DEFINITIEF
1
Projectplan
1
24 april 2012
Ministerie van Veiligheid en Justitie
Projectplan Verbeteren Brandweerstatistiek Ontwikkelfase Versie 1.0
Datum Status
24 april 2012 Definitief
Pagina 1 van 27
Colofon
Afzendgegevens Bureau Secretaris-Generaal Schedeldoekshaven 100 2511 EX Den Haag Postbus 20301 2500 EH Den Haag www. rijksoverheid. nI/venj
Contactpersoon Heleen de Goeijen Projectleider T 070 426 70 10 M 06 50 76 80 80 h.e.b.de.goeijen©nctv.minvenj.nl
Projectnaa m Verbeteren Bra ndweerstatistiek Ontwikkelfase Auteurs Vinodh Lalta (CBS) Mark Vlemmings (CBS) Mark Luijten (NVBR) Jan Hazeleger (NVBR) Ronald Kraan (VBV) Heleen de Goeijen (Ministerie van VenJ)
DEFINITIEF
1
Projectplan
24 april 2012
Inhoud
Colofon 2 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9
Projectdefinitie 5 Aanleiding 5 Probleemstelling 6 Doelstelling 6 Eindresultaat en tussenresultaten 7 Afbakening 7 Effecten van het project 8 Gebruikers 8 Randvoorwaarden 8 Relatie met andere projecten 9
2 2.1 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.3 2.4 2.5
Projectaanpak 11 Aanpak 11 Projectorganisatie 11 Organisatieschema 12 Rollen en verantwoordelijkheden 13 Overlegvormen en frequentie 16 Fasering 16 Interne en externe afhankelijkheden 18 Financiën 18
3
Planning 20
4
Communicatie 23
5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6
Projectbeheersing 25 Beheersing bestaansrecht 25 Geldbeheersing 25 Organisatiebeheersing 25 Tijdbeheersing 25 Informatiebeheersing 26 Kwaliteitsbeheersing 26
6
Risicoanalyse 27
Pagina 3 van 27
DEFINITIEF
1
Projectplan
1
24 april 2012
1 Projectdefinitie
1.1 Aanleiding
De brandweer is al van oudsher een belangrijke pijler in het Nederlandse veiligheidsdomein, gericht op het voorkomen van brand, brandbestrijding, (technische) hulpverlening en (sinds 1985) rampenbestrijding. In de afgelopen jaren is de belangstelling voor informatie over (het werk van) de brandweer toegenomen, niet in de laatste plaats bij de brandweerorganisaties zelf. Deze belangstelling is gericht op zowel de bestuurlijke en managementaspecten als op de repressieve prestaties. Daarbij zijn de eisen die aan de brandweer worden gesteld fors toegenomen waarbij de focus steeds vaker ligt bij het voorkomen van incidenten naast het reageren erop. Het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) verzamelt sinds 1933 gegevens over branden en de brandweer. Informatie over de brandweer verschaft inzicht in de rol die zij speelt in onze samenleving. De door het CBS jaarlijks gepubliceerde Brandweerstatistiek (hierna: Brandweerstatistiek) biedt informatie over de repressieve werkzaamheden van de Nederlandse brandweer bij branden en hulpverleningen in dat jaar. Deze publicatie komt tot stand op basis van de CBS enquêteformulieren die door de Nederlandse brandweerkorpsen worden ingevuld. Het gaat hierbij om drie afzonderlijke 1 namelijk branden, hulpverlening en personeel. enquêteformulieren Brandweerkorpsen worden geacht over elke melding van brand en over andere huipverleningsverzoeken, een enquêteformulier in te vullen en bij het CBS (digitaal of handmatig) aan te leveren. Het CBS verwerkt de gegevens van alle aangeleverde enquêteformulieren en publiceert de resultaten in de CBS Brandweerstatistiek. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) heeft in 2005 onderzoek 2 laten verrichten naar de trends en de totstandkoming van deze Brandweerstatistiek. Hieruit bleek dat niet alleen de respons vanuit de brandweerkorpsen voor verbetering vatbaar is maar worden ook kritische opmerkingen gemaakt over zowel de werkwijze rond het aanleveren van deze gegevens als over de (uit 1993 daterende) opzet van de drie hiervoor vermelde enq u êtefo rm u 1 ieren. Het (voort)bestaan van de Brandweerstatistiek als belangrijke informatiebron is van groot belang voor brandweer, bestuurders, beleidmakers en wetenschappers. Dit was aanleiding voor het ministerie van Veiligheid en Justitie (VenJ) om met het CBS, de Nederlandse Vereniging voor Branciweerzorg en Rampenbestrijding (NVBR) en de Vakvereniging Brandweer Vrijwilligers (VBV) samen te gaan werken aan het project Verbeteren Brandweerstatistiek. Door het tijdig beschikbaar komen van betrouwbare gegevens wordt het mogelijk om
1
Deze enquèteformulieren zijn als bijlagen C, D en E opgenomen in de Brandweerstatistiek 2010, Centraal Bureau voor de Statistiek, Den Haag/Heerlen, 2011. 2 Onderzoeksrapport “CBS Brandweerstatistiek 2004”, Regioplan, Amsterdam, januari 2006. Pagina 5 van 27
beleidsdoelstellingen op het gebied van brandveiligheid op te stellen in termen van concrete kwantificering van het aantal branden, doden en gewonden of de schade door brand (doelkwantificering). Het ministerie van Ven] geeft daarmee invulling aan de huidige kabinetsvisie op brandveiligheid.
1.2 Probleemstelling De toegenomen belangstelling voor informatie over de door de brandweer verrichte werkzaamheden heeft geresulteerd in een grotere behoefte aan eenduidige en actuelere gegevens hierover bij de afnemers van de Brandweerstatistiek. De huidige Brandweerstatistiek met de gedateerde enquêteformulieren kan hieraan niet altijd voldoen. Het project Verbeteren Brandweerstatistiek dient een aantal gebreken van de huidige Brandweerstatistiek op te lossen zoals knelpunten in de procesgang en in de aanlevering van gegevens door de brandweerkorpsen, de kwaliteit van deze gegevens die soms te wensen overlaat, discussie over de in dit kader gebruikte definities en het moment van publicatie van de Brandweerstatistiek (10 maanden na afloop van het verslagjaar). Het verbeteren van de Brandweerstatistiek dient een breed maatschappelijk belang. Zo hebben naast het ministerie van Ven], de NVBR en de VBV, ook andere organisaties zoals het ministerie van BZK, de veiligheidsregio’s, kennisinstituten en verzekeraars baat bij actuele en betrouwbare gegevens over branden en de werkzaamheden van de brandweer.
