E NTERPRI SE R ISK MANAGEMENT PROPOSITIE IN DE
ZORG
Maatschappelijke ontwikkelingen De gezondheidszorg is sterk in beweging, zowel
Effectieve oplossingen ontwikkelen voor de
op nationaal als internationaal niveau. Tegenover
hierbij optredende vraagstukken is niet
het kostenverlagend potentieel van technologie en
eenvoudig. Partijen in de zorg, zoals
automatisering staan kostenverhogende factoren
zorgverzekeraars, de overheid, patiënten- en
als vergrijzing, veeleisende consumenten en
koepelorganisaties, geestelijke gezondheidszorg,
medische doorbraken. Als reactie op deze
thuiszorg, universitaire medische centra,
veranderingen ontstaan er initiatieven rond
ziekenhuizen en gehandicaptenzorg, hebben
marktwerking, strategische heroriëntatie en
hiermee een zware taak erbij gekregen.
productontwikkeling. Tegelijkertijd staat deze politiek en maatschappelijke gevoelige sector
Deze notitie is bedoeld voor het hoger
onder druk om zich te verantwoorden in de vorm
management, alsmede het bestuur en de leden
van “Corporate Governance”, te vertalen als “goed
van de Raad van Commissarissen of Raad van
bestuur”, en transparantie. De invoering van de
Toezicht. Doel is inzicht te geven in de
Nederlandse Corporate Governance Code, oftewel
achtergrond en doelstellingen van het moderne
de Code Tabaksblat, in 2004 heeft ook in de Zorg
risicomanagement en de wijze waarop dit
een sterke impuls gegeven aan de invoering van
opgezet en operationeel gemaakt kan worden
principes voor goed bestuur en risicobeheersing.
binnen de zorgsector.
M-Ventures Zorg Managed Ventures Zorg (MVZ) is gespecialiseerd
praktijk zijn nut heeft bewezen.
in het verzorgen van business development en
Eén der partners is als lector Risk Management
risk management in de zorgsector. M-Ventures
verbonden aan de Hogeschool Rotterdam,
Zorg adviseert relaties die op succesvolle wijze
waarbinnen toegepast onderzoek plaatsvindt in
hun organisaties willen vernieuwen en hun
dit vakgebied. In samenwerking met de
bestaande positie in deze snel veranderende
kenniskring Risk Management worden principes,
markt willen verbeteren. M-Ventures Zorg is
methoden en middelen ontwikkeld en in de
betrokken van concept tot uitvoering, van visie
praktijk getoetst. Deze kennis en ervaring staat
tot implementatie.
ter beschikking van M-Ventures Zorg, die deze
M-Ventures Zorg heeft ruime ervaring met
verder heeft uitgewerkt voor de zorgsector. Het
bestuurscodes, cultuurveranderingprojecten en
omvat in feite een ERM raamwerk voor de Zorg.
Enterprise Risk Management (ERM) implementatie
In het volgende hoofdstuk wordt de methode en
projecten. M-Ventures Zorg beschikt over een
de aanpak globaal toegelicht.
eigen methode en aanpak voor ERM, die in de
____________________________________________________________________________________ 2007 Enterprise Risk Management propositie in de Zorg
1
Enterprise Risk Management in de Zorg
Enterprise Risk Management (ERM) in de Zorgsector Sinds 2005 is de Zorgbrede Governance Code
De ZGC en de WTZi vragen om een
(ZGC) beschikbaar als kader voor goed bestuur.
gestructureerde aanpak van risicomanagement
Dit is een samenbundeling van moderne en
en prestatiesturing en verantwoording daarover
inmiddels breed gedragen algemene opvattingen
naar de RvT / RvC. Door prestaties te monitoren
binnen de zorg over goed bestuur, toezicht en
en toetsen krijgt een organisatie inzicht in de
verantwoording. Een belangrijk element van het
mate waarin de vastgestelde doelen worden
model is de striktere scheiding tussen de
bereikt. Om op prestaties te kunnen sturen
uitvoerende en toezichthoudende functies en de
worden de succesfactoren onderzocht: welke
verdere professionalisering van de relatie.
factoren dragen het meest bij aan het realiseren van de doelstellingen. In het
Naast de ZGC is op 1 januari 2006 de nieuwe Wet
risicobeheersingproces wordt onderzocht welke
Toezicht Zorginstellingen (WTZi) in werking
factoren deze succesfactoren het meest in de
getreden. Deze stelt transparantie-eisen voor de
weg staan. Inzicht in succesfactoren en risico’s
bestuursstructuur en toezicht aan
is daarmee essentieel voor goede sturing en
zorginstellingen. De WTZi stelt o.m. nadere eisen
toezicht.
