Provinciale Archiefcommissie Provinciale Archiefdienst
Jaarverslagen over 2014
D/2015/0248/01
1
1. Provinciale Archiefcommissie 1.1. Samenstelling Voorzitter: - de heer Guido DECORTE, gedeputeerde. Secretaris: - de heer Johan VANNIEUWENHUYSE, adjunct-adviseur (archivaris). Interne leden: - mevrouw Marianne ALGOED, adjunct-kabinetschef Provinciegouverneur; - de heer Geert ANTHIERENS, Provinciegriffier; - de heer Patrick BRAET, financieel beheerder en voorzitter CAB; - de heer Jeroen CORNILLY, adjunct-adviseur Cultureel erfgoed – dienst Cultuur; - de heer Jan DENOLF, directeur Cultuur; - de heer Stijn LOMBAERT, directeur Griffie; - mevrouw Isabelle VERHEIRE, adjunct-adviseur (archiefconsulente). Externe deskundigen: - mevrouw Ann AUGUSTYN, Stadsarchief Kortrijk; - de heer Frederik BOSSUYT, Stadsarchief Harelbeke; - de heer Noël GEIRNAERT, Stadsarchief Brugge; - mevrouw Sofie ROEBBEN, Provinciaal Archief Antwerpen; - de heer Marc THERRY, Rijksarchief Brugge; - mevrouw Hilde VANSTEENKISTE, Gemeentearchief Bredene; - N.N., Rijksarchief. 1.2. Werking De Commissie vergaderde op 19 november. De beslissingen door de Deputatie en/of de Provincieraad genomen op basis van adviezen van de Archiefcommissie werden meegedeeld: het goedkeuren en vastleggen van het ‘Collectieplan / Archiefplan Provinciaal Archief West-Vlaanderen (PAWV)’ (Deputatie van 16 januari), het goedkeuren van het gewijzigde Provinciaal reglement voor tijdelijke subsidiëring van het lokale archiefbeheer (Deputatie van 20 maart en Provincieraad van 30 april) en het toekennen van een derde schijf subsidies voor het lokale archiefbeheer aan Lichtervelde en Middelkerke (Deputatie van 13 november). De archivaris stelde de interne en de archiefconsulente de externe archiefwerking van 2014 voor en beiden lichtten de planning toe voor 2015. De archiefconsulente gaf een stand van zaken in verband met het Provinciaal Archiefnetwerk Probat. Er werden adviezen geformuleerd inzake de Selectielijst Provinciaal Archief West-Vlaanderen (18de aanpassing), een vraag van Digipolis om Probat door te mogen ontwikkelen en de subsidiëring van het lokale archiefbeheer. In verband met dit laatste wordt voorgesteld om de opschorting van de subsidiëring aan Ichtegem te handhaven tot blijkt dat de nieuwe gemeentearchivaris effectief minstens halftijds archiefwerk verricht, om de nieuwe subsidieaanvraag van Zwevegem goed te keuren en om de drie aanvragen onder de koepel van de Interlokale Vereniging Associatie Midwest als proeftuin te beschouwen en principieel goed te keuren; een definitieve beslissing kan pas genomen worden na de aanwerving van het archiefteam, dat ingezet zou worden in Hooglede (gemeente), Izegem (stad en OCMW), Ledegem (gemeente en OCMW), Moorslede (gemeente en OCMW) en Wielsbeke (gemeente en OCMW).
2
2. Provinciale Archiefdienst 2.1. Personeel, behuizing en materieel De personeelsgroep onderging geen echt fundamentele wijzigingen. Vanaf 16 april kreeg de startbaan (adjunct-adviseur) een nieuwe invulling, met ingang van 1 augustus sloot een nieuwe archiefvrijwilliger een overeenkomst van onbepaalde duur af voor een halve werkdag per week, en van 16 september tot 15 december nam een deeltijds technisch beambte-schoonmaak volledige loopbaanonderbreking. Vijf medewerkers en een technisch beambte-schoonmaak verkregen opnieuw voor 1/5de loopbaanonderbreking. Een zesde medewerker verkreeg 1/5de loopbaanonderbreking gedurende de maanden juli, augustus en september. Het archiefpersoneel omvatte op 31 december acht statutaire, vier contractuele en negen vrijwilligersfuncties: een archivaris (rang adjunct-adviseur), een archiefconsulente (rang adjunct-adviseur), een wetenschappelijk medewerker (adjunct-adviseur in startbaan), zes medewerkers (waaronder een licentiaat geschiedenis), een geschoold arbeider, twee halftijdse technisch beambten-schoonmaak en negen vrijwilligers, die samen vijf werkdagen op weekbasis presteerden. Voor een organigram van het personeel, zie bijlage 2. Gedurende de maanden juli en augustus konden opnieuw twee keer twee jobstudenten ingezet worden bij het inventariseren van een achterstand in de archivering (wegens wijzigende regelgeving) van de milieuvergunningsdossiers. In het kader van ‘Zuiddag’ (16 oktober) kwam een student van het Sint-Jozefsinstituut-College Torhout in het archief meewerken. Voor het academiejaar 2014-2015 zijn twee studenten van de opleiding master na master ‘Archivistiek: Erfgoed en Hedendaags Documentbeheer’ aan de VUBrussel aan een stage begonnen in de Archiefdienst. De eerste