RAADSVERGADERING 4 DECEMBER 2013 Aanwezig: Liliane Lebon, Voorzitter, Jacques Van Alboom, Ivan Stevens, Pierre Velghe, Didier Baert, Carine Plovie, Hildegarde Van Rompu, Hervé Stevens, Raymond Roels, Ben D’Haene, Lieve Coppens, leden; Katrijn Mertens, Secretaris 1. Goedkeuring verslag vorige vergadering Raadslid Van Rompu vraagt om in de toekomst te streven naar garantie m.b.t. de gereserveerde plaatsen voor bewoners/bezoekers die deelnemen aan het seniorenfeest. De Raad keurt het verslag goed van de raadsvergadering van 24 oktober 2013. Rekening houdend met volgende vragen: Pg. 3 punt 9: graag in een volgende bestuursvergadering de notariële akte ter inzage geven en percentages ten laste van het OCMW en van Serviceflat Invest agenderen; Pg. 5 punt 14: graag problematiek van het parkeren op campus Steenvoorde en op campus De Reinaert opnemen in een actieplan en dus concrete acties aan koppelen; Pg. 5 punt 15: graag in een volgende bestuursvergadering toelichten hoe er is toe beslist een lening aan te gaan ten belope van 100.000,00 euro; keurt de Raad het verslag goed van de raadsvergadering van 28 november 2013. Punt bij hoogdringendheid: Goedkeuring meerjarenplan 2014-2019 Tussenkomst N-VA fractie (dixit): “Onze fractie zal het budget 2014 en het meerjarenplan 2014-2019 goedkeuren. Heel wat aanbevelingen en ideeën van onze partij zijn opgenomen in het meerjarenplan. We hebben in het vast bureau constructief overleg kunnen plegen. Maar we hebben wel één minpunt, nl. de verkoop van het voetbalveld. We moeten vaststellen dat de bevolking van Destelbergen-Heusden sterk aan het verouderen is. We zijn van mening dat dit terrein in de toekomst kan gebruikt worden voor het bouwen van een nieuw woonzorgcentrum en eventueel ook enkele serviceflats. In het Kouterhof zal volgend jaar alle beschikbare ruimte zijn ingenomen door het dagverzorgingscentrum en het nieuwe contingent serviceflats. Veel plaatsen voor het bouwen van een nieuw woonzorgcentrum zijn er niet. Het voetbalterrein is een ideale plaats en voldoet naar onze mening aan de voorwaarden opgelegd door de overheid.” De Raad, Gelet op het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2008, inzonderheid artikel 146, 147 en 148; Gelet op het ontwerp van meerjarenplan 2014-2019 zoals opgesteld door de financieel beheerder en door de secretaris, in overleg met het managementteam;
Gelet op het advies van het college van Burgemeester en Schepenen d.d. 29 oktober 2013; Gelet op de bespreking van het ontwerp van meerjarenplan 2014-2019 in de raadsvergadering d.d. 28 november 2013; BESLUIT: Artikel 1: De Raad keurt het meerjarenplan 2014-2019 goed, met 10 stemmen voor en 1 stem tegen. Artikel 2: In het meerjarenplan wordt de gemeentelijke toelage als volgt voorzien: 2014: 2.005.169 euro 2015: 2.105.428 euro 2016: 2.158.063 euro 2017: 2.215.015 euro 2018: 2.267.315 euro 2019: 2.323.998 euro Artikel 3: Afschrift van deze beslissing wordt, samen met het meerjarenplan, voor goedkeuring overgemaakt aan het Gemeentebestuur. Goedkeuring budget 2014 De Raad, Gelet op het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2008 inzonderheid artikel 149 en volgende; Gelet op de beleidsverklaring betreffende het ontwerp van het budget voor 2014; Gelet op de bespreking van het voorontwerp van het budget voor 2014 in de raadsvergadering van 28 november 2013; Gelet op het goedgekeurd meerjarenplan van 2014-2019 waarin voor 2014 een gemeentelijke toelage werd voorzien van 2.005.169 euro; BESLUIT: Artikel 1: De Raad keurt het exploitatiebudget goed betreffende het dienstjaar 2014 met 12.192.715 euro uitgaven en 12.437.101 euro ontvangsten, het investeringsbudget met 1.650.000 ontvangsten en 1.846.500 euro uitgaven en het liquiditeitenbudget met 239.849 euro uitgaven, met 10 stemmen voor en 1 stem tegen. Artikel 2: De gebudgetteerde gemeentelijke toelage bedraagt 2.005.169 euro. Artikel 3: Afschrift van deze beslissing wordt voor kennisgeving aan het Gemeentebestuur van Destelbergen overgemaakt. 2. Eedaflegging secretaris Conform artikel 76 van het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2008 legt Katrijn Mertens, aangesteld als secretaris, de eed af in handen van de Voorzitter. 3. Vergoeding ambulante nachtdienst bewoners serviceflats De Raad, Gelet op het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2008; Gelet op de beslissing d.d. 14 april 2009 betreffende de inrichting van een ambulante nachtdienst aan huis op het grondgebied van de gemeente Destelbergen;
