Projectrapportage. Samenkracht de Leeuw: De Driehoek. 28 juli The Social Firm Eva Leen Fleur van IJperen

Projectrapportage Samenkracht de Leeuw: De Driehoek 28 juli 2015

The Social Firm Eva Leen Fleur van IJperen [email protected]

Introductie 1. Project 1.1 Projectbeschrijving 1.2 Projectgroep 1.3 Hoofd-‐ en deelvragen 2. Werkwijze The Social Firm 2.1 Werkwijze The Social Firm 2.2 Middelen en activiteiten 2.2.1 Identiteit gezamenlijk ontwerpen en versterken 2.2.2 Besluitvorming samen aanpakken 2.2.3 Communicatie optimaal benutten 3. Proces en resultaat 3.1 De Driehoek: februari – maart 2015 3.1.1 Verantwoordelijkheden en rolverdeling 3.1.2 Motivatie en eigenaarschap 3.1.3 Competenties 3.1.4 Het eerste Driehoekbesluit: Het Plantenasiel 3.2 De Driehoek: april – mei 2015 3.2.1 Verantwoordelijkheden en rolverdeling 3.2.2 Motivatie en eigenaarschap 3.2.3 Competenties 3.3 Beheergroepen: maart – februari 2015 3.3.1 Verantwoordelijkheden en rolverdeling 3.3.2 Motivatie en eigenaarschap 3.3.3 Competenties 3.4 Beheergroepen: april – mei 2015 3.4.1 Verantwoordelijkheden en rolverdeling 3.4.2 Motivatie en eigenaarschap 3.4.3 Competenties 3.5 Beheergroep 3.5.1 Verantwoordelijkheden en rolverdeling 3.5.2 Motivatie en eigenaarschap 3.5.3 Competenties 3.6 De Driehoek eind juni 2015 3.6.1 Verantwoordelijkheden en rolverdeling 3.6.2 Motivatie en eigenaarschap 3.6.3 Competenties 3.7 Verduurzaming werkgroepen, Driehoek en beheergroep 3.7.1 Trekker van een groep die fungeert als een procesbewaker 3.7.2 Communicatiestromingen goed geregeld 3.7.3 De Sociaal Makelaar

3 4 4 5 6

7 7 7 7 8 8

9 9 9 9 10 11

11 11 11 12

12 12 12 12

13 13 13 13

14 14 14 14

15 15 15 15

15 15 15 15

4. Conclusie 4.1 Samenwerking in De Driehoek 4.2 Zelfredzaamheid van beheergroepen 4.3 SWOT analyse De Driehoek 5. Aanbeveling Bijlage 1 Topiclijst bijeenkomsten Bijlage 2 Overzicht bijeenkomsten Bijlage 3 Voorbeeld Wederkerigheidscontract Bijlage 4 Agenda en actiepunten

16 16 17 18

20

22 23 24 25

2

The Social Firm, Projectrapportage De Driehoek

Introductie Door het introduceren van een nieuw tarievenbeleid wat betreft wijkaccommodaties in de gemeente Utrecht komt er ruimte voor een nieuw samenwerkingsverband genaamd: De Driehoek.

”Hier moeten we achter staan als driehoek!”

De Driehoek wordt gevormd door de UVO (Utrechtse Vastgoed Organisatie), SMO (Sociaal Makel Organisatie) en werkgroepen/beheergroep van de wijkaccommodaties. Het vormen van een efficiënt werkende Driehoek vraagt tijd en verschillende manieren van formeren. Om mensen handvaten te bieden heeft de gemeente pilots in werking gezet in Utrecht die inzicht geven in het vormen en het samenwerken in De Driehoek. De pilot in Buurtcentrum de Leeuw is er hier een van. In deze projectrapportage zijn de randvoorwaarden uiteengezet die nodig zijn om een Driehoek succesvol te laten functioneren. Ook het vormen van werkgroepen, en een beheergroep is tijdens de pilot een aandachtspunt geweest. Deze worden dan ook beschreven in observaties en resultaten. De zoektocht naar de perfect werkende Driehoek is beslist nog niet klaar. Deze rapportage geeft een tussenstand weer; tot zover zijn De Driehoek en beheergroepen gekomen in Buurtcentrum de Leeuw. We hopen dat de driehoek die nu is neergezet kan blijven bestaan en zich kan blijven ontwikkelen. We hopen dat tijd, geld en systemen ondersteunend zullen zijn om netwerken en participatie in de buurt te kunnen versterken.

Wij wensen u veel leesplezier! Eva Leen en Fleur van IJperen The Social Firm

3


1. Project De Driehoeksamenwerking in Buurtcentrum de Leeuw

In dit hoofdstuk staat het project, de projectgroepen en de hoofd-‐ en deelvragen beschreven.

1.1 Projectbeschrijving Het project begon als een pilot die The Social Firm in opdracht van gemeente Utrecht ging uitvoeren bij Buurtcentrum de Leeuw in de wijk Noordoost. Onze missie en opdracht was de volgende: “Bij Buurtcentrum De Leeuw zijn verschillende groepen betrokken buurtbewoners aanwezig en is er veel potentie voor het formeren van beheergroepen die meer invloed kunnen en willen uitoefenen in het pand. Tijdens dit traject zullen wij, The Social Firm, ons dan ook focussen op het inspireren, aanjagen, kennis delen en het kanaliseren van behoeften van betrokken vrijwilligers, professionals, buurtorganisaties en buurtbewoners. Zo ontstaat er meer samenhang en samenkracht tussen verschillende groepen die elkaar kunnen versterken, met als uiteindelijk doel: samensturing tussen SMO, UVO en beheergroep genaamd; De Driehoek.” Verwarring en samen schrijven Vanuit deze missie is The Social Firm in Buurtcentrum de Leeuw gaan praten met de SMO en UVO, waar het überhaupt nog niet duidelijk was wat ‘De Driehoek’ precies inhield. Het projectplan van The Social Firm werd extra verwarrend voor alle partijen in het buurtcentrum omdat er een externe partij als procesversneller zou gaan meewerken in De Driehoek. Ook waren verantwoordelijkheden soms te overlappend. In de Leeuw heet de beheergroep ‘Beheergroep’. Het plan van The Social Firm is herschreven in samenwerking met partijen in De Driehoek zodat iedereen zich eigenaar voelde over de nieuwe samenwerking. De hoofdvraag waar De Driehoek naar op zoek was: “Er ligt een vernieuwingsvraag: Hoe kan de samenwerking in De Driehoek optimaal worden benut?” Door een procesversnelling, uit te voeren door The Social Firm, toe te voegen wordt gekeken of er een antwoord kan worden gegeven op deze vraag. De belevingswereld van partijen in De Driehoek staat hierin centraal. De werkwijze van The Social Firm uitte zich in kennis, houding, gedrag en ingezette middelen.