stagiair verricht een typologisch onderzoek in verband met de militieregisters; de tweede onderzoekt de dubbele documentenvorming tussen de Provincie en de COO’s/OCMW’s. Op het vlak van de infrastructuur zijn er enkele vernieuwingen te signaleren. Rond de koelgroep van de klimaatinstallatie, op het dak van het Archiefgebouw is een geluidswerend scherm geplaatst. Er zijn zes bijkomende ladekasten voor de opberging van de documentaire bestanden in de bewaarplaats geplaatst. Vijf bestaande pc’s werden vervangen door types Dell Optiplex 960 (1) en HP Prodesk (4). Op de meeste dienstpc’s is Windows XP Professional versie 2010 en Office 2010 operatief; op de vier nieuwe HP-types Windows 8.1 Pro en Office 2013. 2.2. Beleid Op 19 november vond de jaarlijkse vergadering plaats van de Provinciale Archiefcommissie; voor een verslag: zie hoger onder 1, Provinciale Archiefcommissie. In zitting van 30 april legde de Provincieraad het vernieuwde ‘Provinciaal reglement voor tijdelijke subsidiëring van het lokale archiefbeheer in West-Vlaanderen’ vast. De belangrijkste wijzigingen betreffen de implementering van het Vlaamse Archiefdecreet (van 2010), de indexering van de subsidiebedragen, de mogelijkheid om ook vanuit een bestaand intergemeentelijk samenwerkingsverband een subsidieaanvraag te doen en de aangewende terminologie. Er is deelgenomen aan de vergaderingen van het Coördinatieteam+ (18 februari, 29 april, 24 juni, 30 september, 2 december) en van het Coördinatieteam Leefcultuur (7 februari, 4 april, 5 september, 3 oktober, 5 december). Er waren overlegvergaderingen met Provinciale en andere diensten in verband met het Provinciaal Beheerprogramma voor Archieftoepassingen – Probat (16 januari, 24 januari, 1 april, 7 april, 28 augustus, 3 september, 11 september, 1 oktober, 9 december, 17 december), de Provinciale website (20 januari), digitaal documenten- en archiefbeheer bij de Provincie (24 januari), de Provinciale cultuurdatabanken (20 februari, 7 maart, 20 mei, 14 oktober, 21 oktober), de regionale erkenning van culturele archiefinstellingen (5 mei, 25 november), de archivering van documenten en dossiers van de dienst Belastingen (14 mei), de archivering van het Provinciale gedeelte van de documenten en dossiers van Mu.ZEE (14 mei), het Provinciaal depotbeleid (1 oktober), de archivering bij Inagro, de POM, Westtoer en de dienst Economie (8 oktober, 25 november), de archivering van de documenten en dossiers van het Provinciaal Olympisch Zwembad (27 oktober), de toekomst van de Westflandrica-afdeling van de
3
Provinciale Bibliotheek Tolhuis (9 december), de Archiefbrief en de WAP-databank (19 december). Er zijn interne vergaderingen georganiseerd binnen de Archiefdienst met de volledige personeelsgroep (14 januari, 5 augustus, 2 september), met de inventarisatoren (18 februari, 1 april, 22 mei, 2 oktober, 16 december), met de leidinggevenden over de algemene dienstwerking (25 februari, 23 april, 26 mei, 9 september, 20 oktober, 3 december), met de verantwoordelijken voor de boekhouding (11 maart, 28 april, 22 mei, 7 juli, 4 september, 2 oktober, 28 oktober, 14 november) en met de werkgroep Actualisering Calamiteitenplan (14 oktober). Op 8 mei vond een groep bevorderende dag plaats in Koksijde en op 2 december een ontmoetingsmoment met de archiefvrijwilligers in het Archiefgebouw. De archivaris en de archiefconsulente hadden zitting in de jury voor de aanwerving van een adjunct-adviseur in startbaan ten behoeve van de Provinciale Archiefdienst (Sint-Andries-24 maart). De archivaris pleegde overleg met de collega’s in het kader van de VVP (= Vereniging van de Vlaamse Provincies) – collegagroep Provinciale Archivarissen (Antwerpen-16 oktober, Leuven18 december). Hij had zitting in de stuurgroep van het Vlaamse cultureel-erfgoedproject rond tekstaffiches uit de Eerste Wereldoorlog (Gent, 17 januari, 14 februari, 30 juli, 29 augustus), in het bestuur van het West-Vlaamse ArchievenPlatform – WAP (Ieper-21 januari, 17 maart, Brugge-7 mei, 2 juli, 16 september), in de stuurgroep van het Competentieplatform voor Conservering en Restauratie van Boeken en Archief – CORES (Sint-Michiels-24 januari, 19 maart), in het bestuur van het Genootschap voor Geschiedenis te Brugge (Brugge-27 januari, 3 maart, 7 april, 30 juni, 8 september, 20 oktober, 13 december) en in het Expertenforum van KADOC. Documentatieen Onderzoekscentrum voor Religie, Cultuur en Samenleving (Leuven-17 oktober). De archiefconsulente maakte deel uit van de begeleidingsgroep van het Provinciaal project rond de tekstaffiches uit de Eerste Wereldoorlog (Brugge-8 januari). Zij was actief in de pool van deskundigen in verband met aanvragen voor het kwaliteitslabel Cultureel-erfgoeddecreet (Brussel-18 maart). Zij werkte mee aan de VVBAD-werkgroepen Lokaal Overheidsarchief (Aalst-17 januari, 6 juni, 3 oktober), Selectielijst Gemeenten (Berchem-21 februari, 3 april, 3 juni, 19 augustus, 8 oktober) en Selectielijst OCMW’s (Brussel-19 februari, 21 mei, Tielt-22 september, Antwerpen3 november). Een archiefmedewerkster nam deel aan een vergadering van de klankbordgroep van het Vlaams Instituut voor Archivering – VIAA (Gent-15 oktober). 