gemeente Eindhoven Raadsnummer Inboeknummer Beslisdatum B&W Dossiernummer
14R6128 14BST01914 16 december 2014 14.51.351
Raadsvoorstel Bibliotheek 2.0 Focus op morgen! Inleiding Op 23 april 2013 en op 19 november 2013 heeft de Raad cruciale besluiten genomen om de bibliotheekfuncties in onze stad te kunnen richten naar de toekomst. Essentiële elementen waren de uitrol van het programma ‘Wijzer! met taal en media’, verruimd met VVE doelstellingen, naar het primair onderwijs en de doorontwikkeling van de Centrale bibliotheek naar een Centrum voor Media, Educatie en Persoonlijke Ontwikkeling onder de titel Kenniswerkplaats. Op dat moment zijn ook de condities bepaald waaronder de ombuiging het beste plaats kon vinden. Daarbij zijn er risico’s en open einden benoemd zoals de vastgoedpositie van de Bibliotheek Eindhoven en onzekerheden over de uiteindelijke hoogte van de frictiekosten. Belangrijk was ook de wijze waarop de stad zou gaan reageren op de ombuigingen; Een voorstel tot realisatie van een tiental zogenaamde ruilbibliotheken is in afwachting hiervan destijds niet overgenomen. Andere onderwerpen hadden betrekking op de haalbaarheid van cocreatie en cofinanciering en de inschatting van claims en vorderingen samenhangend met de reorganisatie en afslanking. De raadsbesluiten van 2013 waren grotendeels een bekrachtiging van de reeds eerder ingezette koerswijziging. Diverse eerdere raadsdossiers stuurden daar al op aan. Met de besluiten van april en november 2013 werd de weg vrijgemaakt om door te pakken. Inmiddels zijn we weer een jaar verder en kunnen we constateren dat de doelstellingen zijn gehaald. De nagenoeg afgeronde implementatie van het onderwijsprogramma ‘Wijzer! met taal en media’ heeft de bibliotheekfuncties heel dicht bij de jeugd gebracht. Het bereik van jeugd nadert de 100% hetgeen substantieel beter is dan voorheen. Verbetering van leesvaardigheid en de toename van zogenaamde mediawijsheid bij de jeugd zijn opvallende effecten. Door de koppeling aan de VVE doelstellingen beginnen de effecten van deze verbeterslag voor velen al op heel jonge leeftijd. De Kenniswerkplaats is in ontwikkeling en blijkt geschikt als katalysator van innovatie en verbinding. Door alternatieven voor de sociale functies van de vroegere filialen op twaalf plaatsen in de stad en de combinatie ervan met evenveel bewonersbibliotheken is het sociale belang als trefpunt maar ook de decentrale beschikbaarheid van fysieke boeken geborgd. Mobiliteitsproblematiek is aangepakt door de realisatie van een (betaalde) thuisbezorgservice en een gratis haal/brengservice van boeken bij de bewonersbibliotheken. De Bibliotheek Eindhoven heeft er alles aan gedaan om binnen de nieuwe inhoudelijke en financiële kaders de toekomst tegemoet te treden. Op dit moment overheerst bij het College het vertrouwen dat er binnen de gestelde termijnen ook de bedrijfsvoering weer in balans zal zijn. Dit is vooral te danken aan de enorme
Raadsnummer 14R6128
inzet en flexibiliteit van de Bibliotheek Eindhoven zelf waarbij zelfs alle incidentele tegenvallers in 2014, ondanks het afnemende subsidiebudget, zijn opgevangen. Personele vermindering en afstoten van overmaat aan ruimte zijn achter de rug. Vanaf nu is het belangrijk om in gezamenlijk vertrouwen door te ontwikkelen en daarbij vinger aan de pols te houden. In dit dossier geven we inzicht in de resultaten tot nu toe. Vertrekkend vanuit de eerder gestelde raadskaders, maar inmiddels gelukkig met een fors kleiner financieel risico dan waarvoor eerst werd gevreesd, vraagt het College uw instemming met de wijze waarop we deze metamorfose nu bestuurlijk willen afronden.
Wettelijke taak De openbare bibliotheek valt onder de werkingssfeer van de wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen (WSOB) Kerntaak gekoppeld aan het werkprogramma van het college
Onvermijdelijk
Doelstelling Eindhoven dient een zo breed mogelijke laag van de bevolking te voorzien van onafhankelijke en pluriforme informatie (Collegeproduct: 4.7.7 Media). De gevraagde besluiten liggen in lijn met de doelstellingen van het raadsvoorstel Lezen, Leren en Innoveren van 23 april 2013 en die van het raadsvoorstel Uitrol bibliotheekbesluiten april 2013 van 19 november 2013. Voorstel 1. 1.1.1 1.1.2 2.
