PROSEDUR TINJAUAN MANAJEMEN
No. Dokumen No. Revisi Tanggal Halaman
: : : :
PT-KITSBS-05 00 April i dari iv
LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN DIBUAT OLEH No
Nama
Jabatan
1.
RM. Yasin Effendi
PLT DM ADM Umum & Fas
2.
Abdan Syakuro
PLT DM Akuntansi
3.
Bambang SA
PLT DM Pemeliharaan
4.
Nursalim
PLT DM Enjiniring
Tanda Tangan
DIPERIKSA OLEH No
Nama
Jabatan
1.
Andi Aziz
Wakil Manajemen
2.
Hendra Noviar
Manajer Enjiniring
3.
Ikram
Manajer Produksi
4.
Tosni Karo Karo
Manajer Keuangan
5.
Muhammad Syafrudin
Manajer SDM & Umum
Tanda Tangan
DISETUJUI OLEH No
Nama
Jabatan
1.
Ruly Firmansysah
General Menager
Tanda Tangan
PROSEDUR TINJAUAN MANAJEMEN
No. Dokumen No. Revisi Tanggal Halaman
: : : :
PT-KITSBS-05 00 April ii dari iv
DAFTAR ISI
Uraian
Halaman
LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN .......................................................................i DAFTAR ISI ....................................................................................................... ii DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI ..................................................... iii DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN ......................................................................... iv 1. TUJUAN ........................................................................................................ 1 2. LINGKUP ....................................................................................................... 1 3. REFERENSI .................................................................................................... 1 4. DEFINISI ....................................................................................................... 1 5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB ............................................................... 1 6. LAMPIRAN ..................................................................................................... 3
PROSEDUR TINJAUAN MANAJEMEN
No. Dokumen No. Revisi Tanggal Halaman
: : : :
PT-KITSBS-05 00 April iii dari iv
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI No
Unit Kerja
Salinan Dokumen
1.
Wakil Manajemen/Sekretariat SMT
MASTER
2.
Seluruh Karyawan
Softcopy
PROSEDUR TINJAUAN MANAJEMEN
No. Dokumen No. Revisi Tanggal Halaman
: : : :
PT-KITSBS-05 00 April iv dari iv
DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN No
Tgl
Hlm
Uraian yang diubah
Uraian Perubahan
Disahkan oleh
PROSEDUR TINJAUAN MANAJEMEN
No. dokumen No. revisi Tanggal Halaman
: : : :
PT-KITSBS-05 00 April 1 dari 3
1. TUJUAN Prosedur ini dibuat sebagai panduan untuk menyelenggarakan tinjauan manajemen agar dapat dilaksanakan secara konsisten dan efektif. 2. LINGKUP Prosedur ini mencakup semua tahapan penyelenggaraan tinjauan manajemen mulai dari persiapan, pelaksanaan dan pemantauannya. 3. REFERENSI 3.1. Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul 5.6 Tinjauan Manajemen. 3.2. Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul 4.6 Tinjauan Manajemen. 3.3. Persyaratan SMK3 PP No. 50/ 2012, Elemen 1.3 Tinjauan Ulang dan Evaluasi. 3.4. Persyaratan PAS 99:2012, Klausul 9.3 Tinjauan Manajemen. 4. DEFINISI 4.1. Manajemen Pihak yang bertanggungjawab dan berwenang untuk mengarahkan dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan-kegiatan pada suatu bagian. 4.2. Tinjauan Manajemen Kegiatan manajemen untuk meninjau penerapan Sistem Manajemen Terpadu pada selang waktu yang terencana dengan tujuan untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifannya secara berkelanjutan serta menilai peluang peningkatan Sistem Manajemen Terpadu, termasuk kebijakan dan sasaran terpadu perusahaan. 4.3. Sekretaris SMT Sekretaris SMT yang bertanggungjawab terhadap dokumen kontrol di Sekretariat SMT. 5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB 5.1.
Persiapan Tinjauan Manajemen
5.1.1. Tinjauan Manajemen dilakukan minimal 1 (satu) kali dalam setahun. 5.1.2. Wakil Manajemen mengidentifikasi kebutuhan agenda tinjauan manajemen minimal yang terdiri dari : a. Hasil audit, b. Evaluasi kepatuhan terhadap peraturan dan persyaratan lingkungan & K3 lainnya, c. Umpan balik (keluhan dan kepuasan) pihak eksternal maupun internal,
PROSEDUR TINJAUAN MANAJEMEN
No. dokumen No. revisi Tanggal Halaman
: : : :
PT-KITSBS-05 00 April 2 dari 3
d. Pencapaian sasaran terpadu/ kinerja proses, lingkungan, K3 dan statistik kecelakaan serta pelaksanaan program. e. Kinerja keamanan, laporan kehilangan, laporan identifikasi ancaman, identifikasi resiko dan pengendaliannya serta pelaksanaan program. f.
