Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXIII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2015

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXIII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2015

PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN KINERJA AUDITOR INTERNAL ISO 9001 DENGAN MENGINTEGRASIKAN KOMPETENSI ISO 19011, KINERJA KUANTITATIF DAN FUZZY LINEAR PROGRAMMING Wahyu Prasetianto1) dan Indung Sudarso2) 1) & 2) Program Studi Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Jl. Cokroaminoto 12A, Surabaya, 60264, Indonesia e-mail: [email protected]

ABSTRAK Tujuan penelitian ini adalah untuk merancang manajemen kinerja auditor dengan mengintegrasikan kompetensi ISO 19011, kinerja kuantitatif dan fuzzy linear programming, mengevaluasi kompetensi menggunakan metode fuzzy linear programming dan kinerja auditor internal ISO 9001 secara kuantitatif serta bagaimana menyusun tindakan perbaikan terhadap hasil kinerja dan kompetensi yang diperoleh. Perancangan sistem manajemen kinerja secara terintegrasi dilakukan melalui pendekatan proses dan P-D-C-A cycle. Setelah dilakukan proses fuzzification terhadap crisp input nilai kompetensi auditor, proses inference melalui benchmark dan deffuzification melalui fuzzy linear programming maka diperoleh hasil nilai kompetensi auditor. Penilaian kinerja secara kuantitatif dapat dilakukan dengan menggunakan indikator-indikator kinerja yang telah diverifikasi berdasarkan ISO 19011. Setelah dilakukan perbandingan dengan target kompetensi yang ditetapkan berdasarkan hasil benchmark sebesar CA= 215.054 dan target kinerja = 4.336 (mean = 3.457, σ= 1.165, z value= 0.7549), maka terdapat auditor yang memenuhi target kompetensi namun tidak memenuhi target kinerja. Peningkatan dapat dilakukan dengan cara peningkatan jumlah pelatihan yang secara spesifik tertuju pada kriteria kompetensi tertentu, meningkatkan jumlah pengalaman audit, knowledge sharing diantara sesama auditor serta komitmen manajemen Kata kunci: Kinerja Auditor ISO 9001, Kompetensi ISO 19011, Fuzzy Linear Programming. I. Pendahuluan Sejak dipublikasikan pertama kali pada tahun 1987 sampai dengan tahun 2013, sebanyak 1.129.446 organisasi telah mengimplementasikan standar sistem manajemen mutu ISO 9001 (ISO, 2013). Semakin meningkatnya jumlah dan luasnya penerapan ISO 9001 di berbagai bidang industri, maka penting sekali untuk mengetahui bagaimana meningkatkan efektivitas implementasinya. Beberapa penelitian terbaru juga telah melaporkan bahwa implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001 yang efektif, akan berdampak positif terhadap kinerja perusahaan (Alic dan Rusjan, 2010, 2012; Bell dan Omachonu, 2011; Singh dkk, 2011; Terziovski dan Guerrero, 2014). Salah satu metode yang digunakan untuk peningkatan implementasi ISO 9001 adalah melalui pelaksanaan audit internal (Karapetrovic dan Wilborn, 2000a; Kausek, 2006). Melalui pelaksanaan audit internal yang efektif, organisasi dapat memanfaatkan hasil temuan audit internal sebagai input bagi peningkatan kinerja sistem manajemen mutu secara berkelanjutan (Kausek, 2006; Alic dan Rusjan, 2010). Sebagaimana proses-proses yang kinerjanya bergantung pada kondisi sumber daya manusia, efektivitas proses audit internal sistem manajemen mutu sangat bergantung kepada motivasi, komitmen dan kemampuan auditor dalam melaksanakan tugasnya. Meskipun demikian ternyata berdasarkan kondisi yang ada ISBN: 978-602-70604-2-5 A-69-1


