Projektciklus menedzsment, Szeged
Projektek szakmai végrehajtása (Monitoring, ellenőrzés, értékelés)
Monitoring
Szűts László
1
Mi a monitoring? “Folyamatos adatgyűjtés annak érdekében, hogy a management információkhoz jusson egy adott tevékenység előrehaladásával kapcsolatban, és szükség esetén befolyásolhassa menetét.”
2
1
Projektciklus menedzsment, Szeged
Az ellenőrzés, a monitoring és az értékelés kapcsolata Inputok
Output
Eredmény/ hatás
A jogszerűség ellenőrzése Monitoring A minőség, a megvalósítás és a hatások értékelése A három tevékenység azonban nem egymás része!
3
A monitoring helye a projektciklusban Projekt tervezés
Projekt értékelés
Megvalósítás Projekt életciklus
Monitoring
4
2
Projektciklus menedzsment, Szeged
A monitoring szintjei KTK Monitoring Bizottság
OP Monitoring Bizottság
Program szintű monitoring
OP Irányító Hatóság
Közreműködő Szervezet
Kedvezményezett
Projekt szintű monitoring
5
A monitoring főbb jellemzői • Hatékony eszköz a management kezében • Folyamat, nem egyszeri tevékenység • Konkrét, jól meghatározott célja van • Adatokat, információkat gyűjt a megvalósításra vonatkozóan, a kitűzött célokhoz hasonlítja azokat • Felhívja a figyelmet a céloktól való eltérésekre,
Ezáltal lehetővé téve a management számára, hogy szükség esetén beavatkozzon.
6
3
Projektciklus menedzsment, Szeged
Kinek van szüksége a monitoring tevékenységre? • Menedzsment (projekt menedzsment) • Finanszírozók, donor szervezetek
7
Miért van szükség monitoring tevékenységre? Mert a donor: • Már a megvalósítás során is hozzájut a programmal kapcsolatos információkhoz; • Szükség esetén időben be tud avatkozni; • Tisztább képet kap, hogy a támogatott program mennyire járul hozzá saját céljai teljesüléséhez; • A támogatás folyósítását jobban kapcsolhatja a fizikai teljesítéshez; • Nagyobb az esély a támogatás hatékony felhasználására
8
4
Projektciklus menedzsment, Szeged
Pénzügyi vs. teljesítmény monitoring Jellemző a pénzügyi monitoring túlsúlya, mert: • Még ma is a legfontosabb elvárás a monitoringgal szemben, hogy elősegítse a források hatékony elköltését, valamint a közpénzekkel való visszaélés megakadályozását; • A pénzügyi monitoring viszonylag egyszerűbb, a pénzügyi teljesítés egzaktabb módon nyomon követhető; • Pénzügyi monitoring akkor is jól végezhető, ha a tervezés során a monitoring rendszer kialakítása kisebb hangsúlyt kapott;
9
Mire használható a monitoring információ? • Képet ad a management számára egy finanszírozott tevékenység megvalósítási folyamatáról; • Az aktuális teljesítményt a kitűzött célokhoz viszonyítja. • Időben jelzi, ha a megvalósítás során probléma merül fel és lehetővé teszi a management-nek a beavatkozást.
Mindezek eredményeként pedig lehetővé teszi az erőforrások optimalizálását.
10
5
Projektciklus menedzsment, Szeged
A jó monitoring rendszer • Kialakításra kerül már a tervezési szakaszban • Biztosítja a szükséges információk rendszeres gyűjtését • Olyan formában biztosítja az információkat, mely alkalmas a menedzsment döntések megalapozására • Biztosítja a szükséges információkat a donor szervezetek felé
11
A jó monitoring rendszer ismérvei Meghatározza: •Az inputokat: Milyen pénzügyi források, humán erőforrások, berendezés és infrastruktúra szükséges a projekt megvalósításához? •A projekt keretében megvalósítandó akciókat, azt, kik és mikor hajtják azokat végre •Az outputokat: Melyek lesznek a projekt közvetlen eredményei? •Egyértelműen meghatározza a kapcsolódó jelentési kötelezettségeket.
