Raadsvoorstel
Nummer Dienst Commissie Datum Betreft
115 Bestuursdienst Algemene Bestuurszaken en Middelen 26 maart 2002 Europese aanbesteding gemeentekrant
Bijlage(n) Samenvatting
Voorstel
In verband met de gewenste wekelijkse verschijningsfrequentie van de gemeentekrant heeft een Europese Aanbesteding plaatsgevonden. Het door u beschikbaar gestelde bedrag daarvoor (in 2001) bleek na binnenkomst van de offertes te laag. Na analyse van het verschil tussen de calculatie en de ingediende offertes, is gezocht naar oplossingen. Geadviseerd wordt te accepteren dat de frequentie en kwaliteit van de gemeentekrant, zoals die gewenst is en in het bestek is opgenomen, hogere kosten met zich meebrengt. Aangezien bovendien de uitgebrachte offertes beperkt geldig zijn, is gunning op korte termijn noodzakelijk. Wij stellen u voor: - het contract te gunnen voor de productie en verspreiding van de wekelijkse gemeentekrant voor 1 jaar met extra kosten van € 128.647 voor het contractjaar 2002/2003 - bij de integrale afweging van de Voorjaarsnota 2002 te besluiten over de noodzakelijke verhoging van het budget van € 128.647 (exclusief indexering) voor de contractjaren 2003 t/m 2006. Inleiding In november 2001 heeft u besloten de gemeentekrant voor een periode van 5 jaar te willen continueren. Daarbij zijn de volgende (kwaliteits)eisen als randvoorwaarden meegegeven: - de gemeentekrant verschijnt in een wekelijkse editie. Dit is voorwaarde om de Officiële Mededelingen wekelijks te kunnen opnemen - de garantie op een minimale verspreidingspercentage van 90% onder de inwoners van Haarlemmermeer zonder NEE-NEE of NEE-JA sticker. - de krant verschijnt met minimaal twee full colour pagina’s en de rest van de krant wordt uitgevoerd met één steunkleur. Deze eisen vormden het uitgangspunt voor het opstellen van een bestek voor Europese aanbesteding. De kostenraming bedroeg namelijk meer dan € 200.000 en dan is een Europese aanbesteding wettelijk verplicht. Op basis van de destijds bekende gegevens was een kostencalculatie gemaakt, die uitkwam op een jaarlijks bedrag van € 537.275. De dekking daarvoor kwam uit de Officiële Mededelingen, de diensten en een bijdrage uit de algemene middelen. Procedure gunning De voorbereiding voor de Europese aanbesteding is in de zomer onder begeleiding van Centrale Inkoop van de FAD in gang gezet en de procedure kon daarom direct na besluitvorming in november starten. Dit proces is positief verlopen: - er is een helder bestek opgesteld, dat inzichtelijk maakt welk product met welke (technische) randvoorwaarden en welke (kwaliteits)eisen gewenst is - onder deskundige begeleiding vanuit de FAD. Uiteindelijk hebben zes bedrijven ingeschreven voor de sluitingsdatum (eind december). In januari is een vergelijking van de inschrijvingen opgesteld, daaruit is begin februari de Commissie Algemene Bestuurszaken en Middelen
Voorstelnummer Volgvel
115 2
economisch meest voordelige aanbieding geselecteerd. De score is bepaald door onder meer: offerte-eisen en procedure, zakelijke eisen aan bedrijf en specifieke gunningcriteria (bv. prijs, ervaring, productietijd en voldoen aan gestelde kwaliteitseisen Tegelijkertijd is de gevraagde prijs van de goedkoopste aanbieder (€ 665.922 inclusief de kosten voor eigen personeel) hoger dan het budget dat vorig jaar door u is vastgesteld (€ 537.275). Ook de andere inschrijvers bieden ruim boven het beschikbare budget. Daarom is vervolgens een gedetailleerde analyse van de prijzen uitgevoerd.