aan de jaarverslaglegging door zorginstellingen. Hierin dient een apart governance hoofdstuk
Risicobeheersing als integraal en gestructureerd
opgenomen te worden met
proces is relatief nieuw, zeker in de zorgsector.
verantwoordingsbepalingen over de
Bij beursgenoteerde bedrijven is dit al langer
bestuursstructuur, het interne risicobeheersing-
actueel en deze vorm van risicobeheersing
en controlesysteem en bezoldiging.
wordt aangeduid als integraal
Zorginstellingen die toegelaten willen worden
risicomanagement of ‘Enterprise Risk
krachtens de WTZi dienen aan deze eisen te
Management’ (ERM). De principes van ERM zijn
voldoen; instellingen die al voor de ingangsdatum
ook toepasbaar in de zorg, maar vergen inzicht
van de WTZi zijn toegelaten moeten op korte
in het bijzondere karakter van deze sector en
termijn aan de transparantie-eisen te voldoen.
de nodige tijd voor een zorgvuldige invoering.
Belangrijke relevante wetten AWBZ – Algemene Wet Bijzonder Ziektekosten (1967) BIG
- wet Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg (nov 1993)
Zvw
– Zorgverzekeringswet (jan 2006)
WTZi
- Wet Toelating Zorginstellingen (jan 2006)
WMG
- Wet Marktordening Gezondheidszorg (okt 2006)
WMO
- Wet Maatschappelijke Ondersteuning (jan 2007)
____________________________________________________________________________________ 2007 Enterprise Risk Management propositie in de Zorg
2
Enterprise Risk Management in de Zorg
Het belang van ERM in de Zorg Zorgorganisaties die op effectieve wijze een
(her)positionering, cultuurveranderingsprocessen,
geïntegreerd corporate governance model en
verbeterde aansturing en heldere verantwoording.
risicobeheersing implementeren kunnen beter de
De implementatie van ERM is echter geen
integriteit, deskundigheid, integere bedrijfs-
eenvoudig proces, het is een organisatorisch
voering, financiële zekerheid en transparantie
groeiproces, gestuurd en gestimuleerd door het
waarborgen. De invoering van ERM principes,
hogere management. ERM moet in feite onderdeel
procedures en methoden levert met andere
worden van de management, planning en control
woorden een basis voor strategische
cyclus van een organisatie.
Het belang en daarmee de doelstelling van ERM omvat de volgende aspecten: •
Het organisatorisch invullen van de governance regelgeving zoals onder meer vervat in de ZGC en WTZi;
•
het verdiepen van de strategische besluitvorming, door naast de doelstellingen ook de kansen en de risico’s in kaart te brengen en het geven van een geïntegreerd, organisatiebreed beeld hiervan;
•
het versterken van de sociale cohesie en het teamgevoel binnen een organisatie door een plaats te bieden voor de discussie rond onzekerheden, kansen en beperkingen;
•
het bieden van een gestructureerd, geïntegreerd, organisatiebreed proces;
•
het waar mogelijk kwantificeren van onzekerheden, het concentreren op de belangrijkste kansen en risico’s en het geven van de juiste focus in beslissingen.
Ondersteund door een helder raamwerk en
Een recent onderzoek van Marsh BV laat zien
geschraagd door goede methoden en hulpmiddelen
dat de meeste zorginstellingen (92%) nog niet
kan het een belangrijke impuls vormen voor het
over een integraal risicomanagement systeem
verder ontwikkelen van de organisatie.
beschikken. Alle respondenten van het
Zorginstellingen staan op dit moment aan het begin
onderzoek onderschrijven de noodzaak van een
van de invoering van ERM.
integrale benadering van risico’s, maar 92% laten de diverse risico’s nog in verschillende afdelingen beheersen, los van elkaar. Met de toenemende complexiteit en onzekerheden neemt de behoefte aan ERM in de zorgsector
8%
snel toe. De invoering van nieuwe
46%
tariferingsystemen, zoals de DBC’s, de vorming van zorgketens, de invloed van politieke
46%
besluitvorming, de ontwikkeling van het EPD, Beschikt reeds over integraal risicomanagement
de complexe declaratie systemen etc. etc.
Heeft concrete plannen voor integraal risicomanagement
vergen een helder overzicht van de risico’s en
Heeft nog geen concrete plannen, is zich aan het oriënteren
een goede focus van aandacht en middelen. ERM biedt hierin ondersteuning wat tot minder
Bron: Marsh
missers, meer successen en lagere kosten leidt.