4


Onderstaande primaire en secundaire missies waren leidend voor de samenwerking tussen The Social Firm en De Driehoek tijdens deze pilot: Primaire missie De Driehoek is georganiseerd, weet elkaar te vinden en werkt samen. Secundaire missies (missies die iedereen in De Driehoek nastreeft) 1) Buurtcentrum de Leeuw wordt een buurtcentrum dat draait voor en door de buurt. Alle krachten van de civil society vanuit de buurt worden benut en versterken elkaar voor het draaien van Buurtcentrum de Leeuw. 2) Het vormen van een werkgroepen die praktische en sturende taken en zaken binnen het buurtcentrum kunnen aanpakken. 3) Gezamenlijke missie, visie of kernwaarden voor het buurtcentrum vaststellen. 4) Het verhuurproces (via UVO) voor burgers versoepelen.

1.2 Projectgroep

Figuur 1: Driehoek samensturing en werkgroepen in de Leeuw Figuur 1 is tot stand gekomen naar aanleiding van het herschrijven van het projectplan van The Social Firm met De Driehoek om de samenwerking te verduidelijken. Voor partijen in De Driehoek was het niet duidelijk wat de rol van The Social Firm zou zijn in het geheel. Het bovenstaand figuur geeft meer duidelijkheid en een gezamenlijk vertrekpunt. 5


Dit is verder uitgediept door beschrijvingen van de verantwoordelijkheden in de pilot te omschrijven met elkaar: The Social Firm zal het proces gaan versterken en faciliteren. Fleur van Ijperen zit op meer de kwartiermakerkant en Eva Leen meer op het procesniveau tijdens de pilot. De sociaal makelaars van Wijk&co zijn verantwoordelijk voor het ondersteunen en stimuleren van beheergroepen. De UVO is verantwoordelijk voor het duidelijk aangeven van kaders en mogelijkheden waarbinnen initiatieven en gebruikers kunnen opereren. Beheergroepen functioneren zo zelfstandig mogelijk, hebben een centraal aanspreekpunt (persoon) in elke groep die verantwoordelijkheid neemt om actiepunten op te stellen en de groep te mailen. Beheergroepen zijn flexibel en open voor iedereen.

1.3 Hoofd-‐ en deelvragen De hoofdvraag van de pilot, aansluitend op de missie van De Driehoek: ‘Hoe kan de samenwerking in De Driehoek optimaal worden benut en een beheergroep zo zelfwerkzaam mogelijk functioneren?’

6


2. Werkwijze The Social Firm

In dit hoofdstuk wordt de werkwijze van The Social Firm toegelicht aan de hand van kennis, houding, gedrag, ingezette middelen en activiteiten.

2.1 Werkwijze The Social Firm Kennis over communicatie is gebruikt als rode draad. The Social Firm ziet dat communicatie vaak cruciaal is maar niet of te weinig ingezet wordt in welzijnsprojecten. Daarnaast is de kennis van de context waarin gewerkt wordt erg belangrijk en leidend voor houding, gedrag en middelen die ingezet worden om een proces te kunnen versnellen. De houding en het gedrag van The Social Firm is te allen tijde persoonlijk, betrokken en enthousiast. The Social Firm is ondersteunend door, naast de opdracht, ook vrijwillig mee te werken aan deelprojecten zoals het verven van een Foodsharingkast. The Social Firm kijkt niet alleen binnen de kaders van het project maar initieert ook nieuwe ideeën door te signaleren en verbindingen te leggen tussen behoeften. Zo is er een online en offline een poll gehouden over de naam van ‘De Huiskamer’ van de Leeuw nadat het Dagelijks Beheer aangaf de titel ‘De Huiskamer’ niet de juiste benaming te vinden. Ook kenmerkend aan dit project is dat Fleur en Eva verschillende rollen vervullen: Eva als observator en procesbegeleider en Fleur als aanjager/kwartiermaker.

2.2 Middelen en activiteiten We hebben ons met verschillende activiteiten beziggehouden waar producten uit voort zijn gekomen om de missie en secundaire missies van De Driehoek te behalen en antwoorden te kunnen geven op de hoofd-‐ en deelvragen. In deze paragraaf wordt uiteengezet welke activiteiten we hebben ondernomen en welke producten daar uit zijn gekomen.

2.2.1 Identiteit gezamenlijk ontwerpen en versterken Het doel was alle neuzen dezelfde kant op te krijgen om een gezamenlijke identiteit van Buurtcentrum de Leeuw te ontwikkelen. Dit is gebeurd door het Huiskamerplan als startpunt te gebruiken en daarna de website voor de Leeuw in te zetten. Producten die hier uit zijn gekomen: -‐

7

Naam voor ‘De Huiskamer’: Buurtplaza: De Leeuw-‐Inn. Bedacht door het Dagelijks Beheer, gebruikers, De Driehoek en bezoekers van de Leeuw. Via Facebook en een stembak bij de bar kon de buurt meestemmen.


-‐

-‐

-‐

Kernwaarden voor Buurtcentrum de Leeuw zijn ontwikkeld tijdens een gezamenlijke bijeenkomst; Ruimte, Gezelligheid en Diversiteit. Een Website voor en door Buurtcentrum de Leeuw waar alle doelgroepen, buurtinitiatieven en gebruikers (activiteiten, foto’s en inhoud) ruimte krijgen om zich te presenteren: www.buurtcentrumdeleeuw.nl. Deze website wordt beheerd door de Communicatie-‐ beheergroep. ‘De Leeuw Dag’ op 4 juli waar iedereen uit Buurtcentrum de Leeuw (organisaties, initiatieven en aanbieders) zichzelf kon presenteren, de website werd gelanceerd en mensen werden in gelicht dat ‘Buurtplaza: De Leeuw-‐Inn (de Huiskamer)’ een nieuwe look krijgt in de zomer.

2.2.2 Besluitvorming samen aanpakken Het doel was om bijeenkomsten in te zetten om mensen bij elkaar te krijgen en besluitvorming samen aan te pakken. Dit is niet alleen gebeurd in De Driehoek maar ook in de diverse werkgroepen: Sfeerbeheergroep, Communicatiebeheergroep en bij het Dagelijks beheer. Bij alle bijeenkomsten is van tevoren een topiclijst (zie bijlage 1, p. 22) opgesteld om zo te waarborgen dat iedereen aan het woord komt en dat er vragen gesteld worden over eigenaarschap en verantwoordelijkheid. Voorbeelden van het trainen van ‘Samen beslissen’: -‐ -‐ -‐

Het Huiskamerplan, gemaakt door de sfeerbeheergroep in samenwerking met De Driehoek en Dagelijks Beheer. Continuïteit in bijeenkomsten en vergaderingen van De Driehoek en beheergroepen bewaken door afspraken te maken. Zie bijlage 2, p23 voor een overzicht van alle bijeenkomsten. Er is een map voor Wederkerigheidsovereenkomsten in Buurtcentrum de Leeuw. Hier worden wederkerigheidsafspraken en contracten in bewaard. Deze staat in de Leeuw zodat iedereen er te allen tijde bij kan. Initiatieven uit Buurtcentrum de Leeuw die hier nu een plek in hebben: Het Plantenasiel (zie bijlage 3, p 24), De Foodsharingkast en de Voedselhub.