1.3 Doelstelling Doel van het project Verbeteren Brandweerstatistiek is het verbeteren van de informatievoorziening over branden en de brandweer waaronder risicobeheersing, incidenten en incidentbestrijding en de bedrijfsvoering van de brandweer. Deze gegevens worden landelijk op eenduidige wijze door het CBS verzameld, geregistreerd en vervolgens in de Brandweerstatistiek gepubliceerd. Binnen dit project zijn de huidige drie enquêteformulieren van de Brandweerstatistiek het uitgangspunt. Het project Verbeteren Brandweerstatistiek is opgedeeld in twee afzonderlijke opeenvolgende projecten namelijk het project Verbeteren Brandweerstatistiek Ontwikkelfase en het project Verbeteren Brandweerstatistiek Implementatiefase. Het project Verbeteren Brandweerstatistiek Ontwikkelfase is onderverdeeld in twee deelprojecten. Zie ook paragraaf 2.1. Het project Verbeteren Brandweerstatistiek Implementatiefase valt buiten dit projectplan. Dit voorliggende projectplan heeft betrekking op het project Verbeteren Brandweerstatistiek Ontwikkelfase. Doel van laatstgenoemd project is het bewerkstelligen van het actualiseren van de drie huidige CBS enquêteformulieren branden, hulpverlening en personeel. Hiermee wordt beoogd de informatievoorziening over branden en de repressieve werkzaamheden van de brandweer te vervolmaken. In het geval dit project geen doorgang zou vinden blijft de situatie waarin de behoefte van de afnemers van de Brandweerstatistiek aan eenduidige, actuele en betrouwbare gegevens over branden en de brandweer blijft toenemen, ongewijzigd. Dit heeft gevolgen voor de bij dit project betrokken organisaties. Zo kan dit voor het CBS betekenen dat wanneer de respons van de
DEFINITIEF
1
Projectplan
1
24 april 2012
brandweerkorpsen in kwantitatieve en kwalitatieve zin zou afnemen, het verantwoord opstellen van de Brandweerstatistiek in gevaar kan komen. Voor het ministerie van Ven], dat werkt aan de implementatie van de huidige kabinetsvisie op brandveiligheid, kan dit betekenen dat het opzetten van doelkwantificering voor brandveiligheid niet mogelijk blijkt door het gebrek aan deze eenduidige, actuele en betrouwbare gegevens over branden en de brandweer. De NVBR en de VBV hebben zowel behoefte aan landelijk gestandaardiseerde en regionale managementinformatie als aan geautomatiseerde gegevensstromen en gebruik van bronbestanden. In de huidige opzet van de Brandweerstatistiek is voor deze zaken onvoldoende mogelijkheid. Het verbeteren van de Brandweerstatistiek is een belangrijk deel van de oplossing, naast uniformeren van werkprocessen en standaardiseren van applicaties.
1.4 Eindresultaat en tussenresultaten Het project Verbeteren Brandweerstatistiek Ontwikkelfase is gericht op het actualiseren van de drie huidige CBS enquèteformulieren branden, hulpverlening en personeel. Eindresultaat Het eindresultaat van dit project zijn de definitieve geactualiseerde CBS enquêteformulieren branden, hulpverlening en personeel. Tussenresultaten Om dit eindresultaat te realiseren dienen een aantal activiteiten te worden verricht. Het project Verbeteren Brandweerstatistiek Ontwikkelfase levert de volgende tussenresultaten op: Deelproject 1 • Onderzoeksrapport Inventarisatie informatiebehoefte Brandweerstatistiek. Deelproject 2 • Overzicht CBS en overzicht NVBR/VBV met definities van het brandweerveld. • Definitieve geactualiseerde CBS enquêteformulieren branden, hulpverlening en personeel. • Overdrachtsdocument waarin naast de hierboven beschreven behaalde tussenresultaten, ook een advies voor de projectorganisatie van het project Verbeteren Brandweerstatistiek Implementatiefase voor een mogelijke projectaanpak inclusief projectbegroting worden beschreven.
1.5 Afbakening Voor dit project geldt de volgende afbakening: • •
•
Dit project betreft alleen de activiteiten van de twee deelprojecten zoals beschreven in dit projectplan Ontwikkelfase. Hierin vormen de huidige drie CBS enquêteformulieren branden, hulpverlening en personeel het kader waarbij het actualiseren van deze enquêteformulieren voorop staat. Het vervaardigen van volledig nieuwe enquêteformulieren is niet aan de orde bij dit project. Dit project is gericht op het vereenvoudigen van de informatievoorziening over risicobeheersing, incidenten en incidentbestrijding en de bedrijfsvoering van de brandweer. Dit project is dus niet gericht op de multidisciplinaire hulpverlening(organisatie). Pagina 7 van 27
•
•
Bij het verzamelen van eenduidige definities van relevante begrippen wordt onder andere gebruik gemaakt van de volgende vier bestaande informatiebronnen: de huidige CBS Brandweerstatistiek, de Landelijke Meldingsclassificaties (LMC), Aristoteles Brandweer en het Informatiemodel Digitale Bereikbaarheidskaart (DBK). Het overzicht met definities van het brandweerveld is uitsluitend vervaardigd voor de CBS Brandweerstatistiek. Het ontwikkelen van een algemeen Openbare Orde en Veiligheid(OOV)-breed gegevensboek valt buiten het kader van dit project.
1.6 Effecten van het project
Het project kent na afronding de volgende effecten: De geactualiseerde CBS enquêteformulieren dragen bij aan het verminderen van de administratieve lastendruk voor de brandweerkorpsen. Het verhogen van bewustwording bij de brandweerkorpsen van het directe nut van de Brandweerstatistiek en het belang van het leveren van de CBS enquèteformulieren aan het CBS. Verwacht wordt dat door de geactualiseerde CBS enquèteformulieren het draagvlak bij de brandweerkorpsen voor het invullen hiervan, wordt behouden of wordt vergroot. Een verbeterde informatievoorziening over incidenten, incidentbestrijding en bedrijfsvoering van de brandweer. De tijdens dit project te maken keuzes van het projectteam en de Stuurgroep in bronnen, definities of procedures kunnen mogelijk leiden tot trendbreuken in publicaties/output van het CBS.
•
•
• •
1.7 Gebruikers
De gebruikers van de geactualiseerde CBS enquêteformulieren zijn onder andere: • • • • • • • •
Brandweersector (Rijks)overheid Het CBS Veiligheidsregio’s VNO-NCW Kennisinstituten Instituut Fysieke Veiligheid (IFV) i.o. Verzekeraars
1.8 Randvoorwaarden
Randvoorwaarden voor dit project zijn: • • •
Een gecommitteerde projectorganisatie met deelnemers uit iedere organisatie zoals beschreven in paragraaf 2.2.2. Inbreng van expertise en capaciteit binnen deze projectorganisatie voor het behalen van de tussenresultaten en het eindresultaat van dit project. Helderheid over de afbakening van dit project.