2.1.1
2.1.2
Kennisnemen van het resultaat van de uitvoering van de eerdere raadsbesluiten, met name de realisatie van Variant 2. Kennisnemen van de evaluatie van de implementatiefase van het programma Wijzer! met taal en media. Kennisnemen van de geactualiseerde wijze waarop de BE invulling zal geven aan de Kenniswerkplaats. Kennisnemen dat de huurovereenkomst van de Bibliotheek Eindhoven met De Witte Dame Monumenten BV is omgezet naar een overeenkomst die zich strikt beperkt tot toekomstig benodigde vierkante meters die ook in de exploitatie zijn voorzien (Onder dezelfde gunstige huurvoorwaarden als die in 1996 werden overeengekomen). Instemmen met een eenmalige compensatie van de huurkostenfrictie als gevolg van de structurele vermindering van de ruimtebehoefte. Deze eenmalige kosten van maximaal € 189.000, na een daartoe strekkend verzoek van de Bibliotheek Eindhoven, met dit bedrag compenseren door het verlagen van de aflossingsverplichting op de nog uitstaande lening (€ 388.231). Kennisnemen dat het restantbedrag van de lening ad € 199.231 wordt geactiveerd als vordering op de Bibliotheek Eindhoven.
2
Raadsnummer 14R6128
2.1.3
3.
3.1.1
4.
5.
5.1.1 6.
6.1.1 7.
Het te vorderen bedrag ad € 199.231 primair bestemmen als buffer voor aanspraken op de garantstelling van de gemeente door De Witte Dame Monumenten B.V. op basis van inliggende begrotingswijziging. De gevolgen van de uitname uit het gemeentefonds door het Rijk als gevolg van de landelijke ontwikkeling van de digitale bibliotheek voor subsidiebudget van de Bibliotheek Eindhoven van € 121.000 in 2016, € 139.000 in 2017 en € 160.000 vanaf 2018 betrekken bij de bestedingsvoorstellen voor de Kadernota 2016-2019 in de vorm van saldering van de financiële voor- en nadelen. Kennisnemen van de toezegging van de Bibliotheek Eindhoven om de uitname uit het gemeentefonds ad € 105.000 voor het jaar 2015 eenmalig te dekken uit haar incidentele meevallers en deze uitname aldus te verrekenen met het subsidiebudget 2015. Het eerdere verzoek van de Bibliotheek Eindhoven tot compensatie van € 83.000 vanwege het niet indexeren van het budget 2014 afwijzen omdat de Bibliotheek Eindhoven er in is geslaagd de financiële gevolgen van nietindexeren te verwerken in haar meerjarenbegroting. Instemmen met de ondersteuning van 12 bewonersbibliotheken in de stad, die als reactie op het sluiten van de bibliotheekfilialen door bewoners zelf zijn gerealiseerd, middels een bijdrage aan abonnementen en collectieaanvullingen. Instemmen dat de samenhangende kosten van opgeteld € 20.000 per jaar voor 2015 t/m 2018 gedekt worden uit de Reservering Buurtontmoeting. Kennisnemen van het feit dat de claim van € 150.000 voor ruimtelijke fysieke investeringen in behoud van de sociale functies van de bibliotheek in de wijken nauwelijks is benut. Deze claim op het krediet Kleine Verbouwingen VTA’s opheffen. De begrotingswijziging dienovereenkomstig vast te stellen.
Argumenten 1.
