RAPAT KOORDINASI
Persiapan Penyelenggaraan:
1. Trilateral Meeting HoB Ke-11 (T11) 2. Remarkable Indonesia Forum (RIF)
Tarakan, 2-3 Juni 2017
Fasilitator Note-taker
: Panthom Priyandoko : Wiwin Effendy
1
Daftar Isi [hal. 3]
[hal. 6]
[hal. 9]
BAGIAN SATU (TOR) A. Latar Belakang B. Tujuan C. Peserta D. Waktu dan Tempat E. Agenda
BAGIAN DUA (Hasil Rakor)
A. Update Kesiapan Pemerintah Provinsi Kalimantan Utara B. Kebijakan KLHK yang Berkaitan Dengan HoB C. Referensi Flow Acara persidangan 7 Agenda Trilateral Meeting ke-11 D. Launching HoB Visit year 2018 E. Expert Meeting F. Remarkable Indonesia Fair (RIF)
BAGIAN TIGA (Tindak Lanjut) A. Trilateral Meeting ke-11 B. Remarkable Indonesia Fair 2017
BAGIAN EMPAT (Lampiran)
[hal. 12]
Lampiran 1. Matriks Persiapan Teknis Trilateral Meeting Lampiran 2. Slide-slide Presentasi; dapat diakses pada link: http://bit.ly/t11-rif_prep2017060203
2
BAGIAN SATU (TOR) A. Latar Belakang Heart of Borneo (HoB) adalah inisiatif tiga negara yaitu Brunei Darussalam, Indonesia dan Malaysia untuk mengelola kawasan hutan tropis dataran tinggi di Borneo yang didasarkan pada prinsip konservasi dan pembangunan berkelanjutan. Tujuan inisiatif HoB adalah untuk mempertahankan dan memeliharan keberlanjutan manfaat salah satu kawasan hutan hujan terbaik yang masih sisa di Borneo bagi kesejahteraan generasi sekarang dan mendatang. Jantung Kalimantan adalah bagian kawasan HoB di Indonesia. Secara resmi Inisiatif HoB dideklarasikan oleh ketiga negara pada pertemuan tingkat menteri di Bali pada tanggal 12 Februari 2007. Sejak deklarasi tersebut, setiap tahunnya ketiga negara melakukan pertemuan secara bergilir di masing-masing negara. Tujuan pertemuaan tahunan ini adalah untuk menyampaikan update dan kemajuan kegiatan HoB di masing-masing negara, usulan/proposal kegiatan HoB ke depan serta kegiatan bersama ketiga negara HoB. Pertemuan tahunan ini dikenal sebagai HoB Trilateral Meeting. Pada tanggal 5-7 September 2016 Brunei Darussalam telah menjadi tuan rumah penyelenggaraan HoB Trilateral Meeting ke-10. Dalam pertemuan tersebut disepakati bahwa Indonesia akan menjadi tuan rumah penyelenggaraan HoB Trilateral Meeting ke-11 yang akan dilaksanakan pada bulan Oktober 2017. Di pertemuan itu, Pemerintah Indonesia memberi kesempatan bagi Provinsi Kalimantan Utara (Kaltara) sebagi tempat pelaksanaan HoB Trilateral Meeting ke-11. Pertemuan HoB Trilateral Meeting sebelumnya di Indonesia telah dilaksanakan di tiga kota yaitu Pontianak, Kalimantan Barat pada tahun 2008 (HoB Trilateral Meeting ke-2), selanjutnya di Balikpapan, Kalimantan Timur pada tahun 2010 (HoB Trilateral Meeting ke-5) dan terakhir di Palangka Raya, Kalimantan Tengah pada tahun 2014 (HoB Trilateral Meeting ke-8). Oleh karena itu, peluang penyelenggaraan HoB Trilateral Meeting ke-11 diberikan kepada Provinsi Kaltara dan Kaltara telah menyatakan kesiapannya sebagai tempat penyelenggaraan event tiga negara ini. Penyelenggaraan HoB Trilateral Meeting ke-11 tahun ini menjadi sangat penting mengingat tahun 2017 merupakan peringatan 10 tahun Inisiatif HoB sejak dideklarasikan