openbaar Onderwerp: Overeenkomsten inkoop Begeleiding Wmo 2015/2016 Rapport aan B&W d.d. 20 april 2015
secretaris
Paraaf voor akkoord door het hoofd van de afdeling
Gemeentewinkel
Portefeuillehouder wethouder H.J.C. Vreeswijk
Opmerking secretaris/bestuurder:
B Akkoord Bespreken Besluit college d.d.
W X
W X
Pauline van Gelder Bedrijfsvoering
Samenleving
Ruimte & Groen
W X
X
4 mei 2015:
1+ 2 conform advies besloten.
Beslispunten: 1. In te stemmen met het aangaan van de in het kader van de Bestuurlijke aanbesteding Wmo Maatwerk Begeleiding 2015/2016 opgestelde Netwerkovereenkomst, Resultaatovereenkomst en Side letter; 2. Indien ingestemd met beslispunt 1: Instemmen met het machtigen van wethouder H.J.C. Vreeswijk voor ondertekening van de overeenkomsten namens B&W van de gemeente Scherpenzeel.
Is het stuk intern vertrouwelijk? nee Indien het stuk niet openbaar is, geef dan aan waarom: Inleiding In november 2014 heeft het college van B&W ingestemd met de 'inkoopsystematiek Transitie Begeleiding Wmo 2015'. In de hierin uiteengezette inkoopstrategie is voorzien de zorg voor de nieuwe taak 'Maatwerk Begeleiding' in te kopen in twee delen. Deel 1 is in 2014 afgerond en betrof een raamwerkovereenkomst Begeleiding voor cliënten die onder het overgangsrecht Awbz/Wmo 2015 vallen en vervolgens een ‘intentieovereenkomst’ waarin is geregeld dat nieuwe cliënten Maatwerk Begeleiding Wmo in de periode tot 1 juli 2015 ook onder dezelfde voorwaarden als de raamovereenkomst Begeleiding konden worden ondergebracht. Beide overeenkomsten waren grotendeels een voortzetting van de vormen van extramurale begeleiding zoals deze onder de AWBZ waren georganiseerd. Wel is een aanpassing aan de tarieven gedaan. Onderhavig collegevoorstel betreft Deel 2 van de inkoopprocedure gericht op nieuwe cliënten die in aanmerking komen voor Maatwerk Begeleiding vanuit de Wmo en op de overgangscliënten’ die na herindicatie ook in deze nieuwe producten worden ondergebacht. Deze aanbestedingsprocedure - in de inkoopstrategie Pilot Wmo 2015 genoemd - is uitgevoerd in de periode december 2014 tot medio april 2015 in de vorm van een Bestuurlijke Aanbesteding en onder begeleiding van inkoopbureau Midden-Nederland (IBMN). Belangrijk kenmerk van een bestuurlijke aanbesteding is dat - hoewel de gemeente als opdrachtgever een belangrijk sturende rol heeft - opdrachtgever en (geïnteresseerde) opdrachtnemers in dialoog tot de uiteindelijke producten komen. In de periode januari 2015 tot medio april 2015 zijn verschillende fysieke overlegtafels met aanbieders georganiseerd.