Het nieuwe beleid conform variant 2 is doorgevoerd en ontwikkelt zich voorspoedig: Kiezen voor variant 2 (Odyssee Bibliotheek raadsvoorstel april 2013) behelsde een versobering van de centrale bibliotheek, het sluiten van de bestaande bibliotheekfilialen, het borgen van de sociale functies van de wijkfilialen, de uitrol van het programma Wijzer! met taal en media naar alle scholen van het primair onderwijs, een verbinding vanuit dit programma met de VVE doelstellingen en de realisatie van een Kenniswerkplaats. Met name de Kenniswerkplaats is destijds niet gefaciliteerd; De Raad heeft de Bibliotheek Eindhoven verzocht om die formule in cocreatie en cofinanciering met andere partijen in de stad uit te rollen. Hierover meer onder argument 1.1.2 De overige maatregelen zijn uitgevoerd binnen de kaders die de Raad daarvoor heeft aangegeven. Voorzover er nog sprake is van losse eindjes dan zijn die het gevolg van concreet benoembare onvermijdbare omstandigheden. In the slipstream zijn er als reactie op de sluiting van de filialen maar liefst twaalf bewonersbibliotheken ontstaan in de stad. Deze
3
Raadsnummer 14R6128
vrijwilligersinitiatieven bieden op buurt- en wijkniveau een alternatief voor de traditionele uitleenfunctie van de bibliotheek. De alternatieven voor de sociale functies zijn in de praktijk gekoppeld aan dezelfde locaties als deze bewonersbibliotheken. De twaalf bewonersbibliotheken die in uitrolfase van de sluiting van de filialen zijn ontstaan, profiteren in de praktijk van de voorzieningen die voor het behoud van de sociale functies zijn gerealiseerd zoals een leestafel met kranten en tijdschriften, kasten met boeken afkomstig uit de filialen en een internet computer. De Bibliotheek Eindhoven onderhoudt een wekelijkse haal- en brengservice met de bewonersbibliotheken. Zo worden bijvoorbeeld de bibliotheekleden tegemoet gekomen, die hun boeken lenen van de bibliotheek en deze in de bewonersbieb in hun buurt ophalen en daar ook weer inleveren. Inmiddels zijn circa 150 vrijwilligers in de stad actief in de bewonersbiebs in hun buurt. Voor de reorganisatie en de transitie naar de toekomstbestendige nieuwe bibliotheekformule heeft de Raad initiële middelen ter beschikking gesteld. Hoewel er sprake was van deugdelijke aannames die aan de begroting hiervan ten grondslag lagen, zijn er in de praktijk wel afwijkingen geweest. Enerzijds zijn de reorganisatiekosten meegevallen maar tegelijkertijd zijn de kosten van de ruimtelijk fysieke ombuigingen tegengevallen. Daar staat weer tegenover dat de structurele vastgoedpositie van de Bibliotheek Eindhoven ontdaan is van zijn eerdere grote risico’s. Per saldo is het beschikbaar gestelde budget toereikend geweest en zijn er geen kosten toegerekend naar kwesties die geen deel uitmaakten van de plannen. 1.1.1
Het programma Wijzer! met taal en media is op nagenoeg alle beoogde scholen geïmplementeerd: In een logistiek complexe en omvangrijke operatie zijn de meeste van de 70 basisscholen binnen 4 tot 6 weken na sluiting van het bibliotheekfiliaal in het betreffende gebied, voorzien van een schoolbibliotheek. Scholen zijn er samen met de Bibliotheek Eindhoven in geslaagd de beste weg te vinden in maatvoering en omvang, maar ook in het assortiment boeken. Voor de zomervakantie 2014 waren al 59 scholen voorzien van een schoolbibliotheek, met digitale aansluiting op het Centrale Bibliotheeksysteem. Dit is een forse prestatie. Met de meeste overige scholen zijn individuele afspraken gemaakt voor de inrichting van de schoolbibliotheek en wel in het eerste semester van het nieuwe schooljaar. Een en ander op het verzoek van betreffende scholen zelf. Bij drie of vier scholen resteert mogelijk een ruimteprobleem. Dat probleem zal geagendeerd worden in het zg IHP overleg teneinde te worden opgelost. Eén school kiest ervoor om met een eigen collectie een eigen programma te blijven uitvoeren. De scholen hebben de bibliotheekfunctie met enthousiasme begroet, een beeld dat ook al indicatief naar voren kwam uit een steekproefonderzoek bij 13 scholen in november 2013 (zie bijlage ‘Memo uitvraag schoolbiebs 25 november’). Vooral het Educatief Programma ‘Wijzer! met taal en media’, aangeboden door leesconsulenten en mediacoaches van de Bibliotheek, wordt zeer gewaardeerd. De schoolbesturen hebben in het najaar 2013 bij brief de ambitie uitgesproken dat geen enkele school en geen enkele leerling op achterstand mag komen door het ontbreken van deze voorzieningen. Inmiddels maakt de Bibliotheek Eindhoven werk van het opzetten van een