tahun 2007. Selain itu, sesuai kesepakatan HoB Trilateral Meeting ke-10, Indonesia akan meluncurkan HoB Visit Year 2018 dalam penyelenggaran HoB Trilateral Meeting ke-11. Dalam rangka memperkuat komitmen, visi dan misi serta implementasi Inisiatif HoB ke depan di tiga negara, perlu dipertimbangkan untuk mengadakan HoB Ministerial Meeting sebagai rangkaian kegiatan peringatan 10 tahun Inisiatif HoB di HoB Trilateral Meeting ke-11. Sehubungan dengan beberapa hal yang di atas, maka perlu diadakan beberapa kali rapat koordinasi persiapan penyelenggaraan HoB Trilateral Meeting ke-11. Dalam rapat koordinasi ini diharapkan semua pihak terkait bisa hadir untuk memberi masukan dan kontribusi bagi penyelenggaran HoB Trilateral Meeting ke-11. B. Tujuan Tujuan rapat koordinasi persiapan penyelenggaraan HoB Trilateral Meeting ke-11 adalah sebagai berikut:
3
-
Melakukan koordinasi dengan Provinsi Kaltara sebagai tempat penyelenggara HoB Trilateral Meeting ke-11 dan koordinasi dengan berbagai mitra terkait. - Menyusun rencana penyelenggaraan HoB Trilateral Meeting ke-11 dengan Provinsi Kaltara dan mitra terkait, termasuk peluncuran HoB Visit Year 2018 - Menyusun rencana seminar/expert dialog yang dilaksanakan sebelum penyelenggaraan Trilateral Meeting (side event) C. Peserta Peserta yang diharapkan hadir dalam rapat koordinasi persiapan penyelenggaraan HoB Trilateral Meeting ke-11, lebih kurang sebanyak 29 (tiga puluh) orang, terdiri dari unsur pusat dan provinsi sebagai berikut: Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian 1. Asisten Deputi Tata Kelola Kehutanan Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan 2. Direktur Kawasan Konservasi, Ditjen KSDAE 3. Direktur Pemanfaatan Jasa Lingkungan Hutan Konservasi, Ditjen KSDAE 4. Kasubdit Pengendalian dan Pengelolaan, Ditjen KSDAE 5. Kasubdit PJL Air, Dit. PJLHK Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (BPN) 6. Direktur Perencanaan Tata Ruang, Ditjen Penataan Ruang Kementerian Luar Negeri 7. Direktur Kerjasama Sosial Budaya ASEAN, Ditjen Kerjasama ASEAN Kementerian Pariwisata 8. Direktur Pengembangan Destinasi Wisata Alam dan Buatan Provinsi Kalimantan Utara 9. Kepala Bappeda dan Litbang 10. Kepala Dinas Pariwisata 11. Kepala Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan UKM 12. Kepala Dinas Kehutanan 13. Kepala Dinas Lingkungan Hidup 14. Kepala Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu 15. Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika 16. Kepala Dinas Perhubungan 17. Kepala Biro Umum dan Perlengkapan 18. Kepala Biro Humas dan Protokol 19. Kepala Kantor Perwakilan Kaltara Kabupaten/Kota 20. Kepala Bappeda dan Litbang Kabupaten Bulungan 21. Kepala Bappeda dan Litbang Kabupaten Malinau 22. Kepala Bappeda dan Litbang Kabupaten Nunukan 23. Kepala Bappeda dan Litbang Kota Tarakan 24. Kepala Dishubkominfo Kota Tarakan 25. Kepala Dinas Pariwisata Kota Tarakan Akademisi 26. Rektor Universitas Kaltara 27. Rektor Universitas Borneo Tarakan NGO/LSM 28. Direktur Sumatera & Kalimantan, WWF-Indonesia 29. HoB Core Team WWF-Indonesia
4
30. 31. 32. 33. 34.
