Raad van 19 december 2012 Aanwezig: Uyttendaele R. voorzitter Matthijs R., Schollaert G., Matthijs F., Vander Straeten C., Derder I., Cromphout N., Vanderlinden en L. De Grauwe J., leden; Vandermeersch P., secretaris. Verontschuldigd: Sonck K., De Waele M. Gelet de meerderheid der zittinghebbende leden aanwezig is wordt overgegaan tot de dagorde; Gelet op artikel 38 van het OCMW-Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn wordt de vergadering gehouden met open deuren; Het verslag van de vergadering d.d. 28 november 2012 wordt eenparig goedgekeurd.
Dagorde Openbare zitting 1. Toewijzing organisatiestudie WZC Villa Letha. Gelet op de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, zoals tot op heden gewijzigd, inzonderheid op het artikel 17, §2, 1° a; Gelet op het Koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, zoals tot op heden gewijzigd, inzonderheid op het artikel 120; Gelet op het Koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, zoals tot op heden gewijzigd, inzonderheid op het artikel 3, §2; Gelet op de algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen in de bijlage bij voormeld Koninklijk besluit van 26 september 1996, zoals tot op heden gewijzigd; Gelet op het besluit van het vast bureau van 31 augustus 2012 houdende vaststelling van: - de lastvoorwaarden: bijzonder bestek opgesteld door de secretaris; - de gunningswijze: onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking; - de lijst met aan te schrijven firma’s: CéVéGé BVBA te 8750 Wingene, Probis Corporate nv te 2440 Geel en BDO Public Sector Burg. Ven. CVBA te 1935 Zaventem; met betrekking tot de opdracht “Organisatiestudie woonzorgcentrum Villa Letha”; Overwegende dat 3 offertes werden ontvangen: - BDO Public Sector Burg. Ven. CVBA - The Corporate Village, Da Vincilaan 9 – Box E.6, Elsinore Building te 1935 Zaventem voor een bedrag van 28.967,40 EUR, inclusief btw; - CéVéGé BVBA - Sprookjesdreef 32 te 8750 Wingene voor een bedrag van 34.485,00 EUR, inclusief btw; - Probis Corporate -Acaciastraat 8 te 2440 Geel voor een bedrag van 81.070,00 EUR, inclusief btw; Gelet op het verslag van nazicht van de offertes van 28 september 2012 opgesteld door Pascal Vandermeersch, secretaris en Joris Van Der Linden, rusthuisdirecteur;
Gelet op de analyse van Joris Van Der Linden, rusthuisdirecteur:
CéVéGé •
doorlichting van de volledige organisatie
•
voor de volledige personeelsbezetting
•
voorstellen worden geformuleerd voor het optimaliseren en structureel verbeteren van de werking in de organisatie
•
vanuit de analyse wordt een concreet actieplan uitgewerkt
•
opvolging in de tijd: 1 dag evaluatie/kwartaal 2013
•
geen referenties
•
prijs: € 28.500
Probis •
•
•
begeleiding start met het in kaart brengen en analyseren van de bestaande situatie in de analysefase worden er metingen en registraties uitgevoerd teneinde de dienstverlening en de geleverde prestaties gedetailleerd in kaart te brengen en te kwantificeren vervolgens wordt in een systematische denkoefening, uitgaande van de missie, visie en strategische doelstellingen van de organisatie, inhoud en vorm gegeven aan het niveau van de gewenste dienstverlening en een aangepaste organisatiestructuur uitgetekend
•
slot: opmaak van een actieplan voor implementatie
•
er wordt een stuurgroep en een werkgroep opgericht
•
referenties: zie bundel
•
prijs: € 67.000
BDO •
er wordt een stuurgroep samengesteld
•
infosessie voor het personeel
•
contactpersonen per dienst
•
taak- en tijdsanalyse per individuele medewerker op basis van online bevraging
•
electronische werkdrukbevraging per medewerker op basis van online bevraging
•
individuele gesprekken met “bevoorrechte getuigen”
•
inventarisatie en evaluatie van de taken en de processen van ondersteunende diensten
•
screening ter plaatse
•
referenties: zie bundel
•
prijs: € 23.940
Overwegende dat wordt voorgesteld om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde BDO Public Sector Burg. Ven. CVBA - The Corporate Village, Da Vincilaan 9 – Box E.6, Elsinore Building te 1935 Zaventem tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van 28.967,40 EUR (inclusief btw); Gelet op het voorstel van het Vast Bureau; BESLUIT met 7 ja stemmen en 2 onthoudingen (Freddy Matthijs en Noel Cromphout): Artikel 1. Er wordt goedkeuring verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 28 september 2012 voor de opdracht “Organisatiestudie woonzorgcentrum Villa Letha”, opgesteld door Pascal Vandermeersch, secretaris en Joris Van Der Linden, rusthuisdirecteur;
Artikel 2. Deze opdracht wordt gegund aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde BDO Public Sector Burg. Ven. CVBA - The Corporate Village, Da Vincilaan 9 – Box E.6, Elsinore Building te 1935 Zaventem tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van 28.967,40 EUR (inclusief btw). Artikel 3. De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek.
