HUSM/LCD/QP-14
PEROLEHAN PERALATAN MAKMAL-MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA
Disediakan oleh:
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar
Diluluskan oleh:
Dr. Zaidun Kamari
Tarikh efektif:
1.11.2009
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PEROLEHAN PERALATAN (HUSM/LCD/QP-14)
MUKASURAT
Muka surat Tajuk: ISI KANDUNGAN
Versi
1
PERKARA
1
Isi Kandungan
2
Rekod Pindaan
4
Definisi
5
Singkatan
6
Tujuan dan Skop
7
Prosedur Perolehan Peralatan Kurang RM 50,000
8
Perolehan Peralatan Antara RM 50,000 Hingga RM 100,000
9
Perolehan Peralatan Melebihi RM 100,000 Hingga RM 200,000
10 – 11
Perolehan Peralatan Melebihi RM 200,000 Hingga RM 500,000
12 – 13
Perolehan Peralatan Melebihi RM 500,000
14
Rujukan dan Rekod
15
Carta Alir
Disediakan oleh Diluluskan oleh
1 drp 15
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar Dr Zaidun Kamari
Tarikh efektif
1.11.2009
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PEROLEHAN PERALATAN (HUSM/LCD/QP-14)
Muka surat Tajuk: REKOD PINDAAN
Versi Pindaan
2 drp 15 1 1
REKOD PINDAAN NO VERSI 1
TARIKH VERSI 1.11.2009
BUTIRAN PINDAAN
TANDATANGAN PENGESAHAN
1
1.11.2009
Menukarkan dokumen Versi 1 MS ISO 15189:2007 kepada dokumen elektronik di alamat: http://www.quality.kck.usm.my/HUSM/MS ISO 15189:2007
NO VERSI 1
TARIKH PINDAAN 1.8.2010
BUTIRAN PINDAAN
Pertukaran Versi MS ISO 15189:2004 kepada Versi MS ISO 15189:2007
TANDATANGAN PENGESAHAN
Semakan dibuat pada 14.7.2010 Pindaan 1 : Mukasurat 2 Tarikh versi ditukar kepada tarikh pindaan Tambahan jadual rekod semakan Pindaan 2 : Mukasurat 7 - Prosedur Perolehan Peralatan Kurang RM 10,000 kepada RM50,000 Pindaan 3 : Mukasurat 8 - Prosedur Perolehan Peralatan antara RM10,000 hingga RM50,000 kepada RM50,000 hingga RM100,000 Pindaan 4 : Mukasurat 9 - Prosedur Perolehan Peralatan antara RM 50,000 hingga RM200,000 kepada RM 100,000 hingga RM200,000
Disediakan oleh Diluluskan oleh
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar Dr Zaidun Kamari
Tarikh efektif
1.11.2009
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PEROLEHAN PERALATAN (HUSM/LCD/QP-14)
TARIKH SEMAKAN 14 Jul.2010
Disediakan oleh Diluluskan oleh
Tajuk:
REKOD SEMAKAN
NAMA PENYEMAK En. Abd Razak Ahmad En. Mohd Zaki Zainon
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar Dr Zaidun Kamari
Muka surat Versi Pindaan
3 drp 15 1 1
TANDATANGAN PENGESAHAN
Tarikh efektif
1.11.2009
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PEROLEHAN PERALATAN (HUSM/LCD/QP-14)
Muka surat Tajuk:
DEFINISI
Versi
4 drp 15 1
DEFINISI
1. Pengguna : Adalah staf yang bertanggungjawab dalam perolehan peralatan disetiap makmal perubatan HUSM. 2. Pembekal : Syarikat-syarikat yang boleh menawarkan peralatan / item sebagaimana spesifikasi yang dikehendaki oleh pengguna. 3. Ujilari : Peralatan yang baru diterima akan di pasang dan diuji oleh juruteknik/jurutera syarikat pembekal sebelum diserahkan sepenuhnya kepada pengguna. 4. Seksyen Perolehan : satu unit di bawah Unit Kewangan HUSM dalam urusan pembelian peralatan. 5. Pendaftaran Harta : Setiap alatan baru akan didaftar di Bahagian Harta Jabatan Bendahari.