Direktur GIZ-Forclime National Coordinator HoB TA 8331-INO Deputy Team Leader ADB HoB TA 8331-INO Program Manager TFCA 2 Direktur Indonesia Trip Advisors
D. Waktu & Tempat Rakor dilaksanakan di Hotel Swiss-Bell Hotel, Tarakan, pada tanggal 2-3 Juni 2017 E. Agenda Agenda Rapat Koordinasi Persiapan Penyelenggaraan Trilateral Meeting Heart of Borneo ke-11 Tarakan, 2-3 Juni 2017 Waktu
Uraian Kegiatan
PIC /Moderator / Fasilitator
Jum’at, 2 Juni 2017 08.00 - 08.30 08.30 - 09.00
Registrasi
Panitia
Kepala Bappeda & Litbang Kaltara Paparan dan Diskusi : 1. Paparan Persiapan Pemerintah Provinsi Kalimantan 1. Kepala Bappeda dan Litbang Utara Kaltara 2. Kebijakan Kementerian Lingkungan Hidup dan 2. Direktur PJLHK, Kehutanan dalam Kegiatan Kawasan HoB Kementerian Lingkungan 3. Pembahasan Agenda Trilateral Meeting HoB ke-11 Hidup dan Kehutanan 4. Paparan Rencana Launching HoB Visit Year 2018 3. Ketua Pokjanas HoB 5. Rencana Seminar / Expert Dialog (side event trilateral) 4. Direktur Kerjasama Sosial Budaya ASEAN, Ditjen Fasilitator : Panthom Priyandoko. Kerjasama ASEAN Note-taker: Wiwin Effendy. 5. Evi Aryati Arbai (Indonesia Trip Advisor) 6. Cristina Eghenter (WWF-ID) Pembukaan dan Arahan
09.00 - 12.00
12.00 - 13.30
ISHOMA
Panitia
13.30 - 15.30
Pembahasan Rundown All Event of Remarkable Indonesia Fair Navy Pier Sea View Terrace, Chicago – USA, 2226 September 2017
Ketua PokjaNas HoB/Task Force Ecotourism
15.30 - 16.00
Penutupan
Ketua
Sabtu, 3 Juni 2017 09.00 - Selesai
Kunjungan ke lokasi Venue Pelaksanaan Trilateral Meeting HOB ke- 11 Kalimantan Utara dan Field Trip
Panitia
5
BAGIAN DUA (Hasil Rakor)
A. Update Kesiapan Pemerintah Provinsi Kalimantan Utara • Sebagai bentuk nyata dukungan Pemprov. Kaltara, Gubernur Kaltara saat ini sudah membuat kepanitiaan lokal untuk pelaksanaan T11 HoB • Kaltara juga berkomitmen memberikan dukungan pembiayaan /budget untuk T11 HoB, ditempatkan pada Bappeda Prov. Kaltara • Pelaksanaan T11 HoB akan dilakukan di Kota Tarakan-Kaltara, di Universitas Borneo. • Belum dilaksanakan rapat panitia lokal karena masih menunggu SK Gubernur yang telah ditandatangani. Dalam SK tersebut akan berkolaborasi dengan panitia dari pusat (Kementerian). • Ditargentkan bulan Juni 2017 SK Gubernur Kaltara tentang kepanitiaan lokal sudah selesai, dan Bappeda sendiri yang akan mengawal percepatan SK Gubernur Kaltara tersebut.
B. Kebijakan KLHK yang berkaitan dengan HoB
• Dokumen yang harus menjadi acuan dalam pelaksanaan kegiatan HoB adalah Strategic Planning of Action (SPA) HoB dan Rencana Strategis Nasional (Renstranas) HoB. Di dalam Renstranas HoB terdapat 6 (enam) program HoB, yaitu (1) Persiapan untuk implementasi dan akselerasi program di Jantung Kalimantan, (2) Pembangunan sumberdaya alam di luar kawasan lindung secara berkelanjutan di Jantung Kalimantan, (3) Pengelolaan kawasan lindung, (4) Pembangunan ekonomi berkelanjutan di wilayah lintas-batas, (5) Pengembangan ekowisata, dan (6) Peningkatan kapasitas sumberdaya manusia. Khusus untuk KLHK yang menjadi kewenangannya dalam T11 HoB adalah pengelolaan kawasan lindung seperti KSA/KPA dalam hal ini Taman Nasional, Cagar Alam, Suaka Margasatwa, dan kawasan lindung lainnya. Sementara untuk Taman Hutan Raya (Tahura) pengelolaannya berada di daerah. • Telah tersedia kebijakan sektoral di wilayah HoB melalui pembangunan ekonomi hijau di wilayah HoB seperti untuk sector kehutanan menjalankan SVLK/KPH/EE; sektor perkebunan menjalankan ISPO, sektor perkebunan menjalankan Good mining practices dan pengembangan Green infrastructure.
C. Referensi Flow Acara Persidangan & Agenda Trilateral Meeting ke-11
• Series persiapan T11 HoB dimulai dimulai sejak delegasi datang hingga delegasi pulang balik ke negara masing-masing. Inti dari serangkaian acara T11 HoB adalah persidangan yang akan ditanggungjawabi oleh Pemerintah Pusat yang dibantu oleh Pemerintah Provinsi. • 3 hal yang harus menjadi perhatian saat T11 HoB: (1) Substansi; (2) Protokol & reporteur; dan (3) Ruang sidang. o Substansi; Memastikan bahwa statement-nya Gubernur in-line dengan yang akan dibahas dalam T11 HoB. Harus disiapkan chair notes hingga penentuan chairman. Penting untuk disiapkan juga Kertas Posisi & Report Indonesia. Biasanya report akan diambil dari pusat dan daerah. Proposal yang akan diusulkan harus jelas, biasanya teman2 mitra pembangunan/NGOs ikut terlibat dalam mempersiapkan proposal tersebut.
