PROSEDUR OPERASI BAKU
PENGELOLAAN PENGEMBANGAN KAPASITAS MASYARAKAT
PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT MANDIRI PERKOTAAN
1
I. MENGAPA POB DIPERLUKAN? a. Untuk Meningkatkan kemampuan personil konsultan (tim fasilitator, Korkot dan KMW) dalam memfasilitasi kegiatan pelatihan masyarakat sehingga pemahaman, keterampilan dan motivasi masyarakat semakin meningkat dalam pelaksanaan kegiatan PNPM Mandiri Perkotaan. b. Sebagai pedoman bagi para pelaku agar mampu mengelola pelatihan ditingkat masyarakat lebih efektif dan efisien, mulai dari proses perencanaan, pelaksanaan, serta evaluasi sehingga pelatihan dapat terlaksana dengan baik. c. Untuk memberikan pemahaman kepada pelaku bahwa Dana (fixed cost) pelatihan masyarakat merupakan stimulan untuk menunjang proses belajar masyarakat dalam penanggulangan kemiskinan dan masih terbuka ruang untuk mengoptimalkan sumber pendanaan lain seperti dari swadaya masyarakat maupun Pemerintah Daerah. d. Sebagai pedoman bagi pelaku baik ditingkat konsultan maupun masyarakat mengenai mekanisme pengelolaan dana (fixed cost) pelatihan masyarakat yang telah disediakan oleh Pemerintah melalui DIPA SNVT PBL dimasing-masing Propinsi.
II. UNTUK SIAPA DAN APA TUJUAN DARI POB INI DISUSUN? 1. Untuk Konsultan: a. Agar KMW dapat memastikan masing-masing Korkot/Askorkot telah mempunyai sistem yang kuat untuk melakukan pengendalian progres dan kualitas pelaksanaan pelatihan masyarakat. b. Korkot dan Askorkot mempunyai pemahaman dan keterampilan untuk menjalankan mekanisme pengelolaan kegiatan pelatihan masyarakat, sehingga bisa menjamin tercapainya target progres dan kualitas kegiatan pelatihan masyarakat. c. Tim Fasilitator mempunyai keterampilan untuk mengelola kegiatan pelatihan masyarakat sehingga dapat menyusun perencanaan, melaksanakan, serta mengevaluasi pelatihan secara efektif dan efisien. d. Tim Fasilitator sadar dan patuh bahwa pemanfaatn dana (fixed cost) pelatihan bukan untuk dana operasional fasilitator, tetapi diperuntukkan sepenuhnya untuk fasilitasi kegiatan pelatihan masyarakat (hak masyarakat). e. Tim Fasilitator mampu mendorong dan meningkatkan keswadayaan masyarakat dalam melaksanakan kegiatan pengembangan kapasitas, sehingga stimulan dari program (dana pelatihan masyarakat) dapat dimanfaatkan dengan baik serta dapat mengembangkan kegiatan pengembangan kapasitas lainnya. 2. Untuk Masyarakat: a. Masyarakat mengetahui dan memahami menu pelatihan yang dapat dilakukan sehingga masyarakat bisa sejak awal melakukan persiapan baik terkait materi pelatihan, menggalang keswadayaan masyarakat, membentuk kepanitian, termasuk inisiasi membangun kerjasama dengan pihak lain, dll. b. Masyarakat mengetahui peran dan fungsinya untuk terlibat dalam mengelola sebuah kegiatan pelatihan dimasyarakat mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasinya, sehingga masyarakat mendapatkan pengalaman dan pembelajaran yang baik dalam hal pengelolaan kegiatan pelatihan. c. Masyarakat mengetahui dan sadar akan alokasi, peruntukan, dan fungsi dana (fixed cost) pelatihan masyarakat, sehingga dapat didayagunakan secara optimal, dikelola secara transparan dan akuntabel, serta menjadikan pelatihan sebagai bagaian dari pemberdayaan masyarakat yang berkelanjutan. 2
III. APA KELUARAN YANG DIHARAPKAN? Keluaran yang diharapkan dari pengelolaan pelatihan masyarakat adalah sebagai berikut: 1. Pelaksanaan pelatihan masyarakat terencana, terorganisir, dan terkendali dengan baik sehingga masyarakat dapat melakukan kegiatan pelatihan sesuai dengan jadwal. 2. Pelaku faham mengenai mekanisme pengelolaan pelatihan masyarakat, termasuk mengenai penggunaan dana (fixed cost) pelatihan masyarakat. 3. Meningkatnya kualitas fasilitasi Tim Fasilitator terhadap pelaksanaan pelatihan masyarakat sehingga tujuan pelatihan tersebut dapat tercapai dengan baik 4. Meningkatnya partisipasi dan keswadayaan masyarakat dalam mengelola kegiatan pelatihan 5. Masyarakat mengetahui dan mengerti tentang tujuan, dan pesan penting dari materi pelatihan serta faham langkah-langkah pelaksanaan program.
