QUESTION & ANSWER MCA-Indonesia | CHNP - Private Sector Response Sub-Activity (PSRA) CfP Reference
: CfP/PSRA/001/2016
Subject Q&A Received Date Release Date
: Call for Proposal (CfP) :7 : 2 - 12 July 2016 : 20 July 2016
No 1
Question
Answer
1. Bila proposal berhubungan dengan alur pemasukan (cash 1. Tidak ada keharusan untuk menbentuk PT, konsorsium flow) dan terikat dengan peraturan perpajakan pemerintah, yang dimaksud dapat di pimpin oleh satu wadah baik apakah konsorsium harus membentuk sebuah Perusahaan perusahaan (lebih disukai) atau wadah lain (lihat Terbatas (PT)? Atau apakah bentuk yang tidak menjadi subyek persyaratan CfP). Pada pemahaman kami, ada wadah pajak? non-pajak yang lain sesuai peraturan perpajakan 2. Dapatkah perusahaan baru ini dengan personil Indonesia yang mungkin dapat menjadi pimpinan berpengalaman di bisnis sanitasi di pertimbangkan memenuhi konsorsium. Wadah/organisasi tersebut harus persyaratan sebagai entitas yang berpengalaman sesuai memenuhi persyaratan CfP. prasyarat pengajuan proposal? 2. Persyaratan menetapkan bahwa “badan/wadah” 3. Bisnis Sanitasi yang melayani pedesaan dengan toilet adalah tersebut harus memiliki pengalaman 10 tahun. industri yang baru di Indonesia. Tim kami kebanyakan Pengalaman individu personil tidak dapat bermodalkan pengalaman saat pelaksanaan STBM sebagai dipertimbangkan. Namun demikian, bila dalam sebuah strategi nasional yang di mulai di tahun 2008 bermakna masih konsorsium, salah satu dari anggota konsorsium dibawah 10 tahun seperti yang di persyaratkan di RfP. memiliki pengalaman 10 tahun maka akan dapat Dapatkah dipertimbangkan memenuhi persyaratan 10 tahun dipertimbangkan memenuhi kriteria tersebut diatas. pengalaman? 3. Mohon mengacu pada No.2 diatas (1. If the proposal is about business involving stream of revenue (cash flow) bound to government tax regulation, does the
(1. There is no certain obligation to establish a PT entity, the consortium can be led by one entity in a form of a
consortium have to form a PT? Or, a non-taxable entity should do enough? 2. Can this new company with personnel experienced in sanitation business be considered meeting the requirement as an experienced entity in related field as required by the RfP?
2
private company (preferable) or other entity (see CfP requirement). Under our understanding, there are other non-taxable entities under existing Indonesian laws that could be the leader of consortium. The entity has to fulfill the Cfp requirement.
3. Sanitation business serving rural market with toilet construction is a relative new industry in Indonesia. Our team involvement in this field is mostly capitalized during the implementation of STBM national strategy establish in 2008 which means that it is still under 10 years as required by the RfP. Can you consider this as meeting the 10 years’ experience background?
2. The requirement stated that the entity should possess 10 years of experience. Individuals personal experiences are not considered. However, in a consortium, should one member consortium has 10 years of experience then it will be considered fulfilling the cited criteria.
Dalam kaitannya dengan biaya administrative proyek:
1. Mohon mengacu pada dokumen CfP Annex II (lampiran E – pengajuan anggaran), biaya manajemen 15% yang disebutkan HARUS dalam bentuk rincian per kegiatan.
1. Apakah harus di uraikan secara detil biaya 10% tersebut (pelaporan, anggaran, rekapitulasi biaya dsb)? Atau dapat di masukkan keseluruhan 15% dalam pengajuan anggaran? 2. Bila projek mendirikan sebuah badan usaha dan tim untuk menjalankan usaha dan seluruh administrasi proyek akan dijalankan tim ini, apakah kami harus perincikan 15% biaya admin hingga mencapai batas maksimum? Dapatkah jumlah 15% dalam bentuk bulk (keseluruhan) dalam pengajuan anggaran? (In relation with project administrative cost: 1. Do we have to breakdown the 15% cost into activities (reporting, budget expenditure recap, etc.)? Or can we just put it in bulk 15% in the budget proposal? 2. If the project will set up a business organization/ team to run a business and all the project administrative activities will be handled also by this team, how do we best elaborate the 15%
