Verslag over 2005 van de provinciale archiefinspectie. uitgebracht aan Gedeputeerde Staten van Gelderland

Verslag over 2005 van de provinciale archiefinspectie uitgebracht aan Gedeputeerde Staten van Gelderland

dr. F.W.J. Scholten provinciaal archiefinspecteur B.H.M. te Vaarwerk adjunct-inspecteur

1

2

Jaarverslag 2005 | Provinciale archiefinspectie Gelderland

Inhoud Samenvatting

5

Opzet van het inspectieprogramma en verslaglegging

6

Landelijke ontwikkelingen

9

Stand van zaken archiefconvenant

9

Uitvoering Verdrag van Aarhus

9

Ministeriële regelingen

10

Selectielijsten

10

Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs

10

Ontwikkelingen in Gelderland

11

Stand van zaken ‘witte vlekken’ in het gekwalificeerd archiefbeheer

11

Ontwikkelingen bij Gelderse archiefdiensten

11

De Gelderse archiefdiensten in cijfers

13

Overleg van Gelderse archivarissen en Gelderse archiefinspecteurs

15

Uitvoering van de inspectie

17

Archiefbeheer bij de provincie Gelderland

17

Gemeenten die waren betrokken bij de herindeling in Achterhoek en Liemers Overige gemeenten

17 20

Waterschappen

27

Gemeenschappelijke regelingen

28

Bijlagen

3

-

Gelderse archiefdiensten in 2005

32

-

Overzicht inspectiebezoeken 2002-2007

37

-

Kaart archiefbeheer Gelderse gemeenten

41

-

Kaart archiefbeheer bij de Gelderse waterschappen

43


4


Samenvatting Evenals in de twee voorgaande jaren heeft de provinciale archiefinspectie veel aandacht besteed aan de gemeenten die betrokken waren bij de herindeling in Achterhoek en Liemers. Vierentwintig gemeenten werden opgeheven; hiervoor kwamen tien nieuwe gemeenten in de plaats. In alle gemeenten is veel werk verzet om de archieven af te sluiten en in de wettelijk vereiste goede, geordende en toegankelijke staat aan de rechtsopvolgers over te dragen. In een aantal gevallen lukte het niet deze werkzaamheden te voltooien, zodat hieraan in 2006 een vervolg moet worden gegeven. Duidelijk werd ook dat met name de digitale archiefbestanden vaak aan de aandacht zijn ontsnapt en dat maar zelden goede voorzieningen zijn getroffen om bijvoorbeeld gemeentelijke websites te archiveren. Een ander belangrijk aandachtspunt is de onderbrenging van de archieven. Sommige gemeentehuizen zijn opgeheven, in andere gevallen zijn bij bestaande gemeentehuizen tijdelijke voorzieningen getroffen voor de onderbrenging van het ambtelijk apparaat. Meestal moesten ook voor de archieven tijdelijke ruimten worden gezocht en eventueel aangepast, zodat een periode van enige jaren zonder onverantwoorde risico’s kan worden overbrugd. De situatie is extra gecompliceerd omdat de bewaarplaats van het streekarchivariaat Regio Achterhoek in Doetinchem vol is en niet geheel voldoet aan de wettelijke eisen. Er bestaan nieuwbouwplannen, maar deze zijn nog weinig concreet. Soortgelijke urgente toestanden ten aanzien van archiefbewaarplaatsen doen zich voor in het gebied van het Regionaal Archief Rivierenland. De bouw van een nieuwe, centrale bewaarplaats te Tiel is opnieuw uitgesteld, terwijl de archieven bij een aantal gemeenten en bij het waterschap in volle en afgekeurde ruimten zijn opgeslagen. In Zutphen dreigt iets dergelijks omdat hier eveneens de bewaarplaats vol is. Ook de oude archieven van de gemeenten Brummen en Lochem zijn hier ondergebracht. Voor de afgekeurde bewaarplaats van het Gelders Archief in Arnhem komt gelukkig een oplossing in zicht in de vorm van nieuwbouw op het voormalige KEMA-terrein. De gemeenten Epe, Hattem en Heerde besloten tot de bouw van een gemeenschappelijke bewaarplaats naast het gemeentehuis in Epe. Dat vooral grotere overheidsorganisaties moeite hebben om hun informatiehuishouding goed op orde te krijgen, bleek in 2004 al aan de hand van onze bevindingen tijdens een interne inspectie bij de provincie Gelderland. In het verslagjaar kreeg onze rapportage aan Gedeputeerde Staten een vervolg door de kritische aandacht van de kant van Provinciale Staten in de statencommissie Algemeen Bestuur. Onze inspectie bij een andere grote organisatie, de gemeente Arnhem, had een vergelijkbaar resultaat. Hier troffen wij onder meer grote achterstanden aan bij de bewerking van de archieven en ernstige tekortkomingen in de onderbrenging. Wat hierboven is gemeld over de digitale archivering bij gemeenten die na herindeling zijn opgeheven, geldt ook in bredere zin. In veel gevallen speelt het organisatieonderdeel dat is belast met het archief- c.q. informatiebeheer nauwelijks een rol bij het beheer van digitale informatie. De betrokkenheid blijft dan beperkt tot de analoge, papieren stukken, terwijl de bepalingen van de Archiefwet uiteraard ook van toepassing zijn op informatie in digitale vorm. Zelfs een overzicht van de digitale bestanden die binnen de organisatie aanwezig zijn ontbreekt veelal, laat staan dat er beleid is voor het beheer van deze categorie bestanden, waarbij rekening wordt gehouden met de wettelijke bepalingen ten aanzien van aspecten als bewaartermijnen, vernietiging en duurzame bewaring.

5


Een ander aspect van de ontwikkeling op het gebied van digitale informatievoorziening is het beschikbaar stellen van historische informatie uit archieven op internet. Uit een door ons uitgevoerde enquête blijkt dat de archiefdiensten in Gelderland volop bezig zijn om toegangen op archieven en veel-geraadpleegde bestanden langs deze weg beschikbaar te stellen. Door deze positieve ontwikkeling neemt de digitale raadpleging van stukken sterk toe, terwijl tegelijkertijd het fysieke bezoek aan de studiezalen terugloopt. Alle uitgevoerde inspecties overziend, moeten we vaststellen dat de gemeenten Arnhem, Ede, Tiel en Zutphen ernstig tekort schieten op meerdere onderdelen van hun archiefzorg. Voor een verdere specificatie verwijzen we naar hetgeen op blz. XXX van het verslag over deze gemeenten wordt vermeld. Wij zullen de komende tijd aan deze gemeenten extra aandacht besteden. Wanneer de tekortkomingen niet worden verbeterd, zullen wij Gedeputeerde Staten verzoeken ingrijpende maatregelen in overweging te nemen. Ook de situatie rond de regionale bewaarplaatsen in Doetinchem en Tiel komt hiervoor in aanmerking wanneer concrete nieuwbouwplannen nog langer op zich laten wachten.

6


Achtergrond en opzet van het inspectieprogramma en de verslaglegging In artikel 11 van de provinciale archiefverordening is bepaald dat de provinciale archiefinspecteur eenmaal per jaar aan Gedeputeerde Staten verslag doet betreffende de bij de beheerders en zorgdragers uitgevoerde inspecties. Tevens is bepaald dat Gedeputeerde Staten tenminste eenmaal per jaar aan Provinciale Staten verslag doen omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 27 van de Archiefwet, waarbij zij het zojuist genoemde verslag overleggen. Op grond van deze bepalingen doen wij verslag van onze werkzaamheden in 2005. Bij het uitoefenen van het toezicht op de archiefzorg en het archiefbeheer bij de gemeenten, waterschappen, politieregio’s en gemeenschappelijke regelingen werken wij in principe met een inspectiecyclus van vier jaar. Dit houdt in dat wij alle te inspecteren organen tenminste één maal per vier jaar bezoeken. In ons inspectieprogramma is sinds kort ook een aantal gemeenschappelijke regelingen opgenomen die buiten het toezicht waren gebleven. Ons inzicht in deze categorie overheidsorganen is nog niet volledig door een gebrek aan systematische gegevens. Een overzicht van de te inspecteren organen en het tijdschema van de inspecties gedurende de afgelopen jaren, treft u aan in de bijlage op blz. 37. De resultaten van de inspecties en de daarbij geconstateerde tekortkomingen worden schriftelijk aan de desbetreffende besturen voorgelegd met het verzoek binnen een bepaalde termijn te reageren en aan te geven hoe men de noodzakelijke verbeteringen denkt aan te brengen. Indien nodig leidt dit tot voortgezette contacten, totdat het betrokken bestuur met een bevredigende reactie komt. Waar nodig zullen wij binnen de inspectiecyclus van vier jaar na ongeveer twee jaar een korte vervolginspectie uitvoeren om van de gewenste voortgang van verbeteringen op de hoogte te blijven. Bij ernstige tekortkomingen zonder concreet uitzicht op verbetering, bestaat de mogelijkheid dat uw college bestuursdwang toepast. De afgelopen jaren hebben zich verschillende situaties voorgedaan waarin met dit middel moest worden gedreigd. Behalve de integrale inspecties en de daaruit voortvloeiende contacten hebben wij ook contacten van andere aard met de organen die onder het toezicht vallen. Te denken is aan specifieke onderwerpen die naast de inspecties om aandacht vragen. Dit kunnen aangelegenheden zijn die uit de inspectie voortvloeien, zoals specifieke aandachtspunten die om een vervolginspectie vragen. Ook plannen voor nieuwbouw of verbouw van archiefruimten en –bewaarplaatsen vallen hieronder. In het ergste geval betreft het calamiteiten als brand of schimmelvorming. In onze verslaglegging van de inspecties bij gemeenten, waterschappen, politie en gemeenschappelijke regelingen treft u de beknopte verslagen aan van de inspectiebezoeken die in het kalenderjaar 2005 zijn uitgevoerd en de andere contacten, voor zover van belang. Aan de inspectieverslagen is in cursieve letter toegevoegd welk vervolg de inspectie en de gemaakte aanmerkingen eventueel in 2006 nog hebben gehad. Voor zover relevant worden ook de bijzonderheden vermeld van organen die vóór 2005 bezocht zijn en waar nog geen bevredigende oplossing voor geconstateerde tekortkomingen kon worden bereikt.