2. Palliatieve zorgen: goedkeuring aangepaste procedure. De procedure wordt zoals hieronder aangepast.
1.1. Doelstelling De procedure m.b.t. de palliatieve zorgverlening is niet gericht op het genezen van bewoners maar wil het verloop van de levensbedreigende aandoening zo positief mogelijk beïnvloeden door een zo hoog mogelijke kwaliteit van het resterende leven aan te bieden. 1.2. Toepassingsgebied De procedure is van toepassing op iedere bewoner die ongeneeslijk ziek of zich in een terminale fase bevindt. Binnen deze procedure is de zorg niet langer gericht op genezing maar op het optimaliseren van de comfortzorg van bewoners in deze laatste levensfase. de werkgroep vindt dit toepassingsgebied nog te beperkt tot terminale personen er wordt geopteerd voor het volgende toepassingsgebied: “de procedure is van toepassing op iedere bewoner van het WZC en dit met het oog op het verbeteren van de kwaliteit van het leven van bewoners die te maken hebben met een levensbedreigende aandoening en dit door op een interdisciplinaire wijze tegemoet te komen aan de fysische, psychische, sociale en spirituele noden van de patiënt zodat de patiënt het recht krijgt om op een menswaardige manier te sterven.” 1.3. Definities Palliatieve zorg is een benadering die de kwaliteit van het leven verbetert van patiënten en hun naasten die te maken hebben met een levensbedreigende aandoening door het voorkomen en verlichten van lijden, door middel van tijdige signalering en zorgvuldige beoordeling en behandeling van pijn en andere problemen van lichamelijke, psychosociale en spirituele aard. Terminale fase: fase waarbij zichtbaar het overlijdensproces zich ingezet heeft of een fase waarbij er geen uitzicht meer is op herstel. 1.4. Documenten • visietekst palliatieve zorg • palliatief zorgdossier (in volgende bijeenkomst op te maken) 1.5. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden De directie is verantwoordelijk voor: het tot stand komen van een visie op palliatieve zorg. Dit gebeurt in overleg met de hoofdverpleegkundigen, de CRA en de leden van het palliatief team; het palliatief beleid van de voorziening; het doorsturen/rapporteren van de jaarlijkse registratiegegevens aan de bevoegde instanties; het aangaan van een functionele binding met een Sp-dienst palliatief en voor het afsluiten van een overeenkomst met het netwerk palliatieve zorg; De coördinerend en raadgevend arts: coördineert de medische aspecten van het palliatief beleid van de voorziening; is bevoegd voor het informeren van huisartsen inzake het palliatief beleid in de voorziening;
is verantwoordelijk voor de nodige bijscholingsactiviteiten voor behandelende artsen; werkt mee aan de opleiding van verzorgend, paramedisch en verpleegkundig personeel in verband met palliatieve zorg; besteedt aandacht aan het palliatief beleid in het woonzorgcentrum; kan deelnemen aan het palliatief team. De huisarts: is verantwoordelijk voor de vaststelling van de wettelijke criteria voor het opstarten van palliatieve zorg door middel van ondertekening van de RIZIV-rapportering in een multidisciplinair zorgoverleg (palliatief statuut bewoner); is verantwoordelijk voor het informeren en ondersteunen van de bewoner en diens familie in een gesprek rond het opstarten van palliatieve zorg; is verantwoordelijk voor het informeren van de hoofdverpleegkundige en/of palliatief referentiepersoon; is verantwoordelijk voor de medische behandeling en opvolging van de palliatieve bewoner; werkt efficiënt mee aan de interne organisatie van het woonzorgcentrum omtrent de medische aspecten van palliatieve zorg. De hoofdverpleegkundigen en/of palliatief referentiepersoon: is mede bevoegd voor de opstart van palliatieve zorg; is verantwoordelijk voor het informeren van het team over de opstart van palliatieve zorg; is bevoegd om de palliatieve bewoner en zijn familie en naasten te begeleiden bij het opstarten van de palliatieve zorg en gedurende het hele palliatieve verzorgingsproces en dit met de ondersteuning van het volledige zorgteam en de huisarts; is verantwoordelijk, bij de opstart van de palliatieve zorg, voor het aanmaken van het palliatief dossier in het zorgdossier van de desbetreffende bewoner; is bevoegd voor de registraties van de palliatieve bewoners; is verantwoordelijk voor het opstarten en zo nodig bijsturen van het palliatief zorgplan in het zorgdossier bij een palliatieve bewoner; is verantwoordelijk voor de uitvoering van dit palliatief zorgplan door de medewerkers; is verantwoordelijk voor het organiseren van een multidisciplinair palliatief zorgoverleg in samenspraak met de huisarts; is mede