RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PEMAKAIAN MATERIAL PROYEK KONSTRUKSI PADA PT. WIJAYA KARYA BANGUNAN GEDUNG Zairina Fitria Tri Ekawati, Haryanto Tanuwijaya dan Tan Amelia Program Studi Sistem Informasi STIKOM Surabaya Email:
[email protected],
[email protected],
[email protected] Abstract: PT Wijaya Karya (WIKA) Building is one of the companies in the construction sector in Indonesia which engaged in the building construction. So far, PT WIKA Building has difficulties in deciding the deviation of material usage which happened in manufacturing employment detail due to the making of material schedule is still done globally. The management is often getting late in doing field evaluation due to the delay of information about the deviation of usage material out of the plan that has been made. This information system of controlling usage material helps the company to control material usage by producing material schedule and completing by warning system when there is material usage excess and run out of supply material in the warehouse project. This information system of controlling usage material also can help project manager in supporting the needed withdrawal of corrective action in order to make the resource can be used as the target plan. Based on the field trials, this system information can produce material schedule, help management in controlling process of usage material that completed by warning system when there is material usage deviation out of the plan, compare between planning and realization material usage and also produce information that is needed by manager. Keyword: Information Systems, Material Control, Project Construction
PT Wijaya Karya (WIKA) adalah
mengerjakan
suatu
proyek
konstruksi
salah satu perusahaan bidang konstruksi di
bangunan PT WIKA Bangunan Gedung ini
Indonesia yang bergerak pada pembangunan
akan
gedung.
kebutuhan material. Berdasarkan data master
Jenis
pekerjaan
yang
menjadi
membuat
terbagi menjadi dua yaitu: 1. Gedung
dihasilkan material schedule untuk menjamin
Fasilitas
pembangunan,
ketersediaan material. Material schedule
pemeliharaan dan perbaikan gedung bukan
dibuat sebagai standar pemakaian material.
tempat
Kebutuhan
antara
lain:
gedung
informasi
kebutuhan
dan
schedule
tinggal,
data
schedule
lingkup bisnis PT.WIKA Bangunan Gedung
meliputi
dan
master
tentang
material
material
perkantoran, pendidikan, tempat peribadatan,
schedule yang dimaksud adalah melakukan
sarana kesehatan dan lain sebagainya, 2.
pendataan
Gedung
material pada jadwal tertentu.
Hunian
meliputi
usaha
pembangunan, pemeliharaan dan perbaikan
terhadap
jumlah
kebutuhan
Selama ini PT WIKA Bangunan
gedung yang digunakan untuk bangunan
Gedung
tempat tinggal yaitu: rumah, kompleks
penyimpangan pemakaian material yang
perumahan,
terjadi pada detail pekerjaaan dikarenakan
dan
rumah
susun.
Dalam 1
kesulitan
dalam
menentukan
dalam pembuatan material schedule masih
informasi pengendalian pemakaian material
dilakukan secara global. Saat ini material
proyek konstruksi pada PT WIKA Bangunan
schedule yang dibuat hanya pada pekerjaan
Gedung yang dilengkapi dengan warning
induk saja tanpa membuat pada detail
system
pekerjaan,
memantau pemakaian material proyek.
kesulitan
dalam
pembuatan
material schedule secara detail dikarenakan
untuk
Sistem
membantu
informasi
perusahaan
pengendalian
pada satu item pekerjaan induk terdiri dari
pemakaian material proyek konstruksi yang
banyak
akan
sub
pekerjaan
Permasalahan
lain
yang
didalamnya. terjadi
pihak
diimplementasikan
pada
proyek
pembangunan gedung ini diharapkan dapat
manajemen bisa mengalami kerugian yang
membantu
semakin
dalam
mengetahui terjadinya penyimpangan antara
melakukan evaluasi lapangan. Keterlambatan
pemakaian material dengan standar rencana
dalam
yang telah dibuat.
besar
jika
melakukan
disebabkan
evaluasi
karena
keterlambatan
terlambat
lapangan
seringnya
informasi
mempermudah
terjadi
tentang
LANDASAN TEORI
adanya
Sistem Informasi
penyimpangan pemakaian material dengan
Menurut Leitch, dkk (Jogianto, 2003:
standar rencana yang telah dibuat. Hal ini disebabkan
manajemen
karena untuk merekap
11) sistem informasi adalah suatu sistem dalam
dan
suatu
memetakan item pekerjaan, nama material dan volume pemakaian yang terdapat pada bon pemakaian material membutuhkan waktu
organisasi
yang
mempertemukan
kebutuhan
pengolahan
transaksi
harian,
mendukung
operasi, bersifat manajerial dan
kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
yang lama.
