QP-20 PEMILIHAN DAN PENILAIAN PEMBEKAL MAKMAL-MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

HUSM/LCD/QP-20

PEMILIHAN DAN PENILAIAN PEMBEKAL MAKMAL-MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

Disediakan oleh:

Tn Hj Zainol Abidin Hamid

Diluluskan oleh:

Dato’ Dr Zaidun Kamari

Tarikh Efektif:

1.8.2010

MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PEMILIHAN DAN PENILAIAN PEMBEKAL (HUSM/LCD/QP-20)

MUKASURAT

Muka surat Tajuk: ISI KANDUNGAN

Versi

2

PERKARA

1

Isi Kandungan

2

Rekod Pindaan

3

Rekod Semakan

4

Tujuan, Skop, Dokumen Rujukan Dan Definisi

5

Singkatan

6-7

1 drp 9

Prosedur Dan Tanggungjawab

8

Rekod

9

Carta Alir Senarai Lampiran Lampiran 1 Lampiran 2

Disediakan oleh Diluluskan oleh

Laporan Prestasi Pembekal Yang Bermasalah Rekod Prestasi Pembekal

Tn Hj Zainol Abidin Hamid Dato’ Dr. Zaidun Kamari

Tarikh efektif

1.8.2010


NO VERSI 1

TARIKH VERSI 1.11.2009

1

1.11.2009

NO VERSI


Tajuk: REKOD PINDAAN

2 drp 9

Versi

REKOD PINDAAN BUTIRAN PINDAAN Pertukaran Versi MS ISO 15189:2004 kepada Versi MS ISO 15189:2007

2

TANDATANGAN MELULUSKAN

Menukarkan dokumen Versi 1 MS ISO 15189:2007 kepada dokumen elektronik di alamat: http://www.quality.kck.usm.my/HUSM/MS ISO 15189:2007 BUTIRAN PINDAAN

TARIKH VERSI

2

Muka surat

1.8.2010

TANDATANGAN MELULUSKAN

Pindaan 1: ms 2 daripada 9 Tarikh versi ditukar kepada tarikh pindaan. Tambahan jadual rekod semakan. Pindaan 2: ms 4 daripada 9 Perubahan pada bahagian 2. Skop Pindaan 3: ms 5 daripada 9 Perubahan pada singkatan PPKF, PPT, PA dan PAP. Pindaan 4: ms 6 daripada 9 Perubahan pada prosedur dan tanggung jawab. No 6.1 dan 6.2 dibuang. Penomboran 6.3 dijadikan permulaan 6.1 Pindaan 5: ms 7 daripada 9 6.2 Tambahan prosedur dan tanggung jawab baru. Pindaan 6: ms 8 daripada 9 Perubahan nama rekod ’Laporan Pretasi Pembekal yang bermasalah dan Rekod Prestasi Pembekal.


Tarikh efektif

1.8.2010


Muka surat Tajuk: REKOD SEMAKAN

Versi

3 drp 9 2

REKOD SEMAKAN

TARIKH SEMAKAN

14 Jul 2010


NAMA PENYEMAK

TANDATANGAN PENGESAHAN

En. Dellemin Che Abdullah En. Juhary Omar


Tarikh efektif

1.8.2010


Muka surat Tajuk: TUJUAN, SKOP, DOKUMEN RUJUKAN DAN DEFINISI

4 drp 9

Versi

2

1. TUJUAN Untuk memastikan pembekal-pembekal yang dipilih adalah memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan oleh kerajaan dan berupaya membuat pembekalan mengikut pesanan

2. SKOP Prosedur ini melibatkan perolehan bahan-bahan melalui sebutharga dan pembelian terus sahaja. Ia melibatkan semua staf yang terbabit dengan urusan perolehan serta penerimaan bahan-bahan yang dipesan dari pihak pembekal.

3. DOKUMEN RUJUKAN Arahan Perbendaharaan, Peraturan Kewangan Universiti dan rujukan-rujukan lain yang diiktiraf.



Tarikh efektif

1.8.2010


5.

Muka surat Tajuk: SINGKATAN

5 drp 9

Versi

2

Singkatan

TPKF

Timbalan Pengarah Kanan (Farmasi)

TPF

Timbalan Pengarah (Farmasi)

KJ

Ketua Jabatan/Unit

PM

Pengarah Makmal

PPKF

Penolong Pengarah Kanan (Farmasi)

PS

Pegawai Sains

JTMP

Juruteknologi Makmal Perubatan

PPT

Penolong Pegawai Tadbir

LPPB

Laporan Prestasi Pembekal Yang Bermasalah

PPS

Penolong Pegawai Sains

PTO

Pembantu Tadbir Operasi

PTP

Pembantu Tadbir Perkeranian

PA

Pekerja Awam

PAP

Pembantu Am Pejabat



Tarikh efektif

1.8.2010


Muka surat Tajuk:PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB

6. PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB PROSEDUR

6 drp 9

Versi

2

TANGGUNGJAWAB

6.1

Terima dokumen-dokumen dari pihak pembekal. Antara dokumen-dokumen yang dimaksudkan ialah profail syarikat dan (jika ada) salinan sijil Akuan Pendaftaran Kontraktor (Kementerian Kewangan Malaysia) serta (jika ada) Akuan Pendaftaran Kontraktor Bumiputera.

