TAHAPAN PLANNING PLANNING-
PROJECT RISK MANAGEMENT
eMail Addr Contact No
:
[email protected] :
[email protected] : 081318170013
Dalam kamus manapun akan didefinisikan bahwa resiko dengan keadaan b h k erat kaitannya k d k d potensial untuk “kehilangan” atau “kerugian” Resiko negative dapat dipahami sebagai suatu masalah yang mungkin terjadi dan berpotensi menghambat kesuksesan suatu proyek
Negative risk management is like a form of insurance; it is an investment.
Resiko positive merupakan resiko-resiko yang dapat menghasilkan sesuatu yang positive. positive Terkadang disebut peluang (opportunities) definisi d fi i i umum dari d i resiko ik proyek k adalah d l h keadaan k d tidak pasti yang bila terjadi memiliki pengaruh positif atau negatif terhadap minimal satu tujuan proyek (waktu, biaya, ruang lingkup, mutu). Risiko mungkin memiliki satu atau lebih penyebab, yang bila terjadi memiliki satu atau lebih dampak Tujuan project risk management adalah bagaimana meminimalkan resiko negative dan memaksimalkan resiko positive
KEY: 1 = LOWEST MATURITY RATING
5 = HIGHEST MATURITY RATING
Telecommunications
Knowledge Area
Engineering/ Construction
Information Systems
Hi-Tech Manufacturing
p Scope
3.52
3.45
3.25
3.37
Time
3.55
3.41
3.03
3.50
Cost
3.74
3.22
3.20
3.97
Qualityy Q
2.91
3.22
2.88
3.26
Human Resources
3.18
3.20
2.93
3.18
Communications
3.53
3.53
3.21
3.48
Risk
2.93
2.87
2.75
2.76
Procurement
3.33
3.01
2.91
3.33
*Ibbs, C. William and Young Hoon Kwak. “Assessing Project Management Maturity,” Project Management Journal (March 2000).
100% 80% 80% 60% 60%
47%
47%
43%
35%
40% 20%
6% on e
ve rr u co st o
N
ns
s sli p e ul R
ed u
ce
sc ce ed u
R
to m er us
M ee
tc
he d
co m m
to ilit y ab
pr ov e Im
itm en
tia go ne
ur p ts en
Pr ev
ts
s ris e
m s le pr ob av oi d te / ip a tic An
te
0%
*Kulik, Peter and Catherine Weber, “Software Risk Management Practices – 2001,” KLCI Research Group (August 2001).
Project risk management adalah proses sistematis untuk merencanakan, mengidentifikasi, menganalisis, dan k d fk l d merespon risiko proyek. Tujuannya untuk meningkatkan peluang dan dampak peristiwa positif, dan mengurangi peluang dan dampak peristiwa yang merugikan proyek. Proses yang terlibat: Perencanaan manajemen risiko Identifikasi risiko Analisis risiko kualitatif dan kuantitatif Perencanaan respon risiko g dan monitoring g risiko Pengendalian
Proses memutuskan bagaimana mendekati dan melaksanakan aktivitas manajemen risiko untuk proyek. proyek Memastikan tingkat, tipe, dan visibilitas manajemen risiko y yang g setara dengan g risiko dan kepentingan p g proyek p y bagi organisasi Menyediakan sumberdaya dan waktu yang memadai untuk t k aktivitas kti it manajemen j risiko i ik Menetapkan basis yang disepakati untuk mengevaluasi risiko.
The main output of risk management planning is a risk management plan - a plan that documents the procedures d f managing for i risk i k throughout h h a project. j
Input Faktor lingkungan Aset proses organisasi Pernyataan ruang lingkup proyek Rencana Manajemen proyek
Tehnik Planning Meeting and Analysis y
Output Rencana manajemen risiko: Metode Peran dan tanggung jawab Anggaran Waktu Kategori risiko Definisi peluang dan d dampak k risiko i ik
Contingency plans are predefined actions that the project team will j ill take k if an identified id ifi d risk i k event occurs. Fallback F llb k plans l are developed d l d for f risks i k that th t have h a high impact on meeting project objectives, and are put into effect if attempts to reduce the risk are not effective. Contingency reserves or allowances are provisions held by the project sponsor or organization to reduce the risk of cost or schedule overruns to an acceptable level.
Menentukan risiko-risiko yang mempengaruhi proyek k dan d mendokumentasikan d k ik karakteristiknya. k k i ik Peserta yang terlibat: manajer proyek, anggota tim proyek anggota manajemen risiko, proyek, risiko ahli teknis diluar tim proyek, customer, end user, dan ahli manajemen risiko Merupakan proses iteratif karena risiko-risiko baru mungkin diketahui sebagai kemajuan proyek melalui siklus hidupnya hidupnya.