DEFINITIEF
• •
1
Projectplan
1
24 april 2012
Een, na door de klankbordgroep en het projectteam van advies voorzien, door de Stuurgroep vastgesteld en geaccordeerd projectplan inclusief een gedetailleerde projectplanning en overeengekomen projectbegroting. De projectplanning dient rekening te houden met de jaarlijkse kalendercyclus van de Brandweerstatistiek en dus voor het einde van een kalenderjaar zijn afgerond. Mogelijke vertraging tijdens de twee deelprojecten kan resulteren in een latere afronding van dit project wat resulteert in een latere aanvang van het project Verbeteren Brandweerstatistiek Implementatiefase.
1.9 Relatie met andere projecten Dit project heeft raakvlakken met verscheidende projecten. Hiervan zijn de meest relevante projecten: • • • • • • • •
Het project Aristoteles waarin de prestatiemeting en —verantwoording centraal staat. Het project De Brandweer over morgen waarin gewerkt wordt aan een nieuw bedrijfsmodel met als doel een efficiënte brandweerorganisatie in het jaar 2040. De projecten Intelligent Bridge, Implementatiebegeleiding dekkingsplannen brandweer (IBDB) en Landelijke meldingsclassificaties (LMC). De projecten (Brand)veilig Leven en Nodeloze Uitrukken Terugdringen (NUT). De pilot Brandonderzoek. De inventarisatie duikincidenten. Het werkprogramma Natuurbranden 2012-2016. Het project Ontwikkeling digitale normenbank brandweer.
Pagina 9 van 27
DEFINITIEF
1
Projectplan
24 april 2012
2 Projectaanpak
2.1 Aanpak
Zoals in paragraaf 1.3 beschreven is dit project opgedeeld in twee afzonderlijke, opeenvolgende projecten namelijk het project Verbeteren Brandweerstatistiek Ontwikkelfase en het project Verbeteren Brandweerstatistiek Implementatiefase. Voor elk van deze beide projecten wordt een eigen projectplan opgesteld en een projectorganisatie ingericht. Dit voorliggende projectplan betreft het project Ontwikkelfase waarin de basis wordt gelegd voor het (vervolg)project Implementatiefase. De globale doorlooptijd van het project Ontwikkelfase (zoals nu bekend) loopt tot 1 juli 2014. Het project Verbeteren Brandweerstatistiek Ontwikkelfase bestaat uit de volgende 2 deelprojecten: Deelproject 1 Het inventariseren van de informatiebehoefte bij de afnemers van de CBS Brandweerstatistiek door een onderzoeksbureau. Deelproject 2 Het beoordelen van deze informatiebehoefte en dit vervolgens vergelijken met de huidige enquêteformulieren van de CBS Brandweerstatistiek wat resulteert in geactualiseerde enquêteformulieren. Het opstellen van een overdrachtsdocument waarin naast de behaalde tussenresultaten, ook een advies voor de projectorganisatie van het project Verbeteren Brandweerstatistiek Implementatiefase voor een mogelijke projectaanpak inclusief projectbegroting worden beschreven. Afronding van het project Verbeteren Brandweerstatistiek Ontwikkelfase. In het project Verbeteren Brandweerstatistiek Implementatiefase dienen vervolgens deze geactualiseerde enquêteformulieren binnen de huidige werkwijze (zowel de verwerking van de gegevens in deze enquêteformulieren in de bestaande softwareapplicaties als het creëren van draagvlak bij de betrokken actoren) te worden gerealiseerd. Door het automatiseren van de gegevensstromen tussen de afnemers enerzijds en het CBS anderzijds, dient een betere respons en dus een meer betrouwbare statistiek te worden verkregen. Binnen het gehele project speelt communicatie naar de brandweerkorpsen en de andere afnemers over dit project een grote rol voor het verkrijgen en behouden van het hiervoor benodigde draagvlak.
2.2 Projectorganisatie
De voor dit project opgerichte projectorganisatie dient ervoor te zorgen dat dit project en het bijbehorende eindresultaat en de tussenresultaten (paragraaf 1.4) worden gerealiseerd. Dit betekent dat deze projectorganisatie enerzijds nauwlettend de kwaliteit (inhoud, tijdigheid) van deze projectresultaten dient te bewaken en anderzijds bij de verschillende soorten afnemers van deze projectresultaten voldoende draagvlak dient te creëren. Deze afnemers zijn onder andere te onderscheiden in de dataleveranciers (brandweerkorpsen), de (toekomstige) producenten en beheerders van informatie over branden en brandweer (CBS, de verzekeraars, het Nederlands Instituut Fysieke Veiligheid en het IFV i.o.) en de Pagina 11 van 27
afnemers van informatie over branden en brandweer (brandweersector, Rijksoverheid, het CBS, de veiligheidsregio’s, kennisinstituten, het IFV en de verzekeraars). Draagvlak dient verkregen te worden door uitvoering van gefiatteerde projectvoorstellen door de staande organisaties. De projectorganisatie van dit project bestaat uit een Stuurgroep, waarin onder andere het ministerie van Ven] en het CBS als gezamenlijke opdrachtgevers zitting hebben, een projectteam, het projectsecretariaat, een klankbordgroep en een communicatieteam. Hierna volgt de beschrijving van deze projectorganisatie.
