Provinciale Archiefcommissie Provinciale Archiefdienst
Jaarverslagen over 2011
D/2012/0248/07
1. Provinciale Archiefcommissie. 1.1. Samenstelling. Voorzitter: - de heer Gunter PERTRY, gedeputeerde voor Archief. Secretaris: - de heer Johan VANNIEUWENHUYSE, adjunct-adviseur (archivaris). Interne leden: - de heer Geert ANTHIERENS, bestuursdirecteur Griffie; - de heer Hervé CLAERHOUT, ICT-projectcoördinator; - de heer Jeroen CORNILLY, adjunct-adviseur Erfgoed – dienst Cultuur; - de heer Johan DEBYSER, kabinetschef Provinciegouverneur; - N.n., directeur dienst Cultuur; - de heer Hilaire OST, Provinciegriffier; - mevrouw Isabelle VERHEIRE, adjunct-adviseur (archiefconsulente). Externe deskundigen: - mevrouw Ann AUGUSTYN, Stadsarchief Kortrijk; - mevrouw Sandrin COOREVITS, Stadsarchief Waregem; - de heer Noël GEIRNAERT, Stadsarchief Brugge; - de heer Thijs LAMBRECHT, Rijksarchief Brugge; - N.n., Rijksarchief; - de heer Hans SUYKENS, Provinciaal Archief Antwerpen; - mevrouw Hilde VANSTEENKISTE, Gemeentearchief Bredene. 1.2. Werking. De Commissie vergaderde op 30 november. De beslissingen door Deputatie en/of Provincieraad genomen op basis van adviezen van de Archiefcommissie werden meegedeeld: het toekennen van een eerste schijf subsidies voor het lokale archiefbeheer aan Oostrozebeke en Wevelgem (Deputatie van 24 februari), van een tweede schijf subsidies aan Ichtegem en Tielt (Deputatie van 20 oktober) en van een derde schijf subsidies aan Nieuwpoort (Deputatie van 27 oktober). De archivaris stelde de interne en de archiefconsulente de externe archiefwerking van 2011 voor en beiden lichtten de planning toe voor 2012. Er werden adviezen geformuleerd inzake de Selectielijst Provinciaal Archief West-Vlaanderen (15de aanpassing) en de subsidiëring van het lokale archiefbeheer. In verband met dit laatste is voorgesteld een eerste schijf subsidies toe te kennen aan Lichtervelde en Middelkerke, de subsidiëring van Oostrozebeke, Tielt en Wevelgem verder te zetten, de subsidiëring van Ichtegem op te schorten en de opschorting van de subsidiëring van Houthulst te beëindigen.
2. Provinciale Archiefdienst. 2.1. Personeel, behuizing en materieel. De personeelsgroep onderging enkele wijzigingen. Vanaf 1 juli vond een mutatie plaats in een van de functies van technisch beambte-schoonmaak en vanaf 1 november kreeg de startbaan (adjunct-adviseur) een nieuwe invulling. Vier medewerkers en twee technisch beambten-schoonmaak verkregen voor 1/5de loopbaanonderbreking. Het archiefpersoneel omvatte op 31 december 8 statutaire, 4 contractuele en 9 vrijwilligersfuncties: een archivaris (rang adjunct-adviseur), een archiefconsulente (rang adjunct-adviseur), een adjunct-adviseur (startbaan), zes medewerkers (waaronder een licentiaat geschiedenis), een geschoold arbeider, twee halftijdse technisch beambtenschoonmaak en negen vrijwilligers, die samen 5 werkdagen op weekbasis presteren. Voor een organigram van het personeel, zie bijlage 2. Tot half januari was een stagiair van de opleiding Archiefbeheer aan de Provinciale School voor Bestuursrecht (SBR) in het Archief bedrijvig en in het kader van Zuiddag (20 oktober) kwam een student van het Sint-Andreaslyceum – Humaniora Sint-kruis meewerken. De telefonie en de communicatie in het Archiefgebouw werden volledig vernieuwd, een dienstGSM is vervangen en er is een vijfde archiefkar met twee laadniveaus aangekocht. Op het vlak van informatica zijn de twee portables vervangen door types Dell Latitude E6420 en één pc werd wegens het niet langer invullen van een werkplek in het Archiefgebouw weggenomen. 2.2. Beleid. Op 30 november vond de jaarlijkse vergadering plaats van de Provinciale Archiefcommissie; voor een verslag: zie hoger onder 1, Provinciale Archiefcommissie. Er is deelgenomen aan de vergaderingen van het Coördinatieteam Leefcultuur (7 januari, 4 februari, 1 april, 13 mei, 10 juni, 2 september, 7 oktober, 2 december) en van het Middenkader (werkgroepen 20 januari, 25 februari, 24 maart, 13 september, 4 oktober, 24 november; plenair 5 april, 15 juni en 29 november) Er waren overlegvergaderingen met Provinciale diensten en andere externe organisaties of personen in verband met Probat – Provinciaal Beheerprogramma voor Archieftoepassingen (31 januari, 11 februari, 16 juni, 6 september, 21 september), het archief van MiNaWa (28 juni en 13 oktober), archieven in de regio Kortrijk (1 september), het archief van het Coördinatiepunt Handicap Provincie West-Vlaanderen (14 september), de vernieuwde Provinciale ICT-aanpak (20 september), de afstemming met de dienstwerking binnen de Provinciale Bibliotheek en Documentatiecentrum – PBD (22 september), het archief van de Federale Afdeling (26 september), archieven in de regio TERF (28 september), ‘Archiefbrief’ en website (3 oktober), het archief van het Provinciaal Technisch Instituut en de Landbouwschool (13 oktober), e-Cards (19 oktober), het jaarlijks plaatsbezoek van de Interne Dienst Preventie en Bescherming