4
Raadsnummer 14R6128
ontwikkelgroep voor het Educatief Programma, samen met de scholen en experts uit de onderwijs- en bibliotheekwereld. Ook met het oog op het vaststellen van de effecten voor de kinderen in de vroeg- en voorschoolse leeftijd, is zeer recent door de bibliotheek een evaluatie gehouden van het programma ‘Wijzer! met taal en media’. (Zie bijlage ‘Evaluatie Wijzer! met taal en media’) Omdat de relevantie van leesbevordering en omgaan met media voor de VVE doelgroep groot is, wordt gewerkt aan een extra boost door de implementatie van het daarop toegesneden programma Beam it Up. Deze media-methodiek heeft de potentie om het onderwijsprogramma Wijzer! met taal en media, met name voor de VVE doelgroep stevig te versterken. Om het programma te implementeren in de bestaande onderwijsvoorzieningen is er per school een eenmalige investering nodig in de benodigde hard- en software. Eenmaal beschikbaar, dan kunnen de huidige mediacoaches en onderwijskrachten er jaren mee vooruit. De initiële investering voor alle scholen tezamen bedraagt € 250.000. Daarnaast is er sprake van ontwikkelkosten voor de software ter hoogte van € 80.000. Omdat een dekking voor deze kosten momenteel niet voorhanden is blijft Beam it Up vooralsnog een stevige ambitie. Een uitwerking van Beam it up is te vinden op http://www.beamitup.nl/ 1.1.2
Voor de Kenniswerkplaats is door de Bibliotheek Eindhoven een nieuwe, meer realistische formule ontwikkeld: De besluiten van april 2013 richtten zich ook op de doorontwikkeling van de Centrale bibliotheek tot een Centrum voor Media en Educatie, waaraan in de praktijk de titel Kenniswerkplaats is gegeven. De inzet was erop gericht om in een gezamenlijke inspanning van gemeente en bibliotheek te komen tot cocreatie, cofinanciering en cohuisvesting in de Witte Dame van partijen die op dit vlak grote synergie zouden kunnen bereiken. Als gevolg van de uiteindelijke toekomstformule voor de Witte Dame als geheel, maar ook om geïnteresseerde partijen niet te hoeven bewegen om in deze lastige tijd nieuwe huurverplichtingen aan te gaan, wordt aan de realisatie van de Kenniswerkplaats op een andere wijze richting gegeven. De bibliotheek koerst nu op samenwerking en cocreatie, op een manier die én meer bij dit digitale tijdperk past én problemen met de beschikbare ruimte voorkomt. Het blijkt dat deze weg goed begaanbaar is. In dit kader zal ondermeer een verbinding tot stand komen met alle bibliotheken in de stad. Met onderwijs en bedrijfsleven groeien initiatieven tot verdere samenwerking. In de formule voor de toekomst wordt ruimte geboden aan de persoonlijke leerdoelen van het stijgend aantal vrijwilligers, wordt de aanpak van laaggeletterdheid een speerpunt en zal een gebruikersraad invloed krijgen op de uitrol van het beleid. In bijlage 2 geeft de Bibliotheek Eindhoven de status van deze ontwikkelingen aan per medio september 2014. 2.
De beoogde vermindering van vierkante meters in De Witte Dame t.b.v. de Centrale heeft plaatsgevonden: De bibliotheek huurde tot medio 2014 7000 vierkante meter vloeroppervlak in De Witte Dame. Op basis van de besluiten van april 2013 reduceerde de behoefte aan vierkante meters met ingang van 2014 tot 2675 vierkante meters, exclusief de nader te bepalen ruimtebehoefte voor de Kenniswerkplaats. Geschat werd dat de nieuwe bibliotheekformule met 2555 vierkante meter zou toekunnen exclusief de benodigde
5
Raadsnummer 14R6128