ternyata banyak temuan ketidaksesuaian dalam hal kompetensi dan kinerja auditor internal. Solusi yang umum dilakukan adalah lebih mengutamakan tindakan preventif dibandingkan tindakan korektif. Sehingga mekanisme yang dijalankan secara reguler untuk mengevaluasi kompetensi dan kinerja auditornya perlu disusun dalam sistem manajemen kinerja terintegrasi. ISO/IEC JTC 1 (2009) juga menekankan bahwa kompetensi dan kinerja merupakan dua varibael yang berbeda yang perlu diintegrasikan dalam sistem manajemen kinerja. Disamping itu meskipun terdapat beberapa penelitian mengenai audit ISO 9001 (Alic dan Rusjan, 2010, 2012; Zend dkk., 2007; Karkoszka, 2012; Gonzales dkk, 2008; Williamson dkk., 1996; Kouakou dan Boiral, 2013, Alhatmi 2010, Hernandez, 2010; Elliot dkk, 2007; Bell dan Omachonu, 2011; Paulista dkk. 2009), namun belum terdapat penelitian dalam bidang penilaian kompetensi auditor menggunakan standar ISO 19011. Secara spesifik penilaian kompetensi menggunakan metode fuzzy linear programming perlu dilakukan disebabkan akurasi dan fleksibilitas metode ini. Sesuai dengan kebutuhan manajemen terhadap pengukuran kinerja dan semakin pentingnya peran auditor mutu di masa mendatang, penelitian mengenai pengukuran kinerja auditor ISO 9001 juga belum banyak dilakukan. Dengan demikian maka penting untuk melakukan perancangan indikator kinerja kuantitatif auditor sistem manajemen mutu beserta studi kasus bagaimana penilaian kinerja dilakukan. Tujuan yang hendak dicapai dari penelitian ini adalah untuk 1) merancang sistem manajemen kinerja auditor internal dengan mengintegrasikan kompetensi ISO 19011, kinerja kuantitatif dan fuzzy linear programming, 2) mengevaluasi kompetensi dan kinerja auditor internal menggunakan kriteria-kriteria kompetensi ISO 19011, kinerja kuantitatif dan metode fuzzy linear programming, dan 3) menyusun rencana tindakan perbaikan yang akan dilakukan berkaitan dengan hasil evaluasi kompetensi dan kinerja yang telah diperoleh. II. Metode Penelitian ini dilakukan secara garis besar terdiri atas empat tahap, yaitu tahap perumusan masalah, tahap perancangan sistem, tahap evaluasi dan pembahasan dan tahap kesimpulan dan saran. Pengumpulan data sekunder untuk penilaian kompetensi dan kinerja diperoleh dari proses audit PT X, sebuah perusahaan yang bergerak di industri farmasi yang telah mengimplementasikan ISO 9001. Tahapan perancangan proses dan pengintegrasian sistem manajemen kinerja dan kompetensi Perancangan proses dan pengintegrasian sistem manajemen kinerja dan kompetensi menggunakan pendekatan proses dan PDCA Cycle (ISO, 2008) terdiri atas menetapkan tujuan manajemen kinerja, mengidentifikasi proses-proses dalam sistem manajemen kinerja, mengidentifikasi keterkaitan proses dan input-output masing-masing proses, menentukan aktivitas-aktivitas dalam masing-masing proses, dan melakukan integrasi dengan mempadukan proses-proses dimana aktivitas-aktivitasnya menghasilkan output identik. Penyusunan Standar Kompetensi dan Penilaian Kompetensi Menggunakan Pendekatan Fuzzy Linear Programming Dalam tahap penyusunan kriteria kompetensi, dilakukan aktivitas-aktivitas mendefinisikan secara operasional variabel kompetensi berdasarkan standar ISO 19011, menetapkan kriteria kompetensi yang terdiri atas elemen-elemen kompetensi dan menentukan penilaian untuk masing-masing elemen dalam kriteria kompetensi. Tahapan penilaian kompetensi menggunakan pendekatan fuzzy linear programming:

ISBN: 978-602-70604-2-5 A-69-2


1. Menentukan crisp input untuk fuzzification (Gasimov dan Yenilmez, 2002, Guillaume dkk, 2014). 2. Prosedur fuzzification dilakukan untuk masing-masing kriteria kompetensi. a. Penentuan level berdasarkan interval dalam distribusi normal. b. Penetapan crisp value dan domain variabel fuzzy - Nilai crisp ditetapkan berdasarkan nilai tengah (median) dari masing-masing kelas interval (Lootsma, 1997). - Menentukan domain himpunan fuzzy, dengan ketentuan ambang batas bawah level adalah crisp value level sebelumnya, ambang batas atas level adalah crisp value level sesudahnya (Ross, 2010, Hillier, 2013). c. Menetapkan fungsi dan nilai keanggotaan dalam himpunan fuzzy setiap kompetensi tertentu (CA1 …. CA7). Rumus kurva bahu linier naik (Costas, 2013; Aliev, 2013): (1) µÃ ( ) =

Rumus kurva bahu linier turun (Costas, 2013; Aliev, 2013): (2) µÃ ( ) =

Rumus fungsi keanggotaan triangular (Costas, 2013; Aliev, 2013): (3) µÃ ( ) =

3. Prosedur inferensi terdiri atas beberapa tahapan menentukan kumpulan daftar penilaian sebagai basis evaluasi kompetensi, menentukan nilai tengah dan menetapkan benchmark. 4. Proses deffuzzification, terdiri atas merumuskan permasalahan fuzzy linear programming, menyelesaikan fuzzy linear programming, menghitung nilai akhir dari kompetensi. 5. Menentukan target kompetensi serta melakukan perbandingan antara target dengan hasil. Merancang Indikator Kinerja Kuantitatif dan Penilaian Kinerja Auditor Internal Sistem Manajemen Mutu Tahapan perancangan indikator penilaian kinerja auditor dan penilaian sebagai berikut: 1. Basis penetapan indikator pengukuran kinerja secara umum menggunakan literatur sumber daya manusia yang terdiri atas kuantitas keluaran, kualitas keluaran dan ketepatan waktu. 2. Merancang indikator pengukuran kinerja auditor secara kuantitatif dengan bersumber pada literatur indikator kinerja auditor (Karapetrovic dan Willborn, 2000a, 2000b, 2001a, 2001b, 2002; ISO/TC176, 2002, 2005, 2008, 2009; Askey dan Dale, 1994; Poksinska dkk, 2006; Phillips, 2002; Kausek, 2006; Russell, 2000; Beckmerhagen dkk, 2004, IRCA, 2006; Rajendran dan Devadasan, 2005; Stephens dan Roszak, 2010). 3. Menyusun proses penilaian kinerja dengan menggunakan data dari proses audit internal. 4. Verifikasi indikator pengukuran kinerja auditor internal sistem manajemen mutu menggunakan standar ISO 19011 (ISO/TC 176, 2011). 5. Menghitung nilai kinerja menggunakan rumus pada bagian perancangan. 6. Menetapkan target untuk rata-rata 6 indikator kinerja dan perbandingan dengan hasil.