op het Werk – IDPB (20 oktober) en de WAP (= WestVlaamse Archievenplatform)-databank (22 december). Er zijn interne vergaderingen georganiseerd binnen de Archiefdienst met de leidinggevenden over de algemene dienstwerking (25 januari, 16 maart, 11 mei, 13 september, 16 november), met de inventarisatoren (3 februari, 3 maart, 10 mei, 24 mei, 1 september, 17 november), met het volledige personeelskorps (10 februari, 27 september), met de verantwoordelijken voor de boekhouding (3 maart, 24 mei, 30 september, 27 oktober, 17 november) en met de werkgroep Actua Calamiteitenplan (27 oktober). Er was verder intern ad hoc-overleg over Probat (19 januari, 17 maart, 12 mei, 9 september), over de digitale mappenstructuur (12 mei), over de WAP-databank (9 juni) en over de leeszaalwerking (30 juni). Op 19 mei vond een groepsbevorderende dag plaats in Diksmuide-Houthulst en op 24 november een ontmoetingsmoment met de archiefvrijwilligers in het Archiefgebouw. De archivaris en de archiefconsulente zetelden in de examenjury van de SBR-opleiding ‘archiefbeheer specialisatie’ (31 maart) en in de jury voor de aanwerving van een adjunctadviseur in startbaan (23 september) ten behoeve van de Provinciale Archiefdienst zelf. De archivaris pleegde overleg met de collega’s in het kader van de VVP (= Vereniging van de Vlaamse Provincies)-collegagroep Provinciale Archivarissen (Leuven-17 maart, Hasselt-29 september). Hij had zitting in het bestuur van het Genootschap voor Geschiedenis te Brugge (Brugge-28 februari, 26 april, 27 juni, 29 augustus, 24 oktober, 7 november, 17 december), het bestuur
van het West-Vlaamse ArchievenPlatform – WAP (Poperinge-21 maart, Tielt-28 oktober) en de Provinciale Erfgoedcommissie (Sint-Andries-5 mei, 22 juni). Als voorzitter van de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie – VVBAD vzw leidde hij de vergaderingen van de Raad van Bestuur en het Dagelijks Bestuur (Berchem15 februari, 22 maart, 7 juni, 13 juli, 26 augustus, 8 september, 8 november) en de algemene ledenvergaderingen (Antwerpen-1 maart, Oostende-16 september), werkte onder meer mee aan de vernieuwing van de statuten en het huishoudelijke reglement van de VVBAD en aan het ‘beleidsplan 2012-2016’, en zat de jury voor naar aanleiding van de aanwerving van een tijdelijke halftijdse VVBAD-stafmedewerker. De archiefconsulente was actief in de visitatiecommissies Cultureel-erfgoeddecreet (Gent-28 maart, 25 augustus, Leuven-30 augustus, Brussel-24 oktober) en de beoordelingscommissie Cultureel-erfgoedorganisaties (Brussel-13 mei, 20 september). Zij werkte mee aan de VVBAD-werkgroepen Lokaal Overheidsarchief (Aalst-21 januari, 18 maart, 24 juni, 7 oktober), Selectielijst Gemeenten (Berchem-27 januari, 25 maart, 20 mei, Ninove-26 juli, Berchem-7 september, 6 december) en Selectielijst OCMW’s (Sint-Andries-28 januari, 3 oktober). 2.3. Lokale archieven. Ingevolge het Provinciaal reglement voor tijdelijke subsidiëring van het lokale archiefbeheer ontvingen Oostrozebeke en Wevelgem een eerste, Ichtegem en Tielt een tweede, en Nieuwpoort een derde uitbetaling van subsidies. In het kader van de begeleiding van de lokale archieven werden de gemeenten Beernem (1), Bredene (2), Dentergem (1), Houthulst (2), Ingelmunster (1), Kortemark (1), Lichtervelde (2), Menen (1), Nieuwpoort (1), Oostkamp (1), Tielt (1), Waregem (1) en Zonnebeke (1) bezocht. Er zijn adviezen geformuleerd over selecteren en vernietigen van archieven, verhuizen van archief, materieel archiefbeheer, digitalisering en depotbeheer. Op 19 januari vond in het Provinciehuis Boeverbos een bijeenkomst plaats van de Gebruikersgroep Probat (29 aanwezigen). Martijn Vandenbroucke (Amsab-ISG) bracht er een lezing over ISAD(G). Er werd een demo gegeven van het nieuwe Probat – Provinciaal Beheerprogramma voor Archieftoepassingen, en de verdere planning en timing werden besproken. Op 5 december vond in het Provinciehuis Boeverbos een overlegvergadering plaats met de gesubsidieerde lokale archieven (25 aanwezigen). Eva Simon stelde er ‘Met het archief op het web’ voor. Verder stonden het overzicht van de werking van de Provinciaal archiefconsulente en een bespreking van vragen, problemen en bedenkingen van de lokale archivarissen op de agenda. De ‘Overeenkomst omtrent het gebruik van Probat (= Provinciaal Beheerprogramma voor Archieftoepassingen)’ uit 2007 is opgeheven. Er werd een nieuwe overeenkomst afgesloten met het oog op de uitbouw van het beheer- en ontsluitingsprogramma tot een Provinciaal archiefnetwerk met Blankenberge, Bredene, De Haan, Harelbeke, Heuvelland, Houthulst, Ingelmunster, Koksijde, Kortemark, Kortrijk, Langemark-Poelkapelle, Menen, Middelkerke, Nieuwpoort, Oostkamp, Oostrozebeke, Poperinge, Staden, Tielt, Torhout, Vleteren, Wervik, Wevelgem, Zedelgem en Zonnebeke. Van Archiefbrief Provincie West-Vlaanderen verschenen 4 nummers (in totaal 44 blz.). Er is deelgenomen aan de vergaderingen van de archiefcommissie van de Stad Kortrijk (8 december) en van het Archiefoverleg TERF (Lichtervelde-17 november) De archivaris had zitting in de jury’s voor de selectie van een archivaris of een archiefverantwoordelijke bij de Gemeente De Haan, de Gemeente Koksijde, de Gemeente Kortemark en de Stad Wervik. 