PROJEKTKULTÚRA, PROJEKTSZEMLÉLET
Csabina Zoltán stratégiai igazgató Közép-Pannon Zrt.
Miről lesz szó?
• • • •
Mitől projekt a projekt? Jó az nekünk? Siker- és kudarc tényezők Érdemes és lehetséges-e alkalmazni a közigazgatásban? • Miért és milyen irányban fejlődjünk?
Projekt vagy nem projekt? A felsoroltak közül melyek a projektek és miért?
• Reggeli felkelés
• Költözés
• Ez az előadás
• Napi bevásárlás
• Nyári nyaralás
• Esküvő
• Hivatali ügyfélfogadás
• Építési engedély kiadása
• Autóvásárlás • Közgyűlés előkészítése
• Házépítés
• Járási hivatalok kialakítása
• Kormányhivatali nyílt nap megszervezése
• Heti vezetői értekezlet
Projekt vagy nem projekt? A felsoroltak közül melyek a projektek és miért?
• Reggeli felkelés
• Költözés
• Ez az előadás
• Napi bevásárlás
• Nyári nyaralás
• Esküvő
• Hivatali ügyfélfogadás
• Építési engedély kiadása
• Autóvásárlás • Közgyűlés előkészítése
• Házépítés
• Járási hivatalok kialakítása
• Kormányhivatali nyílt nap megszervezése
• Heti vezetői értekezlet
A projekt egyedi, jól definiált célja és végterméke van, korlátos idő- és költségkereten belül kell megvalósítani
RUTIN
Folyamatos Ismétlődő Automatikus Változatlan
Konkrét cél Egyszeri Kezdet/vég Tervezett Korlátos erőforrás Komplex
PROJEKT
A projekt sajátosságai meghatározzák a projektmenedzsment tartalmát is
Mi a projektmenedzsment? • A projekthez szükséges feladatok és erőforrások – megtervezése és – megszervezése (optimalizálása)
• a cél megvalósítása érdekében • idő- és költségkorlátok mellett
A projektszerű működés számos előnnyel jár a rutinszerű tevékenységekhez képest • Hatékonyabb munkavégzés – Tervezettség, pontos feladatmeghatározások, mérhetőség
• Átléphetők a szervezeti keretek – Team munka (munkatársak más szervezeti egységből, szakértők bevonása)
• Pontos időütemezés – Előre tervezhető tevékenységek, kiszámíthatóság,
• Jobb kommunikáció, a folyamatok átláthatósága – Előre tervezett jelentések, tájékoztatók; dokumentumsablonok
• Jobb együttműködés – Közös cél, team munka – egymásrautaltság – Megrendelők, beszállítók és partnerek közti kapcsolat
De nem csodaszer! a projektnek tekinthető feladatot sem érdemes projekt keretek közt megoldani, ha
• a megoldás egyszerűbben is elérhető • tartalma idegen a szervezettől • nem vagyunk rá felkészültek (szakmai ismeretek, erőforrások hiányosak) • a projektszerű működés feltételeinek kialakítása (idő-, erőforrás- és költségigény) nem térül meg Alternatív megoldás lehet: – Munkacsoport létrehozása adott feladatra – Prémiumfeladat kitűzése – A feladat kiszervezés
A projektek sikerét vagy sikertelenségét számos tényező befolyásolja A projekt sikertényezői
Kudractényezők
• Megfelelő koordináció és kommunikáció
• Rossz kommunikáció a hierarchia szintjei között
• Az alkalmazott módszerek és technikák összhangja a feltételekkel, a konkrét feladatokkal és célokkal
• Tisztázatlan felelősségek és hatáskörök, döntésképtelenség
• Mérhető kritériumok, amelyekkel az eredmények követhetők, ellenőrizhetők
• Nem készülnek fel a kockázatokra
• Figyelem a projekt iránt, a közreműködők lelkesedése
• A felsővezetés támogatásának hiánya
• Nem megoldott az előrehaladás mérése Pl.: a4-es metró átvilágításáról
Alkalmazható-e a projektszemlélet, a projekt alapú munka a közigazgatásban? Peremfeltételek
• Jogszabályokban rögzített intézmények, struktúrák, felelősségek és eljárási szabályok (pl. Kttv, Ket, Ötv.; Ktv) • A közvetlen megrendelőn túlmenően felelősség a testületek/intézmények (pl. ÁSZ) és a nyilvánosság/választók felé • A projekteket közpénzekből finanszírozzák – Kötöttebb finanszírozási szabályok – Nem szükségszerű a pénzügyi megtérülés
Pl.: önk-i projektelszámolás folyamata
Egy szervezet PM érettségét számos tényező befolyásolja • A projektmenedzsmentet szórványosan alkalmazzák • A dokumentálás formális és hiányzik a PM standardok ismerete Megbíz• Tréningek nincsenek hatatlan • Alacsony a projektek szervezeti támogatottsága PM folyamatok
Informális PM folyamatok
• Formálisan jóváhagyott PM módszertan nincs, alap PM folyamatok működnek, de nem minden projektben • Team tagok kapnak információkat a PM módszertanról, de nem alkalmazzák őket • A projekt „tanulságokat” nem gyűjtik
• Van kidolgozott és formálisan jóváhagyott módszertan • Team tagok kapnak információkat a PM módszertanról, és alkalmazzák őket Standardizált • A szabványokat a projektekben alkalmazzák, a vezetés támogatja használatukat PM folyamatok • A középpontban az egyedi projektek sikere áll
• Szabványok meghatározott gyűjteményét használják és ellenőrzik • A projektek stratégiai célokat szolgálnak; eredmények, üzleti hasznok visszamérése zajlik • Belső PM tréning van Ellenőrzött PM folyamatok • Megalakul a Project Management Office (PMO)
• A tanulságokat” folyamatosan gyűjtik • A PM módszertant rendszeresen elemzik és megújítják Optimalizált • A PM teljesítmény javításának eljárása használatban van PM folyamatok • A vezetés a folyamatos fejlesztésre fókuszál
Forrás: IFUA
A szervezetek projektmenedzsment érettségét négy területen kell fejleszteni
Aktualitása: 1731/2013 (X.11) Korm. Hat.