Gelet op het feit dat beroep kan worden gedaan op de diensten van de ambulante nachtdienst door de bewoners van de serviceflats; Gelet op het voorstel om deze dienstverlening te laten vergoeden door de bewoners van de serviceflats indien de resident zelf hierom heeft verzocht en het normale tarief aan te rekenen van 7.5 euro/uur; Overwegende dat de prestaties van de ambulante nachtdienst in opdracht van medewerkers van het OCMW en noodoproepen van deze bewoners niet worden aangerekend; Overwegende dat wonen in een serviceflat wordt gezien als een volwaardige thuissituatie; BESLUIT: met eenparigheid van stemmen Artikel 1: De Raad beslist om de prestaties van de ambulante nachtdienst te laten vergoeden tegen het normale tarief van 7,50 euro/uur door de bewoners van de serviceflats voor zover zij daar zelf om gevraagd hebben. Artikel 2: Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de directeur van de serviceflats, aan de coördinator van de ambulante nachtdienst aan huis en aan de financieel beheerder van OCMW Destelbergen. 4. Vernieuwing Office Licentie De Raad, Gelet op het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2008; Gelet op het 3-jarig contract OfficeProPlus OVS; Overwegende dat dit contract vervalt op 31 december 2013; Overwegende dat het wenselijk is dit contract te verlengen; Gelet op de prijsvraag uitgevoerd door Tom Hublet, IT-verantwoordelijke bij diverse leveranciers; Overwegende dat het past dit contract te verlengen met 3 jaar bij de firma Cevi, laagstbiedende aanbieder overeenkomstig hun offerte dd. 25 november 2013; Overwegende dat deze aankoop werd ingeschreven in het budget voor het dienstjaar 2013 onder nummer MAR informatica ICT 6132000/011901; BESLUIT: met eenparigheid van stemmen Artikel 1: De Raad keurt de verlenging goed van het driejarig contract OfficeProPlus OVS vanaf 1 januari 2014 voor een jaarlijks bedrag van 7269,60 euro exclusief BTW. Artikel 2: Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de ITverantwoordelijke en aan de financieel beheerder van OCMW Destelbergen. 5. Aankoop overgordijnen serviceflats De Lijsterbes De Raad, Gelet op het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2008; Gelet op het verzoek van Caroline Laeremans, directeur van de serviceflats, om overgordijnen te kopen voor de polyvalente zaal in de serviceflats De Lijsterbes; Gelet op de prijsvraag uitgevoerd door Caroline Laeremans bij diverse leveranciers; Overwegende dat de firma HARTEX NV Curtainproject de laagstbiedende is overeenkomstig de offerte van 28 oktober 2013; Overwegende dat deze kredieten ingeschreven zijn in het budget voor het dienstjaar 2013 onder nummer MAR 6142000/095201;
BESLUIT: met eenparigheid van stemmen Artikel 1: De Raad keurt de aankoop goed van overgordijnen bij de firma HARTEX NV Curtainproject, Pitantiestraat, 138 in 8792 Desselgem ten bedrage van 680,00 euro exclusief BTW. Artikel 2: Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de directeur van de serviceflats en aan de financieel beheerder van OCMW Destelbergen. 6. Bestuurlijke optimalisatie gunning hoogdringende werken De Raad, Gelet op het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2008; Gelet op het verslag van het Vast Bureau d.d. 14 november 2013 waarin de leden van het Vast Bureau principieel akkoord gaan met het voorstel om uitgaven rechtstreeks gelieerd aan de dagdagelijkse werking van de organisatie en die betrekking hebben op werken die dringend moeten worden uitgevoerd of aankopen die niet kunnen worden uitgesteld, met een maximum van €1500,00, zonder voorafgaandelijk te worden in kennis gesteld, te mogen doen; Gelet op het feit dat met “dringend’ het volgende wordt bedoeld: er kan niet worden gewacht om over te gaan tot