verantwoordelijk voor de organisatie van interne opleiding inzake palliatieve zorg en volgt de nieuwe ontwikkelingen rond palliatieve zorg op de voet. De leden van het zorgteam: zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de hun toegewezen opdrachten in het kader van palliatieve zorg; De leden van de palliatieve werkgroep zijn bevoegd: om deel te nemen aan het multidisciplinair palliatief zorgoverleg; om mee te werken aan de uitbouw van een palliatieve structuur; om de palliatieve begeleidingen op te volgen en te evalueren; hun deskundigheid inzake palliatieve zorg te delen; de hoofdverpleegkundigen en/of de palliatief referentiepersoon te ondersteunen bij de realisatie van hun opdrachten met betrekking tot palliatieve zorg; het ondersteunen van medewerkers in het kader van de zorg voor de zorgenden; het bewaken van de implementatie van de palliatieve zorg;
het uitbouwen van een goede samenwerking met externe actoren rond palliatieve zorg. 1.6. Werkwijze 1.6.1. Vaststelling van de palliatieve toestand Criteria tot opstart palliatieve zorg: 1) er wordt een onomkeerbare situatie vastgesteld: o de bewoner lijdt aan één of meerdere irreversibele aandoeningen die lijden tot de dood binnen afzienbare termijn; o de evolutie van de bewoner verloopt ongunstig met een ernstige algemene aftakeling van de fysieke en/of psychische toestand; o de prognose van de aandoening(en) is slecht en het overlijden wordt op relatief korte termijn verwacht. 2) de curatieve behandeling wordt vervangen door een palliatieve zorgverlening: o therapeutische ingrepen en revaliderende therapie hebben geen curatief effect meer en diagnostische handelingen leveren geen meerwaarde op voor de bewoner. Dit betekent dat er enkel nog therapeutische en diagnostische handelingen kunnen gesteld worden met het oog op comfort. 3) er wordt een intensifiëren van de totaalzorg vastgesteld: o de bewoner heeft ernstige fysieke, psychische, sociale en/of spirituele noden die een belangrijke tijdsintensieve, interdisciplinaire en volgehouden inzet vergen. 1.6.2. Opstart van palliatieve zorg bij een bewoner Wanneer een bewoner voldoet aan één van de bovenstaande criteria wordt er op initiatief van de hoofdverpleegkundigen contact opgenomen met de huisarts om de situatie te bespreken. Samen met de huisarts wordt een datum afgesproken voor een multidisciplinair zorgoverleg met betrekking tot de overgang van comfortzorg en palliatieve zorg. Dit zorgoverleg is een bespreking met de huisarts, de hoofdverpleegkundige en/of lid van de palliatieve werkgroep, kinesitherapeut, ergotherapeut, bewoner (indien mogelijk), familie en de CRA (indien mogelijk) in verband met de mogelijkheden en beperkingen van alle palliatieve hulpverleningsmogelijkheden voor de bewoner. Hierbij onderneemt met zeker de volgende stappen: o Bepalen van behandelingsrichtlijnen of deze herbekijken indien er reeds richtlijnen afgesproken waren. Bevat het dossier een document met betrekking tot vroegtijdige zorgplanning? o Nakijken of de bewoner over een wilsverklaring of euthanasieverzoek beschikt. o Indien nog niet bepaald: aanduiden van een vertegenwoordiger en een wettelijk vertegenwoordiger. Tijdens het zorgoverleg wordt aandacht gegeven aan het vastleggen van o afspraken voor de palliatieve zorg die gegeven zal worden; o de informatieoverdracht tussen de bewoner, familie, huisarts en instelling, rekening houdend met de wetgeving inzake patiëntenrechten en privacy. 1.6.3. Opstarten van een palliatief dossier • aanpassingen uitvoeren in het zorgdossier met aandacht voor volgende deelaspecten: o start palliatief dossier; o aandacht voor comfortzorg: wondzorg, voeding, incontinentie, fixatie,…
o o • •
medicatie herbekijken; psychologische, emotionele en spirituele ondersteuning;
aanpassen van de Katz-schaal indien nodig en afdrukken van de kennisgeving aan de mutualiteit van de palliatieve status met het oog op het wegvallen van het remgeld. Inlichten van de belanghebbenden binnen een palliatieve zorgsituatie: o De bewoner of wettelijk vertegenwoordiger: inlichten tenzij er andere voorafgaande afspraken gemaakt zijn of volgens de actuele inschatting van de wensen van de bewoner, o de familie, vertrouwenspersoon,… o het zorgteam: • bij de opstart van het palliatief dossier en het ingeven van de voorafgaande zorgplanning voorziet men ook een korte verslaggeving over het overleg dat tot de opstart van palliatieve zorg geleid heeft, • de opstart en de verdere evolutie van de palliatieve zorg bespreekt men dagelijks op overdrachtmomenten. o de medebewoners: inlichten afhankelijk van de wens van de bewoner en familie.