2.4. Archiefwerking. Na schoning en selectie werden op basis van de ‘Selectielijst Provinciaal Archief WestVlaanderen’ vernietigd: documenten en dossiers waarvan de bewaartermijn verstreken is uit het tijdelijk klassement in het Archiefgebouw (59 strekkende meter), aangifteformulieren inzake Provinciebelastingen voor bedrijven, 2006 (20 meter), kopieën van vertalingen van officiële documenten, 2005-2007 (1 meter), dubbels, zendbrieven en kladstukken uit de vergunningsdossiers gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven, 1925-2002 (1 meter), dubbels uit het archief van de Verrekenkas voor Gezinsvergoedingen v.z.w.d. Kortrijk/Ingelmunster, 1930-1976 (6,50 meter), dubbels en dossiers waarvan de
bewaartermijn verstreken is van de Federale Administratie, 1994-2010 (9 meter), dubbels en zendbrieven van de dienst Vergunningen – Bouwberoepen, 1990-2011 (12,24 meter), dubbels, zendbrieven en dossiers waarvan de bewaartermijn verstreken is van de Personeelsdienst, 1946-2010 (3,60 meter), dubbels en dossiers waarvan de bewaartermijn verstreken is van de dienst Financiën – Provinciebelastingen, 2006 (6,72 meter), profielformulieren van het Coördinatiepunt Handicap Provincie West-Vlaanderen, 1995-2008 (30 meter), formulieren en facturen van de Huishoudelijke Dienst, 1984-2009 (7 meter), dubbels en documenten waarvan de bewaartermijn verstreken is van de dienst Financiën – Boekhouding, 1953-2010 (2 meter). In het geheel werd 157,50 meter vernietigd. Overgenomen, geordend, geïnventariseerd en opgeborgen in de archiefbewaarplaats (in het permanent te bewaren klassement of in het tijdelijk te bewaren klassement) zijn: dossiers en documentatie inzake milieuaangelegenheden van Peter Bossu, 1997-2010 (0,24 strekkende meter), vergunningsdossiers gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven – ARAB, 19252002 (3,36 meter), notulenboeken van de Deputatie en de Provincieraad, 2010 (2,36 meter), archief van de Verrekenkas voor Gezinsvergoedingen Kortrijk/Ingelmunster v.z.w.d., 19301976 (24 meter), dossiers van werken aan Provinciale gebouwen, monumenten, Provinciewegen, onbevaarbare waterlopen en van toezicht op gemeentewerken, 1984-2009 (3,24 meter), documenten van de dienst Ruimtelijke Planning en Mobiliteit, 2002-2010 (1,12 meter), documenten van de dienst Milieu, Ruimtelijke Ordening en Natuur en van de dienst Milieu, Natuur en Waterbeleid, 1993-2006 (1 meter), dossiers van huisvestingspremies, 20032011 (3,12 meter), dossiers van woonstleningen, 1987-2011 (0,48 meter), dossiers van toelagen aan instellingen verleend door de dienst Welzijn, 1985-2011 (4,72 meter), dossiers en documenten van de Federale Administratie, 1994-2010 (10,12 meter), archief van het architectenbureau Charels, Charels en Hamel, 1900-1955 (12 meter), dossiers van de dienst Vergunningen – Bouwberoepen, 1990-2011 (33,60 meter), dossiers ruimtelijke plannen, 1949-2008 (3,72 meter), documenten van de Personeelsdienst, 1946-2010 (18,12 meter), bezwaarschriften en andere documenten inzake de inning van de Provinciebelastingen, 20062011 (19,72 meter), documenten van de Huishoudelijke Dienst, 1984-2009 (2,84 meter), dossiers van de dienst Rampenschade, 2005-2009 (5,84 meter), vergunningsdossiers gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven – Vlarem, 1991-2011 (5,48 meter), documenten en dossiers van de dienst Financiën – Boekhouding, 1953-2010 (43,24 meter). In het geheel werd 261,36 meter opgenomen. Lopende inventariseringen zijn verdergezet in het archief van de voormalige 4de Afdeling – Onderwijs, 1875-1940 (32,60 meter ontsloten) en in het archief van de Provinciegouverneur (8 meter ontsloten). De analyse en de inventarisering van de verschillende archiefoverdrachten van Westtoer a.p.b. is opgestart. De aanmaak van een biografische databank van Provincieraadsleden is verdergezet. Er is verder gewerkt aan de herverpakking van de verschillende archiefreeksen uit het archiefblok 1875-1940. Tot hiertoe werd 156 meter archief van de voormalige 1ste Afdeling herverpakt en hernummerd. Er werden 2.754 gewone fotoafdrukken, 1.913 fotonegatieven, 118 affiches, 45 cd-roms, 53 items in de filmverzameling, 406 kaarten of plannen en 2 items in ‘diverse kleine verzamelingen’ beschreven en volgens de regels opgeborgen. Een keuze van 188 foto’s tot en met 1941 uit de Fotoverzameling is ingevoerd en raadpleegbaar gemaakt in de Provinciale ‘Beeldbank Toen’; in het geheel zijn via de beeldbank nu 714 archieffoto’s te raadplegen. In handgift zijn opgenomen: 9 foto’s betreffende de Eerste Wereldoorlog, Klemskerke, Lo, Nieuwkapelle en Oudekapelle, 1912-1954 (afkomstig van het Stadsarchief Oostende), 25 Popp-kaarten, 276 affiches, 6 omslagen met