ruimte voor de ontwikkeling van de Kenniswerkplaats. Hoewel het lopende huurcontract -in 1996 ondertekend voor een huurperiode van 1998 tot 2028weliswaar onder zeer gunstige condities is aangegaan, leidde de afname van de ruimtebehoefte tot een acuut financieel risico van € 559.000 per jaar! Ook een afkoop van het huurcontract zou een enorm financieel probleem opleveren vanwege de slechte marktomstandigheden voor vervangende verhuur. Gekozen is voor de optie om als gemeente een uiterste inspanning te doen om de Bibliotheek Eindhoven te helpen bij het beperken van de risico’s. Dit heeft geleid tot het vinden van een sterke nieuwe huurder waarmee ook de laatste hobbel is weggenomen voor een overname van het eigendom van De Witte Dame Momumenten BV, inclusief haar totale vastgoedpositie. De nieuwe eigenaar is bereid gebleken om de resterende leegstandsrisico’s voor eigen rekening te nemen, onder gemeentegarantie voor de afname van 3500 vierkante meters (incl. KWP) door de bibliotheek tot 2028.. Daarmee blijft de gevreesde enorme meerjarenfrictie van de bibliotheek in de praktijk beperkt tot een bedrag van € 189.000 eenmalig. 2.1.1 De resterende financiële huisvestingsfrictie is beperkt tot € 189.000: Door de verkoop van De Witte Dame Monumenten BV is de Bibliotheek Eindhoven verlost van het eigenaarsrisico vanwege haar 50% aandelenbezit in deze BV. Dit heeft als gevolg dat er weer sprake is van een weliswaar klein weerstandsvermogen (€ 72.000 per ultimo 2013) maar dus gelukkig ook van beduidend minder exploitatierisico’s. De herstelde vermogenspositie wordt vooral veroorzaakt door incidentele meevallers die samenhangen met het afstoten van het vastgoed. De bibliotheek verzoekt de gemeente om het restant huurfrictie te compenseren. Hiervoor zijn argumenten aanwezig. De huurfrictie is het gevolg van de raadsbesluiten van april 2013 die hebben geleid tot vermindering van de ruimtebehoefte. De mogelijke financiële effecten zijn destijds niet meegenomen in de bepaling van de hoogte van de compensatie voor de frictie- en transitiekosten omdat er absoluut geen reële inschatting mogelijk was. Er is gekozen voor een inspanningsverplichting. De andere reorganisatie- en frictiekosten zijn wel vastgesteld en subsidiabel gesteld. De dekking van deze kosten is deels gevonden door het verrekenen van een deel van de lening van € 1.588.230 (die de Bibliotheek Eindhoven in 1996 van de gemeente heeft gekregen om door te lenen aan de Witte Dame Monumenten BV), op de verstrekte subsidie. Dit betrof € 1.200.000 die vanwege eerdere aflossing liquide beschikbaar was op een bankrekening van de bibliotheek. Het niet afgeloste deel van € 388.231 bleef bij de Bibliotheek Eindhoven staan als vordering op de Witte Dame Monumenten BV met een aflossingsverplichting per 2028. De gemeente Eindhoven heeft in 1996 de vordering op de bibliotheek niet geactiveerd maar het bedrag destijds als subsidie afgeboekt. Een terugbetalingsverplichting werd aanvullend wel per brief overeengekomen. De Bibliotheek Eindhoven heeft zich flink ingespannen om de huurfrictie te beperken, zowel door het zoeken naar nieuwe huurders als door het snel en efficiënt ontruimen van ruimtes toen een nieuwe huurder zich aandiende. Zij was echter noch in de hoedanigheid van huurder, noch in de hoedanigheid van medeeigenaar van het gebouw in de juiste positie om hierin doorslaggevend te zijn. Haar opstelling heeft wel sterk bijgedragen aan het kunnen behalen van het eindresultaat.
6
Raadsnummer 14R6128
De Bibliotheek Eindhoven heeft geacteerd waar mogelijk maar ook stappen opzij gezet indien noodzakelijk. Hiermee is duidelijk blijk gegeven van adequaat ondernemerschap. Als het gaat over de rechtmatigheid, de onvermijdbaarheid en de daaraan gekoppelde voorgeschreven ‘’redelijke termijn’’ voor een instelling om zelf de financiële gevolgen op te vangen van bezuinigingsmaatregelen van de overheid dan geldt allereerst het jaar 2010 als het jaar waarin de gemeente besloot om 50% op het subsidiebudget van de bibliotheek te korten. Dat zou aan de voorwaarde van een ‘redelijke termijn’’ voldoen, ware het niet dat de Raad in april 2013 pas toe was aan definitieve besluiten. Zeker gezien de actuele omstandigheden op de vastgoedmarkt en de relatief late besluitvorming is het zeer te betwijfelen of er sprake is van voldoende juridische grondslag voor de ‘redelijke termijn’. Vanwege bovenstaande én vanwege het feit dat de gemeente zelf in 1996 heeft aangedrongen op de vastgoedpositie van de bibliotheek en daarbij op het aangaan van langlopende huurverplichtingen, is er een grondslag om de per saldo resterende eenmalige huurfrictie van € 189.000 aan de Bibliotheek Eindhoven te compenseren. We stellen voor om hiermee akkoord te gaan en in de dekking te voorzien door, net als bij eerdere gelegenheid, een overeenkomstig bedrag van de nog uitstaande lening van € 388.231 vrij te laten vallen. De Bibliotheek Eindhoven krijgt hierdoor weliswaar niet direct een betere liquiditeitspositie maar door het wegvallen van de aflossingsverplichting verbetert wel haar solvabiliteit. Het resultaat van de exploitatie van de Bibliotheek Eindhoven in 2014 zal volgens de BE zodanig zijn dat daarmee aan de liquide verplichtingen zal kunnen worden voldaan. 