Disediakan oleh Diluluskan oleh
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar Dr Zaidun Kamari
Tarikh efektif
1.11.2009
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PEROLEHAN PERALATAN (HUSM/LCD/QP-14)
Muka surat Tajuk:
SINGKATAN
Versi
5 drp 15 1
3. SINGKATAN
PHUSM
Pengarah Hospital Universiti Sains Malaysia
KPP UK
Ketua Penolong Pengarah Unit Kewangan
KPP UKP
Ketua Penolong Pengarah Unit Kejuruteraan & Penyelenggaraan
PP UK
Penolong Pengarah Unit Kewangan
KJ
Ketua Jabatan/Unit
PS
Pegawai Sains
PF
Pegawai Farmasi
JTMP
Juruteknologis Makmal Perubatan
PT
Pembantu Tadbir
PTJ
Pusat Tanggungjawab
Disediakan oleh Diluluskan oleh
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar Dr Zaidun Kamari
Tarikh efektif
1.11.2009
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PEROLEHAN PERALATAN (HUSM/LCD/QP-14)
Muka surat Tajuk: TUJUAN DAN SKOP
Versi
6 drp 15 1
1. TUJUAN Prosedur ini digunapakai bagi memastikan peralatan yang dibeli memenuhi speksifikasi yang ditetapkan oleh pengguna dan dengan harga yang kompetatif. Juga memastikan pembekalpembekal yang dipilih memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan oleh kerajaan dan berupaya membuat pembekalan mengikut pesanan
2. SKOP Prosedur ini melibatkan perolehan peralatan/harta kekal melalui sebutharga dan pembelian terus sahaja di bawah vot 35000. Ia melibatkan Ketua Penolong Pengarah (Kewangan), Penolong Pengarah (Kewangan), Ketua Jabatan dan semua staf lain yang terbabit dengan urusan perolehan serta penerimaan item-item yang dipesan daripada pihak pembekal.
Disediakan oleh Diluluskan oleh
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar Dr Zaidun Kamari
Tarikh efektif
1.11.2009
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PEROLEHAN PERALATAN (HUSM/LCD/QP-14)
3.
Tajuk: PROSEDUR PEROLEHAN PERALATAN KURANG RM 50,000
Muka surat Versi Pindaan
7 drp 15 1 2
PROSEDUR PEROLEHAN PERALATAN KURANG RM 50,000
i.
Pengguna akan diminta supaya mendapatkan tawaran harga daripada sekurangkurangnya daripada 3 pembekal.
ii.
Unit Kewangan HUSM akan mengeluarkan pesanan kepada pembekal yang menawarkan harga yang paling murah.
iii.
Satu salinan pesanan akan diberi kepada pengguna sebagai rujukan untuk membuat susulan pembekalan peralatan oleh pembekal.
iv.
Bekalan peralatan akan diterima oleh Unit Pentadbiran dan Kemudahan Am HUSM untuk ujilari dan pendaftaran harta.
Disediakan oleh Diluluskan oleh
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar Dr Zaidun Kamari
Tarikh efektif
1.11.2009
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PEROLEHAN PERALATAN (HUSM/LCD/QP-14)
4.
Tajuk: PEROLEHAN PERALATAN ANTARA RM 50,000 HINGGA RM 100,000
Muka surat
8 drp 15
Versi
1
Pindaan
3
PEROLEHAN PERALATAN ANTARA RM 50,000 HINGGA RM 100,000 i.
Pengguna akan diminta supaya menyediakan spesifikasi peralatan dan mengemukakan kepada Unit Kewangan HUSM.
ii.
Spesifikasi yang diterima Jawatankuasa Spesifikasi B.
iii.
Spesifikasi yang telah diluluskan akan dipelawa sebutharga kecil.
iv.
Pelawaan hendaklah dibuat kepada 3 pembekal yang dicadangkan oleh pengguna dan 2 lagi yang akan diambil daripada senarai pembekal Seksyen Perolehan.
v.
Tempoh sah laku tawaran harga adalah 90 hari.
vi.
Tempoh pelawaan adalah selama 7 hari bekerja.
vii.
Jawatankuasa pembuka sebutharga akan membuka sebutharga tersebut mengikut tarikh tutup yang ditetapkan.
viii.