Input
Teknik
Output
Faktor lingkungan
Documentation review
Risk register
Aset p proses organisasi g
Brainstorming g
Pernyataan ruang lingkup proyek
Delpi
Daftar risiko teridentifikasi
Rencana manajemen proyek Rencana manajemen risiko
Interview Root cause identification SWOT Analisis Checklist Teknik diagram (cause effect, flow chart)
Daftar respon potensial Risiko akar penyebab Kategori risiko yang up date.
risk breakdown structure adalah hirarki kategori resiko yang berpotensi muncul dalam pelaksanaan proyek
K now ledge A rea
R isk C onditions
Integratio n
Inadequate p lanning ; poo r reso urce allo catio n; po o r integratio n m anagem ent; lack o f po st st-pro pro ject review
Sco pe
Poor defin itio n o f sco pe o r w ork packages; inco mplete definitio n o f quality requ irem ents; inadequate sco pe co ntro l
T im e
E rrors in estim atingg tim e o r reso urce availability; y; po p o r allo catio n and m anagem ent o f flo at; early release o f co mpetitive pro ducts
C o st
E stim ating errors; inadequ ate pro ductivity, co st, chang e, or co ntingency co ntro l; po or maintenance, security, purchasing, etc.
Q uality
Poor attitude to w ard quality; su bstandard desig n/materials/w o rkmanship ; inadequ ate quality assurance pro gram
H u man R eso urces
Poor co nflict manag em ent; poo r pro ject o rganizatio n and defin itio n o f respo nsib ilities; absence o f leadership
C o m m u nicatio ns
C arelessness in p lanning o r co m m u nicating ; lack o f co nsu ltatio n w ith key stakeho lders
R isk
Igno ring risk ; unclear assig nm ent o f risk ; po or insurance m anagem ent
Pro curem ent
U nenfo rceable co nd itio ns o r co ntract clau ses; ad versarial relatio ns
Brainstorming adalah sebuah teknik dimana sekelompok orang berdiskusi bersama sama untuk mengidentifikasi bersama-sama resiko berikut solusinya secara spontan. Delphi Technique adalah suatu panel yang digunakan untuk k menarik k suatu konsensus k d dari setiap ahli hl (expert) ( ) guna dievaluasi dan dijustifikasi lebih lanjut. Interviewing adalah teknik untuk mendapatkan informasi melalui suatu diskusi face-to-face, menggunakan telepon, e-mail, atau instant-messaging SWOT analysis (strengths, weaknesses, opportunities, and threats) digunakan selama identifikasi resiko, baik negative maupun positive
The main output of the risk identification process is information i a list li off identified id ifi d risks i k and d other h i f i needed to begin creating a risk register. A risk s register eg ste is: s
A document that contains the results of various risk management processes and that is often displayed in a table or spreadsheet format. format A tool for documenting potential risk events and related information.
Ri Risk k events refer f to specific, ifi uncertain i events that h may occur to the detriment or enhancement of the p j project.
An identification number for each risk event. A rank for each risk event. The name of each risk event. A description of each risk event. The category under which each risk event falls (RBS) The root cause of each risk. Triggers for each risk; triggers are indicators or symptoms of actual t l risk i k events. t Potential responses to each risk. The risk owner or person who will own or take responsibility ffor each h risk. i k The probability of the risk occurring (high, medium, low). The impact to the project if the risk occurs (high, medium, low) The status of each risk.
No.
Rank
R44
1
R21
2
R7
3
Risk
Description
Category
Root Cause
Triggers
Potential Responses
Risk Owner
Probability
Impact
Status
Menilai prioritas risiko teridentifikasi menggunakan peluang terjadinya dan dampaknya terhadap tujuan l j di d d k h d j proyek bila risiko itu terjadi Menilai faktor-faktor faktor faktor lain seperti kerangka waktu dan tolerasi risiko dari kendala biaya, jadwal, ruang lingkup, dan mutu.
Input Aset proses organisasi Pernyataan ruang lingkup Rencana manajemen risiko Risk register
Teknik Penilaian probabilitas dan dampak risiko Matrik probabilitas dan dampak Penilaian mutu data risiko Kategorisasi risiko Penilaian urgensi risiko
Output Risk register (up date)
A probability/impact matrix or chart lists the relative probability on one side l i b bili off a risk i k occurring i id of a matrix or axis on a chart and the relative p of the risk occurring g on the other. impact List the risks and then label each one as high, medium, or low in terms of its probability of occurrence and d its i impact i if it i did occur. Can also calculate risk factors: Numbers that represent the overall risk off specific f events based on their probability of occurring and the consequences to the project if they do occur.