Analyse prijsaanbieding Deze analyse laat de volgende afwijkingen zien ten opzichte van de calculatie die in 2001 is opgesteld. - Destijds is voorgesteld de gemeentekrant met twee in plaats van vier pagina’s fullcolour uit te voeren, dit zou een berekende besparing van € 62.622,- per jaar opleveren. Nu blijkt deze variant van twee full-colour pagina’s om technische redenen net zo veel te kosten als een variant met vier pagina’s full colour. Deze besparing kan dus niet worden gerealiseerd. - Er is een inschattingsfout gemaakt bij de berekening van het zelf aanleveren van teksten door afdeling Voorlichting. Dit blijkt minder op te leveren dan was berekend, namelijk € 38.549 minder. - Er was geen rekening gehouden met BTW (een deel van de werkzaamheden is BTW-vrij, over de rest moet 6% BTW worden berekend). Dit levert op jaarbasis € 27.476 extra kosten op. Samengevat: - tekort technische uitvoering - tekort extra kosten redactie - tekort BTW (6%) Tekort op jaarbasis
€ 62.622 € 38.549 € 27.476 _________ € 128.647
Bij een uitgebreide voorcalculatie waren de extra kosten voor redactie en BTW waarschijnlijk vorig jaar wel tevoorschijn gekomen. Tegelijkertijd is het zo dat op dat moment dan een hogere aanvraag uit de algemene middelen was gedaan en tevens extra kosten voor het opstellen voor de calculatie waren gemaakt. De technische kostenpost was alleen te voorzien geweest als er overleg met een bedrijf was gevoerd. Volgens de Europese richtlijnen is een dergelijk contact in de voorbereiding niet toegestaan met bedrijven die in principe mee kunnen dingen, anders dan via een onafhankelijk bureau. Dit had extra kosten met zich mee gebracht.
Oplossingsrichtingen In overleg met Centrale Inkoop (FAD), Juridische Zaken en de afdeling is gekeken naar oplossingen. Door de aanbestedingsregels in de Europese Richtlijnen zijn deze mogelijkheden zeer beperkt. Over het – gedetailleerde – bestek inclusief de prijs kan niet verder onderhandeld worden met een of meer aanbieders. Dit laten de Europese richtlijnen niet toe. Alleen als er sprake is van niet-essentiële wijzigingen in het bestek zijn onderhandelingen met de
Voorstelnummer Volgvel
115 3
geselecteerde aanbieder mogelijk. Wijzigingen in omvang, verschijningsfrequentie, prijs en kwaliteit worden echter als essentiële wijzigingen ingeschat, waardoor andere aanbieders achteraf terecht bezwaar kunnen maken bij de rechter tegen de gunning. Het gevolg hiervan is dat er opnieuw een aanbestedingsprocedure moet worden opgestart. De uitgebrachte offerte is bovendien slechts beperkt geldig, daarom moet op korte termijn bekend zijn of de opdracht wordt gegund of niet. De marktprijs blijkt hoger te zijn voor de gewenste frequentie en kwaliteit. Indien deze onderdelen worden gewijzigd, is zoals gezegd een nieuwe Europese aanbesteding nodig, die aanmerkelijk verschilt van de vorige. Het is dus niet mogelijk de procedure opnieuw te starten en de eisen ongewijzigd te laten met bv. een gelimiteerde prijs.
De Europese regelgeving laat dan slechts een beperkt aantal mogelijkheden over: 1. De huidige aanbieding niet gunnen en een nieuw traject van Europese aanbesteding in gaan. Hierbij moeten nieuwe criteria gelden, die duidelijk afwijken van de huidige aanbesteding. Er zijn daarvoor in theorie twee mogelijkheden: -
-
geen wekelijkse, maar een tweewekelijkse editie (dit betekent dat de Officiële Mededelingen niet opgenomen kunnen worden1 en dat een belangrijke financieringsbijdrage van de krant wegvalt). Uitgaande van de huidige aanbiedingen en het wegvallen van de bijdrage uit Officiële Mededelingen is dan een extra verhoging van het budget uit de algemene middelen van ongeveer € 75.000 per jaar noodzakelijk en/of concessies doen aan de kwaliteit (de krant in zwart-wit uitvoeren of in een omvang van vier pagina’s). In dit geval is de uitgave van de Gemeentekrant kwalitatief niet meer verantwoord. Dit betekent dat gemeentelijke publikaties via het Witte Weekblad geplaatst moeten worden. Dit is vanuit het oogpunt van slechte verspreiding van het Witte Weekblad en verdwijnen van de informatie in de grote omvang van een advertentieblad, niet gewenst.