6
o Protocol & Reportuer; Harus ada protocol penjemputan delegasi di bandara, protocol penjemputan & pengantaran delegasi (termasuk perpindahan) ke dan dari venue acara T11 HoB. Termasuk dipersiapkan beberapa ‘Liaison Officer’ untuk masing-masing delegasi yang akan mengurusi delegasi dari pagi hingga malam hari. Liaison yang mendampingi hingga conference minimal mengerti issue dan bisa Bahasa inggris. Reportuer harus orang yang paham dengan Bahasa inggris dan sebisa mungkin juga mengerti dengan substansi. Akan didampingi oleh beberapa orang dari Kementrian Luar Negeri. o Ruang sidang dan ruang-ruang lainnya; Ruang sidang/conference harus dipastikan cukup untuk seluruh peserta T11 HoB (delegasi) dengan pengaturan U-shape. Harus ada ruang sekretariat didekat ruang conference/sidang untuk memudahkan jika ada keperluan yang berkaitan dengan conference. Ruang makan dipastikan tidak jauh dari ruang conference/sidang. Sementara untuk ruang gala dinner tergantung dari persiapan panitia lokal menentukannya. Selain itu juga dibutuhkan ruang side event (jika ada side event) yang juga tidak jauh dari ruang conference. • Hal teknis lain yang juga penting: o Transportasi utama, harus disiapkan 3 mobil untuk masing2 delegasi dengan merk yang sama, jenis kendaraannya sama, tahun pembuatan yang sama, warna mobil yang sama, dll untuk menghindari adanya persepsi dan jika ada delegasi yang datang dengan jumlah 7 orang atau lebih maka harus disiapkan mobil van kecil. o Pastikan saat conference berlangsung jangan sampai listrik padam, kalaupun padam harus ada back-up genset agar conference tetap berjalan dengan baik. o Tempat2 yang akan dikunjungi, sebisa mungkin untuk di check atau dilihat terlebih dulu untuk memastikan sisi keamanan dan cukup baik/layak untuk dikunjungi. • Agenda Trilateral Meeting HoB ke-11 dan Teknis Persiapan: o Pengingat: Indonesia mendapatkan jatah menjadi tuan rumah T11 HoB tanggal 24-26 Oktober 2017, dan untuk kali ini Kalimantan Utara dipercaya untuk menjadi tuan rumah tersebut, bertempat di Kota Tarakan. Tema T11 HoB sendiri sudah disepakati pada saat pertemuan bulan Februari 2017 yaitu ‘promoting ecotourism in HoB for sustainable development: visit HoB Year 2018’. Untuk agenda, baik pemerintah pusat maupun pemerintah daerah harus sama2 mempersiapkan. o Tanggal 24 Oktober 2017, sudah mulai berdatangan delegasi baik dari Indonesia, Malaysia dan Brunei. Malam harinya akan dilakukan welcoming dinner. Expert dialogue diusulkan akan dilakukan juga pada tanggal 24 Oktober 2017 full day (sebelum pembukaan resmi T11 HoB). o Tanggal 25 Oktober 2017 T11 HoB dimulai (bersidang full day) dan disambung 26 Oktober 2017. Jika pada hari kedua bisa selesai dalam waktu setengah hari, maka setelah lunch akan dilakukan field trip ke beberapa tempat pilihan. o MC bilingual (indo & inggris), tari2an, lagu HoB o Welcoming dinner, untuk venue-nya tergantung kepada panitia daerah, bisa menggunakan rumah jabatan walikota or somewhere else. Dibutuhkan MC yang bisa bilingual dan juga diperlukan performance tari2an local serta pemutaran lagu HoB
7
o Diusulkan untuk dilakukan business meeting dengan tujuan melakukan ekspose tentang progress HoB dan juga akanmengundang potential donor baru untuk HoB o Venue T11 HoB akan menggunakan Universitas Borneo (ruang sidang, sekretariat, ruang pemeran foto, ruang side event, dll tersedia semua). Yang diperlukan adalah tempat/bilik untuk translater o Tindak lanjut diskusi diusulkan akan membahas penetapan tempat penyelenggaraan, penetapan agenda acara (pembukaan, meeting dan field trip), penetapan acara launching Visit HoB Year 2018, penetapan expert dialogue (waktu, tempat, tema, penyelenggara dan pembiayaan), penentuan penanggungjawab (pembukaan, meeting, expert dialogue, welcoming dinner/launching, country report, kertas posisi Indonesaia, dll). Rapat tindak lanjut pembahasan persiapan T11 HoB akan dilakukan di Jakarta dengan mengundang Pemprov. Kaltara dan berbagai Kementrian yang masuk ke dalam Pokjanas HoB o Indonesia juga akan melaporkan hasil kerja Task Force Ecotourism. Dimandatkan dalam T10 HoB bahwa Task Force harus membuat ecotourism road map.