2.2.3 Communicatiestromen optimaal benutten Wanneer communicatiestromen optimaal benut worden, zorgt dit dat verwachtingen en de toekomstvisie ook daadwerkelijk worden waargemaakt. Belangrijk bij het inrichten van de communicatie is dat er rekening wordt gehouden met de volgende middelen: -‐ -‐ -‐

-‐

8

Agenda en actiepunten voor vergaderingen, zie bijlage 4, p. 25. Deze wordt nagemaild na elke vergadering en besproken aan het begin van elke volgende vergadering. De Driehoek heeft een vergaderstructuur waarin gerouleerd wordt van notulist. Er is een vaste voorzitter (vrijwilliger) die de Driehoekoverleggen leidt. Structuur van samenwerking in De Driehoek is grafisch weergegeven in figuur 1 (p.5). Ook zijn verwachtingen en rollen opgeschreven. Dit is belangrijk voor de duurzaamheid van De Driehoek, iedereen weet wie welke rol vervult. Er is een Dropbox (online cloud/werksysteem) voor De Driehoek en de beheergroep communicatie waarin documenten gedeeld worden. The Social Firm, Projectrapportage De Driehoek

1 2

3. Proces en resultaat

In dit hoofdstuk wordt het proces van de samenwerking in De Driehoek en beheergroepen uiteengezet.

3.1 De Driehoek: februari – maart 2015

3.1.1 Verantwoordelijkheden en rolverdeling Wanneer we beginnen met het eerste Driehoekoverleg rijst de vraag: ‘Hoe kun je elkaar steunen binnen De Driehoek zonder dat je elkaars taken gaat overnemen?’. In het begin was dat best wel spannend. De sociaal makelaar in De Driehoek heeft snel door welke rol er gespeeld kan worden, maar heeft hier weinig ruimte voor door het vele administratieve werk dat het nieuwe reserveringssysteem met zich meebrengt. Sociaal makelaars zijn verantwoordelijk voor het welbevinden van vrijwilligers binnen de Leeuw. Ideaal zou de sociaal makelaar coach zijn van beheergroepen van vrijwilligers, die zorgen voor welbevinden, veiligheid en continuïteit binnen de Leeuw. De Facilitair manager, fungeert als een woordvoerder van de gemeente. Hij belichaamt niet alleen de UVO, maar is ook vanuit MO het aanspreekpunt. De verwachtingen vanuit beide afdelingen maken het soms lastig te functioneren in De Driehoek als facilitair manager. Er kunnen soms geen zelfstandige beslissingen genomen worden in een Driehoekoverleg. Dit hindert soms de snelheid van De Driehoek. De beheergroep vertegenwoordigt de buurt. Bij de beheergroep speelt de vraag aan het begin van De Driehoek: ‘Hoe kan je ervoor zorgen dat vrijwilligers niet worden meegesleept in een continu proces waar zij misschien geen tijd/draagkracht/motivatie voor hebben?’. Er is angst dat de vrijwilligers overvraagd worden.

3.1.2 Motivatie en eigenaarschap

In het begin waren de verantwoordelijkheden en taken binnen De Driehoek onduidelijk voor de deelnemers van De Driehoek. Niemand weet precies hoeveel ruimte er mocht worden genomen, dus deze ruimte werd in het begin ook niet gepakt. The Social Firm heeft een beschrijving gemaakt hoe De Driehoek zou kunnen gaan samenwerken. Door samen met The Social Firm een ‘Driehoekplan’ te formeren werd de werkvorm van De Driehoek voor iedereen duidelijker.

Na 2 a 3 bijeenkomsten komt er steeds meer duidelijkheid over de rolverdeling tussen de partijen in De Driehoek en de ruimte die er gepakt kan worden. Wanneer er onduidelijkheden waren wat betreft rollen en verantwoordelijkheden hebben de partijen in The Social Firm een sparringpartner gezien om hun vraag te verduidelijken of beantwoorden. Door ons als opdrachtnemer van de gemeente Utrecht zeer open te stellen over onze opdracht en de wil het proces echt samen door te maken is het pilotplan door De Driehoek overgenomen en eigen gemaakt. The Social Firm heeft een deel moeten loslaten uit het plan om een gezamenlijk plan te ontwikkelen. Dit heeft veel gedaan met het gevoel van eigenaarschap omdat er discussies ontstonden in het begin tussen betrokken partijen over de opdracht van The Social Firm. Juist door die discussies kon er tot een gezamenlijk plan gekomen worden dat leidend is voor alle volgende (duurzame) stappen. De normen en waarden binnen De Driehoek De normen en waarden binnen De Driehoek worden gevormd doordat er gezamenlijk, voor de start van De Driehoek, nagedacht is over een eenduidige visie. Iedereen vindt het belangrijk dat de lijntjes nu korter zijn en je casussen gelijk face-‐to-‐face met elkaar kunt bespreken. • Openheid over afspraken tussen alle partijen is belangrijk. • Vertrouwen in elkaar en eerlijk durven zijn tegenover elkaar. Voorbeeld van de normen ‘Vertrouwen en eerlijkheid’ Binnen de groep bestaat veel vertrouwen en eerlijkheid. Niet alleen in De Driehoek maar ook in de samenwerking met MO. Dit kan een randvoorwaarde zijn voor het succesvol van de grond krijgen van een goede samenwerking in De Driehoek. Daarnaast wordt aangegeven dat ook het aangaan van dialoog, erg belangrijk is bij het wel of niet succesvol samenwerken. De beheergroep in De Driehoek kan versterkt worden door vanuit de beheergroep met tweetallen te werken. Ook om ‘op te wegen’ tegen professionals in De Driehoek. Citaat uit De Driehoek “Wij gaan op zoek naar de vrijheid.” 3.1.3 Competenties Uit observaties van de Driehoekbijeenkomsten in februari en maart 2015 blijkt dat de volgende thema’s belangrijk zijn om een efficiënt Driehoekoverleg te bewerkstelligen: -‐ Vergaderstructuur moet duidelijk zijn. -‐ Rolverdeling moet duidelijk zijn. Citaat uit De Driehoek “Hoe vaak komen we samen en waar ga je het over hebben?” “De beheergroep in De Driehoek kan versterkt worden doordat we vanuit de beheergroep met tweetallen gaan werken. Elk Driehoekoverleg zijn er twee mensen van de beheergroep bij. Elke volgende keer is er een iemand van de beheergroep bij die er de vorige keer ook was. ”

