PEMERINTAH KOTA PEKANBARU
DINAS PERUMAHAN RAKYAT DAN KAWASAN PERMUKIMAN Jl. DT. SETIAMAHARAJA NO.2 KECAMATAN BUKIT RAYA TELP.(0761) 7873955 PEKANBARU - 28281
PROSEDUR PENGENDALIAN KEGIATAN DI DINAS PERUMAHAN RAKYAT DAN KAWASAN PERMUKIMAN KOTA PEKANBARU Nomor: A. TUJUAN Prosedur pengendalian ini disiapkan untuk memberikan pedoman pengendalian kegiatan di Dinas Perumahan Rakyat dan kawasan permukiman Kota Pekanbaru dalam rangka melaksanakan tugas dan wewenangnya sehingga sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. B. TUJUAN a. Dalam rangka menjamin pelaksanaan tugas dan wewenang pengendalian kegiatan sesuai ketentuan. b. Pelayanan Bidang Perumahan Rakyat dan Kawasan Permukiman diberikan kepada msyarakat yang membutuhkan sesuai ketentuan yang berlaku. C. DASAR HUKUM 1. 2. 3.
UU No. 17 tahun 2003 Tentang Keuangan Negara; UU No 1 Tahun 2004 Tentang Perbendaharaan Negara; UU 15 Tahun 2004 Tentang Pemeriksaan Pengelolaan Dan Tanggung Jawab Keuangan Negara; 4. UU No. 33 Tahun 2004 Tentang Perimbangan Keuangan antara Pusat dan Daerah; 5. UU No. 23 tahun 2014 Tentang Pemerintahan Daerah; 6. PP No. 58 Tahun 2005 Tentang Pengelolaan Keuangan Daerah; 7. Perpres No. 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 Tentang Perubahan Keempat Atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa; 8. Permendagri No. 21 Tahun 2011 Tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 Tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah; 9. Peraturan Daerah Kota Pekanbaru No. 15 Tahun 2016 Tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kota Pekanbaru Tahun Anggaran 2017; 10. Peraturan Walikota Pekanbaru No. 187 Tahun 2016 Tentang Penjabaran Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kota Pekanbaru Tahun Anggaran 2017;
11. Peraturan Walikota Pekanbaru No. 05 Tahun 2017 Tentang Penunjukan Pengguna Anggaran/Pengguna Barang, Bendahara Pengeluaran, Bendahara Penerimaan dan Pengurus Barang Dilingkungan Pemerintah Kota Pekanbaru Tahun Anggaran 2017. D. TANGGUNG JAWAB 1. Pengguna Anggaran (PA) Pengguna Anggaran yang selanjutnya disebut PA adalah Pejabat pemegang kewenangan penggunaan anggaran Kementerian/ Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah atau Pejabat yang disamakan pada Institusi lain Pengguna APBN/APBD. PA memiliki tugas dan kewenangan sebagai berikut: 1. menetapkan Rencana Umum Pengadaan; 2. mengumumkan secara luas Rencana Umum Pengadaan paling kurang di website K/L/D/I; 3. Menyusun RKA – OPD 4. Menyusun DPA / DPPA – OPD 5. menetapkan PPK; 6. menetapkan Pejabat Pengadaan; 7. menetapkan Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan; 8. Melakukan tindakan yang mengakibatkan pengeluaran atas beban anggaran belanja 9. Mengadakan ikatan / perjanjian kerjasama dengan pihak lain dalam batas anggaran yang telah ditetapkan 10. Melakukan pengujian atas tagihan dan memerintahkan pembayaran 11. Menandatangani SPM 12. mengawasi pelaksanaan anggaran; 13. menyampaikan laporan keuangan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; 14. Mengelola barang milik daerah / kekayaan daerah yang menjadi tanggung jawab OPD yang dipimpinnya 15. menyelesaikan perselisihan antara PPK dengan ULP/ Pejabat Pengadaan, dalam hal terjadi perbedaan pendapat; dan 16. mengawasi penyimpanan dan pemeliharaan seluruh Dokumen Pengadaan Barang/Jasa. 17. Melaksanakan tugas – tugas pengguna anggaran / pengguna barang lainnya berdasarkan kuasa yang dilimpahkan oleh kepala daerah Selain tugas pokok diatas, dalam hal diperlukan PA dapat: 1. menetapkan tim teknis; dan/atau 2. menetapkan tim juri/tim ahli untuk pelaksanaan Pengadaan melalui Sayembara/Kontes.
2. Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) Kuasa Pengguna Anggaran yang selanjutnya disebut KPA adalah pejabat yang ditetapkan oleh PA untuk menggunakan APBN atau ditetapkan oleh Kepala Daerah untuk menggunakan APBD. KPA pada Pemerintah Daerah merupakan Pejabat yang ditetapkan oleh Kepala Daerah atas usul PA. KPA memiliki kewenangan sesuai pelimpahan oleh PA. 3. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) Pejabat Pembuat Komitmen yang selanjutnya disebut PPK adalah pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa. Tugas pokok PPK : 1. Menetapkan rencana pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang meliputi: a. Spesifikasi teknis Barang/Jasa; b. Harga Perkiraan Sendiri (HPS); dan c. rancangan Kontrak. 2. Menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa; 3. Menyetujui bukti pembelian atau menandatangani Kuitansi/Surat Perintah Kerja (SPK)/surat perjanjian 4. Melaksanakan Kontrak dengan Penyedia Barang/Jasa 5. Mengendalikan pelaksanaan Kontrak; 6. Melaporkan pelaksanaan/penyelesaian Pengadaan Barang/Jasa kepada PA/KPA; 7. Menyerahkan hasil pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa kepada PA/KPA dengan Berita Acara Penyerahan; 8. Melaporkan kemajuan pekerjaan termasuk penyerapan anggaran dan hambatan pelaksanaan pekerjaan kepada PA/KPA setiap triwulan; dan 9. Menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa. Selain tugas pokok diatas, dalam hal diperlukan PPK dapat : 1. mengusulkan kepada PA/KPA perubahan paket pekerjaan dan/atau perubahan jadwal kegiatan pengadaan; 2. menetapkan tim pendukung; 3. menetapkan tim atau tenaga ahli pemberi penjelasan teknis untuk membantu pelaksanaan tugas ULP; dan 4. menetapkan besaran Uang Muka yang akan dibayarkan kepada Penyedia Barang/Jasa. 4. Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK) Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan yang selanjutnya disingkat PPTK adalah pejabat pada unit kerja SKPD yang melaksanakan satu atau beberapa kegiatan dari suatu program sesuai dengan bidang tugasnya. PPTK memiliki tugas dan kewenangan sebagai berikut: 1. Mengendalikan pelaksanaan kegiatan; 2. Melaporkan perkembangan pelaksanaan kegiatan dan
3. Menyiapkan dokumen anggaran atas beban pengeluaran pelaksanaan kegiatan. 4. Berkoordinasi dengan pengawas lapangan dalam hal memeriksa dan menyetujui hal-hal sebagai berikut: a. mutu dan jumlah bahan selama pelaksanaan yang akan digunakan dalam pekerjaan dan dicatat setiap hari dalam Buku Laporan yang ditandatangani bersama dalam pelaksanaan kegiatan b. jumlah pekerja dan jumlah peralatan yang digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan; c. posisi dan dimensi pekerjaan dilapangan. d. laporan harian, mingguan, bulanan dan laporan-laporan lain yang berhubungan dengan tugas – tugas pengawasan di lapangan. 5. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang berkaitan dengan tugas – tugas pengawasan pelaksanaan pekerjaan di lapangan; 6. Dalam melaksanakan tugasnya pengawas lapangan bertanggung jawab kepada Kuasa Pengguna Anggaran melalui Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) 7. Melaksanakan tugas – tugas lain yang ditetapkan sesuai ketentuan peraturan yang berlaku. Selain tugas pokok diatas, dalam hal diperlukan PPTK dapat : 1. Menyiapkan kelengkapan dokumen SPP – LS berkaitan dengan pengadaan barang / jasa melalui pihak ketiga 2. meneliti kelengkapan SPP-LS pengadaan barang dan jasa yang disampaikan oleh bendahara pengeluaran dan diketahui/disetujui oleh PPTK; 3. PPTK menyiapkan dokumen SPP-LS untuk pengadaan barang dan jasa untuk disampaikan kepada bendahara pengeluaran dalam rangka pengajuan permintaan pembayaran. 