Sebutharga yang telah dibuka hendaklah dikemukakan kepada pengguna untuk penilain. Tempoh yang diberikan ialah selama seminggu.
ix.
Deraf penilain akan untuk mesyuarat hendaklah disediakan oleh Seksyen Perolehan.
x.
Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Teknikal B akan dipanggil untuk menilai sebutharga tersebut dan seterusnya membuat pengesyoran dan laporan penilaian teknikal.
xi.
Seksyen Perolehan seterunya akan mengeluarkan pesanan berdasarkan kepada laporan penilain teknikal yang dikeluarkan oleh Jawatankuasa Penilaian Teknikal B.
xii.
Satu salinan pesanan hendaklah diberikan kepada pengguna sebagai rujukan untuk membuat susulan pembekalan peralatan.
xiii.
Bekalan peralatan akan diterima oleh Unit Pentadbiran dan Kemudahan Am untuk ujilari dan pendaftaran harta.
Disediakan oleh Diluluskan oleh
daripada
pengguna
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar Dr Zaidun Kamari
akan
dibincangkan
Tarikh efektif
di
dalam
1.11.2009
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PEROLEHAN PERALATAN (HUSM/LCD/QP-14)
5. i.
Tajuk: PEROLEHAN PERALATAN MELEBIHI RM 100,000 HINGGA RM 200,000
Muka surat Versi Pindaan
9 drp 15 1 4
PEROLEHAN PERALATAN MELEBIHI RM 100,000 HINGGA RM 200,000 Pengguna akan diminta supaya menyediakan spesifikasi peralatan dan mengemukakan kepada Unit Kewangan HUSM.
ii.
Spesifikasi yang diterima daripada pengguna akan dibincangkan di Jawatankuasa Spesifikasi. Spesifikasi yang telah diluluskan akan dipelawa sebutharga.
iii.
Pelawaan hendaklah diberikan kepada 10 pembekal secara bergilir-gilir melalaui senarai pembekal Seksyen Perolehan.
iv.
Tempoh pelawaan adalah selama 21 hari. Tempoh sah laku adalah 90 hari.
v.
Jawatankuasa pembuka sebutharga akan membuka sebutharga tersebut mengikut tarikh tutup yang ditetapkan.
vi.
Sebutharga yang telah dibuka hendaklah dikemukan kepada pengguna untuk penilain. Tempoh yang diberikan ialah selama seminggu. Deraf penilain hendaklah disediakan oleh Seksyen Perolehan.
vii.
Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Teknikal akan dipanggil untuk menilai sebutharga tersebut dan seterusnya membuat pengesyoran dan laporan penilaian teknikal.
viii.
Sesksyen Perolehan akan menyediakan Kertas Kerja untuk dibentangkan ke Jawatankuasa Sebutharga Kampus.
ix.
Jabatan Bendahari akan mengeluarkan satu arah keluar pesanan setelah sebutharga tersebut diluluskan oleh Jawatankuasa Sebutharga Kampus.
x.
Seksyen perolehan seterunya akan mengeluarkan pesanan berdasarkan kepada arahan Jabatan Bendahari. Satu salinan pesanan akan diberikan kepada pengguna sebagai rujukan untuk membuat susulan pembekalan peralatan.
xi.
Satu salinan (salinan kuning) akan Perolehan untuk penyediaan kontrak.
xii.
Bekalan peralatan akan diterima oleh Unit Pentadbiran dan Kemudahan Am HUSM untuk ujilari dan pendaftaran harta.
xiii.
Seksyen pembayaran akan menyemak kontrak bekalan semasa menyediakan bayaran.
Disediakan oleh Diluluskan oleh
diberikan kepada Bahagian Kontrak Seksyen
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar Dr Zaidun Kamari
Tarikh efektif
1.11.2009
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PEROLEHAN PERALATAN (HUSM/LCD/QP-14)
6.
Tajuk: PEROLEHAN PERALATAN MELEBIHI RM 200,000 HINGGA RM 500,000
Muka surat Versi
10 drp 15 1
PEROLEHAN PERALATAN MELEBIHI RM 200,000 HINGGA RM 500,000 i.
Pengguna akan diminta supaya menyediakan spesifikasi peralatan dan mengemukakan kepada Unit Kewangan HUSM.
ii.