D. Launching HoB Visit Year 2018 • Soft launching Visit HoB Year 2018 akan diintegrasikan dengan acara Remarkable Indonesia Fair (RIF) di Chicago, Amerika Serikat bulan September 2017. Grand launching visit HoB Year 2018 akan dilakukan pada welcoming dinner T11 HoB di Tarakan, Kaltara • Kontribusi dan peran Indonesia Trip Advisor adalah tiket chicago-jakarta-chicago 1 orang, coverage berita dengan menghadirkan 5 media (kantor berita Antara/Indonesia, AFP/Prancis, EPA/eropa, Kompas & CNN). Terkait dengan masalah pembiayaan diharapkan ada sharing budget dari Pemprov Kaltara seperti untuk akomodasi & konsumsi.
E. Expert Meeting
• Pada pertemuan sebelumnya di Bogor, belum disepakati tentang pelaksanaan expert dialogue, di Bogor dalam pembahasan muncul ide tentang international conference. Namun jika melakukan International Conference diperkirakan akan sulit dengan persiapan waktu yang sedikit dan mengundang pembicara dari luar. Selain itu, kata International Conference sudah menjadi trademark WWF-Sabah yang tiap tahun menggelar kegiatan tersebut, sehingga perlu kata lain untuk penyegaran • Diusulkan apakah memungkinkan dalam 1 hari melakukan expert dialogue dengan menghadir beberapa expert dimasing2 bidang yang nantinya mereka berbicara harus dikaitkan dengan HoB, bisa masalah Pariwisata, pertanian, kehutanan, infrastruktur dan energi • Beberapa hari yang lalu telah dirumuskan draft-1 konsep pertemuan expert dialogue, dimana expert dialogue dilaksanakan sehari sebelum T11 HoB dibuka. Hal ini untuk merayakan 10 tahun inisiatif HoB sehingga tidak kehilangan momentum • Pembiayaan, sejauh ini sudah ada perhitungan kasarnya, dan kalau usulan expert dialogue ini menjadi komitmen untuk dilaksanakan pada rangkaian T11 HoB maka budget bisa diusahakan oleh partner • Task Force Ecotourism, ini merupakan bentuk dukungan dari WWF untuk ecotourism. Sejauh ini sudah 1 kali melakukan pertemuan dan direncanakan akan ada 1 kali pertemuan
8
lagi untuk membahas draft road map yang sudah ada dan akan difinalkan sebelum technical meeting di Brunei bulan Agustus 2017.
F. Remarkable Indonesia Fair (RIF) • Persiapan RIF tanggal 22-26 September 2017 mendekati final, tetapi beberapa hal perlu dipastikan kesiapannya. • Kemungkinan Pemprov Gorontalo akan ikut serta bersama-sama dalam RIF 2017. Jika Gorontalo terlibat, maka beberapa biaya akan sharing dengan Pemprov Gorontalo. Kepastian keterlibatan Gorontalo masih menunggu konfrimasi. • Content dari RIF 2017: 1) Photo & Drone Exhibition, 2) Pameran, 3) Cultural & Art Performance, 4) Seas and Fisheries Promotion, 5) Business Meeting & Seminar, 6) Trade and Investment Promotion, 7) Tourism Sales Mission - To be Confirm. • Persiapan Kaltara sendiri untuk RIF 2017 adalah pembuatan video launching (potensi ekowisata kaltara), performance para penari, field trip serta calender event. Keseluruhan ini akan dipersiapkan oleh Sdr. Ari dari Disbudpar Prov. Kaltara. • Khusus untuk isu pendidikan, informasi yang perlu disiapkan oleh Pemprov Kaltara adalah: • Deskripsi usulan kerjasama dalam pendidikan pendidikan yang diinginkan (fokus bidang keilmuan,dll). • Secara spesifik, informasi tentang fakultas dan jurusan yang disasar sebagai bagian dari kerjasama. • Program pengembangan sumberdaya manusia yang sedang dikembangkan. • Materi kuliah umum dari Gubernur Provinsi Kalimantan Utara. • Untuk kerjasama bisnis, informasi yang diharapkan dari Pemprov Kaltara: Potensi Kalimantan Utara yang berorientasi pada investasi luar negeri & Penjaminan keamanan investasi luar negeri di Kaltara. • Peserta RIF; dari Malinau 3 orang, Nunukan 5 orang (detail menyusul). Dari provinsi Kaltara 9 orang (Gubernur, Sekprov, Asisten II, Bappeda, Tata Ruang, Pariwisata – detail menyusul). • Hal penting untuk persiapan dalam waktu dekat: • Perlu Surat Resmi dari Pemprov Kaltara untuk partisipasi dalam RIF 2017 kepada KJRI Chicago. • Pemprov Kaltara perlu segera mengirimkan informasi tentang potensi Kaltara yang akan ditawarkan, baik untuk bidang pendidikan, bisnis maupun pariwisata. • Untuk pengurusan VISA, paling lambat semua proses telah siap pada tanggal 10 Juli 2017. • Materi yang perlu disiapkan untuk Gubernur Kaltara: 1) welcome remarks, 2) launching HoB, 3) Kuliah Umum. • Anggaran yang perlu disiapkan, untuk alokasi: Perjalanan, Konsumsi Business Meeting, Penterjemah, Kendaraan operasional.
