Raadscommissie ABZ 7 maart 2011 Ina Sjerps Directeur SCD
Sterke service voor de regio!
Programma
Start SCD Eerste ervaringen en resultaten Samenwerking Papendrecht & SCD Samenwerking op inkoopgebied Hoe verder Vragen
Start SCD
Plan Berenschot: 20% (regionale)besparing ingeboekt - Papendrecht was zuinige gemeente en had geen financieel voordeel bij SCD - Door samenwerking in SCD konden andere partners wel veel besparen - Solidariteit Papendrecht werd beloond met garantie tegen eventueel financieel nadeel (periode van 3 jaar)
Extra uitgaven van 1 mln op gebied ICT door SCD opgevangen binnen budget
Vanaf 2011 heeft SCD extra taakstelling 10%, komt ook ten goede aan Papendrecht NB: zie financieel overzicht in bijlage
Start SCD
Big bang per 1-4-2008 (i.t.t. groeimodel) Transitiebudget, is in drie jaar afgebouwd Opbouw kost aantal jaren – In bestuursstukken wordt gesproken over drie jaar Desondanks snel hoge verwachtingen 20% korting op totaal budget SCD leidde tot krimp SCD afdelingen met 1/4 tot 1/3 Inmiddels nieuwe bezuinigingstaakstelling van 10%; totaal straks bijna 30% t.o.v. oorspronkelijke budgetten
Wat levert het SCD? Advies, beleid en uitvoering op de terreinen
Communicatie Juridisch Personeelszaken Financiën ICT Geo informatie Facilitaire zaken Inkoop en aanbestedingsadvies Post en archief
Basispakket, pluspakket en DVO’s
Ervaringen afgelopen jaren -1
Bij big bang niet alles te voorzien Niet vooraf gestandaardiseerd; wel gerekend vanuit gestandaardiseerde situatie; bezuinigingen direct ingeboekt – Effect: problemen bij ICT, DCB, DIV Afspraken niet gedetailleerd genoeg – Bijna ongelimiteerde vraag naar ICT Afspraken gericht op status quo, ontwikkeling niet voorzien – Vraag van klant om bv kleurenprinters, groei mobiele telefonie ‘Verstopte’ budgetten kwamen niet mee (ICT, ontwikkeling) Naast opbouw SCD ook IPA programma (regionaal netwerk, standaard werkplekken; uitvoering Rijkseisen op gebied informatisering) – Twee forse ambities tegelijkertijd!!
Ervaringen afgelopen jaren -2
Geen grote dingen misgegaan, wel veel kleine dingen – ICT, facturen die niet werden betaald Gemeenten organiseren soms dingen nog of weer zelf Personeel kwam mee, niet altijd juiste man op juiste plaats. – Veel verloop en hoog ziekteverzuim – Veel externe inhuur Werken voor 1 organisatie is totaal anders dan voor 18 klanten (6 gemeenten, 2 GR’en + dochters) Klantgerichtheid niet vanzelfsprekend; extra probleem door onvoldoende heldere afspraken (zie sheet hiervoor)
Ingezette acties 2009 - 2010
Standaardisatie – Van 6 systemen naar 1 (financiën, personeelszaken) Beheersprocessen procesgericht maken en digitaliseren – DCB Extra geld naar ICT – was van 60 naar 30 fte gegaan Vervanging externe inhuur door vast personeel (zie bijlage) Hard sturen op financiële targets Verkleining en deels vervanging management, hier en daar organisatorische aanpassingen Investering in ontwikkeling management
Enkele resultaten - Algemeen
Kostprijsorganisatie, SCD-specialisten daardoor goedkoper dan markt Bijvoorbeeld (eigen) advocaten, BTW-adviseur Crisiscommunicatie goed georganiseerd Grote opbrengst inkoop- en btw advies – Regionale opbrengst inkoop: 2,5 mln per jaar – Regionale besparing BTW advies: 1,3 mln – Regionale besparing op verzekeringen; 1,4 mln – Regionale besparing op Energie; 1,2 mln Stabielere ICT infrastructuur 2009 en 2010 afgesloten met positieve jaarrekening, taakstelling gerealiseerd Systeemverklaring accountant
Enkele resultaten - Papendrecht: Door goede samenwerking tussen Papendrecht en SCD kan ieders expertise maximaal worden benut. Een aantal voorbeelden: • Besparing Papendrechtse verzekeringen: € 35.000 per jaar en betere polisvoorwaarden. • Regionale aanbesteding biomassa:aanbestedingsresultaat voor Papendrecht van ca € 58.000 per jaar. • Verhaalbaarheid BTW Powerpark: € 4.000 per jaar. • Onderhandelingen boekenonderzoek omzetbelasting (boekjaar 2007): Door samenwerking werd forse naheffing voorkomen. • BTW voordeel trainingen brandweer: eenmalig € 5.000. • Besparing door aanbesteding gas: € 21.000 per jaar
Samenwerking Papendrecht & SCD
Papendrecht constructief kritisch t.o.v. SCD
Papendrecht vindt eigenheid van groot belang
Kan spanning opleveren met SCD opgave om te bezuinigen/efficiënt te werken; standaard is meestal goedkoper dan maatwerk
Papendrecht en SCD investeren in onderlinge relatie: – Eigenaar – Opdrachtgever – Klant/afnemer
Werkbezoek Raadsleden?