2.2.1
Organisa tieschema
Stuurgroep Opdrachtgever en Stuurgroeplid Ven] Opdrachtgever en Stuurgroeplid CBS Stuurgroeplid NVBR Stuurgroeplid VBV Projecttea m Projectteamlid Ven] Projectteamlid CBS
Marcel van Eck (voorzitter) Hermanus Rietveld Steven van de Looij Ton van der Vossen
Projectteamlid VBV
Heleen de Goeijen (projectleider) Vinodh Lalta (tot 25/10/2011) Mark Vlemmings (vanaf 25/10/2011) Mark Luijten (tot 15/11/2011) ]an Hazeleger (vanaf 15/11/2011) Ronald Kraan
Projectsecretariaat Projectsecretaris Ven]
Wilma Eckhardt
Projectteamlid NVBR
DEFINITIEF
Projectplan
Klankbordgroep Klankbordgroeplid Klankbordgroeplid Klankbordgroeplid Klankbordgroeplid
1
24 april 2012
VBV NIFV Verbond van Verzekeraars bureau Veiligheidsberaad
Communicatieteam Communicatieadviseur VenJ Communicatieadviseur CBS Communicatieadviseur NVBR Communicatieadviseur VBV
2.2.2
Jan Nieuwenhuis 3 René Hagen Marko van Leeuwen Désirée Kraanen
Jan-Bart van Oppenraaij Rob Hageman Harry Katstra Arie Muller
Rollen en verantwoordelijkheden Het ministerie van VenJ en het CBS zijn de gezamenlijke opdrachtgevers van dit project. De rol van het ministerie van Ven] als opdrachtgever is gelegen in het belang dat VenJ hecht aan een goede informatievoorziening op het gebied van de brandweer. Tevens vervult het ministerie van Ven] een coördinerende en faciliterende rol in dit project als gevolg waarvan het voorzitterschap van de Stuurgroep, het projectleiderschap en het projectsecretariaat bij dit departement zijn belegd. De rol van het CBS als opdrachtgever is gelegen in het feit dat het samenstellen en publiceren van de jaarlijkse Brandweerstatistiek de verantwoordelijkheid is van, en onder verantwoordelijkheid van het CBS plaatsvindt. Zowel de NVBR als de VBV vervullen vanuit hun professie een sleutelrol in informatiemanagement bij de brandweer. De beide opdrachtgevers nemen zitting in de Stuurgroep samen met de Stuurgroepleden van de NVBR en VBV. Bij projectmanagement zijn opdrachtgevers en stuurgroep verschillende entiteiten, met ieder hun eigen rol, taken en verantwoordelijkheden. Om die reden worden de taken en verantwoordelijkheden van de opdrachtgevers en die van de Stuurgroep hieronder afzonderlijk beschreven alsmede die van het projectteam, de projectleider, de projectsecretaris, de klankbordgroep en het communicatieteam (de leden zijn vermeld in paragraaf 2.2.1). Opdrachtgevers Het ministerie van Ven] en het CBS hebben als opdrachtgevers de volgende taken en verantwoordelijkheden: • Maken tijd vrij en zijn aanspreekbaar voor de Stuurgroep en de projectleider (wanneer problemen zich voordoen). Leveren de noodzakelijke menskracht (waaronder een deel van de projectteamleden, projectleider en de projectsecretaris), materialen en financiële middelen voor deelproject 1 (Ven]) van dit project. • Zijn bevoegd in overleg met de Stuurgroep wijzigingen aan te brengen in het project (en het projectplan). —
—
De VBV kent verschillende vakgroepen die op haar beurt kunnen worden geraadpleegd. Pagina 13 van 27
• • • • • •
Nemen tijdig beslissingen waar deze door de Stuurgroep worden gevraagd. Beschermen het project in geval van conflicten binnen de eigen organisatie en met de omgeving. Verlenen dit project, de Stuurgroep, de projectleider en het projectteam, status in de ogen van de omgeving. Wanneer tussen beide opdrachtgevers verschil van opvatting over dit project bestaat vindt in beide organisaties escalatie naar een hoger organisatorisch niveau plaats. Deze niveaus treden vervolgens met elkaar in overleg. Beoordelen uiteindelijk of de geleverde resultaten voldoen aan de afspraken die in de opstartfase van het project zijn gemaakt. Bij beëindiging van dit project de resultaten te accepteren en daarmee de projectleider en het projectteam ontheffen van hun taken en verantwoordelijkheden (decharge).
Stuurgroep De Stuurgroep heeft de volgende taken en verantwoordelijkheden: • Is verantwoordelijk voor de aansturing van dit project en als zodanig voor de voortgang en de (tussen)resultaten van dit project. • Draagt zorg voor de inzet en capaciteit van de eigen projectteamleden. • Keurt het definitieve projectplan goed. Geeft goedkeuring aan de door de projectgroep opgeleverde resultaten van de twee deelprojecten van het project. Deze besluiten worden genomen binnen de mandaten die de stuurgroepleden van de Organisatie die zij vertegenwoordigen hebben gekregen. Daarbij wordt ervan uitgegaan dat dit mandaat zodanig ruim is dat hiermee kwaliteit en voortgang voldoende kunnen worden gerealiseerd. In de besluitvorming wordt, gelet op de benodigde kwaliteit en draagvlak, gestreefd naar consensus; wanneer dit niet mogelijk blijkt, beslissen de beide opdrachtgevers gezamenlijk. • Geeft ruimte aan het projectteam voor de wijze waarop deze resultaten worden bereikt. • Valt bij intern of extern conflict terug op de opdrachtgevers (escalatie). Projectteam Het projectteam zorgt voor de oplevering van de hiervoor genoemde resultaten aan de hand van v66raf door de Stuurgroep vastgestelde of op het betreffende vakgebied gebruikelijk gehanteerde kwaliteitseisen. Het projectteam krijgt van de Stuurgroep het mandaat en het vertrouwen om binnen de door de Stuurgroep aangegeven kaders de voor de oplevering van genoemde resultaten van de deelprojecten benodigde activiteiten uit te voeren. De individuele teamleden hebben voldoende mandaat én capaciteit gekregen van de “eigen” Stuurgroepleden en worden voor de uitvoering van activiteiten in het project in het kader van de benodigde “eenheid van leiding” alléén aangestuurd door de projectleider. Het is te verwachten dat per deelproject verschillende expertise nodig is. Bij het ontbreken of het in onvoldoende mate aanwezig zijn hiervan in het projectteam of bij de bij het project betrokken organisaties kan deze op tijdelijke basis aan het projectteam worden toegevoegd of door de projectleider worden ingehuurd.
De projectteamleden hebben de volgende taken en verantwoordelijkheden: • Vertegenwoordigen hun Organisatie lfl het projectteam en zijn binnen hun organisatie het centrale aanspreekpunt voor dit project. • Zijn verantwoordelijk om het Stuurgroeplid van hun Organisatie en de projectleider op de hoogte te houden van de voortgang van dit project. • Dragen actief bij aan het projectplan en committeren zich daaraan. • Voeren gezamenlijk het project uit volgens de afspraken in het pröjectplan en nadere afspraken met de projectleider. • Brengen zijn/haar specifieke deskundigheden en vaardigheden actief in en zijn daarop aanspreekbaar.
DEFINITIEF
• • •
1
Projectplan
1
24 april 2012
Voelen zich verantwoordelijk voor de kwaliteit van de samenwerking en zijn door de Stuurgroepleden, de projectleider en de andere projectteamleden daarop aan te spreken. Informeren de projectleider over mogelijke knelpunten die het project onder druk kunnen zetten. Zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de onderlinge communicatie binnen het projectteam.