7


8


Landelijke ontwikkelingen Stand van zaken archiefconvenant In 2002 sloten het Rijk, het Interprovinciaal Overleg, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en de Unie van Waterschappen een convenant om het publieksbereik van archieven te vergroten. Als uitvloeisel van het convenant werden vijf pilots en drie onderzoeken uitgevoerd. Één van de pilots was het regionaal historisch netwerk Achterhoek en Liemers. Dit project beoogde de opzet van een gezamenlijke website die digitale raadpleging van informatie over en uit de collecties van een aantal instellingen in het genoemde gebied mogelijk maakt. In ons jaarverslag over 2004 berichtten wij over de resultaten van deze pilot, die door het ministerie van OCW werd bekostigd. Het onderzoek Een publieksgericht archiefbestel wees uit dat in potentie een veel groter publiek van de Nederlandse archieven gebruik kan maken dan nu het geval is. Het huidige bezoekersaantal zou met 125% kunnen stijgen van 450.000 naar 1.260.000 per jaar. Ontsluiting langs digitale weg kan daarbij een belangrijke rol spelen. Als vervolg op het rapport is in 2004 de Taskforce Archieven in het leven geroepen, die tot taak heeft een zelfregulerend en dynamisch kwaliteitssysteem voor digitale toegankelijkheid te ontwikkelen, bedoeld voor de hele archiefsector. In de taskforce zijn de verschillende overheidslagen vertegenwoordigd; namens het IPO maakt mevrouw R. Kruisinga, gedeputeerde van Noord-Holland, er deel van uit. De beleidsvisie van de taskforce werd vastgelegd in een nota met de titel De archiefsector in het digitale tijdperk. Visie op de rol van ICT in het vergroten van het publieksbereik (te raadplegen op de website www.taskforcearchieven.nl). De taskforce blijft tot 2009 actief met het ontwikkelen van standaarden. Een tweede onderzoek heeft het archieftoezicht als onderwerp. Hierbij is ook de mogelijke inrichting van één inspectiefunctie betrokken. Voorgesteld wordt een aantal wetswijzigingen door te voeren om zowel extern toezicht als interne controle bij alle overheden te versterken en meer eenheid in het toezicht te verkrijgen. De eigen verantwoordelijkheid van Rijk, provincies, gemeenten en waterschappen blijft daarbij het uitgangspunt. Ook wordt aanbevolen tot meer samenwerking tussen de verschillende inspecties te komen. Een derde onderzoek dat in het kader van het convenant is uitgevoerd, betreft de mogelijke en wenselijke rechtsvormen voor archiefbeheer. Een van de vragen die hierbij aan de orde komen is of het archiefbeheer van overheidsarchieven volledig binnen de overheidssfeer moet plaats vinden of dat ook vormen van privatisering, bijvoorbeeld in de vorm van stichtingen, mogelijk en wenselijk zijn. De onderbrenging van het archiefbeheer bij CODA in Apeldoorn is een variant van privatisering en loopt vooruit op een definitief standpunt van de staatssecretaris. Het onderzoek naar de rechtsvormen zal in de loop van 2006 worden afgerond. Uitvoering Verdrag van Aarhus Op 14 februari 2005 trad de Wet Uitvoering Aarhus in werking. Deze wet regelt de openbaarheid van en toegang tot milieu-informatie. Omdat ook in archiefbewaarplaatsen milieu-informatie kan berusten, waarop ten tijde van de overbrenging openbaarheidbeperkingen gelegd kunnen zijn, was een aanpassing van de Archiefwet 1995 noodzakelijk. Daartoe is in deze wet een nieuw artikel 15a ingevoegd, dat ervoor zorgt dat openbaarheidsbeperkingen op deze categorie informatie niet van toepassing zijn.

9


Ministeriële regelingen In 2001 en 2002 werden drie ministeriële regelingen van kracht als uitvloeisel van de Archiefwet 1995. De regelingen hebben betrekking op de duurzaamheid van archieven, de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. Zij omvatten belangrijke toetsingscriteria voor de archiefinspectie. Bij de totstandkoming van de regelingen is bepaald dat deze na drie jaar zouden worden geëvalueerd. De evaluatie is in 2005 van start gegaan en zal in 2006 worden afgerond. Selectielijsten Er is een nieuwe selectielijst van kracht geworden voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (Staatscourant van 20 december 2005, nr. 247). De selectielijst van provinciale organen voor de periode vanaf 2005 is inmiddels vastgesteld door de staatssecretaris en op 8 mei 2006 gepubliceerd in de Staatscourant. Met betrekking tot de vaststelling van de selectielijst voor de Regionale Politieorganisaties vanaf 1 april 1994 lagen de zaken moeilijker door de forse kritiek van de Raad voor Cultuur op de ontwerplijst. De lijst is inmiddels vastgesteld, maar een aantal onderwerpen is vooralsnog uitgezonderd. In 2004 is een begin gemaakt met de herziening van de selectielijst voor de waterschappen. De werkgroep die dit voorbereidt ligt op koers. De provinciale archiefinspecties zijn in de werkgroep vertegenwoordigd. Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) Het LOPAI vergaderde vier maal en was nauw betrokken bij het Archiefconvenant en bij de evaluatie van de drie ministeriële regelingen. De afronding daarvan zal in 2006 plaats vinden. Tevens is het LOPAI een belangrijke gesprekspartner bij de bepaling van IPOstandpunten over het landelijke archiefbeleid. De goede samenwerking met de Erfgoedinspectie (vroeger Rijks Archiefinspectie) en het Werkverband van Gemeentelijke Archiefinspecteurs werd voortgezet. De gezamenlijke website www.archiefinspecties.nl kreeg verder gestalte en ook aan de opzet van een gemeenschappelijke kennisbank werd voortgewerkt. Een inspectieproject over het thema veiligheid waaraan de drie inspectielagen meewerkten, werd vrijwel afgerond. In 2006 zal hierover een rapportage worden gestuurd aan de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken. In de serie brochures van het LOPAI verscheen een deeltje over Duurzaamheid van gegevensdragers in overheidsarchieven. De inspecteur maakte deel uit van de redactie en was tevens secretaris van het LOPAI. De adjunct-inspecteur nam deel aan beraadslagingen van de werkgroep bouwen inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. Een belangrijk onderwerp in dat kader was het ontwerpen van richtlijnen inzake de behandeling van verzoeken van eigenaren van particuliere depots tot toetsing aan de regelgeving. De richtlijnen zullen worden vastgesteld in de voorjaarsvergadering van het LOPAI. Hij nam ook deel aan de werkgroep documentair structuurplan. Aan deze werkgroep werd ook deelgenomen door de Erfgoedinspectie en het Werkverband van Gemeentelijke Archiefinspecteurs. Doel van de werkgroep is om een checklist te ontwerpen voor de toetsing van het documentair structuurplan. Naar verwachting zal de checklist in het voorjaar van 2006 gereed zijn.

10


Ontwikkelingen in Gelderland Stand van zaken ‘witte vlekken’ in het gekwalificeerd archiefbeheer In het kader van het provinciale cultuurbeleid worden de gemeenten en waterschappen in Gelderland gestimuleerd hun archieven te laten beheren door gekwalificeerde archivarissen. Daarmee gaat de provincie een stap verder dan de Archiefwet, die dit niet verplichtend voorschrijft. Bij wijze van stimulans kan via de subsidieregeling Cultuur Gelderland een financiële tegemoetkoming worden verstrekt in de beginfase van de aanstelling van een archivaris. Ook samenwerking tussen overheden op dit terrein wordt op deze wijze gestimuleerd. De leidende gedachte achter dit beleid is dat hiermee het deskundig beheer en de ontsluiting van de archieven wordt bevorderd en de toegankelijkheid voor het publiek wordt geoptimaliseerd. In Gelderland is het beheer door gekwalificeerde archivarissen inmiddels zo ver gevorderd dat de weinige gemeenten die zich tot nu toe daaraan hebben onttrokken worden aangeduid als ‘witte vlekken’ op de archiefkaart. Het betreft de gemeenten Over-Betuwe, Lingewaard en Groesbeek. Voor de twee eerstgenoemde gemeenten hangt het toekomstige beheer van de archieven nauw samen met de locatie van de bewaring. In beide gevallen zijn er plannen om de gemeentehuizen te verbouwen dan wel te komen tot nieuwbouw. De vraag is dan of het efficiënt is ter plaatse een nieuwe archiefbewaarplaats te bouwen, of de archieven onder te brengen in de nabij gelegen regionale historische centra te Arnhem of Nijmegen. Gesprekken hierover met de genoemde archieven hebben inmiddels plaats gevonden; beslissingen over nieuwbouw/verbouw zijn uitgesteld tot na de gemeenteraadsverkiezingen van 2006. De gemeente Groesbeek beschikt in het eigen gemeentehuis over een archiefbewaarplaats die aan alle eisen voldoet. Bovendien zijn de archieven goed ontsloten door middel van inventarissen. Gekwalificeerd archiefbeheer heeft hier om die redenen geen prioriteit. Ontwikkelingen bij Gelderse archiefdiensten Hieronder worden alleen die archiefdiensten vermeld waar zich bijzondere ontwikkelingen hebben voorgedaan. Ook met de overige diensten had de inspectie contacten in de vorm van periodiek overleg, deelname aan bestuursvergaderingen, advisering e.d. Zie ook de kaart van Gelderse archiefdiensten op blz. 41 en het overzicht op blz. 37. Gelders Archief In 2003 is de bewaarplaats van het voormalige rijksarchief door de provinciale archiefinspectie afgekeurd. In deze bewaarplaats zijn onder meer de archieven van de gemeenten Arnhem, Rheden, Renkum en Rozendaal ondergebracht. Omdat het Gelders Archief al bezig was plannen voor nieuwbouw te ontwikkelen, wordt de bewaring van deze archieven in de afgekeurde ruimte tot 2007 gedoogd, nadat een aantal voorzieningen zijn getroffen om de risico’s tot aanvaardbare proporties terug te brengen. Met de nieuwbouwplannen werden in 2005 goede vorderingen gemaakt. Het bestuur onderzocht een aantal mogelijke locaties. De keus viel uiteindelijk op het KEMA-terrein. Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg Door de gemeentelijke herindeling is de basis van dit streekarchivariaat verzwakt. Het aantal deelnemende gemeenten loopt terug, en gemeentelijke archieven die tot nu toe door dit streekarchivariaat werden beheerd, zullen op termijn naar het streekarchivariaat Regio Achterhoek verhuizen. In afwachting van een definitieve regeling over het beheer en de onderbrenging van de archieven, wordt het beheer

