Projektek szakmai végrehajtása. Mi a monitoring?

Projektciklus menedzsment, Szeged

Projektek szakmai végrehajtása (Monitoring, ellenőrzés, értékelés)

Monitoring

Szűts László

1

Mi a monitoring? “Folyamatos adatgyűjtés annak érdekében, hogy a management információkhoz jusson egy adott tevékenység előrehaladásával kapcsolatban, és szükség esetén befolyásolhassa menetét.”

2

1


Az ellenőrzés, a monitoring és az értékelés kapcsolata Inputok

Output

Eredmény/ hatás

A jogszerűség ellenőrzése Monitoring A minőség, a megvalósítás és a hatások értékelése A három tevékenység azonban nem egymás része!

3

A monitoring helye a projektciklusban Projekt tervezés

Projekt értékelés

Megvalósítás Projekt életciklus

Monitoring

4

2


A monitoring szintjei KTK Monitoring Bizottság

OP Monitoring Bizottság

Program szintű monitoring

OP Irányító Hatóság

Közreműködő Szervezet

Kedvezményezett

Projekt szintű monitoring

5

A monitoring főbb jellemzői • Hatékony eszköz a management kezében • Folyamat, nem egyszeri tevékenység • Konkrét, jól meghatározott célja van • Adatokat, információkat gyűjt a megvalósításra vonatkozóan, a kitűzött célokhoz hasonlítja azokat • Felhívja a figyelmet a céloktól való eltérésekre,

Ezáltal lehetővé téve a management számára, hogy szükség esetén beavatkozzon.

6

3


Kinek van szüksége a monitoring tevékenységre? • Menedzsment (projekt menedzsment) • Finanszírozók, donor szervezetek

7

Miért van szükség monitoring tevékenységre? Mert a donor: • Már a megvalósítás során is hozzájut a programmal kapcsolatos információkhoz; • Szükség esetén időben be tud avatkozni; • Tisztább képet kap, hogy a támogatott program mennyire járul hozzá saját céljai teljesüléséhez; • A támogatás folyósítását jobban kapcsolhatja a fizikai teljesítéshez; • Nagyobb az esély a támogatás hatékony felhasználására

8

4


Pénzügyi vs. teljesítmény monitoring Jellemző a pénzügyi monitoring túlsúlya, mert: • Még ma is a legfontosabb elvárás a monitoringgal szemben, hogy elősegítse a források hatékony elköltését, valamint a közpénzekkel való visszaélés megakadályozását; • A pénzügyi monitoring viszonylag egyszerűbb, a pénzügyi teljesítés egzaktabb módon nyomon követhető; • Pénzügyi monitoring akkor is jól végezhető, ha a tervezés során a monitoring rendszer kialakítása kisebb hangsúlyt kapott;

9

Mire használható a monitoring információ? • Képet ad a management számára egy finanszírozott tevékenység megvalósítási folyamatáról; • Az aktuális teljesítményt a kitűzött célokhoz viszonyítja. • Időben jelzi, ha a megvalósítás során probléma merül fel és lehetővé teszi a management-nek a beavatkozást.

Mindezek eredményeként pedig lehetővé teszi az erőforrások optimalizálását.

10

5


A jó monitoring rendszer • Kialakításra kerül már a tervezési szakaszban • Biztosítja a szükséges információk rendszeres gyűjtését • Olyan formában biztosítja az információkat, mely alkalmas a menedzsment döntések megalapozására • Biztosítja a szükséges információkat a donor szervezetek felé

11

A jó monitoring rendszer ismérvei Meghatározza: •Az inputokat: Milyen pénzügyi források, humán erőforrások, berendezés és infrastruktúra szükséges a projekt megvalósításához? •A projekt keretében megvalósítandó akciókat, azt, kik és mikor hajtják azokat végre •Az outputokat: Melyek lesznek a projekt közvetlen eredményei? •Egyértelműen meghatározza a kapcsolódó jelentési kötelezettségeket.

12

6


A projekt szintű monitoring rendszer tervezésének öt lépése 1. a projekt céljainak elemzése, 2. a megvalósítás tevékenységeinek áttekintése , 3. indikátorok áttekintése, 4. a jelentések formátumának meghatározása, 5. a monitoring rendszer működtetésére vonatkozó terv kialakítása

13

A projekt céljainak elemzése • Alapja a logikai keretmátrix módszer • Kerüljük a célok változtatását

14

7


A megvalósítás tevékenységeinek áttekintése • A különböző szerepek, funkciók és felelősségi körök tisztázása • Projekt menedzser szerepe