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-
Pengendalian
adalah usaha yang
laporan yang diperlukan. Laporan tersebut dapat
sistematis untuk menentukan standar yang
dijadikan sebagai informasi untuk mengambil
sesuai
keputusan.
dengan
merancang
sasaran
perencanaan,
sistem
membandingkan
Sistem informasi terdiri dari input,
informasi,
pelaksanaan
proses,
dengan
dan
output.
Pada
proses
terdapat
standar, menganalisa kemungkinan adanya
hubungan timbal bailk dengan 2 (dua) elemen,
penyimpangan
yaitu kontrol kinerja sistem dan sumber-sumber
antara
pelaksanaan
dan
penyimpanan data, baik berupa karakter-karakter
standar (Mockler dalam Soeharto, 1999:
huruf maupun berupa numerik. Saat ini data bisa
228).
berupa suara atau audio maupun gambar atau
Berdasarkan terjadi,
maka
permasalahan
dibutuhkan
suatu
yang
video. Data ini diproses dengan metode-metode
sistem
tertentu dan akan menghasilkan output yang 2
berupa informasi. Informasi yang dihasilkan
berhubungan erat dengan waktu dimulainya
dapat berupa laporan atau report maupun solusi
aktivitas proyek yang membutuhkan material
dari proses yang telah dijalankan
tersebut. Adanya hubungan antara jadwal material dengan jadwal aktivitas proyek akan membuat
Pengendalian Menurut Mockler dalam Soeharto (1999:
proses penjadwalan menjadi lebih kompleks.
228) pengendalian adalah usaha yang sistematis
Kompleksitas
untuk menentukan standar yang sesuai dengan
kebutuhan
sasaran
sistem
pelaksanaan dengan standar perencanaan dan
informasi, membandingkan pelaksanaan dengan
sekaligus melakukan analisis terhadap terjadinya
standar
penyimpangan
perencanaan,
menganalisa
merancang
kemungkinan
adanya
ini
muncul
untuk
karena
adanya
membandingkan
antara
untuk
kemudian
mengambil
penyimpangan antara pelaksanaan dan standar,
tindakan pembetulan yang diperlukan agar
kemudian mengambil tindakan pembetulan yang
sumber daya dapat dipergunakan secara efektif
diperlukan agar sumber daya digunakan efektif
dan efisien
dan efisien dalam rangka mencapai sasaran. Proses pengendalian berjalan sepanjang
Proyek Konstruksi
daur hidup proyek guna mewujudkan performa
Soetrisno (1985) mendefiniskan proyek
yang baik di dalam setiap tahap. Perencanaan
konstruksi sebagai usaha yang direncanakan
dibuat sebagai bahan acuan bagi pelaksanaan
sebelumnya
pekerjaan. Bahan acuan tersebut selanjutnya akan
pembiayaan serta penggunaan masukan lain yang
menjadi standar pelaksanaan pada proyek yang
ditujukan untuk mencapai tujuan tertentu dan
bersangkutan, meliputi spesifikasi teknik, jadwal,
dilaksanakan dalam waktu tertentu pula.
dan anggaran. Maka untuk dapat melakukan
dan
memerlukan
sejumlah
Sedangkan menurut (Gould,2002) proyek
pengendalian perlu adanya perencanaan.
konstruksi dapat didefinisikan sebagai suatu kegiatan yang bertujuan untuk mendirikan suatu bangunan yang membutuhkan sumber daya, baik
Material Menurut
Ibrahim
konstruksi
meliputi
dibutuhkan
untuk
(1996)
semua
bahan
menyelesaikan
material
biaya, tenaga kerja, material dan peralatan.
