DIGITAAL ERFGOED HOUDBAAR PROJECTPLAN project A.3
Software sustainability
Datum: 7 december 2015 Auteur: Peter Doorn Projectmanager: Patrick Aerts / Dirk Roorda Opdrachtgever: Stuurgroep Digitaal Erfgoed Houdbaar
Projectplan
2/8
Projectplan
Introductie Doel van dit document Dit document beschrijft de grondslagen, waarop de initiatie van dit project rust. Het document vormt het contract tussen het projectmanagementteam en de bedrijfs- of programmamanagement. Iedere significante wijziging in de inhoud van het Projectvoorstel moet dan ook worden afgestemd met het betreffende bedrijfs- of programmamanagement. Het Projectplan is het basisdocument tot de “decision to justify” van het project.
3/8
Projectplan
Inhoudsopgave Achtergrond van het project ............................................................................................................................... 5 Context van het project .................................................................................................................................... 5 Aanleiding ............................................................................................................................................................... 5 Projectdefinitie ......................................................................................................................................................... 5 Probleem ................................................................................................................................................................. 5 Doelstelling(en) van het project .................................................................................................................... 5 Bereik(scope) en afbakening .......................................................................................................................... 5 Belangrijkste projectresultaten...................................................................................................................... 6 Randvoorwaarden ............................................................................................................................................... 6 Relaties met andere projecten ....................................................................................................................... 6 Business Case in hoofdlijnen. ............................................................................................................................. 6 Projecttoleranties .................................................................................................................................................... 7 Kwaliteitsverwachting van de Klant ................................................................................................................. 7 Acceptatiecriteria ..................................................................................................................................................... 7 Onderkende risico’s ................................................................................................................................................ 7 Projectorganisatie ................................................................................................................................................... 7 Overlegstructuur .................................................................................................................................................. 8 Planning ...................................................................................................................................................................... 8 Budget ......................................................................................................................................................................... 8 Projectcommunicatie.............................................................................................................................................. 8 Projectborging .......................................................................................................................................................... 9 Colofon Projectvoorstel ......................................................................................................................................... 9
4/8
Projectplan
Achtergrond van het project Er bestaat een groeiende behoefte aan ondersteuning bij het beheren van software (met name bij onderzoekers). Een toenemend aantal datasets en digitale objecten verliest zijn waarde als de programmatuur waarmee de data worden gecreëerd, bewerkt en geanalyseerd niet meer werkt. Blijvende toegang tot hardware en software die nodig is om de toegang tot digitale informatie mogelijk te maken. Dit is onder andere nodig om emulatie als preserveringsstrategie mogelijk te maken.
Context van het project §
§
Het project wordt uitgevoerd door partners van de NCDD (Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid) in samenwerking met enkele andere partijen die actief bij de problematiek van software sustainability betrokken zijn. Dit project maakt deel uit van het Programmaplan WP3 “Digitaal Erfgoed Houdbaar” van het Netwerk Digitaal Erfgoed.
Aanleiding Voor verschillende NCDD-partners is software sustainability een concrete uitdaging. DANS houdt zich sinds 2012 bezig met het probleem, onder andere in een informeel samenwerkingsverband “Alliantie voor Software Sustainability” (AL2IAS2) met onder andere het Nederlands e-Science instituut (NLeSC). Ook de KB is hierbij betrokken. Het project is noodzakelijk, omdat de lange-termijn toegang tot data in gevaar komt als de software waarmee die data kan worden gerepresenteerd niet meer werkt. Voor de KB geldt dat de archivering van software en het emuleren ervan een mogelijke oplossing bieden voor het leesbaar houden van elektronische publicaties in het edepot.
Projectdefinitie Probleem De digitale duurzaamheid van data kan niet worden gegarandeerd zonder aandacht te besteden aan de archivering en het onderhoud van de software waarmee die data wordt gelezen, gerepresenteerd, of geanalyseerd.