12
6
Projektciklus menedzsment, Szeged
A projekt szintű monitoring rendszer tervezésének öt lépése 1. a projekt céljainak elemzése, 2. a megvalósítás tevékenységeinek áttekintése , 3. indikátorok áttekintése, 4. a jelentések formátumának meghatározása, 5. a monitoring rendszer működtetésére vonatkozó terv kialakítása
13
A projekt céljainak elemzése • Alapja a logikai keretmátrix módszer • Kerüljük a célok változtatását
14
7
Projektciklus menedzsment, Szeged
A megvalósítás tevékenységeinek áttekintése • A különböző szerepek, funkciók és felelősségi körök tisztázása • Projekt menedzser szerepe
15
INDIKÁTOROK Mutatószám = az komplex valóság egyszerűsített leképezése
16
8
Projektciklus menedzsment, Szeged
Monitoring indikátorok 1260/99 Rendelet 6. Cikk (1083/2006 EK) (1) Input Indikátorok: • A projekt megvalósításához szükséges pénzügyi és emberi erőforrások. (2) Output indikátorok: • Fizikai output vagy termék (3) Eredmény indikátorok: • A projektből származó közvetlen előnyök a kedvezményezettek számára. (4) Hatás indikátorok: • A projekt hosszabb távú hatásai
17
Beavatkozási logika
Objektív módon mérhető mutatók
Átfogó cél
Hatás indikátorok
A projekt célja
Eredmény indikátorok
Eredmények
Output indikátorok
18
9
Projektciklus menedzsment, Szeged
Példák indikátorokra Projekt Egy A és B település közötti út megépítése Támogatás KKV-knak
Leromlott városi területek fejlesztése
Input Az építés költsége
Összes támogatás nagysága
Összes támogatás nagysága
Output Megépített útszakasz hossza
Eredmény Az A és B település közötti utazási idő csökkenése A támogatott A vállalkozások támogatásokszáma kal kiváltott magánbefektetések nagysága Az átépített és A lakásokat újonnan épített vásárlók vagy lakások száma bérlők száma
Hatás Az áru- és utasforgalom forgalom növekedése A támogatott vállalkozások által létrehozott új munkahelyek száma A terület munkanélkülisé gi rátájának alakulása
19
Output indikátorok • Magát a támogatott fejlesztést (fizikai infrastruktúra) vagy tevékenységet (pl. képzés) írja le: – megépített út hossza (km) – megépített üzleti infrastruktúra (m2) – x óra képzés
20
10
Projektciklus menedzsment, Szeged
Eredmény indikátorok • A program keretében létrejött outputok közvetlen - a célcsoportok által élvezett eredményeit írja le – utazási idő csökkenése, – a kialakított területekre betelepülő vállalkozások száma, – valamilyen ismeretet, képesítést szerzett résztvevők száma (képzés esetén)
21
Hatás indikátorok • Azt írja le, hogy a végrehajtott tevékenységek milyen mértékben járulnak hozzá az intézkedés, prioritás vagy program átfogó céljainak teljesüléséhez. – azon vállalkozások aránya, amelyek elégedettek az üzleti infrastruktúrával – létrehozott / megőrzött munkahelyek száma – a képzést elvégzők közül azoknak az aránya, akik egy éven belül állást találnak
22
11
Projektciklus menedzsment, Szeged
SMART indikátorok: • Specific - Konkrét • Measurable - Mérhető • Available/Achievable Rendelkezésre áll • Relevant - Releváns • Timely - Aktuális
23
Érvek a számszerűsíthető indikátorok mellett • Objektívebb képet ad a program megvalósításáról; • Összehasonlítható más, hasonló jellegű programok adataival; • Összegezve inputot jelenthetnek magasabb szintű programok monitoringjához; • Nyomtatványokra épülő, számítógépes alapú monitoringrendszerek kialakítására alkalmasabbak; • Egyértelműbb jelzést ad, ha a program nem megfelelően halad a kitűzött célok elérése felé.