3. See above point 2.)
2. Mohon mengacu pada Nomor 1 diatas.
(1. Please refer to CfP Documents Annex II (attachment E on budget proposal), the 15% management cost MUST be in detailed to reflect respective activity. 2. Please see above no.1)
administrative cost to meet the ceiling? Can we just put it in bulk 15% in the budget proposal?) 3
4
Lembaga kami baru 2 tahun berpengalaman dalam kegiatan pemberdayaan masyarakat pesisir. Kami resign dari sebuah lembaga dan di lembaga tersebut kami menjalankan program kesehatan sebagai manajer program dan supevisor lebih dari 10 tahun. Bisakah kami mengajukan proposal ini?
Mohon mengacu pada Point 1 (nomor 2) diatas.
(Our organization possess only 2 years of experience in coastal (Please refer to Point 1 (bullet 2) above.) community empowerment. We initially resigned from one organization and during our services we implemented Health Program as Program manager and supervisor more than 10 years. Could we submit a proposal?) Sehubungan dengan kegiatan komunikasi yang tersebut didalam 1. Karena MCA_Indonesia sudah menjalankan Kampanye Gizi Nasional melalui perusahaan yang ditunjuk, untuk dokumen: melaksanakan kegiatan kampanye, yaitu empat (4) Aktivitas termasuk mengembangkan dan mengimplementasikan tahap kegiatan sebagaimana yang disebut dalam Kampanye Nutrisi Nasional. Kampanye dilakukan dalam 39 bulan Dokumen Bidding. Dengan demikian, para pelamar terdiri dari 4 tahap: dianjurkan untuk mengajukan proposal kampanye inovatif di bidang sanitasi yang mendukung solusi atau (1) Melakukan riset formatif; inovasi baru dalam mendukung MCA_indonesia (2) mengembangkan desain dan kerangaka kerja monitoring dan mempercepat atau menangani permasalahan sanitasi di evaluasi; 11 provinsi yang dimaksud. Kampanye ini harus (3) melaksanakan kampanye; konsisten dengan Kampanye Gizi Nasional dan (4) mendokumentasi dan mendistribusikan pembelajaran. MCA mendukung perilaku sanitasi yang dipromosikanm yakni Indonesia telah menkontrak sebuah perusahaan untuk mengelola penggunaan toilet dan cuci tangan pakai sabun. Pesan kampanye. tambahan diperkenankan selama berhubungan dengan inovasi solusi sanitasi. Sebagai catatan seluruh projek 1. Dapatkan perusahaan / konsorsium mengajukan aktivitas yang diajukan melalui CfP ini mengharuskan pendanaan Kampanye Gizi nasional (tanpa kegiatan lain) pada tingkat bersama 1:1. nasional? Bila demikian apakah ini perlu di danai bersama? 2. Para pelamar (baik perusahaan atau konsorsium) dapat Dan dokumen menyatakan bahwa MCAi telah menkontrak mengajukan 1 kabupaten atau kecamatan tergantung
perusahaan untuk mengelola kegiatan terseubt. Bagian apa saja yang dikerjakan perusahaan ini? 2. Dapatkan sebuah perusahaan atau konsorsium mengajukan untuk 1 distrik atau sub distrik sebagai wilayah kerja? (In regards to the communication activity that is stated in the bid document: This activity includes work to develop and implement a National Nutrition Communication Campaign. The campaign will be conducted for 39 months, covering four stages: (1) conducting formative research, (2) developing the design and framework of monitoring and evaluation, (3) conducting the campaign, and (4) documenting and disseminating the lessons learned. MCAIndonesia has hired a company to help manage the campaign.
5
dari besarnya skala intervensi si pelamar. Dengan demikian area intervensi berada didalam daerah intervesnsi MCAI (11 provinsi dan kabupaten yang disebutkan dalam dokumen CfP) (1. Given that MCA-I has already launched the National Nutrition Campaign through a selected company to implement all campaign activities, that is the four stages mentioned in the Bid Document. The campaign conducted nationwide, with specific pilot intervention in selected area. At such applicants are encouraged to put forth innovative campaign proposals that which will support the new solution/ innovations in supporting MCA-Indonesia in expediting and/or tackling current sanitation issues in the cited 11 provinces. The campaign to be in line with National Nutrition Campaign and support the relevant sanitation behavior promoted: the use of toilet and handwashing with soap. Additional message as long it has relevance with proposed sanitation innovations/solutions. Note also that every proposed project under this CfP requires 1:1 match co funding.