ISBN: 978-602-70604-2-5 A-69-3


III.Hasil dan Diskusi Tabel 1 memuat hasil akhir dari proses perancangan sistem manajemen kinerja secara terintegrasi. Sistem manajemen kinerja yang dirancang tersebut dapat diterapkan apabila 1) organisasi telah mengimplementasikan proses audit internal pada tahap improvement, 2) adanya kebutuhan untuk melakukan evaluasi kompetensi dan kinerja dan 3) proses audit internal menghasilkan data-data yang dibutuhkan untuk penilaian. Gambar 1 memuat indikator-indikator pengukuran kinerja auditor ISO 9001 berserta hasil verifikasi berdasarkan standar ISO 19011.

ISBN: 978-602-70604-2-5 A-69-4


Tabel 1 Integrasi Proses-Proses Kinerja dan Kompetensi Dalam Sistem Manajemen Terintegrasi Proses Kinerja A. Menetapkan sasaran kinerja auditor internal ISO 9001

C. Menginformasikan standar kinerja dan kompetensi

Aktivitas-Aktivitas Proses Kompetensi 1.1. Mengumpulkan data untuk Perencanaan kebutuhan standar penyusunan sasaran dan target kompetensi auditor internal ISO 9001 1.2. Menyusun sasaran dan target 1.3. Mengusulkan sasaran dept. AI 1.4. Mengevaluasi sasaran dept. AI 1.5. Merevisi sasaran departemen AI 1.6. Menetapkan sasaran departemen AI 1.7. Menyusun detail program kerja dan program audit internal 2.1. Mengidentifikasi indikator kinerja Pengembangan kriteria auditor yang sesuai dengan proses kompetensi auditor internal ISO audit, dan program audit. 9001 2.2. Mengidentifikasi metode pengukuran dan pengumpulan data. 2.3. Memverifikasi indikator dan metode Pengembangan kriteria pengukuran kinerja berdasarkan kompetensi auditor internal ISO prosedur AI dan program audit. 9001 3.1. Menetapkan standar kinerja dan kriteria kompetensi 3.2. Menginformasikan standar kinerja dan kriteria kompetensi

D. Melakukan pelatihan dan pengembangan

4.1. Mengindentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan 4.2. Mengusulkan tindakan pelatihan dan pengembangan.

E. Mengevaluasi kinerja auditor internal ISO 9001

5.1. Mengumpulkan data evaluasi kinerja Penilaian kompetensi auditor auditor internal ISO 9001 5.2. Menilai kinerja auditor 6.1. Interpretasi hasil penilaian kompetensi dan kinerja auditor

B. Mengembangkan indikator auditor internal ISO 9001

B. Mengembangkan indikator kinerja auditor internal

F. Interpretasi dan mengkomunikasikan hasil G. Peningkatan kinerja dan kompetensi auditor internal ISO 9001

7.1. Memberikan umpan balik 7.2. Mengidentifikasi tindakan peningkatan 7.3. Mengusulkan tindakan peningkatan

ISBN: 978-602-70604-2-5 A-69-5

Aktivitas-Aktitivitas 1.1. Mengumpulkan data untuk menyusun kebutuhan kompetensi 1.2. Mengusulkan kebutuhan kompetensi 1.3. Mengevaluasi kebutuhan kompetensi 1.4. Menyetujui kebutuhan kompetensi

2.1. Mengidentifikasi kriteria-kriteria kompetensi berdasarkan persyaratan ISO 19011 dan proses audit internal 2.2. Mengidentifikasi metode penilaian kompetensi 2.3. Memverifikasi kriteria dan metode pengukuran berdasarkan persyaratan ISO 19011 dan proses audit internal

5.1.Mengumpulkan data-data untuk mengevaluasi kompetensi 5.2. Menilai kompetensi auditor internal


Proses Audit Internal Secara Umum

Hasil yang harus dicapai

Fase Perencanaan Audit

6.3.1. Dokumentasi sistem manajemen mutu yang relevan harus ditinjau.

Usulan Kinerja



Fase Pelaksanaan Audit Di Lapangan

Fase Kesimpulan Audit Fase Tindak Lanjut Audit

6.3.4. Team audit harus mengumpulkan dan meninjau informasi untuk menunjukkan persyaratan yang diaudit (ref. 6.4.8) 6.4.7. Temuan audit harus dievaluasi berdasarkan kriteria audit. 6.4.8. Temuan audit harus memberikan evaluasi terhadap implementasi, improvement bagi sistem manajemen mutu. 6.6. Laporan audit harus disampaikan sesuai jadwal

