Software Asset Management Realiseren van kostenbesparingen
Rob Akershoek
Oude wijsheid: koop geen software die je niet nodig hebt…
Herkenbare problematiek?
• • • • • • • •
Geen inzicht in aangeschafte licenties (rechten) Geen inzicht in geïnstalleerde software Contracten met leveranciers niet afgestemd op gebruik en benodigde capaciteit (te hoge kosten) Audits en inventarisaties worden te weinig of alleen projectmatig uitgevoerd (hoge kosten) Ontbreken van benodigde kennis (juridisch, licentievoorwaarden, financieel, technisch, …) Compliancy niet aantoonbaar(vaak afgekocht met leveranciers d.m.v. dure enterprise agreements) Te hoge kosten (of onverwacht extra kosten na een audit) …
Veel onbeantwoorde vragen?
Contracten met leveranciers
Inkoop van licenties
Facturen
Onderhoudscontracten
Wat hebben we eigenlijk aanschaft? Waar hebben we recht op? Wat kost het (aanschaf, contracten, onderhoud)? Wat is er geïnstalleerd? Wie gebruikt het? Is het nog wel nodig? Ben ik wel compliant?
Geïnstalleerde Software
Gebruikersrechten/ autorisaties
Softwaregebruik
Positionering van Software Asset Management
Service portfolio Service catalogue
License management
ISO 19770
Software Asset management Asset & Configuration Management ITIL
COBIT
Licenties & Contracen
IT Service management IT Governance
Inventory DML CMDB DB
ISO 20000
ISO 38500
To help protect y our priv acy , PowerPoint prev ented this external picture from being automatically downloaded. To download and display this picture, click Options in the Message Bar, and then click Enable external content.
Diversiteit aan software (applicatieportfolio)
Desktop / Client
End-User Software (desktop/laptop)
# software vendors # software products # software installations # registered users
Server based Business Applications
SAAS
Microsoft , Linux Operating systems
Middleware, Databases, …
Oracle, Microsoft , IBM
Beheertools
Backup, storage, Security, monitoring, …
Software asset management – Steeds belangrijker
# contracten # producten # licentiemodellen
# servers # installaties
Kosten software Kosten beheer
Virtualisatie
HW Cost Trends SW Cost Trends Labor Cost Trends Handmatige activiteiten
SAAS
Utilisatie van licenties (te veel voorraad, verspilling, …)
Gefragmenteerde processen en administraties… Procurement
Financial Management • General Ledger • Accounts Payable • Budget Management
Capital items
.
Contract Management
• Purchasing • Supplier management • Catalog management • Contracts
Costs
• Maintenance contracts • License contracts • Support contracts • Warranty management
Purchase orders
Suppliers
Contracts
Budgets
IT Asset / Configuration Management
.
Changes
IT Service Management • Incident • Problems • SLA’s • Changes • CMDB (x N)
Software Usage
CMDB Licenses
Stock
.
Software Catalog
License Management • Software licenses • Software installations
Software Installations
System Management
License/ Activation keys
.
DML (Media . Library)
• Automated Inventory •… • User Administration • Patch Management • Security Management • Software Distribution •…
User authorizations
Software asset management
Inkoop
Retirement
Deployment & Provisioning
Gebruik
Software asset management Portfolio management
Capaciteitsplanning
Software portfolio
Service catalogue management
Service Catalogus
Contractbeheer
Inkoop
Licentieadministratie
Request fulfilment
Retirement Factuurcontrole
Audit
Software distributie Autorisatiebeheer
Financieelbeheer Gebruik
Doorbelasting Compliance & Risks
Deployment & Provisioning
Audit & Verify
Meten gebruik Beinvloeden gebruik
DML
De uitdaging: Contract- en licentieadministratie Gefragmenteerde administraties (diverse contractmanangers, Tool = MS Excel)
Ad-hoc aanschaf
Inkoop orders
Contract Onderhandeling met levernanciers Contract
PO
Geen inzicht in aangeschafte licenties, Complexe contractvoorwaarden en rechten
Onderhoud
Onduidelijkheid over kosten/facturen (onderhoudskosten)
License
Moeizame contractonderhandelingen… Software products
Contract & Licentieadministratie Facturen
Geen link met daadwerkelijk in gebruik zijnde software Te veel licenties aangeschaft, te vroeg, … Niet tijdig beëindigen van contracten
Ontbreken applicatieportfolio (beleid) Ad-hoc aanschaf software (niet afgestemd op benodigde capaciteit)
Uitdaging: Portfolio management
Ontbreken van applicatieportfolio Geen life cycle approach (planning)
Service Portfolio
Software producten
Service catalogus
Overlap aan vergelijkbare softwareproducten (meerdere versies, meerdere opties, …)
Te veel wildgroei in aanschaf van software (selectie van software) Geen lange termijn visie (bijvoorbeeld SAAS, virtualisatie, …) Ontbreken van ownership… Ontbreken kosteninzicht binnen het portfolio…
Uitdaging: Deployment (van aanvraag tot autorisatie) Request
Self Service Portal
Geen grip op de uitgifte / installatie & autorisatie van software
Service Catalogue
Geen inzicht in geinstalleerde software Goedkeuring & Autorisatie
Verschillende versies, license keys (ontbreken van een DML) DML
Aanpassen gebruikersrechten
Installeren Software
Veel handmatige activiteiten (eenvoudige te automatiseren) Lange doorlooptijd van aanvraag tot gebruik...