10


3.1.4 Het eerste Driehoekbesluit: Het Plantenasiel Processen en initiatieven die te maken hebben met wederkerigheid zoals Het Plantenasiel worden eerst besproken binnen de betreffende beheergroep. Het Plantenasiel viel onder de beheergroep ‘Sfeerbeheer’. Er werd eerst gespard tussen het initiatief en de beheergroep. Er werden richtlijnen vastgesteld door de werkgroep waar het initiatief zich aan moest houden om zich in de Leeuw te mogen vestigen. Deze richtlijnen zijn vervolgens naar De Driehoek gegaan, zodat De Driehoek hierop kon reageren. Bij wederkerigheid houdt de Driehoek rekening met het volgende: Als er verdiend wordt aan het initiatief, moet er iets tegenover staan. Een substantiële constructieve bijdrage, zoals erbij zijn wanneer het buurtcentrum een open dag heeft. Hier moeten afspraken (financieel en wat het oplevert, hoe dit zicht tot elkaar verhoudt) over gemaakt worden. Er wordt gesignaleerd om te kijken of dit nageleefd wordt. Openheid over deze afspraken tussen alle partijen is belangrijk. Afspraken worden gemaakt op basis van intentie en niet op prestatie, een positieve en realistische insteek. De vraag rijst in De Driehoek tijdens het bespreken van de casus: ‘Hoe kunnen we al deze wederkerigheid controleren?’ De Driehoek besloot te vertrouwen op signalen. De Driehoek pikt deze op en wanneer er geen signalen zijn dan vertrouwen zij er op dat het goed is. De Driehoek wil dat alle wederkerigheid-‐ initiatieven zich minimaal 1 x per jaar horizontaal verantwoorden in een Driehoekoverleg. Bijvoorbeeld op een jaarlijkse De Leeuw dag.

3.2 De Driehoek: april – mei 2015 3.2.1 Verantwoordelijkheden en rolverdeling Na meerdere Driehoekoverleggen is de rolverdeling voor de leden in De Driehoek organisch geworden. Iedereen uit De Driehoek pakt zijn/haar ‘eigen’ punten op, om deze te bespreken met achterban, De Driehoek vervolgens te updaten en vervolgstappen te maken via een actielijst met deadlines die voorafgaande aan elk Driehoekoverleg wordt besproken. Acties die voltooid zijn worden geschrapt van de actielijst. Acties die nog moeten worden voltooid blijven op de lijst staan voor het volgende Driehoekoverleg.


De Driehoek is erg betrokken bij de buurt en maatschappij en voelt zich verantwoordelijk om signalen van betrokkenen bij het buurtcentrum serieus te nemen en hier actie op te ondernemen. Citaat uit De Driehoek “De burger krijgt geen duidelijkheid of drie verschillende antwoorden. Ik vind dat we als Driehoek voor deze mensen moeten opkomen. Groepen waarvan wij denken dat het welzijnsgroepen zijn, die moeten we beschermen.” De Driehoek voelt zich verantwoordelijk om duidelijk te maken dat systeembeleid / taal soms niet overeenkomt met de werkelijkheid. Citaat uit De Driehoek “De brief die is gestuurd is over de verhuur is niet toegankelijk, er stonden taalfouten in, de zinnen waren te lang en het was niet duidelijk waar het om ging. Hier moeten we een signaal over afgeven.”

11


3.2.3 Competenties Uit observaties van de Driehoekoverleggen in april en mei 2015 blijkt dat de volgende thema’s belangrijk zijn om een efficiënt Driehoeksoverleg te bewerkstelligen: -‐ Systematisch werken wordt organisch. Citaat uit De Driehoek “We gingen elke keer vooruit plannen toch?” “De manier van vergaderen en vastleggen is vluchtig. We moeten er voor zorgen dat we alles ergens kunnen opslaan zodat we er te allen tijde bij kunnen.” -‐ Kritisch tegenover elkaar kunnen/durven zijn in De Driehoek. Citaat uit De Driehoek “Wat is het doel hiervan?“

3.3 Werkgroepen: maart – februari 2015 3.3.1 Verantwoordelijkheden en rolverdeling Duidelijkheid en openheid is belangrijk. Wanneer er duidelijk wordt gemaakt wat er wordt verwacht van een beheergroepen en wat de doelen zijn verloopt het proces naar het vormen van een beheergroep sneller. Wanneer de taken niet duidelijk zijn zal een vrijwilliger minder happig zijn om zijn of haar hand omhoog te steken om deze verantwoordelijkheid op zich te nemen.


In de maand maart zijn de Sfeerbeheergroep en het Dagelijks Beheer met elkaar in gesprek gegaan over het project ‘Huiskamer de Leeuw’. De Sfeerbeheergroep had een plan gemaakt voor de herinrichting van de ruimte. Er zijn tussen de twee groepen drie gesprekken geweest waarin er ideeën werden uitgewisseld door middel van presentaties, moodboard’s en plattegronden. Zo werd er gezamenlijk besloten hoe de ruimte ingericht zou worden. In het begin snapten het Dagelijks Beheer niet goed hoe het huiskamerproject ingezet werd vanuit een opdracht van de gemeente Utrecht (vanuit beleid). Nadat de groep doorkreeg betrokken te worden in de ontwikkeling van het plan voelden zij zich prettiger en begon het eigenaarschap te groeien. Ze vinden het erg belangrijk om gehoord te worden en het gevoel te krijgen dat zij mandaat hebben om beslissingen te nemen. 3.3.3 Competenties -‐ De ‘Waarom’ begrijpen; “Waarom moeten we een huiskamer veranderen? Waarom moeten we een communicatiebeheergroep vormen? Waarom doen we dit?”. Wanneer antwoorden hierop duidelijk zijn dan wordt het handelen hiernaar makkelijker. -‐ Kunnen luisteren naar elkaar. -‐ Doelgericht en flexibel kunnen zijn. Bijvoorbeeld in het handelen via systemen zoals een leefbaarheidsbudget aanvragen en wachten op besluitvorming.

12


3.4 Werkgroepen: april – mei 2015

3.4.1 Verantwoordelijkheden en rolverdeling Bij groepen die in ontwikkeling zijn naar een werkgroep is het belangrijk dat er 1 centraal aanspreekpunt is en deze persoon ook een aanjaagfunctie heeft ten opzichte van de groep. Mensen moeten gestimuleerd worden door een aanjager die hen meeneemt om vertrouwen op te bouwen om zo het gevoel te krijgen dat zij mandaat hebben om beslissingen te nemen. Wanneer het vertrouwen er is dat ze ‘echt wat mogen bijdragen’ werkt de beheergroep vanzelf.

3.4.2 Motivatie en eigenaarschap De beheergroepen ‘Sfeerbeheer’ en ‘Communicatie’ beginnen meer vertrouwen te krijgen in hun eigen handelen als groep. Door de regelmatigheid van het bijeenkomen en het daadwerkelijk binnenhalen van fundering voor hun uit te voeren acties stijgt het eigenaarschap en motivatie om bij te dragen. De Sfeerbeheergroep is nu in een stabiele, zelfwerkende positie. De Communicatiebeheergroep heeft nog aandacht nodig om te verduurzamen en zelfwerkzaam te worden. 3.4.3 Competenties -‐ Systematisch werken volgens actiepunten en volgende bijeenkomsten inplannen. -‐ Positieve houding ten opzichte van elkaar. Citaat uit de Communicatiebeheergroep “Wat fijn dat het zo snel gaat, een website maken! En dat we dit met z’n allen kunnen doen. En wat fijn dat als ik de ruimte verlaat dat er dan actiepunten zijn waar we mee verder kunnen gaan.”