Doelstelling(en) van het project De algemene doelstelling van het project is: verhogen van kennispeil door inventarisatie van bestaande behoeften aan software sustainability diensten en beoordelen van geschiktheid daarvan. Formuleren van randvoorwaarden en eisen aan de ontwikkeling van zulke diensten in geval van blijkende afwezigheid ervan. De specifieke doelstelling is: bepalen van de ambities en aanpak met betrekking tot het bewaren cq. bruikbaar houden van software op basis van een inventarisatie van de behoeften en het bestaande aanbod.
Bereik(scope) en afbakening Het bereik is onder te verdelen in een tweetal dimensies: - De uit te voeren werkzaamheden: o inventarisatie van problematiek van software sustainability aan de hand van een aantal use cases 5/8
Projectplan inventarisatie van behoeften aan software sustainability diensten in de NCDD-sectoren (wetenschap, cultuur, audiovisueel, archief) o schrijven van rapport met aanbevelingen o organisatie van een workshop ter bespreking van inventarisatie en aanbevelingen Het gebied waarop het project betrekking heeft: o sector wetenschap: DANS, KB, NLeSC, humaniora (Meertensinstituut, IISG, NTU, MPI), ASTRON, computermuseum, Software Sustainability Institute UK o sector cultuur: LIMA, HNI, MOTI, RCE, UNESCO PERSIST project, Digitale stad (Amsterdam Museum) o sector audiovisueel: IBG o sector archief: NA o
-
Belangrijkste projectresultaten Het project levert een rapport op waarin de inventarisaties per sector worden beschreven, mede aan de hand van een aantal concrete use cases, en waarin aanbevelingen worden gedaan voor mogelijke vervolgstappen. Het rapport heeft tevens de functie van het wekken van belangstelling onder betrokken partijen, waaronder beleidsmakers en mogelijke financiers. Het concept-rapport wordt besproken op een te organiseren workshop, die ook als projectresultaat kan worden beschouwd. 1. 2. 3.
een inventarisatie van behoefte aan een voorzieningen voor software sustainability in Nederland (voortbouwen/incorporeren onderzoek DANS en escience center) een overzicht van lopende (internationale) initiatieven voor het ontwikkelen/opzetten voorzieningen voor software sustainability (voortbouwen/incorporeren onderzoek DANS en e-science center) een voorstel voor mogelijk vervolg waarbij behoeften en bestaande initiatieven aan elkaar gekoppeld worden.
Randvoorwaarden De harde condities waaronder het project moet worden uitgevoerd: - doorlooptijd van vijf maanden. - budget: € 16.710 (250 uur projectleiding) + € 2.416 (50 uur projectinzet) + € 2.000 (materiële kosten). Een indicatieve verdeling over de tijd is: € 8.966 over 2015 en € 12.159 over 2016. - exclusief matching door deelnemende hubs (in totaal ca. 70 uur).
Relaties met andere projecten Dit project kan onafhankelijk van de andere NDE-projecten worden uitgevoerd. Er wordt gebruik gemaakt van eerder opgebouwde kennis en (interne) rapportages van DANS, NLeSC en de KB. Eventuele uitloop van het project brengt geen andere activiteiten in gevaar.
Business Case in hoofdlijnen. Dit onderwerp is al beschreven in bovenstaande onder achtergrond van het project en projectdefinitie. 6/8
Projectplan
Projecttoleranties Er bestaat een beperkte mogelijkheid om uren en middelen van andere NDE deelprojecten in het kader van WP3 Digitaal Erfgoed Houdbaar te verschuiven. Dit ter beoordeling van de stuurgroep van WP3.