yang
Proyek konstruksi dilakukan secara detail dan
bagian
tidak dilakukan berulang.
pekerjaan dalam satu kesatuan pekerjaan pada suatu proses konstruksi. Dalam suatu proyek konstruksi setiap perencanaan dan pengendalian kegiatan–kegiatan dalam proyek tersebut akan selalu berhubungan dengan jadwal. Dalam penjadwalan material, proses pemesanan dan pengiriman material 3
Context Diagram Pada Context Diagram tampak aliran data yang
kebutuhan material Mandor
Bagian Komersial master schedule
Supplier
material schedule
bergerak dari sistem ke masing-masing entitas
data material
laporan pengendalian pemakaian material laporan pemakaian material
dapat dilihat pada Gambar 1. Context Diagram.
Dari pembuatan context diagram maka 0
dapat dilakukan proses break down yang biasa
surat jalan pengiriman material bon pemakaian material
data supplier Sistem Informasi Pengendalian Pemakaian Material
penerimaan material databon pemesanan material
0 untuk mengetahui proses secara keseluruhan
kebijakan
bon permohonan pengadaan material biaya material
disebut sebagai Data Flow Diagram (DFD) level
data mandor
+
dapat dilihat pada Gambar 2. DFD Level 0
Entity Relationship Diagram (ERD) laporan penerimaan material data penugasan karyawan data laporan karyawan pengendalian pemakaian material Manager Proyek laporan pemesanan material laporan pemesanan material data penerimaan laporan penerimaan material laporan pemakaian material data persediaan material
Bagian Pengadaan
Entity Relationship Diagram berupa PDM dapat dilihat pada Gambar 3.
Karyawan
Gambar 1. Context Diagram
data mandor Mandor
ambil data penugasan karyawan data karyawan Karyawan Karyawan
13
data penugasan karyawan simpan data supplier simpan data penugasan karyawan
penugasan karyawan get data supplier
9
supplier
simpan data karyawan ambil data karyawan ambil data supplier simpan data satuan ambil data satuan
2
karyawan
7
satuan
Supplier simpan data proyek ambil data proyek
1
laporan pemakaian material get data proyek
proyek
simpan data mandor 8
Bagian Komersial
Bagian Komersial
get data mandor mandor
1
data supplier
ambil data mandor
data material
6
simpan data material
material
ambil data material 3
Mengelola Data Master
Bagian Pengadaan
simpan data kota ambil data kota
biaya material
4
laporan pengendalian pemakaian material
kota laporan pemesanan material
+
simpan data provinsi
5
provinsi
laporan penerimaan material
ambil data provinsi get data material simpan biaya material dmbil biaya material
10
Manager Manager Manager Proyek Proyek Proyek
laporan pengendalian pemakaian material laporan pemakaian material
Mengelola Laporan
kebijakan
biaya_material 17
persediaan
laporan pemesanan material
get data persediaan material
+ simpan data pemakaian ambil data pemakaian
16
pemakaian get data pemakaian material
Supplier Supplier 2 ambil data penerimaan simpan data penerimaan
surat jalan pengiriman material bon penerimaan material
15
get data penerimaan
12
ambil data kebutuhan
Mengelola Transaksi
laporan penerimaan material
penerimaan
kebutuhan material
simpan data kebutuhan
Mandor bon pemakaian material
+
ambil data master schedule
simpan data pemesanan ambil data pemesanan Bagian Bagian Bagian Bagian Komersial Komersial Komersial Komersial
11
master schedule
14
pemesanan
material schedule
kebutuhan material master schedule
Bagian Bagian Bagian Pengadaan Pengadaan Pengadaan
bon permohonan pengadaan material data pemesanan material data penerimaan data persediaan material
Gambar 2. DFD Level 0
4
get data pemesanan
Bagian Bagian Pengadaan Pengadaan
master_schedule kode_pekerjaan varchar(10)
pek_kode_pekerjaan varchar(10) FK_MEMPUNYAI222 kode_proyek varchar(10) nama_pekerjaan varchar(100) tgl_mulai_pekerjaan date tgl_selesai_pekerjaan date induk_pekerjaan varchar(5)