Projectleider De projectleider stuurt het projectteam aan. Op basis van een duidelijke opdracht en voldoende mandaat van de Stuurgroep rapporteert de projectleider op de afgesproken tijdstippen over de opgeleverde resultaten en de hierbij gevolgde werkwijze aan de Stuurgroep. Ook kan de projectleider, wanneer dat nodig wordt geacht, de Stuurgroep eerder vragen een besluit te nemen over een gerezen probleem of dilemma’s. Gelet op de benodigde kwaliteit en draagvlak wordt, wanneer het gaat om besluitvorming in het projectteam, gestreefd naar consensus. Wanneer dit niet mogelijk blijkt, beslist de projectleider en worden afwijkende opvattingen kenbaar gemaakt aan de Stuurgroep. De projectleider heeft de volgende taken en verantwoordelijkheden: • Vormt het aanspreekpunt voor de Stuurgroep, het projectteam, het projectsecretariaat, de klankbordgroep en derden. • Zorgt ervoor goed ingevoerd te raken in de inhoud van het project, maar heeft niet, zoals de projectteamleden dat wel hebben, een zware inhoudelijke rol. • Stelt samen met het projectteam het projectplan op en geeft leiding aan het proces. • Bespreekt het projectplan met de Stuurgroep en zorgt voor het vaststellen hiervan door de Stuurgroep. • Geeft leiding aan de uitvoering van het project door aansturing van het projectteam. • Maakt van het projectteam een sterk en enthousiast geheel en bewaakt de kwaliteit van de samenwerking. • Neemt de dagelijkse besluiten over de activiteiten van het projectteam en legt belangrijke besluiten voor aan de Stuurgroep. • Zorgt met het projectteam voor het beheersen van de uitgaven en tijdsinzet en het bewaken van de projectplanning en budgetuitputting van het project. • Beheert de relaties rondom het project (Stuurgroepleden, deelnemende organisaties, klankbordgroepleden, derden). • Is gericht op het eindresultaat van het project. • Voert (samen met het projectteam) voortgangsoverleg met de Stuurgroep. • Evalueert bij afronding van dit project samen met het projectteam het project en bespreekt de bevindingen met Stuurgroep. • Zorgt voor overdracht van de projectresultaten aan degenen die zich met het mogelijke vervolgproject Implementatiefase bezig gaan houden. Projectsecretaris • Organiseert en bereidt de bijeenkomsten voor van de Stuurgroep, projectteam en de klankbordgroep (in overleg met de projectleider); • Zorgt voor de verslaglegging van deze bijeenkomsten en legt de actiepunten vast die in de verschillende bijeenkomsten zijn vastgesteld. • Draagt zorg voor het opbouwen en beheren van het projectdossier (-archief), inclusief de documenten vanuit de deelprojecten. • Voert het versiebeheer van de projectdocumenten. Klankbordgroep De klankbordgroep geeft advies over de kwaliteit en het draagvlak van de aan haar voorgelegde conceptresultaten van de drie deelprojecten. De samenstelling van deze klankbordgroep wordt door de Stuurgroep, op basis van een advies van de Pagina 15 van 27
projectleider, goedgekeurd. Gedurende dit project kan de samenstelling van de klankbordgroep wijzigen als gevolg van toetreding van nieuwe betrokken Organisatie(s). De klankbordgroep kiest en benoemt één van haar leden tot voorzitter van deze klankbordgroep. De voorzitter informeert de projectleider over de door de klankbordgroep eenduidige geformuleerde adviezen. Over de invulling van de rol en de taak van de klankbordgroep worden nadere afspraken gemaakt en vastgelegd. Communicatieteam Het communicatieteam zorgt alleen voor de strategische communicatie over het project (niet binnen het project). Dit team maakt een communicatieplan dat onderdeel uitmaakt van het projectplan (zie hoofdstuk 4). Dit corn municatieteam bestaat uit gemandateerde vertegenwoordigers van het ministerie van Ven], CBS, de VBV en de NVBR. De voorzitter van dit communicatieteam rapporteert aan de projectleider.
2.2.3
Overlegvormen en frequentie
In het hoofdstuk Planning (hoofdstuk 3) worden de verschillende planningen die binnen dit project worden gebruikt, beschreven. Onderdeel hiervan zijn de bijeenkomsten van de Stuurgroep, het projectteam, de klankbordgroep en het communicatieteam die op elkaar dienen aan te sluiten. In 2011 hebben vier bijeenkomsten van de Stuurgroep plaatsgevonden. Deze Stuurgroep komt in 2012 minimaal tweemaandelijks bijeen. De projectleider informeert de Stuurgroepleden in de eerste week van elke maand per mail over de voortgang van het project. Het projectteam heeft in 2011 regelmatig overleg gevoerd, in de maand juli 2011 zelfs wekelijks. In 2012 komt het projecttearn tweewekelijks en anders minimaal maandelijks bijeen. Hieronder vallen de bijeenkomsten waarin het projectteam de bijeenkomsten van de Stuurgroep voorbereidt. Het voltallige projectteam (met uitzondering van het NVBR projectteamlid die wordt vervangen door een andere NVBR vertegenwoordiger) heeft zitting in de begeleidingscommissie die door het WODC ten behoeve van het deelproject 1 is ingesteld. Tot de zomer van 2012 komt deze begeleidingscommissie maximaal vier keer bijeen. Beoogd wordt om deze bijeenkomsten te combineren met de bijeenkomsten van het projectteam. De klankbordgroep komt gedurende het project diverse malen bijeen. Afhankelijk van elk van de twee deelprojecten zal deze frequentie verschillen. In de eerste nog te organiseren bijeenkomst met de klankbordgroep zullen hierover nadere afspraken worden gemaakt. Twee bijeenkomsten van het communicatieteam hebben al plaatsgevonden. Binnen dit communicatieteam is gesproken over de wijze en frequentie van overleg.