  



Verifikasi

- Hasil K1 dapat digunakan untuk menunjukkan tingkat persiapan auditor sebelum pelaksanaan audit. Efektivitas document - Kesesuaian dokumen yang review (K1) direview menunjukkan pengetahuan auditor mengenai ruang lingkup obyek yang hendak diaudit. Jumlah persyaratan - Hasil K2 menunjukkan ISO 9001 yang kelengkapan klausul diaudit (K2) persyaratan yang diaudit. Kualitas temuan - Hasil K3 menunjukkan audit (K3) hasil evaluasi terhadap Tingkat signifikansi kriteria audit PLOR temuan audit (K4) - Hasil K4 menunjukkan kemampuan dan kontribusi auditor dalam menghasilkan temuan yang menghasilkan dampak bagi sistem.

Kesesuaian dengan - Hasil K5 menunjukkan jadwal (K5) ketepatan waktu penyerahan laporan. 6.7. Tindak lanjut dari  Kualitas verifikasi - Hasil K5 menunjukkan temuan audit harus PA/CA (K6) tingkatan kualitas auditor diverifikasi. dalam melakukan verifikasi. Gambar 1 Indikator Kinerja Auditor Internal Sistem Manajemen Mutu dan Verifikasi Berdasarkan ISO 19011

ISBN: 978-602-70604-2-5 A-69-6


Penelitian ini menggunakan perhitungan fuzzification untuk masing-masing variabel kompetensi sesuai dengan metodologi yang disarankan oleh Shaout dan Yousif (2014). Setelah diperoleh nilai fuzzification untuk masing-masing auditor dalam 7 kriteria kompetensi, maka dilakukan deffuzification. Diketahui bahwa kompetensi auditor internal sistem manajemen mutu (Cij) dinilai berdasarkan 7 kriteria i (i = 1,2,…7) dan 5 level j (j=1,2,…, 5), maka benchmark penilaian yang terdiri dari kriteria-kriteria penilaian kompetensi Zi(X) 5 skala: Z5(X) = X1.5 + X2.5 + X3.5 + X4.5 + X5.5 + X6.5 + X7.4 252 (4) Z4(X) = X1.5 + X2.5 + X3.4 + X4.4 + X5.4 + X6.3 + X7.3 205 Z3(X) = X1.4 + X2.4 + X3.3 + X4.3 + X5.3 + X6.2 + X7.2 168 Z2(X) = X1.3 + X2.3 + X3.2 + X4.2+ X5.2 + X6.1 + X7.1 130 Z1(X) = X1.2 + X2.1 + X3.1 + X4.1 + X5.1 + X6.1 + X7.1 84 Toleransi yang ditetapkan untuk setiap benchmark dimuat dalamTabel 2. Tabel 2 Toleransi Benchmark Benchmark ke-r Nilai Toleransi Batas Crisp Atas Bawah Atas Bawah Zmax - Zi(X) Zi(X) - Zmin Zi(X) Zmax Zmin 5 252 14 47 266 205 4 205 47 37 252 168 3 168 37 38 205 130 2 130 38 46 168 84 1 84 46 14 130 70 Dirumuskan persamaan pemrograman linier fuzzy sebagai berikut: Max λ (5) Kendala: X1.5 + X2.5 + X3.5 + X45 + X55 + X65 + X74 + 14 λ 266 X1.5 + X2.5 + X3.5 + X45 + X55 + X65 + X74 – 47 λ 205 X1.5 + X2.5 + X3.4 + X44 + X54 + X63 + X73 + 47 λ 252 X1.5 + X2.5 + X3.4 + X44 + X54 + X63 + X73 – 37 λ 168 X1.4 + X2.4 + X3.3 + X4.3 + X5.3 + X6.2 + X7.2 + 37 λ 205 X1.4 + X2.4 + X3.3 + X4.3 + X5.3 + X6.2 + X7.2 – 38 λ 130 X1.3 + X2.3 + X3.2 + X4.2 + X5.2 + X6.1 + X7.1 + 38 λ 168 X1.3 + X2.3 + X3.2 + X4.2 + X5.2 + X6.1 + X7.1 2 – 46 λ 84 X1.2 + X2.1 + X3.1 + X4.1 + X5.1 + X6.1 + X7.1 + 46 λ 130 X1.2 + X2.1 + X3.1 + X4.1 + X5.1 + X6.1 + X7.1 – 14 λ 70 X1.5 + X2.5 + X3.5 + X4.5 + X5.5 + X6.5 + X7.5 280 X1.1 + X2.1 + X3.1 + X4.1 + X5.1 + X6.1 + X7.1 56 X1.2 – X1.1 6; X1.3 – X1.2 6; X1.4 – X1.3 6; X1.5 – X1.4 6; X2.2 – X2.1 6; X2.3 – X2.2 6; X2.4 – X2.3 6; X2.5 – X2.4 6; X3.2 – X3.1 6; X3.3 – X3.2 6; X3.4 – X3.3 6; X3.5 – X3.4 6; X4.2 – X4.1 6; X4.3 – X4.2 6; X4.4 – X4.3 6; X4.5 – X4.4 6; X5.2 – X5.1 6; X5.3 – X5.2 6; X5.4 – X5.3 6; X5.5 – X5.4 6; X6.2 – X6.1 6; X6.3 – X6.2 6; X6.4 – X6.3 6; X6.5 – X6.4 6; X7.2 – X7.1 6; X7.3 – X7.2 6; X7.4 – X7.3 6; X7.5 – X7.4 6; xij > 0 Perhitungan dilakukan dengan bantuan add-in solver dalam MS-Excell versi 2013. Dari hasil perhitungan diperoleh nilai λ= 0.9032 yang menunjukkan bahwa benchmark dapat digunakan dalam penilaian kompetensi. Berdasarkan hasil perhitungan semua variabel 7