foto’s en ‘Bijlagen van het Bestuurlijk Memoriaal van West-Vlaanderen 1913’ (afkomstig van het Stadsarchief Poperinge), een programmabrochure van een galaconcert in de Brugse Schouwburg georganiseerd door het Provinciaal Comité voor de oprichting der Bibliotheek Albert I, 1935 (afkomstig van het Stadsarchief Brugge), 4 legpenningen, 1947-1977 (afkomstig van Martin De Soete, Brugge), 11 affiches betreffende West-Vlaamse onderwerpen (afkomstig van Ewald Vancoppenolle, Sint-Andries), 1 legpenning ‘Leopoldus II, koning der Belgen – Maatschappij der Vereenigde Hoveniers Brugge’, z.d. (afkomstig van Carmine Boone, Brugge), 280 affiches betreffende het religieus en kerkelijk leven in West-Vlaanderen, en een kaart van het Bisdom Brugge uit 1904 (afkomstig van Onzen Heertje Erfgoedvereniging vzw, Poperinge).
Voor de handbibliotheek zijn 125 monografieën, 636 tijdschrift- of reeksafleveringen, 5 eindwerken of thesissen en 49 overdrukken aangekocht of op een andere wijze verworven. In Probat – Provinciaal Beheerprogramma voor Archieftoepassingen zijn 22.633 nieuwe records toegevoegd. Het gehele te raadplegen bestand omvat nu 294.833 items. De omzetting van Probat tot een webapplicatie met gebruik van de internationale archiefstandaarden vergde een verdere aanpassing van het programma en van de medewerkers betrokken bij de inventarisering. De microverfilming en digitalisering van de militieregisters (1813-1922) kon afgerond worden: in het geheel zijn nu 1.308 registers te bevragen aan de hand van 317.555 scans. Het video- en filmbandenarchief van cineast Lucien Henneman is volledig gedigitaliseerd en raadpleegbaar, evenals een eerste deel van de kaarten van de atlassen van de onbevaarbare waterlopen (1877). Er zijn restauraties uitgevoerd aan 11 19de-eeuwse tekstaffiches uit het archief van de voormalige 4de Afdeling – Onderwijs, 1875-1940 en aan een kaart van het bisdom Brugge (1904). Er is werk gemaakt van het inbinden van boeken en tijdschriften uit de handbibliotheek (68 banden), van militieregisters (90 banden) en afleveringen van ‘Bestuursmemoriaal’ (3). Er werden 254 brieven geschreven betreffende administratieve en archivalische onderwerpen. 2.5. Dienstverlening en publieksgerichte activiteiten. Archiefmedewerkers verrichtten opzoekingen in het archief op vraag van de Provinciale diensten en van derden; de belangrijkste opzoekingen betroffen: militieplichtige Georges Tack (1922), de Sint-Amanduskerk in Ingelmunster (1974-2007), grenswijzigingen en fusies waar Woumen bij betrokken was (1927-1978), meetkundig schatter Jozef Dufaux (1970-1972), rooilijnplannen langs de weg Roeselare-Menen (1961-1994), politiereglementen inzake carnaval in Heist (1928-1939), luchtfoto’s West-Vlaanderen (1971-2000), Provincieraadslid Kathleen Van der Hooft (2000-2006), de Sint-Audomaruskerk in Beveren (1943-1944), Provincieraadslid Patrick Van Gheluwe (1985-1995), burgemeester van Wulveringem, Leon Flyps (1940-1944), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven voor een vuilnisbelt in Aartrijke (1969-1971), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven inzake het bedrijf Debeil in Staden (1896-1992), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven op naam van Distrigas in Kortemark (1963-2003), de dorpsraad Adinkerke (1979-1983), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven in verband met de schrijnwerkerij Delaere in Kortrijk (1923-1929), gemeenteraadsverkiezingen in Leke (vanaf 1875), de Provinciale School voor vroedvrouwen in het Sint-Janshospitaal te Brugge (1930-1941), het toezicht op het kerkhof van Stene (vanaf 1886), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven voor de locatie Krakeleweg Brugge (vanaf 1960), een voetweg in Kooigem (19de eeuw), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven voor de locatie Scheepsdalelaan Brugge (1933), de Sint-Victorkerk in Proven en de Onze-Lieve-vrouwkerk in Poperinge (1890-2003), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven voor de locatie Kleine Bassinstraat Roeselare (1889-1929), onderstandswoonst betreffende Snellegem en Stalhille (1836-1919), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven voor de pelswarenfabriek Bouckaert in Meulebeke (1947-1975), landbouw tijdens de Eerste Wereldoorlog in West-Vlaanderen (1914-1918), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven voor de locatie Esplanadestraat Menen (1889-1971), een Provinciaal Noord-Zuidproject in Rwanda (1971), inventarissen van roerende goederen in de ambtswoning van de Provinciegouverneur (1920-1978), akte betreffende een eigendom in Gistel verleden voor de Provinciegouverneur (1985), rooilijnplan van de Westrozebekestraat in Staden (1956), militie Pervijze (19de-20ste eeuw), buitengewoon onderwijs voor personen met een handicap (19de eeuw), verkiezingsresultaten voor de Provincieraad van VLD-Vivant in het district Kortrijk (2006), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven in Roesbrugge-Haringe (1890-2003), rijwielplaten (19de-20ste eeuw), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven inzake het bedrijf Vroone et Cie. in Kortrijk (1964-1974), de klassering van de duinen in De Panne (1933), de Onze-Lieve-Vrouwkerk in Leffinge (1890-1996), de Onze-Lieve-Vrouw ten Hemelopnemingkerk in Ruiselede (18981981), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven voor de locatie Rijselstraat Torhout (vanaf 1928), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven inzake een visrokerij in de Baliestraat te Brugge (1892), Provinciale taksen op fietsen en auto’s (19de-20ste eeuw), het Provinciaal Tuinbouwcomité (20ste eeuw),
