Raadsvoorstel jaar
bijlagenr.
commissie(s)
categorie/agendanr.
2003
66
Bestuur en Middelen
B
1
onderwerp
Gedragscode voor bestuurders
Aan de raad
Vooraf Op 15 december 1999 heeft het college besloten om te komen tot een gedragscode voor het gemeentebestuur en de medewerkers. Aanleiding was de wenselijkheid om een aantal doelstellingen te verwezenlijken, t.w.: afronding van het sedert 1996 ingezette proces binnen de gemeentelijke organisatie van Emmen; het komen tot een gecodificeerde vorm van gedrag (“A code is nothing, but coding is everything”); bijdragen aan inbedding en verankering van een algemeen integriteitsbeleid; wegnemen van onzekerheid/krampachtigheid; openheid bewerkstelligen; onderwerp uit de taboe-sfeer halen; optimaliseren van werkomstandigheden. Er is een concernbrede discussie gevoerd binnen de verschillende overlegvormen van de gemeente aan de hand van concrete werksituaties. Ook de raadsfracties hebben de gelegenheid gehad en genomen om een reactie te geven. Voor wat betreft de reacties en de wijze waarop door de begeleidingsgroep hiermee is omgegaan, wordt verwezen naar de samenvatting, die voor u ter inzage is gelegd. Zoals reeds is opgemerkt was het de bedoeling om te komen tot één gedragscode voor bestuur en medewerkers. Als gevolg echter van de per 7 maart 2002 doorgevoerde wijziging van de Gemeentewet in het kader van het dualisme en op grond waarvan de gemeenteraad verplicht is een gedragscode vast te stellen voor respectievelijk zijn leden, de wethouders en de burgemeester, is het wenselijk om het uitgangspunt van één gedragscode voor bestuur en medewerkers te verlaten en te komen tot een afzonderlijke gedragscode voor medewerkers en bestuur. Met het oog hierop is er inmiddels een gedragscode vastgesteld voor de medewerkers van de gemeente Emmen (bijlage I) Inmiddels zijn alle medewerkers in het bezit gesteld van deze gedragscode. Gewijzigde Gemeentewet In de toelichting op de ter zake van toepassing zijnde artikelen 15, derde lid, 41c, tweede lid en 69, tweede lid van de Gemeentewet wordt het volgende vermeld: Integriteit en de handhaving daarvan zijn fundamenteel voor het vertrouwen van de burger in de overheid. De burger moet er op kunnen vertrouwen dat de overheid zuiver handelt.
-2Integriteit van de lokale bestuurders en de daadwerkelijke handhaving daarvan zijn dan ook essentieel voor het gezag van de lokale democratie. Gedragscodes kunnen bepalingen bevatten over bijvoorbeeld verboden handelingen, declaratiegedrag, gebruik van gemeentelijke voorzieningen voor privé-doeleinden, zakelijke belangen, minder geschikte nevenfuncties en het aannemen van geschenken. Door de gedragscodes beschikt de raad over een extra controle-instrument, maar maakt de raad bovendien zichzelf beter controleerbaar. De verplichting tot het opstellen van een gedragscode, betekent niet dat nu op grote schaal onzuiver wordt gehandeld door lokale bestuurders. Toch wordt een code dusdanig nuttig en wenselijk geacht, dat een wettelijke verankering op zijn plaats is. De codes dragen namelijk bij aan de ten uitvoerlegging van breed gedragen opvattingen over integriteit van politieke ambtsdragers en passen, meer in het algemeen gesproken, in de hedendaagse opvattingen van publieke verantwoording. Het rechtskarakter van een gedragscode is dat van een interne regeling. Gemeenten wordt een maximale vrijheid gegeven bij de inhoudelijke invulling van deze code. Op die manier kan optimaal worden ingespeeld op specifieke lokale omstandigheden. Modelcode van de VNG Naar aanleiding van voornoemde wijziging van de Gemeentewet is er een publicatie tot stand gekomen door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, het Interprovinciaal Overleg en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, waaronder een modelgedragscode Bijlage II) Deze modelcode kan worden gezien als ondersteuning van de discussie over integriteitsvraagstukken. Het kan helpen om het beraad en de beleidsontwikkeling structuur te geven, omdat het model regels bevat voor situaties die zich in de dagelijkse bestuurspraktijk voordoen. Het kan derhalve heel goed dienen om de gedragscode zoals deze thans van kracht is voor het gemeentepersoneel en waarbij de raadsfracties bij de totstandkoming ervan zijn betrokken, te completeren en toepasbaar te maken voor het bestuur. Vergelijking modelcode VNG met vastgestelde gedragscode voor medewerkers Emmen De modelcode van de VNG is mede tot stand gekomen aan de hand van bestaande voorbeelden in gemeenten en kan als ondersteuning worden gezien voor het realiseren van een gedragscode voor het bestuur. Het is dan ook op zijn plaats om alleen die onderdelen van de modelcode van de VNG over te nemen en toe te voegen aan de gemeentelijke gedragscode, die aansluiten bij het specifieke karakter van bestuurders. Gedragscode voor bestuurders gemeente Emmen Gelet op het vorenstaande is uitgegaan van de overeenkomsten tussen de gedragscode, zoals deze voor het gemeentepersoneel van kracht is en het model VNG. Vervolgens zijn relevante verschillen eveneens toegevoegd. Zo zijn de onderdelen 5, 6 en 7, respectievelijk Declaraties, Creditcards en buitenlandse reizen grotendeel, overgenomen van het model VNG, terwijl daarnaast de onderdelen 8, 9 en 10 , respectievelijk Gebruik van gemeentelijke voorzieningen, Informatie en Algemeen grotendeels zijn gehandhaafd van de Gedragscode voor het gemeentepersoneel van Emmen.
