KODE : 00604 07040
Manual Prosedur Pelaksanaan Tinjauan Manajemen Dan Perancangan RENSTRA
Jurusan Teknik Elektro Universitas Brawijaya Malang 2013
Manual Prosedur Pelaksanaan Tinjauan Manajemen Dan Perancangan RENSTRA Jurusan Teknik Elektro Universitas Brawijaya Kode Dokumen
:
00604 07040
Revisi
:
1
Tanggal
:
16 Juli 2013
Disiapkan oleh
:
Ketua UJM Jurusan Teknik Elektro
Ttd Ir. Sigit Kusmaryanto, M.T. Dikaji oleh
:
Sekretaris Jurusan Teknik Elektro
Ttd M. Aziz Muslim, S.T., M.T., Ph.D. Disetujui oleh
:
Ketua Jurusan Teknik Elektro
Ttd Dr. Ir. Sholeh Hadi Pramono, M.S.
1
Daftar Isi
Tujuan .......................................................................................................................................... 3 Ruang Lingkup .............................................................................................................................. 3 Definisi ......................................................................................................................................... 3 Rujukan ........................................................................................................................................ 3 Garis Besar Prosedur ..................................................................................................................... 3 Bagan Alir ..................................................................................................................................... 5 1.
Prosedur Monitoring dan Tinjauan Manajemen ..................................................................... 5
2.
Prosedur Analisis Ketidaksesuaian Capaian Target ................................................................ 5
3.
Prosedur Perancangan Tindakan Perbaiakan ........................................................................ 6
4.
Prosedur Perancangan RENSTRA ......................................................................................... 7
Lampiran ...................................................................................................................................... 8 1.
Borang Capaian Target Kinerja Jurusan (0060410000 10) ..................................................... 8
2.
Borang Akar Masalah dan Tindakan perbaikan (0060410000 11) ........................................... 9
3.
Borang Komponen Biaya Pendukung Tindakan perbaikan (0060410000 12) ........................... 9
4.
Borang Draft RENSTRA (0060410000 13) ............................................................................ 9
2
Tujuan Tinjauan manajemen bertujuan memonitoring, menganalisis dan merancang tindakan korektif dan preventif proses yang telah dilakukan untuk meningkatkan kualitas proses dalam rangka mempertahankan konsistensi pengendalian produk, yang kemudian tidakan korektif ini kemudian dituangkan dalam Program Kerja maupun RENSTRA jurusan.
Ruang Lingkup Tinjauan manajemen ini diterapkan pada setiap tahap proses baik dalam periode pendek (setiap rapat pleno) maupun periode panjang (setiap semester, setiap tahun maupun periode 4 tahunan).
Definisi 1.
Manual Mutu (MM) adalah pedoman pendokumentasian sistem mutu Organisasi UJM TEUB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku.
2.
Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan sesuai standar.
3.
Rencana Mutu (Quality Plan) adalah pedoman yang menjadi acuan target pencapaian rencana strategis TEUB 2009-2013 dan sasaran mutu TEUB.
4.
Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen akademik, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Dokumen Mutu untuk jurusan/program studi adalah Manual Prosedur, Dokumen Pendukung, Instruksi Kerja dan Borang. Semua dokumen harus memenuhi standar sistem mutu.
Rujukan 1.
Manual Mutu TEUB (00604 05000)
2.
Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman TEUB (00604 07001)
3.
Manual Prosedur Tindakan Korektiv dan Pencegahan (00604 07004)
4.
Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) – Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional
Garis Besar Prosedur 1.
2.
Prosedur Tinjauan Manajemen jangka pedek: a. Menampilkan capaian indikator kinerja dari proses yang telah dilaksanakan. b. Memverifikasi capaian yang tidak sesuai dengan target kepada PIC yang bersangkutan. c. Menganalisis proses, operasi kerja, rekaman mutu, keluhan pelanggan, dan sebagaianya untuk menentukan tindakan perbaikan yang diperlukan. Prosedur Tinjauan Manajemen jangka panjang: a. Menampilkan capaian indikator kinerja dari proses yang telah dilaksanakan. b. Menganalisis proses, operasi kerja, rekaman mutu, keluhan pelanggan, dan sebagaianya untuk menentukan tindakan perbaikan yang diperlukan.
3
c.
Memilih tindakan perbaikan yang paling mungkin untuk dilaksanakan pada semester/tahun berikutnya. d. Menentukan kegiatan dan sub-kegiatan perbaiakan untuk mendukung tindakan perbaiakan yang dipilih. e. Menentukan komponen biaya dari semua sub-kegiatan.
3.
4.
5.