actie tot de eerstvolgende bijeenkomst van het vast bureau; Gelet op het feit dat het voorstel inhoudt dat in de eerstopvolgende bestuursvergadering de raadsleden in kennis worden gesteld van dergelijke uitgaven; Gelet op het feit dat het voorstel inhoudt dat voor urgente uitgaven die dit plafondbedrag overschrijden de leden van het Vast Bureau telefonisch worden gecontacteerd; Overwegende dat voor de uitgaven verbonden aan de dagdagelijkse werking, niet dringend en hoger dan 1500,00 euro steeds minstens 3 offertes worden gevraagd; BESLUIT: met eenparigheid van stemmen Artikel 1: De Raad beslist om uitgaven rechtstreeks gelieerd aan de dagdagelijkse werking van de organisatie en die betrekking hebben op werken die dringend moeten worden uitgevoerd of aankopen die niet kunnen worden uitgesteld, met een maximum van €1500,00, zonder voorafgaandelijk te worden in kennis gesteld, te laten doen. Artikel 2: Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de leden van het managementteam, incl. de financieel beheerder van OCMW Destelbergen. 7. OCMW tussenkomst begrafeniskosten De Raad, Gelet op de organieke wet van 8 juli1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, hoofdstuk IV; Gelet op het verslag van het Vast Bureau d.d. 14 november 2013 waarin de leden het volgende adviseren: een samenwerking met de begrafenisondernemer die volwaardige begrafenis kan verzorgen voor de laagste prijs; een jaarlijkse prijsvraag bij de lokale begrafenisondernemers, incl. de overeenkomst dat de afgesproken prijs één jaar gegarandeerd wordt; Overwegende dat het bedrag van de laagstbiedende meteen ook het plafondbedrag is aan tussenkomst verleend door het OCMW voor dat jaar;
BESLUIT: met eenparigheid van stemmen Artikel 1: De Raad beslist om jaarlijks een samenwerking aan te gaan met een van de lokale begrafenisondernemers tegen het meest gunstige tarief voor een menswaardige begrafenis, een tarief dat voor ten minste één jaar geldt. Artikel 2: De Raad beslist dat dit meest gunstige tarief het maximum bedrag is aan tussenkomst verleend door het OCMW voor het geldende jaar. Artikel 3: Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan het hoofd sociale dienst en aan de financieel beheerder van OCMW Destelbergen. 8. Sociale hond De Raad, Gelet op het verslag van het Vast Bureau van 14 november 2013 waarin de leden van het Vast Bureau adviseren elke vorm van comfortzorg om de sociale honden geen pijn te laten lijden moet worden voorzien en de kosten die daarmee gepaard gaan te laste zijn van het OCMW; dat in geval een dure medische ingreep niet meer afwendbaar is, het OCMW hierop niet meer wenst in te gaan ongeacht de mogelijke consequenties vanuit vzw Hachiko; Overwegende dat de honden een respectabele leeftijd hebben bereikt; Overwegende dat de honden fysiek niet meer in topvorm zijn; BESLUIT: met 8 stemmen voor en 3 onthoudingen Artikel 1: De Raad beslist elke vorm van comfortzorg om de sociale honden geen pijn te laten lijden te voorzien en de kosten die daarmee gepaard gaan zijn ten laste van het OCMW. Artikel 2: De Raad beslist de kosten van een dure medische ingreep niet te laten betalen. Artikel 3: Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de medewerker die belast is met de zorg voor de honden. 9. Maaltijdbedeling aan huis Gelet op de beslissing d.d. 28 april 1999 m.b.t. de gunning aan de firma Cactus, Schuurstraat 15, 9040 Sint-Amandsberg, later overgenomen door BVBA Traiteur François, Schuurstraat 15, 9070 Sint-Amandsberg; Gelet op de brief d.d. 21 oktober 2013 van advocatenkantoor Van Asch waarin het faillissement van BVBA Traiteur François, Schuurstraat 15, 9070 Sint-Amandsberg wordt aangekondigd; Overwegende dat de klanten die momenteel worden bediend door BVBA Traiteur François bij stopzetting van de activiteit geen maaltijden aan huis meer geleverd krijgen; Overwegende dat offertes zijn gevraagd bij andere leveranciers; Gelet op het verslag van het Vast Bureau van 14 november 2013 waarin de leden van het Vast Bureau adviseren met de laagst biedende alternatieve traiteur samen te werken; Overwegende dat bij stopzetting van de activiteit van BVBA Traiteur François van de alternatieve traiteurs een proef-maaltijd wordt bekomen om de kwaliteit van de maaltijd te testen; Overwegende dat alle huidige klanten van BVBA Traiteur François in alle vrijheid een andere traiteur kunnen kiezen;