11


voorlopig op de oude voet voortgezet. Ondertussen wordt overleg gevoerd over samenwerking tussen de beide streekarchivariaten. Het bestuur sprak als beleidsvoornemen uit om te komen tot samenwerking, die binnen enkele jaren moet leiden tot samenvoeging. Streekarchivariaat Noord-Veluwe De drie deelnemende gemeenten Epe, Hattem en Heerde kampen al enige jaren met problemen rond de onderbrenging van hun archieven. De drie bewaarplaatsen zijn vol en voldoen deels niet aan de wettelijke eisen. Besloten is de problemen op te lossen door de bouw van een gemeenschappelijke bewaarplaats. Het onderzoek dat in verband hiermee werd ingesteld resulteerde in een plan om bij het gemeentehuis te Epe een dergelijke bewaarplaats te bouwen. De plannen zullen in 2006 verder worden uitgewerkt. Het uiteindelijke bouwplan zal ter goedkeuring aan uw college worden voorgelegd. Het streekarchief beschikt slechts over één formatieplaats. Door de bouw van de centrale bewaarplaats wordt de kwetsbaarheid weliswaar verkleind, maar zeker niet opgelost. Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe In 2004 raakte het streekarchivariaat door de samenloop van een aantal omstandigheden in een penibele situatie. Verschillende functies waren tijdelijke niet vervuld, terwijl het archivariaat in 2003 was uitgebreid met de gemeenten Harderwijk en Putten. De knelpunten in het personele vlak werden in de loop van 2005 voor een belangrijk deel opgelost, maar de situatie was voor het bestuur aanleiding tot bezinning. Daarom werd aan Van Bussel Document Services opdracht gegeven in beeld te brengen hoe de publieksen beheersfunctie effectiever en efficiënter georganiseerd kan worden en hoe aanwezige knelpunten kunnen worden opgelost. Het rapport vormde een van de bouwstenen voor het beleidsplan 2006-2010, dat door de streekarchivaris werd opgesteld. Regionaal Archief Rivierenland De gemeenten Tiel, Buren, Culemborg en Neder-Betuwe en het waterschap Rivierenland, die samen dit regionaal archief vormen, kampen alle met ernstige problemen rond de bewaring van hun archieven. Eerder is al besloten deze op te lossen door de realisatie van een centraal archiefgebouw in Tiel, waar de partners hun archieven zullen onderbrengen. Nadat twee bouwlocaties met daaraan gekoppeld bouwplan waren onderzocht op geschiktheid en financiële haalbaarheid, kwam in 2005 een derde mogelijkheid naar voren. Het betrof het vroegere gebouw van het gasbedrijf waarop de gemeente Tiel een optie heeft. Tijdelijk is hier het waterschap Rivierenland gevestigd, in afwachting van de nieuwbouw die in 2007 gereed is. Door de gemeente Tiel werd een onderzoek naar de bruikbaarheid van het pand als regionaal archief gestart, waarvan de uitkomst in 2006 bekend zal worden. Gezien de nijpende situatie rond de huidige onderbrenging van de archieven, begint de tijd te dringen en zal op korte termijn een knoop moeten worden doorgehakt. Streekarchivariaat Regio Achterhoek Archivaris D.M. Bunskoeke werd benoemd tot provinciaal archiefinspecteur in Drenthe. De vacature werd vervuld door de benoeming van drs. P.E.H.M. van Dun tot streekarchivaris per 1 januari 2006. De plannen voor nieuwbouw van de archiefbewaarplaats ontwikkelen zich langzaam. In eerste instantie zijn de mogelijkheden voor uitbreiding van het huidige gebouw van het streekarchivariaat aan de Louise de Colignystraat te Doetinchem onderzocht. De

12


bewaarplaats in dit gebouw is vol en voldoet niet geheel aan de wettelijke eisen. Op zichzelf bleek aanpassing en uitbreiding mogelijk, maar inmiddels richt het onderzoek zich op een locatie elders in Doetinchem die goede mogelijkheden lijkt te bieden. Het overleg over mogelijke samenwerking met het Staring Instituut en met het streekarchivariaat De Liemers en Doesburg werd voortgezet. Het is erop gericht dat beide streekarchivariaten op termijn één organisatie gaan vormen. Stads- en streekarchief Zutphen Voor de problemen die zich voordeden rond het beheer van de oude archieven van Zutphen, Brummen en Lochem verwijzen wij naar blz.27. Gemeentearchief Wageningen Gemeentearchivaris C.D. Gast nam op 30 november afscheid wegens het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. De gemeente besloot de vacature voorlopig niet te vervullen. In combinatie met de eerder geconstateerde gebreken aan de archiefbewaarplaats levert dit een zorgelijke situatie op, waar wij in 2006 verder aandacht aan zullen besteden. De Gelderse Archiefdiensten in cijfers Al vele jaren voert de provinciale archiefinspectie een enquête uit naar de raadpleging van de archieven. Aanvankelijk beperkte zich deze tot de raadpleging van archiefstukken op de studiezalen en het aantal schriftelijke aanvragen om informatie. Sinds 2000 vragen wij ook naar cijfers over de raadpleging van archieven via de websites. Geleidelijk aan werd de vragenlijst uitgebreid. In de enquête over 2005 werd voor het eerst een onderzoek gedaan naar de toegankelijkheid en de materiële verzorging van de door de Gelderse archiefdiensten beheerde archiefbestanden. Mede dankzij het feit dat de Gelderse archiefdiensten er steeds beter in slagen exacte cijfers te produceren over de door hen beheerde archieven krijgen wij ook een beter inzicht in de kwantiteit en kwaliteit van de aan deze diensten toevertrouwde archieven. In de komende jaren zal hieraan nog wel het een en ander verbeterd moeten worden om een hoge mate van vergelijkbaarheid van de cijfers mogelijk te maken. Voor ons is dit een aandachtspunt in de periodieke overleggen met de diensthoofden. De hoofdlijnen en de daaruit getrokken conclusies worden hieronder weergegeven. De volledige resultaten treft u aan in bijlage 1 op bladzijde 32. Verzorgingsgebied Door de gemeentelijke herindeling in Achterhoek en Liemers nam het aantal gemeenten af van 71 naar 56. Daarvan waren 53 aangesloten bij een archiefdienst of beschikten over gekwalificeerd archiefbeheer. Drie gemeenten, te weten Overbetuwe, Lingewaard en Groesbeek, kenden ook in 2005 nog geen gekwalificeerd archiefbeheer. Capaciteit van de archiefbewaarplaatsen In de capaciteit van de Gelderse archiefbewaarplaatsen is in het afgelopen jaar nauwelijks verandering gekomen. De gemeente Barneveld was vanwege de verbouwing van de archiefbewaarplaats nog niet in staat exacte cijfers door te geven over de opslagcapaciteit en benut aantal meters. Het Streekarchivariaat Noord-West-Veluwe beschikte niet meer over een ruimtebenuttingscijfer van alle aangesloten gemeenten. Hierdoor valt het totaal beschikbare ruimte fors lager uit dan in 2004. Ook de capaciteit

13


van de archiefbewaarplaatsen van de drie witte vlekken is niet opgenomen in dit cijfer. Daarom mag aangenomen worden dat het werkelijke cijfer dichter bij de 13.000 dan de 10.000 m’ zal liggen. Toegankelijkheid Voor het eerst hebben wij de toegankelijkheid van de in de archiefbewaarplaatsen berustende bestanden gemeten. Bij de onderverdeling in archieven met inventaris en plaatsingslijst hanteerden wij de Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen. Daarnaast hebben wij het wij het aantal archieven gemeten dat niet voorzien is van een toegang (inventaris of plaatsingslijst) en/of in bewerking is. Wij constateerden in de eerste plaats dat helaas niet alle Gelderse archiefdiensten exacte cijfers, zowel qua aantallen archieven als het aantal strekkende meters, konden produceren. Bij één archiefdienst waren in het geheel geen cijfers bekend. Bij de bewerking en het toegankelijk maken van archieven spelen de beschikbare personele capaciteit, de gestelde prioriteiten alsmede de beschikbare financiën voor restauratie en verfilming een belangrijke rol. Op basis van het archiefwettelijke uitgangspunt, namelijk dat archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten in principe openbaar moeten zijn, tenzij daar vanuit het oogpunt van openbaarheid, privacy of de materiële toestand beperkingen zijn gesteld, moet vastgesteld worden dat er op dit terrein nog veel te verbeteren valt. Dit onderwerp zullen wij eveneens aan de orde stellen in het overleg met de Gelderse diensthoofden, en, bij gelegenheid van een integrale inspectie, met de desbetreffende zorgdrager. Materiële verzorging en restauratie Het is matig het gesteld met het inzicht in de kwaliteit van de materiële verzorging van de archiefbescheiden. Eigenlijk staat dat in schril contrast tot de beschikbaarheid van budgetten voor restauratie bij vrijwel alle archiefdiensten. Ook hier zullen wij aandacht aan blijven besteden op de verschillende niveaus. Raadpleging Het aantal bezoekers aan de studiezalen van de archiefdiensten nam in 2005 flink toe. Tegelijkertijd nam het aantal bezoeken af. Kennelijk vinden bezoekers snel wat zij zochten of worden zij goed geholpen. Mogelijk speelt hierin de beschikbaarstelling van primaire historische informatie (voornamelijk archiefinventarissen) en genealogische informatie via websites van archiefdiensten en particuliere websites een belangrijke rol. Steeds meer transcripties van doop-, trouw- en begraafboeken zijn inmiddels op deze manier beschikbaar. Het genealogisch onderzoek kan steeds beter vanachter de computer thuis gebeuren, historisch onderzoek kan op die manier thuis voorbereid worden, zodat een bezoek aan een archiefdienst doelgericht kan gebeuren. Mogelijk is het hierdoor ook te verklaren dat het aantal verzoeken om informatie waarvoor onderzoek gedaan moet worden door de dienst sterk afgenomen is. Archiefdiensten De archiefdiensten vertoonden een redelijk stabiel beeld in 2005. Het relatief grote aantal restauratoren bij Coda in Apeldoorn wordt mede veroorzaakt doordat zij ook ingezet worden voor restauratieprojecten ten behoeve van het museum. De kwetsbaarheid van de eenmanspost van het Streekarchivariaat Noord-Veluwe wordt op termijn verminderd door de centralisatie van de archieven waarvoor momenteel voorbereidingen getroffen worden.

14


Opnieuw blijkt de onschatbare waarde van vrijwilligers voor de archiefdiensten. Het aantal nam ook in 2005 weer toe. Zij worden vooral ingezet voor indiceringsprojecten, materiële verzorging, transcripties, publicaties en beschrijving van documentaire collecties en bibliotheekwerkzaamheden.

Overleg van Gelderse archivarissen en Gelderse archiefinspecteurs Evenals in voorgaande jaren werd, samen met het Gelders Archief, twee maal een bijeenkomst voor de hoofden van alle Gelderse archiefdiensten georganiseerd. Doel is het bevorderen van onderling contact en het uitwisselen van kennis en ervaring. Als gemeenschappelijk project werd verder gewerkt aan het Handvest Dienstverlening, waarmee in voorgaande jaren al een begin was gemaakt. In grote lijnen wordt het landelijke handvest van de overkoepelende archieforganisatie DIVA gevolgd, maar op de onderdelen presentatie op internet en bezoekersreglement krijgt dit een specifiekGelderse invulling. Naar verwachting zal het handvest in 2006 kunnen worden afgerond. In samenhang hiermee verzorgde de heer Boudestein van de firma Evidens tijdens de vergadering van 22 april een presentatie over de Gelderse kwaliteitsmonitor. Deze omvat de resultaten van een onderzoek onder de bezoekers van Gelderse archieven naar de dienstverlening. Wij besteedden hieraan in ons verslag over 2004 al veel aandacht. In 2005 voerden de provinciale archiefinspectie en de gemeentelijke archiefinspecteurs tweemaal overleg. Dit is vooral gericht op het afstemmen van de werkzaamheden van de beide inspectielagen. Verder werd onder meer van gedachten gewisseld over de noodzakelijke opzet van calamiteitenplannen voor archieven en over het al dan niet bewaren van cliëntendossiers van sociale zaken gedurende een termijn van twintig jaar. Ook problemen rond het tijdelijke gebruik van kwalitatief slechte schrijfstoffen in registers van de burgerlijke stand kwamen ter sprake, evenals de moeilijkheden rond het overbrengen van oude bouwvergunningen naar de archiefbewaarplaats.