disusun tabel daftar koefisien setiap level dari setiap kriteria kompetensi (Tabel 3) serta hasil perhitungan benchmark (Tabel 4). Tabel 3 Nilai koefisien setiap level dari setiap kriteria kompetensi Level Kriteria Kompetensi 1 2 3 1 56 88.452 95.548 2 0 6 12 3 0 6 12 4 0 6 12 5 0 6 12 6 0 6 12 7 0 6 12 Tabel 4 Hasil Perhitungan Benchmark Baru Benchmark Persamaan Benchmark 5 Z5(X) = X1.5 + X2.5 + X3.5 + X4.5 + X5.5 + X6.5 + X7.4 4 (Z4(X)) = X1.5 + X2.5 + X3.4 + X4.4 + X5.4 + X6.3 + X7.3 3 Z3(X) = X1.4 + X2.4 + X3.3 + X4.3 + X5.3 + X6.2 + X7.2 2 Z2(X) = X1.3 + X2.3 + X3.2 + X4.2 + X5.2 + X6.1 + X7.1 1 Z1(X) = X1.2 + X2.1 + X3.1 + X4.1 + X5.1 + X6.1 + X7.1

4 101.548 18 18 18 18 18 18

5 107.548 24 24 24 24 24 24

Skor 245.548 209.548 167.548 125.548 88.452

Berdasarkan hasil perhitungan di atas maka dihasilkan nilai akhir kompetensi untuk masing-masing auditor (Tabel 4). Hasil penilaian dapat digunakan untuk menentukan auditor yang bertugas mengaudit proses inti dan proses pendukung dalam sistem manajemen mutu. Dalam menetapkan target kompetensi, organisasi memiliki ketentuan-ketentuan bahwa auditor internal sistem manajemen mutu ISO 9001sebagai berikut:  Kompetensi bidang prinsip-prinsip prosedur dan teknik audit level 4 (X1.4).  Kompetensi bidang dokumen sistem manajemen dan rujukan level 4 (X2.4).  Kompetensi bidang situasi organisasi level 4 (X3.4).  Kompetensi bidang persyaratan perundangan level 4 (X4.4).  Kompetensi bidang metode dan teknik terkait dengan mutu level 4 (X5.4).  Kompetensi bidang proses, produk, termasuk jasa level 4 (X6.4).  Kompetensi bidang atribut personal auditor level 4 (X7.4). Hasil penjumlahan nilai benchmark menggunakan ketentuan tersebut sebesar 101.548+ 18 + 18 + 18 + 18 + 18 + 18 = 209.548. Menggunakan benchmark 252, maka target CA sebesar = 215.054. Dengan demikian informasi yang dihasilkan mengenai pencapaian nilai kompetensi dibandingkan target tersebut dimuat dalam Tabel 5. Dalam menentukan target kinerja dilakukan perhitungan berdasarkan nilai mean dan standard deviation (Mitra, A, 2008) sehingga diperoleh target kinerja sebesar 4.336. Target ini dinyatakan lebih realistis karena berpedoman pada nilai mean dan standard deviation dari nilai 12 auditor yang berdistribusi normal. Ketentuan berikutnya nilai rata-rata kinerja auditor < 4.336 = tidak memenuhi target dan nilai rata-rata kinerja auditor ≥ 4.336 = memenuhi target. Tabel 6 berikut memuat data rata-rata kinerja menggunakan rumusan 6 indikator kinerja dan pencapaian target dari 12 auditor internal sistem manajemen mutu.