2.1.2 De uitstaande lening kan alsnog worden geactiveerd: Omdat de lening in 1996 niet is geactiveerd als vordering maar is afgeboekt als subsidie kan die alsnog als vordering worden verwerkt in de gemeentelijke administratie. Door het eerdere besluit om 1.2 miljoen euro in te zetten als compensatie voor frictie- en transitiekosten resteert er een vordering van € 388.231. Indien de Raad akkoord gaat met het compenseren van de huurfrictie op de voorgestelde manier (argument 2.1.1) dan is het saldo van de vordering €199.231. 2.1.3 Activeren van de lening kan een toekomstig risico verkleinen: Het college is in oktober 2014 een garantstelling aangegaan voor de afname van vierkante meters vloeroppervlakte door de bibliotheek in De Witte Dame. Tevens is met de bibliotheek een contragarantie afgesproken. Ondanks dat het beperkt lijkt, is er altijd een risico dat de gemeente op haar garantstelling wordt aangesproken. Hierom stellen we voor om het saldo van de lening als vordering te activeren maar hierbij aan te tekenen dat dit bedrag in voorkomend geval ingezet kan worden als dekking voor de risico’s die de gemeente is aangegaan door het verstrekken van een garantstelling aan De Witte Dame Monumenten BV. 3.
De ontwikkeling van de digitale bibliotheek door het Rijk en gevolgen voor de bibliotheek zijn al meegenomen in de berekening van de subsidiebehoefte in het dossier van april 2013.
7
Raadsnummer 14R6128
Al enige jaren is bekend dat het Rijk zal voorzien in de ontwikkeling van de Digitale Bibliotheek en de daarmee samenhangende kosten zal verhalen op het gemeentefonds. In VNG verband spraken gemeenten af om deze uitname te verrekenen met het budget van de lokale bibliotheken. De hoogte van de bedragen was lange tijd onbekend omdat het Rijk de fatale datum een paar keer heeft verschoven en pas in het voorjaar 2014 de definitieve invoeringsdatum en bijbehorende bedragen heeft bekend gemaakt. Zonder de bedragen te kennen is bij de berekening van de meerjarige subsidiebehoefte rekening gehouden met deze ontwikkeling en het wegvallen van de daartoe strekkende taken van de bibliotheek. Nu alsnog de uitname uit het gemeentefonds verrekenen met het bibliotheekbudget zou dubbelop zijn. Vooral zou het een inbreuk betekenen op het nog maar recent door de Raad vastgestelde budget. Het voorstel is om de uitname die in vier jaar oploopt tot € 160.000 te betrekken bij de bestedingsvoorstellen voor de Kadernota 2016-2019 en niet te ontrekken aan het bibliotheekbudget. Voor 2015 hebben wij aan de Bibliotheek Eindhoven gevraagd om een uiterste inspanning te doen om het bedrag van € 105.000 eenmalig te dekken uit incidentele meevallers binnen haar exploitatie en derhalve het subsidiebedrag 2015 eenmalig € 105.000 euro lager vast te stellen. De BE heeft inmiddels aangegeven dit te accepteren mits zij ook incidentele meevallers uit 2014 hiervoor mag aanwenden. Dit is geen probleem mits de voor 2014 afgesproken taakstellingen zijn gerealiseerd. 4.
De beoordeling van de noodzaak van compensatie vanwege niet-indexeren van het budget 2014 kan vervallen: Het niet indexeren van het budget van 2014 heeft voor de bibliotheek een structurele doorwerking van € 83.000 euro op jaarbasis. Incidentele meevallers die zich inmiddels aftekenen voor 2014 tonen aan dat dit voor 2014 geen overwegende gevolgen heeft. De budgetten worden voor 2015 wel weer geïndexeerd maar natuurlijk op het niveau 2014 en niet van het jaar daarvoor. Op verzoek van het College heeft de BE haar exploitatiebegroting voor 2015 niet simpelweg geïndexeerd maar post voor post heroverwogen. Op basis daarvan is de BE erin geslaagd om het niet indexeren van het subsidie 2014 structureel op te vangen in de meerjarenprognose. Eind 2013 heeft de Raad besloten tot het speciaal volgen van de effecten van het niet-indexeren bij het CKE en de bibliotheek vanwege de recente forse bezuinigingen bij deze organisaties. Het CKE heeft inmiddels ook laten weten aan compensatie geen dringende behoefte te hebben. 5.