eigendomsrechten langs een weg in Koksijde (1928), het rondschrijven van het kabinet van de Eerste Minister inzake burgerdeugd (1944), eedafleggingen burgemeesters Oostende (1997), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven inzake stortplaatsen in Sint-Baafs-Vijve en Wielsbeke (1972-1992), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven voor de locatie Werkhuizenstraat Izegem (1904-1980), de SintMichielskerk in Kuurne (1895), de landbouwhuishoudschool in Kortemark (20ste eeuw), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven voor de locatie Westlaan Roeselare (1940-1989), akte betreffende een eigendom in Harelbeke verleden voor de Provinciegouverneur (1973), militieplichtige Abel Legein (1905), de Onze-Lieve-Vrouwkerk in Oudenburg (1896), een windmolen te Kuurne (1834), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven op naam van Vandommele in Izegem (1922-1923), gemeenteraadsverkiezingen in Diksmuide (1976-2006), gemeenteraadsverkiezingen in Koksijde (1988-2006), gemeenteraadsverkiezingen in Koekelare (1976-2006), de Tweede Wereldoorlog en Diksmuide (1940-1946), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven voor de locatie Dadizeelestraat Moorslede (1963-2004), gemeenteraadsverkiezingen in Harelbeke (1976-2006), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven inzake een zuivelfabriek in Moorslede (1965-1975), gemeenteraadsverkiezingen in Oostkamp (1976-2006), een Duitse militaire begraafplaats in Beveren-Roeselare (1951-1952), gemeenteraadsverkiezingen in Houthulst (1976-2006), gemeenteraadsverkiezingen in Langemark-Poelkapelle (1976-2006), de Heilig Bloedkapel te Brugge (1819-1821 en 18871910), gemeenteraadsverkiezingen in De Haan (1976-2006), de Provinciale ambtenaar Prosper Victoor (19de eeuw), gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven voor de locatie Rozendalstraat Veurne (1910-1994), gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven op naam van Honoré Ruyssen in Adinkerke (1904), persoonlijk dossier van veldwachter in Damme Patrick Corthals (20ste eeuw), het bevolkingscijfer van Merkem (1912-1920), het Speciaal Onderstandsfonds en het Fonds 81 (20ste eeuw). Honderdenzes verschillende onderzoekers bezochten 181 keren de leeszaal Fernand Peuteman en dienden 647 vraagbriefjes in voor raadpleging van documenten of dossiers uit de archiefbewaarplaats. Tijdens de bezoeken werden geraadpleegd: het ‘Hollands fonds’ (8 keren), militieregisters (31), atlassen van de buurtwegen (3), atlassen van de onbevaarbare waterlopen (4), dossiers gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven (36), notulenboeken (1), archief van de 1ste Afdeling (20), archief van de 2de Afdeling (7), archief van de 3de Afdeling (24), archief van de 4de Afdeling (8), archief van de Personeelsdienst (1), archief van de dienst Financiën (1), archief van de Provinciale Technische Dienst (3), archief van de dienst Cultuur (3), archief van de dienst Milieu, Natuur en Waterbeleid (1), archief van de Provinciegouverneur (1), Bestuursmemoriaal (3), de inventarissen (2), de Fotoverzameling (12), de Handbibliotheek (2), de Kaart- en planverzameling (3), het archief van architect Camille Van Elslande (4), het archief van Charels, Charels en Hamel (1) en het archief van TTO-Noordzee (2). Op vraag van de Provinciale diensten vonden 211 tijdelijke uitleningen van dossiers plaats. Voor ‘Ieper in stukken. Op ’t Perron. Trein en tram in Ieper’ werden 34 dossiers ter beschikking gesteld waarvan diverse documenten niet in origineel, maar gescand tentoon gesteld werden (Ieper, 9 september-10 oktober). De website van de Archiefdienst is zeer regelmatig geactualiseerd, vooral met berichten in de rubriek ‘nieuws’. De webpagina’s zijn met regelmaat bezocht: er werden 9.099 pageviews (= nieuwe opvragingen) geregistreerd, 2.910 bezoeken (= reeksen van pageviews door dezelfde aanvragers) en 2.782 bezoekers (= geïdentificeerd door middel van IP-nummer of IP-adres). De meest geraadpleegde deelpagina’s waren in aflopende orde: ‘archiefonderzoek’, ‘archievenoverzicht’, ‘nieuws’, ‘lokale archieven’ en ‘onderzoeksthema’s’. Er vonden rondleidingen plaats in het Archiefgebouw voor de ACV-Afdeling Sint-Andries (15 februari, 15 deelnemers), Probus Brugge (21 april, 22 deelnemers), Heemkring Gestella (18 