4. Surat pemberitahuan potongan denda keterlambatan pekerjaan dari PPTK apabila pekerjaan mengalami keterlambatan; 5. Dalam hal kelengkapan dokumen yang diajukan tidak lengkap, bendahara pengeluaran mengembalikan dokumen SPP-LS pengadaan barang dan jasa kepada PPTK untuk dilengkapi. 6. Bendahara pengeluaran mengajukan SPP-LS sebagaimana dimaksud pada ayat (1) kepada pengguna anggaran setelah ditandatangani oleh PPTK guna memperoleh persetujuan pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran melalui PPK-SKPD. 5. Pengawas Lapangan Tugas dan kewajiban pengawas lapangan, antara lain: 1. Melaksanakan instruksi PPK dan PPTK sesuai kewenangannya;
2. Melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan dilapangan sehari – hari untuk mendapatkan hasil pekerjaan sesuai kualitas, kuantitas dan waktu sebagaimana yang dimaksudkan dalam kontrak; 3. Memeriksa posisi dan dimensi pekerjaan dilapangan; 4. Memeriksa mutu dan jumlah bahan selama pelaksanaan yang akan digunakan dalam pekerjaan dan dicatat setiap hari dalam Buku Laporan yang ditandatangani bersama dalam pelaksanaan kegiatan; 5. Memeriksa jumlah pekerja dan jumlah peralatan yang digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan; 6. Memeriksa laporan harian, mingguan, bulanan dan laporan-laporan lain yang berhubungan dengan tugas – tugas pengawasan di lapangan; 7. Menjaga lingkungan pekerjaan agar tidak terganggu akibat dari pelaksanaan pekerjaan; 8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK) yang berkaitan dengan tugas – tugas pengawasan pelaksanaan pekerjaan di lapangan; 9. Dalam melaksanakan tugasnya pengawas lapangan bertanggung jawab kepada Kuasa Pengguna Anggaran melalui Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK); 10. Melaksanakan tugas – tugas lain yang ditetapkan sesuai ketentuan peraturan yang berlaku. Selain tugas pokok diatas, pengawas berkewajiban : 1. Hadir dan Mendokumentasikan kegiatan dilapangan 2. Berkoordinasi dengan Konsultan Supervisi, PPTK dan PPK terhadap permasalahan yang terjadi dilapangan. 3. Bertanggungjawab terhadap kualitas dan kuantitas pekerjaan. 4. Tidak memberikan informasi dan pernyataan apapun diluar kewenangannya tanpa berkoordinasi dengan PPK dan PPTK. 6. Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP) Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP) mempunyai tugas pokok dan kewenangan untuk: 1. melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam Kontrak; 2. menerima hasil Pengadaan Barang/Jasa setelah melalui pemeriksaan/ pengujian; dan 3. membuat dan menandatangani Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan. E. KEWAJIBAN PELAKSANAAN KEGIATAN Dalam rangka pengendalian kegiatan, terdapat beberapa hal yang perlu menjadi perhatian, sebagai berikut:
