Projekt monitoring a HEFOP 3.4. keretében támogatott projektek esetén. Foglalkoztatási Hivatal ESZA Főosztály Előadás tematikája

Projekt monitoring a HEFOP 3.4. keretében támogatott projektek esetén Foglalkoztatási Hivatal ESZA Főosztály 2006.

Előadás tematikája  Foglalkoztatási Hivatal helye, szerepe az intézményrendszerben  Jelentéstételi kötelezettség, Előrehaladási Jelentések formái  Formai ellenőrzés, hiánypótlás lehetősége  Eljárásrendi ellenőrzés, korrekció lehetősége  Helyszíni ellenőrzések  Gyakorlati tanácsok

Szervezeti struktúra Irányító Hatóság

ESZA Kht.

Foglalkoztatási Hivatal

Magyar Államkincstár

Kedvezményezett

Projekt előrehaladási jelentés Formái:  Projekt előrehaladási jelentés (negyedévente)  Időközi előrehaladási jelentés (rövidített tartalmú PEJ és részletes pénzügyi elszámolás; feltétele: az adott elszámolási időszakban az előleg 90%-nak elköltése, bármikor beadható)  Projekt záró jelentés (a projekt befejezését követő 90 napon belül, a 20 % kifizetése ennek elfogadásától függ)  Projekt fenntartási jelentés (a projekt befejezését követően a szerződés lejártáig 5év- évente)  (Ha 5 mFt-nál kevesebb a támogatási összeg és 6 hónál rövidebb  csak zárójelentés  Ha 5 mFt-nál kevesebb és 6 hónál hosszabb  negyedévente PEJ v. csak záró PEJ)

Projekt előrehaladási jelentés Benyújtás ideje:  Támogatási szerződésben meghatározott  Figyelemfelhívó levél (határnap előtt 15 nappal küldjük)



Időpont egyeztetés

Benyújtáskor figyelembe kell venni:  Támogatási szerződés  Irányító Hatóság működési kézikönyve (www.hefop.hu)  Előrehaladási jelentés kitöltési útmutató (szerződés melléklete, illetve a módosítások hírlevél formában megküldésre kerülnek)  Pénzügyi útmutató  Monitoring információs napokon elhangzottak

Jelentések formai ellenőrzése Benyújtott dokumentumok ellenőrzése: 1. Jelentés teljes körűen kitöltésre került-e 2. Minden kötelező melléklet megfelelő példányszámban csatolásra került-e 3. Megfelelő aláírások és pecsétek szerepelnek-e (jelentés, fizetési kérelem, számlaösszesítő, záradékolás, hitelesítés, EMIR szám) 4. Fizetési kérelem – számlaösszesítő – számlákPEJ költségvetési tábla összhangja

Formai hiánypótlás  Ha a jelentés formai szempontból hiányos hiánypótlásra kerül sor  Kézhezvételtől számított 15 naptári nap, de a határidő lejárta előtt is be lehet hozni  Egyszeri alkalommal  A kifizetést a hiánypótlás idejére felfüggesztjük!  Ha formai szempontból teljes, a Jelentés továbbküldésre kerül a szakmai és pénzügyi közreműködő szervezetekhez

Jelentések eljárásrendi ellenőrzése Közbeszerzési eljárások ellenőrzése 1. A beszerzés a Támogatási szerződés költségvetés szöveges indoklásában szerepel-e 2. Kbt. hatálya alá tartozik-e a beszerzés 3. Szerepel-e a PEJ 1.6-os és 9/1-es táblában a beszerzés 4. Az eljárás dokumentációját becsatolták-e 5. Becsatolt dokumentumok alapján az eljárás megfelelő volt-e  Szükség esetén korrekció (együtt a pénzügyi és szakmai korrekciókéréssel, határidő 10 nap)  Eljárásrendi nyilatkozat kiállítása  Szakmai és pénzügyi hitelesítési jelentés megérkezése után forráslehívás elkészítése

Helyszíni ellenőrzés Céljai:  Projekt megvalósításának ellenőrzése  Esetleges problémák feltárása, közös megoldása Az ellenőrzés kiterjed:  az eredeti dokumentumok, projekt dosszié rendelkezésre állásának vizsgálatára (szerződés, levelezés, Jelentések, hiánypótlás és korrekció anyaga is)  Szakmai előrehaladás ellenőrzésére  Pénzügyi nyilvántartás teljes körűségének és szabályosságának ellenőrzésére  Eszközbeszerzések és beruházások fizikai megvalósulására

Helyszíni ellenőrzés FH szervezi meg – értesítés 10 munkanappal előbb (rendkívülinél 3 nap) Minimum egy időközi és egy záró helyszíni ellenőrzés (esetleg rendkívüli) Időközi helyszíni ellenőrzést a projekt megvalósítás félidejére szokás szervezni. A záró helyszíni ellenőrzés elfogadása feltétele az utolsó 20 % kifizetésének. támogatási szerződés szerint ez a projekt záró jelentés elfogadásáig visszatartásra kerül Időpontja: a záró PEJ benyújtása után, de annak elfogadása előtt.

Jegyzőkönyv készül, melyet a felek aláírásukkal elfogadnak.

Gyakorlati tanácsok 1.

A pályázat következetes megvalósítása Csak olyan költségek elszámolása, amelyek a programtervben benne vannak Külön figyelem az eszközbeszerzésekre, csak a tervezett darabszámot lehet beszerezni.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Felsorolt dokumentumok átolvasása, leírtak betartása Jelentés összeállítása átláthatóan, kezelhetően Másolatok olvashatósága, záradékolás, hitelesítés Előzetes egyeztetés a monitoring koordinátorral Probléma esetén a lehető leggyorsabb jelzés küldése A szerződésben foglalt adatok kisebb, formai változása esetén FH-t 7 napon belül értesíteni (Egy ablakos rendszer betartása)

Köszönöm a figyelmet, és sikeres megvalósítást kívánok!