UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

UNIVERSITI SAINS MALAYSIA Seminar Pemantapan Pengurusan Akademik 2006

(SPeAK 2006)

Amalan Terbaik dalam Pengurusan Akademik Jabatan Pendaftar Disediakan oleh : AZMAN ABDULLAH Email : [email protected]

registry.usm.my

Amalan Terbaik dalam Pengurusan Akademik. Pendahuluan.

Canselor Hal Ehwal Akademik & Antarabangsa.

Misi utama Universiti ialah memimpin dan menginovasi untuk mencapai kecemerlangan pada peringkat antarabangsa melalui pemajuan dan penyebaran ilmu dan kebenaran, pemupukan kualiti-kualiti yang menekankan kepada kecemerlangan akademik dan profesional, perkembangan individu yang menyeluruh dan komitmen yang kukuh terhadap aspirasi masyarakat, aspirasi negara dan aspirasi universal.

Dengan kaedah ini, pihak TNC tidak perlu tadbir soal pengurusan rutin dan TNC hanya beri perhatian kepada pelaksanaan dan dasar.

Objektif utama Bahagian Pengurusan Akademik ialah “ ..untuk memberikan perkhidmatan pentadbiran yang berkesan lagi cemerlang kepada pelajar, kakitangan akademik, pihak-pihak berkuasa Universiti dan masyarakat umum baik dari luar mahupun dalam Universiti dalam semua aspek pengurusan dan pentadbiran akademik disamping memberikan perkhidmatan sokongan kepada pihak pengurusan Universiti di dalam perbincangan, perkembangan dan pemantapan program-program pengajian yang ditawarkan”. Sistem berijazah secara ‘Broadbased Schools of Study’

Dengan (CMOM) banyak pembaharuan dan pelaksanaan dasar dijalankan dengan lancar sejajar dengan perkembangan pasaran kini. Metadologi/Pembangunan Aktiviti Amalan Terbaik dalam Pengurusan akademik adalah hasil dari gabungan 5 elemen penting iaitu: 1. Manusia. 2. Idea. 3. Proses. 4. Peralatan. 5. Organisasi. kitaran elemen di atas secara Vortex atau Spiral iaitu aktiviti akademik berputar dengan mencapai puncak baru dan berterusan. Kaedah ini menampilkan satu kerjasama erat di antara pengurusan dan teknikal dalam mewujudkan perjalanan kerja yang teratur dan menggunakan teknologi serta aplikasi terkini dalam membantu pentadbiran.

Sistem ini diperkenal sejak tahun 1969 dan kekal sehingga kini dengan beberapa penambahbaikan supaya dapat bersaing di pasaran guna tenaga. Penambahbaikan dibuat RPLK(71/72), 2 penggal (75/76), Sistem 2 unit penggal (76/77), Rancangan Pengajian 4 Tahun (78/79), RPA(80/81), Pelan Induk (8390), SPU(94/5), SPTT(96/97) dan SPTT[M] & SPKET(00/01). Cross Matrix Organization and Management (CMOM) Bahagian Pengurusan Akademik (BPA) diletak secara pentadbiran dibawah pentadbiran & pengurusan Pendaftar. Pendaftar sebagai Ketua Jabatan kepada Bahagian Pengurusan Akademik (BPA) BPA akan berurusan dari segi fungsi dan tugas kepada Timbalan Naib

Rajah 1.0 di atas menampilkan penggabungan unsur pentadbiran dan teknologi dalam memperkasakan Pengurusan Akademik di mana elemenelemen ini bergabung secara berterusan bagi mencapai hasil yang maksima. Antara hasil gabungan elemen-elemen ini wujudlah produk-produk yang telah memberikan kesan yang membanggakan dalam pengurusan akademik:

