Enterprise Asset Management [Menyusul]:
[Menyusul] [Menyusul]
Note: [Menyusul].
2
Proses 1: Work Order Unschedule Dalam Proses ini kita akan mencoba beberapa proses yang berhubungan dengan Work Order Unschedule. Setiap adanya event breakdown, maka pihak Plant harus menerbitkan work order sebagai record data Breakdown dan perhitungan Equipment Performance. Work Order juga sebagai dasar untuk penerbitan permintaan Part ke Warehouse
Task 1 – Pembuatan Work Order Unschedule | Pit Control Laporan kerusakan unit yang dilaporka operator akan dicatat oleh Pit Control untuk kemudian dibuatkan Work Order Unschedule nya. 1. Masuk ke menu Maintenance Prevention (MP) | Work Shop | Work Order Unschedule. 2. Buat Work Order Unschedule.
Field
Deskripsi
Cara Isi
Client
Nama perusahaan
Default
Organization
Nama organisasi (cabang perusahaan)
Default
Document Type
Tipe dokumen
Default
Work Order (OT)
No dokumen WO, terisi sesuai dengan urutan dan format penomoran dokumen
Otomatis
Equipment No
Unit No yang rusak
Pilih
SMU Hours
Hour Meter dari unit yang rusak
Isi
Breakdown Date
Tanggal dan jam unit dilaporkan rusak
Isi
Job Location
Lokasi dari unit yang rusak
Isi
3
Description of Trouble
Laporan kerusakan
Isi
3. Catat nomor Work Order lalu laporkan ke Plant 4. Tutup menu.
Task 2 – Update Work Order | Plant User Setelah dikoordinasikan dengan mekanik, ternyata perbaikan memerlukan beberapa part. Plant user akan melakukan update terhadap work order yang sudah dibuat sebelumnya untuk mencatat kebutuhan penggunaan part-part tersebut. 1. Masuk ke menu Maintenance Prevention (MP) | Work Shop | Work Order. 2. Lakukan pencarian untuk nomor Work Order yang dilaporkan Pit Control. 3. Lakukan update terhadap work order, jika diperlukan.
Field
Deskripsi
Cara Isi
Component
Komponen yang mengalami kerusakan
Pilih
Component Position
Posisi dari komponenyang rusak
Pilih
Job Progress
Ktereangan progress dari aktivitas yang dikerjakan
Isi
4. Klik tab Breakdown Activity untuk mencatat aktifitas Waiting Part dari part yang diperlukan.
4
Field
Deskripsi
Cara Isi
Start Date
Tanggal dan Jam aktivitas dimulai
Isi
Breakdown Type
Tipe breakdown
Pilih
Status
Status aktivitas
Pilih
5. Tutup menu.
Task 3 – Print WO 1. Masuk ke menu Maintenance Prevention (MP) | Work Shop | Work Order (OT). 2. Buka WO. 3. Klik tombol Print
5
4. Tutup menu.
Note: Jika status dokumen WO belum Complete, hasil print nya akan mempunyai watermark Continue. Jika sudah Complete watermarknya Ready for Use.
Task 4 – Pengecekan Part Availibility | Plant User Jika diperlukan, Plant user dapat mengecek ketersedian part yang dibutuhkan di warehouse termasuk part subtitusinya jika part awalnya tidak tersedia. Tujuan nya adalah supaya bisa diantisipasi dari awal jika memang part utama yang diminta tidak ada dan masih bisa digantikan oleh part subtitusinya maka waktu pembuatan SRO part yang digunakan adalah part subtitusinya. 1. Di Home, klik View | Product Info 2. Lakukan pencarian untuk part yang diperlukan.
6
Field
Deskripsi
Search Key
Part No
Name
Nama part
Available Quantity
Quatity yang tersedia
On Hand Quantity
Quantity yang ada di warehouse, termasuk yang sudah di reserverd
Reserved Quantity
Quantity yang sudah di reserved, tidak termasuk dalam hitungan Available Quantity
Ordered Quantity
Quantity yang sedang dalam proses pembelian
3. Jika part yang dicari tidak tersedia (kolom Available Quantity = 0), klik tab Subtitute untuk mengecek part penggantinya 4. Tutup menu.
Note: Untuk kasus quantity part yang dipesan lebih besar dari yang tersedia di warehouse, hasilnya kolom Available Quantity akan menjadi negatif. Hasil ini sudah sesuai dan menjadi kontrol untuk MM User untuk segera membuat Material Requisition – SRO yang akan dibahas di bagian berikutnya.
Proses 2: Pembuatan Service Request Order Untuk melakukan pemesanan pengambilan part dari warehouse (biasa disebut Material Requirement Planning), Plant User harus membuat dokumen Service Request Order (SRO) terlebih dahulu.
Task 1 – Pembuatan SRO | Plant User 1. Masuk ke menu Maintenance Prevention (MP) | Work Shop | Service Request Order. 2. Buat SRO.
7
Field
Deskripsi
Cara Isi
Client
Nama perusahaan
Default
Organization
Nama organisasi (cabang perusahaan)
Default
Document No
No dokumen, terisi sesuai dengan urutan dan format penomoran dokumen
Otomatis
Target Document Type
Tipe dokumen
Default
User Contact
PIC dari SRO
Pilih
Work Order
Referensi no work order
Pilih
Equipment No
Unit No, terisi dari pilihan WO
Pilih
SMU
Hour meter dari WO, terisi dari pilihan WO
Otomatis
Model
Model dari unit, terisi dari pilihan WO
Otomatis
3. Klik tab Order Line untuk memasukan informasi part yang akan dipesan.
8
Field
Deskripsi
Cara Isi
Product
Nama part, masukkan part no atau nama part nya
Pilih
Last SRO
No dokumen SRO terakhir dari unit no untuk part no yang sama
Otomatis
Last SRO Date
Tanggal SRO terakhir dari unit no untuk part no yang sama
Default
Description
Terisi dari deskripsi part yang dipilih
Otomatis
Quantity
Jumlah part yang dipesan
Isi
UOM
Satuan barang dari part yang dipilih
Otomatis
Fully Supply
Flag bahwa part yang dipesan harus di supply secara full atau bisa sebagian
Checkbox
Klik tombol New untuk menambahkan part yang lainnya. 4. Jika ternyata quantity yang dipesan lebih besar dari yang tersedia di warehouse, warning di bawah akan muncul
Klik tombol OK untuk melanjutkan. 5. Klik tombol Parent Record untuk kembali ke tab header, klik tombol Document Action, lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen SRO.
6. Status dokumen akan berubah menjadi In Progress dan email notifikasi untuk persetujuan akan terkirim ke Head of Plant. 7. Tutup menu.
9
Note: Kolom Last SRO dan Last SRO Date digunakan sebagai kontrol apakah pemesanan part yang dibuat sesuai dengan kewajaran life time dari part yang dipesan.
Task 2 – Approval SRO | Head of Plant Dept Workflow dari approval SRO adalah sebagai berikut: Drafted In Progress Approval by Head of Plant Completed Notifikasi Plant User & MM User 1. Head of Plant akan menerima email notifikasi untuk approval SRO seperti di bawah:
2. Untuk melakukan approval, masuk ke Home lalu di tombol Workflow Activities akan muncul jumlah approval yang masih pending.
3. Selanjutnya pilih record yang akan diapprove.
10
Klik tombol Record Info
untuk melihat detil dokumen SRO nya.
4. Untuk melakukan approval ubah pilihan kolom Answer menjadi Yes lalu klik tombol OK. 5. Baris Workflow Activities yang sudah diapprove akan hilang.
6. Status dokumen akan berubah dari in Progress menjadi Complete. 7. Setelah approval selesai dilakukan maka akan ada dua email notifikasi:
Untuk Plant User bahwa dokumen SRO nya sudah mendapat approval.
Untuk MM User bahwa ada dokumen SRO yang baru untuk dipersiapkan part yang dipesan.
