A szakmai monitoring folyamata
Önök az ESZA Kht-val projektjük végrehajtása során kapcsolatba kerülnek: • a pályázás folyamata során a szerződéskötésig • a megvalósítás során a szakmai monitoring Közreműködő Szervezeteként • szerződésmódosítások szakmai elbírálása során
Szakmai monitoring célja • Figyelemmel kísérni az egyes projektek előrehaladását, és • azt összevetni a támogatási szerződésekben meghatározott tervekkel és célokkal
Szakmai monitoring célja • folyamatos adatgyűjtés annak érdekében, hogy – a menedzsment információkhoz jusson a projekt előrehaladásával kapcsolatban, és – szükség esetén befolyásolhassa annak menetét. Adatgyűjtés
Célok Beavatkozás
Elemzés
Szakmai monitoring szereplői
• Kedvezményezettek • Monitorok • Vezető monitor • ESZA Kht. (szakmai KSZ)
Szakmai monitoring eszközei Események ≠ „helyszíni ellenőrzés”!
Dokumentumok Projekt Előrehaladási Jelentés Önök
Monitoring Látogatás
Jegyzőkönyv
Monitor (Vezető Monitor, ESZA Kht.)
Monitor, Önök
Monitori Jelentés Monitor
Szakmai Monitoring Bizottság Vezető Monitor, Monitorok, ESZA Kht.
Intézkedés szintű Jelentés Vezető Monitor, ESZA Kht.
Az Önök feladatai • • •
A projektvégrehajtás dokumentálása Projekt Előrehaladási Jelentések elkészítése Információszolgáltatás (dokumentumokba való betekintés biztosítása)
•
Együttműködés a monitoring folyamat többi szereplőjével Részvétel a projektmegvalósítást segítő rendezvényeken
•
A monitorok feladatai
• •
Kockázatelemzés, indikátorlista elkészítése Projekt Előrehaladási Jelentések értékelése
• •
Monitoring látogatások Közvetlen szakmai segítségnyújtás
• •
Szakmai teljesítés igazolása ESZA Kht. felé Problémák jelzése az ESZA Kht.-nak
A vezető monitor feladatai
• Szakmai iránymutatás • Monitoring látogatások • Részvétel a projektmegvalósítást segítő rendezvényeken
Az ESZA Kht. feladatai • A szakmai monitoring rendszer működtetése • Az Önök és a monitorok jelentéseinek jóváhagyása • Helyszíni ellenőrzések • A projektek szakmai megvalósulásának igazolása támogatási részletek kifizetéséhez • Javaslattétel a HEF OP Irányító Hatóságnak a szerződésmódosítási kérelmek elbírálásáról • A projektmegvalósítást segítő rendezvények szervezése
Kifizetés folyamata Köztes kifizetés esetén
Kedv PEJ beadása
Felszólítás korrekcióra
(Hiánypótlás)
FH (T) Formai ellenőrzés FH (T) Közbesz. ell.
Kincstár Pü-i ellenőrzés FH (T)
3 elfogadás?
ESZA Szakmai ellenőrzés n
i FH (K) Összesítés intézkedésenként Dokumentumok IH-ba
korrekció ? n
IH Utalványozás
A szerződések módosítása
i
Szerződésmódosítás / -bontás
Szerződésmódosítás Kiindulópont: a pályázatban szereplő projekt-terv megvalósítására kaptak támogatást közpénzből. A szerződésben rögzített adatok változását és a kötelezettségek teljesítését befolyásoló eseményeket mindig jelezni kell. A módosulás jellegétől, mértékétől függ a jóváhagyás rendje. A szerződés lejáratát követően nincs mód módosítások átvezetésére.
Nem igényel szerződésmódosítást • Cím, bankszámlaszám (új inkasszó), képviselő személyének változása → FH-nak bejelenteni • Projektmenedzsment/szakmai stáb személyi változásai (jóváhagyás szükséges) → FH-n keresztül kérvényezni • Költségvetési sorok módosítása, ha – a projekt alapvető célja nem változik – a módosítás két számjegyű költségvetési soron belül történik, vagy az érintett két számjegyű költségvetési sorok (pl. 1.1, 3.2) összegei max. 10%-kal változnak → PEJ-ben jelenteni
Szerződésmódosítást igényel A pályázati kiírás feltételeitől nem térhet el! Tervezési hibából eredő módosítási kérelem nem támogatható! • Projekt kezdési/befejezési dátuma változik • A költségek évek szerinti bontása legalább a teljes támogatás 10%-át meghaladóan változik • Két számjegyű költségvetési sorok 10%-nál nagyobb mértékben változnak • A partnerenkénti igényelt támogatás összege módosul • Számszerűsített célok 10%-ot meghaladó mértékben változnak • A projekt egyéb lényeges jellemzője változik.
Szerződésmódosítás szakmai okból • Projekt szakmai tartalma (képzések, kapcsolódó szolgáltatások) –csak rendkívül indokolt esetben • Indikátorokban történő esetleges jelentős csökkenés szerződésmódosítást vonhat maga után • Indikátorváltozásból eredő költségvetés módosítás • Projekt kezdési vagy befejezési dátumának változása
Szerződésmódosítás folyamata • Szerződésmódosítást a Főkedvezményezett kezdeményezhet, a konzorciumi partnerek nem. • A szerződésmódosítási kérelmet valamennyi partnernek alá kell írnia. • A szerződésmódosítási kérelemhez csatolni kell valamennyi releváns, módosított mellékleteket is. • A szerződésmódosítást annak mellékleteivel együtt valamennyi partnernek alá kell írnia/ szignóznia.
Szerződésszegés, szerződés megszűnése • • • • • • •
A szerződésben vállalt kötelezettségek megszegése Ütemezés be nem tartása Kifizetés igénylés be nem nyújtása A projekt nem megvalósítható, vagy veszélybe kerül Jelentős változás a projektben A közbeszerzésre vonatkozó szabályok megsértése Az eredeti dokumentumok vagy azok hitelesített másolatának be nem mutatása • A szerződés-, illetve jogszabályellenes állapot határidőn belüli meg nem szüntetése • Ld. még Támogatási szerződés X. cikkely.
Köszönjük figyelmüket! ESZA Kht. www.esf.hu
[email protected] [email protected]