-3-
Wij stellen u voor de “Gedragscode gemeente Emmen voor bestuurders” vast te stellen overeenkomstig bijgevoegd ontwerp-besluit. De op dit raadsvoorstel betrekking hebbende stukken liggen in de raadsportefeuille ter inzage. Emmen, 14 april 2003. Burgemeester en wethouders van Emmen, de secretaris, de burgemeester,
A.J. Mewe
C. Bijl
2003, nr. B1
De raad van de gemeente Emmen; gelet op het voorstel van burgemeester en wethouders van 14 april 2003, nr. 66; mede gelet op de artikelen 15, derde lid, 41c, tweede lid en 69, tweede lid van de Gemeentewet;
b e s l u i t:
vast te stellen de navolgende Gedragscode Gemeente Emmen voor bestuurders. Gedragscode gemeente Emmen 1.
Algemene bepalingen
1.1
Onder bestuurders worden verstaan de burgemeester, de wethouders en leden van de raad van de gemeente Emmen. Deze gedragscode geldt voor de burgemeester, de wethouders, alsmede voor de raadsleden en de leden van de commissies, niet zijnde raadsleden voorzover voor hen naar analogie, van toepassing. In gevallen waarin de code niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is, vindt bespreking plaats in het college, respectievelijk in het presidium van de raad. De code is openbaar en door derden te raadplegen. De leden van het college en de leden van de raad ontvangen bij hun aantreden een exemplaar van de code
1.2
1.3 1.4 1.5
2 2.1
2.2
2.3
2.4
Belangenverstrengeling Een bestuurder doet opgave van zijn financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de gemeente zakelijke betrekkingen onderhoudt. De opgave is openbaar en door derden te raadplegen. Een bestuurder vermijdt het bezitten of verwerven van financiële belangen, die belangenverstrengeling (of de schijn daarvan) kan veroorzaken en daarmee de noodzakelijke onafhankelijke besluitvorming aantast. Bestuurders gaan op de juiste wijze om met de financiële middelen van de gemeente of door de gemeente beschikbaar gesteld en vermijden het maken van onnodige kosten, zowel voor de gemeente Emmen als voor derden en besteden geen geld aan andere zaken dan waarvoor dit bedoeld is. Behoudens in het kader van afspraken bij ontslag, wordt een ex-bestuurder binnen twee jaar na zijn ontslag niet op enigerlei wijze ingehuurd om werkzaamheden voor de gemeente Emmen te verrichten, dan wel bij de uitvoering van de te verstrekken werkzaamheden betrokken
-2-
3. 3.1
3.2 3.3
4. 4.1 4.2
4.3
5. 5.1 5.2 5.3
5.4 5.5
6. 6.1 6.2
6.3
6.4 6.5
Nevenfuncties Een bestuurder maakt melding van al zijn nevenfuncties waarbij tevens wordt aangegeven of de functie wel of niet bezoldigd is. Deze gegevens worden openbaar gemaakt. Een bestuurder is zich bewust van zijn voortdurende verantwoordelijkheid om na te gaan of privé-activiteiten zich wel verhouden tot zijn ambt. Een lid van het college die een nevenfunctie wil vervullen anders dan uit hoofde van het ambt, bespreekt dit voornemen in het college. Daarbij komt tevens aan de orde hoe wordt gehandeld met betrekking tot eventuele vergoedingen en de te maken kosten. Aannemen geschenken Een bestuurder aanvaardt uit hoofde van zijn functie geen geld, geschenken en/of diensten van externe relaties ten behoeve van eigen (privé) doeleinden. Indien een bestuurder geschenken of giften ontvangt die een waarde van minder dan 40 euro vertegenwoordigen, kunnen deze in afwijking van het bovenstaande worden behouden en behoeven ze niet te worden gemeld en geregistreerd. Geschenken en giften worden niet op het huisadres ontvangen. Indien dit toch is gebeurd, wordt dit gemeld in het college waar een besluit over de bestemming van het geschenk wordt genomen. Declaraties Bestuurders declareren geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed Gemaakte kosten worden binnen een maand gedeclareerd onder vermelding van de functionaliteit van de uitgave en bijvoeging van een betalingsbewijs Ter bepaling van de functionaliteit van bestuurlijke uitgaven worden de volgende criteria gehanteerd. Met de uitgave is het belang van de gemeente gediend. De uitgave vloeit voort uit de functie. Een declaratie wordt ingediend en afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure. In geval van twijfel omtrent een declaratie, wordt deze voorgelegd aan de burgemeester. Zonodig wordt de declaratie ter besluitvorming aan het college voorgelegd. Creditcards Het gebruik van op naam van de gemeente gestelde creditcards voor binnenlands gebruik wordt zo veel mogelijk beperkt De gemeentesecretaris draagt zorg voor aanvragen, verstrekken en intrekken van creditcards. Er wordt vastgelegd voor welk soort kosten de creditcard kan worden gebruikt. Bij de afhandeling van betalingen verricht met een creditcard wordt een daartoe vastgesteld formulier ingediend. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld. Het gebruik van de creditcard kan uitsluitend betrekking hebben op uitgaven die volgens geldende regelingen voor vergoeding in aanmerking komen. Ingeval van twijfel over een correct gebruik van de creditcard wordt dit aan de burgemeester gemeld en zo nodig ter besluitvorming aan het college voorgelegd.
-36.6
Indien met de creditcard kosten zijn betaald die na controle blijken voor rekening van de bestuurder te moeten komen, wordt aan de bestuurder een factuur gezonden ter hoogte van het bedrag dat voor zijn rekening dient te blijven.
7.
Gebruik van gemeentelijke voorziening Bestuurders laten ten eigen bate geen diensten verrichten door gemeentepersoneel en gebruiken ten eigen bate geen gemeentelijke eigendommen.
8. 8.1
Reizen buitenland Een bestuurder die het voornemen heeft uit hoofde van zijn functie een buitenlandse reis te maken, heeft toestemming nodig van het college. De gemeenteraad wordt van het besluit op de hoogte gesteld.
