Csabina Zoltán: Projektmenedzsment. Csabina Zoltán: Menedzsment

Projektmenedzsment Székesfehérvár Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2. Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

1

Menedzsment

Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

2

1

A menedzser feladatai Tervezés

Szervezés

Csúcs-Csúcs vezetés Középszint

Operatív vezetés

Irányítás


Vezetés 3

A funkciók kapcsolata MENEDZSMENT

jövőkép felmutatása, irány kitűzése

TERVEZÉS mit? hogyan? miért?

emberek meggyőzése, felsorakoztatása

SZERVEZÉS feladatok erőforrások

motiválás, inspirálás, megerősítés

IRÁNYÍTÁS követelményállítás, mérés és értékelés, korrekció

V E Z E T É S


A vezetés mindhárom másik funkcióban jelen van 4

2

Mit várnak el a vezetőtől? Interperszonális szerep Formális vezető Motiválás (leader) Összekötő, kapcsolatteremtő és -ápoló

Információs szerep Információgyűjtés Információk szétosztása (tájékoztatás) Szóvivő

Döntési szerep


Vállalkozó (kezdeményező) Zavarelhárítás Erőforrás elosztás Közvetítő, tárgyaló tárgyaló--megegyező 5

Vezetői készségek Vezetési szint

KoncepKoncepcionális

InterperInterperszonális

Műszaki

Felső

Közép

Felügyelő Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

6

3

Menedzser vagy leader


Feladat

Menedzser

Leader

Céljkitűzés

Tervezés, költségkeret Tervezés biztosítása

Jövő őkép, kép változási stratégia

Feltételbiztosítás

Szervezés, szabályok

Meggyő őzés, kommunikáció, elfogadtatás

Végrehajtás

Kontroll, problémamegoldás

Motivál, inspirál, megerő ősít

Sikerkritérium

Belső hatékonyág, zökkenőmentes működés

Eredményesség, igazodás a környezethez 7

Kompetencia alapú megközelítés

Tudatos szintek

készségek, jártasságok szociális szerepek, énén-kép személyiségvonások

Kevésbé tudatos vagy tudattalan szintek

alak kíthatóság

ismeretek,, tudás

motivációk Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

4

EU - vezetői kompetenciák vezetés más á emberek b k motiválása ti álá hibákból való tanulás kapcsolattartás más emberekre való hatás p g döntéshozatal képessége az eredmények és folyamatok véghezvitelére történő fókuszálás stratégia előállítás Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

etikus hozzáállás 9

Ki a jó vezető? Jellemzők


Magyar

Nyugati

Eltérés

St té i i ttervezés, Stratégiai é jö jövőkép jövő ké

51

88

37

Intenzív ellenőr ellenőrzés zés

50

82

32

Teljesítményorientált vezetés

62

93

31

Hatékony válságmenedzsment

53

75

22

A beosztottak motiválása

57

75

18

Gyors döntéshozatal

63

72

9

Döntéskészség

71

78

7

Együttműűköd Együttm ködőő vezetési stílus

63

56

-7

Figyelő – 2000 június 8-14

10

5

Stratégia és projekt


11

A stratégia A külső környezet változási tendenciáiból és a szervezet belső adottságaiból kiindulva meghatározza az elvárt jövőbeli állapotot és a célok eléréséhez szükséges utat, eszközöket, erőforrásokat


Stratégia ≠ hosszú távú terv 12

6

Cél-- és programhierarchia Cél érintettek

cél alcélok

Stratégiai programozás

prioritások intézkedéscsoportok intézkedések

Operatív programozás

projektek Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

13

A stratégiai tervezés fázisai Stratégiai elemzések A stratégia megfogalmazása A megvalósítás feltételrendszerének kialakítása Helyzetértékelés és célmeghat.

Stratégiák, programok p g

Operatív- és akciótervek

Monitoring rendszer

Ösztönző rendszer

Felsővezetés Középszint (divíziók, tevékenységek) Operatív szint


14

7

A stratégia sikertényezői

ráfordítás

Információ elemzés

A stratégia kidolgozása

A stratégia bevezetése

idő Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

15

A stratégia sikertényezői Megfelelő stratégiai terv; A tervet minden munkatárs ismerje; A vezetés elkötelezettsége; Megfelelő szervezeti struktúra; Jól működő vezetői információs rendszer; Folyamatos monitoring Åmérhetőség Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

Amit nem tudsz mérni, azt befolyásolni sem tudod 16

8

Stratégia és projekt Stratégiai menedzsment helyzetértékelés h l é ék lé jövőkép célokhoz vezető út

Projektmenedzsment a stratégiai célok és részcélok megvalósításával összefüggő egyedi és komplex feladatok

Operatív menedzsment aktuális célok, feladatok Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

eredményes teljesítésének biztosítása 17

A sikeres (pályázati) projekt Igény, probléma


Átfogó, hosszú távú cél

Hatás (hosszú távú, átfogó

Közvetlen célok, alcélok

Eredmény (közvetlen, azonnali hatás)

Operatív célok

Output (előállított termék, szolgáltatás)

Input (pénz, erőforrások)

Program, projekt 18

9

log--frame: a projekt „illeszkedése” log Beavatkozási logika

Mérhető indikátor

Ki és hogyan Feltételezések, méri kockázatok

Általános cél, hatás Közvetlen, azonnali cél Eredmény, output Tevékenységek (fázisok)