2.3 Fasering
Zoals in paragraaf 2.1 beschreven omvat dit project twee deelprojecten: Deelproject 1 Inventarisatie informatiebehoefte afnemers. Deelproject 2 Beoordelen en vergelijken informatiebehoefte afnemers, ontwerpen en bouwen geactualiseerde enquêteformulieren CBS Brandweerstatistiek en het opstellen van een overdrachtsdocument en afronding van van het project Verbeteren Brandweerstatistiek Ontwikkelfase. Voor deelproject 1 is door het Wetenschappelijk Onderzoek- en Documentatiecentrum (WODC) van het ministerie van Ven], een
DEFINITIEF
1
Projectplan
1
24 april 2012
begeleidingscommissie ingesteld waarin alle projectteamleden (met uitzondering van het NVBR projectteamlid die door een andere NVBR vertegenwoordiger wordt vervangen) zitting hebben. Hieronder volgt een beschrijving van de twee deelprojecten. Deel project 1. Inventarisatie informatiebehoefte afnemers De Stuurgroep heeft op advies van de projectleider, het WODC gevraagd onderzoek te laten verrichten naar de informatiebehoefte van de afnemers van de huidige CBS Brandweerstatistiek. Dit betekent dat deze afnemers vanuit de eigen rol en positie de behoefte definiëren aan informatie over de verschillende kenmerken en activiteiten van risicobeheersing, brand(-bestrijding), hulpverlening en bedrijfsvoering. Hierbij dienen mogelijke knelpunten en hindernissen die worden ondervonden, in dit onderzoek te worden meegenomen. De huidige drie enquêteformulieren van de CBS Brandweerstatistiek zijn hierbij het uitgangspunt. Het uiteindelijke doel van dit inventarisatieonderzoek is te komen tot het actualiseren van deze huidige enquêteformulieren. Het resultaat van dit deelproject is het definitieve onderzoeksrapport Inventarisatie informatiebehoefte Brandweerstatistiek. Het WODC heeft op 1 december 2011 het bureau Berenschot de opdracht gegund om dit onderzoek te verrichten. Vanuit het WODC is een begeleidingscommissie ingesteld bestaande uit een onafhankelijke voorzitter, de leden van het projectteam en een procesbegeleider van het WODC. De belangrijkste taak van deze begeleidingscommissie is het houden van toezicht op de uitvoering van dit onderzoek volgens het onderzoeksplan, inclusief het daarbij behorende tijdschema. Gedurende dit onderzoek zal de begeleidingscommissie maximaal vier keer bijeen komen, twee bijeenkomsten hebben al plaatsgevonden. Deelproject 2. Beoordelen en vergelijken informatiebehoefte afnemers, ontwerpen en bouwen geactualiseerde enq uêteformulieren CBS Brandweerstatistiek, opstellen overdrachtsdocument en afronding project Voor het verbeteren van de informatievoorziening over risicobeheersing, incidenten en incidentbestrijding en de bedrijfsvoering van de brandweer dienen landelijk op eenduidige wijze relevante gegevens worden verzameld en geregistreerd. Om dit te realiseren dient gewerkt te worden aan het ontwikkelen en vaststellen van eenduidige definities van de relevante begrippen. In dit deelproject worden definities met betrekking tot het brandweerveld verzameld. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van bestaande informatiebronnen (onder andere de huidige CBS Brandweerstatistiek, de Landelijke Meldingsclassificaties, Aristoteles Brandweer en het Informatiemodel Digitale Bereikbaarheidskaart). Vervolgens wordt op basis van het definitieve onderzoeksrapport Inventarisatie informatiebehoefte Brandweerstatistiek (resultaat deelproject 1) beoordeeld welke gewenste onderwerpen met bijbehorende begrippen opgenomen dienen te worden in de geactualiseerde enquêteformulieren branden, hulpverlening en personeel van de CBS Brandweerstatistiek. De verwachting is dat deze (nieuwe) begrippen nog niet allemaal gedefinieerd zijn. Het projectteam zal samen met inhoudelijke deskundigen van het CBS, de VBV en de NVBR een conceptoverzicht met gedefinieerde begrippen opstellen waarna hierover een brede consultatieronde binnen het brandweerveld wordt gehouden. Het resultaat hiervan wordt verwerkt in een opzet voor de conceptenquêteformulieren. Deze opzet zal worden voorgelegd aan een aantal door de VBV en NVBR aangedragen brandweermedewerkers om deze conceptenquêteformulieren te testen. Na verwerking van hun bevindingen worden Pagina 17 van 27
deze conceptenquêteformulieren omgezet in de definitieve geactualiseerde enq u êtefo rm u 1 ieren. Hierna wordt een overdrachtsdocument opgesteld voor de projectorganisatie van het project Verbeteren Brandweerstatistiek Implementatiefase. Hierin worden onder andere de behaalde tussenresultaten van de deelprojecten 1 en 2 evenals een advies voor deze projectorganisatie voor een mogelijke projectaanpak inclusief projectbegroting beschreven. Vertegenwoordigers van deze projectorganisatie zullen vanaf medio 2013 worden betrokken bij de uitvoering van dit deelproject 2 zodat de hierin opgedane kennis kan worden geborgd. Tegelijkertijd kan deze projectorganisatie beginnen met de voorbereidende werkzaamheden om het project Verbeteren Brandweerstatistiek Implementatiefase begin 2014 van start te laten gaan. Ondanks dat het deelproject 2 medio 2014 zal worden afgerond zal het projectteam ervoor zorg dragen dat het overdrachtsdocument grotendeels eind 2013 gereed zal zijn. Na afronding van het deelproject 2 medio 2014 zal, nadat de Stuurgroep dit overdrachtsdocument heeft goedgekeurd, het project Verbeteren Brandweerstatistiek Ontwikkelfase definitief worden afgerond. 2.4 Interne en externe afhankelijkheden Het project heeft onder meer de volgende afhankelijkheden: Interne afhankelijkheden Een gecommitteerde projectorganisatie met deelnemers uit iedere Organisatie • zoals beschreven in paragraaf 2.2.2. Inbreng van expertise en capaciteit binnen deze projectorganisatie voor het • behalen van de tussenresultaten en het eindresultaat van dit project. Behouden van draagvlak en betrokkenheid van de binnen de tot deze • projectorganisatie behorende organisaties voor het succesvol volbrengen van dit project. Een, na door de klankbordgroep en projectteam van advies voorzien, door de • Stuurgroep vastgesteld en geaccordeerd projectplan inclusief een gedetailleerde projectplanning en overeengekomen projectbegroting. Externe afhankelijkheden Inzet CBS om in de komende jaren de Brandweerstatistiek te willen blijven • publiceren in het huidige economische klimaat. Andere projecten en ontwikkelingen (zie paragraaf 1.9) die het bestaan en de voortgang van dit project nadelig kunnen beïnvloeden. 2.5 Financiën Voor dit project Verbeteren Brandweerstatistiek Ontwikkelfase is geen projectbegroting opgesteld. De reden hiervan is dat de personeelskosten van de medewerkers van de bij dit project betrokken organisaties, de grootste kostenpost vormt en dat in de Stuurgroep is afgesproken dat deze personele inzet van de deelnemende organisaties voor rekening van deze organisaties zelf komt. Daarnaast heeft het ministerie van VenJ zich bereid verklaard de kosten voor het inhuren van onderzoeksbureau Berenschot (deelproject 1) voor haar rekening te nemen. Dit is ook van toepassing op het inhuren van het Project Programma en Adviescentrum van het ministerie van Ven] voor de advisering bij het opstarten van dit project en het redigeren van dit concept projectplan. Aangezien vrijwel alle bijeenkomsten van de Stuurgroep, het projectteam en het communicatieteam bij het ministerie van Ven] hebben plaatsgevonden en plaatsvinden, worden de kosten van deze vergaderfaciliteiten door het ministerie van Ven] betaald.