2.3. Lokale archieven Ingevolge het ‘Provinciaal reglement voor tijdelijke subsidiëring van het lokale archiefbeheer’ ontvingen Lichtervelde en Middelkerke een derde uitbetaling van subsidies. In het kader van de begeleiding van de lokale archieven werden de gemeenten Anzegem (1), Bredene (3), De Panne (1), Gistel (2), Harelbeke (1), Ingelmunster (2), Izegem (1), KnokkeHeist (1), Koksijde (1), Kortemark (1), Lichtervelde (2), Menen (1), Middelkerke (2), Nieuwpoort (1), Oostkamp (2), Oostrozebeke (1), Staden (1), Torhout (1), Wingene (2), Zwevegem (1), en de OCMW’s Roeselare (1) en Kortrijk (1) bezocht. Er zijn adviezen en antwoorden geformuleerd over selecteren en vernietigen van archieven, materieel archiefbeheer, digitaliseren, leeszaalwerking en depotbeheer. Op 13 mei vond in de voormiddag in het Provinciehuis Boeverbos een bijeenkomst plaats van de Gebruikersgroep Probat (27 aanwezigen). Er werd een stand van zaken gegeven, de geplande wijzigingen werden besproken, evenals de vragen, opmerkingen en bedenkingen van de gebruikers. Op 25 november vond in de voormiddag in het Provinciehuis Boeverbos de overlegvergadering plaats met de gesubsidieerde lokale archieven (27 aanwezigen). Luc Truyens (projectleider Digitaal Archief Vlaanderen) en Nico Verplancke (directeur Vlaams Instituut voor Archivering) stelden Digitaal Archief Vlaanderen (DAV) en het Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA) voor. Verder stond de bespreking van vragen, problemen en bedenkingen van de lokale archivarissen op de agenda. Op 25 november vond in de namiddag in het Provinciehuis Boeverbos een tweede bijeenkomst plaats van de Gebruikersgroep Probat (30 aanwezigen). Agendapunten waren: stand van zaken, bespreking van de geplande wijzigingen en van de vragen, opmerkingen en bedenkingen van de gebruikers.
4
Er werd een ‘Overeenkomst omtrent het gebruik van Probat (= Provinciaal Beheerprogramma voor Archieftoepassingen)’ afgesloten met de Stad Gistel. Er is deelgenomen aan de vergaderingen van de archiefcommissie van de Stad Kortrijk (28 januari), van de klankbordgroep Digitaal Archief Vlaanderen (Brussel-11 februari) en van het archiefoverleg Erfgoedcel TERF (Ingelmunster-24 februari, Izegem-16 juni, Lichtervelde-25 augustus). 2.4. Archiefwerking Na schoning en selectie werden op basis van de ‘Selectielijst Provinciaal Archief WestVlaanderen’ vernietigd: diverse documenten en dossiers waarvan de bewaartermijn verstreken is uit het tijdelijk klassement in het Archiefgebouw (47 strekkende meter), dubbels, zendbrieven en kladstukken inzake ruimtelijke planning en mobiliteit, 2003-2013 (5 meter), examenkopijen van de School voor Bestuursrecht – SBR, 2006-2007 (0,72 meter), aangifteformulieren en bijhorende documenten in verband met de Provinciebelastingen, 2002-2013 (39,48 meter), dubbels, zendbrieven en kladstukken uit de vergunningsdossiers gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven – ARAB, 1973-1998 (0,36 meter), subsidiedossiers van de dienst Cultuur, 1975-2012 (2,60 meter), documentatie, kennisgevingen aan de Provinciegouverneur, dossiers van buiten-Provinciale werkgroepen en commissies van de federale dienst Openbare Hulpverlening, 1975-2013 (12,12 meter), kladstukken en budgetten kerkbesturen van de cel Financiën Erediensten – Vlaamse Afdeling, 2007-2009 (7,84 meter), ingetrokken projectdossiers van de dienst Externe Relaties, Europese Programma’s en Gebiedswerking – EEG, 1990-2012 (6 meter), dossiers advisering, opleiding en selectie van het West-Vlaams Instituut voor de vorming van Overheidspersoneel, – WIVO, 2000-2004 (8 meter), dubbels, zendbrieven en kladstukken van de boekhouding, 1969-2012 (5,36 meter), dubbels, zendbrieven en kladstukken van de Sociale Dienst Provinciepersoneel – SDP, 2001-2013 (0,24 meter), dubbels en kladstukken van het domein Raversijde, 1995-2009 (1,12 meter), dubbels, zendbrieven en kladstukken uit de vergunningsdossiers gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven – Vlarem, 1968-2013 (2,48 meter), dubbels, zendbrieven en voorbereidingsstukken uit de personeels- en examendossiers, 1972-2013 (1,24 meter), dubbels en kladstukken uit het archief van het Sanatorium Sint-Idesbald ‘De .Lovie’, 1929-1960 (5,84 meter), dubbels en zendbrieven van de dossiers bouwberoepen, 2007-2014 (3,12 meter). In het geheel werd 148,48 meter vernietigd. Overgenomen, geordend, geïnventariseerd en opgeborgen in de archiefbewaarplaats (in het permanent te bewaren klassement of in het tijdelijk te bewaren klassement) zijn: verslagen en diversen inzake ruimtelijk planning en mobiliteit, 2003-2013 (19,36 meter), formulieren van een enquête naar de toestand van de brandweer in de gemeenten, 1938-1939 (0,36 meter), bezwaarschriften en aansluitende documenten tegen Provinciebelastingen, 1881-2013 (30,84 meter), vergunningsdossiers gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven – ARAB, 19731998 (2,84 meter), dossiers Provinciale premies Welzijn, 2007-2014 (1,84 meter), dossiers van woonstleningen, 1980-2014 (1,60 meter), dossiers van de dienst Cultuur, 1975-2012 (4,12 meter), dossiers van eigen initiatieven en toelagen aan en inbreng in instellingen verleend door de dienst Welzijn, 1951-2013 (5 meter), dossiers van de federale dienst Openbare Hulpverlening, 1935-2005 (6,84 meter), budgetten en rekeningen van kerkbesturen van de cel Financiën Erediensten – Vlaamse Afdeling, 2007-2009 (3,72 meter), projectdossiers en verslagen van de dienst Externe Relaties, Europese Programma’s en Gebiedswerking – EEG, 1990-2012 (17,36 meter), verantwoordingsstukken bij de Provinciale rekeningen, 1969-2012 (25,24 meter), verslagen en financiële documenten van de Sociale Dienst Provinciepersoneel – SDP, 2004-2013 (1,84 meter), vergunningsdossiers gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven – Vlarem, 1968-2013 (74 meter), dossiers en documenten van het beheer van het domein Raversijde, 1995-2009 (1,12 meter), notulen van de Deputatie, 2013-2014 (1,24 meter), personeelsdossiers en selectie- en examendossiers, 1972-2013 (10,12 meter), eindrekeningen van ontvangers erediensten, cel Financiën Erediensten – Vlaamse Afdeling, 1996-2009 (1,24 meter), archief van het Sanatorium Sint-Idesbald ‘De Lovie’, 1926-1961 (18,72 meter), dossiers van bouwberoepen, 2007-2014 (13 meter). In het geheel werd 240,48 meter opgenomen. Lopende inventariseringen zijn verdergezet in het archief van de voormalige 4de Afdeling – Onderwijs, 1875-1940 (18,72 bijkomende meter ontsloten) en in het archief van de Provinciegouverneur (3,84 bijkomende meter ontsloten).
5
De aanmaak van een biografische databank van Provincieraadsleden vond voortgang: opklimmend in de tijd zijn tot hiertoe de resultaten van de Provincieraadverkiezingen ingevoerd tot en met 1925. Er is verder verpakt met goede archiefmaterialen in de reeksen uit het archiefblok 1875-1940: 91 meter van het archief van de voormalige 2de Afdeling is herpakt en opnieuw genummerd. Er werden 1.344 gewone fotoafdrukken, 5.487 fotocontactafdrukken, 120 dia’s, 271 affiches, 215 cd-roms, 225 items in de filmverzameling, 268 kaarten of plannen, 1 legpenning en 1 item in gelegenheidsdrukwerk beschreven en volgens de regels opgeborgen. In permanente bruiklening of onder handgift zijn opgenomen: 1 drukwerk ‘Noordwatering van Veurne. Wijzigingen aan het Reglement van Orde en inwendig Bestuur’ (1902), 1 rol met kadastrale schetsen van de eigendommen van de kerkfabriek van Varsenare (z.d.), 5 exemplaren van een plan voor verbouwingen aan de parochiekerk van Varsenare (1954), 4 strekkende meter archief van de N.V. Studiebureau ir. J. Haegebaert, De Haan (60er-70er jaren van de 20ste eeuw), 1 kaart van West-Vlaanderen met aanduiding van de gemeenten die beschikken over drinkwaterleidingen (1914-1918), 1 brochure ‘Brugge. Koninklijk Lyceum. Lijst der uitslagen’ (1966-1967), de jaargangen 1969-2006 van het tijdschrift ‘Ons Erfdeel’, overlijdensberichten en gedachtenisprentjes in verband met de familie Denys (z.d.), 19 stukken kiesdrukwerk Provincieraadsverkiezingen district Diksmuide (1974 en 1991), 67 tekstaffiches (1914-1920), 1 kaart van het bisdom Brugge (1904), affiches van het kerkelijk en religieus leven in West-Vlaanderen (20ste eeuw), 1 strekkende meter archief van de Bouwmeesterskring van West-Vlaanderen (vanaf 1933), affiches in verband met diverse thema’s, 20ste eeuw. Daarnaast is een pak met 252 formulieren van een enquête naar de toestand van de brandweer in de West-Vlaamse gemeenten uit de jaren 1938-1939 aangekocht. Voor de handbibliotheek zijn 84 monografieën, 436 tijdschrift- of reeksafleveringen, 8 eindwerken of thesissen en 18 overdrukken aangekocht of op een andere wijze verworven. Alle nog niet gedigitaliseerde items uit de Afficheverzameling, de Filmverzameling, de Kaart- en planverzameling en de Penningverzameling zijn gescand en de digitale beelden zijn zoveel mogelijk toegankelijk gesteld op www.west-vlaanderen.be/probat. Een keuze van 1.436 foto’s (tot en met het jaar 1944) uit de Fototheek is eveneens gescand en raadpleegbaar op www.beeldbankwest-vlaanderen.be onder ‘Partners’ > ‘Archiefdienst’. 