karyawan kode_karyawan varchar(10) kode_kota varchar(10) kota nama_karyawan varchar(20) kode_kota varchar(10) FK_KOTA_ASAL id_penduduk varchar(20) kode_provinsi varchar(10) alamat_asal varchar(30) nama_kota varchar(20) mempunyai kota_asal varchar(20) no_telp_asal varchar(15) tempat_lahir varchar(15) tgl_lahir date FK_MEMPUNYAI no_hp varchar(15) penugasan_karyawan jenis_kelamin varchar(10) kode_karyawan varchar(10) mempunyai password varchar(10) kode_proyek varchar(10) level_user varchar(20)FK_MEMPUNYAI2 jabatan varchar(20) status_karyawan varchar(10) mempunyai password varchar(10) level_user varchar(20) FK_MEMPUNYAI14 FK_BERADA
pekerjaan kode_pekerjaan varchar(10) FK_MEMPUNYAI9 nama_pekerjaan varchar(50)
FK_MEMPUNYAI223
mempunyai proyek kode_proyek varchar(10) kode_kota varchar(10) FK_MEMPUNYAI221 kebutuhan_material nama_proyek varchar(30) kode_kebutuhan varchar(10) alamat_proyek varchar(30) kode_pekerjaan varchar(10) kota_proyek varchar(20) FK_MELAKUKAN221 FK_MEMPUNYAI5 kode_material varchar(10) provinsi_proyek varchar(20) FK_MENGGUNAKAN kode_proyek varchar(10) no_telp_proyek varchar(15) vol_keb_material int status_proyek varchar(10) gambar_proyek longblob tgl_mulai_pekerjaan date FK_MEMPUNYAI224 tgl_selesai_pekerjaan date
detail_kebutuhan_material kode_detail_kebutuhan varchar(20) kode_kebutuhan varchar(10) volume int
FK_MEMAKAI1
FK_BERADA4 supplier kode_supplier varchar(10) kode_kota varchar(10) nama_supplier varchar(20) alamat_supplier varchar(30) kota_supplier varchar(20) no_telp_supplier varchar(15) contact_person varchar(15)
FK_MEMPUNYAI18 FK_BERADA2
provinsi kode_provinsi varchar(10) nama_provinsi varchar(20)
FK_MEMESAN pemesanan kode_pemesanan varchar(20) kode_supplier varchar(10) kode_proyek varchar(10) tgl_pemesanan date status_pemesanan varchar(15)
FK_MEMPUNYAI6 FK_MEMPUNYAI16
detail_pemesanan kode_detail_pemesanan varchar(20) kode_material varchar(10) kode_pemesanan varchar(20) vol_pemesanan int tot_vol_penerimaan int status_acc varchar(10)
FK_MENGECEK penerimaan kode_penerimaan varchar(20) kode_proyek varchar(10) kode_pemesanan varchar(20) tgl_penerimaan date
FK_MEMPUNYAI10
mandor kode_mandor varchar(10) kode_kota varchar(10) nama_mandor varchar(20) alamat_mandor varchar(30) kota_mandor varchar(20) no_telp_mandor varchar(15)
biaya_material nama_material varchar(30) material FK_MENGGUNAKAN225 kode_proyek varchar(10) kode_material varchar(10) kode_material varchar(10) kode_satuan varchar(10) harga_satuan int nama_material varchar(30) tot_biaya_material int safety stock int vol_kebutuhan int
FK_MEMPUNYAI3
sisa_material nama_material varchar(30) kode_material varchar(10) kode_proyek varchar(10) vol_sisa int
FK_MEMAKAI2 persediaan detail_penerimaan kode_persediaan varchar(10) kode_detail_penerimaan varchar(20) kode_proyek varchar(10) kode_material varchar(10) FK_MELAKUKAN6 kode_detail_pemakaian varchar(20) kode_penerimaan varchar(20) FK_MEMPUNYAI15 kode_detail_penerimaan varchar(20) vol_penerimaan int vol_masuk int FK_MEMPUNYAI11 vol_keluar int vol_sisa int
FK_MENGGUNAKAN224
FK_MEMPUNYAI17 FK_MEMPUNYAI12
satuan kode_satuan varchar(10) nama_satuan varchar(10) ket_satuan varchar(20)
detail_pemakaian kode_detail_pemakaian varchar(20) kode_pemakaian varchar(20) kode_material varchar(10) vol_pemakaian int ket_pemakaian varchar(100)
FK_MEMAKAI
FK_MEMPUNYAI8
pemakaian kode_pemakaian varchar(20) kode_mandor varchar(10) kode_proyek varchar(10) tgl_pemakaian date
Gambar 3. Physical Data Model (PDM)
HASIL DAN PEMBAHASAN Tujuan dari dibangunnya sistem ini
Gambar 4. merupakan form untuk membuat
adalah untuk mempermudah bagian komersial
data jadwal pekerjaan
dalam
menyimpan jadwal pekerjaan proyek.