mei, 17 deelnemers) en ) en het Forum van Afgestudeerden Archivistiek en Hedendaags Documentbeheer – FAAD (21 mei, 11 deelnemers). De belangrijkste overige publieksgerichte activiteiten waren: het verderzetten van de rubriek ‘Aardig merkwaardig’ in het personeelsblad West Site (waarbij in elk tijdschriftnummer een pas ontsloten of gerestaureerd document of archiefbestand voorgesteld wordt dat terzelfder tijd in de vitrinekast van het Provinciaal Archiefgebouw onder de aandacht wordt gebracht); de deelname aan een Provinciale boekenverkoop in het Informatiecentrum Tolhuis van 11 mei tot 11 juni (9 archiefpublicaties verkocht); de deelname aan het ‘Publieksonderzoek archieven’ opgezet door FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw; de publicatie
van de digitale Archiefbrief Provincie West-Vlaanderen (4 nummers – 2.000 rechtstreekse abonnees), met officiële ontvangst van de 2.000ste abonnee in het Archiefgebouw (19 oktober); de deelname aan ‘Boekenbeurs in de Westhoek’ van 11 november (5 publicaties verkocht); het heruitgeven van de archieffolders ‘Provinciaal Archief West-Vlaanderen’ en ‘Catalogus publicaties’, telkens op 1.375 exemplaren. 2.6. Studiedagen, congressen en opleidingen. Er werd deelgenomen aan 32 studiedagen en contactmomenten ingericht door de Provincie West-Vlaanderen – dienst MiNaWa (Sint-Andries, 17 januari en 8 februari – duurzaamheid), het Vlaamse Agentschap Kunsten en Erfgoed (Brussel, 17 januari – infosessie commissies Cultureel-erfgoeddecreet), door de projectvereniging TERF (Roeselare, 26 januari – erfgoedonderzoek deelcollecties), door het Vlaamse Agentschap Kunsten en Erfgoed (Brussel, 18 februari – infosessie pool van deskundigen Cultureel-erfgoeddecreet), door het WestVlaams ArchievenPlatform – WAP (Poperinge, 21 maart – calamiteiten), door het Forum van Afgestudeerden Archivistiek en Hedendaags Documentbeheer – FAAD (Brussel, 26 maart – archivarissen en strategische netwerking), door de Provincie West-Vlaanderen – dienst Financiën (Sint-Andries, 31 maart en 6 december – boekhoudprogramma Olympus), Restauratiebeurs 2011 (’s Hertogenbosch-Nederland, 14-15 april), door FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw (Aalst, 29 april en Brussel, 22 november – infosessie publieksonderzoek archieven), door de Provincie West-Vlaanderen – dienst Griffie (SintAndries, 30 mei, 21 juni en 29 juni – notuleringsprogramma Cobra), door de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie – VVBAD vzw (Berchem, 30 juni – sociale media voor beginners), door de Stad Ieper en de Gemeente Heuvelland (Ieper, 5 juli – overeenkomst archiefsamenwerking), door de VVBAD vzw (Oostende, 15 en 16 september – Informatie aan Zee), door Escala (Sint-Andries, 19 september – Clean desk, clean disk), door de Provincie West-Vlaanderen – dienst Cultuur, afdeling Erfgoed (Sint-Andries, 26 september – overlegplatform depotwerking), door de Provincie West-Vlaanderen – dienst Informatietechnologie (Sint-Andries, 27, 28 en 29 september – telefonie en communicatie), door het Vlaams-Zeeuws Archivarissenoverleg (Vlissingen-Nederland, 10 oktober – De digitale klant, wat doe je ervoor?), door FARO vzw (Mechelen, 25 oktober – Het groot Onderhoud), door FARO vzw (Brussel, 10 november – Archieven 2020), door het Stadsarchief Brugge (Brugge, 25 november – Op de foto. Over portretfotografie en 10 jaar Beeldbank Brugge), door de Provincie West-Vlaanderen – dienst Financiën (Sint-Andries, 29 november en 20 december – beheers- en beleidscyclus) en door FARO vzw (Gent, 1 december – voorstelling resultaten ‘Publieksonderzoek archieven’). 2.7. Toespraken. - Voorzitten algemene ledenvergadering van de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie – VVBAD vzw, Antwerpen, 1 maart. - ‘Het calamiteitenplan van de Provinciale Archiefdienst West-Vlaanderen’, Poperinge, WAPdag, 21 maart. - Openingstoespraak op ‘Informatie aan Zee’, Oostende, 15 september. - Voorzitten algemene ledenvergadering van de VVBAD vzw, Oostende, 16 september. - Deelname panelgesprek ‘Archieven 2020’, Brussel, FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw, 10 november. 2.8. Publicaties. - “Het is de inhoud die telt”, in META. Tijdschrift voor bibliotheek & archief 87 (2011) nr. 1, 1. - “Aardig merkwaardig. Dossiers Rampenschade in het Provinciaal Archief”, in West Site. Personeelsblad van de Provincie West-Vlaanderen (januari 2011) nr. 55, 37. - Archiefbrief Provincie West-Vlaanderen 12 (februari 2011) nr. 1, 11 blz. + elektronische versie. - Jaarverslagen over 2010. Provinciale Archiefcommissie – Provinciale Archiefdienst, (Brugge, 2011) 12 blz. - “Voorwoord – 2010 bracht een nieuwe wind binnen de VVBAD”, in 2010. Jaarverslag Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie (Berchem, 2011) 5. - “Twee archieven van architect Camille Van Elslande en architectenbureau Charels, Charels en Hamel raadpleegbaar in het Provinciaal Archiefgebouw”, in E-zine Cultuur Cocktail (april 2011).