Kwaliteitsverwachting van de Klant Kwaliteitsverwachtingen van de klant met betrekking tot de op te leveren producten/diensten. - document moet toegankelijk voor niet-ingewijden (beleidsmedewerkers, financiers) zijn en bijdragen aan bewustwording van de problematiek van software sustainability - document mag niet te dik zijn (maximaal 40 bladzijden). - document wordt bij voorkeur in het Engels geschreven en kan mogelijk als technology watch report verschijnen in de reeks van de Digital Preservation Coalition (dit moet bij de DPC worden nagegaan) - het document bevat een management samenvatting
Acceptatiecriteria Zie kwaliteitsverwachting
Onderkende risico’s Omschrijf alle risico’s die er op moment van opstellen van dit document zijn onderkend. Met name zijn belangrijk, die risico’s die van invloed kunnen zijn op het besluit het project wel of niet te starten. • •
•
Dit is een klein project met navenant kleine risico’s, omdat het eindproduct een rapport is dat de stand van zaken en de behoeften weergeeft. De kwaliteit van het rapport zal afhankelijk zijn van de te leveren input van de projectpartners en het beschrijven van hun situatie en behoeften (use cases). Een oplossing hiervoor kan zijn om de informatieverzameling deels via interviews te laten plaatsvinden. De gehanteerde tarieven zijn feitelijk te laag voor de inzet van senior medewerkers/onderzoekers, in ieder geval van DANS. Dit betekent dat er financiële matching moet worden geleverd.
Projectorganisatie Zie projectstructuur/organogram van WP3 Digitaal Erfgoed Houdbaar voor het overaal management van WP3. Projectleider: Patrick Aerts - DANS Projectmedewerkers: Dirk Roorda, Peter Doorn - DANS Begeleidingsteam: Gaby Wijers – LIMA Media Art Platform Robbert Gillesse – Digitaal Erfgoed Nederland Johan van der Knijff – Koninklijke Bibliotheek 7/8
Projectplan De projectleider stuurt het project aan en redigeert het rapport; de projectmedewerkers dragen bij aan de teksten, het begeleidingsteam levert bijdragen over hun eigen instellingen en adviseren over de tekst van het rapport.
Overlegstructuur Het projectteam van projectleider en medewerkers bespreekt de voortgang iedere twee weken; het begeleidingsteam komt drie maal bijeen: aan het begin, halverwege en aan het eind van het project. Tussendoor wordt schriftelijk gecommuniceerd (mail, Google Doc, etc.)
Planning Bespreking van de activiteiten zoals ze zijn opgenomen in de planning, maak zichtbaar hoe de activiteiten in de fase passen. Uitwerking vraagstelling en werkwijze informatieverzameling Organisatie workshop Informatieverzameling Rapportage Bespreking rapport op workshop
november 2015 december 2015 december-maart 2016 december-maart 2016 april 2016
Budget Geef een opsomming van de kosten …
Subsidie
Matching
Uren
Tarief
Bedrag
Uren
Bedrag
Projectleiding
DANS
250
€67
€16.750
PM
€3.750
Projectinzet
DANS
20
€48
€960
10
PM
Projectinzet
LIMA
7
€48
€336
0
PM
Projectinzet
KB
10
€48
€480
10
PM
Projectinzet
DEN
10
€48
€480
10
PM
Materieel
Reiskosten
€250
Workshop
€1.750
Totaal
300
€21.006
40
€3.750
Projectcommunicatie Voor dit project wordt geen apart communicatieplan opgesteld. Projectleden zorgen via hun eigen organisatie voor propagatie-activiteiten, en zullen het NCDD (WP3-) Communicatieteam voorzien van input voor de communicatie-uitingen. Daarmee levert het project input aan de reeds ontwikkelde ‘Communicatieschets Netwerk Digitaal Erfgoed’.
8/8
Projectplan
Projectborging De overdracht van het project vindt tegelijkertijd plaats als de afronding.
Colofon Projectvoorstel Overzicht van wijzigingen Datum wijziging 6 november 2015
Samenvatting van wijzigingen
Status
Eerste concept
Ter bespreking met partners
Goedkeuringen Voor dit document zijn de volgende goedkeuringen nodig. In het Managementdeel van het projectbestand worden ondertekende goedkeuringsformulieren opgenomen. Naam
Handtekening
Functie
Datum uitgifte
Versie
Verspreiding Dit document is verspreid aan: Naam Stuurgroep Digitaal Erfgoed Houdbaar
Functie
Datum Uitgifte 6 november 2015
Versie
Status
1
Concept
9/8
