TATA TERTIB DAN PROSEDUR RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM LUAR BIASA PT BANK TABUNGAN NEGARA (PERSERO) Tbk. (”PERSEROAN”) Jakarta, 7 Januari 2016
RULES OF CONDUCT AND PROCEDURES OF THE EXTRAORDINARY GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS OF PT BANK TABUNGAN NEGARA (PERSERO) Tbk. (the ”COMPANY”) Jakarta, January 7th, 2016
1. Umum
1. General
Rapat Umum Pemegang Saham ini adalah Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa (selanjutnya disebut ”Rapat”) PT Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk (selanjutnya disebut ”Perseroan”).
This General Meeting of Shareholders is the Extraordinary General Meeting of Shareholders (hereinafter refererred to as ”Meeting”) of PT Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk (hereinafter refererred to as ”The Company”).
Selama Rapat diselenggarakan, tidak diperkenankan menggunakan telepon selular maupun piranti elektronik lainnya dalam ruangan Rapat dan/atau di sekitar ruangan Rapat yang dapat mengganggu jalannya Rapat.
During the Meeting, the use of cell phones and other electronic devices is not permitted inside the meeting room and/or in the general vicinity to prevent possible interruptions to the proceedings.
2. Waktu dan Tempat Rapat
2. Time and Venue of Meeting
Rapat diselenggarakan pada : Hari, Tanggal : Kamis, 7 Januari 2016 Waktu : 09.30 WIB s.d selesai Tempat : Gedung Menara Bank BTN, Lantai 6 Jl. Gajah Mada No. 1, Jakarta Pusat – 10130 3.
The Meeting will be held on : Day, Date : Thursday, January 7th, 2016 Time : 09.30 AM Western Indonesian Time - end Venue : Menara Bank BTN, 6th Floor Jl. Gajah Mada No. 1, Central Jakarta – 10130
Mata Acara Rapat : 1. Perubahan Susunan Pengurus Perseroan.
3. Agenda of Meeting : 1. Changes to the Company’s Management.
2. Penetapan Pemberlakuan Peraturan Menteri BUMN Nomor : PER-09/MBU/07/2015 tentang Program Kemitraan Dan Program Bina Lingkungan Badan Usaha Milik Negara.
2. The Determination of the Validation of the Ministry of State-Owned Enterprises Regulation No. PER09/MBU/07/2015 regarding the Partnership and Community Development Program (PKBL) of StateOwned Enterprises.
1
TATA TERTIB DAN PROSEDUR RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM LUAR BIASA PT BANK TABUNGAN NEGARA (PERSERO) Tbk. (”PERSEROAN”) Jakarta, 7 Januari 2016
RULES OF CONDUCT AND PROCEDURES OF THE EXTRAORDINARY GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS OF PT BANK TABUNGAN NEGARA (PERSERO) Tbk. (the ”COMPANY”) Jakarta, January 7th, 2016
4. Peserta Rapat Umum Pemegang Saham
4. Attendees at the General Meeting of Shareholders
a) Peserta Rapat adalah para pemegang saham atau kuasanya yang namanya tercatat dalam Daftar Pemegang Saham Perseroan dan atau pemilik saldo saham Perseroan sub rekening efek di PT Kustodian Sentral Efek Indonesia sampai dengan penutupan perdagangan saham di Bursa Efek Indonesia pada tanggal 15 Desember 2015.
a) The attendees at the Meeting are the Shareholders, or the proxies of Shareholders whose names are recorded in the Company’s Shareholders Register and/or the holders of securities accounts in collective deposit at PT Kustodian Sentral Efek Indonesia at the close of stocks trading on the Indonesia Stock Exchange on December 15th, 2015.
b) Pemegang saham dapat diwakili oleh pemegang saham lain atau orang lain dengan surat kuasa.
b) The Shareholders may be represented by other Shareholders or proxies holding powers of attorney.
c) Anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris dan pegawai Perseroan boleh bertindak sebagai kuasa bagi pemegang saham dalam Rapat tetapi suara yang mereka keluarkan sebagai kuasa dalam Rapat tidak sah dan tidak dihitung dalam pemungutan suara.
c) Members of the Board of Directors and Board of Commissioners and the employees of the Company may act as the Shareholders’ proxies at the Meeting, but their votes will not be counted.
d) Pimpinan Rapat berhak meminta agar surat kuasa untuk mewakili pemegang saham diperlihatkan kepadanya pada waktu Rapat.
d) The Chairperson of the Meeting is entitled to examine the powers of attorney held by the proxies to the Shareholders at the Meeting.
e) Peserta Rapat mempunyai hak untuk mengeluarkan pendapat dan/atau bertanya dan memberikan suara dalam setiap mata acara Rapat.
e) The attendees at the Meeting reserve the right to express their opinions and/or raise questions and vote on every agenda of Meeting.
f) Peserta Rapat yang datang terlambat setelah ditutupnya masa registrasi masih dapat mengikuti acara Rapat namun suaranya tidak dihitung dan tidak dapat berpartisipasi dalam sesi tanya jawab.
f)
2
Latecomers who arrive after the close of registration are still allowed to join the Meeting, but their votes will not be counted and they are not allowed to participate in the question and answer sessions.
TATA TERTIB DAN PROSEDUR RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM LUAR BIASA PT BANK TABUNGAN NEGARA (PERSERO) Tbk. (”PERSEROAN”) Jakarta, 7 Januari 2016
RULES OF CONDUCT AND PROCEDURES OF THE EXTRAORDINARY GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS OF PT BANK TABUNGAN NEGARA (PERSERO) Tbk. (the ”COMPANY”) Jakarta, January 7th, 2016
5. Undangan
5. Invitees
Pihak yang bukan pemegang saham Perseroan dapat hadir atas undangan Direksi namun tidak mempunyai hak untuk mengeluarkan pendapat, mengajukan pertanyaan atau memberikan suara dalam Rapat.
Parties who are not listed as Shareholders of the Company are allowed to join the Meeting on invitation by the Board of Directors, but they are not allowed to express opinions, ask questions, or vote in the Meeting.
6. Bahasa
6. Language
Rapat akan diselenggarakan dalam bahasa Indonesia.
The Meeting will be conducted in Bahasa Indonesia.
7. Pimpinan Rapat
7. The Chairperson of the Meeting
Rapat dipimpin oleh seorang anggota Dewan Komisaris yang ditunjuk oleh Dewan Komisaris. Dalam hal semua anggota Dewan Komisaris tidak dapat hadir atau berhalangan, maka Rapat dipimpin oleh seorang anggota Direksi yang ditunjuk oleh Direksi. Dalam hal semua anggota Direksi tidak hadir atau berhalangan, maka Rapat dipimpin oleh pemegang saham yang hadir dalam Rapat yang ditunjuk dari dan oleh peserta Rapat.
The Meeting will be chaired by a member of the Board of Commissioners, who is appointed by the same Board. In the event that all members of the Board of Commissioners are not available, the Meeting will be chaired by a member of the Board of Directors, to be appointed by the same Board. And in the event that all members of the Board of Directors are also not available, the Meeting will be chaired by a Shareholder attending the Meeting, to be appointed by and from among the Meeting attendees.
Pimpinan Rapat berhak mengambil langkah-langkah yang dianggap perlu agar Rapat dapat berjalan dengan lancar dan tertib sehingga dapat memenuhi tujuannya.
The Chairperson is entitled to decide or act according to his or her discretion to keep the Meeting running smoothly.
Pimpinan Rapat bertanggung jawab atas kelancaran jalannya Rapat.
The Chairperson is responsible for ensuring the Meeting runs well.