Eszközök és források A projekt előfeltételei


19

Példa: 20072007-2013 2013--tól ÚMFT OP (stratégiai jellegű) Prioritás Akcióterv (nem EU-s előírás) (Pályázati) felhívás Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

(Pályázati) projekt 20

10

Projekt, projekttípusok, projektmenedzsment


21

Projekt vagy nem projekt? Reggeli felkelés

Költözés

Iskolai óra megtartása

Napi bevásárlás

Nyári nyaralás Hivatali ügyfélfogadás Autóvásárlás Havi áfa bevallás Házépítés Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

Esküvő Bérkifizetés Internetes portál kialakítása Heti vezetői értekezlet Felkészülés a vizsgára 22

11

Projekt vagy nem projekt? Reggeli felkelés

Költözés

Iskolai óra megtartása

Napi bevásárlás

Nyári nyaralás Hivatali ügyfélfogadás Autóvásárlás Havi áfa bevallás Házépítés

Esküvő Bérkifizetés Internetes portál kialakítása Heti vezetői értekezlet Felkészülés a vizsgára


23

Mi a projekt? RUTIN

Folyamatos Ismétlődő Automatikus Vált tl Változatlan


Cél Kezdet/vég Egyszeri Tervezett Komplex

PROJEKT Korlátozott erőforrások 24

12

Mi a projektmenedzsment? Feladatok és erőforrások tervezése é é és megszervezése

a cél megvalósítása érdekében idő idő-- és költségkorlátok mellett


25

Mikor és miért alkalmazzuk? Hatékonyabb munkavégzés Átléphetők a szervezeti keretek Pontos időütemezés (tervezhetőség) Jobb kommunikáció Jobb együttműködés


26

13

Miben különböznek/hasonlítanak? Házépítés Új mikroprocesszor kifejlesztése A vállalt szervezeti átalakítása Űrszonda működtetése


27

A tipizálás szempontjai Célok szerint (zárt/nyitott) Haszon szerint (gazdasági/eszmei) Termék szerint (elméleti/termékfejlesztési/ tevékenységorientált/kivitelezési) Méret szerint (nagy/kicsi) Résztvevők szerint (belső/külső)


28

14

Projekttípusok Építési / gyártási / kivitelezési projekt világosan ilá definiált d fi iál termék ék / feladat f l d / eljárások ljá á k (pl. házépítés)

Fejlesztési projekt a termék / feladat elvontabb (pl. szervezetátalakítás)

Kutatási projekt a termék / feladat ismeretlen lényege a problémamegoldás Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

29

Projektmenedzsment történelem XIX. sz. 2. fele Amerika, A ik transzkontinentális k i áli vasút ú é építése íé

XX. sz. eleje Taylor: a hatékonyságnövelés módja a

tevékenységek elemi részekre bontása H. Gantt: Gantt Gantt--diagram

50 50--es, 60 60--as évek Hadiipar, űrkutatás (Lockheed, Du Pont Corporation)


új technikák, módszerek (PERT, CPM) Æ elterjednek más területeken is (pl. ipar) számítógépesítés

30

15

Projektfázisok, PCM


31

ráfordítás

Projektfázisok


Kezdeményezés

tervezés

végrehajtás

lezárás

idő 32

16

Projekt--ciklus Projekt

célmeghatározás Tervezés tervmódosítás kié ték lé kiértékelés

megvalósítás ló ítá

monitoring Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

33

EU projekt ciklus Új projektötlet Meghatározás


Értékelés, zárás

Kidolgozás

Megvalósítás és monitoring

Előzetes értékelés Tárgyalások, döntések 34

17

A PCM elterjedésének indokai Korábbi tapasztalatok • • • • • • • • • • • • Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

zavaros stratégiai keretek kínálat-vezérelt projektek gyenge helyzetelemzés tevékenységorientált tervezés bemérhetetlen hatások kedvezményezettek igényeinek figyelmen kívül hagyása rövid távú gondolkodás nem várt kockázatok eredmények követhetetlensége a költségek nem álltak arányban a kapott előnyökkel tapasztalatok beépülésének hiánya pontatlan projektdokumentumok

A PCM előnyei EU

• • • • • • •

strukturált megjelenés kereslet-vezérelt megoldások fejlett elemzés cél-orientált tervezés mérhető hatások hangsúly a minőségen összpontosítás a fenntarthatóságra • standard formátumok (projekt/program dokumentum)

90-es 90évek eleje

35

Projektkezdeményezés Kiindulópont külső kül ő lehetőség l h ő é ((megrendelés d lé vagy pályázat) ál á ) ötlet – brainstorming

Információgyűjtés és elemzés erőforrásbecslés (költség, megtérülés) szervezeti kérdések (szakismeret, hatáskörök) előzmények, előzmények háttér kockázatok stb.

Dokumentálás: döntés döntés--előkészítés Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

Döntés: indulhat a projekt? 36

18

Projektek elemzése Környezeti tendenciák feltárása statisztikai i ik i módszerek ód k (trend) ( d) PEST analízis

Érdekeltek elemzése Kockázatelemzés Pénzügyi elemzés megtérülés-számítás megtérülésKöltség--haszon elemzés Költség Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

SWOT analízis 37

Tervezés Az erőforrások koordinálásának és ellenőrzésének alapja Æ kritikus elem Megválaszolandó kérdések: Mi a cél, az elvárt eredmény? Hogyan érhető ez el? Ki az egyes tevékenységek felelőse? Mikor Mik , mettől Mikor, ttől meddig ddi ttartanak t k a ttevékenységek? ék é k? Mennyi az erőforrásigénye (költség, ember)?