8


Tabel 5 Ringkasan Hasil Penilaian Kompetensi dan Perbandingan Dengan Target No Nama auditor Nilai Pencapaian target kompetensi 1 JTO 252.000 Mencapai target 2 GYO 239.685 Mencapai target 3 JUA 184.266 Tidak mencapai target 4 SNU 258.158 Mencapai target 5 FNO 252.000 Mencapai target 6 SOF 252.000 Mencapai target 7 RSE 221.212 Mencapai target 8 SHI 152.353 Tidak mencapai target 9 DKU 127.722 Tidak mencapai target 10 SOD 176.983 Tidak mencapai target 11 RHI 221.212 Mencapai target 12 HCA 221.212 Mencapai target Rata-rata 213.233 Tabel 6 Hasil Perhitungan Nilai Rata-Rata Kinerja dan Pencapaian Target K2 K3 K4 K5 K6 Auditor K1 Rata- rata 5.00 4.633 JTO 5.00 4.80 5.00 4.00 4.00 3.00 2.093 GYO 1.00 2.56 3.50 1.50 1.00 5.00 3.302 JUA 3.32 3.32 3.50 1.67 3.00 5.00 4.742 SNU 5.00 5.00 4.89 3.89 4.67 5.00 4.720 FNO 4.72 4.85 5.00 4.00 4.75 4.00 4.600 SOF 4.80 5.00 5.00 4.50 4.30 5.00 4.533 RSE 5.00 5.00 5.00 4.20 3.00 3.00 2.163 SHI 1.96 2.36 2.33 2.00 1.33 3.00 1.720 DKU 1.00 1.32 2.50 1.50 1.00 3.00 2.347 SOD 2.40 2.68 3.00 2.00 1.00 5.00 3.333 RHI 2.92 3.08 3.25 2.75 3.00 5.00 3.300 HCA 2.76 3.24 3.20 2.60 3.00

Memenuhi target? Ya Tidak Tidak Ya Ya Ya Ya Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak

Rata-rata 12 auditor 3.457, standar deviasi = 1.165 Manajemen puncak seringkali membutuhkan informasi dalam format high level yang ringkas namun dapat memberikan informasi yang valid untuk memberikan landasan bagi pengambilan keputusan.. Tabel 7 memuat informasi yang merupakan ringkasan dari keseluruhan proses penilaian yang dilakukan dalam penelitian ini. Berdasarkan informasi dalam tabel 7, diketahui bahwa pada target kompetensi ditetapkan sebesar 215.054 terdapat 4 auditor nilai bawah target dan 8 auditor memiliki nilai kompetensi mencapai target. Di sisi penilaian kinerja, terdapat 7 auditor yang memiliki nilai kinerja di bawah target dan 5 auditor memiliki nilai kinerja di atas target. Disamping itu terdapat auditor yang memiliki nilai kompetensi memenuhi target namun nilai kinerja di bawah target.

9


Tabel 7 Hasil Perbandingan Penilaian Kompetensi dan Kinerja Hasil penilaian kompetensi Hasil penilaian kinerja Auditor Nilai defuzzy Rata- rata Pencapaian Pencapaian terhadap target kompetensi kinerja terhadap target JTO Mencapai target 4.633 Mencapai target 252.000 GYO Mencapai target 2.093 Tidak 239.685 JUA Tidak mencapai target 3.302 Tidak 184.266 SNU Mencapai target 4.742 Mencapai target 258.158 FNO Mencapai target 4.720 Mencapai target 252.000 SOF Mencapai target 4.600 Mencapai target 252.000 RSE Mencapai target 4.533 Mencapai target 221.212 SHI Tidak mencapai target 2.163 Tidak 152.353 DKU Tidak mencapai target 1.720 Tidak 127.722 SOD Tidak mencapai target 2.347 Tidak 176.983 RHI Mencapai target 3.333 Tidak 221.212 HCA Mencapai target 3.300 Tidak 221.212 Catatan: target kompetensi 215.054; target kinerja 4.336. Sebagian besar auditor yang memperoleh nilai kompetensi dan nilai kinerja tidak sesuai target atau di bawah rata-rata adalah karyawan PT X yang memiliki pengalaman kerja yang cukup di bidangnya atau di industri yang sejenis namun belum tentu memiliki pengalaman audit, terlibat dalam pelaksanaan ISO 9001 sampai dengan 5 tahun tetapi memiliki pengalaman audit kurang dari 4 tahun atau belum memiliki pelatihan pendalaman di bidang audit, dan memiliki pengalaman audit di perusahaan sebelumnya namun tidak dalam proses bisnis yang sama. Dengan demikian, peningkatan kinerja dan kompetensi dilakukan melalui 1) meningkatkan jumlah pengalaman audit ISO 9001, 2) meningkatkan jumlah pelatihan khususnya pelatihan-pelatihan yang memiliki materi spesifik sesuai dengan kebutuhan kompetensi, 3) melibatkan auditor dalam role play audit dan 4) sharing knowledge. IV. Kesimpulan dan Saran Kesimpulan penelitian ini sebagai berikut: 1. Perancangan sistem manajemen kinerja secara terintegrasi dapat dilakukan melalui pendekatan proses dan P-D-C-A cycle. 2. Setelah dilakukan proses fuzzification (pembagian level, konversi nilai crisp ke dalam keanggotaan himpunan fuzzy), penyusunan benchmark penilaian, dan deffuzification melalui fuzzy liniear programming, maka dapat diperoleh nilai kompetensi auditor. Setelah diperoleh data-data dari proses audit maka penilaian kinerja secara kuantitatif dapat dilakukan menggunakan indikator-indikator kinerja. 3. Peningkatan dilakukan terhadap auditor yang tidak memenuhi target kompetensi dan kinerja dengan cara peningkatan jumlah pelatihan, meningkatkan jumlah pengalaman audit, knowledge sharing diantara sesama auditor serta komitmen manajemen. 6.2. Saran Terdapat saran untuk penelitian lebih lanjut dan implikasi secara praktis. 10