15


16


Uitvoering van de inspectie Archiefbeheer bij de provincie Gelderland In ons jaarverslag over 2004 berichtten wij uitgebreid over de uitgevoerde inspectie van het archiefbeheer bij de provincie Gelderland. Wij moesten constateren dat de provinciale archieven voor een belangrijk deel niet in de wettelijk vereiste ‘goede, geordende en toegankelijk staat’ verkeerden en deden een aantal aanbevelingen om daarin verbetering te brengen. Uw college nam onze conclusies en aanbevelingen over. Tevens gaf u aan hoe onze aanbevelingen door de onderafdeling Informatiebeheer van de Dienst Services zouden worden uitgewerkt om tot een verbetering van de tekortkomingen te komen. Bij de behandeling van het inspectierapport door de statencommissie Algemeen Bestuur op 21 september moesten wij erop wijzen dat deze uitwerking als niet meer dan een eerste aanzet tot een oplossing van de problematiek kon worden beschouwd, bij gebrek aan een concrete uitwerking en een algehele visie op het archiefbeheer. De commissie stelde zich kritisch op en verzocht gedeputeerde Wijsman met een nadere uitwerking te komen en zo nodig financiële middelen beschikbaar te stellen. Het antwoord van de heer Wijsman op de vragen vanuit de commissie Algemeen Bestuur kwam in de vergadering van 29 maart 2006 aan de orde. Zoals in het rapport aangekondigd, zullen wij in mei 2006 een evaluatie uitvoeren en aangeven in hoeverre het archiefbeheer is verbeterd. Gemeenten die waren betrokken bij de herindeling in Achterhoek en Liemers Bij alle vrijwel gemeenten die bij de herindeling waren betrokken, is veel werk verzet om de archieven van de opgeheven gemeenten per 1 januari 2005 goed af te sluiten en in goede en geordende staat te brengen. Hier en daar moeten nog laatste archiefgedeelten worden bewerkt. Digitale bestanden zijn echter meestal aan de aandacht ontsnapt en aan de archivering van bijvoorbeeld websites van opgeheven gemeenten is eveneens weinig gedaan. De onderbrenging van de archieven blijft een zorgelijk punt. Veel gemeenten bevinden zich wat de huisvesting betreft in een tussenfase. Een aantal voormalige gemeentehuizen is afgestoten, de gemeentelijke organisatie is vaak nog over meerdere locaties verdeeld. Er wordt gewerkt aan plannen voor nieuwe, definitieve huisvesting. Over het algemeen is men erin geslaagd de archieven tijdelijk min of meer verantwoord onder te brengen. Een complicerende factor is het feit dat de bewaarplaats van het streekarchivariaat Regio Achterhoek te Doetinchem vol is en niet geheel aan de wettelijke eisen voldoet (vgl. ook blz. 12). Berkelland In afwachting van de realisatie van een nieuwe behuizing is de gemeentelijke organisatie ondergebracht in de gemeentehuizen te Borculo en Eibergen. De recente archieven van de vier opgeheven gemeenten Borculo, Eibergen, Neede en Ruurlo zijn in de bestaande archiefruimten ondergebracht. Ook enkele oudere archiefbestanden staan hier nog, omdat daarvoor in de bewaarplaats van het streekarchivariaat te Doetinchem geen plaats is. Vanwege de capaciteitsproblemen is ook de voormalige raadszaal in Eibergen verbouwd en als archiefruimte in gebruik genomen. Voor alle ruimten geldt dat deze niet geheel aan de wettelijke eisen voldoen, maar dat de risico’s binnen acceptabele grenzen blijven. Van onze kant is aangegeven dat de bewaring zal worden geduld voor maximaal vijf jaar. Op ons verzoek is de archiefverordening in deze zin aangepast. De analoge archieven van de voormalige gemeenten zijn met zorg afgesloten, maar aan de digitale bestanden dient nog zorg te worden besteed. Ook is het wachten nog op de opstelling van een documentair structuurplan.

17


Bronckhorst De bewerking van de secretariearchieven van de opgeheven gemeenten verloopt naar behoren. Wel moet de serie bouwvergunningen tot 1976 nog gereed gemaakt worden voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Met het stads- en streekarchief Zutphen dient een regeling te worden getroffen voor het beheer van de archieven van de voormalige gemeente Vorden tot het moment dat deze naar de archiefbewaarplaats in Doetinchem kunnen worden overgebracht. Wij voerden enkele malen overleg over aanpassingen van de archiefruimten in het gemeentekantoor en het gemeentehuis in Hengelo. In strijd met weten regelgeving was de klimaatapparatuur in de archiefruimte in het souterrain van het gemeentehuis geplaatst. In overleg met gemeente en aannemer is een oplossing gevonden die het mogelijk maakt dat hier uiterlijk tot 1 januari 2009 archieven geplaatst kunnen worden. Doetinchem Veel werk is verzet om de archieven van de opgeheven gemeenten naar behoren af te sluiten en deze in de vereiste staat te brengen. Alleen voor de bouwvergunningen van de voormalige gemeente Wehl is dit nog niet gebeurd. Door het ontbreken van een documentair structuurplan of een ander overzicht van bestanden is er geen inzicht in de aanwezige analoge en digitale bestanden, zodat met name voor de laatstgenoemde categorie ook niet duidelijk is of deze op de juiste wijze zijn afgesloten. Voor het archiefbeheer van de scholen Rietveldcollege, IJsselgraaf en Rozengaarde moeten nog voorzieningen worden getroffen. De beide bewaarplaatsen te Doetinchem en Wehl voldoen niet geheel aan de wettelijke eisen. Daar komt bij dat het voormalige gemeentehuis te Wehl een nieuwe bestemming heeft gekregen. De onderbrenging van archieven in deze ruimten kan dan ook slechts voor enkele jaren worden geduld, in afwachting van de realisatie van een nieuwe bewaarplaats. Groenlo De archieven van de voormalige gemeente Groenlo zijn op voorbeeldige wijze afgesloten en bewerkt. Met het archief van Lichtenvoorde is dit nog niet het geval; een gedeelte van het secretariearchief en de bouwen milieuvergunningen moet nog onder handen worden genomen, hetgeen uiterlijk op 31 december 2006 moet zijn afgerond. Het oude archief van Groenlo is ondergebracht in de bewaarplaats van het streekarchivariaat te Doetinchem, maar in het vroegere gemeentehuis staat nog een gedeelte recenter archief in een ruimte die niet aan de eisen voldoet. We hebben de gemeente verzocht een herschikking van de archieven door te voeren zodat alle te bewaren recente archieven in de archiefruimte te Lichtenvoorde komen te staan. Ook bij deze gemeente is aandacht gewenst voor de digitale bestanden van de opgeheven gemeenten en voor de opstelling van een documentair structuurplan. Lochem Met waardering constateerden wij dat de analoge archieven van de voormalige gemeenten Gorssel en Lochem goed zijn afgesloten en zodanig bewerkt, dat zij nu in de wettelijk vereiste staat verkeren. Er dient echter nog een inventarisatie te worden gemaakt van de digitale bestanden uit de periode vóór de herindeling. Ook de ruimten waarin de archieven zijn ondergebracht voldoen aan de eisen. De archieven ouder dan twintig jaar zijn in beheer gegeven bij het stads- en streekarchief Zutphen. Wij moesten de gemeente erop wijzen dat voor het beheer geen formele regeling was getroffen en dat het beheer als zodanig ernstig tekortschoot (zie hiervoor onder Zutphen, blz. 27). Bij de

18


overbrenging van archieven naar Zutphen is een uitzondering gemaakt voor de bouwvergunningen. Deze zullen te zijner tijd nog moeten worden overgebracht, waarbij een praktische regeling voor de raadpleging moet worden getroffen. Montferland Aan de archieven van de opgeheven gemeenten moeten enige laatste werkzaamheden worden uitgevoerd. Stukken die zich verspreid in de organisatie nog bij medewerkers bevinden moeten nog worden ingevoegd, de bewerking van de bouwvergunningen van de voormalige gemeente Bergh moet nog worden afgerond en de digitale bestanden vragen om speciale aandacht; een systematische inventarisatie daarvan zal inzicht moeten geven in de aard en omvang van deze bestanden. Een documentair structuurplan ontbreekt nog. De bewaarplaatsen te Didam en ’s-Heerenberg voldoen niet geheel aan de eisen, maar kunnen tijdelijk, tot uiterlijk 2009, in gebruik blijven. Oude IJsselstreek Ook in deze gemeente zijn tijdelijke voorzieningen getroffen om de archieven zo goed mogelijk onder te brengen, in afwachting van een nieuwe bewaarplaats van het streekarchivariaat te Doetinchem. Mogelijk zal daarom een deel van het archief moeten blijven staan in het voormalige gemeentehuis te Varsseveld, dat een andere bestemming krijgt. Wij hebben hiermee ingestemd op voorwaarde dat voorzien wordt in goede beveiliging, toezicht en toegang. De bewaring van de recente archieven wordt in het gemeentehuis te Gendringen geconcentreerd. De ruimte en de archieven zijn ontsmet, zodat ervan uitgegaan mag worden dat de eerder gesignaleerde papiervisjes hier niet meer voorkomen. Oplettendheid blijft echter geboden omdat deze insecten ook elders in het gebouw voorkwamen en daar geen systematische bestrijding heeft plaatsgevonden. Zevenaar Vooral aan de archieven van de voormalige gemeente Angerlo moest veel werk worden verzet om deze in de wettelijk vereiste staat te brengen. Dit is met goed gevolg afgerond. Voor de onderbrenging van de archieven is een voorlopige oplossing gevonden; het archief van Angerlo kan nog enige jaren in de bewaarplaats te Doesburg blijven staan. Een gedeelte van het oud-archief van Zevenaar staat nog steeds in de afgekeurde ruimte van het gemeentehuis, waardoor het aan onverantwoorde risico’s is blootgesteld. De bewaarplaats is vrijwel vol, zodat hier een capaciteitsprobleem dreigt. Verdere aandachtspunten zijn de opstelling van een documentair structuurplan en de afsluiting en archivering van digitale bestanden, waaronder de websites van de opgeheven gemeenten. Zutphen Het plan van aanpak voor de afsluiting van archieven van de voormalige gemeenten Zutphen en Warnsveld kon door gebrek aan personeel en financiële middelen niet geheel worden uitgevoerd. Dit zal binnen afzienbare termijn alsnog moeten gebeuren. De archiefruimte in de kelder van het stadhuis is naar aanleiding van onze eerdere kritiek aangepast. Alle te bewaren stukken, die eerst in een onvoldoende beveiligde voorruimte stonden, zijn nu in de aangepaste archiefruimte geplaatst. Hier dreigt nu hier een capaciteitsprobleem. Voor het de situatie rond het stads- en streekarchief verwijzen wij naar blz. 27.