1.6.4.
Dagelijkse palliatieve zorgplanning
Zorg voor de bewoner Opstellen van een dagelijkse palliatieve zorgplanning (zie zorgplan). er wordt afgesproken om dagelijks een teamlid verantwoordelijk te stellen voor het opvolgen van de palliatieve zorgplanning, bij voorkeur de verpleegkundige van dienst. De uitvoering van de zorgplanning wordt gedragen door het volledige team dat vanuit zijn functie betrokken wordt in de palliatieve zorgplanning. Registreren van de dagelijkse palliatieve zorgplanning. Evaluatie en bijsturing van de dagelijkse palliatieve zorgplanning: op volgende tijdstippen wordt de dagelijkse palliatieve zorgplanning geëvalueerd en bijgestuurd: o na bezoek van de arts en gewijzigde behandeling o
na teamoverleg en gewijzigde zorg (op vraag van de bewoner, familie, teamlid,…)
o
als de bewoner langer dan drie maanden palliatief is volgt er opnieuw een bespreking met de huisarts, bewoner (indien mogelijk), familie en hoofdverpleegkundige om de situatie te evalueren.
o
bij problemen wordt een beroep gedaan op medische expertise o.a. multidisciplinaire begeleidingsequipe van het palliatief netwerk, palliatief team van het woonzorgcentrum.
Zorg voor de familie en naasten • de huisarts en hoofdverpleegkundigen en/of leden van het palliatief netwerk informeren de familie regelmatig en bespreken elke cruciale verandering in de toestand en behandeling van de bewoner; •
indien de hoofdverpleegkundige niet aanwezig is, is de aangestelde verantwoordelijke de persoon waarbij de familie terecht kan;
•
•
vanaf de toestand terminaal wordt: afspraken maken indien deze nog niet besproken werden met betrekking tot: o
ziekenzalving, andere rituelen bij andere geloofsovertuigingen;
o
waken
o
contact name bij felle achteruitgang en overlijden (ook ’s nachts?)
o
speciale wensen (kledij, muziek,…)
o
crematie
bij het waken wordt er door het zorgteam regelmatig binnengegaan in de kamer van de bewoner en worden de wensen, vragen en opmerkingen bevraagd. Men biedt de mogelijkheid om te praten over gevoelens, men voorziet voldoende drank- en eetmogelijkheid en men maakt het de familie zo comfortabel mogelijk.
Zorg voor de medewerkers • Tijdens de palliatieve zorgsituatie trachten we de personeelsleden voldoende gelegenheid te bieden om hun emoties te uiten o.a. door hen te laten deelnemen aan het multidisciplinair palliatief zorgoverleg, door het aan te moedigen een lid van de palliatieve werkgroep aan te spreken. 1.6.5.
Zorg na het overlijden
Stappenplan bij het overlijden • huisarts verwittigen; •
familie verwittigen;
•
aandacht voor de levensbeschouwing en de spirituele dimensie;
•
overlijdensakte en crematieblad, identiteitskaart en SIS-kaart (indien aanwezig) klaarleggen of zo vlug mogelijk aan de familie vragen indien nog niet ter beschikking;
•
familie opvangen en deelneming betuigen
•
praktische afspraken: o
eventueel nog identiteitskaart aan familie vragen;
o
afspreken of familie of personeel de begrafenisondernemer contacteert (indien het woonzorgcentrum contact neemt: naam en telefoonnummer van een familielid doorgeven)
o
keuze van kledij voor lijktooi navragen indien niet vermeld in het zorgdossier;
o
eventueel andere specifieke wensen van de familie bevragen.