8.2
Een bestuurder die het voornemen van een reis meldt, verschaft informatie over het doel van de reis, de bijbehorende beleidsoverwegingen, de samenstelling van het gezelschap en de geraamde kosten. Uitnodigingen voor reizen, werkbezoeken en dergelijke op kosten van derden worden altijd besproken in het college en onder meer getoetst op het risico van belangenverstrengeling. Het gemeentelijk belang van de reis is doorslaggevend voor de besluitvorming. Van de reis wordt een verslag opgesteld. Buitenlandse reizen worden vermeld in een jaarverslag. Het ten laste van de gemeente meereizen van de partner van een bestuurder is uitsluitend toegestaan wanneer dit gebeurt op uitnodiging van de ontvangende partij en het belang van de gemeente daarmee gediend is. Het meereizen van de partner wordt bij de besluitvorming van het college betrokken. Het anderszins meereizen van derden op kosten van de gemeente is niet toegestaan. Het meereizen van derden op eigen kosten is toegestaan en wordt in dat geval bij de besluitvorming van het college betrokken. Het verlengen van een buitenlandse dienstreis voor privé-doeleinden is toegestaan mits dit is betrokken bij de besluitvorming van het college. De extra reis- en verblijfkosten komen volledig voor rekening van de bestuurder. de in verband met de buitenlandse dienstreis gedane functionele uitgaven worden vergoed conform de geldende regelingen. Uitgaven worden vergoed voor zover zij redelijk en verantwoord worden geacht.
8.3
8.4 8.5
8.6
8.7
8.8
9. 9.1
9.2
9.3
Informatie Een bestuurder gaat zorgvuldig om met de tot zijn beschikking staande informatievoorziening, waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt. Hij verstrekt geen geheime informatie. Een bestuurder houdt geen informatie achter, tenzij dit geheim of vertrouwelijk is en het niet geven van informatie mogelijk is op grond van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur. Een bestuurder maakt niet ten eigen bate of van zijn persoonlijke betrekkingen gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie.
-410. 10.1
10.2
10.3
Algemeen Een bestuurder gedraagt zich zoals een goed bestuurder betaamt, waaronder mede wordt verstaan het zich in de onderlinge omgang alsmede naar buiten, onthouden van een taalgebruik, dat indruist tegen de algemeen gangbare opvattingen van personen op grond van hun geloof, geaardheid of sekse. Bestuurders geven zich bij voortduring rekenschap van hun verantwoordelijkheid de integriteit te handhaven en te bevorderen. Tevens zijn zij zich bewust van hun eigen kunnen en verantwoordelijkheid, alsmede de omstandigheid, dat hun handelen kan worden “getoetst”. Zij onthouden zich van handelingen/gedragingen die deze integriteit kunnen schaden. Bestuurders zijn zich er van bewust, dat wanneer uit onderzoek van vermoedens van fraude of corruptie blijkt dat er sprake is van een daadwerkelijke aantasting van integriteit, dit tot het treffen van nadere maatregelen leidt.
Vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van 24 april 2003, de griffier, de voorzitter,
Bijlage I Gedragscode gemeente Emmen Voorwoord In 1996 is binnen de gemeentelijke organisatie door bestuur en medewerkers in afdelingsgesprekken en werkconferenties een discussie gestart over de inhoud van de begrippen bestuurlijke en ambtelijke cultuur en integriteit. Dit heeft onder meer geleid tot diverse rapportages en brochures zoals “Cultuur in de steigers”, “Cultuur in de steigers, de fundamenten gelegd” en “Cultuur in de steigers, de volgende stap”. Deze rapportages hebben binnen de gemeentelijke organisatie ruim aandacht gekregen. Uit de discussie hierover is de wens naar voren gekomen om te komen tot een algemene gedragscode integriteit voor bestuur en medewerkers. Het gaat om het richting bieden aan gewenst gedrag, het bespreekbaar en hanteerbaar maken van integriteit en het afgeven van een signaal aan de buitenwereld, dat er in de gemeente Emmen met betrekking tot integriteit richtlijnen bestaan waaraan het gedrag van medewerkers en bestuur getoetst kan worden. Het gaat om houding en gedrag welke primair niet door regelgeving en controle worden bepaald maar met name beïnvloed worden door overtuiging. Omdat veel situaties van tevoren niet goed zijn af te bakenen is het verder wenselijk dat er tijdens het werkoverleg standaard ruimte is voor het bespreken van praktische kwesties, die actueel zijn. Het bespreekbaar maken van actuele situaties houdt de mensen scherp en voorkomt isolatie en getob. In specifieke situaties, die zich gedetailleerd laten regelen zal het wenselijk zijn nadere specifieke werkregels te maken, die de gedragscode meer handen en voeten geven. Een algemene gedragscode is met name een instrument om een bewustwordingsproces binnen de organisatie op te starten en levendig te houden. Inleiding De organisatie “gemeente Emmen”, waar bestuurders en ambtenaren, al dan niet tijdelijk, deel van uitmaken, heeft vele doelstellingen en taken. Zij heeft de zorg voor vele belangen, van iedere individuele burger en van de samenleving als totaal. Daarnaast heeft zij de zorg voor de belangen van haar medewerkers, zowel bestuurlijk als ambtelijk, en heeft ze relaties met bedrijven, andere overheden, belangenorganisaties, etc. Bij contacten tussen mensen onderling, zowel privé als zakelijk, is het prettig te weten wat de waarden en normen zijn. Alleen dan kan sprake zijn van een goede communicatie en weloverwogen afspraken. Dit geldt ook voor contacten met een organisatie. Een ieder heeft het recht om te weten wat de waarden en normen van die organisatie zijn. Alleen dan kunnen contacten met die organisatie soepel verlopen. Het op de hoogte zijn van de normen en waarden geldt nog veel sterker voor de vertegenwoordigers van die organisatie. Zij vormen immers het gezicht van de gemeente; de waarden en normen van die organisatie zullen door hen in woord in daad uitgedragen moeten worden. Daarvoor moeten ze die nomen en waarden niet alleen kennen, maar zullen ze in hoofd en hart opgesloten moeten zitten. Omgekeerd geeft het ook duidelijkheid over hoe de organisatie handelt naar haar medewerkers. het normen- en waardenpatroon wat de organisatie hanteert tegenover externe contacten, hanteert ze ook in de contacten met haar medewerkers. Een gedragscode verplicht niet alleen, maar geeft ook duidelijkheid.