15

INDIKÁTOROK Mutatószám = az komplex valóság egyszerűsített leképezése

16

8


Monitoring indikátorok 1260/99 Rendelet 6. Cikk (1083/2006 EK) (1) Input Indikátorok: • A projekt megvalósításához szükséges pénzügyi és emberi erőforrások. (2) Output indikátorok: • Fizikai output vagy termék (3) Eredmény indikátorok: • A projektből származó közvetlen előnyök a kedvezményezettek számára. (4) Hatás indikátorok: • A projekt hosszabb távú hatásai

17

Beavatkozási logika

Objektív módon mérhető mutatók

Átfogó cél

Hatás indikátorok

A projekt célja

Eredmény indikátorok

Eredmények

Output indikátorok

18

9


Példák indikátorokra Projekt Egy A és B település közötti út megépítése Támogatás KKV-knak

Leromlott városi területek fejlesztése

Input Az építés költsége

Összes támogatás nagysága

Összes támogatás nagysága

Output Megépített útszakasz hossza

Eredmény Az A és B település közötti utazási idő csökkenése A támogatott A vállalkozások támogatásokszáma kal kiváltott magánbefektetések nagysága Az átépített és A lakásokat újonnan épített vásárlók vagy lakások száma bérlők száma

Hatás Az áru- és utasforgalom forgalom növekedése A támogatott vállalkozások által létrehozott új munkahelyek száma A terület munkanélkülisé gi rátájának alakulása

19

Output indikátorok • Magát a támogatott fejlesztést (fizikai infrastruktúra) vagy tevékenységet (pl. képzés) írja le: – megépített út hossza (km) – megépített üzleti infrastruktúra (m2) – x óra képzés

20

10


Eredmény indikátorok • A program keretében létrejött outputok közvetlen - a célcsoportok által élvezett eredményeit írja le – utazási idő csökkenése, – a kialakított területekre betelepülő vállalkozások száma, – valamilyen ismeretet, képesítést szerzett résztvevők száma (képzés esetén)

21

Hatás indikátorok • Azt írja le, hogy a végrehajtott tevékenységek milyen mértékben járulnak hozzá az intézkedés, prioritás vagy program átfogó céljainak teljesüléséhez. – azon vállalkozások aránya, amelyek elégedettek az üzleti infrastruktúrával – létrehozott / megőrzött munkahelyek száma – a képzést elvégzők közül azoknak az aránya, akik egy éven belül állást találnak

22

11


SMART indikátorok: • Specific - Konkrét • Measurable - Mérhető • Available/Achievable Rendelkezésre áll • Relevant - Releváns • Timely - Aktuális

23

Érvek a számszerűsíthető indikátorok mellett • Objektívebb képet ad a program megvalósításáról; • Összehasonlítható más, hasonló jellegű programok adataival; • Összegezve inputot jelenthetnek magasabb szintű programok monitoringjához; • Nyomtatványokra épülő, számítógépes alapú monitoringrendszerek kialakítására alkalmasabbak; • Egyértelműbb jelzést ad, ha a program nem megfelelően halad a kitűzött célok elérése felé.

24

12


(1) Humán erőforrás OP Intézkedés: IT képzés munkanélkülieknek • Output: • Eredmény: • Hatás:

(3) Iparfejlesztési OP Intézkedés: Export tanácsadási program KKV-knak • Output: • Eredmény: • Hatás:

(2) Közlekedési OP Intézkedés: Regionális utak minőségének javitása • Output: • Eredmény: • Hatás

(4) Turizmus fejlesztési OP Intézkedés: Turisztikai szálláshelyek fejlesztése • Output: • Eredmény: • Hatás:

25

Indikátorok forrásai • Kontextus (a projekt környezete) indikátorok: hivatalos statisztikák • Program indikátorok: – output: projekt gazdák – eredmény: projekt gazdák, értékelések – hatás: értékelések

26

13


Indikátorok és program menedzserek 1

2

Indikátorok

k oro kát i d In

27

A jelentések formátumának meghatározása • Előrehaladási jelentés • Záró jelentés • Utánkövetési jelentés

28

14


Előrehaladási jelentés Az előrehaladási jelentés tartalma: – Adatok (a projekt alapadatai) – Projekt tevékenységek (a cselekvési és ütemterv tevékenységeinek ismertetése a tárgyidőszakra vonatkozóan, a jelentési időszakban végzett közbeszerzési eljárásokkal, a tájékoztatással és nyilvánossággal, a horizontális politikákkal – környezetvédelem és esélyegyenlőség – kapcsolatos tevékenységek ismertetése, az output és eredményindikátorok alakulása, a projekt fenntarthatóságának ismertetése) – Pénzügyi jelentés (elszámolható költségek és a kifizetések alakulása a jelentési időszakba, költségek felmerülésére vonatkozó havi bontású előrejelzés, az igényelt támogatás alakulása, saját forrás felhasználásának alakulása) – Igazolás (a pályázó cégszerű aláírása)