3
TATA TERTIB DAN PROSEDUR RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM LUAR BIASA PT BANK TABUNGAN NEGARA (PERSERO) Tbk. (”PERSEROAN”) Jakarta, 7 Januari 2016
RULES OF CONDUCT AND PROCEDURES OF THE EXTRAORDINARY GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS OF PT BANK TABUNGAN NEGARA (PERSERO) Tbk. (the ”COMPANY”) Jakarta, January 7th, 2016
8. Kuorum Kehadiran Rapat
8. Meeting Quorum
a. Sehubungan dengan mata acara Rapat pertama, berdasarkan ketentuan Pasal 26 Peraturan No. 32/POJK.04/2014 tentang Rencana dan Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka (”POJK No. 32”) dan Pasal 26 ayat (5) Anggaran Dasar Perseroan, Rapat dapat dilangsungkan apabila dihadiri oleh Pemegang Saham Seri A Dwiwarna dan para pemegang saham lainnya dan/atau wakilwakil mereka yang sah yang bersama-sama mewakili lebih dari 1/2 (satu per dua) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara yang sah yang telah dikeluarkan oleh Perseroan.
a. In relation to the first Agenda of the Meeting, pursuant to Article 26 of Financial Services Authority Regulation No. 32/POJK.04/2014 on the Planning and Holding of General Meetings of Shareholders of Issuers or Public Company (”OJK Regulation No. 32”) and Article 26 paragraph (5) of the Articles of Association of the Company, the Meeting may be conducted if it is attended by Series A Dwiwarna Shareholders and other Shareholders and/or their legitimate proxy holders with valid voting rights representing more than ½ (half) of the total issued shares of the Company.
b. Untuk mata acara Rapat kedua, berdasarkan ketentuan Pasal 26 POJK No. 32 dan Pasal 26 ayat (2) Anggaran Dasar Perseroan, Rapat dapat dilangsungkan apabila dihadiri oleh Pemegang Saham yang mewakili lebih dari 1/2 (satu per dua) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara yang sah yang telah dikeluarkan oleh Perseroan.
b. For the second Agenda of the Meeting, pursuant to Article 26 OJK Regulation No. 32 and Article 26 paragraph (2) of the Articles of Association of the Company, the Meeting may be conducted if it is attended by Shareholders with valid voting rights who represent more than ½ (half) of the total issued shares of the Company.
9. Tanya Jawab
9. Discussion
Dalam pembahasan setiap mata acara Rapat, Pimpinan Rapat akan memberikan kesempatan kepada para Pemegang Saham atau Kuasanya untuk mengajukan pertanyaan dan atau pendapatnya sebelum diadakan pemungutan suara dan setelah pembahasan setiap mata acara Rapat.
During discussions of the agenda of the Meeting, the Chairperson will allow the Shareholders or their proxies to raise questions and/ or opinions before voting begins and after every agenda of the Meeting.
4
TATA TERTIB DAN PROSEDUR RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM LUAR BIASA PT BANK TABUNGAN NEGARA (PERSERO) Tbk. (”PERSEROAN”) Jakarta, 7 Januari 2016
RULES OF CONDUCT AND PROCEDURES OF THE EXTRAORDINARY GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS OF PT BANK TABUNGAN NEGARA (PERSERO) Tbk. (the ”COMPANY”) Jakarta, January 7th, 2016
Prosedur yang akan ditempuh:
Procedures:
a) Pimpinan Rapat akan memberikan kesempatan kepada para pemegang saham atau kuasanya untuk bertanya dan atau menyatakan pendapat. Pada setiap sesi tanya jawab akan dibuka 3 (tiga) pertanyaan. Dengan mempertimbangkan pertanyaan-pertanyaan yang telah diajukan, Pimpinan Rapat dapat membatasi jumlah pertanyaan.
a. The Chairperson of the Meeting will give the opportunity to the Shareholders or their proxies to raise questions and/or express opinions. In every session, the shareholders or their proxies may raise up to 3 (three) questions. In consideration of the nature of the questions raised, the Chairperson of the Meeting may limit the number of questions per session.
b) Hanya pemegang saham atau kuasanya yang sah yang berhak untuk mengajukan pertanyaan dan atau menyatakan pendapat.