11
8. Dokumen SRO akan berubah statusnya dari In Progress menjadi Complete. 9. Tutup menu.
Task 3 – Print SRO 1. Masuk ke menu Maintenance Prevention (MP) | Work Shop | Service Request Order. 2. Buka SRO. 3. Klik tombol Print
12
4. Tutup menu.
Note: Jika status dokumen SRO belum Complete, hasil print nya akan mempunyai watermark DRAFT.
Task 4 – Pengecekan Part Reservation | Plant User Setelah status dokumen SRO nya Complete, Plant User bisa memastikan bahwa quantity part yang dipesan status availibility di view Product Info nya akan berubah menjadi Rerserved Quantity. 1. Di Home, klik View | Product Info 2. Lakukan pencarian untuk part yang sudah dipesan, maka status availibility nya sudah reserved.
13
3. Tutup menu.
14
Material Management [Menyusul]:
[Menyusul] [Menyusul]
Note: [Menyusul].
15
Proses 1: Pembuatan Issued Slip Setelah dokumen SRO status nya Complete, maka status part yang dipesan adalah reserved. Selanjutnya bagian plant akan mengambil part tersebut untuk kemudian dipergunakan dalam proses maintenance dari WO yang dijadikan dasar pembuatan SRO. Proses pengeluaran barang dari warehouse ini akan menggunakan dokumen Issued Slip.
Task 1 – Pembuatan Issued Slip | MM User 1. Masuk ke menu Material Management | Material Requisition | Issued Slip. 2. Buat Issued Slip.
Field
Deskripsi
Cara Isi
Client
Nama perusahaan
Default
Organization
Nama organisasi (cabang perusahaan)
Default
Document Type
Tipe dokumen
Default
Issued No
No dokumen, terisi sesuai dengan urutan dan format penomoran dokumen
Otomatis
SRO
No dokumen SRO yang menjadi dasar pengambilan par
Pilih
SRO Date
Tanggal SRO, terisi sesuai dengan pilihan SRO
User SRO
PIC SRO, terisi sesuai dengan pilihan SRO
Otomatis Otomatis
Unit No
Unit No dari WO, terisi sesuai dengan pilihan SRO
Otomatis
Model
Model Unit No dari WO, terisi sesuai dengan pilihan SRO
Otomatis
Cost Center
Cost center Unit No dari WO, terisi sesuai dengan pilihan SRO
Otomatis
Activity
Activity dari WO, terisi sesuai dengan pilihan SRO
Otomatis
16
3. Selanjutnya klik tab Shipment Line, untuk mencatat detil part yang diambil.
Field
Deskripsi
Cara Isi
Client
Nama perusahaan
Default
Organization
Nama organisasi (cabang perusahaan)
Default
Issued Slip
No dokumen Issued Slip
Default
Document No
No dokumen, terisi sesuai dengan urutan dan format penomoran dokumen
Otomatis
SRO Line
SRO Line dari yang akan dibuatkan line Issued Slip nya. SRO Line yang muncul akan sesuai dengan SRO yang dipilih sebelumnya dan yang belum pernah dibuatkan Issued Slip Line sebelumnya.
Pilih
Product
Part No, terisi dari pilihan SRO Line
Otomatis
Full Supply
Flag Full Supply, terisi dari pilihan SRO Line
Otomatis
Quantity
Quantity part yang dipesan, terisi dari pilihan SRO Line. Edit nilai quantity yang akan dikeluarkan jika berbeda dengan quantity yang dipesan dalam SRO nya.
Otomatis, Edit jika diperlukan
UOM
Satuan part, terisi dari pilihan SRO Line
Otomatis
Klik tombol New
untuk menambahkan line selanjutnya.
4. Jika semua data sudah terinput, klik tombol Parent Record untuk kembali ke tab header, kemudian klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen. 5. Tutup menu.
Task 2 – Pengecekan Part Reservation | Plant User & MM User 17
Setelah status dokumen Issued Slip nya Complete, Plant User & MM User bisa memastikan bahwa quantity part yang sudah di ambil statusnya sudah tidak reserved lagi and Quantity on Hand nya berkurang sebanyak quantity part yang diambil. Untuk Plant User juga bisa memastikan di SRO Line kolom Delivered Quantity nya akan terupdate sesuai dengan quantity part yang diambil. 1. Di Home, klik View | Product Info 2. Lakukan pencarian untuk part yang sudah dipesan, maka status availibility nya sudah reserved. SRO sebelum
SRO sesudah
Product Info sebelum
Product Info sesudah
18
3. Tutup menu.
Financial – Issued Slip Berikut adalah efek financial dari proses Issued Slip. 1. Hasil posting GL dari Issued Slip
Db Cr
6-5130 - Expense Maintenance
1.037.500
1-8110 – Asset Sparepart
1.037.500
Cost Center
Unit No dari WO
Activity
Jenis aktivitas dari WO
2. Hasil Trial Balance nya
19
3. Hasil Income Statement nya
4. Tutup menu.
20
Proses 2: Pembuatan Material Requisition - SRO Jika ternyata part yang dipesan oleh dokumen SRO tidak tersedia di warehouse dan harus melakukan proses pembelian terlebih dahulu, maka Warehouse User akan membuatkan dulu dokumen Material Requisition – SRO (MR SRO) sebagai dokumen purchase requisition (PR) nya.
Task 1 – Pembuatan Material Requisition – SRO | MM User 1. Masuk ke menu Material Management | Material Requisition | Material Requisition - SRO. 2. Buat MR SRO.
Field
Deskripsi
Cara Isi
Client
Nama perusahaan
Default
Organization
Nama organisasi (cabang perusahaan)
Default
Document Type
Tipe dokumen
Default
MR No
No dokumen MR - SRO, terisi sesuai dengan urutan dan format penomoran dokumen
Otomatis
SRO
No dokumen SRO yang menjadi dasar pembuatan MR - SRO
Pilih
SRO Status
Status SRO, terisi dari pilihan SRO
Otomatis
User/Contact
PIC dari MR – SRO
Pilih
Note
Note
Isi
Supply Status
Status supply
Pilih
Order Date
Tanggal pembuatan dokumen, default hari ini
Default
Estimation Date
Tanggal diharapkan part diterima di warehouse
Isi
3. Klik tab Requisition Line untuk memasukkan part yang dipesan
21
Field
Deskripsi
Cara Isi
Client
Nama perusahaan
Default
Organization
Nama organisasi (cabang perusahaan)
Default
MR No
No dokumen MR – SRO
Default
SRO Line
SRO Line dari yang akan dibuatkan line MR - SRO nya. SRO Line yang muncul akan sesuai dengan SRO yang dipilih sebelumnya dan yang belum pernah dibuatkan MR - SRO Line sebelumnya.
Pilih
Line No
Nomor urut line
Otomatis
Product
Part No, terisi dari pilihan SRO Line
Otomatis
Quantity
Quantity part yang dipesan, terisi dari pilihan SRO Line. Edit nilai quantity yang akan dikeluarkan jika berbeda dengan quantity yang dipesan dalam SRO nya.
Otomatis, Edit jika diperlukan
UOM
Satuan part, terisi dari pilihan product SRO Line
Otomatis
Remark
Deskripsi part, terisi dari pilihan product SRO Line
Otomatis
Klik tombol New
untuk menambahkan line selanjutnya.
4. Klik tombol Parent Record untuk kembali ke tab header, kemudian klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen SRO. 5. Status dokumen akan berubah menjadi In Progress dan email notifikasi untuk persetujuan akan terkirim ke Head of MM. 6. Tutup menu.
Task 2 – Approval Material Requisition - SRO | Head of MM – Head of Project Workflow dari approval MR - SRO adalah sebagai berikut:
22
Drafted In Progress Approval by Head of MM Approval by Head of Project Completed Notifikasi MM User & Buyer 1. Head of MM akan menerima email notifikasi untuk approval MR - SRO seperti di bawah:
2. Untuk melakukan approval, masuk ke Home lalu di tombol Workflow Activities akan muncul jumlah approval yang masih pending.