67 tekstaffiches uit de Eerste Wereldoorlog, 15 kaarten en plannen, en 6 archiefpakken uit het Hollands fonds zijn gerestaureerd, Er is werk gemaakt van het inbinden van boeken en tijdschriften uit de Handbibliotheek (82 banden) en van militieregisters (120 banden). Er werden 214 brieven geschreven betreffende administratieve en archivalische onderwerpen. 2.5. Dienstverlening en publieksgerichte activiteiten Archiefmedewerkers verrichtten opzoekingen in het archief op vraag van de Provinciale diensten en van derden; de belangrijkste opzoekingen betroffen: werken aan de Sint-Rictrudiskerk te Woesten (1888-1985), Provinciegriffier Jacques Sheridan (1813-1891), een Provinciale autobelasting (1900-1914), de burgemeester van Koekelare August Jonckheere (1935-1945), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven inzake een wasserij te Oostende (1987), foto’s van de opening van het Guldenspoorpad te Kortrijk (2005), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven in de Kleine Dries te Diksmuide (1992-2003), de benoeming van de burgemeester van Kuurne Joseph Vereecke (1954), foto’s van molens in Brugge, Heule en Meetkerke (1904-2001), sporen van de kunstenaar Silvio Tolomei in het archief van het bouwstoffenbedrijf Vermeire (eind 19de – begin 20ste eeuw), de afschaffing van een buurtweg in Ooigem (1871), werken aan de Sint-Pieterskerk te Oostende (1891-1895), werken aan de Sint-Janskerk te Hertsberge (1892-1987), de triënnales voor hedendaagse kunst te Brugge (1969-1974), de bouw van het Provinciaal Olympisch Zwembad te Sint-Andries (1967-1975), de bouw van het Champignongebouw in Beitem (1984-1985), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven in de Noorderlaan te Waregem (1977-1982), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven inzake een opslagplaats voor afvalstoffen te Wielsbeke (1999-2004), de dansgroep Aglaja vzw te Brugge (1980-1993), vergunning gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven inzake het bedrijf Tiltex PVBA te Tielt (1973), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven in de Industrieweg te Roeselare (20ste eeuw), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven in de Noordkaai te Izegem (20ste eeuw), werken in het domein Raversijde (1970-2006), brandweer en brandweerpreventie (19de-20ste eeuw), vergunning gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven inzake een garage te Sint-Michiels (1967), vergunning gevaarlijke, hinderlijke en
6
ongezonde bedrijven in de Graaf van Hoornweg te Poperinge (1979), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven in de Lodewijk Coiseaukaai te Brugge (1921-1930), oorlogsfoto’s (1914-1918), vergunning gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven inzake een stortplaats te Ieper (1983), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven inzake een zandgroeve te Koolskamp (1968), kaarten en plannen in verband met Izegem (1875-1981), het rechttrekken van de Heulebeek te Wevelgem (1925), vergunning gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven inzake een stortplaats te Anzegem (1971), de indeling in brandweerzones (1999), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven in de Industrielaan te Menen (19de-20ste eeuw), werken aan de schouw van het Brugse Vrije (19551966), Provincieraadslid Judith Cooman (1974-1978), vergunning gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven inzake een houtbewerkingswerkplaats te Roeselare (1983), plannen uit het archief Camille Van Elslande (20ste eeuw), het westerstaketsel in de haven van Oostende (19de-20ste eeuw), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven inzake een tricotfabriek te Beernem (1923-1989), de oprichting van het Provinciaal Comité ter bestrijding van de Muskusrat in West-Vlaanderen (1967-1994), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven in de Stasegemsesteenweg te Kortrijk (1876-2000), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven in de Leenstraat te Roeselare (1909-1983), vergunning gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven inzake een houtbewerkingsatelier te Oostende (1946), werken aan de Sint-Michielskerk te Ichtegem (1920-1996), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven in de Trakelweg te Roeselare (1892-2000), onderwijzer Arthur Morlion (vanaf 1913), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven in de Franslaan te Nieuwpoort (vanaf 1958), grondafstand langs de Provincieweg Menen-Moeskroen (1989-1991), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven in Bergelen te Gullegem (20ste eeuw), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven in de Schaapsdreef te Ooigem (20ste eeuw), foto’s van Gouverneur van Outryve d’Ydewalle (1991-1994), foto’s van Gouverneur Vanneste (1979-1997), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven in Beverlaai en de Hoveniersstraat, en op naam van Richard Debels te Kortrijk (1877-1985), kaarten van West-Vlaanderen (19de-20ste eeuw), werken aan de Sint-Mattheuskerk te Gijzelbrechtegem (1910-1937), de burgerwacht in Lichtervelde (1876-1919), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven inzake een tapijtenfabriek te Tielt (1975-1989), werken aan de Sint-Theresiakerk te Anzegem (19361942), werken aan de Sint-Andreaskerk te Aartrijke (1896-1904), oorlogsfoto’s (1940-1945), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven in de Leopoldlaan te KnokkeHeist (1896-1938), kaart van het Leiedepartement (1799-1800), personeelsdossier Guido Vanhee (1979-1980), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven in de Neringenstraat te Tielt (20ste eeuw), archief in verband met de Provinciale Bibliotheek (19641996), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven in de Albert I-laan te Veurne (1988-1990), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven inzake de molens ’t Kindt te Kerkhove (1980-1991), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven inzake tabaksfabrieken te Handzame en Kortemark (1932-1934), de conflicten tussen katholieken en liberalen op lokaal vlak (19de eeuw), de wederopbouw na de Eerste Wereldoorlog (na 1918), dossiers bouwberoepen in verband met de Hillebosstraat te Kortemark (1975-2011), werken in het Provinciaal domein ’t Veld te Ardooie (1980-2007), vergunning gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven inzake een benzinestation met kleinhandel te Brugge (1981), vergunningen gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven in de Beversesteenweg te Roeselare (1920-2003), vergunning gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven inzake een garage met benzineopslag te Roeselare (1938), rondvraag naar visserijen die schade opgelopen hadden gedurende de Franse tijd (1818) en Provincieraadslid Frédéric Martin (1854-1858). Tijdens het voorbije werkjaar bezochten 69 verschillende bezoekers (een daling met 33 bezoekers tegenover 2013) 115 keren (een daling met 83 eenheden tegenover 2013) de leeszaal Fernand Peuteman om er aan de hand van 312 vraagbriefjes en 116 digitale aanvragen Provinciale documenten of dossiers te raadplegen. Bijkomend maakten twee studentes gebruik van de leeszaal om er te studeren en hun examens voor te bereiden. De sterke daling van het aantal bezoekers en van het aantal bezoeken is een rechtstreeks gevolg van het digitaliseren en op www.west-vlaanderen.be/probat beschikbaar stellen van steeds meer gescande archiefdocumenten, zodat deze van op afstand of buiten de leeszaal onderzocht kunnen worden. Het is jammer genoeg voorlopig nog niet mogelijk cijfers van het ‘digitaal leeszaalbezoek’ (in Probat) te achterhalen en deze te vergelijken met het dalende ‘lijfelijk’ bezoek in de leeszaal.
7
Tijdens die bezoeken werden in afnemende orde geraadpleegd: dossiers van gevaarlijke, hinderlijke en ongezonde bedrijven (17), militieregisters (13), dossiers van de voormalige 3de Afdeling (12), archiefdossiers uit het Hollands fonds (11), dossiers van de voormalige 2de Afdeling (11), dossiers van de voormalige 1ste Afdeling (9), dossiers van de voormalige 4de Afdeling (6), archief van de Provinciegouverneur (6), de Handbibliotheek (6), de Kaart- en planverzameling (6), het Gedrukt Archief (5), archief van de dienst Cultuur (2), archief van de arrondissementscommissariaten (2), de inventarissen (2), atlassen van de buurtwegen (1), atlassen van de onbevaarbare waterlopen (1), archief van de Personeelsdienst (1), archief van de dienst MiNaWa (1), archief van het