____________________________________________________________________________________ 2007 Enterprise Risk Management propositie in de Zorg
3
Enterprise Risk Management in de Zorg
Het ERM proces Als definitie van ERM hanteert M-Ventures Zorg de volgende omschrijving:
“ERM is een continu, gestructureerd, organisatiebreed proces om de kansen en risico’s die invloed hebben op de doelstellingen van een organisatie te inventariseren, evalueren en te beheersen”
Kans & Risico Identificatie Risico Analyse
Evaluatie en Rapportage
Risico Beoordeling
Risico Monitoring Bepaling Maatregelen
De invoering van ERM begint met het voorlichten en
Kansen en risico’s zijn dynamische gegevens.
motiveren van de organisatie. De achtergronden, nut
ERM is daarom een continu proces, dat periodiek
en noodzaak voor ERM, het gebruikte raamwerk, het
doorlopen wordt. Zowel vanwege het verband
plan van aanpak en de verantwoordelijkheden moeten
hiermee als uit oogpunt van effectiviteit en
helder zijn. Zonder een goede voorbereiding en
efficiency moet het verweven zijn met de
stimulans van het bestuur (“sponsoring”) kan een
planning en control cyclus van de organisatie.
goed ERM proces niet van de grond komen. M-
In de zorg speelt momenteel ook de slag naar
Ventures Zorg bezit de ervaring om dit gevoelige
kwaliteitsverbetering en –bewaking, in de vorm
organisatorisch veranderingsproces te begeleiden.
van het HKZ en het HKZ Certificaat.
ERM gaat uit van de doelstellingen, die in de zorg
Dit heeft een meer medisch inhoudelijke
meer omvatten dan economische prestaties.
invalshoek, maar de certificatie vereist onder
Rechtmatigheid is daarnaast belangrijk naast ethische
meer risicobeheersing. Het zal duidelijk zijn dat
en morele waarden. Het helpen definiëren van
ERM ook in deze ontwikkeling geïntegreerd moet
relevante en concrete doel-stellingen, die kunnen
worden, anders ontstaan verdubbelingen met hun
dienen als basis voor ERM, vergt inzicht en gevoel
inefficiënties en frustraties. M-Ventures Zorg,
voor bijzondere positie van de zorgsector. Het
met haar wortels in de zorgsector, kan deze twee
eigenlijke ERM proces bestaat in essentie uit een 6 tal
invalhoeken samenbrengen in
fasen, die periodiek doorlopen worden.
gemeenschappelijke methoden en systemen.
De verschillende fasen 1. Identificatie Identificatie Kansen en Risico’s De risico’s zijn specifiek voor een organisatie en de
ervan, spelen in de zorg veel strategische
situatie, zoadat gewaakt moet worden voor (lange)
risico’s. M-Ventures Zorg beschikt over de
vaststaande schema’s en lijsten. Daarnaast blijkt het
kennis van de sector en een aantal methoden en
aanvankelijk lastig om heldere gemeenschappelijke
middelen om deze cruciale fase te ondersteunen.
begrippen en zienswijzen te ontwikkelen. Een goede
De methoden omvatten gestructureerde
rubricering van risico’s in categorieën kan hierbij
interviews, vragenlijsten, “risk event analysis” en
behulpzaam zijn. Een globale indeling omvat
en gefaciliteerde groepssessies. De inventarisatie
strategische, financiële, operationele en
fase resulteert in een ruw overzicht van alle
zorggerelateerde risico’s. Door de vele complexe
risico’s volgens de perceptie van betrokkenen.
veranderingen in de zorg en het politieke belang
____________________________________________________________________________________ 2007 Enterprise Risk Management propositie in de Zorg
4
Enterprise Risk Management in de Zorg 2.
Risico Analyse
Het onderling afstemmen en ordenen van de
sessies en “risk self assesments” gehanteerd. M-
risico’s is een volgende stap. Welke samenhangen
Ventures Zorg hanteert hier hulpmiddelen als
zijn er, welke aspecten zijn relevant, welke
“mind mapping” en “assisted voting” en het
consequenties kunnen er zijn. Ook dit is een sterk
resultaat is een lijst met kernrisico’s, die de
intuïtief proces, wat zorgvuldige begeleiding
meeste aandacht verdienen.
vereist. Als middelen worden hier brainstorm
3.
Risico Beoordeling
Een nadere beoordeling van de kernrisico’s is
volstaan worden met een kwalitatieve weging.
noodzakelijk voor de daadwerkelijke aanpak. Indien
Waar kansen en risico’s wel kwantificeerbaar
mogelijk moeten kansen en gevolgen worden
zijn, kan met statische en simulatie technieken
ingeschat. De onderlinge verbanden moeten
ingeschat worden, wat op totaal niveau de
worden bepaald en de alternatieven om kansen en
kansverdelingen en de gevolgen zijn. Door M-
risico’s aan te pakken. In de zorg zijn veel risico’s
Ventures Zorg gehanteerde technieken zijn hier
niet economisch kwantificeerbaar, maar moet
statische analyses en Monte Carlo simulaties.