1

Jadualwaktu Peperiksaan Universiti Dengan sistem ‘BbSS’ yang mendorong Jadualwaktu perlu dilaksanakan secara berpusat. Penjadualan dijalankan secara serentak dan dikeluarkan pada minggu ke-8 atau sebelumnya. Paparan jadualwaktu dibuat secara terus on-line dan boleh dicapai melalui web, infoline dan khidmat pesanan ringkas (sms). Akan datang dengan WAP. Penjadualan (slotting) Jadualwaktu dibuat berasaskan data (Data-driven Decision Making Initiative) bukan berasaskan andaian. Jadual waktu tiada bertindih (zero clash free), tidak lebih dari 3 kali berturut (3in-row) dan 2 sesi sahaja sehari. Calon diberi peluang membuat bantahan dari jadualwaktu draf (sebelum muktamad). Persetujuan pihak pelajar, pensyarah dan dekan diperlukan. Rekabentuk: Sistem ini berdasarkan pendaftaran kursus oleh pelajar mengikut pendaftaran kursus dan kod kursus. Proses: Penyediaan jadual waktu dikawal selia oleh pegawai Unit Peperiksaan dengan menggunakan sistem aplikasi penjadualan peperiksaan. Hasil: Pada minggu ke 8 pelajar akan memperolehi slip jadual waktu peperiksaan selepas pendaftaran kursus dibuat.Sistem ini telah terbukti berjaya kerana tidak pernah berlaku pertindanan jadual peperiksaan yang dilaporkan. Pengawasan Peperiksaan. Pengawas akan dilantik dari kalangan pengajar dengan keutamaan kepada pengajar kursus berkaitan. Kekerapan menjadi pengawas iaitu penuhmasa 3 kali untuk pensyarah dan 2 kali untuk Timbalan Dekan / Timbalan Pengarah. Jarak Jauh 4 kali untuk

pensyarah dan 3 kali untuk Timbalan Dekan / Timbalan Pengarah. Rekabentuk: Sistem ini dibangunkan secara inhouse dan berasaskan web. Di mana kaedah konventional diberi suntikan baru yang lebih efisyen dan sistematik. Proses: Pengemaskinian maklumat pemeriksa dilakukan secara teragih iaitu melalui pusat pengajian sendiri. Sistem akan menjanakan jadual waktu peperiksaan secara automatik berdasarkan integrasi maklumat antara kedua-dua sistem. Hasil: Sistem boleh menjana surat secara automatik kepada pengawas peperiksaan dengan menyatakan maklumatmaklumat penting pengawasan seperti, tarikh bertugas, dewan,dan status petugas. Selain itu sistem juga menghasilkan borang sampul surat kertas soalan serta borang akuan penerimaan kertas soalan oleh ketua pengawas. Jadual penuh pengawasan juga boleh dicetak bagi tujuan rujukan dan akhir sekali statistik pengawasan/kekerapan pengawas bertugas juga boleh dicetak.

Kertas Soalan Kertas disediakan dalam status SULIT & TERHAD Tapisan keselamatan (5 tahap). Soalan hanya diedarkan 1 jam sebelum sesi bermula. Sampul soalan ada SEAL keselamatan Buku jawapan disedia mengikut warna (tag) berbeza setiap sidang secara rawak. e-Mohon: -Permohonan Jarak Jauh.

Pengajian

Rekabentuk : Sistem ini merupakan sistem permohonan kemasukan ke Rancangan Pengajian Jarak Jauh ke Universiti Sains Malaysia secara aplikasi elektronik dan berasaskan laman web iaitu secara online. Dibangunkan secara inhouse iaitu kerjasama diantara Unit Kemasukan dan Pengambilan dan Unit Pembangunan Teknologi Maklumat, Jabatan Pendaftar.

2

Proses : Pemohonan dibuat secara online dan bayaran yang dibuat melalui echannel (BCB) akan di proses dan dipantau oleh pentadbir sistem. Pemilihan adalah berdasarkan maklumat yang telah diisi lengkap dan menepati syarat kelayakan yang telah ditetapkan. Hasil: Proses pemohonan menjadi lebih lancar dan efektif. Keputusan Peperiksaan. (IPTS/IPS/Sepenuh masa/PJJ.) Rekabentuk: Dibangunkan secara inhouse dengan permindahan teknologi oleh Telekom Malaysia (TM) dan XTC Solutian Sdn Bhd di mana server adalah di bawah seliaan Jabatan Pendaftar. Operasi: Keputusan peperiksaan hanya mengambil masa selama 14 hari (selepas hari terakhir peperiksaan) untuk diproses dan dipaparkan. Hasil: Keputusan peperiksaan boleh diperolehi melalui web,Infoline atau SMS. Konvokesyen Protokol. Convocation Role Call Rekabentuk: Sistem ini dibangunkan secara outsource. Proses: Graduan dibekalkan dengan bar code setelah pendaftaran dibuat, semasa hari konvokesyen, bar code tersebut akan diimbas dan paparan maklumat graduan akan dipaparkan di layar yang boleh dibaca oleh Dekan serta ditonton oleh para jemputan, khususnya ibu bapa graduan. Web Streaming adalah pendekatan kepada mereka yang berada diluar dewan dan seluruh negara bagi mengikuti majlis konvokesyen tersebut. Kaedah rakaman video diaplikasikan untuk paparan pada web streaming. Hasil: Perjalanan majlis menjadi lebih teratur dan lancar kerana maklumat adalah terkini. Keselesaan dalam paparan