DEFINITIEF
1
Projectplan
1
24 april 2012
De werkwijze van hoe te handelen indien desondanks onvoorziene kosten zich voordoen staat beschreven in paragraaf 5.2. In tegenstelling tot dit project Verbeteren Brandweerstatistiek Ontwikkelfase zal voor het project Verbeteren Brandweerstatistiek Implementatiefase wel een projectbegroting worden opgesteld. Aangenomen mag worden dat met het aanpassen van de geactualiseerde enquêteformulieren in de huidige softwareapplicaties en de daarvoor benodigde omscholing van de bevelvoerders, kosten zijn gemoeid. Deze projectbegroting maakt onderdeel uit van het overdrachtsdocument dat in het kader van het deelproject 2 zal worden vervaardigd.
Pagina 19 van 27
3 Planning
Binnen dit project wordt gewerkt met drie verschillende planningen die door de projectsecretaris worden beheerd. De eerste planning is de gedetailleerde projectplanning (moederplanning) die door het projectteam wordt opgesteld. De tweede planning is de vergaderkalender waarin niet alleen alle bijeenkomsten van de Stuurgroep, het projectteam, de klankbordgroep, het communicatieteam en de begeleidingscommissie van het WODC worden vastgelegd maar ook de data van oplevering van de tussenresultaten en de belangrijke beslismomenten in dit project. Vooropstaat dat deze vergaderkalender volledig aansluit op de projectplanning (moederplanning) waardoor inzichtelijk wordt of en wanneer knelpunten in deze planning zich voor kunnen gaan doen en de mogelijke gevolgen hiervan voor de doorlooptijden van de drie deelprojecten. In de vakantieplanning (derde planning) worden alle vakanties van de leden van deze projectorganisatie geregistreerd en bijgehouden. Hierdoor verkrijgt de projectleider inzicht of de gewenste input wel geleverd kan worden op de in de projectplanning vastgestelde momenten. Ieder lid van deze projectorganisatie is zelf verantwoordelijk van het doorgeven van zijn vakanties aan de projectsecretaris. De projectleider zal samen met zijn projectteam de gedetailleerde projectplanning opstellen. Vooruitlopend daarop wordt hieronder de globale planningen per deelproject beschreven. Deelproject 1 Inventarisatie informatiebehoefte Activiteiten Voorbereiden startnotitie voor MT WODC, afstemming met projectteamleden Goedkeuring startnotitie door stuurgroep, akkoord MT WODC verrichten onderzoek, instellen begeleidingscommissie De benaderde onderzoeksbureaus kunnen offerte uitbrengen, beoordeling ingediende offertes door WODC waarna gunning opdracht WODC gunt opdracht aan onderzoeksbureau Berenschot Eerste bijeenkomst begeleidingscommissie Inventariseren doelgroepen afnemers Plannen en houden verkennende interviews Tweede bijeenkomst begeleidingscommissie Plannen en voorbereiden groepsinterviews GDR-sessies en analyse Plannen en voorbereiden expertsessies Derde bijeenkomst begeleidingscommissie Houden van expertsessies Opstellen conceptrapport Vierde bijeenkomst begeleidingscommissie Oplevering definitief rapport
Periode juli 2011 september 2011 oktober 2011
-
-
november
november
1 december 2011 20 december 2011 januari 2012 januari februari 2012 15 februari 2012 februari 2012 maart april 2012 april 2012 27 april 2012 mei 2012 mei juni 2012 12 juni 2012 eind juni 2012 -
—
—
DEFINITIEF
1
Projectplan
1
24 april 2012
Deelproject 2 Beoordelen en vergelijken informatiebehoefte afnemers, ontwerpen en bouwen geactualiseerde enquêteformulieren CBS Brandweerstatistiek, opstellen overdrachtsdocument en afronding project
Activiteiten Verzamelen van definities van de brandweer Beoordelen van de geconstateerde informatiebehoefte Vergelijken van de informatiebehoefte met bestaande gegevensverzamelingen Definiëren van nieuwe begrippen Maken van de globale opzet van de eng u êtefo rm u 1 ieren Ontwerpen en bouwen van de eng u êteform u lie ren Opstellen overdrachtsdocument en afronding project Verbeteren Brandweerstatistiek Ontwikkelfase
Periode maart 2012 juni 2012
—
-
mei 2012
augustus 2012
september 2012
—
december 2012
januari 2013 juni 2013 juli 2013 september 2013 —
—
oktober 2013 juli 2013
—
—
juni 2014
juni 2014
Pagina 21 van 27
DEFINITIEF
1
Projectplan
1
24 aprU 2012
4 Communicatie
In vrijwel alle projecten is communicatie essentieel voor het realiseren van het beoogde eindresultaat van een project. Het project Verbeteren Brandweerstatistiek is daar geen uitzondering op. Dit belang wordt onderstreept doordat de strategische communicatie over dit project is ondergebracht bij het communicatieteam waarin in ieder geval het ministerie van VenJ, het CBS, de VBV en de NVBR zijn vertegenwoordigd. Dit communicatieteam heeft de opdracht om het communicatieplan voor dit project te schrijven waarin minimaal de organisatievorm en verantwoordelijkheden, de communicatiestromen en (interne en externe) doelgroepen, de communicatiedoelstelling(en), de communicatiestrategie en communicatiemiddelen, de communicatieplanning, de randvoorwaarden en communicatiebegroting zijn opgenomen. Het belangrijkste doel van de communicatie is het verkrijgen én behouden van draagvlak voor dit project. Het communicatieteam helpt daaraan mee (is niet haar primaire taak). Daarbij dienen de medewerkers van de brandweerkorpsen die de enquêteformulieren van de Brandweerstatistiek invullen nadrukkelijk te worden betrokken.
Pagina 23 van 27
DEFINITIEF
1
Projectplan
1
24 april 2012
5 Projectbeheersing
5.1. Beheersing bestaansrecht Na afronding van elk van de twee deelprojecten zal de projectleider de Stuurgroep op de hoogte brengen van de tijdens deze deelprojecten behaalde resultaten. Tegelijkertijd zal dan opnieuw bekeken worden of in dit project bijsturing moet plaatsvinden zowel op inhoud als op proces. 5.2 Geidbeheersing Vanaf het moment dat de Stuurgroep dit projectplan definitief vaststelt, worden de projectleider en het projectteam gemandateerd om uitgaven te doen binnen de door de Stuurgroep vastgestelde projectbegroting. Samen met het projectteam zorgt de projectleider voor het beheersen van de uitgaven en het bewaken van de budgetuitputting van dit project. In situaties waarin deze projectbegroting onverwachts dreigt te worden overschreden zal de projectleider de Stuurgroep hiervan in kennis stellen en tevens adviseren op welke wijze gehandeld kan worden om dit te voorkomen. De Stuurgroep besluit vervolgens, afhankelijk van de situatie, welke acties ondernomen dienen te worden waarna de projectleider en het projectteam hiervan schriftelijk op de hoogte worden gebracht.