-2De medewerkers van de gemeente Emmen geven zich bij voortduring rekenschap van hun verantwoordelijkheid de integriteit te handhaven en te bevorderen. Tevens zijn zij zich bewust van hun eigen kunnen en verantwoordelijkheid, alsmede de omstandigheid, dat hun handelen kan worden “getoetst”. Zij onthouden zich van handelingen/gedragingen die deze integriteit kunnen schaden. aanvaarden geen geld, geschenken en/of diensten van externe relaties ten behoeve van eigen (privé) doeleinden. Zij aanvaarden niets dat tot een mogelijke wederdienst kan leiden en waardoor zij in een ongewenste afhankelijkheidsrelatie tot die externe relatie kunnen komen. In voorkomende andere gevallen stellen zij zich zeer terughoudend op. In twijfelgevallen wordt vooraf overleg gepleegd met de direct leidinggevende. Dit onderwerp is nader uitgewerkt. laten, behoudens toestemming verleend door of namens het college van burgemeester en wethouders cq. de burgemeester, ten eigen bate geen diensten verrichten door gemeentepersoneel, gebruiken ten eigen bate geen gemeentelijke eigendommen en maken voorts geen gebruik van kennis hetgeen hen ambtshalve ter kennis is gekomen. gaan zorgvuldig om met de tot hun beschikking staande media betreffende informatievoorziening en houden zich aan de regels die hierover zijn opgesteld. Dit onderwerp is nader uitgewerkt gedragen zich zoals een goed ambtenaar betaamt, waaronder mede wordt verstaan het zich in de onderlinge omgang alsmede naar buiten, onthouden van een taalgebruik, dat indruist tegen de algemeen gangbare opvattingen van personen op grond van hun geloof, geaardheid of sekse. zijn zich bij voortduring bewust van en houden zich aan de regels opgenomen in de “Gedragsregels inkoop van de gemeente Emmen”. Dit onderwerp is nader uitgewerkt zijn zich bewust van hun voortdurende verantwoordelijkheid om na te gaan of privéactiviteiten zich wel verhouden tot hun werk. Het verrichten van nevenwerkzaamheden of het voornemen daartoe, die een relatie met het functioneren van de gemeente kunnen hebben, worden gemeld bij de direct leidinggevende. Dit onderwerp is nader uitgewerkt. vermijden het bezitten of verwerven van financiële belangen, die belangenverstrengeling (of de schijn daarvan) kan veroorzaken en daarmee de noodzakelijke onafhankelijke besluitvorming binnen de gemeentelijke organisatie aantast. Financiële belangen, die de belangen van de dienst, voor zover deze in verband staan met de functievervulling, kunnen raken, worden gemeld bij de direct leidinggevende. melden volgens een nader te bepalen wijze op redelijke gronden gebaseerde vermoedens van misstanden die van voldoende gewicht zijn en waarbij geen persoonlijk gewin aan de orde is, betreffende: Ø een strafbaar feit; Ø een schending van regelgeving of regels; Ø het misleiden van justitie; Ø een gevaar voor volksgezondheid, veiligheid of milieu; Ø het bewust achterhouden van informatie over deze feiten; Ø ongewenste intimiteiten, pesterijen, discriminatie in welke vorm dan ook.
-3-
-
-
-
-
Dit onderwerp is nader uitgewerkt in “de Regeling Klokkenluiders gem. Emmen“ gaan op de juiste wijze om met de financiële middelen en vermijden het maken van onnodige kosten, zowel voor de gemeente Emmen als voor derden en besteden geen geld aan andere zaken dan waarvoor dit bedoeld is. bevorderen, dat behoudens in het kader van afspraken omtrent het beëindigen van het dienstverband een gewezen medewerker binnen twee jaar na zijn ontslag niet op enigerlei wijze wordt ingehuurd om werkzaamheden voor de gemeente Emmen te verrichten, dan wel bij de uitvoering van de te verstrekken werkzaamheden wordt betrokken. zijn zich er van bewust, dat wanneer uit onderzoek van vermoedens van fraude of corruptie blijkt dat er sprake is van een daadwerkelijke aantasting van integriteit, dit tot het treffen van disciplinaire of strafrechtelijke maatregelen leidt. beloven op een nader te bepalen wijze zich bij voortduring rekenschap te geven van hun verantwoordelijkheid de integriteit van het lokaal bestuur te handhaven en te bevorderen.
Samenvatting resultaat discussie concept-gedragscode Samengevat kunnen de reacties van de concernbrede discussie als volgt worden weergegeven. Hierbij zijn de reacties van algemene aard dan wel die minder betrekking hadden op het onderwerp integriteit, met het oog op behoud van overzichtelijkheid en duidelijkheid, niet meegenomen. Aanpassing concept-gedragscode Voorgesteld wordt om: a. de woorden “lokaal bestuur” te wijzigen in “de gemeente” (eerste aandachtstreepje). b. een onderdeel over gepast taalgebruik toevoegen. c. opnemen nadere regels t.b.v. inkoop. Commentaar sub a De opmerking “lokaal bestuur”, onder het eerste aandachtstreepje, kan inderdaad vragen oproepen. Hieraan kan tegemoet worden gekomen door deze woorden te schrappen. Een wijziging in “de gemeente” is niet nodig. gewijzigde tekst ‘geven zich bij voortduring rekenschap van hun verantwoordelijkheid de integriteit te handhaven en te bevorderen. Tevens zijn zij zich bewust van hun eigen kunnen en verantwoordelijkheid, alsmede de omstandigheid, dat hun handelen kan worden “getoetst”. Zij onthouden zich van handelingen/gedragingen die deze integriteit kunnen schaden”. sub b Een ambtenaar dient zich te gedragen zoals een goed ambtenaar betaamt. Hieronder kan ook worden verstaan een “normaal” gebruik van de Nederlandse taal. In de conceptgedragscode is hierover met zoveel woorden niets opgenomen. Hieraan zou tegemoet kunnen worden gekomen door: toe te voegen: “gedragen zich zoals een goed ambtenaar betaamt, waaronder mede wordt verstaan het zich in de onderlinge omgang alsmede naar buiten, onthouden van een taalgebruik, dat indruist tegen de algemeen gangbare opvattingen van personen op grond van hun geloof, geaardheid of sekse “.