1. Can a company or consortium apply for the National Nutrition Communication Campaign activity only (without other activities) as this is nationwide? If so does this need to be cofunded? Also the bid document states that: MCA-Indonesia has hired a company to help manage the campaign. 2. The applicant (company or consortium) may apply for 1 What part of the activity will this company undertake? district or sub district depending on the scale of intervention proposed by the applicant. At such the geographical areas 2. Secondly, can a company or consortium apply for only one must falls within MCA-Indonesia areas (The 11 provinces district or sub district to work in?) and districts mentioned in the CfP document.)) 1. Terkait Key person, apakah diperkenankan memiliki beberapa 1. Diperkenankan sejauh memiliki interelasi dengan key person sesuai dengan kapasitasnya? Spt : Key person kegiatan yang diajukan sesuai proporsi. khusus kebijakan, teknisi, manajemen pengelolaan sanitasi dan promkes? 2. Mohon mengacu pada nomor 1 diatas. 2. Terkait Fasilitator: Apakah diperkenankan juga memiliki beberapa fasilitator sesuai spesialisasinya?
3. Dimungkinkan namun mohon dipertimbangkan skala pembangunan mengingat waktu pelaksanaan CfP ini
3. Terkait SDM lokal berbasis masyarakat. Apakah diperkenankan saat pembangunan fisik sanitasi membentuk kepantiaan lokal dan mendapatkan support inklud dri program? 4. Terkait pembangunan sanitasi. Apakah kesanggupan masyarakat dalam membayar biaya pemasangan dapat disebut in-cash? Bolehkah standar bahan baku sanitasi menyesuaikan kondisi Geografis lokasi intervensi? 5. Apakah program harus terletak di kecamatan intervensi MCAI? 6. Terkait target perubahan perilaku. Apakah diperkenankan mengadakan kampanye PHBS (Panduan Hidup Bersih dan Sehat) rentang waktu 1 bulan penuh dengan beberapa indikator?
(1. Pertaining to key personnel. Will having several key persons in respective specialization be allowed? E.g. Policy key person, technician, sanitation manager, health promotion?
hanya berkisar 15 bulan (termasuk pertimbangan untuk mendapatkan izin lahan, izin lingkungan dsb). 4. In-cash adalah komitmen tunai yang diperuntukkan sebagai prasyarat proposal ini. Dalam hal ini, kesanggupan masyarakat tidak dapat digolongkan dalam in-cash. Standar bahan baku sanitasi dapat diajukan sesuai kondisi geografis namun memenuhi fungsi guna/ ketahanan yang akan dinilai tim penilai kami (ahli sanitasi) nantinya. Bahan baku sanitasi bisa disesuaikan dengan kondisi geografi setempat dengan memperhatikan aspek estetika, keselamatan dan kesehatan lingkungan/hygene. 5. mohon mengacu pada point 4.2 diatas. 6. MCA-Indonesia saat ini mengadakan kampanye pemicuan yang berhubungan. Pelamar diharapkan dapat mengihindari tumpang tindih dengan kegiatan tersebut. Namun pelamar dapat mengajukan pendekatan yang dimaksud disertai dengan indikator yang ingin dicapai untuk pertimbangan. (dengan catatan tidak tumpang tindih dengan MCAi). Kegiatan kampanye PHBS diperkenankan untuk memperkuat perubahan perilaku masyarakat dengan penekanan untuk tidak BAB Sembarangan: mempunyai, mempergunakan dan merawat jamban serta mencuci tangan pakai sabun. (1. Will be allowed on condition that there will clear interrelation with the proportion of proposed activities. 2. Please see above no.1.
2. Pertaining to facilitator: Will having several facilitators with respective specialty be allowed? 3. Pertaining to STBM, will be possible for physical sanitation construction (community based) to get support from the program? 4. Pertaining to sanitation construction. The communities’ contribution for the installation be categorized as in-cash? The standard for the sanitation materials be adjusted in accordance to the geographical condition in the proposed intervention area? 5. Does the program has to be within MCA-I intervention area? 6. Pertaining to behavioral change, will it be possible to implement PHBS campaign for 1 full month with several indicators?)