2. Accepteren dat de frequentie en kwaliteit van de gemeentekrant, zoals die gewenst is en in het bestek is opgenomen, hogere kosten met zich meebrengt. De marktprijs van dit product ligt aanzienlijk hoger (geldt voor alle aanbieders) voor de gevraagde frequentie en kwaliteit die gemeente Haarlemmermeer geleverd wil zien. Inmiddels zijn op dit moment reeds enkele maanden van 2002 verstreken. Aangezien het moment van ondertekening van het contract geldt als start van de contractperiode, betekent dit dat de contractperiode tot minimaal medio april 2003 loopt 2 . In dit geval stellen wij u voor de aanbieding voor de periode van één jaar te gunnen aan het geselecteerde bedrijf, en uiterlijk in november 2002 in te stemmen met de noodzakelijke verhoging van het budget van € 128.647 voor de jaren 2003 t/m 2006. Als u in november 2002 hierover een negatief besluit neemt, is dit moment vroeg genoeg om de overeenkomst met het geselecteerde bedrijf eventueel op te zeggen 1
In het kader van de Woningwet is het noodzakelijk om na binnenkomst van een aanvraag binnen twee weken te publiceren. Bij een tweewekelijkse verschijning van de Gemeentekrant kan deze termijn niet worden gegarandeerd in verband met het productieproces. 2 In het bestek is opgenomen dat de overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van 1 jaar. Na het verstrijken van deze periode wordt deze overeenkomst behoudens opzegging, met inachtneming van een termijn van tenminste 3 maanden voor het einde van iedere contractstermijn van 1 jaar ongewijzigd voortgezet voor aansluitende perioden van telkens 1 jaar.
Voorstelnummer Volgvel
115 4
(drie maanden opzegtermijn). Consequentie daarvan is wel dat in dat geval opnieuw een Europese Aanbesteding zou moeten plaatsvinden om de Gemeentekrant te kunnen continueren, dat er een eenmalig tekort ontstaat in 2003 van €128.647 en dat de wekelijkse frequentie wordt gestopt. Het alternatief is dat voor de gehele periode een contract wordt aangegaan. Dan is echter op dit moment al een besluit nodig voor de extra kosten van de gehele periode, aangezien de offertes eind maart verlopen. Dan is echter geen enkele integrale afweging meer mogelijk. Dit alternatief is daarom ongewenst. De overwegingen die tevens een rol spelen bij het aangaan van deze overeenkomst: • Het is niet wenselijk om het kwaliteitsniveau te verlagen in vergelijking met het kwaliteitsniveau van de huidige gemeentekrant. De gemeentekrant werd in het Omnibusonderzoek 2000 positief gewaardeerd door de lezers (rapportcijfer 6,9 voor de vormgeving, 6,8 voor de inhoud) • Met deze aanbesteding wordt een 90%-dekking voor de verspreiding gegarandeerd onder Haarlemmermeerse huishoudens zonder NEE-NEE of JA-NEE sticker. Deze dekkingsgraad kan niet worden gegarandeerd door het Witte Weekblad, wat o.a. van belang is voor de Officiële Mededelingen. • De gemeentekrant is een goed middel voor het bestuur om communicatie met inwoners te realiseren. Gelet op het bovenstaande stellen wij u voor: - het contract te gunnen voor de productie en verspreiding van de wekelijkse gemeentekrant voor 1 jaar met extra kosten van € 128.647 voor het contractjaar 2002/2003 - bij de integrale afweging van de Voorjaarsnota 2002 te besluiten over de noodzakelijke verhoging van het budget van € 128.647 (exclusief indexering) voor de contractjaren 2003 t/m 2006. Dit voorstel is behandeld in de raadscommissie Algemene Bestuurszaken en Middelen.
Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, de secretaris, de burgemeester, mw. ir. H.J. Wijsenbeek
J. van Houwelingen
Raadsbesluit
De raad van de gemeente Haarlemmermeer; gelezen het voorstel van Burgemeester en Wethouders van 26 maart 2002 nummer 115 besluit: -
-
het contract te gunnen voor de productie en verspreiding van de wekelijkse gemeentekrant voor 1 jaar met extra kosten van € 128.647 voor het contractjaar 2002/2003 bij de integrale afweging van de Voorjaarsnota 2002 te besluiten over de noodzakelijke verhoging van het budget van € 128.647 (exclusief indexering) voor de contractjaren 2003 t/m 2006.
Vastgesteld in de openbare vergadering van 4 april 2002.
De secretaris
De voorzitter,
mw. ir. H.J. Wijsenbeek
J. van Houwelingen
Commissie Algemene Bestuurszaken en Middelen