IV. APA INDIKATOR PELATIHAN MASYARAKAT YANG BAIK? Kegiatan pelatihan masyarakat dapat dikatakan terlaksana dengan baik, apabila memenuhi indikator berikut ini : NO
KELUARAN
INDIKATOR
I
Pelaksanaan pelatihan masyarakat terencana, terorganisir, dan terkendali dengan baik sehingga masyarakat dapat melakukan kegiatan pelatihan sesuai dengan jadwal.
1. KMW menyiapkan KAK inti (proposal sederhana) untuk seluruh jenis pelatihan masyarakat dalam satu putaran siklus sesuai jenis lokasi. 2. Terbentuknya panitia yang terdiri dari panitia pengarah dan panitia pelaksana, minimal 2 minggu sebelum pelaksanaan kegiatan. 3. Tim Fasilitator memfasilitasi masyarakat (BKM, UPS, KBK) untuk menyusun proposal pelatihan masyarakat sebagai syarat untuk mengajukan pencairan dana (Fixed cost) melalui Korkot. 4. Korkot/Askorkot memverifikasi proposal pelatihan masyarakat, memberikan rekomendasi, dan melakukan pengendalian dengan melakukan pengecekkan data hasil kegiatan/siklus sebelumnya (SIM, QS, Berita Acara, hasil belajar masyarakat: plano, metaplan, dll) 5. Dana pelatihan masyarakat (fixed cost) sudah cair ke masyarakat (disimpan direkening BKM), dan siap memfasilitasi pelaksanaan kegiatan pelatihan sekurang-kurangnya 3 hari sebelumnya. 6. Korkot/Askorkot membuat rencana kegiatan monitoring pelatihan masyarakat, karena salah satu tugasnya adalah bertanggung jawab atas progres dan kualitas pelaksanaan kegiatan pelatihan masyarakat dilokasi dampingannya. 7. Hasil monitoring didiskusikan dengan Tim Fasilitator untuk bahan pembelajaran bersama, memberi rekomendasi penguatan, memproduksi best practice tentang pelaksanaan kegiatan.
II
Pelaku faham 1. Masyarakat: Relawan (KBK), BKM/UP, KSM, mengetahui menu mengenai pelatihan yang akan dilakukan beserta alokasi dana (fixed cost) nya. mekanisme 2. Masyarakat faham posisi dana (fixed cost) adalah dana stimulan pengelolaan kegiatan pelatihan masyarakat yang menjadi hak milik masyarakat dan pelatihan pemanfaatannya dibawah bimbingan Tim Fasilitator dan diketahui masyarakat, pula oleh BKM/LKM. 3
NO
KELUARAN
INDIKATOR
termasuk 3. Untuk lokasi baru, apabila BKM belum terbentuk maka dana pelatihan mengenai (fixed cost) penyampaiannya dititipkan melalui tim Fasilitator, penggunaan sedangkan untuk kelurahan yang sudah ada BKM/LKM maka dana dana (fixed cost) tersebut dicairkan kepada rekening BKM. pelatihan 4. Panitia memasang pengumuman tentang rencana pelaksanaan pelatihan, alokasi dana fixed cost, dan rencana dan bentuk swadaya masyarakat. masyarakat di papan info, Seminggu sebelum pelaksanaan masingmasing kegiatan. 5. Panitia mempersiapkan Modul (bahan bacaan) dan media pelatihan yang akan digunakan Seminggu sebelumnya. Jika modul dan media belum disiapkan oleh PNPM Mandiri Perkotaan, maka perlu didiskusikan dengan Tim Fasilitator tentang inovasi dan alternatif solusinya. III
Meningkatnya kualitas fasilitasi konsultan terhadap pelaksanaan pelatihan masyarakat sehingga tujuan pelatihan tercapai
1. Tim Fasilitator telah mengikuti pelatihan (TOT), memahami materi, teknik dan metode fasilitasi yang akan diterapkan 2. Tim Fasilitator melakukan rapat teknis untuk menyusun rencana, membagi peran dalam pelatihan di seluruh kelurahan dampingan. 3. Tim Fasilitator melakukan konsolidasi untuk melakukan penyegaran materi, teknik, metode yang akan digunakan, serta mendalami tujuan dan output dari pelatihan. 4. Pemandu dalam pelatihan masyarakat terlaksana sesuai dengan proposal pelatihan masyarakat yang telah disetujui oleh KMW (Jml peserta, jml Jam pelajaran, biaya, jadwal, kelayakan tempat, kelengkapan alat dan bahan, dll) 5. Pelatihan masyarakat mampu menyampaikan pesan penting, memotivasi peserta, dan bisa dilakukan secara partisipatif. 6. Tim Fasilitator bersama masyarakat mengevaluasi setiap selesai melakukan pelatihan masyarakat, sehingga bisa didapatkan peta daya serap peserta terhadap materi. 7. Masyarakat mempunyai perencanaan (kegiatan, tujuan, jadwal, pelaku) penguatan pemahaman dengan beberapa jenis kegiatan pengembangan kapasitas (komunitas belajar, coaching, praktik lapang (OJT), akses media belajar jarak jauh (e-learning)