19


Overige gemeenten Arnhem De archieven bleken in belangrijke mate niet in de wettelijke vereiste goede, geordende en toegankelijke staat te verkeren. De tekortkomingen betreffen uiteenlopende aspecten van het archiefbeheer. Door de zwakke positie van het archiefbeherende organisatieonderdeel DIV onttrekt zich een deel van de archiefvorming aan de bepalingen van de gemeentelijke archiefverordening en het besluit informatiebeheer. Bij de werkmaatschappijen van de gemeente doet zich dit in nog sterkere mate voor. Het ontbreken van een bestandenoverzicht, al dan niet in de vorm van een documentair structuurplan, vormt een verdere belemmering voor een integraal beheer. Grote achterstanden bestaan bij de bewerking van de dynamische en semi-statische archieven. De organisatie is zich hiervan bewust, er is een verbetering in gang gezet en er zijn diverse plannen opgesteld om tot een sanering van de problemen te komen. Een systematisch en integraal plan van aanpak ontbrak echter. Ook was er onduidelijkheid over de archieven van de voormalige gemeentelijke dienst Brandweer en Volksgezondheid, die is opgegaan in de gemeenschappelijke regeling Hulpverlening Gelderland Midden (HGM; zie ook blz. 28). De voorschriften van de ministeriële regeling Duurzaamheid archiefbescheiden worden in een aantal opzichten niet nageleefd, o.a. wordt geen papier gebruikt dat voldoet aan de norm NEN 2728 en is een belangrijk deel van de dynamische en semi-statische archieven niet verpakt in zuurvrij materiaal. Ook de archieven die de afgelopen periode naar de archiefbewaarplaats (nu Gelders Archief) zijn overgebracht, verkeren voor een deel niet in goede, geordende en toegankelijke staat. Door dislocatie van de organisatie staan archieven verspreid over een groot aantal ruimten, die vrijwel allemaal in meerdere of mindere mate niet voldoen aan de wettelijke eisen. Aan de verspreide onderbrenging van de archieven zal deels een einde zal komen door de bouw van een nieuw stadskantoor, waarin een archiefruimte komt die aan de wettelijke eisen voldoet. Voor de verbetering van de te handhaven ruimten is een plan van aanpak opgesteld, maar dit omvat niet alle gebreken die door ons zijn geconstateerd. De gemeente deelde mee de constateringen te delen en de intentie te hebben de informatiehuishouding op orde te brengen en ervoor te zorgen dat deze voldoet aan de wettelijke eisen. Op tal van punten gaf de gemeente aan actie te zullen ondernemen en al in gang gezette activiteiten te voltooien. Toch blijven er, door het ontbreken van concrete termijnen voor de start, uitvoering en afronding, veel onduidelijkheden bestaan. Dit geldt ook voor verbetering van de positie van DIV binnen de gemeentelijke organisatie. Wij gaven aan dat wij eind 2006 een vervolginspectie zullen uitvoeren om ons op de hoogte te stellen van de gemaakte vorderingen. Beuningen De afgelopen jaren is voortvarend gewerkt aan de verbetering van het archiefbeheer. Dit heeft tot gevolg gehad dat de meeste achterstanden zijn weggewerkt. Tevens is het beheer van de archieven ouder dan twintig jaar in handen gegeven van het Regionaal Archief Nijmegen. In verband daarmee zijn deze naar de bewaarplaats in Nijmegen overgebracht. Vooralsnog is voor de bouwvergunningen, die een doorlopende serie vanaf 1910 vormen, een uitzondering gemaakt. De gemeente heeft toegezegd dat deze stukken met het oog op raadpleging en dienstverlening aan de burgers zullen worden gedigitaliseerd en vervolgens overgebracht. Eveneens werd toegezegd dat een documentair structuurplan wordt opgesteld en dat in de archiefruimte een aantal bouwkundige aanpassingen zullen worden uitgevoerd, zodat deze voldoet aan de wettelijke eisen.

20


Brummen Na veel aanloopproblemen is de gemeente erin geslaagd het klimaat in de tijdelijke archiefruimte onder controle te krijgen. De inrichting werd aangepast en de toegangscontrole werd geregeld. Het gemeentebestuur verzocht uw college vervolgens om ontheffing voor het tijdelijk gebruik van de archiefruimte op de begane grond van het gemeentehuis. U verleende de ontheffing op grond van artikel 44, derde lid, van de Regeling bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. Aan de ontheffing werden enkele voorwaarden verbonden, waaronder de eis dat uiterlijk op 1 januari 2008 de archiefbescheiden ondergebracht worden in een ruimte die aan alle wettelijke eisen voldoet. De onderbrenging van de dynamische en semi-statische archieven zal een punt van aandacht vormen bij de integrale inspectie die medio voorjaar 2006 zal plaatsvinden. Culemborg Na de komst van het nieuwe clusterhoofd documentaire informatievoorziening (DIV) zijn de wegwerking van de achterstanden in het dynamische archief en de bewerking van het semi-statische secretariearchief met voortvarendheid ter hand genomen. In de vorming van het dynamisch archief voldoet de gemeente niet aan de voorschriften met betrekking tot het papier en de toners. Wij achten verdere versterking van DIV noodzakelijk om de eindverantwoordelijkheid van het cluster ten aanzien van de digitale informatie in overeenstemming te brengen met het Besluit Informatiebeheer. De bouwvergunningen en tekeningen moeten nog bewerkt en vervolgens overgebracht worden. De bewaring blijft een punt van zorg. Enerzijds kan er niet overgebracht worden omdat de depots van het Regionaal Archief Rivierenland nagenoeg vol zijn. Anderzijds voldoen de archiefruimten in het stadskantoor niet geheel aan de huidige eisen. Door aanpassingen en concentratie van te bewaren bescheiden kunnen de bouwkundige aanpassingen in de archiefruimten mogelijk beperkt blijven. In de tijdelijke archiefbewaarplaats bij het stadhuis voldeed het klimaat niet aan de normen. In de tweede helft van 2005 werden wij betrokken bij plannen om de archiefruimte in het stadskantoor aan te passen. De gemeente liet ons weten dat de plannen in de loop van 2006 gerealiseerd zullen worden. Ede Het beheer van de dynamische en semi-statische archieven schiet ernstig tekort. Een duidelijk inzicht in het totale archiefbeheer van de gehele organisatie ontbreekt. Het wettelijk voorgeschreven documentair structuurplan, dat een belangrijk hulpmiddel is om dit inzicht te krijgen, is niet opgesteld. De beherende afdeling Documentaire Informatie heeft naast het centrale secretarie-archief weliswaar ook concrete bemoeienis met het beheer van de bouwvergunningen en cliëntendossiers van de sociale dienst, maar het beheer van talrijke andere bestanden onttrekt zich daaraan. De noodzakelijke centrale regie van de kant van DI is niet goed ontwikkeld. Dit roept de vraag op hoe er bij het beheer van deze bestanden – op papier en digitaal – wordt omgesprongen met de wettelijke regels ten aanzien van veilige bewaring, vernietiging, openbaarheid, privacybescherming etc. De problemen zijn weliswaar door de organisatie zelf gesignaleerd en plannen om tot verbetering te komen zijn opgesteld, maar van een concrete, systematische aanpak is nog geen sprake.

21


Ook de ruimten waarin archieven zijn ondergebracht laten veel tekortkomingen zien. In de bewaarplaats is het gewenst een scheiding aan te brengen tussen de verschillende categoriëen stukken die hier zijn opgeslagen. De onderbrenging van de bouwvergunningen is onvoldoende brandveilig en klimatologisch riskant en veiligheid en capaciteit van de beoogde ruimte voor de bewaring van cliëntendossiers is eveneens twijfelachtig. De gemeente gaf aan de tekortkomingen in het beheer van de dynamische en semi-statische archieven te onderkennen. Van groot belang bij de aanpak daarvan acht men de benoeming per 1 maart 2006 van een nieuw afdelingshoofd FBB/DI. Deze zal intensief worden betrokken bij het project informatiehuishouding, dat een gemeentebrede aanpak van de genoemde tekortkomingen beoogd. Over onze constateringen en de reactie van de gemeente zullen wij in 2006 de contacten voortzetten; van de vorderingen bij de verbetering van de tekortkomingen zullen wij ons door middel van een vervolginspectie in 2007 op de hoogte stellen. Ermelo Naar aanleiding van de inspectiebevindingen uit 2003 hebben wij een controle uitgevoerd met betrekking tot de aanpassing van de archiefbewaarplaats. Wij moesten vaststellen dat de luchtontvochtigingsapparatuur in strijd met de voorschriften nog steeds in de ruimte staat. Voorts is de bewaarplaats nog steeds niet voorzien van een luchtbehandeling, hetgeen noodzakelijk is in verband met de geconstateerde overschrijding van de wettelijke klimaatnormen. Het college berichtte ons in het eerste kwartaal van 2006 een plan van aanpak voor de geconstateerde knelpunten te zullen presenteren. Groesbeek De formatie voor de documentaire informatievoorziening is krap. De medewerkers zijn voldoende opgeleid om het analoge archiefbeheer in goede banen te leiden. Groesbeek is geen uitzondering op de regel dat de afdeling documentaire informatievoorziening geen rol van betekenis speelt in het beheer van de digitale informatie. Bovendien vindt er geen structureel overleg plaats over inhoudelijk digitaal informatiebeheer. Het kan derhalve niet uitgesloten worden dat bestanden in strijd met de wet zijn vernietigd. Wij hebben erop aangedrongen de verantwoordelijkheid voor het gehele inhoudelijke informatiebeheer bij DIV onder te brengen en dit vast te leggen in het Besluit Informatiebeheer. De gemeente voldoet nog niet aan de wettelijke voorschriften inzake de duurzaamheid van het papier, de toners en het documentair structuurplan. Ten aanzien van de analoge archieven constateerden wij een onveilige bewaring van de kadastrale leggers en de tekeningen. Deze bescheiden moeten worden bewerkt en deels gerestaureerd en naar de archiefbewaarplaats overgebracht. In de archiefbewaarplaats constateerden wij onder andere een gebrekkig functionerende klimaatinstallatie, het ontbreken van klimaatmeetapparatuur en een watermelder. De schuimblusser moet vervangen worden door een koolzuursneeuwblusser. De gemeente berichtte ons de aanbeveling inzake de organisatorische onderbrenging van DIV mee te nemen in de discussie over de vormgeving van het directiemodel. De archiefbewaarplaats werd op enkele punten aangepast. Voor de aanschaf van een nieuwe klimaatinstallatie werden gelden opgenomen in het investeringsplan voor 2006. Heumen Het beheer van de overgebrachte archieven berust bij het Regionaal Archief Nijmegen.