TPKF/PPT/PS/JTMP

6.2

Buat penilaian, dan jika sesuai (syarikat berdaftar dan berupaya membekalkan barangan yang akan diperolehi khususnya peralatan/kelengkapan perubatan, perkakas perubatan pakaibuang, kelengkapan makmal, kimia makmal dan sebagainya), beri kelulusan.

TPKF/ PM

6.3

Senaraikan nama pembekal di dalam Senarai Pembekal Yang Berdaftar dan simpan dokumendokumen berkaitan..

PPKF/PS/PPT/JTMP

6.4

Pilih pembekal semasa proses perolehan berdasarkan status keupayaan serta prestasi pembekal yang ditentukan melalui kaedah-kaedah bersesuaian seperti menyemak Senarai Pembekal Yang Berdaftar, LPPB, cadangan dari pengguna (jika ada dan bersesuaian) atau sebagainya.

TPF/PPKF/PM/PS/JTMP

Nota: Jumlah minimum pembekal yang dipilih untuk dijemput menyertai sebutharga bagi proses perolehan melalui sebutharga rasmi ialah 5 manakala pembelian terus 1 (rujuk Prosedur HUSM/JF/PK1.01)



Tarikh efektif

1.8.2010


Tajuk:PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB

Muka surat

7 drp 9

Versi

2

6. PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB

PROSEDUR 6.5

TANGGUNGJAWAB

i. Pantau dan catat maklumat prestasi pembekal di dalam Rekod Prestasi Pembekal.

PPKF/PS

ii. Buat analisis prestasi pembekal setiap akhir tahun dan sediakan laporan (LPPB) bagi pembekal yang bermasalah. 6.6

i. Semak LPPB serta bincang dengan pengguna untuk membuat penilaian dan keputusan.

TPKF/PM

ii. Maklum PPKF/PS berkaitan untuk melaksanakan keputusan penilaian. 6.7

Simpan rekod-rekod pemantauan prestasi pembekal.



PPKF/PS/PPT/JTMP

Tarikh efektif

1.8.2010


Muka surat Tajuk: REKOD

Versi

8 drp 9 2

7. REKOD Laporan Prestasi Pembekal Yang Bermasalah Rekod Prestasi Pembekal



Tarikh efektif

1.8.2010


Muka surat Tajuk: CARTA ALIR PEMILIHAN DAN PENILAIAN PEMBEKAL

Versi

9 drp 9 2

Terima dokumen dari pembekal

Senaraikan pembekal

Pilih pembekal semasa urusan perolehan

Pantau & catat maklumat prestasi pembekal

Tidak

Prestasi baik?

Buat laporan

Ya Semak laporan dan buat keputusan Failkan rekod-rekod

Lampiran 1



Tarikh efektif

1.8.2010

LAPORAN PRESTASI PEMBEKAL YANG BERMASALAH (SETIAP 6 BULAN)

PEMBEKAL

MASALAH 1. Serahan bekalan lewat dan menjejaskan perkhidmatan

( )

2. Tidak dapat bekalkan pesanan

( )

3. Bekalan tidak sempurna (diberi nota kredit)

( )

4.

( )

Masalah-masalah lain Nyatakan : ……………………………………………….. ……………………………………………….. ………………………………………………..

Nota : Tarikh laporan dihantar kepada Timbalan Pengarah Farmasi :_____________________

HUSM/LCD/QP-20/R1 Lampiran 2 REKOD PRESTASI PEMBEKAL



Tarikh efektif

1.8.2010

Nama pembekal:________________________________. Bulan / Tahun:__________

Bil

Nombor Pesanan

Tarikh Pesanan

Tarikh serahan

Markah penilaian Untuk Kriteria Berikut 1

2

3

4

5

Jumlah Markah

Catatan

1

2

3

4

5

6

7

8

Purata Markah :_________________________

NOTA : Rujuk lampiran 1 dan 2 untuk kriteria dan markah. Jika purata markah adalah kurang dari 50%, laporan prestasi pembekal bermasalah hendaklah dibuat. HUSM/LCD/QP-20/R2



Tarikh efektif

1.8.2010

QP-20 PEMILIHAN DAN PENILAIAN PEMBEKAL MAKMAL-MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

Recommend Documents