Forrás: IFUA
A projektszervezetben különböző szervezeti egységekhez tartó személyeknek kell együtt dolgozni
projekt
projekt
projekt
Milyen lehetséges szervezeti megoldások vannak a projektek végrehajtására Felső vezető
koordináció
Funkcionális vezető
Funkcionális vezető
Funkcionális vezető
beosztott
beosztott
beosztott
beosztott
beosztott
beosztott
beosztott
beosztott
beosztott
A projekt gördülékenyen zajlik, amíg minden rendben megy. Probléma esetén az egyeztetések a funkcionális vezetőkön keresztül történnek, ami megnehezíti a gyors döntéshozatalt
Felső vezető koordináció
Funkcionális vezető
Funkcionális vezető
Funkcionális vezető
beosztott
beosztott
beosztott
beosztott
beosztott
beosztott
beosztott
beosztott
beosztott
A projekt megvalósítása nehéz, mivel a projekt szereplőinek be kell tartania a formális, funkcionális vezetőkön keresztüli utat. A projektet feltehetőleg sok, feleslegesnek érzett egyeztetés kíséri
Milyen lehetséges szervezeti megoldások vannak a projektek végrehajtására Felső vezető
koordináció
Funkcionális vezető
Funkcionális vezető
Funkcionális vezető
beosztott
beosztott
beosztott
beosztott
beosztott
beosztott
Proj.vez.
beosztott
beosztott
A projekt jól működhet, ha a projekt szereplői elismerik a projektvezetőt vezetőként szakmai/emberi kompetenciái alapján. Ha ez hiányzik, a projekt ugyanúgy zajlik, mintha nem lenne kijelölt projektvezető
Felső vezető
koordináció
Proj.vez-k vezetője
Funkcionális vezető
Funkcionális vezető
Funkcionális vezető
beosztott
beosztott
beosztott
Proj.vez.
beosztott
beosztott
beosztott
Proj.vez.
beosztott
beosztott
beosztott
Proj.vez.
A projekt vezetője szervezetileg elkülönül a szereplők elismerik projektvezetőként. De probléma esetén csak a funkcionális utat bejárva talál a problémára megoldást.
A szervezeti, hatásköri problémák megoldásában segít a közreműködők szerepkörének tisztázása Felelősségmátrix (RASCI mátrix) Team-tag
A
B
C
1. feladat
R
A
S
2. feladat
S
D
Tevékenység
3. feladat
R
C
R
S
I
…
Responsible Accountable Support Consulted Informed
Aki a feladatért felelős Akinek a felelős beszámol, aki jóváhagyja a teljesítést Aki közreműködik a feladatok végrehajtásában Akinek a véleményét figyelembe kell venni, fel kell használni (kétirányú kommunikáció) Akit tájékoztatni kell az előrehaladásról (egyirányú kommunikáció)
De ki legyen a projektmenedzser? Induljunk ki a feladataiból Kezdeményezés Közreműködés a projektcélok meghatározásában A Projekt Definíciós (Alapító) Dokumentum elkészítése és jóváhagyatása Nagyvonalú erőforrásbecslés elkészítése Projektszervezet kialakítása
Tervezés Részletes projektterv elkészítése és elfogadtatása Költségterv elkészítése és elfogadtatása Projektszervezet felállítása, elfogadtatása, projekttagok felkérése A projekttagoktól szükséges kapacitások egyeztetése a funkcionális vezetőkkel Kockázatmenedzsment és kommunikáció megtervezése
(Projekt)menedzsment technikák ismerete + képesség + készség
Végrehajtás
Lezárás
Kick off megbeszélés Feladatok kiadása és számonkérése PIB-ek megtartása, dokumentálása Projekttagok motiválása, konfliktusok kezelése Egyezetések, megbeszélések Tervek nyomonkövetése, esetleges módosítása Státuszjelentések Eredménytermék átadása Projekt dokumentálása
Elkészült projekt anyagok archiválása
Kompetencia
Projekttagok értékelése Tapasztalatok levonása Visszacsatolás szponzor részére A projekt eredményeinek megismertetése Ünneplés
Az IPMA kompetencia rendszere Az IPMA kompetencia rendszere
Hogyan fogjunk hozzá? Készítsük el saját projektmenedzsment szabályzatunkat
A szabályzat tartalma lehet • A szabályzat célja és hatóköre (milyen esetekben kell alkalmazni) • Alapfogalmak tisztázása • A projektvégrehajtás főbb szakaszai, azok tartalma, elvárt outputjai, főbb döntési pontok és döntéshozók Példák: Bp. • A projekt irányítási rendje XV. Ker. Szfvár • Kommunikációs szabályok és formák • Dokumentumok kezelési szabályai
KÖSZÖNÖM A FIGYELMET!
[email protected] www.kprf.hu
www.ipma.ch www.ipmacert.hu