38

19

A terv tartalma, elemei „Szakmai” tevékenységek specifikációja Részcélok, Ré él k elvégzendő l é dő ffeladatok, l d k ütemezés, ü é

outputok, minőségi előírások, felelősök, erőforrások,

Mérföldkövek Visszacsatolás, módosítás

Projektmenedzsment P j kt d t feladatok f l d t k Kommunikáció, koordináció, monitoring

Disszemináció Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

Kiterjesztés, marketing, PR 39

Megvalósítás Indító értekezlet Az előrehaladás ellenőrzése Idő/költség/minőség (monitoring) Összevetés a tervvel (kiértékelés) Æ eltérések

kezelése

Tájékoztatás, visszacsatolás Vezetők, megrendelők, résztvevők

Tárgyalások, megrendelések Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

Konfliktuskezelés 40

20

Zárás Eredmények átadása Elszámolás Értékelés


41

A PCM egyszerűsített modellje

FELADAT

EREDMÉN NY

ELŐKÉSZÍTÉS

Kiindulópont: Ötlet, lehetőség, kezdeményezés

Elemzés • A partnerek meghatározása • Helyzetelemzés • Probléma meghatározása • Célkitűzések, célok hierarchiája • Stratégiák elemzése

MÓDSZER

• Műhelymunka, szeminárium • Ötletroham • SWOT elemzés • Problémafa • Célfa Csabina Zoltán: • Logframe mátrix

Projektmenedzsment

TERVEZÉS

Koncepció

VÉGREHAJTÁS

Zárópont Végeredmény (végtermék)

Terv

Projekt elemeinek meghatározása • Tevékenységstruktúra tervezése • Időterv készítése • Költségek és ráfordítások tervezése • A terv finomítása • kockázatelemzés

Megvalósítás • Monitoring • Nyomkövetés • Beavatkozás • Kommunikáció • Projekt zárása

• • • •

• Gantt diagram • Visszacsatolás formális és informális elemei • Kommunikációs módszerek

Tevékenységfa Gantt diagram Logframe mátrix Indikátorok

42

21

Projektek elemzése


1

Projektek elemzése Gazdasági elemzés megtérülés megtérülés--számítás Költség Költség--haszon elemzés

Környezeti tendenciák feltárása statisztikai módszerek (trend) PEST analízis

Érdekeltek elemzése Kockázatelemzés SWOT analízis Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

Problémafa Æ célfa 2

1

Tőkevisszatérülés

Ft üzembeállítás megvalósítás

megtérülési idő

idő B k Even Break E Point P i t működés időtartama teljes életciklus Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

3

Megtérülésszámítás an = a0 (1 + p )

n

PV = a 0 = a n

1

(1 + p) n

NPV = PV − befektetés

Diszkontálás

Nettó jelenérték

bevétel befektetés B

Megtérülési idő

A idő T1


NPV = 0

T2

p=?

Belső megtérülési ráta 4

2

Megtérülésszámítás Egy 10 MFt értékű telken 15 MFt költséggel épített házat két év múlva 28 MFt--ért tudunk eladni. Jó befektetés MFt befektetés--e ez, ha a diszkonttényező y 10 %?

1 − (10.000 + 15.000) = (1 + 0,1) 2 = 23.141 − 25.000 = −1.859

NPV = 28.000

Az eredmény értelmezése: Ha az időtényezőt nem vesszük figyelembe, a 25 MFt befektetésből származó 28 MFt bevétel 2 MFt nyereséget jelent. De ha a 25 MFtMFt-ot 10 % %--os kamatozású betétbe fektetjük, két év múlva már 30.250 eFt--unk lenne. Ehhez képest a beruházással 2.250 eFteFt eFt-ot vesztettünk. Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

A 2.250 eFt a jövőben (2 év múlva) esedékes veszteség; jelenértéke 1859 eFt. 5

2. Példa időszak


Kiadások

0

-75,00

1

-4,80

2

-2,40

Bevételek

17,00

Egyenleg

Nettó jelenérték

Kumulált nettó jelenérték

-75,00

-75,00

-75,00

12,20

10,17

-64,83

24,00

21,60

15,00

-49,83

3

24,00

24,00

13,89

-35,94

4

24,00

24,00

11,57

-24,37

5

24,00

24,00

9,65

-14,73

6

24,00

24,00

8,04

-6,69

7

24,00

24,00

6,70

0,01

8

24,00

24,00

5,58

5,59

9

24,00

24,00

4,65

10,24

10

24,00

24,00

3,88

14,12

6

3

Trendszámítás 1400 1200 1000 800 600 400 200

91


.sz ep t 92 .m áj 93 .ja 93 n .sz ep t 94 .m áj 95 .ja 95 n .sz ep t 96 .m áj 97 .ja 97 n .sz ep t 98 .m áj 99 .ja 99 n .sz ep t 00 .m áj 01 .ja n