•
lijktooi, eventueel samen met de familie verrichten (indien men hierom verzoekt);
•
groeten aan de overledene: o
familie naar de kamer begeleiden en hen de kans bieden om even alleen te blijven indien zij dit wensen.
o
Aan medebewoners en personeel de kans geven tot groeten indien zij dit wensen.
•
•
•
aankomst begrafenisondernemer: o
overlijdensakte, identiteitskaart (eventueel crematieformulier) afgeven
o
eventueel nog de naam en het telefoonnummer van een familielid van de overledene geven
o
hulp aanbieden indien nodig.
na vertrek van de begrafenisondernemer: o
bedlinnen verwijderen;
o
kamer opruimen;
o
raam openen en kamer verluchten.
administratieve taken na het overlijden: diensten verwittigen van het overlijden. De hoofdverpleegkundigen staan in voor de ingave van de overlijdensdatum en –uur in het elektronisch zorgdossier.
Administratie en praktische nazorg • persoonlijke medicatie van de bewoner opruimen: indien mogelijk wordt de gesloten verpakkingen teruggegeven aan de apotheek en in de andere gevallen wordt de medicatie aan de familie meegegeven (of indien akkoord van familie: verdelen onder bewoners); •
foto en overlijdensbericht van overleden bewoner wordt in de inkomhal op het bordje gehangen (tot na de plechtigheid);
•
de directie zorgt ervoor dat een vertegenwoordiger van het WZC aanwezig is op de gebedswake of begrafenis;
•
als de familie eigen meubilair en kledij opgeruimd heeft:
•
o
kamermeubilair van het WZC ontsmetten,
o
groot onderhoud van de kamer.
in het najaar: familie uitnodigen op het jaarlijkse herdenkingsmoment
Evaluatie van de geboden zorg • de medebewoners kunnen voor een gesprek ook steeds terecht bij de medewerkers, •
in een overleg van de palliatieve werkgroep wordt de voorbije palliatieve situatie geëvalueerd en zullen verbeteringen geformuleerd worden indien zich opnieuw een palliatieve situatie voordoet. Hierbij kunnen medewerkers ook steeds aanwezig zijn indien zij behoefte hebben om over de voorbije palliatieve situatie te kunnen ventileren.
•
overleg na 1 maand met familie van overleden bewoner???
binnen de werkgroep wordt beslist om dit punt op te nemen: de familie van de overleden bewoner wordt uitgenodigd tot een nabespreking van de palliatieve zorg ongeveer een maand na het overlijden.
BESLUIT: met eenparigheid van stemmen De Raad keurt de aangepaste procedure goed.
3. Kennisname beslissingen Vast Bureau d.d. 05/11/2012 en d.d. 27/11/2012. De Raad neemt kennis van de beslissingen van het Vast Bureau d.d. 05/11/2012 en d.d. 27/11/2012.
4. Goedkeuring budget 2013. Gelet op het decreet van 5 juli 2002, BS van 14 augustus 2002, met betrekking tot de openbaarheid van de vergaderingen van het OCMW; Gelet op het decreet van 19 december 2008 m.b.t. de organisatie van de OCMW’s, meerbepaald de artikelen 146 en volgende; Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 17 december 1997 betreffende de boekhouding en de administratieve organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op de omzendbrief BB 2012/ 1 m.b.t. de instructies voor het opstellen van de meerjarenplannen en de budgetten 2013 van de gemeenten en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van het Vlaams Gewest van 20 juli 2012; Overwegende dat het huidige meerjarenplan loopt tot het einde van de legislatuur, momenteel dus tot 2013; Overwegende dat de raad van het OCMW in zitting van 21 december 2011 beslist heeft een meerjarenplan goed te keuren voor de periode 2008 -2013; Gelet op het gunstig advies van het managementteam d.d. 19 december 2012; Gelet op het gunstig advies van het Schepencollege d.d. 11 december 2012 m.b.t. het budget 2013; Gelet op de toelichting door de voorzitter; Gelet op de tussenkomst van raadslid Cromphout; Gelet op de openbare stemming betreffende de goedkeuring van het budget 2013; BESLUIT met 7 ja stemmen en 2 onthoudingen (Freddy Matthijs, Noel Cromphout): Art 1. Het budget 2013 wordt integraal goedgekeurd. Art 2. De strategische en de financiële nota van het budget 2013 wordt integraal goedgekeurd. Art 3. De gemeentelijke toelage voor het budget 2013 wordt vastgelegd op 2.229.195,00.
Aldus gedaan en vastgesteld op datum en in zitting als ten hoofde vermeld. De vergadering wordt gesloten te 19.30 uur. De secretaris
De voorzitter