IV
Meningkatnya 1. Masyarakat (BKM, UPS, KBK) bersama Tim fasilitator menyusun partisipasi dan proposal, menentukan jadwal, tempat, susunan panitia, Rencana keswadayaan anggaran biaya, serta menu pelatihan masyarakat 2. Masyarakat mampu mengorganisir kegiatan pelatihan termasuk dalam mengelola menggalang swadaya masyarakat untuk melaksanakan kegiatan kegiatan pelatihan masyarakat. 3. Masyarakat terlibat dalam pemantauan terhadap proses dan hasil pelatihan pelatihan masyarakat sehingga dapat menyusun rencana penguatan lanjutan dalam kegiatan KBK atau pelaksanaan program lainnya. 4. Masyarakat (panitia) dengan dampingan Tim Fasilitator mampu menyusun laporan pelaksanaan kegiatan pelatihan masyarakat (termasuk penggunaan dana fixed cost, Swadaya, serta dana dari sumber lain) yang dilakukan. 5. Menerapkan prinsip transparansi dan akuntabilitas dalam mengelola kegiatan pelatihan, dengan mensosialisasikan dan atau menempelkan 4
NO
KELUARAN
INDIKATOR ringkasan; proposal dan laporan hasil pelaksanaan kegiatan termasuk keuangan pada papan informasi warga minimal di lima titik atau diinformasikan melalui media warga. 6. Melaporkan hasil seluruh pelaksanaan kegiatan pelatihan termasuk pertanggungjawaban dana fixed cost.
V
Masyarakat tahu dan mengerti tentang tujuan, dan pesan penting dari materi pelatihan serta faham langkah-langkah pelaksanaan program.
1. Peserta pelatihan masyarakat faham dan mengerti terhadap materi yang disampaikan pada saat pelatihan. 2. Peserta pelatihan mampu menjelaskan, membahasakan kembali pesan-pesan penting dari materi pelatihan yang telah diikuti 3. Peserta pelatihan dapat menjelaskan tahapan/ bentuk kegiatan riil yang merupakan implementasi dari materi pelatihan yang telah diterimanya. 4. Peserta memahami kegunaan materi pelatihan tersebut dalam implementasi kegiatan di masyarakat 5. Aktifnya kegiatan dari komunitas belajar kelurahan (KBK) dalam memfasilitasi kegiatan belajar masyarakat untuk melaksanakan kegiatan tertentu.
V. JENIS LOKASI DAN ALOKASI DANA PELATIHAN MASYARAKAT (FIXED COST) 2011 a.
Kategori lokasi
Dengan mengacu kepada Pedoman Pelaksanaan PNPM Mandiri Perkotaan dan Roadmap PNPM Mandiri Perkotaan 2011 - 2014, maka kegiatan pelatihan yang akan diterapkan dibagi menjadi tiga kategori, yaitu: 1. 2. 3.
b.
Lokasi Siklus Tahun 2 : Kelurahan/Desa yang telah di dampingi PNPM Mandiri Perkotaan memasuki siklus tahun ke 2 dari pelaksanaan siklus tahunan Lokasi Siklus Tahun 3 : Kelurahan/Desa yang telah di dampingi PNPM Mandiri Perkotaan memasuki siklus tahun ke 3 dari pelaksanaan siklus tahunan Lokasi Siklus Tahun 4: Kelurahan/Desa yang telah di dampingi PNPM Mandiri Perkotaan memasuki siklus tahun ke 4 dari pelaksanaan siklus tahunan
Jenis dan alokasi pelatihan
5
Jenis-Jenis dan Alokasi Dana Kegiatan Pelatihan Masyarakat PNPM Mandiri Perkotaan
A. Pelatihan Lokasi Siklus Tahun 2 No
Jenis Pelatihan
Jumlah hari 3
Frekuensi 1
Jumlah Peserta 30
Biaya
Pengganti Transport
Total Biaya
Keterangan
2.050.000
Paket Kelurahan
600.000
Paket Kelurahan
250.000
2.730.000
Paket Kelurahan
1
Pelatihan Penguatan KSM
2
Paket Pengembangan Media Warga
3
Pelatihan penguatan BKM (13) , relawan (10) , kelurahan (2), UP (6)
5
1
31
20.000
4
Pelatihan Khusus UPK, dewan pengawas dan sek
3
1
5
20.000
15.000
150.000
675.000
Paket Kluster/Kec.
5
Pelatihan Khusus UPS
3
1
2
20.000
15.000
150.000
360.000
Paket Kluster/Kec.
