Prosedur Mutu PENGELOLAAN AKUN USER PM-SARPRAS-11

Prosedur Mutu PENGELOLAAN AKUN USER PM-SARPRAS-11

KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL

UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG Alamat : Kampus Sekaran Gunungpati Semarang 50229 Telp. (024) 8508081, 86458337, Fax. (024) 8508001. http://www.unnes.ac.id PROSEDUR MUTU

PENGELOLAAN AKUN USER No. Dokumen PM-SARPRAS-11

No. Revisi 00

Hal 2 dari 9

Tanggal Terbit 1 Juli 2011

1. TUJUAN Prosedur ini ditetapkan untuk memberikan akun bagi setiap pengguna sistem serta menjamin kerahasiaan dan keamanan data.

2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup kegiatan pemberikan akun dan pengamanan data di lingkungan

BPTIK

Universitas

Negeri

Semarang

yang

berkaitan

dengan

kewenangan pemanfaatan dan pengelolaan data yang meliputi: Pejabat diberbagai tingkatan, Dosen, Karyawan/Tenaga Administrasi, dan Mahasiswa. 3. REFERENSI 3.1. Persyaratan ISO 9001 : 2008 Klausul 6.3 : Prasarana 3.2. Statuta Universitas Negeri Semarang 3.3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik

4. DEFINISI 4.1. Teknologi Informasi dan Komunikasi, yang selanjutnya disebut TIK adalah perangkat teknologi yang mencakup perangkat keras dan perangkat lunak baik komputer

maupun

telekomunikasi

untuk

mencatat,

menyimpan,

dan

menyebarkan informasi. 4.2. Sistem informasi adalah suatu kesatuan dari proses-proses, sumber daya manusia yang terlibat, dan teknologi informasi yang terkait yang dimanfaatkan untuk pengelolaan informasi. 4.3. Akun adalah identitas seseorang untuk dapat menggunakan sebuah system.

Dibuat Oleh

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari BPM UNNES

Diperiksa Oleh




No. Revisi 00

Hal 3 dari 9


4.4. Registrasi Administratif adalah kegiatan pencatatan yang dilakukan pertama kali

pada

saat

mahasiswa

baru

melakukan

pendaftaran

ulang

dan

pembayaran. 4.5. Username adalah identitas seseorang yang terdaftar dalam sistem untuk dapat digunakan ketika masuk (login) dalam sistem tersebut. 4.6. Password adalah suatu bentuk dari data otentikasi rahasia yang digunakan untuk mengontrol akses ke dalam suatu sumber informasi /system.

5. KETENTUAN UMUM a. Mahasiswa 5.1. Mahasiswa memiliki akses ke sistem akademik dan layanan internet Unnes selama mahasiswa tersebut aktif dan tercatat di Sikadu. 5.2. Mahasiswa yang lupa akun dapat menanyakan di BAAK. 5.3. Akun mahasiswa tidak aktif secara otomatis apabila mahasiswa tidak melakukan registrasi dan mahasiswa telah dinyatakan lulus. b. Dosen & Karyawan 5.4. Dosen memiliki akses ke sistem akademik, sistem kepegawaian, dan layanan internet Unnes selama dosen tersebut aktif/ belum pensiun. 5.5. Karyawan memiliki akses ke sistem kepegawaian dan layanan internet Unnes selama karyawan tersebut aktif/ belum pensiun. 5.6. Dosen dan karyawan yang lupa akunnya dapat menanyakan ke divisi layanan TIK BPTIK 5.7. Akun dosen dan karyawan tidak aktif bila yang bersangkutan tugas belajar atau yang bersangkutan sudah pensiun (data berasal dari kepegawaian).

Dibuat Oleh


Diperiksa Oleh




No. Revisi 00

Hal 4 dari 9


c. Pejabat 5.8. Pejabat memiliki akses ke sistem kepegawaian, akademik, keuangan, dan layanan internet Unnes selama pejabat tersebut menjabat. 5.9. Pejabat yang lupa akunnya dapat menanyakan di divisi layanan TIK BPTIK. 5.10. Pejabat yang sudah tidak menjabat akunnya dimatikan oleh Divisi Layanan TIK BPTIK berdasarkan SK pemberhentian dari Rektor.

6. PROSEDUR 6.1. Diagram Proses a. Mahasiswa Mahasiswa Baru Mul a i

mel a kuka n regi s tra s i a dmi ni s tra ti f s ebagai mahasis wa ba ru

menda fta rka n di ri s eba ga i member SIKADU denga n membuka web http://a kademik.unnes .a c.id

mengi s i ka n NIM da n ta nggal lahir kemudian kl i k menu “masuk” dan mengisi form bi oda ta

mengi s i bi oda ta ters ebut dengan benar da n l engkap termas uk mengisikan us ername da n pa s s word, s elanjutnya pilih menu “s i mpa n peruba ha n”

Sel es a i

Dibuat Oleh


Diperiksa Oleh




No. Revisi 00

Hal 5 dari 9


b. Dosen & Karyawan Unit (Dosen & Karyawan Baru)

Kepala BPTIK

Divisi Layanan TIK

Mul a i

Menga juka n pembua ta n a kun kepa da Kepa l a BPTIK denga n membawa Sura t Pe rmohona n da ri PD 1/ Pi mpi na n ma s i ng-ma s i ng ba gi a n/uni t

Meneri ma s ura t ters ebut & mendisposi s i ka n kepa da Di vi s i La ya nan TIK BPTIK