29

Záró jelentés A zárójelentés tartalma : – Adatok (a projekt alapadatai) ismertetése, az output és eredményindikátorok alakulása, a projekt fenntarthatóságának ismertetése, a megvalósítás gyakorlati tapasztalatainak ismertetése, a projekt értékelése, beleértve a célcsoport véleményét is. – Projekt tevékenységek (a cselekvési és ütemterv tevékenységeinek ismertetése a projekt teljes időtartamára vonatkozóan, közbeszerzési eljárásokkal, a tájékoztatással és nyilvánossággal, a horizontális politikákkal – környezetvédelem és esélyegyenlőség – kapcsolatos tevékenységek ismertetése, az output és eredményindikátorok alakulása, a projekt fenntarthatóságának ismertetése, a megvalósítás gyakorlati tapasztalatainak ismertetése, a projekt értékelése beleértve a célcsoport véleményét is.) – Pénzügyi jelentés (A költségek és a finanszírozás alakulása partnerenként a támogatási szerződés költségvetési táblájának megfelelően) – Igazolás (a pályázó cégszerű aláírása)

30

15


Utánkövetési jelentés Az utánkövetési jelentés tartalma : – Adatok (a projekt alapadatai) – Projekt tevékenységek (az utánkövetési időszakra vállalt tevékenységeinek ismertetése, eredményindikátorok alakulása, a projekt fenntarthatóságának ismertetése, a megvalósítás gyakorlati tapasztalatainak ismertetése, a projekt értékelése beleértve a célcsoport véleményét is. – Pénzügyi jelentés (utánkövetési időszakra vonatkozó pénzforgalmi terv) – Igazolás (a pályázó cégszerű aláírása)

31

Helyszíni monitoring látogatások • • • •

Nem ellenőrzés!!! Mikor kell látogatást tenni? Kedvezményezettek feladatai Jegyzőkönyv

32

16



Ellenőrzés

Szűts László

33

Az ellenőrzés fogalma Az ellenőrzés a folyamatok, tevékenységek állandó felülvizsgálatát jelenti és célja, hogy biztosítsa a közpénzek felhasználásának szabályszerűségét, vagyis a jogszabályoknak, előírásoknak és más kötelezettségeknek való megfelelést.

34

17


Ki végezhet ellenőrzést? Közpénzekből támogatott projektek esetében helyszíni ellenőrzést végezhet: • • •

a támogatást nyújtó szervezet (pl. minisztérium, közreműködő szervezet) vagy az általa megbízott szervezet, a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal (KEHI), az Állami Számvevőszék (ÁSz).

A fentieken túl, az EU által társfinanszírozott támogatási rendszerek esetében helyszíni ellenőrzést végezhet: • • •

a Pénzügyminisztérium (PM), amely felelős az Európai Bizottság számára benyújtott kifizetési kérelmek hitelességének igazolásáért, az Európai Bizottság érintett főigazgatósága, az Európai Számvevőszék.

35

Az ellenőrzés típusai • Első szintű ellenőrzés (donor szervezet) • Második szintű ellenőrzés (KEHI, ÁSZ, PM, EB stb.) • Előzetes helyszíni szemle • Közbenső helyszíni ellenőrzés • Utólagos helyszíni ellenőrzés

36

18



Értékelés

Szűts László

37

Az ellenőrzés, a monitoring és az értékelés kapcsolata Inputok

Output

Eredmény/ hatás

A jogszerűség ellenőrzése Monitoring A minőség, a megvalósítás és a hatások értékelése A három tevékenység azonban nem egymás része!

38

19


Az értékelés fogalma A projektek értékelése során egy meghatározott időpontban vonjuk elemzés alá a projekt relevanciáját, eredményességét, hatékonyságát, hatását és fenntarthatóságát. Az értékelés célja az, hogy összehasonlítást végezzünk arra vonatkozólag, hogy a projekt a tervekben rögzített elvárásokhoz képest mit ért el (eredmények, projektcélok, átfogó célok), és hogy az értékelési folyamat végeredményéből fakadó tapasztalatokkal felvértezve a jövőbeli projektjeink tervezésének minőségét javítsuk.