6
Pelatihan Khusus UPL
3
1
2
20.000
15.000
150.000
360.000
Paket Kluster/Kec.
7
Pelatihan Dasar Relawan dan lurah
4
1
10
20.000
15.000
1.400.000
Paket Kluster/Kec.
2
20.000
Biaya narasumber 250.000
300.000
Total dana setiap Kelurahan/Desa
8.175.000
6
B. Pelatihan Lokasi Siklus Tahun 3 No
Jenis Pelatihan
Jumlah hari 3
Frekuensi 1
Jumlah Peserta 30
Biaya
Pengganti Transport
Keterangan
2.050.000
Paket Kelurahan
600.000
Paket Kelurahan
250.000
1.490.000
Paket Kelurahan
1
Pelatihan Penguatan KSM
2
Paket Pengembangan Media Warga
3
Pelatihan penguatan BKM (13) , relawan (10) , kelurahan (2), UP (6)
2
1
31
20.000
4
Pelatihan Khusus UPK, dewan pengawas dan sek
3
1
5
20.000
15.000
150.000
675.000
Paket Kluster/Kec.
5
Pelatihan Khusus UPS
3
1
2
20.000
15.000
150.000
360.000
Paket Kluster/Kec.
6
Pelatihan Khusus UPL
3
1
2
20.000
15.000
150.000
360.000
Paket Kluster/Kec.
7
Pelatihan Dasar Relawan dan lurah
4
1
10
20.000
15.000
1.400.000
Paket Kluster/Kec.
2
20.000
Total Biaya
Biaya narasumber 250.000
300.000
Total dana setiap Kelurahan/Desa
6.935.000
7
C. Pelatihan Lokasi Siklus Tahun 4 dan Penguatan No
Jenis Pelatihan
Jumlah hari 3
Frekuensi 1
Jumlah Peserta 30
Biaya
Pengganti Transport
Total Biaya
Keterangan
2.050.000
Paket Kelurahan
600.000
Paket Kelurahan
250.000
2.110.000
Paket Kelurahan
1
Pelatihan Penguatan KSM
2
Paket Pengembangan Media Warga
3
Pelatihan penguatan BKM (13) , relawan (10) , kelurahan (2), UP (6)
3
1
31
20.000
4
Pelatihan Khusus UPK, dewan pengawas dan sek
3
1
5
20.000
15.000
150.000
675.000
Paket Kluster/Kec.
5
Pelatihan Khusus UPS
3
1
2
20.000
15.000
150.000
360.000
Paket Kluster/Kec.
6
Pelatihan Khusus UPL
3
1
2
20.000
15.000
150.000
360.000
Paket Kluster/Kec.
7
Pelatihan Dasar Relawan dan lurah
4
1
10
20.000
15.000
1.400.000
Paket Kluster/Kec.
2
20.000
Biaya narasumber 250.000
300.000
Total dana setiap Kelurahan/Desa
7.555.000
8
VI. PERUNTUKKAN DANA (FIXED COST) PELATIHAN MASYARAKAT Penyiapan Dana (fixed cost) pelatihan masyarakat oleh Pemerintah dalam pelaksanaan PNPM Mandiri Perkotaan, dimaksudkan untuk menstimulasi dan mendukung proses pelatihan ditingkat masyarakat. Sesuai dengan strategi pengembangan kapasitas masyarakat di PNPM MP maka kegiatan pelatihan menjadi bekal pengetahuan dan keterampilan untuk melaksanakan kegiatan seperti yang telah direncanakan. Peruntukkan dana tersebut untuk memfasilitasi kelancaran proses belajar dalam pelatihan seperti: 1. biaya foto copy modul (bahan bacaan) bila tidak disiapkan oleh program, 2. bahan-bahan bacaan tambahan, 3. alat tulis menulis seperti spidol kertas plano, dll 4. administrasi kegiatan: absensi, lembar evaluasi, pelaporan, 5. minuman dan makanan ringan. 6. lainnya yang dianggap sangat menunjang proses belajar Untuk keperluan lainnya yang dirasakan penting dalam menunjang proses belajar maka masyarakat bisa mengoptimalkan potensi yang ada dikomunitas dengan menggalang swadaya masyarakat, atau melibatkan pihak lain seperti Pemerintah Daerah atau swasta.
VII. PENCAIRAN DANA (FIXED COST) PELATIHAN MASYARAKAT Untuk proses pencairan dana pelatihan masyarakat (fixed cost) mengacu pada Surat Direktur PBL tentang Petunjuk Pemanfaatan Dana Pelatihan Dasar Fasilitator dan Pelatihan Masyarakat. Pengelolaan Dana (fixed cost) pelatihan masyarakat dan dana dari sumber lain dilakukan secara terbuka dan bisa dipertanggungjawabkan kepada masyarakat setempat dan pihak lain yang terkait. Laporan pemanfaatan dana pelatihan ini juga ditempelkan dipapan informasi minimal di 5 titik strategis atau diinformasikan melalui media warga yang ada di Desa/Kelurahan setempat, sehingga memungkinkan masyarakat untuk mengetahuinya secara lebih detail terkait pemanfaatan dana tersebut.