4. Het bepalen en doorvoeren doorvoeren van beheersmaatregelen
Binnen de prioriteiten zoals uitgewerkt en de
beheersingsalternatieven, omvat deze fase
mogelijkheden van de organisatie moet vervolgens
meer reguliere toewijzingstechnieken. Er
bepaald worden wat de organisatie gaat doen en
moeten budgetten toegewezen worden en
wie daarvoor verantwoordelijk is. Risico’s kunnen
uitvoeringplannen bepaald. M-Ventures Zorg
worden vermeden, overgedragen, beheerst of
ondersteunt dit proces vanuit een breed scala
geaccepteerd. Er moeten budgetten toegewezen
aan mogelijke beheersmaatregelen en
worden en uitvoeringplannen bepaald. Naast een
methoden ter implementatie ervan.
creatief element, het bedenken van
5. Monitoring
De uitvoering van de maatregelen wordt gevolgd
zien en hoe ze geïnterpreteerd moeten worden
door een rapportage systeem, dat tevens signalen
behoort tot een van de competenties van M-
geeft over de ontwikkeling van de belangrijkste
Ventures Zorg. Hierbij moet gedacht worden aan
risico’s. De rapportage zal geïntegreerd worden
toewijzingschema’s en rapportage technieken,
met het reguliere (maand)rapportage systeem van
zoals “risk based balanced score cards”.
de organisatie. Hoe risico rapportages eruit kunnen
____________________________________________________________________________________ 2007 Enterprise Risk Management propositie in de Zorg
5
Enterprise Risk Management in de Zorg 6. Evaluatie en Verantwoording
De werking van het risicobeheerssysteem wordt
verbeterd worden en kan verantwoording
gevolgd door het beoordelen van de signalen uit de
worden afgelegd voor de interne en externe
rapportages en door het in het oog houden van de
toezichthouders en belanghebbenden. MVZ kan
tussenresultaten van het ERM proces. Alertheid is
desgewenst assisteren bij deze periodieke
immers een van de belangrijkste spin-offs.
beoordelingen, waarbij ook de accountant
Vanuit deze evaluaties kan het proces voortdurend
betrokken wordt.
MVZ Propositie Integraal risico management of ERM is een
methoden en middelen zoals ontwikkeld in
betrekkelijk recente ontwikkeling en nieuw binnen
andere sectoren. M-Ventures Zorg biedt deze
de zorgsector. Deze ontwikkeling is ingrijpend en
bijzondere combinatie van competenties en kan
onstuitbaar vanwege de maatschappelijke druk tot
bovendien putten uit de laatste inzichten en
beter bestuur, meer transparantie en bredere
ontwikkelingen door haar samenwerking met de
verantwoording.
kenniskring Risk Management van Hogeschool
Invoering van ERM is geen eenvoudige zaak omdat
Rotterdam.
dit een cultuuraanpassing vereist en kennis en
Een invoeringstraject voor ERM hangt sterk af van
ervaring met complexe, semi-intuïtieve
de situatie, de ambities en de mogelijkheden van
inventarisaties en beoordelingsprocessen. Nieuwe
een zorginstelling en zal tussen de 3 en 6
concepten, principes, methoden en hulpmiddelen
maanden doorlooptijd vergen. ERM moet daarna
moeten worden ingezet, passend bij de organisatie
iets van en door de organisatie zelf worden, M-
en haar positie. Het begeleiden van het
Ventures Zorg kan assisteren waar en wanneer
implementatieproces voor ERM vergt zowel gevoel
nodig om het leerproces te versnellen en de
en inzicht in de speciale cultuur en historie van de
kennis en ervaring te consolideren.
zorgsector als kennis en ervaring met de ERM
Samengevat: • •
Contact
Een visie en uitgewerkt raamwerk voor het
Managed Ventures BV
inrichten van een ERM systeem in de zorg;
Oosteinde 137
State-of-the-art kennis en ervaring van
2271EE Voorburg
ERM vanuit haar relatie met de kenniskring
www.m-ventures.eu
[email protected]
Risk Management van de Hogeschool •
Rotterdam;
Disclaimer
Beproefde methoden en technieken voor het
Maneged Ventures BV kan niet aansprakelijk worden gesteld
ondersteunen van het ERM proces; • •
voor fouten of omissies in dit rapport noch voor de consequenties als gevolg van handelingen of activiteiten
Consultants met een uitgebreide
welke zijn verricht naar aanleiding van de in dit rapport
achtergrond binnen de zorg;
verstrekte informatie.
Een interessante insteek om kosten en
Openbaarmaking, vermenigvuldiging, verspreiding en/of
doorlooptijd beperkt te houden.
verstrekking van de inhoud dan wel onderdelen van deze in deze rapporten verstrekte informatie is zonder schriftelijke goedkeuring van Managed Ventures B.V. niet toegestaan.
____________________________________________________________________________________ 2007 Enterprise Risk Management propositie in de Zorg
6