Prosedur analisis ketidaksesuaian capaian target: a. Rekam data capaian indikator kinerja b. Bandingkan dengan target capaian dalam standar mutu, program kerja ataupun RENSTRA. c. Tinjau kembali kegiatan dan subkegiatan yang mendukung proses yang terkait dengan capaian indikator kinerja yang tidak sesuai dengan target. d. Tentukan akar masalah yang paling sesuai dengan poin c. Prosedur penentuan tindakan perbaikan a. Dari akar masalah yang telah ditentukan pada poin 3.c dilakukan analisis SWOT untuk menentukan tindakan perbaikan yang mampu menyelesaikan beberapa akar masalah sekaligus. b. Tindakan perbaikan kemudian dibagi menjadi beberapa kegiatan dan subkegiatan. c. Penentuan indikator kinerja yang ingin dicapai d. Penentuan besarnya anggaran yang dibutuhkan untuk menyelesaiakan kegiatan perbaiakan. Perancangan Program Kerja jurusan a. Tentukan pagu anggaran yang disediakan b. Tentukan jenis-jenis pembiayaan yang diizinkan c. Tentukan tahap pembiayaan kegiatan berdasarkan anggaran yang dibutuhkan dan anggaran yang ada. d. Tentukan model evaluasi terhadap keberhasilan pencapaian target indicator kinerja dan target pembiayaan. e. Tentukan metode untuk menjaga keberlangsungan tindakan perbaikan.
4
Bagan Alir 1.
Prosedur Tinjauan Manajemen Mulai
Wakabid
Bandingkan capaian indicator kinerja dengan target yang ditentukan
Wakabid
Memverifikasi ketidaksesuaian capaian
Wakabid
Menganalisis ketidaksesuaian untuk mencari akarmasalah
Wakabid
Menentukan tindakan perbaikan yang berisi beberapa kegiatan dan subkegiatan
Wakabid. Pelayanan Umum
Menentukan pembiayan dan metode monitoring
Selesai
2.
Prosedur Analisis Ketidaksesuaian Capaian Indkator Kinerja Mulai
Wakabid
Bandingkan capaian indicator kinerja dengan target yang ditentukan
Wakabid
Meninjaua kembali kegiatan dan subkegiatan yang mendukung indicator kinerja
Wakabid
Tentukan akar masalah pada kegiatan dan subkegiatan tersebut
Selesai
5
Borang Daftar Ketidaksesuaian 00604 10000 04
3.
Prosedur Penentuan Kegiatan dan Subkegiatan Mulai
Wakabid
Analsis SWOT akar masalah untuk menentukan jenis solusi
Borang Daftar Ketidaksesuaian 00604 10000 04
Wakabid
Penentuan kegiatan dan subkegiatan perbaikan
Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Preventif 00604 10000 05
Sekretaris UJM
Wakabid
Penentuan target indicator kinerja
Penentuan biaya kegiatan
Selesai
6
4.
Prosedur Perancangan RENSTRA Mulai
Wakabid terkait
Wakabid. Pelayanan Umum
Sekretaris UJM
Wakabid. Pelayanan Umum
Ketua UJM
Tentukan anggaran yang tersedia
Tentukan jenis pembiayaan yang diizinkan
Tentukan tahap pembiayaan
Tentukan metode monitoring pencapaian indicator kinerja
Tentukan metode untuk menjamin keberlanjutan kegiatan
Selesai
7
Lampiran 1.
Borang Daftar Ketidaksesuaian atau Corrective Action Requirement – CAR (0060410000 04)
Tindakan Korektif/Preventif keBulan
: :
No Temuan
Tanggal Temuan
Kategori Temuan
Status Temuan
Auditor
Teraudit
Bidang/Dokumen yang diaudit
Uraian Ketidaksesuaian
Tindakan Perbaikan
Target Waktu Selesai
Verifikasi
Status Akhir
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
(11)
(12)
Tanda tangan MR
..............................
(1) Nomer temuan (2) Tanggal temuan (3) Kategori temuan: KTS, Observasi (4) Status: New, open, closed (5) Nama Auditor (6) Personil /unit kerja yang diaudit (7) Bidang yang diaudit (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan (10) Tanggal waktu penyelesaian (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki(12) Status Akhir: open, closed
8
2.
Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Preventif (0060410000 05)
Bidang /Jenis yang dikoreksi:
KoreksikeTgl Koreksi No. CAR/Koreksi
Uraian Temuan:
: : : Kategori:
1. KTS 2. Observasi
Penyebab/Akar Masalah:
Tanda tangan Wakabid/MR
Rencana perbaikan/Preventif yang dilakukan Auditee:
Target Waktu Selesai
Verifikasi:
Status CAR
1. OPEN
Tanda tangan Ketua UJM 2. CLOSED
9