Spesifikasi yang diterima daripada pengguna akan dibincangkan di Jawatankuasa Spesifikasi. Spesifikasi yang telah diluluskan akan disediakan sebanyak 40 salinan berbentuk cetakan A3.
iii.
Spesifikasi tersebut akan dihantar ke Jabatan Bendahari USM, Kampus Kesihatan untuk pelawaan tender.
iv.
Jabatan Bendahari akan menguruskan iklan, penjualan dokumen tan pembukaan tender tersebut.
v.
Tender yang telah dibuka oleh Jabatan Bendahari USM, Kampus Kesihatan akan dikemukakan kepada Seksyen Perolehan. Dokumen tender tersebut hendaklah dimajukan kepada pengguna untuk tujuan penilain. Tempoh yang diberikan ialah selama seminggu. Deraf penilain hendaklah disediakan oleh Seksyen Perolehan.
vi.
Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah dipanggil untuk menilai sebutharga tersebut dan seterusnya membuat laporan penilaian teknikal.
vii.
Laporan penilaian teknikal berserta dokumen tender hendaklah dimajukan kepada Jabatan Bendahari USM, Kampus Kesihatan untuk tindakan selanjutnya (dimajukan ke Jab. Bendahari Induk).
viii.
Jawatankuasa Pra-Perolehan melalui Jabatan Bendahari Induk, akan memanggil wakil Hospital USM untuk mempertahan pengesyoran yang telah dibuat sekiranya perlu.
ix.
Setelah tender tersebut diluluskan oleh Jawatankuasa perolehan B, Jabatan Bendahari Induk akan meminta supaya Hopsital USM melengkapkan borang MITI bagi tujuan barang import dan Kertas kerja MOSTI bagi peralatan yang pertama kali digunakan di Hopsital USM.
Disediakan oleh Diluluskan oleh
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar Dr Zaidun Kamari
Tarikh efektif
1.11.2009
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PEROLEHAN PERALATAN (HUSM/LCD/QP-14)
Tajuk: PEROLEHAN PERALATAN MELEBIHI RM 200,000 HINGGA RM 500,000
Muka surat Versi
11 drp 15 1
x.
Setelah dluluskan oleh MITI dan MOSTI Jabatan Bendahari Induk akan mengeluarkan satu arah keluar pesanan beserta borang maklumat MTO untuk dilengkapkan oleh pembekal.
xi.
Seksyen perolehan seterunya akan mengeluarkan pesanan berdasarkan kepada arahan Jabatan Bendahari dan salinan borang maklumat MTO juga akan dikirimkan kepada pembekal.
xii.
Satu salinan pesanan akan diberikan kepada pengguna sebagai rujukan untuk membuat susulan pembekalan peralatan.
xiii.
Satu salinan (salinan kuning) akan diberikan kepada Bahagian Kontrak dan Perolehan Jabatan Bendahari Kampus Kesihatan untuk penyediaan kontrak.
xiv.
Bekalan peralatan akan diterima oleh Unit Pentadbiran dan Kemudahan Am untuk ujilari dan pendaftaran harta.
xv.
Seksyen pembayaran akan menyemak kontrak bekalan semasa menyediakan bayaran.
Disediakan oleh Diluluskan oleh
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar Dr Zaidun Kamari
Tarikh efektif
1.11.2009
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PEROLEHAN PERALATAN (HUSM/LCD/QP-14)
7.
Tajuk: PEROLEHAN PERALATAN MELEBIHI RM 500,000
Muka surat Versi
121 drp 15 1
PEROLEHAN PERALATAN MELEBIHI RM 500,000 i. Pengguna akan diminta supaya menyediakan spesifikasi peralatan dan mengemukakan kepada Unit Kewangan HUSM. ii. Spesifikasi yang diterima daripada pengguna akan dibincangkan di Jawatankuasa Spesifikasi. iii. Spesifikasi yang telah diluluskan akan disediakan sebanyak 10 salinan A3. iv. Spesifikasi tersebut akan dihantar ke Jabatan Bendahari Induk untuk dibincangkan di dalam mesyuarat Jawatankuasa Pra-Tender. v. Jawatankuasa Pra-Tender melalui Jabatan Bendahari Induk, menjemput Hospital USM untuk mempertahan spesifikasi yang telah disediakan. Hospital USM kebiasaannnya akan mewakilkan Jurutera Biomedikal dan pengguna. vi. Sekiranya terdapat pembetulan wakil HUSM akan memaklumkan kepada Perolehan untuk tindakkan pembetulan.