Monthly Ranking Ri k It Risk Item
Thi This
L t Last
Number N b Ri k R Risk Resolution l ti of Months Progress
Month
Month
Inadequate planning l i
1
2
4
Working on revising the entire i project j plan l
Poor definition of scope
2
3
3
Holding meetings with project customer and sponsor to clarify scope
Absence of leadership
3
1
2
Just assigned a new project manager to lead j after old one the pproject quit
Poor cost estimates
4
4
3
Revising cost estimates
Poor time estimates
5
5
3
Revising schedule estimates
` `
Dikerjakan berdasarkan risiko yang diprioritaskan oleh proses analisis risiko kualitatif Proses menggunakan teknik seperti simulasi monte carlo dan pohon keputusan untuk: Menghitung M hi h il yang mungkin hasil ki dan d peluangnya l
Menilai peluang untuk mencapai tujuan proyek
Mengidentifikasi g risiko y yang g membutuhkan p perhatian paling besar dengan menghitung kontribusi relatifnya terhadap keseluruhan risiko proyek Mengidentifikasi g biaya, y , jadwal, j , dan target g ruang g lingkup g p yang realistik dan dapat dicapai Menentukan keputusan manajemen proyek ketika beberapa p kondisi atau hasil tidak pasti
Input
Aset proses organisasi Pernyataan ruang lingkup Rencana R manajemen risiko Risk register Rencana manajemen proyek
Teknik
Data gathering: Interviewing, probability distribution, expert judgment. Quantitative technique: analisis sensitivitas, analisis Expected Monetary Value (EMV), pohon keputusan, modeling d simulasi dan i l i
Output
Risk register (updates): Analisis probabilistik proyek, peluang mencapai tujuan biaya dan waktu, daftar prioritas risiko terkuantifikasi
A decision tree is a diagramming analysis technique used the course off action in d to help h l select l h best b i i situations in which future outcomes are uncertain. Estimated monetary value (EMV) is the product of a risk event probability and the risk event’s monetary value. You can draw a decision tree to help find the EMV.
Proses mengembangkan pilihan dan menentukan tindakan untuk kesempatan dan i d k k meningkatkan i k k k d mengurangi ancaman terhadap tujuan proyek. Ini g analisis risiko kualitatif dan kuantitatif. mengikuti
Input
Teknik
Risk management plan
Strategi untuk risiko negatif/ ancaman
Ri k register Risk i t
Strategi St t i untuk t k risiko i ik positif/ kesempatan Strategi untuk ancaman dan d kesempatan Strategi respon kontingen
Output Risk register (updates) Project management plan l (U (Updates) d t ) Risk related contractual agreement
Avoid. penghindaran risiko melibatkan perubahan rencana manajemen untuk menghilangkan ancam ancaman oleh risiko merugikan, mengisolasi tujuan proyek dari dampak risiko, atau mengendurkan tujuan j yang y g dalam bahaya. y Transfer. pemindahan risiko mensyaratkan penggantian p g penerima dampak p negatif g dari p pemilik ke pihak ketiga. Mitigate. g pengurangan p g g peluang p g dan atau dampak p peristiwa berisiko merugikan ke ambang/batas yang dapat diterima
Exploit. Strategi untuk memastikan bahwa kesempatan (risiko positif) dapat terealisasi. Contoh: menugaskan SDM yang lebih berbakat untuk mengurangi waktu penyelesaian atau menyediakan mutu lebih baik dari yang di direncanakan. Share. Alokasi kepemilikan kepada pihak ke tiga yang memiliki kemampuan terbaik menangkap peluang manfaat proyek. Contoh: special purposes company, joint venture Enhance Enhance. Memodifikasi “ukuran” ukuran kesempatan dgn meningkatkan peluang dan atau dampak positif dengan mengidentifikasi dan memaksimalkan pengendali kunci dari risiko berdampak positif. positif
Acceptance. sangat jarang kemungkinan untuk menghilangkan seluruh hil k l h risiko i ik proyek. k Tim Ti proyek k memutuskan tidak mengubah rencana manajemen proyek namun menyesuaikannya dengan risiko.
Penerimaan pasif Æ tidak ada tindakan Penerimaan aktif Æ menetapkan cadangan kontingensi termasuk jumlah waktu, uang, dan sumber daya