Update CMDB Doorbelasten
Ontbreken administratie van toegekende rechten (abonnementen)
Uitdaging: Meten en beinvloeden van gebruik Software Producten / Licenties
Beperkt gebruik van automated inventory (inzicht in geïnstalleerde software, versies, etc.) Geen inzicht in daadwerkelijk gebruik
Software catalogue
Software installaties
Uitvoeren audits / inventarisaties
CMDB Software gebruik
Moeizame koppeling tussen gedetecteerde software installatie en de bijbehorende Software product uit de catalogus Geen doorbelasting op basis van gebruik Geen automatische de-installatie indien software niet meer wordt gebruikt (geen vrijgave)
Meten gebruik
Te veel servers, databases, etc. (die niet meer gebruikt worden) Geen retirement van ongebruikte software
Uitdaging: Meten licentiepositie en compliance Contracten Software Producten / Licenties Software catalogue
Software installaties
Geen relatie tussen geïnstalleerde software en daarvoor benodigde licenties
Licentie type
CMDB Software gebruik
Veel diverse licentietypes…
Complexe contractvoorwaarden (en business rules voor uitvoeren van metingen)
Ontbreken van informatie om licentiegebruik te meten (bijvoorbeeld aantal CPU servers, aantal gebruikers, …).
Afhankelijkheid van de (vaak onvolwassen) CMDB…
Software Software products Portfolio Management
Service Catalogue management
Software Portfolio management
Portfolio updates
Release Management
Remove software, update access rights, …
Planning & Control
Action Plan
Contract adjustments, initiate PO
Capacity Planning
Contract, Procurement & Supplier Mngt
Software delivery/goods receipt
Manage Software Contracts
Inkoop
Inkooporders
Monitor maintenance contracts
Contract DB
Supplier Management
Change, Software Provisioning & Retirement
Installeren software (provisioning)
Requester
Configuratiebeheer
Bijhouden licentieadministratie Inventariseren software installaties
Request & Change Management
License DB Software usage
Aanpassen rechten/ Autorisaties (user admin)
CMDB
Close
Approval? De-installatie
Software License compliance
Report compliance, usage, trends, …
Software deployment, changes, releases, …
Meten softwaregebruik
Financial Management
Doorbelasting
Factuurcontrole
Budgetadministratie
Ontbreekt Matig ingericht Redelijk ingericht
Software asset management – Tools
Software Licentie administratie BMC Asset Management
Service Catalogue
ITSM (request, changes, release)
BMC ITSM
CMDB
BMC Discovery
Discovery / Automated Inventory
BMC CMDB
DML
Deployment / Provisioning
Afhankelijkheid van de CMDB
CMDB
Request
PO
Inkoop
Licenties
Contracten
Service catalogus Software product
Doorbelasting Reporting (compliance) Audits
Gebruikersrechten
Directory Services
Configuration Item (bijv. server) Software installaties
Discovery/ Inventory
Softwaregebruik
DML Software packages
Inkoop
Uitgifte software
Ad-hoc
Hoge kosten voor softwarelicenties en onderhoudscontracten
Handmatige activiteiten
Administratie niet op order Gefragmenteerd Onvolledig Ondoorzichtig
Gebruik Geen stimulans om gebruik te verminderen
Handmatige activiteiten (hoge personeelskosten)
Not defined
ISO/IEC 19770 (SAM)
Process defined / poor execution Defined and executed according to plan
Business Case ingrediënten voor SAM
Aangeschafte Licenties
Contracten
Benodigde Software
Geïnstalleerde Software
Business Case ingrediënten voor SAM Kostenbesparing per jaar: 10 – 15% Lagere maintenance kosten (>5%)
Aangeschafte Licenties
Voorkomen “Maverick” buying
“Slimmere” en goedkopere contracten met leveranciers Elimineren overbodige aanschaf software (of uitstel) (8%)
Elimineren Risico’s/ Realiseren besparingen
Contracten
Benodigde investeringen: 3% to 5% van software contract value Benodigde Software
Geïnstalleerde Software Verminderen gebruik (o.a. verwijderen van ongebruikte of niet rendabele software) (5 to 10% reductie)
Kostenbesparingen m.b.v. SAM
Discovery
Software Metering
Portfolio optimalisatie
Over-licensed 10%
10%
Used
Current Contracted licenses
De-install
Actual Usage of Software
Needed
10%
Installed
Kosten
Capacity Planning
Reduce Software portfolio