24
12
Projektciklus menedzsment, Szeged
(1) Humán erőforrás OP Intézkedés: IT képzés munkanélkülieknek • Output: • Eredmény: • Hatás:
(3) Iparfejlesztési OP Intézkedés: Export tanácsadási program KKV-knak • Output: • Eredmény: • Hatás:
(2) Közlekedési OP Intézkedés: Regionális utak minőségének javitása • Output: • Eredmény: • Hatás
(4) Turizmus fejlesztési OP Intézkedés: Turisztikai szálláshelyek fejlesztése • Output: • Eredmény: • Hatás:
25
Indikátorok forrásai • Kontextus (a projekt környezete) indikátorok: hivatalos statisztikák • Program indikátorok: – output: projekt gazdák – eredmény: projekt gazdák, értékelések – hatás: értékelések
26
13
Projektciklus menedzsment, Szeged
Indikátorok és program menedzserek 1
2
Indikátorok
k oro kát i d In
27
A jelentések formátumának meghatározása • Előrehaladási jelentés • Záró jelentés • Utánkövetési jelentés
28
14
Projektciklus menedzsment, Szeged
Előrehaladási jelentés Az előrehaladási jelentés tartalma: – Adatok (a projekt alapadatai) – Projekt tevékenységek (a cselekvési és ütemterv tevékenységeinek ismertetése a tárgyidőszakra vonatkozóan, a jelentési időszakban végzett közbeszerzési eljárásokkal, a tájékoztatással és nyilvánossággal, a horizontális politikákkal – környezetvédelem és esélyegyenlőség – kapcsolatos tevékenységek ismertetése, az output és eredményindikátorok alakulása, a projekt fenntarthatóságának ismertetése) – Pénzügyi jelentés (elszámolható költségek és a kifizetések alakulása a jelentési időszakba, költségek felmerülésére vonatkozó havi bontású előrejelzés, az igényelt támogatás alakulása, saját forrás felhasználásának alakulása) – Igazolás (a pályázó cégszerű aláírása)
29
Záró jelentés A zárójelentés tartalma : – Adatok (a projekt alapadatai) ismertetése, az output és eredményindikátorok alakulása, a projekt fenntarthatóságának ismertetése, a megvalósítás gyakorlati tapasztalatainak ismertetése, a projekt értékelése, beleértve a célcsoport véleményét is. – Projekt tevékenységek (a cselekvési és ütemterv tevékenységeinek ismertetése a projekt teljes időtartamára vonatkozóan, közbeszerzési eljárásokkal, a tájékoztatással és nyilvánossággal, a horizontális politikákkal – környezetvédelem és esélyegyenlőség – kapcsolatos tevékenységek ismertetése, az output és eredményindikátorok alakulása, a projekt fenntarthatóságának ismertetése, a megvalósítás gyakorlati tapasztalatainak ismertetése, a projekt értékelése beleértve a célcsoport véleményét is.) – Pénzügyi jelentés (A költségek és a finanszírozás alakulása partnerenként a támogatási szerződés költségvetési táblájának megfelelően) – Igazolás (a pályázó cégszerű aláírása)
30
15
Projektciklus menedzsment, Szeged
Utánkövetési jelentés Az utánkövetési jelentés tartalma : – Adatok (a projekt alapadatai) – Projekt tevékenységek (az utánkövetési időszakra vállalt tevékenységeinek ismertetése, eredményindikátorok alakulása, a projekt fenntarthatóságának ismertetése, a megvalósítás gyakorlati tapasztalatainak ismertetése, a projekt értékelése beleértve a célcsoport véleményét is. – Pénzügyi jelentés (utánkövetési időszakra vonatkozó pénzforgalmi terv) – Igazolás (a pályázó cégszerű aláírása)
31
Helyszíni monitoring látogatások • • • •
Nem ellenőrzés!!! Mikor kell látogatást tenni? Kedvezményezettek feladatai Jegyzőkönyv
32
16
Projektciklus menedzsment, Szeged
Projektek szakmai végrehajtása (Monitoring, ellenőrzés, értékelés)
Ellenőrzés
Szűts László
33
Az ellenőrzés fogalma Az ellenőrzés a folyamatok, tevékenységek állandó felülvizsgálatát jelenti és célja, hogy biztosítsa a közpénzek felhasználásának szabályszerűségét, vagyis a jogszabályoknak, előírásoknak és más kötelezettségeknek való megfelelést.