bouwstoffenbedrijf Vermeire (1), archief van TTONoordzee vzw – Buurtspoorwegen (1) en archief van de vzwd Verrekenkas voor Gezinsvergoedingen (1). Op vraag van de Provinciale diensten vonden 227 tijdelijke ‘administratieve’ uitleningen van dossiers plaats. De website van de Archiefdienst www.west-vlaanderen.be/archiefdienst is regelmatig geactualiseerd, vooral met berichten in de rubriek ‘nieuws’ en met aanpassingen in de WAP (West-Vlaams ArchievenPlatform)-gegevens. Ook cijfers over het gebruik van deze website zijn voorlopig nog niet ter beschikking. Er vonden rondleidingen plaats in het Archiefgebouw voor de Provinciegouverneur en de voltallige Deputatie (28 augustus), voor de Algemene Zaken en Financiën – AZF-commissie van de Provincieraad (18 september, 15 deelnemers) en voor de leden van Levend Archief vzw (15 november, 32 deelnemers). De belangrijkste overige publieksgerichte activiteiten waren: de publicatie van de bibliografische rubriek ‘Voor u gelezen 2013-2014’ op de website www.westvlaanderen.be/archiefdienst, de publicatie van de digitale Archiefbrief Provincie WestVlaanderen (4 nummers) en de viering van ‘20 jaar Provinciale Archiefdienst West-Vlaanderen’ op 28 september met een feestzitting in het Provinciaal Hof te Brugge. Tijdens deze feestzitting schetsten vooraf de bevoegde eerste gedeputeerde en de Provinciegriffier het verleden en de toekomst van de Provinciale Archiefdienst; in een tweede deel werd een colloquium onder de titel ‘samenwerken binnen de West-Vlaamse archievenwereld’ opgezet: zes sprekers formuleerden vanuit verschillende onderzoeksterreinen hun wensen en verwachtingen naar de archiefdiensten toe, waarop een panel van archivarissen reageerde en repliceerde. 2.6. Studiedagen, congressen en opleidingen Er werd deelgenomen aan 19 studiedagen en contactmomenten georganiseerd door de Provinciale dienst Griffie (Sint-Andries, 25 februari 27 februari, 4 april, 27 mei, 13 oktober – budgetbeheer), door de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie – VVBAD vzw (Berchem, 13 maart – marketingplanning), door het West-Vlaams ArchievenPlatform – WAP (Ieper, 17 maart – nieuwe vormen van publiekswerking), door het Forum van Afgestudeerden Archivistiek en Hedendaags Documentbeheer – FAAD (Brussel, 29 maart – nieuwe wetenschappelijke tendensen en onderzoekslijnen), door de Provinciale dienst Communicatie (Sint-Andries, 24 april, 16 december – opleiding sitebeheerder en webredacteur), door de Provinciale dienst Cultuur (Sint-Andries, 13 mei – info afficheproject Eerste Wereldoorlog), door de Provinciale Bibliotheek (Sint-Andries, 15 mei – info Beeldbank West-Vlaanderen), door de VVBAD vzw (Brussel, 15 mei – opleiding voor leeszaalmedewerkers), door de Provinciale dienst Communicatie (Sint-Andries, 10 oktober en 28 november – info vernieuwde webshop), door het Vlaams-Zeeuws Archivarissenoverleg (SintNiklaas, 13 oktober – archieven en de Eerste Wereldoorlog), door de Kring van Archivarissen Provincie Antwerpen – KAPA (Antwerpen, 7 november – het nieuwe werken als opportuniteit voor de archivaris), door de Provinciale School voor Bestuursrecht – SBR (Sint-Andries, 11 december en 18 december – motiveren en leiding geven aan vrijwilligers). 2.7. Toespraken - Afscheidstoespraak als algemeen voorzitter op de ledenvergadering van de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie – VVBAD vzw, Brussel, 17 maart. - Voorzitten van de feestzitting ‘20 jaar Provinciale Archiefdienst West-Vlaanderen’, Brugge, 28 september. 2.8. Publicaties
8
- ‘Provincie bouwt verder aan West-Vlaams archievennetwerk in Lichtervelde, Middelkerke, Oostrozebeke en Wevelgem’, in West Info. Nieuws van de Provincie West-Vlaanderen 11 (2014) 1, 3. - Archiefbrief Provincie West-Vlaanderen 15 (januari 2014) nr. 1, 13 blz. + elektronische versie. - ‘Beroep tegen KB’s tot uitvoering Archiefwet verworpen’, in META. Tijdschrift voor bibliotheek & archief 90 (2014) nr. 2, 5. - (i.s.m. Patrick Vanouplines), ‘We hebben een goede naam en die moeten we blijven waarmaken (interview)’, in META. Tijdschrift voor bibliotheek & archief 90 (2014) nr. 2, 14-18. - ‘Woord vooraf’, in Jaarverslag 2013 VVBAD – Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie (Berchem, 2014) 6, elektronische versie. - Jaarverslagen over 2013. Provinciale Archiefcommissie – Provinciale Archiefdienst (Brugge, 2014) 12 blz. - ‘Eerste uitvoeringsbesluit Archiefdecreet vastgelegd’, in META. Tijdschrift voor bibliotheek & archief 90 (2014) nr. 3, 5 en nr. 6, 4 - ‘Een ‘boekenschouw’ voor het tijdschrift van het