- “Meer dan de helft West-Vlaamse gemeenten beschikt over archiefdienst dankzij Provinciale ondersteuning”, in E-zine West Info. Nieuws van de Provincie West-Vlaanderen 8 (2011) nr. 6. - “Meer dan de helft West-Vlaamse gemeenten beschikt over archiefdienst dankzij Provinciale ondersteuning”, in West Info. Nieuws van de Provincie West-Vlaanderen 8 (15 maart 2011) nr. 6, 2. - “Juridische actie Algemeen Rijksarchief tegen Vlaams Archiefdecreet”, in META. Tijdschrift voor bibliotheek & archief 87 (2011) nr. 2, 5. - “Aardig merkwaardig. Een archiefbestand van het Provinciaal Comité Wooncultuur”, in West Site. Personeelsblad van de Provincie West-Vlaanderen (april 2011) nr. 56, 42. - “Provincie neemt beeldmateriaal over Congo in permanente bruiklening”, in E-zine West Info. Nieuws van de Provincie West-Vlaanderen 8 (2011) nr. 10. - “Provincie neemt beeldmateriaal over Congo in permanente bruiklening”, in West Info. Nieuws van de Provincie West-Vlaanderen 8 (15 mei 2011) nr. 10, 2. - i.s.m. Carol Vanhoutte, “De bibliotheek als netwerk”, in META. Tijdschrift voor bibliotheek & archief 87 (2011) nr. 4, 1. - “11e WAP-dag. Poperinge – 21 maart 2011”, in META. Tijdschrift voor bibliotheek & archief 87 (2011) nr. 4, 38-39. - “In archieftijdschriften gelezen – Archief- en bibliotheekwezen in België = Archives et bibliothèques de Belgique, 78 (2007)” (recensie), www.vvbad.be/in archieftijdschriften gelezen. - Archiefbrief Provincie West-Vlaanderen 12 (mei 2011) nr. 2, 11 blz. + elektronische versie. - “Provincie neemt beeldmateriaal over Congo in permanente bruiklening”, in E-zine Cultuur Cocktail (juni 2011). - “Archief. Historische klasse 1-vergunningen doorgelicht”, in Jaarboek Provincie WestVlaanderen 2011, 41. - “De provincies en het roerend erfgoed”, in META. Tijdschrift voor bibliotheek & archief 87 (2011) nr. 5, 6. - “Provinciaal Archief West-Vlaanderen: enkele archiefbestanden geïnventariseerd en toegankelijk”, in Mededelingenblad van de Belgische Vereniging voor Nieuwste Geschiedenis XXXIII (2011) nr. 2, 25-29. - “Aardig merkwaardig. Een verrassende penningverzameling”, in West Site. Personeelsblad van de Provincie West-Vlaanderen (juli 2011) nr. 57, 46. - “Tekstaffiches uit de Eerste Wereldoorlog in het Provinciaal Archief”, in E-zine Cultuur Cocktail (juli-augustus 2011). - “Volkstellingen uit 1748 betreffende West-Vlaanderen en het Meetjesland in het Provinciaal Archief”, in Genealogie en heraldiek in Vlaanderen. Tijdschrift van Familiekunde Vlaanderen vzw 9 (2011) nr. 3, 124-125 en nr. 4, 171. - “Inventarisering van het archief van de Verrekenkas voor Gezinsvergoedingen v.z.w.d. – Kortrijk/Ingelmunster afgerond”, in Genealogie en heraldiek in Vlaanderen. Tijdschrift van Familiekunde Vlaanderen vzw 9 (2011) nr. 4, 171. - “125 jaar kusttram” (Kroniek), in Handelingen van het Genootschap voor Geschiedenis te Brugge 148 (2011) nr. 1, 273. - “Archief van architect Camille Van Elslande en van het architectenbureau Charels, Charels en Hamel ontsloten” (Kroniek), in Handelingen van het Genootschap voor Geschiedenis te Brugge 148 (2011) nr. 1, 273-276. - i.s.m. Carol Vanhoutte, “Personeel en samenwerking geen prioriteiten meer voor Vlaanderen?”, in META. Tijdschrift voor bibliotheek & archief 87 (2011) nr. 6, 1. - “Inventarisering van het archief van de Verrekenkas voor Gezinsvergoedingen v.z.w.d. – Kortrijk/Ingelmunster afgerond”, in E-zine Cultuur Cocktail (september 2011). - “Volkstellingen uit 1748 betreffende West-Vlaanderen en het Meetjesland in het Provinciaal Archief”, in E-zine Cultuur Cocktail (september 2011). - Archiefbrief Provincie West-Vlaanderen 12 ( 2011) nr. 3, 9 blz. + elektronische versie. - “Isabelle Verheire: Interessante kruisbestuivingen”, in META. Tijdschrift voor bibliotheek & archief 87 (2011) nr. 7, 27. - “2.000ste abonnee op ‘Archiefbrief Provincie West-Vlaanderen’ officieel verwelkomd”, in Ezine Cultuur Cocktail (november 2011). - “28e Vlaams-Zeeuws Archivarissenoverleg”, in META. Tijdschrift voor bibliotheek & archief 87 (2011) nr. 8, 6.