1. Berdasarkan pembahasan terhadap hasil penelitian maka terdapat auditor yang memenuhi target kompetensi namun tidak memenuhi target kinerja. Penelitian selanjutnya diharapkan dapat meneliti lebih lanjut mengapa hal tersebut terjadi. 2. Penelitian selanjutnya diharapkan dapat meneliti lebih lanjut tentang kemungkinankemungkinan untuk melakukan pembobotan terhadap indikator-indikator kinerja auditor ISO 9001. 3. Semakin berkembangnya implementasi sistem manajemen secara terintegrasi, rancangan indikator penilaian kinerja dalam penelitian selanjutnya dapat dikembangkan untuk mengakomodasi kebutuhan menilai kinerja auditor yang melakukan audit sistem manajemen terintegrasi.. 4. Implikasi praktis dari penelitian adalah perusahaan seharusnya mengimplementasikan sistem manajemen kinerja secara terintegrasi agar proses evaluasi kompetensi dan kinerja dapat dilakukan secara berkesinambungan serta mengoptimalkan pemakaian data-data yang diperoleh dari proses audit. Hasil evaluasi tersebut pada akhirnya dapat digunakan sebagai input bagi peningkatan implementasi sistem manajemen mutu. V. Daftar Pustaka Alhatmi (2010), “Quality Audit Experience for Excellence in Healthcare”, Clinical Governance: An International Journal, Vol. 15, No. 2, hal. 113-127. Alic, M. dan Rusjan, B. (2010), “Contribution of the ISO 9001 Internal Audit to Business Performance”, International Journal of Quality & Reliability Management, Vol. 27, No. 8, hal. 916-937. Alic, M. dan Rusjan, B. (2012), “Managerial Relevance of Internal Audit: Business Benefits of Using ISO 9000 Internal Audit as Managerial Tool”, The TQM Journal, Vol. 23, No. 3, hal 284-300. Aliev, R.A. (2013), Fundamentals of the Fuzzy Logic-Based Generalized Theory of Decisions, Springer, London. Askey, J.M. dan Dale, B.G. (1994), “Internal Quality Management Auditing:An Examination”, Managerial Auditing Journal, Vol. 9, No. 4, hal 3-10. Beckmerhagen, I.A., Berg, H.P., Karapetrovic, S.V. dan Wilborn, W.O. (2004), “Case Study on the Effectiveness of Quality Management System Audits”, The TQM Magazine, Vol. 16, No. 1, hal. 14-25. Bell, M. dan Omachonu, V. (2011), “Quality System Implementation Process for Business Succes”, International Journal of Quality & Reliability Management, Vol. 28, No. 7, hal. 723-734. Costas, P.P., Constantinos, I.S., Dasaklis, T.K. (2013), “Fuzzy Sets, Systems, and Applications” dalam Encyclopedia of Operations Research and Management Science, 13th edition, eds. Gass, S.I. dan Fu, M.C., Springer, New York. Elliot, M., Dawson, R. dan Edwards, J. (2007), “An Improved Process Model for Internal Auditing”, Managerial Auditing Journal, Vol. 22, No. 6, hal. 552-565. Gasimov R.N dan Yenilmez K. (2002), "Solving Fuzzy Linear Programming with Linear Membership Functions", Turk J Math, Vol. 26, 375-396. Gonzalez, A.J.F dan Prado, J.C. (2008), “Usefullness of Quality Management System Internal Audit Lessons from Empirical Study”, Revista de Administracao Faces Journal, Vol. 7, No. 1, hal. 11-23. Guillaume, R., Houe R. dan Grabot, B. (2014), “Robust Competence Assessment for Job Assignment”, European Journal of Operational Research, Vol. 238, No. 2, 630-644.