Genootschap voor Geschiedenis te Brugge, 1905-1996’, in Uit de korf van de Emulatie. Baanbrekende historische bijdragen gepubliceerd in 175 jaar Handelingen van het Genootschap voor Geschiedenis te Brugge (Brugge, 2014) 109113. - Archiefbrief Provincie West-Vlaanderen 15 (april 2014) nr. 2, 10 blz. + elektronische versie. - ‘Verdere ondersteuning voor lokaal archiefbeheer’, in Jaaroverzicht 2013. Provincie WestVlaanderen (2014) 138. - Archiefbrief Provincie West-Vlaanderen 15 (juni 2014) nr. 3, 10 blz. + elektronische versie. - ‘Nieuws vanuit het Vlaams Parlement: het Topstukkendecreet’, in META. Tijdschrift voor bibliotheek & archief 90 (2014) nr. 4, 6. - ‘Provinciale Archiefdienst viert 20e verjaardag (interview)’, in West Site. Personeelsblad van de Provincie West-Vlaanderen (juni 2014) nr. 69, 18-19. - ‘Samenwerken in West-Vlaanderen: Provinciaal Archiefnetwerk Probat’, in Wie klasseert, die vindt? VII, Publiekswerking. D, De meerwaarde van samenwerking tussen archiefdiensten: archiefbeheer- en beschrijvingssystemen (juni 2014) afl. 16, 10-16. - ‘Gustave (Staf voor de vrienden) Janssens, een collega van vele markten’, in Staf. Eenmalig tijdschrift ter gelegenheid van de pensionering van prof. dr. Gustaaf Janssens (2014), 1. - ‘20 jaar Provinciale Archiefdienst West-Vlaanderen’ in META. Tijdschrift voor bibliotheek & archief 90 (2014) nr. 8, 6. - Archiefbrief Provincie West-Vlaanderen 15 (oktober 2014) nr. 4, 13 blz. + elektronische versie. - (i.s.m. Jeroen Cornilly), ‘Aanwinst voor de Provinciale Archiefdienst West-Vlaanderen: het archief van de (Koninklijke) Bouwmeesterskring van West-Vlaanderen’, in In de Steigers 21 (2014) nr. 2, 61. - ‘Openbare archiefzorg en archiefbeheer in West-Vlaanderen tijdens het Verenigd Koninkrijk der Nederlanden, 1815-1830’, in In de Steigers 21 (2014) nr. 2, 62-63. - ‘Literatuursignalementen 2013-2014’, in Handelingen van het Genootschap voor Geschiedenis te Brugge 151 (2014) nr. 2, 429-451 (passim). - ‘Texture. Museum over Leie en Vlas’, in Handelingen van het Genootschap voor Geschiedenis te Brugge 151 (2014) nr. 2, 461-462. - ‘Rijksarchief Kortrijk 50 jaar’, in Handelingen van het Genootschap voor Geschiedenis te Brugge 151 (2014) nr. 2, 463. - ‘Twintig jaar Provinciale Archiefdienst’, in Handelingen van het Genootschap voor Geschiedenis te Brugge 151 (2014) nr. 2, 467-471. - ‘Atlas van het religieus erfgoed in Vlaanderen’, in Handelingen van het Genootschap voor Geschiedenis te Brugge 151 (2014) nr. 2, 471-472. - ‘Twintig jaar Provinciale Archiefdienst West-Vlaanderen’, in De Leiegouw 56 (2014), afl. 2, 386-387.
9
Bijlage 1. Praktische inlichtingen Provinciaal Archief West-Vlaanderen Gistelse Steenweg 528, 8200 Sint-Andries Tel.: 050/40 72 90 of 050/40 72 68 Fax: 050/34 90 79 E-mail:
[email protected] Internetadressen: www.west-vlaanderen.be/archiefdienst en www.west-vlaanderen.be/probat Correspondentieadres Provinciale Archiefdienst West-Vlaanderen p.a. Provinciehuis Boeverbos Koning Leopold III-laan 41 B-8200 Sint-Andries Openingsuren leeszaal Fernand Peuteman Maandag tot en met vrijdag 9.00 uur – 12.00 uur 13.00 uur – 17.00 uur Rondleidingen Gratis voor groepen tot maximum 20 personen, na telefonische afspraak Te bereiken met het openbaar vervoer Vanaf het station Brugge: buslijn 5, Station – Sint-Andries (Hermitage) / halte Sint-Andrieskerk of buslijn 15, Station – Sint-Andries (De Prange) / halte Sint-Andrieskerk Parkeermogelijkheden Vlak voor het Provinciaal Archiefgebouw op een ruime kosteloze parking
10
Bijlage 2. Organigram van de Provinciale Archiefdienst West-Vlaanderen (toestand 31 december 2014)
adjunct-adviseur (archivaris)
medewerker verantwoordelijke interne archiefwerking
adjunct-adviseur (archiefconsulente) verantwoordelijke externe archiefwerking
adjunct-adviseur inventarisering historische bestanden
technisch beambte (halftime) schoonmaak
technisch beambte (halftime) schoonmaak medewerker verantwoordelijke secretariaat + toezicht inventarisering
medewerker secretariaat + verantwoordelijke website en informatisering
medewerker inventarisering + verantwoordelijke leeszaal en handbibliotheek
vrijwilliger (1) nadere inventarisering handbibliotheek
medewerker inventarisering + verantwoordelijke documentaire bestanden
vrijwilligers (2) nadere inventarisering documentaire bestanden
medewerker inventarisering + verantwoordelijke uithalen documenten en administratieve ontleningen
geschoold arbeider verantwoordelijke materiële verzorging tentoonstellingen en archief
vrijwilligers (6) nadere inventarisering archief
11