Figuur 2: Communicatiebeheergroep de Leeuw

13


3.5 Beheergroep de Leeuw 3.5.1 Verantwoordelijkheden en rolverdeling De leden van de beheergroep hebben geen duidelijk rolverdeling. Een lid van de beheergroep neemt stilzwijgend de taak op zich om voor elke bijeenkomst een agenda te maken. Andere beheergroepleden hebben geen duidelijke rolverdeling. In het werkplan van de beheergroep voor het aankomende jaar staat wel beschreven wie er de social media bijhoudt en wie verantwoordelijk is voor het werven van nieuwe leden.

3.5.2 Motivatie en eigenaarschap Het eigenaarschap en de motivatie om zich aan te sluiten bij de beheergroep is terug te zien tijdens beheergroepvergaderingen waarbij er gesproken wordt om ‘achter de sociaal makelaar te staan’ en belangen van gebruikers te moeten behartigen. De beheergroep floreert vooral wanneer zij inhoudelijk hun kennis in kunnen zetten vanuit professionele achtergrond en interesses.

3.5.3 Competenties en Citaten Beheergroep -‐

Adviserend vermogen. “De beheergroep heeft zich de laatste jaren omgevormd tot een lobbygroep en adviseert de sociaal makelaar. We zijn een klankbord voor aan de ene kant De Driehoek en aan de andere kant de beheergroepen en gebruikers.”

“De beheergroep is niet een club waar je activiteiten doet. De beheergroep zou mensen moeten aansporen wanneer iemand iets wil initiëren in Buurtcentrum de Leeuw.”

Figuur 3: Beheergroep de Leeuw

-‐

-‐ -‐

14

Lange adem. “In het werkplan van de beheergroep staat wat we zijn en wat we willen bijdragen. Zoals de klankbordpositie innemen van de sociaal makelaar en gebruikers. De beheergroep werkt in een bepaald tempo. Dit is anders dan een beheergroep, die heeft een doel en werkt daar naar toe.” Onzichtbaar kunnen zijn. “De beheergroep is het onzichtbaarste van alles, die duwt mensen in een richting die wel zichtbaar is. Zoals bij een gebruikersoverleg.” Actie en continuïteit. De beheergroepleden van De Leeuw hebben allemaal een (fulltime) baan. Ze zijn zoekende met elkaar naar een structuur waardoor men meer tot actie komt en continuïteit gewaarborgd wordt. De noodzaak van het vaker bij elkaar komen en een verzamelarchief te vormen met alle communicatie en structurele afspraken begint nu naar boven te komen. “Dingen blijven te lang liggen.” “Laten we een Whats-‐App groep maken, zo worden de lijntjes korter. Laten we voor snelle schakeling gaan. Als ik wist dat er iemand niet kon komen naar de driehoek en dat wat i.p.v. gemaild, via Whats-‐ App verstuurd, had ik nog gedacht: dan kom ik wel”.


3.6 De Driehoek eind juni 2015 3.6.1 Verantwoordelijkheden en rolverdeling In het laatste Driehoekoverleg in de pilotperiode wordt veel gepraat over gelijkwaardigheid binnen De Driehoek. “Het werkt omdat we gelijkwaardig zijn, alle poten zijn even lang.” De rollen binnen De Driehoek worden steeds organischer vervuld en verantwoordelijkheden worden genomen. Sociaal makelaar over rol binnen De Driehoek: “Bewoners faciliteren is onze kerntaak, dus wij staan niet in een spagaat in De Driehoek.”

3.6.2 Motivatie en eigenaarschap Het samenwerken en beslissen wordt positief ervaren en geeft kracht en eigenaarschap. De Driehoek: “We vinden elkaar in een bondgenootschap om onze argumenten kracht bij te zetten voor de belangen van de gebruikers en bezoekers van de Leeuw.” Er wordt opgemerkt dat de tijdsinvestering in De Driehoek zich uitbetaald in sociale waarde. “Je ziet echt dat er wat gebeurt, het buurtcentrum leeft en er komen steeds meer doelgroepen en initiatieven binnen.”

3.6.3 Competenties

De vraag is of iedereen in De Driehoek over sociale competenties moet beschikken om hem werkbaar te maken: “Moet je dan bijvoorbeeld coördinatoren van de UVO in De Driehoek hebben met bepaalde sociale competenties? Bij ons gaat het daarom juist zo goed denk ik.”

3.7 Verduurzaming werkgroepen, Driehoek en beheergroep Na dit traject zijn er verschillende randvoorwaarden die belangrijk zijn bij het voortbestaan van de gebaande wegen van de beheergroepen, beheergroep en De Driehoek. Deze randvoorwaarden zijn:

3.7.1 Trekker van een groep die fungeert als een procesbewaker Wanneer een groep duurzaam functioneert is er vaak een trekker die de groep motiveert, de groep energie geeft en zich eigenaar voelt om actie door te voeren samen met een groep.

3.7.2 Communicatiestromingen goed geregeld -‐ Verslagen na elke bijeenkomst uittypen en versturen naar achterban, -‐ Actielijst uitwerken en versturen naar achterban, -‐ Vervolgafspraken inplannen, -‐ Korte lijnen behouden en alles inzichtelijk maken voor elk lid (Dropbox, WhatsApp, e-‐mail).

3.7.3 De Sociaal Makelaar

Wanneer The Social Firm zich terugtrekt is het de taak van de sociaal makelaars in Buurtcentrum de Leeuw om de beheergroep en beheergroepen te faciliteren en ondersteunen en actief deel te nemen aan De Driehoek. Ook is het de bedoeling dat er gesignaleerd wordt binnen het buurtcentrum of er behoefte is aan andere vormen van beheergroepen. Wanneer dit zo is het de taak van de sociaal makelaar hier op in te spelen. Op dit moment is deze beschreven inzet van de sociaal makelaars sterk gericht op het proces van ruimtereserveringen, waardoor de ondersteuning aan buurtinitiatieven en beheergroepen in het gedrang komt. De sociaal makelaars zijn praktisch bezig met het pand. Het reserveringssysteem blijkt voor veel buurtbewoners niet laagdrempelig genoeg. Zij komen zo terecht bij de sociaal makelaar, die vervolgens tijd investeert in het ondersteunen van buurtbewoners bij het maken van de reservering.

15


4. Conclusie

Succesfactoren en randvoorwaarden Aan de hand van de hoofdvraag: ‘Hoe kan de samenwerking in de driehoek optimaal worden benut en een beheergroep zo zelfredzaam mogelijk functioneren?’ worden in dit hoofdstuk succesfactoren en randvoorwaarden omschreven. De hoofdvraag wordt uiteengezet in twee thema’s: samenwerking in De Driehoek en zelfwerkzaamheid van beheergroepen.