3. Selanjutnya pilih record yang akan diapprove.
23
Klik tombol Record Info
untuk melihat detil dokumen MR - SRO nya.
4. Untuk melakukan approval ubah pilihan kolom Answer menjadi Yes lalu klik tombol OK. 5. Baris Workflow Activities yang sudah diapprove akan hilang.
6. Selanjutnya Head of Project akan menerima email notifikasi approval seperti berikut:
7. Lakukan seperti Langkah 2 – Langkah 4 untuk melakukan approval. 8. Setelah approval selesai dilakukan maka akan ada dua email notifikasi:
Untuk MM User bahwa dokumen MR - SRO nya sudah mendapat approval.
24
Untuk Buyer User bahwa ada dokumen MR - SRO yang baru untuk dipersiapkan dokumen purchase order (PO) nya.
9. Dokumen MR - SRO akan berubah statusnya dari In Progress menjadi Complete. 10. Tutup menu.
Task 3 – Print Material Requisition – SRO | MM User 1. Masuk ke menu Material Management | Material Requisition | Material Requisition - SRO. 2. Buka MR - SRO. 3. Klik tombol Print
25
4. Tutup menu.
Note: Jika status dokumen MR - SRO belum Complete, hasil print nya akan mempunyai watermark DRAFT.
Proses 3: Material Receipt Material receipt adalah proses penerimaan barang dan jasa dari vendor di warehouse berdasarkan dokumen purchase order yang sudah diterbitkan sebelumnya oleh bagian Procurement.
Task 1 – Pembuatan Material Receipt - Standard | MM User 1. Masuk ke menu Requisition-to-Invoice | Material Receipt. 2. Buat Material Receipt.
26
Field
Deskripsi
Cara Isi
Client
Nama perusahaan
Default
Organization
Nama organisasi (cabang perusahaan)
Default
Receipt No
No dokumen receipt, terisi sesuai dengan urutan dan format penomoran dokumen
Otomatis
Order Reference
Dapat diisi dengan nomor manifest pengantaran barang dari Vendor
Isi
Receipt Routing
Receipt routing yang digunakan. Kosongkan jika receipt dilakukan secara regular.
Pilih
Description
Deskripsi receipt
Isi
Document Type
Tipe dokumen
Default
Receipt Date
Tanggal receipt
Isi
Business Partner
Nama Vendor
Pilih
Partner Location
Lokasi dari Vendor yang dipilih
Default
Transportir
Nama transportir
Isi
Warehouse
Warehouse yang melakukan receipt
Default
Priority
Prioritas dari receipt
Pilih
Receiver/Fuelman
User yang melakukan receipt
Pilih
Note: Untuk pilihan Receipt Routing akan dibahas di Proses berikutnya. 3. Klik tombol Create lines from untuk memilih PO atas nama Vendor yang dipilih yang akan dilakukan proses receipt barang dan jasa
27
Field
Deskripsi
Cara Isi
Business Partner
Nama Vendor sesuai dengan yang dipilih pada waktu pembuatan receipt header sebelumnya
Default
Purchase Order
Daftar PO atas nama Vendor yang belum pernah atau belum seluruhnya di receipt
Pilih
Quantity
Edit sesuai quantity barang yang di receipt
Default
Select
Flag receipt, centang jika line tersebut termasuk yang di receipt
Pilih
Note: Setelah PO dipilih otomatis PO Line yang belum atau baru sebagian di receipt akan digenerate.
4. Klik tombol Parent Record untuk kembali ke tab header, kemudian klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen SRO. 5. Tutup menu.
Task 2 – Pembuatan Material Receipt – Receipt Routing | MM User Ada kalanya Vendor tidak bisa mengantarkan barangnya sampai ke warehouse tujuan, tapi hanya sampai ke warehouse terdekat saja. Untuk itu diperlukan receipt routing, yaitu proses receipt yang melibatkan routing beberapa warehouse sampai ke warehouse tujuan. Tujuannya supaya barang yang di receipt benar dilakukan oleh warehouse yang melakukan pemesanan barang karena dia lah yang paling tahu spesifikasi barang yang dia pesan.
28
Pada dasarnya cara material receipt menggunakan receipt routing dengan yang standard hampir sama. Yang membedakan adalah isi pilihan Receipt Journal nya. Bedanya adalah sebagai berikut:
Receipt Routing 2 Pada waktu dokumen Material Receipt disubmit, proses selanjutnya adalah konfirmasi dari dua warehouse sebelum akhirnya status material receipt nya menjadi Complete. Receipt Routing 3 Pada waktu dokumen Material Receipt disubmit, proses selanjutnya adalah konfirmasi dari tiga warehouse sebelum akhirnya status material receipt nya menjadi Complete.
1. Lakukan Langkah 1 – 4 seperti di Material receipt Standard sebelumnya. 2. Status dokumen akan berubah menjadi In Progress dan email notifikasi untuk konfirmasi akan terkirim ke MM2 User. 3. Tutup menu.
Task 3 – Konfirmasi Receipt Routing | MM2 User – MM3 User Workflow dari approval Receipt Routing adalah sebagai berikut:
Receipt Routing 2 Drafted In Progress Konfirmasi MM2 User Completed
Receipt Routing 3 Drafted In Progress Konfirmasi MM2 User Konfirmasi MM3 User Completed 1. MM2 User akan menerima email notifikasi untuk konfirmasi seperti di bawah:
29
2. Untuk melakukan approval, masuk ke Home lalu di tombol Workflow Activities akan muncul jumlah approval yang masih pending.
3. Selanjutnya pilih record yang akan dikonfirmasi.
30
4. Untuk melakukan konfirmasi klik tombol Receipt MM2 untuk membuka window Material Receipt. 5. Selanjutnya lakukan konfirmasi, seperti misalnya:
Merubah quantity barang yang diterima jika ternyata berbeda dengan tercatat Menghapus receipt line nya jika ternyata barang yang diterima tidak sesuai dengan spesifikasi yang dipesan untuk kemudian barangnya dikembalikan.
6. Selanjutnya kembali lagi ke halaman konfirmasi dan klik tombol OK. 7. Untuk Receipt Routing 2 prosesnya sudah selesai dan status dokumen sudah berubah dari In Progress menjadi Complete. Untuk Receipt Routing 3 masih ada satu konfirmasi lagi untuk MM3 User. Lakukan langkah 2 – 6 untuk melakukan konfirmasi 8. Tutup menu.
Task 4 – Pengecekan On Hand Quantity | MM User Untuk barang yang sifatnya Stock, proses material receipt akan menambah On Hand Quantity barang tersebut sebesar quantity yang di receipt dan secara financial akan menambah nilai inventory. Note: Untuk Jasa mapupun barang yang sifatnya Non Stock setelah proses material receipt tidak akan merubah On Hand Quantity. 1. Di Home, klik View | Product Info 2. Lakukan pencarian untuk part yang sudah dipesan, maka status availibility nya sudah reserved. Product Info sebelum material receipt
On Hand Quantity
104
31
Ordered Quantity
100 + 1
Product Info sesudah material receipt
On Hand Quantity
204
Ordered Quantity
1
Financial – Material Receipt PO Line yang di receipt adalah sebagai berikut: Line
Price
Tipe
Tax
Tax
Total
Amount 001-01010-
10.000.000
Barang
PPn 10%
1.000.000
11.000.000
1.000.000
Jasa
PPh 15 –
(12.000)
988.000
Total setelah PPn
12.000.000
Total setelah dipotong PPh
11.988.000
61220_Bolt W1502_Penerbangan Dalam Negeri
1.2%
Berikut adalah efek financial dari proses Material Receipt. 1. Hasil posting GL dari window Material Receipt
32
Db Cr
1-1810 – Inventory Sparepart
10.000.000
2-1122 – GRNI
10.000.000
2. Hasil Trial Balance nya
3. Hasil Balance Sheet nya:
33
4. Tutup menu.
Note: Pada proses material receipt, yang diperhitungkan secara finance baru untuk barang yang sifatnya stock karena langsung menambah nilai inventory. Sedangkan untuk jasa dan barang non stock baru akan timbul pada waktu matching invoice
Note: Proses selanjutnya adalah proses Account Payable di modul Finance
34
Procurement [Menyusul]:
[Menyusul] [Menyusul]
Note: [Menyusul].