3. Possible, but please be aware that the implementation timeframe under this CfP will be 15 months (also consider the time to secure licenses, land use licenses, environmental related licenses, etc.) 4. In-cash is “the hard-cash” committed and put aside as per the CfP requirement. In this case, contributions from the communities for the installation cannot be considered as in-cash. Sanitation materials can be adjusted to local geography condition by considering the aesthetical aspect, safety, and environment hygiene. The standard sanitation material can be proposed as per intervention geographical condition but must comply with functionality/durability which will be the subject of evaluation by our Technical appraisal panel (sanitation expert) at later stage. 5. Please refer to point 4.2 above.
6
We need some attachment to completed proposal 1. Attachment procurement plan 2. Attachment F 3. Attachment Procurement template 4. Attachment M&E template
6. MCA-Indonesia is campaigning on sanitation triggering. Applicants are expected to avoid overlapping activities. Regardless, applicant can propose the approach and the indicators to which applicants desired to achieve for consideration (on condition not overlapping with MCAI). PHBS campaign activity is allow to strengthen the community changing behavior by emphasizing NOT to defecation carelessly: have, use, clean the toilet regularly and wash hands with soap.) Documents are available in below link: http://mca-indonesia.go.id/compactprogram/kesehatan/csp-grant/supporting-documents/
7
1. Bagaimana dengan komposisi disbursement diantara grant dan porsi tunai dari pelamar? Karena grant akan diganti (refund) per kuartal, beberapa dari biaya akan dibiayai melalui sumber pelamar didepan. Sehubungan dengan ini dapat kami berasumsi refund dari grant akan menutupi 100% sumber tersebut dengan memenuhi seluruh persyaratan? 2. Ketika memberikan advokasi ke institusi publik, apakah diwajibkan untuk disampaikan bahwa proyek ini adalah proyek hibah MCA-I? apakah dapat kami pakai tag proyek kami sendiri dan menyebutkan bahwa MCA-I adalah partner dan sponsor bersamaan dengan beberapa pihak lain seperti kantor dinas kesehatan provinsi dan kabupaten? 3. Dapatkan kami memasukan sponsor lain dalam aktivitas yang di ajukan? Contoh, dalam kegiatan edukasi sanitasi dan kesehatan pertemuan dengan rumah tangga di pedesaan sebagai audiens utama, perusahaan konsumen atau sanitasi tertarik untuk memberikan sampel atau gimik. 4. Sehubungan dengan laporan keuangan yang telah diaudit, apakah berlaku untuk wadah dalam bentuk asosiasi? Bagaimana dengan anggota konsorsium? Dan bentuk usaha yang dibentuk dibawah satu tahun? 5. Transfer asset, apa yang dimaksud dengan bagian ini pada pembayaran final?
(1. How about the disbursement composition between the grant and applicant cash portion? Since the grant will be reimbursed quarterly, some of the expenditure will be financed by our resources in front. In regard to this, can we assume the reimbursement from the grant fund cover 100% the in-front resources subject to meeting all requirements?