A. Laporan kegiatan Salah satu administrasi kegiatan yang paling penting adalah laporan kegiatan. Laporan kegiatan ini berfungsi untuk menyampaikan progres pekerjaan pada waktu tertentu. Laporan ini ditujukan kepada PPK. Hal ini penting dilakukan karena selain bahan evaluasi kegiatan juga dapat digunakan sebagai syarat pengajuan termin. 1. Laporan Harian Laporan harian adalah laporan yang dibuat oleh pelaksana lapangan yang kemudian diserahkan kepada PPTK. Laporan harian ini sangat simpel karena biasanya hanya 1 lembar kertas saja. Laporan ini memuat beberapa informasi penting yang harus ditulis antara lain Pekerjaan yang sedang dikerjakan termasuk lokasi pekerjaan. Cuaca pada hari tersebut, Berapa jam hujan dan berapa jam cerah. Alat-alat yang digunakan termasuk jumlah alat (alat berat, alat pendukung, dan alat bantu) Bahan-bahan material yang digunakan Tata cara penulisan laporan sebaiknya diisi dengan tulisan tangan bukan diketik sehingga diharapkan pelaksana selalu tertib mengumpulkan laporan harian ke PPTK yang bersangkutan sebagai dasar pembuatan laporan mingguan (Format Laporan harian terlampir) Penandatangan Laporan harian, terdiri dari: 1. Pengawas lapangan dari Pihak Dinas Perumahan Rakyat dan Kawasan Permukiman Kota Pekanbaru. 2. Pengawas dari Pihak Penyedia Jasa (Kontraktor) 3. Pengawas (Inspektor) dari Pihak Konsultan Pengawas. 2. Laporan Mingguan (Weekly Report) Laporan mingguan berbeda dengan laporan harian karena isi yang dilaporkan lebih lengkap. Laporan mingguan ini dibuat oleh PPTK berdasarkan kondisi lapangan saat itu. Format laporan mingguan ini biasanya mengikuti format RAB untuk item-item pekerjaan (Format Laporan mingguan terlampir). Isi dari laporan ini antara lain Volume RAB dan bobot dimasing-masing pekerjaan Volume yang sudah dikerjakan (Minggu lalu, minggu ini dan total) Bobot dalam persen di masing-masing item pekerjaan (Minggu lalu, minggu ini dan total) Nilai kumulatif progress pada minggu ini (dalam persen) Penandatangan Laporan mingguan, terdiri dari: 1. PPTK dari Pihak Dinas Perumahan Rakyat dan Kawasan Permukiman Kota Pekanbaru.
2. Kepala Teknik dari Pihak Penyedia Jasa (Kontraktor) 3. Supervisi Engineer dari Pihak Konsultan Pengawas. Catatan: penandatangan Laporan mingguan untuk dasar penagihan uang (termin), terdiri dari: 1. PPK dan PPTK dari Pihak Dinas Perumahan Rakyat dan Kawasan Permukiman Kota Pekanbaru. 2. Direktur dari Pihak Penyedia Jasa (Kontraktor) 3. Direktur dari Pihak Konsultan Pengawas. B. Back-up Data Back up data merupakan uraian dari realisasi volume pekerjaan lapangan, yang ditandatangani oleh PPTK dan Direktur dari Pihak Penyedia Jasa (Kontraktor). C. Laporan Progres Fisik dan Keuangan Laporan Progres Fisik dan Keuangan merupakan laporan realisasi pencairan keuangan dan bobot fisik per bulan, ditandatangani oleh PPK dan PPTK. (Format terlampir). Laporan Progres Fisik dan Keuangan dikumpulkan kepada Sekretariat Dinas cq. Kasubag Keuangan selambat-lambatnya tanggal 5 pada awal bulan berikutnya. Selain itu, PPTK wajib mengisi laporan progres secara online melalui aplikasi Evaluasi Kinerja Anggaran (EKA) pada hari senin disetiap minggunya. F. PENUTUP Hal-hal lain yang belum diatur Prosedur Pengendalian Kegiatan Di Dinas Perumahan Rakyat Dan Kawasan Permukiman Kota Pekanbaru, mengacu kepada peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pekanbaru, 29 Mei 2017 DINAS PERUMAHAN RAKYAT DAN KAWASAN PERMUKIMAN KOTA PEKANBARU, ttd Ir. H. MULYASMAN, MT Pembina Utama Muda NIP. 19610907 199203 1 002