VIII. DIMANA KEGIATAN PELATIHAN MASYARAKAT DILAKUKAN Pelaksanaan kegiatan pelatihan masyarakat dapat dilakukan dimana saja yang disepakati oleh warga asalkan tempat tersebut dirasakan suasananya kondusif dan cukup nyaman untuk mendukung proses belajar masyarakat. Beberapa alternatif tempat yang dapat dipergunakan antara lain: 1. Balai Desa/kelurahan, RW/RT, adat. 2. Ruang Pertemuan warga lainnya 3. Sekolah/madrasah 4. Rumah Penduduk yang cukup luas 5. Tempat Ibadah yang dilengkapi ruang yang memungkinkan. 6. dll Khusus untuk kegiatan pelatihan yang dilaksanakan dengan strategi pengabungan antar Desa/Kelurahan (misalnya pelatihan Khusus UP-UP), maka kegiatan tersebut dapat dilakukan di level kecamatan dan tempatnya dapat ditentukan bersama antara panitia dan fasilitator kelurahan.
9
IX. MODEL PELATIHAN MASYARAKAT Pelaksanaan kegiatan pelatihan masyarakat dibagi menjadi dua kategori yaitu : a. Pelatihan, yaitu peningkatan kapasitas masyarakat yang dilakukan selama beberapa hari secara menerus, dapat dilakukan di dalam kelas atau praktek lapang. Kegiatan pelatihan dilakukan sesuai kebutuhan di masyarakat baik yang menyangkut pelaksanaan siklus maupun penguatan pengetahuan lainnya. Dalam pelaksanaan pelatihan masyarakat, perlu diperhatikan beberapa hal, diantaranya : Pelaksanaan pelatihan masyarakat yang berhubungan dengan siklus masyarakat, maka pelaksanaannya harus bersinergi dengan siklus yang sedang dilakukan masyarakat. Tim Fasilitator melalui korkot mendata lokasi-lokasi dampingannya, dan membuat kategori desa/kelurahan yang termasuk lokasi baru, lokasi Siklus Tahun 2, 3, 4 dan penguatan. Pelatihan masyarakat berdasarkan sasarannya menjadi dua paket, yaitu : a. Paket Kelurahan/Desa, yaitu kegiatan pelatihan masyarakat yang pesertanya terdiri dari masyarakat di 1 (satu) Kelurahan/Desa, seperti pelatihan penguatan BKM, UP, Relawan, Pelatihan Penguatan KSM b. Paket Kluster/Kecamatan, yaitu kegiatan pelatihan masyarakat yang pesertanya terdiri dari masyarakat di beberapa Kelurahan/Desa, pelatihan Kluster ini dapat dilaksanakan ditingkat kecamatan atau gabungan beberapa desa/kelurahan, dengan ketentuan maksimal peserta dalam satu kelas sebanyak 30 orang. Apabila peserta melebihi dari 30 orang, maka harus dijadikan 2 kelas atau 2 kluster. Pada pelatihan kluster ini, perlu dibentuk kepanitiaan bersama yang akan memfasilitasi pelatihan, dalam rangka mengoptimalkan kegiatan forum kemunikasi BKM Kecamatan, maka sebaiknya kepanitaan pelatihan di tingkat kluster difasilitasi oleh FK BKM kecamatan. Dalam hal pengelolaan dana, dana yang diserahkan untuk dikelola oleh panitia adalah dana untuk penyelenggaraan kegiatan dan konsumsi sesuai dengan RAB yang disetujui, sedangkan uang transport langsung diserahkan oleh BKM kepada peserta masing-masing desa/kelurahan. Sebagai bukti transparansi dan akuntabilitas, maka daftar absensi pelatihan dan laporan realisasi penggunaan dana wajib diserahkan kepada masing-masing BKM pengutus peserta pelatihan tingkat kluster, paling lambat 2 minggu. b.
On The Job Training (Bimbingan), yaitu bimbingan yang dilakukan pada semua tingkatan untuk memulai kegiatan-kegiatan di lapangan yang dirancang dan dilakukan secara mandiri oleh masyarakat. Tim Fasilitator dan masyarakat setelah melaksanakan kegiatan pelatihan sebaiknya membuat perencanaan pelaksanaan bimbingan menyangkut teknis pelaksanaan siklus di masyarakat.
X.