9
BAGIAN TIGA (Tindak Lanjut) A. Trilateral Meeting ke-11 Venue welcoming dinner; masih akan didiskusikan dengan Bagian Umum Pemkot Tarakan. Jika Pemkot Tarakan memiliki budget untuk handle welcoming dinner akan lebih baik, jika Pemkot Tarakan tidak memiliki budget maka akan dihandle oleh Pemprov. Kaltara. Sehingga peran Pemkot Tarakan untuk memastikan venue saja, apakah di pendopo rumah jabatan Walikota Tarakan atau akan menggunakan Hotel Tarakan Plaza. Follow-up: Kepastian jawaban dari Pemkot Tarakan paling lambat Senin minggu depan sudah diterima oleh Pemprov. Kaltara. Venue field trip; akan diserahkan sepenuhnya kepada Pemkot Tarakan untuk dapat memberikan/merekomendasikan pilihan tempatnya (pantai amal, kawasan konservasi mangrove dan bekantan, balai adat, situs perang dunia ke-2, pasar batu). Follow-up: Telah di check langsung oleh tim setelah meeting selesai. Bussiness event/side event & gala dinner; diharapkan keseluruhan biaya akan ditanggung oleh ADB-HoB. Follow-up: ADB di Jakarta untuk untuk kepastian hal ini. Hasil akan dikomunikasikan oleh ADB representatif sore tanggal 2 Juni 2017. Kepanitiaan Lokal T11: Usulan menambahkan beberapa OPD di kepanitiaan: Imigrasi, pihak Bandara Juwata, Kepolisian, Kodim, RSUD. Follow-up: Pemprov akan koordinasi dan menjadikan agenda pada rapat koordinasi dalam waktu dekat. Expert Dialogue; Expert Dialogue Disepakati oleh peserta Rakor untuk dilaksanakan; Perlu segera didiapkan tema, pembicara, peserta dan hasil harus kongkrit. HoB Task Force akan handle Expert Dialogue ini. Pertemuan Persiapan Tingkat Provinsi; Pemprov. Kaltara akan melakukan meeting (sambil menunggu SK Gubernur) untuk menentukan issue lokal yang akan dibawa/ditawarkan kepada Pokjanas HoB agar dapat menjadi agenda T11 HoB. Pastinya issue2 lokal ini yang memang berkaitan dengan HoB di Kaltara dan memang terjadi di Kaltara. Bahan pertemuan adalah matriks teknis yang dihasilkan dalam Rakor (2-3 Juni 2017) ini. Diperkirakan meeting akan dilakukan setelah lebaran Idul Fitri/Juli 2017. Pertemuan Persiapan Tingkat Nasional; Pokjanas HoB akan mengundang pihak-pihak yang terkait dengan persiapan T11 pada rapat persiapan di Jakarta. Direncanakan dilaksanakan segera setelah Idul Fitri/Juli 2017 dengan mengundang lintas Kementrian. Pemprov Kaltara diharapkan membawa usulan substansi yang akan diintegrasikan dalam proposal Indonesia & update persiapan teknis pelaksanaan T11 di Kaltara.