35
Proses 1: Pembuatan Purchase Order [Deskripsi Proses].
Task 1 – Pembuatan Purchase Order dari Material Requisition | Buyer [Deskripsi task 1]. 1. Masuk ke menu Requisition-to-Invoice | Create PO from Requisition. 2. Pilih MR yang akan dibuatkan PO nya.
Kilk tombol OK. 3. Hasilnya adalah konfirmasi bahwa PO berhasil dibuat.
4. Klik no PO yang dihasilkan untuk membuka dokumen PO nya, lalu edit isian yang perlu disesuaikan.
36
Field
Deskripsi
Cara Isi
Client
Nama perusahaan
Default
Organization
Nama organisasi (cabang perusahaan)
Default
PO No
No dokumen PO, terisi sesuai dengan urutan dan format penomoran dokumen
Otomatis
Order Reference
Bisa diisi dengan nomor quotation dari Vendor
Isi
MR No
No dokumen MR yang menjadi dasar pembuatan PO
Otomatis
Note
Catatan
Isi
Target Document Type
Tipe dokumen
Default
Order Date
Tanggal dokumen PO dibuat
Default
Estimation Date
Tanggal part diharapkan tiba di warehouse
Isi
Business Partner
Nama vendor
Pilih
Partner Location
Lokasi dari vendor yang dipilih
Default
Warehouse
Warehouse yang akan menerima barang
Default
Priority
Prioritas dari PO
Pilih
Currency
Currency sesuai dengan quotation dari Vendor
Pilih
Purchaser
Nama buyer
pilih
Payment Rule
Metode pembayaran
Pilih
Payment Term
Jangka waktu pembayaran
Pilih
Total Lines
Nilai total PO sebelum PPn
Otomatis
Grand Total
Nilai total PO setelah PPn
Otomatis
5. Klik tab PO Line untuk melengkapi informasi part yang dipesan.
37
Field
Deskripsi
Cara Isi
Client
Nama perusahaan
Default
Organization
Nama organisasi (cabang perusahaan)
Default
Purchase Order
No PO
Default
Line No
No urut PO Line
Otomatis
Product
Nama produk berupa barang
Pilih
Tax Charge
Nama produk berupa jasa
Pilih
Description
Deskripsi produk
Isi
Quantity
Quantity produk, jika produk berupa jasa isikan 1
Isi
UoM
Satuan produk, terisi berdasarkan product yang dipilih
Otomatis
Price
Harga sesuai dengan quotation dari vendor
Isi
List Price
Patokan harga dari budget
Isi
Tax
Pilihan apakah kena PPn atau tidak
Pilih
Jika diperlukan klik tombol New
untuk menambahkan line selanjutnya.
6. Klik tombol Document Action, lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen SRO. 7. Status dokumen akan berubah menjadi In Progress dan email notifikasi untuk persetujuan akan terkirim ke Head of Purchasing. 8. Tutup menu.
Note:
Untuk PPh akan diperhitungkan berdasarkan pilihan Tax Charge (Jasa) yang digunakan. Perhitungannya akan dilakukan pada waktu penerimaan Invoice Vendor dan potongan pajak nya diaplikasikan pada waktu pembayaran invoice.
38
Task 2 – Approval Purchase Order | Head of Purchasing – Head of Project Director Workflow dari approval Purchase Order adalah sebagai berikut: Drafted In Progress Approval by Head of Purchasing Approval by Head of Project Approval by Director Completed Notifikasi Buyer User 1. Head of Purchasing akan menerima email notifikasi untuk approval MR - SRO seperti di bawah:
2. Untuk melakukan approval, masuk ke Home lalu di tombol Workflow Activities akan muncul jumlah approval yang masih pending.
3. Selanjutnya pilih record yang akan diapprove.
39
Klik tombol Record Info
untuk melihat detil dokumen MR - SRO nya.
4. Untuk melakukan approval ubah pilihan kolom Answer menjadi Yes lalu klik tombol OK. 5. Baris Workflow Activities yang sudah diapprove akan hilang.
6. Selanjutnya Head of Project akan menerima email notifikasi approval seperti berikut:
7. Lakukan seperti Langkah 2 – Langkah 4 untuk melakukan approval. 8. Selanjutnya Director akan menerima email notifikasi approval seperti berikut:
40
9. Lakukan seperti Langkah 2 – Langkah 4 untuk melakukan approval. 10. Setelah approval selesai dilakukan maka akan ada email notifikasi ke Buyer bahwa purchase order sudah mendapat approval. 11. Dokumen PO akan berubah statusnya dari In Progress menjadi Complete. 12. Tutup menu.
Task 3 – Print Purchase Order | Buyer User 1. Masuk ke menu Requisition-to-Invoice | Create PO from Requisition. 2. Buka PO. 3. Klik tombol Print
41
4. Tutup menu.
Note: Jika status dokumen PO belum Complete, hasil print nya akan mempunyai watermark DRAFT
Note: Setelah pembuatan purchase order, proses selanjutnya adalah Material Receipt di modul Material Management.
42
Finance – Account Payable [Menyusul]:
[Menyusul] [Menyusul]
Note: [Menyusul].
43
Proses 1: Matching Invoice Vendor [Deskripsi Proses].
Task 1 – Penerimaan Invoice Vendor | AP User [Deskripsi task 1]. 1. Masuk ke menu Requisition-to-Invoice | Invoice (Vendor). 2. Buat Invoice Vendor.
Field
Deskripsi
Cara Isi
Client
Nama perusahaan
Default
Organization
Nama organisasi (cabang perusahaan)
Default
Purchase Order
No dokumen PO, terisi setelah proses three-way matching
Otomatis
Date Ordered
Tanggal dokumen PO, terisi setelah proses threeway matching
Otomatis
Document No
No dokumen Invoice (Vendor), terisi sesuai dengan urutan dan format penomoran dokumen
Otomatis
Order Reference
Referensi dokumen
Isi
Description
Deskripsi dokumen
Isi
Document Type
Tipe dokumen
Default
Date Invoiced
Tanggal penerimaan invoice
Default
Account Date
Tanggal accounting
Default
Business Partner
Nama Vendor
Pilih
Partner Location
Lokasi vendor, terisi dari Vendor yang dipilih
Default
3. Kemudian klik tombol Create lines from untuk melakukan proses Three-way matching
44
Field
Deskripsi
Cara Isi
Business Partner
Nama Vendor sesuai dengan yang dipilih pada waktu pembuatan matching invoice header sebelumnya
Default
Purchase Order
Daftar PO atas nama Vendor yang belum pernah atau belum seluruhnya di matching invoice
Pilih
Receipt
Daftar material receipt atas nama Vendor yang belum pernah atau belum seluruhnya di matching invoice
Pilih
Select
Flag receipt, centang jika line tersebut termasuk yang di matching invoice
Pilih
4. Setelah proses matching selesai dilakukan maka di tab Invoice Line akan ter-generate record sesuai dengan hasil matchingnya.
5. Di tab header Invoice juga akan terbentuk nilai total dari invoice yang dterima sebagai berikut:
45
Line
Price
Tipe
Tax
Tax
Grand Total
Amount 001-01010-61220
10.000.000
Barang
1.000.000
Jasa
PPn 10%
1.000.000
11.000.000
0
1.000.000
1.000.000
12.000.000
Bolt W1502_Penerbangan
NA
Dalam Negeri Total
11.000.000
Note: Proses perhitungan PPh belum dilakukan pada proses penerimaan invoice. Verifikasi perhitungannya akan dilakukan oleh bagian Tax untuk memastikan tarif pajak nya sudah sesuai. Untuk perhitungan PPn sudah langsung dilakukan ke line yang tipe nya barang. 6. Klik tombol Generate Withholding untuk men-generate perhitungan PPh.