Hasil pelaksanaan tinjauan manajemen sebelumnya.
g. Perubahan yang akan mempengaruhi Sistem Manajemen Terpadu termasuk perubahan peraturan perundangan dan persyaratan lainnya h. Status tindakan perbaikan dan pencegahan, i.
Saran dan rekomendasi untuk peningkatannya.
5.1.3. Selambat-lambatnya 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan tinjauan manajemen, General Manager menerbitkan undangan kepada peserta tinjauan manajemen, dilampiri : a. Agenda Tinjauan Manajemen. b. Hasil pemantauan pelaksanaan keputusan tinjauan manajemen sebelumnya. 5.1.4. Pihak terkait mempersiapkan materi paparan sesuai agenda terkait yang akan disampaikan pada Tinjuan Manajemen. 5.2. Pelaksanaan Tinjauan Manajemen 5.2.1. Tinjauan manajemen dilaksanakan setelah pelaksanaan audit internal, dipimpin oleh General Manager dan diikuti oleh Wakil Manajemen, Deputi Manajer, Manajer, Tim Auditor Internal dan
Auditee di lingkungan Kantor Induk PT. PLN (Persero)
Pembangkitan Sumbagsel. 5.2.2. Peserta yang tidak dapat menghadiri tinjauan manajemen dikarenakan sesuatu hal, harus menunjuk wakil atau meminta ijin kepada General Manager. 5.2.3. Seluruh peserta tinjauan manajemen harus mengisi Daftar Hadir (FR-PT-KITSBS-19-03) yang telah disiapkan. 5.2.4. Wakil manajemen menyampaikan agenda tinjauan manajemen seperti tersebut pada 5.1.1. (tinjauan manajeman dilakukan minimal 1 (satu) kali dalam setahun). 5.2.5. Manajer dan pihak terkait menyampaikan hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan Sistem Manajemen Terpadu yang dipimpinnya sebagaimana agenda yang telah disampaikan oleh Wakil Manajemen. 5.2.6. Hasil tinjauan manajemen dicatat oleh Sekretariat SMT menggunakan Formulir Hasil Tinjauan Manajemen (FR-PT-KITSBS-19-04) mencakup uraian permasalahan, rencana tindaklanjut, target waktu dan personil atau bagian/ unit yang bertanggung jawab melaksanakan hasil tinjauan manajemen. 5.2.7. Setelah pembacaan keputusan rapat, General Manager menutup rapat
PROSEDUR TINJAUAN MANAJEMEN
No. dokumen No. revisi Tanggal Halaman
: : : :
PT-KITSBS-05 00 April 3 dari 3
5.2.8. Hasil tinjauan manajemen disahkan oleh General Manager dan didistribusikan kepada seluruh Manajer Bidang, Deputi Manajer serta Supervisor Atas paling lambat 1 minggu setelah rapat. 5.2.9. Agenda tinjauan manajemen, Daftar Hadir (FR-PT-KITSBS-19-03) dan Hasil Tinjauan Manajemen (FR-PT-KITSBS-19-04) disimpan dan dipelihara oleh Sekretariat SMT. 5.3.
Pemantauan Pelaksanaan Hasil Tinjauan Manajemen
5.3.1. Pelaksanaan keputusan tinjauan manajemen dipantau secara periodik setiap bulan oleh Sekretaris SMT menggunakan Formulir Hasil Pemantauan Tindaklanjut Permasalahan/ Ketidaksesuaian (FR-PT-KITSBS-03-05). 5.3.2. Keputusan tinjauan manajemen yang tidak dapat dilaksanakan sesuai dengan program yang telah ditetapkan harus segera dilaporkan kepada General Manager oleh Wakil Manajemen yang meliputi permasalahan yang dihadapi, perubahan target waktu dan rencana (bila ada). 5.3.3. Hasil Pemantauan Tindaklanjut Permasalahan/Ketidaksesuaian (FR-PT-KITSBS-03-05) disampaikan ke General Manager, Deputi Manajer, Manajer dan pihak terkait. 6. LAMPIRAN 6.1. Proses Tinjauan Manajemen 6.2. Formulir Hasil Tinjauan Manajemen
(PT-KITSBS-05) (FR-PT-KITSBS-19-04)
6.3. Formulir Hasil Pemantauan Tindak lanjut Permasalahan/ Ketidaksesuaian 6.4. Dafrtar Hadir
(FR-PT-KITSBS-03-05) (FR-PT-KITSBS-19-03)
NOTULEN RAPAT Kegiatan Tanggal Jam Lokasi Peserta No
Pembahasan
: : : : : Masalah
Keputusan
Tanggung Jawab
Notulis,
Tanggal Pelaksanaan