SIAPA YANG MELAKSANAKAN DAN MEMFASILITASI
Sejalan dengan konsep pembelajaran dimasyarakat, maka proses pembelajaran merupakan bagian penting dari pemberdayaan yang dilaksanakan dari, oleh dan untuk masyarakat. Dengan demikian pelaksana dalam kegiatan pelatihan masyarakat adalah masyarakat itu sendiri baik itu unsur dari Relawan (KBK), BKM, UP, KSM, dll. Sedangkan Fasilitator hanya penunjang untuk memfasilitasi kegiatan pelatihan masyarakat. Untuk pembentukan panitia pelatihan dilakukan secara partisipatif oleh masyarakat dan Tim Fasilitator. Sedangkan strukturnya tergantung kepada kebutuhan dan kesepakatan masyarakat Panitia Pelatihan terbagi menjadi dan terdiri dari unsur: 10
1.
2.
Panitia Pengarah : a. Tim fasilitator b. Aparat pemerintahan desa/kecamatan c. Personil dari BKM/LKM d. Relawan (KBK) Panitia Pelaksana : a. Ketua b. Bendahara c. Seksi administrasi dan pelaporan d. Seksi konsumsi e. Seksi dokumentasi f. Dan lain-lain sesuai kebutuhan masyarakat
Kepanitiaan ini bertanggung jawab sepenuhnya terhadap pelaksanaan kegiatan pelatihan sejak tahap perencanaan, pelaksanaan sampai akhir yaitu sosialisasi laporan akhir kegiatan, termasuk pertanggungjawaban penggunaan dana fixed cost pelatihan masyarakat. XI. PEMANDU DAN NARASUMBER Pemandu pelatihan masyarakat adalah fasilitator yang mempunyai kemampuan teknik fasilitasi pelatihan yang baik dan telah disepakati oleh Tim Fasilitator dan Koordinator Kota. KMW dan korkot berkewajiban untuk melakukan konsolidasi persiapan pelaksanaan pelatihan masyarakat, dengan terlebih dahulu membentuk Tim Pemandu tingkat Kota/Kabupaten yang terdiri dari Fasilitator yang dipilih dan dianggap mampu untuk menjadi pemandu pelatihan masyarakat, sehingga tidak menutup kemungkinan terdapat fasilitator yang tidak mempunyai kemampuan memandu pelatihan akan berperan membantu hal-hal teknis penyelenggaraan pelatihan dan tetap mendampingi pelaksanaan siklus di masyarakat. Adapun kriteria pemandu pelatihan masyarakat adalah : a.
mempunyai kemampuan teknik fasilitasi (kepemanduan) yang baik
b.
mempunyai kemampuan komunikasi yang baik
c.
mampu membangun motivasi
Masyarakat dan Tim Fasilitator berhak untuk menentukan dan mengundang narasumber yang berkaitan dengan materi pelatihan.
XII. BAGAIMANA ALUR MENGELOLA KEGIATAN PELATIHAN MASYARAKAT Untuk menjamin terselenggaranya kegiatan pelatihan masyarakat yang lebih teratur dan terencana, maka perlu dilakukan langkah-langkah pelaksanaan kegiatan pelatihan masyarakat sebagaimana alur sebagai berikut:
11
ALUR PENGELOLAAN KEGIATAN PELATIHAN MASYARAKAT
5
Satker PBL Provinsi
KPPN
66
Rekening BKM
7
Panitia Pelaksanaan
8
Pelaksanaan Pelatihan Masyarakat
9
Laporan Kegiatan Pelatihan
10
disetujui
4
KMW dan Korkot menyusun Rekapitulasi Kegiatan Pelatihan Masyarakat
Revisi
3
Panitia PENYUSUNAN PROPOSAL PELATIHAN MASYARAKAT
2
BKM dan Relawan PEMBENTUKAN PANITIA
1
BKM dan Relawan menyusun Rencana Kegiatan Pelatihan (Konsolidasi)
Monitoring oleh KMW & Korkot
Evaluasi Kegiatan Pelatihan Masyarakat
12
Bagan Pengelolaan Kegiatan Pelatihan Masyarakat NO I 1.
2.
KEGIATAN
PERENCANAAN Menyusun Tim Fasilitator Rencana Kegiatan memfasilitasi BKM, Pelatihan dan Relawan menyusun jadual pelaksanaan paket pelatihan selama satu tahun Tim Fasilitator menjelaskan menu pelatihan beserta alokasi dana (fixed cost) nya Persiapan Pembentukan Panitia Pelaksana Pembentukan Tim Fasilitator bersama Kepanitiaan BKM dan Relawan memfasilitasi pembentukan panitia pelatihan masyarakat minimal 2 minggu sebelum pelaksanaan kegiatan
3.
Penyusunan Proposal Pelatihan Masyarakat
4.
Penyusunan Rekapitulasi Kegiatan Pelatihan Masyarakat proposal pelatihan masyarakat Proses pencairan
5.