0

7

PEST analízis Political

politikai trendek

Econonomical gazdasági trendek Social

társadalmi trendek

Technological technológiai trendek Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

8

4

Stakeholder analízis Érdekelt, aki részt é vesz a projektben j kb hatással van a projektre érdekelt az eredményben

Az elemzés lépései Az érdekeltek felsorolása, csoportosítása

(külső, belső) (külső Rangsorolás Sikerkritériumaik meghatározása Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

9

Csoportosítás/rangsorolás Külső/belső Támogató/semleges/ellenző Ellenőrző funkciója van/nincs Döntési jogköre van/nincs


10

5

Az adott csoport jellemzése Társadalmi, szervezeti aspektusok Mik a főbb társadalmitársadalmi á d l i-gazdasági d á i jellemzőik? j ll őik? Milyen a szervezeti felépítésük? Milyen a döntéshozatali struktúrájuk? Milyen (jogi) státuszuk van?

Elvárások, kapcsolatok Milyen érdeke fűződik a projekthez?

Mik az elvárásai? Milyen kapcsolata van más stakeholder csoportokkal? Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

11

Az adott csoport jellemzése Érzékenységük a horizontális szempontokra (esélyegyenlőség, (esélyegyenlőség környezetvédelem) Érzékenyek ezekre a kérdésekre? Feladataik és tevékenységük

hatással van ezekre a kérdésekre?

Potenciál, források, kapacitások Meglevő erősségek, erősségek melyekre épülhet a projekt projekt, Potenciális hozzájárulása a projekthez Milyen hiányosságokkal kell számolni a projekt

kapcsán


12

6

Következtetések és javaslatok Mennyire számítsunk az adott szervezetre? Milyen tevékenységben vegyenek részt? Hogyan kezeljük az adott szervezetet? Kinek az érdekeit részesítsük előnyben? Ideális eset: konszenzus,

részvételen alapuló projekt tervezés A célrendszer prioritásainak átláthatónak kell lenni Felkészülés esetleges konfliktuskezelésre (ellenzőkből legyenek támogatók) Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

13

Stakeholder analízis Fontosság

Sikerességi kritérium

………………………

………………………

………………………

………………………

………………………

………………………

………………………

………………………

………………………

………………………

………………………

………………………

………………………

………………………

………………………

………………………

………………………

………………………

Külső érdekelt

Belső érdekelt


14

7

Mi a kockázat? Ismeretlen tényezők y

Nem szándékolt hatás

Pozitív kimenetel

Negatív g kimenetel

= KOCKÁZAT

Kockázat ≠ hazardírozás


15

Kockázatkezelés Lehetséges probléma

Valószínűség (P)

A hatás mértéke (H)

Kockázati index (P*H)

................................... ................. .................. ................. ................................... ................. .................. .................

A kockázatkezelés módjai:


elkerülés

áthárítás

csökkentés

megosztás 16

8

SWOT analízis Tényezők meghatározása Erős oldalak

=

Strengtsh

Gyenge oldalak

=

Weakness

Külső környezet elemzése

Lehetőségek

=

Opportunities

Veszélyek y

=

Threats

Tényező-csoportok Tényezőösszevetése

Cselekvési lehetőségek

Belső környezet elemzése


• Döntési változatok kiválasztása • Összehasonlító elemzés • Döntés 17

SWOT analízis

Lehetőségek:

Erősségek:

Gyenge pontok:

1. .............................

1. ...........................

2. .............................

2. ...........................

3. .............................

3. ...........................

offenzív

változásorientált

1. ................................ 2. ................................ 3. ................................

Lehetséges stratégiák

Veszélyek: 1. ................................ 2. ................................


3. ................................

diverzifikált

deffenzív

18

9

Problémafa OKOZAT

Magas munkanélküliség

Belső vállalkozások erőtlenek

Hiányos vállalkozási ismeretek

Erős a belső konkurenciaharc

Nincs megfelelő terület

Képzetlen a munkaerő

Rossz a közlekedés

3 óránál több idő alatt érhető el repülőtér

Kátyúsak az utak

Elmennek a képzettek

Nincsenek szakképző, átképző tanfolyamok

Hiányzik a csatornázás

Területet kell kisajátítani

Sokan vannak ugyanazon a területen

Túl kicsik

Nincs hitelintézet

Nincs képző intézmény

Nem tudják megfizetni a képzést


Nincs mögöttük tőke

Külső vállalkozók nem jönnek

OK 19

Problémafa Æ célfa Központi probléma: munkanélküliség

Stratégiai cél: Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

munkanélküliség csökkentése 20

10

Célfa Munkanélküliség csökkentése

Belső vállalkozások megerősítése

Vállalkozási ismeretek növelése

Tőkeellátás javítása

Stratégiai/átfogó cél

Külső vállalkozók vonzása

Belső konkurenciaharc csökkentése

Megfelelő terület kialakítása

Munkaerő képzése

Közlekedés javítása K Közelebbi repülőtérrel összeköttetés teeremtése

K Kátyúk kijavítása

K Képzettek megtartása

Szakképzés indítása

Á Átképző tanfolyamok szzervezése

C Csatornázás

Teerület kisajátítása

D Diverzifikáció

In ntegráció szervezése

H Hitelintézet alapítása

K Képző intézmény indítása

Ingyenes tanfolyam


21

Logikai keret (log(log-frame) A beavatkozás logikája

Mérhető indikátor

Ki és hogyan Feltételezések, méri kockázatok

Általános cél, hatás Közvetlen, azonnali cél Eredmény, output Tevékenységek (fázisok) Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