-4sub c Het afzonderlijk opnemen van het onderwerp “inkoop” is een prima suggestie. In de praktijk is gebleken, dat er behoefte bestaat aan nadere regelgeving op dit punt. Nader overleg met de inkoopcoach van de gemeente heeft dit nog eens bevestigd. Bij de verschillende vormen van inkoop is het wenselijk, dat het zowel voor de gemeente als voor derden duidelijk is binnen welke context de transactie kan plaatsvinden. In dit kader kan ook worden meegenomen de wijze waarop omgegaan moet worden met de vraag of door individuele medewerkers korting gevraagd/bedongen kan/mag worden bij leveranciers van de gemeente. op te nemen tekst “Zijn zich bij voortduring bewust van en houden zich aan de regels opgenomen in de “Gedragscode inkoop van de gemeente Emmen” Suggesties/opmerkingen a. Hoe ga je om met informatie? b. Het onderwerp “ten eigen bate geen diensten laten verrichten door gemeentepersoneel, etc” in concept-gedragscode verduidelijken. c. Problematiek m.b.t. kortingsregelingen bij (lokale) ondernemers regelen. d. Onder integriteit moet ook worden verstaan aandacht/steun voor zieke medewerkers/nabestaanden van overleden medewerkers; hierover afspraken maken. e. Integriteit is in hoofdzaak kwestie van houding en gedrag; zorgdragen voor functiescheiding; integriteit integreren in normale werkprocessen. f. Een verduidelijking aanbrengen t.a.v. het ”inhuren” van gewezen medewerkers. g. Gemeente-eigendommen slechts gebruiken met melding/toestemming aan/van chef. h. Gemeentebreed vastleggen van een formeel moment waarop nieuwe medewerkers wordt gewezen op hun positie, rechten en plichten (hoeft niet persé eed/belofte te zijn); bijv. iedere eerste maandag van de maand. Commentaar ad a Voor wat betreft de vraag hoe met informatie moet worden omgegaan kan worden verwezen naar datgene wat hierna is vermeld over het nader uitwerken van het onderdeel ”Omgaan met vertrouwelijke informatie”. ad b De bepaling “ten eigen bate geen diensten laten verrichten door gemeenteperesoneel” is gebaseerd op artikel 15:1:3 van de GAR. Hierin staat met zoveel woorden dat het de ambtenaar, behoudens toestemming verleend door of namens burgemeester en wethouders in bijzondere gevallen, verboden is om ten eigen bate: diensten te laten verrichten door personen in gemeentedienst; aan de gemeente toebehorende eigendommen te gebruiken gebruik te maken van hetgeen hem in of in verband met zijn betrekking ter kennis is gekomen De onderhavige bepaling in de concept-gedragscode is derhalve gebaseerd op de van toepassing zijnde arbeidsvoorwaarden. De gevraagde verduidelijking kan worden gegeven aan de hand van praktijkvoorbeelden, zoals deze in de jurisprudentie worden vermeld. Zo is er in hoogste instantie plichtsverzuim vastgesteld toen een ambtenaar bij de verhuizing van zijn kind, voor het vervoer van huisraad een zogenaamde kleine dienstkieper had ingezet en zelf – terwijl hij ook dienst had – bij de verhuizing aanwezig was geweest om te kijken of een en ander goed verliep. Een ander voorbeeld is dat door tussenkomst van een ambtenaar is bewerkstelligd dat een winkelier een aan de gemeente toebehorende oude container heeft ontvangen en dat deze ambtenaar van die winkelier een bepaald bedrag heeft ontvangen en behouden.
-5-
ad c
ad d
ad e
ad f.
Als derde voorbeeld kan worden genoemd een wijkagent van politie, die tegen een uitdrukkelijk gegeven opdracht in een wijkbewoner alléén heeft bezocht en van hem geld heeft aangenomen door een door deze wijkbewoner op zijn naam uitgeschreven postwissel te innen en het geïnde bedrag op zijn eigen bankrekening te storten. Het ging hier om een situatie waarin een (labiele en vermogende wijkbewoner) vaak voor vermeende klachten contact opnam met de politie en vervolgens allerlei sieraden en geld aan de behulpzame politiefunctionarissen wille schenken Binnen de politie is toen afgesproken dat bezoeken altijd door twee personen zouden worden verricht. De rechter stond in deze situatie op het standpunt, dat de ambtenaar ten aanzien van de wijkbewoner afkomstige postwissel had kunnen en moeten kiezen voor een andere handelwijze (in elk geval niet-innen van de postwissel en bijvoorbeeld deze in bewaring geven bij de gemeente), waarbij buiten iedere twijfel zou zijn gebleven dat hij zich het betrokken bedrag niet wilde toe-eigenen. De problematiek m.b.t. kortingsregelingen bij (lokale) ondernemers is momenteel erg actueel. Integriteitsrisico’s die zich in het kader van kortingsregelingen kunnen voordoen hangen vooral samen met het ontbreken van een adequate aanbestedingsprocedure bij de totstandkoming van de kortingsregeling en met het feit dat handelingen die door een ambtenaar ambtshalve worden verricht tot privé-voordeel kunnen leiden. Tegen kortingregelingen op zich bestaat geen bezwaar, mits het gaat om regelingen, die met medewerking of instemming van de gemeente tot stand zijn gekomen. Een kortingsregeling voor een selectieve groep van de gemeente, waarbij die groep zodanig is dat belangenverstrengeling zou kunnen ontstaan, past hierin dan ook niet. Daarnaast is het van belang dat zuivere aanbestedingsprocedures met objectieve vooraf vastgestelde criteria worden gehanteerd en