BESLUIT: met 10 stemmen voor en 1 onthouding Artikel 1: De Raad beslist dat bij een onmiddellijke stopzetting van de activiteit van BVBA Traiteur François de klanten worden doorverwezen naar de laagstbiedende alternatieve traiteur met respect voor een goede prijs-kwaliteitverhouding. Artikel 2: Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan het hoofd sociale dienst en aan de medewerkers van lokaal dienstencentrum De Reinaert. 10. Systeem organisatiebeheersing De Raad, Gelet op het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2008 inzonderheid artikel 98, 99 en 100; Gelet op het besluit van de Vlaamse regering betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 25 juni 2010; Gelet op het gemeentedecreet van 15 juli 2005 dat de gemeenten verplicht interne controle van de activiteiten te organiseren; Overwegende dat de collega’s van het gemeentebestuur bereid zijn samen te werken rond een proces van organisatiebeheersing; Overwegende dat Stijn Lombaert, directeur griffie provincie West Vlaanderen, een traject voorstelt om beide besturen te begeleiden in het opzetten van een interne controle-systeem; Gelet op de vraagprijs van Stijn Lombaert voor een hele dag en een halve dag consultancy aan resp. 800,00 euro en 400,00 euro; Gevraagd wordt na te gaan of raadsleden kunnen aansluiten; BESLUIT: met eenparigheid van stemmen Artikel 1: De Raad beslist een samenwerking aan te gaan met Stijn Lombaert voor de begeleiding van het opzetten van een interne controle-systeem in partnerschap met het gemeentebestuur. Artikel 2: Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de leden van het managementteam, incl. de financieel beheerder van OCMW Destelbergen. 11. Modaliteiten verkoop voetbalveld Kerkham, Destelbergen De Raad, Gelet op het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2008; Gelet op de mogelijkheid tot een onderhandse verkoop tussen beide besturen om reden van algemeen belang; Overwegende dat notaris Niek Van der Straeten (kantoor Moulin, Destelbergen) een ontwerp-notariële akte heeft opgesteld voor de verkoop van het sportterrein, Kerkham, Destelbergen 1e afdeling, sectie B, nummer 607/B4; Overwegende dat volgende alinea mag worden geschrapt: “Prijs: Daarenboven is deze verkoping en aankoop aangegaan en aanvaard mits de koopsom van een euro (€1,00) onder de hierna volgende modaliteiten.” Overwegende dat de zin “Met uitzondering van de tekst “en de helft van de meerwaarde bij eventuele wederverkoop in de loop van een periode van dertig jaar aan het OCMW te compenseren”.” mag worden geschrapt in de alinea “Verkoopmodaliteiten: Uit de notulen van de raad van het OCMW d.d. 28 februari 2013 wordt letterlijk het volgende overgenomen: “bij wijze van wederprestatie wordt aan het gemeentebestuur gevraagd de financiering ten laste te nemen van het niet-
gesubsidieerde gedeelte van het nieuw te bouwen complex op de campus Steenvoorde met het dagverzorgingscentrum, de serviceflats en kortverblijf, het kosteloos ter beschikking stellen van de lokalen op de campus van de kazerne Beervelde.” Met uitzondering van de tekst “en de helft van de meerwaarde bij eventuele wederverkoop in de loop van een periode van dertig jaar aan het OCMW te compenseren”.” Overwegende dat de prijsbepaling essentieel is in een verkoopovereenkomst; BESLUIT: met 6 stemmen voor en 5 onthoudingen Enig artikel: De Raad beslist dat de notariële akte zoals opgesteld door notaris Niek Van der Straeten en rekening houdend met de geformuleerde overwegingen de basis is van de verkoopovereenkomst met het gemeentebestuur voor de verkoop van het sportterrein, Kerkham, Destelbergen 1e afdeling, sectie B, nummer 607/B4. 