34
17
Projektciklus menedzsment, Szeged
Ki végezhet ellenőrzést? Közpénzekből támogatott projektek esetében helyszíni ellenőrzést végezhet: • • •
a támogatást nyújtó szervezet (pl. minisztérium, közreműködő szervezet) vagy az általa megbízott szervezet, a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal (KEHI), az Állami Számvevőszék (ÁSz).
A fentieken túl, az EU által társfinanszírozott támogatási rendszerek esetében helyszíni ellenőrzést végezhet: • • •
a Pénzügyminisztérium (PM), amely felelős az Európai Bizottság számára benyújtott kifizetési kérelmek hitelességének igazolásáért, az Európai Bizottság érintett főigazgatósága, az Európai Számvevőszék.
35
Az ellenőrzés típusai • Első szintű ellenőrzés (donor szervezet) • Második szintű ellenőrzés (KEHI, ÁSZ, PM, EB stb.) • Előzetes helyszíni szemle • Közbenső helyszíni ellenőrzés • Utólagos helyszíni ellenőrzés
36
18
Projektciklus menedzsment, Szeged
Projektek szakmai végrehajtása (Monitoring, ellenőrzés, értékelés)
Értékelés
Szűts László
37
Az ellenőrzés, a monitoring és az értékelés kapcsolata Inputok
Output
Eredmény/ hatás
A jogszerűség ellenőrzése Monitoring A minőség, a megvalósítás és a hatások értékelése A három tevékenység azonban nem egymás része!
38
19
Projektciklus menedzsment, Szeged
Az értékelés fogalma A projektek értékelése során egy meghatározott időpontban vonjuk elemzés alá a projekt relevanciáját, eredményességét, hatékonyságát, hatását és fenntarthatóságát. Az értékelés célja az, hogy összehasonlítást végezzünk arra vonatkozólag, hogy a projekt a tervekben rögzített elvárásokhoz képest mit ért el (eredmények, projektcélok, átfogó célok), és hogy az értékelési folyamat végeredményéből fakadó tapasztalatokkal felvértezve a jövőbeli projektjeink tervezésének minőségét javítsuk.
39
Miért értékeljük a SA programjait? (1) • Igazoljuk, az adófizetők pénzét helyesen költöttük el (Igazolást kereső megközelítés) • A csalás felderíthető legyen (Csalásokat felderítő/megelőző megközelítés) • Érdekes a kutatók számára (Elméleti megközelítés)
40
20
Projektciklus menedzsment, Szeged
Miért értékeljük a SA programjait? (2) • Mert az EU Bizottság megköveteli (Kötelességtudó megközelítés) • Hogy a tanácsadóknak legyen mit csinálniuk (Cinikus megközelítés) • Programok lebonyolításának eredményességét és hatékonyságát növeli (Szakmai megközelítés)
41
Értékelési kritériumok • Relevancia: fennállnak-e még azok a körülmények, amelyek az eredeti projekt terv elkészítését vezérelték, létezik-e még az a probléma, amelyet a projekt eredeti célkitűzései orvosolni kívántak; • Eredményesség: sikerült-e és ha igen, akkor milyen mértékben sikerült a kitűzött célokat elérni; • Hatékonyság: milyen áron sikerült elérni a kitűzött célokat; vagyis ez elért eredmények összevetése a felhasznált erőforrásokkal; • Hatás: a projektnek a tágabb projekt-környezetre gyakorolt hatása és ennek hozzájárulása az átfogó célokhoz; • Fenntarthatóság: a projekt tevékenységeinek folytatása a projekt zárását követően pénzügyi és intézményi (működtetési) szempontból.