Meneri ma s ura t ters ebut da n membua tka n a kun ba ru untuk dos en/ka rya wa n ya ng bers a ngkuta n

membua tka n username da n password untuk dos en/ka rya wa n ya ng bers a ngkuta n

Menerima s ura t ters ebut & da pa t mel engka pi da ta di ri s erta mengga nti username & password s es ua i denga n petunjuk da l a m “Ma nua l Pros edur Pengguna a n

membua t s ura t pemberi ta hua n kepa da ma s i ng-ma s i ng dos en/karya wan ya ng bers a ngkuta n ya ng beri s i username da n password di s ertai l ampira n “Ma nua l Pros edur

Akun”

Pengguna a n Akun”

Sel es a i

Dibuat Oleh


Diperiksa Oleh




No. Revisi 00

Hal 6 dari 9


c. Dosen & Karyawan Unit (Pejabat Baru)

Kepala BPTIK

Divisi Layanan TIK

Mul a i

Menga juka n pembua ta n a kun kepa da Kepa l a BPTIK denga n membawa Sura t Pe rmohona n da ri Pi mpi nan masing-masing bagian/unit di s erta i FC SK Penga ngka ta n

Meneri ma s ura t ters ebut & mendisposi s i ka n kepa da Di vi s i

Meneri ma s ura t ters ebut da n membua tka n a kun ba ru untuk Peja ba t Ba ru ya ng bers a ngkuta n

La ya nan TIK BPTIK membua tka n username da n password untuk Peja ba t ya ng bers a ngkuta n

Menerima s ura t ters ebut & da pa t mel engka pi da ta di ri s erta mengga nti username & password s es ua i denga n petunjuk da l a m “Ma nua l Pros edur Pengguna a n Akun”

membua t s ura t pemberi ta hua n kepada Peja ba t ya ng bers a ngkuta n ya ng beri s i username da n password di s ertai l ampira n “Ma nua l Pros edur Pengguna a n Akun”

Sel es a i

Dibuat Oleh


Diperiksa Oleh




No. Revisi 00

Hal 7 dari 9


6.2. Rincian Prosedur : a. Mahasiswa 6.2.1.

Mahasiswa melakukan registrasi administratif sebagai mahasiswa baru.

6.2.2. Mahasiswa baru mendaftarkan diri sebagai member SIKADU dengan membuka web http://akademik.unnes.ac.id dan mengklik menu seperti dalam gambar berikut ini:

6.2.3. Mahasiswa baru mengisikan NIM dan tanggal lahir kemudian klik menu “masuk” dan selanjutnya akan muncul form biodata seperti berikut ini:

Dibuat Oleh


Diperiksa Oleh




6.2.4.

No. Revisi 00

Hal 8 dari 9


Mahasiswa baru mengisi biodata tersebut dengan benar dan lengkap

termasuk

mengisikan

username

dan

password,

selanjutnya pilih menu “simpan perubahan”. b. Dosen dan Karyawan 6.2.1. Dosen/Karyawan Baru mengajukan pembuatan akun kepada Kepala BPTIK dengan membawa Surat Permohonan dari Pembatu Dekan Bidang Akademik atau Pimpinan masing-masing bagian/unit. 6.2.2. Kepala BPTIK menerima surat tersebut & mendisposisikan kepada Divisi Layanan TIK BPTIK. 6.2.3. Divisi Layanan TIK BPTIK menerima surat tersebut dan membuatkan akun baru dengan mengisikan NIP untuk dosen/karyawan PNS dan NRP untuk dosen/karyawan non-PNS. 6.2.4. Divisi Layanan TIK BPTIK membuatkan username dan password untuk dosen/karyawan yang bersangkutan. 6.2.5. Divisi Layanan TIK BPTIK masing-masing username

dan

membuat surat pemberitahuan kepada

dosen/karyawan password

yang

disertai

bersangkutan lampiran

yang

“Manual

berisi

Prosedur

Penggunaan Akun”. 6.2.6. Dosen/Karyawan yang bersangkutan menerima surat tersebut dan dapat melengkapi data diri serta mengganti username dan password sesuai dengan petunjuk dalam “Manual Prosedur Penggunaan Akun”. c. Pejabat 6.2.1. Pejabat Baru mengajukan pembuatan akun kepada Kepala BPTIK dengan membawa Surat Permohonan dari Pimpinan masing-masing bagian/unit disertai fotokopi SK pengangkatan. Dibuat Oleh


Diperiksa Oleh




No. Revisi 00

Hal 9 dari 9


6.2.2. Kepala BPTIK menerima surat tersebut & mendisposisikan kepada Divisi Layanan TIK BPTIK. 6.2.3. Divisi Layanan TIK BPTIK menerima surat tersebut dan membuatkan akun baru untuk pejabat yang bersangkutan. 6.2.4. Divisi Layanan TIK BPTIK

membuat surat pemberitahuan kepada

pejabat yang bersangkutan yang berisi username dan password disertai lampiran “Manual Prosedur Penggunaan Akun”. 6.2.5. Pejabat yang

bersangkutan menerima surat tersebut dan dapat

melengkapi data diri serta mengganti username dan password sesuai dengan petunjuk dalam “Manual Prosedur Penggunaan Akun”. 7. LAMPIRAN 7.1. FM-01-BPTIK-11

Surat Permohonan Pembuatan Akun Baru

7.2. FM-02-BPTIK-11

Surat Pemberitahuan

Dibuat Oleh


Diperiksa Oleh

Prosedur Mutu PENGELOLAAN AKUN USER PM-SARPRAS-11

Recommend Documents