URAIAN KEGIATAN
PELAKU
FORM
OUTPUT
Tim BKM dan relawan Fasilitator mengetahui menu BKM dan kegiatan pelatihan Relawan masyarakat BKM dan relawan Faham alokasi dan posisi dana fixed costnya BKM dan relawan Faham maksud dan tujuan pengelolaan pelatihan masyarakat Rencana Kegiatan pelatihan masyarakat
BKM dan Terbentuk Panitia F-01 Relawan pelatihan: pengarah (TF dan masyarakat), Pelaksana dari masyarakat (F-01) Panitia dapat bekerja sesuai tugas dan perannya Ada komitmen dan strategi menggalang keswadayaan masyarakat Ada rencana kerja panitia Tim Fasilitator Tim Faskel Masyarakat terlibat dalam F-02 & pelaku memfasilitasi menyusun proposal masyarakat (panitia) masyarakat pelatihan untuk menyusun Proposal tersusun dengan proposal (F-02) baik Ada jadwal, rencana anggaran biaya (RAB)
KMW (Korkot) menyusun rekapitulasi usulan per Kota / Kabupaten berdasarkan proposal yang diusulkan
Pengajuan
Korkot Daftar Rekapitulasi Usulan Tenaga Ahli Kegiatan Pelatihan Pelatihan masyarakt dan RAB per Kota / Kabupaten
dokumen Satker
F-03
PBL Dokumen Pencairan Fixed1. 13
fixed pelatihan masyarakat
II a. 6.
7.
b. 8.
9.
cost dana fixed cost pelatihan Provinsi Cost masyarakat kepada Satker PBL Propinsi, Selanjutnya diajukan ke KPPN PELAKSANAAN Pencairan dana Pencairan dana F-04 Dana Fixed Cost cair Tim Faskel Dana sudah masuk fixed cost dan BKM F-05 ke Rekening BKM rekening BKM pelatihan dari Buku dana KPPN ke pengembangan kapasitas Rekening BKM masyarakat (F-04) Buku kas (F-05) BKM mencairkan dana Fixed Cost sesuai dengan Proposal yang direncanakan di ketahui oleh Fasilitator Pelaksanaan Pelatihan Pelaksanaan Pelatihan masyarakat kegiatan pelatihan dilaksanakan sesuai masyarakat dengan proposal yang sudah direkomendasi Pelatihan mampu menyampaikan pesan penting, memotivasi peserta, dan dilakukan secara partisipatif
Tim Fasilitator dan BKM
Pemanfaatan dana Fixed Cost masyarakat Bukti Penyaluran dana Fixed Cost
Tim Fasiltator dan Panitia
Pada saat pelaksanaan pelatihan berlangsung, maka TA Pelatihan/ Korkot/ Askot wajib melaksanakan kegiatan monitoring sesuai dengan MSAP (F-06) Masyarakat (KBK) yang bertugas untuk melakukan pemantauan partisipatif juga melakukan
TA Pelatihan/ Askot/ Korkot
.Peserta faham dan mengerti tujuan umum, tujuan tema-tema utama dari materi pelatihan bersangkutan Peserta pelatihan dapat menjelaskan bentuk kegiatan implementasi dari hasil pelatihan yang diterimannya. Peserta mampu memfasilitasi belajar masyarakat untuk melaksanakan kegiatan. Ada berita acara pelaksanaan kegiatan dan absensi Semua jenis pelatihan F-06 disejumlah lokasi dimonitor dengan baik Peserta pelatihan mampu menjelaskan, kembali substansi materi Hasil dari monitoring dibahas dengan Tim Fasilitator untuk bahan pembelajaran bersama, rekomendasi untuk penguatan, dan menemukan best practice kegiatan
Penyaluran dana ke Panitia Pelaksana
Monitoring Pelaksanaan Pelatihan Masyarakat
14
Ada hasil monitoring partisipatif dari unsur masyarakat. Hasilnya dijadikan bahan diskusi di KBK
pemantauan (F-07)
II 10.
EVALUASI DAN PELAPORAN Pelaksanaan Tim Fasilitator bersama evaluasi kegiatan panitia dan BKM pelatihan mengevaluasi setiap masyarakat selesai melakukan pelatihan masyarakat, sehingga bisa diperoleh strategi perbaikan ke depan Penyusunan Panitia difasilitasi Tim laporan Fasilitator menyusun pelaksanaan laporan kegiatan pelatihan pertanggungjawaban masyarakat pelaksanaan kegiatan pelatihan dan pertanggungjawaban keuangan (F-08). Berserta lampiranlampiran lainnya Sosialisasi Laporan Menyampaikan hasil pelaksanaan laporan kegiatan pelatihan pertanggungjawaban masyarakat kepada BKM/LKM Laporan kegiatan, termasuk laporan keuangan pelatihan dipasang di papan informasi warga. Laporan keuangan ditembuskan kepada Lurah Evaluasi Kegiatan Korkot/ Askot Mandiri Pelatihan memastikan sistem Masyarakat pengelolaan data pelatihan masyarakat terbangun Korkot/ askot mandiri memastikan hasil kerja di lokasi dampingan adalah performa terbaik dan ditulis menjadi best practice Laporan hasil BKM menkonsolidasi pelaksanaan laporan masingkegiatan pelatihan masing kegiatan masyarakat dan pelatihan.