22


Het archief van de voormalige gemeente Heumen uit de jaren 1934-1980 is nog niet geheel bewerkt en wacht op overbrenging naar Nijmegen. Daarmee wordt de wettelijke termijn van twintig jaar overschreden. Verder zijn de bouwvergunningen van de voormalige gemeente Overasselt wel overgebracht, maar die van Heumen nog niet. Ook voor deze stukken geldt de genoemde termijn. Het uitblijven van deze overbrenging heeft ook geleid tot capaciteitsproblemen in de archiefruimten en –kasten op het gemeentehuis. De gemeente heeft nog geen documentair structuurplan opgesteld; evenmin wordt voldaan aan de eisen met betrekking tot de kwaliteit van te gebruiken papier, inkten en toners. Al eerder wezen wij erop dat een apparaat voor de klimaatbeheersing van de archiefruimte in strijd met de regels in deze ruimte is geplaatst. De gemeente heeft toegezegd het apparaat buiten de ruimte te laten aanbrengen en ook de overige zaken aan te pakken. Millingen aan de Rijn Sinds de vorige integrale inspectie in 2000 is er flinke vooruitgang geboekt. Het oudarchief en het semi-statisch archief zijn ter bewerking en raadpleging ondergebracht bij het Regionaal Archief Nijmegen (RAN). Met de bewerking van het archiefblok 1948-2000 is inmiddels een begin gemaakt. Bij de bewerking moeten ook de tekeningenbestanden en de bouwen milieuvergunningen worden meegenomen. De overbrenging naar Nijmegen is voorzien in 2008. Helaas wacht de afsluiting van een dienstverleningsovereenkomst nog op de voltooiing van de bewerking door het RAN. Wij hebben de gemeente verzocht over deze twee zaken concrete afspraken te maken met de archiefdienst. Ook voor Millingen geldt dat de greep van documentaire informatievoorziening op de digitale archiefvorming en het digitaal archiefbeheer onvoldoende is. Wij hebben erop aangedrongen om prioriteit te geven aan de vervaardiging van het documentair structuurplan (DSP) en met name op het overzicht van digitale bestanden als basis voor informatiebeleid. De verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden moeten in het nog vast te stellen Besluit informatiebeheer geregeld worden. Daaraan voorafgaand dient de raad een Archiefverordening vast te stellen als opvolger van de huidige uit 1994. De bewaring van de archiefbescheiden laat op enkele onderdelen, w.o. de bescherming tegen brand- en rookschade te wensen over. De kluis burgerzaken voldoet zelfs in het geheel niet aan de eisen. De kasten waarin voor blijvende bewaring in aanmerking komende dynamische bescheiden geplaatst worden moeten vervangen worden door exemplaren met een brandwerendheid van 60 minuten. Het college deelde ons in zijn antwoord mee, dat Millingen voor de geconstateerde tekortkomingen oplossingen zoekt door samenwerking met de buurgemeenten Ubbergen en Groesbeek.Voorts wordt de digitalisering geleidelijk ingevoerd. Daartoe is een beleidsplan 2005-2008 opgesteld. Hierin wordt ook het DSP meegenomen. De te bewaren bestanden in de kluis burgerzaken en de GBA-bescheiden worden ondergebracht in de archiefruimte.Met betrekking tot de brandklep in de luchtbehandelingskanalen wachten wij nog op de uitkomst van een onderzoek door de brandweer. Nijmegen Bij een bezoek aan de archiefruimten in het gebouw Elckerlyc, waarover wij in 2003 onze zorgen uitspraken, bleek dat de gemeente hier veel verbeteringen heeft aangebracht. Watermelders en een drempel zijn aangebracht, leidingen zijn omtimmerd,

23


electronische beveiliging is aanwezig en de archiefstellingen zijn op voldoende afstand van de muren geplaatst. Een aantal kleinere, aanvullende voorzieningen, diende nog getroffen te worden, o.a. de juiste blusapparaten, omtimmering van de leidingen voltooien en dievenklauwen aanbrengen. Putten Het beheer van de dynamische en semi-statische archieven is goed georganiseerd en wordt deskundig en gedegen uitgevoerd. Een zwak punt vormt de verhouding tussen de afdelingen Interne Zaken en ICT, die tot gevolg heeft dat de eerstgenoemde afdeling te weinig betrokken wordt bij het inhoudelijke beheer van digitale informatie. Het archiefgedeelte 1940-1975 wacht nog op een afrondende bewerking voordat het aan het streekarchivariaat kan worden overgedragen. Hierdoor is de wettelijke termijn van twintig jaar overschreden. Een belangrijke verbetering in het beheer is de recente aanpassing van de archiefbewaarplaats geweest, waarvoor de plannen door uw college zijn goedgekeurd. Buiten de bewaarplaats troffen wij nog een aantal kaartenkasten aan, waarvan de inhoud alsnog in de bewaarplaats moest worden geplaatst, dan wel vernietigd. De gemeente gaf aan dat aan de verbetering van de genoemde tekortkomingen wordt gewerkt. Rozendaal Het dynamisch en semi-statisch archief zijn goed op orde. Wel moet de vernietigingsprocedure ten aanzien van de analoge en digitale archiefbescheiden verbeterd worden. Voorts is het dynamisch archief uitsluitend rechtstreeks toegankelijk, waardoor er geen wettelijk voorgeschreven bestandenoverzicht is. De bouwen milieuvergunningen tot 1976 moeten in goede, geordende en toegankelijke staat overgebracht worden naar het Gelders Archief. In verband met de inmiddels gewijzigde omstandigheden, waarin het beheer van de overgebrachte archieven is neergelegd bij het Gelders Archief, moeten de Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer aangepast worden. Wij pleitten ervoor om het inhoudelijk informatiebeheer geheel neer te leggen bij één organisatieonderdeel, omdat post- en archiefzaken niet of nauwelijks structureel betrokken wordt bij vraagstukken over digitale informatievoorziening. In september 2005 werden een nieuwe Archiefverordening en Besluit informatiebeheer vastgesteld. Het college antwoordde ons dat de vernietigingslijsten voortaan tijdig aan de archivaris voorgelegd zullen worden. Voorts zal de medewerker Archief organisatorisch ondergebracht worden bij het cluster Middelen en Automatisering. De dynamische dossiers zullen geregistreerd worden. Met betrekking tot de overbrenging van het bouwarchief wordt onderzocht welke mogelijkheden er zijn tot verfilming. Rijnwaarden Na het inspectiebezoek in 2004 zijn de archiefruimten aangepast. Aandachtspunten blijven de temperatuur en de beperkte capaciteit van deze ruimten en van de archiefbewaarplaats in Duiven. De bewerking van het secretariearchief van de voormalige Herwen en Aerdt en de bouwvergunningen ligt op schema. De sedert 2001 gevormde digitale dossiers voldoen, wat de permanent te bewaren bescheiden betreft, niet aan de wettelijke eisen. In 2006 wordt een nieuw digitaal archiveringssysteem geïmplementeerd. Aandachtpunten voor de digitale bestanden zijn de bewaring van de historische geografische informatiebestanden en de website op cd-rom. Deze wijze van archivering houdt een risico in voor de duurzaamheid, de toegankelijkheid en het onderhoud.

24


Tiel Hoewel de afdeling Documentenbeheer is aangewezen als beheerseenheid voor de uitvoering van het besluit informatiebeheer, bleek dat de archiefvorming en het –beheer van een zevental organisatieonderdelen is onttrokken aan het oog van deze afdeling. Dat geldt ook voor vrijwel alle digitale bestanden, waaronder de website en de geografische informatiebestanden. Wij hebben erop aangedrongen op korte termijn inzicht te krijgen in de aanwezige digitale en analoge informatiebestanden. Dit bestandenoverzicht is onderdeel van het documentair structuurplan. De bewaring van de archieven is één van de grootste zorgpunten in het archiefbeheer. Dit hangt deels samen met de ruimteproblematiek bij de regionale archiefdienst en voor het overige met de tekortkomingen van de beschikbare archiefruimten in het stadhuis zelf. Op de onveilige zolders werden nog voor permanente bewaring in aanmerking komende archieven aangetroffen. De in verband met het ruimtegebrek gehuurde ruimte bij een particulier opslagbedrijf voldoet eveneens niet aan de eisen. Voor de verplaatsing van de te bewaren bescheiden is geen toestemming gevraagd aan uw college. Een deel van de dynamische archieven wordt bewaard in onvoldoende brandwerende kasten op de afdelingen. De gemeente zond ons een uitvoerig plan van aanpak onder de titel “Zorg voor Archieven 2005”. Daarmee wordt een stap in de goede richting gezet. Zorgpunt blijft evenwel de bewaring van de archieven. In het meest gunstige geval zal er pas in de tweede helft van 2007 een oplossing gerealiseerd zijn. De situatie is zodanig, dat wij in de eerste helft van 2006 een vervolginspectie ingepland hebben. Ubbergen Het beheer van het oud-archief is in handen gegeven van het Regionaal Archief Nijmegen. Stukken die ouder zijn dan twintig jaar zijn dan ook naar Nijmegen overgebracht. Voor de bouwvergunningen is een uitzondering gemaakt, echter ook deze zullen naar Nijmegen moeten worden overgebracht. De bewaring van de recentere archieven in het eigen gemeentehuis heeft een aantal kleinere tekortkomingen, zo ontbreekt in de archiefruimte een watermelder en is het archief van de afdeling sociale zaken in onveilige kasten geborgen. De gemeente heeft voortvarend een documentair structuurplan opgesteld, maar dit heeft nog geen functie gekregen binnen het totale informatiebeheer. Toegezegd werd dat de gesignaleerde tekortkomingen de komende jaren zullen worden verbeterd. West Maas en Waal Met waardering namen wij kennis van de veranderingen in de informatievoorziening en het archiefbeheer in de laatste jaren. Wij constateerden opnieuw dat de formatie voor post- en archiefzaken te gering is, waardoor archiefwettelijke verplichtingen zoals de vervaardiging van een documentair structuurplan en het wegwerken van achterstanden in de bewerking van analoge archieven, w.o. de bouwen milieuvergunningen, in het gedrang zijn gekomen. Voorts heeft post- en archiefzaken geen inzicht in de digitale archiefvorming en de aanwezige digitale en analoge archiefbestanden. De bewerking van de al bij het Regionaal Archief Nijmegen (RAN) ondergebrachte archieven heeft een vertraging van twee jaar opgelopen. In het kader van de aansluiting bij het RAN moet de Archiefverordening herzien worden en vervolgens een Besluit informatiebeheer vastgesteld worden. Het RAN begeleidt de gemeente bij een project tot substitutie van de calques. Ook de provinciale archiefinspectie is daarbij betrokken. De bewaring van de archieven laat eveneens te wensen over. Dit geldt voor de ruimte waarin de bouwen milieuvergunningen geplaatst zijn, de beide archiefruimten en de archiefruimte van

25


burgerzaken. We hebben de gemeente gevraagd een plan van aanpak te maken voor de opheffing van de geconstateerde tekortkomingen. Het hoofd Bestuurs- en Managementondersteuning berichtte ons bezig te zijn met de opstelling van het plan van aanpak. Voorts wordt een onderzoek verricht naar het in orde maken van één archiefruimte die aan de wettelijke eisen gaat voldoen.Voor structurele uitbreiding van de formatie voor post- en archiefzaken zijn geen financiën beschikbaar, zodat de onbevredigende situatie blijft bestaan dat het Regionaal Archief Nijmegen teveel als adviseur optreedt, waardoor de onafhankelijkheid van de gemeentelijke archiefinspectie in het geding kan komen. De gemeente wordt in het voorjaar van 2006 in het kader van een vervolginspectie opnieuw bezocht. Winterswijk In 2006 loopt de termijn af van de ontheffing die uw college in 2002 verleende voor het tijdelijk gebruik van het gymnastieklokaal van de voormalige Beatrixschool als archiefruimte. In dat kader hebben wij verschillende malen contact gehad met het gemeentebestuur om ons op de hoogte te stellen van de vorderingen met betrekking tot de huisvesting. In 2005 werden wij op een constructieve manier betrokken bij bouwplannen voor een archiefruimte in het nieuw te bouwen gemeentekantoor. Om redenen die buiten het bereik liggen van het archief- en informatiebeheer, werd helaas geen voortgang geboekt. De tijd dringt, want de tijdelijke archiefruimte raakt vol. Bovendien vraagt de zeer gebrekkige berging van de archieven van de in 2004 verzelfstandigde voormalige gemeentelijke scholengemeenschap De Driemark om een spoedige oplossing, in afwachting van bewerking en overbrenging. Wijchen In tegenstelling tot de in 2004 gemaakte afspraken zijn veel kleinere aanpassingen van de archiefruimte niet uitgevoerd. Een groot risico voor de brandveiligheid vormen de plaatsing van de klimaatinstallatie en de luchtontvochtigingsapparatuur in de ruimte. Wij hebben het gemeentebestuur gevraagd de aanpassingen vóór 1 juni 2006 te realiseren. Vooralsnog kan het verzoek tot ontheffing van de voorschriften dan ook niet worden gehonoreerd. Zaltbommel Halverwege het jaar hebben wij de nieuwe archiefruimte in het gemeentekantoor aan de Hogeweg bezocht. Daarbij traden kleinere bouwkundige gebreken aan het licht, die op eenvoudige wijze opgeheven kunnen worden. De klimaatbeheersing levert structurele problemen op. De luchtvochtigheid en de temperatuur zijn te hoog. De plaatsing van de luchtontvochtigingsapparatuur in de ruimte is in strijd met de voorschriften. De gemeente berichtte ons bij monde van het afdelingshoofd dat de klimaatinstallatie op onderdelen is aangepast. Tevens werden de kleinere bouwkundige gebreken opgeheven. Gezamenlijke huisvesting sociale zaken Zaltbommel en Maasdriel en het CWI In het kader van de gezamenlijke huisvesting van de sociale diensten van Zaltbommel en Maasdriel en het CWI, hebben wij drie ruimten in het voormalige pand van de Rabobank onderzocht op de geschiktheid als archiefruimte. Slechts één ruimte bleek geschikt gemaakt te kunnen worden als archiefruimte. Aan de andere ruimten zaten te veel risico’s. De huisvesting heeft een tijdelijk karakter en geldt maximaal voor een periode van vijf jaar. Wij hebben de colleges gevraagd welke regelingen de colleges denken te treffen met betrekking tot het archiefbeheer indien besloten wordt tot een verdergaande samenwerking.