Kansen op inkoopgebied: Inkoopscan: Doorlichten van diverse inkoopactiviteiten binnen Gemeente Papendrecht
Scan wordt op dit moment uitgevoerd door afdeling inkoop in nauwe samenwerking met de Gemeente Papendrecht.
Contract management en –beheer invoeren. Kan tezamen veel geld besparen voor Papendrecht
Hoe verder – Kwaliteit
Verder standaardiseren – 150 maatwerkafspraken DIV Verder met procesgericht werken – Procesafspraken maken met partner (bezwaarschriften procedures) Integraal advies aan klant – Advies over verbetering samenwerking tussen SCD en Papendrecht is uitgebracht. Inhoudelijke gesprekken over verbetering samenwerking zijn gaande. Prestatie indicatoren – DCB 85% op tijd, JKC 70% op tijd, ICT 80% op tijd Benchmarks Klanttevredenheidsonderzoek eind 2010 (gemiddeld 6,2) Sturing op prijs, prestatie en gedrag essentieel – Vraagt sterke leidinggevenden – MD traject en trainingen
Hoe verder – Samenwerking
Evaluatie (regionaal) SCD begin 2011 Blijven investeren in onderlinge relatie – Bestuurlijk & Ambtelijk – Vanuit verschillende rollen: Eigenaar Opdrachtgever Afnemer/klant Duidelijker relatie tussen prijs en prestatie Stabiliteit en realisme nodig bij eigenaren – Eindigheid aan besparingsmogelijkheden
Extra Informatie (handouts)
Feiten en cijfers
Werkzaam bij het SCD: 380 fte (500 medewerkers) Per jaar verzendt SCD 60.000 facturen Per jaar betaalt SCD 130.000 facturen – 80 à 85% binnen 30 dagen 19 gebouwen in beheer 4700 salarisstroken per maand betaald 63.500 telefoontjes p.j. 32.000 ICT vragen p.j. / 80% binnen 5 dagen – “bureaucratie” onvermijdelijk bij zulke aantallen Totaal aantal zaken ruim 100.000 per jaar Budget SCD ruim € 40 mln Externe inhuur van ruim 8,3 in 2009 naar 4,5 mln in 2011
Meerjarenperspectief SCD Meerjarenperspectief SCD: besparingsvoordeel Besparingsvoordeel (x 1000)
2009
2010
2011
2012
2013
2014
2015
Extra besparingen
6.800
6.800 6.800 302 1.000 6.800 8.102
6.800 2.006 1.000 9.806
6.800 2.231 1.000 10.031
Incidentele kosten (transitie, ICT) Structurele kosten (ICT, financieel perspectief, Rekencentrum) Kosten door extra afname klantorganisaties (telefonie, extra werkplekken) Extra IPA-kosten (IPA krediet van 2,3 mln)
2.865 1.000
1.424 1.196 746 190 1.259 1.259 1.259 1.259 1.259
1.259
1.365
1.540 1.517 ?
410
410
TOTAAL BESPARING
1.570 2.577 4.130 6.428 7.495 8.137
8.362
Besparingsvoordeel (x 1000) onderkant bandbreedte GRD-taakstelling VIP-taakstelling Totale besparingen
6.800
6.800 1.043 1.000 8.843
6.800 1.554 1.000 9.354
Extra kosten:
? 410
? 410
?
Programma Informatievoorziening, Processen & Automatisering (IP&A) • Samenwerking bij ICT in Drechtsteden (valt onder GRD, niet binnen SCD) • Rekencentrum • Nieuwe regionale infrastructuur (GRID) – 2010/2011 • Regionale herinrichting processen en informatievoorziening • Nationaal Uitvoeringsprogramma (Dienstverlening + E - Overheid) • Georganiseerd in IP&A - programma met CIO, Math Muijres