Selanjutnya muncul konfirmasi, klik tombol OK. Hasilnya di tab Withholding akan terbentuk hasil perhitungan PPh nya.
7. Klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen Invoice (Vendor). 8. Status dokumen akan berubah menjadi In Progress dan email notifikasi untuk konfirmasi pajak akan terkirim ke Tax User. 9. Tutup menu.
46
Task 2 – Konfirmasi Tax | Tax User Workflow dari approval konfirmasi tax adalah sebagai berikut: Drafted In Progress Konfirmasi Tax User Completed 1. Tax User akan menerima email notifikasi untuk konfirmasi seperti di bawah:
2. Untuk melakukan approval, masuk ke Home lalu di tombol Workflow Activities akan muncul jumlah approval yang masih pending.
3. Selanjutnya pilih record yang akan dikonfirmasi.
47
Untuk melakukan konfirmasi klik tombol Konfirmasi Tax untuk membuka window Invoice (Vendor). 4. Lakukan verifikasi apakah tarif pajak nya sudah sesuai atau belum. Jika ada yang belum sesuai untuk merubahnya adalah dengan merubah pilihan di isian Tax Charge nya. 5. Selanjutnya kembali lagi ke halaman konfirmasi dan klik tombol OK. 6. Dokumen Invoice (Vendor) akan berubah statusnya dari In Progress menjadi Complete. 7. Tutup menu.
Task 3 – Matched Invoice | AP User Proses matching di Task 1 juga akan menghasilkan record matched invoice. Record ini tujuannya untuk membentuk hubungan antara Invoice Line dengan Material Receipt Line. Jika ternyata ada perbedaan harga antara Invoice Line dengan PO Line maka di hasil posting window Matched Invoice akan disertakan juga selisih harganya. 1. Masuk ke menu Requisition-to-Invoice | Matched Invoices. 2.
3. Tutup menu.
48
Task 4 – Open Items | AP User Setelah status Invoice menjadi Complete, maka hasilnya adalah timbulnya liabilitas terhadap vendor (Open Items). 1. Dari halaman Home klik view Business Partner Info.
2. Lakukan pencarian berikut
Lalu klik tombol ReQuery 3. Hasilnya adalah
4. Tutup menu.
Financial – Matching Invoice Berikut adalah efek financial dari proses matching invoice. 1. Hasil posting GL dari window Invoice (Vendor)
49
Db
1-1640 – PPn Masukan
Db
5-3110 – Inventory clearing
Db
9-2400 - Expense Cr
1.000.000 10.000.000 1.000.000
2-1100 – AP
12.000.000
2. Hasil posting GL dari window Matched Invoice
Db Cr
2-1122 – GRNI
10.000.000
5-3110 – Inventory clearing
10.000.000
3. Hasil net off nya bersama dengan proses material receipt adalah Material Receipt
Db
1-1810 – Inventory Sparepart
10.000.000
2 1122
GRNI
10.000.000
Db
1-1640 – PPn Masukan
1.000.000
Db
5 3110
Db
9-2400 - Expense
Cr Invoice (Vendor)
Cr Matched Invoice
Db Cr
Inventory clearing
10.000.000 1.000.000
2-1100 – AP
12.000.000
2 1122
GRNI
10.000.000
5 3110
Inventory clearing
10.000.000
Hasilnya akhirnya adalah Db
1-1810 – Inventory Sparepart
Db
1-1640 – PPn Masukan
10.000.000 1.000.000
50
Db
9-2400 - Expense Cr
2-1100 – AP
1.000.000 12.000.000
Note: Sampai tahap ini account PPh memang belum terposting karena pemotongan PPh baru akan dilakukan pada waktu proses Payment
4. Hasil Trial Balance nya
5. Hasil Income Statement nya
6. Hasil Balance Sheet nya
51
Proses 2: Payment 52
[Deskripsi Proses].
Task 1 – Pembuatan AP Payment | AP User [Deskripsi task 1]. 1. Masuk ke menu Open Items | Payment. 2. Buat AP Payment
Field
Deskripsi
Cara Isi
Client
Nama perusahaan
Default
Organization
Nama organisasi (cabang perusahaan)
Default
Document No
No dokumen AP payment, terisi sesuai dengan urutan dan format penomoran dokumen
Otomatis
Bank Account
Akun bank yang digunakan untuk melakukan pembayaran
Pilih
Document Type
Tipe dokumen
Default
Transaction Date
Tanggal pembayaran
Isi
Account Date
Tanggal accounting
Isi
Description
Deskripsi dokumen
Isi
Business Partner
Nama Vendor
Pilih
Invoice
Invoice dari vendor yang akan dibayar
Pilih
3. Pada waktu pemilihan invoice, di window Invoice Info akan ditampilkan daftar invoice dari vendor yang masih outstanding pembayarannya.
4. Setelah invoice dipilih maka isian di panel Amounts akan otomatis terisi
53
Field
Deskripsi
Cara Isi
Payment Amount
Nilai dari payment, termasuk PPn jika ada
Otomatis
Currency
Currency dari invoice yang dipilih
Otomatis
Write-off Amount
Nilai potongan PPh
Otomatis
5. Klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen AP payment. 6. Tutup menu.
Task 2 – Payment Allocation Setelah dokumen AP Payment statusnya Complete, secara otomatis dokumen Payment Allocation akan terbentuk. Dokumen Payment Allocation ini menunjukkan relasi antara dokumen payment AP dengan Invoice Vendor yang sudah dialokasikan pembayarannya. 1. Masuk ke menu Open Items | View Allocation.
2. Lalu klik tab Allocation Line.
54
3. Tutup menu.
Task 3 – Bank Statement [Deskripsi task 1]. 1. Masuk ke menu Open Items | Bank/Cash Statement. 2. Buat Bank Statement.
Field
Deskripsi
Cara Isi
Client
Nama perusahaan
Default
Organization
Nama organisasi (cabang perusahaan)
Default
Bank Account
Akun bank yang digunakan untuk pembayaran
Pilih
Name
Nama bank statement
Isi
Statement Date
Tanggal bank statement
Isi
Account Date
Tanggal accounting
Isi
Description
Deskripsi bank statement
Isi
55
Beginning Balance
Saldo awal
Default
Statement Difference
Jumlah total nilai pembayaran
Otomatis
Ending Balance
Saldo akhir
Otomatis
3. Klik tombol Create lines from maka akan muncul list transaksi atas akun bank yang dipilih sebelumnya yang status nya masih in trasit dan belum pernah dibuatkan bank statement nya.
4. Pilih transaksi yang akan dibuatkan bank statement nya lalu klik tombol OK. 5. Hasilnya isian Statement difference dan Ending balance akan terisi sesuai jumlah transaksi yang dipilih.
Dan tab Statement Line akan tergenerate berdasarkan transaksi yang dipilih.
56
6. Klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen bank statement. 7. Tutup menu.
Task 4 – Open Items setelah Payment | AP User Setelah status Invoice menjadi Complete, maka hasilnya adalah timbulnya liabilitas terhadap vendor (Open Items). 1. Dari halaman Home klik view Business Partner Info.
2. Lakukan pencarian berikut
Lalu klik tombol ReQuery
57
3. Hasilnya adalah Sebelum payment
Sesudah payment
5. Tutup menu.
Financial – AP Payment Berikut adalah efek financial dari proses matching invoice. 1. Hasil posting GL dari window Payment
Db Cr
2-1500 – Payment Selection
11.988.000
1-1211 – Bank In Transit
11.988.000
2. Hasil posting GL dari window View Allocation
58
Db
2-1100 – AP
12.000.000
Cr
2-1500 – Payment Selection
11.988.000
Cr
1-1610 – PPh
12.000
3. Hasil posting GL dari window Bank/Cash Statement
Db Cr
1-1211 – Bank In Transit
11.988.000
1-1211 – Bank
11.988.000
4. Hasil net off nya Payment
Db Cr
View Allocation
Bank/Cash Statement
Db
2 1500
Payment Selection
11.988.000
1 1211
Bank In Transit
11.988.000
2-1100 – AP
12.000.000
Cr
2 1500
11.988.000
Cr
1-1610 – PPh
Db
1 1211 Cr
Payment Selection
12.000
Bank In Transit
1-1211 – Bank
11.988.000
Hasilnya akhirnya adalah Db
2-1100 – AP Cr
1-1610 – PPh
Cr
1-1211 – Bank
11.988.000
12.000.000 12.000 11.988.000
5. Hasil Trial Balance nya
59
6. Hasil Balance Sheet nya
60
61
Finance – Account Receivable [Menyusul]:
[Menyusul] [Menyusul]
Note: [Menyusul].