26


Zutphen Wij constateerden dat de gemeente op een aantal belangrijke onderdelen van de archiefzorg niet voldeed aan haar wettelijke verantwoordelijkheid, zodat een zeer zorgelijke situatie was ontstaan. Één van de oorzaken was het feit dat de functie van gemeentearchivaris jarenlang onvervuld bleef. Hierin werd althans voorlopig voorzien door de benoeming op tijdelijke en part-time basis van mevrouw drs. E.C. ErkelensButtinger, voormalig provinciaal archiefinspecteur in Utrecht. Zij nam met veel verve en energie de sanering van de tekortkomingen ter hand, die als volgt kunnen worden samengevat: -

de archiefbewaarplaats vertoont een aantal gebreken, o.a. geen zelfsluitende deuren, ontbreken van controle op de toegang, onvoldoende blusmiddelen, aanwezigheid van een waterafvoerleiding; hiervoor is een plan van aanpak opgesteld; ook is de bewaarplaats zo goed als vol zodat een capaciteitsprobleem dreigt

-

de organisatorische positie van de archivaris binnen de gemeentelijke organisatie was zodanig dat de wettelijk vastgelegde rechtstreekse lijn naar Burgemeester en Wethouders was geblokkeerd

-

behalve de functie van gemeentearchivaris bleven ook andere vacatures onvervuld zodat het beheer van de overgebrachte archieven in algemene zin ernstig in het gedrang kwam

-

omdat ook de archieven van de gemeenten Brummen, en de voormalige gemeenten Gorssel, Lochem, Vorden en Warnsveld in Zutphen worden beheerd, golden de tekortkomingen ook deze gemeenten; daar kwam bij dat voor het beheer van de laatstgenoemde archieven geen goede regeling was getroffen

-

ook het beheer in de dynamische en semi-statische fase vertoont tekortkomingen, onder meer door achterstanden in de bewerking van de archieven (vgl. blz. 19).

Inmiddels zijn de vacatures voor de gemeentearchivaris en een archiefmedewerker opengesteld, is de organisatorische inbedding van het archief verbeterd en wordt met de gemeenten Brummen en Lochem overlegd over de tekst voor een gemeenschappelijke regeling of een dienstverleningsovereenkomst. De nieuwbouw van een bewaarplaats is opgevoerd op de meerjarenbegroting.

Waterschappen Rivierenland In september bereikte de nieuwbouw van het Waterschap Rivierenland het hoogste punt. In het kader van de nieuwbouw van de archiefruimte voerden wij verschillende malen overleg. Deze ruimte biedt plaats aan 2100 strekkende meter archief. Aan onze bezwaren tegen toepassing van betonkernactivering in de vloer boven de archiefruimte werd tegemoet gekomen. Naar verwachting zal het gebouw in het najaar van 2006 in gebruik genomen worden. Veluwe De archieven van de rechtsvoorgangers van dit waterschap waren verspreid over verschillende locaties, waarvan sommige niet voldeden aan de wettelijke eisen. Zo

27


stonden de archieven van het voormalige waterschap Oost-Veluwe deels in Voorst, deels in Brummen en deels in Zutphen; de archieven van het voormalige waterschap NoordVeluwe in Oldebroek en het archief van het voormalige zuiveringschap Veluwe in Apeldoorn. Het bestuur van het waterschap nam het verstandige besluit alle archieven onder te brengen bij CODA Apeldoorn, hetgeen een efficiënt beheer ten goede komt en ook voor geïnteresseerde onderzoekers een duidelijke situatie oplevert en een optimale toegankelijkheid garandeert. Bovendien is de onderbrenging in Apeldoorn gecombineerd met een bewerking van de archiefgedeelten die nog niet goed geïnventariseerd waren. De officiële overdracht van de archieven vond plaats tijdens een feestelijke bijeenkomst op 23 juni.

Gemeenschappelijke regelingen Hulpverlening Gelderland Midden Meerdere malen was er contact met Hulpverlening Gelderland Midden. In het kader van de verdere organisatorische loskoppeling van HGM van de gemeente Arnhem kwam het bestuur tegemoet aan onze opvatting dat de organisatie eigen beheersregelingen vast moet stellen. Over de bewerking van het omvangrijke archief van voorganger Bravo zijn afspraken gemaakt met de gemeente Arnhem. HGM voert overleg met de Regio de Vallei en de archivaris van Ede over de overdracht en inbewaringgeving van de door HGM in gebruik genomen archieven van Regio West-Veluwe (voorganger van De Vallei). Zorgpunt blijft echter de bewaring van de archieven die niet of nog niet voor overbrenging in aanmerking komen in het hoofdkantoor te Arnhem. HGM zegde toe prioriteit te zullen geven aan het zoeken van een oplossing in het eerste kwartaal van 2006. Regio Rivierenland Meerdere malen werd met de regio overlegd over de toestand van het archiefbeheer bij de Bestuursdienst, de GGD en de AVRI. Positieve ontwikkelingen waren bij de Bestuursdienst de verbetering van het opleidingsniveau van de archiefmedewerker, de versterking van de archieffunctie en de centralisatie van de te bewaren archieven van alle diensten in de archiefruimte, de instelling van een dienstoverschrijdend functioneel divoverleg. De archiefruimte bij de Bestuursdienst werd aangepast, maar voldoet nog niet geheel aan de eisen. Het archiefbeheer bij met name de diensten GGD en AVRI moet nog substantieel verbeterd worden. Omdat nog niet zeker is dat deze diensten onderdeel blijven van de Regio, zijn de door ons noodzakelijk geachte verbeteringen uitgesteld. Daartoe hoort o.a.de vervanging van het postregistratiesysteem. Zodra hierover meer duidelijkheid is, kunnen ook daar knopen op het gebied van het archiefbeheer doorgehakt worden. Wij ontvingen in maart 2006 een plan van aanpak, inclusief tijdplanning voor de archieven. Regionaal Woonwagenschap Oostelijk Gelderland in liquidatie Na jaren van vertraging kon het inmiddels bewerkte, maar kwetsbaar bewaarde archief van het medio 2005 opgeheven Woonwagenschap overgebracht worden naar het Streekarchivariaat Regio Achterhoek in Doetinchem.

28


RGV Holding BV In 2002 is de voormalige recreatiegemeenschap Veluwe gefuseerd met het voormalige recreatieschap Nijmegen en Omstreken. Er is een holding gevormd waaronder een aantal BV’s de taken van de opgeheven recreatieschappen uitoefenen. De holding beheert nog archieven van de opgeheven recreatieschappen. Ik heb erop aangedrongen deze binnen een termijn van maximaal drie jaar in de wettelijke vereiste staat over te dragen aan respectievelijk de gemeentearchieven van Apeldoorn en Arnhem. De ruimte waarin de archieven staan voldoet niet geheel aan de wettelijke eisen, maar de daaraan verbonden risico’s kunnen voor deze beperkte termijn worden geduld, mits er blusapparaten worden aangebracht.

29


30


Bijlagen

31


Omvang verzorgingsgebied Aantal inwoners Aantal aangesloten gemeenten Aantal aangesloten waterschappen (1) Aantal aangesloten politieregio's (2) Aantal aangesloten gemeenschappelijke regelingen Capaciteit archiefbewaarplaats(en) (3) Archiefbewaarplaats(en) in m' Benut aantal m' Groei in 2005 Afname in 2005 Beschikbare ruimte in m' Toegankelijkheid van de archieven Totaal aantal archieven In strekkende meters Aantal met inventaris In strekkende meters Aantal met plaatsingslijst In strekkende meters Aantal in bewerking In strekkende meters Aantal niet toegankelijk In strekkende meters Materiële verzorging Aantal archieven dat voldoet In strekkende meters Aantal archieven in bewerking In strekkende meters Aantal te restaureren archieven In strekkende meters Aantal niet beschikbaar/toegankelijk door de slechte materiële toestand In strekkende meters Budget voor restauratie Raadpleging Openingstijden studiezaal (uren per week) (4) Totaal aantal bezoekers Totaal aantal bezoeken Website Archiefdienst met eigen site Aantal pageviews Aantal bezoeken (unieke bezoekers) Website bereikbaar via de website van de zorgdrager Aanbod historische informatie via de website zorgdrager Website zorgdrager houdt archief van recente bestanden bij Externe dienstverlening Aantallen verzoeken om informatie waarvoor onderzoek gedaan moet worden Organisatie archiefdienst Archivarissen met diploma archivistiek fte Inspecteur(s) (met diploma archivistiek) f te Inspecteur(s) (zonder diploma archivistiek/anders) fte Restaurator fte Bibliothecaris fte Administratieve medewerkers/overige (5)

32

SA Bommelerwaard

Cultuur Onder Dak Apeldoorn

GA Barneveld

Archiefdienst (*)

50.403 1 0 0

SA Liemers GA en Doesburg Nijkerk

Gelders Archief

GA Ede

157.000 1 1 1

49.742 2 0 0

115.440 2 0 0

1.900.000 4 0 1

95.828 5 0 0

36.672 1 0 0

6.076 4.823 214

5.000 4.400

5.800 5.700 200

21.000 20.000 290

6.251 5.414

1.768 1.609 20

100

1.000

(7)

100 600

1.253 310 4.823 43 781 167 3.555 29 256 86 231

220 4.000 100 3.500 120 900

250

273 3884 37 901 2 37,5

200 4.000 20 400 0 0

20

1 0,5

40

95

4

(9)

nee ja n.b. (8) 40 148 351

ja -26 54,5 1.087 n.b.

nee

(14)

30

32 749 1691

ja

ja

36 35,5 (11) 4.135 354 9.612 1119 ja

ja 14.303 8.878

285.060 56.313

ja 860.000 73.500

40 631 813

ja 600.000 n.b 66.000 n.b.

ja

ja

ja

ja

wisselt

ja

ja

ja

ja

ja

wisselt

ja

ja

ja, beperkt

nee

ja

n.b.

nee

147

289

240

2 2

3 2,5

2 2 0 0

1 1 3 3

0 0 0 0 0 0 7

n.v.t. n.v.t.