- “Probat. Op weg naar een Provinciaal digitaal archiefnetwerk”, in META. Tijdschrift voor bibliotheek & archief 87 (2011) nr. 8, 31. - “Wat zij deden tijdens hun teambuildingsdag? Archiefdienst naar Diksmuide”, in West Site. Personeelsblad van de Provincie West-Vlaanderen (november 2011) nr. 58, 11. - “Volkstellingen uit 1748 van West-Vlaanderen en het Meetjesland in het Provinciaal Archief”, in West Site. Personeelsblad van de Provincie West-Vlaanderen (november 2011) nr. 58, 38. - “Twee architectuurarchieven in het Provinciaal Archief West-Vlaanderen ontsloten”, in In de steigers. Erfgoednieuws uit West-Vlaanderen 18 (2011) nr. 3, 80-84. - Provinciaal Archief West-Vlaanderen (folder), Provincie West-Vlaanderen – Archiefdienst (november 20115). - Archiefbrief Provincie West-Vlaanderen 12 ( 2011) nr. 4, 13 blz. + elektronische versie. - “Literatuursignalementen 2010-2011 – Nieuwste Tijd”, in Handelingen van het Genootschap voor Geschiedenis te Brugge 148 (2011) nr. 2, 507-512. - “Henri Storck en het surrealisme” (Kroniek), in Handelingen van het Genootschap voor Geschiedenis te Brugge 148 (2011) nr. 2, 520. - “André Demedtshuis in Sint-Baafs-Vijve heropend” (Kroniek), in Handelingen van het Genootschap voor Geschiedenis te Brugge 148 (2011) nr. 2, 528-529. - “150 jaar kanaal Bossuit-Kortrijk” (Kroniek), in Handelingen van het Genootschap voor Geschiedenis te Brugge 148 (2011) nr. 2, 529-530. - “Archieven 2020. Reactie van Johan Vannieuwenhuyse”, in FARO. Tijdschrift over cultureel erfgoed 4 (2011) nr. 4, 33-34. - Catalogus publicaties (folder), Provincie West-Vlaanderen – Archiefdienst, (december 20116).
Bijlage 1. Praktische inlichtingen. Provinciaal Archief West-Vlaanderen Gistelse Steenweg 528, 8200 Sint-Andries Tel.: 050/40 72 90 of 050/40 72 68 Fax: 050/34 90 79 E-mail:
[email protected] Internetadres: www.west-vlaanderen.be/archiefdienst Correspondentieadres Provinciale Archiefdienst West-Vlaanderen p.a. Provinciehuis Boeverbos Koning Leopold III-laan 41 B-8200 Sint-Andries Openingsuren leeszaal Fernand Peuteman Maandag tot en met vrijdag 9.00 uur – 12.00 uur 13.00 uur – 17.00 uur Rondleidingen Gratis voor groepen tot max. 20 personen, na telefonische afspraak Te bereiken met het openbaar vervoer Vanaf het station Brugge: buslijn 5, Station – Sint-Andries (Hermitage) / halte Sint-Andrieskerk of buslijn 15, Station – Sint-Andries (De Prange) / halte Sint-Andrieskerk Parkeermogelijkheden Vlak voor het archiefgebouw op een ruime kosteloze parking
Bijlage 2. Organigram van de Provinciale Archiefdienst West-Vlaanderen (toestand 31 december 2011).
adjunct-adviseur (archivaris)
medewerker verantwoordelijke interne archiefwerking
adjunct-adviseur (archiefconsulente) verantwoordelijke externe archiefwerking
adjunct-adviseur inventarisering historische bestanden
medewerker toezicht inventarisering + verantwoordelijke secretariaat
technisch beambte (halftime) schoonmaak
medewerker secretariaat + verantwoordelijke website en informatisering
medewerker inventarisering + verantwoordelijke leeszaal en handbibliotheek
vrijwilliger (1) nadere inventarisering handbibliotheek
medewerker inventarisering + verantwoordelijke documentaire bestanden
vrijwilligers (2) nadere inventarisering documentaire bestanden
medewerker inventarisering + verantwoordelijke uithalen documenten en administratieve ontleningen
geschoold arbeider verantwoordelijke materiële verzorging tentoonstellingen en archief
vrijwilligers (6) nadere inventarisering archief
technisch beambte (halftime) schoonmaak