Egy példa:

Eszközök és források A projekt előfeltételei 22

11

Döntéselőkészítő dokumentumok, értékelés, döntés


23

Döntéselőkészítő dokumentumok A projekt tartalma Célok, Cél k elvárt l á eredmények, d é k tevékenységek ék é k

A projekt menedzselése Szervezet, irányítási struktúra, erőforrások

A projekt kapcsolatrendszere Illeszkedés a szervezet meglévő struktúrájába,

stratégiájába (vagy térségi, nemzeti, szektorális, EU célokhoz)


Indoklás, a döntést alátámasztó információk 24

12

PRINCE módszertan Projektötlet Projektjavaslat Projekt engedélyezési dokumentum Projektalapító dokumentum Projektdokumentáció


25

Példa: Project Fiche Cím Alprogram Földrajzi behatárolás A projekt célja Általános Azonnali

A program leírása Intézményi keretek Költségvetés Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

Megvalósítási intézkedések Időterv Környezetre gyakorolt hatás Megtérülés Befektetési kritériumok Feltételezések Mellékletek 26

13

Projektek tervezése


1

A projektmenedzsment feladata Feladatok és erőforrások tervezése é é és megszervezése

a cél megvalósítása érdekében idő idő-- és költségkorlátok mellett


2

1

Tervezés Az erőforrások koordinálásának és ellenőrzésének alapja Æ kritikus elem Megválaszolandó kérdések: Mi a cél, az elvárt eredmény? Hogyan érhető ez el? Ki az egyes tevékenységek felelőse? Mikor Mik , mettől Mikor, ttől meddig ddi ttartanak t k a ttevékenységek? ék é k? Mennyi az erőforrásigénye (költség, ember)?


3

A terv tartalma, elemei „Szakmai” tevékenységek specifikációja Részcélok, Ré él k elvégzendő l é dő ffeladatok, l d k ütemezés, ü é

outputok, minőségi előírások, felelősök, erőforrások,

Mérföldkövek Visszacsatolás, módosítás

Projektmenedzsment P j kt d t feladatok f l d t k Kommunikáció, koordináció, monitoring

Disszemináció Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

Kiterjesztés, marketing, PR 4

2

A terv funkciója Meghatározza a célok eléréséhez szükséges tevékenységek körét, körét a tevékenységek ütemezését, időrendjét, a tevékenységek emberi, technikai erőforrásigényét, a tevékenységek ék é k köl költségkeretét, é k é a közreműködők felelősségét Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

5

A tervezés lépései Résztevékenységekre bontás Résztevékenységek időigényének becslése Résztevékenységek logikai kapcsolata Résztevékenységek erőforrásigénye; ErőforrásErőforrás-kiegyenlítés (iteráció) Erőforrás Erőforrás--korlátos tervezés Időtartam Időtartam--korlátos tervezés

Költségterv az erőforrásigény alapján Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

6

3

Tevékenységstruktúra kialakítása Nagy projekteknél először fázisok egyszerre csak k egy fázis fá i részletezése é l é ((rugalmas) l ) fázishatáron mérföldkövek minden fázisnak jól definiált célja van

ellenőrizhetőség – döntés a folytatásról

Részletes lebontás felülről lefelé több lépéses, ciklikus


Probléma: milyen részletesség? 7

Milyen részletességgel? Legyen egyértelmű: mit i kell k ll csinálni i ál i az erőforrásigénye a „végtermék” mennyisége minősége


8

4

Tevékenységleírás Cím, azonosító Felelős Célok, feladatok Tevékenységek és határidők Eredmények, outputok Felhasználandó anyagok, források Kapcsolatok más tevékenységekkel Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

Erőforrások, költségek 9

Példa: EU 5. keretprogram Munkacsomag címe:

A régióbeli vállalkozások szükségleteinek azonosítása

Munkacsomag száma:

WPII-8

Felelős partner száma:

4

Egyéb résztvevő partnerek száma:

1

Személy-nap partnerenként: y p Összes személy-nap

2 53

3 45

4 14

20

132

Tanácsadói személy-nap partnerenként

Feladat Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

A regionális kereslet elemzése, a regionális cégek szükségleteinek azonosítása, mint a Regionális Innovációs Stratégiát létrehozó elemzés egyik kulcseleme 10

5

Példa: EU 5. keretprogram A tevékenység leírása A stratéga alapjának lefektetéséhez a kulcselemek a régió innovációs potenciáljának felderítése és a vállalkozók, különösen az SME-k innovációs vonatkozású követelményeinek feltárása. Az információgyűjtés fontos eleme a vállalkozókkal való interjúkészítés. A vállalkozások kiválasztási kritériuma, hogy mintát adnak a régió jellemző szektoraiból. Ezek az interjúk olyan információkat és visszacsatolást biztosítanak, amelyek segítenek a program kiterjesztésében és az ismertség növelésében. Az EU-régiókban vállalati látogatásokat is kell szervezni azok regionális gazdasági szerkezetnek való megfelelése jobb igazolására és megtárgyalására, valamint a magyar régiók SWOT elemzésének finomítására. A munka során adatbázis kerül létrehozásra – amely a jövőben folyamatosan frissítve lesz –, ami megmutatja a két magyar régió vállalkozásainak helyzetét és kilátásait az innováció vonatkozásában. Az elemzés során meg kell határozni az erős és gyenge pontokat, valamint a regionális gazdasági környezetet, ami befolyásolja a vállalkozás helyzetét. Az elemzésnek tartalmaznia kell a vállalkozások EU-vonatkozásait (üzleti kapcsolatok, EU-projektekbe bevont partnerek), és összehasonlítást kell tenni a magyar és EU partnerrégiók vállalkozói követelményei között.