De bewonersbibliotheken (sociale functies en boekenuitleen) zullen het zonder gemeentelijke steun niet redden: De 12 bewonersbibliotheken zijn, met name door hun integratie met de sociale functies, in de startsituatie gefaciliteerd met ruimte en meubilair/ leestafel en onder meer een voorraad boeken, kasten, inleverboxen en een computer. Daarmee is de ‘hardware’ geregeld. Voor de ‘software’, de jaarabonnementen op een pakket kranten en tijdschriften (10.000,-), de jaarlijkse aanvulling van de boekencollectie (9.000,-) en ad hoc advies en ondersteuning door de bibliotheek (1.000,-), ramen we een bedrag van € 20.000 per jaar. In alle redelijkheid is de voorlopige horizon voor de facilitering gelegd in 2018 (zie ook Argument 6) Tegen die tijd moeten deze
8
Raadsnummer 14R6128
bewonersinitiatieven worden geëvalueerd, tegen het licht van de actuele ontwikkelingen rondom de sociale functie en het lezen/ lenen. 6.
Het toegekende investeringsbudget van € 150.000 voor de sociale functies kon niet worden benut: In april 2013 leefde de veronderstelling dat er voor de borging van de sociale functies van de filialen ruimtelijk fysieke investeringen nodig zouden zijn. Dit is nauwelijks nodig gebleken. Wel was het noodzakelijk om te voorzien in abonnementen voor kranten en tijdschriften, leeshoeken, computers en dergelijke teneinde te komen tot voor het doel voldoende aantrekkelijkheid. De kosten hiervan konden niet uit het toegekende budget worden betaald vanwege de aard van deze uitgaven. In 2013 zijn de kosten gedekt uit daartoe strekkende middelen van de sector M&M. Voor 2014 is incidentele dekking gevonden voor een bedrag van € 25.000 euro binnen het cultuurbudget (B&W besluit van 8 juli 2014 ‘’Inzet restant Intensiveringsmiddelen 2014’’). De benodigde middelen voor de komende jaren worden geregeld in beslispunt 5.1.1. De oorspronkelijke claim kan worden opgeheven. Uw raad wordt gevraagd om € 80.000 aan de Reservering Buurtontmoeting te ontrekken voor de dekking van de kosten van de bewonersbibliotheken in de komende vier jaar.
Kanttekeningen De VVE dekking is niet structureel gegarandeerd: Een flink deel van de subsidiebehoefte van de Bibliotheek Eindhoven wordt gedekt door VVE middelen die grotendeels door het Rijk aan de gemeente worden toegekend. Deze middelen zijn vooralsnog beschikbaar tot en met 2016. Een deel van de voor Eindhoven beschikbare VVE middelen komen overigens uit financiën van onze stad zelf. Of de rijksbijdrage vanaf 2017 nog beschikbaar is, is onduidelijk. De Bibliotheek Eindhoven mag hiervan geen hinder ondervinden bij de uitvoering van de overeengekomen taakstellingen. Om het moment dat deze tijdelijke dekking van de subsidiebehoefte wegvalt zal alternatieve dekking in de plaats moeten komen. Het is een Collegebrede opgave om hierin tegemoet te komen. Omdat de rijksdekking een deel uitmaakt van de structurele dekking van de subsidiebehoefte geldt ook dat het Eindhovense regime van toepassing is als het gaat om bijvoorbeeld indexering op de toegekende budgetten. Voor 2015 wil het College derhalve het voor 2014 geldende totaalbudget indexeren.
Kosten De compensatie van de huurfrictie ad € 189.000 is reeds gedekt omdat de vordering van de gemeente op de bibliotheek destijds niet in de boeken van de gemeente is verantwoord maar als subsidielast. Het restantbedrag van deze vordering ad € 199.231 wordt nu alsnog in de balans van de gemeente opgenomen. De uitname uit het gemeentefonds door het Rijk ad € 105.000 wordt in 2015 door de bibliotheek zelf opgevangen. Voor de jaren daarna zal een voorstel worden ingediend bij de kadernota 2016-2019.
9
Raadsnummer 14R6128
-
Door het onttrekken van € 80.000 aan de Reserve Buurtontmoeting komt de claim op het VTA budget (Kleine Verbouwingen) van € 150.000 hiermee te vervallen.
Communicatie De communicatie geschiedt met de bibliotheek over de leningsovereenkomst en de huurkostenfrictie. Met de bewonersbibliotheken zal communicatie plaatsvinden over de ondersteuning.