11


Hernandez, H. (2010), “Quality Audit as a driver for Compliance to ISO 9001:2008 Standards”, The TQM Journal, Vol. 22, No. 4, hal. 454-466. Hillier, F.S. (2013), “Linear Programming” dalam Encyclopedia of Operations Research and Management Science, 13th edition, eds. Gass, S.I. dan Fu, M.C., Springer, New York. IRCA (2006), ISO 9001 Quality Management Systems – Lead Auditor Notes, IRCA Lead Auditor Training, London. ISO International Organization for Standardization (2008), ISO 9000 Introduction and Support Package: Guidance on the Concept and Use of the Process Approach for Management Systems, ISO/TC 176/SC 2/N, 544R3, ISO, Geneva. ISO International Organization for Standardization (2013), ISO Survey 2013, ISO International Organization for Standardization, Geneva. ISO/TC 176 (2002), ISO 9011:2002 Guidelines for Auditing Quality and Environmental Management Systems, 1st edition, International Organization Standardization, Geneva. ISO/TC 176 (2005), ISO 9000:2005 Quality Management Systems - Fundamentals and Vocabulary, 3rd edition, International Organization Standardization, Geneva. ISO/TC 176 (2008), ISO 9001:2008 Quality Management Systems — Requirements, 4th edition, International Organization Standardization, Geneva. ISO/TC 176 (2009), ISO 9004:2009 Quality Management Systems — Managing for the Sustained Success of an Organization -- A Quality Management Approachs, 4th edition, International Organization Standardization, Geneva. ISO/IEC JTC 1 (2009), ISO/IEC 24763 Information technology — Learning, Education and training — Conceptual Reference Model for Competency Information and Related Objects, International Organization Standardization, Geneva. ISO/TC 176 (2011), ISO 9011:2011 Guidelines for Auditing Management Systems, 2nd edition, International Organization Standardization, Geneva. Karapetrovic, S. dan Wilborn, W. (2000a), ”Quality Assurance and Effectiveness of Audit Systems”, International Journal of Quality and Reliability Management, Vol. 17, No. 6, hal. 679-703. Karapetrovic, S. dan Wilborn, W. (2000b),"Generic audit of management systems: fundamentals", Managerial Auditing Journal, Vol. 15, No. 6, hal. 279 – 294 Karapetrovic, S. dan Wilborn, W. (2001a), "Audit and Self-assessment in Quality Management: Comparison and Compatibility", Managerial Auditing Journal, Vol. 16, No. 6, hal. 366 – 377. Karapetrovic, S. dan Wilborn, W. (2001b), “Audit System: Concepts and Practices”, Total Quality Management, Vol. 12, No. 1, hal. 13-28. Karapetrovic, S. dan Wilborn, W. (2002), “Self-audit of Process Performance”, International Journal of Quality & Reliability Management, Vol. 19, No. 1, hal. 24-45. Karkoszka, T. (2012), "Conformity Assessment as a Manner of Risk Optimisation in Organisations", Journal of Achievements in Materials and Manufacturing Engineering, Vol. 55, No. 2, hal. 881-888. Kausek, J. (2006), The Management System Auditor's Handbook, American Society of Quality and Dorling Kindersley Publishing Inc., New Delhi. Kouakou, D. dan and Boiral, O. (2013)," ISO Auditing and The Construction of Trust in Auditor Independence ", Accounting, Auditing & Accountability Journal, Vol. 26, No. 8, hal. 1279 - 1305. Lootsma, F.A. (1997), Fuzzy Logic for Planning and Decision Making, Kluwer Academic Publishers, Dordrecht. Mitra, A. (2008), Fundamentals of Quality Control and Improvement, 3th edition, John Wiley & Sons Inc., New Jersey. 12


Paulista, P.H. dan Turrioni, J.B. (2009), "Analysis of The Theme Audit of Quality Management System in Emerald, Scielo, Science Direct and Springer Database", International Conference on Industrial Engineering and Operations Management, ICIEOM, Salvador, hal. 1-15. Phillips, A. W. (2009), ISO 9001:2008 Internal Audits Made Easy : Tools, Techniques and Step-by-Step Guidelines for Successful Internal Audit, American Society for Quality Press, Milwaukee. Systems, Woodhead Publishing India Pvt. Ltd., New Delhi. Rajendran, M. dan Devadasan, S.R. (2005), “Quality Audits: Their Status, Prowess and Future Focus”, Managerial Auditing Journal, Vol. 20, No. 4, hal. 364-382. Ross, T.J. (2010), Fuzzy Logic with Engineering Applications, 3th edition, John Wiley & Sons, Ltd, Singapore. Russell, J.P. (2000), The Quality Audit Handbook: Principles, Implementation and Use, ASQ Quality Press, Milwaukee. Shaout, A. dan Yousif, M.K. (2014), “Employee Performance Appraisal System Using Fuzzy Logic”, International Journal of Computer Science and Information Technology, Vol. 6, No. 4, 1-19. Stephens, K. dan Roszak, M.T. (2010), "A Study of the Role and Benefits of Third party auditing in Quality Management Systems", Journal of Achievements in Materials and Manufacturing Engineering, Vol. 23, No. 2, hal. 774-781. Terziovski M. dan Guerrero J. L. (2014), "ISO 9000 Quality System Certification and its Impact on Product and Process Innovation Performance”, International Journal Production Economics, No. 158, hal. 197–207. Williamson A., Rogerson, J.H. dan Vella, A.D. (1996), "Quality System Auditors’ Attitudes and Methods: a Survey", International Journal of Quality & Reliability Management, Vol. 13, No. 8, hal. 39 – 52. Zend, S.X., Tian, P. dan Tam, C.M. (2007), “Overcoming Barriers to Sustainable Implementation of the ISO 9001 System”, Managerial Auditing Journal, Vol. 22, No. 3, hal. 244-254.

13

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXIII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2015

Recommend Documents