dat voorkomen dient te worden dat uit handelingen die ambtenaren ambtshalve verrichten privé-voordeel voortvloeit. Dit laatste aspect zou dan ook meegenomen kunnen worden in de “inkoopgedragscode”. De opmerking, dat onder integriteit ook moet worden verstaan aandacht/steun voor zieke medewerkers /nabestaanden van overleden medewerkers wordt gedeeld. Dit aspect kan evenwel worden meegenomen in het ziekteverzuimbeleid en de afspraken die in dit verband gemaakt moeten worden omtrent begeleiding. Aandacht besteden aan functiescheiding. Deze suggestie is inderdaad een aandachtspunt. Het verdient dan ook aanbeveling om uit te spreken, dat – voor zover nog relevant - binnen de gemeentelijke organisatie een inventarisatie zou moeten plaatsvinden van situaties die hiervoor in aanmerking komen. Bij inhuren van gewezen personeel gaat hier om de zgn. “draaideurconstructie”, waarbij een voormalige ambtenaar na zijn ontslag vervolgens door de gemeente waar hij laatstelijk werkzaam was wordt ingehuurd - via bijvoorbeeld een adviesbureau – om werkzaamheden te verrichten. Deze situatie is een gevaar voor een integer functioneren van de gemeente en voor de beeldvorming van de overheid. Het kan de sfeer van “vriendjespolitiek” oproepen: het komt voor dat de voormalige medewerker wordt ingehuurd vanwege zijn contacten bij de gemeente zonder dat bijvoorbeeld een deugdelijke aanbestedingsprocedure heeft plaatsgevonden. Met een dergelijke handelwijze worden oneerlijke concurrentie-verhoudingen bewerkstelligd. Bovendien kan daardoor een schijn van belangenverstrengeling ontstaan. Hieraan kan tegemoet worden gekomen door te bepalen dat een voormalige ambtenaar gedurende een tijdsbestek van twee jaar na zijn ontslag op generlei wijze bij de gemeente, waar hij laatstelijk in dienst was, wordt ingehuurd. Voor het inhuren van een bureau, waaraan een voormalig ambtenaar zich na zijn ontslag heeft verbonden, zou dit betekenen, dat vastgelegd moet worden dat voormalige ambtenaren niet bij de uitvoering van de overeengekomen werkzaamheden worden betrokken.
-6-
ad g ad h
Deze norm richt zich niet zozeer tot de (voormalige) ambtenaar maar tot de gemeente. Daar moet het besef groeien, dat draaideurconstructies een gevaar inhouden voor een integer overheidsoptreden en voor het imago van de overheid. Slechts in het kader van afspraken omtrent het beëindigen van het dienstverband kan van het bovenstaande voor een bepaalde periode worden afgeweken. De opmerking dat zonder toestemming geen gemeente-eigendommen mogen worden gebruikt staat reeds met zoveel woorden in de gedragscode. Integriteit integreren in normale werkprocessen en het gemeentebreed vastleggen van een formeel moment waarop nieuwe medewerkers wordt gewezen op hun positie, rechten en plichten (al dan niet door middel van eed/belofte) Hiermee kan van harte worden ingestemd. Het volgende is dan ook voorstelbaar, t.w.: een gedragscode (paraplu-functie) met daaraan gekoppeld de nodige nadere uitgewerkte regels (nevenfuncties, inkoop, geschenken, informatie, e.d.). Tijdens de presentatie van het een en ander in de gemeentelijke organisatie zou dan onder meer aandacht aan deze zaken besteed moeten worden. Hierbij ware ook de suggesties als bedoeld onder 3.6 te betrekken.
Nader uit te werken onderdelen Er is behoefte om bepaalde onderdelen van de gedragscode nader uit te werken. Genoemd worden: Geschenken/belangenverstrengeling nader uitwerken. Omgaan met vertrouwelijke informatie. Regels t.b.v. inkoop uitwerken. Regels/procedure omtrent klokkenluiden. Informatie-voorziening. Commentaar Wij delen deze mening. Inmiddels is dit gedeeltelijk reeds gerealiseerd. Zo is de handelwijze omtrent het verrichten van nevenfuncties en informatievoorziening reeds formeel door het gemeentebestuur vastgesteld. Ook heeft de gemeenteraad in december 2001 de regeling Klokkenluiders gemeente Emmen vastgesteld. Aan de wens om nadere richtlijnen te realiseren omtrent inkoop en geschenken is voldaan door bijgaande concepten. De richtlijn betreffende inkoop is in nauwe samenwerking met de inkoopcoach van de gemeente Emmen tot stand gekomen. Beide uitwerkingen kunnen in de besluitvorming worden meegenomen Vertrouwenspersoon/-commissie Het merendeel van de reacties behelst een voorkeur voor het overgaan tot het aanstellen van een vertrouwenspersoon. In voorkomend geval moeten dan wel duidelijke regels worden opgesteld. In dit verband is verder opgemerkt, dat het maatschappelijk werk ook een rol wordt toebedacht. De gedachten gaan hierbij bij voorkeur uit naar een extern persoon. Ook dient er een procedure worden afgesproken. Commentaar De vraag betreffende inschakeling van een vertrouwenspersoon/-commissie is bewust in de discussie ingebracht met het oog op de toen nog te verwachten regeling omtrent klokkenluiden. Inmiddels is een en ander achterhaald, doordat op centraal niveau de CAR is gewijzigd (artikel 15:2). De gemeenteraad heeft in december 2001 deze Car-bepaling overgenomen in de gemeentelijke arbeidsvoorwaardenregeling. Aan de in dit artikel opgenomen verplichting om een nadere regeling vast te stellen omtrent het omgaan met vermoedens van misstanden, is inmiddels ook voldaan.