melakukan
material
proyek
pengendalian konstruksi
dan
pemakaian
proyek yang berfungsi
membantu
manager untuk mengambil keputusan.
2. Form Kebutuhan Material
1. Form Master Schedule
Gambar 5. Kebutuhan Material Gambar 4. Form Master Schedule 5
Gambar 5. Form ini digunakan untuk
Gambar 7. Form ini memberikan informasi
mencatat data kebutuhan material.
apabila terjadi penyimpangan dalam pemakaian material.
3. Form Material Schedule 5. Form Perbandingan Rencana-Realisasi
Gambar 6. Form Material Schedule Gambar 8. Form Perbandingan Volume Rencana dan Volume Realisasi Pemakaian Material Gambar 6. Form ini memberikan informasi material schedule yang kan dijadikan sebagai standar rencana pemakaian material.
4. Form Pengendalian Pemakaian Material
Gambar 9. Form Perbandingan Biaya Rencana dan Biaya Realisasi Pemakaian Material Gambar 8-9. Form ini memberikan informasi
Gambar 7. Form Pengendalian Pemakaian Material
tentang perbandingan rencana dan realisasi pemakaian material
6
3. Pengembangan sistem informasi pengendalian
KESIMPULAN Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan
Tugas
Akhir
Sistem
pemakaian material ini dapat dikembangkan
Informasi
dengan
Pengendalian Pemakaian Material adalah sebagai
menambahkan
aplikasi
sistem
pendukung keputusan penentuan supplier.
berikut 1. Sistem Informasi Pengendalian Pemakaian
DAFTAR PUSTAKA
Material ini dapat menghasillan material
Gould, Frederick E. (2002), Managing the construction process: estimating, scheduling, and project control (2" ed.), Pearson Education, Inc, New Jersey
schedule yang dijadikan sebagai standar dalam pemakaian material 2. Sistem Informasi Pengendalian Pemakaian Material komersial
ini
dapat
dalam
membantu proses
Ibrahim, 11.B. 1996, Rencana dan Estimasi real of Cost, Bumi Aksara, Indonesia
bagian
pengendalian
Jogianto, H.M. 2003, Analisis dan Disain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset
pemakaian material disertai warning system 3. Sistem Informasi Pengendalian Pemakaian Material ini menghasilkan informasi berupa: material
schedule,
informasi
Soeharto, Iman, 1999, Manajemen Proyek Dari Konseptual Sampai Operasional jilid 1, Jakarta: Penerbit Erlangga
tentang
perbandingan volume pemakaian material dengan standar yang telah dibuat, informasi perbandingan
biaya
pemakaian
Soetrisno (1985), Dasar-dasar evaluasi dan manajemen proyek. Yogyakart: Andi Offset
material
dengan biaya rencana material, informasi persediaan
material
dan
informasi
sisa
material.
SARAN Adapun beberapa saran yang diberikan oleh
penulis
guna
pengembangan
sistem
informasi pengendalian pemakaian material di waktu mendatang, antara lain: 1. Dapat dikembangkan dengan sistem informasi pengendalian upah tenaga kerja, biaya sewa alat berat dan sistem informasi penjadwalan persewaan alat berat berdasarkan waktu pelaksanaan proyek 2. Pengembangan
lebih
lanjut
dapat
dikembangkan dengan sistem informasi yang dapat menangani kapasitas gudang proyek. 7