Planning en uitvoering Niet van toepassing Evaluatie De Bibliotheek Eindhoven heeft een enorme metamorfose doorgemaakt: De oorspronkelijke doelstelling van de Raad was om de bibliotheekfuncties in onze stad te herijken en naar de toekomst te zetten. Dat was een enorme ambitie maar daarin zijn we geslaagd door een gezamenlijke inspanning en een gedeeld besef dat alleen beweging leidt tot vooruitgang. De Bibliotheek Eindhoven zelf is daar vergaand in meegegaan en heeft deze opdracht , ondanks grote druk, gestalte gegeven. Het College heeft hier veel respect voor en vindt dat de Bibliotheek Eindhoven hiermee een voorbeeld stelt voor wat van een culturele onderneming verwacht mag worden. Als gemeente hebben we bijgedragen door grote problematische uitdagingen gezamenlijk aan te gaan. Samen uit, samen thuis.
Bijlage(n) 1.
Evaluatie van de implementatiefase van het programma Wijzer! met taal en media
2.
Geactualiseerde wijze waarop de BE invulling zal geven aan de Kenniswerkplaats.
3.
Begrotingswijziging.
Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven,
, secretaris.
10
Raadsnummer 14R6128
Ontwerp Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van ;
besluit: 1. 1.1.1 1.1.2 2.
2.1.1
2.1.2 2.1.3
3.
3.1.1
4.
5.
Kennisnemen van het resultaat van de uitvoering van de eerdere raadsbesluiten, met name de realisatie van Variant 2. Kennisnemen van de evaluatie van de implementatiefase van het programma Wijzer! met taal en media. Kennisnemen van de geactualiseerde wijze waarop de BE invulling zal geven aan de Kenniswerkplaats. Kennisnemen dat de huurovereenkomst van de Bibliotheek Eindhoven met De Witte Dame Monumenten BV is omgezet naar een overeenkomst die zich strikt beperkt tot de toekomstig benodigde vierkante meters die ook in de exploitatie zijn voorzien (Onder dezelfde gunstige huurvoorwaarden als die in 1996 werden overeengekomen). Instemmen met een eenmalige compensatie van de huurkostenfrictie als gevolg van de structurele vermindering van de ruimtebehoefte. Deze eenmalige kosten van maximaal € 189.000, na een daartoe strekkend verzoek, met dit bedrag compenseren door het verlagen van de aflossingsverplichting op de nog uitstaande lening (€ 388.231). Kennisnemen dat het restantbedrag van de lening ad € 199.231 wordt geactiveerd als vordering op de Bibliotheek Eindhoven. Het te vorderen bedrag ad € 199.231 primair bestemmen als buffer voor aanspraken op de garantstelling van de gemeente door De Witte Dame Monumenten B.V. op basis van inliggende begrotingswijziging. De gevolgen van de uitname uit het gemeentefonds door het Rijk als gevolg van de landelijke ontwikkeling van de digitale bibliotheek voor subsidiebudget van de Bibliotheek Eindhoven van € 121.000 in 2016, € 139.000 in 2017 en € 160.000 anaf 2018 te betrekken bij de bestedingsvoorstellen voor de Kadernota 2016-2019 in de vorm van saldering van de financiële voor- en nadelen. Kennisnemen van de toezegging van de Bibliotheek Eindhoven om de uitname uit het gemeentefonds ad € 105.000 voor het jaar 2015 eenmalig te dekken uit haar incidentele meevallers en deze uitname aldus te verrekenen met het subsidiebudget 2015. Het verzoek van de Bibliotheek Eindhoven tot compensatie van € 83.000 vanwege het niet indexeren van het budget 2014 afwijzen omdat de Bibliotheek Eindhoven er in is geslaagd de financiële gevolgen van nietindexeren te verwerken in haar meerjarenbegroting. Instemmen met de ondersteuning van 12 bewonersbibliotheken in de stad, die als reactie op het sluiten van de bibliotheekfilialen door bewoners zelf
11
Raadsnummer 14R6128
5.1.1 6.
6.1.1 7.
zijn gerealiseerd, middels een bijdrage aan abonnementen en collectieaanvullingen. Instemmen dat de samenhangende kosten van opgeteld € 20.000 per jaar voor 2015 t/m 2018 gedekt worden uit de Reservering Buurtontmoeting. Kennisnemen van het feit dat de claim van € 150.000 voor ruimtelijke fysieke investeringen in behoud van de sociale functies van de bibliotheek in de wijken nauwelijks is benut. Deze claim op het krediet Kleine Verbouwingen VTA’s opheffen. De begrotingswijziging dienovereenkomstig vast te stellen.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van
, voorzitter.
, griffier.
12