1. Pembayaran secara kwartalan dan didasarkan pada capaian yang disepakati bersama (kesepakatan tertulis) antara MCA-Indonesia dan pelamar. 2. Sebagai pemberi hibah, nama MCA-Indonesia dan MCC wajib disebutkan dalam setiap bentuk komunikasi publik, termasuk tapi tidak terbatas pada pencantuman logo MCA-Indonesia dan MCC di materi publikasi. Peraturan dan prosedur yang berkenaan dengan hal tersebut akan dirinci oleh unit komunikasi MCAIndonesia pada saat pemberian hibah kepada pelamar. 3. Pendukung pihak ketiga (sponsor lain) wajib mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari MCAIndonesia. MCA-Indonesia memiliki hak untuk tidak menyetujui mitra tertentu. 4. Laporan keuangan teraudit dimaksudkan untuk memberikan informasi likuiditas pelamar kepada MCAIndonesia sebelum pemberian hibah. Semakin detil informasi keuangan yang diserahkan pelamar (pemimipin dan anggota konsorsium) kepada MCAI semakin baik MCAI dapat melakukan evaluasi. Badan usaha dibawah 1 tahun tidak diutamakan. 5. Transfer asset adalah bagian dari pertangungjawaban dan keberlanjutan setelah kemitraan ini selesai. MCA_indonesia memiliki hak mengetahui nilai asset, bagaimana asset ini akan dimanfaatkan/dikelola setelah berakhirnya proyek, dan siapa yang akan mengelolanya. (1. The disbursement is per quarterly and will be subject to fulfillment of deliverables as concurrently agreed (written agreement) between MCA-Indonesia and the applicant. 2. As the grantor, MCA-Indonesia and MCC names must be mentioned in every public communication, including but not limited to inclusion of MCA-Indonesia and MCC logos in
2. When advocating to public institutions, is it mandatory for us to say that this activity is MCA-I grant project? Can we use our project tag-line and mention MCA-I as our partner sponsor along with other parties such as province and district health office? 3. Can we bring co-sponsor to the activity proposed? For example, during our sanitation and hygiene education meeting with village households as main audiences, a consumer brand of sanitation product interested to provide product sample or gimmick. 4. Regarding audited financial statement, is this also apply to entity in the form of association? What about individual member of the consortium? And, business entity that is established less than a year? 5. Assets transfer. What do you mean by this as part of final payment requirement?)
8
1. Sebagai hasil edukasi dan promosi sanitasi yang dilakukan pengusaha ke masyarakat, akan muncul permintaan dari masyarakat tsb. untuk membeli jamban dgn pembayaran secara angsuran (kredit). Apakah dana hibah bisa digunakan untuk pembiayaan / kredit sanitasi masyarakat tsb.? 2. Setelah jamban dibangun, masyarakat akan melakukan pembayaran cicilan kepada penerima hibah. Dari informasi sebelumnya hal ini merupakan salah satu indikator keberlanjutan dari model usaha yang diujicobakan. Apakah ada bentuk pertanggungjawaban tertentu mengenai hal ini? Apakah ada kaitannya dengan transfer asset yang dimaksud pada RfP?
publication materials. The rules and procedures of such will be elaborated through MCA-Indonesia communications unit with the applicant upon Grant award. 3. Third-party supporters (co-sponsor) have to be approved by MCA-Indonesia. MCA-Indonesia reserves the right to exclude particular partners. 4. The audited financial statements are necessary to reflect the liquidity of the applicants prior to MCA-Indonesia decision to award the grant. The more detailed financial information submitted by the applicants (Lead and member consortium) the better MCA-Indonesia will be able to evaluate. Businesses less than a year will be less preferable. 5. Asset transfer is part of accountability as well as sustainability at the aftermath of the joint project. MCAIndonesia reserves the right to know the value of the asset, how the asset will be put to use/manage after the cooperation, and by whom.) 1. Dana Hibah CSP ini dapat mendukung ide yang dimaksud sejauh bisnis model yang baik dapat disajikan dengan memenuhi persyaratan dokumen CfP. 2. Pertanggung jawaban pada model bisnis ini adalah terhadap pengembalian cicilan. Pelamar harus mengajukan bentuk pengembalian dengan nilai return on investment (ROI) disertai kajian resiko (risk log) dalam model bisnis yang diajukan tersebut. Terdapat kaitan tentu nya dalam transfer asset (dalam hal ini transfer sisa kewajiban) apabila ternyata kewajiban melebihi umur pelaksanaan projek yang diajukan
(mohon dicamkan hibah CSP ini selesai dalam waktu 15 bulan). (1. Sanitation promotion and education implement through entrepreneur to the community results in demand from the community for latrine via payment in installment. Can the grant be utilized to finance community sanitation facility? 2. Upon completion of the latrine construction, community will settle payment installment to the applicant. From the previous information, this will be one of the sustainability indicator for the pilot business model. Is there any accountability in place? Also, is there any relation to transfer of asset mentioned in the RfP?)
(1. The CSP grant will support the idea so far as a clear business model can be proposed as well as fulfilling the CfP documents requirement. 2. The accountability in this business model will be on the settlement of the installments. Applicant must provide a sound scheme on the return of investment (ROI) followed by a risk log on the proposed model. The relation to the transfer of asset will be on the “transfer of liability” IF the duration of the installments will be above the 15-month implementation of the CSP project duration. (Please bear in mind that the CSP grant will end in 15 month of implementation).)