-7Als vertrouwenspersoon is aangesteld de voorzitter van de klachtenkamer van de commissie rechtsbescherming. Verder is aansluiting gezocht met het zogenaamde Meldpunt. Dit is een landelijke commissie, die kan worden ingschakeld indien de “interne procedure” niet bevredigend is. Eed/belofte Uit het merendeel van de reacties bleek dat tegen het afleggen van een eed/belofte geen bezwaar is; een eed/belofte geeft er een extra dimensie aan; het is niet zo vrijblijvend meer. Commentaar De mening wordt gedeeld, dat een eed/belofte iets toe voegt, het geeft er een extra dimensie aan, het is niet vrijblijvend meer. De vraag is in welke vorm dit gegoten kan worden. Indien in de geest van de gemaakte opmerkingen een oplossing wordt gezocht, dan is het voorstelbaar een en ander te koppelen aan het uitreiken van de gedragscode. Alle betrokkenen en nieuwe medewerken ontvangen de gedragscode. Dit kan geschieden in de verschillende gemeentelijke onderdelen tijdens het reguliere overleg. Door voor deze vorm te kiezen kan niet alleen door de voorzitter desgewenst een nadere toelichting geven, maar er kan ook een “ontvangstverklaring” worden getekend, waarbij betrokkene tevens wordt beloofd zich bij voortduring rekenschap te geven van hun verantwoordelijkheid de integriteit te handhaven en te bevorderen. Suggesties voor verankering in organisatie Een schriftelijk vastgelegde gedragscode, waarin de waarden en normen binnen de organisatie zijn vastgelegd, is slechts een begin. Van groter belang is medewerkers volgens deze waarden en normen gaan handelen, het een algemeen aanvaarde wijze/een vanzelfsprekendheid van gedrag wordt. Met andere woorden hoe vindt de verankering in de organisatie plaats? Hiervoor wordt het volgende opgemerkt: Aandacht voor presentatie van de medewerkers (kleding, gebruik eigen auto versus dienstauto’s, e.d.). Eén maal per jaar een dag organiseren waarop de code tegen het licht wordt gehouden. Ruimte geven aan medewerkers om verantwoordelijkheid te nemen en te aanvaarden; dat er basiswaarden zijn en de bereidheid om verantwoording af te leggen; te allen tijden erover kunnen praten; het collectief moet zich erin kunnen vinden. Openheid en loyaliteit; gelijkwaardig met elkaar omgaan; het is een “cultuurverhaal”, men moet het willen en inzien en in hoofd en hart opgesloten worden; wanneer dat aan de orde is zijn gedragsregels ondergeschikt en niet zo manifest meer. Periodiek publiceren van cases met verzoek aan medewerkers hierover een oordeel te geven. Gedragscode toevoegen aan aanstellingsbesluit en voor aanvaarding ondertekenen. Regelmatig bespreekbaar maken (werkoverleg, MT, e.d.); elkaar erop aan spreken. In regulier werkoverleg regelmatig aan de orde stellen. Commentaar Regelgeving omtrent integriteit, zoals een gedragscode, is slechts een klein onderdeel van integer handelen. Integer handelen heeft in de eerste plaats te maken met gedrag. Gedrag zal voornamelijk veranderen door overtuiging. Verankering van de gedragscode zal dan ook in het teken moeten staan van het formuleren van randvoorwaarden, die het accent leggen op het overtuigen van medewerkers. Van essentieel belang is de voorbeeldfunctie. Burgers kijken naar de gemeente. De burger zal hierbij geen onderscheid maken tussen een werkman van de gemeente, een directeur, wethouder of burgemeester.
-8De medewerkers van de gemeente zullen de directe leiding als voorbeeld nemen, leidinggevenden de directeur, directeuren het bestuur. Kortom van hoog tot laag heeft de gemeente een voorbeeldfunctie. Daarom moeten hierover afspraken worden gemaakt, die hieraan tegemoet komen.
Gedragscode bestuurlijke integriteit 1 1.1 1.2
1.3 1.4 1.5
2 2.1
2.2 2.3
2.4
2.5
3 3.1 3.2
3.3
3.4
4 4.1 4.2
4.3
Deel II
Algemene bepalingen Onder het college wordt verstaan: het college van burgemeester en wethouders respectievelijk het college van de commissaris van de Koningin en gedeputeerde staten. Deze gedragscode geldt voor de voorzitter en alle leden van het college. De code kan naar analogie worden toegepast op raads- en statenleden, indien noodzakelijk in aangepaste vorm. In gevallen waarin de code niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is, vindt bespreking plaats in het college. De code is openbaar en door derden te raadplegen. De leden van het college en de leden van de raad respectievelijk de staten ontvangen bij hun aantreden een exemplaar van de code. Belangenverstrengeling en aanbesteding Een bestuurder doet opgave van zijn financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de gemeente of de provincie zakelijke betrekkingen onderhoudt. De opgave is openbaar en door derden te raadplegen. Bij privaat-publieke samenwerkingsrelaties voorkomt de bestuurder (de schijn van) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen. Een oud-bestuurder wordt het eerste jaar na de beëindiging van zijn ambtstermijn uitgesloten van het tegen beloning verrichten van werkzaamheden voor de gemeente of provincie. Een bestuurder die familie- of vriendschapsbetrekkingen of anderszins persoonlijke betrekkingen heeft met een aanbieder van diensten aan de gemeente of de provincie, onthoudt zich van deelname aan de besluitvorming over de betreffende opdracht. Een bestuurder neemt van een aanbieder van diensten aan de gemeente of de provincie geen faciliteiten of diensten aan die zijn onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kan beïnvloeden. Nevenfuncties Een bestuurder vervult geen nevenfuncties waarbij strijdigheid is of kan zijn met het belang van de gemeente of de provincie. Een bestuurder maakt melding van al zijn nevenfuncties waarbij tevens wordt aangegeven of de functie wel of niet bezoldigd is. Deze gegevens worden openbaar gemaakt. De kosten die een bestuurder maakt in verband met een nevenfunctie uit hoofde van het ambt (c.q.-nevenfunctie), worden vergoed door de instantie waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend. Een lid van het college die een nevenfunctie wil vervullen anders dan uit hoofde van het ambt, bespreekt dit voornemen in het college. Daarbij komt tevens aan de orde hoe wordt gehandeld met betrekking tot eventuele vergoedingen en de te maken kosten. Informatie Een bestuurder gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt. Hij verstrekt geen geheime informatie. Een bestuurder houdt geen informatie achter, tenzij deze geheim of vertrouwelijk is en het niet geven van informatie mogelijk is op grond van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur. Een bestuurder maakt niet ten eigen bate of van zijn persoonlijke betrekkingen gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie.