4.1 Samenwerking in De Driehoek Randvoorwaarden -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐

Rolverdeling binnen De Driehoek moet duidelijk zijn: ‘Wie doet wat en wie doet wat niet?’ Openheid over afspraken binnen De Driehoek, met de gemeente en andere partijen. Je veilig voelen om daadwerkelijk te participeren en jezelf te kunnen uiten in bijvoorbeeld een Driehoekoverleg. Weten waar je ruimte kunt pakken en wat wel en niet mag van je werkgever (bijvoorbeeld de gemeente). Als dit onbekend is, wordt er vaak geen ruimte genomen. Altijd afsluiten met een nieuwe afspraak of actiepunt. Dit houdt bijvoorbeeld in dat je werkt met een vergaderstructuur en actielijsten. Zorgen dat personen die belang hebben bij een beslissing niet worden overgeslagen, dus alle belanghebbenden uitnodigen bij bijeenkomsten. Alle partijen in De Driehoek moeten tijd hebben. “Tijdsinvestering is belangrijk om te driehoek te laten werken, of tenminste, in een stroomversnelling te willen brengen.”

Succesfactoren -‐ Gelijkwaardigheid tussen partijen in De Driehoek, dus ruimte krijgen van de werkgever om te kunnen functioneren in de driehoek. -‐ Samen werkplannen schrijven, bijvoorbeeld een visie op samenwerking in De Driehoek of een Wederkerigheidsvisie. Laat deze ook door iedereen ondertekenen zodat hij gedragen wordt door alle partijen. -‐ Waardeer je collega’s en vrijwilligers (in De Driehoek en in werkgroepen) en laat dit blijken. -‐ Focus op vertrouwen en eerlijkheid binnen De Driehoek. -‐ Ruimte pakken om direct te kunnen schakelen met en naar bewonersinitiatieven. -‐ Lobbyen bij de gemeente (wijkbureau, UVO, MO, lokale politiek) en organisaties die dezelfde belangen nastreven. Samenwerken maakt sterk! -‐ Zichtbaarheid geven aan initiatieven. Mensen die in het buurtcentrum werken, gebruikers, bezoekers, professionals worden hier allemaal enthousiast van. -‐ Besluitvorming moet niet te lang duren, anders zwakt de energie en enthousiasme af en gaan (bewoners)initiatieven ergens anders heen.

16


4.2 Zelfwerkzaamheid van beheergroepen Randvoorwaarden -‐ -‐ -‐ -‐ -‐

Duidelijkheid over wat er van een beheergroep wordt verwacht en waarom. Een beheergroep zal niet snel uit zichzelf opstaan zonder dat ze de nood ervan inzien. Het hebben van een gezamenlijke missie en toekomstvisie. ‘Waar willen we heen en waar zijn we het mee eens?’ Luisteren naar elkaar, elkaar uit laten praten. Eigenaarschap geven aan elkaar, dus ook je eigen visie aan de kant kunnen zetten. Zorgen dat personen die belang hebben bij een beslissing niet worden overgeslagen, dus alle belanghebbenden uitnodigen bij bijeenkomsten.

Succesfactoren -‐ Om kunnen gaan met de barrières, bijvoorbeeld als het aanvragen van een Leefbaarheidsbudget iets langer duurt dan verwacht. -‐ Als je beheergroepen faciliteert moet je in hun de leefwereld treden. Dit houdt bijvoorbeeld in dat je goed luistert, geen oordeel hebt, flexibel bent en denkt in kansen en mogelijkheden i.p.v. barrières. -‐ Door succesverhalen groeit het eigenaarschap en zullen beheergroepen meer participeren. Dus vier je successen! Het is heel belangrijk om een positieve en veilige sfeer te creëren. Bijvoorbeeld door wat te drinken na afloop van een bijeenkomst. -‐ Als er naar aanleiding van een probleem een beheergroep gevormd wordt, zorg er dan voor dat negativiteit niet de overhand krijgt, maar er naar de toekomst gekeken wordt en er positieve doelen worden gesteld. Dan pas kun je echt samenwerken.

17


4.3

SWOT analyse De Driehoek

SWOT staat voor sterkten, zwakten, kansen en bedreigingen. In een SWOT-‐tabel analyseer je de sterkten, zwakten, kansen en bedreigingen van een organisatie. In dit geval is de SWOT analyse toegepast op een nieuw samenwerkingsverband, namelijk De Driehoek in Buurtcentrum de Leeuw.

Sterkten -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐

18

Lijnen zijn kort Snel samen knopen kunnen doorhakken Mandaat als Driehoek hebben Gedeelde toekomstvisie Samen plannen maken en hier met z’n allen achter staan Gedeelde normen en waarden in De Driehoek Driehoek weet wat de rol is van alle partijen in deze samenwerking Alle partijen in De Driehoek voelen zich betrokken bij de buurt, het buurtcentrum en de samenleving Kritisch en flexibel kunnen zijn Veel kennis aanwezig in beheergroep Waardering tonen naar vrijwilligers

Zwakten -‐ -‐ -‐

-‐

Zonder aanjager geen actie Diversiteit van gebruikersgroepen Weinig tijdinvestering mogelijk van (werkende) beheergroepleden en beheergroepen. Dit resulteert in incidenteel dingen organiseren. Duidelijkheid over taken en doelen binnen beheergroepen (wanneer dit niet duidelijk is, is er kans op vertraging)


Kansen -‐ -‐ -‐ -‐

-‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐

Organisatiekracht van vrijwilligers(beheergroepen) Wederkerigheid Continuïteit beheergroepen Communicatiestromingen (Dropbox -‐ of een andere cloud, agenda na e-‐mailen, actiepunten opstellen, voorzitter etc.) Duidelijke rolverdeling in Driehoek, beheergroep en beheergroepen Zo concreet mogelijkheid zijn over doelen en taken van beheergroep, beheergroep en Driehoek Mailinglijst / interne nieuwsbrief met updates over De Driehoek Mandaat van beheergroepen zorgt voor meer eigenaarschap, benadruk wat mensen kunnen/mogen doen Het werkplan van de beheergroep concretiseren en levendig houden Beheergroep weet goed wat ze zouden willen zijn Snelle schakeling door Whats-‐app Aanjager inzetten in beheergroep en beheergroepen De rol van sociaal makelaar als aanjager Waardering tonen naar vrijwilligers

Bedreigingen -‐

-‐ -‐ -‐ -‐

De systeemwereld kan initiatieven blokkeren of vertragen (zoals beleid of wetgeving die grenzen bewaken van thema’s zoals geldstromen, verantwoordelijkheid en veiligheid op welzijnslocaties). Onduidelijkheid over verantwoordelijkheid vertraagd beslissingsproces en innovatie Verwachtingen van de rol van Facilitair coördinator in Driehoek vanuit beleid Reserveringssysteem neemt tijd in van SMO (die bv. te besteden is aan faciliteren van beheergroepen) in SMO moet zorgen dat beheergroepen/beheergroep niet ‘gesloten’ worden; iedereen door kunnen leiden naar een beheergroep

19


5. Aanbeveling

De aanbevelingen geven wij in de vorm van een stappenplan voor het vormen van een Driehoeksamenwerking. Dit stappenplan is een leidraad en bevat handvaten voor het komen tot een efficiënte samenwerking binnen De Driehoek. De stappen zijn niet statisch maar naar eigen inzicht in te vullen. Wij staan open voor aanvullingen en opmerkingen. Nieuwe samenwerking bespreken Begin met het bespreken van de nieuwe samenwerking. Met werkgevers, belanghebbenden en verantwoordelijken. Mensen die in De Driehoek plaats zouden kunnen gaan nemen. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Wie in het buurtcentrum heeft hier belang bij en moeten bij dit gesprek aanwezig zijn? Waarom gaan we deze manier van samenwerken aan? Wat houdt de samenwerking in? Wie komen er in De Driehoek? Worden alle belanghebbenden van het buurtcentrum vertegenwoordigd in De Driehoek? Wat hebben we nodig om deze start te maken?