b. Only eligible shareholders or thier proxies may raise questions and/or express opinions.
c) Para Pemegang Saham yang ingin mengajukan pertanyaan atau menyatakan pendapat diminta untuk mengangkat tangan, dan selanjutnya Petugas akan menyerahkan formulir pertanyaan untuk diisi nama pemegang saham, jumlah saham yang diwakili dan pertanyaan atau pendapatnya. Formulir pertanyaan tersebut harus diserahkan kepada petugas untuk disampaikan kepada Pimpinan Rapat.
c. The shareholders who wish to raise a question or express an opinion are requested to raise his/her hand, and a Meeting facilitator will pass them the question forms that are to be completed with the shareholders’ name, total number of owned/represented shares and his/her questions or opinions. All question forms will be collected by the Meeting facilitator and submitted to the Chairman of the Meeting.
d) Setiap pertanyaan dan atau pendapat atau usulan yang diajukan oleh Pemegang Saham harus memenuhi syarat bahwa menurut pendapat Pimpinan Rapat hal tersebut berhubungan langsung dengan mata acara Rapat yang sedang dibicarakan.
d. Questions and/or opinions or proposals to be raised by the shareholders must be in the Chairman’s opinion, relevant to the ongoing agenda of the Meeting.
e) Pimpinan Rapat akan membacakan pertanyaan dan menjawab pertanyaan tersebut satu per satu. Bilamana diperlukan, Pimpinan Rapat mempersilahkan anggota Direksi atau Dewan Komisaris atau Lembaga dan/atau Profesi Penunjang untuk
e. The Chairman of the Meeting will read and respond to the questions asked one after the other. If necessary, the Chairman will ask the members of the Board of Directors or Board of Commissioners or Institutions and/or Professional Supports to
5
TATA TERTIB DAN PROSEDUR RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM LUAR BIASA PT BANK TABUNGAN NEGARA (PERSERO) Tbk. (”PERSEROAN”) Jakarta, 7 Januari 2016
RULES OF CONDUCT AND PROCEDURES OF THE EXTRAORDINARY GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS OF PT BANK TABUNGAN NEGARA (PERSERO) Tbk. (the ”COMPANY”) Jakarta, January 7th, 2016
menjawab atau menanggapi pertanyaan tersebut.
further respond to the questions.
f) Setelah pertanyaan dijawab atau ditanggapi, akan dilakukan pemungutan suara, hanya pemegang saham atau kuasanya yang sah yang berhak untuk mengeluarkan suara.
f. Voting will be conducted after all questions have been addressed; only Shareholders, or Shareholders’ proxies with powers of attorney, have the right to vote.
10. Keputusan
10. Resolutions
a) Semua keputusan diambil berdasarkan musyawarah untuk mufakat. Dalam hal keputusan berdasarkan musyawarah untuk mufakat tidak tercapai, maka untuk mata acara rapat pertama keputusan diambil jika disetujui oleh pemegang saham Seri A Dwiwarna dan pemegang saham lainnya dan/atau wakil-wakil mereka yang sah yang bersama-sama mewakili lebih dari ½ (satu per dua) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara yang sah yang hadir dalam Rapat.
a) All resolutions will be based on amicable deliberations in order to reach a mutual consensus. In the event that mutual consensus cannot be reached, the resolution of the first agenda will be passed if approved by Series A Dwiwarna Shareholders and other Shareholders and/or their legitimate proxy holders representing more than ½ (a half) of the total shares with valid voting rights that attend the Meeting.
Khusus untuk mata acara rapat kedua, dalam hal keputusan berdasarkan musyawarah untuk mufakat tidak tercapai, maka keputusan adalah sah jika disetujui oleh lebih dari ½ (satu per dua) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara yang sah yang hadir dalam rapat.