-2In het kader van de aanbestedingsprocedure zijn verschillende overeenkomsten opgesteld. Dit zijn: 1. Een Netwerkovereenkomst Uitvoering en Innovatie Wet maatschappelijke ondersteuning 2015. We noemen dit “het innovatienetwerk”. Alle aanbieders die zorg en ondersteuning willen leveren voor de gemeente Scherpenzeel in het kader van de Wmo zijn verplicht zich ook aan te sluiten bij dit innovatienetwerk. De gemeente Scherpenzeel is op bestuurlijk niveau trekker en voorzitter van dit netwerk en levert de ambtelijk secretaris (beleidsmedewerker). Het netwerk zal functioneren met een stuurgroep waarin de verschillende peilers (dit zijn: individuele begeleiding, dagopvang ouderen/gehandicapten, activerende dagbesteding en beschermd werk) in zijn vertegenwoordigd. Buiten de stuurgroep worden contacten en informatievoorziening in belangrijke mate digitaal onderhouden. 2. Een Resultaatovereenkomst Maatwerk Begeleiding (looptijd: 1,5 jaar, tot eind 2016) Dit betreft de overeenkomst tussen Gemeente en de afzonderlijke aanbieders voor de producten: Dagopvang Ouderen/Gehandicapten Basis; Dagopvang Ouderen/Gehandicapten Extra; Woonondersteuning en Wooncoaching (beide laatste zijn vormen van individuele begeleiding). 3. Een Side Letter Maatwerk Begeleiding (looptijd: 1 jaar, tot 1 juli 2016). In deze Side Letter letter worden de tarieven vermeld en eventueel voor een afzonderlijke aanbieder geldende afspraken of eisen (bijvoorbeeld in het kader van SROI - social return on investment). Daarnaast is er ook een Resultaatovereenkomst Beschermd Werk Wmo en Activerende Dagbesteding en een hierbij behorende Side Letter opgesteld. Deze overeenkomsten worden wegens een iets afwijkend tijdspad volgtijdelijk en in een apart collegevoorstel ter besluitvorming voorgelegd. Uitgangspunt van de procedure is ook geweest om zoveel mogelijk aansluiting te zoeken bij de gemeente Barneveld. De gemeente Scherpenzeel heeft deze producten inhoudelijk grotendeels overgenomen. Na besluitvorming door het college van B & W kan het offertetraject worden gestart. Doelstelling is het gehele traject, inclusief het sluiten en ondertekenen van de contracten, uiterlijk 1 juli 2015 afgerond te hebben. Beoogd effect Met de Netwerkovereenkomst, de Resultaatovereenkomst Maarwerk Begeleiding en de hierbij behorende Sideletter geeft de gemeente Scherpenzeel uitvoering aan haar wettelijke taak onder de Wmo 2015; worden de aanspraken van inwoners op Maatwerk Begeleiding onder de Wmo 2015 in de vorm van Zorg in Natura geborgd tegen vastgestelde prijs en kwaliteitscriteria; wordt een hoge mate van keuzevrijheid voor de inwoners bereikt en wordt door het ‘innovatienetwerk’ en de te volgens financieringssystemiek een stap gezet richting vernieuwing en transformatie van de maatschappelijke ondersteuning. Argumenten 1.1 De ‘Netwerkovereenkomst’ , de Resultaatovereenkomst Maatwerk Begeleiding en de hierbij behorende Side Letter zijn opgesteld conform de hiervoor geldende juridische en inkooptechnische vereisten, bevatten duidelijke afspraken over prijs, kwaliteit en (innovatie)doelstellingen en kennen een beperkte duur en reikwijdte. De Netwerkovereenkomst regelt de wijze waarop Gemeente en Aanbieders samen willen werken ten behoeve van de uitvoering van maatschappelijke ondersteuning en innovatie op dit terrein. In de netwerkovereenkomst zijn de algemene bepalingen opgenomen zoals de eisen waar aanbieders aan moeten voldoen, het functioneren van het ‘innovatienetwerk’ en de mogelijkheid tot toetreden van nieuwe aanbieders (een kenmerk van het bestuurlijk aanbesteden is dat aanbieders die aan de eisen voldoen ook tussentijds kunnen toetreden). De Netwerkovereenkomst wordt aangegaan voor een periode van 4 jaar. De Resultaatovereenkomst Maatwerk Begeleiding waarin de specieke producten en eisen aan uitvoering en levering ed. wordt geregeld wordt met iedere aanbieder afzonderlijk aangegaan voor een periode van 1,5 jaar. Verlenging is
-3mogelijk, indien gewenst. De afspraken over tarieven (de sideletter) wordt aangegaan voor de periode van 1 jaar. 1.2
Door het inhoudelijk overnemen van de producten die ook de gemeente Barneveld hanteert wordt maximaal toenadering gezocht en kan – indien de gemeente Barneveld besluit om voor het jaar 2017 opnieuw aan te besteden ook geheel gezamenlijk worden opgetrokken. De gemeente Scherpenzeel gaat uit van dezelfde inhoudelijke producten als de gemeente Barneveld. Een aanzienlijk deel van de aanbieders die participeren hebben ook cliënten in de gemeente Barneveld. Deze overlap maakt het mogelijk om ook in deze periode al gezamenlijk op te trekken in zaken als ‘accounthouderschap’. Voor het jaar 2016 zal de gemeente Barneveld geen nieuwe aanbesteding uitschrijven. Mocht zij dit voor 2017 wel doen, dan is het mogelijk voor Scherpenzeel om hierbij aan te sluiten. De contractduur is hier op afgestemd.