Belangrijk Is er onderling vertrouwen, eerlijkheid, motivatie en eigenaarschap en wordt er geluisterd naar elkaar? Is dit er niet? Geef hier dan als eerst aandacht aan, want anders ontstaat er onrust en heb je een valse start. Doe dit desnoods met hulp van externen. Een leuke laagdrempelige manier om elkaar en elkaars kwaliteiten beter te leren kennen is het spelen van ‘Het Kwaliteitenspel’. Startdocument Maak een document over de nieuwe manier van samenwerken. Neem hier de volgende dingen in mee: 1. 2. 3. 4.

Visie: waar willen we heen met het buurtcentrum en deze samenwerking? Doelen: wat willen we bereiken met het buurtcentrum en deze samenwerking? Structuur: waar, wanneer en hoe vaak komt De Driehoek samen? Continuïteit is erg belangrijk. Driehoek in de organisatie: hoe verhoudt De Driehoek zich tot elkaar? Hoe verhouden mensen zich in De Driehoek tot hun werkgevers (welke vrijheid is er om beslissingen te nemen)? 5. Prioriteiten: waar gaan we ons als eerst op richten om ons doel te bereiken? Structuur Een structuur geven aan de samenwerking is essentieel voor een effectieve en duurzame samenwerking. -‐ -‐ -‐

20

Vergaderstructuur: werken met een agenda en actiepunten Middelen bedenken om te communiceren onderling, bijvoorbeeld email of Whats-‐app. Kan ook offline, kies voor een communicatiemiddel wat bij jullie als Driehoek past. Middelen bedenken om informatie te kunnen delen. vergaderpunten en afspraken terug te vinden bijvoorbeeld Dropbox of Drive. Dit kan ook offline. The Social Firm, Projectrapportage De Driehoek

Communiceren Communiceren over de nieuwe manier van samenwerken is heel belangrijk. Zorg ervoor dat de rest van de organisatie (belanghebbenden binnen het buurtcentrum) op de hoogte is van (het belang) van deze samenwerking. Een persoonlijk gesprek is hierbij belangrijk, en af en toe een update via de mail. Stem de middelen die je inzet af op de mensen die je wilt bereiken. Vertel de organisatie: -‐ -‐ -‐ -‐

Waarom deze nieuwe manier van samenwerken er is, Wat het belanghebbenden van het buurtcentrum op kan leveren en waar ze jullie voor kunnen inschakelen, Of ze kunnen participeren en zo ja, hoe dan? Hoe je bereikbaar bent.

Concreet aan de slag Om De Driehoek te laten werken kun je de volgende onderwerpen bespreken wanneer je van start gaat: -‐ -‐ -‐ -‐ -‐

21

Welke uitdagingen liggen er binnen het buurtcentrum? Welke behoeften zijn er van verschillende partijen in het buurtcentrum? Welke (potentiele) initiatieven zijn er in/om het buurthuis die een extra zetje nodig hebben? Netwerk met andere buurtcentra, wissel kennis en expertise uit. Geef elkaar erkenning in De Driehoek en geniet van het leren van elkaar!


Bijlage 1: Topiclijst bijeenkomsten Website de Leeuw brainstorm Aanwezig: Bijeenkomst met beheergroep, sfeergroep en gastvrouwen, SMO, UVO 1) Belang van de website -‐ Vinden we een website belangrijk? -‐ Waarom is dat belangrijk? 2) Identiteit, look and feel, inhoud website -‐ Woorden opschrijven je aan denkt als je aan de Leeuw denkt en wat je belangrijk vindt. (post its) -‐ Visiebeeld vaststellen met z’n allen. -‐ Welke kleuren passen hier bij? -‐ Welke informatie willen we zeker delen op de website? Bv. Onderwerpen/agenda etc. -‐ Hoe betalen we de website? Zoals aan alle gebruikers 5 euro vragen per jaar, dan heb je 14 ongeveer gebruikers nodig. Of vragen of Wijk&co en het buurtteam iets willen bijdragen. 3) Gebruiksvriendelijkheid en duurzaamheid Als we deze website gaan maken dan moet deze wel bijhouden worden door mensen uit verschillende groepen in de Leeuw. -‐ Wie zou het leuk vinden om de website bij te houden? Wat zorgt er voor dat je dit wel of niet zou willen? 4) Beheergroep vormen communicatie Uit de beheergroep willen Inge en Anne Lieke zich graag met communicatie bezig houden, wie vindt het leuk om hier bij aan te sluiten? Dit houdt in: de website is, sociale media, zichtbaarheid van de Leeuw aan de buitenkant en in de buurt.

22


Bijlage 2: Overzicht bijeenkomsten Datum 7 januari 15 januari 30 januari 3 februari 10 februari 13 februari 17 februari 19 februari

Waar/wie Beheergroep, The Social Firm (TSF) Gebruikersoverleg, TSF Sfeerbeheer geïnteresseerden, TSF Sfeerbeheergroep, TSF Driehoek en MO, TSF Sfeerbeheer, TSF Driehoekoverleg, TSF Sociaal beheer vrijwilligers, TSF

3 maart

Sfeerbeheer, TSF

5 maart

Sociaal beheer vrijwilligers, TSF

10 maart 13 maart 18 maart 20 maart

SMO, TSF Sfeerbeheer, TSF Driehoekoverleg, TSF Sfeerbeheer, TSF

27 maart 1 april 8 april

Sfeerbeheer, TSF Beheergroep, TSF Driehoekoverleg, TSF

10 april 14 april 18 april 23 april 24 april 28 april 12 mei 20 mei 20 mei 21 mei

Sfeerbeheer, TSF MO, TSF TSF Sociaal beheer, SMO, beheergroep, sfeerbeheer, UVO, TSF Sfeerbeheer, TSF Sfeerbeheer en UVO, TSF Sfeerbeheer, TSF Sfeerbeheer, UVO, TSF Driehoek, TSF Beheergroep communicatie, SMO, TSF

26 mei 3 juni

MO, TSF Beheergroep, beheergroepen, Driehoek, TSF

2 juni

Vrijwilligers en betrokken organisaties, TSF

Rolbeschrijving doorspreken van TSF en driehoek Plantenasiel plan en contract opstellen Plan finalizen, alles bespreken Leefbaarheidsbudget maken en door sociaal beheer laten checken Huiskamerproject aanvraag doen Observeren Alles bespreken, initiatieven, vergaderstructuur en beheergroepen, wederkerigheid Leefbaarheidsbudget en huiskamerplan Voortgang bespreken Foodsharingkast verven Brainstorm over website en beheergroep communicatie vormen Plan concretiseren Aanvraag bespreken Begroting bekijken plan Herziene plan voor LBB indienen Overleg over alles en voortgang Website bespreken, invullen, aanscherpen, taken verdelen om website te vullen Conceptversie rapportage bespreken ‘De Leeuw-‐dag’ (informatie markt) bespreken en taken verdelen Poster / flyer maken voor de Leeuw dag.