39

Miért értékeljük a SA programjait? (1) • Igazoljuk, az adófizetők pénzét helyesen költöttük el (Igazolást kereső megközelítés) • A csalás felderíthető legyen (Csalásokat felderítő/megelőző megközelítés) • Érdekes a kutatók számára (Elméleti megközelítés)

40

20


Miért értékeljük a SA programjait? (2) • Mert az EU Bizottság megköveteli (Kötelességtudó megközelítés) • Hogy a tanácsadóknak legyen mit csinálniuk (Cinikus megközelítés) • Programok lebonyolításának eredményességét és hatékonyságát növeli (Szakmai megközelítés)

41

Értékelési kritériumok • Relevancia: fennállnak-e még azok a körülmények, amelyek az eredeti projekt terv elkészítését vezérelték, létezik-e még az a probléma, amelyet a projekt eredeti célkitűzései orvosolni kívántak; • Eredményesség: sikerült-e és ha igen, akkor milyen mértékben sikerült a kitűzött célokat elérni; • Hatékonyság: milyen áron sikerült elérni a kitűzött célokat; vagyis ez elért eredmények összevetése a felhasznált erőforrásokkal; • Hatás: a projektnek a tágabb projekt-környezetre gyakorolt hatása és ennek hozzájárulása az átfogó célokhoz; • Fenntarthatóság: a projekt tevékenységeinek folytatása a projekt zárását követően pénzügyi és intézményi (működtetési) szempontból.

42

21


Szakmai megközelítés: A

B

• Relevancia: El akarunk jutni A-ból Bbe? (szükséglet és célkitűzés) • Eredményesség: a cél elérése (eljutunk-e B-be)? • Hatékonyság: milyen áron jutunk B-be?

43

Előzetes értékelés • A projekt belső logikájának javítása • A projekt külső koherenciájának javítása • A projekt és célkitűzései megvalósíthatóságának elemzése • Segíteni a célkitűzések és a mutatók előzetes meghatározásában

44

22


Közbenső értékelés • A projekt előrehaladásának felmérése, mennyire éri el célkitűzéseit • Módosítani a projektet, ahol szükséges (valóságos előrehaladás alapján) • Megítélni a projekt intézkedéseinek pénzügyi felvevőképességét • Pénzügyi források átcsoportosításának igazolása • A projekt menedzsmentjének 45 megítélése

Utóértékelés • Projektek utólagos igazolása • Hatások értékelése • Tapasztalatcsere

46

23


Az előzetes értékelés 6 lépése 1. Korábbi értékelések eredményének elemzése 2. Erősségek és gyenge pontok elemzése 3. A kialakított stratégia megítélése 4. Célkitűzések mennyiségi meghatározása 5. Elvárt hatások elemzése 6. A projekt irányításának és végrehajtásának feltételei

47

Közbenső értékelés a gyakorlatban • Természeténél fogva a legérdekesebb értékelés: – Hasznos menedzsment eszköz projekt menedzsment céljaira – Hasznos kommunikációs eszköz az EU és a tagállam/régió között

• Korlátozott lehetőségek a hatások megítélésére, mivel a projektek még nem fejeződtek be

48

24


Utóértékelések a gyakorlatban • Hogy válasszuk el a program hatásait egyéb külső hatásoktól? • Nem szerencsés időzítés az utóértékelésre a programok életciklusában • Adatok korlátozott minősége és rendelkezésre állása (SMART!)

49

“Az értékelés a következő programozási ciklust magasabb szintre emeli” 3 2

1

50

25


Tevékenység

Ellenőrzés

Monitoring

Értékelés

A szabályoknak való megfelelés vizsgálata

A kitőzött célokhoz A tevékenység hatásának viszonyított vizsgálata a megvalósulás

Időbeliség

Folyamatos

Folyamatos

Pontszerű, előzetes és utólagos

A tevékenység végzője

Külső vagy belső

Belső

Külső

A tevékenység jellege

Operatív

Operatív

Elemzőtudományos

Cél

vizsgálata

megoldani kívánt problémára

51

(1) Humán erőforrás OP • Output: képzési órák száma a speciális • Eredmény: szakképesítést megszerző résztvevők száma • Hatás: azon résztvevők száma, akik a képzést követő 2 éven belül munkához jutottak

(2) Közlekedési OP • Output: épített regionális utak hossza km-ben • Eredmény: ESS csökkenése • Hatás: létrehozott és megőrzött munkahelyek bruttó/nettó száma

(3) Iparfejlesztési OP • Output: támogatott vállalkozások száma • Eredmény: újonnan exportálóvá váló vállalkozások száma • Hatás: a külföldi eladások %-os aránya a támogatott vállalkozások forgalmi adataiban, a támogatás után 18 hónappal

(4) Turizmus fejlesztési OP • Output: létrehozott vagy fejlesztett férőhelyek (ágyak) száma • Eredmény: vendégéjszakák száma • Hatás: turizmusból adódó GDP növekedés

52

26


KÖSZÖNÖM A FIGYELMET!

53

27

Projektek szakmai végrehajtása. Mi a monitoring?

Recommend Documents