1.3
Het innovatienetwerk en de te hanteren financieringssystematiek geven de ruimte aan innovatie. De gemeente Scherpenzeel wijkt in drie zaken af van de gemeente Barneveld. Dit zijn: - Scherpenzeel zet een ‘innovatienetwerk’ op waar alle aanbieders die zorg leveren in zijn verenigd en dat zich gaat richten op innovatie en transformatie; - Scherpenzeel geeft op indicatie (af te geven door klantmanager Wmo) wel een vergoeding voor noodzakelijk vervoer, voor Barneveld is dit, met uitzondering van rolstoelvervoer, in de prijs opgenomen. Het volume aan cliënten is in Scherpenzeel echter veel kleiner (verhouding is 10:1) waardoor er voor een aanbieder te weinig valt te combineren of te middelen. Reden om in de periode tot eind 2016 nog wel een vergoeding voor vervoer te verstrekken indien hiertoe daadwerkelijk de noodzaak bestaat. Vanaf 2017 is er naar verwachting een nieuw stelsel van Basismobiliteit waarin ook het doelgroepenvervoer is opgenomen. - Scherpenzeel hanteert als financieringssystematiek ‘resultaatfinanciering’: dit betreft een vereenvoudiging van de financieringssystematiek die Barneveld hanteert die meer ruimte geeft aan innovatie.
-
De systematiek die Barneveld hanteert is als volgt: 1. Een aanbieder is verplicht een cliënt te accepteren en zet in wat nodig is aan uren / dagdelen. 2. De aanbieder declareert vervolgens per periode van 4 weken de daadwerkelijk geleverde zorg in uren / dagdelen. 3. De aanbieder mag – over het totaal aantal cliënten genomen – per jaar niet boven een bepaalde drempel declareren. Hoewel het de bedoeling is dat aanbieders innoveren en bijvoorbeeld meer gebruik maken van vrijwilligers, cursussen, groepsgewijs aanbod lijkt deze systematiek innovatie in de weg te staan. Een alternatief aanbod is namelijk lastig in de declaratiesystematiek onder te brengen. De gemeente Scherpenzeel hanteert daarom voor deze vier producten de volgende systematiek van resultaatfinanciering: 1. De aanbieder is verplicht een cliënt te accepteren en zet in wat nodig is aan uren/dagdelen / producten. Hij moet een resultaat behalen. 2. De aanbieder declareert per periode van 4 weken: het aantal cliënten in zorg voor product X (bv dagopvang) * 1/13e van de jaartrajectprijs van dit product * het aantal, dat hij daadwerkelijk in zorg heeft over deze periode. 3. De aanbieder levert iedere periode ook een overzicht aan van het daadwerkelijk aantal geleverde uren/dagdelen/activiteiten per cliënt. Deze gegevens vormen de basis voor de CAK bijdrage en voor monitoring. Omdat Scherpenzeel slechts een klein volume aan cliënten heeft zal deze systematiek goed te monitoren zijn.
2.
Eind Juni 2015 wordt een ‘feestelijke ondertekening van de contracten gepland. Gezien de opzet van het geheel en de start van het Innovatienetwerk is betrokkenheid van de portefeuillehouder gewenst.
-4Evaluatie Ja er vinden tussentijdse evaluaties plaats op inhoudelijke gronden (accounthouderschap), eerste tussentijdse evaluatie van de Resultaatovereenkomst is na 6 maanden, de Side Letter (tarieven) wordt aangegaan voor 1 jaar. Volgen/rapporteren in de reguliere P&C cyclus. Kanttekeningen - De financiële risico’s voor de gemeente Scherpenzeel liggen voornamelijk in het zelfstandig opereren en inkopen voor een klein volume cliënten. Een ‘dure cliënt’ die in de gemeente komt wonen, kan al een belangrijk verschil maken. Hier staat tegenover dat Scherpenzeel door dit kleine volume aan cliënten ook in staat is om voor de 4 Wmo Begeleidingsproducten waar het hier om gaat te experimenteren met resultaatfinanciering. De lijnen zijn immers kort en het volume aan cliënten (en aanbieders) is goed te monitoren. De wijze waarop de overeenkomsten zijn opgesteld geven ook voldoende mogelijkheden tot bijsturen. - In de Resultaatovereenkomst wordt gewerkt met 4 producten of productcategorieën. Dit is een aanzienlijke vereenvoudiging ten opzicht van het systeem dat onder de AWBZ gold. Hoewel de aanwijzingen er