A keresleti elemzés eredményeit egy workshop keretében a jelenlévő vállalkozókkal meg kell vitatni. 11

Példa: EU 5. keretprogram Leszállítandó „termékek”; tevékenységek y Információgyűjtés gy j tervezése és előkészítése (mintavétel, ( kérdőívkészítés)) Műhely: Információgyűjtés és adatfeldolgozás, beleértve az interjúkat, kb. 200 vállalkozó/régió Vállalati látogatások Umbriában és Brandenburgban (5-5 vállalat és 2-2 kutatóintézet) Adatok és információk kiértékelése és összegzése egy zárótanulmányban, amely a következőket tartalmazza: • a magyar régiók gazdaságának bemutatása, különös tekintettel az innovációra • a régiók ipari szektorai és technológiája fejlődési tendenciájának bemutatása • a magyar és EU-helyzet összehasonlítása • a magyar vállalkozások EU-kapcsolatainak elemzése • SWOT elemzés 5. Tanácsadó Testületi ülés az eredmények összehasonlítására és a visszacsatolás segítésére 6 Irányítóbizottsági ülés az elemzés egyeztetésére 6. 1. 2. 3. 4.

Várt eredmények


1. Adatbázis áll rendelkezésre a régió vállalkozásainak helyzetéről és követelményeiről. Később frissítése folyamatosan történik ( a WPII-12-ben leírtak szerint figyelésre használatos) 2. A vállalkozások helyzetéről és követelményeiről SWOT elemzés és tanulmány áll rendelkezésre. 12

6

Időigény becslése Miért becslés? Az időigény függ: a munka mennyiségétől a rendelkezésre álló erőforrások

mennyiségétől, az erőforrások teljesítményétől a résztvevők begyakorlottságától begyakorlottságától, jártasságától külső tényezőktől Æ l.: logframe (feltételezések)


13

Logikai kapcsolatok alapesetei Vég és kezdet Finishi i h-to inish t -Start tot t Kezdet és kezdet Strat trat--to to--Start Vég és vég Finishi i h-to inish to-- Finish i i h Kezdet és vég Strat trat--to to-- Finish Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

S A F S

B

F

B

F

S A F S

B

F

S A F S

B

F

S A F S

14

7

Gantt--diagram Gantt


15

Precedencia diagram

2,0

C

1,5

F 1,5

START

1,0

A

2,5

B

1,5

D

1,0

G

STOP 0,5

4,0


A-B-C-F-I: 8,5 A-B-D-G-I: 7,5 A-B-E-H-I: 10,0

E

1,0

I

J

H

A-B-C-F-J: 7,5 A-B-D-G-J: 6,5 A-B-E-H-J: 9,0 16

8

mérföldkő

SS típusú kapcsolat


17


18

9

Kritikus út


„F” Legkorábban: 0800 + 1(A) + 2,5(B) + 2(C) = 1330 Legkésőbb: 1800 – 1,5(I) – 1,5(F) = 1500 Csúszási idő: 1500 – 1330 = 1,5 óra

„E” 0800 + 1(A) + 2,5(B) = 1130 1800 – 1,5(I) – 1(H) – 4(E) = 1130 1130 – 1130 = 0 óra, kritikus! 19

Erőforrás--tervezés Erőforrás Szaktudás és eszközök meghatározása Az egyes erőforrások felhasználási idejének meghatározása ← tevékenységütemezés A meglévő erőforrások biztosítása A szükséges pótlólagos és tartalék erőforrások őf á k bi biztosítása íá A terv szükség szerinti korrekciója az egyenletes kihasználás érdekében Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

20

10

Erőforrás--simítás Erőforrás

üresjárat

túlterhelés

Rendelkezésre álló mennyiség


21


22

11

Erőforrás--simítás Erőforrás A csúszási idők kihasználásával A korlátok módosításával Időtartam Időtartam--korlátos tervezés Erőforrás Erőforrás--korlátos tervezés

Rendelkezésre álló mennyiség


23

Költségtervezés Paraméteres költségbecslés Tevékenységalapú költségbecslés erőforrás erőforrás--arányos költség fix költség

A szükséges adatok erőforrásonként Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

egyszeri díj egységköltség túlóradíj kifizetés ütemezése

24

12

költség

S-görbe

100 %

tény

terv

50 %

20 %


25


26

13

Humán erőforrás terv A humán erőforrások tervezése is szükséges rendelkezésre állás, szűk keresztmetszetek költségek felmérése