2

21 1.480 1 67 6 14 0 0

ja

ja

(10)

99 657

1655

ja 19.461 n.b 7.640 n.b.

75 1.609 20 1.475 18 60 1 67 28 7

1.784

203 1.306 21 487 86 107 2 469 96 243

0 0

159

n.b. (10)

(24) 270

330 837

3

Jaarverslag 2005 | Provinciale archiefinspectie Gelderland | Overzicht inspectiebezoeken

geen opgave 116 ontvangen 2 1,9 1 0,3

16 14, 9 0 0

8

0 0 1 1 0 0 37

85

29

2 1,9

2 0 ,5 0 0

4

0 0 0 0 0 0 0

De Gelderse archiefdiensten

SA Noord- SA Regio Achterwestho ek Veluwe

Het Archief SA NoordNijmegen Veluwe 290.851 8 1 1

2 0 0

163.252 6 0 0

65.000 3 0 0

RA Rivierenla n d

Ws Rijn en GA IJssel Voorst

302.525 8 0 0

115.700 4 1 0

500.000

2.900 2.773

6.500 6.500 200

227 975 2.873

GA Wage- SA WestBetuwe ningen

Totalen/ Gemiddelden 2005

SSA Zutphen

23.600 1 0 0

35.200 1 0 0

45.000 3 0 0

99.619 3 0 0

1.220 700

550 436

1.500 1.450 100

1.373 1.230

3.500 3.400 200

0

520

78 114

50

143

100

1.208

60 700 60 700

130 1.400 22

140

23

70

661 3.400 289 2.330 147 546

1


Verschil

53 4 3

65 4 4

12

88.527 71.685 1260 508 10.103

89.485 76.245

958 4.560

13.240

3.137

9 (25)

(17) 2.214 2.250 36

16.000 11.000

9 0

5.000

9

6.875 n.b. n.b.

0 (18)

910 10.742 200 4.012 500 4.000 10 250 200 2.480

5 9 0 5 8 0 7 8 7

385 1.432 123 442 9 39 14 10 18 278

676

142 (16)

(19)

200 192

900

6

50

460

50 (21)

n.b.

54 290 17 116 10 46 2 118 25 10

7 6 4

1.290

0 0

644 ja

0

(20)

17 85 5 142 32 63

100

ja

ja

36 2.400 8.335

30 301 602

132.712 40.553

15.000

ja

34,5 32 (22) 562 onbekend 1.072 3092 2.455 3335 ja

ja 593.670

62.772

1.190 19.326 69 1.670 350 3.005

3 5

10 40

34 730

36 1.088 2.201

13.391 36.233

11.878 37.849

1.513 1.616

25.000

2.725.403 335.483

2.337.345 249.411

388.058 86.072

3 n.b. 120 n.b. 3 100 (13)

opm. (14)

ja 8 108 326

ja 5197 n.b. n.b.

18 429 596 nee

26 303

nee

ja n.b.

n.v.t.

ja

ja

nee

ja

wisselt

n.v.t.

ja

ja

ja

ja

nee

deels

ja

ja

ja

n.b.

ja

ja

ja

ja

nee

ja

ja ja

ja

ja 8 24 50

ja

ja 175.000 19.827

n.b.

wisselt

ja

ja

10 100

330 1.700 6 60 300 1.500

60

2

(23)

(15)

n.b. (12) 7.520

225 556

7.385 32.575 1.250 13.843 2.242 9.929 123 1.290 1.191 4.047

9

250

106

297

200

500

274

47

80

45

200

2905

3807

902

2 5 0 0

9 8 2 2

1 1

3 2,3 0 0

4 4 1 0,8

3

1 1

1 0, 5 0 0

2 1,6

2 1 0 0

4 3,5 0 0

59 48,6 5 5

61 43,36

2 5,24

0 0 0 0 0 0 0

0 0 1 1 1 0,4 25

0 0 0 0 0 0 5

0 0 0 0 0 0 5

0

0 0 0 0 0 0 0

0 0 1 0,5 1 0, 7 3

1 1 8 5, 5 3 1,1 114

8 5 2 1,5 100,5

0 0,5 1 0,4 13,5

1

33

1

2 1 9

3

0 0 0 0 0 0 0


2

GA Barneveld

Archiefdienst (*) fte Vrijwilligers fte (voor zover van toepassing) Inzet van vrijwilligers Op de studiezaal Voor indiceringsprojecten Beantwoording van genealogische correspondentie Voor educatieve doeleinden Voor overige projecten (6)

Cultuur Onder Dak Apeldoorn

1,5 4 1

SA Bommelerwaard

2 25 5

GA Ede

26,6 65

6,4 27 4

4,71 15 2

SA Liemers GA en Doesburg Nijkerk

Gelders Archief

2,6 20

0 0

nee ja

nee ja

ja ja

nee ja

nee ja

nee ja

nee ja

nee nee

nee ja ja

ja nee ja

nee nee ja

nee nee ja

nee nee ja

ja ja

13 Opmerkingen: (*) Niet opgenomen zijn de gemeenten Groesbeek, Lingewaard en Overbetuwe, die niet beschikken over gekwalificeerd archiefbeheer. (1) Archieven van rechtsvoorgangers van de huidige Gelderse waterschappen kunnen ondergebracht zijn in de archiefbewaarplaats van de gemeente waarin de rechtsvoorganger gevestigd was. Het archief van het deels Gelderse waterschap Vallei en Eem wordt bewaard in Amersfoort. (2) De archieven van de voormalige rijkspolitie zijn ondergebracht in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Gelderland te Arnhem. Sommige archieven van de gemeentepolitie zijn ondergebracht in de archiefbewaarplaats van de desbetreffende gemeente. (3) De gegevens hebben uitsluitend betrekking op bescheiden die in de archiefbewaarplaats berusten. (4) Voor de streekarchivariaten West-Betuwe en Regio Achterhoek zijn alleen de openingstijden van de hoofdvestiging verwerkt. (5) Tot de categorie "overige" worden onder andere gerekend: archiefassistenten (VVA), studiezaalmedewerkers (via bijzondere regelingen), medewerkers met een SOD-diploma, stagiaires, behoudsmedewerkers, reïntegreerders, archiefassistenten (VVA). (6) Hierin o.m.: materiële verzorging, scanningswerkzaamheden, publicaties, transcripties, Genlias (Gelders Archief), beschrijving documentatiecollecties en bibliotheek. (7) In Barneveld nog niet bekend i.v.m. verbouwing die gaande is. (8) I.v.m. met de verbouwing van het gemeentehuis zijn de archieven tijdelijk ondergebracht en raadpleegbaar in het gemeentearchief van Ede. (9) Geen gegevens beschikbaar; onderzoek volgt in 2006. (10) Nog niet bekend. Liemers en Doesburg werkt aan overzichten. (11) Doesburg 15 uur p.w.; de overige locaties minder dan 8 uur p.w.. (12) Geen opgave van aantallen archieven. (13) De cijfers zijn schattingen. (14) Geen opgave ontvangen. (15) Opgave in percentage: 80% voldoet. (16) Wordt in 2006 onderzocht. (17) Aantallen: alleen opgave van het totaal aantal strekkende meters; Omvang in strekkende meters: alleen Harderwijk, Nunspeet, Oldebroek en Putten. (18) Opgave betreft de gemeenten Elburg, Harderwijk, Oldebroek en Putten. (19) Nog geen overzicht aanwezig. (20)Er is een onderzoek ingesteld, maar de resultaten moeten nog verwerkt worden. (21) Geen opgave ontvangen. (22) Hier zijn alleen de openingstijden van de hoofdvestiging opgenomen. (23) Geen gegevens bekend. (24) Het Gelders Archief hanteert de beschrijving als eenheid i.p.v. de soort toegang. Ca. 65% van de bestanden is toegankelijk (beschreven). Ca. 53% van de beschrijvingen is op het internet raadpleegbaar. (25) Opslagcapaciteit: 2000 m'in Doetinchem, ca. 900 m' in Aalten, 's Heerenbergh en Lichtenvoorde. (26) Het cijfer heeft alleen betrekking op nieuwe bezoekers die originele stukken geraadpleegd hebben.

34


De Gelderse archiefdiensten

Het Archief SA NoordNijmegen Veluwe 0,5 5

18 40

0 0

SA Noord- SA Regio Achterwestho ek Veluwe 4,5 70

RA Rivierenland

3,35 16

1,1

0 0

4

2,6 20

0 1 n.b.

nee ja

nee ja

nee ja

nee ja

n.v.t. n.v.t.

n.v.t. n.v.t.

nee nee

ja

nee ja

ja ja

nee ja ja

nee nee ja

nee nee ja

n.v.t. n.v.t. n.v.t.

n.v.t. n.v.t. n.v.t.

nee nee nee

ja

nee nee ja

35



SSA Zutphen

GA Wage- SA WestBetuwe ningen

Ws Rijn en GA IJssel Voorst

73,86 312

Totalen/ Gemiddelden 2004 65,88 303

Verschil 7,78 9

36


Overzicht inspectiebezoeken

37


38


Overzicht inspectiebezoeken

39


40


41


Lingewaal

Zaltbommel

Maasdriel

Neerijnen

Geldermalsen

Culemborg

Regionaal Historisch Netwerk Achterhoek-Liemers

Samenwerking met museum

Samenwerking met bibliotheek

Samenwerking met Staring Instituut

Centrale bewaring

Centrale bewaring (deels)

Centrale bewaring (in voorbereiding)

Samenwerking

Nijmegen

Bommelerwaard

West-Betuwe

Rivierenland

Voorst-Deventer

Noord-Veluwe

Noordwest-Veluwe

De Liemers en Doesburg

Regio Achterhoek

Stads- en streekarchief Zutphen

REGIONAAL ARCHIEF

Centrale vestiging Gelders Archief

Gelders Archief

Gemeentearchief

Tiel

Druten

Ede

Wijchen

Heumen

Nijmegen

Overbetuwe

Renkum

Nunspeet

Beuningen

Wageningen

Barneveld

Neder-betuwe

West Maas en Waal

Buren

ScherpenZeel

Nijkerk

Putten

Ermelo

Harderwijk

Elburg

Groesbeek

Ubbergen

Hattem

vm. gem. Didam

Rijnwaarden

Millingen a/d Rijn

Duiven

Deventer

vm. gem. Vorden

Lochem

Montferland

Oude IJsselstreek

Doetinchem

Bronckhorst

Zutphen

vm. gem. Wehl

Doesburg

Brummen

Voorst

Zevenaar

Rheden

Heerde

Westervoort

Lingewaard

Arnhem

Rozendaal

Apeldoorn

Epe

Oldebroek

Aalten

Groenlo

Berkelland

Winterswijk

ARCHIEFBEHEER GELDERSE GEMEENTEN Archiefbeheer Gelderse gemeenten Situatie 2005 Situatie 2005

42


Archiefbeheer Waterschappen Situatie 2005

43


44


Verslag over 2005 van de provinciale archiefinspectie. uitgebracht aan Gedeputeerde Staten van Gelderland

Recommend Documents