9 juni

Sfeerbeheer, TSF

Inloopuurtjes Huiskamerproject

9 juni

TSF

10 juni 11 juni 16 juni

Driehoek, TSF Beheergroep, TSF TSF

23 juni 23 juni 24 juni 1 juli 4 juli

Beheergroep communicatie, TSF TSF Driehoek, TSF Iedereen Iedereen

Spreken met vrijwilligers van De Uithoek over invulling stedelijke bijeenkomst Voorbereiden stedelijke bijeenkomst Plan van Aanpak komende jaar Spreken met vrijwilligers van De Schakel over invulling stedelijke bijeenkomst Website af maken Draaiboek maken 1 en 4 juli Vergadering Stedelijke bijeenkomst De Leeuw-‐dag

23

Wat Idee bespreken TSF introduceren, behoeftes peilen Wat gaan we doen? Initiatieven bij elkaar gebracht Pilot en driehoek bespreken Huiskamerplan vormgeven Presentatie huiskamerplan Moodboard laten zien aan sociaal beheer met sfeerbeheergroep Huiskamerplan bespreken en aanpassen met input sociaal beheer Identiteit en imago de Leeuw onderzoeken aan de hand van de naam voor ‘de huiskamer’, look and feel ‘huiskamer’ en zichtbaarheid


Bijlage 3: Voorbeeld Wederkerigheidscontract

Voorstel: plantenasiel in De Leeuw 27 maart 2015 Aanwezig: Fleur, Boudewijn, Esther, Femke en Eva.

1. Geen planten voor noodgangen, 2. Verantwoordelijkheid van de planten qua verzorging en uitgifte ligt bij Femke, 3. Maandag, dinsdagavond en vrijdag zorgt Femke flexibel voor de planten (uitgifte en verzorging), 4. Femke heeft ruimte in de schuur voor opslag van potten, aarde en overpotten, 5. Plantenasiel blijft een maatschappelijk initiatief binnen Buurtcentrum de Leeuw (geen commerciële insteek), als dit veranderd dan worden er nieuwe afspraken gemaakt, 6. Femke krijgt een sleutel en zorgt zelf voor sleutelbeheer (zal zelfstandig openen en sluiten zo nodig), 7. Wederkerigheid: staat open voor aansluiten bij evenementen om advies te geven over verzorging van planten.

24


Bijlage 4: Agenda en actiepunten De Driehoek van 29-04-2015 Deelnemers: Peter de Wit (UVO), Wies Kool (Wijk&co), Fleur van IJperen (Social Firm), Eva Leen (Social Firm), Annelieke Dapiran (Beheergroep), Jeannette Rinck (vz en (Beheergroep)

Agenda 1. Opening 2. Besluitenlijst 8-04-2015 (zie onderaan deze pagina) 3. Mededelingen 4. Korte agendapunten a. terugkoppeling van sfeergroepoverleg d.d. 10-04-2015

5. Stand van zaken en voortgang Wederkeringheidsinitiatief a. tarieven b. begroting c. monitoring

6. Budgetten a. ten behoeve van promotie-activiteiten van buurtcentrum De Leeuw b. voor de website (€ 75,- à € 100,- per jaar)

7 .Bespreking Rapport klanttevredenheidsonderzoek (is reeds in ieders bezit)

8. Inventarisatie Verhuurperikelen

9. W.v.t.t.k.

10. Rondvraag en sluiting

25


Actielijst van 29-04-2015 Actielijst d.d. 8 april 2015

Wie

Wanneer

Agendapunten van tevoren maken aan voorzitter en uiterlijk drie dagen van tevoren doormailen aan driehoek. Vragen aan sfeerbeheer wie eventueel als afgezant bij de beheergroep wilt aanschuiven

Fleur

Tot na de zomervakantie

Begroting maken van wederkerigheid initiatieven

Peter

Jasper en Peter

Terugkoppelen naar Rick en Jacqueline hoe driehoek denkt over wederkerigheid en hiermee omgaat

Jasper

8 april – Jasper zou dit oppakken. Jeanette checkt dit.

Bij akkoord pilot wederkerigheid, beheergroep aansporen om gebruikers te informeren over wederkerigheid

Allen

Eerst goedkeuring, daarna dit oppakken.

Peilen hoe het staat met diversiteit groepen/gebruikers/tarieven.

driehoek

Naamindeling ruimtes de Leeuw

driehoek

Heel 2015

Initiatieven makelaar informatie uitzoeken

Wies

Voor de zomervakantie

Uitnodigen driehoek voorbereiden voor 1 juli

TSF

Volgende week vrijdag (8 mei)

mrt-16

Tjitske mailen met plan Boudewijn namens de TSF sfeerbeheergroep

Zo snel als Boudewijn zijn plan inlevert mailt Fleur het naar Tjitske

Datum vaststellen De Leeuw dag

zsm

Peter en TSF

Utrechtse Uitdaging benaderen over doneren Annelieke van zuilen Kinderraad gaat moestuinen plaatsen bij de leeuw van en voor de kinderen (dit gebeurd 21 juni).

Deze week

Wies

zsm

Verhuursysteem verbeteren; signalen uit de praktijk aan de UVO teruggeven

Bep verzamelt signalen, Beheergroep gaat hier actie op bepalen

Agendapunt volgende beheergroep

Veiligheidsprotocol opstellen met gebruikers en gastvrouwen

Wies en Peter

Na de zomer, maar wel op de open dag vermelden (behoefte en aankondiging)

Reageren op gastvrouwen input over veiligheid

Peter

Boekingen buurtteam ruimtes problematiek

Driehoek monitort

Wies wordt gemaild door Rosa, Wies mailt dit dan door aan de driehoek

26

30-apr Hele jaar


Visie op nieuwe verhuurbeleid

Beheergroep

Volgende beheergroep

Jasper maakt inzichtelijk wat de promotionele activiteiten zijn voor De Leeuw+welke prijs

Jasper

? zsm

Website hosting betalen door Wijkenco, website wordt ingevuld door burgers

Wies voorleggen in team

zsm

Wies boekt ruimte voor 20 mei en 21 mei. (Driehoekoverleg en website maken)

Wies

zsm

Jeannette sluit kort met Jasper over voorzitterschap van de driehoek

Jeanette

zsm

Volgende bijeenkomst voorzitter:

27

Jeannette

20-mei


Projectrapportage. Samenkracht de Leeuw: De Driehoek. 28 juli The Social Firm Eva Leen Fleur van IJperen

Recommend Documents