op dit moment (nog) niet zijn, is het mogelijk dat er aan deze opzet uiteindelijk toch wijzigingen aangebracht moeten worden. Hierbij zal de gemeente Scherpenzeel ook kunnen leren van de ervaringen van Barneveld die tenslotte een half jaar eerder met deze producten is gaan werken. Anderzijds is Barneveld geïnteresseerd in de ervaringen die opgedaan gaan worden met het Innovatienetwerk en met de (daadwerkelijke) resultaatfinanciering. - De twee producten die onder de andere resultaatovereenkomst vallen (Beschermd Werk/Wmo en Activerende Dagbesteding) maken het aanbod van zorg zowel inhoudelijk als qua tariefstelling compleet. Voor deze twee producten zal geheel de systematiek van Barneveld gevolgd worden. Financiële aspecten (instemming Financiën ja) Wijze van financieren sluit grotendeels aan bij systematiek Barneveld. Berekening financiële haalbaarheid is gemaakt op basis van overgangsbestand per 1-1-2015 met voorzichtigheidsprincipe dat bestand 100% gebruik maakt over heel 2015. Hierbij kan nieuwe financieringssystematiek binnen financiële kaders worden verstrekt. Hiernaast komt er nieuwe resultaatovereenkomst beschermd werk/WMO en activerende dagbesteding, welke ook ten laste van dit budget komt. Deze geeft mogelijkheid tot uitwisseling tussen deze 2 systematieken, maar passen tesamen binnen de huidige financiele kaders. Op welke begrotingspost heeft deze betrekking: fl. 666120 Past het voorstel binnen het beschikbare budget? Ja Zo nee, hoe wordt verruiming van het budget aangevraagd: Welke gevolgen zijn er voor het weerstandsvermogen (risico’s)? nvt Communicatie (besproken met communicatieadviseur nee) Er zal op verschillende manieren worden gecommuniceerd. - Gericht op de aanbieders komt er een bericht over de start van het offertetraject. - Het ‘innovatienetwerk’ krijgt een eigen website/digitaal netwerk. - Inwoners en cliënten zullen worden geïnformeerd via de gemeentepagina - Via de website van de gemeente komt een overzicht beschikbaar van alle aanbieders die gecontracteerd zijn ten behoeve van (potentiële) cliënten. Juridische aspecten / juridische grondslag voorstel (Instemming juridische zaken : ja ) Personele aspecten : N.v.t. Overige aspecten: n.v.t.
-5BIJLAGE Procedure-afspraken Niet openbaar Ter informatie/besluitvorming naar raadsgriffie: Nee Bijlagen: Ja 1. Netwerkovereenkomst Uitvoering en Innovatie Wmo 2015 naar raad nee/ vertrouwelijk nee 2. Resultaatovereenkomst Maatwerk Begeleiding naar raad nee / vertrouwelijk ne 3. (concept) Side Letter naar raad nee/ vertrouwelijk nee Ter advisering/instemming naar de OR: Nee Burgerparticipatie: Adviesraad Wmo participeert in de fysieke overlegtafels en is op deze wijze dus ook betrokken bij het gehele traject. Besproken met portefeuillehouder: Ja Publiceren/officiële bekendmaking: Nee Betrokkenheid andere afdelingen (integraal werken): nee Projectmatige werken: nee Risico op misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O-beleid). Nee Inkopen en aanbesteden Ja Toelichting: Besluitvorming over inkoopstrategie vond plaats op 3.11.2014 Inkopen en aanbesteden Project (naam/omschrijving) Aard van de opdracht Projectbedrag (ex BTW)
Aanbestedingsprocedure
“Pilot Wmo 2015” (Bestuurlijke aanbesteding Wmo Maatwerk Begeleiding 2015/2016) Diensten (Max) € 400.000 op jaarbasis (dit is het totaal dus inclusief de producten die vallen onder de andere resultaatovereenkomst voor Beschermd Werk en Activerende dagbesteding) Bestuurlijke aanbesteding
Gevolgde procedure overeenkomstig regelgeving
Ja.
Namen leden selectie- en gunningsteam
Johan Meiling (IMBN) Pauline van Gelder (afdeling Samenleving) Arnold den Hartog (afdeling Samenleving) Een Bestuurlijke aanbesteding betekent dat iedere aanbieder die aan de voorwaarden voldoet een overeenkomst kan aangaan. De prijs voor de te leveren diensten staat vast, een aanbieder krijgt geen enkele garantie over eventuele cliënten. Nee
Gunningscriterium
Voorlopige gunning
-6-