62
Proses 1: Invoice Customer [Deskripsi Proses].
Task 1 – Pembuatan Invoice Customer | AR User [Deskripsi task 1]. 1. Masuk ke menu Quote-to-Invoice | Sales Invoices | Invoice (Customer). 2. Buat Invoice Customer.
Field
Deskripsi
Cara Isi
Client
Nama perusahaan
Default
Organization
Nama organisasi (cabang perusahaan)
Default
Document No
No dokumen invoice customer, terisi sesuai dengan urutan dan format penomoran dokumen
Otomatis
Order Reference
Referensi dokumen
Target Document Type
Tipe dokumen
Default
Date Invoiced
Tanggal invoice
Isi
Account Date
Tanggal accounting
Isi
Business Partner
Nama customer
Pilih
Partner Location
Lokasi customer yang dipilih
Default
Price List
Price list
Pilih
63
Currency
Mata uang yang digunakan, terisi dari price list yang dipilih
Otomatis
Sales Representative
PIC invoice
Pilih
Payment Rule
Metode pembayaran
Pilih
Payment Term
Jangka waktu pembayaran
Pilih
3. Klik tab Invoice Line untuk memasukan line invoice
Field
Deskripsi
Cara Isi
Client
Nama perusahaan
Default
Organization
Nama organisasi (cabang perusahaan)
Default
Invoice
No invoice
Default
Line No
No urut line
Otomatis
Product
Nama barang atau jasa yang ditagihkan
Pilih
Description
Deskripsi line
Quantity
Quantity yang ditagihkan
Isi
Price
Harga sesuai dengan quotation dari vendor
Isi
List Price
Patokan harga dari budget
Isi
Tax
Pilihan apakah kena PPn atau tidak
Pilih
4. Klik tombol Document Action, lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen invoice customer. 5. Tutup menu.
Task 2 – Open Items | AR User
64
Setelah status Invoice menjadi Complete, maka hasilnya adalah timbulnya piutang terhadap customer (Open Items). 1. Dari halaman Home klik view Business Partner Info.
2. Lakukan pencarian berikut
Lalu klik tombol ReQuery 3. Hasilnya adalah
6. Tutup menu.
Proses 2: AR Payment [Deskripsi Proses].
Task 1 – Pembuatan AR Payment | AR User [Deskripsi task 1].
65
1. Masuk ke menu Open Items | Payment. 2. Buat AR Payment
Field
Deskripsi
Cara Isi
Client
Nama perusahaan
Default
Organization
Nama organisasi (cabang perusahaan)
Default
Document No
No dokumen AR payment, terisi sesuai dengan urutan dan format penomoran dokumen
Otomatis
Bank Account
Akun bank yang digunakan untuk menerima pembayaran
Pilih
Document Type
Tipe dokumen
Default
Transaction Date
Tanggal pembayaran
Isi
Account Date
Tanggal accounting
Isi
Description
Deskripsi dokumen
Isi
Business Partner
Nama Customer
Pilih
Invoice
Invoice dari customer yang ditagihkan
Pilih
3. Pada waktu pemilihan invoice, di window Invoice Info akan ditampilkan daftar invoice dari vendor yang masih outstanding
4. Setelah invoice dipilih maka isian di panel Amounts akan otomatis terisi
Field
Deskripsi
Cara Isi
66
Payment Amount
Nilai payment, termasuk PPn jika ada
Otomatis
Currency
Currency dari invoice yang dipilih
Otomatis
5. Tab Withholding akan otomatis ter-generate hasil perhitungan PPh nya
6. Klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen payment. 7. Tutup menu.
Task 2 – Payment Allocation Setelah dokumen AR Payment statusnya Complete, secara otomatis dokumen Payment Allocation akan terbentuk. Dokumen Payment Allocation ini menunjukkan relasi antara dokumen payment AR dengan Invoice Customer yang menjadi tagihannya. 1. Masuk ke menu Open Items | View Allocation.
2. Lalu klik tab Allocation Line.
67
3. Tutup menu.
Task 3 – Bank Statement [Deskripsi task 1]. 1. Masuk ke menu Open Items | Bank/Cash Statement. 2. Buat Bank Statement.
Field
Deskripsi
Cara Isi
Client
Nama perusahaan
Default
Organization
Nama organisasi (cabang perusahaan)
Default
Bank Account
Akun bank yang digunakan untuk menerima pembayaran
Pilih
Name
Nama bank statement
Isi
Statement Date
Tanggal bank statement
Isi
Account Date
Tanggal accounting
Isi
68
Description
Deskripsi bank statement
Isi
Beginning Balance
Saldo awal
Default
Statement Difference
Jumlah total nilai pembayaran
Otomatis
Ending Balance
Saldo akhir
Otomatis
3. Klik tombol Create lines from maka akan muncul list transaksi atas akun bank yang dipilih sebelumnya yang status nya masih in trasit dan belum pernah dibuatkan bank statement nya.
4. Pilih transaksi yang akan dibuatkan bank statement nya lalu klik tombol OK. 5. Hasilnya isian Statement difference dan Ending balance akan terisi sesuai jumlah transaksi yang dipilih.
Dan tab Statement Line akan tergenerate berdasarkan transaksi yang dipilih.
69
6. Klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen bank statement. 7. Tutup menu.
Task 4 – Pengecekan saldo bank setelah bank statement | AR User 1. Masuk ke menu System Admin | Organization Rules | Bank / Cash. 2. Pilih record bank yang akan dicek.
3. Klik tab Account. Saldo dapat dilihat di kolom Current Balance.
70
4. Tutup menu.
Financial – AR Payment Berikut adalah efek financial dari proses matching invoice. 1. Hasil posting GL dari window Invoice (Customer)
Db
1-1310 – AR
330.000.000
Cr
4-2100 – Revenue
300.000.000
Cr
2-1330 – Hutang Pajak PPn
30.000.000
2. Hasil posting GL dari window AR Payment
71
Db Cr
1-1211 – Bank in transit
330.000.000
1-1212 – Unallocated Payment
330.000.000
3. Hasil posting GL dari window View Allocation
Db Cr
1-1212 – Unallocated Payment
330.000.000
1-1310 – AR
330.000.000
4. Hasil posting GL dari window Bank Statement
Db Cr
1-1127 – Bank
330.000.000
1-1211 – Bank in transit
330.000.000
72
5. Hasil net off nya
Invoice (Customer) Payment
Db
1 1310
4-2100 – Revenue
Cr
2-1330 – Hutang Pajak PPn
Db Db Cr
Bank Statement
330.000.000
Cr
Cr View Allocation
AR
Db Cr
300.000.000
1 1211
Bank in transit
330.000.000
1 1212
Unallocated Payment
330.000.000
1 1212
Unallocated Payment
330.000.000
1 1310
AR
330.000.000
1-1127 – Bank
330.000.000
1 1211
330.000.000
Bank in transit
Hasilnya akhirnya adalah
Db
Cr
4-2100 – Revenue
Cr
2-1330 – Hutang Pajak PPn 1-1127 – Bank
30.000.000
300.000.000 30.000.000 330.000.000
6. Hasil Trial Balance nya
73
7. dssd
74
Sales [Menyusul]:
[Menyusul] [Menyusul]
Note: [Menyusul].