-2-
5 5.1
5.2
5.3
6 6.1 6.2
7 7.1 7.2 7.3
7.4 7.5
7.6
8 8.1 8.2
8.3
8.4 8.5
Aannemen van geschenken Geschenken en giften die een bestuurder uit hoofde van zijn functie ontvangt, worden gemeld en geregistreerd en zijn eigendom van de gemeente of de provincie. Er wordt een gemeentelijke of provinciale bestemming voor gezocht. Indien een bestuurder geschenken of giften ontvangt die een waarde van minder dan € 50,-- vertegenwoordigen, kunnen deze in afwijking van het bovenstaande worden behouden en behoeven ze niet te worden gemeld en geregistreerd Geschenken en giften worden niet op het huisadres ontvangen. Indien dit toch is gebeurd, wordt dit gemeld in het college waar een besluit over de bestemming van het geschenk wordt genomen. Bestuurlijke uitgaven Uitgaven worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond. Ter bepaling van de functionaliteit van bestuurlijke uitgaven worden de volgende criteria gehanteerd. - Met de uitgave is het belang van de gemeente of provincie gediend en - De uitgave vloeit voort uit de functie Declaraties De bestuurder declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed. Declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure. Een declaratie wordt ingediend door middel van een daartoe vastgesteld formulier. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld. Gemaakte kosten worden binnen een maand gedeclareerd. Eventuele voorschotten worden voorzover mogelijk binnen een maand afgerekend. De gemeentesecretaris respectievelijk de griffier is verantwoordelijk voor een deugdelijke administratieve afhandeling en registratie van declaraties. Declaraties van bestuurders worden administratief afgehandeld door een daartoe aangewezen ambtenaar. In geval van twijfel omtrent een declaratie, wordt deze voorgelegd aan de burgemeester of de commissaris van de Koningin. Zonodig wordt de declaratie ter besluitvorming aan het college voorgelegd. Creditcards Het gebruik van creditcards voor binnenlands gebruik wordt zo veel mogelijk beperkt. De gemeentesecretaris of de griffier draagt zorg voor aanvragen, verstrekken en intrekken van creditcards. Er wordt vastgelegd voor welk soort kosten de creditcard kan worden gebruikt. Bij de afhandeling van betalingen verricht met een creditcard wordt een daartoe vastgesteld formulier ingediend. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld. Het gebruik van de creditcard kan uitsluitend betrekking hebben op uitgaven die volgens geldende regelingen voor vergoeding in aanmerking komen. Ingeval van twijfel over een correct gebruik van de creditcard wordt dit aan de burgemeester of de commissaris van de Koningin gemeld en zo nodig ter besluitvorming aan het college voorgelegd.
-38.6
Indien met de creditcard kosten zijn betaald die na controle blijken voor rekening van de bestuurder te moeten komen, wordt aan de bestuurder een factuur gezonden ter hoogte van het bedrag dat voor zijn rekening dient te blijven.
9 9.1
Gebruik van gemeentelijke en provinciale voorzieningen Gebruik van gemeentelijke of provinciale eigendommen of voorzieningen voor privédoeleinden is niet toegestaan. Bestuurders kunnen op basis van een overeenkomst ter zake voor zakelijk gebruik een fax, mobiele telefoon en computer in bruikleen ter beschikking krijgen. Als het belang van de gemeente of provincie daarmee is gediend kan het college van B&W of van gedeputeerde staten besluiten dat bestuurders voor hun dienstreizen gebruik maken van een dienstauto met chauffeur. Het gebruik van deze voorziening wordt centraal geregistreerd. Het college van B&W of van gedeputeerde staten kan bepalen dat in bijzondere gevallen van de dienstauto gebruik kan worden gemaakt voor woon-werkverkeer of voor de uitoefening van c.q.-nevenfuncties.
9.2 9.3
10 10.1
10.2
10.3
10.4 10.5
10.6
10.7
10.8
Reizen buitenland Een bestuurder die het voornemen heeft een buitenlandse reis te maken, heeft toestemming nodig van het college van B&W of gedeputeerde staten. De gemeenteraad of provinciale staten worden van het besluit op de hoogte gesteld. Een bestuurder die het voornemen van een reis meldt, verschaft informatie over het doel van de reis, de bijbehorende beleidsoverwegingen, de samenstelling van het gezelschap en de geraamde kosten. Uitnodigingen voor reizen, werkbezoeken en dergelijke op kosten van derden worden altijd besproken in het college en onder meer getoetst op het risico van belangenverstrengeling. Het gemeentelijk of provinciaal belang van de reis is doorslaggevend voor de besluitvorming. Van de reis wordt een verslag opgesteld. Buitenlandse reizen worden vermeld in een jaarverslag. Het ten laste van de gemeente of de provincie meereizen van de partner van een bestuurder is uitsluitend toegestaan wanneer dit gebeurt op uitnodiging van de ontvangende partij en het belang van de gemeente of de provincie daarmee gediend is. Het meereizen van de partner wordt bij de besluitvorming van het college betrokken. Het anderszins meereizen van derden op kosten van de gemeente of de provincie is niet toegestaan. Het meereizen van derden op eigen kosten is toegestaan en wordt in dat geval bij de besluitvorming van het college betrokken. Het verlengen van een buitenlandse dienstreis voor privé-doeleinden is toegestaan, mits dit is betrokken bij de besluitvorming van het college. De extra reis- en verblijfskosten komen volledig voor rekening van de bestuurder. De in verband met de buitenlandse dienstreis gedane functionele uitgaven worden vergoed conform de geldende regelingen. Uitgaven worden vergoed voorzover zij redelijk en verantwoord worden geacht.