42
21
Projektciklus menedzsment, Szeged
Szakmai megközelítés: A
B
• Relevancia: El akarunk jutni A-ból Bbe? (szükséglet és célkitűzés) • Eredményesség: a cél elérése (eljutunk-e B-be)? • Hatékonyság: milyen áron jutunk B-be?
43
Előzetes értékelés • A projekt belső logikájának javítása • A projekt külső koherenciájának javítása • A projekt és célkitűzései megvalósíthatóságának elemzése • Segíteni a célkitűzések és a mutatók előzetes meghatározásában
44
22
Projektciklus menedzsment, Szeged
Közbenső értékelés • A projekt előrehaladásának felmérése, mennyire éri el célkitűzéseit • Módosítani a projektet, ahol szükséges (valóságos előrehaladás alapján) • Megítélni a projekt intézkedéseinek pénzügyi felvevőképességét • Pénzügyi források átcsoportosításának igazolása • A projekt menedzsmentjének 45 megítélése
Utóértékelés • Projektek utólagos igazolása • Hatások értékelése • Tapasztalatcsere
46
23
Projektciklus menedzsment, Szeged
Az előzetes értékelés 6 lépése 1. Korábbi értékelések eredményének elemzése 2. Erősségek és gyenge pontok elemzése 3. A kialakított stratégia megítélése 4. Célkitűzések mennyiségi meghatározása 5. Elvárt hatások elemzése 6. A projekt irányításának és végrehajtásának feltételei
47
Közbenső értékelés a gyakorlatban • Természeténél fogva a legérdekesebb értékelés: – Hasznos menedzsment eszköz projekt menedzsment céljaira – Hasznos kommunikációs eszköz az EU és a tagállam/régió között
• Korlátozott lehetőségek a hatások megítélésére, mivel a projektek még nem fejeződtek be
48
24
Projektciklus menedzsment, Szeged
Utóértékelések a gyakorlatban • Hogy válasszuk el a program hatásait egyéb külső hatásoktól? • Nem szerencsés időzítés az utóértékelésre a programok életciklusában • Adatok korlátozott minősége és rendelkezésre állása (SMART!)
49
“Az értékelés a következő programozási ciklust magasabb szintre emeli” 3 2
1
50
25
Projektciklus menedzsment, Szeged
Tevékenység
Ellenőrzés
Monitoring
Értékelés
A szabályoknak való megfelelés vizsgálata
A kitőzött célokhoz A tevékenység hatásának viszonyított vizsgálata a megvalósulás
Időbeliség
Folyamatos
Folyamatos
Pontszerű, előzetes és utólagos
A tevékenység végzője
Külső vagy belső
Belső
Külső
A tevékenység jellege
Operatív
Operatív
Elemzőtudományos
Cél
vizsgálata
megoldani kívánt problémára
51
(1) Humán erőforrás OP • Output: képzési órák száma a speciális • Eredmény: szakképesítést megszerző résztvevők száma • Hatás: azon résztvevők száma, akik a képzést követő 2 éven belül munkához jutottak
(2) Közlekedési OP • Output: épített regionális utak hossza km-ben • Eredmény: ESS csökkenése • Hatás: létrehozott és megőrzött munkahelyek bruttó/nettó száma
(3) Iparfejlesztési OP • Output: támogatott vállalkozások száma • Eredmény: újonnan exportálóvá váló vállalkozások száma • Hatás: a külföldi eladások %-os aránya a támogatott vállalkozások forgalmi adataiban, a támogatás után 18 hónappal
(4) Turizmus fejlesztési OP • Output: létrehozott vagy fejlesztett férőhelyek (ágyak) száma • Eredmény: vendégéjszakák száma • Hatás: turizmusból adódó GDP növekedés
52
26
Projektciklus menedzsment, Szeged
KÖSZÖNÖM A FIGYELMET!
53
27