75
Proses 1: Sales Order [Deskripsi Proses].
Task 1 – Pembuatan Sales Order | Sales User [Deskripsi task 1]. 1. Masuk ke menu Quote-to-Invoice | Sales Orders | Sales Order. 2. Buat Sales Order.
Field
Deskripsi
Cara Isi
Client
Nama perusahaan
Default
Organization
Nama organisasi (cabang perusahaan)
Default
Document No
No dokumen sales order, terisi sesuai dengan urutan dan format penomoran dokumen
Otomatis
Order Reference
Referensi dokumen
Isi
Target Document Type
Tipe dokumen
Default
Date Ordered
Tanggal pemesanan
Isi
Business Partner
Nama customer
Pilih
Partner Location
Lokasi customer, terisi sesuai dengan pilihan customer
Default
76
Invoice Partner
Nama customer untuk penagihan invoice, terisi sesuai dengan pilihan customer
Default
Invoice Location
Lokasi custome untuk penagihan invoicer, terisi sesuai dengan pilihan customer
Default
User/Contact
PIC dari dokumen sales order
Pilih
Invoice Contact
PIC customer untuk penagihan invoice
Pilih
Warehouse
Warehouse untuk pengiriman part
Pilih
Invoice Rule
Metode invoice
Pilih
Price List
Price list yang digunakan
Pilih
Currency
Mata uang yang digunakan
Pilih
Sales Representative
Nama sales
Pilih
Payment Rule
Metode pembayaran
Pilih
Payment Term
Jangka waktu pembayaran
Pilih
3. Klik tab Order Line untuk memasukkan detil part yang dipesan.
Field
Deskripsi
Cara Isi
Client
Nama perusahaan
Default
Organization
Nama organisasi (cabang perusahaan)
Default
Order
No sales order
Default
Date Promised
Tanggal barang dijanjikan sampai ke lokasi customer
Isi
Date Ordered
Tanggal pemesanan
Default
Line No
No urut SO Line
Otomatis
Product
Part yang dipesan
Pilih
Description
Deskripsi produk
Isi
Quantity
Quantity part yang dipesan
Isi
77
UoM
Satuan produk, terisi berdasarkan product yang dipilih
Otomatis
Price
Harga part yang ditawarkan
Isi
List Price
Patokan harga dari budget
Isi
Tax
Pilihan apakah kena PPn atau tidak
Pilih
Discount
Rate diskon yang ditawarkan
Isi
Jika diperlukan klik tombol New
untuk menambahkan line selanjutnya.
4. Klik tombol Parent Record untuk kembali ke tab header. 5. Isian Total Lines dan Grand Total akan terisi nilai total part yang dipesan sebelum dan sesudah PPn.
6. Klik tombol Document Action, lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen SO. 7. Status dokumen akan berubah menjadi In Progress dan email notifikasi untuk persetujuan akan terkirim ke Head of Sales. 8. Tutup menu.
Task 2 – Approval Sales Order | Head of Sales Workflow dari approval Sales Order adalah sebagai berikut: Drafted In Progress Approval by Head of Sales Completed Notifikasi Sales User 1. Head of Sales akan menerima email notifikasi untuk approval SO seperti di bawah:
78
2. Untuk melakukan approval, masuk ke Home lalu di tombol Workflow Activities akan muncul jumlah approval yang masih pending.
3. Selanjutnya pilih record yang akan diapprove.
Klik tombol Record Info
untuk melihat detil dokumen SO nya.
4. Untuk melakukan approval ubah pilihan kolom Answer menjadi Yes lalu klik tombol OK. 5. Baris Workflow Activities yang sudah diapprove akan hilang.
79
6. Setelah approval selesai dilakukan maka akan ada email notifikasi ke Sales User bahwa SO sudah mendapat approval. 7. Dokumen SO akan berubah statusnya dari In Progress menjadi Complete. 8. Tutup menu.
Task 3 – Print Delivery Note | Sales User 1. Masuk ke menu Quote-to-Invoice | Sales Orders | Sales Order. 2. Buka SO. 3. Klik tombol Print
4. Tutup menu.
Note: Jika status dokumen SO belum Complete, hasil print nya akan mempunyai watermark DRAFT
Proses 2: Shipment Setelah dokumen SO status nya Complete, secara otomatis dokumen shipment nya terbentuk dan statusnya sudah Complete.
80
Task 1 – Inquiry Shipment (Customer) | Warehouse 1. Masuk ke menu Quote-to-Invoice | Shipments | Shipment. 2. Lakukan pencarian sesuai dengan no dokumen SO nya.
3. Buka dokumen Shipment (Customer) nya
Field
Deskripsi
Cara Isi
Client
Nama perusahaan
Default
Organization
Nama organisasi (cabang perusahaan)
Default
Order
No dokumen SO
Default
Date Ordered
Tanggal pemesanan
Default
Document No
No dokumen shipment, terisi sesuai dengan urutan dan format penomoran dokumen
Otomatis
Order Reference
Referensi dokumen
Pilih
Description
Deskripsi dokumen
Isi
Document Type
Tipe dokumen
Default
Movement Date
Tanggal pengiriman
Default
81
Account Date
Tanggal pencatatan accounting
Default
Business Partner
Nama customer
Default
Partner Location
Lokasi customer
Default
Warehouse
Warehouse pengiriman part
Default
Delivery Rule
Metode delivery
Default
4. Klik tab Shipment Line untuk melihat detil part yang dikirim.
Field
Deskripsi
Cara Isi
Client
Nama perusahaan
Default
Organization
Nama organisasi (cabang perusahaan)
Default
Shipment/Receipt
No dokumen shipment
Default
Sales Order Line
Line dari sales order yang dikirim
Default
Line No
No urut Shipment Line
Otomatis
Product
Part yang dikirm, terisi berdasarkan Sales Order Line yang terpilih
Otomatis
Description
Deskripsi part yang dikirim
Otomatis
Quantity
Quantity part yang dikirim, terisi berdasarkan Sales Order Line yang terpilih
Otomatis
UoM
Stauan part yang dikirim, terisi berdasarkan product yang terpilih
Otomatis
5. Tutup menu.
82
Financial – Shipment (Customer) Berikut adalah efek financial dari proses shipment ke customer. 1. Hasil posting GL dari window Invoice (Customer)
Db Cr Db Cr Db Cr
5-1100 – COGS
1.000.000,00
1-1810 – inventory Part
1.000.000,00
5-1100 – COGS
1.005.000,00
1-1810 – inventory Part
1.005.000,00
5-1100 – COGS
1.007.674,42
1-1810 – inventory Part
1.007.674,42
83
Finance – Sales Account Receivable [Menyusul]:
[Menyusul] [Menyusul]
Note: [Menyusul].
84
Proses 1: Invoice Customer [Deskripsi Proses].
Task 1 – Pembuatan Invoice Customer | AR User [Deskripsi task 1]. 1. Masuk ke menu Quote-to-Invoice | Sales Invoices | Invoice (Customer). 2. Buat Invoice Customer.
Field
Deskripsi
Cara Isi
Client
Nama perusahaan
Default
Organization
Nama organisasi (cabang perusahaan)
Default
Document No
No dokumen invoice customer, terisi sesuai dengan urutan dan format penomoran dokumen
Otomatis
Order Reference
Referensi dokumen
Target Document Type
Tipe dokumen
Default
Date Invoiced
Tanggal invoice
Isi
Account Date
Tanggal accounting
Isi
Business Partner
Nama customer
Pilih
Partner Location
Lokasi customer yang dipilih
Default
Price List
Price list
Pilih
Currency
Mata uang yang digunakan, terisi dari price list yang dipilih
Otomatis
Sales Representative
PIC invoice
Pilih
85
Payment Rule
Metode pembayaran
Pilih
Payment Term
Jangka waktu pembayaran
Pilih
3. Klik tombol Create lines from
4. Selanjutnya akan muncul window Invoices Create lines from
Pilih dokumen SO atau shipment yang akan ditagihkan, lalu klik tombol Select All untuk memilih seluruh lines nya, kemudian klik tombol OK. 5. Selanjutnya tab Invoice Line akan tergenarte otomatis sesuai dengan line yang dipilih sebelumnya.