Elemei kompetencia igények meghatározása szakértők kiválasztása, hozzárendelése

a feladatokhoz

egyes feladatok pontos ráfordításráfordítás-igényének


meghatározása ütemterv alapján humán erőforrás inputok tervezése

27

Humán erőforrás terv – példa Szakértők Projekt elem

Konkrét p j projekt pénz- építési p p Összes rendszer HR tevékenység menedz ügyi szakem gazda szakértő en ser szakértő ber

tendereztetés szállítás infrastruktúra tendereztetés építés szoftver kiadás tendereztetés szoftver oktatás kiadványok általános projekt menedzsment gép beszerzés


1 1 12 2 1 2 40

20 1 25 5 20 0 33 0,33 0,33 0,33 14

3 5 5 50 5 36 1

24 6 31 67 2 29 36 33 36,33 5 6,33 5 8,33 54

28

14

Projektszervezet, Projektszervezet team munka


1

Humán erőforrás terv A humán erőforrások tervezése is szükséges rendelkezésre állás, szűk keresztmetszetek költségek felmérése

Elemei kompetencia igények meghatározása szakértők kiválasztása, hozzárendelése


a feladatokhoz egyes feladatok pontos ráfordításráfordítás-igényének meghatározása ütemterv alapján humán erőforrás inputok tervezése 2

1

Partnerség, a team összeállítása Szakértelem

Szervezés

Tag

A B

Szaktárgyi i ismeret t

InformaInformatik tika

Grafika

X X

Videó

X X

C

X

D

Tag

A

X X

X

B

C

D

Tevékenység

Szakanyag írás

Felelős

Illusztrációk

Közreműk.

Programfejlesztés

Közreműk. Felelős Felelős

Közreműk.

Tartalék


3

A teamben szükséges szerepek Motivátor Precíz Gyakorlatias Kritikus Adminisztrátor


4

2

Projektszervezet

projekt

projekt

projekt


5

A projektmenedzser feladatai Elkészíti a projekttervet Alkalmazza a projekt team tagjait és koordinálja a csoport munkáját Követi és ellenőrzi a projekt menetét Jelentéseket készít a vezetésnek é k Elkészíti a projekt zárójelentését Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

6

3

A projekt szervezete Projektgazda

Irányító bizottság

Projektkoordinátor j

Projektmenedzser j

Munkacsoportok

Projekt--team Projekt

Tanácsadó testület

Alvállalkozók


7

Végrehajtás, Végrehajtás monitoring


8

4

A végrehajtás tevékenységei Szakmai feladatok

a feladatok f l d k tényleges, é l operatív í ki kivitelezése i l é

Projektirányítás, projektmenedzsment Az előrehaladás ellenőrzése (projektkontroll) Külső és belső kommunikáció Koordináció Visszacsatolás, motiváció Konfliktusok kezelése


9

A kontrolling alapkérdései Hatás Igények

Gazdasági, társadalmi problémák

Eredmény Program

Célok Relevancia

VégreVégreh jtá hajtás

Input p

Output p

Kiértékelés Hatékonyság Hatásosság


Hasznosság és fenntarthatóság

10

5

Alapfogalmak Ellenőrzés a kitűzött végeredmény (output) teljesültteljesült-e, e a program „végtermékének” megléte vagy nemléte, szabályok betartása Monitoring a folyamat hol tart a kitűzött elvárásokhoz, célokhoz képest Értékelés az átfogó és specifikus célok teljesültek teljesültek--e, hatás a célcsoportra Ex Ex--ante, on on--going vagy exex-post Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

11

A beavatkozási logika

Hatás (hosszú távú, átfogó

Társadalmi elvárások, problémamegoldás

ellenőrzés

monito oring

értékelés

Eredményesség

Input (erőforrások) Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

Eredmény (közvetlen, azonnali hatás)

Jogi, adminisztratív előírások

Output (előállított termék, szolgáltatás) Program tevékenységek 12

6

Jellemzőik Tevékenység


Ellenőrzés

Monitoring

Értékelés

Célja

A szabályoknak, előírásoknak való megfelelés vizsgálata

A kitűzött célokhoz viszonyított megvalósulás vizsgálata

A tevékenység hatásának vizsgálata a megoldani kívánt társadalmi társadalmi-gazdasági probléma viszonylatában

Időbeliség

Folyamatos, a programvégrehajtá s során

Folyamatos, a programvégrehajtás során

Pontszerű, előzetes, közbenső és utólagos

Végzője

Külső vagy belső

Belső

Külső

Jellege

Operatív

Operatív

Elemző Elemző--tudományos

VisszaVisszacsatolás

Szankció

Kiigazítás a hatékonyság érdekében

Tanulási folyamat

13

Alap: az indikátorok (EU példák) Tevékenység


Output

Eredmény

Hatás

IT képzés ké é munka-munka nélkülieknek

ké é i óórák képzési ák száma á

a speciális iáli szakképesítést megszerző résztvevők száma

azon résztvevők é t ők száma, á akik a képzést követő 2 éven belül munkához jutottak

Export tanácsadási program KKVkKKVknak

támogatott vállalkozások száma

újonnan exportálóvá váló vállalkozások száma

a külföldi eladások %%-os aránya a támogatott vállalkozások forgalmi adataiban, a támogatás után 18 hónappal