In tegenstelling tot het deelproject 2 waarbij de projectleider samen met het projectteam de projectbegroting bewaakt, is bij deelproject 1 het onderzoeksbureau hiervoor verantwoordelijk. Bij de opdrachtverstrekking heeft het WCDC, als projectbegeleider betrokken bij deelproject 1, met onderzoeksbureau Berenschot hierover afspraken gemaakt. Het is niet toegestaan dat Berenschot, zonder schriftelijke toestemming vooraf van het WODC, de deelprojectbegroting overschrijdt. 5.3 Organisatiebeheersing De voor dit project ingerichte projectorganisatie bestaat uit de Stuurgroep, het projectteam, de klankbordgroep en het communicatieteam. Wanneer het gaat om besluitvorming wordt zowel in de Stuurgroep als in het projectteam gestreefd naar consensus. Wanneer dit in de Stuurgroep niet mogelijk blijkt dan beslissen de opdrachtgevers Ven] en het CBS gezamenlijk. In geval van verschil van opvatting tussen deze beide opdrachtgevers vindt in beide organisaties escalatie naar een hoger organisatorisch niveau plaats. Deze niveaus treden met elkaar in overleg en nemen een besluit. Indien geen consensus in het projectteam kan worden bereikt, dan beslist de projectleider en worden afwijkende opvattingen kenbaar gemaakt aan de Stuurgroep. De klankbordgroep brengt advies uit over de conceptresultaten van de twee deelprojecten en de samenstelling van deze klankbordgroep kan, afhankelijk van het deelproject, wijzigen gedurende dit project. De projectleider onderhoudt de contacten met de voorzitter en de leden van deze klankbordgroep om daarmee de betrokkenheid van deze leden bij dit project te behouden. 5.4 Tijdbeheersing De projectleider zorgt samen met het projectteam voor het bewaken van de projectplanning. De projectleider rapporteert op de afgesproken tijdstippen in de projectplanning over de opgeleverde resultaten en de hierbij gevolgde werkwijze aan de Stuurgroep. Daarnaast informeert de projectleider de Stuurgroep wanneer door onvoorziene ontwikkelingen, de projectplanning gewijzigd dreigt te worden. De
Pagina 25 van 27
Stuurgroep besluit welke acties in gang dienen te worden gezet om dit te voorkomen. 5.5 Informatiebeheersing De projectsecretaris is verantwoordelijk en draagt zorg voor de agenda en de verslaglegging van alle bijeenkomsten van de Stuurgroep, het projectteam, de klankbordgroep en het communicatieteam. De projectsecretaris neemt deel aan deze bijeenkomsten en stelt het conceptverslag op. Vervolgens wordt dit conceptverslag in de eerstvolgende bijeenkomst definitief vastgesteld. Voor het opstellen van deze documenten maakt de projectsecretaris gebruik van de hiervoor beschikbare formats van het ministerie van Ven]. De projectsecretaris beheert ook het projectdossier dat onder andere alle verslagen, de eerdere versies van dit projectplan en de mailwisseling tussen de projectteamleden omvat. De projectteamleden ondersteunen de projectsecretaris hierin door ervoor zorg te dragen dat de projectsecretaris alle eerdere versies van zowel het projectplan als van de twee deelprojecten en de mails die de projectteamleden elkaar sturen, van hen ontvangt. Na afloop van dit project blijft dit projectdossier eigendom van het ministerie van Ven]. Indien gewenst kan dit projectdossier beschikbaar worden gesteld aan degenen die zich met het project Implementatiefase gaan bezighouden. 5.6 Kwaliteitsbeheersing Het projectteam is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de deelprojectresultaten 1 en 2. In het kader van deelproject 1 voert het onderzoeksbureau Berenschot het onderzoek “Informatiebehoefte Brandweerstatistiek” uit conform de kwaliteitseisen die het WODC aan onderzoeken stelt. Zoals gebruikelijk bij elk onderzoek heeft het WODC ook voor dit onderzoek een begeleidingscommissie ingesteld. Deze begeleidingscommissie, waarin alle projectteamleden zitting hebben en het NVBR projectteamlid door een andere NVBR vertegenwoordiger wordt vervangen, houdt toezicht op de uitvoering van dit onderzoek volgens het onderzoeksplan, inclusief het daarbij behorende tijdschema.
DEFINITIEF
Projectplan
24 april 2012
6 Risicoanalyse
Het projectteam heeft een uitgebreide risicoanalyse opgesteld (de resultaten hiervan zijn in een afzonderlijk document verzameld) waarvan de belangrijkste risico’s hieronder zijn weergegeven. Het projectteam zal periodiek (op nog te bepalen momenten) deze risicoanalyse herhalen zodat opnieuw beoordeeld kan worden of de risico’s goed zijn gemanaged. Tijdfactor Het project Verbeteren Brandweerstatistiek Ontwikkelfase heeft een beoogde doorlooptijd tot 1 juli 2014. Hierbij spelen twee aspecten: 1. De huidige Brandweerstatistiek beslaat een kalenderjaar. 2. De afhankelijkheden van het ene deelproject op het andere deelproject kunnen planningsissues veroorzaken. Beheersmaatreciel asrect 1: Uitwerken strakke projectplanning (moederplanning) en inzicht verschaffen/verkrijgen in de flexibele ruimte die het projectteam heeft. Beheersmaatreciel asrect 2: dezelfde als de beheersmaatregel van aspect 1 aangevuld met een redelijk strakke sturing op de planning. Ook hierbij is het van belang om inzicht te hebben in de ruimte die er is in het geval de projectplanning uitloopt als gevolg van onverwachte gebeurtenissen in de uitvoering.
Het is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van het projectteam om de drie verschillende projectplanningen (zie hoofdstuk 3) op te stellen. De projectplanning van deelproject 1 is bij aanvang van het onderzoek door het onderzoeksbureau Berenschot in samenspraak met de begeleidingscommissie opgesteld. Draagvlak Bij dit project zijn meerdere organisaties betrokken, elk met hun eigen verwachtingen en belangen. De focus dient hierbij te liggen op het gezamenlijke belang en de tussenresultaten en eindresultaten van dit project. De communicatie over dit project zowel tussen de leden van de projectorganisatie als de andere betrokken organisaties, speelt hierbij een cruciale rol. Beheersmaatreciel: In de drie deelprojecten rekening houden met de wensen van de brandweersector. Deze sector wordt vertegenwoordigd door de Stuurgroepleden en de projectteamleden van de VBV en de NVBR (“afgeleide” samenwerking met deze sector). Tevens dient in het door het communicatieteam te vervaardigen communicatieplan dit gezamenlijke belang te worden onderstreept en duidelijk worden gemaakt wat het doel en het kader van dit project is. De leden van de projectorganisatie zetten zich actief in om met elkaar en met de projectleider in het bijzonder, te communiceren in het kader van de voortgang van dit project.
Pagina 27 van 27