10
Matriks Teknis Persiapan; Matriks (lihat lampiran) disiapkan untuk mempermudah Pemprov Kaltara melakukan koordinasi lintas OPD dan Mitra Pembangunan. Matriks masih dalam bentuk gambaran umum yang bersumber dari informasi dalam rakor ini. Matriks akan menjamdi bahan dalam rapat Pokja HoB yang akan mengundang OPD dan Mitra Pembangunan terkait. Diharapkan Pemprov Kaltara dapat melengkapi detail matriks sebelum didistribusikan kepada nasional. B. Remarkable Indonesia Fair 2017 Hal penting untuk persiapan dalam waktu dekat: a. Bappeda akan menyiapkan Surat Resmi dari Pemprov Kaltara untuk partisipasi dalam RIF 2017 kepada KJRI Chicago, dilengkapi dengan nama-nama peserta. b. Pemprov Kaltara akan menyiapkan informasi tentang potensi Kaltara yang akan ditawarkan, baik untuk bidang pendidikan, bisnis maupun pariwisata. c. Bappeda akan follow-up semua proses pengurusan VISA, sesuai target waktu, paling lambat semua proses telah siap pada tanggal 10 Juli 2017. d. Bappeda akan mempersiapkan materi untuk Gubernur Kaltara: 1) welcome remarks, 2) launching HoB, 3) Kuliah Umum. e. Detail anggaran akan infomasikan secara khusus. Diharapkan ada bantuan dari Setneg atau Kementerian lainnya. Keterlibatan Pemprov Gorontalo sangat diharapkan untuk meringankan pembiayaan.
11
BAGIAN EMPAT (Lampiran) Lampiran 1. Matriks Persiapan Teknis Trilateral Meeting Lampiran 2. Slide-slide Presentasi; dapat diakses pada link: http://bit.ly/t11-rif_prep2017060203
12
Lampiran 1. Matriks Persiapan Teknis Trilateral Meeting HoB 2017. Catatan: Matriks ini masih dalam bentuk agenda acara T11. Pemprov Kaltara akan melengkapi dalam rapat koordinasi selanjutnya yang megundang lintas OPD dan Mitra Pembangunan.
Matriks Teknis Persiapan Trilateral Meeting (Tarakan, 24-25 Oktober 2017)
A. ACARA UTAMA Tgl
Acara
1. KEDATANGAN DELEGASI 24 Oct Kedatangan Peserta T11
PJ Nama
Jam
HP
?
Protokol Pemprov (?)
Jam berapa saja?
Sub-Acara Persiapan / pelaksanaan Kesiapan VVIP Room; Koordinasi sebelumnya utk memastikan kesiapan: ketersediaan ruang, snack, minuman ringan, toilet, dll Penjemputan turun pesawat; Pastikan bahwa penjemput mengenali delegasi, koordinasi mobil VVIP menjemput sampai tangga pesawat Urusan Imigrasi; Urusan passport dll, delegasi hanya menunggu di VVIP, ada petugas khusus untuk ini.
Urusan Bagasi;
PIC
OPD Terkait
Pembiayaan
Ket.
Otoritas Bandara ? Juwata
?
?
Country Liasion Officer (CLO): - Malaysia - Brunei - Indonesia (harus ditentukan masing2 CLO) ?
?
?
13
Tgl
Acara
Perjalanan Bandara – Hotel
Penyambutan di Hotel
?
?
?
?
Protokol Provinsi (?)
?
Substansi: Kemenlu (?) Teknis: Bappeda (?)
19.0021.00 3. PEMBUKAAN & PERSIDANGAN DAY #1 25 Oct Perjalanan dari hotel ke 08.00lokasi (PP) 08.30 Pembukaan 09.0012.00
HP
2. WORKING DINNER 24 Oct Working Dinner
Sidang D-1; Pelaksanaan
PJ Nama
Jam
12.0017.00
Sub-Acara Persiapan / pelaksanaan Bagasi diurus oleh petugas khusus dari bandara sampai ke hotel. Patwal; Koordinasi patwal ke Dishub dan Kepolisian. Kendaraan menuju hotel; Disiapkan kendaraan khusus untuk masing-masing delegasi, mini-van dengan warna, tahun pembuatan dan cc yang sama. Meja Registrasi khusus di Hotel; Disediakan petugas khusus yang menerima delegasi, dan membantu registrasi hotel.
OPD Terkait
PIC
Pembiayaan
Ket.
?
?
?
?
Masing-masing CLO
Hotel Tarakan Plaza
?
Kesiapan Kendaraan Jumlah, pembagian kendaraan. Acara Pembukaan Susunan acara, Flow opening ceremonial? Kesiapan lokasi Sidang Setting U-shape, sound system, translator, alat tulis, toilet. Flow sidang - Check kesiapan perbanyakan materi jika diperlukan.
?
Protokol Provinsi (?)
Bappeda (?) Translator Persidangan (perlu disiapkan, jumlah yg cukup, keahlian translasi bagus, menguasai isu)
?
14
Tgl
Acara
4. WELCOMING DINNER 25 Oct Welcoming Dinner; Perjalanan dari hotel ke lokasi (rumah jabatan Walikota Tarakan atau Tarakan Plaza (PP) Welcoming Dinner; Pelaksanaan 5. PERSIDANGAN DAY #2 26 Oct Persidangan; Perjalanan dari hotel ke lokasi (PP) Sidang D-2
PJ Nama
Jam
HP
Sub-Acara Persiapan / pelaksanaan - Venue Sidang (keamanan, tidak open access, tidak banyak pilar, bilik translator) Break snack & Lunch Kesiapan menu dan ruangan untuk break snack & lunch
OPD Terkait
PIC
Pembiayaan
Ket.
