, bouw/inrichting archiefruimte (ook digitaal), huur archiefruimte of opslag, externe digitalisering, archieven, scanners, software DMS/RMA, software DSP, aansluiting archiefdienst, aansluiting Documentenwacht.
Het college stelt als archiefzorgdrager de volgende middelen ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg en het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden: Personeelslasten (2012):
€ 388.687,26
Kosten huisvesting, ICT en overige facilitaire diensten (2012): € 104.865,-. Totaal:
€ 493.543,26
Eénmalig door de raad beschikbaar gestelde gelden Voor het inventariseren van de archieven:
€ 120.000,-.
Momenteel kunnen de kosten niet verder gespecificeerd worden. Er is 8,66 fte beschikbaar voor de uitoefening van de zorg voor en het beheer van de archiefbescheiden die nog berusten bij de gemeente Velsen. Dit is iets meer dan de capaciteit van vorig jaar, toen het aantal fte 8,54 bedroeg. Daarnaast is er 0,3 fte externe inhuur. De inhuur (tot eind dit jaar) is bedoeld om een kwaliteitsslag te maken bij het informatiebeheer. Ook de inventarisatie van de archieven wordt door een externe partij uitgevoerd. De nieuwe invulling van één fte is inmiddels belegd bij een gekwalificeerde kracht met een opleiding Informatiekunde, archief en bibliotheek en bedrijfskunde. Voorts is er één medewerker met SOD I, SOD II, VVA en een informatieopleiding, zijn er twee medewerkers met SOD I en SOD II module A, en vier medewerkers met SOD I. Er zijn geen grote achterstanden in het archiefbeheer meer geconstateerd, al blijft het opstellen van een compleet en actueel overzicht van de archiefwaardige informatie binnen de organisatie een belangrijk actiepunt. Wanneer de gemeente Velsen de overstap wil maken naar digitaal werken en archiveren, zullen de medewerkers DI zich hierop voor moeten bereiden. In vergelijking met vorig jaar is ook op het punt van mensen en middelen vooruitgang geboekt.
12
11. Visie, beleid en cultuur Is er een vastgestelde visie en beleid ten aanzien van de informatievoorziening en hoe gaan directie, management en behandelend ambtenaren om met de archiefbescheiden? Het informatiebeleid is niet gewijzigd ten opzichte van vorig jaar. Wel wordt het beleid geëvalueerd door de i-adviseurs en waar nodig aangepast. De medewerking van de behandelende ambtenaren bij het beheer van de archiefbescheiden is in vergelijking tot vorig jaar verbeterd door de duidelijker positionering van de werkeenheid DI in de organisatie. Inmiddels is er breed draagvlak binnen het Directieteam en het Managementteam voor de verbetering van het informatiebeheer. Er gaat nu een maandelijkse rapportage van nog niet afgehandelde zaken in Corsa naar het MT.
13