86
Field
Deskripsi
Cara Isi
Client
Nama perusahaan
Default
Organization
Nama organisasi (cabang perusahaan)
Default
Invoice
No invoice
Default
Line No
No urut line
Otomatis
Product
Nama barang atau jasa yang ditagihkan
Otomatis
Description
Deskripsi line
Quantity
Quantity yang ditagihkan
Otomatis
Price
Harga sesuai dengan quotation dari vendor
Otomatis
List Price
Patokan harga dari budget
Otomatis
Tax
Pilihan apakah kena PPn atau tidak
Otomatis
6. Klik tombol Parent Record untuk kembali ke tab header. 7. Isian Total Lines dan Grand Total akan terisi nilai total part yang dipesan sebelum dan sesudah PPn.
8. Klik tombol Document Action, lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen invoice customer. 9. Tutup menu.
Task 2 – Print Invoice & Sales Order | AR User 1. Masuk ke menu Quote-to-Invoice | Sales Invoices | Invoice (Customer).. 2. Buka Invoice Customer. 3. Klik tombol Print
87
4. Tutup menu.
Note: Jika status dokumen SO belum Complete, hasil print nya akan mempunyai watermark DRAFT
Task 3 – Open Items | AR User Setelah status Invoice menjadi Complete, maka hasilnya adalah timbulnya piutang terhadap customer (Open Items). 1. Dari halaman Home klik view Business Partner Info.
2. Lakukan pencarian berikut
88
Lalu klik tombol ReQuery 3. Hasilnya adalah Sebelum
Sesudah
7. Tutup menu.
Proses 2: AR Payment [Deskripsi Proses].
Task 1 – Pembuatan AR Payment | AR User [Deskripsi task 1]. 1. Masuk ke menu Open Items | Payment. 2. Buat AR Payment
89
Field
Deskripsi
Cara Isi
Client
Nama perusahaan
Default
Organization
Nama organisasi (cabang perusahaan)
Default
Document No
No dokumen AR payment, terisi sesuai dengan urutan dan format penomoran dokumen
Otomatis
Bank Account
Akun bank yang digunakan untuk menerima pembayaran
Pilih
Document Type
Tipe dokumen
Default
Transaction Date
Tanggal pembayaran
Isi
Account Date
Tanggal accounting
Isi
Description
Deskripsi dokumen
Isi
Business Partner
Nama Customer
Pilih
Invoice
Invoice dari customer yang ditagihkan
Pilih
3. Pada waktu pemilihan invoice, di window Invoice Info akan ditampilkan daftar invoice dari vendor yang masih outstanding
4. Setelah invoice dipilih maka isian di panel Amounts akan otomatis terisi
Field
Deskripsi
Cara Isi
90
Payment Amount
Nilai payment, termasuk PPn jika ada
Otomatis
Currency
Currency dari invoice yang dipilih
Otomatis
5. Klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen payment. 6. Tutup menu.
Task 2 – Payment Allocation | AR User Setelah dokumen AR Payment statusnya Complete, secara otomatis dokumen Payment Allocation akan terbentuk. Dokumen Payment Allocation ini menunjukkan relasi antara dokumen payment AR dengan Invoice Customer yang menjadi tagihannya. 1. Masuk ke menu Open Items | View Allocation.
2. Lalu klik tab Allocation Line.
3. Tutup menu.
91
Task 3 – Bank Statement | AR User [Deskripsi task 1]. 1. Masuk ke menu Open Items | Bank/Cash Statement. 2. Buat Bank Statement.
Field
Deskripsi
Cara Isi
Client
Nama perusahaan
Default
Organization
Nama organisasi (cabang perusahaan)
Default
Bank Account
Akun bank yang digunakan untuk menerima pembayaran
Pilih
Name
Nama bank statement
Isi
Statement Date
Tanggal bank statement
Isi
Account Date
Tanggal accounting
Isi
Description
Deskripsi bank statement
Isi
Beginning Balance
Saldo awal
Default
Statement Difference
Jumlah total nilai pembayaran
Otomatis
Ending Balance
Saldo akhir
Otomatis
3. Klik tombol Create lines from maka akan muncul list transaksi atas akun bank yang dipilih sebelumnya yang status nya masih in trasit dan belum pernah dibuatkan bank statement nya.
92
4. Pilih transaksi yang akan dibuatkan bank statement nya lalu klik tombol OK. 5. Hasilnya isian Statement difference dan Ending balance akan terisi sesuai jumlah transaksi yang dipilih.
Dan tab Statement Line akan tergenerate berdasarkan transaksi yang dipilih.
6. Klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen bank statement. 7. Tutup menu.
93
Task 4 – Pengecekan saldo bank setelah bank statement | AR User 1. Masuk ke menu System Admin | Organization Rules | Bank / Cash. 2. Pilih record bank yang akan dicek.
3. Klik tab Account. Saldo dapat dilihat di kolom Current Balance.
4. Tutup menu.
94
Task 5 – Open Items setelah Paymnet | AR User Setelah status Invoice menjadi Complete, maka hasilnya adalah timbulnya piutang terhadap customer (Open Items). 1. Dari halaman Home klik view Business Partner Info.
2. Lakukan pencarian berikut
Lalu klik tombol ReQuery 3. Hasilnya adalah Sebelum
Sesudah
95
8. Tutup menu.
Financial – Sales AR Payment Berikut adalah efek financial dari proses AR Payment dari transaksi sales. 1. Hasil posting GL dari window Invoice (Customer)
Db
1-1310 – AR
3.316.500,00
Cr
4-9230 – Revenue
1.000.000,00
Cr
4-9230 – Revenue
1.005.000,00
Cr
4-9230 – Revenue
1.010.000,00
Cr
2-1330 – Hutang Pajak PPn
301.500,00
2. Hasil posting GL dari window AR Payment
96
Db Cr
1-1211 – Bank in transit
3.316.500,00
1-1212 – Unallocated Payment
3.316.500,00
3. Hasil posting GL dari window View Allocation
Db Cr
1-1212 – Unallocated Payment
3.316.500,00
1-1310 – AR
3.316.500,00
4. Hasil posting GL dari window Bank Statement
Db Cr
1-1127 – Bank
3.316.500,00
1-1211 – Bank in transit
3.316.500,00
97
5. Hasil net off nya Invoice (Customer)
Payment
Db
1 1310
4-9230 – Revenue
1.000.000,00
Cr
4-9230 – Revenue
1.005.000,00
Cr
4-9230 – Revenue
1.010.000,00
Cr
2-1330 – Hutang Pajak PPn
Db Db Cr
Bank Statement
3.316.500,00
Cr
Cr View Allocation
AR
Db Cr
1 1211
Bank in transit
3.316.500,00
1 1212
Unallocated Payment
3.316.500,00
1 1212
Unallocated Payment
3.316.500,00
1 1310
AR
1-1127 – Bank
3.316.500,00 3.316.500,00
1 1211
3.316.500,00
Bank in transit
Hasilnya akhirnya adalah
Db
Cr
4-9230 – Revenue
1.000.000,00
Cr
4-9230 – Revenue
1.005.000,00
Cr
4-9230 – Revenue
1.010.000,00
Cr
2-1330 – Hutang Pajak PPn
301.500,00 3.316.500,00
1-1127 – Bank
301.500,00
6. Hasil Trial Balance nya
98
99
AstinaERP AstinaERP adalah solusi manajemen bisnis yang terintegrasi dan flexible yang akan mengoptimalkan proses Financial, Supply Chain, Inventory, dan Asset Management perusahaan. Solusi ini akan memudahkan anda untuk dapat mengambil keputusan perusahaan dengan lebih cepat dan akurat.
T. 021 7000 5431 F. 021 766 7976 E.
[email protected] www.astinaconsulting.com
100