Tim Fasilitator Panitia BKM
Hasil evaluasi dan rencana Kerja dan tindak lanjut
Panitia
Laporan Pertanggungjawaban kegiatan pelatihan masyarakat terususun Laporan pertanggungjawaban keuangan tersusun
Panitia dan Berita acara penyerah an Tim laporan pelaksanaan Fasilitator kegiatan pelatihan masyarakat Minimal 5 titik papan informasi terpasang laporan hasil pelatihan Lurah mendapat tembusan laporan
Korkot/ Askot Mandiri
Laporan progres pelatihan masyarakat ter update dan rutin dikirimkan kepada TA Pelatihan KMW Ada best practice yang didokumentasikan ke dalam beberapa bentuk, sebagai bahan belajar (lihat POB best practice).
BKM/ Faskel/ Korkot
Penggunaan fixed cost terlaporkan kepada pejabat terkait tepat waktu. 15
penggunaan fixed cost
Tim Fasilitator memfasilitasi penyusunan laporan tahunan pelatihan. Korkot menyerahkan laporan kepada KMW KMW menyerahkan laporan kepada Satker PBL .
XIII. BAGAIMANA MENGENDALIKAN PELATIHAN MASYARAKAT Untuk menjamin terselenggaranya kegiatan pelatihan masyarakat yang lebih teratur dan mencapai tujuan belajar, maka perlu dilakukan pengendalian sebagai berikut : Korkot dan TA Pelatihan mempunyai wewenang untuk memberikan rekomendasi terhadap pelaksanaan pelatihan masyarakat. Pelatihan dapat diberhentikan apabila, menyangkut beberapa hal sebagai berikut : Pelatihan dilakukan dengan tidak ada perencanaan yang jelas dan tidak sesuai dengan koridor yang telah di tetapkan di surat Direktur PBL dan POB Pelatihan masyarakat yang tidak di fasilitasi oleh pemandu yang telah di tetapkan oleh Korkot dan KMW Pelatihan harus diulang apabila : Waktu tidak sesuai dengan jumlah jam pelajaran (JPL), 1 JPL 45 menit. Pelatihan tidak menggunakan modul yang ditetapkan oleh KMP Tingkat kehadiran peserta minimum 75 % . setiap peserta minimum mengikuti 75 % dari jumlah jam pelajaran (JPL)
Korkot bertanggungjawab terhadap kualitas pelaksanaan kegiatan dan capaian tujuan belajar. Korkot menugaskan Askot untuk memegang peranan dalam pengendalian pelaksanaan pelatihan masyarakat. Sebagai sarana pembelajaran, kegiatan perdana pada setiap jenis pelatihan di wilayah kota/kabupaten wajib dihadiri oleh minimal senior fasilitator dan tim korkot bagi Kota/Kabupaten yang memiliki jumlah wilayah dampingan diatas 50 Desa/Kelurahan dan selanjutkan dilakukan pembelajaran di wilayah dampingan masing-masing. Sedangkan bagi Kota/Kabupaten yang memiliki jumlah dampingan di bawah 50 Desa/Kelurahan, kegiatan perdana pada setiap jenis pelatihan wajib dihadiri oleh seluruh Tim Fasilitator. Korkot mempunyai kewajiban untuk melakukan uji petik terhadap pelaksanaan pelatihan masyarakat, dengan rincian jumlah uji petik sebagai berikut : a. jumlah wilayah dampingan 1 – 50 Desa/Kelurahan wajib melakukan uji petik minimal sebanyak 50 % dari jumlah desa/kelurahan wilayah dampingan b. Jumlah wilayah dampingan 51 – 100 Desa/Kelurahan wajib melakukan uji petik minimal sebanyak 35 % dari jumlah wilayah dampingan c. jumlah wilayah damping 101 keatas wajib melakukan uji petik sebanyak 25 % dari jumlah wilayah dampingan KMW mempunyai kewajiban untuk melakukan uji petik pelaksanaan pelatihan masyarakat minimal 3 % dari jumlah Desa/kelurahan wilayah dampingan. Jenis pelatihan yang menjadi prioritas uji petik adalah pelatihan penguatan BKM, dan pelatihan UP-UP 16
XIV. LAPORAN KEGIATAN Laporan kegiatan pengembangan kapasitas masyarakat terdiri dari : a. Daftar Hadir b. Berita acara pelaksanaan kegiatan c. Laporan keuangan disertai dengan bukti pengeluaran yang sah Apabila setelah pelaksanaan kegiatan terdapat sisa dana, maka sisa dana tersebut dikembalikan kepada BKM/LKM untuk disimpan. Dana tersebut hanya boleh digunakan kembali untuk membiayai kegiatan pengembangan kapasitas masyarakat.
17