maklumat graduan memberikan satu senario baru dalam majlis konvokesyen. Pendaftaran Graduan –i Konvo Rekabentuk: i-Konvo dibangunkan untuk membantu Unit Perkhidmatan Kemudahan Pusat (UPKP) mengendalikan sesi pengambilan dan pemulangan jubah semasa majlis konvokesyen berlangsung. Operasi: Sistem ini mencetak slip pengambilan jubah graduan untuk semakan petugas bilik jubah. Semua maklumat graduan yang mengambil atau tidak, akan direkodkan di dalam pangkalan data. Ini membolehkan pihak UPKP menganalisis maklumat inventori jubah dari semasa ke semasa. Hasil: Proses menjadi lebih cepat berbanding sistem konvensional (penggunaan borang) yang mengambil masa selama 20-30 minit bagi seorang graduan untuk mendaftar. Kini dengan wujudnya sistem i-Konvo hanya mengambil masa 46 saat bagi setiap proses pendaftaran seorang graduan. SMSviaWeb Rekabentuk: Laman web ini dibina khusus untuk penggunaan kakitangan USM. Ia membenarkan pengguna menghantar teks ke telefon selular dalam bentuk SMS. Penghantaran teks ini adalah percuma kepada pengguna yang berdaftar sahaja. Telah mula beroperasi pada awal tahun 2005. Operasi: Pengguna adalah terhad kepada staf USM yang telah berdaftar dengan sistem. Sistem yang berasaskan web ini berfungsi untuk penyebaran maklumat dan juga sebagai alert system bagi sesuatu aktiviti seperti mesyuarat dan sebagainya. Hasil: Penyebaran maklumat menjadi lebih mudah dan ianya adalah terkawal. Pengguna berdaftar juga boleh menerima mesej menerusi web melalui akaun SMSviaWeb masing-masing.

3

PEMERIKSA

KIOSK PELAJAR Rekabentuk: Dibangunkan secara inhouse dengan kerjasama Unit Perhubungan Alumni /Unit Pembangunan Teknologi maklumat dan Pusat Pengetahuan Komunikasi dan teknologi. Operasi: Berasaskan web dimana pelajar boleh melayari internet dan lebih dikhususkan penggunaan pencarian Bahagian Akademik. Hasil: Telah ditempatkan di seluruh Kampus Induk dan Cawangan terutama yang menjadi tumpuan pelajar seperti Pusat pengajian/ desasiswa dan pusat pentadbiran. WAP- (Wireless Application Protocol) -Sistem Penyampaian Secara Mobilisasi. Rekabentuk: Penyampaian melalui teknologi WAP dimana ianya berfungsi dalam penyebaran maklumat secara mobil. Operasi: Sistem ini memudahkan penyampaian maklumat secara mobil. Pengguna hanya perlukan telefon mudah alih yang berkeupayaan GPRS /3G (diaktifkan). Penyampaian maklumat adalah berasaskan 24hour AOAC. (Always On Always Connected). Hasil: Pengguna mudah mencapai maklumat universiti dimana sahaja dengan kemudahan WAP. Penyampaian maklumat berkenaan universiti sentiasa yang terkini dan perhubungan menjadi lebih mudah, dekat dan cepat dengan teknologi penyampaian sebegini. ACADEMIC QUALITY ASSURANCE USM mempunyai kaedah tersendiri dalam mengawal kualiti akademik pelajar universiti. Ini dikenali dengan AQA yang dijalankan secara tradisi lagi. Pendekatan yang digunakan:-

PENYELARAS PENTADBIRAN PTJ MAJLIS PEPERIKSAAN PUSAT PENGAJIAN PENTADBIRAN PUSAT MAJLIS PEPERIKSAAN UNIVERSITI

SENAT SUCCESS STORY ”Anugerah Khas Perkhidmatan Awam 1996 –Anugerah Pengurusan Fail (Rekod Pelajar). ”Anugerah Khas Perkhidmatan Awam 1996 –Anugerah Pengurusan Fail (Rekod Staf). ”Inteligent On Line Registration System (IORS) –Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam Malaysia – 1999. ”SIRIM ”SIRIM

ISO

9002

ISO 9000

”e-Recruit – USM (2004).

1997–

2004 – (BPSM).

Anugerah

”e-Mohon – Anugerah USM (2005).

(BPSM).

Pentadbiran Pentadbiran

”PABX –Diiktiraf oleh Suria Ericsson sebagai Voice over Network Convergence (VoNC) antara Kampus yang pertama. UPDATE issue No: 6 / August 2002. ”Kerjasama dengan Telekom Malaysia (MoU – 1996) ”Kerjasama dengan CELCOM. . ©Ogos2006_registry_AzmanAbdullah

4