Conference Officer (perlu disiapkan: jumlah cukup, bahasa inggris bagus, paham substansi) Petugas Pengamanan (keamanan tinggi, ruang sidang tidak terbuka untuk non-delegasi)
18.3019.00
?
?
Kesiapan kendaraan; Jumlah, pembagian kendaraan.
?
19.0021.00
?
?
Kesiapan lokasi dinner; Setting ruangan, menu, acara kesenian, hiburan, launching?
?
08.0008.30
?
?
Kesiapan kendaraan Jumlah, pembagian kendaraan.
?
09.0012.00
Substansi: Kemenlu (?) Teknis: Bappeda (?)
(lihat Sidang D-1)
?
15
Tgl 6.
Acara
HP
Sub-Acara Persiapan / pelaksanaan
OPD Terkait
PIC
Pembiayaan
Ket.
FIELD TRIP
26 Oct
Field Trip; Perjalanan dari venue ke lokasi (PP) Field Trip; Pelaksanaan
12.0013.00
?
?
Kesiapan kendaraan Jumlah, pembagian kendaraan.
13.0017.00
?
?
Jadwal; Perlu disiapkan jadwal kunjungan yang tepat waktu, mengingat hanya ½ hari. Harap diingat delegasi akan Gala Dinner setelah FieldTrip Lunch/snack; Makan siang di lokasi atau perjalanan setelah makan siang? Siapkan snack/mineral untuk delegasi. Lokasi; Siapkan lokasi dan informasi tentang lokasi sebelum kunjungan. Guide; Siapkan pemandu & narasumber yang memahami situasi lokasi kunjungan Lain-lain Perlu topi, jas hujan, dll? Ada souvenir yang disiapkan dari lokasi kunjungan?
ADB
?
Kesiapan kendaraan; Jumlah, pembagian kendaraan.
7. GALA DINNER & BUSSINES MEETING DINNER 26 Oct Gala Dinner & BM; 18.3019.00
PJ Nama
Jam
?
16
Tgl
Acara Perjalanan dari hotel/lokasi field trip ke lokasi dinner (PP) Gala Dinner & BM; Pelaksanaan
8. KEPULANGAN DELEGASI 27 Oct Kepulangan Delegasi; Perjalanan Hotel – Bandara
Kepulangan Delegasi; Bandara Juwata
PJ Nama
Jam
HP
Sub-Acara Persiapan / pelaksanaan
OPD Terkait
PIC
Pembiayaan
Ket.
19.0021.00
ADB
?
Kesiapan lokasi dinner; PemKot Tarakan setting ruangan, menu, acara (?) kesenian, hiburan, acara khusus?
06.00selesai
?
?
?
Otoritas Bandara ? Juwata CLO: ? - Malaysia - Brunei - Indonesia ? ?
Patwal; Koordinasi patwal ke Dishub dan Kepolisian. Kendaraan menuju Bandara; Disiapkan kendaraan khusus Kesiapan VVIP Room; Kesiapan ruang, dll Urusan Imigrasi; Urusan passport dll, delegasi hanya menunggu di VVIP, ada petugas khusus untuk ini. Urusan Bagasi; bagasi diurus oleh petugas khusus dari hotel sampai ke Bandara Juwata.
?
17
B. SIDE EVENT PJ No
Tgl
Side Event
Jam
1
22-23 Oct
Expert Meeting
?
2
24-25 Oct
Pameran Potensi Kaltara
?
3
24-25 Oct
Pameran Foto
?
4
26 Oct
Bussiness Meeting
?
Nama HoB Task Force ?
WWFIndonesia ADB
HP ?
Sub-Acara Persiapan / PIC pelaksanaan All in HoB Task Force
OPD Terkait ?
Pembiayaan
Ket
?
Semua ? OPD/Mitra pembangunan Prov & Kab/Kota yang berhubungan dengan HoB. ? ?
Persiapan & lokasi; Jumlah booth = peserta pameran, materi, dll. Lokasi penempatan tidak mengganggu akses delegasi ke/dari ruang sidang.
Masing-masing OPD/Mitra Pembangunan
Masing-masing OPD/Mitra Pembangunan
?
Pelaksanaan; Disiapkan penjaga booth yg menguasai isu. All in
WWF Indonesia
?
?
?
All in
ADB
?
?
18