Regionális utak minőségének javítása

épített regionális utak hossza kmkm-ben

ESS csökkenése

létrehozott és megőrzött munkahelyek bruttó/nettó száma

Turisztikai szálláshelyek fejlesztése

létrehozott vagy fejlesztett férőhelyek (ágyak) száma

vendégek megelégedettsége (%) külön férfiak és nők

kiváltott hozzáadott érték éves szinten

14

7

A jó indikátor: SMART és… Specific Measurable

Specifikus Mérhető

Achievable/Available

Elérhető, rendelkezésre áll

Relevant/Reliable l /R li bl Timely

Releváns/Megbízható Aktuális


15

… QQTTP Quantity Quality Time Target group Place Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

Mennyit? Mit? Mikor? Kinek? Hol? 16

8

Érvek a számszerűsít számszerűsítés és mellett Objektív képet ad a vizsgált jellemzőről EEgyértelmű é t l ű jjelzést l é t ad, dh ha a program nem megfelelően halad a kitűzött célok felé Összehasonlítható más, hasonló jellegű adatokkal Összegezve inputot jelenthetnek magasabb szintű indikátorokhoz Formadokumentumokra épülő, épülő számítógépes alapú monitoringrendszerek kialakítására alkalmasabbak


Amit nem tudsz mérni, azt ellenőrizni sem tudod! 17

Az iindikátorok ndikátorok forrásai Kontextus indikátorok hivatalos statisztikák egyéni felmérések

Monitoring indikátorok: végrehajtásban részt vevő intézmények output: projekt gazdák eredmény: projekt gazdák, végrehajtó szervezetek hatás: értékelések


18

9

Az indikátorforrások problémái Az indikátorforrások meghatározzák az elérhetőséget az időszerűséget és a elérhetőséget, megbízhatóságot. Hivatalos statisztikák problémái dimenzió (területi, ágazati, időbeli, stb.) időszerűség

Végrehajtó intézmények mint indikátorforrások: objektivitás és megbízhatóság kérdése Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

19

A monitoring alapkérdései


Hol tartunk? A projekt aktuális állapotának megállapítása;

Hol kellene járnunk? Az aktuális állapot összevetése a tervvel;

Hogy jutunk oda? A lehetséges korrekciós lépéseknek a mérlegelése, amelyek segítenek a projektet újból „sínre tenni” (ha szükséges) vagy rajta tartani;

Jó irányba haladunk? A korrekciós lépések projektre gyakorolt hatásának elemzése. 20

10

Projektirányítási ciklus

Tervezés (tervmódosítás) Kiértékelés (összehasonlítás)

Megvalósítás

Megfigyelés (információgyűjtés) Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

Prevenció is lehet! Å kockázatelemzés 21

Mire terjed ki a monitoring? Időtartam, ütemezés személyes él tájékozódás, ájék ódá írásos íá jelentések, j l é k áttekintő á ki ő

értekezletek stb.

Erőforrások, költségek Létszámjelentés, jelenléti ív (túlóra),

gépidőfelhasználási adatlap stb. Szerződések, számlák alapján cash cash--flow

Minőség Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

22

11

Gantt--diagram Gantt


23

Adatapok Heti teljesítmény felmérési adatlap A projekt megnevezése:

Azonosítója:

Időtartam: Sorsz.

Heti teljesítés

1.

…………………………………………

...............................

2 2.

…………………………………………

………………………

3.

…………………………………………

………………………

4.

………………………………………….

………………………

Dátum: Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

Tevékenység

Aláírás:

24

12

költség

S-görbe

tény

terv


25

Cost/Schedule Control System Criteria A ktsg és az ütemezés együttes értékelése BCWS (Butgeted d Cost off Workk Scheduled) h d l d)

Tervezett tevékenységek tervezett költsége BCWP (Butgeted Cost of Work Perpormed) Végrehajtott tevékenységek tervezett költsége ACWP (Actual Cost of Work Perpormed) Végrehajtott tevékenységek tényleges költsége Időterv ellenőrzése


BCWS > BCWP

Elmaradás

BCWS = BCWP BCWS < BCWP

Költségterv ellenőrzése BCWS > ACWP

Megtakarítás

Terv szerint

BCWS = ACWP

Terv szerint

többletteljesítés

BCWS < ACWP

Túllépés

Vagy: BCWP / BWS

BCWS – ACWP: megtak. / túllépés mértéke 26

13

Kommunikációs terv Ki? Kinek? Milyen gyakorisággal? Milyen tartalommal? Milyen részletességgel? Milyen céllal? Csabina Zoltán: Projektmenedzsment

27

Kommunikációs formák Jelentések, tájékoztatók írásos íá szóbeli

Értekezletek projektindító projektáttekintő projektzáró


28

14

Igazodás a vezetési szintekhez


felsővezetés

közvetlen felettes, felügyelő

team-tagok team tagok

Részletesség

Kevésbé részletes, grafikonok, információs eszközök

Közepes részletesség

Nagyobb részletesség, listák, akciók

Gyakoriság

Kevésbé gyakran, de minimum havonta

Közepes gyakoriság

Hetente vagy gyakrabban

Tartalom

Rövid áttekintés, problémák és javaslatok kiemelése

Minden információ, ami a végrehajtás során keletkezik

Ami kapcsolatban áll velük és hatással van a tevékenységre 29

15

Csabina Zoltán: Projektmenedzsment. Csabina Zoltán: Menedzsment

Recommend Documents