12. Modaliteiten financiering investeringen 2013 in het kader van de vooruitbetalingen op investeringen De Raad, Gelet op het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2008; Gelet op het besluit van de Vlaamse regering betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 25 juni 2010; Overwegende dat de inspectiediensten van het Agentschap voor Binnenlands Bestuur, afdeling Oost Vlaanderen naar aanleiding van de audit van 2011 en van 2012 een opmerking formuleerden onder de noemer “schulden op meer dan één jaar”; Overwegende het annaliteitsbeginsel dat bepaalt dat de raadsbeslissing met betrekking tot de modaliteiten van de financiering van de investeringen van 2013 effectief moet zijn genomen in 2013; BESLUIT: met eenparigheid van stemmen Artikel 1: De Raad beslist elke investeringsuitgave voor het lopende jaar boven de reeds aangegane lening van € 100.000,00 te financieren met de al ontvangen vooruitbetalingen van investeringssubsidies. Artikel 2: Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de financieel beheerder van OCMW Destelbergen. 13. Modaliteiten lening bouw nieuw dagverzorgingscentrum ten bedrage van 1.650.000,00 euro (Europese open offerte) De Raad, Gelet op het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2008; Gelet op de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006; Gelet op het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011; Gelet op het ministerieel besluit tot wijziging van de Europese bekendmakingsdrempels in het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 9 juli 2013;
Gelet op het besluit van de Vlaamse regering betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 25 juni 2010; Gelet op het gunstig advies van het gemeentebestuur inzake het ontwerp van meerjarenplan 2014-2019 van 29 oktober 2013; Overwegende dat in het meerjarenplan 2014-2019 is voorzien dat de kostprijs voor het OCMW van de nieuwbouw van campus Steenvoorde geschat wordt op 1.650.000,00 euro; BESLUIT: met eenparigheid van stemmen Artikel 1: De Raad beslist de financieel beheerder te vragen het nodige te doen voor een overheidsopdracht, open procedure, ten belope van 1.650.000,00 euro. Artikel 2: Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de financieel beheerder van OCMW Destelbergen. 14. Aanbod animatie door derden De Raad, Gelet op de deskundigheid van de animatoren van woonzorgcentrum Kouterhof; Gelet op de inspanningen van deze medewerkers om een gevarieerd aanbod samen te stellen; Gevraagd wordt een jaarkalender over te maken aan de raadsleden; BESLUIT: met eenparigheid van stemmen Artikel 1: De Raad beslist dat de invulling van het animatie-aanbod wordt overgelaten aan het team animatoren van woonzorgcentrum Kouterhof. Geïnteresseerden kunnen aansluiten. Derden bepalen niet de inhoud van de activiteiten. Artikel 2: Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de directeur van woonzorgcentrum Kouterhof. 15. Schenking schilderij De Raad, Gelet op het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2008 inzonderheid artikel 196; Gelet op het voorstel van schenking van een schilderij door de echtgenote van Jan Vercruysse, schilder en inwoner van Heusden-Destelbergen; Overwegende dat Jan Vercruysse de eerste schilder was die in het gebouw van het OCMW-secretariaat een tijdelijke tentoonstelling organiseerde; BESLUIT: met eenparigheid van stemmen Enig artikel: De Raad aanvaardt de schenking van een schilderij van de hand van Jan Vercruysse. 16. Mededelingen en briefwisseling De Raad neemt kennis van volgende documenten en mededelingen : de uitnodiging voor de officiële steenlegging op zaterdag 7 december 2013 om 10u30 de uitnodiging voor het verjaardagsfeest van een honderdjarige, woensdag 8 januari 2014, wzc Kouterhof
wafelbak ten voordele van Haiyan 2121: woensdag 11 december 2013 tussen 14u30 en 17u in woonzorgcentrum Kouterhof feesteditie veggiedonderdag in Soresto: donderdag 12 december tussen 12u en 13u Kerstfeest LDC De Reinaert: vrijdag 20 december 2013 personeelsfeest: vrijdag 31 januari 2014 // meer info volgt later voorstel bestuursvergaderingen januari 2014: 9 januari 2014 Vast Bureau en 30 januari 2014 raad 17. Betaalbaar stellen van facturen De Raad neemt kennis van de facturen die betaalbaar werden gesteld in de maand oktober en november 2013.