Specifically with regard to the second agenda, in the event that mutual consensus cannot be reached, the resolution will be passed if approved by more than ½ (a half) of the total shares with valid voting rights that attend the meeting.
b) Tiap-tiap saham memberikan hak kepada pemegangnya untuk mengeluarkan 1 (satu) suara. Apabila seorang pemegang saham mempunyai lebih dari satu saham, ia diminta untuk memberikan suara satu kali saja dan suaranya itu mewakili seluruh jumlah saham yang dimilikinya.
b) Each share entitles its holder the right to 1 (one) vote. If a shareholder has more than one share, he/she is asked to vote once and his/her vote represents the total number of shares he/she owns.
6
TATA TERTIB DAN PROSEDUR RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM LUAR BIASA PT BANK TABUNGAN NEGARA (PERSERO) Tbk. (”PERSEROAN”) Jakarta, 7 Januari 2016
RULES OF CONDUCT AND PROCEDURES OF THE EXTRAORDINARY GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS OF PT BANK TABUNGAN NEGARA (PERSERO) Tbk. (the ”COMPANY”) Jakarta, January 7th, 2016
11. Pemungutan Suara
11. Voting
Pemungutan suara secara lisan dilakukan dengan “Mengangkat Tangan serta Menyerahkan Kartu Suara” dengan prosedur sebagai berikut:
Voting is conducted orally by way of “Holding up a Voting Card” according to the following steps :
(i) Pertama, mereka yang Tidak Setuju akan diminta untuk mengangkat tangan dan menyerahkan kartu suaranya;
(i) First, those who Disagree are requested to raise their hand and submit their voting cards;
(ii) Kedua, mereka yang memberikan Suara Abstain diminta untuk mengangkat tangan dan menyerahkan kartu suaranya.
(ii) Second, those who vote to Abstain are requested to raise their hand and submit their voting cards.
Selanjutnya jumlah suara yang tidak setuju dan suara abstain akan diperhitungkan dengan suara yang sah yang dikeluarkan dalam Rapat dan selisihnya merupakan jumlah suara yang setuju. Sesuai dengan Pasal 26 ayat 13 Anggaran Dasar Perseroan, pemegang saham dengan hak suara yang sah yang hadir namun tidak mengeluarkan suara (abstain) dianggap mengeluarkan suara yang sama dengan suara mayoritas pemegang saham yang mengeluarkan suara .
Subsequently, the number of votes against and the number of abstentions will be tallied against the total number of votes validly cast at the Meeting, with the difference representing the number of votes in favour. Pursuant to Article 26 paragraph 13 of Company’s Articles of Association, the shareholders with valid voting rights at the Meeting but who abstain will be deemed to have cast the same vote as in the majority at the Meeting.
Pada setiap akhir perhitungan suara, Notaris membacakan hasil pemungutan suara tersebut.
At the end of every voting session, The Notary will announce the results.
12. Lain-Lain
12. Others
Tata Tertib ini dibuat dengan memperhatikan ketentuan-ketentuan Anggaran Dasar Perseroan dan ketentuan peraturan yang berlaku.
These Rules of Conduct are made by considering the Company’s Articles of Association and applicable regulations.
Hal-hal yang terjadi selama berlangsungnya Rapat yang belum
Any matters that may take during the course of the Meeting that
7
TATA TERTIB DAN PROSEDUR RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM LUAR BIASA PT BANK TABUNGAN NEGARA (PERSERO) Tbk. (”PERSEROAN”) Jakarta, 7 Januari 2016
RULES OF CONDUCT AND PROCEDURES OF THE EXTRAORDINARY GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS OF PT BANK TABUNGAN NEGARA (PERSERO) Tbk. (the ”COMPANY”) Jakarta, January 7th, 2016
diatur dalam tata tertib ini, akan ditentukan pengaturannya oleh Pimpinan Rapat dengan memperhatikan Anggaran Dasar Perseroan dan ketentuan peraturan yang berlaku.
are not been regulated in this Rules of Conduct, will be addressed by the Chairman of the Meeting in consideration of the Company’s Articles of Association and applicable regulations.
Jakarta, 7 Januari 2016 Direksi PT Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk
Jakarta, January 7th, 2016 Board of Directors PT Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk
8