Seksyen
vii. Spesifikasi yang telah dibaiki akan dihantar semula kepada Jabatan Bendahari Induk sebanyak 40 salinan berbentuk A3 untuk pelawaan tender. viii. Jabatan Bendahari akan menguruskan iklan, penjualan dokumen tender dan pembukaan tender tersebut. ix. Tender yang telah dibuka oleh Jabatan Bendahari akan dikemukakan kepada Seksyen Perolehan. Dokumen tender tersebut akan dimajukan pula kepada pengguna untuk tujuan penilain. Tempoh yang diberikan ialah selama seminggu.
Disediakan oleh Diluluskan oleh
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar Dr Zaidun Kamari
Tarikh efektif
1.11.2009
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PEROLEHAN PERALATAN (HUSM/LCD/QP-14)
Tajuk: PEROLEHAN PERALATAN MELEBIHI RM 500,000
Muka surat
13 drp 15
Versi
1
x. Deraf penilain akan disediakan oleh Seksyen Perolehan. xi. Satu mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Teknikal akan dipanggil untuk menilai sebutharga tersebut dan seterusnya membuat pengesyoran dan laporan penilaian teknikal. xii. Laporan penilaian teknikal bersama minit mesyuarat akan dimajukan kepada Jabatan Bendahari Induk untuk tindakan selanjutnya . xiii. Jawatankuasa Pra-Perolehan melalui Jabatan Bendahari Induk, akan memanggil wakil Hospital USM untuk mempertahan pengesyoran yang telah dibuat sekiranya perlu. xiv. Setelah tender tersebut diluluskan oleh Jawatankuasa Perolehan, Jabatan Bendahari Induk akan meminta supaya Hopsital USM melengkapkan borang MITI bagi tujuan barang import dan Kertas kerja MOSTI bagi peralatan yang pertama kali digunakan di Hopsital USM. xv. Setelah dluluskan oleh MITI dan MOSTI Jabatan Bendahari Induk akan mengeluarkan satu arah keluar pesanan beserta borang maklumat MTO untuk dilengkapkan oleh pembekal. xvi. Seksyen perolehan seterunya akan mengeluarkan pesanan berdasarkan kepada arahan Jabatan Bendahari dan salinan borang maklumat MTO juga akan dikirimkan kepada pembekal. xvii. Satu salinan pesanan akan diberikan kepada pengguna sebagai rujukan untuk membuat susulan pembekalan peralatan. xviii. Satu salinan (salinan kuning) akan diberikan kepada Bahagian Kontrak dan Perolehan Jabatan Bendahari Induk untuk penyediaan kontrak. xix. Bekalan peralatan akan diterima oleh Unit Pentadbiran dan Kemudahan Am untuk ujilari dan pendaftaran harta. xx. Seksyen pembayaran akan menyemak kontrak bekalan semasa menyediakan bayaran.
Disediakan oleh Diluluskan oleh
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar Dr Zaidun Kamari
Tarikh efektif
1.11.2009
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PEROLEHAN PERALATAN (HUSM/LCD/QP-14)
8.
Tajuk RUJUKAN
Muka surat Versi
14 drp 15 1
RUJUKAN
i.
PANDUAN KERJA SEKSYEN PEROLEHAN, UNIT KEWANGAN, HOSPITAL USM
ii.
HUSM/LCD/QP-15
Disediakan oleh Diluluskan oleh
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar Dr Zaidun Kamari
Tarikh efektif
1.11.2009
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PEROLEHAN PERALATAN (HUSM/LCD/QP-14)
Tajuk CARTA ALIRAN
Muka surat Versi
15 drp 15 1
CARTA ALIRAN PEROLEHAN PERALATAN
Sediakan Speksifikasi Peralatan
Mesyuarat Jawatankuasa Speksifikasi
Sebutharga dibuka
Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Teknikal B
Salinan pesanan dikeluarkan
Peralatan diterima dan diujilari
Disediakan oleh Diluluskan oleh
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar Dr Zaidun Kamari
Tarikh efektif
1.11.2009